Délibérations du Comité permanent de la
Régie interne, des budgets et de l'administration
Fascicule no 9 - Témoignages du 16 février 2017
OTTAWA, le jeudi 16 février 2017
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration se réunit aujourd'hui à 9 heures, en public, conformément à l'article 12-7(1) du Règlement, pour étudier des questions financières et administratives, puis, à huis clos, conformément à l'article 12-7(1) du Règlement, pour étudier des questions financières et administratives.
La sénatrice Jane Cordy (vice-présidente) occupe le fauteuil.
[Traduction]
La vice-présidente : Le premier point à l'ordre du jour est l'adoption du procès-verbal de la réunion du 9 février. Quelqu'un pourrait-il la proposer? Merci, sénatrice Marshall.
Le deuxième point à l'ordre du jour est la présentation du Conseil interparlementaire mixte. Qui va commencer?
L'honorable Leo Housakos, coprésident du Sénat, Conseil interparlementaire mixte : C'est le monsieur bien habillé.
La vice-présidente : Allez-y.
Bruce Stanton, député, coprésident, Conseil interparlementaire mixte : Merci, madame la présidente. Si je suis habillé comme je le suis, c'est qu'en sortant d'ici, je dois immédiatement me rendre à la Chambre.
La vice-présidente : Je pensais que c'était parce que vous veniez nous voir.
M. Stanton : C'est aussi pour cela.
Bonjour et merci beaucoup d'entendre cette demande concernant une conférence internationale pour l'association interparlementaire connue sous le nom de ParlAmericas. Comme vous le savez, ParlAmericas est, grosso modo, une de nos 12 associations interparlementaires dont relèvent les 32 différents pays membres des Amériques, comme le nom le suggère. Elle est tout à fait en phase avec les relations du Canada au sein de l'Organisation des États américains.
ParlAmericas a envisagé d'accueillir une conférence internationale au Canada en mars 2016. À l'occasion de sa rencontre de novembre, le comité exécutif a accepté et adopté une motion pour demander l'autorisation d'accueillir au Canada, en 2018, la 15e assemblée plénière de ParlAmericas, à Victoria, en Colombie-Britannique.
ParlAmericas a convoqué des conférences internationales au Canada en 2001 et en 2009, à Ottawa dans les deux cas. L'assemblée plénière de 2018 portera sur les droits autochtones et les sociétés inclusives. C'était une des raisons de tenir la conférence à Victoria, compte tenu, notamment, de l'expérience des communautés autochtones de cette province dans ce dossier.
À titre d'information, le Conseil interparlementaire mixte a approuvé la conférence. Son rôle dans ce cas n'est pas vraiment d'approuver le financement; cela revient aux deux régies : la vôtre et celle de la Chambre des communes. Le Conseil interparlementaire mixte veut s'assurer que la demande de ressources pour appuyer ces conférences internationales soit adéquate. À titre d'exemple, au cours de la prochaine année, on a déjà planifié trois conférences différentes, dont une de l'Union interparlementaire pour les jeunes parlementaires, à Ottawa, à la fin de cette année. Une conférence régionale de l'Association parlementaire du Commonwealth aura lieu à Ottawa en 2018. Il y aura aussi une très grande conférence de l'OTAN, à Halifax, la même année. Voilà ce qui se profile à l'horizon au chapitre des conférences internationales.
Notre Direction des affaires internationales et interparlementaires offre un appui à ces conférences internationales, si bien que le Conseil interparlementaire mixte doit s'assurer qu'il n'y en a pas trop qui influent sur les ressources dont on dispose pour veiller à ce qu'on puisse offrir la logistique et le soutien nécessaires.
Le Conseil interparlementaire mixte a approuvé cette partie du financement, mais comme c'est le cas pour toutes les conférences internationales, le financement est offert séparément par les deux régies.
En conséquence, nous demandons un total de 490 000 $ sur deux ans. Cela représente 25 000 $ pour le prochain exercice, celui de 2017-2018. Le montant le plus élevé, bien entendu, sera versé l'année où se tiendra la conférence, ce qui porterait le total à 490 210 $. À la page 2 de votre document d'information, vous en verrez la ventilation. Comme à l'accoutumée, 30 p. 100 des coûts seront assumés par le Sénat et 70 p. 100, par la Chambre des communes.
C'est l'aperçu de la demande. Y a-t-il autre chose, sénateur Housakos?
Le sénateur Housakos : Je rappelle aux collègues que nous avions déjà approuvé les conférences; nous en avions approuvé toute une liste. À la demande du Comité de la régie interne, nous vous donnons la ventilation des chiffres aux fins d'examen.
La vice-présidente : Merci. Nous avons donc déjà approuvé la tenue de la séance à l'occasion d'une réunion précédente de la régie interne, alors nous étudions maintenant le financement de la partie des montants de 490 000 $ et de 25 000 $ qui revient au Sénat. Les chiffres figurent dans le document qu'on vous a remis.
Commençons la période des questions.
La sénatrice Jaffer : Pour votre information, je siège au comité exécutif de ParlAmericas, alors peut-être que j'ai un intérêt. J'aimerais vous dire que lorsque j'ai participé à ParlAmericas, j'ai été frappée par l'importance du rôle que le Canada a joué aux conférences qu'il a tenues, surtout les conférences des femmes. Les Affaires étrangères nous versent un montant d'argent considérable. J'aimerais vous dire que si les parlementaires peuvent avoir une véritable influence, c'est par l'intermédiaire de ParlAmericas. Qu'ils viennent dans ma province est, bien sûr, un avantage supplémentaire.
Cependant, je crois vraiment que s'il y a un endroit vers lequel nous voulons nous tourner pour rehausser nos relations de travail, c'est bien l'Amérique du Sud. Nous avons pas mal d'influence au sein de ParlAmericas. Je vous demanderais d'en tenir compte.
La sénatrice Marshall : Merci de votre présentation. La note d'information était très instructive.
Les délégués paient-ils leurs propres hébergement et repas? Y a-t-il des frais d'inscription?
M. Stanton : Je crois comprendre qu'ils paient leurs chambres d'hôtel, oui. De notre côté, nous finançons certains repas et réceptions ainsi qu'un événement culturel. Cependant, tous les délégués assument eux-mêmes leurs frais de transport et d'hébergement.
Pour ce qui concerne les frais d'inscription, je vais demander à Colette.
Colette Labrecque-Riel, greffière adjointe et directrice générale, Direction des affaires internationales et interparlementaires : Comme c'est le cas pour toutes les associations multilatérales, les frais d'inscription sont fixés par l'administration centrale internationale. Dans le cas qui nous intéresse, il y a aussi des frais d'inscription.
J'aimerais ajouter que, pour les repas, c'est l'administration centrale de ParlAmericas qui a fixé les paramètres en fonction desquels le budget a été préparé, comme dans le cas de l'Union parlementaire internationale et de l'Association parlementaire du Commonwealth. En conséquence, les paramètres sont assez conformes à ceux de toutes les conférences dont le Canada a été l'hôte dernièrement, c'est-à-dire que les délégués assument leurs propres frais de déplacement et d'hébergement, et paient certains de leurs repas. La raison pour laquelle je dis « certains de leurs repas » est que, dans les paramètres ou les protocoles concernant la tenue de ce type de conférences, on s'attend à ce que le pays hôte offre certains des repas et des réceptions. Voilà les coûts qui sont compris.
Alors oui, ils sont tout à fait conformes aux paramètres que nous avons suivis pour nous préparer à toutes les conférences antérieures.
La sénatrice Marshall : Je suis favorable à la conférence. Je pensais que les chiffres étaient un peu élevés, car il était question de 125 délégués. Si vous prenez le total de 490 000 $, cela revient à 4 000 $ par délégué, ce qui me semble un peu coûteux. Même si nous tenons compte de la logistique — les installations, les transports, le personnel et l'hébergement — cela revient à 2 500 $ par délégué. Vous dites que ces coûts sont aussi conformes aux paramètres?
Mme Labrecque-Riel : Comme il s'agit de la conférence de ParlAmericas, un des éléments particuliers dont nous sommes responsables est d'offrir des services d'interprétation. Il n'y a pas que deux langues dans ce cas particulier, mais au moins quatre. Nous devons assumer les frais de déplacement de tous ces interprètes à Victoria. Une bonne partie des coûts de déplacement couvriront les dépenses des membres de mon personnel, car ils doivent se rendre sur place pour offrir un soutien pendant la conférence. Dans les faits, nous avons essayé de limiter ces coûts en convenant avec le secrétariat international — qui se trouve ici à Ottawa — qu'il offrira une bonne partie du soutien sur place à Victoria, ce qui allégera certaines des pressions exercées sur notre personnel.
La sénatrice Marshall : Merci beaucoup pour ces explications et l'excellente note d'information.
La sénatrice Batters : Comme je l'ai demandé à diverses occasions lorsque nous avons reçu des demandes de financement du Conseil interparlementaire mixte pour différentes conférences et ce type de choses, on donne un total pour la catégorie protocole/cérémonial/accueil. Étant donné que les sénateurs ventilent maintenant ce type de dépense individuellement avec beaucoup de transparence, j'aimerais qu'on nous donne une idée de la ventilation de ces dépenses. Je vous ai entendu mentionner quelque chose au sujet des repas et d'un événement culturel. Pourriez-vous nous en fournir les coûts, s'il vous plaît? Merci.
M. Stanton : Merci, sénatrice Batters. Le coût total de l'accueil engloberait le dîner du conseil d'administration, le dîner de l'atelier sur les compétences, les collations, les pauses-santé, un souper-réception de bienvenue pour tous les délégués ainsi qu'un autre dîner et souper-réception. Comme Colette l'a mentionné, cela ne couvre pas tous les repas durant la conférence, mais un certain nombre d'entre eux. Le coût de l'accueil s'élève à 66 000 $ du coût total. Le coût par délégué serait conforme à ce qui serait nécessaire si, par exemple, la conférence avait lieu à Ottawa ou dans toute autre ville importante mais, en gros, c'est la fraction des 490 000 $ qui serait consacrée aux repas et autres réceptions.
[Français]
La sénatrice Dupuis : Merci pour cette note de présentation, elle est très claire. Si je comprends bien, les coûts indiqués dans la note portent sur les employés du Sénat. Par contre, on ne voit pas d'information au sujet du nombre de sénateurs qui assistent à la conférence ni sur les coûts qui y sont associés.
M. Stanton : Je crois comprendre la question. Si plusieurs sénateurs et députés assistent à la conférence, les coûts se retrouvent sous la rubrique de l'ensemble des coûts pour l'association. En ce qui concerne les coûts de participation des délégués canadiens, ils ne sont pas reflétés dans ce document.
La sénatrice Dupuis : Merci.
[Traduction]
Le sénateur Marwah : Avez-vous des moyennes que nous pourrions utiliser pour comparer? Je présume que vous avez fait cela bien des fois dans le contexte d'autres conférences. En quoi le coût par délégué est-il comparable, au niveau macro, à celui d'autres conférences que vous avez tenues?
Mme Labrecque-Riel : Il est très difficile de faire une moyenne par délégué, car les variables sont si nombreuses. Comme je l'ai mentionné plus tôt, comme nous travaillerons en quatre langues, les coûts d'interprétation seront considérablement plus élevés qu'ils le seraient normalement, car nous devons tenir compte de 28 interprètes, ce qui est beaucoup plus que lorsque la conférence est seulement bilingue. Cela dépend si la rencontre se tient à Ottawa ou ailleurs au Canada, et cela dépend aussi du nombre de délégués en tant que tels car, si les coûts de la délégation canadienne ne sont pas couverts, il est clair que le nombre de délégués internationaux a toutefois une incidence sur le nombre de repas et la réception, et même sur les lieux où se tient la rencontre.
À l'automne, nous avons examiné les projets de budget pour trois conférences distinctes, comme M. Stanton l'a mentionné, et les budgets étaient très différents en raison de ces variables — j'en ai la liste — qui changent énormément la donne. Un coût moyen par délégué n'est pas représentatif dans le contexte de cette conférence en particulier. Pour établir le prix de nos repas, par exemple, ou de nos transports, nous nous reportons toujours aux lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor pour chaque conférence. Nous avons donc des montants standards que nous appliquons à chaque conférence pour en établir les coûts.
Le sénateur Marwah : Je comprends parfaitement qu'il soit difficile de comparer mais, si les services d'interprétation supplémentaires font augmenter les coûts de 5 p. 100, on peut comprendre, mais pas de 200 p. 100. Voilà pourquoi j'aimerais quand même avoir des moyennes, car elles donnent une idée d'ensemble. Je pense que nous comprenons parfaitement que chaque conférence est différente, qu'elle ait lieu à Ottawa ou à Victoria, et que le nombre d'interprètes varie, et cetera. Cependant, en ayant un aperçu général des chiffres, on peut quand même justifier ces différences. J'ignore si nos chiffres représentent le double de la moyenne ou s'ils la dépassent de 5 p. 100 ou de 50 p. 100. Les chiffres généraux permettent d'évaluer si les montants sont raisonnables ou non.
M. Stanton : Je pourrais ajouter un seul autre aspect sans prendre en compte les autres facteurs. Dès le départ, cette conférence coûte 134 000 $ de plus, simplement pour couvrir les vols et l'hébergement du personnel. À titre d'exemple, si la conférence avait lieu à Ottawa, vous pourriez soustraire ces 134 000 $, car le personnel de la Direction des affaires internationales et interparlementaires, les interprètes et les autres se trouvent dans la capitale nationale. Il ne fait donc aucun doute que le fait de tenir la conférence dans une autre ville canadienne hausse les coûts. Nous avons vu des conférences internationales de durée semblable à Ottawa qui coûtaient entre 290 000 $ et 320 000 $. Dès que vous tenez la conférence à l'extérieur de la capitale nationale, vous avez, bien entendu, cette augmentation supplémentaire.
Le sénateur Housakos : Comme je sais que le sénateur Marwah s'intéresse aux chiffres, j'aimerais ajouter que, si je me fie à ma brève expérience au sein du Conseil interparlementaire mixte, je peux dire, avec une grande certitude, que dès qu'on tient une conférence dans une autre région que celle de la capitale nationale, que ce soit en Colombie- Britannique ou en Nouvelle-Écosse, on ajoute un minimum de 25 à 30 p. 100 de coûts au budget total.
Le sénateur Marwah : Le budget devrait donc être de 25 p. 100 plus élevé?
Le sénateur Housakos : J'ignore si Colette a une comparaison. Si j'en juge par mon expérience, on parle de 25 à 30 p. 100 de plus. Je ne sais pas si c'est exact.
Le sénateur Marwah : Nous n'avons pas besoin de résoudre cela maintenant, mais j'aimerais vraiment avoir une idée de la situation. En outre, nous avons dû aussi tenir des conférences à l'extérieur d'Ottawa. Ce n'est sûrement pas la première. Alors comment se compare-t-elle aux autres conférences qui ont eu lieu à l'extérieur d'Ottawa?
M. Stanton : Je vais simplement vous donner une idée; encore une fois, il arrive que ces conférences varient en durée et autres. Je suis désolé que nous n'ayons pas les données par délégué et par jour pour comparer. Cependant, à titre d'exemple, la conférence de l'OTAN, qui aura lieu à Halifax en 2018, coûtera 1,48 million de dollars. Je devrais mentionner, en passant, que la délégation de l'OTAN est importante : elle compte 850 délégués.
L'Association parlementaire du Commonwealth viendra à Ottawa, en 2018, avec environ 150 délégués, ce qui coûtera approximativement 311 000 $. Les quelque 300 délégués de l'Union interparlementaire qui seront ici plus tard cette année nous coûteront 470 000 $. En comparant les deux de façon générale, vous remarquez des fluctuations en fonction, normalement, du nombre de délégués et de la durée de la conférence.
Le sénateur Marwah : Je vous serais vraiment gré de me donner une comparaison parce que cela m'aiderait à comprendre. Il est vraiment difficile de vraiment saisir ce que représentent ces chiffres quand on épluche le document ligne par ligne de cette façon. Il est généralement utile de tenir compte des moyennes. Elles permettent de justifier, d'expliquer les différences. Si les coûts sont de 20 p. 100 plus élevés, je vais vous croire sur parole, mais je voudrais savoir qu'il s'agit d'une hausse de 20 p. 100 et non de 50 p. 100. Je n'en ai pas la moindre idée.
Le sénateur Housakos : Encore une fois, simplement pour réitérer le point de vue de mon collègue : d'une conférence à l'autre, le nombre de personnes, le travail qui est accompli, la nature du travail, celle des réunions et le nombre de langues varient. L'interprétation a, notamment, une incidence énorme. Alors vous avez une conférence bilingue ou quadrilingue en Colombie-Britannique. Les comparaisons varient aussi en fonction du nombre de participants. Il serait utile pour le Conseil interparlementaire mixte de procéder à cet exercice et de peut-être fournir au comité un gabarit contenant un certain nombre d'exemples. M. Stanton n'a donné qu'un petit échantillon, mais nous pouvons mener cet exercice au profit du comité et faire rapport ultérieurement des chiffres relatifs à une série de conférences.
Le sénateur Marwah : D'accord.
La vice-présidente : Merci. Sénateur Downe?
Le sénateur Downe : Merci. Je pense qu'il est important que le plus grand nombre possible de ces conférences aient lieu à l'extérieur d'Ottawa, malgré les coûts supplémentaires que cela entraîne. Il est très facile de les tenir ici. Nous avons l'infrastructure, les interprètes et le personnel nécessaires, mais c'est important que les délégués voient différentes parties du Canada; c'est aussi important pour les collectivités hôtes. On pense par exemple à la conférence de l'OTAN, qui se tiendra à Halifax, ville riche d'une longue histoire militaire. Il s'agira d'événements majeurs dans ces collectivités, qui montreront ce que les parlementaires font pour promouvoir les questions canadiennes internationales.
Je sais que certaines personnes s'opposent aux coûts supplémentaires qui découlent de la tenue de conférences à l'extérieur d'Ottawa, mais je suis très favorable à ce qu'il y en ait autant que possible.
La vice-présidente : Merci. Je ne pense pas qu'il faille répondre à cette question, à moins que quelqu'un souhaite le faire. Sénatrice Lankin?
La sénatrice Lankin : Merci, madame la présidente. Pour enchaîner sur la demande du sénateur Marwah, je crois savoir où il veut en venir. Je crois aussi comprendre qu'il pourrait être difficile de fournir le genre d'information qui nous serait utile à l'avenir pour en juger selon le modèle dont il parlait.
Je pense que l'allusion aux lignes directrices du Conseil du Trésor est importante. Peut-être que c'est quelque chose — et encore une fois, je parle pour l'avenir — que nous pouvons examiner pour voir à quelles parties des conférences cela se rapporte. À titre d'exemple, je sais que cela vise bien des choses concernant les indemnités quotidiennes, l'hébergement ou les voyages. Je ne sais pas si cela couvre les niveaux d'accueil qui conviennent à différents types de groupes. Il pourrait y avoir d'autres catégories. Ce pourrait aussi être une façon utile d'aborder la question.
Je comprends où le sénateur Marwah veut en venir. Peut-être que vous pourriez y jeter un coup d'œil et déterminer le meilleur support pour nous transmettre l'information de façon à ce que nous sachions, à un moment donné, si une de ces futures réunions d'association présente une demande hors normes. Comment pourrions-nous juger qu'elle ne correspond pas aux normes? Je pense que c'est ce que nous aimerions savoir.
Le sénateur Tkachuk : La question du coût par délégué a été soulevée précédemment. Je crois que vous devriez ne pas tenir compte des coûts de déplacement et d'interprétation et faire la moyenne de ce qu'il reste; selon moi, ce serait facile. Je pense que cela pourrait répondre à nos questions de façon satisfaisante. Je sais que la sénatrice Marshall est toujours sur le coup, et nous obtenons toujours la même réponse. Cela dit, je pense que si on retranche les variables, on aurait une bonne idée des coûts par délégué.
La sénatrice Marshall : Je veux ajouter que le Sous-comité des budgets s'occupe des déplacements du comité et qu'il nous donne une ventilation assez détaillée des dépenses de voyage et autres. Peut-être que c'est quelque chose que nous devrions examiner; nous obtiendrons plus d'information si nous utilisions ce modèle.
La vice-présidente : Merci. Nous vous avons donné des devoirs. Peut-être que vous pourrez nous revenir avec ce type d'information.
Sénatrice Dupuis? Désolée, je n'avais pas vu que vous aviez levé la main.
[Français]
La sénatrice Dupuis : J'ai une question d'ordre général qui me vient à la suite de cette discussion et qui concerne le choix des endroits au Canada pour la tenue de ces conférences.
Quels sont les facteurs déterminants pour choisir les provinces? Je comprends très bien que la tenue de ces conférences est importante, et il est important aussi d'intéresser la population canadienne à ces questions afin qu'elle puisse voir que nous sommes actifs dans ce domaine. Je me demandais comment le choix se faisait.
M. Stanton : L'endroit a été proposé par l'association ParlAmericas, qui préférait cet endroit. Cependant, la question que vous posez est importante. Quels sont les facteurs qui déterminent le choix de l'endroit?
Dans ce cas, un des facteurs déterminants était la richesse de la culture autochtone qui est présente en Colombie- Britannique. Le comité exécutif de ParlAmericas en a conclu que la Colombie-Britannique représentait pour les délégués un endroit riche en histoire pour traiter de ces sujets.
Le sénateur Housakos : J'aimerais aussi ajouter que chaque association et son exécutif sont libres de décider. Chaque parlementaire membre de l'exécutif d'une association a son mot à dire, et c'est souvent ainsi que les choix se font. De plus, tous les parlementaires voudront attirer n'importe quelle conférence dans leur propre coin de pays, ce qui est normal.
La sénatrice Dupuis : Cela répond très bien à ma question. Je peux vous dire que je suis consciente que la ville de Sept-Îles, au nord-est de Québec, ne peut pas concurrencer avec Victoria. Il est clair que les associations internationales ne choisiront pas Sept-Îles, mais dans le cas où le Sénat prend en charge une partie des coûts liés à ces conférences, chose avec laquelle je suis d'accord, a-t-il son mot à dire?
Vous voulez tous aller à Victoria, et je n'ai rien contre Victoria, comprenez-moi bien. Cependant, la culture autochtone est présente partout, et il y en a beaucoup aussi dans le Nord du Québec. Bien sûr, Kuujjuaq ne pourrait pas recevoir aisément n'importe quelle conférence internationale, mais je me demandais si le Sénat avait son mot à dire dans le choix de l'endroit.
Le sénateur Housakos : Oui, à 100 p. 100.
[Traduction]
La vice-présidente : Merci beaucoup. Je pense qu'on vous a posé d'excellentes questions aujourd'hui en ce qui concerne la tenue de conférences au Canada. Peut-être que vous pourrez revenir au comité à un moment donné, non pas pour présenter une demande précise, mais simplement pour répondre à certaines des questions qui ont été soulevées aujourd'hui.
Pour en revenir aux recommandations qui figurent dans les documents que vous nous avez remis à l'avance, que l'on approuve la 15e réunion plénière de l'assemblée de ParlAmericas à Victoria, au Canada, du 9 au 12 septembre...
Le sénateur Tkachuk : J'en propose l'adoption.
La vice-présidente : Merci. Est-ce que tout le monde est d'accord? Merci, la motion est adoptée. Désolée. Qu'en est-il du financement? Cela englobe-t-il le volet financement, sénateur Tkachuk? Merci. La motion est-elle approuvée?
Nous sommes sur une lancée. Continuons.
Le prochain point est une prolongation pour le Conseil interparlementaire mixte qui porte sur une demande pour de l'espace de bureau supplémentaire. Bruce, allez-vous commencer?
M. Stanton : Eh bien, ce sont de bonnes nouvelles. La régie se souviendra peut-être qu'on avait présenté une demande pour relocaliser les bureaux du secrétariat de ParlAmericas, qui se trouvent au Canada. Franchement, ce qui distingue notamment ParlAmericas de toutes nos autres associations est qu'elle est la seule à avoir un secrétariat ici.
En raison de l'espace limité que le secrétariat utilise actuellement, il a demandé s'il y aurait moyen d'agrandir son espace de travail ici, au sein de la Cité parlementaire.
À l'époque, on ignorait combien cela coûterait, alors le comité s'est engagé à revenir à la régie avec les coûts. En fait, Travaux publics Canada a trouvé de l'espace dans l'édifice national de la presse, au 150, rue Wellington, qui ne nécessitera pas beaucoup de financement supplémentaire. On ne présentera pas vraiment de demande de ressources ou de financement supplémentaires. ParlAmericas assumera lui-même 9 000 $ des coûts approximatifs de 15 000 $ nécessaires pour le déménagement à l'édifice national de la presse, et les ressources internes verseront les 6 000 $ qui restent.
Le seul petit bémol potentiel est que, dans le cadre du plan à long terme de la cité, l'édifice national de la presse doit être rénové au cours des prochaines années. Lorsque les travaux débuteront, ParlAmericas, qui est locataire, sera vraisemblablement relocalisé à un endroit indéterminé. Ce déménagement fera sans doute partie des dépenses engagées pour relocaliser tous les occupants du 150, rue Wellington, à ce moment-là. Cela dit, pour l'instant, aucun coût supplémentaire n'est engagé, et nous sommes ravis que ParlAmericas ait l'espace dont il a besoin pour accomplir son important travail.
La vice-présidente : Merci beaucoup.
La sénatrice Marshall : Merci beaucoup de votre présentation.
À la rubrique « Répercussions financières » de la note d'information, il est écrit que ParlAmericas est prêt à financer 9 000 $. Je me demandais pourquoi le secrétariat ne pouvait pas financer le montant complet? Pourquoi pas?
Mme Labrecque-Riel : La ventilation est pour le total de 15 000 $, et environ 9 000 $ de ce montant correspond à des demandes que le secrétariat lui-même a présentées et que je n'ai pas apportées avec moi, mais il s'agit en fait d'une liste de choses, par exemple, un nouveau micro-ondes et un nouveau réfrigérateur qu'il voulait acheter pour sa cuisine, et une machine à café. Dans tous les cas, il s'agit de ces types de dépenses assumées par l'occupant.
Les 6 000 $ qui restent sont absorbés par le groupe chargé de la gestion des installations de la Chambre des communes, car nous devons, par exemple, changer une serrure parce que l'espace de bureaux total s'étendra sur deux étages. Pour que les employés puissent facilement y accéder, il nous faut changer la serrure sur une des portes. Il s'agit de coûts d'infrastructure d'environ 6 000 $ qui sont assumés par le groupe chargé de la gestion des installations de la Chambre des communes puisqu'il s'agit de travail à contrat.
La sénatrice Marshall : Le Sénat paie-t-il 30 p. 100 du montant?
Mme Labrecque-Riel : Non.
La sénatrice Marshall : Tout est payé par quelqu'un d'autre.
Mme Labrecque-Riel : Le Sénat n'engage aucune dépense.
La sénatrice Marshall : Je ne m'en plains pas.
La vice-présidente : Vous ne vous en plaignez pas, sénatrice Marshall? Vous aimez cela. Nous aimons ces types de notes d'information. Merci beaucoup.
Le sénateur Munson : Pendant que nous vous avons ici, ce n'est pas pour aujourd'hui, mais peut-être qu'il serait utile pour tous les membres du Comité de la régie interne — puisque je siège au Conseil interparlementaire mixte depuis quelques années — qu'on nous donne une analyse de la façon dont le Conseil interparlementaire mixte regroupe maintenant les membres d'associations parlementaires qui voyagent.
À titre d'exemple, les libéraux du Sénat sont maintenant pressés dans une certaine mesure en raison du nouveau groupe indépendant. Je sais que les associations ont différents critères sur la façon dont cela fonctionne quand il y en a six, cinq, quatre ou trois. Je pense qu'il serait bien d'avoir ces données sur papier pour comprendre comment chaque association définit les paramètres de ses arrangements de voyage, car il y a tantôt de grandes délégations, tantôt de petites délégations. Sur quoi se fonde-t-on?
Lorsqu'il y a de petites délégations, ceux d'entre nous qui représentons un caucus au Sénat sommes un peu mis de côté. Je pense qu'il serait bon pour nous tous de disposer de cette information pour le Comité de la régie interne et le Sénat en tant que tel.
La sénatrice Jaffer : Avant que vous parliez, puis-je ajouter quelque chose? Comme le comité directeur du Comité de la régie interne le sait, je vous dis depuis un certain nombre de mois que nous avons besoin de décider de la façon dont nous participerons aux délégations internationales. Ce qui me préoccupe, monsieur Stanton, c'est que — par exemple — ParlAmericas décide maintenant comment nous allons procéder. Je ne crois pas que c'est à lui qu'il revient de le faire. J'en ai d'ailleurs parlé à Colette et au président.
Je crois que le temps est venu pour nous, ainsi que pour les membres du Conseil interparlementaire mixte, de décider comment nous allons participer, car nous en arrivons à une étape où cela devient arbitraire. À tout le moins, j'estime que cela le devient du point de vue des libéraux. Je ne demande pas de réponse maintenant. Je crois que nous devrions avoir une politique juste. Ensuite, nous saurons que cette décision a été fondée sur cette politique. Je pourrais me plier à une politique, mais je ne crois pas que l'approche de ParlAmericas, qui a décidé des membres qui feraient partie de la délégation et nous a chassés, soit la façon appropriée de procéder.
J'en ai discuté avec le sénateur Housakos et je ne veux pas nécessairement de réponse aujourd'hui. Cependant, j'estime que nous devrions avoir une politique digne de ce nom.
Le sénateur Housakos : Je vais essayer de répondre à la question brièvement en donnant mon point de vue à ce sujet. Je suis d'accord avec la sénatrice Jaffer. Cependant, sénateur Munson, je pense que vous devez aborder la question en regardant de l'autre côté de l'équation. Je ne crois pas qu'il revient au Conseil interparlementaire mixte de fixer des lignes directrices pour les associations, de déterminer qui elles peuvent déléguer et de quelle façon elles peuvent s'y prendre. D'après ce que j'ai pu voir, la plupart des associations ont été disposées à composer avec la nouvelle réalité. Je l'ai vu récemment à l'assemblée générale de l'Union parlementaire et à l'assemblée générale Canada-États-Unis. Certaines associations sont plus proactives que d'autres sur ce point. Cependant, je pense qu'il revient à cet organe, au comité ici présent, de fixer les paramètres relatifs au Conseil interparlementaire mixte.
Au bout du compte, c'est nous qui avons approuvé le financement et c'est nous qui guidons le Conseil interparlementaire mixte, auquel siègent nos propres membres du comité, bien sûr. Je pense donc que ces décisions doivent être prises ici et ensuite transmises au Conseil interparlementaire mixte.
Le sénateur Munson : Je suis d'accord avec vous. C'est toujours une question d'argent. Au fil des ans, on a exercé pression après pression pour obtenir les montants que le Conseil interparlementaire mixte peut dépenser et approuver, ainsi que les délégations parlementaires. La réalité est qu'il y a 30 nouveaux députés et que le Sénat est maintenant plein. Et je pense qu'il faut tenir compte de la réalité, pour le comité ainsi que le Conseil interparlementaire mixte, lorsqu'il est question du budget total dont dispose le Conseil interparlementaire mixte pour l'ensemble des associations parlementaires.
Nous nous sommes pendant longtemps demandé comment nous pourrions payer deux cents au lieu de cinq cents. Alors je pense que la nouvelle réalité montre que les délégations et les interventions internationales fonctionnent. Il est très important que tous les parlementaires aient un accès égal, en pourcentage, à ces visites internationales.
Le sénateur Housakos : Alors, sénateur Munson, je suggère que nous ajoutions ce point à l'ordre du jour pour que le comité en discute dans un avenir proche. J'ai eu des discussions à ce sujet avec le sénateur Mitchell. J'en ai aussi parlé avec des particuliers, des sénateurs de tous les partis, pour tenter de trouver une façon équitable de donner suite à cette question. Si le comité le permet, ajoutons ce point à l'ordre du jour pour tenir une discussion saine à ce sujet.
La sénatrice McCoy : Pour votre information — et mon commentaire ne se rapporte pas entièrement à l'argument que le sénateur Munson a soulevé, bien que, personnellement, je sois très favorable à la diplomatie parlementaire internationale, surtout de nos jours, alors que, selon moi, le Canada est un phare pour le monde.
Laissons cette question de côté. Je voulais mentionner que la sénatrice Gagné et moi-même avions demandé, de concert avec le sénateur Downe, le sénateur Plett et le sénateur Mitchell, de commencer à envisager une façon de former un partenariat qui faciliterait la participation de tous les sénateurs aux missions. Je suis ravie de poursuivre cette initiative, bien que le sénateur Downe m'ait dit que ce serait préférable que vous en preniez la responsabilité, sénateur Housakos. Si c'est le cas, je serais heureuse de participer aux réunions ou, au moins, de me joindre à la discussion avec vous.
Le sénateur Housakos : Je pense que j'ai dit que nous devrions en assumer la responsabilité.
Le sénateur Downe : Le sénateur Housakos a fait une bonne suggestion que les membres du comité étudient ensemble. Nous pouvons poursuivre toute discussion si nous avons une idée de l'orientation que nous voulons prendre. Nous pourrions soulever la question en comité. Je crois que le comité a besoin de tenir une discussion, de rendre une décision et de formuler une recommandation au Conseil interparlementaire mixte pour que ses membres aient des lignes directrices en ce qui concerne la volonté du Sénat.
M. Stanton : Merci, première des choses, d'avoir formulé ces commentaires supplémentaires. Je pense qu'ils sont très utiles et opportuns. Le sous-comité fera rapport de notre examen quinquennal au Conseil interparlementaire mixte d'ici au 1er avril, je crois, qui est la date que nous avons fixée. Il porte sur la question précise dont vous venez tout juste de discuter.
Je ne dis pas vraiment quelque chose de déplacé ici en suggérant qu'un des principaux paramètres entourant les déplacements concerne le niveau de responsabilité dans chaque chambre assuré par les whips des partis. C'est un point qui a été souligné, alors une question que le nouveau Sénat pourrait vouloir aborder est celle du rôle des whips dans cette responsabilité. C'est-à-dire que tous les participants qui font des déplacements internationaux sont responsables à l'égard du chef de la mission et de l'objectif de la visite en tant que telle. Si les whips ne sont pas pris en compte, il est difficile de s'assurer que la participation des sénateurs soit juste et équitable, de même que les possibilités qui leur sont accordées.
La sénatrice Jaffer : J'avais porté ce point à l'attention du sénateur Housakos, du comité directeur et de Colette, mais je veux vous faire comprendre mon point de vue en vous donnant un exemple particulier. Je ne veux m'en prendre à personne, mais j'ai assisté à une réunion du comité exécutif de ParlAmericas, et on allègue qu'une décision a été prise à cette occasion. Peut-être que je suis sourde, mais je n'ai pas entendu.
Par la suite, on a décidé qu'un indépendant et un conservateur iraient en mission. Je n'ai rien contre, mais je ne veux pas qu'une association particulière décide. Je voulais que la décision soit prise ici et que tout le monde en soit informé. Ce n'est pas que je voulais faire ce voyage. Là n'est pas la question. C'était simplement une décision arbitraire. Alors lorsque j'ai posé la question, le président a répondu : « Une fois ce sera vous et une autre, ce sera un indépendant ».
Je ne veux pas qu'un président décide. Je pense que cette décision devrait être prise par le Sénat. C'est ce qui me pose problème. Si quelqu'un aime une personne et dit : « D'accord, nous allons la déléguer », il ne revient pas à une association en particulier d'en décider. C'est ici que cette décision devrait être prise. Voilà ce qui me pose problème.
La sénatrice McCoy : Je tiens à remercier les employés du secrétariat du Conseil parlementaire mixte de leur infinie gentillesse et élégance dans leur façon d'échanger des renseignements avec nous. Comme vous le savez, nombre de nos sénateurs sont nouveaux et n'ont pas eu d'expérience antérieure, mais ils ont été ravis qu'on leur offre de se joindre au comité. Certains ont donné leur nom pour siéger au comité exécutif.
On nous tient informés des questions relatives aux voyages et autres pour s'assurer que tous les sénateurs ne se promènent pas dans le monde, qu'il nous en reste quelques-uns au pays pour avoir quorum, et cetera.
Alors si tout cela fonctionne très bien, c'est grâce aux employés du secrétariat qui communiquent avec nous pour s'assurer que tout se passe bien et que tous les sénateurs puissent profiter des possibilités.
La vice-présidente : J'aimerais aussi remercier les représentants du Conseil interparlementaire mixte qui sont ici aujourd'hui. Je pense que nous avons tenu une excellente discussion et que les questions aussi étaient excellentes. Certaines d'entre elles étaient un peu hors sujet, mais je pense néanmoins qu'on a soulevé des questions très importantes ce matin. Je vous remercie beaucoup.
Le sénateur Housakos a dit, en tant que président, que nous reviendrons sur la discussion que nous venons de tenir à l'occasion d'une réunion future du Comité de la régie interne. Alors merci beaucoup de votre présence.
La prochaine partie de notre réunion se tiendra à huis clos; nous allons donc faire une pause pendant que nous passons au huis clos et changeons de présidents.
(La séance se poursuit à huis clos.)