LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L’ADMINISTRATION
TÉMOIGNAGES
OTTAWA, le jeudi 20 juin 2019
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui à 8 heures, en séance publique et à huis clos, conformément à l'article 12-7(1) du Règlement, pour étudier des questions financières et administratives.
Le sénateur Sabi Marwah (président) occupe le fauteuil.
[Traduction]
Le président : Bonjour tout le monde. Bienvenue au Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration. Je suis le sénateur Sabi Marwah, et j’ai le privilège de présider cette séance.
Je demanderais aux sénateurs de se présenter à l’intention de ceux qui suivent la séance sur le Web ou sur leur téléphone.
Le sénateur Munson : Jim Munson, de l’Ontario. Je suis vice-président.
[Français]
Le sénateur Dalphond : Pierre J. Dalphond, du Québec.
Le sénateur Dawson : Dennis Dawson, du Québec.
Le sénateur Forest : Éric Forest, du Québec, de la région du Golfe.
La sénatrice Moncion : Lucie Moncion, de l’Ontario.
La sénatrice Verner : Josée Verner, du Québec.
La sénatrice Saint-Germain : Raymonde Saint-Germain, du Québec.
[Traduction]
Le sénateur Tannas : Scott Tannas, de l’Alberta.
Le sénateur Plett : Don Plett, du Manitoba.
Le sénateur Tkachuk : David Tkachuk, de la Saskatchewan.
La sénatrice Batters : Denise Batters, de la Saskatchewan. Je suis vice-présidente, et les Riders vont vaincre Ottawa ce soir.
Le président : Chers collègues, une copie du procès-verbal de la partie publique de la réunion du 13 juin est dans votre dossier. Quelqu’un a-t-il des questions ou des changements à apporter? Quelqu’un peut-il proposer une motion d’adoption?
La sénatrice Saint-Germain propose d’adopter le procès-verbal. D’accord?
Des voix : D’accord.
Le président : Le procès-verbal est adopté.
Chers collègues, pour le prochain point à l’ordre du jour — et j’en ai parlé avec le sénateur Tannas —, nous pensons qu’il vaut mieux s’en occuper à une autre réunion.
Le troisième point est une mise à jour au cadre de gouvernance trimestriel pour les projets prévus de la vision et du plan à long terme. J’invite Caroline Morency, directrice générale intérimaire de la Direction des biens et services, à prendre place à la table des témoins. Je crois comprendre que le sénateur Tannas fera un exposé et que Mme Morency sera disponible pour répondre aux questions des sénateurs, au besoin.
Le sénateur Tannas : Chers collègues, vous vous souviendrez que nous avons approuvé en avril le recours à un cadre de gouvernance pour nous aider à planifier les projets de la vision et du plan à long terme et à en établir le calendrier. À cette occasion, nous avons approuvé un calendrier pour le printemps que nous respectons depuis plusieurs mois.
Aujourd’hui, je demande l’aval des membres du comité pour continuer d’utiliser cet outil très utile afin d’avoir en place un plan pour donner l’orientation et l’approbation nécessaires aux projets de la vision et du plan à long terme.
Je pense que ce document est utile à tous les membres du comité de la régie interne ainsi qu’au sous-comité, car il s’agit d’un calendrier qui comprend tous les points que nous examinons dans l’immédiat ou que nous examinerons aux autres trimestres.
J’aimerais maintenant attirer votre attention sur le calendrier proposé pour l’été de 2019. Comme vous le remarquerez, la liste comprend des points qui n’y étaient pas en avril. Ce sont des questions qui ont été reportées au printemps et des renseignements sur l’initiative visant les immeubles de base de Services publics et Approvisionnement Canada, SPAC.
En passant, à ce sujet, et je pense que nous en parlerons davantage au fil du temps, nous avons eu un exposé fascinant de SPAC sur la protection contre les tremblements de terre au moyen de processus uniques qui sont utilisés ailleurs dans le monde, mais qui ne sont pas très répandus au Canada. Cela fait partie de l’initiative visant les immeubles de base.
Nous avons également eu des discussions préliminaires concernant des points de plus grande portée qui seront présentés plus tard au cours de l’année, des points postérieurs à l’emménagement dans l’édifice du Sénat du Canada, et trois demandes de changements relatifs aux projets de la vision et du plan à long terme.
Nous continuons d’utiliser les calendriers de SPAC comme base de notre cadre de gouvernance, en reconnaissant qu’à mesure que les projets avancent, il peut y avoir des changements à notre calendrier et au moment où nous fournirons une contribution et une orientation.
Je serai heureux de répondre aux questions. Une fois que nous aurons terminé, je vais demander votre approbation afin de pouvoir continuer d’utiliser ce cadre révisé pour orienter le plan de travail du comité de la régie interne et du sous-comité pendant l’été et l’automne.
Le sénateur Tkachuk : J’ai une question, monsieur Tannas. Un tremblement de terre a eu lieu il y a un certain nombre d’années. Nous avons alors constaté que des gens ne savaient pas vraiment quoi faire. Des luminaires et d’autres choses se trouvaient au-dessus de nos têtes.
Il y a ensuite eu un exercice qui n’a pas été répété depuis. Je me demande pourquoi les services de sécurité n’en ont pas fait un. C’est un nouvel immeuble. Il serait important d’avoir un plan pour connaître les mesures prises en cas de tremblement de terre, d’incendie ou d’attaque terroriste.
Nous avons fait deux exercices. Il y en a eu un sur les attaques terroristes et un autre sur les tremblements de terre, mais c’était il y a longtemps.
Je pense que cela devrait faire partie des futurs plans pour notre retour.
Le sénateur Tannas : Merci. Nous allons en tenir compte, parler avec Julie Lacroix et Caroline Morency, et voir ce que nous pouvons coordonner. Je pense que c’est une excellente idée. Merci.
La sénatrice Batters : J’ai deux questions sur quelques-uns des points énumérés sous « Été 2019 ».
L’une d’elles porte sur l’entrée « Édifice du Sénat du Canada : Salle de bain — arrière de la Chambre ». Si je comprends bien, et je l’espère, il s’agit de toilettes supplémentaires, comme on l’a dit plus tôt au cours de la réunion, car il en faut plus près du Sénat que celles que nous avons maintenant. Je me posais la question.
Mon autre question porte sur l’entrée « Président — Pour approbation : Chambre, antichambre et tribunes — Dimension, disposition, mobilier et patrimoine (juillet). »
Pouvez-vous dire de quoi il s’agit?
Le sénateur Tannas : Vos souhaits seront exaucés pour ce qui est des toilettes. En tant que membre du comité de direction, vous serez saisie de la question aux fins d’approbation. Ces travaux découlent de la réévaluation de l’édifice par SPAC. On s’attend à ce qu’ils fassent l’objet d’une évaluation des coûts et à ce qu’ils soient approuvés et terminés pendant notre absence.
Pour ce qui est de la chambre, de l’antichambre et des tribunes, une consultation et une planification sont nécessaires pour l’édifice du Centre et le retour là-bas. Le Président est responsable de ces questions. Il y aura des consultations et des décisions seront peut-être prises concernant la nouvelle chambre, la nouvelle antichambre et le fonctionnement de tout cela. Ce n’est rien de vraiment nouveau. Ce n’est pas comme si nous allions la changer.
La sénatrice Batters : Serons-nous déjà rendus là au mois de juillet cette année?
Le sénateur Tannas : C’est un processus inhabituel qui ne se déroule pas intuitivement comme la construction d’une maison. On dirait que des décisions extrêmement détaillées ont été prises alors que des choses très générales n’ont toujours pas été décidées, mais c’est ainsi. Nous suivons un processus dirigé par SPAC, et le ministère s’arrange pour obtenir les réponses qu’ils souhaitent en fonction d’un échéancier qui n’est pas le nôtre, mais le sien.
La sénatrice Batters : Pour ce qui est de la chambre et de l’édifice dans lequel nous allons retourner dans de nombreuses années, je suppose qu’il y aura des processus en place pour nous demander ce que nous aimerions voir.
Le sénateur Tannas : C’est un des points intéressants. Nous avons travaillé fort pour délimiter les responsabilités du Président et celles de tous les sénateurs. Dans ce cas-ci, le Président est le seul à se prononcer; il a le dernier mot. Il peut demander des conseils, par exemple à des sénateurs, des historiens et ainsi de suite. Selon le mandat établi, il y a le monde du Président et le nôtre, et nous essayons d’éviter les chevauchements.
Je suis certain que le Président serait ouvert aux suggestions des sénateurs et à des consultations pour obtenir de l’information sur le plan concernant la chambre, l’antichambre et les tribunes.
À propos de l’édifice du Centre, notamment tout ce qu’il y a au deuxième étage, où se trouvent les chambres et les belles salles de réunion historiques, je peux vous dire que les gens qui font les travaux nous ont dit qu’ils s’attendent à ce que nous ne voyions aucune différence lorsque nous retournerons dans l’édifice dans 10 ou 15 ans, ou peu importe.
La sénatrice Batters : C’est ce que j’aimerais personnellement, et je serai probablement là.
Le sénateur Tannas : Exactement. Envoyez-nous une carte postale.
La sénatrice Batters : Absolument.
Le président : S’il n’y a pas d’autres questions, est-il proposé par l’honorable sénateur Tannas que le cadre gouvernemental mis à jour soit adopté? Êtes-vous d’accord pour l’adopter, sénateurs?
Des voix : D’accord.
Le président : Adopté.
Le prochain point est le vingt-huitième rapport du Sous-comité des budgets de comité.
[Français]
La sénatrice Verner : Honorables sénateurs, j’ai l’honneur de présenter le vingt-huitième rapport du Sous-comité des budgets des comités, qui comprend une recommandation pour un budget de comité. Je vous rappelle que les comités disposent d’un budget de 1 882 000 $ pour des activités de voyage en 2019-2020. Jusqu’à maintenant 793 082 $ ont été débloqués pour quatre activités de voyage déjà effectuées et d’autres dépenses générales pour les comités.
Nous avons rencontré, plus tôt cette semaine, la présidente du Comité sénatorial permanent de l’agriculture et des forêts, qui a présenté une demande budgétaire de 16 090 $ liée au dévoilement d’un rapport sur le secteur alimentaire à valeur ajoutée. Cette demande budgétaire vise à payer les dépenses pour trois sénateurs et deux employés de la Direction des communications dans le cadre d’une conférence de presse qui aura lieu à Charlottetown, à l’Île-du-Prince-Édouard, lors de la publication de ce rapport.
D’après les renseignements qui ont été fournis, le sous-comité recommande que le montant de 16 090 $ soit débloqué. Avec la recommandation d’aujourd’hui, cela fait en sorte qu’un montant total de 809 172 $ aura été autorisé jusqu’à maintenant pour les activités des comités, ce qui laisse un montant de 1 072 828 $ pour le reste de l’année financière. Comme pour les années précédentes, le sous-comité note que les dépenses réelles des comités s’établissent généralement à environ 40 p. 100 du budget total demandé. Nous prévoyons donc qu’un montant significatif devra être retourné au Budget principal des dépenses réservé aux déplacements des comités bien avant la fin de l’année financière. À moins qu’il y ait des questions, je recommande l’adoption du rapport.
[Traduction]
Le président : Y a-t-il des questions pour la sénatrice Verner? S’il n’y en a pas, il a été proposé par l’honorable sénatrice Verner que le vingt-huitième rapport du Sous-comité des budgets de comité soit adopté. Êtes-vous d’accord pour l’adopter, honorables sénateurs?
Des voix : D’accord.
Le président : Adopté.
Le prochain point porte sur les dépenses engagées par les témoins pour la garde. J’invite Blair Armitage, greffier principal, Direction des comités, à la table des témoins.
Blair, vous pouvez commencer par votre exposé liminaire, puis nous pourrons passer aux questions.
Blair Armitage, greffier principal, Direction des comités, Sénat du Canada : Je crois que la demande dont vous êtes saisis est assez simple. Il y a un an, nous avons demandé votre permission pour mettre à l’essai un projet pilote afin de permettre aux témoins de réclamer des dépenses engagées pour la garde. Cette demande découlait d’une demande du Comité mixte de la Bibliothèque du Parlement où la Chambre des communes avait déjà adopté cette politique. Parce que nous n’étions pas en phase avec ce comité, nous avions besoin de l’approbation pour assumer les dépenses engagées par les témoins pour la garde, et nous avons décidé à l’époque de proposer un projet pilote pour que cela s’applique à tous les comités. Vous m’avez demandé de le faire et de surveiller ces réclamations.
Nous avons reçu deux réclamations, pour un total de 163 $. L’an dernier, je pense que nous avons engagé 450 000 $ en dépenses pour les témoins, si bien que je ne pense pas que ce soit un risque énorme pour notre situation financière. Vous avez entendu plus de 2 215 témoins à vos comités l’an dernier.
Le président : Y a-t-il des questions pour M. Armitage?
La sénatrice Batters : Le montant de 75 $ par jour est-il le montant maximal à la Chambre des communes?
M. Armitage : C’est ce que nous avons utilisé, sénatrice.
La sénatrice Batters : Des membres de la communauté des personnes handicapées ont dit que le montant pourrait être plus élevé dans le cas des personnes ayant des besoins spéciaux.
M. Armitage : Madame la sénatrice, si nous nous heurtons à une situation qui devient problématique, nous nous ferons un plaisir de nous adresser au comité de direction pour obtenir la permission d’augmenter le montant, et nous le ferions par l’entremise de ce processus.
La sénatrice Batters : D’accord. Merci.
Le président : S’il n’y a plus de question, quelqu’un peut-il présenter une motion pour mettre fin au projet pilote et confirmer la pratique visant à assumer les dépenses engagées par les témoins pour la garde?
Le sénateur Tkachuk : J’en fais la proposition.
Le président : La motion est proposée par le sénateur Tkachuk.
Êtes-vous tous d’accord pour l’adopter, sénateurs?
Des voix : D’accord.
Le président : La motion est adoptée.
Le prochain point à l’ordre du jour est un amendement à la politique d’approvisionnement. J’invite Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, et Martine Bergeron, gestionnaire de l’approvisionnement, à prendre place à la table des témoins.
[Français]
Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Direction des finances et de l’approvisionnement, Sénat du Canada : Bonjour, honorables sénateurs. Comme on l’a mentionné il y a quelques semaines, la Direction des finances et de l’approvisionnement travaille actuellement à revoir la Politique du Sénat sur l’approvisionnement afin de la mettre à jour. Cette revue fait partie de notre initiative plus large visant à mettre à jour toutes les politiques administratives du Sénat du Canada. Cependant, à la suite de discussions au cours des dernières semaines au sujet de l’approbation de contrats avec fournisseur unique, nous proposons de clarifier la politique de ce type de transaction dès maintenant, afin d’éliminer toute ambiguïté possible sur l’interprétation de quelques sections de la politique.
[Traduction]
Il y a actuellement des incohérences entre certaines dispositions de la politique actuelle et la politique et le Règlement administratif du Sénat.
Deux dispositions de la politique, soit 2.18.3 et 3.1, obligent le comité à approuver des contrats d’approvisionnement à fournisseur unique pour l’administration lorsque le montant excède 35 000 $ pour des services et 25 000 $ pour des biens. Ces montants sont énoncés à l’article 2.13.1.
Deux articles de la politique, 2.17.1 et 3.2, permettent au greffier du Sénat d’approuver des contrats d’approvisionnement à fournisseur unique pour l’administration lorsque le montant est inférieur à 100 000 $.
Le Règlement administratif du Sénat oblige le comité à approuver des contrats d’approvisionnement à fournisseur unique lorsque le montant excède 35 000 $ pour des services et 25 000 $ pour des biens. C’est au chapitre 3:03 de l’annexe, Règle financière.
[Français]
Nous proposons de modifier les paragraphes 2.17.1 et 3.2 de la politique afin qu’elle s’harmonise avec les paragraphes 2.18.3 et 3.1 de la politique, ainsi qu’avec le Règlement administratif du Sénat. Le paragraphe 2.17.1 se lira comme suit :
Lorsqu’on estime que la valeur de l’acquisition dépassera les seuils établis en 2.13, conformément à la politique et à une décision du Comité ou du greffier du Sénat en ce sens, il est possible de soustraire un utilisateur à une partie ou à l’ensemble des dispositions de la politique relatives au régime de concurrence si l’utilisateur en fait la demande par écrit et si le matériel ou le service requis [...].
Ici, on a ajouté un « et » pour remplacer le « ou » qui se trouvait précédemment dans l’article. On confirme donc que le comité doit effectivement approuver les acquisitions avec fournisseur unique.
Le paragraphe 3.2b) a aussi été harmonisé et se lira comme suit :
Il incombe au greffier du Sénat :
b) en ce qui concerne l’Administration du Sénat, d’examiner les demandes d’exception au processus de sélection des fournisseurs pour des contrats ne dépassant pas 100 000 $ et de présenter ces demandes au Comité ou au comité directeur pour qu’il les examine et prenne une décision [...].
Nous avons retiré le « ou » qui se trouvait précédemment dans l’article et l’avons remplacé par un « et » pour préciser que le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration doit aussi revoir ce type de transaction.
En conclusion, l’administration recommande que la Politique du Sénat sur l’approvisionnement soit modifiée telle que présentée.
[Traduction]
Nous nous ferons un plaisir de répondre à vos questions et d’entendre vos observations.
Le sénateur Tkachuk : J’ai deux questions. Pourquoi les montants sont-ils de 35 000 et de 25 000 $? Pourquoi avons-nous ces deux montants? Cela prête un peu à confusion.
La deuxième question est la suivante : si le contrat pour le produit ou le service s’échelonne sur plusieurs années, disons 10 000 $ ou 15 000 $ sur trois ans, est-ce un contrat de 10 000 $ ou un contrat de 30 000 $?
M. Lanctôt : Merci des questions.
En réponse à la première question, vous avez raison, le fait d’avoir différents services et produits complique la politique. Nous n’abordons pas ces questions pour l’instant. Comme je l’ai mentionné, nous passons en revue la politique dans son ensemble. Lorsque nous mettrons à jour la politique complète, nous prendrons ces facteurs en considération et verrons si nous pourrions fixer un montant qui serait logique d’un point de vue de l’approvisionnement et de l’administration. C’est un bon point que vous avez soulevé, et nous l’examinerons dans le cadre de l’examen complet de la politique.
En ce qui concerne la valeur du contrat, essentiellement, si on a un contrat de 10 000 $ et un autre contrat de 10 000 $ pour les mêmes services offerts par le même fournisseur, on considère que c’est un seul contrat et on n’accorderait pas deux contrats. On modifierait le contrat précédent s’il s’agit des mêmes services offerts par le même fournisseur. C’est cumulatif pour le même fournisseur et les mêmes services et biens que l’on achète.
Le sénateur Tkachuk : La question est la suivante : si c’est un contrat pluriannuel pour le même service, est-ce que c’est considéré comme étant un contrat que le comité de direction doit examiner, ou est-ce une décision que nous pouvons prendre seuls? Un contrat peut être de 15 000 $ sur deux ou trois ans. Avez-vous besoin de demander l’approbation, ou est-ce considéré comme étant un contrat de 15 000 $?
M. Lanctôt : Non, c’est cumulatif. Même si c’est sur une période de trois ans, c’est le même contrat — si nous avons un contrat et que le montant est de 10 000 $ pour la première année, de 10 000 $ pour la deuxième année, et de 20 000 $ pour la troisième année, nous excédons la limite des 35 000 $ et la règle s’applique —, et je répète que ce sont les mêmes services.
Nous avons parfois des contrats avec le même fournisseur pour des services ou des biens complètement différents. Ils sont alors considérés comme étant des contrats différents. Mais si c’est la même demande, on additionne les montants sans tenir compte du nombre d’années.
Le sénateur Tkachuk : Merci.
Le président : Je pense pouvoir fournir des éclaircissements. D’après mon interprétation, s’il y a un engagement pour trois années consécutives, alors c’est un engagement de trois ans. Mais si on n’est pas certain s’il y a un lien de dépendance, alors c’est un contrat individuel.
La sénatrice Batters : J’en suis ravie. Je ne pensais pas que des clarifications étaient nécessaires, mais si quelqu’un croyait qu’il fallait apporter des précisions, c’est une bonne chose.
Je vous suis également reconnaissante d’avoir fait un ajout à l’article 3.1, qui précise clairement que le Comité de la régie interne doit assumer le rôle très important de s’assurer que lorsque les contrats excèdent ces seuils, il doit approuver ces types d’exceptions au processus d’appels d’offres, ces contrats à fournisseur unique.
Je vous remercie également d’apporter un ajout dans le Règlement administratif du Sénat pour clarifier que le Comité de la régie interne a la responsabilité de ces types de contrats particuliers. Il n’y a pas de confusion à cet égard dans le Règlement. C’est clairement énoncé. Je suis ravie que cela dissipe toute confusion.
[Français]
Le sénateur Forest : Je crois que cela précise clairement que la règle revient au comité, mais aussi aux gestionnaires qui se trouvent à un niveau qui est spécifié. Je ferai toutefois la suggestion suivante. Sept critères définissent ce qu’est un fournisseur unique. Compte tenu ce que nous avons vu par le passé et du fait que les gens ne sont pas toujours bien informés, lorsqu’il y a un fournisseur unique, il serait pertinent que vous indiquiez au dossier quel critère a motivé la décision d’opter pour un fournisseur unique. Cela clarifierait l’esprit de la décision, préciserait la façon dont elle respecte les sept critères et nous donnerait de l’information à des fins ultérieures si certains sont plus soupçonneux et se demandent pourquoi une décision a été prise. Il s’agirait de la motiver dans le cadre du dossier.
M. Lanctôt : Merci.
Le sénateur Forest : C’est ce que je recommande.
La sénatrice Saint-Germain : Je vous remercie de vos précisions, d’avoir apporté des précisions et d’avoir fait le choix de resserrer le cadre. Le « ou » n’existe plus, et c’est maintenant le « et » qui apparaît.
En conclusion, en ce qui concerne la Politique du Sénat sur l’approvisionnement, s’il y a un doute, on vous demande de consulter le comité directeur du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration et d’être particulièrement prudent dans les situations où on pourrait interpréter ou percevoir qu’il y a eu division de contrat pour favoriser le même fournisseur. En anglais, on utilise le terme « split of a contract ». C’est ce qu’il faut éviter. Il peut se produire des situations où vous devez le faire. Toutefois, il faut le documenter, comme le disait le sénateur Forest et, surtout, en informer le comité directeur du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration et obtenir son consentement. Ce point est très important. Ainsi, on évitera bien des problèmes de compréhension.
M. Lanctôt : Merci.
[Traduction]
Le président : Est-ce que quelqu’un peut proposer la motion suivante? Il y a beaucoup de mots pour remplacer un seul mot. Le sénateur Forest propose que la Politique du Sénat sur l’approvisionnement soit modifiée, à l’article 2.17, en remplaçant « conformément à la politique ou à une décision du Comité ou du greffier du Sénat en ce sens, il est possible de soustraire un utilisateur » par « conformément à la politique et à une décision du Comité et du greffier du Sénat en ce sens, il est possible de soustraire un utilisateur »; et que la politique soit également modifiée, à l’article 3.2, en remplaçant « d’examiner les demandes d’exception au processus de sélection des fournisseurs pour des contrats ne dépassant pas 100 000 $ ou de présenter ces demandes au Comité ou au comité directeur pour qu’il les examine et prenne une décision » par « d’examiner les demandes d’exception au processus de sélection des fournisseurs pour des contrats ne dépassant pas 100 000 $ et de présenter ces demandes au Comité ou au comité directeur pour qu’il les examine et prenne une décision ».
Êtes-vous d’accord, sénateurs?
Des voix : D’accord.
Le président : La motion est adoptée.
Le point suivant porte sur le processus d’approvisionnement.
M. Lanctôt : Honorables sénateurs, ces derniers mois, l’administration a fait de nombreuses demandes au CIBA afin d’obtenir son approbation pour aller de l’avant avec des renouvellements de contrats ou des processus d’approvisionnement visant des biens et des services. Certaines de ces demandes ont été présentées peu de temps avant la fin du contrat et parfois après l’échéance. Les sénateurs ont demandé d’être renseignés sur la façon dont sont gérées les dates d’échéance des contrats et dont l’administration peut les informer à l’avance des renouvellements de contrats et des processus d’approvisionnement à venir. Ils ont aussi mentionné qu’ils aimeraient être informés de l’issue des processus d’approvisionnement qu’ils ont approuvés.
[Français]
En général, notre système de gestion des contrats prévient l’équipe qui s’occupe de l’approvisionnement des contrats qui viennent à échéance 90 jours avant la date de la fin du contrat. L’équipe peut, en tout temps, obtenir les détails des contrats qui viennent à échéance pour les mois à venir. De plus, les directeurs et les gestionnaires suivent le degré des dépassements associés à leur contrat et peuvent déterminer les fins prématurées de contrats si le montant total du contrat est atteint avant l’échéance de celui-ci.
L’équipe qui s’occupe de l’approvisionnement discute des contrats qui viennent à échéance et des renouvellements avec les directeurs et les gestionnaires responsables des différents contrats. Ensemble, ils déterminent si un contrat expirera simplement, ou devra être modifié pour augmenter la valeur ou la durée du contrat, ou si un processus de compétition sera nécessaire. Une stratégie d’approvisionnement est alors établie et, en fonction de la valeur des futurs contrats, les approbations requises sont obtenues. Lorsque l’approbation du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration est nécessaire, le directeur ou le gestionnaire responsable de l’utilisation du bien ou du service travaille avec l’équipe responsable de l’approvisionnement, avec la Direction des finances et avec d’autres équipes afin de préparer une note d’information.
[Traduction]
Étant donné que les membres du CIBA ont indiqué vouloir être informés des renouvellements de contrat et des processus d’approvisionnement à venir, nous allons nous mettre à fournir trimestriellement la liste des contrats venant à échéance au cours des six mois suivants et des processus d’approvisionnement à venir, et ce, à compter de la prochaine session. Cette information sera accompagnée de précisions au sujet des processus d’approvisionnement à venir.
Chaque trimestre, nous allons également fournir au CIBA les résultats des processus d’approvisionnement précédemment approuvés. Nous fournirons des détails qui ne se trouvent pas en ce moment dans la divulgation proactive, notamment un renvoi à l’approbation initiale du CIBA; le nombre de soumissions reçues; la façon dont le marché a été passé — public ou sur invitation; le nom du soumissionnaire retenu, qui se trouve déjà dans la divulgation proactive; le montant du contrat octroyé, qui se trouve également dans la divulgation proactive; et la durée du contrat.
Je serai ravi de répondre à toutes vos questions et d’écouter vos observations.
Le président : Est-ce qu’il y a des questions au sujet du processus? Sinon, est-ce que quelqu’un peut présenter une motion visant l’adoption de l’approche proposée pour tenir les membres du CIBA informés de l’issue des processus de demande de propositions?
Le sénateur Dalphond en fait la proposition. Les sénateurs sont-ils d’accord?
Des voix : D’accord.
Le président : La motion est adoptée.
Le point 8 porte sur la nomination de l’auditeur externe. Ce point est à titre informatif seulement.
[Français]
La sénatrice Moncion : À sa réunion du 8 novembre 2018, le Comité permanent de la régie interne des budgets de l’administration a approuvé la recommandation du Sous-comité de la vérification de procéder à un appel d’offres en vue de l’obtention d’un service d’audit externe pour les états financiers du Sénat en commençant dès l’année financière 2019-2020.
Trois sénateurs et sénatrices membres du Sous-comité de la vérification du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se sont rencontrés les 19 et 22 mars et le 30 avril d’afin d’évaluer les trois soumissionnaires qui avaient répondu à l’appel d’offres lancé par la Direction des finances et de l’approvisionnement du Sénat dans le but de retenir les services d’une firme externe qui aurait pour mandat de procéder à l’audit externe du Sénat. Votre sous-comité a aussi discuté des résultats du processus d’évaluation lors de sa réunion du 22 mai dernier.
[Traduction]
À titre de présidente du Sous-comité de la vérification, je veux informer les membres du CIBA que la firme comptable EY a été retenue à l’issue du processus concurrentiel. Le contrat passé avec EY vise l’audit des états financiers du Sénat couvrant trois exercices financiers et s’élève à un total de 81 000 $. La première année faisant l’objet de l’audit est 2019-2020. Veuillez noter que des frais pourraient s’ajouter à ce montant dans des circonstances particulières, par exemple un changement fondamental des systèmes comme cela a été le cas cette année à la Direction des ressources humaines.
KPMG va réaliser l’audit pour l’exercice 2018-2019, conformément au contrat actuel, puis le dossier sera transféré au nouvel auditeur à l’automne. Par conséquent, le contrat avec KPMG prendra fin quand l’audit de l’exercice financier 2018-2019 aura été terminé.
En ce qui concerne le processus de sélection de la firme, il s’est fondé sur un processus concurrentiel. Conformément aux règles et procédures du Sénat, un examen complet des trois propositions reçues a été mené. Entre autres, les membres de votre Sous-comité de la vérification et de l’Administration ont examiné et évalué les soumissions au moyen d’un processus rigoureux et approfondi, après quoi ils ont rencontré en entrevue les représentants de chaque firme. On a demandé des références, lesquelles ont été vérifiées. À la suite de ce processus, votre Sous-comité de la vérification a conclu que le contrat devait être octroyé à EY.
[Français]
Je suis disponible pour répondre à vos questions.
[Traduction]
Le sénateur Tannas : Les 81 000 $, est-ce par année ou pour les trois années?
La sénatrice Moncion : Pour les trois années.
Le président : Est-ce qu’il y a d’autres questions?
[Français]
Le sénateur Forest : Quand vous faites l’analyse des soumissions en ce qui a trait aux qualifications des compagnies qui participent au processus, est-ce que les prix sont déjà inclus?
La sénatrice Moncion : Non. Quand le comité a examiné les soumissions, il a commencé par rencontrer les compagnies pour voir ce qu’elles pouvaient nous proposer; ce n’est pas le contrat, mais les plans par rapport à l’audit qu’elles devaient nous présenter, et c’est le groupe responsable de l’approvisionnement qui obtenait les soumissions pour les prix.
Le sénateur Forest : Donc, ce sont deux enveloppes?
La sénatrice Moncion : On parle de deux enveloppes complètement différentes, et nous avons vu les enveloppes de prix.
Le sénateur Forest : Merci, c’est le même système que nous avons dans le monde municipal.
[Traduction]
Le président : Merci, sénatrice Moncion.
Est-ce qu’il y a d’autres points à discuter? Est-ce qu’il y a d’autres questions à discuter en public?
La sénatrice Batters : J’ai quelque chose qui ne prendra pas beaucoup de temps.
À notre réunion du Comité de la régie interne, il y a trois semaines, j’ai demandé qu’on m’envoie un exemplaire du compte rendu de décision officiel autorisant le contrat avec un fournisseur unique qui a été conclu avec le Arlington Group, conformément aux règles d’approvisionnement, et le directeur de la Sécurité institutionnelle et le greffier du Sénat par intérim m’ont tous les deux confirmé que je le recevrais. Je ne l’ai toujours pas. Est-ce que je peux savoir quand je vais le recevoir?
Richard Denis, greffier du Sénat et greffier des Parlements par intérim, et dirigeant principal des services législatifs, Sénat du Canada : Sénatrice, si j’ai bien compris, on a cherché à vous rencontrer à votre bureau pour vous remettre le contrat.
La sénatrice Batters : Je n’ai absolument pas eu de temps depuis. Ils m’ont dit que je le recevrais tout simplement par courriel.
M. Denis : Il est prêt et vous pouvez le recevoir quand vous le voulez.
La sénatrice Batters : D’accord. Merci.
Le président : Avant que nous passions au huis clos, j’aimerais saisir cette occasion de remercier mes collègues pour leur importante contribution au CIBA. J’espère que vous profiterez de l’été pour vous reposer avec vos parents et amis. Nous serons ravis de vous retrouver à l’automne, après les élections.
J’aimerais également profiter de l’occasion pour remercier tout notre personnel de soutien qui travaille sans relâche dans les coulisses afin d’assurer le bon déroulement de nos réunions et de veiller à ce que nous soyons bien préparés.
Dans le même ordre d’idées, je tiens à remercier notre équipe de gestion dévouée, à l’Administration du Sénat, qui travaille avec acharnement, jour après jour, pour que cette institution continue de fonctionner efficacement.
Merci encore de votre soutien. Je me réjouis à l’idée de vous retrouver à l’automne.
Sur ce, nous allons poursuivre la séance à huis clos.
(La séance se poursuit à huis clos.)