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LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L'ADMINISTRATION

PROCÈS-VERBAL


OTTAWA, le jeudi 22 octobre 2020

(03)

[Français]

Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit par vidéoconférence aujourd’hui à 11 h 00 sous la présidence de l’honorable Sabi Marwah (président).

Membres du comité présents par vidéoconférence : Les honorables sénateurs Carignan, C.P., Dean, Downe, Dupuis, Forest, Forest-Niesing, Gagné, Jaffer, Marshall, Martin, Marwah, Moncion, Munson, Plett, Saint-Germain, Seidman et Tannas (17).

Autres sénateurs présents par vidéoconférence : Les honorables sénatrices McPhedran et Pate (2).

Présents par vidéoconférence : Pascale Legault, dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration; Richard Denis, greffier du Sénat et greffier des Parlements par intérim et dirigeant principal des services législatifs; Philippe Hallée, légiste et conseiller parlementaire; hauts fonctionnaires du Sénat et autres employés de soutien.

Également présents : Les sténographes officiels du Sénat.

TÉMOINS :

Sénat du Canada :

Shaila Anwar, greffière principale adjointe, Direction des comités;

Nathalie Charpentier, contrôleur et dirigeante principale adjointe des finances, Direction des finances et de l’approvisionnement;

Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Directions des finances et de l’approvisionnement.

Ernst & Young s.r.l. :

Suzie Gignac, partenaire responsable de la revue de contrôle qualité de la mission;

Niguel Givogue, chef d'équipe, Service de certification.

Conformément au paragraphe 12-7(1) du Règlement du Sénat, le comité poursuit son étude des questions financières et administratives concernant l’administration interne du Sénat.

Le président fait une déclaration.

Le président présente tous les sénateurs participant à la réunion.

CIBA/2020-10-22/028(P) – Adoption du Procès-verbal du 8 octobre 2020

L’honorable sénatrice Marshall propose :

Que le Procès-verbal du jeudi 8 octobre 2020 soit adopté.

La question, mise aux voix, est adoptée par le vote suivant :

POUR

Les honorables sénateurs

Carignan, Dean, Downe, Dupuis, Forest, Forest-Niesing, Gagné, Jaffer, Marshall, Martin, Marwah, Moncion, Munson, Plett, Saint-Germain, Seidman, Tannas – [17]

CONTRE

Aucune

ABSTENTIONS

Aucune

CIBA/2020-10-22/029(P) – Rapports du Sous-comité de la vérification

a) États financiers

Le président du Sous-comité de la vérification, l’honorable sénateur Downe, présente le quatrième rapport du sous-comité :

Le jeudi 22 octobre 2020

Le Sous-comité de la vérification du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration a l’honneur de présenter son

QUATRIÈME RAPPORT

(Autorité intersessionnelle)

Votre sous-comité a approuvé les états financiers du Sénat du Canada pour l’année terminée le 31 mars 2020.  Cette vérification a été effectuée conformément aux normes de vérification généralement reconnues au Canada par des professionnels de la firme Ernst & Young s.r.l./S.E.N.C.R.L.

Cette vérification a donné lieu à un rapport sans réserve du vérificateur dans lequel on pouvait lire que les états financiers donnent, à tous égards importants, une image fidèle de la situation financière du Sénat au 31 mars 2020 ainsi que des résultats de son exploitation et de ses flux de trésorerie selon les normes comptables canadiennes pour le secteur public.

Votre sous-comité recommande que ces états financiers soient déposés devant le Sénat. 

Respectueusement soumis,

Le président,

PERCY E. DOWNE

L’honorable sénateur Downe, Pierre Lancôt et Suzie Gignac font chacun une déclaration.

Pierre Lanctôt et Suzie Gignac répondent à des questions.

Après débat, il est convenu que les débats futurs sur cet item seront reportés à la prochaine réunion.

b) L’enregistrement des immobilisations

Le président du Sous-comité de la vérification, l’honorable sénateur Downe, présente le troisième rapport du sous-comité :

Le jeudi 22 octobre 2020

Le Sous-comité de la vérification du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration a l’honneur de présenter son

TROISIÈME RAPPORT

(Autorité intersessionnelle)

Votre sous-comité a étudié les modifications proposées relativement au traitement comptable de l’enregistrement des immobilisations, lesquelles auront un impact sur les états financiers, tel que présenté ci-bas.

La politique sur la comptabilisation des immobilisations a été adoptée pour la première fois par le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration le 26 mars 2009 et n’a jamais été mise à jour depuis.

La politique vise à fournir des directives sur le traitement comptable approprié et uniforme des immobilisations.

La politique énonce les principes et les lignes directrices devant être appliqués afin de comptabiliser adéquatement les immobilisations et d’en faire rapport dans les états financiers du Sénat.

En se fondant sur son étude de la politique comptable relative aux immobilisations, Finances a identifié deux changements importants à apporter aux pratiques en vigueur afin de mieux aligner les dépenses aux revenus, de simplifier la comptabilité financière et d’améliorer l’efficacité :

i. augmenter le seuil à partir duquel un bien est considéré comme étant une immobilisation; et

ii. mettre fin à l’utilisation du regroupement d’actifs pour les achats uniques ou de faible volume dont la valeur est inférieure au seuil de capitalisation.

Les modifications qu’il est proposé d’apporter à la politique sont conformes aux pratiques actuelles pour les organismes des secteurs public et privé de taille comparable à celle du Sénat.

Il convient de souligner que ces changements comptables n’auront aucune incidence sur les contrôles entourant le suivi, l’accessibilité et la surveillance de ces actifs. Les contrôles à l’égard de ces actifs demeureront rigoureux; seule la comptabilisation changera pour accroître l’efficacité et la pertinence de l’information.

Seuil relatif aux coûts d’acquisition

Le Sénat considère présentement comme une immobilisation tout bien acquis ayant une vie utile de plus d’un an et dont le coût d’acquisition est égal ou supérieur à 3 000 $.

Il est recommandé d’augmenter le seuil relatif au coût d’acquisition afin de se rapprocher davantage de la pratique au sein des autres entités parlementaires et des normes de l’industrie de même qu’afin de mieux refléter la valeur des immobilisations en incluant uniquement les acquisitions de valeur considérable.

Il est proposé de porter à 8 000 $ le seuil relatif au coût d’acquisition. Le seuil proposé refléterait mieux l’envergure des activités d’exploitation du Sénat et améliorerait l’efficacité tout en présentant avec exactitude la valeur des immobilisations. Le seuil proposé, de 8 000 $, est inférieur à celui actuellement en vigueur à la Chambre des communes, qui est de 10 000 $, mais, étant donné la valeur inférieure des acquisitions du Sénat, un seuil de 8 000 $ est jugé adéquat.

Si le seuil de capitalisation est porté à 8 000 $, les biens capitalisés antérieurement continueraient d’être amortis jusqu’à la fin de leur cycle de vie. Par conséquent, le déficit annuel accru figurant dans l’état des résultats d’exploitation des états financiers diminuerait progressivement avec le temps, jusqu’à ce que la valeur nette de ces biens soit nulle.

Ce changement de la politique comptable sera mis en œuvre prospectivement (les montants des années précédentes ne seront pas ajustés), effectif au 1er avril 2020, mais nécessitera une note d’explication dans les états financiers.

Regroupement des actifs

Certains biens dont la durée de vie utile est supérieure à un an, sont présentement capitalisés, sans égard à leur coût unitaire, et sont regroupés aux fins de l’amortissement selon la méthode globale. Bien que la politique actuelle prévoie un seuil de capitalisation de 3 000 $, le Sénat capitalise en réalité des biens d’une valeur supérieure à 350 $ par la voie du regroupement d’actifs.

Il est recommandé de modifier le regroupement, aux fins de la comptabilisation, des biens achetés individuellement afin de se rapprocher davantage de la pratique au sein des autres entités parlementaires et des normes de l’industrie, de rendre mieux compte de la valeur des immobilisations en incluant uniquement les acquisitions de valeur considérable de même qu’afin d’établir la surveillance des immobilisations à un niveau d’effort approprié aux besoins des utilisateurs des états financiers. Le regroupement d’actifs ne serait utilisé que pour les achats importants de biens similaires (d’une valeur supérieure au seuil de capitalisation), par exemple lors de l’achat d’une grande quantité d’ordinateurs portables.

Si le regroupement d’actifs est modifié, les actifs regroupés antérieurement continueraient d’être amortis jusqu’à la fin de leur cycle de vie. Par conséquent, le déficit annuel accru figurant dans l’état des résultats d’exploitation diminuerait progressivement avec le temps, jusqu’à ce que la valeur nette de ces biens soit nulle.

Ce changement de la politique comptable sera mis en œuvre prospectivement (les montants des années précédentes ne seront pas ajustés), effectif au 1er avril 2020, mais nécessitera une note d’explication dans les états financiers.

Impact financier

L’incidence globale des changements proposés la première année consisterait en une réduction de 285 567 $ des immobilisations corporelles et de l’excédent cumulé, en une augmentation de 285 567 $ du déficit annuel (dépenses supplémentaires de 317 297 $ et réduction de 31 730 $ pour l’amortissement des immobilisations corporelles), ainsi qu’en une diminution de 317 297 $ pour l’acquisition d’immobilisations corporelles.

Le déficit annuel accru figurant dans l’état des résultats d’exploitation diminuerait progressivement avec le temps, jusqu’à ce que la valeur nette des biens capitalisés en application de la politique précédente sur les immobilisations soit nulle.

L’incidence de ces changements serait considérée comme étant non significatif dans le contexte de la préparation des états financiers puisqu’elle est inférieure à notre seuil d’importance relative aux fins de la planification, lequel est de 2 millions de dollars.

Consultation du vérificateur

Le vérificateur du Sénat (Ernst & Young) a été consulté et approuve les changements recommandés, soit l’augmentation à 8 000 $ du seuil relatif au coût d’acquisition et la modification du regroupement d’actifs.

Conclusion

En se fondant sur les consultations et l’analyse effectuées, Finances estime que le Sénat devrait apporter deux principales modifications à sa politique concernant la capitalisation des actifs :

i. faire passer de 3 000 $ à 8 000 $ le seuil à partir duquel un bien est considéré comme une immobilisation;

ii. mettre fin à l’utilisation du regroupement d’actifs pour les achats uniques ou de faible volume dont la valeur est inférieure au seuil de capitalisation.

Ces changements sont appuyés par l’approche utilisée par d’autres entités parlementaires et organismes gouvernementaux de taille comparable et sont conformes à la pratique d’organismes externes.

Recommandation

Après avoir analysé ces informations, votre Sous-comité sur la vérification recommande que CIBA :

-      approuve que le seuil de capitalisation des biens soit porté de 3 000 $ à 8 000 $;

-      approuve que l’on mette fin au regroupement d’actifs pour les achats uniques ou de faible volume dont la valeur est inférieure au seuil de capitalisation; et

-      approuve que les modifications apportées à la politique entrent en vigueur le 1er avril 2020.

Respectueusement soumis,

Le président,

PERCY E. DOWNE

L’honorable sénateur Downe fait une déclaration.

Pierre Lanctôt répond à des questions.

Après débat, l’honorable sénateur Downe propose :

Que les changements pour augmenter le seuil de capitalisation des biens de 3 000 $ à 8 000 $ soient approuvés;

Que l’élimination du regroupement d’actifs pour les achats uniques ou de faible volume dont la valeur est inférieure au seuil de capitalisation soit approuvée;

Que les modifications apportées à la politique entrent en vigueur le 1er avril 2020.

La question, mise aux voix, est adoptée par le vote suivant :

POUR

Les honorables sénateurs

Carignan, Dean, Downe, Dupuis, Forest, Forest-Niesing, Gagné, Jaffer, Marshall, Martin, Marwah, Moncion, Munson, Plett, Saint-Germain, Seidman, Tannas – [17]

CONTRE

Aucune

ABSTENTIONS

Aucune

c) Rapport financier trimestriel

Il est convenu que cet item soit reporté à la prochaine réunion.

CIBA/2020-10-22/030(P) – Comptes publics pour l’exercice 2019-2020

Il est convenu que cet item soit reporté à la prochaine réunion.

CIBA/2020-10-22/031(P) – Renseignements sur le site web du Sénat au sujet de CIBA et de ses sous-comités

Shaila Anwar fait une déclaration et répond à des questions sur l’intégration de l’information sur les sous-comités du CIBA sur le site web du Sénat.

L’honorable sénateur Munson propose :

Que tous les sous-comités de CIBA demeurent sur site web public et qu’ils publient de l’information de la même manière que CIBA;

Que CIBA et ses sous-comités utilisent la page « Mémoires et autres documents » pour afficher les documents de nature publique envoyés par les témoins et autres tierces parties;

Que CIBA continue à publier les rapports de sous-comités présentés ou déposés pendant une partie publique de ses réunions dans ses procès-verbaux et en fasse parvenir une copie électronique aux personnes qui le demandent avant la publication des procès-verbaux.

La question, mise aux voix, est adoptée par le vote suivant :

POUR

Les honorables sénateurs

Carignan, Dean, Downe, Dupuis, Forest, Forest-Niesing, Gagné, Jaffer, Marshall, Martin, Marwah, Moncion, Munson, Plett, Saint-Germain, Seidman, Tannas – [17]

CONTRE

Aucune

ABSTENTIONS

Aucune

CIBA/2020-10-22/032(P) – Motion du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat - Formule de financement pour les agents supérieurs du Sénat, les caucus et les groupes

L’honorable sénatrice Moncion fait une déclaration sur une demande du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat pour prolonger la date du rapport final pour la révision de la formule de financement pour les agents supérieurs du Sénat, les caucus et les groupes.

L’honorable sénatrice Moncion propose :

Que, nonobstant l’ordre du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration adopté le 27 août 2020, la date du rapport final du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat concernant son étude sur la révision de la formule servant à déterminer les allocations budgétaires des caucus, groupes et agents supérieurs de la Chambre, soit reportée du 30 octobre 2020 au 19 novembre 2020. 

La question, mise aux voix, est adoptée par le vote suivant :

POUR

Les honorables sénateurs

Carignan, Dean, Downe, Dupuis, Forest, Forest-Niesing, Gagné, Jaffer, Marshall, Martin, Marwah, Moncion, Munson, Plett, Saint-Germain, Seidman, Tannas – [17]

CONTRE

Aucune

ABSTENTIONS

Aucune

CIBA/2020-10-22/033(P) – VPLT: Jury pour la compétition de design architectural du Bloc 2

Le président informe le comité que l’honorable sénateur Plett va représenter le Sénat sur le jury pour la compétition de design architectural du Bloc 2.

CIBA/2020-10-22/034(P) – Audit sur l’infrastructure de cybersécurité des technologies de l’information

Le président informe le comité que le Sous-comité du programme et de la procédure a approché le Bureau de régie interne de la Chambre des communes, suivant les conseils du Sous-comité de la vérification, pour la conduite d’un audit conjoint sur l’infrastructure de cybersécurité des technologies de l’information.

À 11 h 45, la séance est suspendue.

À 11 h 46, conformément à l’article 12-16. (1) du Règlement, la séance se poursuit à huis clos.

À 13 h 09, la séance est levée jusqu’à nouvelle convocation de la présidence.

ATTESTÉ :

La dirigeante principale des services corporatifs

et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration,

Pascale Legault

Le secrétaire de séance,

Gérald Lafrenière