Délibérations du Comité permanent de la
Régie interne, des budgets et de l'administration
Fascicule no 9 - Témoignages du 2 février 2017
OTTAWA, le jeudi 2 février 2017
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration se réunit aujourd'hui, à 9 heures, en séance publique, conformément à l'article 12-7(1) du Règlement, pour l'examen de questions financières et administratives, puis à huis clos, conformément à l'article 12-7(1) du Règlement, pour l'examen de questions financières et administratives.
Le sénateur Leo Housakos (président) occupe le fauteuil.
[Traduction]
Le président : Bonjour, chers collègues. Je vous souhaite tous une bonne année, avec un peu de retard. Je suis heureux de vous revoir au Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration. Nous allons commencer sans tarder par le premier point à l'ordre du jour, à savoir l'adoption du procès-verbal pour le volet public de la séance du 15 décembre 2016. Avez-vous des questions sur ce procès-verbal?
Dans le cas contraire, j'invite quelqu'un à en proposer l'adoption. La sénatrice Cordy le fait, avec l'appui du sénateur Wells.
Le deuxième point porte sur l'adoption du procès-verbal pour le volet à huis clos de la séance du 15 décembre 2016. Y a-t-il des questions à ce sujet? Sinon, quelqu'un peut en proposer l'adoption. La sénatrice Jaffer s'en occupe, avec l'appui du sénateur Wells. Merci, chers collègues.
Le troisième point traite des coûts de l'équipement informatique. Mais avant, j'aimerais souligner que c'est probablement la dernière fois que Peter Feltham comparaît devant le Comité de la régie interne, car j'ai pu comprendre qu'il prendra sa retraite, à moins qu'il ne change d'avis d'ici la mi-avril.
Peter s'est joint au Sénat en 1993 à titre de consultant, et il est l'architecte qui a supervisé l'installation du premier réseau informatique du Sénat à l'échelle de la cité. Il est devenu employé du Sénat en 1994, et il a aidé Hélène Bouchard à bâtir l'équipe informatique que nous avons aujourd'hui, un service dont nous sommes très fiers.
Nous pouvons dire que Peter et Hélène sont les partenaires fondateurs, ou les fondateurs, de la Direction des services d'information, ou DSI, et du service de TI que nous connaissons. Ils ont installé la première génération de nombreux systèmes ministériels actuellement utilisés au Sénat. Ils ont conçu et mis en place la première webdiffusion du Parlement canadien. Ils ont aussi créé les systèmes de sous-titres codés et visibles qui sont encore employés au Sénat.
J'aimerais profiter de l'occasion pour remercier Peter de son travail remarquable, de son dévouement à l'égard du Sénat et de tout ce qu'il a accompli. Peter nous manquera cruellement quand il sera parti. Je vous remercie donc au nom du Comité de la régie interne.
Des voix : Bravo!
Peter Feltham, directeur intérimaire, Direction des services d'information, Sénat du Canada : Merci beaucoup, mesdames et messieurs les sénateurs. Bonjour. Je suis Peter Feltham, directeur intérimaire des Services d'information du Sénat.
À l'heure actuelle, la DSI impute des frais aux budgets de recherche et de bureau des sénateurs pour l'équipement informatique et les achats des sénateurs. À compter du 1er avril, la DSI devra assumer tous les coûts de l'équipement informatique au sein de l'Administration du Sénat et des bureaux des sénateurs, ce qui comprend les appareils mobiles des sénateurs et des membres de leur personnel. En décembre 2016, votre comité a approuvé une augmentation du budget de la DSI pour l'acquisition d'équipement informatique à l'intention des sénateurs, qui devait entrer en vigueur à compter du 1er avril 2017.
Sénateurs, vous trouverez dans la documentation d'aujourd'hui des principes directeurs décrivant les facteurs qui permettent de déterminer les besoins informatiques du bureau d'un sénateur. Vous y trouverez aussi les paramètres entourant la mise à niveau continuelle et le remplacement de cet équipement au fil du temps.
L'adoption d'un modèle d'acquisition centralisé entraînera un certain nombre de gains d'efficacité subtils. Ce modèle permettra notamment de profiter des avantages de l'achat en grandes quantités, en plus de réduire les frais administratifs qui accompagnent le système de facturation interne en place.
Je suis ici pour demander au comité d'appliquer cette nouvelle pratique à compter du 1er janvier 2017 au lieu du 1er avril 2017. Ainsi, tout achat d'équipement informatique effectué par les sénateurs du mois de janvier jusqu'à la fin de mars 2017 serait payé à partir de l'enveloppe de fonds globale. En résumé, les remboursements en attente pour ces achats ne seraient pas accordés, et la DSI commencerait immédiatement à soumettre les demandes d'équipement informatique au nouveau système centralisé.
Merci, sénateurs. Je vais maintenant répondre aux questions avec plaisir.
La sénatrice Jaffer : Je n'ai pas de question, mais je tiens à seconder ce que le président a dit. J'ai probablement été une vraie casse-pieds pour vous tout au long de votre séjour au Sénat. À une époque très différente, vous avez su nous orienter, faire preuve d'imagination et rendre les choses possibles, même si vous deviez parfois repousser les limites. Je vous remercie donc des services exceptionnels que vous nous avez offerts, et qui nous ont menés là où nous sommes. Merci beaucoup.
M. Feltham : Merci infiniment, sénatrice.
Le sénateur Wells : Merci, Peter. Quel est le coût approximatif du trimestre correspondant à la période entre le 1er janvier et le 31 mars, qui serait payé par le montant alloué à l'Administration du Sénat plutôt que par les bureaux des sénateurs?
M. Feltham : Je n'ai pas encore de chiffre exact. Tout dépendra de la décision de votre comité, car nous pourrions recevoir une série de demandes. Si je devais deviner, je dirais probablement 30 000 $ environ — je peux retourner faire des calculs.
Le sénateur Wells : Une somme totale de 30 000 $?
M. Feltham : Au total, oui.
Le sénateur Wells : Ce serait donc pour l'ensemble des bureaux des sénateurs. De toute évidence, certains sénateurs n'auront aucune dépense pour les TI, n'est-ce pas?
M. Feltham : C'est exact.
Le sénateur Wells : Voici où je veux en venir. Quelles sont les dépenses moyennes ou habituelles que le bureau d'un sénateur consacre annuellement au matériel informatique dont vous parlez ici?
M. Feltham : Faisons d'abord le calcul pour le bureau d'un nouveau sénateur. Il faut compter environ 6 000 $ en tablettes, disons pour deux Surface Pro, et 1 200 $ pour au moins un ordinateur de bureau. Il faut aussi deux iPhone, qui coûtent probablement 800 $ chacun, ou un iPhone et un appareil Android, dont le prix varie entre 500 et 800 $. Voilà qui vous donne une idée approximative du coût initial.
Ensuite, le coût peut varier énormément en fonction du temps que l'équipement a passé dans le bureau. Disons que vous changez un appareil par année, cela peut ajouter une somme de 2 000 $ à 4 000 $.
Le sénateur Wells : Par année?
M. Feltham : Oui, pour chaque bureau.
La sénatrice Marshall : Peter, quels excédents budgétaires prévoyons-nous? En réponse au sénateur Wells, vous avez parlé du coût, mais quels sont les excédents budgétaires escomptés? Vous dites que « le Sénat prévoit des excédents budgétaires en 2016-2017 ».
M. Feltham : Vous devriez peut-être poser la question à Pascale.
La sénatrice Marshall : Ce ne sont donc pas des excédents budgétaires propres aux TI? Je vais peut-être dire mon autre commentaire. J'ai trouvé que la note d'information n'était pas assez rigoureuse. La pièce jointe était correcte. J'ai déjà fait remarquer lors de séances précédentes que la proposition soumise n'a ni en-tête ni quoi que ce soit d'autre. En plus, il y manque des informations, comme le coût de l'équipement informatique et la valeur de l'excédent budgétaire. J'aimerais connaître les répercussions financières de cette demande.
Je veux connaître l'excédent budgétaire que nous prévoyons, après quoi j'aurai une autre question. Dois-je commencer par la question suivante?
Le président : Pascale pourra peut-être répondre.
Pascale Legault, dirigeante principale des finances, Direction des finances, Sénat du Canada : Pour ce qui est des excédents budgétaires globaux du Sénat, nous sommes justement en train de préparer le rapport financier du troisième trimestre, qui sera présenté plus tard en février au sous-comité chargé de la vérification. Je ne voudrais donc pas donner d'information là-dessus. En ce qui concerne l'excédent budgétaire de la DSI, il est vrai qu'une analyse a été réalisée avant Noël afin qu'il y ait un surplus suffisant pour l'achat d'équipement informatique. Ainsi, plus de 100 000 $ étaient disponibles. Il a donc été décidé de faire une recommandation, même si nous n'avons pas encore finalisé les travaux sur l'ensemble du Sénat.
La sénatrice Marshall : Ma dernière question est la suivante. Je m'intéresse à la rubrique de l'ordinateur réseau standard, poste de travail ou ordinateur portatif, qui se trouve dans les principes directeurs dont vous avez parlé, Peter. Pourquoi offre-t-on le choix entre un poste de travail et un appareil portable? Je n'étais pas au courant. Certains sénateurs n'ont-ils pas à la fois un ordinateur de bureau et un appareil portatif?
M. Feltham : Oui, c'est exact. Afin de favoriser l'adoption de l'appareil Surface Pro, nous recommandons aux sénateurs de ne pas avoir de poste de travail. Nous pouvons brancher un moniteur et un clavier ordinaires à la station d'accueil du Surface Pro, qui est tout aussi puissant qu'un ordinateur de bureau. Les gens qui le souhaitent peuvent avoir les deux appareils, mais nous préférerions de loin que les utilisateurs n'en aient qu'un seul, surtout s'ils sélectionnent le Surface Pro parce qu'ils travaillent ailleurs et veulent plus de mobilité.
La sénatrice Marshall : Cette politique a donc été approuvée par le Comité de la régie interne, n'est-ce pas? D'où provient-elle? Qui décide...
Le président : Nous avons décidé de procéder ainsi il y a quelques mois. La seule chose qui change, c'est que l'administration dispose désormais des ressources nécessaires pour aller de l'avant au cours du présent exercice, soit à compter de janvier. La raison pour laquelle nous sommes encore saisis de la question, c'est pour que le comité accepte de devancer la mesure au mois de janvier au lieu d'attendre au 1er avril.
La sénatrice Marshall : J'essaie de comprendre qui a décidé qu'un sénateur peut avoir soit un ordinateur de bureau, soit un Surface Pro. Pourquoi imposer une telle restriction? Avons-nous pris cette décision?
Le président : C'est le Comité de la régie interne qui l'a décidé.
La sénatrice Marshall : Oh, c'est nous qui l'avons fait? D'accord. Je vous remercie.
La sénatrice Batters : Je veux demander une précision. Auparavant, lorsqu'un nouveau sénateur devait faire l'acquisition d'appareils mobiles comme les iPad et ce genre de choses, l'argent provenait d'un budget propre au sénateur. Ai-je bien compris que les fonds proviendront désormais d'un budget centralisé de l'Administration du Sénat?
M. Feltham : C'est exact, sénatrice.
La sénatrice Batters : Par conséquent, si nous antidatons la mesure, chacun des nombreux nouveaux sénateurs qui ont été nommés dernièrement recevra essentiellement plusieurs milliers de dollars en plus. Ils auront accès à ces fonds dans leur propre budget de bureau, étant donné qu'ils n'auront pas à assumer ces coûts considérables. Les dépenses passeront plutôt par le budget centralisé, n'est-ce pas? Avez-vous parlé d'un coût moyen d'environ 6 000 $ par sénateur?
M. Feltham : On parle bel et bien de 6 000 $ pour l'imprimante, le téléphone cellulaire... Je dirais que le montant se situe entre 6 000 et 8 000 $.
La sénatrice Batters : J'ai donc bien compris?
M. Feltham : Oui, je suppose que c'est ce qui se produirait dans ce cas-ci.
La sénatrice Batters : D'accord. Je vous remercie.
[Français]
La sénatrice Dupuis : Je suis encore en train d'essayer de comprendre les règles, de faire la différence entre ce qui est un règlement, une règle, une politique et l'application de la politique.
Je voulais simplement rassurer mes collègues et leur dire qu'en tant que nouvelle sénatrice, l'information que j'ai eue, c'est que je n'avais pas le choix. Je prenais soit le Surface Pro, soit l'ordinateur de bureau. Cela ne me pose pas de problème. J'ai choisi le Surface Pro qui est un outil très intéressant pour travailler. Je veux aussi m'assurer qu'on n'est pas en train de recevoir des cadeaux parce qu'on est nouvellement nommé. Le choix ne nous a pas été donné.
Je n'ai aucune idée quelle est la politique ni comment elle est appliquée. Mais je peux vous dire que, dans mon cas, dans la façon dont cela a été appliqué, je n'avais pas le choix, et cela ne me cause pas de problème. Je suis très satisfaite du choix que j'ai fait.
Je vous remercie.
[Traduction]
La sénatrice Lankin : Je ne vais pas me lamenter et critiquer le rendement de la technologie. Pour ma part, l'appareil Surface Pro ne fonctionne pas du tout à distance. Il va bien ici, mais pas ailleurs.
La question de la sénatrice Batters m'amène à m'interroger sur l'application équitable de la politique. Cela dit, la plupart des nouveaux sénateurs, à l'exception d'un ou deux, ont déjà reçu tout leur équipement, et leurs bureaux sont prêts — sa remarque pourrait donc s'appliquer à deux sénateurs et à ceux qui seront nommés à l'avenir.
Ma question sur le calendrier et sa modification se rapporte plutôt à la politique et à notre façon de traiter les sommes en fin d'exercice. J'ai souvent observé une tendance à vouloir dépenser l'argent pour conserver les allocations lors des exercices ultérieurs. Voilà qui ne me semble pas être une utilisation judicieuse des fonds, à moins qu'il ne s'agisse de l'acquisition d'immobilisations exceptionnelles et ponctuelles, par exemple. Je comprends que c'est un achat d'immobilisations, et je présume que l'argent est considéré comme tel dans notre budget. Je n'ai pas encore vu les états financiers pour m'en assurer, et cela m'inquiète.
Je me demande quelle sera l'incidence continue de cette politique. Aussi, étant donné que les ressources proviennent d'un budget central et qu'elles sont déjà payées, j'aimerais savoir si nous aurons désormais une politique stricte sur ce qui sera couvert par le budget central. Cela faisait peut-être partie de la motion antérieure qui a été adoptée il y a quelque temps, lorsque vous avez approuvé la mesure. J'ai toutefois deux préoccupations. D'une part, j'aimerais avoir l'assurance qu'il y aura une politique. D'autre part, j'aimerais savoir si les sénateurs pourront utiliser leur propre budget s'ils estiment avoir besoin de technologies supplémentaires. Je pense que ces éléments doivent être mis au clair.
La principale raison de mon intervention, c'est que je ne suis pas certaine d'être d'accord sur l'idée d'utiliser les sommes en fin d'exercice. Je préférerais connaître clairement notre allocation annuelle afin de pouvoir dépenser en conséquence, suivant de bonnes justifications et une politique adéquate.
Le président : Chers collègues, permettez-moi de répondre. Tout d'abord, l'objectif n'est pas d'encourager une folie dépensière du budget excédentaire. N'oubliez pas que toutes les dépenses additionnelles sont examinées soigneusement par le Comité des prévisions budgétaires, en plus de passer par notre comité. Elles font donc l'objet de discussions sérieuses.
Notre comité a pris une décision fort logique, qui a été précipitée par l'arrivée de nouvelles technologies, comme l'appareil Surface Pro. Bien des sénateurs trouvaient utile que ces technologies soient à la disposition de leur personnel et d'eux-mêmes.
Selon la politique antérieure, les sénateurs qui possédaient un ordinateur de bureau et qui demandaient un appareil Surface Pro étaient facturés pour le rachat de l'équipement qu'ils renvoyaient. Dans bien des cas, puisque les sénateurs sont très occupés et que leur budget est limité, ils n'avaient pas accès à cette technologie.
La décision a donc été prise pour assurer une équité et faire en sorte que tous les sénateurs aient accès, à leur bureau, aux ressources technologiques dont ils ont besoin pour faire leur travail. Notre comité a jugé que cette décision était sage — nous en avons discuté longuement l'année dernière. Nous avons alors choisi de transférer le coût de la technologie et de l'équipement de bureau électronique au budget central, plutôt que de l'impartir au budget des sénateurs. Voilà donc le principe de base. L'objectif n'était vraiment pas de donner un avantage indu à certains sénateurs, et personne n'a essayé de piller les excédents budgétaires pour lesquels nous avons travaillé si fort. Si nous avons ces excédents budgétaires, c'est parce que nous avons été sages.
L'administration est revenue nous aviser qu'il y avait eu une très forte demande, à la fin de l'année et au début de cette année, de la part de sénateurs qui souhaitaient faire l'acquisition de ces technologies. Les responsables ont dit que soit les sénateurs devront attendre jusqu'au mois d'avril, soit nous utilisons l'excédent budgétaire pour répondre à leurs demandes dès maintenant.
En toute bonne foi, nous avons soumis cette proposition au comité, ni plus ni moins. J'ignore si j'ai répondu à la plupart de vos interrogations.
La sénatrice Lankin : Je comprends mieux la chronologie de l'approbation, et je vous en remercie. Merci de nous avoir rappelé que la mesure est déjà passée par le budget. C'est important. La mesure va toucher certains d'entre nous qui sommes nouveaux et qui siégeons au comité. Merci beaucoup.
Parlons maintenant du fait de devancer la mesure au mois de janvier plutôt que d'attendre à avril. Il est toujours dangereux de faire des suppositions, mais j'estime que la plupart des nouveaux sénateurs qui viennent d'arriver ont déjà leur équipement. Dites-vous que de nombreux bureaux de sénateurs demandent l'appareil Surface Pro, et pas seulement les nouveaux sénateurs? Bien. Je comprends. Je vous remercie.
Le sénateur Downe : Je m'intéresse au bureau à domicile ou régional. Le poste de travail ou l'ordinateur portatif sont-ils branchés au réseau informatique du Sénat? Je m'inquiète du volet sécuritaire. Le niveau de protection est-il le même?
M. Feltham : C'est une excellente question, sénateur. La réponse est oui. Nous pouvons brancher le Surface Pro de deux façons, étant donné qu'il comporte certaines fonctionnalités intégrées. Nous utilisons une technologie du nom de DirectAccess, qui permet essentiellement de se brancher en toute sécurité au réseau du Sénat, tout comme si vous étiez assis à votre bureau. Vous avez ainsi accès à vos lecteurs partagés. Tout est chiffré et sécurisé, pour autant que vous gériez vos mots de passe correctement.
Avec les vieux ordinateurs portables, nous utilisons encore un RPV, un réseau privé virtuel. Certains d'entre vous connaissent les cartes d'identité sécurisées, et vous en utilisez peut-être une avec votre BlackBerry. C'est un autre réseau protégé qui vous permet de vous connecter sans courir de risques.
Le sénateur Downe : Et pour les ordinateurs de bureau?
M. Feltham : Les ordinateurs de bureau et les ordinateurs portables utilisent la même technologie : un réseau privé virtuel et une carte d'identité sécurisée. Une fois que la connexion est établie entre le Wi-Fi de votre bureau régional ou de votre maison et le réseau parlementaire, tout ce qui passe par le réseau est codé. La même technologie est utilisée pour les services bancaires en ligne.
La sénatrice Cordy : Je vous remercie de toute l'information fournie ce matin. La réalité, c'est que la technologie n'est pas un extra en 2017, comme c'était le cas il y a de nombreuses années. Il est logique que cela figure dans le budget central.
Selon la politique en vigueur, à défaut de garder notre appareil BlackBerry pendant deux ans, nous devons le payer de notre poche. J'assume donc qu'on ne peut pas changer de technologie chaque année, qu'il faut attendre un minimum de deux ans, n'est-ce pas?
M. Feltham : Non. Dans le document des principes directeurs qu'Hélène a préparé, vous remarquerez dans la première partie que nous donnons le cycle de vie du matériel. À titre d'exemple, le cycle de vie d'un ordinateur de bureau connecté au réseau est de cinq à six ans. À vrai dire, nous avons souvent utilisé plus longtemps ces ordinateurs. Nous ne nous attendons pas à recevoir une demande visant à en obtenir un nouveau avant cinq ans.
C'est la même chose pour la tablette Surface Pro, dont le cycle de vie est de trois à quatre ans. La tablette Surface Pro est un tout nouvel appareil, et nous pourrions constater qu'il dure plus longtemps. Une fois de plus, nous ne nous attendons pas à recevoir une demande de remplacement d'une tablette Surface Pro qui n'a que deux ans ou deux ans et demi. Cette demande serait remise en question.
La sénatrice Cordy : C'est logique. Il y a des circonstances atténuantes.
M. Feltham : En effet.
La sénatrice Omidvar : Je voudrais obtenir une précision. S'attend-on maintenant à ce que cette proposition de politique perdure, ou en sera-t-il de nouveau question en cas d'excédents futurs?
Le président : Non. La décision de transférer le budget du matériel de TI et du matériel électronique à l'administration a été prise l'année dernière par le Comité de la régie interne. Encore une fois, l'administration nous a donné le feu vert en raison de la forte demande pour cette technologie de la part de tous les bureaux du Sénat. Ils sont équipés et prêts à passer à l'action, et comme nous avions un excédent disponible, nous avons jugé prudent de commencer tout de suite. C'est beaucoup plus efficace ainsi.
Chers collègues, s'il n'y a pas d'autres questions, je demanderais peut-être à quelqu'un de présenter une motion.
La sénatrice Cordy propose qu'à compter du 1er janvier 2017, tous les achats de matériel informatique, y compris les appareils mobiles pour les sénateurs et leur personnel, soient effectués à même le budget centralisé sans que les frais soient imputés au budget de recherche et de bureau du Sénat. Merci, chers collègues.
Le quatrième point porte sur la présence du personnel aux réunions à huis clos. Comme le veut la tradition ici, chaque fois que nous nous apprêtons à siéger à huis clos, nous demandons au personnel de quitter la salle, à l'exception d'un membre du personnel des sénateurs du comité directeur, du leader du gouvernement au Sénat et du leader de l'opposition.
Comme le Sénat et le comité sont en pleine évolution, nous proposons essentiellement de permettre désormais la présence aux réunions à huis clos de membres du personnel des dirigeants du Sénat, c'est-à-dire un représentant pour tous les hauts dirigeants, y compris l'ensemble des chefs de caucus. Nous allons maintenant en discuter.
À l'heure actuelle, nous autorisons la présence d'un membre du personnel des membres du comité directeur ainsi que du leader du gouvernement et du leader de l'opposition. Nous proposons d'ajouter à la liste le leader du groupe des sénateurs indépendants et le leader du caucus indépendant, comme nous l'avons fait la dernière fois, lorsque nous avons également fait cette exception pour le leader du caucus libéral. Il s'agit tout simplement d'accorder le même privilège au leader du groupe des sénateurs indépendants.
Le sénateur Tkachuk : Vous avez dit « tous les dirigeants ». Vous ne parlez pas de tous les dirigeants. Voulez-vous dire le leader de tous les caucus?
Le président : Oui, de tous les caucus.
Le sénateur Mitchell : Je suis très content de l'entendre. Pouvons-nous modifier le passage concernant le leader du gouvernement au Sénat pour le rendre plus générique, comme c'est le cas du passage sur le caucus de l'opposition et de celui sur le caucus libéral du sénat? Si le représentant ou le membre du personnel du représentant du gouvernement au Sénat ne peut pas assister à une réunion, un membre de mon personnel pourrait peut-être prendre sa place.
Pouvons-nous parler de l'« équipe du représentant du gouvernement », ou si nous devons nous conformer à la Loi sur le Parlement du Canada, de l'« équipe du leader du gouvernement »? Cette formulation donne une plus grande marge de manœuvre, comme celle du passage sur le caucus de l'opposition, car la personne présente ne devrait pas nécessairement venir du bureau du leader.
Le président : Je comprends. Il pourrait s'agir d'un membre du personnel du leader adjoint ou du whip.
Le sénateur Tkachuk : Combien de personnes travaillent dans le bureau de M. Harder, 12 ou 14? M. Harder a un gros budget à sa disposition, et vous pensez qu'il est possible qu'aucun membre de son personnel ne puisse être présent?
Le président : Je pense que ce qu'il dit, c'est qu'un membre du personnel d'un des trois bureaux de leader serait choisi.
Le sénateur Tkachuk : Quelqu'un du bureau du whip et quelqu'un...
Le président : Non, une personne représenterait le bureau du leader.
Le sénateur Mitchell : C'est une question de continuité. Nous avons Lucie Lavoie, du bureau du leader. Nous avons également Greg Kolz, de mon bureau. Si nous voulions poursuivre à huis clos, Lucie resterait et Greg partirait. Si Lucie ne peut pas être présente...
Le président : Le sénateur Tkachuk dit que ce serait quelqu'un du côté du gouvernement.
Le sénateur Mitchell : Lors d'une séance à huis clos, il n'y aurait qu'une seule personne, tout à fait. Cela nous permettrait de le garantir si Lucie n'est pas disponible.
Le président : Je ne pense pas que ce soit déraisonnable.
La sénatrice McCoy : Je suis reconnaissante que l'on continue d'accommoder le groupe des sénateurs indépendants. J'ai une question pour m'aider à comprendre le fondement de la motion. Que se passe-t-il avec le personnel de l'Administration du Sénat pendant les séances à huis clos? L'administration est-elle représentée?
Le président : Le comité détermine qui sera autorisé à rester et qui ne le sera pas, selon la question à l'étude.
Dans le cas d'une question de ressources humaines, nous ferions une exception pour le directeur des ressources humaines. Le comité déterminerait, selon le sujet à l'étude, quels employés de l'administration seraient autorisés à rester, et qui devrait partir.
La sénatrice McCoy : Je propose également de modifier un autre passage du libellé. Le groupe des sénateurs indépendants n'a pas de personnel politique.
Le président : On a...
La sénatrice McCoy : Nous aurons du personnel dans...
Le président : Vous en avez maintenant.
La sénatrice McCoy : Oui, nous avons du personnel, mais la motion dit : « [...] le personnel politique suivant soit autorisé à être présent [...] »
Le président : Nous pouvons supprimer le terme.
La sénatrice McCoy : Pouvons-nous manier un peu les mots? Ce serait utile.
Le sénateur Tannas : Je pense qu'on a répondu à ma question, mais je précise que l'objectif est tout simplement de ne pas perdre beaucoup de temps à déterminer qui doit être dans la salle et qui doit partir. Si nous avons quelque chose à ajouter au libellé, nous pouvons le faire. Et si nous le souhaitons, lorsque nous siégeons à huis clos, rien ne nous empêche de n'avoir que des sénateurs dans la salle quand nous le voulons.
Le président : En effet.
Le sénateur Downe : Les nouveaux sénateurs ne doivent pas se faire d'illusions à propos de ce que signifie « à huis clos ». J'ai participé dans cette salle à des réunions à huis clos où il n'y avait que des sénateurs. Le Sénat a ensuite passé outre et déposé le procès-verbal de la réunion, ce qui en a fait un document public. Nous devons donc faire preuve de prudence.
Le président : Chers collègues, je vous rappelle tous que nous avons décidé il y a quelques mois que la grande majorité des questions à l'étude seront débattues dans le cadre de séances publiques — et c'est ce que nous faisons —, à l'exception des questions délicates liées aux ressources humaines. De toute évidence, c'est devenu et cela deviendra un facteur moins important avec le temps.
Le sénateur Munson propose que, nonobstant les motions adoptées par le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration le jeudi 10 décembre 2015 et le jeudi 21 avril 2016, le personnel politique suivant soit autorisé à être présent durant les réunions à huis clos du comité : un membre du personnel des quatre sénateurs du Sous-comité du programme et de la procédure; un membre du personnel du leader du gouvernement au Sénat — du représentant du gouvernement —; un membre du personnel du caucus de l'opposition; un membre du personnel du caucus libéral du Sénat; un membre du personnel du groupe des sénateurs indépendants.
Je soupçonne que vous êtes tous d'accord, n'est-ce pas, chers collègues?
Des voix : D'accord.
Le président : Merci.
Passons au cinquième point, c'est-à-dire la proposition de groupe de travail consultatif. Nous allons rapidement constituer ce comité. J'ai une motion, ou je propose...
Sénatrice Jaffer, pouvez-vous dire en quoi consiste la motion?
La sénatrice Jaffer : Comme nous avons décidé d'avoir un sous-comité sur la diversité, nous nous apprêtons maintenant à le créer. Le sous-comité aura cinq membres : deux conservateurs, deux indépendants et un libéral.
Le président : La sénatrice Jaffer propose que le sous-comité sur la diversité soit autorisé à examiner les conclusions du cinquième rapport du Comité consultatif sur la diversité et l'accessibilité, qui a été déposé le 15 décembre 2016, et les questions de diversité au sein du personnel du Sénat.
Si mes collègues sont d'accord, nous proposons que l'honorable sénatrice Jaffer préside le sous-comité.
Des voix : D'accord.
Le président : Quelqu'un a-t-il d'autres noms à proposer pour la vice-présidence?
La sénatrice Jaffer : Pour la vice-présidence, je propose la sénatrice Marshall.
Le président : Sénatrice Marshall, acceptez-vous? Elle hoche de la tête avec enthousiasme. Que tous ceux qui sont pour la nomination de la sénatrice Marshall au poste de vice-présidente se manifestent?
Si nous pouvions nommer le reste des candidats...
La sénatrice Jaffer : Les trois autres membres seraient la sénatrice Omidvar, la sénatrice Dupuis et le sénateur Tannas.
Le président : Je soupçonne que ces nominations font l'objet d'un consensus.
[Français]
La sénatrice Dupuis : J'aimerais dire que, malheureusement, je n'aurai pas le temps de participer à ce groupe.
[Traduction]
Le président : La sénatrice Dupuis refuse la nomination compte tenu de contraintes de temps. Y a-t-il d'autres membres du caucus indépendant qui s'empresseraient de se porter volontaires? Nous pourrions peut-être aller de l'avant avec les membres du comité...
S'agit-il d'un sous-comité ou d'un groupe de travail?
La sénatrice Jaffer : C'est un sous-comité.
Le président : Il faut donc que ce soit un membre du Comité de la régie interne.
Je suggère que nous proposions la motion et que le groupe des sénateurs indépendants...
Le sénateur Wells : Pour faciliter un peu le processus, car nous voulons que les membres du sous-comité soient dévoués et veuillent en faire partie, seriez-vous enclin à en faire un groupe de travail pour qu'un membre du groupe des sénateurs indépendants...
Le président : Je crois comprendre que la présidente et la vice-présidente aimeraient que ce soit un sous-comité. Je propose donc, en tenant compte des dossiers dont nous sommes saisis ici, que nous autorisions le sous-comité, avec le consentement de notre comité, à fonctionner avec quatre membres d'ici à ce que le groupe des sénateurs indépendants veuille en ajouter un.
La sénatrice McCoy : Je pense que nous voulons une représentation équilibrée des deux sexes; il faudra donc un homme.
Le président : Sénatrice McCoy, sommes-nous d'accord pour laisser le comité entamer et poursuivre son travail dans sa forme actuelle? Est-ce que tout le monde est d'accord? Merci, chers collègues.
Le sixième point concerne le mandat proposé du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat.
Le sénateur Wells : Merci, monsieur le président, chers collègues. Vous vous rappellerez que le dernier ordre de renvoi reçu par le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat prévoyait l'étude du budget des caucus et du groupe des sénateurs indépendants, que nous avons terminée juste avant le congé de Noël.
La sénatrice Jaffer a proposé — et je lui en suis reconnaissant; c'est une bonne proposition — qu'en vertu de notre prochain ordre de renvoi, le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat soit chargé de mener une étude sur les frais de subsistance encourus dans la région de la capitale nationale. Depuis un certain temps, il y a des iniquités, perçues ou réelles, parmi les différents modèles d'accommodement que nous employons — et le sous-comité des dépenses examinerait la question.
Il est proposé que le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat soit autorisé à étudier la question des frais de subsistance lors des déplacements à Ottawa, notamment les pratiques actuellement en cours et les modèles de remplacement envisageables qui tiennent compte de l'équité, de la justice et d'une utilisation responsable des ressources.
Il est également proposé que nous fassions rapport au comité au plus tard le 31 mars.
Le président : Que tous ceux qui sont pour cette motion se manifestent?
Des voix : D'accord.
Le président : Merci, chers collègues. Le septième point porte sur les membres du Conseil interparlementaire mixte.
Le CIM est en train de revoir sa composition, et j'aurais donc besoin de tenir une réunion pour nommer les représentants. Le sénateur Manning n'est plus membre du Conseil interparlementaire mixte. Il me remplaçait à titre de coprésident lorsqu'il était membre du Comité de la régie interne. J'ai le grand honneur d'assumer de nouveau cette responsabilité et de l'ajouter à ma liste; j'ai donc coprésidé ce comité. Je propose, comme le veut la tradition, que le whip du caucus libéral et celui du caucus conservateur soient les deux autres membres du CIM; ce sont les deux postes vacants.
Les membres du comité directeur et moi discutons de la façon d'accommoder tous les sénateurs de manière juste et équitable pour veiller à ce que les membres de tous les groupes et de tous les caucus puissent se déplacer pour participer aux activités des associations parlementaires. Dans le cadre des discussions avec les leaders, nous nous sommes engagés à trouver un moyen de tenir compte de cette nouvelle réalité du groupe des sénateurs indépendants. Les sénateurs indépendants ne font partie d'aucun groupe. Nous voulons savoir quel système mettre en place pour respecter les traditions de l'institution tout en tenant compte de l'ensemble de nos nouveaux besoins.
Il nous faudra quelques semaines pour régler tout cela, mais nous sommes disposés à en arriver à une sorte de consensus.
La sénatrice McCoy : Merci de continuer de faire preuve de courtoisie alors que nous allons de l'avant en adaptant nos méthodes de travail. À titre d'information, les associations parlementaires sont tout aussi accommodantes, et les assemblées générales annuelles ont commencé en février et se poursuivront en mars et en avril. Elles demeurent proportionnelles en donnant un ou deux sièges des comités exécutifs à des membres du groupe des sénateurs indépendants. Cette mesure est donc prise.
La sénatrice Raymonde Gagné est responsable d'exprimer le point de vue du groupe sur ces questions. En son nom, on s'apprête à organiser une rencontre avec les whips des deux caucus politiques et l'agent de liaison de l'équipe du représentant du gouvernement — je ne pense pas m'être trompée. Nous allons donc entamer des discussions sur des façons de modifier les méthodes de travail pour assurer à tout le monde une représentation équitable au sein des délégations et des missions. Nous vous tiendrons au courant de toutes ces discussions.
Le président : Parfait.
Je propose que les sénateurs Plett et Downe nous représentent au CIM. Que tous ceux qui sont pour se manifestent?
Des voix : D'accord.
Le président : Merci.
Pour ce qui est des autres affaires à l'ordre du jour, je vais donner la parole au sénateur Tannas. J'aurai ensuite un point à ajouter.
Nous devons régler un certain nombre de questions. Nous allons écouter le sénateur Tannas et les examiner une à la fois.
Le sénateur Tannas : Chers collègues, nous sommes saisis d'une petite question du sous-comité des budgets concernant le déplacement des membres du Comité sénatorial permanent de l'énergie, de l'environnement et des ressources naturelles. Ils doivent se rendre à Montréal la semaine prochaine. Un membre du personnel du président a voyagé avec lui en utilisant ses propres points plutôt que d'avoir eu recours au processus budgétaire du comité, dans le cadre duquel nous devons être consultés. Le président a épuisé les points de son propre bureau, et il veut donc que le Comité de la régie interne lui donne une permission conformément à notre politique voulant que les déplacements des membres du personnel des sénateurs qui figureront dans le budget passent par notre comité. C'est un petit montant dans le budget, mais nous devons accorder une exception pour permettre au personnel du sénateur de voyager avec le comité.
Le sous-comité, nous trois, nous nous sommes réunis officieusement et nous sommes prêts à recommander cela.
Le sénateur Wells : Quand vous avez dit que nous devons approuver cela, j'allais vous demander si vous recommandiez que nous approuvions cela.
Le sénateur Tannas : Nous le recommandons.
Le président : Est-ce qu'il y a des questions à ce sujet? Est-ce que nous approuvons cela? Merci, chers collègues.
Avant de poursuivre, j'aimerais parler de mon point. Le Sous-comité des communications est un groupe opérationnel qui gère nos communications dont je suis le président et la sénatrice Cordy, la vice-présidente. Les autres représentants sont les sénateurs Batters, Wells et Jaffer. La sénatrice Jaffer représente le groupe des libéraux indépendants. Le sénateur Mitchell en est, je pense, un membre informel, mais actif, et il y contribue.
Je pense qu'il faut absolument que nous ajoutions deux sièges à ce sous-comité pour le Groupe pour les sénateurs indépendants. Il faut que ce soit des membres de notre comité. Je sais que je prends tout le monde un peu par surprise, mais je pense que nous croyons tous qu'il faut deux sièges à cette table pour le GSI. Il vous incombe de déterminer les deux membres de ce groupe au sein de notre comité qui voudraient travailler avec ce groupe.
La sénatrice McCoy : Nous allons discuter entre nous et nous vous reviendrons avec deux noms.
Le président : Je dois d'abord obtenir l'approbation du comité pour augmenter de deux membres la composition de ce groupe et pour faire de la place. Je présume que nous avons l'accord de tous.
La sénatrice Jaffer : J'en fais la proposition.
Le président : La sénatrice Jaffer en fait la proposition. Ceux qui sont pour? Nous allons attendre que la sénatrice McCoy nous dise qui seront ces deux personnes.
Sénateur Mitchell, vous êtes toujours un membre honoraire, représentant les membres indépendants du gouvernement — je ne suis pas sûr du titre, mais je les appelle le « groupe gouvernemental ». Donc, vous y êtes aussi toujours bienvenu.
Le sénateur Mitchell : Merci.
Le président : Je vais demander à la greffière d'envoyer — surtout aux nouveaux membres du comité — une liste de tous les sous-comités comportant aussi une description de leurs rôles. Vous pourrez ainsi, avant la prochaine réunion, vous renseigner sur ces comités et cerner ce qui pourrait vous intéresser. Vous pouvez indiquer à la greffière les comités auxquels vous voudriez participer. Nous pourrons ensuite revoir au besoin la composition de ces comités.
Je le répète, ce ne sont pas des comités où il y a bien des votes et des décisions, mais c'est là que se fait le gros travail.
Le sénateur Munson : Ce n'est pas une discussion pour aujourd'hui, mais j'aimerais savoir comment le comité des communications travaille avec nos communications SenCA Plus, avec le directeur des communications du Président et avec la personne responsable des communications pour le représentant du gouvernement au Sénat. Est-ce quelque chose qu'il faut mettre en place? Nous savons qui forme l'équipe de communications du Sénat, et ils ont fait un travail formidable, mais il y a d'autres communications qui passent par le Président, par le représentant du gouvernement, et ainsi de suite.
Le président : Je peux répondre à cela brièvement et rappeler un peu aux membres du comité la structure que le comité a mise en place assez récemment. Tous les chemins mènent au Sous-comité des communications. Donc le directeur des communications en relève et en est membre. Le groupe des relations avec les médias passe par le Sous- comité des communications. Les communications internes de l'administration sont aussi indirectement orientées par ce sous-comité.
Cependant, si vous le voulez, je peux mettre cela à l'ordre du jour de la prochaine réunion et faire un bref exposé de 10 minutes sur les rouages de cela avec Mélissa Leclerc et Jacqui.
Le sénateur Munson : Oui, pour savoir où on en est et ainsi communiquer.
La sénatrice Cordy : À titre d'information pour le sénateur Munson, les gens responsables des communications du Président et du leader du gouvernement sont invités à toutes les réunions sur les communications. Ils sont présents afin que tout le monde sache ce que tous les autres font.
Le président : La plupart du temps.
La sénatrice Cordy : Nous sommes tous des humains, n'est-ce pas?
Je veux rappeler à tout le monde le nouveau site web SenCA Plus. C'est formidable, et le service des communications a fait un travail magnifique. L'avis est sorti hier. Le lancement officiel se fera le 1er mars, mais le site web est fonctionnel maintenant et vous pouvez le regarder et l'essayer. Nous allons avoir un peu de temps pour faire des ajustements d'ici le lancement officiel. Si vous trouvez des coquilles ou avez des problèmes de navigation, dites-le au service des communications. Je dois dire, cependant, qu'ils ont accompli un travail exceptionnel avec le site web.
Le président : Je veux faire écho à cela. Ils ont produit l'un des sites web les plus impressionnants que j'ai vus depuis longtemps. Je l'ai parcouru et j'ai fait une vérification très détaillée la semaine dernière, et c'est très impressionnant. J'ai eu tellement de commentaires de nos collègues de l'autre côté qui disent : « Mais comment avez-vous réussi à faire ça? » Ils essaient tant bien que mal de nous rattraper. Je suis très impressionné, Lisa, par le résultat final. Excellent travail.
[Français]
La sénatrice Dupuis : Pour notre prochaine rencontre, pouvez-vous mettre à l'ordre du jour la question du fonctionnement du système des communications afin que nous puissions poursuivre la discussion liée à l'intervention du sénateur Munson?
Ce qui n'est pas clair, à mon avis, c'est la part des communications institutionnelles du Sénat par rapport aux communications strictement personnelles. Cette question m'apparaît d'autant plus importante compte tenu des célébrations du 150e. De plus, on constate qu'il y a beaucoup d'incompréhension au sujet du rôle du Sénat et de la quantité de travail que cela représente pour les sénateurs. Je pense qu'il y a un travail à faire du point de vue institutionnel et sur la façon d'articuler les deux. Je crois que cela serait utile.
Le président : Je vais tenter d'intégrer cela à ma présentation à la prochaine rencontre et j'essaierai de répondre à ces questions.
[Traduction]
Le sénateur Munson : C'est un détail, mais cela se reflète sur les membres du personnel des sénateurs et il est question des signatures des sénateurs. Il y a un spécimen de notre signature, mais lorsqu'on vous demande de signer une demande de remboursement de dépenses ou autre chose, c'est sur votre bureau et vous signez votre nom. Cela ne correspond pas tout à fait à votre spécimen, et des signatures ont été remises en question.
Ce processus seulement, c'est — je ne sais pas trop comment dire pour être polie — très exigeant pour nos employés, et tous nos employés sont très honnêtes, ils sont de bons travailleurs, et je voulais seulement savoir s'il y a un spécialiste qui peut comprendre les signatures et jeter un coup d'œil là-dessus. Cela ralentit le processus de rémunération.
Je ne sais pas si c'est arrivé à d'autres sénateurs. Je vois des gens hocher de la tête. Ma signature est un gribouillage — le nom est illisible —, puis j'ai mon beau spécimen. J'aimerais donc attirer l'attention là-dessus, car certains sénateurs ont été interrogés à ce sujet.
Mme Legault : Nous avons effectivement une fiche de spécimen de signature pour chaque sénateur, et nous l'utilisons pour confirmer que c'est bien le sénateur qui a signé les demandes de remboursement. Dans les cas où la signature est très différente de l'original que nous avons dans nos dossiers, nous confirmons avec le sénateur pour nous assurer que c'est bien la sienne. C'est pour protéger le sénateur contre toute imitation de sa signature. C'est une mesure de contrôle qui vise à protéger les sénateurs.
S'il faut que nous mettions à jour la fiche de spécimen parce que la signature a changé, nous le faisons, car certaines personnes disent ne plus signer de la même manière. Si vous trouvez que l'examen est trop détaillé et qu'il n'est pas justifié, je serai ravie d'examiner une situation particulière, mais le contrôle est en place. Il a toujours été là et il correspond aux meilleures pratiques d'autres organisations.
Le sénateur Munson : Je comprends cela, Pascale. Je peux toujours compter sur vous, comme c'est le cas en ce moment. Les vérifications sont bonnes et je vous en félicite, mais il ne faut pas que les choses soient retardées d'un autre mois ou de quelques semaines. J'accepte cela si c'est rapide. Je sais que c'est arrivé à d'autres sénateurs.
La sénatrice Batters : Je dirai brièvement que je suis contente qu'ils vérifient. C'est important, avec les montants dont il est question, et le problème des signatures n'est pas très sérieux. Je recommanderais aux sénateurs de faire attention. S'ils affichent sur leur site web ou sur les médias sociaux la photo d'une lettre qu'ils ont signée, ou de quelque chose qu'ils ont signé, il faut veiller à caviarder la signature de sorte que personne ne puisse avoir accès à d'autres choses grâce à votre spécimen de signature.
La sénatrice Jaffer : J'ai un point délicat à discuter, et j'aimerais comme pour le dernier point que nous poursuivrions à huis clos. Je ne veux pas que le personnel parte, cependant.
La sénatrice Marshall : Le premier est lié au point que j'ai soulevé précédemment pendant la réunion : est-ce qu'il y a un format type pour les propositions soumises? Est-ce qu'il y a un contexte, les répercussions financières, les répercussions sur les ressources humaines? Est-ce qu'il y a un format type à respecter?
Nicole Proulx, dirigeante principale des Services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration, Sénat du Canada : Il y a un format pour les notes d'information. Dans ce cas, parce que la décision avait déjà été prise concernant la tenue de cela en avril, le format type n'a pas été suivi.
La sénatrice Marshall : Puis-je obtenir le format?
Mme Proulx : Oui.
La sénatrice Marshall : Pendant la pause, j'ai vu un article d'un média dans lequel le sénateur Harder parlait d'un audit interne. Pouvons-nous obtenir une mise à jour à la prochaine réunion concernant l'état d'avancement d'un audit interne? Ce serait utile.
Le président : Nous allons le faire. Est-ce qu'il y a autre chose?
Le sénateur Downe : Dans le cadre de cette mise à jour, j'aimerais savoir combien le Sénat a consacré à tous les audits des cinq dernières années.
Le président : Nous allons rassembler cette information.
Sommes-nous d'accord pour poursuivre à huis clos comme l'a demandé la sénatrice Jaffer?
Des voix : D'accord.
(La séance se poursuit à huis clos.)