Délibérations du Comité permanent de la
Régie interne, des budgets et de l'administration
Procès-verbal du 21 septembre 2017
OTTAWA, le jeudi 21 septembre 2017
(40)
[Français]
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration se réunit aujourd'hui, à 8 h 30, dans la pièce 160-S de l'Édifice du Centre sous la présidence de l'honorable Leo Housakos (président).
Membres du comité présents : Les honorables sénateurs Batters, Cordy, Downe, Dupuis, Forest, Housakos, Marshall, Marwah, Mitchell, Munson, Plett, Saint-Germain, Smith, Tannas, Tkachuk et Wells (16).
Autre sénatrice présente : L'honorable sénatrice Pate (1).
Également présents : Nicole Proulx, greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration et greffière du Sénat intérimaire; Hélène Bouchard, Dirigeante principale des services corporatifs intérimaire; Jacqueline J. Kuehl, légiste et conseillère parlementaire intérimaire et d'autres hauts fonctionnaires du Sénat.
Aussi présents : Les sténographes officiels du Sénat.
Conformément à l'article 12-7(1) du Règlement du Sénat, le comité poursuit l'examen de questions financières et administratives se rapportant à la régie interne du Sénat.
TÉMOINS :
Le Sénat du Canada :
L'honorable sénateur Scott Tannas;
Brigitte Desjardins, directrice, Direction des biens et services.
CIBA/2017-09-21/320(P)|231| — Travaux de réhabilitation de l'édifice de l'Est
L'honorable sénateur Scott Tannas fait une déclaration, puis il répond, avec Brigitte Desjardins, à des questions à propos des travaux de réhabilitation de l'édifice de l'Est.
CIBA/2017-09-21/321(P)|194| — Rapport après un déplacement: sénateur White
Le président dépose un rapport sur le voyage qu'a fait l'honorable sénateur White à Amsterdam, aux Pays-Bas, du 15 au 18 mai 2017, afin de participer à la « Stability Policing Concept Development Conference » de l'OTAN.
L'honorable sénatrice Marshall propose :
Que le rapport soit déposé au Sénat.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2017-09-21/322(P)|194| — Rapport après un déplacement : sénatrice Pate
Le président dépose un rapport sur le voyage qu'a fait l'honorable sénatrice Pate à Genève, en Suisse, du 12 au 16 août 2017, pour assister à la 93e séance du Comité pour l'élimination de la discrimination raciale des Nations Unies.
L'honorable sénateur Downe propose :
Que le rapport soit déposé au Sénat.
Après débat, la motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2017-09-21/323(P)|190| — Mandat du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat — Organisme de surveillance
L'honorable sénateur Smith fait une déclaration.
L'honorable sénateur Wells propose :
Que, nonobstant la motion du Comité adoptée le jeudi 10 mars 2016 visant à autoriser le Sous-comité de la vérification à examiner les recommandations du rapport du vérificateur général du Canada sur les dépenses des sénateurs qui a été déposé au Sénat le 9 juin 2015 concernant les dépenses des sénateurs (la notion de surveillance indépendante et le rôle du vérificateur général à l'avenir) et la surveillance des dépenses des sénateurs (recommandations 51, 52, 53, 54, 55, 56 et 57) et toutes autres recommandations reliées, l'examen soit maintenant réalisé par le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat;
Que le sous-comité examine les recommandations du vérificateur général du Canada en matière de vérification et de surveillance;
Que l'étude se penche sur les meilleures pratiques d'audit et de surveillance de l'industrie pour l'établissement d'un mécanisme de surveillance et une structure appropriée;
Que le Sous-comité fasse rapport au Comité au plus tard le 26 octobre 2017.
Après débat, la motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2017-09-21/324(P)|238| — Rapport : troisième rapport du Sous-comité du programme et de la procédure
L'honorable sénateur Housakos, président du Sous-comité sur le programme et la procédure, dépose le troisième rapport du sous-comité comme suit :
Le jeudi 21 septembre 2017
Le Sous-comité du programme et de la procédure du Comité permanent de la Régie interne, des budgets et de l'administration a l'honneur de déposer son
TROISIÈME RAPPORT
Votre sous-comité s'est réuni le 20 juin 2017, le 4 juillet 2017, le 2 août 2017, le 23 août 2017 et le 24 août 2017 et souhaite ici rendre compte de décisions qui ont été prises.
Recherche de candidats au poste de dirigeant principal des Services corporatifs
Les membres s'entendent pour lancer une recherche de candidats, avec la collaboration de Boyden Canada, afin de trouver un nouveau dirigeant principal des services corporatifs de la Cité parlementaire.
Les membres conviennent également que le Sous-comité du programme et de la procédure agira à titre de comité de sélection.
Autonomie institutionnelle du Sénat
Le sous-comité a examiné une proposition visant à externaliser le système de paie du Sénat pour remplacer le système de paiement de Phénix. Dans le cadre de l'examen stratégique par Deloitte de la Direction des ressources humaines, le partenaire expert de la paie a suggéré d'émettre une demande d'information pour recueillir des informations pour une future demande de propositions (DDP).
Il est convenu que le Sénat lancera une demande d’information relative à l’impartition de son système de paie.
Accès aux procès-verbaux de réunions à huis clos
Le comité accepte qu'un représentant de KPMG soit autorisé à consulter les procès-verbaux des réunions à huis clos du Sous-comité du programme et de la procédure et du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration dans le cadre de la vérification annuelle des états financiers du Sénat;
Que la consultation des procès-verbaux se fasse sur place, sous la supervision d'un employé du Secrétariat de la régie interne;
Que le représentant de KPMG puisse prendre des notes.
Conseiller en relation avec les médias et gestion des enjeux
Il est entendu que le Sous-comité du programme et de la procédure a l'autorisation de conclure un contrat d'emploi pour le poste de conseiller en relation avec les médias et gestion des enjeux;
Que le Sous-comité des communications ait l'autorisation d'embaucher ledit conseiller;
Que le président et le vice-président du Sous-comité des communications, ou d'un sous-comité équivalent, dirigeront le travail de la personne retenue;
Que 81 000 $ du budget du comité sera alloué au financement du contrat d'emploi pour l'exercice se terminant le 31 mars 2018.
Nouvelle structure administrative
Il est convenu que la nouvelle structure organisationnelle de l'Administration du Sénat soit adoptée et qu'elle entrera en vigueur en septembre 2017.
L'organigramme de la nouvelle structure est annexé au présent rapport.
Nouveaux membres du Groupe de travail consultatif sur l'examen des ressources humaines
Il est convenu que les sénatrices Boniface, Hartling, McPhedran et Pate se joindront au Groupe de travail consultatif sur l'examen des ressources humaines à compter du 1er septembre 2017.
Contrat de plus de 100 000 $ — Matériel d'impression
Il est convenu d’accorder, à la suite d’un processus de demande de proposition, un contrat à Konica Minolta pour l’acquisition de matériel d’impression à un coût total de 225 448 $.
Légiste et conseillère parlementaire intérimaire
Il est convenu que Jacqueline Kuehl soit nommée légiste et conseillère parlementaire par intérim à compter du 21 août 2017, jusqu’à ce que le Sénat nomme quelqu’un de façon permanente sur la recommandation du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration.
Il est également convenu que la nouvelle structure de l’Administration du Sénat sera mise en œuvre à compter du 21 août 2017 et diffusée à l’ensemble des sénateurs et du personnel.
Bureau de la facilitatrice du Groupe des sénateurs indépendants
Il est convenu de donner au Groupe des sénateurs indépendants la flexibilité nécessaire pour embaucher du personnel et prendre des décisions relatives à la dotation à leur discrétion, dans les limites du budget de 722 000 $ alloué pour l'exercice 2017 2018. Cela comprend les dépenses liées aux changements de titre de poste, aux contrats d'emploi, aux employés occasionnels et aux contrats de service. Ce budget ne peut servir à couvrir les frais d'accueil ou autres.
Respectueusement soumis,
Le président,
LEO HOUSAKOS
L'honorable sénateur Forest propose :
Que le rapport soit adopté.
Après débat, la motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2017-09-21/324(P)|382| — Comptes publics
L'honorable sénateur Downe fait une déclaration sur la divulgation des dépenses du Sénat dans les Comptes publics du Canada.
Il est convenu d'écrire à la Chambre des communes pour l'engager à se conformer aux pratiques du Sénat.
CIBA/2017-09-21/325(P)|370| — Groupe de travail consultatif : Service de traduction parlementaire
L'honorable sénateur Forest propose :
Que le Groupe de travail consultatif sur les services de traduction parlementaire soit établi;
Que le groupe de travail consultatif soit autorisé à examiner l'Entente touchant la prestation de services linguistiques avec le Bureau de la traduction de Services publics et Approvisionnement Canada afin d'améliorer le niveau de service et la qualité du service de traduction offert au Sénat;
Que les sénateurs suivants soient nommés en tant que membres (cinq sénateurs) :
Joyal, C.P., Maltais, Ringuette et deux sénateurs anglophones nommés par le président du comité;
Que le groupe de travail consultatif dépose son rapport au comité au plus tard le 31 janvier 2018.
Après débat, la motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2017-09-21/326(P)|211| — Adoption de procès-verbaux
Le comité examine le procès-verbal de la réunion du 15 juin 2017.
L'honorable sénatrice Dupuis propose :
Que le procès-verbal de la partie publique de la réunion du 15 juin 2017 soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
À 9 h 48, le comité poursuit ses travaux à huis clos, conformément à l'article 12-16(1) du Règlement.
Conformément à l'article 12-7(1) du Règlement du Sénat, le comité poursuit l'examen de questions financières et administratives se rapportant à la régie interne du Sénat.
À 10 h 21, la séance est levée jusqu'à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉ :
La greffière du Comité permanent de la régie interne et greffière du Sénat intérimaire,
Nicole Proulx
Le secrétaire de séance,
Daniel Charbonneau