Délibérations du Comité permanent de la
Régie interne, des budgets et de l'administration
Fascicule no 5 - Procès-verbal du 29 septembre 2016
OTTAWA, le jeudi 29 septembre 2016
(17)
[Français]
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration se réunit aujourd'hui, à 9 h, dans la pièce 160-S de l'édifice du Centre, sous la présidence de l'honorable Leo Housakos (président).
Membres du comité présents : Les honorables sénateurs Campbell, Cordy, Cowan, Downe, Eaton, Housakos, Manning, Marshall, Mockler, Munson, Smith, Tannas, Tkachuk, Wallace et Wells (15).
Autres sénateurs présents : Les honorables sénateurs McCoy et Mitchell (2).
Également présents : Nicole Proulx dirigeante principale des Services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration; Charles Robert, greffier du Sénat et dirigeant principal des Services législatifs; Michel Patrice, légiste et conseiller parlementaire et dirigeant principal des Services de la Cité parlementaire; Luc Presseau, directeur, Ressources humaines; Pascale Legault, dirigeante principale des Finances, et d'autres hauts fonctionnaires du Sénat.
Aussi présents : Les sténographes officiels du Sénat.
CIBA/2016-09-29/142(P)|211| — Adoption de procès-verbaux
Le comité examine le procès-verbal la réunion du 16 juin 2016.
L'honorable sénateur Munson propose l'adoption du procès-verbal du 16 juin 2016.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2016-09-29/143(P)|245| — Présentation du nouveau directeur des Ressources humaines
Le président présente Luc Presseau, nouveau directeur des Ressources humaines, et lui souhaite la bienvenue. M. Presseau dit quelques mots et répond aux questions des sénateurs.
CIBA/2016-09-29/144(P)|295| — Cinquième rapport du Sous-comité des budgets des comités
L'honorable sénateur Tannas, président du Sous-comité des budgets des comités, dépose le cinquième rapport du sous-comité.
En sa qualité de président, l'honorable sénateur Tannas répond aux questions et s'engage à faire rapport au comité en ce qui concerne l'échéancier des demandes de budgets de déplacement des comités et les délais d'approbation du sous-comité.
Après discussion, l'honorable sénateur Tkachuk propose que le rapport de dépenses post-activités et ses annexes soient déposés au Sénat comme étant le cinquième rapport du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2016-09-29/145(P)|295| — Rapport du Comités des affaires juridiques et constitutionnelles : Ajout d'un agent de communication à un voyage
Il est convenu de reporter l'examen de ce point.
CIBA/2016-09-29/146(P)|248| — Le point sur le processus de règlement des différends
Michel Patrice fait le point sur le processus de règlement des différends. Il confirme que la GRC a terminé son examen et que les dossiers des sénateurs nommés dans le rapport du BVG sont maintenant fermés. Il ajoute qu'un conseiller externe prépare les déclarations en ce qui concerne les sept anciens sénateurs qui n'ont pas participé au processus de règlement de différends et qui n'ont pas remboursé les sommes réclamées. Il souligne que ces ex-sénateurs peuvent encore se prévaloir du processus d'arbitrage s'ils le souhaitent. M. Patrice et le président répondent aux questions. Il est convenu que M. Patrice fera rapport au comité au sujet des avis juridiques reçus et fournira au comité une ventilation des coûts juridiques avant qu'une décision soit prise.
CIBA/2016-09-29/147(P)|238| — Information sur les décisions prises par le comité directeur
Le président dépose un document concernant les décisions prises par le comité directeur durant l'ajournement.
Le JEUDI 29 septembre 2016
Le Sous-comité du programme et de la procédure (Comité directeur) du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration aimerait informer le Comité de la régie interne des décisions prises depuis le 22 juin 2016, comme suit :
Examen du rendement pour la gestion
L'exercice d'examen du rendement pour la gestion a été approuvé par le comité directeur.
Changements dans la composition des sous-comités et des groupes de travail
Les changements suivants ont été approuvés :
Conseil interparlementaire mixte
L'honorable sénateur Downe a remplacé l'honorable sénateur Munson.
Groupe de travail consultatif sur l'examen des politiques et règlements
L'honorable sénateur Runciman a remplacé l'honorable sénatrice Seidman.
Augmentation du nombre maximum de forfaits sans fil dans la Politique sur les télécommunications pour les sénateurs
Il est convenu de porter de 7 à 10 le nombre maximum de plans de communication vocale ou numérique étant donné l'augmentation du nombre de dispositifs sans fil de manière à permettre plus de souplesse dans les solutions de mobilité numérique.
Achat de matériel TI au-delà de 100 000 $
Il est convenu d'autoriser l'Administration du Sénat à lancer un appel d'offres d'une valeur de plus de 100 000 $ pour l'achat de matériel informatique. Dans le cadre de son plan de renouvellement et de remplacement de l'équipement technologique, la DSI achètera des ordinateurs, des portables, des écrans et des imprimantes pour les bureaux des sénateurs et l'Administration du Sénat.
Prolongation de l'offre à commandes des mobiliers au-delà de 100 000 $
Le sous-comité approuve la recommandation de prolonger le contrat actuel pour l'achat de mobilier. La valeur du contrat pourra dépasser 100 000 $.
Processus concurrentiels au-delà de 100 000 $ pour des produits de nettoyage
Il est convenu d'autoriser l'Administration du Sénat à lancer un processus concurrentiel en vue de l'attribution d'un ou de plusieurs contrats de trois ans d'une valeur supérieure à 100 000 $ pour l'achat de produits de nettoyage et d'entretien et de services connexes, qui pourront être prolongés d'une année à la fois pour un maximum de deux années additionnelles. Cette décision est assujettie à l'examen des soumissions effectué par le président avant l'attribution des contrats.
Processus concurrentiels au-delà de 100 000 $ pour du papier à usages multiples
Il est convenu d'autoriser l'Administration du Sénat à lancer un processus concurrentiel en vue de l'attribution d'un ou de plusieurs contrats de trois ans d'une valeur supérieure à 100 000 $ pour l'achat de papier à usages multiples, qui pourront être prolongés d'une année à la fois pour un maximum de deux années additionnelles.
Michel Patrice et Nicole Proulx répondent aux questions.
Après discussion, l'honorable sénateur Downe propose que les processus concurrentiels soient plafonnés à 200 000 $ par année.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
L'honorable sénateur Tannas propose que la réunion du comité se poursuive à huis clos.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
À 9 h 30, conformément à l'alinéa 12-16(1)c) du Règlement, la séance se poursuit à huis clos pour examiner des questions de personnel.
À 10 h 10, la séance est levée jusqu'à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉ :
La greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration,
Nicole Proulx
La secrétaire de séance,
Jodi Turner