Délibérations du Comité permanent de la
Régie interne, des budgets et de l'administration
Fascicule no 6 - Témoignages du 27 octobre 2016
OTTAWA, le jeudi 27 octobre 2016
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration se réunit aujourd'hui, à 8 h 30, pour étudier des questions financières et administratives en séance publique et à huis clos conformément à l'article 12-7(1) du Règlement du Sénat.
Le sénateur Leo Housakos (président) occupe le fauteuil.
[Traduction]
Le président : Bonjour, chers collègues. Nous continuerons de poser des questions aux vérificateurs, comme nous l'avons fait lors de la dernière réunion, et je demanderais aux membres de l'administration du Sénat et au personnel de quitter la pièce. Je crois que nous avions convenu la dernière fois de maintenir les services d'interprétation, n'est-ce pas? Si tout le monde, à l'exception des interprètes, veut bien quitter la pièce, nous pourrons inviter nos vérificateurs.
Nous poursuivrons nos travaux à huis clos de manière informelle en compagnie de nos vérificateurs. Maintenons- nous les services de transcription, chers collègues?
Une voix : Oui.
Le président : La sénatrice Batters propose de ne peut-être pas maintenir les services de transcription. Nous avions la transcription la semaine dernière.
(La séance est suspendue.)
——————
(La séance reprend.)
Le président : Chers collègues, nous reprenons nos travaux, et j'aurais besoin d'une motion pour approuver les états financiers pour l'exercice financier se terminant le 31 mars 2016 et avoir l'autorisation de les déposer au Sénat.
La sénatrice Marshall, avec l'appui de la sénatrice Cordy, propose la motion. Merci, chers collègues.
Passons maintenant sans plus tarder au deuxième point à l'ordre du jour, soit le Rapport annuel de 2015-2016 sur les activités des associations parlementaires. Nous accueillons aujourd'hui Colette Labrecque-Riel du Sénat qui fera un exposé. Bonjour, Colette.
Colette Labrecque-Riel, greffière adjointe par intérim et directrice générale, Direction des affaires internationales et interparlementaires, Sénat du Canada : Bonjour, honorables sénateurs. Je vous remercie de m'accueillir ici ce matin. En plus du premier point portant sur le rapport annuel, nous vous présenterons de nombreux autres points. Comme il sera question aujourd'hui des associations et des conférences parlementaires, je suis accompagnée par Gérald Lafrenière, greffier principal de la Direction des échanges parlementaires et du protocole. Son équipe est aussi chargée d'apporter un soutien lors de toutes les conférences parlementaires.
M'accompagne également Danielle Labonté. Danielle est greffière principale adjointe pour les associations.
Nous sommes ici ce matin pour vous présenter le rapport annuel et quatre autres recommandations au nom du Conseil interparlementaire mixte, ou le CIM.
La première recommandation concernant le Rapport annuel de 2015-2016 sur les activités et dépenses des associations parlementaires est que le Comité examine le rapport. Même si le CIM produit des rapports annuels depuis un certain nombre d'années, le format du rapport de 2015-2016 est considérablement différent. Le nouveau format donne beaucoup plus de détails sur les activités et les dépenses de chaque association et appuie les efforts continus du CIM à rendre plus transparentes les activités et les dépenses connexes des associations parlementaires.
Comme le veut la pratique, lorsque le rapport aura été présenté aux deux comités internes, il sera publié en ligne. La version électronique du rapport contient de nombreux liens, dont des liens vers les pages des sénateurs et des députés qui siègent aux comités exécutifs et les rapports des délégations interparlementaires. Ces rapports sont déposés aux deux chambres de temps à autre.
Enfin, même si ce point est seulement présenté au Comité à titre informatif, le CIM, ainsi que le personnel de la Direction des affaires internationales et interparlementaires qui a préparé le rapport, espère qu'il sera bien reçu et serait ravi d'entendre les commentaires des sénateurs.
Je ne sais pas si vous avez des questions ou des commentaires sur le rapport annuel.
La sénatrice Jaffer : Ma question ne porte pas vraiment sur le rapport annuel. Je souligne ce point chaque fois que nous accueillons des représentants du CIM devant le Comité, et c'est que chaque association parlementaire devrait avoir des coprésidents. Où en sommes-nous rendus à ce sujet?
Mme Labrecque-Riel : Je rappelle que le sous-comité qui réalise l'examen quinquennal au nom du CIM continue d'entendre les témoignages de divers intervenants. Nous n'attendons pas son rapport avant mars prochain. Des intervenants témoignent encore devant le sous-comité, et c'est certainement l'une des questions soulevées.
La sénatrice Jaffer : Quels intervenants? Entendez-vous s'il faut... Je m'excuse; je ne voulais pas vous manquer de respect.
Mme Labrecque-Riel : L'examen quinquennal...
La sénatrice Jaffer : Le groupe Canada-Japon a des coprésidents; il en va de même pour l'association Canada-Afrique, mais ce n'est pas le cas de l'association Canada-France. Quels intervenants entendez-vous?
Mme Labrecque-Riel : Dans le cadre de son examen quinquennal, le CIM a donné le mandat à un sous-comité d'entendre les témoignages de présidents et de coprésidents passés et présents. Les membres du sous-comité entendent divers représentants qui sont actifs dans les associations et leur gouvernance. Bref, le sous-comité est saisi de cette question.
Le président : Sénatrice Jaffer, j'en ai discuté avec Colette et nos représentants au CIM. Je sais que nous avons présenté une telle demande à de nombreuses reprises. Je crois que le message que nous devons envoyer à nos collègues sénateurs au CIM et à nos collègues de l'autre endroit est que, s'ils veulent continuer d'avoir notre soutien financier concernant ces projets, ils devront envisager sérieusement ces propositions.
Un certain nombre de ces associations ont des coprésidents et des représentants des deux Chambres. Je crois que l'association Canada-États-Unis en est une, et il y en a également d'autres. Ce sont 4 des 12 associations où c'est déjà le cas. Je ne comprends donc pas pourquoi les autres ne peuvent pas modifier leur fonctionnement en ce sens.
La sénatrice Jaffer : Monsieur le président, je ne veux pas m'attarder sur cet aspect, mais j'ai voyagé en compagnie de David au sein du groupe Canada-Japon, et je peux vous dire que la présence d'un sénateur à la coprésidence a eu une grande incidence sur la représentation. Je crois que la présence de coprésidents change grandement la dynamique. Je le répète sans cesse, et je ne vais plus en parler, mais je veux vous faire comprendre pourquoi je crois que c'est important; vous le comprenez.
Le président : Je comprends, et je crois que nous le comprenons tous. Je crois qu'il faut le faire comprendre aux représentants de l'autre endroit. Je crois que nous devrions proposer une motion tendant à approuver le financement additionnel pour les travaux du CIM et à lui demander de vraiment donner comme directives aux associations de donner suite à nos demandes.
La sénatrice Marshall : Merci de votre présence. J'ai bien aimé le rapport; il était très instructif. J'ai une question.
Dans le rapport, vous dites qu'il y a 261 membres. Combien ces personnes paient-elles au total pour être membres?
Mme Labrecque-Riel : Une personne doit débourser 25 $ par exercice financier pour être membre d'une association parlementaire.
La sénatrice Marshall : D'accord. C'est donc un peu plus de 300 $. Les 261 membres auraient payé ce montant ou une partie de ce montant.
Mme Labrecque-Riel : Oui.
La sénatrice Marshall : Combien de membres participent à ces déplacements? Je suis membre, mais je ne prends pas part aux déplacements. C'est mon choix. Je suis simplement curieuse de savoir le nombre de gens qui y participent.
Mme Labrecque-Riel : Pour ce qui est du nombre de participants, nous avons un tableau à la page 6 du rapport annuel. Le Tableau 3 présente des données concernant la participation au cours des cinq derniers exercices financiers. Nous avons le nombre de déplacements à l'étranger et à l'extérieur d'Ottawa et le nombre de sénateurs, de députés et d'employés qui ont fait partie des délégations qui se sont déplacées à l'étranger.
La sénatrice Marshall : Certaines personnes doivent y avoir participé deux fois, parce que les associations comptent 261 membres et que le nombre de participants... Ces données doivent donc également inclure les employés, n'est-ce pas?
Mme Labrecque-Riel : Oui. Il y a évidemment des gens qui sont comptabilisés plus d'une fois. Comment puis-je le dire? Des gens participent à plus d'un déplacement, et c'est ce que reflètent ces données.
La sénatrice Marshall : Donc, si un député a participé à trois déplacements, est-il comptabilisé trois fois dans ce tableau?
Mme Labrecque-Riel : Oui, mais il paie des frais d'adhésion une seule fois.
La sénatrice Marshall : Pour revenir à ma première question, y a-t-il une façon de déterminer le nombre de membres qui ont participé à un seul déplacement ou à plusieurs?
Mme Labrecque-Riel : Nous pourrions réaliser une telle analyse. Nous ne présentons pas ainsi les données dans un rapport annuel, mais nous pourrions vous fournir ces renseignements.
La sénatrice Marshall : J'aimerais les avoir.
Le sénateur Tkachuk : Beth, je crois que nous pouvons présumer que le coprésident ou le président d'une association est plus souvent présent lors des déplacements, parce que la délégation change d'une fois à l'autre, mais pas toujours. Cependant, les délégations sont différentes chaque fois. Je suis persuadé que David Tilson, qui est membre de l'association Canada-Europe, était probablement à la tête de la délégation lors de chaque déplacement.
La sénatrice Marshall : D'accord. J'aimerais avoir ces renseignements. Merci.
Mme Labrecque-Riel : Si je vous comprends bien, vous voulez savoir le nombre de déplacements auxquels ont participé chaque député et chaque sénateur qui sont membres d'une association. Est-ce exact?
La sénatrice Marshall : Non. Je veux seulement avoir le nombre total. Je tiens seulement à déterminer le nombre de membres qui profitent des déplacements.
Mme Labrecque-Riel : D'accord.
La sénatrice Marshall : Merci.
Le sénateur Downe : J'aimerais revenir sur le point qu'a fait valoir la sénatrice Jaffer. Si le comité est d'accord, nous pourrions rédiger une déclaration, parce que Colette vient de mentionner, si je ne m'abuse, que le sous-comité réalise actuellement une étude et qu'il entend les témoignages de parties intéressées. Nous devrions envoyer directement au sous-comité une déclaration qui prendrait la forme d'une motion ou, si le comité est d'accord, d'une lettre de votre part, monsieur le président, en vue de lui demander de l'inclure dans son rapport quinquennal.
Le président : Sénateur Downe, nous traiterons exactement de cet aspect lorsque nous serons rendus au troisième point. Je crois que c'est une bonne idée.
La sénatrice Batters : Je me demande si la raison derrière la demande de financement permanent supplémentaire de 1 million de dollars provient... Vous avez décidé de le faire de cette manière, et je me rappelle qu'il n'y a pas si longtemps — c'était peut-être au printemps ou à peu près...
Le président : Cela concerne le troisième point, mais nous discutons encore du rapport annuel.
La sénatrice Batters : Je m'excuse.
Le président : Nous voulons tous aller trop vite.
La sénatrice Batters : Je n'ai même pas encore pris mon café.
Le président : Je crois que nous pourrons traiter de toutes ces questions lorsque nous serons rendus au troisième point. Chers collègues, nous pourrions proposer une motion concernant seulement le rapport. La sénatrice Cordy, avec l'appui du sénateur Wells, propose la motion. Merci.
Colette, comme vous êtes à même de le constater, le troisième point sera plus intéressant.
Mme Labrecque-Riel : Merci. En fait, avant de parler du prochain point à l'ordre du jour et des quatre autres points concernant le CIM, je tiens à expliquer pourquoi le CIM présente autant de demandes à ce moment-ci. Pour le dire simplement, il s'agit de demandes de financement permanent ou temporaire, et le CIM et, par extension, le personnel de la Direction des affaires internationales et interparlementaires, ainsi que les deux équipes des finances du Sénat et de la Chambre des communes, ont déployé beaucoup d'efforts pour tenir compte du calendrier du processus budgétaire du Budget principal des dépenses. Toutes les demandes de financement concernent l'exercice financier 2017-2018 et même plus tard dans certains cas.
En ce qui concerne le troisième point à l'ordre du jour, les demandes de financement supplémentaire sont la deuxième recommandation du CIM, et cela concerne une demande pour une hausse permanente de l'enveloppe budgétaire des associations parlementaires. Lors de sa réunion du 5 octobre 2016, le CIM s'est réuni pour étudier la proposition d'augmenter de façon permanente l'enveloppe budgétaire des associations parlementaires. Lors des discussions au cours de cette réunion et de plusieurs réunions précédentes, les questions et les enjeux suivants ont été soulevés. Je vais seulement vous en donner les grandes lignes sans lire l'ensemble du document.
Les pressions exercées sur les parlementaires canadiens pour qu'ils soient plus présents sur la scène internationale se font plus grandes. Le Sénat et la Chambre des communes sont le reflet d'une nouvelle dynamique en raison notamment d'un grand nombre de nouveaux parlementaires...
Le sénateur Tkachuk : Je m'excuse. Je suis un peu troublé. Il s'agit d'une demande pour du financement supplémentaire. Pourquoi les deux coprésidents ne témoignent-ils pas devant le comité pour en faire la demande? Pourquoi est-ce l'administration qui demande le financement? Ne devrions-nous pas plutôt entendre le sénateur Manning et M. Stanton à ce sujet?
Le président : Le sénateur Manning a communiqué avec moi la semaine dernière et m'a expliqué qu'il ne serait pas disponible cette semaine; voilà pourquoi...
Le sénateur Tkachuk : Eh bien, il peut donc attendre jusqu'à la semaine prochaine.
La sénatrice Marshall : J'aimerais entendre le sénateur Manning.
Le sénateur Tkachuk : Je crois qu'il est important que les personnes chargées de la gouvernance... Ce sont les sénateurs et les députés qui dirigent le CIM et pas... Je m'excuse. Il s'agit du personnel qui travaille pour eux. Cela ne me dérange donc pas que le personnel soit présent pour les aider...
Le président : Pour respecter notre ordre du jour, nous pourrions laisser Colette nous donner les faits et nous pourrions reporter à la semaine prochaine nos décisions en la matière lorsque nos représentants seront ici. Cela vous convient-il, chers collègues?
Mme Labrecque-Riel : D'accord. Ces discussions ont soulevé certains enjeux et certaines questions. Le Sénat et la Chambre des communes sont le reflet d'une nouvelle dynamique en raison notamment d'un grand nombre de nouveaux parlementaires et de parlementaires assumant de nouveaux rôles. Bon nombre de ces parlementaires s'intéressent grandement aux enjeux internationaux.
Le CIM a entrepris son examen quinquennal dont un sous-comité s'occupe. Ce sous-comité a déjà entendu les témoignages de nombreux présidents et coprésidents passés et présents. Une grande partie d'entre eux, sinon la totalité, ont fait valoir que les associations souhaitent en faire plus pour mobiliser davantage leurs homologues internationaux et demandent du financement supplémentaire pour le faire et s'acquitter pleinement de leur mandat.
Ces dernières années, les associations recevaient généralement la moitié du budget qu'elles demandaient en vue de participer à toutes les activités prévues dans leur mandat.
Par conséquent, des associations ont dû modifier les activités qu'elles avaient prévues en éliminant certaines activités ou en réduisant la taille des délégations. Depuis les imposantes compressions budgétaires en 2012-2013, la taille moyenne des délégations a diminué en moyenne de 8 p. 100 par année, à l'exception des années électorales.
Ces modifications ont eu comme conséquences que diverses associations n'ont pas été en mesure de tirer pleinement profit de la participation du Canada sur la scène internationale ou que le Canada n'a pas pu exercer pleinement son droit de vote, et elles lui ont fait rater l'occasion d'exercer une influence au sein de comités et de comités exécutifs internationaux.
Le nombre d'associations officiellement reconnues est demeuré le même depuis 2003; or, l'enveloppe budgétaire des associations a été réduite de 860 000 $ au cours de la même période, ce qui représente une diminution de l'ordre de 20 p. 100.
Les contributions représentent une part considérable du financement. Cette année, les contributions ont atteint près de 1,4 million de dollars, ce qui veut donc dire qu'il reste 2,1 millions de dollars pour les activités réelles.
En terminant, de plus en plus de pressions sont exercées sur le Canada par les autres pays pour être l'hôte d'un plus grand nombre d'activités. L'un des facteurs qui l'expliquent est que le Canada est un endroit convoité pour des raisons de sécurité. Par conséquent, nous prévoyons une hausse des activités.
Compte tenu de ces questions et de ces préoccupations, le Conseil interparlementaire mixte recommande l'approbation d'un financement permanent additionnel de 1 million de dollars pour l'exercice 2017-2018 et les exercices subséquents, financement qui serait partagé selon la formule 30-70, c'est-à-dire 300 000 $ pour la Sénat et 700 000 $ pour la Chambre des communes.
Je le répète, ceci est un résumé des discussions tenues lors du Conseil interparlementaire mixte et de réunions antérieures, et qui remontent essentiellement à janvier de l'année en cours.
Le président : Avant que vous passiez aux détails de la conférence, j'aimerais mettre les membres du Comité au courant des échanges que j'ai eus avec le sénateur Manning, mais il peut faire cela lui-même la semaine prochaine. En gros, disons que la décision a été prise d'augmenter le financement. Nous avons déjà parlé ici du fait que le Conseil interparlementaire mixte penche de ce côté.
Le point de vue majoritaire c'est qu'ils ont besoin d'un financement accru pour être en mesure de s'acquitter d'une certaine partie du travail diplomatique parlementaire qu'ils veulent faire. Je crois que deux de nos représentants au Conseil interparlementaire mixte, le sénateur Plett et le sénateur Manning, ont dit qu'ils étaient en désaccord sur la stratégie, et ces propos ont été portés au compte-rendu. Je pense qu'ils auront l'occasion d'exprimer cette opinion devant notre comité, la semaine prochaine. Cela dit, je sais que Colette et son équipe comparaîtront devant le Comité de la régie interne, des budgets et de l'administration de la Chambre des communes, soit aujourd'hui ou la semaine prochaine.
Mme Labrecque-Riel : Plus tard ce matin.
Le président : Alors, de toute évidence, il nous faut prendre une décision qui ira dans le même sens que ce que disent nos collègues de l'autre côté.
Je crois que je devrais maintenant vous permettre de nous donner une idée de ces projets particuliers.
Le sénateur Downe : En tant que 3e membre du Conseil interparlementaire mixte, j'aimerais souligner — parce que vous avez parlé de deux membres...
Le président : Je vous demande pardon, sénateur Downe.
Le sénateur Downe : ... que j'ai voté pour cela parce que le gouvernement fédéral actuel n'arrête pas de claironner que le Canada est de retour — je ne sais pas s'il a fait enregistré la formule ou quoi. Cela fait partie du programme du gouvernement, semble-t-il, que d'augmenter la participation parlementaire.
Le sénateur Tkachuk : Bien essayé!
Le sénateur Downe : Bref, c'est pour cela que j'appuie l'augmentation du financement.
Le sénateur Tkachuk : Pourriez-vous arrêter de sourire?
Le sénateur Campbell : Il fait tout ce qu'il peut pour rester en selle.
La sénatrice Cordy : Nous est-il maintenant possible de formuler des observations ou des questions?
Le président : Oui, en gardant à l'esprit que nous allons prendre la décision définitive la semaine prochaine.
La sénatrice Cordy : Oui, je le sais.
Le financement a été réduit considérablement au cours des quelques dernières années, et je tiens de l'Assemblée parlementaire de l'OTAN que, pour des raisons de financement, nous n'avons pas eu d'équipe complète de délégués depuis belle lurette — je ne sais pas depuis quand. S'ajoute à cela le fait que nous avons dû y aller par ordre de priorité. Nous avons établi que les séances de printemps et d'automne étaient extrêmement importantes. Nous voulons que le plus grand nombre de délégués possible aillent à ces séances, ainsi qu'à la séance de décembre, à Washington, où nous aurons beaucoup de gens.
Je n'ai rien contre le fait de bonifier le financement si cela se traduit par une augmentation de la participation des sénateurs et des députés à ce que je considère être des séances extrêmement importantes, ainsi que la participation au dialogue avec, notamment, les associations et les groupes parlementaires que nous reconnaissons, car j'estime que ces derniers font de l'excellent travail et que rien ne peut remplacer le fait de rencontrer les gens en chair et en os.
Ce ne sont pas toujours des séances où vous vous contentez d'écouter des intervenants et de poser des questions. Il y a aussi les intermèdes où chacun a l'occasion de parler aux gens des autres pays, que ce soit des pays de l'OTAN ou les États-Unis, la Chine ou le Japon, selon la nature des rencontres.
Permettez-moi cependant de formuler deux préoccupations que j'aimerais voir liées à l'approbation du financement, le cas échéant. Tout d'abord, il y a cette réserve de longue date émise par la sénatrice Jaffer au sujet des coprésidents des associations et des groupes interparlementaires. Je sais qu'un rapport sera déposé en mars prochain. C'est donc trop tard. Si nous approuvons le financement, il sera trop tard s'ils nous arrivent en disant : « Oh! Désolé, mais pas cette année. Nous pourrons jeter un coup d'œil là-dessus lors de la prochaine étude, dans 10 ans d'ici. » Cela fait toujours une énorme différence lorsqu'il y a des coprésidents, lorsqu'il y a un représentant du Sénat, car nous sommes toujours moins nombreux que les autres lorsque nous participons à ces activités. La présence d'un coprésident issu du Sénat rend l'exercice beaucoup plus inclusif.
Si nous comptons augmenter le financement — ce qui sera décidé la semaine prochaine et, aussi, du côté de la Chambre —, une autre chose à laquelle je tiens beaucoup, c'est que je ne veux pas que l'augmentation fasse que l'on se retrouve soudainement avec cinq nouvelles associations, ce qui ne serait d'aucune utilité pour quelque groupe que ce soit. En effet, l'ajout de groupes additionnels ne fera que diluer l'augmentation. Nous allons donc nous retrouver dans la même situation. Je le répète : nombreuses sont les rencontres de l'OTAN où nous n'envoyons aucun représentant. Les Européens apprécient beaucoup la présence du Canada parce que les Américains n'y vont que deux ou trois fois par an. L'OTAN est une organisation transatlantique. Lorsque le Canada participe, ils ont l'impression que cela ne concerne pas que le côté européen de l'Atlantique, mais les parties prenantes des deux côtés de l'océan.
La demande se chiffre à 300 000 $ pour le Sénat. Si nous avalisons l'augmentation et multiplions le nombre de groupes, cela ne fera aucune différence.
Pour résumer, nous devrions envisager la participation des coprésidents des associations et bannir toute nouvelle association ou tout nouveau groupe parlementaire pour au moins deux ans.
La sénatrice Marshall : Monsieur le président, vous ai-je bien entendu? Avez-vous dit que le sénateur Manning et le sénateur Plett n'appuient pas la demande de financement, ou vous ai-je mal compris?
Le président : Eh bien, la question n'a pas été mise aux voix de manière officielle. Ils ont manifesté leur désaccord sur ces augmentations, et ces propos ont été consignés dans le compte rendu. Il m'a dit qu'ils ne reflétaient pas l'opinion générale. Ils ont exprimé ce point de vue.
Le sénateur Tkachuk : Au Conseil interparlementaire mixte, on fonctionne surtout par consensus. On a rarement recours au vote.
Mme Labrecque-Riel : Permettez-moi d'apporter une clarification au sujet de ce que la sénatrice Cordy vient de dire sur la création de nouvelles associations. Nous pourrions convenir qu'aucune nouvelle association ne sera reconnue pour les deux prochaines années, comme vous l'avez dit. Nous pourrions aussi dire qu'aucune nouvelle association ne sera reconnue sans que la demande de reconnaissance officielle ne soit assortie d'un financement additionnel, ce qui rejoint ce que vous disiez. En effet, le processus normal de reconnaissance d'une nouvelle association exige bien entendu une demande officielle en ce sens, mais toutes les nouvelles demandes officielles ont jusqu'ici été accompagnées d'une demande de financement. C'est une nuance dont il faut peut-être tenir compte.
La sénatrice Cordy : Chaque fois que quelqu'un fait une proposition à cet égard, il y a toujours de bonnes raisons de le faire. Que ce soit pour le Canada ou quoi que ce soit d'autre, il y a toujours de bonnes raisons. Je crois toutefois que nous devons d'abord mettre les choses en ordre de notre côté et nous assurer que le financement est adéquat. Je retiens ce que vous dites à propos du fait qu'une nouvelle demande de reconnaissance devrait être accompagnée d'une demande de financement additionnel.
Le sénateur Wells : Merci, monsieur le président. En fait, ma question pour Colette était exactement la même que celle de la sénatrice Cordy. Elle avait trait à la possibilité d'avoir un moratoire sur les nouvelles associations jusqu'à ce que le financement soit disponible ou de faire en sorte que les nouvelles associations viennent avec un budget idoine et approuvé.
Nous reconnaissons tous en effet que la participation du Canada aux différentes sphères d'influence change avec le temps. L'Europe occupe une grande place à l'heure actuelle, mais demain, ce sera peut-être au tour de l'Amérique du Sud, de l'Afrique ou d'ailleurs. Cela dépend du gouvernement en place et de sa position. Je tiens seulement à signaler que je souscris aux observations de la sénatrice Cordy à ce propos.
Le président : Colette, avez-vous quelque chose à ajouter?
Distingués collègues, nous reviendrons là-dessus la semaine prochaine lorsque notre représentant au sein du Conseil interparlementaire mixte et le coprésident de ce conseil, le sénateur Manning, sera ici.
Pour les besoins du compte rendu, je tiens également à souligner ceci. Au moment de présenter la chose à nos collègues de la Chambre, je crois qu'il serait important de répéter que nous aimerions présenter une motion pour faire en sorte que l'augmentation du financement soit assortie d'une condition. Si vous constatez que les choses bougent sur la question du coprésident du Sénat — une question qui a été soulevée à de nombreuses reprises —, vous pourriez demander que le sujet soit débattu.
Le deuxième point concerne la proposition d'une conférence de l'Union parlementaire qui, ici, est demandée pour novembre 2017. Le comité directeur a cru que ce serait une bonne idée de demander à l'Union parlementaire de nommer cette conférence en l'honneur de notre ancien président, Pierre Claude Nolin. Sachant qu'il défendait ardemment la diplomatie parlementaire et qu'il était très actif à l'égard de l'OTAN et au sein de l'Union parlementaire, j'ai pensé qu'il serait bien de reconnaître ses engagements de cette façon. J'en ai parlé à la sénatrice Fraser. Je vais en parler avec la sénatrice Ataullahjan et le sénateur Dawson, qui, en notre nom, étaient très actifs à l'Union parlementaire. Je tenais à porter la chose à votre attention. Je présume que le Comité appuiera cette démarche de façon unanime.
Merci, chers collègues. Merci, Colette.
Le sénateur Wells : Une autre question s'est ajoutée lorsque vous parliez. Si nous joignons cette condition d'un coprésident additionnel, la demande de budget changera-t-elle ou changera-t-elle de façon importante?
Le président : La demande ne devrait pas changer.
La sénatrice Jaffer : Je sais que s'ils acceptent, toutes les associations devront aussi changer leurs règlements. Je ne voudrais pas que la réponse soit : « Eh bien, les règlements devront être changés. » Contentez-vous de les changer si nous...
Le président : Cela s'est produit à un certain nombre d'occasions et cela fonctionne très bien, alors je ne crois pas que ce soit un problème. Merci.
Mme Labrecque-Riel : J'aimerais simplement éclaircir quelque chose. Ce matin, nous étions prêts à présenter très rapidement les demandes pour les trois conférences. Dois-je comprendre que nous aimerions remettre cela à la semaine prochaine, ou en voulez-vous un sommaire?
Le président : Nous pourrons faire cela la semaine prochaine, puisque ce sujet est reporté à l'ordre du jour.
Le sénateur Tannas : La seule chose que j'ai pour la semaine prochaine en matière de conférence, c'est au sujet de cette conférence de grande envergure proposée pour juillet 2018; est-ce exact?
Mme Labrecque-Riel : Peut-être celle de l'OTAN, qui est prévue pour novembre 2018. La grosse conférence, c'est celle-là.
Le président : Celle du Commonwealth.
Le sénateur Tannas : La grosse conférence est celle de l'Association parlementaire du Commonwealth, n'est-ce pas?
Mme Labrecque-Riel : En fait, celle-là, c'est la plus modeste.
Le sénateur Tannas : Vraiment?
Mme Labrecque-Riel : Oui.
Le sénateur Tannas : Elle m'apparaît comme étant la plus importante. Nous recevrons 150 personnes ici pour cela. Je tiens par ailleurs à vous rappeler — et vous pourrez répondre à cela la semaine prochaine — que nous allons déménager ce mois-là.
Mme Labrecque-Riel : Nous sommes conscients de cela.
Le sénateur Tannas : Ma femme me tuerait si j'invitais tous mes voisins à une fête alors que nous sommes en plein déménagement. Nous devrions peut-être repenser à notre affaire. Selon moi, les choses vont être sens dessus dessous cet été-là. Je vous laisse le soin de me revenir avec une réponse bien réfléchie et bien étayée quant au bien-fondé de continuer dans cette voie.
Mme Labrecque-Riel : C'est noté.
Le sénateur Tannas : Merci.
Le président : Merci. Nous nous reverrons la semaine prochaine. Merci beaucoup.
Chers collègues, nous allons passer au point 4, qui concerne le 7e rapport du Sous-comité des budgets des comités.
Sénateur Tannas, vous avez la parole.
Le sénateur Tannas : Mesdames et messieurs, j'ai l'honneur de vous présenter le 7e rapport du Sous-comité des budgets des comités, qui comprend une affectation recommandée pour les budgets de deux comités.
Avant de passer à l'adoption du rapport, je tiens à faire une brève mise à jour financière concernant les budgets des comités.
Pour l'exercice 2016-2017, les comités ont reçu 2,382 millions de dollars, moins la somme de 500 000 $ qui a été retenue pour les dépenses des témoins. L'argent disponible pour les budgets individuels des comités était donc de 1,882 million de dollars.
À ce jour, nous avons approuvé une somme de 2 205 458 $ pour les déplacements approuvés de 11 différents comités. De ce montant, 520 248 $ ont jusqu'ici été dépensés pour 8 activités, ce qui signifie que 1 785 463 $ du montant affecté n'ont pas encore été dépensés.
Finances du Sénat travaille avec la Direction des comités pour établir le montant qu'il sera possible de récupérer. Cependant, étant donné tous les déplacements qui ont été effectués ou qui seront effectués cet automne, le règlement des dépenses à cet égard n'est pas encore terminé.
Nous espérons avoir une mise à jour à vous donner au cours des prochaines semaines. Nous sommes toutefois en mesure de vous dire que les comités continuent à dépenser beaucoup moins que les montants approuvés dont ils disposent. En fait, leurs dépenses représentent 40 p. 100 de leur budget de déplacement. Nous nous attendons donc à récupérer une bonne partie du montant initialement affecté. Le bilan de cela vous sera communiqué une fois que tous nos renseignements en la matière auront été confirmés.
En ce qui concerne le rapport budgétaire d'aujourd'hui, votre sous-comité a rencontré en juin dernier le vice-président du comité de l'énergie. Le budget demandé par ce comité contenait des dépenses proposées de 154 983 $ pour 3 activités et des dépenses générales. Ces trois activités étaient : une visite d'études dans l'Ouest — et cette visite a eu lieu en septembre —, une visite d'études dans le Sud de l'Ontario — que ce comité souhaite effectuer en novembre — et une activité devant se tenir à Montréal et comprenant certaines dépenses générales en matière d'impression. Ces activités ont trait à l'étude qu'effectue ce comité concernant les effets d'une transition vers une économie à faibles émissions de carbone.
En nous fondant sur l'information contenue dans la demande de budget, nous avions recommandé au comité de permettre l'allocation d'une partie des fonds en juin pour l'activité 1, le voyage dans l'Ouest, et pour l'activité 2. Par conséquent, nous recommandons maintenant que des fonds additionnels de 29 792 $ soient débloqués pour l'activité 2, ainsi qu'un montant de 1 000 $ pour des dépenses générales, pour une affectation totale de 30 792 $.
Le comité de l'énergie compte nous soumettre une demande de budget supplémentaire pour l'activité 3, le voyage à Montréal, alors nous allons reporter l'examen de cette activité.
Toujours en juin, le sous-comité a rencontré le président du comité des pêches. Le budget demandé par ce comité contenait des dépenses proposées de 260 254 $ pour 2 activités. La première était un voyage d'études dans les Maritimes. Ce voyage aura lieu la semaine prochaine. L'activité 2 consiste en un voyage d'études et des audiences publiques à Terre-Neuve-et-Labrador. Le comité des pêches aimerait faire ce voyage avant les vacances de fin d'année. Cette activité a trait à son étude sur les activités de recherche et de sauvetage maritimes.
Compte tenu de l'information fournie dans cette demande de budget, nous recommandons qu'une partie des fonds soit allouée en juin à l'activité 1, soit 107 588 $. Votre sous-comité a réexaminé la demande de financement présentée par le comité pour l'activité 2 et nous recommandons maintenant le déblocage de fonds additionnels de 152 657 $ pour l'activité 2, c'est-à-dire pour le voyage à Terre-Neuve-et-Labrador.
Compte tenu des montants qu'il s'attend de récupérer d'autres comités, le sous-comité ne voit aucun problème à recommander le déblocage de ces fonds.
Nous aimerions profiter de l'occasion pour attirer l'attention des sénateurs — et notamment, celle des présidents et vice-présidents des comités — sur les observations suivantes relativement au processus budgétaire actuel : nous avons remarqué que les comités ont tendance à soumettre des demandes de budget de voyage sans les accompagner de plans précis au sujet des dates et du nombre de participants. Cela se traduit fréquemment par des demandes budgétaires qui dépassent de beaucoup les sommes nécessaires, ce qui entraîne d'importants surplus au moment du voyage proprement dit.
Nous sommes heureux de voir que la plupart des comités dépensent prudemment. Cependant, cette tendance à demander plus qu'il n'en faut fait parfois en sorte que des fonds se retrouvent bloqués sans raison en attendant que les comités clarifient leurs plans de voyage. Cela contraint aussi le sous-comité à réserver trop de fonds pour les comités, puis à attendre une éternité avant le retour de l'argent non dépensé.
Par souci de prudence, il nous est arrivé de remettre l'examen de certaines demandes de budget, comme c'est le cas pour ce que nous avons présenté aujourd'hui. En attendant que les fonds non dépensés soient récupérés, nous devons maintenant composer avec la probabilité que nous aurons d'importants surplus d'ici la fin du présent exercice financier.
Le sous-comité estime que ce n'est pas une façon particulièrement efficace de procéder. Nous nous attendons à ce que la prochaine année financière soit plus occupée que la présente. Le sous-comité aimerait par conséquent éviter d'avoir à bloquer des fonds sans raison valable pendant un temps indéterminé. Nous voulons également éviter d'affecter des fonds trop importants puis d'avoir à attendre de les récupérer avant de pouvoir approuver les demandes de financement présentées plus tard durant l'exercice.
Par conséquent, le sous-comité se penchera sur un nouveau cadre et il fera des recommandations à l'intention des comités qui souhaiteront soumettre des demandes de budget au cours du prochain exercice. En fin de compte, nous voulons être en mesure de maximiser les fonds mis à la disposition des comités pour leur permettre de faire leur important travail.
C'est tout pour notre rapport. Je serai heureux de répondre à vos questions.
La sénatrice Jaffer : Étant donné que nous n'avons pas les détails, j'aimerais vous demander de vous assurer de toujours avoir un plan de communication — et je sais que vous en avez un —, et je suis certaine que vous en aviez un pour ces deux demandes.
Le sénateur Tannas : Oui.
La sénatrice Jaffer : Je suis coupable. J'ai récemment voyagé avec le comité de la défense et nous n'avions pas d'interprète par faute d'argent. Je crois cependant, comme nous sommes un pays bilingue, que je suis en droit de vous demander de faire en sorte que l'interprétation soit une exigence et que de l'argent soit systématiquement réservé à cette fin. Outre le plan de communication, je vous demande respectueusement de prévoir une disposition particulière en matière d'interprétation.
Le sénateur Tannas : Nous allons ajouter cela à la liste et, à tout le moins, nous allons leur demander de prévoir un interprète, s'ils ne l'ont pas déjà fait. Je n'y vois pas d'objection.
La sénatrice Jaffer : Dans votre rapport, vous avez souligné l'importance de savoir combien un voyage compte de participants. Je croyais que c'était une règle. Il faudra donc que cela soit changé. Vous devez toujours planifier pour 12 personnes. Vous ne pouvez pas dire qu'il n'y aura que 10 participants.
Le sénateur Tannas : Voilà le problème. Nous avons un certain nombre de voyages dont les budgets sont établis en fonction de 12 participants, parce que le comité compte 12 membres. La demande de budget se présente donc comme suit : « Nous nous attendons à ce que les 12 sénateurs participent ou nous budgétons en fonction de la participation de nos 12 sénateurs. Nous ne savons pas quand le voyage aura lieu. Nous ne savons pas exactement où nous allons. » Ce sont tous des scénarios que nous avons vus. « Mais nous avons besoin de 300 000 $. » Puis l'argent est mobilisé durant tout l'exercice. Il arrive parfois que le comité décide de ne pas partir, ce qui s'est déjà produit, ou qu'il décide de partir et que nous disions non, ce qui ne s'est pas produit cette année. Lors du prochain exercice, il se peut que le manque d'argent nous force à dire non à certaines demandes.
Si nous appliquons le même processus que maintenant, nous allons nous retrouver en fin d'exercice avec d'importantes sommes récupérées, ce qui signifie que certaines personnes n'auront pas eu la possibilité de servir le pays comme elles l'entendaient, faute d'argent. Le processus doit être resserré. Nous ne croyons pas que nous en demandons trop aux sénateurs. Nous aimerions quelque chose qui ressemblerait à cela : dites-nous 90 jours ou 60 jours avant la date du voyage combien de sénateurs se sont engagés à participer, ce qui nous permettra de retenir l'argent superflu.
La sénatrice Jaffer : C'est raisonnable.
Le sénateur Tannas : C'est ce que nous croyons. Nous cherchons seulement à resserrer le processus afin d'optimiser l'utilisation des fonds dont nous disposons. Nous devons pour ce faire éviter de bloquer plus de fonds qu'il n'en faut et espérer que tout l'argent bloqué en trop sera bel et bien dépensé.
La sénatrice Jaffer : Comme cela se produit plus souvent qu'avant, je me soucie de l'équité. C'est le président qui décide. La logique appliquée est celle du premier arrivé, premier servi. Je crois que nous allons devoir en discuter avec les présidents des comités. Il faudra en effet éviter qu'un président se retrouve sans argent parce qu'il s'est montré prudent au moment de faire ce que vous lui demandez. Je crois que ce sont des choses dont il faudra discuter. Par exemple, un comité qui reçoit 300 000 $ cette année devrait-il recevoir la même chose l'année prochaine? Je ne dis pas qu'il ne devrait pas le recevoir, mais je dis que cette question d'équité entre les comités doit être débattue.
Le sénateur Tannas : Je crois qu'on nous reprochera certaines de ces décisions en raison du fait que nous nous attendons avec grand intérêt à ce que la prochaine année soit très occupée. Nous avons de nouveaux sénateurs et un nouveau gouvernement avec un mandat différent. Alors nous nous attendons à être occupés et nous voulons que chaque dollar soit affecté et dépensé de façon appropriée.
Le président : Madame Jaffer, parliez-vous spécifiquement de la défense nationale, qui voyageait récemment?
La sénatrice Jaffer : Je ne dis rien.
Le président : Je tiens de sources fiables qu'ils avaient effectivement prévu un budget pour la traduction et que le comité directeur a décidé que cela n'était pas nécessaire. C'est ce que j'en ai compris. Je présume que c'est quelque chose dont nous pourrons reparler à un moment donné.
Le sénateur Tannas : Nous pouvons le leur demander.
La sénatrice Jaffer : Je crois que cela devrait être comme la communication.
Le sénateur Tkachuk : J'allais justement poser la même question que la sénatrice Jaffer. Il faudrait savoir s'il y avait quorum et si la réunion se tenait au Canada. En effet, je ne crois pas que c'est une question de choix. La traduction est obligatoire.
La sénatrice Jaffer : C'était à New York.
Le sénateur Tkachuk : Je ne sais pas ce que sont les règles lorsque la rencontre a lieu dans un autre endroit, comme à New York. Je ne crois pas que la traduction soit nécessaire dans ces cas-là, puisque ce n'est pas leur langue.
La sénatrice Jaffer : Je vais peut-être me mettre dans l'embarras.
Le sénateur Tkachuk : Lorsque c'est au Canada, il doit toujours y avoir un budget de traduction, sauf s'il est impossible d'avoir le quorum, comme cela nous est arrivé lors d'un de nos voyages. Nous étions censés avoir le quorum. Nous avions un budget pour cela, mais pour une raison quelconque, des gens n'ont pas pu venir et nous n'étions bientôt plus que trois à pouvoir y aller. Le comité a quand même décidé de nous envoyer et nous n'avons eu qu'un auditoire. Il n'y a pas eu de réunion officielle. Nous avons reçu des documents, et c'est tout.
Le président : Chers collègues, malgré la dernière élection, je rappelle à chacun de vous que nous vivons toujours en démocratie, alors n'hésitez pas à vous exprimer en toute liberté, même en public.
La sénatrice Cordy : Je crois que ce n'est pas la même chose quand les comités voyagent. Premièrement, la traduction est obligatoire lorsque le comité tient des audiences publiques. Si le comité est simplement en mission d'étude, je crois que c'est à lui de décider si la traduction est nécessaire ou non. C'est une décision que nous laisserions aux comités ainsi qu'au président et au vice-président qui se présenteraient à nous. Bien sûr, la question a toujours porté sur la traduction et, plus récemment, sur les communications, car nous estimons qu'elles sont nécessaires. Quoi qu'il en soit, la traduction est prescrite par la loi lorsqu'il s'agit d'audiences publiques.
Deuxièmement, en ce qui concerne le nombre de participants, il y a quelques années, lorsque j'étais au Sénat, on nous disait que les voyages des comités ne pouvaient compter que six ou huit membres. Ce n'est pas ce que fait ce sous- comité. Ce sous-comité affirme que chaque membre de chaque comité devrait participer à ces voyages. S'ils prennent part à toutes les réunions qui ont lieu à Halifax et ailleurs en Nouvelle-Écosse, nous devrions être en mesure de savoir ce que cette province pense de telle ou telle question.
Ce que nous disons, c'est que vous devriez regarder ces choses-là lorsque vous planifiez votre budget. Certains comités ne sont pas complets, mais ils continuent de budgéter comme s'ils l'étaient. Nous voulons simplement être en mesure d'utiliser l'argent de manière judicieuse. C'est formidable d'avoir un petit surplus à la fin de l'année, mais le fait d'avoir un surplus énorme ramène un peu la même question : gérons-nous notre argent de la bonne façon? Et en tant que sous-comité, c'est exactement ce que nous tentons de faire. Nous tentons de gérer l'argent pour faire en sorte que tout comité qui juge important de rencontrer les Canadiens à la grandeur du pays puisse le faire.
Le sénateur Wells : Cette question concerne nos pratiques. Or, partant de l'observation de M. Tkachuk concernant l'absence de quorum, quelle place donnons-nous dans nos pratiques au fait de permettre à des membres qui ne font pas partie d'un comité de prendre part aux voyages de ce comité lorsqu'il y a de la place et lorsque leur présence apporte quelque chose de plus à la table?
La sénatrice Cordy : Je sais qu'en Nouvelle-Écosse, j'ai participé à des réunions en tant que Néo-Écossaise, mais aucune dépense n'a été liée à cela puisque je vis là-bas. J'ai bel et bien pris la place de quelqu'un lors des audiences d'un comité en Nouvelle-Écosse, mais j'ai dû m'y rendre en voiture, alors ce n'était pas une bien grosse dépense. Je ne sais pas s'il y a une politique en ce qui concerne la possibilité de prendre la place des absents.
Le sénateur Wells : Est-ce que cela est déjà arrivé? Je vais le demander à M. Tannas, car il a peut-être eu affaire à cela.
Le sénateur Tannas : Une chose semblable m'est arrivée avec le Comité sur l'énergie. Le comité avait besoin de quelqu'un, alors j'ai sauté dans ma voiture et j'ai pris part à la réunion. Or, je ne sais pas si un comité a déjà formulé le souhait d'amener en voyage quelqu'un qui ne serait pas un de ces membres. Je ne crois pas qu'une telle chose se soit déjà produite. Je pense que les greffiers comprendraient cela et relayeraient la demande si elle était formulée.
La sénatrice Cordy : Il y a un certain nombre d'années...
Le président : Madame Cordy, nous pourrions demander à Blair de nous parler des pratiques plus ou moins récentes et de nous dire s'il y a des lacunes que nous devrions examiner.
Blair Armitage, greffier principal, Direction des comités, Sénat du Canada : Je remarque que nos greffiers des comités travaillent de près avec les whips des deux côtés par l'intermédiaire de leur président et de leur vice-président. Or, lorsque ces derniers estiment qu'il serait nécessaire d'ajouter des membres au comité ou que certains sénateurs provenant de l'endroit où le comité voyagera ont manifesté leur intérêt à se joindre au comité, les formulaires des changements à la liste des membres permettent au greffier de payer tous les coûts liés à la participation de nouveaux membres, surtout quand le comité va dans les régions situées à l'extérieur de leur ville d'attache. Toutefois, le greffier ne peut pas couvrir leurs dépenses s'ils ne sont pas membres à part entière du comité.
Le président : Voilà une autre question sur laquelle le comité qui examine actuellement le Règlement administratif du Sénat pourrait aussi se pencher lors de notre prochaine réunion. Nous en prenons note.
La sénatrice Jaffer : J'ai déjà parlé de cela. Lorsque les comités voyagent, serait-il possible de rappeler aux vice- présidents d'inviter les sénateurs des régions concernées à participer aux délibérations du comité? Récemment, le comité des transports était sur la route. Le greffier m'a écrit pour m'avertir que le comité se rendait en Colombie- Britannique.
Je crois que c'est un moyen de sensibilisation très efficace. Lorsque je suis arrivée au Sénat, si un comité se rendait à Vancouver, il allait de soi que j'allais en faire partie. Or, nous avons laissé tomber cette façon de faire. Je crois sincèrement que pour faire un bon travail de sensibilisation, nous devrions veiller à ce que les membres locaux puissent se joindre au comité dont on attend la visite.
Le sénateur Tannas : C'est une bonne question. Je l'ajoute à notre liste des choses à vérifier.
La sénatrice Jaffer : Merci.
Le sénateur Wells : Il faut aussi penser aux sénateurs qui pourraient avoir des compétences particulières pour un sujet donné, mais qui ne siègent pas au comité où ils pourraient être utiles.
Le président : Y a-t-il d'autres questions? S'il n'y en a pas, nous pourrions demander au sénateur Tannas de présenter la motion.
Le sénateur Tannas : Je la présente sans réserve.
Le président : Le sénateur Tannas, appuyé par le sénateur Campbell, propose la motion. Merci, chers collègues.
Passons maintenant au 5e point à l'ordre du jour. Le comité directeur a reçu deux demandes au sujet du financement du leadership. Le leader du gouvernement nous a soumis une demande de financement additionnel pour son budget. Aussi, le caucus libéral indépendant nous demande de revoir son budget de fonctionnement. Je propose que nous acheminions ces demandes à notre très apte Sous-comité du budget des dépenses du Sénat. Monsieur Wells, vous avez eu affaire à cet exercice il n'y a pas si longtemps. Je vous invite donc à nous en parler ainsi qu'à nous tenir au courant du déroulement des choses au cours des prochaines semaines.
Le sénateur Wells : Oui. Merci, monsieur le président, et merci beaucoup à vous d'avoir donné suite à cette demande de mandat.
Le sénateur Campbell : C'est un honneur, un privilège.
Le sénateur Wells : J'aimerais parler un peu du délai dont nous disposons. Bien entendu, nous sommes en pleine saison d'établissement des budgets, et j'inviterais peut-être Pascale à nous parler de certaines des échéances établies pour présenter les prévisions budgétaires du prochain exercice.
Merci, Pascale.
Le président : Nous pourrions peut-être demander à Mme Legault de répondre à cette question.
Pascale Legault, dirigeante principale des finances, Direction des finances et de l'approvisionnement, Sénat du Canada : Alors, pour ce qui est de la prochaine étape, nous avons déjà pris les mesures nécessaires pour recevoir toutes les données des diverses directions, ainsi que toutes les demandes de financement concernant les sénateurs et l'ensemble du Sénat.
Au sein de la Direction des finances, nous avons déjà traité tous ces renseignements, et nous nous apprêtons à les présenter au comité exécutif — c'est la prochaine étape —, la semaine prochaine. Par la suite, le dossier sera renvoyé au sous-comité pertinent, que ce soit le comité de direction ou le sous-comité principal, et il nous restera un peu de temps pour apporter les ajustements nécessaires, le cas échéant. Le tout doit être signé et approuvé par le Président avant la mi-décembre. Voilà donc l'échéancier que nous devons respecter en vue de la présentation au Secrétariat du Conseil du Trésor. Il faut prévoir assez de temps pour envoyer le dossier au sous-comité, puis à votre comité et, enfin, au Président avant le 15 décembre — c'est tout un défi à relever. Nous sommes sur la bonne voie.
Le sénateur Wells : Merveilleux. Merci, Pascale.
Le président : Chers collègues, la sénatrice Marshall propose que le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat soit autorisé à étudier, pour en faire rapport, le Budget supplémentaire des dépenses, incluant des nouvelles demandes de fonds, pour l'exercice en cours — 2016-2017 — ainsi que le Budget principal des dépenses de 2017-2018, et que le sous-comité examine le budget proposé, en tenant compte de la nécessité pour le Sénat et son administration de faire preuve d'une gestion responsable des fonds publics alloués à l'institution.
Êtes-vous tous d'accord? Chers collègues, quelqu'un peut-il appuyer la motion? La sénatrice Cordy y donne son appui. Merci.
Bonne chance, sénateur Wells.
Passons maintenant au point 6 à l'ordre du jour, qui porte sur le fameux système de paye Phénix.
[Français]
Nous accueillons aujourd'hui M. Luc Presseau, notre directeur des ressources humaines. Bonjour, Luc.
Luc Presseau, directeur des Ressources humaines, Direction générale des ressources humaines, Sénat du Canada : Bonjour à tous. C'est avec plaisir que je vous tiens à jour sur ce qui se passe avec le système Phénix et sur les informations qu'on a recueillies depuis sa mise en œuvre il y a six mois.
Lors de ma première comparution devant le comité, bon nombre de questions ont été soulevées à propos du système Phénix. On s'était engagé à vous tenir au courant de la situation.
[Traduction]
Je suis heureux d'annoncer, mesdames et messieurs les sénateurs, que nous avons pu établir un taux d'erreur global de moins de 1 p. 100. Toutefois, cela ne veut pas dire que nous n'avons pas corrigé le tir au fil du temps. Par exemple, nous avons accordé moins de 50 avances de salaire d'urgence durant cette période, mais c'était au début du processus. À mesure que nous avons avancé, nous avons eu moins besoin de le faire.
À l'heure actuelle, nous avons identifié 72 personnes qui ont été payées en trop, après avoir passé en revue environ 8 000 opérations de paye depuis le 21 avril, c'est-à-dire toutes les deux semaines. Bien entendu, 660 payes représentent un total d'environ 8 000 opérations durant la période à l'étude. De ce chiffre, nous avons repéré 72 cas de versements excédentaires.
Cela dit, je mentionne ce chiffre avec prudence. Parmi les 72 cas de paiements en trop, environ 50 sont de moins de 100 $. Donc, en réalité, lorsque nous examinons nos comptes de paye toutes les deux semaines, un montant de 2 $ ou de 4 $ ici et là ne permet pas vraiment de révéler l'existence d'un problème. Voilà le type d'erreurs dont il est question, et elles sont directement liées au système Phénix.
À ce stade-ci, nous avons pu cerner moins de 10 cas de sous-paiements et, là encore, ce sont des montants qui sont parfois difficiles à déterminer. Quand on ne reçoit pas sa paye en entier, on a tendance à le remarquer très rapidement et on nous le signale sans tarder. Par contre, s'il vous manque 50 $ sur votre paye, parfois, vous ne vous en rendez pas compte ou vous ne savez pas s'il s'agit d'un paiement rétroactif. Si vous venez d'avoir une augmentation salariale et que vous n'êtes pas sûr du montant, c'est une de ces choses que vous ne remarquerez pas.
C'est ainsi que nous avons identifié les personnes qui ont été sous-payées, et nous nous occuperons de leurs cas également.
Par ailleurs, nous mettons la dernière main à la stratégie concernant le recouvrement des trop-payés à l'étude, ainsi que la stratégie de communication avec le personnel, du point de vue des gens ayant été payés en trop.
[Français]
Malgré que ce soient de bonnes nouvelles, le système Phénix continue d'être un défi pour le personnel de la paie. Les processus ne sont pas nécessairement clairs. Certaines choses fonctionnent bien une journée, et c'est tout le contraire le lendemain. Plusieurs raisons expliquent cela, mais c'est quand même une mise en œuvre qui demande beaucoup de travail et de modifications dans nos processus. Nos employés font un travail exceptionnel. Dans l'ensemble, les employés du Sénat sont payés de façon appropriée toutes les deux semaines.
[Traduction]
Le sénateur Tkachuk : Je sais que nous entendons parler, dans la presse, de gens qui ont été sous-payés. Avez-vous reçu des plaintes de la part de gens qui ont été surpayés? Je ne fais que poser la question.
M. Presseau : Sénateur, c'est là une question légitime. Parfois, lorsqu'une personne reçoit un paiement en trop dont le montant est considérable, elle va habituellement s'en rendre compte et se dire : « Eh bien, il y a quelque chose qui cloche. » Or, la situation actuelle est telle que, dans certains cas, on ne sait vraiment pas à quoi s'attendre comme paye; il se peut donc que les gens ignorent avoir été payés en trop, et c'est pourquoi nous devons...
Le sénateur Tkachuk : Je l'ai dit un peu en plaisantant.
M. Presseau : J'en suis conscient.
Le sénateur Tkachuk : Je savais que la réponse serait « non ».
Le sénateur Downe : Parmi les 110 cas de sous-paiement, quel est le plus gros montant?
M. Presseau : En ce qui concerne les sous-paiements?
Le sénateur Downe : Oui.
M. Presseau : Le plus gros montant s'élève à un peu plus de 2 500 $.
La sénatrice Marshall : Comment faites-vous pour repérer les paiements en trop? Je crois que vous avez dit que la plupart d'entre eux sont de moins de 100 $. Vérifiez-vous manuellement toutes les opérations de paye?
M. Presseau : C'est ce que nous avons fait, sénateur, pour obtenir les chiffres dont je vous parle aujourd'hui. Nous avons dû les vérifier manuellement, en collaboration avec nos collègues du service des finances, pour déterminer ce qui s'est passé et retracer l'argent. C'est ainsi que nous avons identifié ces personnes.
La sénatrice Marshall : J'avais embauché quelqu'un pour six jours, et la personne a été payée en trop, mais c'était un montant de plus de 100 $. Je ne me souviens pas si c'est mon adjoint ou un membre de votre personnel qui s'en est rendu compte, mais je vous remercie de nous tenir au courant. Mme Proulx était venue faire le point il y a peut-être un mois, alors nous vous remercions beaucoup de ces renseignements.
Le président : Passons maintenant au point 7 à l'ordre du jour, intitulé « autres affaires ». Je voudrais vous parler d'une question, chers collègues. L'administration a lancé un appel afin de nous inviter à des séances de formation sur la nouvelle plateforme de divulgation qui entrera bientôt en vigueur. À ma grande surprise, les bureaux des sénateurs ont enregistré un taux de participation très faible — c'est le moins qu'on puisse dire. Je ne veux même pas vous citer les chiffres exacts, mais je crois que tous les sénateurs doivent faire un effort pour participer à ces séances de formation en prévision de la nouvelle plateforme de divulgation. Je propose que donc l'administration s'adresse aux whips de tous les caucus et qu'elle envoie un avis à tous les membres qui ne sont pas affiliés à un caucus pour les informer de l'importance de cet outil.
La plateforme sera mise en œuvre sous peu. Évidemment, nous avons approuvé à l'unanimité cette nouvelle plateforme de divulgation et, à mon avis, il sera très important de continuer de nous assurer que nous faisons preuve de transparence envers la population. Chers collègues, nous devrions veiller à ce que tous nos collègues soient au courant de la nécessité de savoir comment fonctionne la plateforme. Sachez que la participation a été particulièrement faible du côté des membres non affiliés. Par conséquent, sénatrice Campbell et sénateur Wallace, vous pourriez peut-être transmettre le message à vos collègues pour leur dire qu'il vaut vraiment la peine de se mettre au courant des règles administratives et du fonctionnement de la nouvelle plateforme.
Y a-t-il d'autres points à soulever, chers collègues?
Le sénateur Wallace : Monsieur le président, comme tout le monde le sait sans doute, j'ai envoyé hier une lettre à chacun des membres du Comité de la régie interne, ainsi qu'à d'autres qui occupent des postes de leadership, au sujet de l'ordonnance de saisie de l'indemnité de session du sénateur Duffy. Sachez que je ferai une demande pour prendre la parole au début de la prochaine réunion du Comité de la régie interne, qui aura lieu la semaine prochaine, afin de parler de ce point ainsi que des questions et des conclusions que j'aborde dans ma lettre.
Je tenais à en informer les sénateurs.
Le président : Rien ne vous aurait empêché de le faire cette semaine, sénateur, mais vous pouvez transmettre au comité de direction toute question que vous voulez ajouter à l'ordre du jour, et nous serons ravis d'en discuter.
Le sénateur Wallace : Merci, monsieur le président.
Le président : Y a-t-il d'autres observations, chers collègues?
Le sénateur Tkachuk : J'ai lu rapidement la lettre du sénateur Wallace au sujet du sénateur Duffy. Je pense que nous devons décider si la séance se tiendra à huis clos ou en public. Je ne dis pas le contraire, mais le sénateur Wallace a affirmé qu'il en parlerait à huis clos. Eh bien, il doit demander qu'on ajoute un point à l'ordre du jour et, une fois que cela sera fait, le comité déterminera si la discussion aura lieu à huis clos ou non. Je ne dis pas que je n'appuie pas l'idée d'une séance publique. Là où je veux en venir, c'est qu'il est très important que la procédure soit exacte.
Le président : Sénateur Tkachuk, vous avez tout à fait raison. Nous avons toujours suivi la procédure à la lettre. Par ailleurs, en ce qui concerne la question à laquelle le sénateur fait allusion...
Le sénateur Tkachuk : Puisque la lettre au complet porte sur la procédure.
Le président : J'en ai parlé en détail lors de séances précédentes, certaines desquelles étaient tenues en public. Cela dit, je n'y vois absolument aucun inconvénient. Je m'en remets toujours au comité.
Le sénateur Wallace : Monsieur le président, j'aimerais faire une observation sur ce que le sénateur Tkachuk vient de dire. Il faudrait déterminer si cette question serait abordée en public ou à huis clos la semaine prochaine. Je tenais à préciser que je préfère une séance publique. Je sais que la décision ne m'appartient pas au bout du compte, mais le sénateur Tkachuk a dit que cela serait déterminé par le comité. J'aimerais donc obtenir une précision : cette décision reviendrait-elle au comité plénier ou au comité de direction composé de trois personnes?
Le président : Sénateur Wallace, vous siégez au Sénat depuis maintenant plusieurs années. Je pense que vous devez savoir que ce sont les comités qui déterminent s'ils vont siéger à huis clos ou en public. Ce n'est pas le comité de direction qui prend ces décisions. Chose certaine, notre comité décidera de la façon dont il veut procéder. C'est ainsi que cela fonctionne ici.
Le sénateur Wallace : C'est bien. Je suis nouveau au comité et je voulais simplement m'assurer d'avoir bien compris. Merci.
Le sénateur Tkachuk : Le sénateur Wallace était président du Comité des affaires juridiques.
(La séance est levée.)