LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L’ADMINISTRATION
TÉMOIGNAGES
OTTAWA, le jeudi 8 novembre 2018
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui, à 8 h 30, en séance publique et à huis clos, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour faire l’étude de questions financières et administratives.
Le sénateur Sabi Marwah (président) occupe le fauteuil.
[Traduction]
Le président : Bonjour et bienvenue au Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration. Je m’appelle Sabi Marwah et j’ai le privilège de présider ce comité. J’aimerais que tous les sénateurs se présentent chacun leur tour, en commençant ici, à ma gauche.
[Français]
Le sénateur Forest : Éric Forest, de la région du Golfe, au Québec.
Le sénateur Dawson : Dennis Dawson, du Québec.
La sénatrice Moncion : Lucie Moncion, de l’Ontario.
La sénatrice Forest-Niesing : Josée Forest-Niesing, de l’Ontario.
[Traduction]
La sénatrice Busson : Bev Busson, de la Colombie-Britannique.
Le sénateur Tannas : Scott Tannas, de l’Alberta.
[Français]
Le sénateur Carignan : Claude Carignan, du Québec.
[Traduction]
Le sénateur Plett : Donald Plett, du Manitoba.
La sénatrice Marshall : Elizabeth Marshall, de Terre-Neuve-et-Labrador.
Le sénateur Tkachuk : David Tkachuk, de la Saskatchewan.
La sénatrice Batters : Denise Batters, de la Saskatchewan.
Le président : Merci, sénateurs. Une copie du procès-verbal de la réunion du 1er novembre se trouve dans vos documents. Y a-t-il des questions ou des modifications? Dans ce cas, quelqu’un pourrait-il proposer l’adoption du procès-verbal?
La sénatrice Batters : J’ai une question. Je pense qu’il pourrait s’agir de corriger une erreur à l’avant-dernier point, qui porte sur les questions relatives à la sécurité. Au deuxième paragraphe, on dit que le président a également informé le comité que le Président a accepté que la surintendante principale Jane MacLatchy témoigne devant le comité sur une base annuelle. Je crois que vous avez peut-être dit ce jour-là que le Président témoignerait sur une base annuelle.
Le président : Non, je n’ai pas dit que le Président avait accepté de venir témoigner. J’ai ici les mots exacts, que je vais vous lire, mais cela a été mal interprété dans la presse, et j’ai pensé que nous devrions clarifier les choses ici. J’ai dit que le Président a accepté d’offrir chaque année au comité une séance d’information sur la sécurité et a accepté qu’une personne vienne donner la séance d’information chaque année; on peut espérer que ce sera la surintendante principale MacLatchy.
La sénatrice Batters : C’est bien. Je voulais simplement m’en assurer. Je pensais vous avoir entendu dire cela, mais tout est bien, puisque c’est corrigé. Merci.
Le président : Y a-t-il d’autres questions ou modifications? Dans ce cas, puis-je avoir une motion, s’il vous plaît?
Merci, sénateur Plett.
Pascale me dit que notre vérificateur est à l’extérieur. Si tout le monde est d’accord, nous pourrions inverser l’ordre des questions et discuter d’abord des états financiers afin de ne pas faire attendre le vérificateur. Nous reviendrons ensuite au point no 2. Êtes-vous d’accord?
Des voix : D’accord.
Le président : Passons donc au point no 3, qui porte sur le rapport du Sous-comité de la vérification concernant les états financiers de 2017-2018. Nous entendrons Andrew Newman, partenaire, chef des vérifications, Vérification du secteur public, et Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Direction des finances et de l’approvisionnement. La sénatrice Moncion va d’abord présenter une brève introduction.
[Français]
La sénatrice Moncion : Le Sous-comité de la vérification du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration a l’honneur de présenter son rapport. Après avoir procédé à un examen détaillé et approfondi des états financiers les 16 et 18 octobre, le Sous-comité de la vérification est heureux de recommander l’approbation des états financiers vérifiés pour l’exercice qui s’est terminé le 31 mars 2018. Cette vérification a été effectuée conformément aux normes de vérification généralement reconnues au Canada par des professionnels de la firme KPMG.
Votre sous-comité a également examiné trois documents connexes : les états financiers, le rapport qui contient les points saillants des états financiers et le rapport sur les constatations découlant de l’audit du vérificateur externe.
[Traduction]
Cette vérification a donné lieu à un rapport sans réserve du vérificateur dans lequel on indique que les états financiers donnent, à tous égards importants, une image fidèle de la situation financière du Sénat au 31 mars 2018, ainsi que des résultats de son exploitation et de ses flux de trésorerie selon les normes comptables canadiennes pour le secteur public.
Les états financiers ont reçu une opinion sans réserve, comme c’est le cas depuis que le Sénat a commencé à publier ses états financiers en 2008-2009. J’aimerais souligner que l’énoncé de responsabilité de la direction à l’égard des états financiers indique clairement que la direction du Sénat est responsable de l’intégrité et de l’objectivité de l’information et que les états financiers ont été préparés conformément aux normes comptables canadiennes pour le secteur public.
[Français]
Les états financiers décrivent la situation financière du Sénat au 31 mars 2018, ses opérations financières pour l’exercice de 2017-2018, un résumé des changements concernant l’état de l’excédent accumulé, et comment le Sénat a utilisé les montants à recevoir du Trésor. Le document contient également des notes qui fournissent des explications supplémentaires et détaillées sur les états financiers.
[Traduction]
Un deuxième document, intitulé « Points saillants des états financiers », fournit des explications sur les états financiers et les notes complémentaires. Une analyse des écarts entre le budget et les dépenses de l’exercice précédent est également fournie. Il convient de noter que, bien que les états financiers vérifiés soient rendus publics, le document « Points saillants des états financiers » est un document interne. Les vérificateurs ont effectué la vérification conformément au plan établi. Ils n’ont décelé aucune faiblesse de contrôle. Je voudrais profiter de l’occasion pour remercier les vérificateurs externes de leur excellent travail.
[Français]
Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Nathalie Charpentier, contrôleuse et adjointe au dirigeant principal des finances, Andrew Newman, partenaire de KPMG responsable de la vérification du Sénat et Charly Thivierge-Lortie, gestionnaire principale de la vérification à KPMG, fourniront leur rapport. M. Lanctôt présentera un aperçu des principaux éléments des états financiers, et M. Newman fournira le rapport de vérification.
Messieurs, la parole est à vous.
Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Direction des finances et de l’approvisionnement, Sénat du Canada : Merci, sénatrice Moncion.
Honorables sénateurs et sénatrices, c’est avec plaisir que nous sommes ici aujourd’hui pour discuter avec vous d’un sujet financier important pour le Sénat.
Je vais maintenant prendre quelques minutes pour discuter des faits saillants des résultats financiers de l’exercice financier de 2017-2018 ainsi que de la situation financière au 31 mars 2018. Je vais suivre l’ordre du document que vous avez en main.
Premièrement, à la page 2, on traite des nouvelles normes et des éléments inhabituels dans les états financiers. Je vais parler de la nouvelle information contenue dans les états financiers. La note 2k) présente les modifications comptables, soit cinq nouvelles normes comptables pour le secteur public qui étaient en vigueur pour l’exercice financier de 2017-2018. Ces normes portent sur les informations relatives aux apparentés, aux transactions interentités, aux actifs éventuels ainsi qu’aux droits contractuels. L’adoption de ces normes n’a eu aucun impact sur les résultats financiers de l’exercice.
Quant à la note 4b), elle donne des détails sur les comptes créditeurs et les charges à payer. Aussi, la note 9 présente les services reçus gratuitement par les ministères et organismes fédéraux.
[Traduction]
L’un des postes peu communs cette année est celui du régime de retraite des sénateurs. Dans l’état des résultats, il y a une ligne additionnelle intitulée « Redressement au régime de retraite des sénateurs » qui présente une charge de 15,5 millions de dollars. Cette charge représente un paiement unique versé par le Sénat à la suite de l’examen actuariel effectué par l’actuaire en chef du Canada.
Comme c’est le cas pour de nombreux régimes de retraite à prestations déterminées, le régime de retraite des sénateurs fait régulièrement l’objet d’un examen actuariel, le dernier ayant été réalisé pour l’exercice financier qui s’est terminé le 31 mars 2016. Au cours de l’exercice 2017-2018, le Conseil du Trésor du Canada, qui est responsable du régime de retraite, a suivi la recommandation de l’actuaire en chef du Canada et a demandé au Sénat de verser une contribution unique au régime de retraite conformément à la loi. La contribution a été financée au moyen de crédits parlementaires et n’a pas eu d’incidence sur la situation financière du Sénat.
On trouve, à la page 3, un sommaire des dépenses. On y explique essentiellement les principaux écarts dans les dépenses de l’exercice.
Les dépenses totales, en excluant le redressement unique pour le régime de retraite, ont augmenté de 13,5 p. 100, ce qui représente 10,5 millions de dollars. L’augmentation est attribuable à cinq raisons principales : le nombre supérieur de sénateurs en moyenne, la hausse des coûts relatifs au personnel, les activités liées au 150e anniversaire du Canada, la transformation des ressources humaines et le remplacement des systèmes institutionnels.
Premièrement, l’augmentation du nombre de sénateurs. En moyenne, il y a eu quatre sénateurs de plus au cours de l’année 2017-2018 qu’au cours de l’année précédente, ce qui a donné lieu à une augmentation des dépenses. Comme vous le savez, mesdames et messieurs les sénateurs, il faut compter les salaires et les dépenses de bureau, en plus des indemnités. Tous ces facteurs ont contribué à une augmentation dans les catégories des dépenses, des salaires et indemnités, ainsi que des transports et communications.
La deuxième augmentation de 7,7 millions de dollars a trait aux coûts relatifs au personnel. Ces coûts sont associés au personnel supplémentaire et à la nomination de personnes pour pourvoir les postes vacants. On a rajusté le salaire des employés de façon régulière.
Ont aussi augmenté les prestations parentales, le paiement des vacances et les indemnités de départ, pour 1,2 million de dollars, de même que le paiement des augmentations économiques pour les employés non représentés, les employés qui ne sont pas syndiqués ainsi que les employés administratifs, les employés des bureaux des sénateurs et certains autres employés syndiqués.
Les activités du 150e anniversaire du Sénat ont coûté environ 300 000 $; il y a eu plusieurs activités connexes.
La transformation des ressources humaines. Au cours de l’année, le Sénat a poursuivi la transformation de la Direction des ressources humaines et a engagé des fonds supplémentaires pour aller de l’avant avec cette transformation.
Enfin, il y a quelques années, le Sénat avait entrepris la mise en œuvre d’un système de planification des ressources de l’organisation et, au cours de l’exercice 2017-2018, nous avons continué l’élaboration et la mise en œuvre de ce système, pour un coût de 400 000 $.
Il est important de souligner que les plans de construction n’ont pas d’incidence sur les états financiers, puisqu’ils sont financés de façon distincte par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.
À la page 4, on présente un aperçu de la situation financière.
[Français]
Ces états donnent un aperçu de la situation financière du Sénat au 31 mars 2018, principalement les actifs et les passifs. Les passifs du Sénat sont pour la plupart tous les passifs financiers qui seront payés en utilisant les crédits parlementaires au cours des années à venir. Le montant à recevoir du Trésor, 5,4 millions de dollars, résulte principalement de l’écart temporel entre le moment où les transactions sont comptabilisées dans les livres du Sénat et le moment où les paiements sont enregistrés contre les crédits parlementaires. Les comptes débiteurs et avances sont reliés à des transactions qui sont effectuées dans le cours normal des activités.
Les immobilisations corporelles au 31 mars 2018 s’élevaient à 5,7 millions de dollars à un coût net, soit le coût d’acquisition moins l’amortissement. Les catégories principales des immobilisations étaient les suivantes : logiciels, mobilier et accessoires, matériel informatique et machinerie et équipement.
Des comptes créditeurs et des charges à payer, la note 4b), 8,1 millions de dollars, environ 4 millions de dollars, la majorité de ce montant est liée à des salaires à payer. Comme vous le savez, à la fin de l’année, nos employés sont payés deux semaines à la suite de la fin de la période de paie. Donc, un montant est prévu pour les salaires qui seront versés au cours de la période suivante, soit 3,3 millions de dollars. Il y a aussi certains montants à payer à nos fournisseurs, soit 3 millions de dollars, et aux créditeurs des autres ministères fédéraux, soit environ 0,5 million de dollars. L’augmentation des créditeurs de 1,2 million de dollars comparativement à l’année précédente est principalement due au montant à payer pour des sommes rétroactives en ce qui concerne des ajustements salariaux à nos employés.
Voilà qui conclut mon rapport. Merci.
[Traduction]
Le président : Monsieur Newman, vouliez-vous faire d’autres commentaires? Je suppose que vous vouliez nous présenter un exposé.
Andrew Newman, associé, leader du groupe Audit, Vérification du secteur public, KPMG : Merci, mesdames et messieurs les sénateurs.
Je m’appelle Andrew Newman. Je suis votre associé en vérification indépendant responsable de la vérification des états financiers. Je suis aussi vice-président du Conseil sur la comptabilité dans le secteur public, qui publie les normes comptables choisies par le Sénat en vue de la préparation de ces états financiers.
On vous a parlé du rapport de votre équipe de gestion sur les états financiers, des états financiers en soi et de la responsabilité de la direction à cet égard. Nous sommes responsables de donner notre opinion de vérification sur la présentation fidèle des états financiers. Nous avons terminé notre vérification et avons notamment rencontré le Sous-comité de la vérification avant d’entreprendre nos travaux et après ceux-ci, afin de présenter les résultats détaillés de la vérification.
Nous sommes prêts à signer le rapport du vérificateur indépendant qui est joint à vos états financiers, en présumant qu’ils seront approuvés aujourd’hui et que le rapport du vérificateur sera daté d’aujourd’hui. Merci.
Le président : Nous passons maintenant aux questions.
Le sénateur Tannas : J’ai une courte question au sujet du régime de retraite. Vous avez parlé du régime de retraite des sénateurs, comme si nous bénéficions d’un régime particulier, ce qui n’est pas le cas. Nous sommes visés par le régime de retraite des parlementaires. Est-ce que j’ai bien compris?
M. Lanctôt : Oui. Lorsque je fais référence au régime de retraite des sénateurs, je parle du régime visant tous les parlementaires.
Le sénateur Tannas : Nous sommes donc visés par le même régime que tous les parlementaires.
Vous me corrigerez si je me trompe, mais le rajustement actuariel ne visait pas les sénateurs; il visait le régime en entier. En fait, nous pourrions nous consoler en nous disant que, si on avait procédé à un rajustement actuariel des obligations des sénateurs, le montant n’aurait pas été de 15 millions de dollars, mais ce n’est pas la formule que nous utilisons. Nous payons seulement une partie de l’insuffisance actuarielle. Est-ce que c’est ce que vous comprenez également?
M. Lanctôt : Oui, c’est un seul régime de retraite. L’actuaire en chef a évalué le régime. En utilisant des hypothèses, on a séparé le montant entre la Chambre des communes et le Sénat, et l’estimation de l’actuaire en chef est reflétée dans le rajustement.
Le sénateur Tannas : Dans le rajustement total, c’est bien cela?
M. Lanctôt : Dans le rajustement séparé aussi.
Le sénateur Tannas : D’accord. C’est intéressant. Merci.
La sénatrice Batters : Merci beaucoup. J’aimerais obtenir des précisions à ce sujet également, parce que c’est un montant important et que le public a droit à une explication détaillée. La portion du régime de retraite visant les députés de la Chambre des communes, le montant de leur rajustement, est similaire au nôtre, comme on vient de le dire au sénateur Tannas. Quel est le montant de rajustement du régime de retraite des députés de la Chambre des communes?
M. Lanctôt : Le rajustement total était de 40,7 millions de dollars pour l’ensemble du régime. La part du Sénat est de 15,5 millions de dollars et celle de la Chambre est de 25,2 millions de dollars.
La sénatrice Batters : C’est 25,2 millions de dollars pour les députés.
M. Lanctôt : Si vous comparez les 40,7 millions de dollars au rapport actuariel, vous constaterez une différence. C’est parce qu’on y a ajouté les intérêts. L’évaluation a été réalisée pour l’exercice se terminant le 31 mars 2016. Le paiement a été fait à la fin de l’exercice 2017-2018. Ainsi, le montant était plus élevé que celui présenté dans le rapport actuariel, parce qu’il tenait compte des intérêts.
La sénatrice Batters : Monsieur Lanctôt, je sais qu’il y a deux comptes de pension distincts pour les sénateurs. Pourriez-vous nous expliquer la différence entre les deux? Je sais que l’un des deux affiche un léger surplus, même avec le rajustement, et l’autre non. Pourriez-vous nous expliquer cela?
M. Lanctôt : Oui. Il y a un seul régime de retraite, mais deux comptes. Le compte de base, celui qui affichait un déficit, est le régime auquel contribuent tous les sénateurs, jusqu’au montant maximal prévu par la loi fiscale.
Pour les sénateurs dont le revenu d’emploi est supérieur à ce maximum, il y a un supplément, ce que le secteur privé appellerait une indemnité supplémentaire. C’est un autre titre dans ce cas-ci, mais il s’agit ni plus ni moins d’un montant supplémentaire pour les revenus supérieurs à la limite permise en vertu de la loi fiscale. Ceux-ci vont dans le deuxième compte.
La sénatrice Batters : Le rajustement actuariel est assez important. D’après ce que je comprends, il se fait aux trois ans environ. Quand avez-vous été mis au courant de cet important rajustement actuariel? Quel est le processus? Qui est avisé, et quand?
M. Lanctôt : On nous a informés au printemps de la publication du rapport. Comme vous le savez, je me suis joint au Sénat en avril. Peu de temps après mon arrivée, on m’a informé de ce rajustement. Ensuite, nous en avons discuté avec le Conseil du Trésor. Nous avons obtenu tous les détails et avons entrepris une recherche sur le régime de retraite, sur la loi, et nous avons pu obtenir tous les renseignements nécessaires pour appuyer le rajustement.
La sénatrice Batters : Quel est le processus à suivre après votre discussion avec le Conseil du Trésor? Qui au sein de la structure du Sénat ou à l’extérieur est mis au courant de ce montant actuariel avant qu’il ne soit présenté au comité de la vérification, ce qui a été fait il y a quelques semaines à peine?
M. Lanctôt : L’équipe de la Direction des finances procède aux rajustements. Nous avons préparé les états financiers; nous avons discuté avec l’équipe de direction; nous avons communiqué avec le Sous-comité de la vérification et nous présentons les résultats des états financiers aujourd’hui.
La sénatrice Batters : Les cotisations des sénateurs au régime de pension ont beaucoup augmenté au cours des cinq dernières années environ. Nous présentons maintenant un taux de cotisation de 50 p. 100, ce qui était l’objectif initial. Nous avons atteint cet objectif, n’est-ce pas?
M. Lanctôt : Oui, c’est exact.
La sénatrice Batters : Merci.
[Français]
Le sénateur Forest : Toujours en ce qui concerne le redressement de 15,5 millions de dollars, on parle d’un régime à prestations déterminées. Le redressement pour l’ensemble du régime est dans une perspective de remplir la promesse sur une base de trois ans. Selon quel échéancier était établi le manque à gagner du régime ou la sous-capitalisation du régime? Est-ce pour remplir la promesse liée au régime si le Sénat fermait ses portes ou s’agit-il d’une perspective de comptabilité étalée sur deux ou trois ans?
M. Lanctôt : L’évaluation actuarielle tient compte de toutes les prestations qui seront versées au cours des années à venir et des actifs dans le régime en date de la revue.
Le sénateur Forest : Donc, ce redressement est planifié comme si on fermait le Sénat aujourd’hui. À ce moment-là, il pourrait remplir sa promesse jusqu’à ce que la dernière pension soit versée.
M. Lanctôt : C’est exact.
Le sénateur Forest : Il y a peu de chances qu’on ferme le Sénat demain matin.
[Traduction]
Le sénateur Mitchell : J’aimerais vous poser quelques questions, rapidement. Pendant longtemps— et c’est peut-être toujours le cas aujourd’hui —, les comptes auxquels on fait référence ici étaient des comptes fictifs, et l’évaluation réalisée par l’actuaire général ou l’actuaire canadien ne faisait qu’établir ces comptes fictifs. Il semble que les 15 millions de dollars soient un montant réel destiné à un compte réel; est-ce exact?
M. Lanctôt : C’est une cotisation réelle au régime de retraite. Je suppose que vous faites référence aux actifs du régime?
Le sénateur Mitchell : Oui.
M. Lanctôt : Dans le cas présent, pour les actifs du régime, il n’y a pas d’investissement type par l’entremise des actions ou des obligations d’entreprise. C’est comme une note de crédit du gouvernement.
Le sénateur Mitchell : Oui. Et elle apparaît dans les comptes publics.
M. Lanctôt : Oui.
Le sénateur Mitchell : C’est donc un passif.
M. Lanctôt : L’actif du plan est un passif pour le gouvernement.
Le sénateur Mitchell : Par simple intérêt, dans le cadre de cette évaluation, avez-vous tenu compte de la possibilité que les sénateurs — comme ils font partie d’un groupe démographique différent de celui de parlementaires de l’autre chambre — ne soient pas intégrés aux fins du régime de retraite? Ainsi, nous verserions environ 5 000 $ de moins par année, puisque nous subventionnons actuellement l’autre chambre. Savez-vous pourquoi il en est ainsi? Est-ce que la décision de nous regrouper était arbitraire ou est-ce qu’on peut faire valoir la possibilité de séparer les deux groupes, puisque nous sommes deux institutions distinctes?
M. Lanctôt : Nous n’avons pas songé à d’autres possibilités. Le régime est en place et, en vertu de la loi, le président du Conseil du Trésor a le pouvoir de décider comment le financer. Dans le cas présent, une demande de financement a été présentée.
Le sénateur Mitchell : D’accord. Merci.
Le président : Mesdames et messieurs les sénateurs, nous devons passer au vote sur les états financiers, mais, avant de le faire, nous allons tenir une séance à huis clos, à laquelle seul le vérificateur externe pourra assister. Je demanderais à tous ceux qui ne sont pas membres du comité de quitter la salle; nous reprendrons les travaux dès que nous aurons parlé au vérificateur externe.
(La séance se poursuit à huis clos.)
(La séance publique reprend.)
Le président : Sénatrice Moncion, je crois que vous voulez présenter une motion pour l’approbation des états financiers.
La sénatrice Moncion : Je propose que le sous-comité recommande le dépôt des états financiers devant le Sénat.
Le président : Êtes-vous d’accord?
Des voix : D’accord.
Le président : Y a-t-il des abstentions? Non. C’est réglé.
Nous revenons maintenant au point no 2 de l’ordre du jour, soit le rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat sur le budget de frais de subsistance. J’invite Pierre Lanctôt et Nathalie Charpentier à venir témoigner à la table.
Sénatrice Moncion, vous parlerez en premier; nous entendrons ensuite le DPF.
[Français]
La sénatrice Moncion : Le Sous-comité de la vérification du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration a l’honneur de présenter son huitième rapport. Le 21 juin 2018, votre sous-comité s’est vu confier le mandat d’entreprendre une révision des exigences budgétaires concernant les frais de subsistance des sénateurs lors de leur séjour dans la région du Parlement.
Votre sous-comité a sondé les sénateurs en juin dernier pour connaître leur opinion au sujet des montants accordés pour leurs frais de subsistance. Les informations recueillies ont permis de mieux comprendre les besoins des sénateurs. La Direction des finances et de l’approvisionnement du Sénat a fourni, pour sa part, un historique des frais de subsistance ainsi que le détail des exigences à suivre afin de déterminer les montants appropriés accordés pour les dépenses des sénateurs lors de leur séjour dans la région du Parlement. Ces données et statistiques ont mené à une analyse détaillée guidée par cinq principes directeurs ayant pour objectif de garantir un travail impartial et équitable.
Pierre Lanctôt, de la Direction des finances et de l’approvisionnement, présentera l’analyse des résultats et la résolution sur laquelle nous devrons nous prononcer. Le Sous-comité de la vérification du Comité de la régie interne recommandera l’approbation de cette résolution.
Avant de passer la parole à M. Lanctôt et à Mme Charpentier...
[Traduction]
... je remercie sincèrement les sénateurs Marshall et Tannas de leur travail dans ce dossier. J’apprécie grandement votre ouverture et votre soutien.
[Français]
J’aimerais également remercier Pierre Lanctôt, Nathalie Charpentier ainsi que Louise Mercier, mon adjointe parlementaire, de leur travail et de leur dévouement dans ce dossier.
M. Lanctôt : Merci, sénatrice Moncion. Honorables sénateurs, je vais maintenant vous donner un aperçu du travail qui a été fait afin d’appuyer les conclusions de la revue du budget des frais de subsistance et vous donner un sommaire des recommandations.
Je vais me référer au document qui était joint à l’invitation. À la page 3, le sous-comité a réalisé un sondage électronique auprès des sénateurs entre le 18 juin et le 5 juillet 2018. Soixante-neuf sénateurs ont participé au sondage, soit un taux de participation de 71 p. 100. Les résultats du sondage ont permis de dégager les observations suivantes : un peu plus de 50 p. 100 des répondants ont indiqué que le budget des frais de subsistance actuel est insuffisant pour leur permettre d’exercer leurs activités parlementaires; 45 p. 100 des participants sont membres d’un comité qui siège les lundis; 25 p. 100 des répondants ont indiqué qu’ils arrivent à Ottawa habituellement le dimanche afin de participer aux séances des comités; et, enfin, les répondants ont affirmé qu’une augmentation de 5 000 $ du budget des frais de subsistance permettrait de couvrir les dépenses liées à leurs activités parlementaires.
[Traduction]
Nous avons aussi réalisé une analyse détaillée des frais de subsistance. Une partie des résultats se trouve à la page 4.
En collaboration avec l’équipe de la Direction des finances,, le sous-comité a examiné le budget antérieur et les dépenses relatives aux frais de subsistance des sénateurs au cours des cinq dernières années. Il a également examiné les données et pratiques d’autres organisations. Ces analyses ont donné lieu à certaines observations. Les frais de subsistance totaux ont augmenté de 11 p. 100 entre 2013-2014 et 2017-2018. Il s’agit d’une moyenne de 2,5 p. 100 par année, ce qui correspond à l’inflation.
Toutefois, au cours de la même période, le surplus budgétaire associé aux frais de subsistance des sénateurs représentait en moyenne de 750 000 à 800 000 $, soit 35 p. 100 du budget total.
En 2017-2018, environ la moitié des sénateurs ont atteint leur limite budgétaire ou étaient à 20 p. 100 de cette limite, ce qui correspond aux résultats de l’enquête. En 2017-2018, 13 p. 100 des sénateurs ont dépensé la totalité de leur budget, et le budget actuel permet de couvrir les coûts associés aux cycles de séance prévus de 75 jours.
Nous avons utilisé les principes directeurs pour faire les recommandations. Nous résumons ces principes directeurs à la page 7. Ce sont l’équité, l’allocation suffisante, l’intendance, les fonds disponibles et l’efficacité. L’équipe voulait présenter des recommandations, qui seraient justes pour tous les sénateurs et qui tiendraient compte des besoins opérationnels et des exigences particulières, qui prévoiraient un budget suffisant pour réaliser les activités parlementaires tout en utilisant les fonds publics de manière prudente et qui permettraient une gestion économique en maintenant un contrôle approprié selon des coûts raisonnables pour les sénateurs et l’administration.
Les recommandations aux pages 6 et 7 tiennent compte des résultats du sondage, de l’analyse des données et des principes directeurs. Il est recommandé premièrement de continuer d’indexer sur l’inflation le budget annuel de frais de subsistance, soit le budget de base. Deuxièmement, il est recommandé de fournir jusqu’à 7 500 $ de plus aux sénateurs qui occupent un poste de direction, qui font partie d’un comité ayant des réunions le lundi ou qui, en raison de difficultés de transport, sont incapables de rentrer chez eux le jeudi, ce qui, dans certains cas, les oblige à repartir le vendredi et à passer une nuit de plus à Ottawa. Le remboursement des dépenses additionnelles pourrait uniquement être réclamé pour les chambres d’hôtel et les indemnités quotidiennes. Il n’est pas question d’accorder davantage d’argent pour les maisons ou les appartements des sénateurs.
On est en train d’élaborer des critères qui seront appliqués, au début de la prochaine année, afin de savoir quels sénateurs sont admissibles à ce supplément budgétaire, qui ne leur sera fourni qu’une fois le besoin clairement démontré. Par exemple, on déterminera, au début de l’année, quels sénateurs doivent assister à une réunion le lundi et doivent se rendre à Ottawa le dimanche, parce qu’il leur est impossible de faire le trajet le lundi, compte tenu de la distance à parcourir et du temps nécessaire. Le budget de frais de subsistance des sénateurs concernés pourra être augmenté d’un maximum de 7 500 $, mais la somme additionnelle exacte sera calculée et transférée seulement lorsqu’elle sera nécessaire, au cours de l’année. Le sous-comité a été bien ferme sur ce point : le supplément budgétaire sera accordé uniquement selon les besoins.
La prochaine recommandation vise à fournir une indemnité supplémentaire de 300 $ pour chaque jour de séance ne figurant pas au calendrier. Par exemple, l’année dernière, des jours de séance ont été ajoutés, par rapport à ce qui avait été prévu, et le budget des frais de subsistance avait été calculé à partir du nombre de jours de séance prévus au calendrier. Le budget ne contenait aucune somme pour les jours de séance additionnels. Par conséquent, il est recommandé de prévoir dorénavant l’ajout d’une somme pour que les sénateurs puissent demeurer à Ottawa le temps qu’il faut pour assister aux séances additionnelles.
Dans ce cas également, l’argent ne sera fourni qu’en cas de besoin. Si un sénateur n’a pas épuisé son budget de frais de subsistance et que, vers la fin d’une période de travaux parlementaires, un jour de séance est ajouté, aucune somme supplémentaire ne lui sera accordée. Les recommandations sont faites en suivant une approche très prudente.
L’indemnité quotidienne pour une résidence privée passera de 40 $ à 50 $. Cette augmentation est justifiée par une analyse détaillée des dépenses. La somme de 50 $ est conforme à celle qui est accordée par la Chambre des communes, par exemple.
Pour ce qui est des hôtels, il est recommandé de ne pas changer le prix maximal de 250 $ par nuitée, parce que nous avons négocié des prix de cet ordre. Nous savons qu’il peut être difficile, parfois, d’obtenir le prix négocié lorsqu’on essaie de faire une réservation peu de temps avant la date, mais nous encourageons les sénateurs à s’y prendre longtemps à l’avance pour pouvoir bénéficier des prix négociés. Nous sommes en train de revoir les tarifs que nous avons négociés. En collaboration avec les hôtels, nous nous efforçons de faciliter les réservations en ligne au moyen d’un code, de manière à ce que vous ne soyez pas obligés de téléphoner pour bénéficier du rabais, ce qui devrait vous simplifier la tâche, à vous et votre personnel, lorsque vient le temps d’obtenir les tarifs négociés.
Enfin, il est important de souligner que les recommandations dont je viens de parler n’entraîneront aucune augmentation du budget total des frais de subsistance. Comme je l’ai indiqué tout à l’heure, nous avons enregistré un excédent, l’année dernière, à ce poste budgétaire, et nous comptons, cette année, utiliser cet excédent pour rembourser les frais de subsistance des sénateurs qui ont des besoins additionnels et qui sont admissibles aux augmentations recommandées. Merci.
Le président : Passons maintenant aux questions.
Le sénateur Plett : Merci. Permettez-moi de commencer par féliciter le comité d’avoir conçu un bon plan. Je fais partie des personnes qui ont témoigné devant le comité et qui, compte tenu de leur poste de direction au Sénat, ont éprouvé certains problèmes. Alors, je remercie le comité de s’être penché sur ces problèmes.
Toutefois, j’ai des réticences concernant une partie des recommandations, notamment au sujet de l’obligation de faire la preuve qu’on a besoin d’un supplément budgétaire. Je me trompe peut-être, mais un employé quelque part, décidera si un sénateur donné a participé à suffisamment de réunions d’un certain comité ou s’est retrouvé assez souvent à ne pouvoir prendre un vol le jour même.
Air Canada et WestJet changent constamment l’horaire de leurs vols. Une partie de l’année, il peut être possible d’arriver à temps en prenant un vol un certain jour, tandis qu’une autre partie de l’année, il se peut que ce soit impossible, parce que les transporteurs modifient leurs vols de plusieurs heures. En outre, certains sénateurs peuvent faire partie d’un comité seulement la moitié d’une année et ne pas participer à ses travaux l’autre moitié de l’année. Je pourrais citer probablement une douzaine de raisons pour lesquelles des sénateurs constatent que les règles sont bien adaptées à leur situation pendant la moitié de l’année, mais ne le sont pas pendant l’autre moitié.
Je prends souvent un vol le vendredi pour rentrer chez moi, parce que je ne veux pas arriver à 1 heure du matin. Le dernier vol direct à destination de Winnipeg est à 17 heures, mais si je suis prêt à faire un arrêt à Toronto, le dernier vol est probablement à 20 heures, ce qui fait que je peux partir le soir même, mais que le voyage sera absolument désagréable. Je peux passer par Toronto, au printemps, à un moment où les vols seront probablement en retard, et j’arriverai chez moi à 1 ou 2 heures du matin. Quelqu’un jugera donc que j’aurais pu prendre un vol le jeudi et que j’ai plutôt choisi de prendre un vol le vendredi, parce que je n’avais pas envie de voyager au milieu de la nuit, ce qui ne sera peut-être pas, à ses yeux, une raison suffisante pour que je sois admissible.
Je ne dis pas cela, parce que je pense à mon cas précis, car j’occupe un poste de direction, alors je serai admissible de toute façon. Toutefois, je considère que cette façon de procéder est problématique.
Nous avons pu constater clairement que les sénateurs font preuve d’un bon sens des responsabilités concernant leurs dépenses. Le solde restant par rapport à la somme budgétée est de 800 000 $. Je pense que vous avez indiqué que 50 p. 100 des sénateurs dépensaient beaucoup moins que ce qui leur était accordé — je ne suis pas certain des chiffres — et que d’autres sénateurs réclamaient des frais de subsistance inférieurs de moins de 20 p. 100 au maximum autorisé. J’en conclus que personne n’abuse du système. Personne n’essaie de rester à Ottawa plus longtemps juste parce qu’il adore y être plutôt que d’être chez lui. Je pense que nous séjournons à Ottawa parce que nous y sommes obligés. Je ne trouve pas que c’est une bonne idée que je doive vous prouver que j’avais besoin d’être présent à Ottawa et que quelqu’un puisse dire que j’y étais simplement parce que j’en avais envie.
Je voudrais que nous augmentions ce budget. Je ne pense pas que les sénateurs feront des dépenses inutiles ou qu’il soit nécessaire d’établir d’autres critères que ceux qui existent déjà. Je ne suis pas certain que j’aie envie de laisser une personne décider, derrière des portes closes, si je suis admissible à un remboursement tout le temps ou la moitié de l’année. J’ai peut-être droit à 3 500 $ ou 7 500 $ de plus. Je ne sais trop pourquoi les sénateurs ne seraient pas tous également admissibles. Personne ne triche.
Je suis heureux de voir que nous n’augmentons pas la limite pour les hôtels. C’est une bonne chose. Je pense que c’est équitable. J’ai suggéré 5 000 $, mais le comité voulait être sûr que la somme serait suffisante, alors la limite a été haussée et elle est de 7 500 $. Je fais partie de ceux qui manqueront d’argent dans leur budget à la fin de cette année, même en ajoutant la somme de 3 000 $ à laquelle j’ai droit pour mes dépenses de bureau et les autres dépenses — les frais d’hospitalité —, mais ce n’est pas parce que j’ai simplement le goût de rester à Ottawa.
Je suis en train de me répéter, alors j’arrête ici. Cette partie du rapport me paraît troublante, alambiquée et susceptible de causer des problèmes.
Le président : Madame la sénatrice Moncion, voudriez-vous répondre au sénateur?
La sénatrice Moncion : Oui. Premièrement, le comité a discuté de cela. Le problème ne concerne pas 100 sénateurs, mais bien certaines exceptions seulement, soit peut-être de 7 à 10 sénateurs. Ce sont ceux qui habitent, par exemple, à Victoria, au Yukon et dans les Territoires du Nord-Ouest. L’information obtenue avec le sondage nous a permis de voir que seulement une poignée de sénateurs étaient concernés, parce que la plupart des sénateurs habitent assez près d’Ottawa.
Nous avons fait ce choix pour pouvoir gérer les quelques exceptions, car les dépenses de 90 p. 100 des sénateurs ne dépassent pas la limite prévue. Nous voulions trouver une solution pour ces exceptions, et les sénateurs concernés ne sont pas très nombreux.
Pour ce qui est des décisions que le personnel des finances devra prendre, tout sénateur pourra faire une demande au début de l’année ou au cours de l’année si les heures de vol ont changé ou si d’autres changements se produisent. Le personnel des finances devra faire son travail à l’intérieur de certains paramètres.
Les sénateurs concernés ne sont pas nombreux, alors nous avons essayé de trouver une solution équitable, mais qui soit également simple à gérer. S’il y avait 50 sénateurs concernés, ce serait une autre paire de manches, mais il y en a moins de 10.
Le sénateur Plett : Monsieur le président, si vous permettez, j’aimerais poser une question à la sénatrice Moncion, sans m’attarder trop longuement. Voici un exemple. Comme je le disais, mon budget sera suffisant, parce que j’occupe un poste de direction actuellement. Toutefois, supposons que ce n’est plus le cas. Je ne peux tout de même pas prendre l’avion à 17 heures. J’ai le choix entre passer par Toronto et arriver chez moi à 2 heures du matin ou rester à Ottawa une nuit de plus, bien dormir et prendre un vol à 7 heures le lendemain matin qui m’amènera à Winnipeg à 9 heures et qui me permettra de faire une bonne journée de travail. Si je passe par Toronto, ma journée du vendredi sera très mauvaise, puisque je serai rentré chez moi au milieu de la nuit. Serais-je admissible selon les paramètres dont vous parlez?
La sénatrice Moncion : Vous pourriez l’être. Permettez-moi de vous expliquer. Cela dépendrait de l’heure jusqu’à laquelle le Sénat siégerait. Corrigez-moi si je me trompe, mais, à l’instar de la sénatrice Marshall et du sénateur Tannas, vous devez être présent le jeudi dans l’enceinte du Sénat jusqu’à ce que la séance soit levée. Il arrive certains soirs que nous siégeons jusqu’à 20 heures ou 22 heures, alors il est évident que vous ne pouvez pas rentrer chez vous le soir même. Vous devez prendre l’avion le lendemain. Donc, vous auriez droit à des indemnités additionnelles pour une nuit à l’hôtel.
La somme additionnelle vous serait accordée dans le cas où vous auriez épuisé tout votre budget. Dans le cas contraire, la question ne se pose pas.
Certains sénateurs ratent des séances du Sénat parce qu’ils ont d’autres engagements, alors il leur reste assez d’argent dans le budget qui leur est alloué pour payer toutes leurs dépenses.
Le sénateur Plett : Puis-je faire une demande rétroactive, alors?
Le président : Écoutez, nous ne débattrons pas de la politique maintenant. Puis-je faire deux observations, monsieur le sénateur Plett? Premièrement, si cette façon de faire ne fonctionne pas, nous pourrons la revoir. C’est toujours possible. Deuxièmement, sénateur Plett, je pense que vous aurez toujours un poste de direction, alors l’exemple que vous donnez est purement hypothétique.
Le sénateur Mitchell : J’ai deux observations à faire rapidement. Je suis d’accord avec le sénateur Plett et j’aimerais parler d’une question qu’il a omise. Il peut arriver à des sénateurs — et encore plus souvent à des députés de l’autre endroit — que le vol qu’ils prennent arrive à destination à minuit ou une heure du matin et qu’ils aient encore à prendre le volant pendant une heure ou une heure et demie dans une tempête de neige. Il y a 40 ans, je travaillais pour un député qui devait se rendre jusqu’à Québec au volant de sa voiture. Il a été tué dans un accident de la route en rentrant chez lui. C’est une question que j’ai à l’esprit, comme d’autres, et à laquelle nous devons porter une attention particulière.
Le sous-comité a fait de l’excellent travail que je ne critique aucunement. Je dis simplement qu’un sixième principe directeur devrait s’ajouter aux cinq qui sont déjà énoncés et que ce principe est celui de la sécurité.
Par ailleurs, les règles semblent être axées sur les jours de séance, mais je pense qu’on pourrait sortir de ce cadre. Il arrive souvent qu’il soit justifié qu’un sénateur reste à son bureau d’Ottawa pour travailler avec son personnel. Par exemple, je sais qu’un sénateur a passé la fin de semaine dernière à Ottawa parce qu’il parraine un projet de loi ministériel. Je suis venu travailler à Ottawa au mois d’août parce que je voulais faire de la planification avec mon personnel avant que nous entrions dans le feu roulant de la période où le Sénat siège.
Donc, j’espère que les jours de séance ne seront pas les seuls où j’aurai le droit d’être à Ottawa pour travailler à mon bureau. J’espère que les règles me permettront d’y être aussi pendant les périodes où le Sénat ne siège pas.
La sénatrice Moncion : Ces montants ont été établis sur la base de 72 jours de séance. C’est ce qui vous indique ce que vous pouvez dépenser, mais vous ne devez pas oublier que cette allocation vise le travail que vous effectuez à Ottawa pour le Sénat, même si cela peut être, effectivement, en dehors des jours de séance.
Le sénateur Mitchell : Il faut que ce soit au Sénat, mais pas nécessairement pendant une journée de séance. Nous pourrions épuiser cette allocation.
La sénatrice Moncion : Oui, vous pourriez l’épuiser, et il y aurait alors ce budget additionnel auquel vous pourriez avoir accès dans des circonstances particulières, mais une justification deviendrait nécessaire.
Le président : Je dirais qu’il est impossible d’en arriver à une politique qui va prévoir tous les cas d’exception possibles. Il serait raisonnable pour nous d’examiner le fonctionnement de cette politique dans la pratique pour déterminer les principaux problèmes qui se posent de manière à pouvoir apporter par la suite les correctifs nécessaires. Si nous commençons à envisager toutes les exceptions possibles, nous allons être encore ici dans trois heures. Je ne pense pas que ce soit le but visé.
La sénatrice Batters : Merci. J’ai quelques questions pour la sénatrice Moncion ou pour M. Lanctôt. Pour avoir accès au budget additionnel prévu ici, un sénateur doit siéger à un comité se réunissant le lundi et avoir des contraintes de transport. C’est l’une des trois exigences à remplir. Ce n’est pas l’un ou l’autre. Il faut que le sénateur siège à un comité se réunissant le lundi et qu’il ait également des contraintes de transport. Les deux conditions doivent être remplies pour que cette exigence soit satisfaite, n’est-ce pas?
La sénatrice Moncion : Oui.
La sénatrice Batters : Cette proposition prévoit également une augmentation de l’allocation pour hébergement en résidence privée. On s’aligne ainsi sur le montant offert par la Chambre des communes, n’est-ce pas?
La sénatrice Moncion : C’est exact.
La sénatrice Batters : J’aimerais aussi savoir ce que l’on entend exactement par « fonctions de leadership » dans l’une de ces exigences. Est-ce que cela s’appliquerait uniquement aux agents supérieurs du Sénat et à ceux qui occupent un rôle de leadership équivalent sans que l’on inclue les présidents, les vice-présidents et les titulaires de postes semblables? Est-ce que l’on jugerait également que les whips adjoints et les présidents de caucus occupent des fonctions de leadership? En quoi cela consiste exactement?
La sénatrice Moncion : Nous avons une définition. Pour nous, les fonctions de leadership ne se limitaient pas à trois ou quatre personnes. Je pense qu’il est question, au total, de sept ou huit personnes.
La sénatrice Batters : De qui s’agit-il?
M. Lanctôt : Je n’ai pas de liste. Il faudrait revenir aux discussions que nous avons eues lors de cette séance. Je n’ai pas la liste en main, mais nous avons déterminé quelles personnes exerçaient des fonctions de leadership.
Le président : Je vous invite à transmettre votre réponse au comité, afin que nous sachions tous à quoi nous en tenir.
La sénatrice Marshall : J’ai participé à la réunion du sous-comité, et je peux vous dire que nous avons longuement analysé ces questions. Pierre nous a donné certains chiffres à considérer. Nous avons examiné le tout avant de demander un complément d’information.
Pour revenir à l’argument du sénateur Plett — et je suis persuadée qu’il ne sera pas surpris de m’entendre dire cela —, je ne suis pas d’accord pour que cela devienne accessible à tous. Un très petit nombre de sénateurs seront touchés. Leurs dossiers seront traités individuellement, et je suis convaincue que cela va bien fonctionner. Nous devrions à tout le moins essayer. S’il y a des problèmes, je suis sûre que les sénateurs affectés ne manqueront pas de s’en plaindre et nous pourrons rectifier le tir. Pour l’instant, j’estime toutefois qu’il s’agit d’un changement de politique tout à fait valable.
Le sénateur Dawson : Je suis d’accord. Je fais moi aussi partie du sous-comité et je confirme ce que vient de dire ma collègue. Nous avons étudié ces questions. L’analyse était beaucoup plus détaillée que ce qui se retrouve dans le rapport. Nous avons droit à de nombreuses contributions.
Cette règle couvre tous les cas déjà constatés. Il est probable qu’une nouvelle situation se présentera à un moment ou à un autre, et je conviens qu’il nous faudra alors revoir notre façon de procéder, mais je pense qu’il y a ici une solution pour tous les cas qui se sont déjà produits et pour tous ceux qui se sont même seulement rapprochés du maximum prévu. Il y en a qui ont dit avoir dû payer de leur poche. Nous avons même fait le nécessaire pour ceux qui ne se sont jamais plaints alors que nous savions qu’ils devaient payer eux-mêmes certains frais.
Il est presque impossible qu’une nouvelle situation ne se présente pas un jour, mais il s’agira simplement alors de voir ce qu’il convient de faire. Je pense que c’est un excellent rapport.
Le président : Y a-t-il d’autres questions? Sinon, nous avons une motion présentée par la sénatrice Moncion en faveur de l’adoption de ce rapport. Êtes-vous d’accord pour que cette motion soit adoptée?
Des voix : D’accord.
Le président : D’accord. La motion est adoptée.
Nous passons aux autres affaires à considérer.
Sénateur Plett, vous vouliez faire le point avec nous au sujet du Conseil interparlementaire mixte. C’est un suivi découlant de notre dernière réunion.
Le sénateur Plett : En effet, mais il y a aussi un autre point dont j’aimerais traiter par la suite. Nous avons parlé la semaine dernière du rapport du Conseil interparlementaire mixte et convoqué à nouveau Colette pour qu’elle nous indique les mesures prises par le conseil pour régler le problème que nous avions au 30 octobre. Je veux donc vous faire savoir que le tout a été réglé. C’est tout ce que je puis vous dire pour l’instant.
Je peux ajouter que, à la suite des mesures prises, nous aurons un président et un vice-président à la conférence de l’OTAN. Je ne peux pas vraiment vous en dire davantage, car la séance s’est tenue à huis clos. Il serait donc préférable de ne pas inviter Colette à comparaître une nouvelle fois de manière à ne pas la mettre dans une position délicate. Comme la réunion s’est déroulée à huis clos, elle ne pourrait de toute façon pas nous en dire beaucoup plus.
Le sénateur Dawson était là également et pourra vous confirmer que nous en sommes arrivés à une solution satisfaisante.
Le président : Excellent. Je pense que nous allons nous assurer de ne pas inviter Colette à notre prochaine séance.
Le sénateur Plett : J’ai un autre point dont je voudrais traiter, monsieur le président.
Le président : Nous vous écoutons.
Le sénateur Plett : Nous avons reçu la semaine dernière, soit le 2 novembre, un courriel portant sur les déclarations que nous devons signer chaque année. Je comprends que l’on veuille nous simplifier la tâche, mais le mécanisme retenu me pose problème. On nous indique dans ce courriel que l’on a simplifié le processus cette année en ajoutant des boutons de vote pour la déclaration annuelle. On nous demande de répondre au courriel en cliquant sur le bouton correspondant à notre situation. Si les renseignements nous concernant n’ont pas changé, il faut cliquer sur non. S’ils ont changé, on clique sur oui et il faut alors soumettre les nouveaux renseignements.
J’ai du mal à accepter cette façon de faire les choses. Je ne vois pas pourquoi on ne pourrait pas simplement signer un document indiquant que notre situation n’a pas changé. C’est tout ce qu’il y a de plus simple, mais cela exige tout au moins une signature de notre part.
Avec ce qui est proposé ici, un stagiaire de mon bureau pourrait cliquer sur un bouton en mon nom pour indiquer si les informations à mon sujet ont changé ou non. Je trouve cela tout à fait inacceptable, et je demande que l’on fasse marche arrière et que nous ayons tous un formulaire à signer. Non, ma situation n’a pas changé, point final. Oui, ma situation a changé et voici ce qui est nouveau.
Ainsi, je pourrais tout au moins avoir sous les yeux le formulaire qui pourrait être rempli par un membre de mon personnel, mais que je devrais signer. C’est moi qui suis responsable. Je ne veux pas être responsable de l’initiative d’un stagiaire qui voudrait m’aider en répondant à ma place sous prétexte que je suis trop occupé en étant persuadé que les renseignements me concernant n’ont pas changé. Je ne crois pas que cela soit acceptable.
La sénatrice Moncion : Je suis d’accord avec le sénateur Plett, car il s’agit de mesures de contrôle interne importantes, d’autant plus que cela doit se faire sur une base annuelle. On a besoin de la signature ainsi que de la date. C’est une attestation annuelle qui doit prendre la forme d’un document daté et signé par le sénateur.
Le président : Y a-t-il d’autres observations à ce sujet?
Le sénateur Tkachuk : Nous sommes tous d’accord avec cela?
Le président : Je demande simplement s’il y a d’autres commentaires.
À mon point de vue, on visait ainsi un gain d’efficience. C’est un formulaire de plus qui serait éliminé. Une formalité de moins à remplir. Les obligations des sénateurs ne s’en trouvent aucunement réduites. Nous demeurons responsables des gens qui peuvent soumettre toutes sortes de documents à partir de notre bureau. Comme ce courriel est adressé à vous, je présumerais que c’est vous qui allez y répondre, mais si le comité préfère que l’on conserve ce formulaire, qu’il en soit ainsi.
La sénatrice Batters : Ce document signé par le sénateur est un élément important de notre régime de reddition de comptes envers la population. Voilà plusieurs années déjà que nous insistons pour le maintenir, et je crois donc primordial qu’on le conserve. Je remercie le sénateur Plett d’avoir soulevé la question.
[Français]
Le sénateur Forest : Comme le sénateur Plett l’a dit plus tôt, il y a la question des dépenses. Il faut faire confiance aux sénateurs. Toutefois, y a-t-il moyen de simplifier la démarche en n’étant pas obligé de fournir l’ensemble des informations? Si ma situation n’a pas changé, je pourrais simplement cocher une case dans le document, inscrire la date et l’envoyer.
[Traduction]
Le sénateur Munson : La logique devrait toujours prévaloir. Pourquoi ne pas tous donner notre accord et passer au point suivant? Excellent.
Le président : Je ne sais pas au sujet de quoi nous sommes d’accord exactement, mais peu importe.
Le sénateur Munson : Nous sommes d’accord pour signer un formulaire. J’ai déjà réfléchi à la question.
Le sénateur Tkachuk : C’est une déclaration; ce n’est pas un simple formulaire.
Le sénateur Munson : Oui, je comprends cela, sénateur.
Le président : Si c’est ce que le comité souhaite faire, je n’y vois aucun problème.
Le sénateur Munson : Je dis qu’il est logique de fonctionner de cette manière.
Le président : Vous êtes d’accord?
Des voix : D’accord.
Le président : Y a-t-il d’autres affaires à régler? Sinon, nous allons poursuivre à huis clos sans plus tarder.
La sénatrice Moncion : Désolée, je posais une question.
Le président : Nous sommes toujours en séance publique.
La sénatrice Moncion : C’était une question au sujet d’un contrat, et je demandais à Pascale si nous devions en discuter en séance publique ou à huis clos. Elle m’a dit que nous pouvions faire l’un ou l’autre, alors nous allons rester en séance publique.
[Français]
Lors de la réunion du Sous-comité de la vérification tenue le 16 octobre dernier, les membres ont étudié la question relative à la prolongation du contrat de vérification des états financiers du Sénat par la firme KPMG. Ce contrat a pris fin le 31 mars 2018. Le contrat actuel de vérification permet que l’entente soit prolongée pour une durée maximale de deux ans. À ce titre, le sous-comité recommande de prolonger d’un an le contrat de KPMG à titre de vérificateur externe pour l’exercice de 2018-2019.
Il recommande également d’amorcer un processus d’appel d’offres afin que le Sénat puisse recevoir des soumissions quant aux services de vérification externes des états financiers. La durée initiale du contrat serait de trois ans, avec possibilité de prolongation de deux ans supplémentaires, aux mêmes conditions.
[Traduction]
Votre sous-comité s’est penché sur les deux options présentées pour la sélection d’un vérificateur pour l’exercice 2018-2019 et les années subséquentes. La première option consiste à prolonger le contrat de KPMG suivant les conditions actuelles prévoyant des honoraires de 29 750 $, taxes non incluses, pour l’exercice financier 2018-2019, avant de lancer un appel d’offres en vue de l’octroi d’un contrat de vérification pour les trois années subséquentes. Afin de faciliter la transition vers un nouveau vérificateur, le prochain contrat entrerait en vigueur au début de l’exercice financier 2019-2020. C’est donc l’option 1.
La seconde option prévoit le lancement d’un processus de soumissions pour l’embauche d’une firme externe de vérification aux fins de l’exercice 2018-2019. Cette firme amorcerait son mandat au début de 2019. Cette seconde option pourrait être plus coûteuse et nuire à la qualité de la vérification des états financiers pour l’exercice en cours.
Il est donc soumis à votre approbation que le contrat avec KPMG pour la vérification des états financiers soit prolongé d’une année, soit l’exercice financier 2018-2019, en vertu des conditions applicables pour la vérification de 2017-2018, qu’un processus de demande de propositions soit lancé et qu’une firme externe soit choisie d’ici la fin de l’exercice qui se termine le 31 mars 2019 pour la vérification des états financiers des exercices subséquents.
Le président : Y a-t-il des questions pour la sénatrice Moncion? Sommes-nous tous d’accord avec cette motion?
Le sénateur Tkachuk : Vous dites bien que c’est la recommandation du sous-comité?
La sénatrice Moncion : Oui.
Le sénateur Tkachuk : Je suis d’accord.
Le président : Tout le monde est d’accord?
Des voix : D’accord.
Le président : La motion est adoptée.
(La séance se poursuit à huis clos.)