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LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L’ADMINISTRATION

TÉMOIGNAGES


OTTAWA, le jeudi 11 février 2021

Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui, à 11 heures (HE), par vidéoconférence, en public puis à huis clos, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour l’étude de questions financières et administratives.

Le sénateur Sabi Marwah (président) occupe le fauteuil.

[Traduction]

Le président : Bonjour à tous. Je m’appelle Sabi Marwah. Je suis un sénateur de l’Ontario et j’ai le privilège de présider le Comité sénatorial permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration. Bon retour à tous. Je suis vraiment ravi de vous revoir, même si c’est seulement en mode virtuel. Nous allons donc tenir aujourd’hui une séance virtuelle qui sera d’abord publique, puis se terminera à huis clos.

Avant d’aller plus loin, je veux rappeler à mes collègues les directives à suivre pour que tout se passe bien.

Votre microphone doit être désactivé en tout temps, sauf lorsqu’on vous accorde nommément la parole. C’est aux sénateurs qu’il incombe d’allumer et d’éteindre leur micro au besoin.

Vous devez choisir au bas de votre écran entre l’anglais, le français et la transmission sans interprétation simultanée. Je rappelle à tous qu’avec la nouvelle version de Zoom, il n’est plus nécessaire pour les sénateurs qui écoutent la transmission du parquet de passer au canal français ou anglais avant de prendre la parole. Ainsi, les sénateurs peuvent s’exprimer dans la langue de leur choix via le canal du parquet.

Pour demander la parole, veuillez utiliser la fonction « Lever la main ». Veuillez signaler immédiatement à la présidence toute difficulté technique, et notre équipe verra à faire le nécessaire.

Je veux maintenant vous présenter les sénateurs qui participent à la séance d’aujourd’hui. Ce sont les sénateurs Larry Campbell, de la Colombie-Britannique; Dennis Dawson, du Québec; Tony Dean, de l’Ontario; Éric Forest, du Québec; Josée Forest-Niesing, de l’Ontario; Linda Frum, de l’Ontario; Raymonde Gagné, du Manitoba; Mobina Jaffer, de la Colombie-Britannique; Elizabeth Marshall, de Terre-Neuve-et-Labrador; Yonah Martin, de la Colombie-Britannique; Lucie Moncion, de l’Ontario; Jim Munson, de l’Ontario; Don Plett, du Manitoba; Raymonde Saint-Germain, du Québec; Judith Seidman, du Québec; Scott Tannas, de l’Alberta; et Rosemary Moodie, de l’Ontario. Je souhaite la bienvenue à tous ceux qui nous regardent dans les différentes régions du pays.

Honorables sénateurs, le premier point à l’ordre du jour est l’adoption du procès-verbal de la partie publique de notre séance du 10 décembre 2020 que vous trouverez dans votre documentation. Y a-t-il des questions ou des modifications à proposer?

Est-ce que quelqu’un veut proposer la motion suivante :

Que le procès-verbal du jeudi 10 décembre 2020 soit adopté.

Je vois que le sénateur Forest propose la motion. Je vous rappelle que les votes vont se dérouler d’une façon semblable à la formule adoptée par le Sénat pour ses séances hybrides. Ainsi, les sénateurs qui souhaitent s’opposer ou s’abstenir ont l’occasion de le faire. L’absence d’opposition ou d’abstention sera interprétée comme un vote en faveur de la motion.

Plaît-il aux honorables sénateurs d’adopter la motion? Si un sénateur souhaite exprimer sa dissidence ou s’abstenir, il est prié de lever la main. Je ne vois aucune main levée et aucune objection qui se manifeste. Je déclare donc la motion adoptée.

Notre point suivant est une mise à jour du Sous-comité sur la diversité concernant une proposition de formation sur les préjugés pour les sénateurs et leur personnel.

Mme Geneviève Garneau, conseillère principale, Gestion des talents, et Mme Vanessa Bastos, chef, Personnes, culture et inclusion, vont maintenant se joindre à nous par vidéoconférence à titre de témoins.

Comme à l’habitude, l’exposé sera suivi d’une période de questions. Je crois que la sénatrice Jaffer va prononcer quelques mots d’introduction avant que Mme Garneau nous explique la proposition. Sénatrice Jaffer, vous avez la parole.

L’honorable Mobina S. B. Jaffer, sénatrice, Sénat du Canada : Bonjour à tous. Je vous parle aujourd’hui au nom du Sous-comité sur la diversité dont les autres membres sont la sénatrice Seidman, vice-présidente, et les sénateurs Tannas et Dean. Comme le président vient de nous l’indiquer, Mmes Garneau et Bastos sont aussi des nôtres pour nous aider à répondre aux questions et vous présenter la proposition.

Le projet de formation sur les préjugés inconscients qui vous est soumis aujourd’hui consiste en un cours d’apprentissage autonome en ligne qui permettra aux gens qui gravitent autour du Sénat d’acquérir des connaissances et des compétences de base leur permettant de mieux comprendre ce qu’est un préjugé inconscient, quelles différentes formes peuvent prendre ces préjugés, comment ils peuvent avoir un impact sur de nombreux aspects de nos vies personnelles et professionnelles, et quelles stratégies sont à notre disposition pour mieux gérer nos préjugés et en réduire les répercussions néfastes.

Une analyse menée à l’automne a permis de confirmer qu’il existe sur le marché des produits de formation en ligne de qualité professionnelle qui sont fondés sur les plus récentes avancées scientifiques concernant les préjugés inconscients et qui sont adaptés aux besoins du milieu de travail. En optant pour un cours qui a déjà été mis au point par des experts de la diversité et de l’inclusion, le Sénat sera en mesure d’offrir sans délai cette formation essentielle aux sénateurs et à leur personnel, et ce, à un coût raisonnable.

Nos démarches initiales révèlent en effet qu’il pourrait être possible d’acquérir un cours de qualité et de l’offrir à l’ensemble des sénateurs et des employés du Sénat pour moins de 15 000 $ avant taxes.

Les cours en ligne que nous avons examinés sont d’une durée de 60 à 90 minutes. Si la proposition est approuvée aujourd’hui, les Ressources humaines du Sénat travailleront en étroite collaboration avec le service des approvisionnements pour trouver un fournisseur qualifié au moyen d’un processus d’acquisition concurrentiel avec pour objectif d’offrir le cours aux sénateurs et au personnel du Sénat à compter du printemps 2021.

Je dois vous dire que c’est un cours qui ne sera pas obligatoire pour les sénateurs et leurs employés. Je ne sais pas si d’autres membres du Sous-comité sur la diversité voudraient ajouter quoi que ce soit à ce que je viens de dire. Il ne semble pas que ce soit le cas.

Pour votre gouverne, je vous signale que nous travaillons en ce sens depuis le mois d’avril. Il y a eu différentes versions de cette proposition, et nous vous soumettons aujourd’hui celle que nous avons jugée préférable. Merci, honorables sénateurs. Vous allez maintenant entendre Mme Garneau qui va vous en dire plus long au sujet de cette proposition.

Geneviève Garneau, conseillère principale, Gestion des talents, Direction des ressources humaines, Sénat du Canada : Merci beaucoup, sénatrice Jaffer. Bonjour à tous.

Nous proposons donc un cours d’apprentissage autonome en ligne portant sur cet important sujet. Nous reconnaissons que de telles initiatives de sensibilisation sont essentielles pour pouvoir progresser concrètement dans la lutte contre la discrimination et le racisme au sein du Sénat. Cette démarche s’inscrit donc dans une stratégie à plusieurs volets que nous avons mise de l’avant pour favoriser la diversité et l’inclusion au Sénat.

Comme la sénatrice Jaffer vous l’a indiqué, si cette proposition est approuvée aujourd’hui, nous allons faire l’acquisition sur le marché d’un produit de qualité que nous allons pouvoir ensuite offrir dès le printemps qui vient.

Honorables sénateurs, je serai ravie de répondre à toutes vos questions concernant cette initiative et la façon dont elle peut s’intégrer à nos plans à plus long terme.

Le président : La parole est maintenant aux sénateurs qui souhaitent poser des questions.

La sénatrice Frum : D’après ce que la sénatrice Jaffer nous a indiqué, ce cours ne serait pas obligatoire, mais plutôt optionnel pour les sénateurs et leur personnel. J’aimerais savoir quels mécanismes sont prévus pour veiller à ce qu’un sénateur ne puisse pas obliger un membre de son personnel à suivre ce cours contre son gré. Comment pouvons-nous nous assurer qu’aucun employé n’est forcé à suivre ce cours s’il juge que cela n’est pas nécessaire?

Mme Garneau : Du point de vue des ressources humaines, je crois que nous allons faire la promotion de ce cours en indiquant qu’il est facultatif et que nous allons certes éviter d’exercer quelque pression que ce soit. Nous allons peut-être encourager les sénateurs et le personnel du Sénat à suivre la formation, mais aucun mécanisme ne sera mis en place pour obliger qui que ce soit à le faire ou pour assurer une surveillance étroite à un point tel que certains pourraient se croire obligés de suivre le cours. Nous espérons vraiment qu’il suffira d’offrir un cours de grande qualité pour que ceux qui s’intéressent bel et bien à la question aient la possibilité d’en apprendre davantage sur les différents enjeux liés à la diversité et à l’inclusion.

Si nous offrons une expérience de qualité aux apprenants, le bouche-à-oreille fera son chemin et les gens en viendront à suivre le cours selon les modalités qui leur conviendront. Dans le cas contraire, nous avons d’autres moyens à notre disposition pour mieux renseigner l’ensemble des intervenants du Sénat relativement aux questions touchant la diversité et l’inclusion.

Je ne sais pas si Mme Bastos voudrait ajouter quelque chose.

Vanessa Bastos, chef, Personnes, culture et inclusion, Direction des ressources humaines, Sénat du Canada : Je pense que c’est tout à fait cela. Nous n’avons aucunement l’intention d’exercer une surveillance pour savoir qui a suivi le cours ou non. Nous aurons assurément certaines statistiques à fournir à ceux que cela pourra intéresser, mais nous n’exercerons pas un suivi étroit pour vérifier qui a suivi le cours.

Comme le disait Mme Garneau, nous voulons aussi nous assurer qu’il s’agit d’une option parmi d’autres que nous rendons accessibles pour la formation en matière de diversité et d’inclusion. Nous espérons pouvoir ainsi susciter l’intérêt du plus grand nombre pour que chacun des participants puisse constater les avantages de cette démarche lorsqu’il s’agit de favoriser l’inclusion et un plus grand respect en milieu de travail.

La sénatrice Frum : C’est une bonne réponse. Je veux seulement m’assurer d’une chose concernant la cueillette de données statistiques. Je présume que cela se fera en veillant à respecter la confidentialité et l’anonymat des participants.

Mme Bastos : Certainement. Nous allons fournir des renseignements généraux comme le nombre de participants, mais aucune donnée pouvant permettre d’identifier ceux et celles qui auront suivi le cours.

La sénatrice Frum : Merci.

La sénatrice Marshall : Ma question va dans le sens de celle posée par la sénatrice Frum, mais sous un angle différent. Pourquoi a-t-on décidé d’encourager vivement les gens à suivre le cours, plutôt que de rendre celui-ci obligatoire? La formation sur le harcèlement était obligatoire. Est-ce que quelqu’un pourrait me dire ce qu’il en est exactement? Pourquoi avoir fait ce pas en arrière en décidant que le cours ne serait pas obligatoire?

La sénatrice Jaffer : Merci beaucoup pour la question, sénatrice Marshall. C’est une décision qui n’a pas été facile à prendre pour le sous-comité. Nous avons jugé qu’il était préférable au départ de ne pas rendre le cours obligatoire et de simplement encourager les gens à le suivre. En outre, nous voulions éviter que les sénateurs et les Canadiens puissent mal interpréter la démarche en jugeant que nous faisions ainsi valoir que des préjugés avaient cours au sein du Sénat. Il faut pourtant bien dire que nous avons tous des préjugés; moi la première. Nous avons considéré qu’il valait mieux agir de cette manière.

Nos deux témoins pourraient vous le confirmer : différentes études ont révélé qu’il était préférable de ne pas rendre ce genre de cours obligatoire. Il est plus efficace de laisser la participation à la discrétion de chacun.

Je ne sais pas si Mmes Garneau et Bastos voudraient ajouter quelque chose?

Mme Garneau : Comme vous le disiez justement, sénatrice Jaffer, les études dont nous avons pris connaissance indiquent que la formation est plus efficace lorsque les gens ont le choix d’y participer ou non, plutôt que d’avoir l’impression qu’elle leur est imposée. Nous voulons que chacun puisse en apprendre davantage sur ce sujet et poser toutes les questions qui lui viennent à l’esprit en se sentant pleinement en sécurité. C’est dans cette optique que nous présentons la formation comme une option, une possibilité. Pour la formation des adultes, l’apprentissage est toujours plus efficace lorsque les participants ne sentent pas que l’activité leur a été imposée.

La sénatrice Marshall : Dois-je comprendre qu’il n’y aura aucun suivi permettant de savoir qui a choisi de participer? Est-ce que vous tiendrez seulement des statistiques ou est-ce que les noms seront aussi compilés? Comment se fera le suivi?

Mme Garneau : Je crois que Mme Bastos a déjà répondu en partie à cette question. Nous n’allons effectivement pas recueillir de données sur les différents participants, mais plutôt sur le nombre de ceux qui ont terminé le cours, ce qui permettra de préserver l’anonymat de chacun.

La sénatrice Marshall : Merci.

La sénatrice Moodie : Ma question va aussi porter sur cette décision de rendre ce cours facultatif, plutôt qu’obligatoire. Pourriez-vous nous en dire plus long à ce sujet? Dans votre analyse des différents programmes de formation en matière de diversité offerts dans les autres secteurs au Canada, avez-vous pu déterminer que la pratique courante était de rendre ces cours optionnels, plutôt qu’obligatoires? Je crois comprendre que vous avez pu consulter certains résultats d’études qui allaient dans le sens contraire, mais j’aimerais savoir ce qu’il vous a été possible de découvrir quant aux pratiques en usage de manière générale au Canada pour la formation sur la diversité offerte par les différentes organisations.

J’aurais par ailleurs une demande à vous adresser. Est-ce que vous pourriez, madame Garneau, me transmettre des copies de ces études pour que je puisse en prendre connaissance? Pourriez-vous également nous en dire plus long sur les constats que vous avez pu faire en analysant en comité ces travaux de recherche?

Mme Garneau : Certainement. Nous avons pris connaissance de différents rapports de recherche et articles scientifiques, dont certains provenaient de la Harvard Business Review, de l’Equality and Human Rights Commission et du Centre canadien pour la diversité et l’inclusion. Je me ferai un plaisir de vous faire parvenir ces articles, sénatrice.

Nous avons notamment pu constater qu’il y avait différentes manières d’assurer l’efficacité de cette formation en milieu de travail. Il y a notamment son caractère facultatif, mais il est également bon de veiller à ce que les objectifs soient réalistes. Ce genre de formation peut être vraiment efficace si l’on vise à sensibiliser les gens et à permettre aux participants d’acquérir de nouvelles compétences.

Nous avons aussi pu nous rendre compte que la façon dont la formation est conçue est très importante. L’approche adoptée est un autre élément à considérer. Il faut veiller à ne pas chercher à blâmer ou à accuser qui que ce soit, mais plutôt à entreprendre un dialogue ouvert en permettant à tous d’y participer en toute sécurité.

Nous avons par ailleurs noté que lorsque les personnes en situation d’autorité adhèrent à la formation et la suivent, celle-ci peut également gagner en efficacité, car les gens en viennent à s’intéresser de plus près au sujet abordé, à faire montre d’une plus grande ouverture envers le contenu et à considérer la formation comme un pas en avant.

Pour ce qui est de la situation dans les différentes régions du Canada, nous savons que de nombreux lieux de travail offrent de la formation, non seulement au sujet des préjugés inconscients, mais aussi à l’égard des différents enjeux liés à la diversité et à l’inclusion. De nombreuses organisations offrent désormais une formation de base en diversité et inclusion, ce qui ne les empêche pas de viser des objectifs plus précis comme la sensibilisation aux questions culturelles et aux réalités particulières de différents groupes minoritaires ou ciblés aux fins de l’équité en matière d’emploi.

La sénatrice Moodie : Voulez-vous nous dire si la formation est le plus souvent facultative ou bien obligatoire au sein de ces organisations auxquelles vous vous êtes intéressés?

Mme Garneau : Nous savons par exemple que différents modules de formation à participation optionnelle sont offerts au sein de la fonction publique du Canada concernant les préjugés inconscients et d’autres sujets liés à la diversité et à l’inclusion. Je ne saurais vous dire si ce genre de formation est obligatoire ou non dans les différents lieux de travail. Il est possible que certains aient choisi de la rendre obligatoire. Il arrive qu’on le fasse pour témoigner d’un engagement clair ou d’une prise de position ferme à l’égard d’un enjeu important. Nous pouvons cependant confirmer qu’une décision en ce sens peut avoir un impact néfaste sur l’expérience d’apprentissage et peut en fait miner les efforts déployés pour favoriser la diversité au sein d’une organisation.

J’espère que cela répond à votre question, sénatrice.

La sénatrice Moodie : Oui, merci.

La sénatrice Forest-Niesing : Je voulais d’abord vous remercier de cette initiative qui, je le reconnais, est un premier pas très important et utile pour susciter la nécessaire prise de conscience institutionnelle sur cette question. À cet égard, toutefois, et puisque vous avez mentionné le plan à long terme, quelle pourrait être la prochaine étape raisonnable, et quel genre d’initiative à plusieurs étapes a-t-on prévu à long terme?

Mme Bastos : Je pourrais peut-être répondre à cela. Madame Garneau, n’hésitez pas à commenter aussi.

Comme vous le savez, le Sénat travaille à cette initiative depuis un an. Il a aussi examiné, de façon plus générale, certaines initiatives qu’il souhaite créer pour véritablement aborder la diversité et l’inclusion sous divers angles, notamment en rétablissant une stratégie claire pour certains aspects pour lesquels il serait possible d’améliorer notre efficacité. Premièrement, pour ce faire, nous formons de nouveau un groupe consultatif axé sur les employés qui se concentrera sur les questions de diversité et d’inclusion au Sénat. Nous voulons aussi faire, avec ce groupe, une évaluation pour comprendre la perception et les possibles lacunes en matière de diversité et d’inclusion relevées par les employés. Le but est de corriger ces lacunes à l’aide de groupes de sensibilisation, de créer des communautés de ressources pour les employés afin de corriger les lacunes existantes, le cas échéant, ou d’améliorer la représentation dans les secteurs où nous constatons que le Sénat est peut-être en retard.

Notre travail avec le Sous-comité sur la diversité portait sur divers aspects, notamment l’approbation d’une vision à long terme pour assurer la durabilité de la fonction de diversité et d’inclusion au fil du temps. Cette vision sera aussi complétée par un programme de formation et de sensibilisation en matière de diversité et d’inclusion que nous voulons créer — ce qui nous ramène aux propos de Mme Garneau — afin de poursuivre le dialogue sur certaines de ces questions, de mieux cerner les secteurs où pourraient se trouver certaines lacunes et les mesures concrètes qui peuvent être prises pour améliorer notre sensibilisation et notre efficacité pour répondre à ces préoccupations. Cela peut comprendre l’examen de certaines politiques que nous avons mises en place, le renforcement de certaines pratiques de gestion afin de favoriser une inclusion accrue et d’améliorer la représentation de groupes qui ne font pas nécessairement partie du Sénat.

Nous avons aussi le mandat d’accroître la présence de jeunes Autochtones, et nous créerons un programme pour attirer les jeunes Autochtones au Sénat. En fait, il s’agit d’une approche à volets multiples sur plusieurs années qui vise à aborder diverses facettes de la diversité et de l’inclusion. Je tiens à ancrer cette approche par l’établissement de résultats et d’objectifs clairs de façon à pouvoir mesurer et évaluer nos progrès au fil du temps.

[Français]

Le sénateur Forest : Compte tenu du fait que le cours n’est pas obligatoire, même s’il est fort pertinent, avez-vous pensé à mettre en place une stratégie de communication qui encouragerait les sénateurs, les sénatrices et leur personnel à suivre cette formation en ligne?

Mme Bastos : Je peux répondre à cette question, et ma collègue Geneviève pourra ajouter des éléments à ma réponse. Oui, cela fait partie de notre stratégie. Comme ma collègue le disait, nous avons l’occasion d’encourager les gens, par nos faits et gestes, à développer leurs connaissances et leur expertise dans ce domaine. Il nous faut donc démontrer, à travers nos communications, les bénéfices qui peuvent découler de la participation à cette formation. Ce sera un levier que nous allons utiliser pour encourager la majorité de nos employés et les sénateurs à y participer. Par la suite, la formation nous donnera, à la base, un langage commun, une perception commune des biais inconscients que nous avons tous. Cela nous permettra aussi de tenir de meilleures conversations et des échanges plus pointus sur d’autres sujets liés à la diversité et à l’inclusion.

[Traduction]

La sénatrice Jaffer : J’aimerais ajouter quelque chose. Sénatrice Forest, vous avez soulevé un point très important. Nous croyons qu’il serait bien que le CIBA donne l’exemple : les membres du CIBA seraient des chefs de file s’ils suivaient la formation. Quant à la formation sur le harcèlement, j’ai l’impression — la sénatrice Saint-Germain peut me corriger — que cela a commencé lentement, au début, puis de plus en plus de gens ont voulu suivre la formation. Nous espérons vraiment qu’en étant un chef de file et en suivant la formation, le CIBA — c’est-à-dire nous tous — sera un exemple pour nos collègues. Nous pensons que l’impulsion viendra de nous tous, ici.

La sénatrice Moodie : Pour revenir à votre plan à long terme, madame Bastos, je me demande si vous pouvez nous donner une idée de votre échéancier. Vous avez longuement parlé du plan, mais nous n’en connaissons pas l’échéancier. Sans vouloir verser dans la provocation, notre organisme accuse du retard, et je pense qu’il pourrait être utile de comprendre votre stratégie pour le calendrier.

La deuxième question est de savoir comment les sénatrices et sénateurs peuvent contribuer à la réussite de ce plan à court, moyen et long terme. Vous ne nous mentionnez pas, dans ce plan, et j’espère que vous pourrez nous donner des précisions à cet égard.

La sénatrice Jaffer : Sénatrice Moodie, je dirai d’abord que si le comité approuve ce projet, la Direction des ressources humaines du Sénat collaborera étroitement avec la section de l’approvisionnement sans tarder afin de retenir les services d’un fournisseur qualifié par l’intermédiaire d’un processus d’approvisionnement concurrentiel, en vue du lancement du programme de formation au printemps 2021. La création du cours a nécessité beaucoup de travail, mais nous avons maintenant besoin d’une approbation.

La sénatrice Moodie : Ma question portait sur le plan à long terme.

La sénatrice Jaffer : Désolée; toutes mes excuses.

Mme Bastos : Je suis ravie de répondre à cette question, sénatrice. Nous en sommes à la présentation du plan à long terme, et nous ferons d’autres séances d’information avec le Sous-comité sur la diversité. En outre, notre plan est conçu pour durer. Nos ressources sont limitées, et nous tenons à nous concentrer sur ce que nous pouvons réaliser dans les délais fixés. Nous avons établi un plan triennal parce que cela nous permet de prendre des engagements mieux ciblés et nous donne assez de temps pour veiller à la mise en œuvre adéquate des programmes et initiatives d’appui au plan, et à l’inclusion d’une variété de gens.

Le plan triennal comporte diverses étapes. Nous avons des objectifs précis pour la première année, et nous poursuivrons dans cette voie au cours de la deuxième année. Lorsque le plan sera approuvé par le sous-comité, nous pourrons communiquer les détails du plan à l’ensemble du Sénat.

Concernant la deuxième partie de votre question sur le rôle que pourraient avoir les sénateurs, selon nous, disons que le plan comprend diverses activités — forums, discussions et autres activités de mobilisation — qui nécessiteront la participation des dirigeants et des sénateurs. Ces activités représenteront d’importantes occasions de démontrer l’engagement manifeste des sénateurs à l’égard de la diversité et de l’inclusion, que ce soit en créant des réseaux ou en faisant connaître certains réseaux et certaines ressources qui vous sont accessibles, afin d’aider à renforcer le dialogue sur des questions pertinentes et adaptées à notre communauté, à notre organisation. En outre, il s’agirait là de moyens efficaces, pour les sénateurs, d’appuyer la diversité et l’inclusion, ainsi que le travail qui sera fait par l’administration, en collaboration avec le sous-comité.

La sénatrice Frum : Je tiens à répéter que je suis très heureuse de savoir que cette formation n’est pas obligatoire, mais volontaire. Il s’agit d’un choix politique, et je pense qu’il est judicieux. Je tenais à faire un commentaire, car je pense qu’il est très important, si telle est la politique, que cela se reflète réellement dans les communications aux sénateurs et au personnel. Un point que j’ai entendu me préoccupe quelque peu. D’une part, nous avons entendu que le cours ne sera pas obligatoire et que le programme sera plus efficace, en fait, si les gens y participent volontairement — cela a été dit — et, d’autre part, ce qui a aussi été dit, c’est que les gens seront fortement encouragés à y participer et qu’il y aura de multiples communications. Le message se doit d’être cohérent : soit la participation est volontaire, soit elle ne l’est pas. Si les gens reçoivent de multiples invitations à participer, des messages de suivi, des encouragements, cela devient alors moins volontaire. Je demande au comité de garder cela à l’esprit. Merci.

Le président : Merci, chers collègues. La note d’information contenait cinq recommandations, mais je vais les répéter. Je pense que la sénatrice Jaffer souhaiterait proposer la motion suivante :

Que la Direction des ressources humaines soit chargée de planifier et d’offrir un cours en ligne à rythme libre sur la compréhension des préjugés inconscients au travail;

Que le Sous-comité de la diversité consulte des représentants de tous les partis, groupes et sénateurs indépendants pour leur demander d’appuyer la formation proposée;

Que CIBA autorise la Direction des ressources humaines à lancer un processus d’approvisionnement pour passer un contrat avec un fournisseur de services de formation qualifié;

Que les sénateurs, les employés des sénateurs et les employés de l’Administration du Sénat soient encouragés à suivre cette formation;

Que le Sous-comité de la diversité travaille avec la Direction des ressources humaines à l’élaboration d’une stratégie de communication visant à assurer la réussite de ce programme de formation d’ici avril 2021.

Chers collègues, vous plaît-il d’adopter la motion? Comme toujours, j’invite toute personne qui souhaite s’y opposer ou s’abstenir à lever la main.

La sénatrice Frum : Encore une fois, je trouve que le libellé n’est ni cohérent ni clair. Si c’est volontaire, mais que c’est ensuite approuvé et encouragé, ce n’est pas volontaire.

Le président : Je pense que cela peut à la fois être volontaire et encouragé. Cela ne veut pas dire qu’on force les gens à participer.

La sénatrice Frum : Je suis d’accord. Voilà pourquoi j’aimerais que la motion contienne une formulation à cet effet, pour dire que c’est encouragé, mais qu’il est entendu que les membres du Sénat et leur personnel puissent choisir de ne pas participer. Ce n’est pas le cas actuellement; cela semble obligatoire.

Le président : Permettez-moi de répéter une des recommandations :

Que les sénateurs, les employés des sénateurs et les employés de l’Administration du Sénat soient encouragés à suivre cette formation tout en reconnaissant que la participation est volontaire.

La sénatrice Frum : Parfait.

Le président : Est-ce satisfaisant?

Le sénateur Tannas : C’est exactement ce que je voulais proposer, monsieur le président.

Le sénateur Plett : J’aimerais d’abord faire écho aux propos de la sénatrice Frum. Il y a une autre phrase que j’ai trouvée un peu troublante, à savoir que le comité ne traite pas avec les différents caucus ou groupes, mais qu’il cherche à obtenir un appui.

Encore une fois, si un caucus ou un groupe l’appuie, on ne tardera pas à lui demander s’il a encouragé ou invité ses membres à participer. Je n’ai pas l’intention de voter contre cette motion, mais cette formulation me pose certainement problème. Dans une partie, on indique que c’est volontaire, et on ne cesse de répéter que c’est volontaire.

Précédemment, dans ses commentaires, la sénatrice Jaffer a proposé que les membres de notre comité prennent l’initiative et suivent la formation. Cela ne me semble pas bien volontaire. Même si personne n’y sera forcé, en fin de compte, toutes ces phrases rendent la tâche très difficile. Je pense que nous devrions veiller à ce que ce soit aussi volontaire que possible.

Encore une fois, monsieur le président, ce libellé me pose considérablement problème.

Le président : Je compte sur la sénatrice Jaffer et l’équipe des communications pour prendre en compte tous ces commentaires lorsqu’ils élaboreront la stratégie de communication avec les sénateurs et les groupes.

La sénatrice Jaffer : Monsieur le président, nous avons entendu les observations. Nous en tiendrons compte.

Le président : Chers collègues, sommes-nous prêts à adopter la motion? Je ne vois pas d’objection. La motion est donc adoptée.

Chers collègues, nous passons au point 3.

Je suis heureux de présenter le troisième rapport du Sous-comité du programme et de la procédure concernant le rapport financier trimestriel du Sénat pour le trimestre se terminant le 3 septembre 2020.

M. Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances au Sénat, se joindra maintenant à la réunion par vidéoconférence à titre de témoin. Bienvenue, monsieur Lanctôt.

Chers collègues, le comité directeur a entrepris un examen du RFT2 — le nom court donné au rapport —, étant donné que le Sous-comité sur la vérification n’a pas été constitué pour la présente session et que le nouveau Comité permanent de l’audit et de la surveillance n’est pas encore complètement organisé. Lorsqu’il le sera, c’est lui qui examinera tous les rapports financiers trimestriels futurs du Sénat.

Je vais résumer quelques points. Pour l’exercice 2020-2021, les dépenses prévues du Sénat s’élèvent à 97,8 millions de dollars, ce qui représente 85 % du budget de 115,6 millions de dollars. L’excédent global de 17,8 millions de dollars est principalement réparti comme suit : 9,1 millions de dollars provenant de la réduction des dépenses liées aux budgets des bureaux des sénateurs; 5,4 millions de dollars liés aux déplacements et à la rémunération des sénateurs; 3,1 millions de dollars découlant surtout de la réduction des activités des comités et des affaires internationales et interparlementaires en raison de la pandémie. Ce rapport vous est présenté à titre d’information, mais M. Lanctôt se fera un plaisir de répondre à vos questions.

Avez-vous des questions, chers collègues? Je constate qu’aucune main n’est levée.

Merci, monsieur Lanctôt. Je crois savoir que vous reviendrez sous peu avec le rapport du troisième trimestre. Nous attendons avec impatience votre prochaine présentation.

Chers collègues, le point 4 est le deuxième rapport du Sous-comité du programme et de la procédure concernant les décisions prises par le comité directeur au nom du comité depuis notre dernière réunion, en décembre. Ce rapport vous est présenté à titre d’information. Y a-t-il des questions ou des commentaires?

La sénatrice Marshall : Je voulais parler du point 4, car mon nom y est mentionné par rapport au dépassement de limite pour un contrat à fournisseur unique.

Le montant dépasse la limite, car le sénateur Tannas et moi faisons appel à la même entreprise pour la recherche. Les dépenses totales pour l’année en cours s’élèveront à 40 000 $, dont 10 000 $ pour moi-même. Government Analytics, la société dont j’ai retenu les services, effectue de la recherche générale et de la recherche sur demande, et fournit des rapports, des webinaires et des renseignements sur divers types de politiques. Elle met aussi à ma disposition les services d’un informaticien.

Je veux fournir ces renseignements à mes collègues avant qu’ils n’approuvent ce rapport. Je suis prête à répondre aux questions, le cas échéant.

Le président : Chers collègues, avez-vous des questions à poser à M. Lanctôt ou à la sénatrice Marshall? Puisqu’il n’y en a pas, nous passons au point 5.

Conformément au paragraphe 1.6.2 de la Politique de gestion de bureau des sénateurs, le Sous-comité du programme et de la procédure est tenu de faire rapport, deux fois par an, sur les demandes d’exception qu’il aura reçues et sur les décisions correspondantes.

Je suis heureux de présenter le premier rapport du sous-comité qui décrit ces demandes d’exception reçues depuis le 27 août 2020 et les décisions correspondantes. Ce rapport vous est présenté à titre d’information. C’est avec plaisir que nous répondrons à vos questions ou commentaires.

Je ne vois aucune main levée. Nous passons donc au point 6.

Chers collègues, le prochain point est une demande de budget de 6 000 $ du Comité sénatorial permanent des affaires juridiques et constitutionnelles pour l’achat de livres, de journaux et de manuscrits. Il s’agit d’une demande habituelle du comité.

Sénatrice Jaffer, à titre de présidente du Comité permanent des affaires juridiques et constitutionnelles, avez-vous quelque chose à ajouter? C’est très simple.

La sénatrice Jaffer : Oui, c’est simple. C’est pour permettre aux membres du comité de mieux se préparer. Cette année, comme beaucoup travaillent à distance, au lieu de livres, nous pouvons également mettre à disposition des versions électroniques. Cela reflète l’expérience du comité; le coût s’élève à environ 6 000 $.

Le président : Chers collègues, avez-vous des questions? Il est proposé par l’honorable sénatrice Jaffer :

Que la demande d’un budget de 6 000 $ du Comité permanent des affaires juridiques et constitutionnelles soit approuvée et que le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration présente son budget au Sénat pour approbation finale.

Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?

Si un sénateur souhaite s’opposer à la motion ou s’abstenir de voter, veuillez lever la main. Si je ne vois aucune main levée, je déclarerai la motion adoptée.

Chers collègues, le point suivant est la continuation d’une discussion qui a eu lieu en décembre concernant la demande de l’ancienne sénatrice Beyak pour apporter une exemption à la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs concernant la prestation de services juridiques.

Nous avons fait circuler à nouveau les documents de la dernière réunion. Vous trouverez également dans votre trousse une note d’information à jour dont l’annexe renferme une lettre de l’avocat de la sénatrice Beyak en réponse à notre demande de précisions sur les services demandés.

M. Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, et M. Charles Feldman, conseiller parlementaire, se joindront à la réunion en tant que témoins.

Chers collègues, avez-vous des questions pour M. Lanctôt ou M. Feldman?

Sénateur Plett, à la dernière réunion, vous avez dit que vous alliez téléphoner à cet avocat. L’avez-vous fait? Avez-vous quelque chose à ajouter?

Le sénateur Plett : J’ai effectivement fait cet appel et j’ai eu une longue conversation avec l’avocat. Je ne sais pas si j’ai nécessairement beaucoup de choses à ajouter, monsieur le président, si ce n’est que lorsque je lui ai parlé, il a réaffirmé ce que je croyais, à savoir que la sénatrice Beyak ne comprenait pas bien le fait qu’il lui fournissait des services juridiques en écrivant pour elle. Il m’a amené à croire que la sénatrice Beyak lui avait dit, comme elle l’a dit au comité, qu’il y avait une différence entre rédiger un argument pour elle et la représenter personnellement. Cependant, il n’était pas forcément en désaccord avec les hypothèses qui ont été émises à ce comité.

Je tiens seulement à signaler aux fins du compte rendu que je ne crois pas que la sénatrice Beyak ait tenté d’induire ce comité en erreur. Elle était naïve dans ses souvenirs ou son opinion concernant les services juridiques, alors je ne formulerai certainement pas de recommandation à ce sujet. Je pense qu’il est préférable de mettre cette histoire de côté. Je voulais toutefois dire publiquement que je pense que la sénatrice Beyak a été naïve dans ses propos et qu’elle n’a pas intentionnellement induit le comité en erreur. C’est tout ce que j’ai à rapporter.

Le président : Chers collègues, avez-vous des observations ou des questions?

La sénatrice Moncion : Je veux savoir si quelque chose a changé, à la lumière des renseignements fournis par le sénateur Plett, s’il y a du nouveau par rapport à ce que nous avons entendu et que nous devrions prendre en considération lorsque nous étudions cette question. Comme je n’ai rien lu ou vu de nouveau, il y a peut-être quelque chose qui m’échappe.

Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Direction des finances et de l’approvisionnement, Sénat du Canada : Nous avons essentiellement ajouté une confirmation aux deux points de suivi dans la note d’information, et j’adhère à votre conclusion. Il n’y a essentiellement aucune différence dans les renseignements fournis.

Le président : Chers collègues, je ne vois aucune autre main levée. Juste pour réaffirmer que le comité de direction avait pris la décision de rejeter la demande de la sénatrice Beyak, quelqu’un peut-il proposer la motion suivante :

Que la décision du comité de direction de rejeter la demande de la sénatrice Beyak soit maintenue et que l’appel de la sénatrice Beyak soit rejeté.

Le sénateur Dean présente la motion. Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion? Là encore, si un sénateur souhaite s’y opposer ou s’abstenir de se prononcer, veuillez lever la main.

Sénateur Plett, voulez-vous vous y opposer ou vous abstenir de voter?

Le sénateur Plett : Non, je ne veux certainement pas m’y opposer, mais j’aimerais m’abstenir sur cette question.

Le président : D’accord. Y a-t-il d’autres abstentions, sénateurs? Comme je ne vois aucune objection, je déclare la motion adoptée.

Pour passer au point 8, chers collègues, le comité de direction a reçu des demandes sur la façon dont nous pouvons mieux soutenir notre personnel qui travaille à distance à la maison. Par conséquent, le comité de direction a demandé à l’Administration du Sénat de présenter des options que le comité CIBA pourra examiner. Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, et Caroline Morency, directrice générale, Direction des biens et services, se joindront à la réunion. Comme d’habitude, la déclaration sera suivie d’une période de questions. Madame Morency, vous pouvez commencer.

Caroline Morency, directrice générale, Direction des biens et services, Sénat du Canada : Bonjour, monsieur le président et honorables sénateurs. Aujourd’hui, je veux obtenir votre avis sur l’entente de travail à domicile que nous proposons au personnel. Vous avez la note d’information sur cette question dans vos documents de référence.

Le Sénat compte actuellement plus de 600 employés qui travaillent principalement à distance. Les réactions du personnel et de l’administration des sénateurs indiquent que les employés pourraient bénéficier d’installations de travail mieux équipées à domicile. Bien que les employés soient déjà autorisés à apporter une partie de leur matériel chez eux, comme les moniteurs et les chaises, il est possible de leur fournir du matériel supplémentaire, comme des bureaux et des supports pour ordinateurs portatifs. Nous savons que certains ministères et organismes fédéraux utilisent actuellement l’une des deux approches suivantes pour s’assurer que les employés disposent des outils dont ils ont besoin pour travailler à domicile, soit en permettant aux employés d’utiliser du matériel appartenant au gouvernement lorsqu’ils travaillent à distance, qu’il s’agisse de matériel existant ou de nouveau matériel, soit en leur accordant une allocation pour l’achat de leur propre matériel. C’est dans cette optique que nous avons envisagé les deux mêmes options.

Dans le cadre de la première option, nous achèterions de nouveaux bureaux et supports pour ordinateurs portatifs pour le Sénat, à l’usage des employés qui travaillent à distance. Comme je l’ai mentionné, nous avons déjà permis aux employés d’apporter une partie de leur matériel existant chez eux, mais nous avons généralement limité cette possibilité aux articles facilement amovibles tels que le matériel informatique et les chaises. Nous utilisons déjà des bureaux réglables au Sénat dans notre espace modernisé, et nous continuerons de le faire à l’avenir. Par conséquent, l’achat de bureaux réglables pour le travail à distance peut ultimement faciliter le remplacement des bureaux désuets dans les espaces de travail du Sénat à mesure que les employés retournent sur le lieu de travail. Le remplacement serait évidemment basé sur une approche d’évaluation des conditions.

Nous n’avons actuellement qu’une petite offre à commandes pour les bureaux réglables, et nous pourrions tirer parti de cette méthode d’approvisionnement pour acheter les bureaux supplémentaires. Cette option nécessiterait un effort de planification, de coordination et de logistique pour commander, répertorier et expédier les bureaux au domicile des employés. Il faudrait un certain temps, mais tout cela est gérable.

La deuxième option serait d’octroyer une allocation aux employés pour l’achat de matériel dont ils seraient propriétaires. Une allocation qui serait remboursée jusqu’à hauteur de 500 $ ne constituerait pas une prestation imposable pour les employés. Tout montant supérieur devient une prestation imposable pour les employés. Ce budget est donc considéré comme étant suffisant pour acheter un bureau standard, peut-être pas un bureau réglable, et un support pour ordinateur portatif. Cette option est plus flexible car elle permet à l’employé d’acheter ce qui convient le mieux à ses besoins. Bien que ce ne soit pas l’approche recommandée par le Secrétariat du Conseil du Trésor, cette option est simple et pourrait être mise en œuvre à l’aide des fonds disponibles dans le budget de 2020-2021.

Monsieur le président, le dirigeant principal des finances et moi-même serons heureux de répondre aux questions des membres du comité. Merci.

[Français]

La sénatrice Moncion : Premièrement, cela fait presque un an que nos employés travaillent de la maison. Nous étudions aujourd’hui une recommandation que je trouve très tardive. D’autres organisations du gouvernement se sont ajustées beaucoup plus rapidement. Selon moi, le fait que des employés du gouvernement s’occupent de la gestion en vue de procurer de l’équipement aux employés qui travaillent de la maison ne fait qu’ajouter une tâche administrative supplémentaire qui n’est pas nécessaire. Je crois que l’allocation de 500 $ est très suffisante pour que les employés puissent se débrouiller et que la deuxième option est celle qui devrait être retenue. Ainsi, les employés pourraient bénéficier d’un environnement qui convient à leurs besoins. Il serait peut-être temps de penser à ajouter davantage de télétravail dans les options pour l’avenir après la pandémie. Nous sommes en mesure de faire de la planification maintenant pour offrir une telle flexibilité aux employés du Sénat, afin qu’ils aient la possibilité de travailler au bureau et de la maison. C’est un investissement à long terme. L’allocation de 500 $ est vraiment suffisante pour qu’ils puissent s’installer comme il faut. Donc, je vais voter en faveur de la deuxième option.

[Traduction]

Le sénateur Plett : J’adhère certainement en partie à ce que la sénatrice Moncion a dit, et j’adopte malheureusement l’approche inverse sur l’autre volet dont elle a parlé. Tout d’abord, j’ai une question que je vais poser au début, et vous pouvez y répondre à la fin de mes remarques, madame Morency.

Bon nombre d’entre nous sont assis à la maison et font une grande partie de leur travail dans leur salon ou leur salle à manger. J’utilise une table de salle à manger et une chaise de salle à manger au dossier rigide pour faire énormément de travail au Sénat. J’utilise également un petit plateau de télévision et une chaise de salon pour faire d’autres choses.

Premièrement, y a-t-il une allocation pour les sénateurs qui sont eux aussi incommodés et doivent acheter des chaises de bureau et les déplacer dans leur maison ou leur condominium?

La sénatrice Moncion a certainement raison de dire que c’est un peu tard dans le processus. Nous espérons tous que nous approchons de la fin. C’est peut-être le cas ou non, mais les motions de la Chambre et du Sénat visent à nous permettre d’apporter de nombreux changements le 23 juin prochain, si bien qu’il est donc un peu tard pour faire quoi que ce soit.

Je suppose que si je devais voter en faveur de l’une ou l’autre des motions, je voterais en faveur de la première, mais à la condition que, lorsque nous serons sortis de la pandémie, ces chaises et bureaux soient retournés au Sénat.

Je ne suis certainement pas en faveur de donner aux gens 500 $ en raison du désagrément qu’ils subissent, car si nous leur donnons simplement 500 $, que ce montant soit imposable ou pas, ils peuvent aussi décider que ces 500 $ valent aussi la peine que j’aie mal au dos, et cetera, et ils mettent les 500 $ dans leur compte bancaire ou ailleurs et ne sont pas tenus de les dépenser sur un bureau ou une chaise.

Je suis catégoriquement opposé à cette partie et modérément opposé à la première partie. Monsieur le président, si vous dites que ce n’est pas pertinent au sujet, je l’accepterai, mais ma question à Mme Morency ou au comité de direction est la suivante : ai-je le droit d’aller m’acheter une chaise de bureau et un bureau pour mon condominium?

Le président : C’est certainement pertinent, sénateur Plett.

Monsieur Lanctôt, pourriez-vous répondre à ces questions concernant les sénateurs?

M. Lanctôt : Merci, sénateur. En ce qui concerne les sénateurs, il existe des dispositions dans la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs, la PGBS, pour le mobilier de bureau à domicile. Après la réunion, je me ferai un plaisir d’envoyer aux sénateurs les éléments précis dans la PGBS concernant les bureaux à domicile pour les sénateurs.

Pour répondre à la deuxième question, je tiens à mentionner que nous ne verserons pas un montant forfaitaire de 500 $ à chaque employé. Des reçus sont nécessaires pour que ce montant ne soit pas imposable. Un reçu sera donc exigé pour l’argent qui sera distribué aux employés.

Le sénateur Plett : Si on va de l’avant avec une option, je suppose que je changerais d’idée et que je serais un peu plus favorable à la deuxième option, à l’instar de la sénatrice Moncion, bien que je ne sois pas certain si je suis favorable à l’une ou l’autre, mais je serais plus en faveur de la seconde option si des reçus sont exigés. Merci.

Le sénateur Tannas : Bonté divine. J’ignorais que des reçus étaient requis, et je siège au comité de direction. Je suis désolé. Je devais dormir lorsque ce critère a été précisé. Je pensais que c’était simplement une allocation en espèces.

Nous avons discuté de la présentation tardive de ce projet. Je pense que nous savons tous que le répit à la suite de cette pandémie est à nos portes, et quand nous avons réfléchi à cette mesure cet été, les chiffres étaient en baisse et tout semblait bien aller. La situation s’est envenimée à nouveau en novembre, décembre, si bien que ce sujet est revenu sur le tapis. C’est la réalité.

Je tiens à souligner qu’il y a des crédits d’impôt pour tous les employés qui doivent rester à la maison. J’espère que notre Direction des ressources humaines, le service de la rémunération, s’affaire à traiter ces crédits d’impôt pour les employés.

Je dois dire que je suis en faveur de l’option 1 simplement parce qu’il s’agit d’une aide rapide et concrète. Nous allons réutiliser l’inventaire post-pandémie. Cela reviendra dans l’inventaire et fera partie de notre programme normal de remplacement des immobilisations. On pourrait donc dire qu’au bout du compte, c’est un coût net nul. À mon sens, c’est certainement défendable et c’est une bonne planification.

Je préconise donc l’option 1, mais je suis moins opposé à l’option 2 maintenant, s’il ne s’agit pas d’une simple allocation en espèces sans reçu. Si c’est avec des reçus, c’est correct. Merci.

La sénatrice Marshall : Je ne peux pas appuyer et je n’appuierai pas l’option 2. Je serais en mesure de soutenir l’option 1, mais je remarque dans la note d’information qu’elle recommande simplement que le comité CIBA envisage les deux options. Je pourrais soutenir l’option 1, mais je voudrais la rendre conditionnelle, à savoir que la décision de fournir quelque chose à un employé doit recevoir l’approbation préalable de son gestionnaire ou du sénateur, et que ce doit être sous réserve que nous tenions des registres d’inventaire appropriés.

Je suis certaine, monsieur Lanctôt, que vous ne serez pas étonné de m’entendre dire cela. C’est essentiellement là où nous en sommes.

J’ai cependant quelques questions. Le support pour ordinateur portatif dont vous avez envoyé une photo, cela signifie-t-il que l’employé aura également besoin d’un nouveau clavier en plus du support pour ordinateur portatif?

Mme Morency : Merci de la question. À l’heure actuelle, les employés sont en mesure d’apporter chez eux leur matériel existant, y compris le clavier.

La sénatrice Marshall : Ils ont donc un clavier. Je sais que nous ne sommes pas régis par les lignes directrices du Conseil du Trésor ou du gouvernement, mais il y a eu des reportages dans les médias sur ce qui se passe dans certains ministères. Y a-t-il une politique du Conseil du Trésor concernant le fait de fournir non pas de l’argent comptant, mais de payer les employés pour qu’ils achètent leur propre matériel? Y a-t-il une sorte de ligne directrice au Conseil du Trésor?

Mme Morency : Merci, sénatrice, de la question. Oui, le Conseil du Trésor a émis des lignes directrices. Une série de recommandations ont été formulées, notamment en ce qui concerne les allocations de plus de 500 $. Là encore, cela deviendrait une prestation imposable. Il y a donc des lignes directrices, et une grande majorité de ministères les suivent. Nous avons effectué une vérification rapide de ce que font les ministères, en général, et tous ceux que j’ai vus se conforment à ces lignes directrices.

La sénatrice Marshall : Ils remboursent donc jusqu’à 500 $ sur présentation de reçus. C’est bien ce que vous dites?

Mme Morency : C’est exact. C’est l’une des approches. Une autre approche est semblable à la première option que nous proposons.

La sénatrice Marshall : Merci.

[Français]

La sénatrice Forest-Niesing : Je partage plusieurs des points de vue qui ont été exprimés par rapport au moment choisi pour tout ça. J’accepte que les choses se fassent un peu tardivement, mais cela s’explique bien par le fait qu’on s’attendait à retrouver plus rapidement une situation qui ressemblerait au « nouveau normal ». On peut raisonnablement s’attendre à ce qu’il y ait un besoin, comme le soulignait la sénatrice Moncion, de faciliter ou de reconnaître que le télétravail en fera partie, et je crois donc que, d’une façon ou d’une autre, il s’agit d’un bon investissement.

J’ai seulement une remarque à faire par rapport à la première option, et j’aimerais que vous en teniez compte pour l’évaluation des deux options. C’est le fait que, dans la première option, on se fonde sur la présomption qu’il y ait un besoin à l’égard d’un pupitre ou de quelque chose pour poser le portable.

La réalité, par contre, c’est qu’il se peut qu’il soit nécessaire d’avoir des écouteurs, une souris ou un autre genre d’équipement qui faciliterait le télétravail; je préfère donc la flexibilité que nous permettrait la deuxième option.

Je comprends que le montant de 500 $ a été déterminé en se basant sur le seuil à respecter pour éviter des conséquences fiscales. Toutefois, je me demande comment on traiterait la situation si, par exemple, une imprimante, une déchiqueteuse ou un autre objet était commandé et si le montant dépassait la valeur de 500 $.

Mme Morency : Merci, sénatrice, de votre question. À l’heure actuelle, nous ne rembourserions que l’équivalent des éléments que nous avons proposés, soit un bureau de travail ou un porte-ordinateur portatif. Les autres éléments, comme une souris, des écouteurs, un clavier, une chaise et tout ce qui est facilement déplaçable, peuvent être transportés du bureau. Nous n’envisageons pas, dans le cadre de l’option 2, de permettre l’achat d’autres équipements.

Avec l’option 1, lorsque vous parliez du choix qui n’est peut-être pas le plus adapté à chaque situation ou à chaque besoin, ces biens demeureraient la propriété du Sénat et seraient réutilisés. Pour nous, il est important que l’on puisse réutiliser les meubles et les tables ajustables. Nous reconnaissons que les gens ont ces besoins et font ces demandes en ce moment, mais nous regardons à plus long terme, en ce qui concerne le télétravail, en pensant à des stations de travail qui pourraient être plus petites sur les lieux de travail. Or, cet arrangement permet justement d’avoir des locaux et de l’équipement mieux adaptés à la nouvelle réalité potentielle.

Est-ce que j’ai répondu à votre question?

La sénatrice Forest-Niesing : Oui, mais en vous écoutant, une autre question me vient à l’esprit. Elle concerne les dépenses qui seraient approuvées conformément à cela pour les sénateurs. Je comprends que les souris, les claviers supplémentaires et ce genre de choses peuvent être transportés dans le cas des employés qui sont à Ottawa. Toutefois, pour les sénateurs qui ne peuvent pas facilement transporter une chaise, par exemple, d’Ottawa jusqu’à leur résidence, quelle est la solution?

Mme Morency : Je vais laisser mon collègue Pierre répondre à votre question.

M. Lanctôt : Comme je le mentionnais, après la réunion, je ferai parvenir les éléments du manuel de gestion des bureaux des sénateurs qui traitent des meubles à domicile pour les sénateurs. Le manuel contient des dispositions spécifiques que je n’oserais tenter de résumer en ce moment. Des dispositions existent déjà pour les sénateurs et on va vous transmettre ces détails après la rencontre.

J’ajouterais également l’élément suivant. Le montant de 500 $ que j’ai mentionné plus tôt pourrait être offert de façon forfaitaire aux employés. Par contre, s’il n’y a pas de reçus, ce serait un avantage imposable. C’est pourquoi on exigerait des reçus afin de s’assurer que le montant jusqu’à concurrence de 500 $ n’est pas imposable.

[Traduction]

La sénatrice Frum : J’aimerais obtenir quelques éclaircissements. Dans le premier scénario, où les gens pourraient acheter du matériel qui serait la propriété du Sénat, on a fait référence à un manuel de bureau. S’agirait-il d’articles de mobilier approuvés par le Sénat?

Mme Morency : Merci de la question, sénatrice. En fait, l’option 1 se limite aux deux articles qui sont joints à la note d’information, à savoir la table réglable et le support pour ordinateur portatif. Les employés n’achèteraient donc pas ces articles eux-mêmes; nous le ferions. Par l’entremise du service des finances, nous achèterons le matériel, l’étiquetterons, le consignerons et l’expédierons au domicile de l’employé.

La sénatrice Frum : Et les employés seraient-ils responsables de le ramener au Sénat ultérieurement?

Mme Morency : Nous devrons nous pencher sur les façons de ramener le matériel. C’est exact, sénatrice.

La sénatrice Frum : C’est logique. Je pense que l’option des 500 $ qui peuvent être utilisés de manière plus flexible est un scandale en devenir. Je pense que c’est un cauchemar en matière de communications pour le Sénat et je déconseille vivement cette option.

Le président : Merci, sénatrice. Avant de passer à la deuxième série de questions, j’aimerais faire une observation à ce sujet. Nos discussions ont été semblables à celles du comité de direction. Le comité de direction penchait fortement vers l’option 1, pour plusieurs raisons. Premièrement, elle permet de mieux surveiller les achats. Deuxièmement, tous les articles demeurent la propriété du Sénat, contrairement à l’option 2, où l’on ne sait jamais à qui appartient l’article. Troisièmement, on pourrait rapporter les articles. Comme il s’agit d’articles normalisés, on pourrait les rapporter et les utiliser comme pièces de rechange. Essentiellement, comme l’a souligné le sénateur Tannas, il n’y a aucun coût, car tout ce que l’on fait, c’est d’accélérer l’achat d’articles que l’on aurait achetés ultérieurement. Je suis d’accord avec la sénatrice Frum pour dire que l’option 2 est très difficile à gérer et à surveiller.

Sur ce, je vais procéder à la deuxième série de questions.

[Français]

La sénatrice Moncion : J’aimerais faire deux ou trois mises en garde. Premièrement, lorsque vous enverrez des meubles chez les gens, certains en prendront soin plus que d’autres. L’état dans lequel ces meubles reviendront déterminera s’ils sont réutilisables par le Sénat ou non.

Deuxièmement, avant la pandémie, certains employés venaient travailler alors qu’ils étaient malades. Désormais, si les employés disposent des meubles et de l’équipement de travail à domicile, ils pourront continuer de faire du télétravail et rester à la maison s’ils présentent des symptômes. Je ne vois pas d’inconvénient à ce qu’on approuve l’option 1. Par contre, j’aimerais qu’on l’élargisse pour faire en sorte que, après la pandémie, les employés puissent garder le matériel chez eux tant qu’ils seront des employés du Sénat. Il s’agirait d’élargir cette option pour que l’équipement soit disponible à plus long terme pour les employés. Il faudrait peut-être trouver aussi une façon d’éviter le va-et-vient quand on doit transporter des chaises et d’autres objets entre les bureaux.

Pour revenir à ce que je disais, le télétravail pourrait être organisé encore mieux après la pandémie, et cette option pourrait devenir un peu plus permissive.

Par conséquent, je suis en faveur de l’option 1, à condition qu’on ajoute des paramètres quant au genre de travail que les employés peuvent faire et à quel moment.

La sénatrice Forest-Niesing : J’aimerais savoir s’il y a un moyen par lequel on a déterminé quelle est la préférence des employés. Ont-ils été consultés? A-t-on employé un moyen, discret ou autre, pour connaître leur point de vue par rapport à l’une ou l’autre des options?

Mme Morency : Merci de votre question. Nous n’avons pas mené de sondage au sein de l’administration ni du Sénat. Par contre, comme je l’ai indiqué plus tôt, à titre de gestionnaires, nous avons eu vent du fait que ce genre d’ameublement serait préférable et apprécié. Nous avons aussi noté que, sur les lieux de travail, les employés aiment beaucoup les meubles un peu plus ergonomiques qui s’adaptent à différentes situations.

C’est tout ce que je peux dire pour le moment. Cependant, non, nous n’avons pas consulté l’ensemble des employés du Sénat à ce sujet.

[Traduction]

Le sénateur Plett : Ce qui est bien quand on entend les arguments de part et d’autre, c’est qu’on change parfois d’avis. Je suis vraiment influencé par ce qu’a dit la sénatrice Frum, c’est-à-dire que l’option 2 est une recette à scandale. En même temps, je m’oppose vivement à l’idée de permettre au personnel du Sénat de conserver toutes ces choses une fois la pandémie derrière nous, à moins que nous nous dotions d’un genre de programme de rachat, mais je pense que ce serait très compliqué. Je serais plus tenté par la première option, mais avons-nous une idée des coûts totaux du programme?

M. Lanctôt : Merci, sénateur. Pour l’instant, nous ne savons pas trop à quel point le programme sera populaire. On pourrait s’attendre, en théorie, à ce que l’ensemble des employés veuille du mobilier à la maison, mais la réalité est telle, selon l’expérience d’autres organisations dont j’ai entendu parler, qu’il y a beaucoup d’employés qui n’ont pas vraiment l’espace nécessaire pour tout ce mobilier chez eux.

Il est très difficile d’en estimer les coûts avec précision. Nous commencerons par cette première vague, qui nous coûtera environ 150 000 $, puis quand nous comprendrons mieux les besoins des employés et la popularité du programme, nous pourrons estimer les coûts des phases suivantes.

La sénatrice Marshall : Je ne serais pas favorable à ce qu’on mène un sondage auprès de l’ensemble du personnel. Nous devrions plutôt trancher maintenant entre les deux options.

Concernant la recommandation de la sénatrice Moncion de prévoir des dispositions à plus long terme, je serais prête à y revenir ultérieurement, mais il me semblerait prématuré d’en discuter maintenant. Nous pourrions tous être de retour au travail dans quelques mois ou le mois prochain. Je crois donc que nous devrions reporter cette discussion à plus tard.

[Français]

La sénatrice Saint-Germain : Je regrette de devoir intervenir, surtout dans le cadre de la partie publique de notre réunion, pour marquer ma totale opposition à cette proposition que je considère en premier lieu comme prématurée. Cette proposition s’établit sur des bases permanentes, alors que nous nous trouvons dans une situation temporaire, que nous souhaitons, bien sûr, la plus temporaire et la plus courte possible. La proposition n’est pas du tout cohérente par rapport à certaines décisions que ce comité a prises pour s’assurer que, pendant la pandémie, les employés peuvent travailler à partir de leur résidence en toute sécurité. À cette fin, nous avons acheté des ordinateurs portables additionnels et nous avons autorisé des employés à transférer vers leur résidence des ordinateurs portables, des chaises de bureau ou d’autres équipements ergonomiques.

Je pense que cette décision serait d’autant plus prématurée que nous n’avons pas encore réfléchi à la politique que le Sénat adoptera en ce qui a trait au télétravail, si ce dernier est pertinent, pour quelle catégorie d’employés et dans quelles circonstances, après cette période pandémique.

C’est pourquoi, personnellement, je voterai contre cette proposition.

[Traduction]

Le président : Chers collègues, nous avons maintenant trois options. Il y a l’option 1, l’option 2, ou nous pourrions ne rien faire du tout. D’après l’écho que je reçois du comité, la première option semble privilégiée, mais il faudrait l’adapter un peu. Je recommanderais que quelqu’un propose la première option, avec un plafond de 150 000 $, puis qu’une fois ce plafond atteint, l’administration demande au Sénat ses instructions pour la suite.

Est-ce que quelqu’un peut proposer la motion?

Le sénateur Munson : Je propose l’adoption de la première option.

Le président : Que tous ceux qui sont pour la première option lèvent la main. J’essaierai de voir si nous devons tenir le vote. Jusqu’à maintenant, je vois que six sénateurs sont favorables à la première option. Sénatrice Marshall, vous ne votez pas?

Nous devrions peut-être tenir le vote. C’est plus simple. Madame Legault, pourriez-vous rapidement tenir le vote?

Pascale Legault, dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration, Sénat du Canada : Honorables sénateurs, je nommerai chacun des membres l’un après l’autre, à commencer par le président, après quoi je continuerai selon l’ordre alphabétique. Chaque sénateur doit indiquer s’il vote pour, contre ou s’il s’abstient.

L’honorable sénateur Marwah?

Le sénateur Marwah : Pour l’option 1.

Mme Legault : L’honorable sénateur Dawson?

Le sénateur Dawson : Pour.

Mme Legault : L’honorable sénateur Dean?

Le sénateur Dean : Pour.

Mme Legault : L’honorable sénateur Forest?

Le sénateur Forest : Pour l’option 1.

Mme Legault : L’honorable sénatrice Forest-Niesing?

La sénatrice Forest-Niesing : Je vote pour l’option 2.

Mme Legault : L’honorable sénatrice Forest-Niesing vote contre l’option 1. Je veux juste confirmer que nous votons actuellement sur l’option 1.

Le président : C’est exact. Nous votons sur l’option 1.

Mme Legault : L’honorable sénatrice Forest-Niesing?

La sénatrice Forest-Niesing : Contre.

Mme Legault : L’honorable sénatrice Frum?

La sénatrice Frum : Contre.

Mme Legault : L’honorable sénatrice Gagné?

La sénatrice Gagné : Pour.

Mme Legault : L’honorable sénatrice Jaffer?

La sénatrice Jaffer : Pour.

Mme Legault : L’honorable sénatrice Marshall?

La sénatrice Marshall : Contre.

Mme Legault : L’honorable sénatrice Moncion?

La sénatrice Moncion : Pour.

Mme Legault : L’honorable sénateur Munson?

Le sénateur Munson : Pour.

Mme Legault : L’honorable sénateur Plett?

Le sénateur Plett : Contre.

Mme Legault : L’honorable sénatrice Saint-Germain?

La sénatrice Saint-Germain : Contre.

Mme Legault : L’honorable sénatrice Seidman?

La sénatrice Seidman : Contre.

Mme Legault : L’honorable sénateur Tannas?

Le sénateur Tannas : Pour.

Mme Legault : Monsieur le président, il y a neuf votes pour et six votes contre.

Le président : Chers collègues, je déclare la motion adoptée.

Puis-je aussi demander à l’Administration du Sénat de s’assurer que les règles soient suivies et que toutes les approbations nécessaires soient obtenues du sénateur responsable, puis de s’adresser de nouveau au comité de direction ou au comité plénier du CIBA lorsque le seuil de 150 000 $ aura été atteint. Nous voulons aussi être informés de la popularité du programme auprès du personnel. Je vous remercie, chers collègues.

Prenons le point 9, qui porte sur le service de navette du Sénat. Comme vous le savez, depuis le début de la pandémie, le comité de direction travaille de concert avec l’Administration du Sénat à offrir les services de navette les plus efficaces possible au Sénat. Mme Morency pourra aussi vous aider à ce sujet. Comme d’habitude, il y aura une période de questions après la présentation. Madame Morency, vous pouvez commencer.

Mme Morency : Merci, monsieur le président. Je vous demande maintenant d’autoriser les services de navette qui ont été approuvés par le comité directeur le 2 février. En temps normal, nous avons des navettes qui circulent en continu sur trois itinéraires dans la Cité parlementaire, de manière à fournir des services aux sénateurs, aux autres parlementaires et aux employés selon un horaire fixe. Au début de la pandémie de COVID-19, les services de navette étaient accessibles à la demande uniquement.

En novembre dernier, conformément à la décision du CIBA, le service à la demande a été étendu pour que des navettes assurent nos lignes régulières 30 minutes avant une séance jusqu’à 30 minutes après.

Notre analyse indique que le service de navette à la demande a été très peu utilisé depuis le début de la pandémie puis, comme on s’y attendait, qu’il a été légèrement plus populaire sur les lignes régulières juste avant et après les séances du Sénat de novembre à décembre, mais même ces chiffres sont très bas.

Le 2 février, nous avons présenté cette information au comité de direction pour qu’il nous guide sur l’orientation à prendre à partir de là. Le comité de direction a alors autorisé les services de navette du Sénat une heure avant la séance, puis une heure après seulement. Ces services resteront accessibles sur demande à tout autre moment où le Sénat siège.

Quand le Sénat ne siège pas, les services de navette seront accessibles sur demande; il suffira de communiquer avec le Centre des services à la clientèle 24 heures à l’avance pour organiser un transport d’un lieu à un autre à une heure donnée. Nous estimons que c’est un bon compromis pour répondre à la demande de services tout en maintenant une certaine rentabilité.

Je suis toute disposée à répondre aux questions des membres du comité, monsieur le président. Je vous remercie.

Le président : Chers collègues, avez-vous des questions à poser à Mme Morency? Je ne vois aucune main levée. Est-ce que quelqu’un peut proposer la motion suivante :

Que le CIBA autorise le modèle de service de navette approuvé par le comité de direction.

La sénatrice Marshall propose la motion.

Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion? Si un sénateur souhaite s’y opposer ou s’abstenir, qu’il lève la main. Je ne vois aucune main levée. Je déclare la motion adoptée.

Chers collègues, avant de passer à la partie à huis clos de la réunion, je tiens à vous informer d’une dernière chose. Vous vous souvenez peut-être que je vous ai mentionné, l’automne dernier, que le Sénat avait communiqué avec la Chambre des communes concernant la tenue d’un audit conjoint de nos systèmes partagés de contrôle de la cybersécurité des technologies de l’information. Après consultation du Président de la Chambre des communes et du président du Comité sénatorial de l’audit et de la surveillance, il a été convenu que l’audit soit entamé sous la gouverne du CIBA pour l’instant, puis que le nouveau comité de l’audit et de la surveillance en reprenne la responsabilité une fois l’audit enclenché.

Le comité de direction a instruit le directeur des services d’information de commencer les discussions avec ses homologues de la Chambre des communes afin de définir la portée de cet audit. Je vous informe simplement de l’avancement du dossier.

Y a-t-il d’autres questions dont nous devons discuter en séance publique?

La sénatrice Marshall : J’aimerais revenir au point 8.

J’aimerais qu’on ajoute à la motion que tout achat de matériel doit au préalable avoir été approuvé par le gestionnaire de l’employé ou le sénateur responsable; j’aimerais également avoir la garantie qu’on en tiendra rigoureusement la liste, puisque je présume que nous achèterons beaucoup de matériel. Merci.

Le président : Merci, sénatrice Marshall. J’avais déjà mentionné la première partie, mais nous pouvons également ajouter à la motion la deuxième partie de votre proposition.

Chers collègues, avez-vous d’autres questions à poser? Sinon, nous poursuivrons nos délibérations à huis clos.

(La séance se poursuit à huis clos.)