Délibérations du Comité permanent de la
Régie interne, des budgets et de l'administration
Procès-verbal du 6 décembre 2018
OTTAWA, le jeudi 6 décembre 2018
(68)
[Français]
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration se réunit aujourd'hui à 8 h 30, dans la pièce 160-S de l'édifice du Centre, sous la présidence de l'honorable Sabi Marwah (président).
Membres du comité présents : Les honorables sénateurs Batters, Boisvenu, Carignan, C.P., Dawson, Dean, Forest, Marshall, Marwah, Mitchell, Moncion, Munson, Plett, Saint-Germain, Tkachuk, Verner, C.P., et Wetston (16).
Également présents : Pascale Legault, dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration; Richard Denis, greffier intérimaire du Sénat; des hauts fonctionnaires du Sénat ainsi que d'autres employés de soutien.
Aussi présents : Les sténographes officiels du Sénat.
TÉMOINS :
Le Sénat du Canada :
L'honorable Donald Neil Plett, sénateur;
Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Direction des finances et de l'approvisionnement;
Nathalie Charpentier, contrôleur et dirigeante principale adjointe des finances, Direction des finances et de l'approvisionnement;
Vanessa Bastos, chef, Personnes, Culture et Inclusion, Direction des ressources humaines;
Blair Armitage, greffier principal, Direction des comités.
Chambre des communes :
Yasmin Ratansi, députée de Don Valley-Est, Ontario.
Affaires internationales et interparlementaires :
Colette Labrecque-Riel, greffière adjointe et directrice générale.
Conformément à l'article 12-7(1) du Règlement du Sénat, le comité poursuit l'examen de questions financières et administratives se rapportant à la régie interne du Sénat.
CIBA/2018-12-06/518(P)|211| — Adoption de Procès-verbaux
Le comité examine le Procès-verbal de la partie publique de la réunion du jeudi 29 novembre 2018.
L'honorable sénateur Munson propose :
Que le Procès-verbal de la partie publique de la réunion du jeudi 29 novembre 2018 soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2018-12-06/519(P)|233| — Rapport du Conseil interparlementaire mixte : Présentations pour les conférences
L'honorable sénateur Plett fait le point sur les travaux du Conseil interparlementaire mixte.
Yasmin Ratansi fait une déclaration et répond avec Colette Labrecque-Riel aux questions sur la demande d'approbation et de financement émise par le Conseil interparlementaire mixte pour l'organisation de la 65e Conférence parlementaire du Commonwealth.
Après discussion, l'honorable sénateur Dean propose :
Que soit approuvée la tenue de la 65e Conférence parlementaire du Commonwealth à Halifax, en janvier 2021, et
Que le financement soit approuvé comme suit: 110 115 $ des Excédent budgétaires des Associations et Échanges pour l'exercice financier 2019-2020 et 609 956 $ de financement temporaire additionnel pour l'exercice financier 2020-2021, pour un montant total de 720 071 $ qui seraient répartis selon la formule habituelle (Sénat 30 p. 100, Chambre des communes 70 p. 100), soit 216 020 $ pour le Sénat et 504 052 $ pour la Chambre des communes.
La motion, mise aux voix, est adoptée avec dissidence.
Colette Labrecque-Riel fait une déclaration et répond aux questions sur la demande d'approbation et de financement émise par le Conseil interparlementaire mixte pour accueillir la 29e Session annuelle de l'Assemblée parlementaire de l'OSCE.
Après discussion, l'honorable sénateur Wetston propose :
Que soit approuvée la tenue de la 29e Session annuelle de l'Assemblée parlementaire de l'OSCE à Vancouver (Colombie-Britannique) en juillet 2020, et
Que le financement soit approuvé comme suit: 176 595 $ provenant des Excédent budgétaires des Associations et des Échanges pour l'exercice financier 2019-2020 et 1 394 387 $ de financement temporaire additionnel pour l'exercice financier 2020-2021, pour un montant total de 1 570 982 $, réparti selon la formule habituelle (Sénat 30 p. 100, Chambre des communes 70 p. 100) entre le Sénat (471 293 $) et la Chambre des communes (1 099 690 $).
La motion, mise aux voix, est adoptée avec dissidence.
CIBA/2018-12-06/520(P)|371| — Rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat : Budget principal des dépenses de 2019-2020
La présidente du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat, l'honorable sénatrice Moncion, présente le neuvième rapport du sous-comité :
Le jeudi 6 décembre 2018
Le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration a l'honneur de présenter son
NEUVIÈME RAPPORT
Votre sous-comité a le mandat d'examiner le projet de budget des dépenses en tenant compte du fait que le Sénat et son Administration doivent assurer la gestion responsable des fonds publics affectés à l'institution.
Votre sous-comité, formé des sénateurs Dawson, Marshall, McCoy, Moncion et Tannas a tenu deux réunions au cours du mois de novembre 2018 pour examiner les besoins financiers aux fins du budget des dépenses du Sénat pour 2019-2020. Toute augmentation de fonds par rapport à l'année précédente a dû être appuyée par une documentation détaillée et faire l'objet d'une présentation devant le sous-comité afin de justifier les nouvelles dépenses. Votre sous-comité a reçu 20 présentations et entendu le témoignage de 14 personnes représentant toutes les directions. Elles ont soumis leurs besoins opérationnels et financiers ainsi que les motifs des changements, le cas échéant, à leur budget pour 2019-2020. Votre sous-comité remercie toutes ces personnes pour leurs présentations.
Tout au long de son étude, votre sous-comité a tenu compte des changements que connaît le Sénat et des besoins additionnels liés au déménagement physique de l'institution. Chaque proposition au budget a été examinée en tenant compte des principes suivants :
— Prudent sur le plan financier
— Soutien aux opérations du Sénat
— Rapport coûts / bénéfices
— Conciliation travail-vie personnelle
Dans le cadre de ses délibérations, votre sous-comité a soulevé certains éléments clés qu'il estime utile de souligner afin d'assurer une continuité dans l'élaboration et l'étude des besoins financiers à venir :
• Planification stratégique : votre sous-comité reconnaît l'importance de la gouvernance et de l'élaboration de priorités stratégiques pour l'institution. Il encourage l'Administration à présenter un nouveau plan stratégique, à définir les priorités essentielles et à élaborer un plan d'entreprise en vue de mieux aligner le financement de nouvelles initiatives sur le cycle de planification budgétaire annuel.
• Centre d'apprentissage : votre sous-comité note l'importance pour le Sénat de se doter d'un programme de gestion des talents et de perfectionnement continu de ses ressources soutenu par un encadrement mieux adapté aux besoins de l'organisation.
• Administration : votre sous-comité reconnaît que le Sénat fonctionne maintenant à pleine capacité avec moins de 5 postes de sénateurs à combler. Afin d'offrir les services nécessaires à l'exercice des fonctions parlementaires et constitutionnelles des sénateurs et du Sénat, et tenant compte de la croissance et de la complexité des opérations, votre sous-comité recommande l'ajout de 27 nouveaux postes permanents et temporaires, cette liste se trouvant en annexe à ce rapport. Ces 27 postes, dédiés aux opérations courantes du Sénat, représentent une augmentation de l'effectif de 6,7 p. 100.
• Télédiffusion : votre sous-comité souligne l'augmentation importante du financement demandée pour couvrir les coûts d'exploitation associés à la télédiffusion, à la diffusion Web en continu et à l'infrastructure de soutien requise par le Sénat et les réunions de comités. L'augmentation substantielle demandée s'explique par la négociation d'un nouveau contrat permanent de télédiffusion avec la Chambre des communes.
• Budget des caucus et des groupes parlementaires : dans le cadre de son étude du budget des dépenses, votre sous-comité a également pris connaissance de la lettre d'entente des leaders et facilitateurs quant au montant global nécessaire au fonctionnement, tout en reconnaissant que le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration approuve les fonds entre les différents caucus et groupes parlementaires reconnus.
Dans son étude du budget principal des dépenses, votre sous-comité a examiné les ressources mises à la disposition des sénateurs pour qu'ils puissent s'acquitter de leurs responsabilités parlementaires et constitutionnelles. En ce qui concerne le budget législatif, l'augmentation se chiffre à 884 685 $. Ce montant inclut :
• une augmentation nette du budget des indemnités de base et supplémentaires des sénateurs et des contributions au régime de retraite de 275 167 $ (augmentation de 440 700 $ pour les indemnités et diminution de 165 533 $ pour les contributions au régime de retraite); et
• une augmentation d'un montant de 723 270 $ du Régime d'avantages sociaux des employés découlant des modifications au budget salarial global et du changement apporté au taux de cotisation établi par le Conseil du Trésor.
Le budget voté relativement aux travaux des sénateurs sera augmenté de 487 500 $. Ce montant inclut :
• une augmentation de 487 500 $ aux budgets des dépenses de bureau des sénateurs qui tient compte de l'inflation et qui passera de 225 372 $ à 230 105 $; et
Dans le budget voté, le financement accordé à l'Administration du Sénat augmente globalement de 3 736 471 $. Le budget inclut les éléments clés suivants :
• une augmentation au budget du personnel du Sénat de 1 337 587 $ pour tenir compte de l'augmentation économique de 968 012 $ pour les employés non représentés et syndiqués et des dépenses afférentes au personnel de 369 575 $, somme qui varie d'une année à l'autre et qui représente les prestations de maternité et parentales, les indemnités de cessation d'emploi, les accidents de travail, et le paiement des congés annuels;
• une augmentation temporaire au budget de 315 727 $ pour poursuivre l'initiative touchant la transformation des ressources humaines;
• une augmentation permanente de 496 636 $ pour la prestation des programmes, y compris les frais de traitement annuels de 173 000 $ pour les services de la paie;
• une augmentation aux budgets de fonctionnement des directions des Communications et des Services d'information de 673 375 $ et de 89 525 $ respectivement pour la télédiffusion, la diffusion Web en continu et l'infrastructure de soutien requise par le Sénat et pour les réunions de comités;
• une augmentation au budget du personnel du Bureau de la procédure et des travaux de la Chambre de 233 957 $ pour l'affectation de ressources additionnelles à l'appui du mandat des Débats et des Publications;
• une augmentation au budget de la Direction des finances et de l'approvisionnement de 205 307 $ pour des activités liées à l'approvisionnement;
• une augmentation au budget du personnel de la Direction des comités de 167 288 $ pour l'ajout d'un greffier à la procédure et d'un adjoint administratif, de manière à permettre l'affectation d'un greffier à chaque comité et sous-comité du Sénat;
• une augmentation au budget d'entretien de la Direction des biens et des services de 121 814 $;
• une augmentation temporaire au budget de la Direction de la sécurité institutionnelle de 120 400 $ pour la mise à niveau des serrures à sécurité élevée.
Par conséquent, votre sous-comité formule les recommandations suivantes :
• Que le budget du Sénat pour l'exercice 2019-2020 soit de 114 188 759 $, ce qui représente une augmentation de 4,7 % par rapport à l'exercice précédent;
• Que les rajustements budgétaires pour l'exercice 2019-2020, présentés en annexe, soient approuvés.
Respectueusement soumis,
La présidente,
LUCIE MONCION
L'honorable sénatrice Moncion fait une déclaration, puis répond aux questions avec Pierre Lanctôt.
Après discussion, l'honorable sénatrice Moncion propose :
Que le rapport soit adopté et présenté au Sénat.
La motion, mise aux voix, est adoptée avec dissidence.
CIBA/2018-12-06/521(P) 301 — Composition des sous-comités
L'honorable sénateur Marwah fait une déclaration au sujet des postes vacants dans cinq des sous-comités.
L'honorable sénatrice Saint-Germain propose :
Que l'honorable sénateur Dawson soit nommé en tant que membre du Sous-comité des communications;
Que l'honorable sénateur Dean soit nommé en tant que membre du Sous-comité sur la Vision et le Plan à long terme;
Que l'honorable sénateur Wetston soit nommé en tant que membre du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat;
Que l'honorable sénateur Munson soit nommé en tant que membre du Sous-comité sur les ressources humaines;
Que l'honorable sénateur Munson soit nommé en tant que membre du Sous-comité sur la diversité.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2018-12-06/522(P)|390| — Rapport du Sous-comité sur les ressources humaines
L'honorable sénatrice Saint-Germain et Vanessa Bastos font le point sur les travaux du Sous-comité sur les ressources humaines et sur la formation obligatoire des sénateurs relativement à la prévention du harcèlement en milieu de travail.
CIBA/2018-12-06/523(P)|295| — Rapport du Sous-comité des budgets de comités : Rapports de dépenses post-activités des comités du Sénat
La présidente du Sous-comité des budgets de comités, l'honorable sénatrice Verner, C.P., dépose le vingt-deuxième rapport du sous-comité :
Le jeudi 6 décembre 2018
Le Sous-comité des budgets des comités du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration a l'honneur de déposer son
VINGT-DEUXIÈME RAPPORT
En 2007, le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration (CIBA) a décidé que l'Administration du Sénat préparerait des rapports détaillés après chaque activité des comités. Les rapports post-activités comprennent une répartition des montants demandés pour chaque item du budget d'un comité et les dépenses réelles correspondantes.
Ces rapports post-activités sont examinés par le comité qui a engagé les dépenses, puis par votre sous-comité qui dépose un résumé de ces rapports au CIBA.
En 2014, CIBA a convenu de déposer les rapports de dépenses post-activités au Sénat, afin de mieux expliquer au public les budgets et les dépenses réelles des comités. Ceci répond à la demande accrue de transparence relative aux dépenses du Sénat.
Un principe clé des budgets de comités consiste au fait qu'ils ne peuvent pas dépasser le montant approuvé par le Sénat pour une activité donnée. Ils doivent donc s'assurer que les fonds prévus soient suffisants pour tous les voyageurs de leur comité, souvent sans même être certains du nombre final de voyageurs ni des dates du voyage. Plusieurs raisons expliquent cela :
• En raison des processus d'approbation requis pour tous les budgets des comités, ceux-ci doivent être préparés bien avant les dates de voyage prévues et l'itinéraire final. Le prix des billets d'avion, de l'hébergement ou du transport par autobus peut ainsi varier grandement.
• Le nombre de voyageurs varie lui aussi entre le moment de la budgétisation et la période où a lieu le déplacement.
Ces raisons expliquent pourquoi les montants prévus au budget sont généralement plus élevés que les dépenses réelles engagées par les comités, pour un pourcentage des fonds dépensés d'environ 40 % au cours des sept derniers exercices financiers.
Il est important de noter qu'à la fin d'une activité, tous les fonds excédentaires sont récupérés et réinjectés au budget central pour ensuite être réattribués, conformément à une décision prise par le Sénat le 3 avril 2003.
En conformité avec la décision du jeudi 27 mars 2014, votre sous-comité dépose maintenant un résumé de dépenses post-activités des comités pour les années 2015-2016 et 2016-2017 (1re session, 42e législature), avec les rapports post-activités individuels de chaque comité, qui sont annexés au présent rapport :
2015-2016 :
Agriculture et forêts (priorités d'accès aux marchés internationaux)
Activité 1 : Moncton (N.-B.) (audiences publiques et mission d'étude)
Montant du budget approuvé $84,137 Dépenses réelles $30,693 Excédent $53,444 2016-2017 :
Peuples autochtones (logement dans les collectivités des Premières Nations et les collectivités inuites du Nunavut, du Nunavik, de Nunatsiavut et des Territoires du Nord-Ouest)
Activité 1 : Nunavut, Nunavik, Nunatsiavut (mission d'étude)
Montant du budget approuvé $212,550 Dépenses réelles $127,375 Excédent $85,175 Agriculture et forêts (priorités d'accès aux marchés internationaux)
Activité 1 : Calgary (audiences publiques et mission d'étude)
Montant du budget approuvé $100,188 Dépenses réelles $43,981 Excédent $56,207 Activité 2 : Pékin et Shanghai, Chine (mission d'étude)
Montant du budget approuvé $260,000 Dépenses réelles $75,078 Excédent $184,922 Banques et du commerce (barrières au commerce intérieur)
Activité 1 : Vancouver, Calgary et Winnipeg (audiences publiques)
Montant du budget approuvé $160,072 Dépenses réelles $23,570 Excédent $136,502 Énergie, de l'environnement et des ressources naturelles (effets de la transition vers une économie à faibles émissions de carbone)
Activité 1 : Ouest (Vancouver, Kitimat, Prince George, Calgary et Estevan) (mission d'étude)
Montant du budget approuvé $119,143 Dépenses réelles $58,099 Excédent $61,044 Activité 2 : Sud de l'Ontario (Sarnia et Hamilton) (mission d'étude)
Montant du budget approuvé $29,792 Dépenses réelles $17,588 Excédent $12,204 Activité 3 : Montréal (mission d'étude)
Montant du budget approuvé $18,704 Dépenses réelles $8,012 Excédent $10,692 Pêches et des océans (recherche et sauvetage maritimes)
Activité 1 : Nouvelle-Écosse, Île-du-Prince-Édouard et Nouveau-Brunswick (audiences publiques et mission d'étude)
Montant du budget approuvé $107,588 Dépenses réelles $41,752 Excédent $65,836 Activité 2 : Terre-Neuve-et-Labrador (audiences publiques et mission d'étude)
Montant du budget approuvé $152,657 Dépenses réelles $44,002 Excédent $108,655 Affaires étrangères et du commerce international (faits nouveaux en matière de politique et d'économie en Argentine)
Activité 1 : Argentine, Buenos Aires (mission d'étude)
Montant du budget approuvé $249,126 Dépenses réelles $106,661 Excédent $142,465 Affaires étrangères et du commerce international (potentiel de renforcement de la coopération avec le Mexique)
Activité 1 : Mexico (mission d'étude)
Montant du budget approuvé $19,452 Dépenses réelles $17,694 Excédent $1,758 Droits de la personne (intégration des réfugiés syriens nouvellement arrivés)
Activité 1 : Toronto et Montréal (audiences publiques et mission d'étude)
Montant du budget approuvé $54,794 Dépenses réelles $18,839 Excédent $35,955 Affaires juridiques et constitutionnelles (délais dans le système de justice pénale au Canada)
Activité 1 : Halifax (audiences publiques et mission d'étude)
Montant du budget approuvé $65,340 Dépenses réelles $22,603 Excédent $42,737 Activité 2 : Vancouver, Calgary et Saskatoon (audiences publiques et mission d'étude)
Montant du budget approuvé $104,326 Dépenses réelles $67,964 Excédent $36,362 Activité 3 : Montréal (audiences publiques et mission d'étude)
Montant du budget approuvé $20,774 Dépenses réelles $9,568 Excédent $11,206 Sécurité nationale et de la défense (Examen de la politique de défense)
Activité 1 : New York (mission d'étude)
Montant du budget approuvé $50,000 Dépenses réelles $13,074 Excédent $36,926 Langues officielles (accès aux écoles françaises et aux programmes d'immersion française de la Colombie-Britannique)
Activité 1 : Colombie-Britannique (audiences publiques et mission d'étude)
Montant du budget approuvé $123,328 Dépenses réelles $60,345 Excédent $62,983 Transport et des communications (transport de pétrole brut)
Activité 1 : Edmonton, Calgary et Vancouver (audiences publiques et mission d'étude)
Montant du budget approuvé $190,376 Dépenses réelles $61,977 Excédent $128,399 Activité 2 : Montréal, Saint John, Halifax et Port Hawkesbury (audiences publiques et mission d'étude)
Montant du budget approuvé $164,276 Dépenses réelles $50,546 Excédent $113,730 Transports et des communications (véhicules branchés et automatisés)
Activité 1 : Toronto (conférence)
Montant du budget approuvé $19,364 Dépenses réelles $7,130 Excédent $12,234 Total pour 2015-2016 :
Activités de voyage approuvées 1 Activités de voyage complétées 1 Budgets approuvés $84,137 Dépenses réelles $30,693 Excédent $53,444 Total pour 2016-2017 :
Activités de voyage approuvées 22 Activités de voyage complétées 20 Budgets approuvés $2,464,051 Dépenses réelles $903,558 Excédent $1,560,493 Total pour 2015-2016 et 2016-2017 :
Activités de voyage approuvées 23 Activités de voyage complétées 21 Budgets approuvés $2,548,188 Dépenses réelles $934,251 Excédent $1,613,937 Respectueusement soumis,
La présidente,
JOSÉE VERNER, C.P.
À 10 h, le comité poursuit ses travaux à huis clos, conformément à l'article 12-16. (1) du Règlement.
À 10 h 01, la séance est levée jusqu'à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉ :
La dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration,
Pascale Legault
Le secrétaire de séance,
Gérald Lafrenière