Délibérations du Comité permanent de la
Régie interne, des budgets et de l'administration
Fascicule no 16 - Témoignages du 23 novembre 2017
OTTAWA, le jeudi 23 novembre 2017
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui, à 8 h 31, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour étudier des questions financières et administratives.
Le sénateur Larry W. Campbell (président) occupe le fauteuil.
[Traduction]
Le président : Bonjour et bienvenue au Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration. Je suis le sénateur Larry Campbell et je viens de la Colombie-Britannique.
Je demanderais aux sénateurs de se présenter, à commencer par la personne à ma droite, la sénatrice Batters.
La sénatrice Batters : Je suis la sénatrice Denise Batters, je viens de la Saskatchewan. J’ai eu le plaisir d’être désignée vice-présidente du comité hier, avec le sénateur Munson.
Le sénateur Tkachuk : Je suis le sénateur Tkachuk et je viens de la Saskatchewan.
[Français]
Le sénateur Carignan : Claude Carignan, du Québec.
[Traduction]
Le sénateur Wells : Je suis le sénateur David Wells et je viens de Terre-Neuve-et-Labrador.
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : Raymonde Saint-Germain, du Québec.
[Traduction]
Le sénateur Tannas : Scott Tannas, Alberta.
Le sénateur Marwah : Sarabjit Marwah, Ontario.
La sénatrice McCoy : Elaine McCoy, Alberta.
[Français]
La sénatrice Moncion : Lucie Moncion, de l’Ontario.
La sénatrice Verner : Josée Verner, du Québec.
[Traduction]
Le sénateur Mitchell : Grant Mitchell, je viens de l’Alberta.
Le sénateur Plett : Je suis le sénateur Plett et je viens du Manitoba.
Le président : Merci. C’est ma première séance à la présidence de ce comité. J’aimerais vous dire quelques mots avant de commencer.
Premièrement, j’aimerais souligner le travail du sénateur Leo Housakos. J’ai siégé au comité pendant plusieurs années où le sénateur Housakos en était le président. Il a un incroyable sens de l’engagement, du décorum et un jugement remarquable. J’espère que j’arriverai à en faire autant. Il a bien aidé ce comité et le Sénat à évoluer. Nous avons connu nos périodes de conflits, et nous avons réussi à trouver des solutions. Grâce à son leadership, le Sénat s’est amélioré.
J’aimerais également souligner le travail de Nicole Proulx, qui a longtemps été notre DPSC et qui sera maintenant notre greffière, ainsi que la personne qui la remplace, Pascale Legault, la nouvelle DPSC. Tout ce travail ne serait pas possible sans le personnel qui nous appuie en coulisses. Trop souvent, nous oublions toutes les personnes qui sont là dans l’ombre pour s’assurer, par exemple, que j’aie mon script, mon cahier d’information et que tout fonctionne comme il se doit.
J’aimerais enfin souligner le travail formidable des sénateurs. Notre comité est un grand comité toujours très occupé. Sans le travail des sénateurs de toutes allégeances, il ne pourrait pas avancer comme il le fait.
Sur ce, prenons sans plus tarder le point 1 à notre ordre du jour, soit l’adoption du procès-verbal des délibérations du 26 octobre 2017. Est-ce que quelqu’un propose la motion? Sénateur Wells.
Êtes-vous tous d’accord?
Des voix : D’accord.
Le président : Qui est contre?
Adopté.
Prenons ensuite le rapport sur les activités des Affaires internationales et interparlementaires. Nous recevons les témoins Colette Labrecque-Riel et Danielle Labonté. La parole est à vous.
[Français]
Colette Labrecque-Riel, greffière adjointe et directrice générale, Affaires internationales et interparlementaires : Je vous remercie. Daniel et moi sommes ici pour vous présenter le rapport annuel des activités et des dépenses des associations parlementaires. À la fin de chaque année, lors d’un exercice financier, il est coutume de présenter aux deux régies de la Chambre des communes et du Sénat un rapport sur l’exercice financier et sur les activités et dépenses des 13 associations parlementaires.
[Traduction]
Pour commencer, je voudrais vous présenter brièvement le dernier rapport annuel, notamment les dépenses et les activités qui y figurent. Je serai toute disposée à répondre à vos questions ensuite.
Comme les sénateurs le savent, le travail des sénateurs s’effectue à la Chambre du Sénat, ainsi qu’au sein des comités, mais la diplomatie internationale et parlementaire est un autre volet important du travail des sénateurs. Ce travail s’effectue par le truchement de 13 associations.
Ce rapport annuel présente un très bref aperçu général de tout le travail réalisé pendant l’exercice 2016-2017. Si l’on fait la comparaison entre les dépenses et les activités de cet exercice et celles des exercices précédents, je peux vous dire que le dernier exercice a été le plus actif des cinq derniers exercices. Sur le plan des activités, les 13 associations ont effectué un nombre total de déplacements de 83, dont 71 à l’étranger et 12 à l’intérieur des frontières du Canada, mais à l’extérieur d’Ottawa.
Pour ce qui est des participants à ces activités, les chiffres sont également considérablement plus élevés que ceux des quatre exercices précédents. En effet, 349 personnes y ont participé, soit 87 sénateurs, 186 députés et 76 membres du personnel.
Au chapitre des dépenses, le budget total des associations parlementaires a légèrement dépassé 3,5 millions de dollars au cours du dernier exercice. Les dépenses liées aux activités elles-mêmes ont totalisé un peu plus de 2,1 millions de dollars, tandis que les contributions — et il faut comprendre qu’il s’agit là de frais d’adhésion que le Canada doit payer pour faire partie des diverses associations multilatérales internationales — ont atteint 1,3 million de dollars. En tout, les dépenses correspondent à une utilisation de 98 p. 100 du budget, ce qui laisse un surplus de seulement 81 000 $.
Pour ce qui est du type de dépenses engagées par les associations dans le cadre de leurs travaux, le principal poste de dépenses est celui des transports, parce que l’emplacement géographique du Canada est tel que nous devons souvent prendre l’avion pour nous rendre à destination et faire notre travail au sein des associations internationales. Le transport représente donc la plus grande dépense, suivie de l’hébergement.
Le rapport présente un aperçu du budget alloué à chaque association, ainsi que des dépenses réelles. La première partie du rapport présente une explication étoffée de la gouvernance. Les 13 associations sont régies par ce qu’on appelle le Conseil interparlementaire mixte, ou CIM, qui se compose tant de sénateurs que de députés, puisqu’il s’agit d’un comité mixte de représentants des deux Chambres.
Enfin, je mentionne que les 13 associations ont effectué des déplacements. Comme je l’ai mentionné, il y a eu 71 déplacements à l’international au cours du dernier exercice. Les parlementaires se sont rendus dans 35 pays différents et ont accueilli 41 délégations ici, au Canada.
C’est ici que se termine mon exposé. Je suis prête à répondre à toute question que vous pourriez avoir.
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : Je vous remercie de votre présentation. Je m’excuse de ne pas avoir lu en détail les 77 pages du document que j’ai reçu à 20 h 29 hier soir, mais c’est un document qui est très important et très intéressant. J’ai donc une question, qui sera suivie d’un commentaire. Voici ma question : je comprends, en feuilletant le rapport, qu’il contient beaucoup de données quantitatives, y compris des données budgétaires. Ce rapport comporte-t-il une analyse qualitative des impacts — pour le Canada et pour le Sénat — des déplacements à l’étranger? De plus, est-ce que chaque mission officielle fait l’objet d’un rapport non seulement quantitatif, mais également d’un rapport des impacts et des suivis?
Mme Labrecque-Riel : Merci, sénatrice. Le rapport est factuel, et c’est pour les besoins de l’administration qu’il est préparé. Le rapport est présenté au Conseil interparlementaire mixte pour être examiné et adopté. Toutefois, en ce qui concerne les données qualitatives, le rapport ne précise pas quelle était la valeur de chacune des missions.
Cela dit, lorsque les associations parlementaires entreprennent des missions à l’étranger, elles doivent faire rapport aux deux Chambres de leurs missions, rapport indiquant les objectifs de la mission et le nom des délégués. Ces rapports individuels comprennent des données financières liées à cette activité spécifique. Donc, cela est présenté de façon très individuelle.
[Traduction]
Le sénateur Tkachuk : J’ai une question à vous poser sur les chiffres de l’UIPU. Je remarque que les contributions de l’UIPU ont atteint 419 697 $. Avez-vous des comparatifs à nous donner? L’UIPU a de la difficulté à maîtriser ses dépenses à ce chapitre. S’est-elle améliorée depuis quelques années? Qu’en est-il depuis trois ou quatre ans?
Mme Labrecque-Riel : Oui, sénateur. Le président de l’UIPU a fait une présentation devant le Conseil interparlementaire mixte. Pour obtenir leur allocation budgétaire, les associations préparent des présentations au CIM afin de lui soumettre leurs plans, leurs activités et les budgets qu’elles demandent. Le président a répondu que les contributions par l’UIPU sont élevées, mais qu’il y a toute une histoire derrière cela.
Ces contributions elles-mêmes ont légèrement diminué. Cependant, le Canada reçoit une facture en francs suisses pour sa participation à cette association multilatérale. La contribution en francs suisses a diminué légèrement. Cependant, en raison du taux de change, le montant en dollars canadiens n’a pas beaucoup changé. Je n’ai pas les pourcentages réels des dernières années, mais, à la page 40, on trouve un tableau qui montre la fluctuation des contributions de l’UIPU depuis cinq ans.
Le sénateur Tkachuk : Je peux faire le calcul moi-même, je suppose.
Mme Labrecque-Riel : Je pourrais vous fournir l’information détaillée, si vous voulez.
Le sénateur Tkachuk : Oui. Nous devrions avoir une façon de comparer des pommes avec des pommes, même si la valeur des devises fluctue, évidemment. J’aimerais bien avoir des comparatifs.
Mme Labrecque-Riel : Je vous ferai parvenir l’information, sénateur.
Le sénateur Tkachuk : Merci.
Le président : Y a-t-il d’autres questions?
La sénatrice Batters : J’en ai une à vous poser rapidement, simplement à cause des couleurs qui apparaissent sur le document imprimé. À la page 19 sur 79, figure 3, on voit le pourcentage des dépenses d’activités par type, et les couleurs utilisées pour le transport et les dépenses diverses sont presque identiques sur ma copie. Les dépenses diverses ne représentent que 2 p. 100, alors que celles des transports représentent 59 p. 100, n’est-ce pas?
Mme Labrecque-Riel : Je m’excuse, je ne vous ai pas entendu.
La sénatrice Batters : À la figure 3, page 19 sur 79, le bleu utilisé dans le graphique pour illustrer les dépenses de transport est presque identique à celui utilisé pour les dépenses diverses. Les transports représentent 59 p. 100 des dépenses et les dépenses diverses, 2 p. 100, n’est-ce pas?
Mme Labrecque-Riel : Vous parlez du code de couleurs. Oui, le pourcentage est de 59 p. 100 pour les transports et de 2 p. 100 pour les dépenses diverses.
La sénatrice Batters : Je voulais le clarifier pour le compte rendu, parce que les deux couleurs semblent identiques. Merci.
Le président : D’autres questions?
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : J’aimerais proposer une motion voulant que le rapport ne soit pas adopté aujourd’hui afin qu’on puisse l’étudier dans le cadre de la prochaine réunion.
[Traduction]
J’aimerais proposer une motion afin que nous étudiions ce rapport à notre prochaine séance, puis que nous votions après.
Le président : Ce rapport ne nous est présenté qu’à titre informatif.
La sénatrice Saint-Germain : Il ne nous est présenté qu’à titre informatif?
Le président : C’est ce que j’ai compris. Nous pouvons en reporter l’étude à la prochaine séance pour le creuser davantage, si vous le souhaitez. Je suis d’accord avec vous : nous l’avons reçu très tard.
La sénatrice Saint-Germain : D’autres collègues et moi pourrions avoir d’autres questions, donc je proposerais que nous en reportions l’étude à la prochaine séance.
Le président : Qu’en pensez-vous? Est-ce que tout le monde est d’accord?
Des voix : D’accord.
Le président : Nous reporterons alors l’étude de ce rapport à la prochaine séance pour pouvoir poser des questions. Merci beaucoup.
Mme Labrecque-Riel : Merci.
Le président : Au numéro 3, on trouve le rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat sur la surveillance et l’audit. Sénateur Wells.
Le sénateur Wells : Merci beaucoup, monsieur le président.
Chers collègues, vous vous rappellerez qu’il y a environ un mois, j’ai présenté le cinquième rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat juste avant la levée de la séance, donc c’est la suite de la discussion que nous avons eue. Je sais que vous avez toute une liste de questions à poser, mais j’aimerais vous présenter en cinq minutes un aperçu de ce que nous avons fait jusqu’ici.
Chers collègues, je tiens d’abord à vous rappeler la composition du sous-comité. J’en étais président, la sénatrice Jaffer, vice-présidente, et les sénateurs Campbell, Tkachuk, Saint-Germain et Cordy en étaient tous membres également. Nous avons reçu de l’aide de notre greffier, Dan Charbonneau.
Le sous-comité s’est penché sur les recommandations tirées des paragraphes 51 à 57 du rapport du vérificateur général. Il y avait 22 recommandations en tout. Nous nous sommes penchés sur sept en particulier qui portaient sur l’établissement d’un comité de vérification et de surveillance. Il recommandait notamment que le Sénat crée un organe de surveillance dont une partie des membres ne seraient pas sénateurs, le président, notamment. Il recommandait également la création d’un poste d’auditeur interne qui relèverait directement de l’organe de surveillance. Son mandat consisterait à faciliter l’interprétation des règles, politiques et lignes directrices régissant les dépenses des sénateurs, à examiner les dépenses, à prendre des décisions définitives sur le bien-fondé des dépenses, puis à embaucher un auditeur interne et à mettre fin à ses services. L’organe de surveillance devrait être ouvert au public, et tous ses rapports, comptes rendus et décisions devraient être publiés dans le site web du Sénat.
Ce rapport comprenait quelques autres recommandations, dont l’une que je tiens à souligner, parce que nous avons discuté de la possibilité que le vérificateur général se voie confier le rôle d’auditeur externe pour le Sénat.
Le sous-comité a étudié toutes ces recommandations en détail, et nous avons entendu de nombreux témoins. J’ai ensuite parlé avec le greffier principal de l’organe de surveillance du Royaume-Uni, l’IPFA, soit l’Independent Parliamentary Standards Authority. J’ai également eu une longue conversation avec le premier dirigeant de l’organisme, M. Marcial Boo — le greffier principal s’appelle Matthew Hamlyn —, en plus d’en avoir discuté avec l’ancien ministre des Finances de Terre-Neuve-et-Labrador, où il y a un comité de surveillance qui comprend des auditeurs externes. Ce sont les deux seuls organes du genre dans le Commonwealth. Nous avons également examiné des exemples d’autres pays dans le cadre de notre étude afin de bien pondérer la question de l’indépendance des membres d’un comité parlementaire. Je vous parlerai un peu de leurs observations, sans attribuer de propos particuliers à qui que ce soit, parce que ces conversations ne faisaient pas partie des discussions officielles de notre sous-comité.
L’organisme de surveillance, qu’il s’agisse de l’IPSA ou de celui que nous proposons, doit être redevable à la plus haute instance, dans notre cas, chers collègues, le Sénat. L’autorité examine un échantillonnage des demandes de remboursement des frais de déplacement afin de voir si les processus sont respectés. Elle examine également des échantillons de demande des frais de déplacement précis pour voir si les députés connaissent les règles et s’il y a des valeurs aberrantes.
La présence de l’IPSA a pratiquement éliminé toute discussion publique tenue il y a plusieurs années au Royaume-Uni sur certains des problèmes de dépenses qui existaient au pays. Selon eux, si vous êtes transparent et publié tout sur le Web — j’ai visité le site web de l’IPSA et je vous encourage tous à en faire de même; vous verrez qu’ils publient presque la même chose que nous publions déjà. Je vais maintenant parler de certaines des mesures adoptées par le Sénat au cours des dernières années.
J’ignore si vous avez déjà le résumé graphique que l’on vous remet actuellement, mais celui-ci a été remis aux membres du CIBA lors de la dernière séance sur le sujet. Vous verrez à la ligne du bas tout ce qu’a fait le Sénat de 2009 à aujourd’hui pour accroître sa reddition de comptes et sa transparence et pour donner confiance au public que l’argent des contribuables est dépensé de façon responsable.
De plus, et je crois que c’est très important, les dépenses de tous les sénateurs sont publiées intégralement sur le Web. Le comité n’est pas le seul à examiner ces dépenses; 35 millions de Canadiens et autres personnes dans le monde peuvent les examiner, s’ils le souhaitent. À mon avis, il s’agit d’une excellente décision qu’a prise le comité l’an dernier.
Il a précisé que, puisqu’elle est publique et qu’elle fait l’objet d’un examen minutieux, l’information est maintenant moins intéressante et l’intérêt du public a disparu. Bien entendu, il s’agit d’une question d’autoréglementation. Lorsque les informations sont publiées, on a tendance à s’ajuster en conséquence.
L’IPSA se réunit en public pour entendre les témoignages et à huis clos pour délibérer. Je crois qu’il s’agirait d’un bon modèle pour le comité proposé.
Outre les organismes du Royaume-Uni, l’IPSA a conclu des partenariats avec l’Écosse, le pays de Galles et l’Irlande du Nord. Nous avons examiné également ce qui se fait en Australie, en Nouvelle-Zélande et dans les pays du G7, ainsi que toutes les mesures législatives du Canada.
Chers collègues, je crois qu’il est très important de souligner que le vérificateur général n’a examiné qu’un très petit échantillon. Lors de la séance du jeudi 6 juin 2013, il a été proposé que « […] le vérificateur général du Canada […] procède à une vérification intégrée des dépenses du Sénat, les dépenses des sénateurs y comprises. » Il n’a examiné que les dépenses des sénateurs. Il n’a pas examiné l’ensemble des dépenses du Sénat.
Le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat recommande la création d’un comité d’audit et de surveillance pour examiner l’ensemble des dépenses du Sénat, y compris les dépenses des sénateurs, selon un échantillon et une méthodologie convenus, et pour examiner de façon approfondie, au besoin, certains éléments précis.
Nous avons un budget de 103 millions de dollars. Vous verrez dans le diagramme séculaire que le vérificateur général n’a examiné qu’une très petite partie des informations. D’ailleurs, vous verrez qu’en ce qui a trait au personnel des sénateurs et à leurs salaires, on parle de 13 p. 100. Aucun commentaire et aucune observation n’a été formulé concernant le salaire des membres du personnel. Le vérificateur général a examiné 8 p. 100, plus 2 p. 100, donc 12 p. 100 du budget total du Sénat, pour un coût de 24,3 millions de dollars. Nous proposons la création d’un comité d’audit et de surveillance pour examiner l’ensemble du budget du Sénat et pas seulement le budget des dépenses des sénateurs.
Chers collègues, je serai heureux de répondre à vos questions.
Le président : Merci, sénateur Wells.
Le sénateur Tkachuk devait être notre premier intervenant, mais il est légèrement occupé en ce moment.
Sénatrice Saint-Germain.
La sénatrice Saint-Germain : On a répondu à toutes mes questions. Je n’ai pas d’autres questions.
Le président : Sénateur Mitchell.
Le sénateur Mitchell : J’ai déjà posé mes questions.
Le président : Sénatrice McCoy.
La sénatrice McCoy : Sénateur Wells, je tiens à vous féliciter, vous et le comité. Je crois que la proposition avance très bien. J’imagine qu’il reste encore plusieurs détails à peaufiner. Par exemple, je ne vois aucun cadre détaillé pour un mandat.
Le sénateur Wells : Sénatrice McCoy, l’une de nos recommandations, c’est de confier l’élaboration du mandat au Comité du Règlement.
La sénatrice McCoy : J’ai quelques observations de longue date à faire sur le sujet, ainsi qu’un commentaire à formuler sur le budget.
Depuis plusieurs années maintenant, plusieurs d’entre nous soulignent l’absence d’un système de procédure moderne en ce qui a trait aux dépenses du Sénat. Je crois qu’un tel système a été adopté il y a quelques années en ce qui a trait à l’éthique afin d’améliorer nos processus, y compris les règles de justice naturelle. Certaines mesures ont été prises, mais il reste encore du travail à faire. Plusieurs sénateurs ont recommandé officiellement et officieusement que la situation soit corrigée. Je ne vois aucune référence en ce sens dans ce document, mais la structure d’un tel système dépendra en partie du mandat de ce comité et de celui du Comité de la régie interne. Il faudra décider où tracer la ligne.
Vous n’êtes pas tenu de me répondre sur la question, mais je tiens à préciser que ce document n’en fait pas état et qu’à mon avis la question doit être abordée. Le sujet doit être abordé en temps opportun, et le plus tôt sera le mieux.
Le sénateur Wells : Sénatrice McCoy, vous avez absolument raison. Un des modèles que nous avons utilisés — et nous en avons beaucoup parlé, comme en font foi nos transcriptions — est celui d’un comité d’audits et de surveillance dont la structure serait la même que celle du Comité sur l’éthique et les conflits d’intérêts des sénateurs.
La sénatrice McCoy : C’est ce que j’ai lu et je comprends tout cela, mais tout dépend du mandat du comité d’audits.
Le sénateur Wells : Oui.
La sénatrice McCoy : C’est la raison pour laquelle je me concentre sur la question. Je l’avais remarqué. Nonobstant tout cela, mon commentaire demeure pertinent.
Le sénateur Wells : Je comprends et je suis d’accord avec vous.
L’une des choses importantes, pas vraiment en ce qui a trait à la gouvernance générale, mais bien en ce qui a trait à la gouvernance opérationnelle du comité proposé, c’est que le comité ne devrait pas être limité par un autre organisme, outre l’organisme dont il relève.
La sénatrice McCoy : Je vais reformuler pour que ce soit plus pratique. Un sénateur présente une demande de remboursement pour une dépense — c’est habituellement le genre de demande dont il est question — et quelqu’un à l’administration du Sénat, un membre du personnel, dit : « À mon avis, je crois que cela ne cadre pas avec les règles. » Un des membres du personnel du sénateur lui répond que oui, la demande respecte les règles. Le personnel de l’administration du Sénat lui répond que non. Un des membres du bureau du sénateur informe le sénateur que oui, la demande respecte les règles. Le sénateur se rend donc au comité directeur pour dire que oui, sa demande respecte les règles et le comité directeur passe beaucoup de temps à décider si la demande respecte ou non les règles.
Je n’ai pas pris part à ce genre de décision, mais selon ce que j’ai pu comprendre, le comité directeur passe énormément de temps à traiter ces différences d’opinions sur l’interprétation des règles, ce qui m’a toujours paru comme une perte de temps. Notre temps est mal utilisé, ce qui place le personnel professionnel de l’administration du Sénat dans une position très délicate. D’abord, on lui demande de faire de la surveillance et ensuite, dans un certain sens, d’intenter une poursuite en présentant ces informations à un juge, dans ce cas-ci, le comité directeur.
Il n’y a pas de procédures établies. Il faut réfléchir davantage sur l’élaboration d’un système efficace et juste, tant pour le personnel que pour les sénateurs. J’imagine que ce comité d’audit et de surveillance se concentrera davantage sur les activités quotidiennes. J’aime l’idée des vérifications et des vérifications aléatoires pour tous les sénateurs.
J’aime l’idée des vérifications que nous avons toujours effectuées pour nos activités globales. Tout cela est très bien. La façon dont tout cela a été mené est excellente, mais je crois qu’il y a encore des améliorations à apporter dans certains domaines.
Le sénateur Wells : Merci.
Puis-je répondre avant de passer au prochain intervenant?
Le président : Certainement.
Le sénateur Wells : Il y a beaucoup de mythes qui circulent concernant le comité directeur. Je siège depuis maintenant deux ans à ce comité. Je ne crois pas que nous passions énormément de temps à examiner les rapports de dépenses. Nous examinons ces rapports peut-être une fois tous les deux mois. Une question est soulevée et nous prenons une décision, mais nous ne délibérons pas longtemps sur la question. Toutefois, il y a des mythes qui continuent de circuler sur le comité, comme sur celui-ci, d’ailleurs, un comité qui demeure très puissant et secret et sur lequel des caméras sont braquées.
Je tiens à dissiper le doute selon lequel le sous-comité de ce comité, le Sous-comité du programme et de la procédure, passe énormément de temps à examiner ces rapports.
Un de nos témoins, M. Andrew Newman, un vérificateur externe de KPMG, nous a dit qu’il participe à plus de 100 séances de comités d’audits par année. Ces séances concernent toutes des organismes publics, comme des conseils scolaires et des services publics, mais aucune société privée. Selon lui, dans une telle situation, il y a un rôle de surveillance à jouer pour s’assurer que les décisions prises par l’entité concernée respectent une certaine rigueur et diligence.
Nous avons un personnel hautement qualifié et professionnel, tant sur le plan politique qu’administratif, et les membres de ce personnel gagnent leur vie à faire ce travail. Nous avons totalement révisé les règles et tout a été publié en ligne.
Donc, de façon générale, les choses qu’examinerait ce comité proposé seraient la diligence et la rigueur dont on fait preuve pour s’assurer que les choses sont bien faites et non les dépenses individuelles. Je ne voudrais pas siéger à un comité qui ferait ce genre de travail.
La sénatrice McCoy : Dans ce cas, fixez cette limite. Cependant, je crois que d’autres conversations sont nécessaires en ce qui a trait à l’aspect opérationnel et à la ligne à tracer entre la surveillance et les opérations. Inutile de passer plus de temps sur le sujet.
J’aurais une question à vous poser concernant le budget pour ce comité. Semble-t-il qu’il coûtera moins de 500 000 $ par année. Pardonnez-moi, mais je n’ai pas pu participer à la dernière séance. Peut-être avez-vous abordé le sujet à ce moment, mais, sinon, pourriez-vous nous expliquer comment cet argent sera dépensé? Sur quoi s’appuie ce chiffre? De plus, des ressources actuelles seront-elles réaffectées ou s’agit-il de nouvelles ressources?
Le sénateur Wells : Merci de cette question, sénatrice McCoy. Dans ce montant de 500 000 $, on compte le président et le vice-président.
La sénatrice McCoy : Donc, environ 17 000 $?
Le sénateur Wells : On parle de 17 800 $. Les témoins et ceux qui aident le comité recevraient des indemnités quotidiennes. Le budget pour ces indemnités s’élève à 10 000 $.
Le reste du budget servirait à couvrir les honoraires de vérification. Pour le moment, le Sénat n’a aucune fonction de vérification interne ou de vérificateur interne. Selon notre expérience et à la lumière des discussions avec Pascale, qui a beaucoup plus d’expérience que moi à ce chapitre, un montant type… Nous ne parlons pas d’un vérificateur interne, mais bien d’une fonction de vérification interne, car cela inclut un vérificateur interne et les membres de son équipe. La majeure partie du 500 000 $ irait à ces honoraires.
L’autre chose, madame la sénatrice, c’est que nous ne savons pas où cet examen va nous mener. Il faudra peut-être consacrer davantage de ressources à la suite du rapport. Il pourrait y avoir des coûts supplémentaires en fonction de ce que nous allons découvrir, mais il se peut que ce soit ce montant-ci; on dit moins de 500 000 $.
Pour ce qui est de votre autre question, pour le reste de l’année, si le comité est formé avant Noël, il restera un quart de l’année. À ce moment-là, on parle de 125 000 $.
L’an dernier, vous vous rappellerez que j’étais président du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat. Nous avions examiné les budgets et nous avions prévu, si je ne me trompe pas, 400 000 $ pour l’intégration de la fonction de vérification interne.
Je vais demander à Pascale de me confirmer ce montant. Est-ce quelque chose du genre?
Pascale Legault, greffière du comité : Un petit peu moins.
Le sénateur Wells : Cet argent n’a pas été dépensé. Par conséquent, cette somme, de l’ordre de 125 000 ou 150 000 $, est toujours prévue dans notre budget actuel. Nous avons donc suffisamment d’argent pour l’affecter à cette fonction de vérification interne. Il ne s’agirait pas vraiment d’un transfert; on ne ferait que consacrer la somme à une fonction qui a déjà été approuvée par le Sénat.
Le budget des dépenses n’a pas encore été présenté, alors pour l’an prochain, cette somme en fera partie.
La sénatrice McCoy : Merci.
Le sénateur Tkachuk : Je crois que nous en avons déjà parlé, mais je tiens à préciser que les réunions du Comité de la régie interne sont ouvertes au public et à la presse depuis 2010-2011. Évidemment, nous tenions des réunions à huis clos, comme c’est le cas aujourd’hui, lorsque nous discutons du personnel, de questions d’ordre privé, de vérifications, mais sachez que les réunions étaient publiques et que les médias étaient invités à y assister. Ils s’ennuyaient rapidement, mais ils étaient là. Et c’est la même chose pour le Conseil interparlementaire mixte, dont les réunions ont été rendues publiques pour la première fois à ce moment-là.
La raison pour laquelle je dis cela, c’est non seulement parce que j’étais le président à l’époque, mais aussi parce que la Chambre des communes fait tout un plat du fait qu’elle rend publiques les réunions du Bureau de régie interne. Le Sénat l’a fait il y a six ans, tout comme le Conseil interparlementaire mixte, qui tient également des réunions secrètes. Elles sont désormais ouvertes au public pour toutes les questions monétaires.
Le sénateur Wells : Je vous félicite d’avoir présidé ce comité.
Le sénateur Tkachuk : Merci.
Le président : Je vais m’inspirer du sénateur Tkachuk. Je vais céder la parole à d’anciens présidents de comité.
La sénatrice Moncion : Je suis nouvelle au sein du comité, mais pas en ce qui concerne la vérification interne. Je vais m’exprimer en français.
[Français]
La différence entre les termes « oversight » et « operational » est extrêmement importante dans un rôle de vérification interne. Il faut se rappeler que les membres du comité n’ont pas le rôle d’examiner les dépenses, mais bien de s’assurer que, sur une base globale, les dépenses sont suivies.
Vous avez parlé d’une personne qui pourrait s’occuper de la vérification interne. Si cette personne a un mandat très clair, elle peut produire des rapports très précis sur les choses qui doivent être vérifiées ou sur lesquelles on doit faire des suivis. Le rôle du comité de vérification est d’assurer la pertinence des mécanismes de contrôle, ce qui veut dire que le comité de vérification doit veiller à la mise en place de contrôles pour veiller à ce que les règles soient respectées. Un processus de reddition de comptes et de gestion doit être mis en place. Ensuite, il faut veiller à la conformité de toutes les politiques qui existent au sein du Sénat.
Lorsque vous parlez de revoir les dépenses et de vérifier ce que chacun des sénateurs a dépensé, si cette approche respecte les règles, cela ne devrait pas être le rôle du comité, mais celui de la personne responsable de la vérification interne. Ce sont ces rapports qui devraient être produits avec des recommandations. J’ai peur que cela ne devienne un comité qui a trop « les mains dans la sauce » et qui n’aura pas assez de recul pour avoir une vue d’ensemble du travail qui se fait.
Je fais beaucoup de mises en garde quant à savoir jusqu’où on veut aller dans ce travail de vérification. Il faut se rappeler qu’ultimement, la responsabilité des résultats retombera sur les épaules des cinq personnes qui auront été choisies pour siéger à ce comité. À mon avis, c’est un mandat beaucoup plus large qui engage la responsabilité personnelle de chacun des sénateurs, de chacune des personnes qui siégeront à ce comité. Ils devront expliquer pourquoi ils n’auront pas vu telle ou telle chose. C’est la raison pour laquelle on doit répartir les tâches pour s’assurer qu’on a un comité de vérification qui fait un travail de comité de vérification. Il sera très important pour la personne chargée de la vérification interne que ce soit quelqu’un qui fait de la vérification interne de façon continue. Ce sont des règles. Si l’on veut se protéger comme regroupement, il faut qu’il y ait des règles en place.
[Traduction]
Le sénateur Wells : Merci, sénatrice Moncion. J’apprécie vos connaissances et votre expérience en la matière.
Je conviens qu’il devrait y avoir une répartition claire des tâches. J’aimerais également reprendre les propos de notre vérificateur externe, M. Newman. Il a dit : « Vous jouez un rôle de surveillance pour vous assurer que les décisions de l’entité ont été prises avec rigueur et diligence. »
Par conséquent, si ce comité est créé, je ne m’attends pas à ce qu’il examine les rapports de dépenses. Cela relèverait de leur mandat, mais dépasserait largement leurs fonctions.
Il s’agit de l’intégrité du système. Avec un budget de 103 millions de dollars, qui risque d’augmenter au cours du prochain exercice, on ne peut pas examiner chaque dépense. On peut approfondir certaines questions s’il y a des plaintes ou du mécontentement. Le sénateur Marwah, lors d’une séance précédente, a dit que nous pourrions peut-être examiner, dans six mois, le remaniement de la Direction des ressources humaines. Le comité ferait donc un suivi de ce dossier.
Je suis d’accord avec vous, madame la sénatrice : il faut protéger l’intégrité du système.
[Français]
La sénatrice Verner : Je suis une nouvelle membre du comité. Suivant la pensée de ma collègue, la sénatrice Moncion, je veux m’assurer de bien comprendre. Le comité sur l’audit sera-t-il composé de sénateurs seulement?
[Traduction]
Le sénateur Wells : C’est exact. C’est la recommandation.
[Français]
La sénatrice Verner : D’accord. Je ne veux pas reprendre les discussions que vous avez probablement eues, mais, afin d’éviter la perception du public selon laquelle on se réglemente volontairement et on s’autosurveille, je pense qu’effectivement, une bonne division des mandats devra être faite afin que l’on puisse se protéger d’être taxé d’être juge et partie à la fois.
[Traduction]
Le sénateur Wells : Merci, madame la sénatrice. Nous avons longuement parlé de la question de l’indépendance. Je pourrais d’ailleurs céder la parole au sénateur Tannas, qui a beaucoup insisté sur la nécessité d’avoir des membres indépendants au sein du sous-comité.
Nous en sommes venus à cette conclusion, étant donné l’entière transparence de nos réunions, de l’audition des témoins que nous convoquons et du fait que tout est publié en ligne. Nos rapports sont présentés à la plus haute instance. Et sachez que tous les rapports qui sont déposés au Sénat ne sont pas des rapports confidentiels; ce sont des rapports publics. C’est pourquoi nous les déposons.
Je vais maintenant céder la parole au sénateur Tannas qui, tout comme le sénateur Mitchell, avait fait valoir que le comité parlementaire ne devrait pas être uniquement composé de sénateurs, mais qui a complètement changé d’idée depuis.
Le sénateur Tannas : Au début du processus, je considérais qu’il était absolument nécessaire d’avoir des gens de l’extérieur en plus des sénateurs. D’un point de vue pratique, mais aussi du point de vue des responsabilités, j’ai conclu que nous étions allés trop loin en voulant qu’une personne de l’extérieur valide ce que nous allons devoir accomplir au bout du compte. Nous devrions assumer cette responsabilité. La question de la confiance du public est bien réelle.
Ce qui m’a convaincu, c’est le fait qu’absolument tout sera rendu public. Habituellement, dans une entreprise, le comité de vérification se réunit. Il y a des réunions à huis clos. Il y a beaucoup de choses qui se font avant que le rapport ne soit rédigé. Les vérificateurs rédigent un rapport dans lequel ils soulèvent certains problèmes auprès de la direction, puis la direction y répond, et ainsi de suite. Rien de tout cela n’est rendu public.
Dans notre cas, tout ce qui sera fait sera rendu public. Si les vérificateurs ont quelque chose à dire au sujet de la direction qui n’a pas pris certaines mesures ou qui n’a pas respecté certaines règles découlant des rapports de vérification interne, et cetera, tout sera rendu public. Il n’y aura rien de secret. Par conséquent, le comité de vérification aura 35 millions de membres indépendants.
La sénatrice Batters : J’aimerais faire une brève remarque.
Sénateur Wells, comme je l’ai mentionné la dernière fois, sachez que l’audit du vérificateur général a coûté 27 — et non pas 23,6 — millions de dollars. Je voulais simplement remettre les pendules à l’heure, étant donné que vous en avez parlé dans votre déclaration d’ouverture. Je tiens à ce que le public canadien sache combien cela a coûté exactement.
Le sénateur Wells : Merci, sénatrice Batters. Je vais m’en remettre à Pascale, puisqu’elle m’a été d’une grande aide au moment de la collecte des données.
Pourriez-vous m’expliquer la différence entre le montant de 23,6 millions de dollars et celui fourni par la sénatrice Batters?
Mme Legault : Les 23,6 millions de dollars correspondent au montant qui avait été communiqué au moment du rapport. On avait additionné les coûts réels et les coûts prévus pour terminer la vérification. C’est donc le montant que nous avons utilisé, parce que c’est celui qui avait été présenté.
La sénatrice Batters : C’est le montant qui avait été rendu public en juin 2015, mais il y a eu des coûts additionnels par la suite. On avait d’ailleurs largement fait état du fait que le coût total s’élevait désormais à 27 millions de dollars.
Le sénateur Wells : Je suis d’accord avec vous, sénatrice. Nous savons que l’audit a coûté plus que 23,6 millions de dollars. Je ne pourrais pas vous préciser le montant exact, mais nous savons que c’est plus que ça.
Je rappelle à mes collègues et à tous ceux qui nous écoutent que le montant qui a dû être remboursé, à la suite de l’audit du vérificateur général, s’élevait à 300 000 $.
[Français]
Le sénateur Carignan : J’aimerais rendre hommage aux gens qui ont travaillé à ce comité et à ce sous-comité et relever l’importance du travail qui a été fait.
Je suis tout à fait d’accord avec la sénatrice Moncion sur sa description de ce que devrait être le comité de vérification et son rôle. Je pense que vous avez décrit, de façon complète, ce que doit être ce sous-comité, et je suis 100 p. 100 d’accord avec vous. J’espère que tout le monde partage cette opinion sur ce que doit être un comité de vérification.
On a traversé des moments extrêmement difficiles, et cette pièce est probablement la dernière grande pièce du casse-tête de la transformation de toute l’organisation de l’administration du Sénat. Le scandale qui nous a frappés au cours des dernières années est probablement lié à l’absence de cette importante pièce que représente la vérification interne. Il y avait une personne qui se disait vérificatrice interne. Je ne veux pas lancer de pierre, mais, manifestement, son rôle était méconnu d’elle-même et de ses supérieurs. Son statut était fragile, elle était complètement subordonnée au greffier. Ses instructions venaient particulièrement du greffier, et son travail consistait à faire la chasse aux sorcières en essayant de trouver quelque chose dans le détail de certaines dépenses. Pendant qu’elle courait après la souris, elle ne voyait pas l’éléphant. C’est donc justement pour éviter ce type de situation que je pense qu’on doit mettre sur pied ce sous-comité de vérification et l’assortir d’une description de tâches, comme la sénatrice Moncion l’a merveilleusement bien décrit.
[Traduction]
Le sénateur Mitchell : Je répète ce que j’ai dit à la dernière réunion, mais les membres du comité n’étaient pas les mêmes. Tout d’abord, j’abonde dans le même sens que la sénatrice Verner au sujet des membres provenant de l’extérieur.
Dans un premier temps, je tiens à dire que le travail réalisé par le sous-comité est remarquable et très réfléchi. Le processus qui a été établi et l’attention qu’on y a portée sont très louables. Cependant, j’estime qu’on passe à côté d’un élément important, c’est-à-dire la représentation externe à ce comité. C’est une question de crédibilité. Ce que nous faisons en ce moment, nous le faisons en grande partie pour rétablir et renforcer notre crédibilité. Si nous gérons nous-mêmes tout le processus, nous risquerons d’avoir l’air de servir nos propres intérêts.
Il n’y a pas que la perception des gens qui compte et je ne suis pas en train de dire qu’elle devrait dicter nos efforts. Toutefois, j’estime qu’il y a des répercussions concrètes et pratiques. Nous sommes une organisation qui subit d’énormes pressions. À 11 heures, le 15 juin ou le 15 décembre, nous savons qu’il est facile de perdre de vue l’essentiel. Bon nombre d’entre nous ont personnellement vécu les difficultés que nous avons connues, et nous ne voudrions pas que cela se reproduise à l’avenir. Je pense qu’il est très important de tenir compte de la perception du public, même si cela peut parfois être difficile à faire.
Nous pourrions faire appel à des conseillers de l’extérieur. Il devrait au moins avoir deux membres externes sur cinq. Ils pourraient nous offrir une perspective différente, comme je l’ai déjà dit, dans le contexte de nos travaux.
Il y a deux arguments qui ont été invoqués contre cette proposition. Le premier est le coût. Il y aura un coût associé à l’entente proposée, et ce coût ne sera pas différent si nous avons deux personnes de l’extérieur.
Le deuxième argument concerne l’autonomie. Nous recevons des conseils de beaucoup de gens, notamment des commissaires, mais au bout du compte, c’est nous qui sommes responsables. Le comité peut essentiellement formuler les recommandations qu’il souhaite et celles-ci peuvent être rejetées par le Sénat.
Si deux représentants externes siégeaient au comité de la vérification et de la surveillance, ils ne nous diraient pas quoi faire. Ils nous feraient des recommandations. Ils ne mineraient pas plus notre autonomie que le commissaire à l’éthique, par exemple.
Je le répète, je considère que c’est un avantage d’avoir des gens de l’extérieur à ce comité. Je vais m’arrêter ici pour l’instant.
Le sénateur Wells : Je pense qu’il ne faut pas s’empêtrer dans ce genre de détails. Il y aura des conseillers externes au sein du comité. Le comité va embaucher un vérificateur interne qui assumera la fonction de vérification interne, formulera ses recommandations puis donnera ses conseils au comité, et le tout sera rendu public. Le Sénat a déjà un vérificateur externe qui conseillera le comité. Il recevra un mandat de ce comité, qui sera ensuite remis au Sénat.
La structure n’est peut-être pas exactement celle que vous avez proposée, mais tous les éléments sont là. Il ne s’agira pas seulement d’un vérificateur interne ou d’un vérificateur externe. Il y aura beaucoup de gens qui y contribueront, et la plupart ne seront pas des sénateurs. Au bout du compte, qu’il y ait des membres internes et externes qui siègent à ce comité, le rapport devra passer par le Sénat, qui est composé uniquement de sénateurs.
Le sénateur Plett : Le sénateur Wells a abordé l’une des questions que j’allais soulever. J’aimerais joindre ma voix à celle de la sénatrice Batters.
Tout d’abord, l’audit du vérificateur externe nous a coûté 27 millions de dollars pour nous permettre de récupérer 300 000 $. Ce n’est pas quelque chose qu’on peut qualifier de rentable.
Toutefois, ce n’est pas ce que j’avais à dire là-dessus. Étant donné que nous savons que le coût s’élève à 27 millions de dollars, je suis un peu troublé que nous publiions des documents qui font état d’un montant inférieur. Je ne sais pas exactement à quel moment nous nous sommes rendu compte que le coût réel était 20 p. 100 plus élevé, mais je crois que nous ne devrions pas publier des documents qui sont inexacts et dire que nous faisons du bon travail. Nous devons nous assurer d’avoir les bons chiffres.
Le président : Sénateur, si je puis me permettre, il semble que le chiffre de 23,4 millions de dollars est toujours celui qui figure sur le site web.
Le sénateur Plett : À ce moment-là, monsieur le président, il faudrait le corriger également.
Le président : Je vais m’en occuper, sénateur. Merci.
La sénatrice McCoy : Ma préoccupation va exactement dans le même sens que celle exprimée par le sénateur Plett et la sénatrice Batters, qui l’a d’abord portée à notre attention. Si la sénatrice Batters dit qu’elle a pu valider l’exactitude de ce montant, à ce moment-là, nous devrions utiliser ce chiffre. Selon moi, créer un comité de la vérification et de la surveillance en nous fondant sur des données financières inexactes est un très mauvais présage.
Le président : Y a-t-il d’autres questions? Une motion?
Le sénateur Wells : Je propose que le cinquième rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat soit adopté et que le président soit autorisé à en faire rapport au Sénat dans le but d’adopter les recommandations 1, 2 et 4, qui dépassent le cadre du mandat actuel du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration.
Le président : Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Des voix : D’accord.
Le président : Tous ceux qui sont contre? La motion est adoptée.
Encore une fois, je tiens à vous remercier, sénateur Wells, pour votre travail acharné. Nous vous en sommes très reconnaissants.
Le sénateur Mitchell : Étant donné qu’il s’agit du premier vote depuis que la nouvelle structure a été mise en place, je dois préciser que je suis membre d’office. Je n’ai donc pas le droit de vote, et c’est la raison pour laquelle je n’ai pas voté.
Le président : Mais votre contribution ne passe pas inaperçue, sénateur Mitchell.
Le sénateur Mitchell : Je voulais simplement que ce soit inscrit au compte rendu.
Le président : Le quatrième point à l’ordre du jour concerne les membres du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat. Nous devons reconstituer ce comité pour des raisons budgétaires.
Le sénateur Munson : Je propose que le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat soit composé des membres suivants : l’honorable sénatrice Jaffer, l’honorable sénatrice Moncion, l’honorable sénatrice Saint-Germain, l’honorable sénateur Tannas et l’honorable sénateur Tkachuk.
Le président : Y a-t-il des questions? Tous ceux qui sont pour la motion?
Des voix : D’accord.
Le président : Tous ceux qui s’y opposent? La motion est adoptée.
Le prochain point est le cinquième rapport du Sous-comité du programme et de la procédure.
Honorables sénateurs, conformément à l’ordre de renvoi adopté par le comité, le Sous-comité du programme et de la procédure est autorisé à prendre des décisions lorsque le comité n’est pas en mesure de se réunir. Il a l’obligation d’en faire rapport à la première occasion. J’ai donc l’honneur de déposer le cinquième rapport du sous-comité, qui porte sur les décisions qu’il a prises lors des réunions des 24 et 31 octobre 2017. Ce rapport vous a été fourni à titre d’information.
Y a-t-il des questions? Merci.
Passons maintenant au sixième point. Honorables sénateurs, avec l’adoption de la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs le 13 avril 2017, votre sous-comité a été autorisé, au besoin, à clarifier et trancher toute interprétation ambiguë, incertaine ou contestée de toute partie de la politique, si nécessaire, et à faire rapport de ses décisions.
J’ai l’honneur de présenter le sixième rapport du sous-comité, qui traite des changements apportés à la politique. Ce rapport vous a été fourni à titre indicatif.
Y a-t-il des questions? Merci.
Nous allons maintenant poursuivre nos travaux à huis clos, mais avant, j’aimerais saluer le vice-président du comité, le sénateur Munson, de l’Ontario. Je vous remercie de votre présence. Vous nous avez manqué au premier tour. Nous allons maintenant poursuivre à huis clos.
(La séance se poursuit à huis clos.)