Guide pour les témoins qui comparaissent devant les comités du Sénat.

Direction des comités et de la législation privée 

Septembre 1999


Introduction

Le rôle des comités du Sénat

L’ordre de renvoi

Avant la séance

Le greffier du comité

L’invitation à témoigner devant un comité

Les mémoires et les exposés

Le jour de la séance

Installations pour les personnes handicapées

Le rôle du président

Arrivée en salle et présentation du mémoire

Le privilège parlementaire

Après la séance

Correction du texte de la transcription par les témoins

Exemplaire des Délibérations remis à titre gracieux

Annexe

Conseils aux témoins qui comparaissent devant un comité


INTRODUCTION

1. Le rôle des comités du Sénat

Le rôle des comités du Sénat est d'accomplir les tâches que le Sénat leur délègue. Les Comités étudient les projets de loi qui leurs sont déférés par le Sénat et de faire enquête sur certaines questions d’intéret public à la demande du Sénat. Lorsqu'un comité a terminé son travail en tout ou en partie, il présente ses conclusions, recommandations ou décisions sous la forme d'un rapport au Sénat.

Le travail des comités est important parce qu'il permet aux sénateurs d'examiner en détail un sujet donné. Cet examen comprend en général la tenue d'audiences publiques, lors desquelles les sénateurs ont l'occasion d'interroger directement des représentants d’organisations ou des particuliers. Les rapports des comités du Sénat ont en général été bien accueillis et ont parfois eu une influence sur la politique publique au Canada.

Il existe deux types particuliers de comités: a) le comité permanent, créé en permanence conformément au Règlement du Sénat, et b) le comité spécial, établé pour étudier certaines questions définies dans un ordre de renvoi. Les comités peuvent établir des sous-comités si nécessaire. De plus le Sénat peut se joindre à la Chambre des communes pour créer des comités mixtes permanents ou des comités mixtes spéciaux.

Le nombre de membres se situe entre 12 et 15 sénateurs et la réparitition selon les partis représentés au Sénaté est respectée.

2. L'ordre de renvoi

L'ordre de renvoi désigne, en termes parlementaires, une tâche que le Sénat délègue à un comité. L'ordre de renvoi peut être très général d’intéret public et englober les éléments suivants: (i) une enquête en profondeur sur une question (ii) l'étude détaillée d'un projet de loi en deuxième lecture (iii) l'étude d'un sujet précis, par exemple l’étude preliminaire d'un projet de loi. Le comité doit respecter les termes de l'ordre de renvoi, qui déterminent le mandat du comité et, dans le cas d'études particulières, la date limite à laquelle le rapport doit être présenté au Sénat. Un comité peut recevoir plusieurs ordres de renvoi en même temps.

En vertu de l'article 90 du Règlement du Sénat, lorsqu'un comité permanent reçoit un ordre de renvoi, il peut inviter des représentants d’organisations ou des particuliers à présenter un mémoire ou à venir témoigner devant lui. Cette autorisation vaut également quand le Sénat autorise un comité permanent à tenir ses audiences ailleurs qu'à Ottawa. Dans le cas des comités spéciaux, l'ordre de renvoi doit fournir l'autorisation de solliciter des mémoires et d'entendre des témoins.

AVANT LA SÉANCE

3. Le greffier du comité

Le greffier du comité est à la fois conseiller en matière de procédure et agent administratif du comité et de son président. Il exerce ses fonctions sur les directives du président et des autres membres du comité.

Il est employé permanent du Sénat et, à ce titre, est strictement impartial. Il connaît à fond les règles de procédure et d’administration qu’un comité doit suivre. Il est le mieux placé pour répondre à toutes vos questions.

4. L'invitation à témoigner devant un comité

Afin de recueillir le plus d'informations possibles sur un sujet à l'étude, le comité invite régulièrement des particuliers, des experts dans différents domaines, des représentants de groupes ou d'organisations, des lobbyistes, des fonctionnaires et des ministres à témoigner devant lui. Des particuliers ou des groupes intéressés par une étude entreprise par un comité peuvent demander de comparaître devant le comité.

En général, le comité choisit ses témoins en fonction de deux critères: d'une part, les connaissances du témoin sur la question et l'intérêt qu'il porte à celle-ci et d'autre part, le temps dont le comité dispose pour mener son étude. Il est souvent impossible à un comité d'entendre tous les témoins désireux de comparaître, mais ceux-ci peuvent toujours soumettre un mémoire au comité.

Lorsque le comité a déterminé qui il désire entendre, le greffier informe les témoins de la date, de l'heure et de l'endroit de la séance.

5. Les mémoires et les exposés

Lorsqu'il transmet l'invitation du comité, le greffier précise si le témoin doit ou non préparer un mémoire.

Préparation du mémoire

Langue:

(a) Les mémoires peuvent être soumis en français ou en anglais.

(b) Les mémoires présentés dans une seule langue officielle doivent être envoyés au greffier du comité au moins une semaine à l'avance, si possible, afin qu'ils puissent être traduits. Les mémoires sont distribués aux membres du comité dans les deux langues officielles.

(c) Les témoins des ministères et des organismes fédéraux sont tenus de présenter leur mémoire dans les deux langues officielles.

Teneur:

(a) Le mémoire doit être le plus succinct possible (en général ne pas dépasser 10 pages).

(b) Les opinions doivent être étayées de faits.

(c) Les recommandations doivent être aussi précises que possible, surtout lorsqu'elles proposent des amendements à un projet de loi.

d) Les allégations non fondées, les attaques personnelles et les remarques offensantes doivent être évitées.

Présentation:

La personne qui présente le mémoire est libre d’en tenir compte ou non, mais l’expérience a démontré que les considérations suivantes agissent positivement sur l’impact créé par le mémoire.

(a) Il est utile de fournir une disquette (WordPerfect ou ASCII de préférence), en plus du texte sur papier.

(b) Le nom et l'adresse du particulier, de l'association ou de l'organisme qui soumet le mémoire doivent être clairement indiqués.

(c) Les recommandations doivent être résumées à la fin du mémoire.

(d) Les renvois doivent apparaître à la fin du mémoire, en ordre numérique.

(e) Les logos, graphiques, tableaux et diagrammes doivent être à l'encre noire, les autres couleurs se prêtant souvent mal à la photocopie.

(f) Les photographies jointes au texte doivent être en noir et blanc et imprimées sur papier glacé.

Divers:

(a) Si du matériel audiovisuel est nécessaire, le greffier doit en être avisé au moins deux jours ouvrables avant la séance.

(b) Si le témoin n'a pas fourni son mémoire à l'avance, mais souhaite le distribuer aux membres pendant la réunion, il lui est conseillé de prévoir 25 exemplaires de la version anglaise et 15 de la version française.

Sauf indication contraire de la part du témoin, le mémoire ne sera pas diffusé à l'extérieur du comité avant la date de l'audience.

LE JOUR DE LA SÉANCE

6. Installations pour les personnes handicapées

Tous les édifices du Parlement ont des entrées spécialement aménagées pour les personnes handicapées et des emplacements leur sont réservés sur les terrains de stationnement. Toutes les salles de comité leur sont également accessibles. Certaines toilettes sont expressément conçus pour les personnes en fauteuil roulant (au rez-de-chaussée de l'édifice de Centre, au deuxième étage de l'édifice de l'Est et au sixième à l'édifice Victoria). Les témoins qui ont besoin d'installations supplémentaires sont priés de consulter le greffier du comité.

7. Le rôle du président

Le président de séance est un sénateur élu parmi les membres du comité. Durant la séance, il lui appartient de faire respecter l'ordre et le décorum, de donner la parole aux membres et de trancher les questions de procédure.

Le président est responsable de présenter les témoins aux membres du comité, de les inviter à faire leur déclaration et à répondre aux questions que celle-ci suscite.

 

8. La présentation d'un mémoire

Lorsqu'il arrive dans la salle de comité, il est suggéré au témoin de se présenter au greffier du comité. Celui-ci lui explique la procédure et lui indique où il devra s'asseoir pendant qu'il s'adressera au comité.

Au début de la séance, le président indique l'ordre de comparution des témoins et présente le premier témoin. Après l'exposé du témoin, qui dure habituellement de dix à quinze minutes, les membres du comité lui posent des questions (voir l'annexe A). Le comité établit ses propres lignes directrices en matière d'interrogation des témoins.

Les témoins ont le droit de s'adresser au comité dans la langue officielle de leur choix. Des services d'interprétation simultanée sont fournis lors des les séances publiques.

9. Le privilège parlementaire

Les personnes témoignant devant un comité le font en général à titre volontaire. Ils désirent exprimer leurs vues, et le comité est heureux de les entendre. La qualité et l'efficacité du travail du comité sont évidemment augmentée par la collaboration des témoins. Il faut à cet égard noter que les audiences des comités entrent dans la catégorie des délibérations du Parlement, ce qui signifie que les travaux du comité, y compris

l'audience des témoins, sont protégés et ne peuvent, dans la plupart des cas, donner lieu à une action en justice.

Rien de ce qu'un témoin dit devant un comité ne peut être retenu contre lui dans une cour de justice. Pour cette raison, un témoin ne peut refuser de répondre à une question sous prétexte que sa réponse pourrait l'incriminer.

 

APRÈS LA SÉANCE

10. Correction du texte de la transcription par les témoins

Les témoins peuvent apporter des corrections mineures à la transcription non révisée de leur témoignage, afin que le compte rendu soit de la meilleure qualité et de la plus grande exactitude possibles.

(1) Les témoins qui désirent réviser la transcription doivent le signaler au greffier du comité immédiatement après la séance.

(2) Toutes les corrections doivent parvenir à l’Éditeur des comités dans les 48 heures suivant la réception des bleus par les témoins:

Éditeur des comités, Débats du Sénat
Sénat du Canada
9e étage, édifice Chambers
40, rue Elgin
Ottawa (Ontario)
KlA 0A4

Tél.: (613) 996-0193
Téléc.: (613) 990-9348

 

11. Exemplaire des Délibérations et du rapport d’un comité remis à titre gracieux

Le greffier du comité envoie habituellement à chaque témoin le fascicule des Délibérations du comité contenant son témoignage, ainsi que le rapport du comité dès sa parution.

Pour obtenir d'autres exemplaires du rapport du comité, s'adresser à la:

Direction des comités et de la législation privée
Sénat du Canada
Ottawa (Ontario)
K1A 0A4

Tél .: (613) 990-0088
Ligne sans frais 1-800-267-7362
Téléc.: (613) 947-2104.

On peut lire les déliberations et les rapports des comités sur l’adresse internet du Sénat:

Pour s'abonner aux Délibérations, s'adresser au:

Centre d'édition du gouvernement du Canada
TPSGC
45, boul. Sacré-coeur
Hull (Québec)
K1A 0S9

Tél. (819) 956-4802

Pour obtenir de plus amples renseignements sur les séances d’un comité sénatorial, communiquer avec le greffier du comité, à la Direction des comités (voir adresse et numéro de téléphone ci-dessus).

Annexe

CONSEILS AUX TÉMOINS QUI COMPARAISSENT DEVANT UN COMITÉ

1. Préparer un mémoire qui ne dépasse pas 10 pages.

2. Quand les circonstances le permettent, soumettre le mémoire au moins une semaine à l'avance au greffier du comité pour qu'il puisse le faire traduire et le remettre aux sénateurs pour leur consideration.

3. Joindre une copie du mémoire sur disquette (Microsoft Word ou ASCII), si possible

4. Si le mémoire est long (10 pages ou plus), le faire précéder d'un résumé.

5. Être en mesure d'étayer ses opinions par des faits

6. Se limiter à une présentation orale succincte (généralement ne pas dépasser 15 minutes). Un comité, à sa discretion, peut demander que les présentations soient plus courtes

7. Tenir compte du mandat du comité; si possible se tenir au courant des travaux du comité sur le sujet. Au sujet des projets de loi, chercher à traiter les questions soulevées durant le débat en deuxième lecture au Sénat.