LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L'ADMINISTRATION
PROCÈS-VERBAL
OTTAWA, le jeudi 5 novembre 2020
(4)
[Français]
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit par vidéoconférence aujourd’hui à 11 h 03 sous la présidence de l’honorable Sabi Marwah (président).
Membres du comité présents par vidéoconférence : Les honorables sénateurs Carignan, C.P., Dean, Downe, Dupuis, Forest, Forest-Niesing, Gagné, Jaffer, Marshall, Martin, Marwah, Moncion, Munson, Saint-Germain, Seidman et Tannas (16).
Autre sénateur présent par vidéoconférence : L’honorable sénateur Dalphond (1).
Présents par vidéoconférence : Pascale Legault, dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration; Richard Denis, greffier du Sénat et greffier des Parlements par intérim et dirigeant principal des services législatifs; Philippe Hallée, légiste et conseiller parlementaire; hauts fonctionnaires du Sénat et autres employés de soutien.
Également présents : Les sténographes officiels du Sénat.
TÉMOINS :
Sénat du Canada :
Vanessa Bastos, chef, Personnes, culture et inclusion, Direction des ressources humaines;
Nathalie Charpentier, contrôleur et dirigeante principale adjointe des finances, Direction des finances et de l’approvisionnement;
Élise Hurtubise-Loranger, conseillère parlementaire principale, Bureau du légiste et conseiller parlementaire;
Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Direction des finances et de l’approvisionnement.
Ernst & Young s.r.l. :
Suzie Gignac, partenaire responsable de la revue de contrôle de qualité de la mission;
Niguel Givogue, chef d’équipe, Service de la certification.
Conformément au paragraphe 12-7(1) du Règlement du Sénat, le comité poursuit son étude des questions financières et administratives concernant l’administration interne du Sénat.
Le président fait une déclaration.
Le président présente tous les sénateurs participant à la réunion.
CIBA/2020-11-05/041(P) — Adoption du Procès-verbal du 22 octobre 2020
L’honorable sénatrice Marshall propose :
Que le Procès-verbal du jeudi 22 octobre 2020 soit adopté.
La question, mise aux voix, est adoptée par le vote suivant :
POUR
Les honorables sénateurs
Carignan, Dean, Downe, Dupuis, Forest, Forest-Niesing, Gagné, Jaffer, Marshall, Martin, Marwah, Moncion, Munson, Saint-Germain, Seidman, Tannas — [16]
CONTRE
Aucune
ABSTENTIONS
Aucune
CIBA/2020-11-05/042(P) — Rapports du Sous-comité de la vérification
a) États financiers
Le président du Sous-comité de la vérification, l’honorable sénateur Downe, présente le quatrième rapport du sous-comité :
Le jeudi 5 novembre 2020
Le Sous-comité de la vérification du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration a l’honneur de présenter son
QUATRIÈME RAPPORT
(Autorité intersessionnelle)
Votre sous-comité a approuvé les états financiers du Sénat du Canada pour l’année terminée le 31 mars 2020. Cette vérification a été effectuée conformément aux normes de vérification généralement reconnues au Canada par des professionnels de la firme Ernst & Young s.r.l./S.E.N.C.R.L.
Cette vérification a donné lieu à un rapport sans réserve du vérificateur dans lequel on pouvait lire que les états financiers donnent, à tous égards importants, une image fidèle de la situation financière du Sénat au 31 mars 2020 ainsi que des résultats de son exploitation et de ses flux de trésorerie selon les normes comptables canadiennes pour le secteur public.
Votre sous-comité recommande que ces états financiers soient déposés devant le Sénat.
Respectueusement soumis,
Le président,
PERCY E. DOWNE
L’honorable sénateur Downe, Pierre Lanctôt et Suzie Gignac font chacun une déclaration.
Pierre Lanctôt et Suzie Gignac répondent à des questions.
Après débat, l’honorable sénateur Downe propose :
Que le rapport soit adopté et que les états financiers soient déposés au Sénat.
La question, mise aux voix, est adoptée par le vote suivant :
POUR
Les honorables sénateurs
Carignan, Dean, Downe, Dupuis, Forest, Forest-Niesing, Gagné, Jaffer, Marshall, Martin, Marwah, Moncion, Munson, Saint-Germain, Seidman, Tannas — [16]
CONTRE
Aucune
ABSTENTIONS
Aucune
À 11 h 17, la séance est suspendue.
À 11 h 18, conformément à l’article 12-16. (1) du Règlement, la séance se poursuit à huis clos.
À 11 h 23, la séance est suspendue.
À 11 h 26, la séance se poursuit en public.
b) Rapport financier trimestriel
Le président du Sous-comité de la vérification, l’honorable sénateur Downe, dépose le cinquième rapport du sous-comité :
Le jeudi 5 novembre 2020
Le Sous-comité de la vérification du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration a l’honneur de déposer son
CINQUIÈME RAPPORT
(Autorité intersessionnelle)
Votre sous-comité a reçu le document sur les faits saillants financiers et les résultats du premier trimestre de l’exercice financier 2020-2021. En conséquence, votre sous-comité a approuvé et dépose maintenant le rapport financier trimestriel du Sénat du Canada pour le trimestre se terminant le 30 juin 2020.
Respectueusement soumis,
Le président,
PERCY E. DOWNE
L’honorable sénateur Downe fait une déclaration et, avec Pierre Lanctôt, répond à des questions.
CIBA/2020-11-05/043(P) — Comptes publics pour l’exercice 2019-2020
Pierre Lanctôt fait une déclaration sur les Comptes publics du Sénat pour l’exercice 2019-2020.
CIBA/2020-11-05/044(P) — Demande de proposition pour les services de déménagement
Pierre Lanctôt fait une déclaration et répond à des questions sur une demande de lancement d’un processus compétitif pour établir une entente d’offre à commandes avec un fournisseur de services de déménagement longue distance.
CIBA/2020-11-05/045(P) — Demande de proposition pour le programme d'aide aux employés et à leur famille
Vanessa Bastos fait une déclaration et répond à des questions sur une demande de lancement d’un processus de demande de propositions pour établir un contrat avec une entreprise spécialisée qui fournira des services au Sénat dans le cadre du Programme d’aide aux employés et à leur famille (PAEF).
CIBA/2020-11-05/046(P) — Rapport du Sous-comité des ressources humaines: comité de la politique de santé et de la sécurité
La président du Sous-comité des ressources humaines, l’honorable sénatrice Saint-Germain, présente le sixième rapport du Sous-comité des ressources humaines :
Le jeudi 5 novembre 2020
Le Sous-comité des ressources humaines du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration a l’honneur de présenter son
SIXIÈME RAPPORT
(Autorité intersessionnelle)
En juillet 2019, des modifications au Code canadien du travail (le CCT) et à la Loi sur les relations de travail au Parlement (la LRTP) sont entrées en vigueur, de sorte que tous les employeurs parlementaires, y compris le Sénat, sont maintenant assujettis au cadre fédéral de santé et de sécurité en vertu de la partie II du CCT. D’autres modifications au CCT entreront en vigueur au cours des mois qui viennent afin d’élargir le concept de blessures et de maladies professionnelles au-delà de la santé et de la sécurité physiques en y incluant aussi les cas de harcèlement et de violence et les blessures et les maladies psychologiques liées à l’occupation d’un emploi.
Comme on l’indique dans le cinquième rapport du Sous-comité, déposé devant le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration (CIBA) le 22 octobre 2020, les membres du Sous-comité examinent actuellement la Politique sur la prévention et le règlement du harcèlement en milieu de travail du Sénat (la Politique de 2020), présentée au Sénat lors de la dernière session parlementaire, pour s’assurer de sa conformité au Règlement sur la prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail (le Règlement). Le Règlement doit entrer en vigueur le 1er janvier 2021.
Ainsi que l’exige le Règlement, le Comité d’orientation sur la santé et la sécurité au travail du Sénat (le Comité d’orientation), un comité composé de représentants des employés et de l’employeur, participera au processus. Le Règlement exige notamment qu’une évaluation du milieu de travail soit menée conjointement par l’employeur et le Comité d’orientation pour permettre de cerner les facteurs de risque liés au harcèlement et à la violence. L’employeur et les membres du Comité d’orientation doivent par la suite élaborer une politique sur la prévention et la résolution du harcèlement et de la violence.
Pour l’application de la partie II du CCT, le CIBA représente l’« employeur » du personnel du Sénat, y compris celui des sénateurs et les employés de l’Administration du Sénat.
Comme il est expliqué ci-dessous, compte tenu du rôle crucial que joue le Comité d’orientation dans la conduite de l’évaluation du milieu de travail et de l’élaboration de la politique de prévention et de résolution du harcèlement et de la violence, nous sommes d’avis que la structure hiérarchique du Comité d’orientation devrait être reconsidérée.
LE COMITÉ D’ORIENTATION
Mandat du Comité d’orientation en vertu du CCT
L’article 134.1 du CCT requiert de tous les employeurs sous réglementation fédérale comptant plus de 300 employés qu’ils établissent un comité d’orientation, qui jouera un rôle actif à l’égard des questions relatives à la santé et à la sécurité au travail (notamment la prévention du harcèlement et de la violence). Plus particulièrement, le paragraphe 134.1(4) prévoit que les membres du Comité d’orientation devraient :
(a) participer à l’élaboration de politiques et de programmes de santé et de sécurité;
(b) examiner et traiter de manière expéditive les questions concernant la santé et la sécurité soulevées par les membres de ce comité ou que leur soumettent les membres d’un comité local ou un représentant en matière de santé et de sécurité;
(c) participer à l’élaboration et au contrôle d’application du programme de prévention des risques, y compris la formation des employés en matière de santé et de sécurité;
(d) participer, dans la mesure où ils le jugent nécessaire, aux enquêtes, aux études et aux inspections sur la santé et la sécurité au travail;
(e) participer à l’élaboration et au suivi d’un programme sur la fourniture d’équipement, de vêtements, de matériel ou de dispositifs de protection personnelle;
(f) coopérer pleinement avec le ministre du Travail;
(g) surveiller les données sur les accidents, les blessures et les dangers pour la santé au travail;
(h) participer à la planification de la mise en œuvre et à la mise en œuvre effective de changements qui peuvent avoir une incidence sur la santé et la sécurité au travail, notamment sur le plan des procédés et des méthodes de travail.
Le Comité d’orientation n’est pas un comité ou un sous-comité parlementaire. Il est requis aux termes du CCT et se compose de membres du personnel et de représentants de l’employeur. En vertu du CCT, le Sénat doit obligatoirement être doté d’un comité d’orientation.
Composition du Comité d’orientation en vertu du CCT
Comme il a été mentionné précédemment, le Comité d’orientation est composé de représentants des employés et de l’employeur. Conformément à l’article 135.1 du Code, la moitié au moins des membres du Comité doivent être des employés qui n’exercent pas de fonctions de direction. Le CCT et les règlements pris en vertu de celui-ci, intitulés Règlement sur les comités d’orientation, les comités locaux et les représentants en matière de santé et de sécurité prévoient que les représentants des employés doivent être choisis par les syndicats si les employés sont syndiqués, ou par leurs pairs s’ils ne le sont pas.
Les membres restants du Comité d’orientation peuvent représenter l’employeur, qui peut choisir ses représentants au Comité.
La composition du Comité d’orientation du Sénat à l’heure actuelle
Un comité d’orientation est en fonction au Sénat depuis quelque temps. Lorsque les employeurs parlementaires sont devenus assujettis à la partie II du CCT en juillet 2019, le Comité d’orientation existant, grandement inspiré des exigences du CCT, mais qui a été créé en vertu de la Politique sur la santé et la sécurité au travail du Sénat alors en vigueur, a poursuivi son travail pour répondre à l’objet du CCT pendant que l’Administration du Sénat prépare une nouvelle politique et de nouveaux processus sur la santé et la sécurité au travail pour s’assurer de la conformité du Sénat à la partie II du CCT.
Le comité d’orientation est formé :
-de deux gestionnaires de l’Administration du Sénat (en ce moment, la Dirigeante principale des ressources humaines et la Directrice de l’exploitation des immeubles et de la gestion des biens);
-de deux représentants syndicaux;
-d’un employé non représenté de l’Administration du Sénat;
-d’un employé d’un sénateur (poste actuellement vacant).
Comme l’exige le régime statutaire, le Comité d’orientation est co-présidé par un représentant de l’employeur et un représentant des employés. Les co-présidents actuels sont Diane McCullagh (Dirigeante principale des ressources humaines) et Mark Palmer (greffier de comité).
Rapports hiérarchiques
Conformément à l’article 9 du Règlement sur les comités d’orientation, les comités locaux et les représentants en matière de santé et de sécurité, les membres du Comité d’orientation doivent, au plus tard le 1er mars de l’exercice en cours, remettre au ministre du Travail un rapport annuel de leurs activités pour la période de 12 mois se terminant le 31 décembre de l’année précédente. Ces obligations sont nouvelles pour le Sénat, qui est devenu assujetti au Code canadien du travail en juillet 2019.
En vertu de la charte du Comité en matière de santé et de sécurité présentement en place, les membres du Comité doivent d’abord rendre compte au Comité exécutif de leurs activités et des enjeux qu’ils ne parviennent pas à résoudre. Compte tenu des nouvelles exigences liées aux rapports, du rôle de CIBA à titre de représentant de l’employeur aux fins de la partie II du CCT et du rôle accru que joue le Comité d’orientation en ce qui concerne la prévention et la résolution du harcèlement et de la violence en milieu de travail au Sénat, nous estimons que la structure des rapports hiérarchiques doit être reconsidérée pour assurer la participation de CIBA.
RECOMMANDATIONS
Par conséquent, le sous-comité recommende :
Qu’à l’avenir, le Comité d’orientation continue de faire rapport au Comité exécutif, et qu’à titre de membre du Comité exécutif, le Légiste et conseiller parlementaire fasse rapport périodiquement des activités du Comité d’orientation au Sous-comité. Le président du Sous-comité fera rapport au comité CIBA, au besoin.
Respectueusement soumis,
La présidente,
RAYMONDE SAINT-GERMAIN
L’honorable sénatrice Saint-Germain fait une déclaration et répond à des questions.
Après débat, l’honorable sénatrice Saint-Germain propose :
Que le rapport soit adopté.
La question, mise aux voix, est adoptée par le vote suivant :
POUR
Les honorables sénateurs
Carignan, Dean, Downe, Dupuis, Forest, Forest-Niesing, Gagné, Jaffer, Marshall, Martin, Marwah, Moncion, Munson, Saint-Germain, Seidman, Tannas — [16]
CONTRE
Aucune
ABSTENTIONS
Aucune
À 12 h 03, la séance est suspendue.
À 12 h 05, conformément à l’article 12-16. (1) du Règlement, la séance se poursuit à huis clos.
À 13 h 02, la séance est levée jusqu’à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉ :
La dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration,
Pascale Legault
Le secrétaire de séance,
Gérald Lafrenière