Délibérations du Comité permanent de la
Régie interne, des budgets et de l'administration
Fascicule no 8 - Témoignages du 1er décembre 2016
OTTAWA, le jeudi 1er décembre 2016
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration se réunit aujourd'hui, à 9 h 3, en séance publique, conformément à l'article 12-7(1) du Règlement, pour étudier des questions financières et administratives, puis à huis clos, conformément à l'article 12-7(1) du Règlement, pour étudier des questions financières et administratives.
Le sénateur Leo Housakos (président) occupe le fauteuil.
[Traduction]
Le président : Bonjour, chers collègues. Bienvenue au Comité de la régie interne. Je constate qu'il y a foule aujourd'hui. C'est toujours positif quand le Comité suscite un tel intérêt. Je remarque évidemment la présence de la sénatrice Pate, du sénateur Marwah, de la sénatrice Boniface et du sénateur Dean. La sénatrice Wallin est parmi nous aujourd'hui, sénatrice Lankin. La sénatrice McCoy nous fait bien entendu toujours grâce de sa présence les jeudis. Elle est donc toujours la bienvenue.
Chers collègues, passons sans plus tarder à l'ordre du jour.
Le point 1 est l'adoption du procès-verbal des délibérations de la réunion du 24 novembre 2016. Le sénateur Munson propose l'adoption du procès-verbal, avec l'appui de la sénatrice Cordy.
C'est donc adopté.
Le point 2 est le troisième rapport du Sous-comité de la vérification sur le rapport financier trimestriel. La parole est au sénateur Smith.
Le sénateur Smith : En ma qualité de président du Sous-comité de la vérification, je suis ravi de vous informer qu'après un minutieux examen par nos agents financiers supérieurs le Sous-comité est maintenant prêt à recommander l'approbation du rapport financier trimestriel pour le deuxième trimestre de 2016-2017 se terminant le 30 septembre 2016.
[Français]
La direction produit ce rapport non vérifié chaque trimestre. Celui-ci respecte le format prescrit par le Secrétariat du Conseil du Trésor. Ce rapport a pour objet de présenter en temps opportun de l'information utile sur l'utilisation des autorisations obtenues au moyen du Budget principal des dépenses.
[Traduction]
Comme vous pouvez le voir dans le premier tableau financier du rapport, les autorisations budgétaires pour 2016- 2017 se chiffrent à 90,1 millions de dollars, et les dépenses réelles sont de 16,8 millions de dollars pour le deuxième trimestre et de 34,3 millions de dollars depuis le début de l'exercice. Dans l'ensemble, selon les meilleurs renseignements disponibles actuellement, nous prévoyons que les dépenses atteignent 84,2 millions de dollars pour l'exercice financier 2016-2017.
L'excédent anticipé de 5,9 millions de dollars provient principalement de ces secteurs : un excédent de 1,8 million de dollars concernant le traitement, les déplacements et les télécommunications des sénateurs, un excédent de 0,8 million de dollars provenant du budget de recherche des caucus et du budget des agents supérieurs, un excédent de 0,8 million de dollars provenant des budgets des comités et un excédent de 2,5 millions de dollars provenant du budget de l'administration, des postes vacants et des fonds pour le renforcement des mesures de sécurité.
À environ 16,8 millions de dollars, les dépenses réelles pour le deuxième trimestre correspondent aux dépenses de l'exercice précédent; il y a une différence de seulement 1 p. 100. À la page 6 du rapport, nous comparons les dépenses budgétaires par catégorie de dépenses.
[Français]
Dans la première catégorie, les frais de transport et de télécommunication ont diminué de près de 0,5 million de dollars, principalement en conséquence de la synchronisation, de la facturation et des opérations.
Chaque année, le Sénat paie 30 p. 100 de frais pour les affaires internationales et interparlementaires. Cependant, au 30 septembre 2016, il n'avait pas encore reçu la facture.
[Traduction]
La deuxième catégorie, soit les dépenses au titre du personnel, a augmenté d'approximativement 186 000 $ au cours du deuxième trimestre de 2016-2017. Les dépenses liées au traitement et aux avantages des sénateurs ont augmenté de 0,3 million de dollars en raison d'un plus grand nombre de sénateurs et d'une augmentation des diverses indemnités. Les dépenses consacrées aux salaires du personnel des sénateurs ont aussi augmenté d'approximativement 0,2 million de dollars. Ces augmentations ont été partiellement contrebalancées par des diminutions des dépenses salariales de l'Administration du Sénat.
La troisième catégorie de dépenses concerne l'acquisition de machines et de matériel. Au cours du deuxième trimestre de 2016-2017, des postes de travail, des tablettes et des accessoires ont été achetés pour les sénateurs et le personnel, ce qui explique l'augmentation de 114 000 $ par rapport à l'exercice précédent.
[Français]
En ce qui concerne l'information et les publications, la diminution des dépenses est attribuable à la réduction des dépenses liées aux experts-conseils en communication.
[Traduction]
Enfin, l'augmentation de 63 000 $ des dépenses liées aux locations et aux licences est principalement attribuable à l'achat de nouvelles licences d'utilisation de logiciels et au moment de la réception de ces factures, qui ont été reçues plus tôt au cours du deuxième trimestre de 2016-2017 qu'au cours de l'exercice 2015-2016.
[Français]
L'Administration du Sénat applique un modèle d'équivalent temps plein (ETP) afin de surveiller l'utilisation des ressources humaines nécessaires pour appuyer l'ensemble des sénateurs et pour rendre des comptes. Le tableau de la page 8 du rapport présente l'utilisation réelle et prévue de l'ETP par secteur à ce jour pour l'Administration du Sénat. Le total de l'ETP approuvé pour 2016-2017 est d'environ 360. Selon les renseignements disponibles le 30 septembre 2016, le Sénat prévoit employer environ 325 ETP. L'excédent sera utilisé pour environ 19 ETP, étudiants et occasionnels. En général, l'excédent de l'ETP s'explique par des départs non prévus et des retards de dotation.
[Traduction]
Comme par le passé, notre rapport financier trimestriel dresse la liste des principaux risques et incertitudes qui doivent faire l'objet d'une surveillance, parce qu'ils pourraient avoir des conséquences sur les finances. Voici les éléments qui se trouvent actuellement sur l'écran radar : la modernisation du Sénat, l'organisme de surveillance, les risques pour la réputation, les risques pour la sécurité, les risques pour les systèmes d'information institutionnels, la Loi sur l'accès à l'information, les accords de financement concernant le client averti et la gestion des talents.
Le Sous-comité a demandé d'autres renseignements sur le processus pour cerner ces risques, ainsi que d'autres détails sur leur probabilité et l'évaluation des incidences.
Je serai ravi de répondre à vos questions. Nos agents financiers sont ici et pourront m'aider s'il y a des questions auxquelles je ne peux pas répondre.
Le sénateur Campbell : Merci de votre excellent travail, sénateur Smith. Comme vous le savez, j'admire votre compétence à titre de président.
À un moment donné, vous avez parlé des dépenses concernant les « déplacements des aînés ». Je ne dis pas que ce n'est peut-être pas le cas, mais je crois que vous vouliez probablement parler des déplacements des sénateurs.
Le sénateur Smith : C'est la faute de ma commotion de 1974...
Le sénateur Campbell : Je ne pouvais pas passer à côté de l'occasion de le mentionner.
Le sénateur Smith : Était-ce en français ou en anglais?
Le sénateur Campbell : C'était en anglais.
Le sénateur Smith : J'essaye de parler à mon public cible.
Le président : Chers collègues, s'il n'y a pas d'autres questions, nous pouvons proposer une motion. Le sénateur Campbell propose l'adoption du rapport, avec l'appui du sénateur Smith. C'est adopté.
Chers collègues, le point 3 est le cinquième rapport du Comité consultatif sur la diversité et l'accessibilité. Il devrait en être question lors de la prochaine réunion.
J'ai reçu une demande de la sénatrice Jaffer, qui ne pourra pas être présente lors de la prochaine réunion. Elle est au fond de la pièce. La sénatrice Jaffer a demandé de ne pas examiner ce rapport lors de la prochaine réunion et d'en reporter l'examen à la réunion qui suivra, soit dans deux semaines, parce qu'elle aimerait participer aux délibérations. Chers collègues, nous vous serions reconnaissants de bien vouloir nous permettre de le faire.
Des voix : D'accord.
Le président : Merci, chers collègues.
Pour les deux prochains points à l'ordre du jour, soit le deuxième rapport du Sous-comité du budget des dépenses et des questions personnelles, nous poursuivrons nos travaux à huis clos, comme le veut la coutume.
(La séance se poursuit à huis clos.)