Délibérations du comité permanent de la
Régie interne, des budgets et de l'administration
Fascicule 2 - Témoignages du 5 décembre 2002
OTTAWA, le jeudi 5 décembre 2002
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration se réunit à 9 h 05 pour l'examen des affaires administratives et autres.
Le sénateur Lise Bacon (présidente) occupe le fauteuil.
[Traduction]
La présidente: Honorables sénateurs, j'ai des annonces à faire. La semaine prochaine, nous siégerons dans la matinée le 10 décembre et aussi le 12 décembre.
M. Paul C. Bélisle, greffier du Sénat et greffier du comité: À quelle heure le comité se réunira-t-il le 10 décembre?
La présidente: Je n'ose pas en parler, parce que nous n'en sommes jamais sûrs. Le 12 décembre, nous traiterons du rapport sur les budgets des comités. Je vous demande de le noter dans vos agendas, honorables sénateurs.
[Français]
Le sénateur Gauthier: La date a-t-elle été reportée au 12 décembre? On nous a dit que la date butoir était le 3 décembre. Est-ce que cette date a été changée pour le 10 décembre?
La présidente: Non.
Le sénateur Gauthier: C'est ce que les greffiers nous disent en comité.
La présidente: Il y a des budgets de comité qui seront présentés aujourd'hui. D'autres comités se présenterons mardi. Il faudra attendre mardi pour discuter des autres comités et on reviendra jeudi avec le rapport final. Cela va?
Le sénateur Gauthier: Oui.
[Traduction]
La présidente: Une délégation russe doit venir assister à notre séance dans quelques instants, mais elle n'est pas encore arrivée. Nous allons commencer notre réunion et les accueillir plus tard.
Au point 2 de l'ordre du jour: le deuxième rapport du Sous-comité du programme et de la procédure sur les budgets des comités.
[Français]
Honorables sénateurs, le sous-comité a le plaisir de présenter son deuxième rapport sur les budgets des comités. Comme vous le savez, plusieurs présidents de comité ont comparu devant le sous-comité pour défendre leur requête budgétaire. Leurs arguments étaient convaincants et le sous-comité est sensible aux besoins de procurer des fonds aux comités aussi tôt que possible.
Cela étant, le sous-comité a soigneusement examiné les propositions, les priorités identifiées par les présidents, et en est venu d'une entente concernant l'allocation des fonds sous réserve d'un certain nombre de principes directeurs.
[Traduction]
Ces principes insistent notamment sur le fait que les limites budgétaires doivent être respectées, étant donné surtout que le discours du Trône insiste sur l'austérité financière. Pour le reste de l'exercice, 1,3 million de dollars est disponible pour les comités. Nous avons une assez bonne idée de leurs besoins probables, mais une certaine incertitude demeure. Il faut donc faire preuve de prudence. Nous savons qu'il reste au moins encore quatre budgets à présenter. Les fonds devraient être débloqués de manière à faciliter le travail des comités et, si possible, les présidents de comités ne devraient avoir à comparaître qu'une fois devant le sous-comité.
Dans la mesure du possible, le déblocage des fonds doit permettre aux comités de planifier leur travail d'ici la fin de l'exercice. Comme il n'y a pas suffisamment de fonds pour répondre à toutes les demandes, il nous faudra faire des choix difficiles.
Les priorités fixées par les présidents doivent être prises en compte, de même que le moment où sont effectuées les dépenses. Les comités doivent comprendre ce qui est financé.
Le Comité de la régie interne a déjà décidé que les fonds prévus et accordés mais non utilisés pour une initiative particulière devront être rendus pour réaffectation soit au même comité pour un autre projet soit à un autre comité. Le Sénat a exprimé son appui aux audiences publiques. Les audiences publiques sont coûteuses et doivent être financées à 100 p. 100 afin que tous les membres d'un comité puissent y participer. Bien entendu, si moins de sénateurs que prévu y participent, le reste des fonds sera réaffecté.
Les missions d'enquête factuelles doivent être financées de manière à permettre à six sénateurs et à deux membres du personnel de se déplacer. Il faut privilégier davantage les voyages au Canada. Par conséquent, pour les missions d'enquête factuelles au Canada, on devrait financer le déplacement de neuf sénateurs et de trois membres du personnel.
Les conférences doivent être financées de manière sélective, en prenant en compte le comité qui doit y assister et les priorités signalées au sous-comité. Les fonds pour l'aide de spécialistes en recherche doivent être fournis si la bibliothèque du Parlement ne peut accorder les ressources nécessaires et si aucun fonds n'a été octroyé pour des spécialistes en communication ou des budgets législatifs. On recommande un niveau de financement raisonnable pour les spécialistes en communication, dans le cas des études spéciales.
[Français]
Dans les aspects de ces principes directeurs, le sous-comité a établi les allocations de fonds recommandées dans le deuxième rapport. Le sous-comité croit que dans tous les cas ou presque, l'allocation recommandée sera suffisante pour répondre aux besoins du comité jusqu'à la fin de l'année financière.
Ces allocations recommandées totalisent 1 122 047 $ et, en outre, 54 400 $ ont déjà été alloués au Comité sénatorial permanent des affaires sociales, des sciences et de la technologie pour son étude sur les soins de santé.
[Traduction]
Le rapport recommande aussi qu'un processus soit suivi pour le transfert de fonds entre différents types de voyages.
Je demande l'adoption du deuxième rapport du sous-comité.
Avant de passer aux questions, je souhaite la bienvenue à la délégation russe qui représente la Commission de l'économie interne et du contrôle financier interne du conseil de la Fédération de Russie qui passera quelques minutes avec nous, pour voir comment nous fonctionnons, au Canada. J'espère que la délégation trouvera l'expérience intéressante. Bienvenue à notre séance.
[Français]
Le sénateur Gauthier: Les soumissions qui ont été étudiées par le sous-comité directeur, et soumises par les comités permanents, ont toutes un ordre de renvoi pour justifier ces dépenses, j'imagine? Quand on parle de 165 000 $ pour l'agriculture, il y a un ordre de renvoi du Sénat pour couvrir ces sommes, n'est-ce pas? Quand on parle de 193 000 $ pour les affaires étrangères, il y a un ordre renvoi aussi pour ces fonds?
La présidente: On nous a donné les explications nécessaires et nous avons agi en conséquences. Nous avons adopté des décisions suivant les explications et même certaines priorités ont été faites.
Le sénateur Gauthier: Ma question est spécifique: est-ce qu'il y a eu un ordre de renvoi du Sénat? À ce que je sache, il n'y en a pas eu.
M. Bélisle: Effectivement, il y a eu un ordre de renvoi du Sénat. Le directeur des comités est ici, elle pourrait attester ce que je dis. Il y a eu un renvoi, oui.
Mme Lank: Oui, d'après les règlements du Sénat, le budget peut être soumis à la régie pour considération après l'ordre de renvoi du Sénat seulement. Alors, dans tous les cas où il y a une recommandation d'allocation de fonds, c'est pour des études qui ont été approuvées par le Sénat.
Le sénateur Gauthier: Il y a de nouveaux comités, les langues officielles, par exemple, nous avons une nouvelle présidente, un nouveau greffier, ils ne sont peut-être pas familiers avec tout le système.
La présidente: Votre nouvelle présidente se présentera devant nous la semaine prochaine.
Le sénateur Robichaud: Aujourd'hui, nous avons devant nous le rapport qui représente 1,122 millions de dollars, et en plus on avait déjà approuvé 54 400 dollars.
La présidente: Pour les affaires sociales qui ont comparu devant nous il y a quelque temps.
Le sénateur Robichaud: Je crois que d'autres comités auront aussi des demandes. Actuellement, le budget du Comité sénatorial permanent des Transports et des communications, n'est pas inclus, ainsi que le Comité sénatorial permanent sur les langues officielles, et quelques autres.
La présidente: Il y en a quatre qui doivent comparaître la semaine prochaine.
Le sénateur Robichaud: Cela nous laisse quoi?
La présidente: Nous avons un budget total d'un 1,3 million de dollars.
Le sénateur Robichaud: Cela veut dire que 180 000 $ resterait à débourser aux comités qui n'ont pas encore été considérés parce qu'ils n'ont pas reçu leur ordre de renvoi.
La présidente: C'est pour cela que dans les principes que nous avons adoptés, nous suggérons que lorsque les sommes ne sont pas dépensées, qu'elles soient remises. Une réallocation est faite soit à ce comité, s'il y a des besoins, ou à d'autres s'il y a d'autres besoins.
Le sénateur Robichaud: Est-ce qu'on peut prévoir qu'il y aurait quand même un certain montant qui resterait dans le fonds pour les imprévus?
La présidente: C'est la discussion qu'on a eue cette semaine. Il faut se garder une marge de contingence. Un petit coussin. Nous avons prévu de garder un tout petit coussin, mais très peu. Nous avons fait le maximum pour allouer des sommes qui pouvaient aider les comités.
[Traduction]
Le sénateur Stratton: Ma question est dans la même veine. Nous avons un budget de 1 122 047 $. Il reste quatre mois dans l'année financière, pour dépenser cette somme. Peut-être n'y arriverons-nous pas.
La présidente: Certains disent que si, que nous y arriverons.
Le sénateur Stratton: Comme M. Bélisle l'a dit plus tôt, on prévoit habituellement qu'un pourcentage sera dépensé, et il finit par l'être.
La présidente: C'est habituellement 70 p. 100.
Le sénateur Stratton: Est-ce que la même règle s'applique aujourd'hui?
La présidente: C'est 70 p. 100.
Le sénateur Stratton: Si on tient compte des tendances historiques, nous parlons en fait de 700 000 $. C'est la somme à laquelle nous devons penser.
[Français]
Le sénateur Robichaud: Si on accepte cette pratique de ne dépenser que 70 p.100, pouvons-nous nous fier à cette marge de 30 p. 100 justement pour notre marge de contingence?
La présidente: Non, il faut garder un autre montant, c'est le montant que nous pensons pouvoir garder comme coussin.
[Traduction]
Le sénateur Kroft: J'ai un commentaire à formuler. Même si, traditionnellement on n'a pas tout dépensé, il serait risqué de prévoir que nous le dépensions pas, nous le savons tous. Pensons aux inondations en République tchèque dont on a dit que le risque qu'elles se produisent était d'une en 500 ans; cela pourrait tout de même se reproduire l'an prochain. Les analyses statistiques sont dangereuses. Il importe donc de prévoir une réserve, même si en regardant les fonds prévus on pourrait croire qu'il y a nécessairement une réserve. Ce pourrait être un jeu dangereux.
J'aimerais savoir si une estimation du pourcentage a été appliquée. Peut-on dire qu'en général les comités reçoivent 50 p. 100, 60 p. 100 ou 70 p. 100, ou est-ce que ce pourcentage varie, selon les circonstances.
La présidente: Ce n'est pas ainsi qu'on fait l'évaluation. C'est plutôt en fonction de la valeur apparente.
Le sénateur Kroft: Par le passé, nous avons essayé de faire une estimation du pourcentage pour tous les comités, mais pas cette fois-ci. Chaque cas a été examiné individuellement. Un comité peut avoir reçu 100 p. 100 et un autre, 50 p. 100 de la somme demandée.
La présidente: Quand on nous le demande, nous accordons le montant de 3 000 $. C'est le montant maximal.
Mme Lank: Il importe peut-être de rappeler qu'il y a divers types de dépenses. Par exemple, pour les audiences publiques, il faut un financement complet, alors qu'il y a plus de souplesse pour une mission d'enquête factuelle. Cela a été pris en compte. Selon le plan de travail de chaque comité, cela peut avoir un effet sur la somme octroyée.
Pour les conférences, cela varie. Dans certains cas, un comité peut avoir précisé à quelle conférence il veut assister, à quelle date, à quel moment et pourquoi. D'autres ont simplement déclaré vouloir de l'argent pour assister à des conférences. Il revient alors au sous-comité de déterminer comment ces sommes seront accordées. On a procédé au cas par cas, en analysant les besoins exprimés et leur conformité aux lignes directrices fixées par le sous-comité.
Le sénateur Kroft: Est-ce que certains comités croyaient qu'il y avait un problème parce que leur plan de travail était loin d'être bien documenté?
La présidente: Je suis convaincue qu'ils voudraient tous plus d'argent.
Le sénateur Kroft: Un ou deux comités peuvent penser ne pas avoir eu la chance de mettre en oeuvre un projet important. Y a-t-il des initiatives faisant l'objet d'un ordre de renvoi du Sénat qui n'ont pu être mises en oeuvre pour cette raison?
La présidente: Nous avons noté les dates des conférences auxquelles ils voulaient assister et les dates des divers voyages envisagés afin qu'à la fin février, s'il reste suffisamment d'argent, on puisse le réaffecter aux comités qui pourraient en avoir davantage besoin. Pour l'instant, nous croyons disposer de suffisamment d'argent. Ils en ont suffisamment pour leurs études spéciales ainsi que pour leurs propres projets d'étude.
Le sénateur Bolduc: Je vois que le Comité des peuples autochtones veut 125 000 $ pour des frais de transport. C'est la même somme pour le Comité de l'agriculture alors que le Comité des banques demande moins de la moitié de cette somme. Le Comité de l'énergie et le Comité des pêches demandent chacun 87 000 $ pour la même chose. Le Comité des affaires étrangères demande 145 000 $ et le Comité de la sécurité nationale et de la défense, 102 000 $. Ces sommes sont pour sept comités. Nous avons 11 comités et si d'autres veulent se déplacer, je ne crois pas qu'ils aient les moyens de faire autre chose qu'un aller-retour entre Hull et Ottawa.
La présidente: Il faudra un jour limiter le nombre d'études spéciales à deux ou trois par an, en stipulant que les rapports doivent être présentés à la fin de l'année, pour ne pas financer des comités pendant 2, 3 ou 4 années de suite.
Le sénateur Bolduc: Nous aurons sept rapports à la fin de ces études et pour chacun, les frais de transports, en moyenne auront coûté 100 000 $. Dans certains cas, ce sera 125 000 $ et pour d'autres, 45 000 $ ou 80 000 $. Certains comités n'ont pas encore présenté leurs demandes et il ne nous reste que 180 000 $. Connaissez-vous les besoins de transport des autres comités? En avez-vous tenu compte?
La présidente: Oui.
Mme Lank: Il est peut-être bon de savoir qu'aucun comité qui a demandé de voyager n'a essuyé de refus. Si vous examinez cette proposition, vous constaterez qu'aucun comité n'a pu tenir d'audiences publiques. Tous les comités qui les ont demandées ont reçu des fonds pour voyager.
Comme la présidente l'a dit, on nous a donné une idée des quatre budgets à venir, et nous croyons avoir suffisamment d'argent. Nous ne nous attendons pas à des demandes élevées pour les quatre budgets restants, mais les choses peuvent encore changer, d'ici à ce qu'ils soient approuvés et présentés.
[Français]
Le sénateur Gill: Je veux ajouter quelque chose qui, j'espère, va aider un peu. En plus d'avoir suivi certains principes et certains critères dans l'attribution des budgets, il faut dire que les présidents de comité ont demandé d'établir leurs priorités. Certaines priorités ont été établies. On ne l'a pas fait dans le vide. Je pense que les budgets initiaux étaient plus considérables, mais avec des priorités, cela nous a permis d'attribuer certains montants.
[Traduction]
Le sénateur Bryden: J'aimerais poser une question au sujet des audiences publiques et des missions d'enquête factuelles. Vous avez dit que ces dernières compteraient neuf sénateurs et trois ou quatre membres du personnel. Quelle est la différence entre une audience publique et une mission d'enquête comptant neuf sénateurs et quatre ou cinq employés?
La présidente: Pour les missions d'enquête il faut prévoir des fonds pour six sénateurs et deux membres du personnel.
Le sénateur Robichaud: Mais c'est à l'extérieur du pays.
La présidente: Ce sont pour des voyages internationaux. Au Canada même, nous permettons à neuf sénateurs et trois membres du personnel de se déplacer.
Le sénateur Bryden: Voici ma question: Quelle est la différence entre ce voyage — mettons de neuf plus trois personnes — et les audiences publiques?
[Français]
La présidente: C'est tout l'appareil qu'il faut apporter avec nous.
[Traduction]
M. Bélisle: Pour une mission d'enquête, la transcription n'est pas nécessaire. Dans certains cas, des notes seront prises par les trois attachés de recherche présents, mais ce ne sont pas les sténographes du hansard qui feront une transcription intégrale. Il faut assurer le bilinguisme de toutes les activités sénatoriales, mais lors des missions d'enquête, parfois, ou ne dispose peut-être pas de l'infrastructure des salles de comité. Cette activité est moins formelle.
Le sénateur Bryden: Vous dites que pour toutes nos activités, il faut assurer le bilinguisme. Parlez-vous d'interprétation simultanée?
La présidente: Oui.
Le sénateur Bryden: Pour une mission d'enquête, alors, y aura-t-il l'interprétation simultanée?
La présidente: Non, mais nous l'aurons pour les audiences publiques.
Le sénateur Bryden: Cela me préoccupe. Si neuf sénateurs et trois membres du personnel partent en mission d'enquête, vont-ils tous aller visiter des usines, des fermes, et cetera ou vont-ils dans une pièce comme celle-ci, recevoir des témoins qui leur présentent des faits?
M. Bélisle: Je n'ai jamais participé à une mission d'enquête et je demanderai donc à la responsable de la Direction, Mme Lank, de vous répondre.
Mme Lank: Les missions d'enquête varient énormément. Elles peuvent inclure tout, de la visite de prisons, d'usines de transformation de poisson, de fermes jusqu'à une réunion plus informelle. Il y a une différence en matière de procédure entre les missions d'enquête et les audiences publiques. Comme le greffier le disait, la mission d'enquête est plus informelle et n'a pas les mêmes exigences prévues au Règlement du Sénat pour ce qui est de l'avis du quorum, et le reste. L'interprétation doit être fournie parce qu'une audience publique est une délibération du Parlement. Elle doit être dûment constituée et faire l'objet d'un avis. Voilà aussi pourquoi nous devons prévoir des fonds pour tous les membres du comité qui, en tant que sénateurs, ont le droit d'y assister parce qu'il s'agit d'une délibération du Parlement. Il y a des répercussions en ce qui concerne le privilège également. C'est une distinction importante, par rapport à des réunions de type plus informel.
Une mission d'enquête, qui servait traditionnellement pour des visites où il n'était pas possible de convoquer une séance de comité, de rédiger un procès-verbal et de lever la séance, ce qui en ferait une délibération du Parlement était une procédure plus informelle qui pouvait comprendre des discussions à huis clos, et cetera. Il s'agit d'une procédure tout à fait différente. Toutes sortes de réunions peuvent répondre à la notion de mission d'enquête factuelle, selon les besoins du comité.
Le sénateur Bryden: Puis-je avoir une copie des critères appliqués pour déterminer quels événements en font une mission d'enquête?
Mme Lank: Certainement. Essentiellement, le Règlement du Sénat définit ce qu'est une audience publique et ce qu'est une délibération officielle du Parlement. Tout voyage de comité qui n'est pas conforme aux critères relatifs aux avis, à l'interprétation, à la procédure, en termes parlementaires, ne peut répondre à la définition d'une audience publique, en raison des règles strictes du Sénat. Par conséquent, tout voyage qui ne répond pas aux critères se retrouve dans la catégorie des missions d'enquête. Beaucoup de choses correspondent à cette définition.
Le sénateur Bryden: Tout le monde sait où je veux en venir. Si nous pouvons avoir autant d'argent, comme il est probable qu'on nous l'accordera, au lieu de tenir une audience publique sur une question, où le Règlement du Sénat doit s'appliquer, ne pourrions-nous pas avoir trois missions d'enquête et les six sénateurs pourraient se déplacer dans quatre villes, au lieu d'aller dans une seule ville pour tenir une audience publique.
Voici ma question: est-ce qu'on n'ouvre pas la porte à des abus?
La présidente: Il s'agit de deux activités différentes.
[Français]
Le sénateur Nolin: C'est en réaction à cela. Je vais attendre mon tour.
Le sénateur Robichaud: Lorsque j'étais membre du comité des pêches, je suis allé en tournée de mission d'information. À ce moment, on avait pu obtenir les budgets et on pensait que c'était une façon d'aller voir les gens. À plusieurs occasions, nous avons été embarrassés parce que nous n'avions pas l'interprétation simultanée.
Il faudrait s'assurer que les sénateurs ne soient pas privés de l'interprétation quand ils voyagent. Cette situation s'est produite à Moncton lorsque des associations francophones ont fait une présentation.
Nous avions des sénateurs qui parlaient principalement l'anglais et qui ne pouvaient pas comprendre les présentations. On a été obligé d'agir comme interprète. Ce n'était pas acceptable pour les sénateurs présents. D'ailleurs, ils perdaient de l'intérêt et cela limitait l'efficacité du travail, je ne peux pas dire du comité, mais au moins des sénateurs qui étaient là. Nous devrions y aller doucement si on utilise cette procédure. Nous devrions nous assurer que les sénateurs qui désirent de l'interprétation, la reçoivent. Autrement, on ne respecterait pas la Loi sur les langues officielles et je ne voudrais pas qu'on s'embarque dans ce chemin.
[Traduction]
Le sénateur Stratton: J'ai fait partie d'un voyage du Comité de l'agriculture en Europe, pour étudier les subventions à l'agriculture. Je pense que nous avons produit un bon rapport. Nous avions des services d'interprétation complets. Mais comme notre budget ne permettait pas davantage, seulement trois sénateurs sont allés dans les pays scandinaves, pour la suite de l'étude.
C'était un exercice très crédible. Je n'y suis pas allé, mais il nous fallait entendre un autre son de cloche que celui qu'on entendait dans le sud de l'Europe. Il y avait une différence par rapport à ce qui se passait en France, en Italie et ailleurs.
J'ai une question au sujet de ces missions exploratoires. Sauf erreur dans ces missions, dans le cadre du budget de déplacements d'un comité, un seul sénateur peut être appelé à se déplacer. Je pense au Comité de la défense nationale. Parfois, un sénateur ira seul mener une mission d'enquête. Je veux que tous comprennent bien que ce n'est pas nécessairement deux ou trois sénateurs qui voyagent ainsi; il peut n'y en avoir qu'un. Je me demande en fait s'il y a suffisamment de discipline au sein du comité pour veiller à ce que ces voyages sont justifiés. C'est une simple mise en garde. On se demande parfois s'il est nécessaire qu'une personne parte ainsi.
J'aimerais qu'on nous en parle davantage, s'il vous plaît.
Le sénateur Forrestall: Je suis d'accord avec le sénateur Stratton. Au cours des 10 dernières années, j'ai dû dire 100 fois, particulièrement à ce comité-ci, combien je tenais à ce que dans toutes nos activités, que ce soit des audiences formelles ou des missions d'enquête qui ont un caractère public, on voit que nous nous conformons à la loi et que nous le faisons vraiment. Autrement, nous prêtons le flanc à des critiques justifiées de la part des Canadiens.
Madame la présidente, on n'a pas à envisager d'alternative. Il n'est pas question d'économiser de l'argent lorsqu'il s'agit de respecter la loi; on la respecte. On prévoit le travail à faire. Si on n'aime pas la loi, on la change. Mais par ailleurs, on fait ce qui est raisonnable. Il faut donner au comité suffisamment d'argent pour qu'il respecte la loi, sans recourir à de faux prétextes, comme les missions d'enquête, ou ceci ou cela. En fait, le sénateur Stratton et notre vice- président en témoigneront, il nous est impossible de faire le travail du Comité sénatorial permanent de la sécurité nationale et de la défense sans l'aide de professionnels. Les missions d'enquête, sans les professionnels, seraient presque une perte de temps. C'est aussi un gaspillage du précieux budget du comité sénatorial. Sans l'aide de professionnels, nous ne pouvons pas bien faire notre travail.
C'est une question dont on doit discuter de manière approfondie, et y trouver des solutions. J'incite la leader adjointe du gouvernement au Sénat à entreprendre un examen de la question, de manière à la résoudre. Pour moi, c'est une source d'embarras. Sans rien en dire, plus de 10 fois, j'ai quitté une réunion — et je m'arrête en insistant de nouveau là-dessus — parce que c'était une réunion publique et que nous n'avions pas d'interprétation pour le public. Faute d'interprétation, nous ne nous conformions pas à une partie essentielle de la culture et de la nature canadiennes. Nous, à titre de membres du Sénat du Canada, ne devons pas être perçus comme négligents ou indifférents à cet égard. Cela fait partie de notre avenir. Cela fait partie de notre histoire. Bon sens, il faut que ce soit clair, une fois pour toutes.
[Français]
Le sénateur Nolin: Il serait opportun que le comité de la régie interne rédige un document de travail à l'intention des présidents de comité, une sorte de guide. Il y a un principe pour des raisons financières, malgré cela, une mission exploratoire ne doit pas remplacer une réunion publique. Il ne faut pas empêcher la tenue de ces voyages d'enquête. Souvent, l'intérêt public commande que cela se fasse de cette façon ou quelques fois, l'intérêt de la personne qu'on va rencontrer. Lors de l'étude spéciale sur les drogues, certaines personnes ne voulaient pas être entendus en public, alors il était normal pour nous de nous déplacer à l'unité.
La tentation est forte de faire des missions exploratoires plutôt que des déplacements de comité, cela coûte moins cher. Nous devons éviter ce genre de pièges. Nous avons une loi à respecter et on ne doit pas être obnubilé par la question financière pour aller à l'encontre de nos obligations législatives.
La présidente: Lors de l'étude de nos budgets, nous avons remarqué que l'on tente souvent de remplacer une réunion publique par une mission exploratoire et c'est dangereux. C'est une pente dangereuse que nous devrons arrêter. La suggestion du sénateur Nolin est importante afin que nous puissions informer nos présidents de comités adéquatement sur les différences à faire entre une mission exploratoire et une réunion publique ou une rencontre à huis clos. Il y a des choses à faire aussi.
[Traduction]
Le sénateur Bolduc: Je vais faire une mise en garde au sujet des missions d'enquête entreprises par un seul sénateur. Cela me trouble un peu. Si on y recourt, il faut limiter le nombre de voyages, ou alors qu'elles comptent au minimum deux sénateurs. Autrement, quels critères appliquerons-nous?
Le sénateur Stratton: Je suis d'accord avec le sénateur Bolduc. Au sujet des missions d'enquête, je rappelle encore une fois notre voyage en Europe pour étudier les subventions agricoles. La mission en Scandinavie comptait exclusivement des sénateurs anglophones, qui se rendaient dans un pays où il n'y avait pas de francophones.
Je pense que nous pouvons faire des choix pour épargner de l'argent. Je ne suis pas en désaccord avec vous. Si nous allons dans une région où il y a des sénateurs francophones, ou des francophones, qui ont besoin d'interprétation, fournissons-là. Mais il ne faut pas pour autant lier les mains des comités. Il doit y avoir une certaine souplesse parce qu'au bout du compte, on veut faire des économies. C'est votre responsabilité d'économiser de l'argent, quand c'est possible.
[Français]
Le sénateur Robichaud: Madame la présidente, j'ai des problèmes au sujet de cette dernière intervention. Je suis d'accord qu'il faut quand même faire attention à nos dépenses, mais si, à un moment donné, on va dans une région où l'on se dit qu'on n'a pas besoin d'interprétation, alors moi, comprenant les deux langues, je peux y aller. Mais si dans un cas où l'on aurait une majorité de francophones avec un anglophone et qu'on n'a pas d'interprétation, alors le sénateur anglophone ne peut pas y aller parce qu'on n'a pas l'interprétation. Cette situation me donne un avantage et cela pourrait être l'inverse aussi.
Il faut être très vigilant à ce propos, parce que, comme le sénateur Forrestall le disait, on pourrait se trouver dans une situation fortement embarrassante.
[Traduction]
Le sénateur Bolduc: Il y a une différence entre le Canada et l'étranger. Si vous allez à Washington, et que vous ne parlez pas anglais, vous êtes désavantagés.
[Français]
La présidente: Je laisse la parole aux deux derniers interlocuteurs. Il faut arriver à une décision.
Le sénateur Gauthier: Je vous rappelle qu'à l'article 133 de la Constitution c'est claire: le Sénat, la Chambre des communes et le Parlement doit servir le peuple canadien dans les deux langues officielles. Face aux États-Unis, j'ai toujours dit que le Canada a cette particularité d'avoir deux langues officielles. Il ne faut pas que les Américains pense qu'on est un pays simplement unilingue anglais. Ce n'est pas vrai. Quand vous allez en voyage, il faut donner une bonne apparence que nous parlons les deux langues officielles. Toujours! Qu'il n'y ait pas d'anglophones présents qui parlent français, cela m'inquiète. Cela m'inquiète également que des francophones sont plus à l'aise en anglais. On parle les deux langues. «I can speak English». Toutefois, je suis plus à l'aise en français. J'essaie de lire en français autant que possible parce que je comprends mieux. C'est une mauvaise habitude, cela fait 73 ans que je fais cela.
La présidente: Il ne faudrait pas limiter les francophones aux pays francophones et les anglophones aux pays anglophones. Il va falloir donner une chance à tout le monde de visiter les pays.
Le sénateur Prud'homme: La prudence doit être très vigilante. J'ai présidé très souvent des comités à la Chambre des communes. J'ai vu depuis mon arrivée au Sénat, — j'ai des exemples concrets que je pourrais donner en privé — des moments où des présidents de comités disaient: «celui-là est trop insistant pour le respect du bilinguisme, il est un embarras en comité, on ne le nommera pas.» Cela risque d'ouvrir une porte où vous ne vous en sortirez jamais. Donc, prudence absolue. J'ai des exemples concrets où des clubs privés finissent par se former où l'on dit: «on va amener plutôt celui-là, et celle-là parce qu'ils fonctionnent bien, ils sont gentils, ils ne créeront pas de problème.» Le sénateur Gauthier l'a très bien dit. C'est l'image de l'institution. On a des amis de la Russie ici cette semaine. Quel exemple pourrait-on leur donner, eux qui ont toutes ces langues à respecter de toutes les nationalités qu'ils ont dans leur pays? Peut-être qu'il y a un exemple au Canada à suivre? Je sais que cela coûte cher mais c'est le prix à payer pour avoir un pays.
La présidente: Sénateur Prud'homme, je pense qu'on a donné le bon exemple à nos amis de la Russie en parlant les deux langues en comité.
Est-ce que j'ai une motion pour adopter le deuxième rapport du sous-comité du programme et de la procédure?
Le sénateur Robichaud: Oui, je suis d'accord à accepter ce rapport. On devait regarder les missions exploratoires. Le sénateur Nolin qui avait fait la suggestion de regarder dans quelle condition on allait utiliser...
La présidente: Le comité devra rédiger un guide pour bien expliquer aux présidents comment fonctionne une réunion publique, une mission exploratoire et les rencontres qui sont faites, les conférences où les gens doivent assister, on n'envoie pas tout le comité aux conférences. Nous allons vous le procurer le plus rapidement possible. Au début de l'année ce sera fait.
Le sénateur Bolduc: Avant de dire oui, madame la présidente, je veux juste m'assurer d'un point. On a neuf propositions, c'est correct, et il en reste d'autres à venir. Est-ce que la présidente, le comité directeur et les fonctionnaires ont le sentiment qu'avec ce qui vous reste de fonds vous pouvez passer au travers de l'année? Et ce avec un petit coussin?
La présidente: Oui, avec un petit coussin d'à peu près 50 000 $. Ça va? Adopté.
Le sénateur Gauthier: Je ne l'ai pas adopté, moi. Je veux que tous les comités nous présentent leur budget avant d'adopter le tout. Je ne suis pas pour adopter la moitié ou le tiers du budget. Ce n'est pas correct. Il y a une définition à donner, on doit savoir ce qu'est un voyage exploratoire, ce qu'est une réunion publique, ce qu'est une étude spécial. Il y a toutes sortes de termes utilisés.
La présidente: Je crois comprendre que la motion est adoptée avec dissidence, le sénateur Gauthier n'étant pas totalement satisfait des définitions que nous donnons.
Le sénateur Robichaud: Madame la présidente, si je me fie au précédent établit à la Chambre du Sénat hier, lorsque la présidente a dit «adopté», il est trop tard pour faire aucune réserve ou rien.
Le sénateur Nolin: Ce n'était pas un précédent, c'était le Règlement!
La présidente: Le rapport est adopté. Nous passons au point numéro 3 à l'ordre du jour. La semaine dernière nous avons remis l'information sur le renouvellement de la technologie et de l'information à ce matin. Je n'ai pas l'intention de dire encore à Mme Bouchard de nous quitter. Nous vous écoutons, madame Bouchard, et ensuite nous pourrons vous poser des questions.
Mme Bouchard est gestionnaire, de la gestion de l'information. Elle est accompagnée ce matin de M. Feltham, qui est analyste principal. Elle est responsable de toutes les activités du Sénat en vue d'acquérir, d'exploiter, de soutenir la technologie et la gestion de l'information.
[Traduction]
Nous avons aujourd'hui un exposé sur le renouvellement de la technologie qui est nécessaire pour notre fonctionnement actuel et pour de nouveaux projets. Le progrès des dernières années, dans le domaine des communications et de l'informatique, a accéléré le rythme du changement en nous présentant à la fois de nouvelles possibilités et de nouveaux défis. Les gouvernements sont forcés à être des pionniers, par les citoyens qui demandent des services nouveaux et plus rapides, comme en offre le secteur privé. De nos jours, on s'attend à ce que nous fournissions de l'information et des services par voie électronique, d'une manière efficiente, efficace et innovatrice.
[Français]
Mme Hélène Bouchard, gestionnaire, Gestion de l'information: Je vous rencontre aujourd'hui pour vous parler du renouvellement de la technologie de l'information au Sénat. Avant de commencer, j'aimerais vous donner un bref aperçu de l'évolution depuis les sept dernières années. En 1996, le Sénat développait son premier plan stratégique des systèmes d'information consistant principalement à renouveler son réseau local et à mettre à jour son parc informatique, et ce dans le but d'élargir les communications internes et externes, et d'offrir aux utilisateurs de meilleurs outils de travail.
En 1996, le Sénat comptait 350 ordinateurs sur son réseau et nous sommes maintenant rendus à un peu plus de 750 en 2002. Pour pouvoir maintenir le réseau, l'équipement et les logiciels à jour, et autres composantes techniques, le budget de la gestion de l'information est passé de 680 000 $ à 2,5 millions de dollars entre 1996 et 2002.
Aujourd'hui, l'orientation stratégique du secteur public et privé prend un tout nouveau tournant, ayant en place des programmes bien établis pour le remplacement de l'équipement et des services de réseau. Les inquiétudes d'aujourd'hui se manifestent principalement pour la gestion de l'information électronique. Tôt ou tard, toute organisation sera vouée à gérer ou à crouler sous le poids d'une importante accumulation de renseignements, de données, et de documents si des programme en la matière ne sont pas mis en place pour réduire les risques. C'est pourquoi le Sénat doit se tenir à la fine pointe des nouveaux développements qui concernent le Parlement en matière de gestion de l'information.
Une partie intégrante du processus législatif est que le Sénat doit être prêt à entreprendre et à amplifier la recherche, de même qu'à saisir, analyser, utiliser, produire et diffuser des informations législatives pertinentes aux opérations du Sénat, tel que déjà entrepris par nos partenaires.
Ma présentation a pour but de vous faire part aujourd'hui des défis et des pressions actuels dont le Sénat fait face sur le plan de la gestion et de la technologie de l'information, de notre position comparative, des investissement requis pour évoluer et des risques liés au statu quo. Au cours des cinq prochaines années, il sera essentiel d'investir dans la technologie et la gestion de l'information, à défaut de quoi nous stagnerons et nous ne pourrons pleinement profiter des occasions qui se présentent. En effet, le manque de financement paralysera la progression de la technologie de l'information au Sénat, car c'est en allant de l'avant que nous pourrons relever les défis de demain.
L'information est l'activité principale du Sénat. Nous sommes donc les premiers à gagner de la technologie pour gérer l'information. Comme vous le savez, le Sénat consacre plus de temps à la création, au traitement et à la gestion de grandes quantités d'informations que la plupart des autres organisations, car l'information générée constitue pour nous un produit de base plutôt qu'un bien matériel. Dans un monde où la rapidité et la facilité de l'accès à l'information sont essentielles pour l'efficacité d'une organisation, toute institution soucieuse d'être à la hauteur des défis du XXIe siècle doit nécessairement apporter les améliorations qui s'imposent. Plus l'information devient volumineuse, plus les pressions s'exercent sur nous.
Les pressions qui s'exercent sur nous en ce qui a trait à la gestion de l'information sont, bien entendu, les nouvelles technologies, dont la gestion de l'information numérique, les réseaux de stockage, l'information mobile, les réseaux sans fil, pour ne nommer que ceux-là.
En ce qui a trait au service de soutien des utilisateurs, de nouveaux modèles de soutien s'imposent à mesure que la technologie se raffine et que les exigences des usagers s'accroissent. L'information électronique est encore à ses premiers balbutiements, se résumant à un système de dépôt passif. Nous souffrons d'une surdose d'information, une situation qui ne fera qu'empirer à moins de prendre les mesures pertinentes. Afin de satisfaire les besoins spécifiques de tous les utilisateurs, la gestion de l'information devra tenir compte de la publication de l'information sur différents supports et différents formats.
De plus, avec les nombreux départs à la retraite d'employés d'ici les cinq à dix prochaines années, le Sénat risque de perdre de riches connaissances organisationnelles qui ne peuvent être saisies dans un système auquel on peut avoir accès ou dans un document qui peut être récupéré. Dans ces circonstances, l'intégration de la gestion du savoir à la gestion de l'information devient beaucoup plus pressante. Avec l'évolution de la technologie, les gens s'attendent à avoir de l'information de manière rapide et efficace, ce qui nous pousse à devoir actualiser l'infrastructure et les systèmes de gestion de l'information, l'archivage dont il nous faudra mettre en place les assises appropriées pour garantir l'accès à long terme à l'information pour les générations actuelles et futures.
En matière de sécurité, nous serons de plus en plus exposés aux cybermenaces et donc de plus en plus vulnérables. La sécurité informatique devra donc faire partie intégrante de nos activités de tous les jours afin de préparer notre environnement informatique. Préparer demain aujourd'hui.
[Traduction]
Le programme Un Canada branché expose la vision adoptée pour faire du Canada le pays le plus branché au monde. Le moyen pour y parvenir: relier tous les particuliers et les entreprises canadiens à l'autoroute de l'information. Bon nombre des éléments de ce projet nécessitent une intégration des modèles de prestation de services entre les diverses unités et auront une profonde incidence sur la gestion de l'information au Sénat et sur l'infrastructure technologique nécessaire pour concrétiser cette vision.
Tôt ou tard, nous devrons agir et, malheureusement, plus le temps passe pour la gestion de l'information, plus le fossé technologique s'élargira et coûtera cher.
Comme l'indique P.K. Agarwal dans ses propos et textes au sujet des questions technologiques, il ne s'agit pas tant de réduire les coûts que d'offrir une capacité, d'améliorer les affaires et de brancher le pays. Au sujet des dividendes, il a dit ne pas croire que nous allons économiser de l'argent. Avons-nous économisé avec les autoroutes et les chemins de fer? Il a fallu engager d'énormes dépenses. Nous parlons ici de créer de la valeur.
Je crois que cette diapositive est éloquente. Les Canadiens ont soif d'information. Agissons donc pour qu'ils puissent y accéder. De 33 000 qu'il était en 1995, le nombre de visites sur le site parlementaire est passé à près de 3 millions en 2001. Essentiellement, ce n'est pas l'information qui fait défaut. Ce qu'il nous faut, c'est améliorer l'accès à une mine d'information qui ne cesse de croître, comme en témoigne la prochaine diapositive.
Le groupe Gartner prévoit que la quantité de données numériques va doubler chaque année entre 2002 et 2007 et qu'elle sera alors 30 fois plus élevée qu'actuellement. Pour bien illustrer le phénomène, regardez les diapositives: simplement en doublant les chiffres annuellement, on passe de 100 à 3 200 en cinq ans.
Permettez-moi de vous expliquer ce que nous voulons éviter. Le vérificateur général prévoit que les années 90 constitueront une décennie perdue du point de vue de la gestion des documents, car les organisations n'ont pas créé les normes et l'infrastructure appropriées pour exploiter toute l'information électronique produite. Avec l'Internet et l'Intranet, nous nous noyons dans une mer d'information. Nous pouvons considérer que cette abondance est positive, mais si nous avons de la difficulté à trouver l'information applicable à nos tâches, trop d'information devient alors un obstacle.
À mesure que l'information électronique diffusée au Sénat augmente, des questions pratiques se posent. Par exemple, comment distinguer une source officielle d'une source non officielle, qui pourrait faire de la mésinformation.
Ne pas posséder l'infrastructure nécessaire, c'est comme essayer de trouver une feuille dans une pièce qui déborde de papier. Alors, que faire?
[Français]
Idéalement, il faut disposer d'une infrastructure permettant d'archiver, de récupérer et d'exploiter efficacement toute l'information que nous produisons et que nous consommons, en particulier celle que l'on retrouve sous forme de documents. Les documents structurés sont des documents intelligents, parce qu'ils contiennent de l'information sur leur structure, sur leur contenu. Par exemple, dans un document structuré, on identifiera explicitement les sujets, les mots clé, la date, l'auteur, la description, quelle que soit l'information que nous voulons lui attribuer. Une bibliothèque sans index ne serait pas utile. Voici quelques projets parlementaires présentement en cours en faveur du traitement, de l'archivage et de la récupération de cette quantité croissante d'information.
Le projet PRISM est une initiative de la Chambre des communes qui vise à élaborer une approche de système intégré pour la création, la publication, l'utilisation et l'archivage de l'information. Pour le Sénat, cette initiative fournira aux sénateurs et au public un meilleur accès en ligne à l'information parlementaire. Elle réduira l'attente et augmentera la qualité des réponses aux demandes de renseignements, et elle multipliera nos options en vue de services nouveaux et ce à valeur ajoutée.
La Chambre a déjà investi un peu plus de 10 millions de dollars au développement de cette application et à la mise en place de nouveaux processus d'affaires. Elle est devenue un modèle auprès des législatures provinciales canadiennes et des parlements étrangers.
Le projet LIMS est une initiative du ministère de la Justice visant à établir une interface entre la Chambre, le ministère de la Justice et le Sénat pour l'échange de renseignements sur les projets de loi et les amendements.
La stratégie multimédia est une initiative qui découle du programme de rénovation à long terme, qui nous permettra de mettre en œuvre des solutions multimédia standards au sein de la colline parlementaire. Les technologies multimédia regroupent un certain nombre de grandes disciplines telles que la radiodiffusion, la technologie audio, vidéo, l'équipement pour le stockage, la vidéoconférence ainsi que la gestion de l'infrastructure des installations.
L'initiative d'une stratégie en matière de gestion de l'information nous guidera dans le développement d'une discipline parlementaire dans la préservation et l'élimination des banques d'information électronique, ainsi que la surveillance et l'abandon efficace des services d'information.
Dès la mise sur pied de ces initiatives, le Sénat a été invité à participer à ces projets technologiques afin de s'assurer que l'on tient compte de ses besoins sur le plan de l'infrastructure pour l'ensemble du Parlement.
Depuis plusieurs années, le Sénat a bénéficié généreusement de la part de ses partenaires. Sans plus tarder, le Sénat aurait avantage à mettre en place ces initiatives pour éviter l'isolement vis-à-vis nos partenaires.
Je vous parlerai maintenant des avantages. L'exécution de ces initiatives permettront au Sénat d'accroître la valeur de l'information existante par le fait que l'information sera créée et emmagasinée dans un système intégré permettant aux utilisateurs de se servir de navigateurs pour repérer et rassembler rapidement tous les documents et délibérations liés à l'étude d'un projet de loi ou d'un dossier en particulier.
Des hyperliens entre les publications seront créés automatiquement pour que les utilisateurs puissent avoir accès facilement aux éléments d'information connexes et, dans le cas des délibérations de la Chambre et du Sénat et de ses comités, un lien pourrait être également créé pour relier les segments audio et vidéo au texte transcrit.
Elles offriront une plus grande marge de manœuvre puisque la nouvelle infrastructure technologique constituera une excellente assise pour intégrer les nouvelles technologies au milieu de travail des sénateurs. L'environnement technique sera parfaitement en mesure d'assurer le soutien et l'adaptation requis en permettant, par exemple, l'accès à l'information et aux applications par l'entremise d'ordinateurs dans la Chambre du Sénat et dans les salles de comités.
La qualité, l'exactitude et la fiabilité de tous les produits d'information seront améliorées grâce à l'automatisation des procédures de publication que permet une source centralisée unique et ce, sans intervention ni conversion.
Le renouvellement de l'infrastructure technologique et l'amélioration des processus opérationnels aideront aussi à réduire les délais et les coûts liés à la transmission de cette information.
Relever un nouveau défi ne se fait pas sans investir.
[Traduction]
Inutile de penser piger dans le budget actuel qui est entièrement utilisé. Le sous-financement est tel que ce budget ne permettra même pas de maintenir le statu quo. Permettez-moi de faire une comparaison entre le Sénat et des points de référence dans l'industrie.
Les Services de gestion de l'information du Sénat ont commandé une étude comparative sur les coûts et l'envergure des services de TI au Sénat par rapport à d'autres organisations dispensant des services analogues. Cette étude a révélé qu'en moyenne, le coût total de la propriété dans l'industrie variait entre 8 000 $ et 10 000 $ par poste de travail, selon le groupe de recherche fournissant les paramètres. Comme vous pouvez le constater, le Sénat se situe bien en deçà des points de référence dans l'industrie.
On voit dans la deuxième rangée le pourcentage des dépenses de TI dans le budget total du Sénat. La valeur de 7,2 p. 100 est conservatrice, car les participants s'attendent à une augmentation de 25 p. 100 l'année suivante.
Présentement, un grand nombre d'organisations visent à ce que leurs dépenses en TI correspondent à 10 ou 15 p. 100 de leur budget global. Même si au niveau du coût total de la propriété, il y a sous-financement par rapport à la norme dans l'industrie, la situation du Sénat est unique du fait qu'il partage un grand nombre de ses frais de TI avec d'autres organismes comme la Chambre des communes et TPSGC. Aussi, un objectif réaliste pour le Sénat serait de 6 500 $ par poste ou entre 8 et 9 p. 100 de son budget total, ce qui ferait en sorte que le déficit de financement annuel serait d'environ 2,5 millions de dollars dans son budget courant. Comme vous le voyez, nous sommes bien en deçà des normes de l'industrie, malgré que nous nous en tenions au statu quo, qui est plus risqué du point de vue de la sécurité, du niveau de services et de la disponibilité du réseau, et que nous ne pouvons entreprendre de nouveaux projets.
La mesure de déséquilibre des ressources, présentée dans le tableau suivant, est un ensemble de paramètres destiné à déterminer l'équilibre entre ressources et services. Les paramètres — utilisateurs par employé des SGI et postes de travail par employé des SGI — servent à définir la charge de travail. Le personnel en tant que groupe ne peut soutenir qu'un nombre limité d'utilisateurs et postes de travail s'il veut éviter la détérioration du service et l'épuisement. Puisque ces deux paramètres se trouvent au-dessus de la limite supérieure de la fourchette, ils indiquent qu'on demande au personnel de gestion de l'informatique de dépasser ses possibilités.
[Français]
La mesure détaillée d'affectation du financement telle que présentée au tableau suivant consiste à déterminer en pourcentage si le financement des diverses fonctions de la gestion et la technologie de l'information se situent en haut ou en bas du niveau de la référence de l'industrie.
Comme nous pouvons le constater, la valeur en pourcentage pour le matériel d'ordinateurs au Sénat est beaucoup plus élevée que celle de l'industrie, tandis que la valeur en pourcentage de l'industrie pour le développement est beaucoup plus élevée par rapport au Sénat.
Principalement, ce que ces deux mesures nous démontrent, c'est que puisque la majeure partie du budget en capital de la gestion de l'information est allouée au programme de remplacement du matériel, il ne reste que très peu pour le développement et le soutien.
Avec un budget révisé à la hausse, la valeur du matériel diminuerait et celle du développement augmenterait, ce qui nous amènerait à un niveau de financement comparable à l'industrie.
Pour ce qui est du paramètre du coût total en personnel, cela nous indique que la gestion de l'information a un manque à gagner de 50 p.100 par rapport à l'industrie. Autrement dit, le personnel de la gestion de l'information fait l'objet d'une surutilisation, ce qui met en péril le niveau actuel de service exemplaire.
Les services de gestion de l'information du Sénat travaillent depuis deux ans avec des consultants pour déterminer comment le Sénat pourrait échapper au statu quo et progresser. L'étude qui a été réalisée a révélé clairement que le Sénat pouvait diviser ses besoins en trois catégories. Le Sénat en tant qu'institution parlementaire, les services de soutien du Sénat et les ressources requises pour la gestion de l'information pour que le Sénat puisse aller de l'avant.
Dans cette diapositive, laquelle présuppose un plan de financement à long terme, on donne un aperçu des fonds requis au cours des cinq prochaines années pour mettre en œuvre les nouvelles technologies, donner suite aux initiatives et projets en cours et en amorcer de nouveaux.
Voici les principaux éléments du budget proposé. En plus de pouvoir concrétiser les projets en cours et futurs consistant à mettre en œuvre les initiatives parlementaires, à développer des applications de gestion de ressources organisationnelles, ainsi que des outils de communication web, l'augmentation du budget servira aussi à centraliser les coûts reliés aux achats de matériel et de logiciels standards pour les bureaux de sénateurs; construire, maintenir et soutenir l'infrastructure du Sénat de manière à répondre aux exigences de l'industrie, de nos partenaires et de nos usagers; établir les allocations nécessaires pour faire l'achat et la maintenance des appareils de télécommunication de la colline parlementaire; établir les allocations nécessaires pour le remplacement et la maintenance de l'équipement audiovisuel et de télédiffusion des salles de comités; embaucher du personnel additionnel et restructurer le service de gestion de l'information pour être en mesure de continuer et d'assurer la poursuite de ses activités.
Maintenant, laissez-moi vous décrire les risques du statu quo.
[Traduction]
Pour dispenser des services de TI, il doit absolument exister un équilibre entre les services, les ressources et les coûts. Si le niveau de service visé est au-delà des ressources ou des fonds disponibles, l'opération est irréalisable. Si les ressources sont trop maigres, les coûts vont augmenter ou les services se dégrader.
Pendant que j'y suis, honorables sénateurs, n'oublions pas que les attentes de vos employés et du grand public évoluent constamment en fonction des possibilités et débouchés offerts par les nouvelles technologies. S'il tarde à renouveler son programme de technologie de l'information, le Sénat, tout comme la Chambre des communes, aura beaucoup plus de difficulté à dispenser ses services. Le cadre technique actuel ne permet pas de disposer de la fonctionnalité dont a besoin le Sénat pour demeurer un partenaire égal dans l'environnement des communications et de l'information sur la Colline. Ne devriez-vous pas recevoir les mêmes services que ceux que la Chambre offrira aux députés?
Présentement, il est difficile, voire presqu'impossible d'échanger ou de partager des données au moyen des systèmes automatisés, ceci fonctionnant dans bien des cas séparément les uns des autres, d'où des risques d'erreurs techniques. Dans la perspective où l'on s'attend beaucoup à ce que l'information soit exacte, fiable et cohérente, cela signifie énormément d'investissement en temps et en ressources.
Comme je l'ai déjà indiqué, l'organisation perdra beaucoup de savoir au cours des cinq prochaines années, un grand nombre d'employés expérimentés devenant admissibles à la retraite. S'ils disposent de systèmes intégrés permettant de saisir et de conserver le plus possible le savoir opérationnel, les nouveaux employés pourront plus facilement effectuer le transfert des rôles et des responsabilités. À titre d'exemple, la mise en oeuvre de PRISME au Sénat nous aiderait à éviter une telle perte, sans compter qu'elle nous permettrait de mieux nous organiser pour l'avenir.
[Français]
Honorables sénateurs, j'espère avoir été en mesure de vous sensibiliser sur la nécessité de renouveler notre base de technologie de l'information. Le budget de base doit être accru non seulement pour maintenir le statu quo, mais aussi pour concrétiser les projets en cours et futurs. La concrétisation de ces projets permettra d'accroître la quantité de services électroniques offerts aux sénateurs et à leurs employés tout en solidifiant les fondations du Sénat pour l'avenir.
[Traduction]
La présidente: Comme vous pouvez le constater, honorables sénateurs, c'est une question très importante pour nous, non seulement pour les mois à venir mais pour les années futures. C'est pour cette raison que j'ai demandé à Mme Bouchard de nous faire cet exposé ce matin avant notre ajournement. Nous pourrons en reparler à notre retour.
Le sénateur Stratton: L'exposé a été excellent. D'abord, une observation générale. La chose la plus difficile pour les gestionnaires des entreprises est la gestion des finances, à part les rapports avec le banquier. Évidemment, les responsables de la technologie informatique ont tendance à renchérir sur la perfection et veulent une Mercedes quand le travail exige une Chevrolet. Je ne dis pas que c'est le cas ici mais je voulais simplement faire une mise en garde. C'est une tendance qui est reflétée inévitablement dans le système. Il faut faire preuve de prudence parce que la technologie informatique détermine elle-même trop des objectifs que vous vous fixez.
Compte tenu de cela, je voudrais revenir à la diapositive 32, c'est-à-dire le plan de financement quinquennal pour la GI/TI. Le budget annuel proposé, à la dernière colonne, est de 4 705 300 $ et en dessous on voit les différentes projections. Vous avez dit que l'augmentation budgétaire est de 2 228 000 $ pour cette année et que le budget actuel se chiffre à 2 228 000 $, ce qui équivaut à doubler le budget.
Mme Bouchard: Oui, pour cette année, et pour l'année suivante, si vous faites une comparaison avec le budget de 2002-2003.
Le sénateur Stratton: C'est pendant la période 2005-2008 que l'on commence à obtenir des avantages grâce à cette technologie.
Mme Bouchard: Oui. La plupart du financement pour la première et deuxième années sera consacré à la mise en oeuvre de PRISME, qui constitue la base même du système de gestion de l'information. Le budget ne comprend pas seulement le système et la programmation. Afin de garantir le succès d'un projet, il nous faut aussi l'engagement de services, comme les Services législatifs. Quand on parle du savoir collectif dans un secteur donné, il faut comprendre la nécessité d'avoir accès à ces personnes. Mais notre personnel aux Services législatifs n'est pas nombreux. C'est pour cette raison que mon budget prévoit leur accorder un certain soutien pour qu'ils puissent continuer à fonctionner et à utiliser ces personnes pendant la première et la deuxième années, afin de garantir le succès du projet. Une fois le système en place, il s'agit simplement de maintenir l'infrastructure.
Le sénateur Stratton: Je voudrais poser une question à M. Bélisle. Étant donné ces projections sur cinq ans, et les autres contraintes du système, allez-vous aussi nous soumettre une projection semblable sur cinq ans avec toutes les augmentations auxquelles vous devrez faire face? J'aimerais avoir des renseignements là-dessus avant que nous prenions notre décision.
M. Bélisle: C'est pour cette raison que je voulais prévoir une réunion avant l'examen du budget principal mardi prochain. Comme vous le savez, notre budget pour l'année prochaine fait l'objet de beaucoup de pression. Nous allons vous en parler mardi.
Le sénateur Eyton: Madame Bouchard, pouvez-vous expliquer quel a été le processus pour mettre au point cet exposé, y compris vos remarques? J'aimerais savoir comment tout cela a été préparé. Était-ce un travail interne ou bien avez-vous consulté des gens de l'extérieur pour bien comprendre ce que vous deviez faire?
Mme Bouchard: D'abord, ce processus a commencé il y a deux ans, lorsque j'ai commencé à sentir des pressions en matière de gestion de l'information. Je participe également à la gestion de l'information dans le secteur public. Nous avons constaté beaucoup de pression. J'ai également travaillé avec la Chambre des communes, où on a consacré beaucoup d'argent pour la mise en place de ces initiatives.
Toutefois, je n'estimais pas que c'était simplement parce que la Chambre des communes faisait quelque chose que le Sénat devait le faire, je voulais plutôt savoir ce qui serait dans l'intérêt du Sénat. Nous voulions préparer une vision et une stratégie pour le Sénat. Il y a deux ans, quelques sénateurs ont commencé à participer à cet exercice, tout se rapportant directement à la gestion de l'information. Il faut poursuivre ce travail; nous avons l'infrastructure déjà en place et maintenant nous allons faire quelque chose dans le domaine de l'information.
Nous avons préparé cette vision en travaillant avec des consultants et aussi quelques sénateurs et des personnes de l'administration. Nous voulions savoir comment cela se comparait avec ce qui se faisait dans l'industrie, dans d'autres ministères et à la Chambre des communes, pour ce qui est de la technologie informatique, l'utilisation du personnel et des ressources. C'est une société de l'extérieur qui a fait l'étude. Nous tenions aussi à assurer que les chiffres donnent une idée exacte de l'institution. Nous ne voulions pas simplement nous contenter des chiffres qu'on nous a donnés mais nous voulions plutôt nous assurer qu'ils répondent aux besoins du Sénat.
Nous avons pris en compte le fait que nous n'avons pas les mêmes responsabilités que d'autres institutions, nous avons nos particularités. Nous avons également profité des services et des ressources de la Chambre des communes, et également des Travaux publics. Il nous fallait quelque chose qui reflète le Sénat. Nous avons fait faire cette analyse comparative sur la TI pour étayer notre vision en matière de gestion de l'information et technologie informatique.
À ce moment-là, nous étions prêts à vous présenter quelque chose mais pas le plan de financement à long terme. L'année dernière, nous étions déjà en mesure de présenter cet élément au Comité de la régie interne mais avec le 11 septembre, tout a été chambardé. On a mis l'accent sur la sécurité et nous avons pris un peu de recul, profitant de l'occasion pour travailler à notre plan de financement à long terme. Les mesures que l'on prend maintenant dans la cité parlementaire nous donnent une meilleure idée du coût de la mise en oeuvre de ces initiatives.
Nous avons également profité de l'occasion pour parler aux ministères afin de déterminer les pressions auxquelles ils faisaient face en matière de finances, de ressources humaines et de la technologie informatique. Nous avons pu en tenir compte dans le financement à long terme. Je sais qu'il est probable que notre système financier ne reçoive pas le soutien du Conseil du Trésor au cours des deux ou trois prochaines années, ce qui aura probablement une incidence importante sur le Sénat dans la mesure où il faudra remplacer cette aide financière.
Nous avons tenu compte de tous les facteurs dans notre plan de financement à long terme afin de tout couvrir. Nous avons fait préparer notre vision en matière de GI/TI, avec l'étude comparative nécessaire; le plan de financement à long terme a été préparé afin d'appuyer cette nouvelle initiative et nous avons eu recours à des consultants.
Le sénateur Eyton: C'est une longue réponse. Essentiellement, vous me dites que vous avez mis au point cette initiative au cours de quelques années en consultant de nombreuses personnes et avec l'aide d'un consultant externe.
Mme Bouchard: Effectivement.
Le sénateur Eyton: C'était votre responsabilité.
Mme Bouchard: Oui.
Le sénateur Eyton: Je vais faire une observation concernant les spécifications que vous avez préparées. Nous avons les chiffres ici, mais nous parlons d'un système qui a un certain nombre d'exigences. Vous avez dû avoir des spécifications ou vous n'auriez pas pu préparer les chiffres.
Mme Bouchard: Oui.
Le sénateur Eyton: En établissant ces spécifications, est-ce que vous avez tenu compte du fait, et je vais vous donner un exemple de mon expérience, étant donné qu'en tant que sénateur, je reçois toutes sortes de documents, et toutes sortes de renseignements? Je ne m'occupe pas du tout de la moitié, l'autre 25 p. 100 je parcours rapidement et c'est seulement le quart qui reste qui m'est utile et qui exige un suivi et qui a besoin d'être retenu, sous une forme ou une autre.
Il me semble que l'appareil gouvernemental est si vaste qu'il comporte énormément d'information et les spécifications doivent tenir compte du fait qu'une certaine quantité de ces données ne doivent pas nécessairement faire partie du système. En procédant de cette façon, vous pourriez obtenir des gains plus importants et réduire considérablement vos coûts. En avez-vous tenu compte?
Mme Bouchard: Je ne suis pas sûre d'avoir compris votre question, sénateur. Excusez-moi.
Le sénateur Eyton: Je vais l'abréger. Ça probablement été trop long. Il y a beaucoup de gaspillage dans le système.
Mme Bouchard: Oui.
Le sénateur Eyton: Le système comporte trop d'information.
Mme Bouchard: Oui.
Le sénateur Eyton: Comment est-ce que nous pouvons en éliminer une certaine partie pour rendre le système plus efficace et réduire les coûts?
Mme Bouchard: Je comprends. C'est également prévu dans le financement. Il est important pour nous de faire une étude afin de déterminer ce que nous devons garder, les données nécessaires pour notre travail, car on ne peut pas tout garder. Nous recevons une quantité extraordinaire de courriels et nous voulons faire en sorte que cette information soit classée par catégories. Il s'agit maintenant de se concentrer surtout sur l'information produite par le Sénat dans la salle du Sénat et ses comités. À l'heure actuelle c'est l'aspect législatif de l'information qui retient notre attention.
Le sénateur Eyton: Je vais faire une observation. Il me semble que la conception que vous avez élaborée et les fournisseurs du système — d'une façon ou d'une autre, je pense que cela ne devrait pas se limiter à l'interne — sont des éléments critiques. Je suppose que certains chiffres pourraient changer.
Mme Bouchard: Oui.
Le sénateur Eyton: Nous allons nous retrouver avec un bien meilleur système si nous faisons très attention aux spécifications, à la conception et aux fournisseurs.
Mme Bouchard: C'est exact. De plus, il n'y a pas de système à l'extérieur qui pourrait servir d'appui. Étant donné la nature de nos activités, il nous faut mettre au point un système adapté à nos responsabilités car il n'y a pas de système extérieur qui pourrait le faire. C'est ce qu'a fait la Chambre des communes, et nous voulons profiter de son expérience. La Chambre a consacré 10 millions de dollars au système que nous voulons instaurer ici.
L'investissement du Sénat pour la mise en oeuvre du système comblera l'écart entre l'industrie, la Chambre et le Sénat.
Le sénateur Eyton: Nous devons essayer d'avoir un système qui soit meilleur que celui de l'autre endroit.
Le sénateur Stratton: J'ai une question supplémentaire parce que je n'ai reçu de suivi. Je n'ai peut-être pas posé la bonne question. Allons-nous avoir une Cadillac ou une Chevrolet? Je ne veux pas qu'on me dise qu'on aura une Chevrolet et que dans quelques années on aura une Cadillac.
Mme Bouchard: Tout d'abord, je crois que ce sera entre une Chevrolet et une Cadillac.
Le sénateur Stratton: Une vraie diplomate.
Mme Bouchard: On dirait peut-être que je suis le moteur derrière tout ça, mais j'essaie de vous montrer la pression qui s'exerce sur nous. Elle ne découle pas de la technologie de l'information.
Le sénateur Bolduc: Que voulez-vous dire par pression? Voulez-vous dire de la part de l'administration ou des sénateurs?
Mme Bouchard: C'est de la pression au sein du Sénat. C'est la pression que la Chambre donnera un meilleur accès à l'information aux députés. Vous devez comprendre que nous partageons la même infrastructure pour ce qui est de l'information fournie sur l'Internet, par exemple. Le Sénat et la Chambre des communes partagent les mêmes sources d'information. La Chambre met sur pied une structure pour offrir un meilleur service d'information, afin de pouvoir trouver des renseignements pour la population et pour les députés. Si nous n'agissons pas, notre information sera plus statique, et il n'y aura aucun renseignement supplémentaire.
Le sénateur Bolduc: Avez-vous fait un sondage auprès des sénateurs pour connaître leurs besoins? Par exemple, moi je connais assez bien mes propres besoins.
Mme Bouchard: Il y a deux ans, lorsque nous avions une vision de notre stratégie, les sénateurs nous ont dit qu'ils voulaient plus de renseignements en direct, plus de services en ligne pour qu'ils puissent, par exemple, avoir accès à leurs budgets et d'autres renseignements sur l'Internet. Ceci est une approche plus globale et tient compte du travail que les sénateurs font à la Chambre et aux comités, plutôt que de besoins particuliers.
Le sénateur Bolduc: Vous proposez de doubler le budget dans la première année.
Mme Bouchard: Oui.
Le sénateur Bolduc: Est-ce pour l'équipement ou le personnel, ou les deux? Est-ce pour les frais de consultants?
Mme Bouchard: C'est pour les services de consultants, le développement, l'équipement, et pour le personnel.
[Français]
Le sénateur De Bané: Ce budget, si je comprends bien, madame Bouchard, c'est pour l'institution du Sénat. À ce sujet, vous avez certainement fait beaucoup de travail et tenu beaucoup de consultations auprès des autres institutions avec lesquelles nous devrions évidemment travailler.
Cependant, je regrette que les besoins spécifiques des sénateurs ne soient pas pris en compte. Je n'ai pas souvenance qu'au cours de la dernière année, des gens de votre direction soient venus me voir pour me demander quels étaient mes besoins en matière de services informatiques.
Ici au Sénat, nous avons un budget pour l'institution. Je comprends très bien cela et je suis en faveur. Toutefois, il y a aussi les besoins spécifiques des sénateurs et j'ai l'impression que votre direction s'occupe davantage de l'institution que des besoins des sénateurs. C'était mon commentaire d'aujourd'hui.
La présidente: Merci beaucoup, madame Bouchard. On aura certainement l'occasion de vous revoir bientôt.
Le comité poursuit ses délibérations à huis clos.