LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L’ADMINISTRATION
TÉMOIGNAGES
OTTAWA, le jeudi 13 juin 2019
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui, à 8 heures, en séance publique et à huis clos, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour étudier des questions financières et administratives.
Le sénateur Sabi Marwah (président) occupe le fauteuil.
[Traduction]
Le président : Bonjour. Bienvenue au Comité sénatorial permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration.
Je m’appelle Sabi Marwah. J’ai le privilège de présider le comité. Je demande aux sénateurs de se présenter.
Le sénateur Munson : Jim Munson, de l’Ontario.
Le sénateur Dawson : Dennis Dawson, du Québec.
[Français]
Le sénateur Forest : Éric Forest, de la région du Golfe, au Québec.
La sénatrice Saint-Germain : Raymonde Saint-Germain, du Québec.
La sénatrice Moncion : Lucie Moncion, de l’Ontario.
[Traduction]
Le sénateur Dean : Tony Dean, de l’Ontario.
[Français]
Le sénateur Dalphond : Pierre Dalphond, De Lorimier, au Québec.
[Traduction]
Le sénateur Mitchell : Grant Mitchell, de l’Alberta, du territoire visé par le Traité no 6.
[Français]
La sénatrice Verner : Josée Verner, du Québec.
[Traduction]
Le sénateur Wells : David Wells, de Terre-Neuve-et-Labrador.
Le sénateur Tannas : Scott Tannas, de l’Alberta.
Le sénateur Plett : Don Plett, de Landmark, au Manitoba.
La sénatrice Marshall : Elizabeth Marshall, de Terre-Neuve-et-Labrador.
Le sénateur Tkachuk : Sénateur Tkachuk, de la Saskatchewan.
Le président : Dans vos documents, vous trouverez le procès-verbal de la partie publique de la réunion du 6 juin 2019. Y a-t-il des questions, ou des changements à apporter?
Si ce n’est pas le cas, est-ce que quelqu’un veut bien proposer une motion d’adoption du procès-verbal? Sénateur Forest? Merci. Le sénateur Forest propose l’adoption du procès-verbal. D’accord? Adopté.
Le prochain point à l’ordre du jour, c’est la clarification des déclarations.
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : Compte tenu de l’absence de la sénatrice à qui j’aimerais poser des questions, je demande que l’article à l’ordre du jour soit reporté à cette rencontre.
[Traduction]
Le président : D’accord. Continuons.
Au troisième point à l’ordre du jour, nous avons la présentation d’un rapport annuel des activités et dépenses des associations parlementaires. J’invite Mme Colette Labrecque-Riel à se joindre à nous. Sénateur Plett, je crois que vous allez présenter un exposé, après quoi nous passerons aux questions, au besoin.
L'honorable Donald Neil Plett, sénateur, Sénat du Canada : Bonjour, chers collègues. Je serai bref, et si vous avez des questions difficiles, Mme Labrecque-Riel y répondra.
À titre de coprésident du Conseil interparlementaire mixte, je suis ravi de présenter le Rapport annuel des activités et dépenses des associations parlementaires pour l’exercice 2018-2019.
Comme les sénateurs le savent, le rapport annuel décrit en détail les activités et les dépenses des 13 associations parlementaires. Je suis accompagné de la greffière du conseil, Mme Colette Labrecque-Riel; c’est son équipe qui a produit le rapport.
Je souhaite vous donner un aperçu de ce qu’ont accompli les associations parlementaires au cours du dernier exercice, tel que décrit dans le rapport, après quoi nous serons ravis de répondre à vos questions.
Au cours de l’exercice 2018-2019, les 13 associations parlementaires ont tenu 83 activités dans 41 pays. Elles ont accueilli 69 délégations étrangères, tant à Ottawa, qu’ailleurs.
Le nombre d’activités en déplacement a diminué, tout comme le nombre moyen de participants par activité.
Pour l’exercice 2018-2019, le budget total des associations parlementaires était d’un peu plus de 4,3 millions de dollars, ce qui représente une baisse de 263 040 $ par rapport à l’exercice précédent.
Le total des dépenses s’est élevé à 3,9 millions de dollars, dont 1,4 million de dollars était lié à des contributions ou à des frais d’adhésion, et 2,5 millions de dollars, à des activités.
Ces dépenses représentent 91 p. 100 du budget, et les fonds inutilisés s’élèvent à 402 493 $.
Le coût du transport demeure la dépense la plus importante. Elle représente 64 p. 100 des dépenses totales.
Concernant la participation du Sénat aux activités des associations, mes collègues remarqueront que 98 délégués étaient des sénateurs, ce qui représente 31 p. 100 du nombre total de parlementaires qui ont voyagé. Même si l’information ne figure pas dans le rapport, je peux confirmer que parmi ces 98 sénateurs, il y avait 35 membres du Groupe des sénateurs indépendants, 27 sénateurs conservateurs, 35 sénateurs libéraux et un sénateur non affilié.
Enfin, ces 98 places ont été occupées par 36 sénateurs. Quant au financement, étant donné que le Sénat fournit 30 p. 100 du financement, la participation à 31 p. 100 concorde tout à fait avec ce financement.
Si vous voulez obtenir de plus amples renseignements sur chacune des 13 associations, je vous invite à consulter la section 3 du rapport.
L’information est fournie pour chaque activité tenue au cours du dernier exercice au sujet des éléments suivants : participants, transport, hébergement, indemnités journalières, accueil et repas de travail, divers et frais d’inscription.
Bien qu’au cours de l’exercice 2018-2019, il y a eu une baisse dans les dépenses et les activités des associations parlementaires par rapport à l’exercice précédent, sur les cinq derniers exercices, il a été le deuxième plus actif.
Je rappelle à mes collègues qu’après révision par notre comité, le rapport annuel est présenté au Sénat et publié sur le Web. C’est de l’information qu’on met à la disposition du public.
Enfin, j’aimerais également dire qu’en plus de prendre diverses décisions budgétaires et administratives qui concernent les associations parlementaires, le Conseil interparlementaire mixte a adopté un code de conduite pour les délégués des associations, de même qu’un modèle de gouvernance pour les questions de sécurité liées aux déplacements de l’association.
C’est ce qui met fin à mon exposé, et nous sommes prêts à répondre aux questions.
La sénatrice Marshall : Ma question porte sur une chose que le sénateur Plett a mentionnée, mais je vais la poser à Mme Labrecque-Riel. Le nombre de délégations à l’étranger a diminué et le nombre de délégations de l’étranger a augmenté. Le nombre de sénateurs qui sont membres d’associations parlementaires a diminué et il en est de même pour le nombre de sénateurs qui participent à des activités en déplacement. S’agit-il d’une tendance, ou nous voyons une remontée?
Colette Labrecque-Riel, greffière adjointe et directrice générale, Affaires internationales et interparlementaires, Sénat du Canada : Je n’ai pas fait d’analyse historique pour savoir à quel moment, au cours d’une législature, le nombre de membres ou de délégués augmente ou diminue. Je suppose qu’en ce qui concerne le nombre de sénateurs, la dynamique changeante au Sénat a peut-être eu un effet. Compte tenu de l’arrivée d’un nombre important de nouveaux sénateurs, les activités de diplomatie parlementaire sont probablement la dernière activité sur laquelle les nouveaux sénateurs se concentrent. Il y aurait d’abord les activités de la chambre, puis celles des comités, et la diplomatie parlementaire aurait tendance à venir au troisième rang. Bien sûr, les sénateurs qui siègent ici le savent mieux que moi, et certains sont peut-être plus nouveaux que d’autres, mais c’est ce que je pense.
La sénatrice Marshall : Une remontée.
Mme Labrecque-Riel : C’est peut-être en raison de l’arrivée de nouveaux sénateurs qui n’ont pas encore nécessairement commencé à s’occuper de diplomatie parlementaire
La sénatrice Marshall : Merci.
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : En premier lieu, monsieur le président, sénateur Plett et madame Labrecque-Riel, je tiens à vous remercier de la qualité de ce rapport et de la clarté de la présentation. J’aime beaucoup le fait — je crois que c’était fort pertinent — que vous ayez travaillé à un code d’éthique pour régir le comportement des sénateurs dans le cadre de ces importants événements au sein desquels nous représentons la démocratie canadienne, et que vous ayez accordé une attention aux enjeux en matière de sécurité.
J’ai une question, et je ne crois pas qu’elle ait été abordée dans le rapport. Souvent, au Sénat, nous avons accès aux rapports des déplacements de chacune des associations parlementaires. J’aimerais savoir quel pourcentage des délégations ont répondu à l’exigence de préparer un rapport et de le déposer au Sénat à la suite de déplacements à l’étranger.
Mme Labrecque-Riel : À la suite d’une mission à l’étranger, toutes les associations doivent présenter un rapport aux deux Chambres, en vertu des règlements des deux Chambres. Il y a parfois des retards. Le délai prescrit dans le Règlement est très difficile à respecter. Il l’a toujours été, je crois. Le rapport énonce l’objectif de la mission, dont le contenu est tout de même assez élaboré. Une analyse est préparée par les analystes de la Bibliothèque du Parlement qui accompagnent la délégation. À la toute fin, un rapport financier assez sommaire doit être déposé dans les deux Chambres et il est publié sur le site web.
La sénatrice Saint-Germain : Donc, vous ne comptez pas inclure le dépôt de ces rapports dans la reddition de comptes qui apparaît dans le rapport annuel.
Mme Labrecque-Riel : Une fois que les rapports ont été présentés, ils sont affichés sur le site web. La version électronique du rapport annuel contient des hyperliens vers les rapports individuels.
La sénatrice Saint-Germain : Encore une fois, je vous félicite.
[Traduction]
Le président : Avez-vous d’autres questions à poser à Mme Labrecque-Riel ou au sénateur Plett? Si ce n’est pas le cas, je vous remercie tous les deux de la présentation.
Le sénateur Plett : Merci beaucoup.
Le président : Honorables sénateurs, quelqu’un doit proposer une motion pour l’adoption du rapport.
Le sénateur Tkachuk : Je la propose.
Le président : Le sénateur Tkachuk la propose. D’accord? D’accord. Adopté.
Le prochain point à l’ordre du jour, c’est le rapport du Sous-comité de la Vision et du Plan à long terme. Le sénateur Tannas fera un exposé sur deux éléments distincts, et les sénateurs poseront leurs questions par la suite.
J’invite Mme Caroline Morency, directrice générale intérimaire, Biens et services, et Mme Josée Labelle, conseillère exécutive VPLT, à venir nous rejoindre.
La parole est à vous, sénateur Tannas.
Le sénateur Tannas : Merci, monsieur le président. Honorables sénateurs, j’ai l’honneur de présenter le quatrième rapport du Sous-comité de la Vision et du Plan à long terme. Je suis ici pour présenter deux mises à jour importantes sur les projets de réaménagement et de réhabilitation en cours sur la Colline du Parlement.
La première mise à jour porte à la fois sur le réaménagement provisoire et sur l’emplacement final des locaux du Sénat. Les locaux provisoires seront des endroits où nous, les sénateurs, devrons avoir nos bureaux pendant la préparation de l’emplacement final, soit essentiellement l’apparence de la Cité parlementaire et où nos locaux et nos bureaux seront situés lorsque tout sera terminé concernant la Vision et le Plan à long terme. C’est l’emplacement final : lorsque tous les édifices auront été entièrement réhabilités, que la nouvelle construction sera terminée et que la Cité parlementaire sera prête pour les 100 prochaines années.
La Vision et le Plan à long terme de 2006 — il y a 13 ans — pour la Cité parlementaire prévoyaient que tous les bureaux des sénateurs se trouvent au nord de la rue Wellington, au-delà de la Colline du Parlement et sur la Colline du Parlement. C’était la vision initiale, il y a 13 ans. Le plan de 2006 exigeait qu’il y ait suffisamment d’espace pour loger tous les sénateurs dans trois édifices : l’édifice du Centre, l’édifice de l’Est et de nouveaux locaux envisagés à l’ouest et au nord de l’édifice de l’Ouest, le long de l’escarpement de la rivière, mais sur la Colline du Parlement.
Le plan a été légèrement modifié, mais pas officiellement. On semble avoir abandonné l’idée de construire un troisième édifice sur l’escarpement de la Colline du Parlement. Services publics et Approvisionnement Canada n’a pas présenté de plan pour le côté ouest de l’édifice de l’Ouest. Donc, compte tenu de nos besoins actuels, qui n’ont pas changé, on manquerait d’espace dans l’édifice du Centre, le nouveau complexe du Centre d’accueil des visiteurs et l’édifice de l’Est pour loger tous les bureaux des sénateurs.
Plus tôt cette année, des représentants du ministère des Travaux publics ont comparu devant le sous-comité pour présenter une proposition de développement qu’on appelle le projet de réaménagement de l’îlot 2. Il hébergerait des bureaux de sénateurs et de députés pendant l’évacuation et les travaux de réhabilitation à venir de l’édifice de l’Est et de l’édifice de la Confédération. Cela comprendrait deux nouveaux bâtiments et la réhabilitation de certains bâtiments existants de l’îlot.
Essentiellement, l’îlot 2 — je pense que nous avons fourni la carte — est situé sur la rue Wellington. Il va de l’angle de Wellington et de Metcalfe, là où se trouvent la statue de Terry Fox et le Parliament Pub, jusqu’à l’édifice Victoria. C’est ce qu’on appelle l’îlot 2. On propose donc la construction d’installations temporaires pour nous à cet endroit. Nous occuperions les lieux pendant la réhabilitation de l’édifice de l’Est, pour les sénateurs, et celle de l’édifice de la Confédération, pour les députés.
Cela pourrait être une solution sensée, selon ce qu’on nous a dit. Nous avons examiné certains plans. Le Sénat pourrait continuer d’occuper les nouveaux édifices de l’îlot 2, ou le nouvel édifice — un édifice du Sénat —, après la réhabilitation de l’édifice de l’Est. Ainsi, nous aurions un parc immobilier suffisant pour avoir des installations complètes.
C’est un changement important par rapport au plan d’emplacement final au nord de la rue Wellington pour héberger tout le monde, mais c’est une toute nouvelle solution de rechange au nouvel immeuble ouest qui ne se concrétisera pas, semble-t-il.
D’autres facteurs sont à considérer avant de déterminer si l’îlot 2 réaménagé pourrait être une solution viable à long terme. Tout d’abord, on examine actuellement la possibilité d’aménager un couloir souterrain qui nous permettrait de faire une boucle ou du moins de relier nos installations à l’édifice du Centre et à l’édifice de l’Est. Cette étude est en cours. Nous attendons les résultats avec impatience, car je pense qu’ils pourraient avoir une incidence sur nos décisions.
Deuxièmement, nous n’avons pas encore de plans définitifs quant à l’empreinte du Centre d’accueil des visiteurs, notamment en ce qui concerne sa forme, la superficie utilisable et son utilisation. Nous pensons donc qu’il est logique d’attendre et de voir quelle forme cela prendra.
En outre, même avec ce projet d’édifice du côté nord-ouest, étant donné que nos installations, la chambre du Sénat et toutes les salles pour nos activités se trouvent du côté nord-est, il semble logique de compléter l’axe en reliant l’îlot 2, l’édifice de l’Est et l’édifice du Centre. Pour nous, en fait, cette solution est peut-être plus logique que celle du plan initial. Nous voulons voir comment tout cela évoluera.
Par conséquent, le sous-comité recommande que le CIBA approuve le projet de réaménagement de l’îlot 2 pour fournir des locaux provisoires au Sénat pendant la fermeture de l’édifice de l’Est pendant les rénovations.
Nous viderons l’édifice de l’Est dans cinq ans, environ. Tous ceux qui y travaillent déménageront dans les nouveaux locaux qui seront construits pour nous au cours des cinq prochaines années. Aujourd’hui, toutefois, nous considérons cela comme des installations provisoires.
De plus, dans cette recommandation, nous demandons que le CIBA autorise le sous-comité à examiner plus en profondeur la possibilité de faire de l’îlot 2 un emplacement définitif. Voilà pour notre premier point.
Le deuxième point est la remise à neuf des salles de comité 2 et 9 de l’édifice Victoria. Actuellement, le Sénat compte en tout huit salles de comité permettant la télédiffusion des délibérations : trois dans l’édifice du Sénat du Canada; deux au 1, rue Wellington, de l’autre côté de la rue, plus deux autres salles au rez-de-chaussée qui seront mises en service d’ici janvier 2020; deux dans l’édifice Victoria et une dans l’édifice Est. Donc, nous en avons huit actuellement et deux autres entreront en service l’hiver prochain.
Toutefois, le sous-comité a été informé que les systèmes vieillissants menacent de tomber en panne dans trois des salles de comité existantes; il s’agit des systèmes des salles 2 et 9 de l’édifice Victoria et de la salle 257-E de l’édifice de l’Est.
Nous avons récemment reçu une proposition de remise à neuf complète des salles de comité 2 et 9 de l’édifice Victoria. Ces salles ont été rénovées pour la dernière fois en 2006. Une bonne partie de l’équipement y est tellement obsolète qu’il est impossible de trouver des pièces de rechange.
Il y a aussi, comme nous le savons, des problèmes de bruit causés par la circulation environnante.
Les systèmes multimédias et de TI ne sont plus compatibles avec ceux utilisés maintenant dans les nouvelles salles de comité de l’édifice du Sénat du Canada et du 1, rue Wellington. Par exemple, tous nos nouveaux systèmes de diffusion sont en haute définition alors que les anciennes salles diffusent toujours en définition standard.
Le premier devis pour la remise en état complète des deux salles dépassait les 11 millions de dollars. Le sous-comité avait trouvé ces coûts très élevés et avait demandé à la Direction des biens et des services de trouver une solution acceptable pour réduire les coûts globaux. On nous a présenté diverses options qui permettraient de réduire les coûts, mais d’améliorer les salles à plusieurs égards, plutôt qu’une mise à niveau complète des deux salles.
Le sous-comité s’est également renseigné au sujet de l’utilisation des salles depuis le déménagement, et il s’est réjoui d’apprendre que la plupart des réunions des comités ont eu lieu dans les nouvelles salles. Seulement quelques réunions à huis clos ont eu lieu dans les anciennes salles depuis notre déménagement à l’Édifice du Sénat du Canada et au 1, rue Wellington.
On nous a également informés que les salles 9 et 2 n’ont pas été utilisées pour les réunions radiodiffusées ces deux derniers mois en raison de défaillances techniques.
Chers collègues, il y a eu une forte augmentation de la demande et de l’utilisation des nouvelles salles par les comités, mais comme je l’ai mentionné, deux nouvelles salles s’ajouteront à notre inventaire et seront disponibles dès janvier, au début de la nouvelle législature.
On pourra également faire diminuer cette pression par d’autres ajustements aux calendriers des comités et à la politique relative à l’attribution des salles du Sénat, ici à l’Édifice du Sénat du Canada et au 1, rue Wellington, pendant les jours de séance.
Puisque nous venons tout juste d’emménager dans nos nouveaux locaux, le sous-comité estime qu’il faudra plus de temps pour déterminer quels seront nos besoins opérationnels. Chers collègues, le seul inconvénient, c’est que nous devrons peut-être attendre deux ans avant d’entreprendre la rénovation complète des salles de comité afin de les rendre opérationnelles.
Je vais en venir à la recommandation, mais essentiellement, on nous dit que l’amélioration et la remise en service de ces salles est un projet s’échelonnant sur deux ans. Le sous-comité recommande donc ce qui suit : que le Sénat ne procède pas pour le moment à la modernisation des systèmes de télédiffusion dans les salles 2 et 9 de l’édifice Victoria; que l’on continue d’utiliser l’équipement avec la technologie existante jusqu’à ce que l’équipement ne soit plus viable; que le CIBA autorise le sous-comité à revoir l’état de ces deux salles d’ici mars 2020 pour déterminer, le cas échéant, les améliorations à apporter aux systèmes de télédiffusion, audio et de webdiffusion.
Voilà notre rapport, chers collègues. C’est avec plaisir que je répondrai à vos questions.
Le président : Je propose que nous commencions par le premier enjeu, soit l’emplacement final.
Le sénateur Tkachuk : J’ai plusieurs questions. Je ne vois pas pourquoi on envisagerait de dépenser 11 millions de dollars pour les salles de comité de l’édifice Victoria. Je ne sais pas qui a pensé à cela. Le ministère des Travaux publics aura beau dépenser tout l’argent qu’il voudra, l’édifice Victoria n’est pas un bâtiment... Cela ne change rien pour moi, personnellement, parce que je m’en vais. Cela ne me préoccupe pas outre mesure. Ce qui me préoccupe, c’est l’argent.
L’édifice Victoria devrait être démoli et remplacé par un nouvel édifice. Il n’a aucune valeur patrimoniale ni de caractéristiques architecturales qu’il vaut la peine de préserver pour les générations futures. C’est une de nos propriétés, et je ne pense pas que nous ayons besoin de ces salles de comité. Ne pourrions-nous pas avoir, comme vous le dites, des salles de comité réservées aux comités directeurs, par exemple? La radiodiffusion n’est pas nécessaire. Débarrassons-nous de tout cela. Il suffirait d’avoir de belles salles de comité où les gens pourraient se réunir en privé, s’ils le souhaitent, ou qui pourraient être utilisées par les occupants de l’édifice Victoria pour les visiteurs.
Nous utilisons l’une des salles de réunion du septième étage le mercredi matin pour nos réunions de caucus. Il est possible de trouver une solution.
Quant à l’idée d’un tunnel souterrain, je me souviens de la controverse que les deux autres tunnels ont suscitée. Je ne pense pas qu’on veut placer les futurs gouvernements dans une telle situation. Bon sang! Nous pouvons nous lever le matin — de moins nous devrions pouvoir le faire, pour la plupart — et aller travailler en passant par l’extérieur. Nous n’avons pas besoin d’un tunnel pour ça.
Voilà ce que j’avais à dire.
Qu’en est-il de l’édifice Chambers? Ne peut-on pas y aménager des bureaux?
Le sénateur Tannas : Lorsque nous serons revenus à l’édifice du Centre?
Le sénateur Tkachuk : Oui, ou même pendant la réhabilitation des bureaux de l’édifice de l’Est. Ne pourrait-on pas utiliser l’édifice Chambers?
Le sénateur Tannas : Ce serait possible.
Le sénateur Tkachuk : C’est pratique. Il s’agit de déplacer le personnel. Nous avons beaucoup d’autres édifices où ils pourraient être envoyés.
Le sénateur Tannas : Le problème, c’est que l’édifice de l’Est et l’édifice de la Confédération seront vides en même temps. L’idée est d’avoir des installations qui pourront servir par la suite, pour les 100 prochaines années. Il a été décidé que l’îlot qui comprend l’édifice Victoria, l’ancienne ambassade des États-Unis — maintenant l’édifice dédié aux peuples autochtones — et divers espaces vides fera désormais partie intégrante de la cité parlementaire.
La question est la suivante : où peut-on réinstaller tout le monde lorsque nous viderons l’édifice de l’Est? Tous ces gens y retourneront une fois les travaux terminés. Pour revenir à votre argument, l’édifice Victoria sera alors vide. Pour nous, cela ne fait pas partie du plan permanent. Cela n’aurait aucun sens, n’est-ce pas?
Où iraient les sénateurs de l’édifice Victoria? À quel endroit seront leurs bureaux si nous ne construisons pas ce nouvel immeuble sur la Colline? Voilà le problème.
Quant aux tunnels, ils font partie de la dernière étape de la Vision et du plan à long terme. Il n’est pas seulement question d’aménager un tunnel sous la rue Wellington jusqu’à l’édifice de l’Est, et plus loin. N’oubliez pas que le Centre d’accueil des visiteurs sera situé sous la pelouse et que beaucoup de travaux souterrains seront déjà terminés.
Par ailleurs, il y a la possibilité d’avoir un tunnel entre l’édifice de l’Ouest et l’édifice Wellington, qui fait maintenant partie de l’ensemble. Je crois que c’est une manière de reconnaître que ce n’est pas un édifice qui est construit sur la Colline et que l’édifice Wellington, soit le magnifique nouvel édifice qui a ouvert ses portes très récemment, sera, je crois, un emplacement définitif et permanent. Ce sera la Chambre des communes qui prendra la décision, et l’autre chambre discute aussi du tunnel.
Voilà pourquoi je crois logique de dire que nous sommes conscients que nous aurons des locaux provisoires dans un nouvel édifice à l'angle de Metcalfe et de Wellington et que, si tout se passe comme prévu, c’est peut-être l’édifice que nous devrions logiquement occuper de manière permanente. Cependant, nous prendrons cette décision lorsque nous aurons tous les renseignements en main, y compris les tunnels, les coûts et tout le reste.
Le sénateur Tkachuk : D’accord. Comme vous êtes doué pour les questions d’argent, sénateur Tannas, je vous fais donc confiance pour exercer un certain contrôle sur le budget et éviter de faire grimper mes impôts.
Le président : Je suis d’accord que pour 11 millions de dollars nous pourrions construire un nouvel édifice, mais bon.
Le sénateur Tannas : Compte tenu de cette information, monsieur le président, nous ne trouvions pas que c’était logique d’investir 11 millions de dollars dans l’édifice Victoria, sachant que nous ne serions pas là très longtemps; nous parlons de peut-être 10 ans tout au plus. Nous n’utilisons pas ces salles actuellement et nous avons deux nouvelles salles de comité. Bref, notre recommandation était de mettre le tout sur la glace, d’examiner la situation, de nous renseigner et d’attendre, et nous savons que la seule décision que nous prenons ici aujourd’hui est que, si tout d’un coup la demande explose, nous avons deux ans avant de pouvoir utiliser ces salles. Notre recommandation est de le faire.
Le président : Je crois qu’il est juste de dire que vous prêchez à des convertis en ce qui concerne cette question.
Le sénateur Tkachuk : L’avantage de conserver un nombre restreint de salles de comité, c’est que cela limitera la capacité du Sénat de créer d’autres comités, parce que les comités ont tendance à se multiplier.
Le président : J’aimerais demander aux sénateurs de restreindre leurs questions du sujet dont nous sommes saisis. Commençons par le premier point, soit l’îlot 2, puis nous pourrons parler des salles de comité. Autrement, nous ne serons pas en mesure de mettre aux voix les motions.
Le sénateur Wells : Merci, sénateur Tannas, de votre bon travail dans ce dossier, et merci également à l’équipe de soutien. J’aimerais seulement que vous me rappeliez ce que sera l’emplacement définitif. Ce n’était pas difficile à comprendre, mais il y avait beaucoup d’éléments. Bref, après les travaux, le Sénat occuperait l’îlot 2, et l’édifice de l’Est et la partie du Sénat de l’édifice du Centre accueilleraient les bureaux des sénateurs. Ai-je bien compris?
Le sénateur Tannas : C’est l’option que nous devons examiner. Ce serait pratiquement en ligne droite. Nous aurions l’édifice du Centre, l’édifice de l’Est, l’édifice de l’autre côté de la rue et l’édifice où se trouveront maintenant nos locaux provisoires à l'angle de Metcalfe et deWellington.
Le sénateur Wells : Vous avez dit espérer qu’après les travaux cet édifice soit un emplacement définitif du Sénat.
Le sénateur Tannas : C’est possible.
Le sénateur Wells : Je crois que c’est une bonne idée. J’aime que ce soit proche. Je crois aussi que c’est nécessaire d’avoir un système de tunnels à notre époque et dans cette ville. Il n’y a pas de problème avec les autobus, mais il est impossible, compte tenu du trafic en soirée lorsque nous sommes encore au travail, de nous rendre à la chambre pour voter, aux réunions des comités ou à nos bureaux. Je crois qu’un système de tunnels s’impose depuis longtemps. Si nous faisons déjà tous ces importants travaux d’infrastructure, je crois que cela va de soi.
Le sénateur Tannas : C’est un bon moment pour le faire.
Le sénateur Wells : Il n’a pas été question de la conception du bâtiment ou le maintien de...
Le sénateur Tannas : Dans notre rapport, vous avez certains dessins rudimentaires. Nous sommes encore très loin de la conception. Nous aurons encore beaucoup d’occasions de nous exprimer sur cet aspect.
Le sénateur Wells : D’accord. En ce qui concerne le système de tunnels, si c’est ce que nous décidons de faire, est-ce que cela permettra de relier tous les édifices du Parlement?
Le sénateur Tannas : J’ai entendu deux possibilités. Nous avons entendu la possibilité d’avoir un système en fer à cheval qui pourrait partir de nos locaux provisoires jusqu’à l’édifice Wellington, et j’ai aussi entendu la possibilité d’avoir une boucle. Je crois que les deux options sont évaluées dans l’étude de faisabilité en cours.
Le sénateur Wells : Les coûts seraient-ils assumés par le secteur public ou le Sénat et la Chambre des communes?
Le sénateur Tannas : Ce seraient les contribuables. Les travaux relèveraient de Travaux publics, et les fonds proviendraient du budget lié à la Vision et au Plan à long terme.
Le sénateur Dawson : Lors de ma première réunion du CIBA, je crois que le président était David Tkachuk et qu’il n’était pas du tout question que nous ne soyons plus sur la Colline du Parlement après les travaux. Les choses ont beaucoup changé depuis.
Sénateur Tannas, nous avons dit à quelques reprises d’arrêter d’appeler cela le Centre d’accueil. Nous devons trouver un nouveau nom, parce que ce n’est pas sa fonction. C’est bien plus que cela. C’est mineur.
Je suis tout à fait d’accord. Je n’aurais pas besoin de revenir ici, monsieur le président. Pour la deuxième fois aujourd’hui, je suis d’accord avec le sénateur Tkachuk que c’est ridicule de rénover les salles de comité de l’édifice Victoria. C’est ridicule de le faire au coût de 11 millions de dollars, et nous ne devrions pas aller de l’avant en ce sens.
J’aime bien les tunnels. J’habite au Château Laurier, mais nous n’avons pas besoin de construire un tunnel comme le tunnel entre l’édifice de l’Est et l’édifice du Centre, qui est très bien, très attrayant et spacieux. Nous pouvons avoir un tunnel comme celui que nous avons entre le Château Laurier, Wellington et ici, et ce tunnel est très modeste. Ce n’est pas nécessaire que le tunnel soit aussi dispendieux et aussi élaboré que celui que nous avons entre l’édifice de l’Est et l’édifice du Centre.
Le sénateur Tkachuk : Il y a déjà eu un tunnel à cet endroit.
Le sénateur Dawson : Il y avait déjà un tunnel. Un compromis aurait été une possibilité. Quoi qu’il en soit, c’est tout.
Le sénateur Munson : Tout le projet est un campus. Ce sera un campus. Vous serez donc sur un campus.
C’est ce qui nous attend, dans un avenir plus ou moins lointain, avec ce concept.
Ma grande préoccupation concerne la statue de Terry Fox. La statue emblématique de Terry Fox se trouve à un endroit bien en vue. Elle n’est pas suffisamment haute sur la Colline, mais c’est quelque chose auquel les Canadiens tiennent et c’est aussi quelque chose que nous ne devons pas oublier, parce que cela représente la volonté d’un Canadien.
Avec toute cette planification, je ne veux pas entendre de la part de Travaux publics que cette statue sera installée à un endroit bien en vue. J’aimerais connaître l’endroit où elle sera installée, s’il y a un édifice à cet endroit et ce qui se passera à ce sujet. J’estime que la statue devrait se trouver sur la Colline du Parlement avec les autres statues, parce qu’elle a une grande importance pour notre pays. Je souhaite qu’une personne m’explique bientôt l’endroit où la statue sera installée et qu’un engagement soit pris en ce sens. Les Canadiens s’arrêtent devant cette statue pour prendre des photos. C’est une source de fierté et c’est très important pour notre pays.
Le sénateur Tannas : J’en prends bonne note, et nous le ferons. Comme vous siégez au sous-comité, nous travaillerons là-dessus.
Le président : Y a-t-il d’autres questions sur le réaménagement de l’îlot 2?
[Français]
Le sénateur Forest : J’aimerais simplement préciser que, dans toute cette réflexion, nous avons même découvert une nouvelle salle au troisième étage de l’édifice de l’Est, ce qui est une belle surprise.
Nous en sommes à l’heure actuelle à l’étape des concepts, mais il ne faut pas oublier l’impact des travaux de la Ville d’Ottawa en ce qui a trait à l’avenir de la rue Wellington. La façon dont tout cela va se dérouler à l’avenir aura également un impact sur nos choix. Nous en sommes à l’étape des concepts, mais il nous apparaissait totalement illogique de dépenser 11 millions de dollars pour mettre à niveau deux salles de l’édifice Victoria, alors que cet édifice sera rénové dans quelques années. Comme il est question de fonds publics, nous devons être prudents. Je pense que notre décision était très réfléchie.
[Traduction]
Le président : S’il n’y a pas d’autres questions sur l’îlot 2...
La sénatrice Marshall : Je ne peux pas dire au sujet de l’îlot 2, mais j’aimerais avoir des renseignements sur les deux nouvelles salles qui seront prêtes après janvier.
Le sénateur Tannas : Je me trompe peut-être. Se trouvent-elles à l’étage ou au-dessus des deux salles actuelles au 1, rue Wellington?
Le sénateur Tkachuk : Je crois qu’elles se trouvent au 1, rue Wellington. Il y en a deux que nous utilisons actuellement et il y en aura deux autres plus tard.
Le sénateur Dawson : C’était la Chambre des communes qui les utilisaient à l’époque.
Le sénateur Tkachuk : Ces salles sont remises à neuf. Nous en aurons quatre à cet endroit, ce qui est excellent.
Le sénateur Dawson : Probablement 10 millions de dollars.
Le sénateur Tkachuk : Elles sont assez récentes. Nous espérons donc que cela coûtera 5 millions de dollars.
Le président : Chers collègues, je vous invite à passer au vote concernant le réaménagement de l’îlot 2.
Le sénateur Tannas propose que le CIBA approuve le projet de réaménagement de l’îlot 2 pour fournir des locaux provisoires au Sénat pendant la fermeture de l’édifice de l’Est pour rénovation et que le CIBA autorise le Sous-comité de la VPLT à examiner plus en profondeur la possibilité de faire de l’îlot 2 un emplacement définitif. Sommes-nous d’accord, honorables sénateurs? La motion est adoptée.
Passons au deuxième point.
La sénatrice Batters : Au sujet de ces salles de comité permettant la vidéotransmission dans l’édifice Victoria, je croyais que nous avions mis à jour il y a quelques années tous les systèmes de vidéotransmission des salles de comité de l’édifice Victoria. Je crois que c’était concernant cet édifice, mais je me rappelle avoir reçu des mises à jour à ce sujet des services de TI du Sénat lors de réunions à l’époque du Sous-comité des communications. Si ce n’était pas cet édifice, de quelles salles de comité s’agissait-il alors? Je me rappelle que d’énormes investissements ont été faits en ce qui concerne les systèmes de vidéotransmission de salles de comité. Je me demande l’endroit où ces investissements ont été faits et la raison pour laquelle nous devons faire ces investissements.
Caroline Morency, directrice générale intérimaire, Biens et services, Sénat du Canada : Je vais vous revenir avec une réponse concernant le coût à l’époque et les travaux qui ont été faits. Je ferai parvenir l’information au comité.
La sénatrice Batters : Quelles sont les salles de comité qui ont été les plus récemment modernisées avec l’installation de systèmes de vidéotransmission?
Mme Morency : Voulez-vous parler de toutes les salles ou celles de l’édifice Victoria?
La sénatrice Batters : De toutes les salles. Cela s’est passé il y a quelques années. Cela n’a donc pas été fait dans le cadre de ce projet. Cela ne faisait pas encore partie de cet appel d’offres. Cela concernait un édifice existant.
Mme Morency : Nous vous reviendrons avec la réponse.
La sénatrice Batters : Merci.
La sénatrice Marshall : Je crois que vous avez répondu à toutes mes questions, mais parlez-nous de la salle de comité dans l’édifice de l’Est. Je crois que c’est la pièce 257. En avons-nous besoin? J’ai eu une seule réunion à cet endroit depuis le déménagement ici. Nous ne l’utilisons plus, n’est-ce pas?
Mme Morency : Cette salle est utilisée à l’occasion. C’est parfois un endroit idéal pour les occupants de l’édifice de l’Est. C’est ce que l’utilisation passée nous révèle.
La sénatrice Marshall : Devrons-nous faire quelque chose par rapport à cette salle, étant donné que nous avons beaucoup de salles au 1, rue Wellington et ici? Laissons tomber la pièce 257.
Mme Morency : Dans le cadre de la deuxième phase du réaménagement de l’édifice de l’Est, nous évaluerons aussi cela. Il se peut aussi qu’il y ait d’autres salles de comité lorsque sera terminé dans sept ans le réaménagement complet de l’édifice de l’Est.
La sénatrice Marshall : Toutefois, quelqu’un doit évaluer périodiquement le nombre de salles dont nous avons besoin. Construisons-nous trop de salles de comité?
Le sénateur Tannas : Il y a un certain flottement actuellement. Le plan que nous avons proposé de suivre à l’Administration et aux services de TI est de conserver la pièce 257 de l’édifice de l’Est pour les cinq prochaines années, puis elle disparaîtra. Elle sera touchée par le réaménagement. Cependant, pour les cinq prochaines années, nous cannibalisons l’équipement de l’édifice Victoria dont nous avons besoin, et c’est la salle que nous essayons de garder en bon état de fonctionnement. Pour l’instant, en particulier avec les deux nouvelles salles, nous n’utilisons pratiquement jamais l’édifice de l’Est ou l’édifice Victoria, et nous aurons aussi deux nouvelles salles. C’est une salle en réserve.
La sénatrice Marshall : D’accord.
Le sénateur Tannas : Nous utiliserons tout l’équipement de l’édifice Victoria et nous nous assurerons du bon fonctionnement de cette salle pour les cinq prochaines années jusqu’à ce que nous déménagions au nouvel endroit.
Le président : S’il n’y a pas d’autres questions concernant ce point, le sénateur Tannas propose :
[...] que le Sénat ne procède pas pour le moment à la modernisation des systèmes de télédiffusion dans les salles 2 et 9 de l’édifice Victoria;
que l’on continue d’utiliser l’équipement avec la technologie existante jusqu’à ce que l’équipement ne soit plus viable;
que le CIBA autorise le sous-comité à revoir l’état de ces deux salles d’ici mars 2020 pour déterminer, le cas échéant, les améliorations à apporter aux systèmes de télédiffusion, audio et de webdiffusion.
Sommes-nous d’accord, honorables sénateurs?
Des voix : D’accord.
La sénatrice Batters : Avec dissidence.
Le président : La motion est adoptée, avec dissidence.
Le prochain point à l’ordre du jour, soit le point 5, est un rapport du Sous-comité de la vérification qui traite de la vérification des dépenses des sénateurs. La sénatrice Moncion présentera son dix-septième rapport qui inclut une recommandation en vue d’approuver la vérification des dépenses de l’Administration et des sénateurs.
J’invite Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, et Nathalie Charpentier, contrôleur et adjointe dirigeante principale des finances, à prendre place à la table des témoins.
[Français]
La sénatrice Moncion : Pour mentionner les personnes qui ont participé à la rencontre où nous avons discuté de cet article, il y avait les sénateurs Verner, Marshall, Dawson et moi-même; le sénateur Carignan était absent. La sénatrice Marshall a remplacé la sénatrice Batters.
Je vais vous donner un peu l’historique du travail effectué jusqu’à présent et ce qui nous a amenés à parler de ce point avant que je présente le rapport. Nous en avions discuté une première fois dans le cadre de la mise en place d’un audit interne. Nous parlions d’un modèle quelconque, mais aussi de l’importance de la tenue d’un audit interne. Nous en avions donc discuté au sein du Sous-comité du budget. Ensuite nous en avons discuté à ce comité-ci. Nous avons reçu le mandat d’évaluer une solution temporaire pour mener un audit en attendant que les décisions soient prises par le Sénat. Nous vous présentons aujourd’hui une solution temporaire qui a été proposée par le groupe qui s’est penché sur cette question.
Sans plus tarder, voici le 17e rapport du Sous-comité de la vérification du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration.
[Traduction]
Honorables sénateurs, j’ai l’honneur de présenter le dix-septième rapport du Sous-comité de la vérification du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration.
Dans le cadre de l’engagement du Sénat envers la transparence et la reddition de comptes, votre sous-comité est d’avis que les dépenses de l’Administration et des sénateurs devraient régulièrement faire l’objet d’audits pour garantir qu’elles sont conformes aux politiques et pratiques, et que les contrôles et processus entourant les dépenses sont efficaces et appropriés.
Le sous-comité estime qu’il faudrait commencer par un audit des dépenses de l’Administration et des sénateurs pour l’exercice 2018-2019. Cet audit serait réalisé par un auditeur externe. Par suite de cet audit, une stratégie à plus long terme d’audit des dépenses de l’Administration et des sénateurs sera élaborée, de concert avec une stratégie d’audit interne générale, et sera présentée lors d’une prochaine réunion.
[Français]
Votre sous-comité recommande donc que le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration approuve la vérification proposée des dépenses de l’Administration et des sénateurs pour l’exercice financier de 2018-2019, conformément à la portée et à l’approche suggérées, et qu’il autorise l’Administration à procéder à un processus d’appel.
[Traduction]
Je suis prête à répondre à vos questions.
[Français]
De plus, nous vous avons remis un document qui s’intitule Vérification des dépenses de l’Administration et des sénateurs. Il s’agit de la note d’information qui explique comment on fonctionnerait et qui donne les coûts approximatifs associés à cette vérification.
[Traduction]
La sénatrice Batters : Je suis heureuse de constater que la sénatrice Marshall a évidemment très bien réussi à me remplacer à cette réunion du sous-comité, et je ne m’en surprends pas. Je suis aussi ravie de voir que ce qui est proposé pour cette vérification ponctuelle vise non seulement les dépenses des sénateurs, mais aussi les dépenses de l’Administration du Sénat. Je sais que c’est un aspect sur lequel a insisté le sénateur Wells, qui est ici aujourd’hui, dans son projet de vérification et de surveillance auquel il travaille depuis un bon moment déjà. Je suis donc heureuse de voir cela.
Pourrions-nous ajouter ou demander que dans le cadre de cette vérification ponctuelle les marchés publics concernant l’approvisionnement fassent partie des éléments visés par cette vérification ponctuelle? Merci.
Le président : Je crois que cela serait approprié.
La sénatrice Batters : Merci beaucoup.
Le sénateur Wells : Merci, madame Moncion, pour votre travail à ce sujet. J’ai quelques questions. L’audit sur l’administration et les dépenses des sénateurs comprendrait-il les frais de bureau? C’est de loin le montant le plus élevé que les sénateurs dépensent, comparativement à ce qu’on appelle généralement dans le public les dépenses des sénateurs, c’est-à-dire les frais de déplacement, d’accueil ou autres.
Je pense qu’il devrait y avoir une description plus claire de ce que sont les dépenses des sénateurs, et je pense que l’on devrait appeler cela « frais de bureau des sénateurs » ou « dépenses de bureau des sénateurs ». Je pense que le mot « dépenses » est plus approprié d’un point de vue administratif, car le syntagme « frais de bureau » a une autre connotation.
S’agirait-il d’un audit des systèmes pour les dépenses des sénateurs ou des dépenses individuelles des sénateurs ou des dépenses de bureau des sénateurs? S’agirait-il d’un audit des systèmes ou d’un audit des dépenses?
La sénatrice Moncion : Qu’entendez-vous par « audit des systèmes »?
Le sénateur Wells : Serait-il question du système que nous avons — et qui va du moment où une demande de dépense est soumise jusqu’au moment où l’argent est dépensé — et de la façon dont ce système fonctionne? Par exemple, si nous examinons la question de l’approvisionnement au Sénat, vérifierons-nous s’il y a toujours trois soumissions ou s’il y a suffisamment de temps? S’il y a eu des demandes de clarification de la part des soumissionnaires, est-ce que ces clarifications sont communiquées à tous les soumissionnaires? Je fais référence au système que nous avons plutôt qu’à la façon dont les dépenses ont été faites.
La sénatrice Moncion : Sous la rubrique « objectifs » du rapport, il y a une description de la portée de l’audit. Nous proposons de recourir à une demande de propositions, et ce sont des choses qui pourront être précisées dans cette demande.
Le sénateur Wells : D’accord. Je vous remercie.
La sénatrice Marshall : Je n’ai pas de question. Je tiens simplement à dire que je l’appuie résolument et que j’étais très heureuse de remplacer une de mes collègues du sous-comité le jour où cela était inscrit à l’ordre du jour. Disons que les choses sont bien tombées pour moi. Je l’appuie à fond et je pense que cela n’en surprendra pas beaucoup de me l’entendre dire.
[Français]
La sénatrice Verner : Sénatrice Moncion, je suis membre de ce sous-comité. Nous avons discuté de différentes options. Est-ce que je comprends bien que ce sera pour une période d’un an et non pas de trois ans, et qu’il s’agit d’environ 75 000 $ à 100 000 $ pour un an?
La sénatrice Moncion : Oui.
La sénatrice Verner : C’est pour l’ensemble des sénateurs et non pas simplement pour un groupe de sénateurs.
La sénatrice Moncion : Non. Dans le cas du premier appel que nous avons fait, il s’agit d’un échantillonnage d’environ 400 transactions de toutes sortes qui viennent d’un peu partout, qu’il s’agisse des dépenses des sénateurs, des dépenses de bureau, de l’approvisionnement, et ainsi de suite. C’est aléatoire et laissé à la discrétion des auditeurs externes. Ils utilisent des méthodes pour faire ce travail et ils en ont l’expertise. C’est pour cette raison que, en adoptant cette approche, nous n’avons pas ciblé une seule personne en demandant aux auditeurs de vérifier toutes ses dépenses. C’est très large et très aléatoire.
La sénatrice Verner : Cela répond à ma question, merci.
[Traduction]
Le président : Je vous remercie. Je dois admettre que je suis moi aussi très en faveur de cette vérification des dépenses. Il était temps que cela se fasse et je pense que c’est quelque chose que nous devrions fortement encourager et appuyer.
L’honorable sénatrice Moncion propose que le rapport soit adopté.
Le sénateur Tkachuk : J’ai quelques questions.
Le président : Je suis désolé. Monsieur Tkachuk, nous vous écoutons.
Le sénateur Tkachuk : Je tiens à préciser qu’il y a des dépenses qui sont prévues par la loi, comme les frais de déplacement. Madame Legault, pouvez-vous nous dire si les chambres d’hôtel font partie de ces dépenses prévues par la loi. Je ne m’en souviens plus — j’ai été en retrait de cela pendant tellement longtemps.
Pascale Legault, dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration, Sénat du Canada : C’est exact.
Le sénateur Tkachuk : Il y a donc celles-là, qui sont les frais de déplacement, et puis il y a les dépenses de bureau, donc il y en a deux.
Ma deuxième question s’adresse à Mme Moncion. Est-ce que cela va être fait par le vérificateur général ou par une firme de vérification privée?
La sénatrice Moncion : Ce sera fait par un cabinet de vérification privé.
Le sénateur Tkachuk : D’accord. C’est quelque chose que nous avons fait avant que le vérificateur général ne vienne, mais seulement deux ans auparavant — peut-être deux ans et demi. Il y avait bien quelques problèmes, mais rien d’alarmant. Puis, lorsque le vérificateur général est arrivé, il a trouvé beaucoup de problèmes. Je ne sais pas si c’est parce que le bureau du vérificateur général n’a pas bien compris ce qu’il cherchait ou parce que le vérificateur privé n’a rien vu. Ils avaient pourtant procédé tous les deux de la même façon. Nous avons donc répondu à ce vérificateur privé, mais en même temps, le vérificateur général a trouvé d’autres éléments.
Bref, c’est tout ce que je voulais savoir. Vous allez donc vous adresser à un vérificateur privé. D’accord.
La sénatrice Moncion : Si je peux nuancer, je ne sais pas comment vous dites cela en anglais...
[Français]
— le vérificateur général a fait une jurivérification, ce que l’auditeur interne ne fait pas. Il fait une vérification en fonction des politiques et des pratiques qui sont en place. C’est beaucoup plus profond comme recherche qu’un audit interne normal.
[Traduction]
Le sénateur Tkachuk : Ce n’est pas ce que vous aviez l’intention de faire.
La sénatrice Moncion : Non, pas du tout.
Le sénateur Tkachuk : D’accord. Cela me convient.
[Français]
La sénatrice Moncion : J’aimerais ajouter un élément important. En jetant un premier coup d’œil à l’information que nous avons reçue en ce qui concerne les coûts qui sont associés à la vérification, nous constatons qu’ils sont de l’ordre de 75 000 $ à 100 000 $. Nous lancerons un appel d’offres, et c’est un exercice coûteux. Nous voulons que les sénateurs soient au courant des coûts associés à cet exercice. Nous avons besoin de cette latitude, dans le cadre de l’évaluation des firmes, pour dire que le Comité de la régie interne nous a donné une marge de manœuvre qui nous permettra de passer le contrat.
Le sénateur Forest : Comme c’est une analyse systémique et aléatoire en ce qui a trait aux dépenses — prenons l’exemple de l’imbroglio lié à l’embauche d’une firme d’huissiers —, la firme analysera nos processus d’achats ou d’octroi de contrats.
La sénatrice Moncion : C’est ce qui a été demandé en ce qui a trait à l’approvisionnement. Certaines choses manqueraient, mais nous n’irons pas au fond.
Le sénateur Forest : Nos principales politiques?
La sénatrice Moncion : C’est ça.
[Traduction]
Le sénateur Tkachuk : Il y a quelque chose d’autre que j’aimerais aborder. Si nous faisions une vérification — ou du moins c’était l’intention, mais je ne sais pas ce qu’il est advenu de cette intention — je pense qu’après le passage du vérificateur général, il y aurait un certain nombre de sénateurs qui feraient l’objet d’un audit exhaustif. On en choisirait peut-être trois, quatre ou cinq au hasard, qui feraient l’objet d’un audit complet. Cela serait fait sur une base régulière, peut-être tous les deux ans, et il y aurait aussi, comme vous le suggérez, un audit plus superficiel des autres sénateurs.
Six ans se sont écoulés depuis le dernier audit. Or, c’est quelque chose qu’il faut faire régulièrement, sinon l’exercice se perd dans les mauvaises herbes et personne ne veut plus s’en occuper. C’est à ce moment-là que les problèmes s’installent. C’est une chose à laquelle vous devriez peut-être penser, mais je m’en remets à vous, madame Moncion. Vous êtes très compétente.
La sénatrice Moncion : Je vous remercie.
Le président : L’honorable sénatrice Moncion propose que le rapport soit adopté. Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter cette motion?
Des voix : Oui.
Le président : D’accord. La motion est adoptée.
Le point no 6 porte sur un autre rapport, celui du Sous-comité du budget des dépenses. C’est la sénatrice Moncion qui présentera ce dixième rapport. Pierre Lanctôt et Nathalie Charpentier sont là pour répondre aux questions.
La sénatrice Moncion : Chers collègues, j’ai l’honneur de présenter le dixième rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration.
[Français]
Le 9 mai 2019, le sous-comité a reçu le mandat d’étudier les modifications et précisions proposées à la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs.
[Traduction]
Votre sous-comité s’est réuni le 11 juin 2019 pour remplir ce mandat. Il a accepté les changements potentiels énumérés dans le tableau en annexe et a décidé de reporter ses décisions concernant d’autres points.
[Français]
Par conséquent, votre sous-comité recommande que les changements proposés dans le tableau annexé au 10e rapport soient adoptés et que la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs soit modifiée en conséquence.
[Traduction]
Je suis disposée à répondre à toutes vos questions.
Le président : Mesdames et messieurs, à des fins de clarification, les documents qui ont été distribués tout à l’heure se concentrent vraiment sur ce qu’il est recommandé d’approuver. Le rapport précédent contenait vraiment tout, alors ce que nous avons ici est plus facile à suivre. Il n’y a pas de différence entre les deux rapports. Celui-ci ne porte que sur les choses que nous recommandons ou que le comité recommande.
[Français]
La sénatrice Moncion : La majorité des changements proposés sont des clarifications apportées aux politiques plutôt que des changements aux politiques. Il y avait par exemple des pratiques écrites à un endroit dans les règles qui ne l’étaient pas ailleurs. Il s’agissait de faire un arrimage pour ces politiques, ce qui a nécessité des clarifications plutôt que des changements.
[Traduction]
Le président : Avez-vous des questions pour la sénatrice Moncion?
La sénatrice Marshall a rendu un fier service au sous-comité. J’ai assisté moi-même à la réunion du sous-comité et j’ai examiné chacun des points. Je pense que nous sommes parvenus à une solution. Nous nous sommes entendus sur les points que nous avons décidé de soumettre au comité. Je ne vois pas de questions. La sénatrice Moncion propose que le rapport soit adopté.
Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter cette motion?
Des voix : Oui.
Le président : D’accord, la motion est adoptée. Distingués collègues, le prochain point concerne l’autorité intersessionnelle du comité de sélection. Il y a une note d’information dans votre trousse. Philippe Hallée fera une déclaration et il répondra à toutes vos questions.
Philippe Hallée, légiste et conseiller parlementaire, Services de la Cité parlementaire, Sénat du Canada : Il s’agit d’une demande du sénateur Plett qui, à titre de président du comité directeur du comité de sélection, souligne le fait que le comité de sélection ne dispose pas, aux termes du Règlement administratif du Sénat, de l’autorité intersessionnelle nécessaire pour procéder à l’attribution des bureaux qui n’ont pas été attribués par les caucus. On se retrouve donc parfois avec des locaux vacants qui n’ont pas été attribués par les caucus.
Ce pouvoir d’attribution est conféré au comité de sélection aux termes de l’article 2 du chapitre 4.03 du Règlement administratif du Sénat. Or, étant donné que le comité de sélection ne dispose pas de l’autorité intersessionnelle pour s’occuper de cette question au cours des prochains mois — après la dissolution du Parlement —, l’attribution des locaux ne pourra pas se faire.
En ce qui concerne l’administration en général et l’attribution des bureaux, le pouvoir résiduel appartient au Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration. L’une des demandes du sénateur Plett était de trouver une façon d’assurer que cette autorité ne soit pas laissée sans responsable pendant l’intersession.
Deux options ont été envisagées. La première est de modifier le Règlement administratif du Sénat par un ajout en ce sens à la disposition que vous avez devant vous. Cela donnerait aux trois membres actuels du comité directeur l’autorité voulue leur permettant de procéder à l’attribution des locaux vacants pendant l’intersession. Bien qu’il ne leur confèrerait pas le statut de comité proprement dit, l’ajout proposé serait une façon de régler ce problème pour de bon. Il serait par la suite stipulé très clairement que les membres du comité directeur ou les membres qui faisaient partie de la direction du comité de sélection au moment de la dissolution ont le pouvoir de prendre ces décisions comme s’il existait une autorité intersessionnelle, mais sans qu’il y en ait une.
L’autre option serait que le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration crée un groupe de travail qui ferait à peu près la même chose. Il s’agirait toutefois d’une solution provisoire. La première option nécessite une modification du Règlement administratif du Sénat, un processus qui pourrait être un peu plus long. Or, étant donné les délais dont nous devons tenir compte en ce moment, cela pourrait devenir un problème.
Bien entendu, la deuxième solution est un peu plus accessible parce qu’il s’agit d’un groupe de travail qui pourrait être constitué grâce à une motion.
Le président : Ce que vous avez devant vous, ce sont deux options. L’option 2 est une solution plus pragmatique pour remédier à la situation des quatre ou cinq prochains mois que le sénateur Plett a portée à notre attention. Ce serait plus facile à gérer et cela donnerait le même résultat qu’une solution permanente. Je pense que c’est une mesure que nous pouvons prendre très rapidement, et je pense que ce mandat du comité est souligné dans la note d’information.
[Français]
Le sénateur Forest : Je crois que c’est une situation temporaire et exceptionnelle. À mon avis, il n’est pas nécessaire de modifier le Règlement. Je privilégierais la solution de créer un comité de façon temporaire, parce que c’est aux quatre ans, et non pas une situation qu’on vit en permanence.
[Traduction]
Le sénateur Plett : Je suis d’accord pour dire qu’étant donné le peu de temps que nous avons, la deuxième option est la meilleure. Je ne suis pas tout à fait d’accord pour dire qu’il s’agit d’une situation temporaire, puisque cela va se reproduire, et pas nécessairement tous les quatre ans. Il arrive que la fréquence des élections change. Il y a des prorogations pour différentes raisons. Je pense qu’il nous faudra régler cette question à notre retour. C’est quelque chose que nous aurions dû examiner plus tôt, mais nous ne l’avons pas fait. À la lumière de cela, je pense que le groupe de travail est la bonne façon de procéder pour l’instant, mais ce n’est certainement pas aussi bon que l’autre option. Je pense que nous allons devoir nous pencher là-dessus à notre retour, et qu’une modification devra être apportée au Règlement administratif du Sénat. Dans l’intérim, j’encourage mes collègues à appuyer la deuxième option.
La sénatrice Batters : C’est certainement ce que notre comité directeur a pensé : la meilleure option est la deuxième. À ce sujet, j’aimerais dire quelques mots sur le dernier paragraphe du projet de motion, si c’est l’option 2 qui est retenue. Pour ce que veut ce comité, dans le libellé anglais, le mot « recommandation » du dernier paragraphe devrait être au pluriel. Lorsque vous dites « comité », s’agit-il du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration ou du comité de sélection?
Le président : C’est notre...
La sénatrice Batters : Nous devrions probablement clarifier cela, parce que le comité consultatif ou le groupe de travail consultatif relèverait du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration.
Le président : Je n’y vois pas d’objection. La seule chose, c’est qu’il est plus difficile d’organiser le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration pendant l’été.
La sénatrice Batters : Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration a l’autorité intersessionnelle nécessaire pour agir au cours de l’été, ce que personne d’autre n’a, et c’est pourquoi nous faisons cela.
Le sénateur Plett : Cela ne va pas demander énormément de travail. Je pense que pour la période visée, nous avons huit retraités, mais d’autres pourraient venir s’ajouter. Il y a donc un peu de travail à faire. Notre comité directeur peut certainement s’en occuper. Pour ce qui est de savoir de qui nous allons relever, c’est selon moi sans importance. Je présume que ce serait au comité directeur ou au comité de sélection de s’occuper de cela. Nous ferons rapport à qui vous voudrez.
Le président : Que désire faire le comité? Le groupe de travail devrait-il se rapporter au comité directeur du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration ou au Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration lui-même?
Le sénateur Plett : Je dirais qu’il serait plus simple de confier cela au comité directeur. Ce serait pour la période estivale, bien entendu.
Le président : D’accord, confions cela au comité directeur pour l’été. Je devrais lire la motion. Quelqu’un peut-il la proposer? Monsieur Plett, pouvez-vous proposer la motion suivante :
Qu’un groupe de travail consultatif sur l’attribution de bureaux soit constitué;
Que le groupe soit composé des trois sénateurs qui, le jour de la dissolution de la 42e législature, étaient respectivement président et vice-présidents du Comité de sélection;
Que le quorum soit fixé à trois;
Que le mandat du groupe de travail consultatif soit de recommander l’attribution, aux sénateurs et à leur personnel, en fonction de l’ancienneté et des besoins particuliers, de bureaux dont un caucus n’a pas la responsabilité et qui ne sont pas réattribués parle caucus à l’un de ses membres;
Que le groupe de travail consultatif soumette des recommandations au Sous-comité du programme et de la procédure au besoin.
Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter cette motion? Oui. La motion est adoptée.
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : À la suite de notre rencontre de la semaine dernière concernant le point à l’ordre du jour intitulé « Service d’huissiers au Sénat », nous avons poursuivi la discussion à huis clos et nous n’avons pas conclu la séance en public. Je crois qu’il est important, à des fins de clarification, tant pour le personnel du Sénat et les sénateurs que pour la population qui nous écoute, de conclure en séance publique.
Dans ce contexte, j’aurais certaines questions à poser à la sénatrice Batters, qui avait soulevé certains points. J’insiste pour dire que je suis tout à fait respectueuse du droit et du devoir que nous avons tous de poser des questions. C’est d’ailleurs notre rôle. La sénatrice Batters a posé des questions, et elle était en droit de le faire. Cependant, la conclusion à laquelle est arrivé le comité est aussi importante pour le public.
Sénatrice Batters, pendant la partie publique de la réunion du Comité de la régie interne la semaine dernière, vous avez demandé à trois dirigeants de l’Administration du Sénat si, à leur connaissance, Arlington Group Risk Management...
[Traduction]
Le sénateur Plett : Madame Saint-Germain, avec tout le respect que je dois à mes collègues, je trouve contrariant de voir que cette question figure à l’ordre du jour. Cette question a été réglée. Que ce soit à huis clos ou en public, nous en avons déjà parlé. C’est une question dont nous avons débattu et le sujet est clos.
La semaine dernière, la sénatrice Saint-Germain a demandé si la sénatrice Batters était satisfaite des réponses qu’elle avait obtenues. À l’instar de n’importe quel autre de ses collègues, la sénatrice Batters n’est pas tenue d’être contente ou satisfaite de quoi que ce soit, mais lorsqu’une conclusion est tirée, chers collègues, c’est une conclusion. Nous ne gagnerons rien à nous acharner là-dessus.
Alors que nous approchons de la fin d’une session très éprouvante, je vous encourage vivement, chers collègues, à terminer sur une note d’amabilité et de coopération. Cette question est morte. Nous n’avons pas besoin d’en discuter plus à fond. Cela n’aurait pas dû figurer à l’ordre du jour. Je ne crois pas que ce point ait été mis là par le comité directeur.
Encore une fois, je serais contrarié de savoir que nous voudrions revenir là-dessus parce que, bien sincèrement, je n’étais pas satisfait de certaines réponses qu’on m’a données. C’est ma prérogative de ne pas être content.
Le sénateur Tkachuk : Moi non plus.
Le sénateur Plett : Pourquoi posons-nous une telle question à une sénatrice — et je ne veux pas présumer ce que la sénatrice Saint-Germain va dire, mais pourquoi demandons-nous à une sénatrice si elle est satisfaite d’une réponse qu’elle a obtenue? Je suis désolé, mais personne n’est obligé de dire cela. Personne n’est tenu d’être content.
Par conséquent, monsieur le président, je demande que nous mettions fin à cette discussion sur-le-champ. Cessons d’en parler.
Le président : Je pense que la sénatrice Saint-Germain...
La sénatrice Saint-Germain : J’ai mon droit de parole, moi aussi.
[Français]
Sans trahir le secret de nos délibérations à huis clos, nous sommes revenus en séance publique et nous avons accordé la prolongation du contrat à la firme concernée. À mon avis — et je parle en mon nom —, cela signifie que, à la suite des questions qui ont été posées, nous avons reçu des réponses suffisamment satisfaisantes pour démontrer qu’il n’y avait pas de lien entre le personnel de l’Administration, les sénateurs ou quiconque autour de cette table, et la compagnie qui a obtenu le contrat. Je tiens à rassurer la population à ce sujet. Cette information a été rendue publique, et je crois qu’il est important de le signaler pour la réputation de nos employés, celle de notre comité et celle du Sénat. Il était tout à fait justifié pour la sénatrice de poser des questions. Nous avons pris bien soin de vérifier les renseignements — y compris en séance à huis clos, sans trahir le secret —, et nous avons démontré qu’il n’y avait pas de lien qui existait.
[Traduction]
Le sénateur Plett : Je crois que cette question a été réglée en public. Je crois que notre comité a pris une décision là-dessus. Si une conclusion a été tirée en public, alors le sujet est clos.
[Français]
La sénatrice Moncion : Cette préoccupation a été soulevée par plusieurs. Une question a été posée par la sénatrice Batters qui laissait sous-entendre qu’il existait peut-être un lien entre la firme Arlington et des employés du Sénat. C’était ce sur quoi nous tenions à obtenir des clarifications, en séance publique, avec les questions qui ont été posées. On a eu la perception qu’il existait probablement un lien, et c’est ce qu’on a voulu demander à la sénatrice Batters de clarifier.
La sénatrice Verner : Je pense exactement la même chose que mes collègues, les sénatrices Saint-Germain et Moncion. J’estime que, effectivement, il faut poser des questions. Le Sénat et sa réputation ont été passablement malmenés au cours des dernières années.
Lorsque ces questions ont surgi, j’ai senti que quelque chose allait se produire, et qu’un doute s’était installé à l’endroit des employés du Sénat. Or, il s’est avéré finalement que ce n’était pas le cas, puisque le contrat a été accordé, comme on l’a dit en public. Dans un souci de maintenir des relations cordiales avec nos employés, je crois qu’il est important de s’assurer que le public a bien compris que notre personnel s’est bien comporté et qu’il n’a pas versé dans la question qui avait été posée par la sénatrice Batters.
J’aimerais rappeler à tout le monde que la ligne est mince. Je ne dis pas que nous en sommes là. Toutefois, à partir du moment où nous prenons la parole — tout est dans le ton, également —, il faut faire attention. Nous avons tous participé à des séances pour mettre en place une politique contre le harcèlement en milieu professionnel. Je ne dis pas que nous en sommes là. Cependant, si cela devait se reproduire sur une base régulière, je crois qu’il y aurait une ligne mince à ne pas franchir.
Donc, si nous reconnaissons que le personnel s’est bien comporté, je crois qu’il y a lieu de le dire en séance publique aussi.
[Traduction]
Le sénateur Tkachuk : Nous en avons parlé en public. Nous avons posé des questions, et le personnel nous a répondu. Nous avons approuvé le contrat, avec dissidence — fin de l’histoire. Je ne sais pas pourquoi nous en sommes là : comment ce point s’est-il retrouvé à l’ordre du jour, monsieur le président? C’est le comité directeur qui est censé approuver l’ordre du jour. Je ne pense pas que le comité directeur...
Le président : Ce n’était peut-être pas unanime, mais oui, le comité directeur a bel et bien approuvé le point à l’ordre du jour. Alors, ne nous lançons pas dans cette voie. Il n’y a pas matière à rappel au Règlement.
Le sénateur Tkachuk : Eh bien, je n’ai fait que demander. C’est une bonne question à poser. Voilà : vous avez répondu à la question, alors quelle est la différence, non? J’ai posé la question.
En tout cas, comme le sénateur Plett l’a dit, ce rappel au Règlement doit être réglé. Selon moi, nous ne devrions pas nous aventurer plus loin jusqu’à ce qu’une décision soit rendue, et je ne pense pas que nous devrions y accorder...
Je suis d’accord avec le sénateur Plett sur le rappel au Règlement.
La sénatrice Marshall : Merci. J’allais soulever cette question sous la rubrique « autres affaires », mais je crois que je ferais mieux d’en parler maintenant.
Nous n’avons jamais vu le contrat original ni les modifications qui y ont été apportées. Quelqu’un peut-il s’asseoir avoir moi pour passer en revue le contrat original et les modifications — comme les achats; cet aspect me paraît un peu flou. Peut-être que M. Lanctôt pourrait les examiner avec moi?
Le sénateur Tkachuk : N’en avons-nous pas déjà fait la demande? Nous n’avons pas encore reçu le contrat. Nous ne l’avons pas vu. Nous aimerions bien en prendre connaissance.
Le sénateur Plett : C’est ce que j’allais justement demander, moi aussi — à l’instar de la sénatrice Marshall. S’il y a un contrat qui fait l’objet de questions, alors il faut déposer le document ici. Que ce soit en séance publique ou à huis clos, je crois que nous avons tous le droit d’examiner le contrat. Il y avait des questions.
Nous avons tous différents tons de voix. Le mien est parfois offensant pour certains, même si je n’essaie pas de l’être. Lorsque je parle au téléphone, comme les gens ne peuvent pas me voir sourire, ils pensent que je suis fâché contre eux. C’est tout simplement quelque chose que j’essaie de contrôler. Quand je parle calmement, mon ton est un peu plus raisonnable. Si je m’énerve un peu, mon ton devient alors parfois offensant.
De là à commencer ici à juger du ton de voix d’une personne, en alléguant que tel ou tel individu ne s’est pas exprimé sur un ton convenable, nous allons devoir maintenant remettre en question son intégrité ou son professionnalisme. Cet incident ne s’est pas reproduit. La sénatrice Batters a posé une question à trois employés de haut niveau et de grande expérience — à chacun d’eux. Ils ont chacun répondu à la question. Elle n’est pas allée plus loin. C’était tout; le tour était joué. Voilà que maintenant nous n’aimons pas le ton de voix qu’elle a utilisé.
Je n’ai pas posé ces questions. Je ne savais pas vraiment s’il était nécessaire de le faire. Je ne les aurais pas posées, mais tout le monde ici a le droit de soulever de telles questions. Ces gens étaient, pour ainsi dire, à la barre des témoins, ou peu importe le terme que nous voulons utiliser. Ce sont des adultes. Je doute qu’ils aient passé des nuits blanches à cause de cette interrogation. En tout cas, moi, je n’ai pas eu ce problème. J’ai accepté leurs réponses. Cela devrait nous suffire.
Pour ce qui est de l’affirmation selon laquelle il n’était pas justifié de poser la question, ce n’était certes pas sans fondement. Nous voulions savoir ce qui s’était passé, et c’est pourquoi la sénatrice Batters a posé ces questions.
Monsieur le président, j’ai invoqué le Règlement. Je pense que nous avons tort d’inscrire ce point à l’ordre du jour, et je demande que nous cessions d’en discuter jusqu’à ce que vous rendiez une décision sur le rappel au Règlement.
Le président : Il y a des intervenants sur la liste.
Le sénateur Tkachuk : J’invoque le Règlement.
Le président : Je ne pense pas qu’il y ait matière à invoquer le Règlement. Je crois qu’ils ont le droit de prendre la parole. Je vais me prononcer sur le rappel au Règlement, mais les sénateurs ont le droit de s’exprimer entretemps, sénateur Plett.
Le sénateur Tkachuk : Êtes-vous en train de rendre votre décision sur le rappel au Règlement? Avez-vous terminé?
Le président : Je ne vois pas en quoi consiste le rappel au Règlement. Le fait est que ce point a été discuté à la réunion du comité directeur. Il figurait à l’ordre du jour. Quel est donc le rappel au Règlement? Sur quoi porte-t-il au juste?
Le sénateur Plett : J’invoque le Règlement parce que cette question a été traitée la semaine dernière.
Le président : Les sénateurs ont quand même le droit...
Le sénateur Plett : Elle a été abordée la semaine dernière, monsieur le président. Si nous ne sommes pas satisfaits de la décision qui sera rendue cette semaine, puis-je remettre ce point à l’ordre du jour, la semaine prochaine?
Le président : Oui, vous le pouvez.
Le sénateur Plett : Eh bien, j’espère que les gens nous regardent et qu’ils reconnaissent à quel point il est ridicule que nous nous acharnions contre une de nos collègues ici.
[Français]
La sénatrice Moncion : J’ai un commentaire à faire au sujet de notre rôle en tant que sénateurs au sein du Comité de la régie interne. Nous avons des employés très compétents qui sont payés pour accomplir leur travail en bonne et due forme. Je comprends que nous voulons voir les contrats et tout, mais est-ce que c’est vraiment le contrat que vous voulez voir ou si c’est le processus pour se rendre au contrat qui vous intéresse? En tant que sénateurs, je ne pense pas que nous allons commencer à examiner tous les contrats qui sont passés par le Sénat. À mon avis, nous nous mêlons trop des opérations. Nous avons des employés qui sont payés pour faire cela. Je comprends que nous voulons nous assurer que les contrats sont bien faits, mais il ne faut pas exagérer notre rôle à titre de sénateurs. Oui, nous sommes les chiens de garde des deniers publics, mais il faut aussi penser que nos employés accomplissent ce travail. J’ai un peu de difficulté avec l’idée qu’on veuille aller aussi loin. Je n’ai pas de problème à distribuer les contrats, mais si on commence à remettre en question tous les points et toutes les virgules d’un contrat, je crois que nous allons beaucoup trop loin.
[Traduction]
Le président : Merci, mesdames et messieurs les sénateurs. Je crois que nous en avons parlé assez longuement. Si vous avez de courtes observations à faire, je vous prie d’être brefs, et tâchons de clore la discussion.
La sénatrice Moncion : Je n’ai plus rien à ajouter.
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : En ce qui me concerne, en conclusion, je reviens à notre procès-verbal. Lorsque nous sommes revenus en public, nous avons voté, avec dissidence, sur la poursuite de l’engagement contractuel avec Arlington Group (AGRM), mais nous n’avons pas conclu que les employés du Sénat, dans ce dossier, avaient travaillé d’une façon qui était conforme et qu’il n’y avait eu aucun lien entre quiconque au Sénat, le fournisseur retenu et le personnel impliqué. Il est important de le consigner au procès-verbal parce que ce fait avait été allégué pendant la partie publique de la réunion, mais nous n’avions pas dégagé de conclusion publiquement. C’est le seul point que je tiens à soulever ce matin dans l’intérêt de la réputation du Sénat et de ses employés.
Sénateur, j’ai dit dès le début que la sénatrice avait tout à fait le droit de poser des questions et que je respectais cela. Je pense aussi que les employés ont droit au respect de leur réputation. Nous avons posé des questions en public et nous n’avons pas rendu de conclusion quant à la réponse à ces questions, nous, les membres du Sénat. Alors, je crois qu’il est important que cela soit indiqué au procès-verbal. Je n’ai rien d’autre à ajouter, merci.
La sénatrice Verner : Je vais répondre très brièvement. Il ne s’agit pas uniquement d’une question de ton, sénateur Plett. Je voulais simplement en venir à l’objectif de la question posée par la sénatrice Saint-Germain.
À partir du moment où on a soulevé des questions légitimes, tout le monde a le droit de poser des questions ici. Je n’ai jamais remis cela en question. Par contre, s’il y a des questions qui sont très pointues, très sensibles à l’égard du comportement et du professionnalisme des employés, je pense qu’on devrait également conclure en public, pour leur bien à eux aussi. Personne ici n’a retiré le droit à personne de poser des questions. Ce n’était pas du tout le point que je voulais apporter.
Le sénateur Forest : Je pense que dans toute organisation, le bon fonctionnement doit reposer sur la confiance et non sur la suspicion. Ce n’est pas une question de ton, parce que je crois que la sénatrice Batters, contrairement au ton employé par le sénateur Plett, a toujours un ton doux. C’est plutôt une question de confiance entre nous en tant que gestionnaires et par rapport à nos dirigeants. Nous devons faire attention, parce que la confiance ne s’achète pas au magasin; elle s’établit et elle se maintient par des relations claires envers les gestionnaires qui sont à notre service et pour favoriser le bon fonctionnement du Sénat.
[Traduction]
Le sénateur Tkachuk : J’aimerais dire que la sénatrice Batters assume sa responsabilité — tout comme moi et, je crois, comme nous tous — lorsqu’il s’agit de dépenser des fonds publics. C’est ainsi qu’elle conçoit ses fonctions. La sénatrice Batters lit tout ce qui est soumis au comité. Elle suit de près les dépenses de fonds publics. Si, de temps à autre, certaines personnes se sentent blessées, ce n’est pas grave. Ce sont des choses qui arrivent, mais telle est la nature de notre travail. Donc, à mon avis, si vous ne supportez pas la chaleur, sortez de la cuisine.
Je crois que le personnel a répondu aux questions, une conclusion a été tirée, et la sénatrice n’est pas revenue à la charge — bref, l’affaire est close. Voilà que, maintenant, nous sommes assis ici à parler de quelque chose qui a été décidé la semaine dernière.
Je pense simplement que nous en avons assez discuté — selon moi, la sénatrice Batters fait un travail remarquable pour veiller sur l’argent des contribuables. J’aimerais terminer sur cette note positive. Passons donc aux autres points pour clore la séance.
Le sénateur Plett : Je serai, moi aussi, très bref. La sénatrice Moncion a dit que nous avons des employés très compétents. Je veux renchérir là-dessus. J’abonde dans le même sens. Je suis satisfait de notre personnel — même très satisfait. Je suis satisfait des réponses que nous avons obtenues. Je parle en mon nom.
La sénatrice Batters n’a pas besoin de répondre à ces questions si elle choisit de ne pas le faire. Si certains employés sont offusqués, ils disposent de mécanismes pour porter plainte et indiquer qu’ils ont été offensés par une question. Je ne pense pas que cela se soit produit. Je veux simplement dire aux employés qui ont été interrogés que j’ai la plus grande confiance dans leur travail. De grâce, chers collègues, finissons-en avec cette discussion.
Le président : Quelle excellente façon de conclure la séance. Il serait peut-être bon de reconnaître que cette question a déjà été traitée. Mettons un terme à la discussion. Êtes-vous tous d’accord?
Des voix : D’accord.
Le président : Y a-t-il d’autres questions à aborder en séance publique, sénateur Dean?
Le sénateur Plett : Sénateur Dean, allez-y. J’ai, moi aussi, une observation à formuler.
Le sénateur Dean : Merci. Monsieur le président, chers collègues, j’aimerais faire une proposition en faveur d’une politique sur l’utilisation des médias sociaux par les sénateurs et leur personnel. Cette question a été soulevée la semaine dernière par le sénateur Plett et par moi-même. J’ai alors fait remarquer qu’il serait peut-être pertinent, selon moi, de passer en revue nos politiques.
Depuis, nous avons eu droit à quelques autres discussions. Mardi, une question de privilège a été soulevée au Sénat en ce qui concerne, encore une fois, des enjeux liés aux médias sociaux. C’était à la suite d’une autre discussion tenue au Sénat la semaine dernière à propos du langage utilisé sur Twitter.
En guise de préambule, je dirais que nous savons tous que les médias sociaux comportent des aspects positifs, mais ils présentent aussi des aspects négatifs. Il existe un côté sombre, qui sème la division et qui peut parfois devenir un peu mesquin. Je crois que nous commençons à le voir dans le contexte du Sénat sur le plan des communications des sénateurs et de leur personnel.
J’irai un peu plus loin en disant que j’ai certainement entendu l’opinion de sénateurs qui estiment que ce problème a pris une telle ampleur que cela frôle parfois l’agressivité et le harcèlement; dans certains cas, on parle même d’intimidation.
Je propose donc que nous demandions aux conseillers administratifs et juridiques du Sénat d’examiner l’applicabilité des politiques et des lignes directrices actuelles pouvant orienter les pratiques des sénateurs et des employés qui communiquent sur les plateformes de réseaux sociaux et, si ces politiques et lignes directrices ne suffisent pas pour nous éclairer sur ces questions, de nous recommander des politiques de rechange.
Nous avons fait quelques recherches. Je note qu’il existe actuellement plusieurs politiques et lignes directrices qui pourraient contribuer à cet examen, et ce, peut-être plus que certains d’entre nous seraient portés à le croire. Comme nous le savons, nous avons mené à bien notre discussion à propos de la la politique sur la prévention et le règlement du harcèlement. Cette nouvelle politique est le fruit de beaucoup d’études et, d’ici à son approbation, c’est la politique de 2009 qui demeure en vigueur.
Je tiens à signaler qu’aux termes de cette politique, le harcèlement est défini, en partie, comme :
comportement inopportun et offensant d'un individu envers un autre individu en milieu de travail [...] et dont l’auteur savait ou aurait raisonnablement dû savoir qu’un tel comportement pouvait offenser ou causer préjudice.
Je sais que, lors de l’élaboration de la politique sur le harcèlement, nous avons discuté de la possibilité de l’étendre aux médias sociaux, mais il n’y a pas eu d’entente à cet égard.
J’aimerais également attirer votre attention sur la Politique d’utilisation acceptable du réseau numérique du Sénat, qui s’applique à tous les employés du Sénat, y compris au personnel des sénateurs. Cette politique comprend des directives sur la façon d’utiliser les appareils fournis par le Sénat. La dernière révision effectuée par notre comité remonte au 20 octobre 2011. J’en ai une copie ici.
Un des objectifs de cette politique est de définir les exigences permettant d’obtenir une utilisation sûre, éthique et appropriée aux fins de la mise en œuvre des activités du Sénat. Voici ce qu’on peut lire à l’article 2.5, intitulé « Utilisations inappropriées » :
Le Sénat attend des utilisateurs autorisés qu’ils s’abstiennent de pratiques qui ne résisteraient pas à l’examen de la population ou, encore, qui terniraient leur réputation et celle du Sénat.
À l’article 3.8, intitulé « Rôles et responsabilités », la politique précise que les sénateurs ou les gestionnaires ont la responsabilité de promouvoir des pratiques exemplaires et des comportements éthiques, tout en décourageant une utilisation inappropriée. Il est donc clair que nous devons garder un œil sur les activités de notre personnel.
Aux termes de l’alinéa 3.12f), les utilisateurs ont également la responsabilité de s’assurer que les opinions personnelles ne sont pas interprétées à tort comme étant des positions officielles du Sénat et que leurs actes ne donnent pas une image de marque négative du Sénat.
Il y a une dernière politique dont j’aimerais faire mention et, à cet égard, notre personnel administratif est quelque peu en avance sur nous, comme nous pouvons peut-être nous y attendre. En février dernier, l’Administration du Sénat a approuvé des lignes directrices sur l’utilisation des médias sociaux pour aider ses employés.
Ce guide propose des pratiques exemplaires et rappelle aux utilisateurs qu’il est primordial de :
[...] ne pas mettre en péril la réputation du Sénat, des sénateurs ou de l’Administration du Sénat.
On ajoute que chaque utilisateur doit :
[...] demeurer intègre, impartial et neutre en tout temps. Il faut éviter toute activité qui pourrait nuire au caractère impartial et non partisan de l’Administration du Sénat.
En conclusion, monsieur le président, je vais réitérer ma recommandation : que nous demandions à l’Administration du Sénat et à nos conseillers d’examiner l’applicabilité des politiques et des lignes directrices actuelles pouvant orienter les pratiques des sénateurs et des employés qui communiquent sur les plateformes de réseaux sociaux et, si ces politiques et lignes directrices ne suffisent pas, de nous recommander des politiques de rechange.
J’en viens à ma dernière observation. Je reconnais que nous sommes tous conscients du privilège parlementaire et de la liberté d’expression, mais je crois que nous reconnaissons tous que, de toute évidence, ces droits ne l’emportent pas sur le droit des sénateurs et des employés du Sénat de travailler dans un milieu exempt de harcèlement et d’intimidation. C’est dans ce contexte que je mets de l’avant cette proposition. Merci.
Le sénateur Plett : Très brièvement, je n’ai nullement l’intention de parler contre la proposition du sénateur Dean. Toutefois, avant que nous fassions une telle demande, je pense qu’il conviendrait que nous inscrivions ce point à l’ordre du jour pour en discuter ensemble avant de demander à quiconque d’effectuer un examen officiel et d’y consacrer des ressources du Sénat.
Je propose donc que nous mettions cette question à l’ordre du jour de la semaine prochaine, si nous avons le temps d’en discuter, pour déterminer si nous voulons ou non donner suite à cette recommandation. Oui, j’ai soulevé cette question, et je ne suis pas en désaccord avec le sénateur Dean, mais je crois que nous devons en discuter davantage avant d’aller plus loin.
[Français]
Le sénateur Forest : Je suis d’accord avec le sénateur Plett. Il serait intéressant de mener rapidement une étude des pratiques liées à ce type de politique dans d’autres organisations, sans que ce soit exhaustif, mais, au moins, à l’échelle d’institutions comme la nôtre.
[Traduction]
Le président : Je pense que c’est raisonnable, mais en toute honnêteté, il faudra plus qu’une discussion de cinq minutes à la réunion de la semaine prochaine. À mon avis, vous pourriez en parler pendant des jours avant d’arriver à une entente.
Nous prendrons la question en délibéré. Il reste à savoir si nous pouvons l’inscrire à l’ordre du jour, ce dont je doute vraiment; à défaut de quoi, nous devrons attendre jusqu’à notre retour. Je n’en suis pas sûr, mais permettez-moi d’y réfléchir pour déterminer quelle serait la meilleure approche. Il faut manifestement passer en revue nos politiques pour voir comment elles couvrent ce sujet, définir la façon de nous y prendre et déterminer si une amélioration s’impose, si elles sont inadéquates, s’il faut les regrouper — bref, c’est une question qui doit être réglée.
Le sénateur Tkachuk : Il faut une proposition écrite. Le sénateur Dean devrait préparer un document pour que nous puissions tous le lire.
Le sénateur Dean : J’aimerais que nous en discutions aujourd’hui et que nous reconnaissions la pertinence de mettre en place une politique qui guide l’utilisation des médias sociaux au Sénat. Je demande que nous votions là-dessus. Je voudrais également que le vote se fasse par appel nominal.
Le sénateur Tkachuk : Non, nous n’allons pas...
Le sénateur Plett : Non. Il est absolument injuste de présenter une proposition à la fin d’une réunion et de nous demander de la mettre aux voix. Je refuserai de voter sur une proposition de la sorte, par un oui ou par un non, et je voudrais certes que ce soit consigné au compte rendu.
Je veux en discuter. Je ne m’oppose pas à la proposition du sénateur Dean. Nous devons en parler, mais pas aujourd’hui. Soulever cette question aujourd’hui et demander la tenue d’un vote sur-le-champ est absolument inacceptable.
La sénatrice Batters : Je conviens que la question devrait être reportée en vue d’un débat futur pour que nous puissions en discuter en détail parce qu’il y a des facteurs vraiment compliqués qui entrent en jeu. Le Sénat ne fonctionne pas comme une entreprise; c’est une institution politique. Il existe des différences fondamentales. La liberté d’expression doit être incluse dans cette discussion.
Comme le sénateur Dean vient de le dire dans ses observations préliminaires, la politique sur le harcèlement, qui a été élaborée il y a à peine quelques mois par notre comité, ne traite pas expressément de la question des médias sociaux. Tout cela doit être pris en considération au moment de nous pencher sur ce sujet, et il convient d’en discuter davantage et d’y réfléchir au préalable, au lieu de chercher à inscrire rapidement quelque chose au compte rendu. Merci.
[Français]
La sénatrice Moncion : J’aimerais ajouter qu’il y a des pratiques et des politiques qui existent déjà. Il s’agit simplement de rappeler aux gens de les suivre et de faire attention. Même avant qu’on en discute de nouveau, il faut mentionner aux gens qu’on doit faire attention, parce qu’il s’agit d’une certaine forme de respect et d’intégrité de l’institution et des gens, dont les règles sont déjà écrites. Cependant, il faut arriver avec une solution mieux encadrée, où l’information sera rassemblée à un seul endroit, mais cela existe déjà.
[Traduction]
Le sénateur Dalphond : Je suis conscient que le sénateur Dean a soulevé des questions qui revêtent une grande importance et qui méritent notre attention. Toutefois, je ne me sens pas à l’aise d’aller plus loin ce matin, si ce n’est que d’écouter ces préoccupations importantes. Je dois mentionner que nous devons concevoir nos propres lignes directrices sur cette question. Nous ne sommes pas des fonctionnaires ni des employés; nous sommes des parlementaires. Nous remplissons des fonctions précises dans une démocratie, et nous voulons être certains de ne pas entraver ou limiter la liberté d’expression. C’est un élément essentiel pour le travail que nous accomplissons ici, et le tout doit se faire de manière courtoise, sans ternir la réputation de notre institution. En tout cas, nous formons un groupe spécial dans une institution spéciale, puisque le Parlement joue un rôle spécial, essentiel et important dans une démocratie.
Je crois que les préoccupations sont valables, mais nous devons déterminer comment y répondre dans le cadre de nos fonctions particulières. Je ne suis pas prêt ce matin à me lancer dans un tel débat sans avoir eu le temps d’y réfléchir, de faire le tour de la question et d’examiner les mesures prises ailleurs pour savoir ce qui est approprié ou non. Je propose donc que nous remettions le débat à un autre jour.
La sénatrice Marshall : J’aimerais voir une proposition écrite, accompagnée de quelques renseignements généraux, et je suis d’accord avec le sénateur Forest. J’aimerais obtenir de la documentation sur ce qui se passe au sein d’autres organisations.
L’autre aspect qui m’intéresse, c’est la façon dont nous pouvons surveiller ces activités. Avons-nous l’intention de les surveiller? Je crois que j’aimerais également qu’on nous fournisse des renseignements là-dessus au préalable.
Le sénateur Tkachuk : Cela relève de chaque caucus.
Le sénateur Tannas : Je vous remercie, sénateur Dean, d’avoir soulevé cette question. Comme vous en êtes l’instigateur, vous avez l’occasion de préparer par écrit une proposition. Je me demande si vous pourriez, à l’étape de l’élaboration... Après tout, c’est un problème auquel font face toutes les démocraties libérales. Nous pouvons le constater très clairement aux États-Unis. Il serait intéressant de savoir comment d’autres assemblées législatives ailleurs dans le monde s’y prennent. Je crois que ce serait là une information utile pour nous tous.
Le sénateur Munson : Nous pourrions communiquer avec le président Trump.
Le président : Je crois, chers collègues, qu’il n’y a pas d’autres questions. Pour moi, il est très clair que les membres du comité s’entendent pour dire que cette question doit être examinée et que nous devons présenter le tout dans un document afin de discuter de quelque chose de concret, au lieu de mémoriser différents extraits du code.
Je propose de prendre la question en délibéré pour déterminer quelle est la meilleure façon de nous y prendre, quel serait le meilleur forum et de quels renseignements nous avons besoin. Je vous reviendrai avec une proposition sur la façon de procéder. C’est quelque chose que nous devons régler. Je crois que nous nous entendons tous là-dessus.
Le sénateur Tkachuk : J’aimerais ajouter que, selon moi, c’est un sujet dont notre caucus ne manquera pas de discuter. Nous allons nous occuper de nos propres communications. Nous ne nous en remettrons pas au Sénat pour déterminer comment communiquer un message politique.
Le président : Sénateur Plett, vous aviez une autre question à soulever?
Le sénateur Plett : Merci, monsieur le président. En fait, j’aimerais soulever deux points. Nous n’avons pas besoin d’en débattre ou d’en discuter, mais il s’agit de deux préoccupations que je voudrais souligner.
Tout d’abord, la semaine dernière, nous avons obtenu ce qui, selon moi, était censé être une décision sur la question de savoir si une sénatrice avait tenu des propos indignes d’une parlementaire. En général, lorsqu’une telle décision est rendue, la question finit par être tranchée. Ce n’est pas ce que j’ai observé en l’occurrence. La décision disait essentiellement que c’était une possibilité. Soit que les propos étaient non parlementaires, soit qu’ils ne l’étaient pas. Je ne veux pas déformer ce qui a été dit dans la décision, mais en gros, la présidence a conclu que ces propos pourraient être qualifiés d’indignes d’un parlementaire.
À mon avis, au lieu d’indiquer que c’est une possibilité, le compte rendu devrait préciser que ce n’est pas le cas. C’est l’un ou l’autre.
Monsieur le président, si vous ne pensez pas que ces propos étaient indignes d’un parlementaire, alors c’est ce que le compte rendu devrait indiquer. Je m’en remets à vous si vous voulez y réfléchir jusqu’à la semaine prochaine et nous dire un mot là-dessus. Vous n’avez pas besoin de le faire aujourd’hui. Je ne veux pas en discuter aujourd’hui.
J’en viens à mon autre observation. La semaine dernière, j’ai soulevé une question de privilège au Sénat sur le fait que deux membres de notre caucus, qui siègent au Sous-comité des communications, trouvaient très important d’y être présents. Or, le Sous-comité des communications a décidé de tenir sa réunion en l’absence de ces deux sénateurs, qui ne pouvaient pas y assister parce qu’ils devaient participer aux débats qui avaient lieu à ce moment-là. Cette situation m’inquiète, parce que cela signifie que notre caucus n’était pas représenté à cette réunion.
Je demande simplement — et je le fais, une fois de plus, en toute amitié — que nous évitions de prendre des décisions lorsqu’un caucus n’est pas représenté lors d’une réunion du Sous-comité des communications ou, d’ailleurs, de n’importe quel autre sous-comité, sans que le comité directeur en fasse de même.
Encore une fois, monsieur le président, si vous voulez faire des observations...
Le président : Je vais vous répondre, sénateur Plett. À propos de cette question précise, nous avions le quorum nécessaire pour tenir la réunion, et c’est ce que nous avons fait. J’ai expressément reporté tout point qui nécessitait l’apport des sénateurs conservateurs. Je n’ai rendu aucune décision là-dessus. Je n’ai pas permis que ce soit discuté. Nous avons reporté ces questions à une réunion ultérieure. Cela a été fait très délibérément.
Dans la mesure où je savais que la sénatrice Batters avait une observation à faire sur un point donné et qu’elle voudrait s’enquérir de tout autre sujet, ces questions ont été délibérément reportées.
Le sénateur Plett : Je vais accepter cela, même si je n’en suis pas satisfait.
Le président : D’accord.
La sénatrice Batters : Excusez-moi, monsieur le président, mais il y a quelques points qui ont été traités lors de cette réunion. Seule une poignée d’entre eux ont été reportés. La raison pour laquelle je ne pouvais pas assister à la réunion du sous-comité — et j’ai transmis le message —, c’est que j’attendais de pouvoir parler de cette motion de privilège au Sénat. J’ai essayé d’intervenir à quelques reprises, mais il y avait d’autres sénateurs avant moi sur la liste; je devais donc attendre mon tour pour prendre la parole. Bref, j’ai fait passer le message et, pourtant, la réunion a eu lieu, même si je suis vice-présidente de ce sous-comité.
Je ne pense pas que ce point précis aurait dû être abordé.
Le président : J’en prends bonne note, mais comme je l’ai dit, nous avions le quorum. Passons au point suivant.
Y a-t-il des questions sur d’autres affaires? S’il n’y en a pas, nous allons poursuivre la séance à huis clos.
(La séance se poursuit à huis clos.)