PRÉSENTATION DU COMITÉ PERMANENT
DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L’ADMINISTRATION

MANDAT

Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration (CIBA) a pour mandat d’examiner les questions financières et administratives se rapportant à la gestion interne du Sénat. Il étudie et approuve les demandes budgétaires des comités et établit des lignes directrices et des politiques sur des questions telles que la gestion des bureaux des sénateurs et les questions financières. Il convient de signaler que, contrairement à la plupart des comités sénatoriaux, le comité est autorisé à exécuter son mandat de sa propre initiative, sans devoir attendre d’ordre de renvoi du Sénat (paragraphe 12-7(1) du Règlement). En vertu de la Loi sur le Parlement du Canada, le comité continue aussi de jouir d’un pouvoir intersessionnel qui lui permet de se réunir et d’agir en cas de prorogation ou de dissolution.

STRUCTURE ET COMPOSITION

Le comité compte 15 membres, plus deux membres d’office : le leader du gouvernement au Sénat, ou son représentant, et le leader de l’opposition au Sénat, ou son représentant.

Le Sous-comité du programme et de la procédure, également appelé comité directeur, est formé du président et du vice-président du comité et d’un autre membre. Cependant, au cours des dernières années, le comité directeur était souvent composé du président et de trois vice-présidents. Il est habilité à prendre certaines décisions quand le Sénat ne siège pas ou en période électorale. Dans de tels cas, le comité directeur doit ainsi faire rapport de ses décisions au CIBA à la première opportunité.

HISTORIQUE

En 1867, le Sénat du Canada a établi trois comités permanents, dont un « Comité des comptes contingents ». Au début de chaque session parlementaire, le Greffier du Sénat devait déposer un état des comptes du Sénat, avec pièces justificatives. Le comité, pour sa part, avait le mandat d’examiner toutes les questions relatives au personnel et à l’administration en général et d’en faire rapport.

À la différence de la Chambre des communes, dont le Bureau de régie interne a été créé par voie législative, le Sénat a décidé de déléguer les questions d’administration interne à un simple comité parlementaire chargé de faire rapport au Sénat et de faire approuver ses recommandations selon les mêmes règles que tous les autres comités sénatoriaux.

Singulièrement, le président du Sénat ne joue aucun rôle direct dans l’administration de la Chambre et n’est pas nécessairement membre du Comité de la régie interne. Cependant, il y a eu des exceptions, le plus récent exemple étant le sénateur Leo Housakos qui a présidé le comité en 2015 alors qu’il était président intérimaire du Sénat.

En 1894, le Comité des comptes contingents est devenu le Comité permanent de l’économie interne et de la comptabilité et il a reçu son nom actuel au cours de la session parlementaire de 1970-1972. En 1991, la Loi sur le Parlement du Canada a été modifiée pour reconnaître légalement le comité et lui donner les pouvoirs légaux d’agir entre les sessions parlementaires.

En raison de l’étendue de son mandat et par souci d’efficacité, le comité établit souvent des sous‑comités pour examiner certaines questions. Ces derniers lui soumettent leurs conclusions et leurs recommandations. Au cours des dernières sessions, un total de sept sous-comités et trois groupes de travail consultatif, ont été créés dont :

• le Sous-comité sur les budgets de comité qui examine ces derniers et fait des recommandations sur l’octroi et la répartition des fonds;
• le Sous-comité des communications qui examine les questions de communications du Sénat, incluant les approches de communication utilisées pour promouvoir le rôle et le travail du Sénat et des sénateurs;
• le Sous-comité sur la diversité qui étudie des questions en lien avec la diversité au sein de l’effectif du Sénat;
• le Sous-comité sur les ressources humaines qui étudie et fait rapport sur des questions concernant les ressources humaines du Sénat;
• le Sous-comité sur la Vision et le Plan à long terme est chargé de superviser, en collaboration avec l’Administration du Sénat, toutes les étapes, processus et décisions (à l’exception des questions relevant de l’autorité du Président) liés au programme de travail de vision et plan à long terme de la Cité parlementaire;
• le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat qui examine des questions financières, incluant les budgets de dépenses et des politiques du Sénat;
• le Groupe de travail consultatif sur les œuvres d’art et le patrimoine qui traite des questions liées à la politique du Sénat sur les biens patrimoniaux et les œuvres d’art;
• le Groupe de travail consultatif sur la formation en matière de diversité et d’inclusion, qui examine les questions relatives au racisme et à la formation en matière de diversité et d’inclusion et qui présente ses conclusions au Sous-comité sur la diversité;
• le Groupe de travail consultatif sur l’environnement et le développement durable, qui examine et fait rapport sur la politique environnementale du Sénat.

La greffière du comité est également la dirigeante principale des services corporatifs. Elle est épaulée par le Secrétariat de la régie interne qui prépare et organise les réunions du comité, et soutient la dirigeante principale des services corporatifs dans ses fonctions sur le plan logistique, administratif et procédural.

FONCTIONNEMENT

Avec l’accord du comité, les réunions sont convoquées par le président, habituellement après consultation du comité directeur.  

L’élaboration des politiques et des projets suit généralement une des voies ci-dessous : 

1. le comité directeur donne pour instructions aux hauts fonctionnaires de préparer des ébauches de politiques ou de propositions comprenant de l’information sur les incidences budgétaires, une évaluation des options et des recommandations, que le comité de gestion étudie avant qu’elles soient présentées au comité directeur;
2. les hauts fonctionnaires prennent l’initiative des ébauches de politiques ou de propositions, les examinent en profondeur au sein du comité exécutif (composé du greffier du Sénat et dirigeant principal des services législatifs, du légiste et conseiller parlement et de la dirigeante des services corporatifs), pour ensuite les soumettre au comité directeur;
3. un sous-comité étudie et révise des ébauches de politiques et fait des recommandations à CIBA.

Les questions sont examinées par le comité directeur avant d’être inscrites à l’ordre du jour du comité. Celui-ci peut prendre lui-même des décisions à cet égard ou soumettre certains points à l’étude du sous-comité compétent. 

GRANDS DOSSIERS ET FAITS NOUVEAUX

Au cours des dernières années, le comité a approuvé de nouvelles politiques et lignes directrices ainsi que des directives administratives incluant le Règlement administratif du Sénat et la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs.

Voici des enjeux sur lesquels se penche le comité :

a) Budgets des comités

Conformément au Règlement administratif du Sénat, aucun comité ne peut engager de dépenses avant que le Comité de la régie interne et le Sénat n’en aient approuvé le budget. Le comité a adopté de nombreuses politiques, procédures et lignes directrices qui s’appliquent aux budgets des comités. Le Sous-comité sur les budgets de comité examine les demandes des comités, puis formule ses recommandations au comité.

b) Demandes de budget et de budget supplémentaire du Sénat

Chaque année, à l’automne, l’Administration revoit ses plans de travail et les exigences de financement du Sénat, et elle propose un budget pour le prochain exercice au comité. Le comité prend habituellement ses décisions définitives en décembre et présente son rapport au Sénat aux fins d’approbation. La même procédure est suivie lorsqu’il y a lieu de demander un budget supplémentaire au cours du même exercice.

c) Vision et Plan à long terme

Le Sous-comité sur la vision et Plan à long terme (VPLT) a reçu le mandat du comité de superviser, en coordination avec l’administration toutes les étapes, le processus et les décisions qui mèneront le Sénat et les sénateurs dans leur demeure temporaire pendant que des travaux de rénovation aux différents édifices du Parlement auront lieu. Le sous-comité de la VPLT examine également les meilleurs moyens d’assurer que les transformations de l’édifice du Centre se fassent dans le respect de l’aspect patrimonial et dans les meilleurs intérêts supérieurs du Sénat.

Les travaux du sous-comité sont une continuité du travail que le CIBA a commencé en janvier 2000 avec l’adoption de la Stratégie de planification à long terme des locaux. À la suite du déménagement du Sénat à l’édifice du Sénat du Canada en février 2019, le sous-comité continue de superviser les étapes et décisions en lien avec la réhabilitation de l’édifice du Centre, de l’édifice de l’Est et des autres édifices qui sont ou seront occupés par le Sénat.

d) Politique du Sénat sur la prévention et la résolution du harcèlement

Le comité a poursuivi les travaux entrepris au cours de la première session concernant la modernisation de la politique du Sénat sur le harcèlement. Le 11 février 2021, le comité a présenté son quatrième rapport (Politique du Sénat sur la prévention du harcèlement et de la violence). Cette politique a été élaborée par les sénateurs du sous-comité des ressources humaines, avec une contribution importante du comité d’orientation sur la santé et de sécurité du Sénat, qui comprend des représentants de toutes les catégories d’employés du Sénat. Cette politique, qui comporte un processus de résolution avec une supervision indépendante, a été adoptée pour garantir que le Sénat est un lieu de travail où chacun est traité avec respect, équité et dignité. Elle est axée sur la prévention du harcèlement et de la violence en milieu de travail, tels que définis par le Code canadien du travail.

RENSEIGNEMENTS SUPPLÉMENTAIRES

Les procès-verbaux des réunions du comité de même que ses rapports peuvent être consultés sur le site parlementaire à l’adresse https://sencanada.ca/fr/comites/ciba. Pour tout renseignement supplémentaire, vous pouvez téléphoner au bureau de la dirigeante principale des services corporatifs au 613-996-2740 ou envoyer un courriel à l’adresse ciba@sen.parl.gc.ca.