Délibérations du Comité permanent de la
Régie interne, des budgets et de l'administration

Fascicule 2 - Témoignages du 5 juin 2014


OTTAWA, le jeudi 5 juin 2014

Le Comité sénatorial permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration se réunit aujourd'hui, à 9 heures, afin de procéder à l'examen d'affaires administratives et d'autres travaux.

Le sénateur Noël A. Kinsella (président) occupe le fauteuil.

[Traduction]

Le président : Sénatrices et sénateurs le programme de notre réunion de ce matin est chargé. Comme d'habitude, nous devons d'abord adopter le procès-verbal de notre réunion précédente.

Le sénateur Tkachuk : J'en fais la proposition.

Le président : La motion est appuyée par l'honorable sénatrice Seth. Est-elle adoptée? Le procès-verbal est adopté et consigné.

Le premier point à l'ordre du jour concerne la 24e réunion annuelle du Forum interparlementaire Asie-Pacifique — ou FPAP —, qui doit avoir lieu en janvier 2016 à Vancouver, en Colombie-Britannique. Notre collègue le sénateur Oh, qui préside le groupe, de même que la sénatrice Buth, qui en connaît un rayon sur le sujet, contribueront à notre discussion sur cette réunion. Nous tenons à remercier très chaleureusement notre collègue de la Chambre des communes, l'honorable Mike Wallace, et, bien entendu, notre greffier, Eric Janse, de leur présence parmi nous aujourd'hui.

Des notes d'information comportant quelques précisions techniques ont été rédigées à l'intention des membres. Il serait peut-être approprié que nous examinions de façon détaillée le contenu et la portée du budget proposé.

Comme vous le savez, dans les cas où le financement de tels événements interparlementaires est approuvé, la Chambre des communes et le Sénat se partagent les coûts liés à leur tenue. Je crois comprendre que le Bureau de régie interne de la Chambre des communes, de même que le Conseil interparlementaire mixte — le CIM, ont examiné cette question, et nous avons une recommandation. Je souligne, chers collègues, que deux de nos membres font partie du CIM, à savoir le sénateur Tkachuk et la sénatrice LeBreton. Cela dit, je vais céder la parole à notre invité. Pouvez-vous nous indiquer la manière dont nous allons procéder?

Eric Janse, greffier adjoint et directeur général : Nous allons entendre les parlementaires, et je serai disposé à répondre à leurs questions.

Mike Wallace, député de Burlington : Monsieur le président, sénatrices et sénateurs, je suis honoré d'être ici aujourd'hui, et je vous signale que, contrairement à ce que le sénateur Tkachuk a dit lorsque je suis arrivé, je ne convoite pas un siège an Sénat.

Je n'aurai pas besoin de beaucoup de temps. Le sénateur Oh et moi nous sommes divisé les tâches. Je vais vous fournir quelques renseignements contextuels et un certain nombre de précisions, puis, le sénateur Oh vous parlera de l'importance que revêt le fait d'accueillir à Vancouver la diplomatie parlementaire.

Comme vous le savez, on nous a demandé d'organiser la 24e conférence du FPAP, organisme créé au Japon par le premier ministre Nakasone, qui est toujours député du parlement japonais, comme son fils. Pour ma part, en tant que député de la Chambre, je copréside l'Association parlementaire Canada-Japon. J'ai eu l'occasion de participer à quatre conférences du FPAP, à savoir celle organisée l'an dernier à Puerto Vallarta — oui, il est contrariant de devoir se rendre dans de tels lieux —, de même que celles tenues à Vladivostok, en Russie, à Tokyo — conférence anniversaire du FPAP — et en Nouvelle-Zélande.

Le FPAP compte 27 pays membres. Presque tous ces pays comptent deux chambres, et des parlementaires de ces deux instances représentent leur pays dans le cadre des conférences en question.

Dans le cadre des discussions, tout le monde est assis à la même table et tous les pays sont traités sur un pied d'égalité — ils comptent tous le même nombre de sièges. Les sujets abordés vont du commerce — sujet brûlant en raison des activités liées au Partenariat transpacifique qui ont lieu actuellement — à l'énergie en passant par la salubrité des aliments. En fait, nous abordons dans ce cadre toutes les questions importantes que nous avons examinées à l'échelle nationale et sur lesquelles il est important que nous nous penchions conjointement avec nos partenaires commerciaux.

Il ne s'agit pas de la première fois que le Canada sera le pays hôte de la réunion, mais nous nous plaisons à penser que le moment était venu pour nous d'en organiser une nouvelle. Le FPAP a été créé en 1993, et c'est en 1997 que la structure et le déroulement de ses conférences ont été établis en bonne et due forme. Le document dans lequel est inscrit ce processus est toujours désigné sous l'appellation de Déclaration de Vancouver, laquelle tient son nom du lieu où a été tenue la conférence de 1997.

Les gens nous posaient la question de savoir quand le Canada accueillerait de nouveau l'événement. Bien honnêtement, les 27 pays membres ne sont pas tous en mesure de le faire — quelques-uns d'entre eux, situés dans le corridor de l'Asie-Pacifique, ne disposent pas des moyens requis à cette fin. Nous avons élaboré un budget, nous avons examiné ce qui s'est fait dans le cadre d'autres conférences tenues au Canada et nous avons établi un coût approximatif. Nous nous attendons à recevoir 400 délégués. Fait intéressant, c'est le pays hôte de la réunion qui doit fournir du soutien technique en matière d'interprétation, par exemple les cabines d'interprétation, mais les interprètes doivent venir des pays représentés. En fait, une quinzaine de langues seront parlées durant l'événement, et nous sommes en mesure de fournir le soutien technique nécessaire aux fins de l'interprétation, mais non pas les interprètes eux-mêmes.

À mon avis, et je pense que bon nombre d'entre vous seront d'accord avec moi, si cet événement revêt un véritable intérêt pour nous et pour le Canada, c'est que la diplomatie parlementaire nous permet de faire très efficacement la promotion de nos diverses idées et théories. Nous ne pouvons pas laisser simplement aux dirigeants de nos différents pays le soin de prendre la parole sur les diverses questions qui nous intéressent. Il est important que des membres des deux chambres de tous les pays membres — dans le cas du Canada, le Sénat et la Chambre des communes — puissent être présents afin d'avoir l'occasion de sentir et de comprendre ce qui se passe. Des personnes de rang très élevé participent aux conférences du FPAP. Par exemple, le président de la chambre basse de l'Australie était l'un des délégués de son pays à la plus récente réunion, mais d'après la composition du gouvernement, je ne crois pas qu'il occupait à l'époque ses fonctions actuelles. Quoi qu'il en soit, des personnes très haut placées participent à l'événement.

Les réunions du FPAP sont tenues invariablement en janvier, mais pas toujours sous un climat clément, comme j'ai pu le constater à Vladivostok, il y a un certain nombre d'années.

Je dois vous dire honnêtement que nous avons toujours bénéficié d'un très bon soutien de l'ensemble des sénateurs, et plus particulièrement du sénateur Day. Si vous avez des questions à poser concernant la conférence, vous pouvez vous adresser à lui, vu qu'il a toujours joué un rôle très actif pour le Canada dans le cadre de ces conférences, et que, en fin de compte, nous fonctionnons par consensus. Un certain nombre de résolutions relatives à diverses questions sont examinées en plénière, mais il existe un comité chargé de les rédiger et de les examiner en détail. Cette tâche exige deux ou trois jours, et nous avons eu la chance de bénéficier de la contribution du sénateur Day, qui s'est porté volontaire pour faire cela au fil des ans et qui a fait de l'excellent travail.

Je suis prêt à répondre à toutes les questions que vous voudrez bien me poser à propos du budget. Il a été élaboré par des fonctionnaires d'après d'autres budgets liés à l'organisation au Canada d'autres conférences internationales réunissant quelque 400 délégués.

Je vais céder la parole au sénateur Oh, qui vous indiquera pourquoi il est important que l'événement ait lieu à Vancouver.

Le sénateur Oh : Bonjour, sénatrices et sénateurs, à titre de coprésident de l'Association législative Canada-Chine, j'estime que le fait pour notre Parlement d'être l'hôte de la conférence de 2016 du Forum international Asie-Pacifique constitue une merveilleuse occasion. Cela nous permettra d'exposer à nos confrères parlementaires ce que le Canada fait de mieux. Durant sa réunion du 14 mai dernier, le Conseil interparlementaire mixte s'est penché sur la candidature soumise par quatre villes en vue d'accueillir l'événement, à savoir Vancouver, Victoria, Ottawa et Whitehorse.

Si notre choix s'est arrêté sur Vancouver, c'est en raison d'un certain nombre de facteurs liés, par exemple, à des questions de logistique ou à la durée des vols des parlementaires de l'ensemble de la côte du Pacifique. En outre, nous voulons mettre en évidence l'appartenance du Canada à cette région de la côte du Pacifique, vu qu'il s'agit d'un fait que de multiples pays ont tendance à oublier en raison de l'ampleur de l'océan Pacifique. Vancouver est la porte d'entrée du Canada vers l'Asie, sa voie d'accès au corridor de l'Asie-Pacifique. Bon nombre de nos exportations, qu'il s'agisse de ressources naturelles ou de céréales comme le blé, sont expédiées vers les marchés en croissance de l'Asie depuis les ports des basses-terres continentales de la Colombie-Britannique.

Quelques-uns de mes collègues ici présents sont également membres du Comité sénatorial permanent des affaires étrangères et du commerce international, lequel se penche de temps à autre sur des questions touchant la région de l'Asie-Pacifique et a entendu une kyrielle de témoins incitant le Canada à accroître sa présence là-bas. À mon avis, la conférence du Forum nous permettra de faire en sorte que cela se concrétise. Hier, au Sénat, nous avons également discuté de la grande importance que revêt la diplomatie interparlementaire pour les pays.

Je terminerai en vous remerciant de votre attention. Nous serons heureux de répondre à toutes vos questions.

Merci.

La sénatrice Cordy : Je vous remercie de vos exposés. Il est fantastique pour le Canada d'accueillir cet événement. Comme vous l'avez indiqué, il y a toujours quelques pays qui n'ont pas les moyens de le faire, de sorte que notre tour risque de venir plus souvent que ne pourrait le laisser croire le nombre de pays membres de l'organisation. Je trouve tout cela très stimulant, et je crois que le budget que vous avez établi est légitime, compte tenu des activités prévues et des retombées économiques qu'aura la conférence sur la ville de Vancouver.

Je constate que vous avez indiqué les coûts liés à la sécurité. De toute évidence, ces coûts sont ceux prévus non pas pour 2014-2015, mais pour 2016. En 2000 ou en 2001, quand Ottawa a accueilli une conférence de l'OTAN, nous avons eu recours aux services de sécurité du Parlement. Nous avons fait la même chose à Québec. La somme prévue au budget est de 5 000 $. Ferez-vous appel à une entreprise de sécurité privée ou aux services de sécurité de la colline parlementaire?

M. Janse : Les conférences internationales de ce genre soulèvent toujours des préoccupations d'ordre général liées à la sécurité. Nous travaillons en étroite collaboration avec nos partenaires en matière de sécurité — notamment la GRC — dans le cadre d'évaluation des risques visant à déterminer le niveau de sécurité dont la conférence devra faire l'objet.

Vous avez raison de mentionner que, dans le passé, nous avons affecté un bon nombre d'agents de sécurité du Sénat et de la Chambre des communes aux conférences de cette nature. Dans le cadre des derniers événements du genre, nous avons eu davantage recours aux agents de sécurité des centres des congrès où étaient tenues les conférences. En règle générale, les centres des congrès offrent aujourd'hui, des forfaits tout inclus englobant notamment la location des salles, les services de restauration et les services de sécurité.

Il s'agit essentiellement de fonds de prévoyance. S'il se trouve que nous devons accroître le niveau de sécurité, nous engagerons des pourparlers avec la GRC et les services de police locaux en ce qui concerne les modalités du partage et du recouvrement des coûts.

La sénatrice Cordy : Je me pose des questions à propos des besoins en ressources humaines. Vous avez fait allusion à l'éventualité de coûts liés aux heures supplémentaires. Est-ce que cela est prévu dans le budget?

M. Janse : Oui. Ce qui distingue cette conférence parlementaire de toutes celles que nous avons organisées au cours des 10 ou 15 dernières années, c'est le fait qu'aucun secrétariat international n'a participé à son organisation. Par exemple, il y a deux ans, nous avions collaboré étroitement avec le secrétariat de l'UIP, dont le siège social est situé à Genève, afin de préparer la conférence tenue ici, et au moment d'organiser la conférence de l'Association parlementaire du Commonwealth, nous avions collaboré avec toute une équipe constituée de personnes travaillant au siège social de Londres de l'organisation.

Dans le cas présent, les choses sont un peu différentes. Si cela est adopté, en janvier 2015, le Canada commencera à assumer la présidence du FPAP, et ce, pendant 12 mois complets, y compris celui de janvier 2016 où aura lieu la conférence de Vancouver. Au cours de cette période, il assumera également les fonctions de secrétariat du FPAP, de sorte qu'il s'occupera non seulement de questions de logistique, mais également de questions de fond, liées notamment à l'établissement des thèmes et des sujets de discussion.

Pour cette raison, nous avons prévu des fonds pour l'embauche de personnel supplémentaire. En outre, comme l'événement aura lieu à Vancouver, nous avons dû prévoir des déplacements par avion. De surcroît, comme ceux qui participeront à la conférence ne travailleront pas nécessairement de 9 heures à 17 heures, nous avons dû prévoir des coûts découlant des heures supplémentaires, et ces fonds serviront aussi à en assumer le coût.

La sénatrice Cordy : Il s'agit d'un énorme engagement, vu que nous devons prendre en charge la planification et les invitations, contrairement à ce qui se passe dans le cadre d'événements tenus par d'autres organisations, où ces activités relèvent de la responsabilité d'un secrétariat central.

M. Wallace : Toutefois, l'autre côté de la médaille, c'est que les pays membres d'organisations disposant d'un secrétariat permanent doivent verser une cotisation afin de financer ses activités, ce qui n'est pas le cas avec le FPAP.

La sénatrice Cordy : Il s'agit donc d'une bonne nouvelle.

M. Wallace : Au cours des 20 dernières années, le fait de ne pas avoir à verser une telle cotisation nous a permis d'épargner de l'argent.

La sénatrice Marshall : Monsieur Wallace, vous avez mentionné qu'une quinzaine de langues seraient parlées à la conférence. Où le budget lié aux services d'interprétation est-il indiqué? Sous la rubrique concernant les installations et les activités ou sous celles de frais liées à la logistique?

M. Wallace : Nous avons prévu un budget pour les cabines.

La sénatrice Marshall : Les notes ne mentionnent-elles pas que les gens doivent fournir leurs propres interprètes? N'est-ce pas ce qui est indiqué?

M. Janse : Le budget se trouve sous la rubrique concernant la logistique. Nous avons prévu un montant d'environ 150 000 $ pour la location, l'installation et l'utilisation du matériel durant la conférence.

Comme M. Wallace l'a dit, ce montant n'englobe pas les coûts liés aux services des interprètes en tant que tels. Chaque délégation fournit ses propres interprètes, mais nous devons fournir le matériel qui permettra d'offrir une interprétation simultanée en 15 langues au maximum.

La sénatrice Marshall : Cela se trouve dans la section des coûts liés à la logistique. Mon autre question concerne le fait que les éléments liés au protocole, aux cérémonies et à l'accueil représentent plus du quart du budget. Est-ce que cette proportion est habituelle? Ce montant me semble élevé.

M. Wallace : Je vais répondre à cette question. Comme j'ai pu le constater au cours des quatre conférences auxquelles j'ai participé à ce jour, comme des activités liées à la conférence ont lieu tout au long de la journée, le pays hôte a l'occasion de mettre en évidence quelques-unes des activités qu'il mène ou des possibilités qu'il offre.

À Vladivostok, en Russie, du divertissement de grande qualité était offert sur le campus universitaire où l'événement était tenu. En fait, l'université n'avait pas encore ouvert ses portes — nous étions les premiers à occuper les lieux. Je vous dirai bien franchement qu'il n'y avait pas grand-chose à voir à Vladivostok.

Pour sa part, le Mexique, lorsqu'il a été l'hôte de la conférence, en a profité pour faire savoir qu'il était désireux de faire des affaires, et il a mené une foule d'activités de communication auprès des parlementaires afin de leur montrer ce qu'il avait à offrir.

Le montant est quelque peu élevé, mais nous estimons que, comme nous demeurerons essentiellement en contact pendant quatre jours avec tous ces gens, il s'agira d'une véritable occasion pour nous de faire la promotion de la porte d'accès sur la région de l'Asie-Pacifique et des occasions que cela offre au Canada.

Nous avons tenu quelques discussions préliminaires non seulement à propos des activités de représentation, mais également à propos de la capacité de présenter aux délégués les possibilités qu'offre le Canada sur le plan des installations portuaires et les autres occasions économiques pouvant se présenter dans la région. C'est la raison pour laquelle nous espérons qu'une partie de ces fonds seront utilisés à cette fin.

La sénatrice Marshall : J'aimerais poser deux questions auxquelles je ne pense pas que M. Wallace ou le sénateur Oh seront en mesure de répondre. Comme elles concernent la section de notre budget où tous ces frais sont inscrits, j'aimerais l'adresser à quelqu'un du Sénat. En outre, le passage indiquant que tous les fonds résiduels de 2014-2015 seront reportés sur l'exercice suivant m'a laissée perplexe. Par conséquent, j'aimerais obtenir des explications à ce sujet.

M. Janse : Nous sommes à la recherche des gens du service des finances du Sénat. D'après ce que j'ai compris, ces fonds seront fort vraisemblablement inscrits dans le budget supplémentaire. Toutefois, c'est Nicole qui pourrait répondre à cette question.

En ce qui concerne votre deuxième question, je vous dirai que, comme la majeure partie des dépenses liées à la conférence sont engagées au cours d'un seul et même exercice, mais qu'une partie de ces dépenses doivent être engagées au cours de l'exercice précédent, le budget a été réparti sur deux exercices. Il existe une pratique rarement utilisée selon laquelle les fonds inutilisés d'un budget alloué pour le premier exercice peuvent être reportés sur le deuxième exercice. Nous avons eu recours à cette pratique, mais je ne saurais vous dire si nous l'avons fait pour une autre conférence organisée récemment.

La sénatrice Marshall : J'ignorais qu'on pouvait faire cela. Je croyais que les fonds inutilisés venaient automatiquement à expiration, mais vous venez de dire que ce n'était pas le cas, et je vous remercie.

La sénatrice Seth : Merci de vos exposés. Je voulais connaître le budget prévu pour le Forum interparlementaire Asie-Pacifique, et je crois comprendre qu'il s'élève à 1,3 million de dollars. En outre, 28 pays et quelque 400 délégués y prendront part. La sénatrice Cordy a déjà abordé la question de la sécurité, mais j'aimerais obtenir des précisions concernant les mesures de sécurité prévues pour protéger ces 400 délégués. Pourquoi ne dépensons-nous que 5 000 $? Qu'est-ce qui explique qu'un si faible montant soit affecté aux mesures de sécurité?

M. Janse : Là encore, nous travaillons en étroite collaboration avec nos partenaires en matière de sécurité, par exemple la GRC et le SCRS. Ce sont eux qui évaluent les risques liés à la venue de tous ces gens et qui établissent l'ampleur des mesures de sécurité à prendre pour assurer leur sécurité.

Pour l'essentiel, comme l'événement aura lieu au Canada, le degré de risque est peu élevé. Ainsi, la tenue d'une conférence de cette nature n'exigera pas la prise d'extravagantes mesures de sécurité. En outre, le centre des congrès est un lieu sûr, et nous assurerons le transport des participants entre leur hôtel ou tout autre lieu où ils se trouvent et le centre des congrès. Bien honnêtement, je le répète, il ne sera pas nécessaire de dépenser des sommes astronomiques pour assurer la sécurité de l'événement.

Les services de sécurité de la Chambre des communes et du Sénat resteront en contact avec le secrétariat de la conférence, et collaborent avec la GRC et les services de police municipaux. Là encore, à la lumière du budget affecté à la sécurité d'autres conférences tenues dans le passé, nous sommes convaincus que les fonds prévus sont adéquats.

La sénatrice Seth : Merci. Ma deuxième question est la suivante : a-t-on établi le thème de la conférence? A-t-on cerné la question qui sera au cœur des discussions et les réalisations auxquelles on souhaite parvenir?

M. Wallace : Pas encore. Le pays hôte dispose d'une assez grande liberté pour ce qui est de l'établissement du programme. Nous aborderons un certain nombre de questions fondamentales qui sont normalement examinées durant ces conférences. Au cours de l'été et de l'automne précédant la conférence, nous demandons aux 27 pays membres de formuler des suggestions de résolutions à étudier. Le pays hôte a ensuite la possibilité de mettre en évidence quelques-unes des questions dont il voudrait discuter, vu qu'il a la mainmise sur l'ordre du jour.

Le FPAP comporte un comité exécutif dont le pays hôte devient automatiquement membre au cours de l'année précédant la tenue de l'événement. Ce comité est chargé d'examiner les suggestions qui ont été formulées, notamment par le pays hôte, puis, il établit le programme. À mon avis, il s'agit d'une véritable occasion pour le Canada, vu que, en tant que pays hôte, il peut s'assurer d'attirer l'attention sur des questions relatives à la côte du Pacifique qui revêtent de l'importance pour lui.

Le sénateur Downe : Ma question fait suite aux commentaires de la sénatrice Marshall concernant le protocole et l'accueil. Le budget prévu à ces fins semble extrêmement élevé pour un événement d'une durée de quatre jours — le budget représente plus de 60 000 $ par jour. J'ai entendu ce que vous avez dit à propos d'un thème et de la possibilité de transmettre un message. C'est ce qu'on répète sans cesse. Est-ce que le CIM a déjà tenté de déterminer si de tels événements ont de quelconques retombées? Nous avons tous participé à des activités liées à des conférences de ce genre, qui sont toujours agréables et toujours divertissantes. Je ne suis simplement pas certain qu'une activité se déroulant sur une soirée et s'assortissant de coûts beaucoup moins élevés n'aurait pas pour le Canada des retombées ou des avantages semblables. Faisons-nous un quelconque suivi à ce propos? Est-ce que les délégués qui viennent ici repartent chez eux avec une vision différente de notre pays grâce aux centaines de milliers de dollars que nous avons investis dans l'organisation d'une conférence de cette nature?

M. Janse : Je vais répondre à la première partie de votre question, qui portait sur les coûts liés à l'accueil et au protocole. Le titre de la rubrique où ces coûts sont inscrits nous induit peut-être en erreur. Il ne s'agit pas de frais de représentation. En tant que pays hôte, le Canada doit s'occuper de ses invités. Les délégués assument eux-mêmes les frais de leur hébergement et de leurs petits-déjeuners, mais le Parlement hôte paie leurs dîners et leurs soupers. Si vous calculez ce que représentent les frais liés aux dîners et aux soupers de 400 invités pendant quatre jours, vous parviendrez à un montant qui se rapproche de celui inscrit dans le budget. Si l'on ajoute à cela un spectacle, par exemple, pendant un ou deux repas, on parvient très vite à ce montant, qui a été fixé en fonction d'une formule mathématique fondée sur le nombre de délégués et le nombre de repas à leur offrir. Je vais céder la parole à M. Wallace, qui répondra à la deuxième partie de la question.

M. Wallace : Comme vous le savez, un rapport sera rédigé, et il sera présenté à la Chambre des communes. Je présume qu'il sera aussi présenté au Sénat. Selon mon expérience de la diplomatie parlementaire, lorsqu'on rencontre les gens en question, on ne sait jamais qui ils sont et quels postes ils occuperont dans l'avenir. Il m'est arrivé, surtout à l'Association Canada-Japon, de rencontrer, au fil des ans, des gens au FPAP qui ont fini par occuper un poste au sein du cabinet du gouvernement japonais. Je crois que la diplomatie parlementaire est très utile pour créer ces liens et faire comprendre ce qu'est le Canada, ainsi que pour resserrer les liens avec les gens à qui on aura affaire. Personnellement, à titre de coprésident de l'organisation Canada-Japon, je trouve que cela a été très utile dans le cadre du travail de notre association avec le Japon.

Le sénateur Downe : Je suis tout à fait d'accord, et c'est ce que l'expérience m'a appris à moi aussi, mais ma question concernait le coût. Vous avez parlé du fait que le coût des repas constitue presque la totalité du budget. Je ne sais pas si vous avez les chiffres devant vous, mais, si l'événement dure quatre jours et qu'on offre environ huit repas à chaque délégué, cela fait 3 200 repas sur quatre jours. Pour quelle proportion de ces 260 000 $ le budget des repas compte-t-il?

M. Janse : Si vous voulez savoir comment cela est réparti, nous avons prévu 44 000 $ pour le souper d'accueil, soit 111 $ par personne fois 400 invités, ce qui est la formule que nous utilisons, et cela inclut non seulement la nourriture, mais aussi le service et les autres choses de ce genre. Il y a quatre dîners à 45 $ par personne fois 400 invités. Il y a un souper du comité de direction, un souper des présidents et une réception d'adieu, puis, du café et des rafraîchissements durant les réunions. En tout, on arrive à près des 275 000 $, et nous avons prévu quelque 23 000 $ de plus pour un divertissement quelconque et ce que nous appelons l'amélioration du lieu, s'il faut par exemple monter une scène et installer un système de son donné pour le divertissement. Nous avons essayé de faire en sorte que le budget soit le plus bas possible.

Le sénateur Tkachuk : Simplement pour vous expliquer le processus du Conseil interparlementaire mixte, nous avons examiné ce budget à plusieurs reprises dans le cas des associations parlementaires Canada-Japon et Canada-Chine. Nous avons aussi envisagé sérieusement de tenir l'événement à d'autres endroits, comme M. Wallace l'a dit. Je pense que tout le monde penchait pour Whitehorse, mais, au bout du compte, il était impossible de tenir l'événement là-bas sur le plan logistique, en raison surtout de l'équipement nécessaire pour l'interprétation. Il n'y avait tout simplement pas de salle suffisamment grande à Whitehorse pour le faire. Nous pensions que ça aurait été un excellent endroit pour cet événement. Ensuite, nous avons décidé que Vancouver serait un excellent choix. C'est notre porte d'entrée du Pacifique. Je pense que, au bout du compte, le Conseil interparlementaire mixte était très conscient des coûts, mais il était aussi conscient du fait que c'était notre tour. Lorsqu'on est membre de ces organisations et que son tour vient, on ne peut pas dire « Tant pis si c'est notre tour, nous n'allons pas participer. » Soit on participe, soit on ne participe pas. En fin de compte, après beaucoup de consultations au sujet du budget et du choix de l'endroit, nous avons décidé de faire cette recommandation à la Chambre des communes et au Sénat.

Le sénateur Lang : Simplement pour poursuivre sur le même thème que le sénateur Tkachuk et sur la proposition, comme sénateur du Yukon, j'apprécie le fait que presque tout le monde était d'accord pour dire que Whitehorse serait un très bon endroit pour la tenue d'un rassemblement de ce genre. Il se trouve que nous n'avons pas été en mesure de l'organiser là-bas. Ce qu'il faut ajouter en ce qui concerne le coût — et je respecte le fait que le sénateur Downe examine le budget —, le fait est que c'est comme cela qu'on organise une conférence de ce genre. C'est ce qu'on offre. Je suis sûr que je peux dire au nom de l'Association Canada-Japon et de l'Association Canada-Chine que nous faisons de notre mieux pour maintenir les coûts au minimum. En même temps, nous recevons les gens de la région de l'Asie-Pacifique, et nous devrions tenir l'événement de façon à ce que les invités rentrent chez eux en considérant le Canada comme un véritable partenaire, un partenaire qui fait sa part.

L'autre chose sur laquelle il faut insister, c'est que nous avons beaucoup parlé des retombées économiques pour le Canada de la visite de ces gens au Canada et de leur présence ici. Nous avons essayé de faire les choses de manière à ce que leur visite dure plus de quatre jours lorsqu'ils viendront — pas seulement les participants, mais, idéalement, leur conjoint, leurs fonctionnaires et d'autres gens aussi. Des millions de dollars seront probablement dépensés au Canada d'une façon ou d'une autre, et ce sera là la contribution réelle à l'économie du pays en général. Nous ne pouvons pas vous donner de chiffres, et notre témoin ne peut pas vous en donner non plus, mais je sais que la somme d'argent qui affluera sera importante.

Il s'agit d'une autre raison pour le Canada de vouloir accueillir l'événement.

Le président : Je tiens à remercier les honorables sénateurs de leur participation. Nous allons entendre le témoignage d'une dernière collègue, la sénatrice Poulin.

[Français]

La sénatrice Charette-Poulin : J'aimerais ajouter quelque chose aux remarques des sénateurs Tkachuk et Lang. Nous siégeons tous les trois aux comités exécutifs Canada-Japon et Canada-Chine. Cela a fait l'objet d'une longue discussion au JIC. On a déjà réduit substantiellement le budget prévu. Nous avons tenu compte des avantages qu'il y avait à tenir la réunion à Vancouver, pour une question de logistique, entre autres, mais aussi des désavantages, comme le fait que la tenue de cette réunion à Vancouver augmentait les coûts substantiellement, par rapport à Toronto, Montréal ou Ottawa. Mais on trouvait que la position géographique de Vancouver était extrêmement importante à cause du rôle joué par cette ville et par la Colombie-Britannique dans toutes les questions liées au commerce international avec l'Asie-Pacifique.

[Traduction]

Le président : Merci, sénatrice. Chers collègues, le défi que le comité directeur devra relever, est celui que la sénatrice Marshall a porté à notre attention, c'est-à-dire le fait de trouver les 72 000 $ s'il y a un accord de principe au sein du comité. Le Comité de la régie interne de la Chambre des communes a pris la décision de procéder ainsi. Ce serait notre objectif de la prochaine semaine, c'est-à-dire de trouver 72 000 $ dans le budget de cette année. Si nous le faisons, il y a le budget de l'an prochain, alors, dans le budget de l'an prochain, il faudra demander une somme plus importante. Les choix devront être faits lorsque nous nous occuperons des budgets. C'est un budget. Ce n'est pas la dépense en tant que telle, c'est un instrument de planification. J'aimerais recommander que nous recevions une motion visant l'adoption du financement en principe et le fait de mettre le comité directeur au défi de trouver la somme.

Le sénateur Tkachuk : Je le propose.

Le président : La proposition est faite par le sénateur Tkachuk, avec l'appui de la sénatrice LeBreton, que nous assumions le rôle qui revient au Sénat et que nous arrivions à un accord de principe. Tout le monde est d'accord?

Des voix : D'accord.

Le président : Merci, sénateur Wallace.

Le sénateur Oh : Merci.

Le président : Le prochain point à l'ordre du jour concerne le rapport du Sous-comité des budgets de comité.

Le sénateur L. Smith : Honorables sénateurs, j'ai l'honneur de vous présenter le septième rapport du Sous-comité des budgets de comité, qui contient les allocations recommandées pour quatre budgets de comité.

[Français]

Votre sous-comité a passé soigneusement en revue les demandes d'autorisation budgétaire avec les présidents de comités et, dans certains cas, avec les vice-présidents afin d'assurer que chacun des comités a bien cerné les objectifs de tous les voyages proposés.

[Traduction]

En outre, nous voulions être sûrs que chacun des comités ait une bonne base de connaissances avant tout voyage afin de pouvoir profiter au maximum de l'activité. Dans le cas du Comité des droits de la personne, votre sous-comité lui a demandé de soumettre de nouveau sa demande de budget, laquelle incluait des activités liées à deux ordres de renvoi différents. Nous lui avons demandé de présenter deux demandes de budget distinctes, que nous examinerons à une date ultérieure.

En ce qui concerne l'autre demande de budget, les allocations recommandées sont les suivantes : 162 488 $ au Comité des pêches et des océans, pour une visite d'information en Écosse et en Norvège dans le cadre de son étude sur l'aquaculture. Le sous-comité a appris avec intérêt que ce budget prévoit des fonds pour le voyage de huit sénateurs, en fonction de l'idée que les voyages internationaux devraient exiger une participation préalable aux activités de voyage tenues au pays. C'est un modèle que les autres comités devraient peut-être envisager d'adopter.

Votre sous-comité recommande également l'octroi de 63 300 $ au Sous-comité des anciens combattants du Comité de la sécurité nationale et de la défense, pour cinq activités liées à son étude sur les problèmes de santé mentale au sein des Forces armées canadiennes, y compris les blessures de stress opérationnel comme le trouble du stress post-traumatique ou TSPT. Comme les chiffres figurant dans le rapport vous l'indiqueront, il s'agit dans tous les cas de voyages très modestes sur le plan budgétaire, et nous estimons qu'ils permettront d'améliorer grandement la qualité du rapport final du comité.

Votre sous-comité recommande également le financement de trois des quatre voyages dont il est question dans la demande de budget du Comité sénatorial permanent des transports et des communications, pour son étude sur CBC/ Radio-Canada. Il s'agit de la tenue d'audiences publiques et de visites d'information à Halifax, Québec, Sherbrooke, Toronto et Montréal, pour un total de 262 811 $. Le sous-comité reviendra plus tard au cours de l'année sur la demande du comité concernant le financement d'un voyage à Londres pour lui permettre d'obtenir de plus amples renseignements au sujet de la BBC.

Enfin, le sous-comité recommande l'octroi de 5 000 $ au Comité sénatorial permanent des affaires juridiques et constitutionnelles pour lui permettre de commander certains livres et certaines publications, de payer des frais de messagerie et d'offrir un accueil, du café, des rafraîchissements légers, et cetera aux délégations en visite qui pourraient demander à rencontrer ce comité; de cette somme, 2 000 $ ont déjà été accordés au comité à titre de fonds d'urgence pour lui permettre de commander des exemplaires du Code criminel. Ainsi, le total des fonds que le sous-comité recommande d'accorder dans le rapport qu'il vous présente est de 491 599 $.

Jusqu'ici, 1 402 137 $ ont été accordés aux comités, sur les fonds disponibles de 1 882 100 $. Il convient aussi de signaler que trois voyages ont déjà été effectués au cours du présent exercice et que la somme récupérée devrait excéder les 200 000 $. Il y a donc suffisamment de fonds pour permettre l'octroi des sommes recommandées dans le rapport que votre sous-comité vous présente. Si les recommandations sont adoptées, la somme totale accordée sera de 1 893 736 $.

Je demande l'adoption du septième rapport, mais, s'il y a des questions, nous y répondrons avec plaisir.

La sénatrice Marshall : Quel était le budget initial? Était-il d'environ3 millions de dollars pour l'année?

Heather Lank, greffière principale, Direction des comités, Sénat du Canada : Les fonds disponibles pour les comités étaient de 1 882 100 $. À cela s'ajoutent évidemment les 500 000 $ réservés pour les dépenses des témoins, les repas de travail à Ottawa, mais les fonds disponibles aux fins de distribution étaient de 1,88 million de dollars.

La sénatrice Marshall : Pour toute l'année?

Mme Lank : Oui.

La sénatrice Marshall : Combien d'argent avons-nous distribué? Tout a été distribué maintenant?

Le sénateur L. Smith : Jusqu'à maintenant, 1 402 000 $ ont été accordés.

La sénatrice Marshall : Merci.

Le sénateur Lang : Je pense que le sénateur Smith a peut-être répondu à la question que je vais poser dans sa déclaration initiale et que j'ai peut-être raté ce bout-là, mais, d'après ce que je comprends, le budget pour l'année est de 1,8 million de dollars, et nous avons alloué 1,4 million de dollars jusqu'à maintenant. Il s'agit de 400 000 qui s'ajoutent à ce qui a été alloué jusqu'à maintenant?

Le sénateur L. Smith : Oui, monsieur.

Le sénateur Lang : Nous sommes maintenant rendus à 1,8 million de dollars, n'est-ce pas?

Le sénateur L. Smith : Jusqu'à maintenant, nous avons alloué 1,4 million de dollars, et nous allons atteindre le budget maximal ou à peu près. Le facteur important, c'est que, jusqu'à maintenant, nous avons 200 000 $ de récupérés, et nous nous attendons à récupérer d'autres sommes, puisque, comme vous le savez, lorsque les budgets sont établis, ils sont habituellement fondés sur la participation de 9 à 12 sénateurs. Je pense que les comités ont pris des mesures draconiennes. Dans certains cas, comme on l'a expliqué... un de nos comités ne permet pas à un plus grand nombre de gens de voyager qu'au cours de la dernière mission, et ce nombre était de loin inférieur à 12 personnes.

Les chefs de comité sont conscients de l'importance d'une gestion serrée. Je félicite les sénatrices LeBreton et Cordy, de notre comité. Nous nous serrons les coudes relativement à nos objectifs. Nous voulons en avoir le plus possible pour notre argent. Nous voulons nous assurer que les gens précisent quels seront les résultats des voyages qu'ils feront.

Le sénateur Lang : À ce sujet, je présume que les autres comités qui n'ont pas présenté d'autres propositions de voyage pourront se voir allouer d'autres fonds en raison des sommes récupérées. Est-ce exact?

Le sénateur L. Smith : Cela dépend de la somme récupérée. Nous sommes conscients qu'il pourrait y avoir d'autres demandes de fonds. Dans le cadre de la gestion que nous assurons au cours de l'année et des nouveaux projets que nous envisageons, c'est-à-dire ceux dont nous venons de parler, nous tenons compte de la somme totale d'argent disponible et de la façon de la gérer.

Le président : Permettez-moi de remercier nos collègues qui siègent au comité, le sénateur Smith, et les sénatrices LeBreton et Cordy. En tant que président, j'estime que vous faites de l'excellent travail et que les choses se présentent bien. Félicitations. Le sénateur Smith propose une motion, avec l'appui de la sénatrice Cordy. Tout le monde est d'accord?

Des voix : D'accord.

Le président : La motion est adoptée.

Nous allons maintenant inviter nos collègues, les sénateurs Dawson et Housakos, à venir s'installer à l'avant et à nous expliquer le troisième point à l'ordre du jour, qui consiste en un compte rendu de notre groupe de travail consultatif sur les communications.

Le sénateur Housakos : Au cours des dernières semaines, le Sous-comité des communications s'est réuni à plusieurs reprises pour déterminer la marche à suivre. Le renvoi que nous avons fourni au comité était attendu. Après nos délibérations, nous en sommes venus à la conclusion que le premier élément auquel nous devons nous attaquer est un examen général — une analyse du service des communications actuel —, avant que nous puissions passer à la dernière étape, qui est la plus importante, soit la détermination de la marche à suivre sur le plan des objectifs et des changements. Nous en sommes également venus à la conclusion que le comité devra faire appel à des professionnels des communications de l'extérieur pour l'aider à mener la vérification, même si nous avons fait pas mal d'analyses de nos besoins et de notre situation.

Inévitablement, toute organisation ou entreprise de l'ampleur du Sénat doit à un moment donné analyser et vérifier ses ressources, passer en revue les points de repère, les descriptions de tâche, le personnel, les budgets et les objectifs, et ce, de A à Z. Nous en sommes venus à la conclusion que nous devons faire appel à quelqu'un de l'extérieur qui pourra faire ce travail professionnel en collaboration avec le comité. Évidemment, le comité précisera ses objectifs pour l'avenir à cette personne. Nous espérons pouvoir faire cela rapidement. À cette fin, nous avons besoin de l'aide du Comité de régie interne et de celle du service des achats, qui précisera le processus à suivre pour choisir un fournisseur capable de nous fournir les services en question.

Le sénateur Dawson : Comme le sénateur Housakos l'a dit, nous allons suivre le processus; nous demandons donc la permission de suivre le processus d'approvisionnement afin d'obtenir des propositions externes concernant une analyse des communications. Ceux d'entre vous qui me connaissent savent que j'ai déjà pris part à ce processus. Des progrès énormes ont été réalisés au cours des dernières années, mais l'équipe chargée des communications est la première à demander conseil. Ses membres souhaitent obtenir le soutien du Comité de régie interne et du Sous-comité des communications récemment créé pour les aider à avancer.

Il y a eu des améliorations relativement au Web, avec la création d'un site web pour les comités et avec Twitter. Par ailleurs, nous sommes conscients du fait que nous avons vécu une crise il y a environ un an et qu'il est évident que nos capacités de communication ne satisfaisaient pas aux exigences de nos intervenants : les sénateurs concernés ou non, les intervenants et les journalistes. Nous savons tous que bien des choses auraient pu être mieux faites, mais nous n'allons pas revenir éternellement sur le passé.

Comme le Président l'a mentionné, nous ne parlons ni du passé ni de l'avenir. Nous parlons de la situation où nous souhaitons nous retrouver grâce à une stratégie en matière de communications. Nous savons tous que nous allons vivre d'autres crises, alors ne nous en cachons pas. Nous avons besoin de capacités de communication pour les gérer, mais nous devons demander conseil pour améliorer nos communications. Les services de communication savent que nous demandons de l'aide, et ils peuvent nous en fournir.

Le sous-comité demande la permission de rencontrer les gens des services d'approvisionnement pour lancer un appel de propositions auprès des entreprises de communication. Nous ne demandons pas d'argent, mais nous demandons une permission. Nous présenterons ultérieurement une analyse des propositions reçues au comité directeur. Évidemment, des choix devront être faits. Une fois que nous aurons analysé les propositions, nous demanderons de l'argent. Nous ne savons pas de combien d'argent nous allons avoir besoin, et c'est pour cette raison que nous demandons des conseils professionnels au sujet de l'approvisionnement.

Le président : Nous pourrions peut-être discuter.

[Français]

La sénatrice Charette-Poulin : J'aimerais mieux comprendre ce que vous recherchez comme résultat, parce que vous avez utilisé le mot « audit ».

Le sénateur Dawson : Non, nous n'avons pas utilisé le mot « audit ».

La sénatrice Charette-Poulin : Pour moi, « audit » est un terme beaucoup plus lié au domaine des finances. J'aimerais mieux comprendre votre objectif et savoir où vous voulez en arriver dans un an.

Le sénateur Housakos : J'ai utilisé le mot « audit », mais en réalité, il s'agit d'une analyse des ressources de communication présentement en place. Dans le domaine des affaires, on ne parle pas d'un audit financier, mais plutôt d'un audit de communications.

La sénatrice Charette-Poulin : Si je comprends bien, vous voulez faire l'analyse des ressources humaines avec les ressources actuelles comparativement aux résultats désirés?

Le sénateur Dawson : Si vous le savez, moi je l'ignore. Je pense que je fais partie de ceux qui sont impliqués depuis plus longtemps. Par exemple, quel est le processus d'approbation d'un communiqué de presse? Comment peut-on minimiser le nombre de personnes impliquées dans la réaction à une activité? Comment utiliser les services du greffier, du Président du Sénat et les services des comités sénatoriaux?

N'oubliez pas que c'est à la demande de la régie interne, mais c'est aussi à la demande des deux leaderships.

[Traduction]

Les deux leaders conviennent qu'il faut faire quelque chose, et ils sont d'accord avec nous. Ce n'est pas quelque chose qui peut être fait par le seul Comité de la régie interne ni par quelques sénateurs. Les deux côtés du Sénat doivent prendre part au processus; et nous devons savoir à quoi nous en tenir. Nous n'avons pas de réponses claires pour beaucoup des questions. Nous pouvons poser ces questions nous-mêmes, mais il y a des professionnels qui sont payés pour le faire.

Le sénateur Housakos : Si vous me permettez de préciser où nous voulons en venir avec cela, la première étape consiste à demander aux vérificateurs d'analyser nos ressources actuelles. La seconde partie de leur travail, qui est la plus importante, c'est la vérification de nos besoins. Nous allons leur donner une liste des choses que nous voulons qu'ils fassent : communiquer avec chacun des sénateurs et déterminer quels sont ses besoins; communiquer avec les gens du bureau du Président pour établir les besoins de ce bureau; discuter avec le leader du gouvernement et le leader de l'opposition, avec tous nos intervenants, avec les journalistes et avec le grand public afin de renouveler nos capacités pour ce qui est du site web, notre capacité d'examiner les communications internes, nos communications externes et l'image de marque globale du Sénat. Voilà qui résume ce que nous demandons.

Le sénateur Tkachuk : Comme vous le savez, cette question a déjà été examinée. Il y a essentiellement deux objectifs : l'un concerne le Sénat, et l'autre, les gens qui s'occupent des communications au sein des comités et qui font la promotion des travaux des comités. Il s'agit là selon moi des deux principaux objectifs en matière de communication. Avez-vous vu le nombre de gens qui participent à chacun de ces processus? Cela m'a toujours dérangé, et c'est encore le cas aujourd'hui. Avez-vous envisagé la possibilité que les comités aient leur propre budget pour répondre à leurs besoins de communication?

Autrement dit, avant 2005, nous embauchions nos propres agents de communication. Le président et le vice-président se mettaient d'accord sur le choix d'une personne chargée des communications, s'il y avait lieu, quoique, la plupart du temps, un membre du personnel pouvait s'en charger — il y a des employés talentueux partout. La plupart d'entre nous avaient des employés qui pouvaient assurer les communications aussi bien que le Sénat. Avez-vous envisagé ces autres options? À mes yeux, c'est l'orientation que nous devrions nous donner en principe. C'est mon opinion personnelle, par contre.

Le sénateur Dawson : C'est pourquoi, au moment de faire l'analyse, on rencontrera le plus grand nombre de sénateurs possible ainsi que les présidents de comités. La conclusion que vous tirerez à titre de président de comité sera peut-être différente de celle qu'un autre tirera.

Le sénateur Tkachuk : J'en suis sûr.

Le sénateur Dawson : L'objectif que nous poursuivions à ce moment-là était la mise en commun de nos ressources. Nos ressources sont maintenant regroupées. Il y a une personne chargée des communications pour trois comités, et nous arrivons toujours à l'échéance en juin. Tout le monde veut publier son rapport. Tout le monde veut adopter son projet de loi. Tout le monde veut recevoir une couverture médiatique, et il n'y a pas de processus clair pour la prise de ces décisions. Nous en arriverons peut-être à la conclusion, sénateur Tkachuk, que l'ancien système fonctionnait mieux, mais c'est pour cette raison que nous voulons faire une analyse.

Le sénateur Tkachuk : Je suis un peu d'accord avec vous pour ce qui est de l'étude. Non, en fait, je ne suis pas d'accord. Je pense que nous pouvons nous occuper de cela nous-mêmes, mais ce que je veux dire, c'est que ce sont toutes des choses de nature politique. Il y a deux choses. Il y a le Sénat et son rôle de chambre haute, et il y a les besoins en communications du Sénat. Le reste, c'est essentiellement de la politique. Il ne peut y avoir de politiciens internes travaillant au sein de la bureaucratie. Lorsque nous avons des besoins en matière de communication, ce sont habituellement des besoins de nature politique. J'utilise le mot « politique » avec un petit « p », car il y a deux partis ici, mais il s'agit néanmoins de besoins de nature politique. Je pense donc vraiment qu'on devrait passer beaucoup de temps à travailler là-dessus et dégager l'institution de la politique.

Le sénateur Housakos : Jusqu'à maintenant, le comité a tenu un certain nombre de réunions et de débats, et le point de vue que vous avez exprimé a été présenté. Vous seriez toutefois étonné du nombre de points de vue qui ont été exprimés. Nous en sommes venus à la conclusion que, dans l'immédiat, la première étape serait d'examiner notre stratégie, notre organigramme et notre capacité de communication. Ce que nous allons communiquer relève d'une tout autre stratégie et de l'étape suivante. Le consultant nous aidera aussi à franchir cette étape. Au bout du compte, chacun d'entre nous a un avis quant à la meilleure marche à suivre. Au fond, il est évident que le Sénat est une institution politique. C'est une institution démocratique qui discute au quotidien des questions qui préoccupent la population canadienne. Notre tâche consiste à produire un discours public. Ce que le comité pense et ce que j'ai déduit jusqu'à maintenant des discussions que nous avons tenues, c'est que nous manquons de ressources pour relever les défis qui se posent du point de vue de la technologie et de la stratégie. Par ailleurs, le message clair que le service nous a transmis, c'est qu'il ne reçoit pas de directive claire de notre part quant à ce qui, selon nous, devraient être les objectifs.

Nous pensons qu'un fournisseur externe sera en mesure de nous offrir un point de vue sur les technologies et les moyens qui existent que nous n'avons peut-être pas. Nous connaissons notre travail de législateurs, de parlementaires, de politiciens, mais je ne pense pas que nous soyons très nombreux ici à avoir une grande expérience des moyens de communication qui ont été mis au point au cours de la dernière décennie et qui changent au fil des heures. Je pense que si nous trouvons le bon fournisseur qui sera en mesure de faire une analyse adéquate pour nous et de nous donner par la suite des conseils sur les outils dont nous devrions nous doter, ce sera nous qui déciderons comment nous communiquerons et ce que nous communiquerons, mais, idéalement, ce fournisseur pourra nous donner des outils pour le faire de façon plus efficace.

Le sénateur Tkachuk : Combien cela va-t-il coûter?

Le sénateur Housakos : C'est un peu pourquoi nous avons initialement adopté cette approche qui consiste à établir un échéancier, à fixer des spécifications, à préciser les détails de l'étude et à demander aux fournisseurs de revenir. Aujourd'hui, nous avons décidé de faire l'inverse : repérer les fournisseurs potentiels qui ont la capacité de le faire et de nous donner une réponse en fonction des paramètres que nous venons de vous décrire, mais aussi prévoir une certaine flexibilité de leur mandat, pour qu'ils aient la liberté de nous renseigner sur des choses que nous n'avions peut-être pas vues.

Nous prévoyons en faire venir cinq, six, sept ou huit, selon le nombre de personnes qui veulent participer au processus préliminaire, car nous demandons aux entreprises qui veulent participer à ce processus préliminaire de le faire à leurs propres frais. Alors, dans le cadre des réunions initiales que nous tiendrons auprès de nos comités, nous allons énoncer les paramètres du mandat. Le temps, l'énergie et les ressources nécessaires pour créer la proposition sont des dépenses qu'elles engageront à leurs propres frais. Une fois que les propositions sont déposées, le comité les passera en revue. Nous allons présenter toutes ces propositions à la régie interne, puis, nous allons aussi demander à la régie interne de vérifier les propositions et nos suggestions. Nous allons toutes les placer par ordre de mérite, et j'imagine qu'il y aura toute une gamme de propositions pour combler nos besoins. Il y aura probablement tout un éventail de coûts possibles.

Selon moi, si notre comité passe en revue le processus, les propositions et les différents prix qui nous sont offerts et que vous faites la même chose, nous allons pouvoir trouver le meilleur fournisseur possible au meilleur coût.

La sénatrice Fraser : Je suis vivement en faveur de cette proposition. D'ailleurs, j'ai proposé une chose assez semblable il y a un peu moins d'un an. Le processus se déroule à la vitesse de l'éclair pour le Sénat. Je suis ravie de le voir, mais j'aimerais faire valoir ma préoccupation particulière — j'ignore tout de la technologie et ce genre de choses —, qui touche les relations avec les médias. Je sais qu'on a déployé des efforts formidables et qu'on a apporté des améliorations, mais, à mon avis, nous ne sommes même pas encore à la case départ. Alors, j'aimerais que vous me rassuriez sur le fait que le mandat du fournisseur comportera un volet important sur les contacts avec les médias pour que l'on puisse connaître ce qu'ils aiment et ce qu'ils n'aiment pas et ce qu'ils peuvent et ne peuvent pas utiliser dans le cadre de nos activités ainsi qu'une analyse très rigoureuse de notre processus, des méthodes, des structures administratives et de la formation offerte à notre personnel. Je crois que nous faisons un assez bon travail sur d'autres éléments de communication; grandement supérieur à ce que nous faisions avant. À mon avis, les relations avec les médias demeureront une difficulté potentielle très grave pour nous, et elle se matérialisera parfois, parce que, comme vous dites, monsieur le sénateur, il y aura d'autres crises, sans parler des événements quotidiens.

Le sénateur Housakos : Certes, c'est un aspect très important. Nous accordons une grande importance à tous les aspects, et les médias sont un gros morceau. Le rôle du service de communication auprès des comités est aussi un gros morceau. La diffusion du travail de ces comités au grand public et la façon d'amener le grand public à interagir avec ces comités est un élément majeur, tout comme le rôle de la direction des communications auprès de ces deux fonctions de leadership et le rôle qu'il joue auprès du Président est capital. Son rôle auprès de tous les sénateurs particuliers est un gros morceau. Pour répondre à votre question, je crois que, certes, les médias sont un énorme volet, et tous les autres aspects sont tout aussi importants. Ce que je dis, c'est qu'une chose n'est pas plus importante qu'une autre. Je crois qu'elles sont toutes interreliées, en fait.

La sénatrice Fraser : Je ferais valoir que, à l'heure actuelle, ce sont les relations avec les médias qui posent le plus problème, mais je vais m'en remettre à votre sous-comité.

Le sénateur Housakos : C'est noté. Je crois que vous serez satisfaite des résultats.

La sénatrice Marshall : Merci, sénateur Housakos et sénateur Dawson, d'être venus. Vous nous avez donné beaucoup de détails quant à vos projets. On dirait que vous voulez lancer un appel de propositions, alors j'aimerais savoir ceci : en a-t-on rédigé un? A-t-on déjà préparé une demande de propositions officielle?

Le sénateur Dawson : Nous avons déjà traversé ce processus. Nous savons ce qu'il faut faire, mais nous allons préparer l'appel de propositions par l'intermédiaire du processus d'approvisionnement du Sénat. Nous allons consulter des gens qui ont déjà mené une analyse des communications. Ils nous donneront une estimation des coûts. Nous reviendrons vous voir et, à la lumière des discussions que nous aurons tenues et des ressources qu'ils sont prêts à mettre à contribution, nous vous dirons : « Voici les options en matière de coûts et les entreprises qui sont prêtes à le faire, et voici comment elles veulent procéder », mais nous les laisserons, en leur qualité de professionnels, nous dire les coûts qu'elles estiment et l'échéancier qu'elles prévoient.

La sénatrice Marshall : Alors, il s'agit d'une DP. Vous envisagez — si vous obtenez ce matin l'approbation pour continuer — d' aller de l'avant dans le processus de DP pour rendre des comptes une fois que vous aurez évalué les propositions?

Le sénateur Dawson : C'est exact.

La sénatrice Marshall : Et chercher les fonds.

Le sénateur Dawson : Et demander les fonds.

La sénatrice Marshall : Et demander les fonds. D'accord. En ce qui concerne les fonds, je crois qu'il est possible de réserver un montant du budget pour un projet de cette nature, mais j'ignore si ce montant sera suffisant.

L'autre chose dont je voulais parler, c'est que, si je me souviens bien, le Sénat a une politique générale sur les DP, alors je m'attends à ce que vous respectiez la politique sénatoriale sur l'acquisition de services.

Le sénateur Dawson : C'est notre intention.

La sénatrice LeBreton : Merci, sénateurs Housakos et Dawson. Ma question est la suivante : lorsque vous lancez un projet et que vous recherchez des conseils externes, cela se fera de façon appropriée et transparente et conformément au processus d'approvisionnement général du Sénat. C'est ma première question.

Je suis d'accord avec la sénatrice Fraser en ce qui concerne les relations avec les médias. Je crois que les communications sénatoriales sont un peu comme une pieuvre. Il y a des tentacules partout. Nous avons essayé beaucoup de méthodes dans le passé. Comme nous le savons, la sénatrice Cordy et moi-même en avons discuté; au départ, nous avions un petit service de communication pour les travaux généraux du Sénat, puis, les comités ont commencé à embaucher des consultants en communication selon leurs besoins. Cette pratique a dérapé à cause d'un sénateur particulier que je vais m'abstenir de nommer. Par conséquent, on a aboli le droit des comités d'embaucher des experts en communications externes.

J'ai connu les deux expériences. Lorsque nous avons mené la grande étude sur les soins de santé, le sénateur Kirby était président et j'étais vice-présidente, et nous avons extrêmement profité de l'expertise externe dans le domaine des médias. Les deux personnes avaient travaillé à la Tribune de la presse canadienne. Par conséquent, je crois qu'il s'agit toujours d'un des meilleurs exercices du Sénat en matière de communication, si on pense à la façon dont cette étude sur les soins de santé a été communiquée. Je suis certaine que vos experts de l'extérieur se pencheront sur cet événement, parce que, selon la nature du travail, ce ne sont pas tous les comités qui ont besoin d'embaucher des experts de l'extérieur.

Je m'avancerais à dire que ce modèle est mieux que celui d'aujourd'hui. Nous avons un immense service de communication. Regardez les dépenses globales du Sénat. Le vérificateur général est actuellement sur place pour passer cela en revue, et la motion prévoyait d'examiner toutes les dépenses sénatoriales, alors j'espère qu'on se penche sur le côté administratif pour déterminer si nos ressources sont optimisées, et j'espère que cela tiendra compte du travail que fait notre sous-comité.

J'appuie vos initiatives. Je suis très curieuse de savoir qui vous finirez par nommer comme experts. Nos opinions seront peut-être très opposées à ce chapitre. Ma question à cet égard est la suivante : allez-vous consulter le comité pour lui proposer des candidats à ce travail et, bien sûr — fait plus important encore — pour parler du coût? Je suis bel et bien en faveur, parce que, à l'heure actuelle, je crois que les expériences des dernières années ont prouvé que les communications du Sénat frôlaient le désastre.

Le sénateur Dawson : En ce qui concerne l'échéancier, nous vous consulterons, évidemment, mais nous aimerions, dans la mesure du possible, consulter le sous-comité de la régie interne pour obtenir cette approbation, parce que, si nous devons attendre jusqu'au mois d'octobre avant de faire venir des gens pour mener l'analyse — si nous avons une autre crise —, nous en serons encore à nous demander à qui confier la gestion. Nous espérons que la proposition soumise ce matin conférera au comité directeur le pouvoir de donner son approbation, sous réserve de considérations budgétaires évidentes. Sénatrice, vous dites que nous avons l'argent qui pourrait servir à cela. Nous ne voulons pas que le comité directeur se lance tête première dans les dépenses, mais nous voulons un processus qui rend possible l'approbation durant l'été.

La sénatrice LeBreton : Je suis d'accord avec vous.

Le président : Sur ce dernier point, chers collègues, je ne vois pas pourquoi tous les membres du comité ne pourraient pas tenir, au besoin, une conférence téléphonique, selon la façon dont sera établi le calendrier parlementaire. Nous avons tant de travail à faire que nous devrons peut-être tenir quelques séances de cette façon, si tout le monde est d'accord.

Le sénateur Lang : Je ne veux pas trop insister sur ce point. Je crois que nous reconnaissons tous qu'il s'agit d'une source de préoccupation pour nous tous. Ce qui me préoccupe — et un certain nombre de sénateurs l'ont mentionné de façon indirecte —, c'est la question du temps que nous allons mettre à examiner une question et une situation qui se rattachent au Sénat, et qui dure depuis longtemps, en fonction de notre échéancier. Si je comprends bien ce qu'a dit la sénatrice Marshall, une certaine somme du budget principal est réservée à des études de cette nature, et il est peut-être possible de conférer ce mandat au comité directeur, afin qu'il prenne une décision.

Ce que je crains, sincèrement, c'est que l'étude soit si générale que nous dépenserons un demi-million de dollars à essayer de réinventer la roue. Je suis certain que vous partagez cette préoccupation. Je recommande que, au cours des deux ou trois prochaines semaines durant lesquelles nous allons siéger, on convoque une réunion informelle des présidents de comité pour prendre le pouls de leur opinion sur le sujet, de sorte que nous ne soyons pas obligés d'attendre à l'automne prochain pour savoir ce que les présidents et les vice-présidents ont à dire. Je crois que tout le monde a quelque chose à contribuer. À ce stade, ce sera fait.

Je tiens à dire au sénateur Tkachuk que je suis personnellement d'accord avec lui sur certaines choses qu'il a dites au sujet des comités et de ce que nous pouvons faire et de ce que nous ne pouvons pas faire, et nous ne pouvons pas oublier que le système a changé sous la direction qualifiée du sénateur Smith et du sous-comité qui se penche sur la question de toutes les propositions de travail des comités. Elles sont passées au peigne fin, et on apportera de l'aide là où c'est nécessaire. Ceux qui n'en ont pas besoin n'en obtiendront pas. Par conséquent, je crois qu'il existe aujourd'hui, une mesure de protection qui n'était pas là par le passé. Je recommande que vous essayiez de convoquer une réunion informelle avec les présidents.

Le sénateur Dawson : Nous n'externalisons pas notre responsabilité. Le comité continue de travailler avec les intervenants et avec la direction de la régie interne sur les choses qui peuvent être faites. Nous n'avons pas besoin d'attendre pour certains enjeux. Je suis certain que nous pourrions le faire dans les 10 prochains jours, et nous devrions inviter les présidents et les vice-présidents des comités à rencontrer les cinq membres de notre comité dès que possible.

Le sénateur Housakos : Sénateur Lang, je crois comprendre qu'un besoin existe dans un grand éventail de secteurs à l'heure actuelle, mais, pour que le travail ait une véritable incidence au bout du compte, il faut bien le faire. Malheureusement, dans une organisation d'une ampleur comme la nôtre, compte tenu du grand nombre d'éléments en cause, il faudra un peu de temps. Nous déployons de grands efforts pour être le plus expéditifs possible dans ce dossier. On a déployé d'autres efforts dans le passé, j'ai lu le rapport de mes collègues, les sénateurs Dawson et Di Nino et j'ai regardé les efforts antérieurs. Je crois que l'un des problèmes, c'est le manque de ralliement général. L'une des choses qui prennent le plus de temps à l'heure actuelle, c'est de rallier tout le monde.

Avant de commencer à parler de ce qu'il faut faire, j'insiste sur le fait qu'il faut déterminer de quelles tribunes nous disposons et desquelles nous avons besoin. Nous sommes dans une ère numérique qui change à vue d'œil. Avec tout le respect que je vous dois, je crois que très peu d'entre nous avons réellement réussi à maîtriser toutes ces tribunes de communication. Nous devons prendre le temps de nous mettre à jour à ce chapitre avant de nous asseoir avec des membres de comité. Nombre des personnes qui siègent au sous-comité des communications siègent déjà à un comité et ont de fortes opinions, et je peux vous garantir que la grande majorité des opinions qu'on entend ici aujourd'hui, ont déjà été transmises. Nous en sommes venus à conclure que c'est non pas ce que nous voulons faire qui pose le plus grand problème dans notre stratégie de communication, mais comment le faire. C'est pourquoi nous croyons que les mesures prises constituent le pas en avant qui nous permettra d'accomplir ce qui est nécessaire.

[Français]

La sénatrice Charette-Poulin : Y aura-t-il un volet éducatif? On a parlé jusqu'à maintenant de gestion de crise, de relations avec la presse, des besoins des comités, mais il ne faut pas oublier à quel point la nécessité et le fonctionnement parlementaires sont peu connus des Canadiens.

Est-ce qu'il va y avoir un volet « éducation » quant à la revue et aux services à rendre, et à la façon de les rendre dans votre étude?

Le sénateur Housakos : À mon avis, ce volet est absolument nécessaire, et est très important, absolument.

Le président : Merci pour votre belle présentation. Je vois qu'il y a un consensus parmi les membres de ce comité que votre groupe de travail poursuive son mandat. Nous attendons les prochaines étapes. Merci bien.

[Traduction]

Honorables sénateurs, je sais que notre temps est écoulé, mais il y a une dernière chose, et j'aimerais que nous puissions prendre quelques instants pour y songer. Il s'agit du point numéro 4 sur la modernisation du réseau parlementaire conjoint. Nous avons besoin d'une minute pour présenter un résumé.

Donnez-nous la version courte, dans des termes directs.

[Français]

Hélène Bouchard, directrice, Services d'information, Sénat du Canada : Honorables sénateurs, la présente a pour but de renseigner votre comité sur le financement requis pour la modernisation du réseau parlementaire conjoint et sur les échéanciers connexes.

En février 1996, le président du Comité de la régie interne du Sénat et le président du Bureau de la régie interne de la Chambre des communes ont signé un protocole d'entente visant à établir un réseau informatique conjoint sur la Colline du Parlement. Cet accord est toujours en vigueur.

Le réseau actuel et ses composantes ont plus de 12 ans. Une bonne partie de l'équipement a dépassé son cycle de vie et est désuet, étant devenu incompatible avec bon nombre de nouvelles technologies et de nouveaux services à l'appui des activités maintenant possibles sur les réseaux de données.

[Traduction]

En 2011, nous avons obtenu l'approbation du comité directeur pour participer au processus d'approvisionnement, avec la Chambre des communes, afin d'obtenir un nouveau réseau de données pour la cité parlementaire. En février 2013, à la suite d'un processus fructueux, on a sélectionné un fournisseur et mis en place des conventions d'offre à commandes. Il importe de noter que l'autorisation se rattachait seulement à la participation au processus d'approvisionnement et que le financement pour acheter l'équipement exigerait une autorisation du comité.

La modernisation du réseau parlementaire conjoint est un outil crucial pour la vision à long terme et la stratégie de planification. Comme tous les nouveaux immeubles devront être munis des nouveaux composants du réseau, le projet d'immeubles à venir comprend ceux de la Banque de Montréal, l'édifice Wellington et l'édifice de l'Ouest.

Au cours des deux ou trois prochaines années, les composants de l'ancien réseau seront mis à jour selon la nouvelle norme dans le cadre d'une approche systématique qui sera déterminée, au bout du compte, par un large éventail de facteurs intrinsèques au projet, comme la technologie Wi-Fi et le système de sécurité intégré.

Une fois pleinement mise en œuvre, la nouvelle infrastructure offrira des fonctions complètes à l'appui d'une nouvelle technologie qui favorisera les activités. Cela comprend un réseau sans fil, qui améliorera considérablement l'utilisation des technologies mobiles au travail; un système de téléphonie de voix sur IP, qui améliorera toute communication électronique, peu importe le temps ou le moment; et une nouvelle technologie de vidéoconférence qui assurera une interaction plus fluide entre les sénateurs et les Canadiens.

Le Sénat est responsable des coûts liés à l'achat ou au remplacement d'équipement de réseau dans les édifices existants du Sénat. Le ministère des Travaux publics sera responsable de la gestion de projet, de l'ingénierie, de l'aménagement et de l'installation de l'équipement dans la salle de télécommunication.

[Français]

À l'heure actuelle, les coûts d'immobilisation pour l'équipement, que devra assumer le Sénat du Canada, sont évalués à 925 000 $ sur trois ans, ce qui comprend les services de soutien et d'entretien pendant trois ans. Le Sénat assumera par la suite les frais liés à l'entretien de tout le matériel après cette période initiale.

[Traduction]

Le coût prévu dans la note d'information reflète le coût maximal que le Sénat et la Chambre des communes sont prêts à payer pour l'équipement, alors, lorsqu'on achète de l'équipement en grand volume, il y a une réduction pour l'acquisition en gros. Ainsi, le Sénat devrait essayer de coordonner ses achats d'équipement avec ceux de la Chambre des communes pour profiter pleinement de ces réductions.

Il importe de noter que, même si le Sénat a une certaine marge de manœuvre lorsqu'il s'agit d'établir un horaire de mise en œuvre pour respecter ses capacités financières, il doit tenir compte, lors de la mise en œuvre, de la date butoir prévue pour l'exercice 2016-2017. Plus précisément, une fois que le réseau de données parlementaire conjoint est relié au nouvel ordinateur central, toutes les composantes de l'infrastructure du réseau sénatorial doivent être mises à niveau et fonctionnelles.

On recommande que le comité autorise l'Administration du Sénat à établir un contrat d'approvisionnement d'une valeur de plus de 100 000 $ pour la modernisation du réseau parlementaire conjoint, qui se fera au cours des trois prochaines années et dont l'équipement sera continuellement entretenu.

La sénatrice Marshall : Merci beaucoup de nous avoir présenté cet aperçu. Le fournisseur a-t-il été sélectionné?

Mme Bouchard : Oui.

La sénatrice Marshall : Alors, les chiffres que vous présentez sont définitifs?

Mme Bouchard : Ils sont définitifs et, comme je l'ai dit, ils reflètent le prix le plus élevé. Le fabricant est Cisco. Nous avons des revendeurs lorsque nous achetons l'équipement. Alors, nous demandons des estimations et sélectionnons le meilleur prix.

La sénatrice Marshall : Les 353 000 $ sont-ils prévus dans votre budget de cette année?

Mme Bouchard : C'est là que nous devons trouver l'argent, oui.

La sénatrice Marshall : Alors, nous devons trouver les 353 000 $.

Mme Bouchard : Nous allons essayer de libérer des fonds du budget des Services d'information, mais, au cours des années, cette organisation a été réduite à un rôle d'appui et d'entretien, compte tenu de toutes les compressions, et il est devenu plus difficile, lorsque nous avons une grande initiative, de trouver les fonds à même le budget existant.

La sénatrice Marshall : Je pourrais l'approuver une fois que le financement est défini, mais j'aimerais savoir d'où provient l'argent.

Le président : À l'heure actuelle, le comité pourrait décider de souscrire au principe, le temps que le comité directeur travaille avec l'administration pour voir si nous pouvons trouver l'argent, pour ensuite nous faire rapport.

Le sénateur Lang : Je voulais revenir sur cette question, parce que, dans le cadre de la dernière séance du comité, nous avons tenu une discussion et, si je ne m'abuse, le président a déclaré qu'il y avait un certain nombre d'initiatives qui allaient être proposées en ce qui concerne le Sénat général, et, évidemment, elles représenteront un coût pour le Sénat. Aux fins du travail du comité, je crois que nous devrions regrouper toutes ces initiatives en une seule proposition pour que nous puissions comprendre entièrement les répercussions sur le budget global. Si nous nous limitons à une dépense de 100 000 $ à chaque réunion, avant très longtemps — et nous ne le verrons pas —, nous risquons de nous placer en position de déficit à notre insu.

À la suite de ce qu'a dit la sénatrice Marshall, nous devrions jeter un coup d'œil global sur notre situation — ce que nous pouvons faire — et déterminer si nous allons devoir puiser l'argent ailleurs, où nous devrons le faire et quelles sont les conséquences à ce moment-là.

Le président : C'est un bon point. Le comité directeur a aussi discuté de cette question. Si certains de ces projets ne se réalisent pas, alors nous n'aurons pas de communications. Nous avons cru que, dans le temps qu'il nous reste avant la fin de la session, il s'agit d'une priorité à envisager. Encore une fois, pour protéger la compétence du comité au complet, il s'agit d'un cas où, s'il y a entente de principe, nous allons procéder à un examen et dire au comité s'il est possible de financer l'initiative de cette manière. Mais, je suis d'accord et je sais que le sénateur L. Smith fait aussi valoir cela. Nous voulons ce que vous avez décrit, à savoir une liste des initiatives proposées, pour qu'on puisse les présenter. Les gens ne partageront peut-être pas tous les mêmes priorités, mais, à tout le moins, tout le monde a le droit de savoir et d'être consulté, et c'est ce que nous allons faire.

La sénatrice Cordy : Je suis d'accord pour dire que nous n'avons pas d'autre choix que de trouver l'argent quelque part, mais 12 ans semblent une longue période d'attente pour améliorer notre réseau d'information. Est-ce en raison des compressions qui ont eu lieu? Pourquoi attendre 12 ans avant de le remplacer, vu tous les changements qui ont eu lieu dans les 12 dernières années?

Mme Bouchard : Nous parlons de l'infrastructure centrale et, il y a 12 ans, oui, nous avons procédé à une grande réforme. En 2005, nous avons aussi apporté des améliorations, mais il s'agissait seulement de mises à niveau sans remplacer toute la technologie. Voilà la différence. Au cours des 12 dernières années, il y a eu des améliorations technologiques, mais ici, on parle d'un changement radical pour favoriser une nouvelle façon de faire.

[Français]

La sénatrice Charette-Poulin : J'aurais une question technique. Est-ce qu'on transfère de Rogers à Cisco?

Mme Bouchard : Non. On était avec Nortel et on est maintenant avec Cisco.

Le président : Je me demande si on peut avoir un accord commun en principe à ce sujet?

[Traduction]

Le sénateur Tkachuk : Je présente la motion que vous avez demandée, monsieur le président. Je crois que nous n'avons pas d'autre option.

Le président : Merci. Motion proposée par le sénateur Tkachuk, appuyée par le sénateur Smith; est-elle adoptée?

Des voix : Oui.

Le président : Honorables sénateurs, merci beaucoup de votre grande tolérance et d'avoir accepté de dépasser de beaucoup l'heure prévue pour la fin de la séance. La séance est levée.

(La séance est levée.)