Honorables sénateurs, avec le consentement du Sénat et nonobstant l’article 5-5j) du Règlement, je propose :

Que, nonobstant toute disposition du Règlement, tout ordre antérieur ou toute pratique habituelle, et à la lumière des circonstances exceptionnelles de la pandémie actuelle de COVID-19, jusqu’à la fin de la journée le 18 décembre 2020 :

1. les comités sénatoriaux permanents soient autorisés à :

a)tenir des réunions hybrides auxquelles les sénateurs pourront participer dans la salle de réunion dans l’enceinte parlementaire ou par vidéoconférence;

b)tenir des réunions entièrement par vidéoconférence, sous réserve des dispositions du présent ordre;

2.les heures de réunion des comités sénatoriaux permanents soient fixées, sous réserve de la capacité disponible, selon l’ordre de priorité suivant :

a)les réunions sur les affaires du gouvernement;

b)les réunions du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration;

c)les réunions du Comité permanent de l’audit et de la surveillance;

d)les réunions du Comité permanent sur l’éthique et les conflits d’intérêts des sénateurs, dès qu’il sera formé, le cas échéant;

e)toute autre étude menée conformément à un ordre de renvoi du Sénat;

3.les réunions hybrides des comités sénatoriaux aient priorité sur les réunions tenues entièrement par vidéoconférence, et que ces comités ne se réunissent entièrement par vidéoconférence que pour l’une des raisons suivantes :

a)une séance d’organisation, notamment pour discuter des travaux futurs lors d’une telle réunion;

b)toute autre fin, à condition :

(i)soit d’avoir un ordre du Sénat qui autorise la tenue d’une telle réunion;

(ii)soit d’avoir reçu le consentement écrit de l’agente de liaison du gouvernement, du whip de l’opposition et des whips et agents de liaison de tous les partis reconnus et groupes parlementaires reconnus pour tenir une telle réunion;

4.pour plus de certitude, il soit entendu que les dispositions du présent ordre concernant la priorité de réunions et limitant les réunions par vidéoconférence n’ont pas d’incidence sur tout sous-comité que pourrait établir le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration, qui peuvent se réunir entièrement par vidéoconférence;

5.tout conflit dans la fixation des heures de réunion des comités soit résolu par consensus entre l’agente de liaison du gouvernement, le whip de l’opposition et les whips et agents de liaison de tous les partis reconnus et groupes parlementaires reconnus;

6.la pratique voulant que les réunions des comités soient limitées à des heures régulières soit suspendue, de même que l’obligation, conformément à l’article 3 du chapitre 5:03 du Règlement administratif du Sénat, d’établir un calendrier des réunions de comité à l’avance;

7.les réunions de comité hybrides et les réunions tenues entièrement par vidéoconférence soient réputées à toutes fins des réunions du comité en question et les sénateurs prenant part à ces réunions soient réputés à toutes fins présents à la réunion;

8.il soit entendu que, sans limiter le pouvoir général accordé par le présent ordre, lorsqu’un comité tient une réunion hybride ou se réunit entièrement par vidéoconférence :

a)les membres du comité qui participent font partie du quorum;

b)ces réunions sont considérées comme ayant lieu dans l’enceinte parlementaire, peu importe où se trouvent les participants;

c)le comité est tenu d’aborder les réunions à huis clos avec toutes les précautions nécessaires, en tenant compte des risques inhérents pour la confidentialité à ces technologies;

9.sous réserve des variations qui pourraient s’imposer à la lumière des circonstances, la participation à une réunion par vidéoconférence soit assujettie aux conditions suivantes :

a)les sénateurs doivent participer à partir d’un bureau désigné ou d’une résidence désignée au Canada;

b)ils doivent obligatoirement utiliser un ordinateur de bureau ou un ordinateur portatif et un casque d’écoute avec microphone intégré fournis par le Sénat pour les vidéoconférences;

c)ils ne peuvent pas utiliser d’autres appareils, comme une tablette ou un téléphone intelligent personnel;

d)ils doivent être les seules personnes visibles sur la vidéoconférence;

e)ils doivent avoir la fonction vidéo activée en tout temps afin qu’on puisse les voir;

f)ils doivent quitter la vidéoconférence s’ils quittent leur siège;

10.lorsqu’un comité tient une réunion hybride ou se réunit par vidéoconférence, les dispositions de l’article 14-7(2) du Règlement soient appliquées afin de permettre l’enregistrement ou la diffusion de la réunion grâce aux arrangements pris par le greffier du Sénat, et, si une réunion diffusée ou enregistrée ne peut être diffusée en direct, que le comité soit réputé s’être acquitté de l’obligation de tenir une réunion publique en rendant tout enregistrement accessible au public le plus tôt possible par la suite;

Que le Sénat reconnaisse le principe selon lequel à mesure que la capacité hybride augmentera, la fréquence des réunions tenues entièrement par vidéoconférence diminuera en conséquence;

Que le représentant du gouvernement au Sénat soit encouragé à déployer ses meilleurs efforts, en collaboration avec le Président et l’Administration du Sénat, pour explorer les moyens permettant d’élargir la capacité hybride le plus rapidement possible.

Son Honneur le Président : Le consentement est-il accordé, honorables sénateurs?

Des voix : D’accord.