LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L'ADMINISTRATION
PROCÈS-VERBAL
OTTAWA, le mardi 16 mars 2021
(10)
[Français]
En vertu de l’ordre du Sénat du 17 novembre 2020, le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui dans la pièce C-128, Édifice du Sénat du Canada, et avec vidéoconférence, à 10 h 00, sous la présidence de l’honorable Sabi Marwah (président).
Membres du comité présents : L’honorable sénateur Plett (1).
Membres du comité présents par vidéoconférence : Les honorables sénateurs Ataullahjan, Campbell, Dawson, Dean, Forest, Forest-Niesing, Jaffer, Gagné, Marshall, Marwah, Moncion, Munson, Saint-Germain, Seidman et Tannas (15).
Autres sénateurs présents par vidéoconférence : L’honorable sénatrice Omidvar (1).
Participent à la réunion : Pascale Legault, dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration; Gérald Lafrenière, greffier du Sénat et greffier des Parlements par intérim et dirigeant principal des services législatifs; Philippe Hallée, légiste et conseiller parlementaire; hauts fonctionnaires du Sénat et autres employés de soutien.
Aussi présents : Les sténographes officiels du Sénat
TÉMOINS (par vidéoconférence) :
Sénat du Canada :
L’honorable sénatrice Moncion, présidente, Sous-comité du budget des dépenses du Sénat;
Martine Bergeron, gestionnaire, approvisionnement, Direction des finances et de l'approvisionnement;
Nathalie Charpentier, contrôleuse et dirigeante principale adjointe des finances, Direction des finances et de l'approvisionnement;
Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Direction des finances et de l'approvisionnement.
Chambre des communes :
Francis Drouin, député, Glengarry—Prescott—Russell, Ontario.
Affaires internationales et interparlementaires :
Jeremy LeBlanc, greffier adjoint et directeur général par intérim.
Conformément au paragraphe 12-7(1) du Règlement du Sénat, le comité poursuit son étude des questions financières et administratives concernant l’administration interne du Sénat.
Le président fait une déclaration.
Le président présente tous les sénateurs participant à la réunion.
CIBA/2021-03-16/114(P) – Adoption du Procès-verbal du 11 février (publique)
Le comité a examiné le procès-verbal du 11 février 2021 (public).
Après débat, l’honorable sénateur Dean propose que le Procès-verbal du jeudi 11 février 2021 soit adopté.
La question, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2021-03-16/115(P) – Rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat : politique sur les cartes de crédit pour les voyages
La présidente du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat, l'honorable sénatrice Moncion, a présenté le deuxième rapport du sous-comité comme suit :
Le mardi 16 mars 2021
Le Sous-comité du Budget des dépenses du Sénat du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration a l’honneur de présenter son
DEUXIÈME RAPPORT
Votre sous-comité, qui a été autorisé par le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration à étudier et faire rapport sur les questions financières incluant les politiques du Sénat renvoyées par le comité, a reçu une proposition pour adopter la création d’une Politique sur les cartes de crédit de voyage à partir de la Politique sur les cartes de crédit corporatives actuelle.
Dans le cadre du projet de renouvellement des politiques du Sénat, la Direction des finances et de l’approvisionnement a révisé la Politique sur les cartes de crédit corporatives actuelle. Il a été convenu de la scinder en deux politiques distinctes, la Politique sur les cartes de crédit de voyage et la Politique sur les cartes d’achat, puisque chaque type de carte est utilisé par des personnes particulières à des fins précises. La Politique sur les cartes de crédit de voyage définit les modalités d’utilisation des cartes de crédit de voyage et offre une méthode pratique pour payer les frais des déplacements lorsque la situation s’y prête et permet de faire des économies et des gains d’efficacité.
Votre sous-comité note que la Politique sur les cartes de crédit de voyage ne comporte aucun changement majeur, puisqu’elle reprend en grande partie les dispositions de la Politique sur les cartes de crédit corporatives. De plus, la Direction des finances et de l’approvisionnement a consulté la Chambre des communes et la Directive sur les cartes de voyage et les chèques de voyage en vigueur du Conseil du Trésor et s’est assurée que le contenu de la politique est conforme aux pratiques des autres organismes. Enfin, la nouvelle politique n’a aucune incidence sur les personnes qui sont actuellement titulaires d’une carte de crédit de voyage.
Après un examen attentif des changements proposés, votre sous-comité recommande que :
- la nouvelle Politique sur les cartes de crédit de voyage soit approuvée;
- la politique entre en vigueur le 1er avril 2021.
Respectueusement soumis,
La présidente
LUCIE MONCION
L’honorable sénatrice Moncion et Pierre Lanctôt font des déclarations.
Après débat, l’honorable sénatrice Moncion propose que le deuxième rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2021-03-16/116(P) – Rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat : politique révisée sur les cartes de crédit d'achat
La présidente du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat, l'honorable sénatrice Moncion, a présenté le troisième rapport du sous-comité comme suit :
Le mardi 16 mars 2021
Le Sous-comité du Budget des dépenses du Sénat du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration a l’honneur de présenter son
TROISIÈME RAPPORT
Votre sous-comité, qui a été autorisé par le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration à étudier et faire rapport sur les questions financières incluant les politiques du Sénat renvoyées par le comité, a reçu une proposition pour adopter la création d’une Politique sur les cartes d’achat à partir de la Politique sur les cartes de crédit corporatives actuelle.
Dans le cadre du projet de renouvellement des politiques du Sénat, la Direction des finances et de l’approvisionnement a procédé à l’examen de l’actuelle Politique sur les cartes de crédit corporatives. Il a été convenu de la scinder en deux politiques distinctes (Politique sur les cartes de voyage et Politique sur les cartes d’achat) en raison de l’utilisation et des objectifs propres à chaque carte. La Politique sur les cartes d’achat encadre l’utilisation des cartes d’achat et présente une méthode plus pratique pour prendre en charge les dépenses par carte d’achat, lorsqu’il est efficace, économique et opérationnellement possible de le faire. Elle décrit les rôles et les responsabilités des personnes qui administrent et qui utilisent les cartes d’achat et présente une approche uniforme pour veiller à l’efficacité des contrôles financiers.
Votre sous-comité note que la Politique sur les cartes d’achat ne comporte aucun changement majeur par rapport à la Politique sur les cartes de crédit corporatives. De plus, au moment de la rédiger, la Direction des finances et de l’approvisionnement a consulté la Chambre des communes, la Commission de la capitale nationale et la Directive de SPAC sur les achats avec cartes d’achat et en a harmonisé le contenu avec les pratiques en vigueur dans les organisations extérieures. Enfin, la nouvelle politique n’a aucune incidence sur les titulaires de carte autorisés actuels.
Vous trouverez en annexe un résumé des raisons ayant mené aux principaux changements apportés à la politique, de ses avantages et des groupes touchés.
Après un examen attentif de la nouvelle politique, votre sous-comité recommande que:
- la nouvelle Politique sur les cartes d’achat soit adoptée;
- la politique entre en vigueur le 1er avril 2021.
Respectueusement soumis,
La présidente
LUCIE MONCION
L’honorable sénatrice Moncion et Pierre Lanctôt font des déclarations et M. Lanctôt répond aux questions.
Après débat, l’honorable sénatrice Moncion propose que le troisième rapport du Sous-Comité du Budget des dépenses du Sénat soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2021-03-16/117(P) – Rapport du Sous-comité du programme et de la procédure : décisions prises pour CIBA
L’honorable sénateur Marwah, a déposé le sixième rapport du Sous-comité du programme et de la procédure sur les décisions prises au nom du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration.
Le mardi 16 mars 2021
Le Sous-comité du programme et de la procédure du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration a l’honneur de déposer son
SIXIÈME RAPPORT
Votre sous-comité souhaite rendre compte des décisions prises le 2 mars 2021.
- Contrat à fournisseur unique pour les services de rédaction législative
Il est convenu que le bureau du Légiste et conseiller parlementaire soit autorisé à établir un contrat à fournisseur unique avec M. John Mark Keyes pour les services de rédaction législative selon les besoins avec une valeur maximale de 75 000$.
- Renouvellement annuel de logiciels
Il est convenu que les contrats suivants soient renouvelés, à leurs valeurs estimatives respectives, pour ces périodes spécifiées:
- Advantage estimé à 38 990$ (2021-2022)
- Blackberry estimé à 91 368$ (2021-2022 et 2022-2023)
- Global Publishing estimé à 37 320$ (2021-2022), et
Que cette approbation soit valable tant que le coût réel d’un contrat ne surpasse pas à plus de 10%, l’estimé fourni.
Respectueusement soumis,
Le président
SABI MARWAH
CIBA/2021-03-16/118(P) – Demande du Comité interparlementaire mixte
M. Drouin fait une déclaration et, avec Jeremy LeBlanc, répond aux questions sur une demande visant à élargir la portée de la 47e session annuelle de l’Assemblée parlementaire de la Francophonie et de son budget connexe.
Après débat, l'honorable sénateur Plett propose :
Que l'approbation soit accordée pour inclure le Parlement francophone des jeunes (PFJ) à la 47e session annuelle de l'Assemblée parlementaire de la Francophonie à Montréal, en juillet 2022;
Qu'un financement temporaire maximal de 100 000 $ soit accordé à l'organisation du PFJ;
Que ce montant soit financé par les surplus budgétaires prévus des associations parlementaires pour l'exercice 2022-2023; et
Que le financement soit partagé selon la formule habituelle (30% Sénat, 70% Chambre des communes) entre le Sénat (30 000 $) et la Chambre des communes (70 000 $).
La motion, mise aux voix, est adoptée.
À 10 h 26, la séance est suspendue.
À 10 h 27, conformément à l’article 12-16. (1) du Règlement, la séance se poursuit à huis clos.
À 11 h 13, la séance est levée jusqu’à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉ :
La dirigeante principale des services corporatifs
et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration,
Pascale Legault
La secrétaire de séance,
Keli Hogan