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 COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L'ADMINISTRATION

TÉMOIGNAGES


OTTAWA, le jeudi 19 juin 2014

Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui à 9 heures, pour examiner des questions administratives et autres.

Le sénateur Noël A. Kinsella (président) occupe le fauteuil.

[Traduction]

Le président: Chers collègues, nous sommes très occupés ce matin. Nous commencerons par l’adoption du procès-verbal de la séance du 12 juin. Y a-t-il une motion? La sénatrice Marshall, avec l’appui de la sénatrice Cordy.

Le sénateur Lang: Ne venons-nous pas d’accepter le procès-verbal?

Le président: La question dont nous sommes saisis est l’adoption du procès-verbal. Débat. Sénateur Lang.

Le sénateur Lang: Je veux seulement faire connaître mon inquiétude à cause de ce que je crois être le surplus prévu du budget du comité pour le financement des 72 000 $ de la conférence Asie-Pacifique. Je tiens aussi à revenir à un sujet qui me préoccupait et dont j’ai fait part, c’est dans le compte rendu, concernant l’affectation de crédits pour un des programmes, à la dernière réunion — je pense que c’était 320 000 $ pour le programme informatique — alors qu’on m’a répondu que cet argent proviendrait des budgets existants. Si j’ai bien compris, on compte sur l’argent que les comités ne dépenseront pas, mais qui est affecté et qui, à son tour, épongerait ces coûts.

Sans vouloir retarder la discussion, je dis néanmoins que cette méthode de budgétisation m’inquiète. Je ne pense pas que ce soit la façon de faire.

Le président: Y a-t-il d’autres observations qui découlent du procès-verbal?

La sénatrice Marshall: Je suis préoccupée par le budget et le nombre d’articles signalés pour lesquels nous n’avons pas trouvé de financement. Mais, jusqu’ici, je croyais que, pour tout ce que nous avions approuvé et qui exigeait des fonds supplémentaires, les fonds provenaient du budget existant. Mais le financement du système Iris sera discuté ce matin.

Le président: Merci, chers collègues. Nous acceptons le procès-verbal et les observations faites à son sujet.

Si vous permettez, passons à l’ordre du jour, mais pas nécessairement dans l’ordre. Le premier point est le numéro 8. Pouvons-nous nous en occuper? Même si on peut traiter ces sujets rapidement, il importe de les régler.

Le groupe de travail consultatif mixte sur la sécurité: nous en avions un, par le passé, et nous devons le rétablir. Nous recommandons que les sénateurs Furey, Wallace et Nolin en soient membres. Êtes-vous d’accord?

Des voix: D’accord.

Le président: Merci. Au point numéro 9, au lieu de « vision à long terme », il faut lire « groupe de travail consultatif mixte sur la rénovation de l’édifice du Centre ».

Comme nous en avons discuté brièvement au cours d’un certain nombre de séances, la Chambre des communes tient également à s’assurer que les parlementaires seront consultés et qu’ils pourront contrôler les rénovations prévues. La planification, qui se poursuit actuellement, prévoit le début des travaux en 2018. On prévoit que le Sénat emménagera dans le Centre de conférences du gouvernement, en face du Château Laurier, tandis que la Chambre des communes emménagerait dans l’édifice de l’Ouest rénové.

Nous recommandons que les sénateurs Martin, Marshall, Downe et Joyal constituent un groupe de travail consultatif mixte sur la rénovation de l’édifice du Centre, pour que nous puissions, dès le tout début, avoir une connaissance de première main du plan visant à protéger l’intégrité de cet édifice. Êtes-vous d’accord?

Des voix: D’accord.

Le président: Chers collègues, merci. Revenons au point numéro 2, le huitième rapport du Sous-comité des budgets de comités.

Le sénateur L. Smith: Merci, monsieur le président. Chers collègues, j’ai eu l’honneur de présenter le huitième rapport du Sous-comité des budgets de comités, qui porte sur deux demandes de crédits budgétaires du Comité permanent des droits de la personne. La première est au montant de 167 128 $ pour aller à Beyrouth, au Liban et à Amman, en Jordanie, étudier les missions et les pratiques du Haut Commissariat des Nations Unies pour les réfugiés et de l’UNICEF, concernant les besoins des enfants en situation de conflit.

Votre sous-comité reconnaît que le Comité permanent des droits de la personne a reçu du Sénat un ordre de renvoi pour entreprendre cette étude, et nous n’avons pas le pouvoir de le contester. Cela dit, nous sommes tenus de gérer les fonds publics avec prudence et nous recommandons vivement aux comités de bien délimiter le champ de leurs études et de doter toutes leurs activités projetées d’objectifs clairs.

[Français]

Le sous-comité a longuement discuté avec les sénatrices Jaffer et Ataullahjan du voyage proposé. Il ne fait aucun doute que le comité des droits de la personne est résolu à mettre ce projet à exécution, mais le sous-comité n'est pas sans craindre les risques potentiels qu’implique ce voyage dans ces régions si instables du globe.

[Traduction]

En conséquence, nous recommandons un déblocage intégral des fonds pour cette activité. Nous croyons fermement qu’aucune pression ne devrait être exercée sur le personnel du comité, particulièrement son greffier et ses analystes, pour qu’ils accompagnent la délégation; ils devraient y consentir librement.

Nous observons aussi que si le budget prévoit des fonds pour le déplacement de tous les membres du comité, il est très peu probable, d’après les antécédents, que tous partiront. Nous prévoyons donc de récupérer un surplus important après la fin de cette activité.

La deuxième demande portait sur un montant de 10 000 $ pour les honoraires d’un concepteur-graphiste pour l’étude du comité sur la convention de La Haye sur l’enlèvement international d’enfants. On nous a dit que ce montant irait à la production d’un guide pour les parents d’enfants enlevés, en plus du rapport au Sénat. On nous a rappelé que le Comité permanent des droits de la personne a produit un guide pour les parents et un guide pour les jeunes dans le cadre de son étude sur la cyberintimidation. Ces guides étaient essentiellement des sommaires du rapport du comité adaptés à ces auditoires. Le guide proposé dans le cadre de l’étude de la Convention de La Haye viserait à informer les parents d’enfants enlevés sur les ressources qui s’offrent à eux.

Nous ne croyons pas que la production d’un tel guide relève du mandat du comité ni que les fonds du Sénat doivent servir à cette fin. Le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement a produit un guide intitulé Enlèvement international d’enfants: Un guide à l’intention des parents délaissés.

Si le Comité permanent des droits de la personne croit que ce document peut être amélioré, il aura certainement le pouvoir de proposer des modifications dans son rapport au Sénat. Cependant, votre comité ne croit pas qu’il convient à un comité sénatorial de produire des guides pour le public en se servant des ressources disponibles de l’État ou d’autres ressources. Si nous nous engageons dans cette voie, on peut imaginer ce que seront les exigences pour les actualisations constantes, sans oublier le fait que nous piétinerions les plates-bandes du gouvernement. Nous ne recommandons donc pas un déblocage de fonds pour cette activité.

Je propose l’adoption du huitième rapport.

Le président: Tel que proposé par l’honorable sénateur L. Smith. Discussion?

Le sénateur Doyle: Quel sera le résultat d’une activité comme le voyage à Beyrouth? Nous savons que c’est une mission d’enquête, mais, pour nous, ici, quel sera le résultat? Qu’est-ce qu’elle nous fera réaliser?

Le président: J’ai ma propre opinion, mais je pense qu’il devrait incomber aux membres du comité qui se posent des questions ou qui ont des observations à faire de parler. Voulez-vous répondre à cette question particulière, sénateur Smith?

Le sénateur L. Smith: Je vais demander à la sénatrice Cordy de bien vouloir m’aider aussi à vous l’expliquer.

Quand nous l’avons interrogé sur ses objectifs, le Comité permanent des droits de la personne a répondu que, de toute évidence, il tenait à faire une étude pour se faire une bonne idée de la vie dans les deux camps qu’il se propose de visiter, particulièrement pour les enfants.

Je pense qu’il faut attirer l’attention sur ces camps. D’autres groupes participent à ce genre d’activités, mais le Canada, qui a fait preuve de beaucoup de respect pour les habitants de ces camps, y compris les enfants, qui s’est beaucoup engagé pour eux et qui leur a consacré beaucoup d’argent, désire réaliser une étude et obtenir des renseignements pour produire ce rapport qui épouse le point de vue de parlementaires canadiens étudiant une situation troublée. C’est pas mal l’un des objectifs qui a été avancé.

Sénatrice Cordy, peut-être pouvez-vous m’aider.

La sénatrice Cordy: Merci beaucoup. Comme la présidente et la vice-présidente l’ont dit, c’était un comité, parce que le sénateur Smith pose la question à tous les comités qui s’adressent à nous, c’est-à-dire quels sont vos objectifs? Et ce comité a répondu qu’il était assez difficile de prévoir exactement ce qu’il allait constater.

Le comité pensait que l’étude sur place de ce problème particulier aurait l’impact le plus retentissant — partager le point de vue de quelqu’un, observer les enfants et la situation. C’est une chose de lire sur ce sujet; c’en est une autre de l’observer concrètement.

Ce sont des réfugiés. Le Comité permanent des droits de la personne a sûrement examiné les droits de l’enfant. Le Canada contribue énormément à cette campagne particulière, en donnant aux camps et aux réfugiés. Beaucoup de ces réfugiés sont susceptibles, en fait, de venir un jour au Canada.

M. Harper est certainement en prise avec ce problème et il a visité la région.

Le Comité permanent des droits de la personne examine des questions visiblement connexes aux droits de la personne. Heureusement, il n’a pas beaucoup de pain sur la planche, ici, au Canada; la plus grande partie de ses déplacements se feront donc dans d’autres parties du monde. Son dernier voyage remonte, je pense, à 2006 ou 2008.

Le sénateur L. Smith: Il remonte à 2008, mais là n’est pas la question. La question, c’est l’importance de cette étude, surtout quand nous considérons les chiffres.

Sénatrice Cordy, je pense qu’on nous a donné des cartes. On y représentait trois flèches en direction de la Turquie et de la Jordanie, à partir de la Syrie. On nous a parlé de millions de personnes déplacées.

La sénatrice Cordy: Le comité a eu des conversations sur ce problème avec les Affaires étrangères, visiblement, en un certain nombre d’occasions. Et les fonctionnaires des Affaires étrangères ont comparu devant lui. Sa présidente et sa vice-présidente nous ont dit que les parlementaires qui visiteront ces camps ouvrent plus de portes que d’autres visiteurs officiels dans la région. Elles estiment que le comité pourrait revenir et faire rapport aux Affaires étrangères et, bien sûr, au Sénat, quand il aura terminé son étude.

Le sénateur L. Smith: Je pourrais ajouter que, avec les sénatrices Cordy et LeBreton, nous sommes très minutieux dans nos questions portant sur l’argent et le rapport qualité-prix. Nous avons donc posé la question au comité sur la participation de ses membres. Dans un comité, je pense que c’est celui des pêches, il est arrivé que sept ou huit sénateurs ont fait un premier voyage, puis, pour le deuxième, tout d’un coup, 12 candidats se sont proposés. On ne les a pas pris en considération, parce que si, pour un voyage quelqu’un fait partie de l’équipe, il devrait participer à tous les voyages.

Nous avons posé des questions difficiles sur le rapport qualité-prix et je suis assez sûr que nous allons récupérer de l’argent en raison de la situation très tendue, mais il est important de la comprendre. Compte tenu de la proportion de 17 à 45 p. 100 des budgets consacrée aux déplacements et de la limite supérieure de 167, que vous voyez, je pense que cela nous coûtera environ 100 000 $.

La sénatrice Cordy: Ce que le sénateur Smith a dit sur la participation du personnel découle de la même disposition que nous avons prévue pour le voyage du Comité de la défense en Afghanistan. Ce n’est pas du nouveau. C’est simplement qu’aucun membre du personnel ne devrait être obligé d’aller dans une région qui pourrait ne pas être considérée comme l’une des plus sûres du monde.

Le sénateur Doyle: Est-ce que la Chambre des communes a aussi un comité des droits de la personne?

La sénatrice Cordy: Je l’ignore.

Le sénateur Doyle: Il n’y a donc pas de double emploi?

La sénatrice Cordy: Je sais que, pour les droits de la personne, les comités sénatoriaux sont différents de ceux de la Chambre des communes. Mais j’ignore la réponse à votre question.

Le sénateur Doyle: Est-ce que des députés feront aussi ce voyage? Est-ce que ce sera un effort commun?

La sénatrice Cordy: Comme il s’agit d’un comité sénatorial, nous n’avons aucune influence sur la participation de la Chambre des communes.

La sénatrice Marshall: Je peux appuyer l’approbation du financement de cette activité, parce que l’étude a été approuvée par le Sénat. J’ai quelques questions, et l’une d’entre elles concerne l’argent. Je constate, en consultant le budget global des déplacements des comités que nous approchons à petits pas de la limite. Je sais que nous prévoyons de récupérer certaines sommes, mais je resterai inquiète tant que nous ne saurons pas exactement ce que nous recouvrerons des autres comités. Actuellement, nous estimons ce montant à environ 200 000 $, mais c’est un problème. Comme j’ai dit, nous arrivons près de la limite de notre budget.

L’autre sujet de préoccupation au sujet de ce voyage découle des discussions de la sénatrice Cordy avec le ministère des Affaires étrangères, au cours desquelles quelqu’un a parlé du problème de la sécurité. J’éprouve des craintes pour la visite d’une région par nos sénateurs et leur personnel où ce problème peut se poser. J’ignore avec quel ministère nous pourrions en discuter, peut-être les Affaires étrangères. J’aimerais le faire pour m’assurer que nos sénateurs et leur personnel ne seront pas en danger pendant ce voyage. C’était les deux points que je voulais soulever.

Le sénateur Nolin: J’ai une question. Qu’en est-il de l’interprétation? À Beyrouth, c’est principalement le français et l’arabe. Vous êtes-vous interrogés sur les coûts de l’interprétation dans ce budget ou en avez-vous prévu?

Le sénateur L. Smith: Excellente question, sénateur Nolin.

Le sénateur Nolin: Je vous le dis, l’expression « voyage d’enquête » me met un peu mal à l’aise, parce que c’est une façon détournée de dire qu’on confiera la traduction aux collègues francophones, s’il y en a. Ce n’est pas une bonne méthode. Je ne suis pas d’accord. C’est au comité de décider si vous voulez dépenser les montants appropriés. Cette fois-ci, pour les non-francophones, Beyrouth représentera un gros problème.

[Français]

Heather Lank, greffière principale, Direction des comités: Sénateur Nolin, je crois que vous serez très content de savoir qu’il y a, dans le budget, une somme de 3 000 $ qui est prévue pour les interprètes, 0444; donc, oui, les fonds sont prévus pour l’interprétation.

Le sénateur Nolin: Merci bien.

Mme Lank: Je vous en prie.

Le sénateur L. Smith: Dans chaque situation, pour les voyages à l’étranger, les questions que nous posons concernent toujours la capacité de communiquer dans les langues qui se parlent là-bas — pas seulement une langue. Comme ce sera le cas en Asie pour les gens des affaires étrangères qui vont faire un voyage là-bas, il y aura trois ou quatre personnes capables de parler le mandarin et d’autres dialectes. Je pense qu’il y aura trois ou quatre langues différentes.

Le sénateur Nolin: Je pose la question, parce que c’est arrivé souvent dans le passé, et j’espère que ça ne se produira plus, car même à l’intérieur du Canada, lorsque les comités voyagent, plutôt que d’appeler ça un « voyage officiel » du comité, on appelle ça une « journée d’étude », une « opération d’exploration », et ça nous permet d’éliminer le transport et l’interprétation. Je pense que c’est une façon de procéder qui n’est pas appropriée.

Le sénateur L. Smith: Quand on a voyagé dans le Nord avec le comité des transports, on a pu recourir à des gens capables de parler les langues inuites, et cetera. Nous sommes très conscients — et cela concerne le Canada —, que nous devons nous assurer d’avoir les gens qui sont capables d’interpréter dans les autres langues.

Le sénateur Nolin: Félicitations.

[Traduction]

Le sénateur Munson: Une petite remarque. J’ai siégé un certain nombre d’années au Comité permanent des droits de personne, et, d’après moi, c’est un voyage extrêmement important. Le premier ministre a visité ces camps, et c’est une participation parlementaire. Le Comité permanent des droits de la personne a visité de grandes capitales comme Genève, et nous avons tenu de nombreuses conversations sur les droits des enfants et les autres droits. Parfois on s’interroge sur les résultats, mais cela se passera sur le terrain. Il s’agit de vraies conditions, de vraies personnes, dont beaucoup ont des liens avec le Canada.

Qu’on sache que, même si on parle toujours du rapport qualité-prix, il s’agit, cette fois-ci, d’un rapport entre l’argent que nous mettons et des personnes ainsi que des vies. L’argent est extrêmement important, mais qu’on songe un peu à ce que les parlementaires peuvent réaliser pendant ce voyage, établir des liens avec les familles d’ici; nous avons besoin d’en savoir davantage sur le nombre de réfugiés syriens qu’accueillera le Canada. Pour moi, ce voyage est très important et je me plais toujours à dire que cela se passe aussi dans notre voisinage, et c’est important.

Le sénateur Lang: Eh bien, je ne tiens pas à passer pour un radoteur, mais je me joins à la sénatrice Marshall, encore une fois, en ce qui concerne notre budget global. Nous défaisons et refaisons sans cesse, en pensant que quelqu’un, je ne sais pas trop qui, s’occupera de nous à la fin de l’exercice.

J’aimerais faire quelques observations. J’ai trouvé que le sénateur Doyle avait soulevé un point valable au sujet des travaux de la Chambre. Y a-t-il d’autres comités de la Chambre qui étudient la question? Lorsque le sous-comité examine ces budgets, on pourrait peut-être exiger que chaque proposition inclue de l’information sur ce que la Chambre étudie par rapport à ce que nous envisageons de faire. Je ne vois pas pourquoi nous étudierions la même question, si cela se produisait. Je pense que nous devrions nous renseigner sur ce qui se passe du côté de la Chambre; c’est à moins d’un coin de rue d’ici.

Lorsque nous aurons cette information, j’aimerais que nous ayons une copie écrite de la proposition. Je ne l’avais pas dans ma trousse, alors j’ai dû me fier à ce qui a été dit ici et je préférerais avoir une copie écrite. J’aimerais l’obtenir la veille pour pouvoir la lire. L’autre chose que je tenais à préciser, c’est que dans ce cas, il s’agit d’une motion adoptée par le Sénat. Je pense que ces motions devraient faire partie des documents, de sorte que nous comprenions les directives du Sénat et que nous soyons bien informés, en tant que membres du comité, des décisions qui sont prises. C’est ce que je voulais dire. Je ne vais pas contester le fait que c’est une question importante. Je pense que nous sommes tous d’accord là-dessus.

La sénatrice Seth: Merci, monsieur le président. Je partage l’avis des sénateurs Marshall et Lang. D’après ce qu’a dit la sénatrice Cordy, en 2008, le comité a voyagé pour la même raison. Non, ce n’était pas pour la même raison?

La sénatrice Cordy: Non.

La sénatrice Seth: Qu’adviendra-t-il ensuite? Lorsque nous reviendrons et que nous ferons rapport au ministère des Affaires étrangères, que se passera-t-il? Quel sera le résultat?

La sénatrice Cordy: N’oubliez pas que chaque comité qui dépose un rapport doit le déposer au Sénat, et on en discute à ce moment-là. Si une personne souhaite parler du rapport d’un comité, elle a le droit de le faire.

À l’issue de son voyage et de son étude, le Comité des droits de la personne présentera un rapport au Sénat. Habituellement, le président et le vice-président font un discours. D’autres membres du comité peuvent s’exprimer, mais n’importe qui au Sénat est libre de participer à la discussion sur les leçons tirées de cette mission.

La sénatrice Seth: Ma question est la suivante: quel résultat obtiendrons-nous? C’est ce qui est le plus important. Comment assurerons-nous le suivi à long terme? Quel est notre mandat?

La sénatrice Cordy: Je pense que nous avons répondu à cette question tout à l’heure au sujet des résultats. Il est très difficile de dire qu’ils vont revenir avec une liste de 10 choses qu’ils ont accomplies ou apprises, car c’est la raison pour laquelle ils font ce voyage; il s’agit d’une mission d’information. Ils ne savent pas d’avance ce qu’ils vont apprendre ou découvrir. Évidemment, ils se sont préparés avant de partir afin de connaître le contexte, mais leur mandat consiste principalement à se pencher sur la situation des réfugiés dans cette région en particulier. Étant donné que le Canada contribue de façon importante à ces camps, on estime qu’il incombe aux parlementaires, particulièrement aux membres du Comité des droits de la personne, de vérifier comment notre argent est dépensé ainsi que la situation des réfugiés là-bas. Comme le sénateur Munson l’a dit plus tôt, le premier ministre, M. Harper, s’y est déjà rendu. Le Canada joue donc un rôle important. Le Comité des droits de la personne est d’avis que, puisqu’il s’agit de son mandat, il devrait pouvoir aller constater de lui-même la situation des réfugiés dans ces camps.

La sénatrice Seth: Je comprends tout cela, mais ma question est la suivante: qu’adviendra-t-il une fois qu’on aura étudié la question et constaté la situation dans ces camps? Assure-t-on un suivi? Va-t-on corriger la situation? C’était ma question.

La sénatrice Cordy: Je suppose que les membres du comité croient qu’ils peuvent changer les choses en se rendant là-bas. Le ministère des Affaires étrangères a indiqué que le fait que ce soit des parlementaires qui prennent part à cette mission, plutôt que des bureaucrates, devrait ouvrir davantage de portes. Ensuite, une fois que leur rapport sera déposé au Sénat, nous espérons qu’avec une bonne communication et beaucoup d’observations de la part du comité, ils seront en mesure de diffuser leurs conclusions à l’échelle du pays, principalement aux Canadiens qui sont préoccupés par la situation dans cette région. Je ne peux rien vous dire de plus.

Le sénateur L. Smith: Pourrais-je ajouter une dernière chose, monsieur le président?

Le président: Il ne faut pas oublier que ce rapport comporte deux volets.

Le sénateur L. Smith: C’est exact. J’aimerais faire quelques commentaires suite aux deux questions soulevées par les sénateurs Marshall et Lang. En ce qui concerne les budgets, Heather et notre groupe savent très bien le moment où nous avons commencé durant l’année et combien d’argent il nous reste. Nous reconnaissons également qu’il pourrait y avoir d’autres projets en cours de route. Nous essayons d’anticiper les rentrées et les débours. Nous adoptons une approche équilibrée en surveillant de près les montants que nous récupérerons. En cette période d’austérité, nous essayons de concilier les besoins des comités et la façon dont nous gérons les finances publiques actuellement.

Ensuite, pour ce qui est de l’approbation du Sénat, tous les sénateurs dans la pièce doivent nous aider à cet égard. Ces mandats sont approuvés par le Sénat. Lorsqu’une motion demande qu’une étude soit menée, nous devons mieux en débattre au Sénat parce que la vérité est — et ce n’est pas une critique — qu’on ne se pose pas beaucoup de questions. « Quelles sont les raisons de cette étude? Que comptez-vous faire? » Essentiellement, les gens présentent une motion et, la plupart du temps, elles sont approuvées sans qu’on en discute véritablement.

En ce qui nous concerne, les gens nous demandent de l’argent. Notre mandat consiste à étudier l’aspect financier, mais nous avons modifié notre mandat et nous avons reçu l’appui des gens du Sénat, de sorte que nous pouvons maintenant poser des questions plus rigoureuses. Nous devons nous assurer de poser les bonnes questions afin de recueillir le plus d’information possible. Nous devons agir de manière plus proactive et le faire dès que le Sénat confie un mandat à un comité.

C’est ce que je demanderais. Ce n’est pas une critique; c’est un fait. C’est peut-être l’occasion pour nous d’améliorer la façon dont nous recueillons l’information, ce qui pourrait être utile à des gens comme vous, Dan, qui posez les questions, ainsi qu’au sénateur Marshall, afin d’être mieux informés. Nous serons ainsi mieux en mesure d’atteindre nos objectifs.

La sénatrice Cordy: Pour donner suite à ce que vous disiez, le sénateur Smith en a parlé de façon éloquente. Le sénateur Comeau, qui siégeait au comité et au sous-comité aux côtés du sénateur Smith et de moi-même nous a également harcelés au Sénat pour que nous examinions les mandats des comités. Je pense que nous avons eu une excellente discussion ce matin et que vous avez posé des questions très pertinentes. Nous devrions probablement le faire davantage au sein du comité — c’est-à-dire poser des questions. Je crois qu’il est également très important qu’on pose ces mêmes questions au Sénat. Les mandats sont souvent adoptés le jeudi après-midi, et on discute très peu des résultats ou des intentions du comité, qu’il se déplace au Canada ou à l’étranger. Je pense que ce sont d’excellentes questions que vous avez posées ce matin.

Je pense que les présidents et les vice-présidents au Sénat ne doivent pas être sur la défensive lorsque les gens leur posent des questions et, en fait, ils devraient même profiter de ces occasions pour expliquer leur mandat et ce qu’ils comptent faire.

Le sénateur Munson: J’aimerais remettre les pendules à l’heure ce matin. Je regarde dans iPolitics, et il y a une brève partie au début de l’histoire. Lorsque je parle de notre propre quartier, on peut lire: « Dans leur nouvel appartement de Laval, au Québec, la famille Dandachi a comparé ses 17 premiers jours en sol canadien à une lune de miel par rapport aux trois dernières années où elle a dû fuir le chaos en Syrie pour vivre comme réfugiés au Liban. »

Je pense que cela démontre bien l’importance de ce voyage. Je voulais simplement qu’on en tienne compte.

Le sénateur Lang: J’aimerais également revenir au processus. Je comprends tout à fait ce que viennent de dire les sénateurs Smith et Cordy. L’un des problèmes que vous avez et que j’ai, en tant que nouveau président d’un comité, c’est que nous demandons le mandat, par exemple, de quelques études pour l’année à venir. C’est donc une épée à double tranchant. Nous avons accompli une partie du travail au sein du comité, mais en même temps, si nous voulons être en mesure d’élaborer notre plan de travail, nous avons besoin d’un mandat du Sénat pour régler tous les aspects administratifs et pouvoir vous le présenter. Par exemple, je ne suis pas sûr, mais je pourrais croire que, dans le cadre d’une étude, nous pourrions vouloir aller à Washington. Toutefois, la recommandation n’a pas été faite.

Je suis d’accord en partie avec vous, mais je pense que le principe de la question doit être discuté au Sénat, en reconnaissant que le plan de travail doit être élaboré, et c’est la raison pour laquelle nous avons un sous-comité pour approuver le principe sur lequel nous nous sommes entendus. Je tenais à le préciser.

Le président: Merci, honorables sénateurs. Je pense que nous avons eu une bonne discussion aujourd’hui. Si vous regardez les dernières années, de temps à autre, on accorde plus d’importance et, lorsqu’une motion est présentée au Sénat pour un ordre de renvoi pour un comité permanent donné ou un comité spécial, on tient un débat approfondi. Toutefois, il arrive que ce ne soit pas le cas. C’est bon d’avoir un débat en profondeur parce que tout est consigné dans le hansard, et tout le monde saura exactement le mandat que le Sénat a confié dans l’ordre de renvoi.

Bien entendu, je pense que nous avons un excellent sous-comité et que vous accomplissez un travail assidu. Cela a beaucoup aidé, et notre bonne discussion l’a démontré.

Y a-t-il d’autres commentaires concernant la deuxième partie du rapport?

Le sénateur Smith propose, appuyé par le sénateur Doyle, que nous adoptions le huitième rapport. Êtes-vous d’accord?

Des voix: Oui.

Le président: La motion est adoptée. Prochain point à l’ordre du jour: sénateur Smith, le neuvième rapport.

Le sénateur L. Smith: Honorables sénateurs, j’ai l’honneur de présenter le neuvième rapport au Sous-comité des budgets des comités.

À sa réunion du 3 avril 2014, le Comité de la régie interne, des budgets et de l’administration a demandé à votre sous-comité d’examiner la façon dont les budgets de comité sont présentés au Sénat. Est-ce que tout le monde en a une copie?

La sénatrice Cordy: C’est dans notre dossier.

Le sénateur L. Smith: Vous avez tous une copie de ce rapport. S’il y a des copies en trop, nous pourrions en remettre une à la sénatrice McCoy. Est-ce que quelqu’un a une copie pour la sénatrice McCoy?

Le sénateur Munson: Voilà.

Le sénateur L. Smith: Je suis désolé. J’ai dû demander à Jim d’abattre un autre arbre.

La sénatrice McCoy: Merci beaucoup.

Le sénateur L. Smith: Veuillez m’excuser; je n’avais pas réalisé que vous ne l’aviez pas.

La sénatrice McCoy: Pas de problème.

Le sénateur L. Smith: Est-ce que tout le monde a une copie?

Des voix: Oui.

Le sénateur L. Smith: À sa réunion du 3 avril 2014, le Comité de la régie interne, des budgets et de l’administration a demandé à votre sous-comité d’examiner la façon dont les budgets de comité sont présentés au Sénat. Votre sous-comité comprend la préoccupation exprimée par certains sénateurs à savoir que le public n’est pas nécessairement conscient de la relation entre les budgets de comité présentés au Sénat pour approbation et les dépenses réelles. Par conséquent, certaines personnes pourraient croire à tort que les montants inclus dans les budgets de comité représentent les dépenses réelles. En réalité, au cours des 10 derniers exercices, les comités ont dépensé collectivement entre 17 et 54 p. 100 de leurs budgets totaux approuvés. Par conséquent, votre sous-comité s’est penché sur la façon dont il pourrait accroître la compréhension du public tout en respectant les exigences établies dans le Règlement administratif du Sénat.

Votre sous-comité fait remarquer que le Règlement administratif du Sénat (chapitre 3:06, 2 [1]) exige que les budgets de comité pour tout, sauf les projets de loi, le sujet des projets de loi ou les budgets des dépenses soient adoptés par le comité, présentés par le comité au Comité de la régie interne pour examen, et présentés au Sénat sous forme de rapport du comité, accompagnés du budget et de rapport du Comité de la régie interne.

Le Règlement administratif du Sénat exige aussi que le budget comprenne un état estimatif général du coût total de l’étude spéciale et un état estimatif détaillé des dépenses spéciales du comité pour l’étude pour l’exercice financier.

Votre sous-comité croit que la publication des budgets de comité dans les Journaux du Sénat est nécessaire pour la transparence. Ils comprennent des renseignements utiles concernant les plans de travail du comité, notamment à savoir si ses membres ont l’intention de se déplacer pour la conduite d’audiences publiques ou de missions de détermination des faits, et, dans l’affirmative, leurs destinations. Les budgets comprennent aussi le montant maximal qui peut être dépensé au titre des dépenses générales, ainsi que pour tout déplacement.

[Français]

Toutefois, il conviendra de noter que les budgets sont normalement élaborés en fonction de la possibilité que tous les membres du comité se déplacent, même si, en réalité, la taille de la délégation est habituellement bien moindre. Par exemple, au cours des trois derniers exercices, les délégations se sont composées de 3 à 9 sénateurs qui se déplacent, 7 sénateurs étant la taille la plus courante d'une délégation.

Puisque la plupart de ces comités ont prévu des budgets de déplacement pour 12 membres, il n'est pas surprenant que leurs dépenses soient bien moindres que le budget qui a été approuvé. En 2012-2013, par exemple, les comités ont dépensé entre 14 p. 100 et 65 p. 100 de leur budget approuvé pour les déplacements de leurs membres.

[Traduction]

Les dépenses réelles liées aux déplacements des membres des comités sont comprises dans un rapport annuel intitulé Direction des comités du Sénat — Rapport annuel des activités et des dépenses, ainsi que dans un rapport sessionnel au Sénat dans le cadre des Rapports aux termes de l’article 12-26 du Règlement. De plus, le Comité de la régie interne, des budgets et de l’administration a décidé plus tôt cette année que les rapports de dépenses postactivités des comités, qui comprennent une ventilation détaillée des budgets et des dépenses liés aux déplacements, devraient être rendus publics. Le premier de ces rapports publics doit être déposé à l’automne 2014.

Puisqu’il y a un délai important entre la présentation des budgets des comités pour approbation par le Sénat et celle des rapports des dépenses réelles, votre sous-comité recommande qu’à partir de septembre 2014, l’annexe B, qui comprend le montant recommandé par le Comité de la régie interne pour chaque déplacement, comprenne aussi un énoncé selon lequel les budgets approuvés par le Sénat pour chaque déplacement sont le montant maximal qui peut être dépensé pour ce déplacement. Les budgets prévoient normalement des fonds pour les déplacements de tous les membres du comité. En règle générale, une délégation réduite se déplace réellement et des efforts sont faits pour réaliser des économies additionnelles.

Par conséquent, on s’attend à ce que les dépenses réelles soient beaucoup inférieures au budget approuvé, et elles feront l’objet d’un rapport au Sénat. Tous les fonds excédentaires restants après un déplacement seront récupérés et peuvent être réattribués aux comités pour d’autres activités. La publication de cet énoncé dans les Journaux du Sénat au moment de l’application du budget devrait accroître la compréhension du public à l’égard du processus budgétaire des comités et fournir un contexte utile pour la compréhension des chiffres budgétaires, en particulier le fait qu’ils sont beaucoup plus élevés que les dépenses prévues.

Sachez que la lecture de ce rapport permet d’accroître la transparence et d’informer le public sur ce que nous faisons et, évidemment, de s’assurer que tous les sénateurs comprennent bien comment fonctionnent les règles des comités.

Je sais que vous avez sans doute trouvé que c’était un peu long et que vous vous demandez probablement pourquoi j’ai lu tout cela, mais j’estime important que le sous-comité et le Comité de la régie interne lui-même montrent bien leur volonté de communiquer l’information pertinente.

Le président: Sénateur, proposez-vous l’adoption de votre rapport par le comité?

Le sénateur L. Smith: J’en fais la proposition.

Le président: La proposition est secondée par la sénatrice Cordy. Y a-t-il des questions ou des observations?

Le sénateur Enverga: On indique ici que les comités ont dépensé entre 14 p. 100 et 65 p. 100 du budget approuvé. Pourquoi ne nous donnerions pas comme pratique courante d’établir nos prévisions de dépenses en fonction de ce qui est effectivement prévu pour la période visée? Disons que nous nous attendons à dépenser environ 65 p. 100 du budget alloué. Pourquoi ne pas faire nos prévisions en fonction d’une proportion d’à peu près 80 p. 100, plutôt que du montant total? Cela nous faciliterait les choses du point de vue de la comptabilité et des prévisions budgétaires.

Le sénateur L. Smith: C’est une excellente question. Nous en avons d’ailleurs discuté à différentes reprises au sein du comité. Je vais vous citer la réponse que nous recevons habituellement de Heather, car je lui ai moi-même posé la question, tout comme Jane et Marjorie l’ont fait également, pour savoir si l’on ne devrait pas budgéter en fonction de 6 sénateurs, plutôt que 12. En vertu du Règlement du Sénat, chaque comité peut emmener jusqu’à 12 sénateurs dans ses déplacements. La question suivante pourrait venir tout naturellement: Pourquoi alors ne pas changer les règles? Si un comité compte 12 membres, nous voulons nous assurer que chacun des sénateurs a l’occasion de participer à ses activités. Cela ne répond pas nécessairement à votre question, mais si nous voulons que chaque sénateur ait le droit de voyager ou de participer aux séances, nous devons budgéter en fonction du nombre total et nous assurer de bien comptabiliser le tout.

Sénatrice Cordy, vous aviez quelque chose à ajouter?

La sénatrice Cordy: Vous avez très bien répondu. Si un sénateur siège au sein d’un comité pendant 10 mois et qu’un voyage est organisé à Vancouver pour recueillir de l’information, j’estime qu’on devrait lui permettre d’y participer au même titre que tous les autres membres du comité, et que le président et le vice-président ne devraient pas être obligés de choisir les quatre, cinq ou six sénateurs qui pourront être du voyage.

Si vous devez être membre d’un comité et y contribuer à part entière, alors vous devriez pouvoir l’accompagner dans ses déplacements vers votre région du pays ou dans n’importe quelle région en fait, parce que ce voyage s’inscrit dans une étude que vous réalisez.

Le sénateur Enverga: Le fait est qu’il y en a trop du côté de l’opposition et qu’il devrait y avoir appariement avec les membres représentant le gouvernement, n’est-ce pas?

La sénatrice Cordy: Si le voyage s’effectue pendant l’été, en septembre ou lors d’une semaine de relâche, il n’y a pas de problème de pairage. Tout le comité peut se déplacer. Lorsque nous allouons des fonds, nous demandons à quel moment des voyages sont prévus. J’ai constaté récemment que la plupart des comités vont se déplacer durant les semaines de relâche, ce qui signifie, sauf erreur de ma part, et les whips pourront me corriger, qu’il n’y a pas de pairage. Est-ce bien cela, sénatrice Marshall?

La sénatrice Marshall: Oui, c’est exact. Si le Sénat siège, nous discutons habituellement de la chose entre nous. Je parle avec le sénateur Munson pour voir qui y va de chaque côté. Mais comme vous le disiez, si le Sénat ne siège pas, il est possible pour tous les membres du comité de voyager.

Le sénateur Enverga: Ne pourrait-on pas faire une exception dans le cas d’une semaine de relâche. Si ce n’est pas une semaine de relâche, nous devrions nous assurer que…

La sénatrice Cordy: Je ne sais pas pourquoi nous prendrions la peine de prévoir une exception. Pourquoi ne pas laisser les choses comme elles sont et permettre à tous les membres d’un comité de participer aux séances, peu importe l’endroit où elles se tiennent, en laissant aux whips le soin de déterminer si les circonstances exigent des mesures particulières.

Le sénateur Munson: Et compte tenu du nombre que nous sommes, tout le monde peut y aller.

Le président: Sénateurs, êtes-vous prêts à mettre la motion aux voix?

Le sénateur Lang: Il y a quelques semaines, j’ai posé une question sur nos méthodes budgétaires et on ne m’a pas directement répondu quant à savoir si nous procédions vraiment de la bonne manière.

Je vais voter en faveur de ce rapport, mais je crois que nous devrions envisager la mise en place d’un système qui obligerait les comités à indiquer où ils comptent se rendre, qu’est-ce qu’ils veulent y faire et pour quelle raison. Je ne comprends pas vraiment pourquoi nous devrions présenter une proposition de budget à cette étape. Nous avons tous admis que c’était un peu trompeur. J’ai l’impression qu’en fin de compte, ce sont les dépenses réelles qui devraient être rendues publiques de manière à ce que les gens connaissent les coûts effectivement engagés.

Le sénateur L. Smith: Vous soulevez là un excellent point, sénateur Lang. C’est exactement pour cette raison que le sous-comité a décidé de concert avec Heather et son groupe de produire un rapport qui sera présenté chaque année. Quelqu’un a demandé pourquoi on ne le ferait pas deux fois par année. Essayons d’abord de le faire une seule fois correctement. Nous voulons mettre en lumière les deux aspects de la question en indiquant ce que les comités sénatoriaux sont en mesure de faire et ce qu’ils font effectivement.

Si nous nous livrons à cet exercice de transparence, c’est pour montrer ce que les comités font en réalité. Les gens ne vont pas manquer de poser des questions semblables aux vôtres: « Pourquoi ne pas amener moins de personnes en déplacement ou ne pas mieux planifier votre budget de telle sorte que nous sachions dès le départ que vous n’allez dépenser que 45 p. 100 des sommes totales prévues? »

Cependant, lorsque nous présenterons ce rapport annuel, vous verrez les chiffres du comité A indiquant quel était son budget et quelles furent ses dépenses réelles, ce qui est tout à fait conforme au Règlement du Sénat. Nous voulons que tout le monde puisse savoir comment nous gérons les deniers publics.

C’est une excellente initiative mise de l’avant par Heather et son groupe. Nous n’allons pas nous en attribuer le mérite, car c’est Heather qui nous a donné l’occasion d’accomplir ce travail.

Oh, désolé, je parlais bien sûr de Heather Lank.

Le président: Sénateurs, merci pour ces observations. Comme vous pouvez tous le constater, d’importants efforts ont été déployés pour mettre les choses en route et aller dans la direction que tout le monde semble vouloir emprunter.

Êtes-vous d’accord pour que la motion soit adoptée?

Des voix: D’accord.

Le président: Merci.

Nous passons au point no 4 à l’ordre du jour, à savoir les demandes de fonds additionnels. Je vais inviter le greffier du Sénat à nous en parler. Le comité directeur a également mis les bouchées doubles dans ce dossier et nous avons quelques propositions à vous soumettre aujourd’hui.

Gary O’Brien, greffier du Sénat et greffier des Parlements, Sénat du Canada: Merci, monsieur le président. Honorables sénateurs, il s’agit aujourd’hui d’obtenir votre autorisation pour le financement de deux projets additionnels qui n’ont pas été inclus dans le budget en raison des mesures de restriction qui nous obligent à réduire notre budget dans une proportion de 5 p. 100 par rapport à son niveau d’il y a trois ans, ce que nous avons réussi à faire.

Il y a en outre d’autres projets qui ont été proposés depuis. Nous vous remercions d’ailleurs d’avoir approuvé la semaine dernière deux de ces projets: la participation à la conférence Asie-Pacifique qui se tiendra à Vancouver, soit une somme de 73 000 $ pour le présent exercice financier; et la mise à niveau du réseau parlementaire, une initiative conjointe que les deux chambres préparent depuis quelques années déjà, et à laquelle vous avez alloué un montant de 350 000 $.

Nous sommes rendus en juin. Nous avons effectué une analyse de notre budget qui nous permet de prévoir à ce moment-ci un excédent budgétaire de 400 000 $ pour l’administration du Sénat.

À l’automne, nous allons réexaminer les choses relativement à cet excédent. Plus nous nous approchons de la fin de l’exercice financier, plus nos chiffres sont confirmés et mieux nous voyons où nous en sommes.

Parmi les deux seuls projets encore sur la table qui doivent être financés avant l’ajournement estival, si vous êtes d’accord, il y a la deuxième phase de notre initiative Iris pour la mise à niveau des systèmes informatiques du secteur législatif. Ces systèmes sont pour ainsi dire désuets. Vous avez d’ailleurs déjà approuvé la phase un du projet qui portait essentiellement sur notre base de données pour les comités. Elle fut vraiment couronnée de succès, et nous en sommes ravis.

Lorsque nous avons amorcé l’initiative Iris, nous avons établi très clairement que le Comité de régie interne pouvait y mettre fin à l’issue de n’importe laquelle de ces étapes.

Nous voudrions maintenant passer à la phase deux et nous vous demandons votre autorisation. Le budget nécessaire pour le présent exercice financier se chiffre à 72 000 $. Si vous le désirez, nous pouvons vous fournir de plus amples détails sur la phase deux et sur les avantages qui en découleront pour les sénateurs.

L’autre besoin financier à combler est relié à l’aide que nous devons dispenser pour appuyer le travail du vérificateur général. Bien que le projet ait été entrepris au cours du dernier exercice financier, nous n’avions aucune idée du temps qu’il faudrait pour le mener à terme. Cela représente énormément de travail. Nos spécialistes des finances ont déployé beaucoup d’ardeur et d’efficacité pour fournir aux collaborateurs du vérificateur général les nombreux documents qu’ils souhaitent obtenir. Je crois qu’il y a 40 vérificateurs sur place qui demandent sans cesse de l’information que nos employés parviennent à leur fournir dans le délai de cinq jours que nous nous sommes engagés à respecter. Les représentants du Bureau du vérificateur général sont très satisfaits du service que nous leur offrons.

Nous avons toutefois besoin de financement additionnel pour pouvoir maintenir ce niveau de service, et il nous faut 120 000 $ pour ce faire. Si l’on envisage ces quatre initiatives dans leur ensemble, l’excédent anticipé de 400 000 $ dont je vous parlais pour l’administration du Sénat nous permettra de financer le projet de 350 000 $ pour la mise à niveau du réseau parlementaire que vous avez déjà approuvé tout en nous procurant, à peu de choses près, les 72 000 $ demandés pour la seconde phase du projet Iris.

Nous considérons pouvoir également trouver des fonds à même les sommes prévues dans notre budget pour nos comités. Nous y en avons en effet affecté des ressources nettement suffisantes dans notre budget du Sénat, malgré l’objectif de réduction sur trois ans que nous avons atteint.

L’excédent projeté à ce moment-ci pour le budget des comités se chiffre également à quelque 400 000 $. Nous demandons à puiser à même le budget des comités un montant total de 193 000 $, soit les 73 000 $ déjà approuvés pour la conférence Asie-Pacifique, et les 120 000 $ demandés pour le soutien au Bureau du vérificateur général. On en arrive donc à un montant d’environ 200 000 $, ce qui laisserait une somme équivalente en excédent dans le budget des comités.

Le sénateur Campbell: Merci beaucoup, monsieur le président. J’aurais quelques questions. Il est possible que je confonde les choses, mais je m’inquiète toujours du phénomène de la frénésie du mois de mars, comme on l’appelle au sein du gouvernement de la Colombie-Britannique. Les gens ont prévu un excédent, mais lorsque la fin de l’exercice approche, on commence à sortir l’argent et à le dépenser à gauche et à droite.

Je me demande donc pourquoi ces différentes étapes n’étaient pas simplement inscrites dans le processus budgétaire au départ de telle sorte que nous puissions faire des choix d’entrée de jeu.

Je n’aime pas cette façon de concevoir les choses. À mes yeux, un excédent budgétaire est tout aussi regrettable qu’un déficit. Cela indique que la planification n’a pas été suffisamment minutieuse. Pourquoi toutes ces initiatives n’étaient-elles pas inscrites dans le budget initial?

M. O'Brien: Eh bien, l’idée de la participation à la conférence Asie-Pacifique est arrivée sur le tard.

Le sénateur Campbell: Non, je parle du fait que nous avons un excédent anticipé de 400 000 $ et que nous voulons maintenant aller y puiser un autre 200 000 $.

M. O’Brien: Eh bien, je ne peux pas inscrire des dépenses au budget si je n’ai pas les moyens de les assumer. C’est aussi simple que cela, et lorsque nous avons établi notre budget en décembre de l’an dernier, nous n’avions pas de fonds pour ces projets étant donné les restrictions que l’on nous imposait.

Bien que l’on ne puisse jamais être certain de rien dans la vie, nous savions qu’il y avait de fortes chances que ces projets aillent de l’avant. Deux options s'offraient à nous. Nous pouvions tenter de financer ces initiatives à même les fonds déjà prévus ou bien demander du financement additionnel dans le cadre du Budget supplémentaire des dépenses. Ce n’est pas cette dernière option qui est retenue à ce moment-ci.

Le sénateur Campbell: Je comprends.

Le président: Sénateur, me permettez-vous une simple observation? Depuis que je suis président de ce comité, nous nous en tenons à un principe bien simple: nous cherchons à réaliser les choses que nous avions prévues pour le cycle budgétaire en cours. Il va de soi que je souscris au principe fondamental dont découle votre préoccupation. Nous n’avons ménagé aucun effort, tant au sein du comité que du sous-comité. Certains de ces projets nous sont arrivés sans qu’on les ait prévus. Le greffier a traité des pressions qui s’exercent sur nous. Le comité s’est livré à l’exercice budgétaire habituel l’an dernier, et voilà où nous en sommes. J’espère toutefois que nous serons en mesure à l’avenir de faire un meilleur travail de préparation budgétaire de façon à ce que nous puissions nous en tenir au cycle budgétaire pour l’exercice en cours. Merci d’avoir soulevé cet élément.

Quelque chose à ajouter, sénateur?

Le sénateur Campbell: Je vous remercie. C’est sans doute l’effet d’un genre de psychose qui m’affecte lorsque nous approchons de la fin juin, mais pourquoi n’écririons-nous pas au vérificateur général pour lui demander de nous rembourser pour les services que nous offrons à son bureau? Le vérificateur général peut embaucher tout le personnel dont il a besoin, mais ce n’est pas notre cas. Nous voilà coincés dans une situation où notre personnel doit non seulement accomplir son travail habituel mais aussi faire des courbettes devant le vérificateur général, comme ce fut le cas au cours de la dernière année et c’est ainsi que débutera aussi la prochaine. Je propose donc que nous lui écrivions pour lui indiquer combien il nous doit pour le maintien de ce service, comme il est pratique courante de le faire entre deux organisations. Le vérificateur général peut agir comme bon lui semble, mais c’est nous qui en ressentons les effets. Je suis persuadé qu’il serait ravi de recevoir une lettre semblable.

Le président: Le sénateur Campbell a soulevé un point important en faisant état des pressions qui s’exercent sur cette honorable institution. À mon sens, nous y avons réagi de façon sérieuse et responsable, mais il y a des coûts associés à tout cela. Il faut notamment penser à notre personnel qui doit fournir ces milliers de documents de toutes sortes dans les délais prescrits. Cela ne se fait pas tout seul. Il faut que quelqu’un épluche les dossiers pour retrouver ce coupon de taxi qu’on lui demande de produire. Ce sont autant de coûts qui nous ont été imposés.

Ces documents à produire soulèvent aussi une problématique d’ordre plus général. Nous avons tous vu ce qui s’est passé à l’autre chambre. On compte y ajouter 40 années-personnes au coût de 4 millions de dollars pour répondre à cette volonté exprimée de plein droit par la population canadienne. Nous allons effectivement faire le nécessaire, mais cela entraîne certains coûts. Nous devons planifier de manière à pouvoir réagir à cette évolution de notre environnement. Je suis très fier du travail accompli par notre comité pour y parvenir de la façon la plus responsable possible, sans pour autant multiplier les dépenses.

Le sénateur Campbell: Je ne voudrais pas trop insister, mais nous essayons de fonctionner davantage suivant un modèle d’affaires. Dans un tel contexte, il faut que les autres organisations gouvernementales soient conscientes des répercussions de leurs activités sur les nôtres.

Le président: Vous avez raison.

Le sénateur Campbell: Si nous étions effectivement dans un modèle d’affaires, ce n’est certainement pas nous qui paierions pour les services que nous offrons.

Le président: Oui.

Le sénateur Campbell: On s’attendrait à ce que l’autre organisation assume ces frais.

Le président: Merci, sénateur.

La sénatrice Marshall: J’ai quelques questions. Je veux m’assurer de bien comprendre où nous en sommes financièrement parlant. Vous avez dit que l’on projetait des économies de 400 000 $ pour l’administration du Sénat. Est-ce que ces économies vont nous servir à payer pour la participation à la conférence Asie-Pacifique et pour la mise à niveau du réseau parlementaire?

Bonnie Marga, contrôleur, Direction des finances et de l’approvisionnement: Le montant de 73 000 $ nécessaire pour la conférence Asie-Pacifique provient des budgets prévus pour les comités, alors que les 350 000 $ requis pour la mise à jour du réseau parlementaire sont tirés du budget consacré à l’administration du Sénat. Ce sont les deux initiatives qui ont été approuvées la semaine dernière.

La sénatrice Marshall: On nous dit que l’on projette des économies de 400 000 $ au chapitre de l’administration. Est-ce que ces 350 000 $ dont vous venez de parler proviennent de ces économies?

Mme Marga: Oui.

La sénatrice Marshall: Il nous resterait donc en fait seulement 50 000 $ de ces 400 000 $ économisés?

Mme Marga: Oui.

La sénatrice Marshall: Vous indiquiez qu’il devait nous rester 200 000 $, mais ce ne sera que 50 000 $.

Mme Marga: La seconde phase du projet Iris coûtera 72 000 $. Si l’on ajoute les 350 000 $, on en arrive à un total de 422 000 $. Nous avons effectivement prévu un excédent de 400 000 $ dans le budget d’administration du Sénat, mais je crois que nous serons capables de récupérer 422 000 $.

La sénatrice Marshall: Le problème vient surtout du montant de 120 000 $ dont nous avons besoin pour le travail de nos spécialistes des finances?

Mme Marga: Oui.

La sénatrice Marshall: En fait, il s’agissait au départ de 220 000 $, mais nous avons injecté 100 000 $ à même le budget du Sous-comité de la vérification?

Mme Marga: C’est bien cela.

La sénatrice Marshall: Nous cherchons en fait 120 000 $, et peut-être même jusqu’à 150 000 $.

Mme Marga: Oui.

La sénatrice Marshall: Nous n’avons pas encore cerné les économies que nous pourrions utiliser à cette fin.

Mme Marga: Nous ciblons le budget des comités.

La sénatrice Marshall: Encore une fois?

Mme Marga: Oui, encore une fois. À l’heure actuelle, une somme totale de 2,1 millions de dollars a été allouée aux comités. Ce comité a approuvé un montant de 2,1 millions de dollars à même un budget de 1,9 million, mais nous savons que certaines sommes pourront être récupérées auprès des comités. Le sénateur Smith nous a expliqué tout à l’heure que les comités dépensent en moyenne entre 17 p. 100 et 54 p. 100 des budgets approuvés chaque année, ce qui nous permet d’établir à quelque 400 000 $ l’excédent escompté pour les comités.

La sénatrice Marshall: Il ne faut toutefois pas oublier que nous sommes encore au début de l’exercice financier.

Mme Marga: Oui.

La sénatrice Marshall: Pour ce qui est des comités.

Mme Marga: Oui.

La sénatrice Marshall: Faut-il craindre d’autres surprises quant aux demandes de financement additionnel?

Mme Marga: Il y a encore quelques inconnues. Je ne crois pas qu’il y ait actuellement de besoins additionnels dont nous puissions être absolument sûrs, car certaines incertitudes planent. Il y a notamment la négociation collective. Nous avons entamé les négociations avec le syndicat et nous ne savons pas ce qu’il en résultera. Il y a aussi une étude en cours sur la rémunération du personnel des sénateurs. Il y a également l’initiative de paye en arrérages qui a été présentée au comité il y a quelques semaines.

La sénatrice Marshall: Oui.

Mme Marga: C’est une initiative importante qui se chiffrera à 1,6 million de dollars.

La sénatrice Marshall: Oui.

Mme Marga: Nous avons en outre l’étude sur les communications qui se poursuit.

La sénatrice Marshall: Oui.

Mme Marga: Nous n’avons pas encore d’estimation des coûts pour cette étude.

La sénatrice Marshall: Je vois.

Mme Marga: Il y a finalement l’achat des scanneurs qui devait se faire lors du dernier exercice financier, mais il y a eu un problème avec le processus d’approvisionnement. Nous sommes maintenant de retour à l’étape de la demande de propositions.

La sénatrice Marshall: Quelle est la somme prévue pour les scanneurs?

Mme Marga: Nous ne le savons pas encore. Il faut d’abord procéder à la demande de propositions.

La sénatrice Marshall: Est-il question de dizaines de milliers, de centaines de milliers ou de millions de dollars?

Mme Marga: Si tous les éléments dont j’ai parlé se concrétisent, sans compter la paye en arrérages.

La sénatrice Marshall: Oui.

Mme Marga: On se rapprochera effectivement du million de dollars.

La sénatrice Marshall: Ce serait donc 1 million plus le montant de 1,6 million pour la paye en arrérages?

Mme Marga: Oui.

La sénatrice Marshall: D’accord. Alors, quelque part, il y aura peut-être un problème d’environ 2,6 millions de dollars.

En ce qui concerne le montant supplémentaire dont nous avons besoin pour le travail des spécialistes des finances, 100 000 $ ont déjà été injectés à même le budget du Sous-comité de la vérification, et il nous manque donc 120 000 $; la dépense a-t-elle été engagée?

Mme Marga: Non, pas encore. Une partie de notre personnel a des contrats qui expirent à la mi-août. Si nous voulons les prolonger, c’est dans ce cas que le montant de 120 000 $ est nécessaire.

La sénatrice Marshall: D’accord. Pour terminer, je veux dire que si nous approuvons le montant pour la phase deux et les 120 000 $ pour les spécialistes des finances, il nous faudra dégager une partie des fonds du budget des comités. Une fois que nous l’aurons approuvé, nous devrons geler le budget pour nous assurer que nous ne le dépensons pas.

M. O’Brien: Oui.

Le sénateur Downe: Je veux seulement poser une autre question à ce sujet. Le montant de 120 000 $ pour le vérificateur général ne sert qu’à la prolongation des contrats d’employés actuels?

Mme Marga: Oui.

Le sénateur Downe: Combien de personnes avons-nous embauchées pour la vérification?

Mme Marga: Nous avons une équipe de trois employés: un agent principal des finances, un agent des finances et un commis aux finances. Ils y travaillent à temps plein.

Le sénateur Downe: S’agit-il de trois nouveaux employés?

Mme Marga: En fait, nous avons pris certains de nos employés actuels pour y travailler et nous avons remplacé ces trois postes par des postes pour période déterminée au Sénat.

Le sénateur Downe: Et quelle est la durée des contrats — six mois?

Mme Marga: Nous avons des contrats qui se terminent à la mi-août, et ils seraient donc prolongés jusqu’à la fin de l’exercice, ce qui fait presque six mois, oui.

Le sénateur Lang: Eh bien, je ne sais pas par où commencer. Pour être honnête, je suis un peu consterné par les montants dont nous parlons. Il y a deux semaines, nous parlions de 1,6 million de dollars, et cela n’a pas vraiment à voir avec le Sénat, mis à part que nous devons payer la facture. Par la suite, nous avons continué avec un certain nombre d’autres programmes au cours des dernières semaines.

Les montants ne cessent d’augmenter, et nous allons résoudre nos problèmes en gelant le volet le plus important du Sénat, c'est-à-dire les travaux du comité. Cela m’inquiète. Si c’est de cette façon que nous ferons fonctionner le Sénat, je pense que c’est vraiment inacceptable.

Je veux seulement dire quelque chose. Je ne savais pas que nous dépensions un montant additionnel de 100 000 $ pour la vérification. J’ignore si cela a déjà été présenté au comité globalement. Je parle des 100 000 $ injectés à même le budget du Sous-comité de la vérification. Et voilà maintenant qu’à cela s’ajoute 120 000 $. Nous en sommes maintenant à 220 000 $.

D’après ce que je comprends, nous étions censés être aux trois quarts de la vérification. Tout à coup, l’argent que nous demandons dépasse les montants que nous avons alloués. En toute honnêteté, en tant que membre du comité, je n’étais pas du tout au courant, et c’est peut-être un oubli. J’aimerais savoir si c’était dans le procès-verbal du Comité de la régie interne, si nous étions au courant de cela.

Comme l’a dit le sénateur Campbell, le vérificateur général devrait peut-être payer pour cela. Je pense que c’est un débat pertinent. Je ne pense pas que nous devrions rejeter cela du revers de la main.

Le sénateur L. Smith: J’aimerais faire une précision pour tout le monde. Il s’agit du plan d’activités de l’Administration du Sénat. Le plan d’activités comprend des budgets et surtout un plan stratégique et toutes les questions des dépenses à venir. Nous avons des questions importantes liées aux logiciels que nous avons depuis 1994 et 1998 et à des systèmes qui sont dépassés.

Si notre comité a ce type de discussions, il est important que tout le monde sache que tous ces renseignements sont dans le plan. La question qui se pose est la suivante: comment établissons-nous la méthode pour les critères concernant le processus de planification?

Pour les gens qui ne sont pas toujours au comité, c’est nouveau. Si on est là une fois, c’est vraiment difficile.

Le sénateur Enverga: C’est vrai.

Le sénateur L. Smith: Nous comprenons cela. Toutefois, pour les gens qui sont des membres réguliers du comité, il est vraiment important que, si nous voulons fonctionner en suivant un modèle d’affaires — et je pense que nous prenons des mesures importantes en ce sens sous la direction du sénateur Kinsella —, les gens s’informent, de sorte que lorsque nous en discutons, personne ne se dit « Eh bien, je ne savais pas que cela existait. » Tout est là. Gary et son groupe l’ont bien décrit. C’est clair, précis et c’est une orientation stratégique. Il divise cela en deux catégories.

J’incite les gens à lire ceci, de sorte que lorsque nous tenons ces discussions, notre objectif correspond à ce que le sénateur Campbell a soulevé. Peut-être que la méthode de planification, la façon dont nous engageons les 2 millions de dollars de dépenses pour les besoins en capital pour 2014 — nous devons peut-être changer la façon dont nous planifions cela, au lieu d’examiner ce que nous pouvons faire durant l’année lorsque nous avons les dernières estimations et les sommes récupérées. Ce que nous devrons faire, c’est prendre plus de risques dans le processus de planification, déterminer nos besoins, notre budget et la façon dont nous procéderons. C’est utile si les membres du comité qui sont constamment ici le comprennent en même temps.

Pour être juste envers le greffier et ses collègues, ce n’est pas une attaque contre eux — et je ne dis pas que c’en est une —, mais nous sommes mieux informés pour prendre de meilleures décisions.

Le sénateur Furey: Je veux seulement revenir à ce que le sénateur Lang a dit. Sénateur Lang, je conviens que lorsque c’est la débandade pour le processus budgétaire, cela devient très préoccupant. Toutefois, dans ce cas en particulier, la partie la plus importante des dépenses supplémentaires, c’est le montant de 1,6 million pour la paye en arrérages qui est sorti de nulle part, pour des raisons indépendantes de notre volonté; personne ne pouvait s’y attendre, et nous n’avions absolument rien à voir avec cela.

Pour ce qui est de geler le budget des comités, cela a toujours été un problème. Cependant, si l’on examine de près ce qu’a dit le sénateur Smith sur l’utilisation du budget des comités, je ne pense pas que cela poserait problème si nous devions le geler. Compte tenu du taux d’utilisation, je ne pense pas que nous nuirons aux travaux des comités sénatoriaux.

Le sénateur Lang: Je comprends ce que le sénateur Furey vient de dire, mais en ce qui me concerne, en tant que membre du comité, je me suis présenté ici ce matin et on me dit qu’il y a un autre montant, 120 000 $, pour le vérificateur général. Voici la question que je me pose: quand avons-nous appris que nous avions besoin d’un montant additionnel de 120 000 $, et pourquoi on me le dit juste avant les vacances, de sorte que notre comité ne peut pas examiner attentivement la question?

Parfois, j’ai l’impression que lorsque nous venons ici, on s’attend à ce que nous approuvions certaines décisions les yeux fermés, mais les décisions ont déjà été prises, et je me demande donc parfois pourquoi nous tenons la réunion.

Cela me pose vraiment problème. À mon sens, 120 000 $, c’est beaucoup d’argent, et il y a également un principe très important sous-jacent dont nous ne devrions pas avoir peur de discuter et que nous ne devrions pas hésiter à soulever en ce qui concerne le comité. Cependant, nous sommes ici à 10 h 10, alors que nous avons tous d’autres obligations, et nous sommes censés prendre une décision. Je dois dire qu’en tant que membre du comité, je ne crois pas avoir été bien servi.

Le président: Honorables sénateurs, puis-je recevoir une motion visant à accepter les deux recommandations que nous avons: concernant la phase 2 et la mise à jour du réseau parlementaire et le soutien au BVG?

Elle est présentée par l’honorable sénateur Doyle et appuyée par l’honorable sénatrice Marshall. Êtes-vous prêts pour la question?

Le sénateur Lang: Je m’abstiendrai.

Le président: Que tous ceux qui sont pour la motion lèvent la main s’il vous plaît. Ceux qui sont contre? Que le compte rendu en fasse mention.

Honorables sénateurs, nous savons que c’est un travail difficile — c’est complexe — et je vous remercie beaucoup de votre travail.

Le sénateur Furey: Chers collègues, hier, lorsque nous avons discuté du Plan principal de sécurité ainsi que de la Politique régissant les déplacements des sénateurs, on ne savait pas trop si les rapports seraient présentés à la Chambre ou déposés à titre d’information. Je crois que l’intention était de les déposer à titre d’information, mais pas pour qu’ils fassent l’objet de débats.

Je demande à mes collègues s’ils appuient une motion pour que soient déposés à titre d’information les deux rapports cet après-midi.

Le président: La motion est proposée par le sénateur Furey, et appuyée par la sénatrice Cordy. D’accord?

Des voix: D’accord.

Le président: Mesdames et messieurs les sénateurs, je vous remercie beaucoup de votre travail aujourd’hui. La séance est levée.

(La séance est levée.)