Délibérations du Comité permanent de la
Régie interne, des budgets et de l'administration
Fascicule 2 - Témoignages du 29 mai 2014
OTTAWA, le jeudi 29 mai 2014
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration se réunit aujourd'hui, à 9 h 2, pour examiner des questions administratives et d'autres questions.
Le sénateur Noël A. Kinsella (président) occupe le fauteuil.
[Traduction]
Le président : Le premier point à l'ordre du jour est l'adoption du procès-verbal de notre réunion du 8 mai 2014. Y a-t-il une motion pour l'adoption du procès-verbal?
Le sénateur Doyle : Bravo!
Le président : Motion proposée par le sénateur Doyle, appuyée par le sénateur Lang.
Le sénateur Lang : En ce qui concerne la politique sur les taxis, je me demande si l'on pourrait envoyer une note à tous les sénateurs pour leur expliquer pourquoi nous avons agi comme nous l'avons fait. Je pense que nous devrions présenter une espèce de rapport à nos collègues. Je reconnais que les délais sont serrés. Nous avions de bonnes raisons de recommander ce que nous avons recommandé. Je pense qu'il conviendrait d'envoyer une note signée par le président pour expliquer nos raisons, sinon les sénateurs poseront des questions et ils obtiendront de l'information indirecte.
Le président : Très bonne suggestion, sénateur Lang. Ce sera fait.
Honorables sénateurs, nous serons assistés dans notre discussion sur la paye en arrérages par le secrétaire adjoint du Conseil du Trésor, Bill Matthews, et par la directrice principale, Marcia Santiago. Nicole Proulx, notre directrice des finances et de l'approvisionnement est également à notre disposition.
Sénateurs, comme nous le savons tous au sein de notre comité, nous avons travaillé assidûment pour élaborer notre budget et nous sommes tous assez fiers d'avoir pu présenter un budget qui a été adopté et qui prévoit plusieurs compressions des dépenses. Nous nous efforçons toujours de trouver des moyens de faire réaliser des économies aux contribuables, quand c'est possible. Notre budget est tellement serré que, lorsque nous avons pris connaissance de cette initiative de paye en arrérages, nous avons senti beaucoup de pression parce que nous avions très peu de marge de manœuvre.
J'ai pensé que M. Matthews et sa collègue pourraient nous expliquer cette initiative gouvernementale et que les sénateurs pourraient ensuite poser des questions. Pendant 10 à 15 minutes, Bill, vous pourriez peut-être nous donner un aperçu de cette initiative pangouvernementale. Nous examinerons ensuite les répercussions sur le Parlement.
Bill Matthews, secrétaire adjoint, Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada : Merci, monsieur le président, et bonjour à tous. Merci de m'avoir invité aujourd'hui, ainsi que ma collègue, Marcia Santiago. Nous avons un bref document sur le sujet, et j'espère que les sénateurs l'ont reçu. Je vous préviens d'avance, c'est complexe. On entre probablement dans les rouages des finances gouvernementales davantage que vous ne le souhaitez. Veuillez donc m'excuser lorsque nous donnerons les explications. Il y a quelques comptables parmi les membres du comité. Ils pourront peut-être nous aider un peu également.
Je vous décrirai brièvement l'initiative proprement dite, en expliquant pourquoi nous agissons à l'échelle pangouvernementale, mais je décrirai aussi les incidences financières connexes sur les ministères et, dans ce cas-ci, sur le Sénat. La même chose s'appliquerait à la Chambre des communes.
Nous commencerons par la diapositive 2. L'initiative vise à moderniser le système de paye du gouvernement, soit le système par lequel tous les employés fédéraux reçoivent leur chèque de paye. En passant, les sénateurs sont visés par un système de paye différent. Cette mesure s'applique aux employés, pas aux sénateurs.
C'est Travaux publics qui gère le système de paye et nous passons à un nouveau système offert dans le commerce, autrement dit un système de paye qui n'a pas été conçu spécialement pour le gouvernement et qui est plutôt un système générique. Le système a été mis en place en mai 2014. Il fonctionne donc déjà.
L'ancien système de paye du gouvernement était différent de ce qui existe ailleurs, mais cela ne vous étonnera probablement pas.
Je prendrai notre chèque du 21 mai en guise d'exemple. Dans l'ancien système, le chèque de paye aurait payé les employés pour la période du 8 au 21 mai, soit en temps réel. Mais ce n'est pas la norme. La norme quand on achète un logiciel de système de paye, c'est un délai de deux semaines.
Dans le nouveau système, le chèque du 21 mai porterait sur la période comprise entre le 21 avril et le 7 mai. Il en est ainsi presque partout et c'est très logique. C'est un bon changement parce que, quand les employés changent de poste, après une promotion par exemple, un délai de deux semaines rend la paye plus exacte. C'est la norme et nous passons à ce nouveau système.
Quand nous avons décidé d'implanter ce système, il y avait quelques options pour protéger les employés. Une option aurait consisté à demander aux employés de sauter un chèque de paye. Il n'aurait pas été très logique de faire sauter un chèque de paye simplement parce que nous changeons de système comptable ou de système de paye. En réalité, les employés ont effectivement sauté un chèque de paye, mais ils ont reçu un paiement de transition qui correspondait exactement au chèque de paye, de sorte qu'ils n'ont vu aucune différence, et c'est précisément ce que nous voulions. Le nouveau système est en place, les employés ont été protégés et, de leur point de vue, rien n'a changé.
Le paiement de transition sera recouvré lorsque les employés quitteront la fonction publique. Le dernier chèque de paye des employés actuels sera recouvré. Les nouveaux employés ne verront aucune différence, parce qu'ils seront payés selon le nouveau système dès leur entrée en fonction.
Cette idée d'un paiement de transition, qui est ensuite recouvré au départ de la fonction publique, permet de comprendre ce qui arrive aux budgets des ministères, ainsi que du Sénat et de la Chambre des communes.
La diapositive 3 entre peut-être un peu trop dans les détails des finances du gouvernement, par rapport à ce que vous souhaitez en savoir, et je serai aussi bref que possible à ce sujet. Quelques sénateurs membres de votre comité ont dû subir ces explications au Comité sénatorial permanent des finances nationales et ils devront les réentendre aujourd'hui. Le budget et les états financiers du gouvernement sont établis selon la méthode de la comptabilité d'exercice intégrale. C'est la norme dans le secteur privé. Cela n'a aucune incidence sur le Sénat, mais c'est un renseignement important à savoir.
Pour la gestion de la trésorerie ou des budgets, les ministères et le Sénat appliquent ce que nous appelons la méthode de comptabilité d'exercice modifiée ou de caisse modifiée. Cela signifie que lorsque vous recevez votre budget pour l'exercice, il s'agit essentiellement d'un budget de caisse avec une petite variante. Nous ne parlerons pas tout de suite de la paye. Pensons plutôt à l'achat d'un immeuble par exemple. Nous parlons de comptabilité de caisse modifiée, parce que si vous achetez un immeuble et que, pour une raison ou une autre, vous n'avez pas encore reçu la facture à la fin de l'exercice — les papiers ne sont pas prêts et vous ne pouvez pas payer avant le 5 avril —, il n'est pas logique de reporter cette charge à l'exercice suivant. Vous devriez imputer cette charge au budget de l'exercice pendant lequel vous avez acheté l'immeuble. À la fin de l'exercice, nous apportons ces régularisations, qui font en sorte qu'il n'y a pas seulement des opérations de caisse. Nous avons ce petit processus qui permet d'ajouter tout ce que vous avez reçu avant la fin de l'exercice et d'imputer ces charges au budget de l'exercice qui vient de se terminer, même si la facture n'est pas encore arrivée. C'est pour cette raison que nous l'appelons une comptabilité « modifiée ».
Venons-en maintenant à la paye. La paye ou les salaires sont imputés au budget du Sénat en fonction du nombre de jours travaillés. Nous prenons les salaires de vos employés pour l'année, calculons le nombre de jours travaillés et imputons le montant au crédit. Cela ne changera pas. La modification du système de paye, l'échéancier des paiements n'a aucune incidence sur ce qui est imputé à votre crédit, du point de vue des employés. Les montants seront imputés à votre budget en fonction du nombre de jours travaillés par vos employés.
Ce qui est différent, c'est le paiement de transition, qui est imputé à votre budget pour l'exercice en cours. C'est ce paiement qui fera monter les dépenses du Sénat. C'est l'effet du paiement de transition. Est-ce une paye réelle du point de vue des employés? Non, c'est une protection. Mais l'affectation des crédits est un concept juridique. Un montant est imputé à votre crédit, même s'il ne s'agit pas d'une paye réelle. C'est un concept de régularisation. Tous les ministères doivent assumer cette charge, et nous reviendrons dans un instant sur ce que cela signifie à l'échelle gouvernementale.
Nous savions qu'une charge serait imputée aux budgets des ministères. Nous savons aussi que les ministères ne dépensent pas toujours tout leur budget et nous voulons que les ministères ne demandent des fonds que s'ils en ont vraiment besoin. Mais vous ne saurez si vous en avez besoin que vers la fin de l'exercice.
Par conséquent, à l'échelle gouvernementale et dans le cadre du Budget principal des dépenses, nous avons prévu ce que nous appelons un crédit central, autrement dit un crédit géré par le Conseil du Trésor, qui peut le répartir entre les ministères. Nous avons affecté 750 millions de dollars à ce crédit, à cette solution provisoire. Cette somme n'a pas encore été affectée aux ministères. Nous avons demandé aux ministères d'assumer cette charge, dans la mesure du possible. S'ils ne le peuvent pas, ils auront accès à ce crédit central pour ne pas être pénalisés, mais nous ne voulons pas que les ministères demandent de l'argent s'ils n'en ont pas besoin.
Le même concept s'appliquerait au Sénat. Vers le milieu ou la fin de l'exercice, vous saurez un peu mieux où vous en êtes dans votre budget et dans quelle mesure vous pouvez assumer cette charge supplémentaire. Le Sénat est très différent des ministères. Pour obtenir des fonds du Conseil du Trésor, les ministères doivent rédiger un mémoire au Conseil du Trésor et le faire signer par un ministre — c'est un processus assez long. Le Secrétariat du Conseil du Trésor examinerait les demandes des ministères pour s'assurer qu'ils ont vraiment besoin de cet argent.
Le Sénat est différent. C'est le Parlement. Essentiellement, le Sénat écrit et demande les fonds, et nous recevons ces demandes. Lorsque le Sénat a besoin de fonds supplémentaires, du point de vue bureaucratique, ces sommes sont intégrées aux budgets, et le Parlement approuve ou non les budgets. De toute façon, les montants figurent dans les budgets.
Les budgets supplémentaires des dépenses ne sont pas inhabituels au gouvernement fédéral; il y en a trois chaque année. Celui de l'automne, que nous appelons le Budget supplémentaire des dépenses (B), est le plus gros. Il est assez normal que des sommes élevées soient affectées aux ministères dans le Budget supplémentaire des dépenses (B).
Je suis passé à la diapositive 4, qui indique que nous demandons aux ministères d'assumer la charge. Nous saurons mieux plus tard dans l'exercice dans quelle mesure ils peuvent assumer cette charge et dans quelle mesure ils ont besoin des crédits centraux.
En février 2014, nous avons donné aux ministères des indications sur le déroulement du processus. De janvier à mars 2015, les ministères nous diront s'ils ont besoin des crédits centraux.
Là aussi, le Sénat est un peu différent. Le Sénat ne fait pas appel aux crédits centraux. Il est différent des ministères. Le Sénat devra demander des fonds. Selon le budget supplémentaire dans lequel vous voudrez imputer la charge — et vous devrez en discuter avec votre directeur financier —, si vous souhaitez du financement à l'automne, vous devriez écrire au Secrétariat du Conseil du Trésor avant la mi-octobre pour indiquer de quel montant supplémentaire vous aurez besoin. Si vous attendez au Budget supplémentaire des dépenses (C), l'un de nos plus petits budgets supplémentaires, ce serait au début de janvier.
Il s'agit essentiellement d'attendre d'avoir une bonne idée du montant supplémentaire dont vous aurez besoin ou de votre capacité d'assumer la charge à l'interne. À ce moment-là, vous pourrez présenter votre demande au Secrétariat du Conseil du Trésor, et le montant figurera dans le prochain budget supplémentaire.
Voilà le processus et les incidences. Je ne sais pas si c'était clair du point de vue comptable, mais je serai heureux de répondre aux questions, monsieur le président.
Le sénateur Furey : Merci, monsieur Matthews et madame Santiago. Vous avez raison de dire que vous venez de nous expliquer un processus très complexe. J'ai quelques brèves questions.
Cette année, grâce à la gestion diligente de ses ressources, le Sénat a pu dégager un excédent. Si nous avions été informés plus tôt, nous n'aurions pas eu besoin de budget supplémentaire des dépenses. Pourquoi n'avons-nous pas reçu cette information à temps pour en tenir compte dans notre budget?
M. Matthews : Il y a deux raisons. L'approche du gouvernement pour mettre le système en place n'a pas été établie avant la fin de l'année; de fait, elle l'a été juste avant de présenter l'initiative au Conseil du Trésor. L'une des options envisagées consistait à demander aux employés de sauter un chèque de paye. Dans ce cas, il n'y aurait eu aucune incidence sur votre budget, et vous n'auriez eu besoin de rien.
Tant que le ministère des Finances et le Conseil du Trésor ne s'étaient pas entendus sur l'approche, nous n'étions pas en mesure d'informer qui que ce soit. C'est arrivé trop tard, en réalité.
Le sénateur Furey : Pour la comptabilité d'exercice modifiée, quelle marge de manœuvre donnez-vous? Cinq jours, 10 jours?
M. Matthews : Pour l'échéancier?
Le sénateur Furey : Le moment où la charge est imputée à l'exercice.
M. Matthews : Les livres des ministères restent ouverts pendant quelques mois après la fin de l'exercice, qui se termine le 31 mars. Je devrais vérifier avec mes collègues du Contrôleur général, mais si je me souviens bien, les livres sont fermés dans la deuxième quinzaine de mai.
La paye est un peu compliquée, mais quand les ministères pensent recevoir des factures, ils attendent. Si, pour une raison quelconque, ils ne peuvent pas obtenir une facture, ils font une estimation et comptabilisent cette charge.
La sénatrice Marshall : J'ai sorti mon calendrier pour essayer d'établir un échéancier. Les employés auront encore 26 périodes de paye, n'est-ce pas? Et si je comprends bien la note, nous versons 1,6 million de dollars en salaires toutes les deux semaines. Vous avez déclaré qu'ils ne seront pas touchés. Alors, ils auront encore 26 périodes de paye et c'est prévu dans les budgets.
Qui obtient le montant de 1,6 million de dollars demandé? Pas les employés, c'est certain.
M. Matthews : Non, c'est une charge supplémentaire à votre crédit.
Je vais essayer d'expliquer autrement. Cette année, vos employés auront 25 chèques de paye normaux et un paiement de transition. Cela fait 26 paiements, alors ils ne verront pas de différence. Oubliez les chèques de paye pendant une seconde. Si vous aviez un chèque de paye qui vous menait au 25 mars, il resterait six jours dans l'exercice. Ces six jours sont aussi imputés au crédit; c'est l'une des écritures de régularisation. Du point de vue de la paye, nous imputons toujours au budget du Sénat le nombre de jours travaillés par les employés au prorata de leur salaire. Cela ne change pas. Il y a des chèques de paye, plus une régularisation pour ce qui n'a pas encore été payé à la fin de l'exercice. Cela ne change pas. On tient compte du nombre de jours travaillés et de la valeur du travail.
Ce que nous ajoutons, c'est le paiement de transition. Du point de vue des employés, le paiement de transition n'est pas de l'argent supplémentaire, mais du point de vue de la comptabilisation des dépenses, c'est une charge supplémentaire imputée au crédit. Il ne sort pas plus d'argent que les années précédentes.
La sénatrice Marshall : Je ne comprends toujours pas, parce que les employés sont encore payés pour 260 jours par année — je pense que c'est le nombre de jours de travail, d'habitude, dans une année. Ils sont payés pour ce nombre de jours. Ils n'obtiennent rien de plus, mais nous ajoutons 1,6 million de dollars en dépenses salariales. Les employés ne touchent pas cette somme. Vous l'imputez à la paye. Alors je ne comprends pas pourquoi nous avons besoin de 1,6 million de dollars de plus.
M. Matthews : Du point de vue des états financiers — les états financiers vérifiés du gouvernement —, y aura-t-il une charge supplémentaire? Non. Du point de vue de la comptabilité d'exercice, tout reste comme avant.
Les ministères de ressources et le Sénat appliquent un système de comptabilité modifié, comme je l'ai mentionné. Nous comptabilisons encore, comme vous l'avez indiqué — environ 200 jours par année —, plus ce paiement de transition qui, techniquement, n'est pas un chèque de paye normal. Ce n'est pas de l'argent supplémentaire versé au personnel; c'est une écriture de régularisation imputée au crédit.
Je sais que vous êtes comptable, sénatrice. Il ne s'agit pas de comptabilité d'exercice. Les crédits sont un concept juridique et du point de vue juridique, cela représente une charge.
La sénatrice Marshall : Est-ce que, à la fin de l'exercice financier, vous aurez un compte débiteur de 1,6 million de dollars au titre de la masse salariale?
M. Matthews : Je ne sais pas s'il s'agit d'un compte débiteur. Je suis certain, cependant, que la charge annuelle établie pour la masse salariale, selon la comptabilité d'exercice, est inchangée et je ne pense pas qu'il y ait de compte débiteur à ce titre.
La sénatrice Marshall : Il sera simplement indiqué que les employés sont tenus à couvert, c'est-à-dire qu'en vertu du nouveau système de gestion de la paie, nous allons leur verser 1,6 million de dollars, même s'ils n'y ont pas droit. Or, comme ces sommes seront récupérées à leur départ, pourquoi ne pas les inscrire au compte débiteur?
M. Matthews : Nous créons pour cela un compte débiteur central, plutôt que ministériel.
La sénatrice Marshall : Très bien. Est-ce un compte en « T »? Autrement dit, y a-t-il double inscription?
M. Matthews : Oui, dans les états financiers du gouvernement...
La sénatrice Marshall : Vous débiterez donc le compte débiteur et créditerez le compte des dépenses.
M. Matthews : Je crois que nous créditerons le compte de caisse. Il n'y a pas de répercussions sur...
La sénatrice Marshall : Il n'y a pas de répercussions du côté des dépenses?
M. Matthews : Non, il n'y a aucune répercussion sur la comptabilité d'exercice. Nous avons toujours fait la même chose à cet égard.
La sénatrice Marshall : De toute évidence, ce n'est pas ainsi que ça se fait au gouvernement de Terre-Neuve-et-Labrador.
Le sénateur Tkachuk : Cette situation n'est sans doute pas courante.
Le sénateur Marshall : C'est pourtant ce que nous faisons chez moi.
Des voix : Bravo.
La sénatrice Marshall : C'est tout pour mes questions. Je me demandais où allaient aboutir ces 1,6 million de dollars. S'ils ne sont pas versés au personnel et que nous devons faire une demande de crédit supplémentaire, alors où va cette somme? À la façon dont je comprends les choses, il faut considérer que c'est une somme à recevoir et donc, en contrepartie, un crédit à inscrire au compte de caisse.
M. Matthews : Un compte débiteur central est créé et si les choses ne se font pas comme à Terre-Neuve-et-Labrador — je n'ai pas vérifié les états financiers de cette province depuis quelques années —, c'est que, si je me souviens bien, à Terre-Neuve-et-Labrador, les crédits parlementaires et les états financiers obéissent aux mêmes règles. Au gouvernement fédéral, la règle des crédits est différente de celle applicable aux états financiers et c'est ce que l'on constate dans ce cas. Je n'aime pas parler de deux jeux de livres, mais c'est en fait ce qui se produit.
La sénatrice Marshall : Vous avez dit qu'on ne peut pas puiser dans le crédit central comme le font tous les ministères.
M. Matthews : Les crédits centraux sont utilisés dans le cas des ministères et des organismes. Je ne me rappelle pas avoir jamais vu le Sénat puiser dans un crédit central. Globalement, il n'y a pas de différence entre le fait de bénéficier d'un crédit central ou de demander des fonds supplémentaires par le truchement du Budget supplémentaire des dépenses. Cela apparaît dans le Budget supplémentaire.
La sénatrice Tkachuk : Autrement dit, ça apparaîtra dans nos livres de toute façon.
Le sénateur Furey : Ça apparaîtra sous quelle forme?
M. Matthews : Sous la forme de fonds supplémentaires au titre du crédit de fonctionnement du Sénat, dans le Budget supplémentaire des dépenses. Il vous appartiendra de décider si ce sera sous le Budget (B) ou (C), advenant que vous ayez besoin de fonds supplémentaires pour absorber cette dépense. L'augmentation des crédits de fonctionnement pour le Sénat n'apparaîtra qu'une fois et la somme ne sera pas reportée.
La sénatrice Fraser : Merci beaucoup. Ainsi, même s'il n'y a pas de véritable transfert de fonds, nos états financiers déclareront publiquement que le Sénat a dépensé 1,6 million de dollars de trop. J'ai été journaliste. En examinant le Budget supplémentaire, la presse va se demander ce dont il s'agit. Les journalistes se diront que le Sénat affirme économiser, mais que du même souffle il réclame plus d'argent. N'y aurait-il pas eu une meilleure façon de présenter cela?
J'avais deux questions, et je viens de poser la première.
M. Matthews : Dans certaines provinces, le recours au Budget supplémentaire des dépenses est considéré comme étant le résultat d'une erreur, comme le fait qu'on a manqué d'argent. Au gouvernement fédéral, il est relativement normal de recourir à cet instrument. Cela se fait trois fois par an. Le Budget supplémentaire des dépenses (B) intervient à l'automne. C'est à ce moment-là que la plupart des ministères et des organismes se prévalent du Budget supplémentaire des dépenses (B) après avoir reçu du Conseil du trésor l'autorisation de réaliser un projet ou un programme. Dans le cas du Sénat, c'est un peu différent, parce qu'il vous suffit de demander de l'argent pour l'obtenir automatiquement.
Quand nous avons présenté le Budget principal des dépenses au Comité sénatorial des finances et au Comité permanent des opérations gouvernementales et des prévisions budgétaires de la Chambre des communes, nous avons passé un certain temps à expliquer ce changement dans le système de gestion de la paie et l'augmentation du crédit central de 750 millions de dollars. Personne ne nous a posé de question et aucun article n'a paru à ce sujet. Honnêtement, j'en ai été surpris et ça m'a paru un peu bizarre.
On peut comprendre que, lorsque le gouvernement se dote d'un logiciel commercial de gestion de la paie, ce qui est une bonne chose en soi, il faut verser aux employés une paie correspondant à la période de transition afin de les tenir à couvert. C'est logique. Personne n'a vu de problème là-dedans.
Le recours au Budget supplémentaire des dépenses n'est pas considéré comme une solution en cas de dépassement budgétaire, mais plutôt comme une autorisation à dépenser des fonds non prévus en cours d'exercice financier.
La sénatrice Fraser : J'espère que vous avez raison. Comme j'étais au Sénat quand nous avons fait l'objet d'une intense couverture médiatique, j'espère que vous avez raison.
Ma seconde question concerne les répercussions sur les employés. Leur a-t-on expliqué ce nouveau système? Deuxièmement, quand vous nous avez expliqué que les paiements de transition seraient récupérés à terme, vous avez dit — et j'espère que ce n'était qu'un lapsus — que les employés ne recevraient pas leur dernier chèque de paie. Il est probable qu'ils toucheront alors plus que lors de la période de transition, au moment de l'encaissement du chèque de transition. J'espère que vous vouliez dire que leur chèque à terme sera amputé de la somme équivalente au paiement de transition.
M. Matthews : Vous avez tout à fait raison, leur dernier chèque sera amputé de la somme correspondant au paiement de transition.
La sénatrice Fraser : En ont-ils été informés?
M. Matthews : Oui. On a donné beaucoup d'information sur le site Internet de Travaux publics. Ça fait déjà un certain temps que l'information est publiée. Il y a un bon dialogue avec les syndicats dans ce dossier. Quant à savoir si tous les employés étaient au courant, je n'en suis pas certain, mais je suis sûr que l'information s'y trouve depuis longtemps.
Le sénateur Lang : J'aimerais qu'on m'éclaire davantage. D'après ce que je comprends, et d'après ce qu'on nous dit, vous nous demandez de trouver 1,6 million de dollars; si nous ne pouvons trouver cette somme, nous recourons au plan B et présentons une demande de budget supplémentaire de 1,6 million de dollars.
Le revers de la médaille, c'est que le gouvernement fédéral a mis en place un système grâce auquel il ira chercher 750 millions de dollars auprès de l'ensemble des ministères et pourtant, tout crédit censé revenir au gouvernement ne retournera pas au Trésor; il ne sera pas remis à ces ministères, c'est bien ça? En fin de compte, tout cela est censé s'équilibrer.
M. Matthews : Pas tout à fait. Au final, il n'y a aucune incidence sur les états financiers du gouvernement. Vous avez raison, c'est une mesure de transition.
Je vais généraliser et parler des ministères. Depuis quelques années, les ministères ont été loin de dépenser la totalité de leur budget. Dans certains cas, ils en ont laissé de 10 p. 100 à 12 p. 100 dans leurs crédits. Il serait prématuré de dire aux ministères, en début d'exercice : « Nous allons vous donner l'argent nécessaire pour financer cette transition », parce que nous ne voulons pas donner d'argent à un ministère qui n'en a pas besoin et qui, de toute façon, ne dépensera pas la totalité de son budget. Nous affectons donc ces fonds aux crédits centraux. Si un ministère peut absorber la dépense, il ne demandera pas d'argent. S'il ne peut en absorber qu'une partie, il n'en demandera qu'une partie. Vous avez tout à fait raison lorsque vous dites que si un ministère n'a besoin de rien, les fonds inutilisés sont reportés dans le cadre financier.
Le sénateur Lang : Les sommes dues par l'employé qui arrive à la fin de sa période d'affectation, cette paye de deux semaines...
M. Matthews : Ces sommes seront remboursées quoi qu'il advienne.
Le sénateur Lang : Cet argent est renvoyé Trésor et non au Sénat?
M. Matthews : Exactement, parce que dans certains cas, on parle d'un horizon de 25 ans. Tout dépend de la période de vie active de l'employé. La raison pour laquelle nous sommes d'accord avec ce principe, c'est que notre système nous permet de tenir les ministères à l'abri. S'ils ont besoin de cet argent, ils l'obtiendront. Nous n'avons aucun problème avec le fait que ces fonds retournent au Trésor.
Le sénateur L. Smith : Monsieur Matthews, je fais partie des gens qui ne vous ont pas posé cette question. Nous étions tellement impatients que le Comité des finances nous dise...
M. Matthews : Nous avons retenu votre attention avec autre chose.
Le sénateur L. Smith : Je ne suis pas sûr que, lors de cette réunion, nous ayons discuté de la manière dont les répercussions seraient gérées, mais là n'est pas ma question.
Par rapport à ces 750 millions, et selon votre expérience à composer avec les différents ministères, que constatez-vous par rapport au passé? Comment les ministères vont-ils gérer tout ça? Vont-ils demander des budgets supplémentaires?
M. Matthews : On verra une combinaison de situations. Il est intéressant d'observer le contexte des dépenses ministérielles. Lorsqu'un exercice est marqué par des compressions budgétaires, les ministères freinent tellement les dépenses qu'ils n'atteignent même pas le montant du budget alloué et se retrouvent avec encore plus de fonds inutilisés que lors d'un exercice sans restrictions budgétaires. Si l'histoire récente se répète, je pense qu'on assistera à deux types de situations : la plupart des ministères seront en mesure d'absorber une partie de cette dépense et demanderont de l'argent pour combler la différence alors que d'autres, je le soupçonne, n'auront besoin de rien. Puis il aura diverses organisations — les plus petites, selon moi — qui demanderont un budget supplémentaire pour le tout. Ce qui est compréhensible dans le cas d'une petite organisation.
Le sénateur L. Smith : Juste un commentaire : si l'on se fonde sur votre expérience auprès de ces ministères et sur ce que vous avez mentionné un peu plus tôt, à savoir que la plupart des ministères dépensent seulement 85 p. 100 à 90 p. 100 des montants budgétés, il semble s'agir d'une stratégie de gestion que vous, chers collègues, avez utilisée pour mettre le plan en œuvre, non?
M. Matthews : Nous étions au courant de l'histoire récente de fonds inutilisés. Je dirais que pour 2013-2014, à l'échelle du gouvernement, le phénomène des fonds inutilisés est moins important qu'il ne l'était en 2012-2013. Le montant est donc moindre. Nous savons que, historiquement, les ministères ne dépensent pas tout leur argent. Nous voulons qu'ils aient accès à des fonds, mais nous ne voulons pas qu'ils en demandent s'ils n'en ont pas besoin.
Le sénateur L. Smith : C'est comme au football, la fermeté affectueuse.
La sénatrice LeBreton : Merci, monsieur Matthews. Je pense que c'est une bonne chose que le Canada amorce enfin la modernisation du système de rémunération. Dans l'intérêt des contribuables, c'est une bonne chose.
Je connais le processus selon lequel les ministères déposent une demande et obtiennent une approbation, car il s'agit habituellement de programmes déjà approuvés. Je sais aussi que le Sénat et la Chambre des communes, s'ils ont besoin de fonds supplémentaires, ne suivent pas le même processus que les ministères. Pour ce qui est du Sénat, la situation est claire : sur 1,6 million de dollars, 1,1 million va aux employés de l'Administration du Sénat et 0,5 million va au personnel des sénateurs.
Monsieur le président, lorsque nous nous demandons si nous devrions inclure ce facteur dans nos demandes ou l'absorber dans nos budgets actuels, je soutiens que nous pouvons absorber cette dépense dans nos budgets actuels. Je ne pense pas qu'il soit nécessaire que nous prenions une décision avant janvier car le Sénat, qui compte déjà neuf sièges vacants, en comptera 11 à la fin de juin, 13 à la fin de l'été et 16 à la fin de l'année. Si l'on considère l'ensemble des dépenses du Sénat, je pense que ce dernier sera tout à fait en mesure d'absorber ce montant de 1,6 million de dollars. Je tenais à dire publiquement que M. Matthews a fourni une explication claire et nette de la situation au sein du gouvernement de même que des circonstances particulières auxquelles font face les deux chambres du Parlement. J'estime donc que nous n'avons pas à inclure ce facteur dans nos demandes, parce que le budget du Sénat est encore relativement sain et que grâce à nous, il est beaucoup mieux géré. J'aimerais faire valoir que maintenant que nous avons cette information et que nous connaissons les raisons qui la justifient, nous n'avons pas, en tant que groupe, à prendre de décision sur cette question avant la toute fin de l'exercice en cours.
La sénatrice Marshall : Une dernière question : à la fin du présent exercice financier, combien de périodes de paye seront incluses dans nos dépenses salariales? Y en aura-t-il 25 ou 26?
M. Matthews : Chaque exercice financier comprend 26 périodes de paye. Ce sera selon la norme.
La sénatrice Marshall : Il y en aura 26.
M. Matthews : Oui.
Le président : Avez-vous une idée de la façon dont la Chambre va gérer tout ça?
M. Matthews : La Chambre des communes connaît le problème. Nous n'avons encore reçu aucune indication quant à savoir si elle demandera du financement, ni quel poste ferait l'objet d'une demande de budget supplémentaire. La Chambre des communes a présenté une demande de Budget supplémentaire des dépenses (A), mais c'était pour un autre poste. Il pourrait être utile — mon intention n'est pas de dire quoi faire à votre directeur des finances ou à vos sénateurs — d'assurer la coordination avec la Chambre des communes. S'ils doivent tous deux présenter une demande de financement, il pourrait être judicieux que ces demandes fassent partie du même Budget supplémentaire des dépenses. Cela peut paraître logique aux yeux de certains, mais je vous laisse le soin d'y réfléchir.
Monsieur le président, j'aimerais également commenter la remarque de la sénatrice LeBreton. L'exercice ne fait que commencer. Nous pensons qu'il est encore trop tôt pour que les ministères nous disent s'ils ont besoin d'argent ou non. C'est pourquoi nous leur avons demandé d'attendre avant de nous indiquer s'ils ont besoin de recourir aux crédits centraux. Cela étant dit, nous avons indiqué aux directeurs financiers ministériels que nous ne voulions pas qu'ils prennent des mesures draconiennes pour mettre ce plan en œuvre. Ça n'aurait aucun sens de licencier du personnel en fournissant comme explication : « Nous avons changé nos systèmes de paye et à cause des frais que cela entraîne, nous n'avons plus les moyens de payer votre salaire. » Nous ne demandons pas aux ministères de faire des miracles. Nous voulons seulement attendre de voir quelle sera leur situation financière plus tard dans l'année, une fois qu'ils auront une idée plus précise des sommes qu'ils dépenseront. Aucun fonctionnaire ne sera mis à pied à cause de ce plan ou de toute autre mesure extraordinaire. Tout ce que nous voulons, c'est voir où en seront leurs dépenses plus tard au cours de l'exercice.
Le dernier point que je tiens à souligner, c'est que les demandes de financement ne sont pas une affaire de « tout ou rien ». Vous pouvez très bien faire une demande de financement partiel. Quand vous en serez à cette étape, plus tard dans l'exercice financier, vous n'aurez pas à décider entre tout ou rien. Le financement partiel ne pose aucun problème.
Le président : Si l'on s'appuie sur les observations de la sénatrice LeBreton, la véritable fin d'exercice ne serait pas en octobre, lors du dépôt des demandes dans le Budget supplémentaire des dépenses (B), mais aussi tard qu'en janvier, c'est bien cela?
M. Matthews : Nous aurions besoin d'une demande écrite du Sénat au début de janvier, au plus tard. Ainsi, les crédits votés dans le Budget supplémentaire des dépenses (C) seraient augmentés en mars.
Le président : Pourriez-vous être plus explicite, je ne voudrais pas qu'il y ait de malentendu à cet égard. La plupart d'entre nous connaissent la différence entre la façon dont les ministères et le Parlement sont financés. On pourrait comprendre à tort que le Parlement obtient tout ce qu'il demande. J'ai pris cela pour une métaphore. Pourriez-vous expliquer pourquoi l'organe exécutif et les ministères sont financés d'une manière et le Parlement d'une autre?
M. Matthews : En fin de compte, tous les montants doivent être approuvés par le Parlement au moyen d'un projet de loi de crédits. La différence réside dans la fonction critique exercée par le Conseil du Trésor. En tant que fonctionnaires, il nous incombe de soupeser les plans de dépenses des ministères. Il serait inconvenant de notre part d'exercer une fonction critique stricte à l'égard des demandes du Sénat ou de la Chambre des communes. Ce serait un peu comme si la monture dirigeait son cavalier.
Le président : C'est exact.
M. Matthews : En effet, il incombe au Sénat et à la Chambre des communes d'exercer beaucoup plus d'autosurveillance à ce chapitre et de passer leurs chiffres au crible avant de présenter une demande, sachant que dans leur cas, la fonction critique est différente.
Le président : Ce processus cadre avec le principe de gouvernance de la tradition parlementaire de Westminster : c'est l'organe parlementaire qui supervise l'organe exécutif et non l'inverse, même si c'est parfois ce que les gens pensent.
M. Matthews : Exactement.
Le président : Honorables sénateurs, avez-vous d'autres questions concernant cette explication?
Le sénateur Lang : Merci pour l'explication, je crois que nous comprenons la situation. Ma question s'adresse, en fait, à l'Administration du Sénat, en ce qui concerne le financement global de notre administration et le point où nous en serons par rapport à ce genre d'argent, au 1er avril du prochain exercice. L'an dernier, autant que je sache, nous avons eu un surplus qui, comme l'a souligné la sénatrice LeBreton, était attribuable au fait que nous avions un certain nombre de postes à pourvoir et que d'autres éléments de notre budget n'avaient pas été utilisés. Toutes choses étant égales, allons-nous avoir un surplus au 1er avril 2015?
Gary O'Brien, greffier du Sénat, greffier du comité : Le comité de direction a convenu d'avoir une autre discussion sur d'autres propositions. Il y a quelques semaines, vous avez eu une discussion concernant une certaine initiative de nos agents de sécurité, mais il y a d'autres éléments importants que nous n'avons pas pu inscrire dans le budget principal parce que les plans étaient encore en cours d'élaboration. Il n'y avait rien de certain. La prochaine fois que le comité se réunira au complet, nous aimerions soumettre d'autres points à son examen. À ce moment-là, nous aurons l'heure juste sur notre situation et notre orientation.
Le sénateur Lang : Est-ce que vous dites à ce comité que s'il accepte toutes les soi-disant propositions au cours de la prochaine semaine, il n'y aura pas d'excédent? Est-ce que c'est ce que vous nous dites?
M. O'Brien : Nous vous disons que c'est encore tôt. La sénatrice LeBreton a fait remarquer avec raison qu'il y a des postes vacants imprévus; de plus, nous ne nous attendions pas à l'annonce du sénateur Dallaire. Nous préférerions faire un pas à la fois plutôt que de prédire quelle sera la situation à l'automne. Nous aimerions soumettre un certain nombre de mesures à l'examen du comité et effectuer une meilleure évaluation à ce moment-là.
Le sénateur Lang : Évidemment, l'année dernière, nous avons eu un excédent. Cette année, j'ai hâte de voir exactement comment nous allons gérer notre administration.
Le président : Y a-t-il d'autres commentaires ou interventions à ce sujet? Au nom de mes chers collègues, je vous remercie, monsieur Matthews et madame Santiago, de nous avoir aidés à mieux comprendre la démarche. Je peux vous assurer que les sénateurs feront leur part pour aider, à leur manière, le Conseil du Trésor à atteindre son objectif. Nous vous remercions beaucoup.
M. Matthews : Merci de l'occasion offerte, monsieur le président.
Le président : Honorables sénateurs, le point suivant à l'ordre du jour traite de la création d'un groupe de travail sur l'examen du Règlement administratif du Sénat.
J'aimerais demander au sénateur Smith ou au sénateur Furey, qui font tous deux partie du comité directeur, de nous en parler.
Le sénateur L. Smith : Je crois que cela faisait l'objet de pourparlers avec le service des finances. Le greffier a indiqué que, dans le cadre de la mise à jour de notre politique sur les déplacements, les finances ont proposé que nous examinions les modifications au RAS de manière à assurer une cohérence. Il y a chevauchement dans certains secteurs, par exemple la définition des « fonctions parlementaires » dans les règles sur les déplacements est également soulignée dans le RAS. On a ainsi discuté de la nécessité de s'assurer que la définition des « fonctions parlementaires » est cohérente dans les deux ensembles de règles.
Peut-être que le greffier pourrait nous dire comment et quand nous pourrions procéder à une mise à jour, à une révision ou à un examen des règles.
M. O'Brien : Merci, monsieur le sénateur.
La question de la révision du RAS, lequel a été écrit en 2004 — il y a donc 10 ans —, a été soumise au comité lors de la dernière session de la législature et nous en sommes de nouveau saisis. Je crois que nous nous acheminions vers la création d'un groupe de travail sur le RAS lorsque nous avons créé le groupe de travail sur la politique sur les déplacements. Certains sénateurs pourraient faire partie des deux groupes de travail, donc je crois que nous avions envisagé qu'il serait peut-être préférable de terminer l'examen de la politique sur les déplacements avant de commencer l'examen du RAS. La question est par ailleurs inscrite à l'ordre du jour pour savoir si nous voulons procéder de cette manière.
Le président : D'autres points de vue?
Le sénateur Tkachuk : Je crois que nous devrions terminer le travail et nous assurer que tout est cohérent parce que nous avions remarqué, au sein du comité sur la politique sur les déplacements, qu'il y avait des différences. Ensuite, nous renvoyons au RAS dans notre politique sur les déplacements, donc je crois que quelqu'un devrait passer à travers et s'assurer que tout est correct avant que nous ne la publiions.
Le président : Vous voulez dire d'aller de l'avant?
Le sénateur Tkachuk : Je crois que nous devrions continuer, oui. Nous sommes à peu près à moitié chemin, n'est-ce pas? Je ne sais pas. Oui, donc ça ne devrait pas prendre trop de temps.
Le sénateur Furey : J'aimerais appuyer le greffier. Nous allons terminer notre politique sur les déplacements et ensuite, pour assurer une cohérence, je crois que vous avez raison, David, nous devrions sans doute essayer de conserver le même groupe pour passer à l'examen du RAS, de sorte que les membres seront au courant de ce qui nous est familier et qui fait l'objet d'un renvoi réciproque. Sinon, nous allons nommer d'autres personnes et elles devront partir de zéro.
Le président : Pourquoi ne pas se mettre d'accord là-dessus maintenant?
Le sénateur Furey : Larry a tellement bien travaillé que nous voulons le garder avec nous.
Le président : Si j'interprète bien le sourire et le hochement de tête de l'honorable sénateur de Saurel, nous allons terminer cette tâche et nous occuper ensuite de l'autre question. Que le compte rendu en fasse mention.
Numéro 4 : création d'un Groupe de travail consultatif sur le plan et la vision à long terme. Sénateur Downe, vous étiez sur ce comité dans le passé.
Le sénateur Downe : Oh oui! C'est le comité sur lequel la sénatrice Stewart Olsen et moi-même siégions et nous avons perdu tous nos amis. Le comité veut me ravoir, mais vous connaissez mon opinion au sujet de toute cette histoire.
Le sénateur Tkachuk : J'aime le point de vue de Percy. Je crois donc que nous avons simplement besoin d'un représentant de notre parti et le groupe de travail pourra ainsi poursuivre ses travaux. Je ne sais pas comment les autres se sentent. Peut-être que son parti n'a pas le même sentiment, mais je considère que c'est un gars sensationnel.
Le sénateur Downe : Pour résumer notre position sur une foule de choses, et je parle au nom de la sénatrice Stewart Olsen à cet égard, parce que nous parlions d'une même voix, c'est une installation temporaire dans laquelle nous déménageons et nous ne devrions pas engager des dépenses au lieu de celui qui occupera l'immeuble dans 10 ou 12 ans. Regardez le Sénat : nous voulions aller là pour économiser des dizaines de millions de dollars en évitant de construire un immeuble à côté de l'édifice de l'Est, contrairement à ce que fait la Chambre des communes pour l'édifice de l'Ouest; c'était donc une mesure d'économie. Le comité avait mis en lumière le fait que ce n'est pas situé sur la Colline mais que cela répondra aux besoins du Sénat sur une base temporaire. Nous avons donc essayé d'éviter, par exemple, de prévoir une série de cafétérias, alors qu'il y a une aire de restauration au Centre Rideau et un restaurant au Château Laurier, et ainsi de suite, si les gens sont tentés. Nous avons essayé de garder les coûts à un niveau raisonnable. Nous avons constaté un certain recul, certains services voulant toutes sortes de choses qui ne répondaient pas vraiment à nos besoins et qui étaient en fait des additions. L'attitude que nous avons adoptée consistait à établir ce dont nous avions besoin pour être entièrement fonctionnel en tant que Sénat qui répond à tous les critères, qui n'embarrassera pas l'institution mais qui n'est pas non plus une version Cadillac semblable à ce que fait la Chambre des communes sur le remblai temporaire, ce que nous essayons d'éviter.
Cela étant dit, une des options proposées consistait à placer des machines distributrices de sandwichs au lieu d'aménager une cafétéria. C'est tombé à plat chez certains. À notre avis, il suffisait de traverser la rue pour trouver à manger. Pourquoi construire quelque chose dont nous n'aurons pas besoin quand nous partirons dans 12 ans, si l'institution n'a pas disparu d'ici là?
Le président : Je pense que nous devrions appuyer la suggestion du sénateur Tkachuk voulant que son parti nomme un de ses sénateurs, qui se joindra au sénateur Downe pour continuer le travail. Permettez-moi de mentionner qu'entre 2018 et 2028, cet édifice sera vide et fera l'objet de rénovations majeures. Cet immeuble a trois locataires, soit la Chambre des communes, le Sénat, mais également la Couronne; je veux faire savoir au comité que j'ai rencontré les représentants de la Couronne pas plus tard qu'hier. Dans la salle du Sénat, il y a le trône canadien et beaucoup d'objets qui témoignent de la Couronne. Nous devons former ce groupe de surveillance composé de parlementaires. Nous savons tous que dans la Constitution, le Parlement du Canada désigne la Chambre des communes, le Sénat et la Couronne. Ils ont grandement apprécié que nous leur soumettions cela. Ils sont prêts à désigner un participant et nous sommes en train de discuter avec les chefs de la nomination de représentants du Sénat au comité de surveillance. J'ai parlé au Président Scheer et ils vont chercher des gens de ce côté.
Je crois que c'est vraiment important. Pendant cette période de travaux de réfection, nous devons, selon moi, être au courant des plans et de ce qu'ils vont rénover, de sorte que nous sachions, en fin de compte, ce qui va en résulter. De plus, il me semble qu'il faut examiner de près le genre d'appareils électroniques modernes que nous devrions avoir, lorsque nous visitons d'autres parlements dans le monde. Certaines des technologies adoptées sont renversantes; ce sont tous des trucs sensés.
Par conséquent, bien que la vision et le plan à long terme auxquels le sénateur Downe est mêlé ne traitent pas spécifiquement de cela, nous devons centrer notre attention sur cela. Vous pourriez soumettre toutes les idées que vous avez du point de vue de ce comité.
Est-ce que nous pourrions maintenant considérer le point numéro 5 Ð services de télécommunications à l'extérieur de la cité parlementaire?
[Français]
Hélène Bouchard, directrice, Direction des services d'information : Honorables sénateurs, lors de la dernière rencontre nous avons présenté deux options pour les services de télécommunications à l'extérieur de la cité parlementaire.
La première option consistait à allouer un montant maximum à chaque service de télécommunications, et la deuxième, à éliminer complètement ces services. Nous aimerions aujourd'hui, vous proposer une troisième option qui a été soulevée durant les discussions de la dernière rencontre.
[Traduction]
Donc, la troisième option consisterait à verser une mensualité de 100 $ pour payer les frais de services de télécommunications à l'extérieur de la Cité parlementaire. Les sénateurs pourront appliquer cette somme au paiement des services de leur choix, tout en respectant les critères établis dans la politique sur les télécommunications. Donc, si la demande de remboursement est inférieure au montant maximum autorisé, c'est la somme demandée qui sera remboursée. Si la demande de remboursement est supérieure au maximum autorisé, le remboursement sera alors de 100 $.
Je suis consciente qu'il sera difficile d'en arriver à un consensus. Il y a cependant une chose de certaine et c'est que la difficile question de la propriété doit être réglée, car les factures et les services donnent souvent lieu à une contestation.
Par conséquent, si une décision n'est pas exprimée, nous aimerions que vous envisagiez la proposition suivante, qui permettra au Sénat de rompre définitivement tout lien avec les fournisseurs de ces services. L'option A consistera à transférer la propriété de ces services du Sénat aux sénateurs. Cette option n'est pas viable pour tous. Elle l'est probablement pour la moitié des sénateurs. Ces derniers seront entièrement responsables de la gestion des services à l'extérieur de la Cité parlementaire, ce qui englobe l'activation du service, le soutien technique, le paiement des factures et la désactivation, et toutes les demandes de remboursement pour ces services seront acheminées mensuellement par voie électronique. Je suggère également de profiter de l'occasion pour réviser le nombre de lignes téléphoniques autorisées à l'extérieur de la Cité parlementaire. À l'heure actuelle, huit sénateurs seulement ont deux lignes téléphoniques à l'extérieur de la Cité parlementaire.
Je suis prête à répondre aux questions.
La sénatrice Marshall : J'ai une question. À la page 2 de la note d'information, et ces renseignements ont déjà été fournis, mais là où il est dit que 42 sénateurs ont un compte Internet, mais 29 ont une carte SecurID, est-ce que ça veut dire que nous assurons un service Internet à 42 sénateurs, mais que ceux-ci ne l'utilisent pas pour des activités en lien avec le Sénat? C'est ce qu'il me semble.
Mme Bouchard : Je ne veux pas dire que ça n'a pas de rapport, parce qu'ils peuvent effectuer des recherches, mais ce que nous voulions préciser, c'est que nous avons seulement 29 sénateurs qui ont une carte SecurID qui leur donne accès au réseau du Sénat.
La sénatrice Marshall : Seulement 15 l'utilisent?
Mme Bouchard : Ce que nous constatons, c'est que nous savons qui l'utilise et que nous pouvons affirmer qu'il y a probablement 15 sénateurs seulement qui l'utilisent, en effet.
La sénatrice Marshall : Je crois que c'est la troisième fois qu'on parle de cela.
Mme Bouchard : Oui.
La sénatrice Marshall : Les deux dernières fois déjà, j'ai affirmé qu'à mon avis nous devrions couper tout cela. Je veux simplement dire que je n'ai pas changé d'idée.
Le président : Oui, sénateur Lang...
Le sénateur Lang : Je ne suis pas d'accord avec ma collègue pour qu'on arrête tout. Il y a un coût que nous assumons tous à la maison, ou j'aimerais le croire. Nous ne cessons pas d'être sénateurs lorsque nous retournons dans nos régions, cependant lorsque nous sommes ici, nous restons en communication avec notre région. Il y a donc une responsabilité. La question est de savoir dans quelle mesure le Sénat a une responsabilité envers nos régions et les communications que nous avons là.
D'après moi, nous devrions envisager la question sous divers angles. D'abord, comment réduire les frais administratifs et les responsabilités d'administration imputées en raison du système que nous utilisons? Le système, d'après ce qu'on nous en dit, est lourd et exige temps et argent. En fin de compte, est-ce que nous réalisons ce que nous voulons?
À mon avis, nous devrions favoriser le versement direct d'une certaine somme chaque mois, à chaque sénateur, pour tenir compte du fait que tout le monde a un téléphone, que 99,9 p. 100 des sénateurs ont un ordinateur et qu'ils utilisent cet ordinateur, du moins en partie ou en grande partie pour les affaires sénatoriales.
Sachant cela, pourquoi ne pas simplement faire deux choses? Adopter la recommandation B, soit le versement d'un montant fixe tous les mois à chaque bureau de sénateur. Ça ressemble un peu à ce que tout le monde fait, par exemple, pour leur logement ou leur maison, on informe l'administration qu'on a de fait un compte Internet et un compte de téléphone et on reçoit un remboursement minimum de 100 $. Ainsi, personne n'a plus à vérifier si j'ai reçu 90 $, 75 $ ou 125 $.
En fin de compte, on pourrait calculer et accepter une moyenne. Je crois que l'objectif visé — je suis un nouveau membre de ce comité et je ne serai pas en mesure d'affirmer cela pendant encore longtemps, mais je vais le dire : à mon avis, nous ajoutons des règles à d'autres règles ou nous changeons les règles et mettons en place encore plus de règles. Au bout de la ligne, nous avons une administration qui calcule encore et toujours la même chose, d'une façon ou d'une autre.
L'objectif est de se dire que la dépense représente x montant d'argent pour un sénateur ou un député à Ottawa et nous devons essayer de faciliter les choses autant que possible et garder les frais administratifs au minimum, au lieu de vivre cette situation où il faut faire appel au vérificateur et voir si on peut attraper Percy E. Downe pour un appel téléphonique.
Pourquoi ne pas envisager cela avec philosophie et adopter une moyenne qui, en fin de compte, va égaliser la dépense? J'ai terminé mon sermon sur la montagne.
Le sénateur Tkachuk : À mon avis, nous avons bel et bien un système téléphonique sans frais. Nous avons notre téléphone au bureau et nous avons un cellulaire, donc nous sommes en mesure d'appeler n'importe qui pour affaires à l'aide de notre cellulaire. Mon téléphone à domicile est le même que tout autre téléphone à domicile. Je paie un tarif standard, donc que je l'utilise pour les affaires du Sénat ou pour mes affaires personnelles, ça n'a aucune importance.
En ce qui concerne Internet, vous savez, je l'utilise pour des raisons personnelles, donc je ne facture pas mes frais d'Internet. Je ne pense pas qu'on devrait fournir cela. Je considère que nous fournissons un ordinateur pour le bureau. Je crois que c'est super pour chaque sénateur, donc, vous savez, à mon avis, se préoccuper de nos jours de payer la ligne téléphonique au domicile de quelqu'un est une chose qui me dépasse, et je ne vois pas pourquoi nous devrions même envisager des frais mensuels.
La sénatrice Fraser : Je suis d'accord avec le sénateur Lang. C'est aller à l'encontre du but poursuivi que de suggérer que nous pourrions avoir un montant mensuel fixe, puisque, dans ce cas, toute dépense de 5 $ devra être vérifiée par quelqu'un. Nous allons dépenser tout autant d'argent à vérifier...
Le sénateur Lang : Plus.
La sénatrice Fraser : Ou plus. Comme je l'ai déjà dit, je crois fermement que la méthode de travail et l'usage des technologies varient grandement d'une personne à l'autre. Cependant, peu importe ce qu'un sénateur décide d'utiliser sur le plan des technologies et des pratiques, nous effectuons tous du travail. Nous travaillons lorsque nous sommes chez nous et lorsque nous sommes au bureau ici et nous déboursons probablement de notre poche de toute façon, en dépit des allocations en apparence généreuses versées.
Je pense à un montant fixe tous les mois, juste fixe, et il s'agit de décider si nous allons être plus généreux en mettant la main à la poche plus souvent ou non. Je crois que 100 $ par mois serait un minimum, étant donné ce que nous finissons par dépenser.
Par exemple, en vertu de cette proposition, nous serons responsables de l'entretien de tout l'équipement. Bien, si vous placez un appel de service, vous venez de dépenser 100 $ d'un coup. Je pense que ce serait beaucoup plus facile et plus simple pour tout le monde. Nous n'aurions pas à éplucher nos relevés de carte de crédit et autres factures avant de les faire parvenir aux finances du Sénat et les finances du Sénat n'auraient pas à demander à quelqu'un de passer à travers une pile sans fin de documents pour voir si nous sommes 5 $ sous le montant admissible. Simplifiez le tout et faites-le.
Le président : Sénatrices et sénateurs, je ne crois pas que le débat ait avancé suffisamment pour que l'on prenne une décision aujourd'hui, mais nous allons devoir en prendre une avant la pause. Nous allons reporter ce vote, mais il serait important de nous consulter pour établir quel serait le meilleur modèle. En fin de compte, nous fonctionnons tous selon le même principe. Sénateur Downe?
Le sénateur Downe : Monsieur le président, il serait bon que les deux groupes parlementaires se consultent également, parce que nos différents représentants ont des points de vue différents. Il serait peut-être opportun de mettre à contribution les membres des groupes parlementaires — parce que 42, selon cette note d'information, ont Internet — pour connaître leurs opinions et ainsi de suite. Nous pourrions revenir mieux informés.
Le président : Nous pourrions demander au sénateur Furey et au sénateur Smith d'entreprendre cette démarche auprès de leurs groupes parlementaires respectifs.
Le sénateur Dawson : Pouvons-nous avoir une idée des frais associés à l'option A et à l'option B? Nous savons qu'il n'y a aucun coût lié au fait de retirer ces options. Nous ne paierions plus rien dorénavant. Quel est le coût actuellement? Combien ça coûterait? Si l'on parle de centaines de milliers de dollars, ce n'est pas comme s'il s'agissait de 90 000 $. Je ne suis pas toujours présent. Nous avons consacré des heures à débattre d'une dépense de l'ordre de 90 000 $, 100 000 $ ou 180 000 $, alors que nous savons que nous allons reporter un million et quelques tous les ans et nous avons consacré sans doute moins de temps à parler de cela.
J'aimerais avoir une idée de ce dont nous parlons en termes de coût.
[Français]
La sénatrice Charette-Poulin : Je trouve que c'est une discussion importante. L'une des réalités auxquelles nous devons faire face c'est que nous représentons tous une région, et notre budget ne nous permet pas de bien desservir notre région. L'argument économique est important, mais il ne faut pas oublier nos rôles et responsabilités en tant que sénateurs.
Je vais vous donner un exemple. Dans le Nord de l'Ontario, depuis que les sièges sont tous occupés par des députés du NPD, je n'ai plus accès à de l'aide de bureau politique pour rendre service à des gens qui m'envoient des courriels ou qui m'appellent pour des questions d'immigration, de passeport ou autres.
J'aimerais simplement qu'on tienne compte de notre rôle et de nos responsabilités dans une argumentation économique.
Le président : Je pense qu'il est possible d'en discuter au sein des caucus. Le greffier peut prendre contact avec des sénateurs indépendants afin d'y réfléchir et de revenir sur ce sujet.
Honorables sénateurs, je vois que le temps est écoulé.
(La séance est levée.)