Délibérations du Comité permanent de la
Régie interne, des budgets et de l'administration
Fascicule 2 - Procès-verbal du 3 avril 2014
OTTAWA, le jeudi 3 avril 2014
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Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration se réunit aujourd'hui, à 9 heures, dans la pièce 160-S de l'édifice du Centre sous la présidence de l'honorable Noël A. Kinsella (président).
Membres du comité présents : Les honorables sénateurs Campbell, Charette-Poulin, Cordy, Downe, Doyle, Fraser, Furey, Johnson, Kinsella, Lang, LeBreton, C.P., Marshall, Munson, Seth, Smith (Saurel), Tkachuk et White. (16)
Autre sénatrice présente : L'honorable sénatrice Charette-Poulin. (1)
Également présents : M. Gary W. O'Brien, greffier du Sénat, et d'autres dirigeants du Sénat.
CIBA/2014-04-03/064(P) — Troisième rapport du Sous-comité des budgets des comités
Le président du Sous-comité des budgets des comités, l'honorable Larry Smith (Saurel), présente le troisième rapport du sous-comité.
Le jeudi 27 mars 2014
Le Sous-comité des budgets des comités du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration a l'honneur de présenter son
TROISIÈME RAPPORT
Le Sous-comité est conscient de la demande accrue de transparence relative aux dépenses du Sénat. Le Règlement du Sénat (art. 12-26) et le Règlement administratif du Sénat (chap. 3:06, art. 11) exigent que les comités fassent rapport de leurs dépenses chaque session. Ces rapports sont déposés au Sénat dans les 15 premiers jours de séance de chaque nouvelle session. Le rapport annuel de la Direction des comités contient également de l'information sur les dépenses des comités, ventilées en trois grandes catégories pour chaque activité (Services professionnels et autres; Transports, hébergement et frais de séjour; Autres dépenses). Le public et plus particulièrement les médias présentent de plus en plus de demandes visant à obtenir une ventilation encore plus détaillée de ces dépenses.
Avant d'engager des dépenses, les comités doivent faire approuver leurs budgets par le Sénat. Les budgets des comités sont publiés dans les Journaux et comprennent une ventilation ligne par ligne des fonds demandés. Les budgets qui comportent des voyages prévoient généralement des fonds suffisants pour couvrir les déplacements de tous les membres des comités. Or, dans la plupart des cas, un nombre restreint de délégués se déplacent de sorte que les budgets sont beaucoup plus élevés que les dépenses réelles. Les fonds excédentaires de toute activité sont récupérés et peuvent être mis à la disposition des comités pour d'autres activités.
Le coût réel des voyages des comités est indiqué dans les rapports de session et dans les rapports annuels de la Direction des comités. Ces documents publics peuvent être consultés sur le site web parlementaire. Le niveau de détails qui y sont présentés est toutefois moindre que ce qui figure dans les budgets publiés et il existe souvent un certain décalage entre le moment où le voyage a eu lieu et celui où sont déclarées les dépenses réelles.
La Direction des finances et de l'approvisionnement prépare des rapports post-activités qui comprennent une répartition des montants demandés pour chaque poste du budget et des dépenses réelles correspondantes. Les greffiers des comités fournissent une explication pour tout écart important entre ces montants. Les rapports sont revus par le sous-comité du Comité de la régie interne, des budgets et de l'administration qui est responsable des budgets des comités. Jusqu'à présent, ces rapports n'ont pas été rendus publics.
Afin de mieux faire comprendre au public les budgets et les dépenses des comités, le sous-comité recommande ce qui suit :
Qu'à compter de la 2e session de la 41e législature, le sous-comité responsable des budgets des comités dépose les rapports de dépenses post-activités auprès du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration au moins une fois l'an, et que ces rapports soient déposés au Sénat sous la forme de rapports émanant du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration (voir à l'annexe un modèle de rapport de dépenses post-activités);
que, dans l'éventualité où des journalistes demanderaient de l'information sur les frais de déplacement des comités avant la prochaine date de publication prévue, les Communications du Sénat soient autorisées à leur fournir l'information devant normalement figurer dans un rapport de dépenses post-activités, mais seulement après avoir consulté comme il se doit la Direction des comités ainsi que la Direction des finances et de l'approvisionnement pour confirmer que les dépenses réelles relatives à une activité donnée ont été réglées et après avoir obtenu l'approbation d'un sous-comité compétent du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration.
Respectueusement soumis,
Le président du sous-comité,
Larry W. Smith
Après discussion, il est proposé d'ajouter une troisième recommandation :
Que le président et le vice-président du comité en question approuvent les rapports finaux des dépenses post-activités.
Le sénateur Smith (Saurel) propose l'adoption du troisième rapport du Sous-comité des budgets des comités tel que modifié.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2014-04-03/065(P) — Quatrième rapport du Sous-comité des budgets des comités
Le président du Sous-comité des budgets des comités, l'honorable Larry Smith (Saurel), présente le quatrième rapport du sous-comité.
Le jeudi 3 avril 2014
Le Sous-comité des budgets des comités du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration a l'honneur de présenter son
QUATRIÈME RAPPORT
Votre sous-comité recommande que les sommes suivantes soient débloquées pour l'exercice 2014-2015 :
Agriculture et forêts (santé des abeilles)
Activité 1 : Washington, D.C. 55 140 $ Activité 2 : Morrisburg, Ontario 4 110 $ Total 59 250 $ (y compris des fonds pour des missions d'étude)
Banques et commerce (législation)
Dépenses générales 6 800 $ Total 6 800 $ Conflits d'intérêts des sénateurs
Dépenses générales 50 000 $ Total 50 000 $ (y compris des fonds pour un fournisseur unique pour des services professionnels)
Énergie, environnement et ressources naturelles
(énergie des territoires du Nord)
Dépenses générales 13 500 $ Activité 1 : Iqaluit, Kimmirut, Rankin Inlet,
Yellowknife, Diavik, Wha Ti, Whitehorse243 660 $ Total 257 160 $ (y compris des fonds pour des missions d'étude, ainsi que l'approbation pour un fournisseur unique pour des vols nolisés)
Pêches et océans (aquaculture)
Activité 1 : Terre-Neuve-et-Labrador
et Nouvelle-Écosse159 044 $ Activité 2 : Norvège et Écosse — Activité 3 : Nouveau-Brunswick,
Île-du-Prince-Édouard et Québec104 601 $ Total 263 645 $ (y compris des fonds pour des audiences publiques et des missions d'étude; décision reportée pour l'activité 2)
Droits de la personne (cyberintimidation)
Dépenses générales 7 200 $ Total 7 200 $ Sécurité nationale et défense
(relations internationales en matière de sécurité et de défense)
Activité 1 : Washington, D.C. 53 620 $ Total 53 620 $ (y compris des fonds pour une mission d'étude)
Sécurité nationale et défense
(Agence des services frontaliers du Canada)
Activité 1 : Ottawa 3 510 $ Total 3 510 $ (y compris des fonds pour une mission d'étude)
Sécurité nationale et défense
(politiques en matière de sécurité nationale et de défense)
Activité 1 : Région de la capitale nationale 3 010 $ Total 3 010 $ (y compris des fonds pour une mission d'étude)
Sécurité nationale et défense (Sous-comité des anciens combattants)
Activité 1 :
Sainte-Anne-de-Bellevue, QC 3 900 $ Total 3 900 $ (y compris des fonds pour une mission d'étude)
Examen de la réglementation (mixte)
Dépenses générales 3 378 $ Total 3 378 $ Affaires sociales, sciences et technologie
(produits pharmaceutiques sur ordonnance)
Dépenses générales 20 470 $ Total 20 470 $ Affaires sociales, sciences et technologie
(incidence croissante de l'obésité)
Dépenses générales 10 360 $ Total 10 360 $
Respectueusement soumis,
Le président du sous-comité,
Larry W. Smith
Le sénateur Smith (Saurel) propose l'adoption du quatrième rapport du Sous-comité des budgets des comités.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2014-04-03/066(P) — Troisième rapport au greffier du Sénat du Comité consultatif sur la diversité et l'accessibilité (rapport annuel de 2012-2013)
Faisant suite à la discussion sur le troisième rapport au greffier du Sénat du Comité consultatif sur la diversité et l'accessibilité (rapport annuel de 2012-2013) tenue à la réunion du comité le 27 mars 2014, le directeur des Ressources humaines, Darshan Singh, donne d'autres renseignements et répond aux questions.
Après discussion, il est convenu d'approuver le Troisième rapport au greffier du Sénat du Comité consultatif sur la diversité et l'accessibilité (rapport annuel de 2012-2013).
CIBA/2014-04-03/068(P) — Plan d'action sur la diversité et l'accessibilité de 2014-2016
Faisant suite à la discussion sur le Plan d'action sur la diversité et l'accessibilité de 2014-2016 tenue à la réunion du comité le 27 mars 2014, le directeur des Ressources humaines, Darshan Singh, donne d'autres renseignements et répond aux questions.
Il est convenu de poursuivre la discussion de ce point à la prochaine réunion.
CIBA/2014-04-03/069(P) — Divers
Approbation des budgets des comités
Après discussion, il est convenu que le Sous-comité des budgets des comités examinera le processus d'approbation des budgets des comités et la façon dont les budgets sont présentés au Sénat.
À 9 h 58, le comité s'ajourne jusqu'à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉ :
Le greffier du Sénat et greffier du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration,
Gary W. O'Brien
La secrétaire de séance,
Lucie Lavoie