Délibérations du Comité permanent de la
Régie interne, des budgets et de l'administration
Fascicule no 5 - Témoignages du 29 septembre 2016
OTTAWA, le jeudi 29 septembre 2016
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration, conformément à l'article 12-7(1) du Règlement du Sénat, se réunit aujourd'hui, à 9 heures, pour examiner des questions financières et administratives.
Le sénateur Leo Housakos (président) occupe le fauteuil.
[Traduction]
Le président : Chers collègues, bonjour. J'aimerais tout d'abord vous souhaiter la bienvenue après notre congé estival. J'attends impatiemment de poursuivre notre travail des plus productifs.
J'aimerais à présent souhaiter la bienvenue au sénateur Wallace, notre nouveau membre. Bienvenue au comité, sénateur.
Je désire de surcroît accueillir le sénateur Mockler, qui remplace la sénatrice Batters ce matin. Je vois également le sénateur Cowan, qui remplace, je le crois, la sénatrice Jaffer. Vous êtes toujours les bienvenus, et je suis heureux de vous voir ici parmi nous.
Nous passerons immédiatement au point 1, soit l'adoption du procès-verbal de la réunion du 16 juin 2016.
Avez-vous tous eu l'occasion de le passer en revue? Avez-vous des questions?
Il n'y a aucune question. Quelqu'un souhaite-t-il proposer une motion afin de l'adopter? L'adoption du procès- verbal est proposée par le sénateur Munson, avec l'appui de la sénatrice Cordy.
Y a-t-il des objections? Par conséquent, il est adopté.
Point 2. Chers collègues, il est maintenant temps de présenter à la régie interne notre nouveau directeur des RH. Nous avons annoncé son embauche publiquement il y a de cela quelques semaines, et nous accueillons aujourd'hui M. Luc Presseau.
M. Presseau cumule plus de 20 années d'expérience de direction dans le domaine de la gestion des ressources humaines. Pendant sa carrière, on lui a reconnu d'excellentes habiletés de leadership et de négociation et un talent pour trouver des solutions.
Avant d'entrer à la fonction publique, il a occupé des postes de direction en ressources humaines dans les domaines de la santé et de l'éducation, notamment à titre de directeur des RH au Collège algonquin; de directeur des ressources humaines à la Corporation de logements des Religieuses hospitalières de Saint-Joseph à Cornwall; et de vice-président du développement des ressources humaines et des services aux employés à l'hôpital général de Hawkesbury.
Plus récemment, Luc a été directeur, Gestion du milieu de travail, données et systèmes, au sein de l'Agence Parcs Canada. À ce titre, il a fourni une direction et des conseils sur des enjeux d'envergure comme le Plan d'action pour la réduction du déficit (PARD) en 2012, ainsi que la mise en œuvre du système de paye Phénix.
Luc est conseiller en ressources humaines agréé et il est titulaire d'une MBA en gestion stratégique de l'Université Royal Roads, à Victoria, en Colombie-Britannique.
Il a également fait l'objet d'un examen approfondi par notre sous-comité sur les RH, qui l'a recommandé à l'unanimité.
Je lui souhaite la bienvenue et j'attends impatiemment de travailler avec lui. J'ai pensé qu'il s'agirait d'une bonne occasion pour lui de se présenter au comité de direction.
[Français]
Je vous souhaite la bienvenue, monsieur Presseau.
Luc Presseau, directeur des ressources humaines, Direction générale des ressources humaines, Sénat du Canada : Je vous remercie de votre accueil chaleureux.
[Traduction]
J'accepte ce rôle avec beaucoup d'honneur et d'humilité. Je vous remercie de m'avoir fait confiance afin de m'acquitter de cet important mandat. J'aimerais remercier tous les membres du groupe de travail consultatif et du Comité de sélection qui m'ont mis à l'épreuve afin que j'arrive à ce point.
Mon objectif consiste à apporter une contribution importante à la discussion sur la refonte des ressources humaines dans cet environnement en évolution et à examiner les façons de mieux les adapter aux besoins des sénateurs alors que nous allons de l'avant.
Mes responsabilités, établies par le groupe de travail consultatif, sont claires. Elles visent à combler les besoins uniques des sénateurs.
Mon expérience, comme vous l'avez clairement énoncé, a été généralement acquise à l'extérieur du gouvernement. La grande majorité de mon temps a été passé au sein du secteur semi-privé, dans des hôpitaux ou des établissements d'enseignement. J'espère que cela m'aidera à faire valoir une approche différente à une gamme de défis très intéressants.
Je suis très chanceux et heureux de pouvoir compter sur une équipe solide qui m'entoure. Il s'agit de professionnels d'expérience qui m'aident à naviguer ces couloirs. Je suis donc très heureux d'être ici et reconnaissant de la possibilité de contribuer à l'administration du Sénat. Je vous remercie.
Le président : Avez-vous des questions ou des commentaires, chers collègues?
La sénatrice Marshall : Le système Phénix a beaucoup fait jaser récemment. Éprouvons-nous des difficultés avec ce système?
Nicole Proulx, dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration, Sénat du Canada : Phénix représente un défi pour toutes les organisations qui ont eu affaire avec lui et qui ont dû s'y convertir. Au Sénat, nous avons éprouvé certaines difficultés, mais nous avons bien réussi, si je peux le dire moi-même, à les surmonter.
Certaines avances de salaire ont été fournies dans des situations où nous nous attendions à éprouver des problèmes. De plus, afin de nous aider et de minimiser les risques, nous avons embauché un employé de la rémunération de plus afin de nous soutenir, et nous avons l'intention de conserver ce poste. En réalité, nous prévoyons une période supplémentaire de deux ans simplement pour aplanir les difficultés alors que nous progressons avec le nouveau système ainsi que le système de gestion financière et des ressources humaines.
En général, nous gérons la situation. Le personnel de la rémunération s'assure que tous reçoivent leur paye, et si ce n'est pas le cas, ils étudient le dossier et s'assure que personne n'éprouve de difficultés financières.
[Français]
Le sénateur Smith : Quelle serait votre plus grande force dans l'exercice de vos nouvelles fonctions?
[Traduction]
M. Presseau : Je dirais que ma principale force est probablement ma capacité de trouver des solutions créatives à des problèmes, ce qui est probablement étroitement lié à l'établissement de relations.
Comme vous le savez, lorsqu'on doit négocier des conventions collectives, on doit gérer des enjeux d'envergure comme ceux dont il était question au PARD en 2012, et la capacité d'établir des relations avec les représentants des employés et tout autre intervenant est très importante. Je crois qu'il s'agirait de mes deux principales forces.
[Français]
Le président : Je vous remercie encore une fois, monsieur Presseau. Nous vous souhaitons bonne chance dans vos nouvelles fonctions. Sachez que nous sommes toujours à votre disposition.
[Traduction]
Je désire également accueillir la sénatrice Eaton, qui remplace le sénateur Lang.
J'aimerais enfin souhaiter la bienvenue au sénateur Mitchell, le whip du gouvernement, qui nous fait l'honneur de sa présence à chaque réunion.
Nous passerons immédiatement au point 3, qui est le cinquième rapport du sous-comité des budgets des comités : les rapports de dépenses post-activités des comités du Sénat (2014-2015). Je céderai donc la parole au sénateur Tannas qui présentera son rapport.
Le sénateur Tannas : Chers collègues, j'ai l'honneur de déposer le cinquième rapport du sous-comité des budgets des comités.
Vous vous rappellerez que, lors de la dernière séance du présent comité, on avait convenu que les rapports de dépenses post-activités des comités du Sénat devraient être déposés au Sénat afin d'augmenter la transparence des budgets et des dépenses des comités ainsi que la compréhension du public à ce sujet.
À titre de président du sous-comité, on me demande souvent, au moment de présenter nos recommandations pour le déblocage de fonds pour les comités, d'expliquer pourquoi les budgets des comités semblent être plutôt élevés.
Je souhaite donc vous rappeler qu'il est bien établi que même si nous approuvons normalement le financement pour les déplacements de tous les membres des comités, la participation complète n'est pas pratique et ne se produit que rarement. De plus, nos greffiers de comité travaillent de façon ardue afin de saisir toutes les occasions possibles de réduire les frais de déplacement et les dépenses inutiles.
Par conséquent, même si nous proposons des budgets qui peuvent sembler plutôt élevés, nous savons qu'en réalité, les dépenses seront bien inférieures aux montants approuvés et que tous les fonds excédentaires seront récupérés et retournés au budget central du comité après ces voyages.
Les rapports de dépenses post-activités constituent un outil important permettant à nos comités de faire rapport au CIBA sur les résultats de leurs voyages, non seulement en ce qui a trait aux objectifs après ceux-ci, mais également de la comptabilité finale de leurs dépenses.
Les rapports de dépenses post-activités sont normalement préparés afin que chaque président et vice-président de comité puisse le passer en revue, et ce, quelques mois après la tenue des voyages afin d'accorder suffisamment de temps pour la présentation de toutes les dépenses aux fins d'examen. Lorsque les dépenses ont toutes été comptabilisées, on demande aux présidents de comité de les revoir et d'expliquer toute variation qui puisse exister entre les montants approuvés dans leurs budgets et leurs dépenses post-activités réelles.
Les comités fournissent également les détails sur les objectifs établis pour leur voyage, ainsi que les résultats clés qui ont été atteints. Une fois que les dépenses sont examinées et attestées par le président et le vice-président du comité, ces rapports sont présentés à votre sous-comité pour un examen subséquent.
En 2015, toutefois, ce processus d'examen a été interrompu par les élections du mois d'octobre. Même si l'information avait été recueillie, analysée et examinée par chaque comité avant la dissolution, il était impossible pour le sous-comité des budgets de comité de faire rapport sur l'information avant les élections générales.
Notre sous-comité n'a été reconstitué qu'en mars 2016 et a dû gérer programme printanier des plus chargés, en raison des multiples demandes pour les budgets de comité et des autres questions qui lui ont été posées, comme celle connexe au rôle des Communications qui travaillent avec les comités et celle connexe aux déplacements du personnel des sénateurs.
Le rapport que je présente contient tous les rapports de dépenses post-activités de l'exercice 2014-2015 et les trois ou quatre derniers paragraphes servent essentiellement à reconnaître que ce rapport est présenté quelque peu tardivement. Même si nous avons fait de notre mieux afin d'examiner les données exhaustives au printemps, nous n'avons pu présenter le rapport avant ce jour.
Votre sous-comité a attentivement examiné les rapports de neuf comités, pour un total de 20 différents voyages qui ont eu lieu en 2014-2015 et déclare ce qui suit : nous sommes heureux de constater que chaque comité a déterminé les objectifs et les résultats de l'activité en plus de justifier ses dépenses. Il est évident que les comités font preuve d'une intendance prudente des fonds publics et, comme nous l'avons indiqué, les dépenses étaient de beaucoup inférieures aux budgets alloués.
Si l'on examine les voyages collectivement, le montant total approuvé pour les budgets de comités en 2014-2015 était de 1 942 684 $. Les dépenses ont totalisé 845 574 $ ou 43 p. 100 des budgets approuvés. Par conséquent, le fonds excédentaire a totalisé 1 097 110 $, ou 56 p. 100 des montants approuvés. Ces fonds excédentaires ont éventuellement été récupérés et retournés au budget central pour les comités.
Les détails du budget et des dépenses de chaque comité figurent à l'annexe du cinquième rapport. Des copies des annexes ont été remises au greffier. En vertu d'une décision du 27 mars 2014, les rapports seront déposés au Sénat à titre de rapports du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration. Une fois déposés, les rapports, ainsi que les dépenses individuelles de chaque comité, seront affichés sur le site web du CIBA.
Nous sommes confiants, chers collègues, que la présentation de ces renseignements dans ce format constitue une étape importante sur le plan de la reddition de comptes et de la transparence des activités de nos comités et nous accueillons volontiers votre rétroaction.
Le sénateur Wells : Je vous remercie, sénateur Tannas. Je n'éprouve aucune réserve en ce qui concerne les chiffres présentés et je pense que le comité fait du bon travail.
Pouvez-vous parler des enjeux connexes à l'échéancier ou au calendrier, ou des demandes tardives? Je pense que les comités sont avisés tardivement d'une possibilité de déplacement ou reçoivent une réponse à la dernière minute. Pouvez-vous parler un peu de la synchronisation des demandes et du temps de traitement dont dispose votre sous- comité?
Le sénateur Tannas : Je crois que vous faites référence aux voyages de cet automne?
Le sénateur Wells : Oui
Le sénateur Tannas : Nous avons éprouvé quelques problèmes en ce qui concerne la synchronisation, particulièrement parce que nous avons obtenu une grande quantité de demandes qui nous sont parvenues à la suite de la nouvelle législature et nous les avons traitées, sans vouloir dépasser le budget ou faire une surallocation de fonds. Nous souhaitions respecter l'enveloppe et, par conséquent, nous souhaitions approuver les voyages au fur et à mesure où nous récupérions l'argent; ainsi, nous attendions que les fonds se libèrent. Voilà la seule chose que je puisse dire au sujet des retards potentiels.
Cependant, en toute franchise, je ne pense pas qu'il y ait eu de cas d'approbation de dernière minute de notre part. Nous vérifierons s'il y a eu des avis tardifs fournis pour des voyages de comité et nous verrons s'il s'agit de notre faute, si nous n'avons pas répondu, et je ne crois pas que ce soit le cas, ou s'il s'agit peut-être d'un problème du côté du comité. Nous le ferons et nous reviendrons vous en faire rapport.
Le sénateur Wells : Je vous remercie. Je ne suggérais aucunement un manquement quelconque de la part du sous- comité.
Vous rencontrez-vous régulièrement ou au besoin?
Le sénateur Tannas : Au besoin.
Le président : Y a-t-il d'autres questions ou commentaires, chers collègues? Sinon, quelqu'un peut-il présenter une motion afin que ce rapport de dépenses post-activités et son annexe soient déposés au Sénat à titre de septième rapport du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration?
Le sénateur Tkachuk : Je présente une motion en ce sens.
Le président : La motion est présentée par le sénateur Tkachuk, avec l'appui de la sénatrice Marshall. Je présume que nous sommes tous en faveur?
Honorables sénateurs : Oui.
Le président : Je vous remercie.
Chers collègues, le point 4 à l'ordre du jour a trait au rapport du comité des affaires juridiques et constitutionnelles, qui est en déplacement cette semaine. Par conséquent, le sénateur Runciman n'est pas disponible pour effectuer une présentation. De surcroît, la sénatrice Batters et la sénatrice Jaffer m'ont également indiqué qu'elles souhaitaient discuter de cette question. Ainsi, avec le consentement de tous, pouvons-nous reporter ce point à la prochaine réunion de la régie interne?
Honorables sénateurs : D'accord.
Le président : Je vous remercie.
Le point 5 est une mise à jour sur le processus de résolution des différends. J'ai demandé à notre légiste, Michel Patrice, de nous fournir un aperçu de la question.
Michel Patrice, légiste et conseiller parlementaire et dirigeant principal des Services de la Cité parlementaire, Sénat du Canada : Essentiellement, il s'agit de confirmer ou de dire que la GRC a terminé son examen des sénateurs nommés dans le rapport du vérificateur général, que le dossier a été clos et qu'aucune enquête ne sera déclenchée. Voilà ce qui ressort de l'examen de ces dossiers par la GRC.
En ce qui a trait aux sept anciens sénateurs, notre avocat externe recueille actuellement les renseignements requis afin de préparer les déclarations connexes à ces derniers. Évidemment, ils ont encore accès au processus d'arbitrage s'ils choisissent d'y avoir recours.
Le président : Y a-t-il des questions ou des commentaires au sujet de cet enjeu, chers collègues?
Le sénateur Tkachuk : Vous parlez bien des sept sénateurs qui doivent encore de l'argent, n'est-ce pas?
M. Patrice : Effectivement.
Le sénateur Tkachuk : Même s'ils n'ont pas encore eu recours au processus d'arbitrage initial, ils peuvent encore le faire du faire que les poursuites ne seront plus engagées?
M. Patrice : Exactement.
Le sénateur Tkachuk : Voilà une bonne chose. J'espérais que ce soit le cas.
Le sénateur Tannas : L'un des sept sénateurs a-t-il amorcé le processus avec le juge Binnie?
M. Patrice : Non, pas à ce stade.
Le sénateur Tannas : Y a-t-il des indications selon lesquelles l'un d'entre eux refuse de le faire ou qu'ils...
M. Patrice : Je crois que certains d'entre eux ne voudront pas avoir recours à ce processus.
Le sénateur Wallace : Par conséquent, on a décidé qu'on engagera des poursuites à l'endroit de chacun des sept anciens sénateurs qui n'ont pas payé comme demandé. Selon ce que je comprends à partir de ce que Michel avait à dire, les plaidoyers et les déclarations, et ainsi de suite, sont en cours de préparation?
M. Patrice : C'est vrai. En effet, notre avocat externe recueille de l'information afin de préparer ces déclarations.
Le sénateur Wallace : Sait-on quand les actions seront intentées?
M. Patrice : Pas à l'heure actuelle. Je ne saurais vous offrir d'échéancier, mais on en fera rapport au comité de direction avant qu'elles ne soient intentées et probablement aussi à la régie interne.
Le sénateur Mitchell : Je n'ai pas assisté à chacune des réunions précédentes. Il se peut donc que j'aie raté cette information. Toutefois, j'ai une question à poser. A-t-on évalué si une telle mesure est rentable? Est-il possible que les frais juridiques soient si exorbitants que le jeu n'en vaut pas la chandelle?
M. Patrice : Cela fait partie du mandat qui a été conféré à l'avocat externe.
Le sénateur Mitchell : Et à quoi devons-nous nous attendre sur ce point?
M. Patrice : Je ne m'engagerai pas à un échéancier précis, mais je crois qu'ils sont encore en train de recueillir la documentation et les renseignements requis à ce sujet.
Le sénateur Campbell : Avant d'aller de l'avant à cet effet, serons-nous avisés de l'ampleur des coûts prévus?
Le président : On nous fournira un rapport complet.
Le sénateur Campbell : Deuxièmement, poursuivrons-nous leur succession après leur décès?
Le président : On nous fournira un rapport complet à cet effet...
Le sénateur Campbell : Il s'agit d'une question légitime. Nous les poursuivons. Nous ne sommes plus tout jeunes. Sommes-nous disposés à aller si loin?
Le président : Ce sont des questions très légitimes et nous cherchons à obtenir des directives de notre avocat externe à ce sujet. Avant de prendre toute décision, les conseils de l'avocat seront présentés à la régie interne pour une décision complète, soyez-en assurés.
Le sénateur Downe : Je me demandais si vous pouviez nous indiquer à combien s'élève à ce jour les coûts connexes aux travaux de l'avocat externe associés ces sept sénateurs.
M. Patrice : Je recueillerai ces renseignements et vous les fournirai.
Le président : Je passerai donc au point 7, parce que si je comprends bien, pour le point 6, le point sur le groupe de travail consultatif des RH, le sénateur Tannas présentera une demande afin que le comité passe à huis clos.
Pouvez-vous expliquer pourquoi?
Le sénateur Tannas : Chers collègues, certains des faits que je souhaite présenter ont trait à des questions de ressources humaines à l'administration. Il est donc préférable, à mon avis, que nous en discutions à huis clos.
Le président : Les collègues sont d'accord. Ce que je souhaiterais donc faire, c'est passer au point 7 pendant la séance publique et procéder ensuite au point 6, dont nous discuterons à huis clos si nous sommes tous d'accord.
Honorables sénateurs : D'accord.
Le président : Je vous remercie, chers collègues.
Point 7, Information concernant les décisions prises par le comité de direction.
Je m'excuse sincèrement. Ce document vous a été fourni maintenant parce que le comité de direction n'a pas eu l'occasion de me rencontrer la semaine dernière ni quelques jours avant, lors de notre rencontre traditionnelle du mardi. Nous nous sommes rencontrés à 7 h 30, ce matin; par conséquent, ils n'ont pu distribuer cette documentation avant qu'elle ne soit approuvée.
Il ne s'agit pas d'un long document. Je vous accorderai donc quelques minutes afin de le consulter. Si vous avez des questions, je serai heureux d'y répondre. Je suis encore une fois désolé de la distribution tardive de ce document.
Chers collègues, pouvons-nous maintenant passer aux questions?
La sénatrice Marshall : Les quatre points à la deuxième page font tous référence à des dépenses supérieures à 100 000 $ ou dépassant 100 000 $. Pouvez-vous nous indiquer de combien chacune d'entre elles dépasse 100 000 $? Parlons- nous d'une somme de l'ordre de 1 million de dollars ou de 500 000 $? Quelle valeur monétaire a-t-on fixée pour ces quatre points?
Mme Proulx : Certains font référence aux TI. En ce qui concerne les TI présentement, il s'agit actuellement de l'obtention d'ordinateurs portatifs et de matériel pour d'éventuels nouveaux sénateurs. La proposition oscille autour de 150 000 $.
M. Patrice : En ce qui a trait aux autres, aucun d'entre eux ne dépasse 100 000 $, mais nous prévoyons que certains puissent dépasser ce montant. Par exemple, en ce qui a trait au marché d'approvisionnement en mobilier, nous demandons une extension d'un an au contrat actuel, parce que nous examinons nos exigences en matière de mobilier en raison du déménagement prochain au Centre de conférences du gouvernement, et également à l'immeuble Chambers; mais en ce moment, ces dépenses ne dépassent pas 100 000 $. Nous nous attendons à ce qu'elles dépassent 100 000 $ parce que nous aurons peut-être à dépenser 140 000 $ en mobilier.
En ce qui concerne le marché d'approvisionnement en papier, le montant s'élève actuellement à 66 000 $. Nous prévoyons dépasser ce montant en cours d'exercice. Voilà pourquoi nous lancerons un appel d'offres pour une période de cinq ans.
En ce qui concerne les produits de nettoyage, nous prévoyons que les dépenses atteindront 125 000 $ sur une période de cinq ans, soit 25 000 $ par année.
La sénatrice Marshall : Pour ce qui est du mobilier, prévoyez-vous que les dépenses seront de beaucoup supérieures à 100 000 $? Seront-elles de l'ordre d'un demi-million de dollars?
M. Patrice : Pour cette année, je crois qu'on estime le montant à 140 000 $ en raison de nos nouveaux bureaux dans l'édifice de l'Est qui était autrefois utilisé pour la Chambre des communes. Nous devrons acheter du mobilier pour ceux-ci.
La sénatrice Marshall : S'agira-t-il d'une combinaison de bureaux de sénateurs et de bureaux d'administration?
M. Patrice : En vérité, il s'agit principalement de bureaux de sénateurs.
Le sénateur Downe : Je n'éprouve aucune réserve, étant donné cette explication, à accorder une extension au-delà de 100 000 $, mais je crois qu'il serait sage de proposer une limite. Étant donné que je n'ai entendu aucune somme dépasser 200 000 $, je crois que l'on devrait indiquer plus de 100 000 $ et jusqu'à concurrence de 200 000 $.
Le président : Nous pouvons facilement faire cela si le comité le souhaite.
Le sénateur Manning : Le sénateur Downe et moi sommes sur la même longueur d'onde.
Le président : De grands esprits se rencontrent.
J'ai une motion selon laquelle on devrait établir une limite maximale de 200 000 $ pour les dépenses dans ces postes particuliers.
Y a-t-il d'autres questions, chers collègues?
Y a-t-il d'autres points avant que nous passions à huis clos pour le groupe de travail consultatif des RH? S'il n'y en a pas, nous ferons une pause d'une minute avant de reprendre à huis clos.
Le sénateur Tannas : Avant de passer à huis clos, j'aimerais remercier Linda Dodd, au nom de nous tous, pour le travail qu'elle a effectué à titre de directrice des RH par intérim.
Linda, nous vous remercions beaucoup.
(La séance se poursuit à huis clos.)