Délibérations du Comité permanent de la
Régie interne, des budgets et de l'administration
Fascicule no 19 - Témoignages du 22 mars 2018
OTTAWA, le jeudi 22 mars 2018
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui, à 8 h 30, en séance publique et à huis clos, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour étudier des questions financières et administratives.
Le sénateur Larry W. Campbell (président) occupe le fauteuil.
[Traduction]
Le président : Bonjour et bienvenue à tous à la réunion du jeudi matin du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration. Avant de commencer, je voudrais souhaiter la bienvenue à la sénatrice Jaffer, que nous sommes heureux de revoir en pleine forme. Vous nous avez manqué.
La sénatrice Jaffer : Merci.
Le président : Honorables sénateurs, vous avez dans votre trousse le procès-verbal de la réunion du 1er mars. Y a-t-il des questions, des modifications? Quelqu’un veut-il proposer l’adoption du procès-verbal, s’il vous plaît? La sénatrice Moncion, appuyée par le sénateur Tkachuk. Tout le monde est d’accord?
Des voix : D’accord.
Le président : Entendu, il est adopté.
Je voulais juste faire le point. Lors de notre dernière réunion, le comité a approuvé un voyage à l’étranger pour les sénateurs Cools et Neufeld. Je voulais signaler au comité que les sénateurs avaient tous les deux annulé leur voyage et qu’ils ne soumettraient pas de rapport postérieur à un déplacement. Je voulais juste que tout le monde le sache. Ils ont eu des empêchements et n’ont pas pu effectuer le voyage.
Honorables sénateurs, nous passons maintenant au point no 2, le rapport du Groupe de travail consultatif sur les services de traduction parlementaire.
Le 21 septembre 2017, notre comité a demandé à un groupe de travail consultatif de bien vouloir se pencher sur l’entente conclue avec le Bureau de la traduction pour des services langagiers afin d’améliorer le niveau et la qualité des services de traduction et d’interprétation offerts au Sénat.
Au nom du groupe de travail, j’ai l’honneur de déposer le rapport. La présidente du groupe de travail, la sénatrice Ringuette, comparaît comme témoin, avec Céline Ethier, la greffière. Sénatrice Ringuette, vous avez la parole.
[Français]
La sénatrice Ringuette : Chers collègues, c’est avec plaisir que je vous présente aujourd’hui le rapport du Groupe de travail consultatif sur les services d’interprétation du Sénat. Plusieurs sénateurs ont soulevé des inquiétudes concernant le niveau de service et la qualité des services de traduction et d’interprétation offerts. Ce groupe de travail a été formé pour revoir l’entente touchant la prestation des services linguistiques conclus avec le Bureau de la traduction de Services publics et Approvisionnement Canada, en vue d’améliorer les services disponibles.
[Traduction]
Le groupe de travail s’est entretenu avec l’équipe de direction du Bureau de la traduction et avec l’Association internationale des interprètes de conférence afin de discuter des problèmes soulevés par les sénateurs et le personnel et de mieux comprendre pourquoi le système faisait défaut au Sénat. J’aimerais profiter de l’occasion pour remercier M. Stéphan Déry, le nouveau président-directeur général du Bureau de la traduction, et son équipe de direction de s’être rendus disponibles pour la rencontre et de s’être montrés attentifs à nos besoins. Ils sont déterminés à veiller à ce que les sénateurs et l’administration jouissent de services de la plus haute qualité.
À la suite des rencontres avec le groupe de travail, le bureau a étudié un échantillonnage aléatoire de traduction et d’interprétation préparé pour le Sénat. Un rapport détaillé présentant les résultats de cet examen et le plan d’action envisagé pour corriger les problèmes cernés sera déposé sous peu.
Entre-temps, un sommaire exécutif dudit rapport a été distribué aux membres du comité, ainsi que le rapport du groupe de travail. Il convient de féliciter l’équipe de gestion du bureau de ses efforts.
La recommandation principale du groupe de travail s’est attachée à la nécessité de mieux gérer les liens entre le Sénat et le Bureau de la traduction, afin d’assurer un meilleur dialogue entre les utilisateurs en bout de ligne, les sénateurs et leur personnel, d’une part, et le bureau, d’autre part, et afin d’établir un système de suivi des résultats et des plaintes.
À l’heure actuelle, le Sénat n’a pas de personne-ressource responsable de gérer l’entente et d’assurer de bons résultats. Le groupe de travail recommande qu’un gestionnaire soit nommé et que cette personne fasse rapport au Comité de la régie interne, des budgets et de l’administration sur l’état du service et sur tout problème méritant qu’on s’y attarde, et ce, sur une base annuelle. Le groupe recommande également que le Sénat travaille avec le Bureau de la traduction afin de mettre au point un processus de rétroaction pour les sénateurs et leur personnel afin de régler les problèmes de façon plus opportune et plus cohérente.
M. Déry et son équipe m’ont informé qu’un système sera en place d’ici le 15 octobre. Nous espérons que ce système permettra au bureau de générer des statistiques et d’autres mesures du rendement qui contribueront à assurer une qualité de service élevée.
[Français]
Comme le sénateur Carignan l’a mentionné lors de votre dernière rencontre, les comités du Sénat attendent souvent trop longtemps avant de recevoir la traduction de documents reliés aux réunions des comités. Le groupe recommande que le Bureau de la traduction assigne un nombre suffisant de traducteurs pour répondre aux besoins des comités et qu’on désigne des traducteurs attitrés — j’attire votre attention sur le mot « attitré » — aux comités du Sénat pour assurer la continuité et le développement d’un vocabulaire spécialisé. Ces traducteurs devraient aussi assister aux réunions quand on discute des projets de rapport des comités. M. Déry est ouvert à la possibilité d’un projet pilote avec un de nos comités.
Le groupe de travail recommande aussi que ce comité encourage le Bureau de la traduction à commencer à assigner des équipes d’interprètes attitrés au Sénat dès que possible, tout comme on le fait à la Chambre des communes — je le répète : tout comme on le fait à la Chambre des communes —, et qu’on étudie la possibilité d’établir des équipes d’interprètes attitrés aux comités du Sénat. Ceci permettrait aux interprètes de connaître les sénateurs et d’assurer une continuité dans l’interprétation.
[Traduction]
Pendant ses réunions, le groupe de travail a pris connaissance de certains problèmes liés à l’espace actuel fourni pour les interprètes. Le Bureau de régie interne devrait s’assurer que l’espace destiné aux interprètes dans le nouveau Centre de conférences du gouvernement réponde aux besoins du Bureau de la traduction et de son personnel et que la technologie la plus moderne soit disponible pour faciliter son travail dans la Chambre du Sénat et dans toutes les salles de comités sénatoriaux.
[Français]
Les membres du groupe de travail sont d’avis qu’il est primordial d’assurer la grande qualité des services de traduction et d’interprétation pour le Sénat. La Loi constitutionnelle de 1867, la Loi constitutionnelle de 1982 et la Loi sur les langues officielles contiennent toutes des dispositions qui permettent aux sénateurs de s’exprimer en français et en anglais, et qui prévoient la disponibilité de services d’interprétation simultanée. Il ne faut pas perdre de vue le fait que les Canadiens ont droit à des services de qualité équivalente dans les deux langues officielles. Les membres du groupe de travail sont d’avis que le Sénat doit faire ce qu’il peut pour garantir que, peu importe la langue qui est utilisée, ses publications et ses communications soient conformes aux normes les plus élevées en matière de traduction et d’interprétation, de manière à ce que les Canadiens aient le même accès au contexte et aux nuances du débat.
Ceci reprend encore les propos du sénateur Carignan lors de votre dernière rencontre. Les lacunes dans nos services de traduction et d’interprétation sont importantes, car elles touchent au privilège parlementaire et aux obligations constitutionnelles. C’est pour cette raison que les membres du groupe de travail sont d’avis que le comité devrait presser la ministre des Services publics et de l’Approvisionnement de fournir au Bureau de la traduction les ressources additionnelles nécessaires pour qu’il dispose de la capacité requise pour répondre aux exigences du Sénat, et pour qu’il puisse assigner le travail de traduction et d’interprétation en fonction de l’expérience et des connaissances pertinentes des interprètes et des traducteurs, et non en fonction du taux le plus bas.
Le groupe de travail recommande que le comité fasse adopter ce rapport par le Sénat afin que l’on puisse demander une réponse écrite de la part du gouvernement. J’espère que le rapport du groupe de travail sera diffusé à tous les sénateurs afin qu’ils puissent en prendre connaissance.
Je tiens à remercier les sénateurs qui ont participé à cette étude, particulièrement Céline Ethier, qui nous a fourni un travail de soutien extraordinaire.
Merci de votre attention. Je suis maintenant disposée à répondre à vos questions.
[Traduction]
Le président : Je vous remercie, sénatrice Ringuette. Je me joins à vous pour remercier non seulement les sénateurs ayant participé au comité, mais également le personnel et, plus particulièrement, Mme Ethier.
La sénatrice Batters : Sénatrice Ringuette, je vous remercie beaucoup pour votre rapport et l’exposé que vous avez fait aujourd’hui. Une des choses très surprenantes que j’ai constatées dans le rapport se trouve à la page 3, où il est indiqué que, lorsque vous avez rencontré des représentants de l’Association internationale des interprètes de conférence, « ils ont appris aux sénateurs que le bureau se sert du Sénat comme terrain d’entraînement ». À mon avis, cela pourrait être une source de problèmes, et c’est peut-être la raison pour laquelle nous éprouvons nos difficultés actuelles. Je me demandais donc si vous aviez des observations là-dessus — je n’ai pas vraiment vu de référence précise à ce problème dans vos recommandations et je me demande comment, dans les recommandations particulières que vous formulez, vous voyez une solution à ce problème.
La sénatrice Ringuette : Il faut reconnaître que les interprètes ne font pas la queue pour obtenir du travail. En fait, il est difficile de recruter des interprètes. J’appuie le fait que le Sénat participe aux activités de mentorat et d’orientation des nouveaux diplômés dans ce domaine parce que, comme dans tout autre secteur, il y a une attrition naturelle, et nous devons nous assurer que, à l’avenir, nous disposions du personnel nécessaire pour nous offrir les services dont nous avons besoin.
Les nouvelles recrues ne sont pas nécessairement la cause des plaintes que nous avons recueillies, mais je crois que le processus actuel permettant d’obtenir de la formation en milieu de travail pour les nouveaux interprètes constitue une des missions que nous devrions conserver.
La sénatrice Batters : Diriez-vous alors que l’échelle salariale payée par le Sénat n’est peut-être pas appropriée? Faut-il se pencher sur cette question?
La sénatrice Ringuette : Non, nous n’avons pas évalué l’échelle salariale et, lors des réunions que nous avons eues avec les interprètes du bureau, la question du salaire n’a jamais été soulevée.
La sénatrice Batters : Très bien. Je remarque aussi que l’une des principales recommandations que vous faites consiste à désigner un gestionnaire et que de cette recommandation découlent de nombreuses autres. Faudrait-il embaucher une nouvelle recrue? Combien de personnes ce gestionnaire superviserait-il? Avez-vous dit qu’il serait embauché d’ici le mois d’octobre? Le cas échéant, pourquoi attendre à octobre?
La sénatrice Ringuette : Nous ne recommandons pas l’embauche d’un nouvel employé sénatorial pour gérer le flux des communications ainsi que les relations continues avec le bureau. Nous disons plutôt que, parmi les employés administratifs actuels du Sénat, une personne devrait être responsable des relations avec le bureau pour que, s’il survient des problèmes, le bureau puisse communiquer directement avec l’Administration du Sénat.
Si vous examinez l’ensemble de la recommandation, vous constaterez que nous suggérons que cette personne-ressource avec le bureau vous fasse rapport une fois par année. Il ne s’agit pas d’une tâche supplémentaire importante, mais j’estime que c’est un élément clé en raison de la recommandation que nous formulons.
Parmi les problèmes constatés, qui ont mené à la création de notre groupe, il y avait le fait que les services fournis au Sénat, et plus particulièrement aux comités sénatoriaux, n’étaient pas du même niveau que ceux offerts à la Chambre des communes et aux comités de la Chambre. Quand je parle « d’équipe désignée », il y a une raison à cela. Cela découle du fait que différents comités et différents sénateurs utilisent une terminologie distincte. C’est un facteur important, surtout en ce qui touche l’interprétation, et nous estimons également que, lorsqu’un comité en est à l’étape du rapport, le traducteur qui sera affecté à la traduction de ce document devrait être invité à la réunion afin qu’il puisse comprendre la terminologie ainsi que les nuances faites par les sénateurs.
Nous espérons ainsi que ces différentes mesures permettront de corriger les problèmes dont nous entendons parler depuis de nombreuses années.
La sénatrice Batters : Très bien. Combien de personnes ce gestionnaire superviserait-il? Et avez-vous dit que c’est en octobre que cette personne devrait être affectée à ce rôle et, si c’est le cas, pourquoi attendre jusqu’à ce moment-là et ne pas agir plus rapidement?
La sénatrice Ringuette : La date exacte est le 15 avril.
La sénatrice Batters : Ah bon, vous avez dit avril, et non octobre?
La sénatrice Ringuette : Oui.
La sénatrice Batters : Très bien, et ce gestionnaire superviserait combien de personnes?
La sénatrice Ringuette : Le bureau gère ses interprètes et ses traducteurs. Tout ce que nous recommandons ici, c’est qu’un administrateur actuel du Sénat serve de lien avec le bureau parce que, à l’heure actuelle, les choses se passent en vase clos. Ils travaillent isolément. Il n’y a ni communication ni contact.
Selon moi, ce n’est pas une énorme tâche supplémentaire qu’on peut demander à un administrateur actuel du Sénat d’assumer.
La sénatrice Marshall : Merci, sénatrice Ringuette, du rapport et de votre exposé. Je m’intéresse à la recommandation no 4 qui porte sur les ressources supplémentaires. À quoi pensiez-vous ici? Pourriez-vous nous en dire un peu plus sur ces ressources supplémentaires?
La sénatrice Ringuette : En premier lieu, nous devons nous pencher sur la différence des normes de services offerts par le bureau entre la Chambre des communes et le Sénat. D’abord et avant tout, nous devons rectifier cette situation-là. C’est au Bureau de la traduction de gérer les ressources supplémentaires dont il aura besoin et de décider du mode de gestion de ces ressources. Le bureau a un contrat de gestion, un contrat avec le Sénat.
Toutefois, de son côté, le Sénat doit veiller à ce que le niveau de services offert aux deux Chambres soit le même. Ça, c’est la première chose à régler.
Dans le cadre de nos discussions de lundi avec M. Déry, il nous a dit qu’il s’était entretenu avec le sous-ministre de l’Approvisionnement et des Services. Il est nouveau à son poste. Il tient à faire un bon travail pour le bureau. Le système actuel de passation de contrats — car certaines des personnes qui travaillent pour le bureau sont des employés permanents, alors que d’autres sont des employés contractuels — faisait en sorte que le bureau était limité et tenu d’accorder le contrat à l’offre la plus basse.
Maintenant, M. Déry nous a annoncé, lundi, que le sous-ministre avait accepté une nouvelle norme d’impartition, un nouveau système qui sera basé sur une grille de sélection, qui tiendra compte de la qualité du rendement, à savoir de la qualité du produit et des délais de livraison.
La sénatrice Marshall : Donc, lorsque nous traitons avec Services publics et Approvisionnement, devrions-nous préciser les ressources supplémentaires nécessaires? En effet, lorsqu’on lit le rapport, on pourrait penser : « Bon, ils ne veulent qu’une adjointe administrative ». Donc, ne faudrait-il pas préciser ce qu’on veut pour être sûrs de l’obtenir?
La sénatrice Ringuette : Nous ne sommes pas en train de dire que le bureau a besoin d’une adjointe administrative, mais plutôt que le Sénat a besoin d’une personne-ressource qui servirait de lien entre le bureau et ce comité et qui ferait rapport au comité une fois par an. C’est au Bureau de la traduction de décider de la façon de gérer ses affaires, mais, par contre, la qualité des services qu’il offre au Sénat, c’est notre affaire.
La sénatrice Marshall : J’ai eu cette impression en lisant la phrase « Une adjointe administrative coordonnait le travail des interprètes à la Chambre des communes, mais pas au Sénat », et lorsque j’ai lu la recommandation no 4, j’ai cru qu’une des ressources supplémentaires nécessaires serait soit une personne de plus pour servir d’adjointe administrative, soit une réaffectation des tâches.
La sénatrice Ringuette : Je ne crois pas que nous ayons besoin d’un employé à temps plein. Je crois que le personnel administratif actuel…
La sénatrice Marshall : S’en chargerait?
La sénatrice Ringuette : Oui, exactement.
La sénatrice Marshall : On ne peut rien faire avec l’espace dont on dispose actuellement, n’est-ce pas, lorsqu’il est question des conditions de travail actuelles?
La sénatrice Ringuette : Lorsque nous avons rencontré les représentants de l’Association des interprètes et qu’ils nous ont parlé des conditions — nous ne voyons pas les interprètes, et ils ont du mal à voir qui a la parole au Sénat. Les interprètes sont perchés dans une petite cabine, où ils travaillent à trois. Ils ont du mal à respirer dans cet espace exigu, alors imaginez le mal qu’ils ont à fournir un travail professionnel dans de pareilles circonstances. Il est recommandé, entre autres, d’essayer, lors du déménagement dans les nouveaux locaux, d’offrir un milieu de travail adéquat à ces professionnels.
La sénatrice Marshall : Merci.
[Français]
Le sénateur Pratte : Sénatrice Ringuette, une chose m’a frappé dans le rapport. Le sondage qui a été fait auprès des sénateurs et du personnel et le test qui a été fait au sein du bureau indiquent un niveau de satisfaction, ma foi, relativement élevé. Le test démontre des résultats relativement bons par rapport à ce qu’on entend ou aux expériences dont on entend beaucoup parler. Ça semble démontrer qu’il y a des problèmes isolés. C’est davantage un problème de contrôle de la qualité qu’un problème généralisé. Comment expliquer l’écart entre ce que vous avez trouvé dans les entrevues et les tests et ce qu’on entend de façon anecdotique, mais très fréquemment comme problèmes? Il semble y avoir un écart dans les perceptions.
La sénatrice Ringuette : J’ai été personnellement déçue lorsqu’on a transmis le sondage aux sénateurs, aux greffiers et au personnel, compte tenu de la quantité de plaintes que j’entendais depuis quelques années. Il n’y avait pas eu une plus grande réponse pour nous indiquer où se situaient ces plaintes, et nous donner des exemples. J’ai été déçue. Aussi, à l’intérieur du Bureau de la traduction, ils ont une nouvelle personne au contrôle de la qualité qui a mené son propre sondage avec ce qu’ils avaient produit. Disons que le résultat, selon moi, était moyen. Je pense qu’un niveau de qualité moyen en cette institution n’est pas acceptable. Dans nos conversations, eux non plus ne trouvaient pas que c’était acceptable.
On leur a fait part de nos recommandations. Ils sont d’accord avec toutes nos recommandations. Le Bureau de la traduction n’avait même pas un mécanisme de plainte. Donc, on pouvait entendre des plaintes, mais les plaintes n’étaient dirigées nulle part. Maintenant, quand on dit qu’il y aurait un mécanisme le 15 avril, c’est un mécanisme semblable à ce que la Bibliothèque du Parlement offre quand elle fait des recherches pour un sénateur. Elle envoie la recherche, puis elle revient et demande aux sénateurs ou au personnel s’ils sont satisfaits de la qualité des recherches, et s’il y a des éléments additionnels dont elle devrait traiter. Donc, le Bureau de la traduction mettra en place un mécanisme similaire. On pourra connaître le nombre de plaintes, le genre de travail en question et les mesures correctives que pourra prendre le bureau.
Le sénateur Pratte : En ce qui concerne la question des interprètes et des traducteurs attitrés sur laquelle vous insistez, est-ce qu’on vous a donné une idée, dans vos échanges avec eux, de la faisabilité et de la complexité administrative de cela? Est-ce qu’on vise un objectif réaliste sans tout bouleverser, sans exiger des ressources considérables?
La sénatrice Ringuette : Cette pratique est déjà en place depuis des dizaines d’années à la Chambre des communes. Je le répète : ce qui m’a surpris, c’est que cette pratique d’équipe attitrée n’était pas une norme établie pour desservir le Sénat.
Le sénateur Pratte : Est-ce qu’on parle de millions?
La sénatrice Ringuette : Non, on ne parle pas de millions. On parle de quelques employés additionnels pour que les équipes soient toujours composées des mêmes personnes. Si l’on parle du Comité des banques, la terminologie est différente de ce qui est discuté au Comité de l’agriculture. Tout comme les équipes à la Chambre des communes, ils se familiariseront avec la terminologie et développeront leurs compétences pour chacun des comités. On ne parle pas de millions. Il s’agit de quelques employés de plus, mais la question fondamentale concerne la gestion du service.
Le sénateur Pratte : Merci.
[Traduction]
Le sénateur Plett : On a répondu à mes questions lorsque la sénatrice Batters a posé ses questions. J’aimerais toutefois faire quelques observations, si vous me le permettez.
S’est-on assuré d’avoir les meilleurs interprètes de la Colline pour la séance de ce matin, car ils sont très bons?
Le président : Nous avons toujours les meilleurs ici, sénateur.
Le sénateur Plett : Je ne veux pas critiquer les gens qui travaillent pour nous, mais ce que j’ai constaté — et cela s’applique à l’interprétation du français vers l’anglais, évidemment, car c’est la seule version que j’écoute — eh bien lorsqu’il y a beaucoup d’intervenants anglophones en série et que la personne qui interprète du français à l’anglais n’a pas beaucoup travaillé durant une séance, cette personne n’est pas prête lorsque, tout à coup, un orateur intervient en français. Il faut attendre 30 secondes ou une minute avant que la personne se rende compte que quelqu’un est en train de s’exprimer en français et qu’elle doit se mettre à interpréter. Le début de l’intervention nous échappe et cela me frustre. Toutefois, l’interprétation n’est pas nécessairement mauvaise une fois la personne lancée.
J’ai une autre frustration. C’est lorsqu’il y a un intervenant qui s’exprime assez bien dans les deux langues, comme le sénateur Pratte, qui saute souvent de l’anglais au français ou du français à l’anglais lorsqu’il s’exprime.
Le sénateur Munson : Il le fait volontairement, je le sais.
Le sénateur Plett : Je sais. Lorsqu’il s’exprime en français et se met à parler en anglais, l’interprétation arrête lorsqu’il arrête de parler en français et il y a un bout de phrase qui doit encore être interprété, mais je me mets à entendre l’anglais au micro plutôt que le reste de la phrase. Peut-être que l’interprète s’exprime, mais, soudainement, j’entends le parquet, et la dernière partie de la phrase m’échappe.
Sénatrice Ringuette, merci pour le travail que vous faites. J’espère que la personne qui encadrera cette situation essaiera de tenir compte de quelques-unes de ces nuances.
Ensuite, il y a des orateurs qui sont très clairs et que l’on comprend très bien. Je ne veux pas dire que le travail des autres interprètes n’est pas bon, mais ils parlent tout bas. Ils sont loin du micro et on les entend de loin. Nous devons dire à ces interprètes de s’installer directement devant le micro pour que l’interprétation soit plus claire.
Il s’agit là de quelques frustrations. Je suis déçu d’entendre qu’on a de meilleurs interprètes à l’autre endroit. C’est honteux, et nous devons travailler là-dessus.
C’étaient mes observations, monsieur le président. Merci beaucoup pour l’exposé.
La sénatrice Ringuette : Monsieur le président, j’aimerais faire quelques commentaires.
Sénateur Plett, un des problèmes en ce qui concerne votre constat quant au flux de l’interprétation lorsqu’on bascule d’une langue à l’autre, ce sont les installations physiques où se trouvent les interprètes. Un nombre restreint d’interprètes peuvent s’asseoir dans cet espace. Voilà pourquoi l’une des recommandations est de veiller à ce que les nouvelles installations que nous allons occuper pendant au moins une décennie soient à niveau.
Un autre problème majeur qu’on a soulevé se rapporte aux vidéoconférences en comité. La technologie à disposition des interprètes ne permet pas aux interprètes d’offrir les bons services qu’ils souhaitent offrir. Les salles de comité et la technologie à la disposition des interprètes, surtout lorsqu’il s’agit de vidéoconférences en comité, doivent être mises à niveau.
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : Sénatrice Ringuette, je tiens à féliciter votre groupe de travail, vous-même et Mme Ethier pour la qualité du rapport et des travaux effectués, mais aussi la qualité de votre présentation ce matin.
J’ai trois préoccupations à soulever. La première concerne un commentaire à la suite des remarques du sénateur Plett. Je pense effectivement qu’il faut distinguer entre notre appréciation des services de traduction et celle des services d’interprétation. Il faut noter que les conditions dans lesquelles nos interprètes exercent leurs fonctions ne sont pas faciles. Généralement, ils n’ont pas les textes des interventions à l’avance. Il y a effectivement des alternances, et c’est souhaitable, entre le français et l’anglais. Donc, il y a là des enjeux très importants.
Parmi vos recommandations, deux me paraissent primordiales : la cinquième et la dixième. Pour ma part, je découvre avec étonnement ce matin que non seulement le Sénat n’est pas le client numéro 2 du Bureau de la traduction, le numéro 1 étant la Chambre des communes, mais qu’il est un client secondaire. Cela m’apparaît évident. Il y a là, je crois, des enjeux d’organisation du travail, indépendamment des ressources et des budgets. Je ne comprends pas que, dans l’organisation du travail, on n’ait pas déjà compris qu’il fallait spécialiser les traducteurs et les interprètes, et les assigner, de façon générale, selon le volume de travail, à des comités et à des champs particuliers.
Je souscris donc à votre recommandation no 5, qui est vraiment fondamentale et essentielle.
La recommandation no 10 porte sur un enjeu qui sera important dans la gestion de l’acquisition des ressources. Même si le Bureau de la traduction a des ressources additionnelles — et je comprends que c’est essentiel avec la hausse de la demande —, il faut changer les modalités contractuelles en matière de services professionnels. L’enjeu de la qualité des services doit être examiné en perspective avec celui du moindre coût, mais celui du moindre coût ne doit pas être en soi un facteur d’élimination. Je vous invite donc à insister là-dessus lors de vos discussions.
Vous souhaitez rencontrer de nouveau tant le ministre que le personnel du Bureau de la traduction. Je pense qu’il y a un enjeu majeur et prioritaire à rencontrer le ministre et à lui faire part de l’ensemble des doléances du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration. Nous verrons la réaction au Sénat.
Encore une fois, merci beaucoup.
La sénatrice Ringuette : Merci, sénatrice Saint-Germain. C’est également une des raisons pour lesquelles le comité demande au Comité de la régie interne de déposer le rapport de notre groupe de travail au Sénat, afin qu’on puisse demander une réponse de la part du gouvernement. Donc, il faut forcer la note. Je crois que ce serait une façon pour nous, les sénateurs, de forcer la note relativement à la façon dont se fait l’évaluation des contractants. Nous l’avons déjà acquis, par l’entremise de M. Déry, pour ce qui est des contractants qui vont offrir leurs services au Sénat par l’entremise du Bureau de la traduction. Toutefois, il faut le reconnaître que le problème est encore plus grand. Si on peut contribuer à changer les paramètres, tant mieux.
La sénatrice Saint-Germain : L’occasion est là. Merci.
Le sénateur Carignan : J’ai plusieurs choses à mentionner. Je voudrais peut-être faire un commentaire sur le sondage de satisfaction des services. C’est difficile de répondre à un sondage sur la qualité de la traduction si on n’est pas parfaitement bilingue. Si on est unilingue dans une des deux langues, on peut trouver la traduction très bonne, mais on n’est pas en mesure de la juger. Cela peut déjà avoir biaisé une partie du sondage. Selon moi, la qualité est probablement moindre que ce que le sondage révèle. Par exemple, pour la traduction, il est dit : 44 « très bon », 32 « bon ». Il y a quand même des façons d’apporter des améliorations — énormément.
J’aimerais faire une autre remarque concernant la suggestion du sénateur Plett relativement au début et à la fin de la traduction, et au fait qu’il manque parfois une phrase : il faut que les gens comprennent que ce n’est pas un travail facile de faire de la traduction, ce n’est pas un travail facile de faire de la sténographie non plus, et nous devons nous-mêmes, les sénateurs, nous questionner sur la façon dont nous nous adressons à la Chambre, de façon à avoir un débit peut-être parfois un peu plus lent. Nous devons être plus conscients du fait que nos propos sont traduits. Également, le fait de passer d’une langue à l’autre à l’intérieur d’une phrase va automatiquement créer cette situation. Donc, nous devons être conscients que c’est traduit, qu’il y a également une prise de notes en sténographie qui se fait en même temps, et cela représente une certaine formation. Je suggère qu’on ait peut-être une sensibilisation à cela, ou des ateliers, afin que les sténographes ou les traducteurs viennent nous expliquer la problématique de ces situations afin que nous en soyons conscients lorsque nous prenons la parole au Sénat.
Voilà pour ce qui concerne la traduction en temps réel. Le point suivant porte sur la traduction de documents. Là, c’est problématique, notamment pour la qualité des rapports. La sénatrice Moncion est ici pour en témoigner. Je ne pourrais pas compter le nombre de fois où, au Comité des affaires juridiques, avec l’aide de la sénatrice Fraser, nous avons dû nous asseoir pour récrire le français, parce que c’était épouvantable. Ce n’est pas notre travail de le faire, et c’est inacceptable.
L’autre point, c’est le dépôt de documents en français. Lorsque des documents sont déposés en anglais aux comités et qu’ils ne sont pas traduits au même moment, cela m’offusque au plus haut point, et ce, parce qu’on n’imaginerait jamais faire l’inverse. On ne déposerait jamais un document uniquement en français auprès de sénateurs anglophones, parce qu’on aurait peur de leur réaction. Nous, les francophones, nous l’acceptons sans broncher parce que nous croyons que ce sera trop compliqué.
« Trop compliqué, » ce n’est pas mon droit constitutionnel. Mon droit constitutionnel, c’est de recevoir ma version du document au même moment que mon collègue sénateur anglophone reçoit la sienne, pour que je ne subisse pas un désavantage lié au fait qu’il me manquerait des nuances, des arguments ou une partie de préparation. C’est inacceptable. Souvent, nous allons recevoir la traduction après la comparution du témoin.
Vous ne semblez pas avoir traité directement cet aspect, soit que si on prévoit plus de ressources, on pourrait obtenir ces traductions plus rapidement.
J’aimerais vous entendre à ce sujet.
La sénatrice Ringuette : Je suis tout à fait d’accord quant à la difficulté, surtout à l’intérieur de la Chambre. Il ne faut pas oublier que les sténographes sont sur le parquet de la Chambre alors que les interprètes sont en haut. C’est d’autant plus difficile pour eux, compte tenu de la distance et de l’espace extrêmement restreint où ils sont. C’est pour cette raison que nous vous recommandons de veiller à ce que les interprètes aient un endroit adéquat dans les nouveaux espaces, parce que c’est primordial.
En ce qui a trait aux rapports de comité, leur ébauche est faite en collaboration avec le personnel de la Bibliothèque du Parlement et la présidence. Avant même l’ébauche, le comité a tenu une discussion informelle sur les grandes lignes et l’orientation. Il faut que la personne appelée à traduire le rapport, que ce soit en anglais ou en français, soit présente jusqu’à la fin. Dans plusieurs situations, ce n’est pas acceptable que les sénateurs soient obligés de corriger la version originale ou traduite d’un rapport de comité. On croit que cette mesure devrait certainement aider.
L’autre mesure, c’est d’avoir du personnel attitré. On le recommande, et cela aussi devrait aider. Je crois qu’on a certaines responsabilités envers le service aussi à titre de sénateurs. Lorsqu’on a l’intention de prononcer un discours au Sénat, on devrait avoir la courtoisie de le transmettre au Bureau de la traduction pour lui faciliter la tâche et pas cinq minutes avant de parler, parce qu’en haut, ils n’ont pas les installations pour le recevoir.
À quelques reprises, le Bureau de la traduction, particulièrement les interprètes, a demandé d’avoir un espace pour ses installations, ce qui faciliterait leur tâche. Ils n’ont reçu aucune réponse à leur demande. Ils nous ont remis une lettre après la rencontre formelle.
Nous avons du travail à faire si nous voulons améliorer la qualité du service. Tout le monde pourra en bénéficier.
Le sénateur Munson : Je vous félicite pour votre rapport, sénatrice. J’ai une question à poser et une observation à faire en anglais. Ce n’est pas mal, hein? Quelques mots en français. Quelle surprise pour vous tous!
[Traduction]
Je suis membre du Comité de vision et de planification à long terme, et vous avez mentionné à plusieurs reprises votre recommandation no 8, qui vise à ce que le comité veille à ce qu’il y ait des locaux adéquats pour les interprètes dans le nouvel édifice du Sénat — pas le centre de conférences, mais le nouvel édifice du Sénat.
Dans le rapport que nous examinons — et Brigitte Desjardins pourra peut-être m’aider —, je ne pense pas qu’on mentionne que les interprètes ont été invités à venir avec Travaux publics pour voir à quoi ressemble l’espace. Ont-ils été consultés? Parce qu’il faut que nous ayons leur appui. Est-ce que les interprètes ont eu l’occasion, comme nous, à plusieurs reprises, de se rendre dans le nouvel édifice du Sénat pour voir les locaux qui leur sont réservés? C’est un endroit impressionnant, et nous allons y emménager dans quelques mois probablement, alors il est un peu tard pour s’en assurer. Il nous faut nous assurer que les interprètes sont satisfaits de l’espace et qu’ils peuvent nous voir à l’œuvre.
[Français]
La sénatrice Ringuette : Je vous remercie de vos efforts dans la langue de Molière.
Le sénateur Munson : Acadienne.
La sénatrice Ringuette : Je tiens aussi à vous remercier d’en avoir pris note, étant donné qu’une de vos responsabilités concerne les nouveaux locaux pour le Sénat. Je vous invite à faire preuve de leadership et à inviter les représentants du Bureau de la traduction à visiter les nouvelles installations, et à vous assurer que si des changements doivent être apportés, qu’ils le soient. C’est la réalité. Je me suis toujours dit que là où il y a des problèmes, il y a des solutions. Je suis persuadée, sénateur Munson, que votre intérêt fera en sorte que vous allez faire le suivi avec le groupe.
Le sénateur Munson : Merci.
La sénatrice Moncion : L’une des situations qu’on a vécues, c’est qu’un rapport en anglais a été préparé par un comité parce que c’était urgent. On a reçu la version française du rapport en question une heure avant qu’il ne soit déposé au Sénat. Donc, on n’a eu qu’une heure pour l’examiner et y apporter les corrections nécessaires. C’est l’un des cas. Pour être en mesure d’évaluer la qualité de la langue ou de la traduction, il faut avoir en mains le document en anglais pour déterminer si la traduction est bonne. Seul un francophone bilingue peut faire ce travail. L’anglophone ne va regarder que la version anglaise. C’est normal. J’ai cessé de faire la comparaison entre la version anglaise et la version française. Je ne regarde que la version française. Ce n’est pas à moi de vérifier la traduction. Si les rapports étaient rédigés d’abord en français, alors le fardeau de vérifier l’exactitude de la traduction serait dirigé vers nos collègues anglophones pour qu’ils expérimentent ce que c’est que de n’avoir qu’une heure pour regarder, à la dernière minute, un rapport de 30 pages.
Il y a un trop grand décalage entre le moment où le rapport en anglais est disponible et le moment où le rapport est offert en français. Il y a le temps qu’on nous donne entre la fin de la rédaction du rapport et la date où il devra être déposé au sein d’un comité. Cette échéance — et c’est sur cela que j’aimerais vous entendre — de déposer un rapport à telle date cause un problème. Par exemple, le rapport a été terminé la veille; on le déposera le lendemain. On a seulement une version ou la version qui a été traduite a été faite rapidement et le contrôle de qualité n’a pas pu être fait. Devrait-il y avoir un délai minimum d’une semaine ou à tout le moins de trois ou quatre jours entre le moment où le rapport est terminé et sa présentation au Sénat pour permettre sa traduction et son étude par le comité?
La sénatrice Ringuette : Cette responsabilité nous incombe, particulièrement les sénateurs francophones, parce que nous nous retrouvons le plus souvent dans cette situation. Tant que notre comité n’aura pas les deux versions des documents à l’étude, nous ne procéderons pas à l’étude. Le Sénat ne perdra pas l’équilibre en raison d’un délai de quelques jours. Cela forcera la note auprès des présidents des comités, des greffiers des comités et du personnel de recherche. Je suis contente que vous ayez souligné ce fait, parce que je veux profiter de cette occasion pour renchérir auprès du sénateur Carignan qu’on doit insister sur ce fait. Je suis un peu coupable moi aussi à titre de membre de différents comités du Sénat. Certains témoins qui comparaissent devant nous n’ont pas les documents dans les deux langues officielles. Je suis désolée, mais je pense que nous avons été un peu trop accommodants.
[Traduction]
Le président : Je pense que nous nous égarons un peu. Non pas que je ne suis pas d’accord avec ce que vous dites, je suis d’accord, mais je pense que nous nous éloignons du rapport et que nous parlons plutôt maintenant des changements à apporter pour empêcher que se produisent les situations que mentionnait la sénatrice Moncion. Je l’ai déjà dit à maintes reprises; je suis d’accord avec vous. Je pense que nous nous éloignons du rapport en tant que tel.
Le sénateur Carignan : Je ne suis pas d’accord.
[Français]
On ne pourrait être plus dans le sujet que ça. Je m’excuse, mais on est directement dedans.
[Traduction]
Le président : Merci beaucoup. J’apprécie votre observation.
[Français]
La sénatrice Moncion : J’aurais peut-être une recommandation à formuler. Dans nos règles, est-ce que cela pourrait être écrit quelque part que le dépôt d’un rapport doive être fait, par exemple, dans les cinq jours ou une semaine avant d’être présenté à un comité? Pourrait-on le recevoir au moins une semaine avant la réunion?
[Traduction]
Le président : Je le répète, sénatrice, ce n’est pas de cela dont nous parlons. C’est une question tout à fait différente. Je sais que le sénateur Carignan n’est pas d’accord, mais nous traitons de ce rapport en particulier. Je pense que c’est une question qui devrait être soulevée et dont nous devrions discuter, mais il faut prévoir le temps pour cela.
Honorables sénateurs, êtes-vous d’accord pour que le rapport et les recommandations soient adoptés?
Des voix : D’accord.
Le président : Que je dépose le rapport au Sénat et que nous demandions une réponse de la part du gouvernement?
Des voix : D’accord.
Le président : Tous ceux qui sont en faveur?
Des voix : D’accord.
Le président : Adopté. Merci beaucoup. Et encore une fois merci pour votre travail. C’est un très bon document.
Honorables sénateurs, le prochain point porte sur la Stratégie concernant le mobilier de bureau du Sénat.
Le sénateur Tkachuk : Il nous faut une stratégie pour le mobilier?
Le président : J’invite Brigitte Desjardins, directrice générale, Direction des biens et des services, et Caroline Morency, directrice, Vision et plan à long terme et locaux, à prendre place à la table des témoins.
Merci beaucoup d’être venues aujourd’hui. À vous la parole.
Brigitte Desjardins, directrice générale, Direction des biens et des services, Sénat du Canada : Merci, monsieur le président.
Avant que je commence, monsieur le président, me permettez-vous de répondre aux questions au sujet de la traduction? Il y a de très bonnes questions qui ont été posées par…
Le président : Non.
Mme Desjardins : Non, pas aujourd’hui?
Le président : Non.
Mme Desjardins : Une autre fois, alors. Parlons donc du mobilier.
Le président : Oui, merci.
Mme Desjardins : Tout d’abord, merci beaucoup, honorables sénateurs. Bonjour. Nous sommes ici pour discuter de la stratégie du mobilier. C’est Caroline qui va expliquer la stratégie en tant que telle, mais, pour vous situer, comme vous le savez, nous allons entreprendre des déménagements importants au cours de l’année qui vient. Nous avons pensé que le moment serait bien choisi, par souci de prudence financière, et pour être des gardiens responsables de nos biens mobiliers, d’examiner le plan d’ensemble pour le mobilier que nous avons dans notre inventaire et de penser à nos futures acquisitions.
Je vais laisser Caroline vous expliquer la stratégie. Par ailleurs, elle fera son exposé en français, pour ceux qui auront besoin d’interprétation. Merci beaucoup. Ensuite, nous serons prêts à répondre à vos questions.
[Français]
Caroline Morency, directrice, Vision et plan à long terme et locaux, Sénat du Canada : Honorables sénateurs, monsieur le président, merci de nous recevoir. Nous sommes ici aujourd’hui pour vous demander l’autorisation de lancer un processus concurrentiel afin de conclure une ou des offres à commande pour l’achat de mobilier de bureau pour le Sénat en fonction des besoins, bien entendu, pour un montant maximum de 250 000 $ sur une période de cinq ans. L’offre à commande existante prend fin le 30 juin 2018, dans quelques mois.
Lors de la réinstallation provisoire du Sénat au Centre de conférences et au 40, rue Elgin, à Ottawa, en 2018, Services publics et Approvisionnement Canada fournira l’ensemble de l’ameublement neuf pour les bureaux des sénateurs, à part certains meubles patrimoniaux. Aucun meuble ne sera déménagé de l’édifice du Centre ou à l’entrepôt provisoire du Centre de conférences. Nous avons fait une évaluation préliminaire l’an dernier qui nous a permis de conclure que la majorité du mobilier de l’édifice du Centre est en bon état. Nous proposons donc d’utiliser le mobilier existant, jugé en bon état, qui se trouve dans l’édifice du Centre afin de remplacer au besoin le mobilier endommagé dans les locaux de l’édifice de l’Est et de l’édifice Victoria jusqu’à ce que ces édifices soient fermés aux fins de rénovation. Nous comptons faire de même avec les bureaux de l’administration en fonction des besoins.
Également, l’utilisation accrue des tablettes et ordinateurs portatifs dans les bureaux a généré une demande croissante pour du mobilier de bureau plus ergonomique et adapté aux nouveaux outils technologiques que nous utilisons maintenant. Nous comptons aussi inclure dans le nouveau contrat des articles ergonomiques comme des chaises et des bureaux ajustables afin de répondre aux besoins particuliers des sénateurs et du personnel du Sénat. Lors de la fermeture de l’édifice du Centre, le mobilier jugé en bon état sera déménagé au nouvel entrepôt dont le Sénat disposera au 95, rue Noël, à Gatineau. Au besoin, nous utiliserons l’atelier de finition du Sénat pour améliorer les meubles légèrement égratignés. Ils seront par la suite utilisés dans les bureaux de l’édifice de l’Est ou de l’édifice Victoria.
Nous demandons donc votre autorisation pour conclure une ou plusieurs offres à commande pour un montant maximum de 250 000 $ réparti sur cinq ans.
Je vous remercie de votre attention et je vous invite à poser vos questions.
[Traduction]
Le président : Y a-t-il des questions?
La sénatrice Marshall : Oui, j’en ai deux.
Merci beaucoup de votre exposé. Ma première question porte sur les répercussions financières. Vous avez donné les montants de dépenses pour trois exercices, mais l’exercice actuel touche à sa fin. Avez-vous déjà les chiffres pour cet exercice-ci?
Mme Desjardins : Pour l’instant, nous n’avons que les chiffres pour 2016-2017, mais nous n’avons pas encore les chiffres pour 2017-2018. Cela dit, nous pouvons vous les fournir dès que nous les aurons.
La sénatrice Marshall : Oui, j’aimerais les voir.
Ma dernière question porte sur la deuxième recommandation, où vous indiquez un montant maximum de 250 000 $ sur cinq ans. S’agit-il de 250 000 $ par année ou de 50 000 $ par année?
Mme Morency : C’est sur cinq ans, donc, en moyenne, 50 000 $ par année.
La sénatrice Marshall : D’accord, merci beaucoup.
Le président : Puisqu’il n’y a pas d’autres questions, pouvons-nous adopter la motion suivante : que l’Administration du Sénat recycle le mobilier de l’édifice du Centre pour remplacer le mobilier dans les édifices Victoria et de l’Est, au besoin, ainsi que dans les bureaux d’administration du Sénat; et que le processus d’approvisionnement pour du nouveau mobilier ergonomique, par exemple des chaises, des tables ajustables, et autre mobilier soit limité à 250 000 $ sur les cinq prochaines années?
Motion proposée par le sénateur Munson et appuyée par le sénateur Tkachuk. Êtes-vous en faveur de cette motion?
Des voix : D’accord.
Le président : Que ceux qui sont contre lèvent la main. La motion est adoptée, merci.
Merci à tous d’être venus aujourd’hui.
Le point no 4 à l’ordre du jour concerne une motion du sénateur Plett sur les réunions des sous-comités du CIBA.
Le sénateur Plett : Actuellement, le Comité de la régie interne compte sept sous-comités différents, en plus du Sous-comité du programme et de la procédure. Les sénateurs qui siègent à ces comités sont également membres d’autres comités, et le Sénat établit l’horaire de réunions des comités, qui fait l’objet d’un accord par le leadership du Sénat, et l’horaire des réunions est géré par les whips.
Les whips et groupes de liaison ne sont pas au courant des réunions des sous-comités du CIBA. Ces sous-comités établissent leur propre horaire de réunions et se réunissent en conséquence. En raison du potentiel de conflits d’horaire avec d’autres réunions de comité, les sous-comités du CIBA se réunissent actuellement pendant les heures de séance du Sénat, ce qui rend la chose très difficile pour ceux d’entre nous qui essayent d’être présents à la Chambre. C’est particulièrement vrai lorsque nous devons y être pour faire un discours ou pour nous assurer d’être en nombres suffisants. Récemment, ces réunions ont créé un conflit entre l’obligation des sénateurs d’être à la Chambre haute et celle d’assister aux réunions de leur sous-comité.
La motion proposée vise donc trois objectifs : qu’un seul sous-comité se réunisse en même temps que le Sénat siège; que les whips ou liaisons des groupes soient avisés de toutes les réunions des sous-comités du CIBA; et que, si deux sous-comités se réunissent en même temps, les whips et groupes de liaisons résolvent les conflits d’horaire.
Je ne crois pas devoir expliquer davantage, monsieur le président, mais j’aimerais ajouter, à titre de whip — et j’en ai parlé à mes homologues — que nous connaissons des difficultés. Ceci ne concerne pas les comités directeurs, car ceux-ci se réunissent aussi quand ils peuvent le faire. Je sais que nous avons tous des horaires très exigeants.
Je demande que nous procédions de la sorte, et nous, en tant que whips, tenterons encore de trouver des solutions lorsque la situation est impossible, mais au moins les greffiers communiqueraient avec nous afin que nous puissions, d’une façon ou d’une autre, gérer ces cases horaires. Je crois que vous avez reçu une motion. Je propose cette motion.
La sénatrice Marshall : Je suis whip depuis quatre ou cinq ans et je dois avouer, sénateur Plett, que je suis tout à fait d’accord avec votre recommandation et que je vous appuierai à 110 p. 100. Merci.
La sénatrice Moncion : Cette motion ne vise que le comité CIBA?
Le sénateur Plett : Elle vise les sous-comités du comité CIBA. Ce sont les seuls sous-comités qui existent.
La sénatrice Moncion : Vous avez répondu à mes deux questions, car j’allais demander si d’autres comités…
Le sénateur Plett : Oui. Désolé, il y a aussi celui des anciens combattants, mais il a une case horaire régulière. Il s’agit aussi d’un sous-comité.
La sénatrice Moncion : Ce sous-comité se réunit-il pendant les séances du Sénat?
Le sénateur Plett : Non, il se réunit le mercredi à midi.
La sénatrice Moncion : Y a-t-il une raison qui empêche les sous-comités du CIBA de faire la même chose?
Le sénateur Plett : C’est en fait ce que je propose que l’on essaie. Par le passé, il n’y en avait pas et c’est pourquoi ils ont fixé des réunions. Bon nombre d’entre nous aimeraient pouvoir sortir du Sénat et aller à une autre réunion plutôt que de devoir rester au Sénat et d’écouter, moi ou un autre, radoter.
La sénatrice Moncion : Peut-on préciser qu’il s’agit du CIBA?
Le sénateur Plett : Je crois que la motion précise qu’il s’agit du CIBA.
Le président : La motion précise qu’il s’agit du CIBA. Un autre whip, le sénateur Mitchell.
Le sénateur Mitchell : Je suis un agent de liaison. Je suis d’accord avec la terminologie employée par le sénateur Plett, qui est whip. Je voulais tout d’abord le remercier d’avoir pris l’initiative de convoquer une réunion des whips et des agents de liaison. La réunion a été très productive. Il a raison, et j’appuie la motion.
La sénatrice Saint-Germain : Moi aussi, j’appuie vivement la motion, et j’irai même plus loin. J’estime que nous devrions réviser le nombre de sous-comités que nous avons. Je ne parlerai pas d’un éventuel comité de la surveillance et de la vérification — c’est une autre paire de manches —, mais j’estime qu’au moins deux comités pourraient fusionner.
Le président : Nous pourrons en parler une fois que nous aurons réglé ceci.
Le sénateur Housakos : Je voudrais donner une autre perspective parce que tous les whips et les facilitateurs ont donné leur avis, mais je voudrais le faire en qualité d’ancien membre d’un comité directeur. Je tiens à rappeler à mes collègues que bon nombre de ces sous-comités et groupes de travail font le gros du travail de ce comité, qu’ils entreprennent un travail important, qu’ils doivent rendre compte au comité directeur de leurs activités, et que, à un moment donné, les questions finissent par nous être transmises.
Compte tenu des contraintes de temps — et je sais qu’il leur est déjà difficile de se rencontrer — si on complique encore pour eux l’organisation des réunions, gardez à l’esprit que cela va créer un engorgement avec lequel l’administration et le comité directeur devront composer.
Le sénateur Munson : Après sept années en tant que whip, puisqu’il ne me reste pas tant d’années à vivre, sauvez-moi la vie, de grâce.
Le président : Ceci doit émaner du syndicat des whips. Ils sont tous ici, je sais. Je m’étonne que vous ne vous soyez pas fait accompagner d’anciens membres pour l’occasion.
[Français]
Le sénateur Pratte : Puisqu’on a parlé des traductions, je vois une petite erreur dans la version française. À la dernière phrase, on dit : « Les whips et les liaisons de groupe conviennent sur les heures de séance de chaque sous-comité ». Or, on devrait lire : « Les whips et les liaisons de groupe conviennent des heures de séance de chaque sous-comité ».
[Traduction]
Le président : Est-ce que vous pourriez me donner une idée de la façon dont cette phrase pourrait être reformulée?
[Français]
Le sénateur Pratte : « Les whips et les liaisons de groupe conviennent “sur les” heures de séance de chaque sous-comité », alors que l’on devrait lire : « Les whips et les liaisons de groupe conviennent “des” heures de séance de chaque sous-comité ».
Le sénateur Carignan : Les « liaisons de groupe », c’est un peu bizarre, non?
[Traduction]
Le président : Donc, dans la version française, on changerait le libellé pour « conviennent des heures de séance ».
Le sénateur Pratte : C’est juste.
Le président : Y a-t-il d’autres questions? Il est proposé par l’honorable sénateur Plett qu’un seul sous-comité soit autorisé à se réunir en même temps que le Sénat siège, que les whips et les liaisons de groupe soient avisés de toutes les réunions de sous-comités et, que, si deux ou plusieurs sous-comités doivent se réunir pendant que le Sénat siège, les whips et liaisons de groupe conviennent des heures de séance de chaque sous-comité. Qui est en faveur de cette proposition?
Des voix : D’accord.
Le président : Que ceux qui sont contre lèvent la main. La motion est adoptée. Merci beaucoup. Merci beaucoup, sénateur Plett.
Au point no 5, nous avons les options pour l’approbation des déplacements à l’international. Par suite de notre discussion tenue lors de la réunion du 1er mars, une note d’information a été préparée, laquelle décrit trois possibilités en ce qui concerne ces demandes. Ce serait : le statu quo, le statu quo avec certains critères, et l’interdiction ferme d’effectuer des déplacements à l’international à part ceux de l’AII et des comités. Cette note d’information se trouve dans votre trousse.
J’aimerais que nous en discutions. Je tiens à vous dire que selon moi, il faudrait fermement interdire les déplacements à l’international.
Le sénateur Munson : Je sais que le débat va être animé. Nous avons fait le va-et-vient pendant toutes les années que j’ai passées ici — presque 15, maintenant — et je tiens à signaler fermement, aux fins du compte rendu, que je suis en faveur des déplacements à l’international. Il faut qu’ils soient adéquatement gérés. Cela a été difficile pour bien des gens. Nous avions l’habitude d’effectuer deux voyages par année. Nous sommes ensuite passés à un voyage, puis à plus aucun. Maintenant, il y a des gens qui demandent de pouvoir voyager pour assister à certains événements qui se passent ailleurs dans le monde.
Nous n’avons vraiment pas de frontières en tant que sénateurs au Canada parce que le travail que nous faisons va au-delà des frontières du pays et des organisations — que ce soit des groupes de femmes, des groupes aux besoins particuliers ou d’autres — nous portons la responsabilité de devoir montrer le visage du Sénat, non seulement ici, mais aussi dans d’autres régions du monde.
J’ai eu la chance d’être associé avec Jeux olympiques spéciaux internationaux et Olympiques spéciaux Canada. De plus, le Sénat a eu l’amabilité de payer mes voyages récents à Shanghai et en Autriche, entre autres.
Nous avons des équipes de 150 personnes avec des besoins spéciaux qui représentent le Canada à l’étranger. On nous demande de les rejoindre pour représenter le Sénat, tenir des discussions, remettre des médailles et parler aux ambassadeurs. Nous parlons du Sénat, de son travail, de ses besoins sociaux et du fait que nous sommes présents pour protéger et appuyer les droits des minorités. Ces occasions sont très gratifiantes selon moi.
Je crois qu’il nous faut utiliser ces voyages judicieusement. C’est ce que j’ai fait, tous les deux ans ou peu importe quand ont lieu ces jeux, et je sais que cela change la donne d’être sur place. Cela peut également avoir une incidence sur les projets de loi qui se retrouvent devant nous plus tard ou dans un budget présenté, en ce qui concerne des groupes comme les Olympiques spéciaux ou d’autres. C’est vrai pour les Jeux paralympiques également et d’autres occasions.
Je sais qu’il existe un peu de controverse et de réticence. Certains voudraient qu’on cesse de faire ces déplacements. Nous avons, tout de même, le droit d’aller aux Nations Unies, par exemple, pour représenter le Canada au sujet des droits des enfants et des droits des personnes vivant avec des handicaps. Rien ne nous empêche de nous rendre à New York ou de rencontrer nos collègues politiciens à Washington. Si nous sommes judicieux et que nous maintenons des coûts bas, nous avons l’occasion de représenter notre pays à titre de sénateurs lorsque nous voyageons à l’étranger. Merci.
La sénatrice Marshall : Je n’appuie pas la première option, qui prévoit un statu quo sans critères formels. Pour ce qui est de la deuxième option, c’est-à-dire le statu quo avec des critères, j’y vois un problème. C’est une question de jugement. Lorsque vient le temps de songer à la rentabilité, un sénateur pourrait estimer que le voyage en vaut la peine, tandis qu’un autre sénateur penserait le contraire. Je crois que nous aurons beaucoup de débats sur la pertinence ou la non-pertinence de ces voyages.
J’appuie la troisième option, qui vise l’interdiction complète. C’est ce que nous devrions faire selon moi. Gardons la possibilité d’aller à New York et à Washington, cela ne me dérange pas, mais j’appuie la troisième option.
Le sénateur Housakos : J’ai déjà participé à certaines décisions et à l’examen de demandes à titre d’ancien membre du comité directeur. Je peux donc vous expliquer pourquoi nous avons, à un certain moment, apporté un peu de souplesse au processus. Le sénateur Munson a tout à fait raison. À une époque, c’était l’interdiction complète. Certains avaient alors soulevé de bons arguments, tout comme vient de le faire le sénateur Munson. Au fil du temps, inévitablement, les sénateurs se sont mis à avoir des exigences de plus en plus nombreuses et à présenter un nombre accru de demandes. Nous avions l’impression qu’ils tentaient de trouver des façons de contourner ce qu’ils pensaient être les lignes directrices pour les exceptions plutôt que de présenter de véritables demandes ouvertes et transparentes fondées sur leur travail sénatorial.
C’était devenu un exercice tout à fait subjectif pour le comité directeur. Je présume que l’actuel comité directeur a parlé du problème au Comité de la régie interne, car il en avait assez de gérer le nombre grandissant de demandes.
La raison pour laquelle nous avons envisagé l’interdiction complète, suite au 25e rapport présenté au Sénat, c’est que le nombre de demandes croissait constamment, à un tel point que celles-ci ne pouvaient plus être justifiées d’un point de vue financier.
À un certain moment, il y a un an je pense, nous avons mis en garde tous les sénateurs à ce sujet. Nous leur avons dit que le nombre de demandes croissait et qu’il devenait irréaliste de continuer ainsi. Cependant, le nombre de demandes a augmenté et non baissé suite à notre mise en garde.
Je crois qu’il faut revenir à une politique stricte. J’ai également une question pour le président et les membres du comité directeur. Je sais que l’ancien comité directeur avait mis en œuvre une politique qui était conforme aux nouvelles règles de la politique sur la gestion des bureaux des sénateurs. Chaque fois qu’il y avait une exemption pour un déplacement à l’international, on retirait tout de même des points en fonction du système international à quatre points. L’administration applique-t-elle encore cette politique?
Le président : Oui.
Le sénateur Housakos : Très bien. Merci.
La sénatrice Jaffer : Je suis d’avis que nous devrions maintenir le statu quo avec critères. J’ai toujours été mal à l’aise avec les voyages commandités. Je n’ai jamais accepté de voyages commandités parce que l’idée qu’un autre pays défraie les coûts de mon déplacement me rend très nerveuse. Parfois, nous travaillons sur des sujets qui ne sont pas traités par un comité ou par une association parlementaire internationale. Les sénateurs devraient pouvoir voyager à l’étranger si c’est pour poursuivre un travail entamé ici ou en faire la promotion à l’international. De plus, notre comité pourra toujours refuser les demandes. Je ne crois pas que l’on devrait imposer une interdiction complète. Je crois plutôt qu’il nous faut des critères très stricts.
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : J’appuie clairement la recommandation no 3.
Pour l’ensemble des voyages internationaux, quelle que soit la formule, qu’il s’agisse d’un voyage dans le cadre d’un comité sénatorial ou dans le cadre des associations parlementaires, la perspective des voyages subventionnés — que nous devons d’ailleurs déclarer au conseiller sénatorial à l’éthique — je pense qu’il y a déjà beaucoup de perspectives et d’opportunités.
J’ai constaté, au sein de ce comité, qu’il est très facile de se faire inviter par des groupes et des organisations si l’on veut voyager. Cela ne devrait pas être favorisé.
Par ailleurs, les organisations internationales sérieuses qui souhaitent vraiment avoir, comme conférencier ou partenaire, un sénateur ou un membre du Sénat du Canada ont les moyens et vont s’assurer de payer ces dépenses. Dans la mesure où le conseiller sénatorial à l’éthique considère qu’il n’y a pas de conflit d’intérêts, il y a déjà d’énormes possibilités. Je vais donc appuyer la troisième option.
[Traduction]
Le sénateur Tkachuk : Je tiens à redire — et je déteste répéter ce que d’autres ont déjà dit — que les sénateurs se déplacent déjà à l’international avec des groupes interparlementaires. Ils voyagent à l’étranger avec des comités. Ils accompagnent des ministres pendant des voyages internationaux. Nombre de sénateurs accompagnent des ministres. Ils vont à l’étranger dans le cadre de voyages commandités. Je comprends le travail du sénateur Munson, cependant nous travaillons tous sur des causes qui pourraient nous amener à voyager à l’étranger. Je trouve inconcevable que nous devions débattre en comité du fait d’accorder ou de refuser à quelqu’un la permission de voyager à l’étranger. Je crois que c’est une perte de temps et j’essaie de trouver les bons termes. Je ne crois pas que ce soit une bonne utilisation de l’argent des contribuables. Voilà pourquoi je préconise une interdiction des voyages internationaux. C’est ce que nous avions par le passé, et cette politique fonctionnait bien. Selon moi, la politique fonctionnait très bien. Personne ne demandait d’exemptions, nous n’avions pas à refuser l’exemption à qui que ce soit, personne ne se déplaçait, et nous devrions réinstaurer cette politique.
Je préconise la troisième option. Si c’est possible, j’aimerais proposer qu’on l’adopte. Nous pourrions en débattre ou attendre que tout le monde ait eu son mot à dire.
Je tiens aussi à apporter une précision sur les voyages à New York et à Washington. Il y a également des limites qui s’appliquent aux déplacements à New York. On ne peut aller à New York que pour des affaires concernant les Nations Unies. On ne peut aller à New York simplement pour le plaisir. Il en va de même avec Washington. On ne peut aller à Washington pour visiter des musées. Il faut y aller pour une raison bien précise et avec un mandat précis.
La sénatrice Batters : J’appuie également l’option trois, c’est-à-dire l’interdiction totale. Je fais partie du comité directeur depuis peu. Je me souviens qu’à mes premières semaines au sein de ce comité, ces questions avaient accaparé une bonne partie de notre temps. Depuis décembre, le Comité de la régie interne a décidé de demander aux sénateurs qui souhaitaient obtenir une exemption relative aux déplacements à l’international de se présenter devant le comité plénier pour se justifier et répondre aux questions des sénateurs afin d’accroître la transparence et la reddition de comptes. J’ai l’impression qu’au lieu d’être le comité de la régie interne, nous devenons le comité des déplacements. C’est pourquoi je préconise un retour à l’ancienne politique d’interdiction totale. Merci.
Le sénateur Plett : J’ai une question, et ensuite j’aimerais formuler un commentaire. La troisième option permet-elle encore les voyages à New York et à Washington sous certaines réserves?
Le président : Oui.
Le sénateur Plett : Dans ce cas, j’appuie, moi aussi, cette option. Je tiens cependant à revenir sur ce que le sénateur Munson a dit. Au fil des ans, j’ai voyagé, moi aussi. Vous savez, sans doute, que j’ai gardé des liens avec l’association pour laquelle je travaillais dans ma vie antérieure. Chaque année, je prends part aux réunions de l’Association nationale des entrepreneurs en mécanique. Cependant, les deux dernières années, ces réunions se sont déroulées à l’extérieur du Canada. C’est l’association qui a payé pour que je puisse m’y rendre. Je crois donc que, si une organisation veut compter sur notre présence, celle-ci peut s’occuper de défrayer les coûts de transport. C’est mon opinion.
Je leur ai dit que lorsqu’ils étaient au Canada, je pouvais y aller, car je pouvais le déclarer comme dépenses pour le Sénat. Ensuite, ils m’ont invité à l’étranger, ce à quoi j’ai répondu : « Désolé, je ne peux pas. » J’ai donc manqué une année, et ils m’ont dit qu’ils auraient bien aimé que j’y sois. Je leur ai donc dit : « Eh bien, vous avez la possibilité de financer mon déplacement », ce qu’ils font depuis.
Donc, je pense que si les gens veulent vraiment que l’on y soit, ils vont payer la facture ou nous devons le faire nous-mêmes. Je serais donc moi aussi pour l’option trois.
Le président : Merci. Avant de passer à la deuxième série de questions, le comité directeur n’a pas saisi CIBA du dossier parce qu’il ne voulait pas s’en occuper. Nous en avons saisi CIBA, car il s’est avéré, au fur et à mesure de l’évolution des choses, que c’est ce qui allait finir par arriver de toute façon. Alors, pourquoi suivre deux procédures?
Deuxièmement, une fois encore, j’ai beaucoup d’empathie pour le sénateur Munson, mais je suis d’avis que, si une organisation veut vous faire participer à une activité, c’est qu’elle voit l’intérêt de votre présence et souhaite entendre ce que vous avez à dire. Je pense qu’il n’y a rien de mal à dire : « Écoutez, si vous voulez que j’y aille, il faudra que vous me payiez pour le faire. » Je suis d’accord, et je comprends l’avis de la sénatrice Jaffer. Toutefois, en même temps, je ne dois rien à personne. Je suis allé en Australie, par exemple, pour parler de politique en matière de drogues. On m’a dit qu’ils voulaient que j’y aille. J’ai dit : « D’accord, mais il va falloir payer. » J’ai déposé la demande auprès de la commissaire à l’éthique. Cela a été mutuellement avantageux. Je pense donc que nous devons, de plus en plus, agir ainsi. Autrement, on perd le contrôle en l’absence de paramètres bien établis. Lorsqu’on écoute ce qui est dit, cela revient entièrement à un jugement de valeur. Ce n’est pas juste pour le sénateur en question, et c’est injuste de nous mettre dans cette situation.
Le sénateur Munson : Eh bien, il existe, dans le contexte des Jeux olympiques spéciaux, la devise suivante : « J’aimerais bien gagner, mais si je ne peux pas, j’espère avoir le courage d’essayer. » Je tente donc le coup pour faire preuve de courage.
Le président : Personne ne pourrait jamais vous accuser de manquer de courage, sénateur Munson, croyez-moi. Je suis prêt à recevoir une motion du sénateur Tkachuk.
Le sénateur Tkachuk : Je propose l’adoption de la recommandation numéro 3.
Le président : Qui est en faveur de la motion?
Des voix : D’accord.
Le président : Qui est contre? La motion est adoptée. Merci.
Nous en sommes au point no 7. Honorables sénateurs, nous devrions passer à huis clos.
(La séance se poursuit à huis clos.)