Délibérations du comité permanent de la
Régie interne, des budgets et de l'administration
Fascicule 1 - Témoignages du 6 mars 2008
OTTAWA, le jeudi 6 mars 2008
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration se réunit aujourd'hui, à 9 h 6, pour examiner des affaires administratives et autres.
Le sénateur George J. Furey (président) occupe le fauteuil.
[Traduction]
Le président : Bonjour, honorables sénateurs. Le premier point à l'ordre du jour concerne la demande de voyage à l'étranger faite par le sénateur Rompkey.
Le sénateur Rompkey : Monsieur le président, j'ai présenté au comité les raisons de ce voyage à l'étranger. Elles sont exposées, et je suppose que les membres du comité ont eu l'occasion de les passer en revue.
Ce projet de voyage concerne une visite aux tombes de guerre en France par une délégation de Terre-Neuve. On m'a demandé de diriger cette délégation. Cette visite est très importante pour notre province, comme vous le savez. Le Royal Newfoundland Regiment a pris part à la Première Guerre mondiale. La Bataille de Beaumont-Hamel, en particulier, revêt une très grande importance pour les Terre-Neuviens. Ce groupe veut apposer là-bas une plaque commémorative qu'il a préparée. Le groupe visitera Beaumont-Hamel, ainsi que d'autres sites où le régiment a combattu durant la Première Guerre mondiale. Il y aura également quelques visites aux cimetières des soldats canadiens tombés pendant la Seconde Guerre mondiale.
Voilà le but du voyage, et nous avons indiqué les coûts afférents. C'est grosso modo l'équivalent du coût d'une visite dans ma province; je demande donc la possibilité d'utiliser mes points pour ce voyage.
Le président : Honorables sénateurs, y a-t-il des questions ou des observations?
Le sénateur Downe : Quel est le nom du groupe qui vous a demandé de l'accompagner, monsieur le sénateur?
Le sénateur Rompkey : Il s'agit d'un groupe d'hommes et de femmes d'une école particulière à Terre-Neuve. Cette école a perdu beaucoup de gens durant la Première Guerre mondiale. Les membres du régiment provenaient d'organisations de cadets basées dans des écoles. C'est ainsi qu'avait été formée une grande partie du régiment à ses débuts, et c'est le groupe qui va se rendre là-bas.
Le président : Merci, sénateur Rompkey.
Le sénateur Romkey : Merci, monsieur.
La séance se poursuit à huis clos.
La séance publique reprend.
Le président : Nous allons reprendre notre séance publique pour discuter du rapport préparé par le Sous-comité des budgets de comités.
[Français]
Le sénateur Robichaud : Le Sous-comité des budgets de comités du Comité de la régie interne a l'honneur de présenter son quatrième rapport. Votre sous-comité recommande que les sommes partielles suivantes soient débloquées au prorata pour l'exercice 2008-2009 :
Sécurité nationale et défense (politique sur la sécurité nationale), services professionnels et autres : 47 900 $; Transports et communications : 109 600 $; Autres dépenses : 7 500 $, pour un total de 165 000 $.
Recommandations pour une provision budgétaire de : 40 500 $ pour les contrats jusqu'au 30 juin 2008; 1 500 $ pour les repas liés au travail; 5 000 $ pour les frais de messagerie; 15 000 $ pour la promotion des rapports; 103 000 $ pour un voyage à Washington, D.C.
[Traduction]
Votre sous-comité précise que ces recommandations tiennent compte de la présentation faite par le président du Comité sénatorial permanent de la sécurité nationale et de la défense au sujet des besoins du comité d'ici le 30 juin 2008. Votre sous-comité réexaminera ce budget après qu'il aura reçu les autres budgets pour 2008-2009. Il ne faut pas supposer que des sommes additionnelles seront allouées pour les prévisions budgétaires au-delà du 30 juin 2008.
[Français]
Votre sous-comité a l'intention d'examiner attentivement tous les budgets des comités dès que possible durant l'exercice.
Respectueusement soumis, le sous-comité composé de moi-même, du sénateur Nancy Ruth et du sénateur Downe.
[Traduction]
Le président : Sénateur Robichaud, est-ce qu'il s'agit de 40 500 $ pour les contrats — au pluriel — jusqu'au 30 juin? Cela signifie-t-il qu'aucun de ces contrats ne dépasse la limite de 35 000 $ prévue par la politique pour les appels d'offres publics?
Le sénateur Robichaud : C'est une question délicate dont nous devrons traiter lorsque nous examinerons le budget pour l'exercice au complet. Ce montant représente trois ou quatre contrats; c'est donc réparti. Il comprend les parties des contrats pour tout l'exercice. C'est pourquoi nous indiquons au début de la page 2 de notre rapport :
Il ne faut pas supposer que des sommes additionnelles seront allouées pour les prévisions budgétaires au-delà du 30 juin 2008...
Nous voulons examiner cette question parce que dans le budget global que nous avons sous les yeux, je crois que trois des quatre dépassent la limite de 35 000 $; en vertu de la politique, si on ne procède pas à un appel d'offres public, on doit obtenir la permission du comité pour recourir à un fournisseur unique.
Le président : Dans le budget global du sénateur Kenny, je constate qu'il y a trois demandes de contrats au-dessus de la limite de 35 000 $. Cette limite est une ligne directrice du Conseil du Trésor que nous avons adoptée. En la scindant et en attribuant un certain montant d'ici juin, sommes-nous en train d'esquiver la ligne directrice de 35 000 $ pour les contrats si nous ne faisons pas d'appel d'offres maintenant? Cette proposition tiendrait-elle le coup si elle faisait l'objet d'une vérification?
Le sénateur Robichaud : Cela ne fait que reporter la demande, en quelque sorte, parce que les sommes demandées visent une période donnée et elles ne sont pas échues. Je vous rappelle que nous avons également l'autorisation de recourir à un fournisseur unique.
Le président : Seulement dans les conditions prescrites.
Le sénateur Robichaud : C'est la question à laquelle nous devrons répondre au moment d'examiner tout le budget. Je ne peux pas parler pour les autres membres du sous-comité, mais je suis très mal à l'aise avec cette proposition. Je crois que si nous avons des points de repère ou des lignes directrices, nous devons les respecter, sinon nous n'avons qu'à les jeter et à faire à notre guise. Voilà pourquoi, dans le cadre de notre examen du budget global, nous devrons sérieusement étudier ces limites et déterminer s'il y a lieu d'autoriser le recours à un fournisseur unique.
Le président : En vertu de la politique actuelle, le recours à un fournisseur unique n'est autorisé que pour les contrats de 35 000 $ ou moins. Au-delà de 35 000 $, la ligne directrice du Conseil du Trésor, que nous avons adoptée, stipule que le contrat doit faire l'objet d'un appel d'offres.
Si nous savons que le contrat demandé dépasse cette limite, comme c'est le cas dans le budget global proposé par le sénateur Kenny, sommes-nous conformes aux lignes directrices si nous en approuvons tout simplement une partie parce que la valeur de celle-ci est inférieure à 35 000 $?
Le sénateur Robichaud : Je vous demande conseil.
Le président : Nous pourrions peut-être demander à M. Patrice de nous en parler du point de vue juridique et à notre directeur des Finances, du point de vue de la vérification, en ce qui concerne les conséquences de notre approbation.
Michel Patrice, légiste adjoint et conseiller parlementaire, Bureau du légiste et conseiller parlementaire, Sénat du Canada : Comme vous l'avez dit, la politique adoptée par le Sénat pour l'achat de produits et de services prévoit une limite de 35 000 $ pour les contrats à fournisseur unique. La politique stipule également qu'il est possible de dépasser le seuil de 35 000 $ pour les contrats à fournisseur unique si le Comité de la régie interne accorde son approbation. Le comité a le pouvoir d'approuver des contrats qui dépassent la limite de 35 000 $.
En ce qui concerne le fractionnement d'un marché et l'esprit d'une politique, qu'il s'agisse de la politique du Conseil du Trésor ou de notre politique, on ne peut pas fractionner des contrats pour contourner la limite de 35 000 $. Si j'ai bien compris, un montant inférieur à 35 000 $ a déjà été approuvé. On pourrait alléguer que cette situation n'est pas assujettie à la politique sur les contrats à fournisseur unique pour le moment, mais lorsqu'on demandera d'autres fonds au comité, le montant pourrait alors dépasser le seuil de 35 000 $. C'est à ce moment-là que le comité aura à trancher la question de savoir s'il approuve le contrat à fournisseur unique pour éviter le fractionnement du marché.
Le sénateur Nancy Ruth : Je comprends la nuance de vos propos, mais nous avons inclus la phrase suivante dans notre rapport : « Il ne faut pas supposer que des sommes additionnelles seront allouées pour les prévisions budgétaires ». C'est notre façon de venir à bout de la situation que vous avez évoquée. Nous avons approuvé le montant, mais nous disons : « Ne comptez pas trop là-dessus. » C'est pourquoi nous avons spécifiquement ajouté cette phrase.
Le sénateur Robichaud : L'argument qu'on nous a présenté, c'est que certains comités ont acquis, au fil des ans, un savoir-faire que l'on ne retrouve nulle part ailleurs. L'argument, c'est que si nous nous allons en appel d'offres public pour des contrats, nous risquons de perdre ces experts, et les comités n'auraient pas les services qu'ils reçoivent maintenant.
Je suis tout à fait en faveur des appels d'offres publics. On peut faire valoir cet argument, mais si on a des lignes directrices, il faut soit les respecter, soit les changer.
Le président : Je sais que le comité a le pouvoir d'approuver les contrats à fournisseur unique de plus de 35 000 $, mais avant d'accorder toute approbation, cet argument doit être défendu devant le comité. Nous devons être convaincus qu'il y a une raison de bonne foi pour écarter le processus d'appel d'offres, comme ce que vous venez d'expliquer concernant le savoir-faire. Ce n'est pas le cas ici.
Je suis satisfait de l'observation faite par le sénateur Nancy Ruth, selon laquelle si vous avez indiqué dans votre rapport qu'il s'agit d'une demande ponctuelle qui ne doit pas être interprétée comme une approbation de toute demande de plus de 35 000 $, nous devrions être assez persuadés qu'il ne s'agit pas d'une façon indirecte de contourner la limite de 35 000 $.
Le sénateur Stratton : Ma seule réserve, c'est que nous avons ici trois contrats qui totalisent 128 000 $. Il y a peut- être des raisons valables de recourir à un fournisseur unique — j'ai siégé à des comités où cette approche est considérée importante —, mais trois?
Je comprends les exigences spéciales de ce comité particulier; je ne nie pas ce fait. Toutefois, il va sans dire que, pour le poste de consultant — rédacteur/communications —, il y a des dizaines de personnes sur la Colline à qui vous pouvez vous adresser. Qui sait? Peut-être que le comité trouverait quelqu'un de meilleur s'il faisait un appel d'offres. C'est un domaine où, selon moi, il serait possible de procéder ainsi.
Le sénateur Robichaud : Nous discutons d'une question qui n'est pas à l'étude pour l'instant. C'est certainement un point que nous prendrons en considération lorsque nous étudierons le budget global pour l'exercice au complet.
Le sénateur Stratton : Dès que vous avez approuvé ces montants, il n'y a plus rien à faire.
Le président : Nous ne sommes pas en train d'approuver ces montants, sénateur Stratton.
Le sénateur Robichaud : Vous êtes en train d'approuver seulement ce qui figure dans le rapport sous vos yeux.
Le sénateur Stratton : Je comprends cela. Je regarde le montant de 47 000 $ pour la catégorie « Services professionnels et autres ». Où en sont les détails? Il y a 40 500 $ pour des contrats jusqu'au 30 juin. De quoi s'agit-il? Est-ce une partie de ces contrats?
Le sénateur Robichaud : C'est une partie de ce que vous avez sous les yeux.
Le sénateur Stratton : Merci.
Le président : Cela comprend-il le contrat pour l'adjointe à la recherche et à l'administration? Si c'est le cas, cette adjointe est-elle au service de tout le comité?
Le sénateur Robichaud : C'est une question que nous devrions poser au comité. Le montant de 47 900 $ est calculé au prorata pour trois mois : avril, mai et juin. Il couvre la partie du salaire qui a été demandé pour l'année, ou le contrat.
On a demandé ce que cette personne faisait — si elle travaillait, comme vous venez de le dire, pour le comité. La réponse, c'est que son travail est lié aux demandes adressées au bureau du sénateur relativement au travail du comité, si je puis m'exprimer ainsi.
Je ne sais pas si les membres du sous-comité souhaitent intervenir.
Le président : Tout le monde est-il satisfait de cette réponse?
Le sénateur Robichaud : Oui et non, parce que nous voulons examiner ce point plus en profondeur. La question à poser est la suivante : les budgets de comités devraient-ils servir à embaucher du personnel au bureau d'un sénateur?
Le président : Je crois que la réponse est un non retentissant. Si un adjoint est au service de tout le comité, nous y avons recours comme dans le passé, mais nous ne pouvons certainement pas utiliser les budgets de comités pour compléter ou accroître le personnel des bureaux des sénateurs.
Le sénateur Robichaud : C'est une zone grise, monsieur le président. L'argument qui nous a été présenté, c'est que cette personne travaille exclusivement, si je puis utiliser cette expression, sur des choses qui sont liées au travail du comité, par exemple la promotion de rapports, l'organisation de réunions avec les médias, l'établissement de calendriers, la rédaction de réponses aux gens qui demandent des rapports et qui posent des questions sur les rapports, et cetera.
On nous a soumis une liste des tâches effectuées par cette personne. Nous sommes en train de l'examiner. Nous avons découvert que certaines des tâches pourraient fort bien être exécutées par d'autres ressources mises à la disposition du comité.
Le président : Encore une fois, je me fie aux observations du sénateur Nancy Ruth : évitons de faire des suppositions ici.
Pour ne pas entraver le travail du Comité de la sécurité nationale et de la défense, le Sous-comité des budgets de comité demande que nous approuvions ce rapport particulier de façon provisoire. Le Comité sénatorial permanent de la sécurité nationale et de la défense souhaite poursuivre son travail jusqu'en juin. Toutes les questions dont nous discutons maintenant seront débattues en long et en large avant l'approbation du budget global, n'est-ce pas?
Le sénateur Robichaud : Oui.
La remarque du sénateur Nancy Ruth figure dans le rapport. Comme nous avions approuvé certains montants, nous voulions nous assurer que personne ne tenait pour acquis que des fonds seraient débloqués pour toute prévision durant l'exercice. Il ne faut faire aucune supposition à cet égard.
Le sénateur Cook : Aidez-moi à comprendre cette question. Vous avez calculé au prorata un montant de 47 900 $. Ces personnes vont vaquer à leurs affaires et exécuter leurs tâches jusqu'en juin, date à laquelle nous pourrions les mettre à la porte. Est-ce cette orientation que nous voulons adopter? Vous faites quelques pas, puis vous vous arrêtez?
Le sénateur Robichaud : C'est ce qui va se passer tôt ou tard.
Le sénateur Cook : Je vois quatre personnes talentueuses et chevronnées qui vont occuper une fonction jusqu'en juin, puis quelqu'un pourrait les mettre à la porte. Cela n'a pas de sens, à mon avis.
Le sénateur Nancy Ruth : Le sénateur Kenny prend toujours un risque, et tout le personnel devrait le savoir.
Le sénateur Robichaud : Selon moi, cela a du sens parce qu'il s'agit d'entrepreneurs. Les entrepreneurs sont habituellement embauchés pour des périodes déterminées et doivent faire une nouvelle soumission s'ils veulent continuer de travailler.
Le sénateur Cook : Il s'agit donc de contrats.
Le sénateur Nancy Ruth : J'ai un problème avec les lignes directrices du Conseil du Trésor. Comment les mettre en œuvre de façon créative? Trois contrats dépassent la limite de 35 000 $, mais deux d'entre eux ne la dépassent que de 5 000 $. Il nous en coûterait davantage si nous mettions une annonce dans le Globe and Mail pour recruter un bassin de gens qui seraient invités à faire une soumission pour un contrat. C'est juste un poste à temps partiel, de toute façon.
Lorsque je siège au comité, je ne sais vraiment pas quoi faire. D'après mon expérience en affaires, quelque chose me dit que pour 5 000 $, cela ne vaut pas la peine de procéder ainsi. Je comprends qu'il s'agit d'une ligne directrice qu'on nous a donnée, mais je ne sais pas comment la mettre en application de façon créative et utile.
Paul Bélisle, greffier du Sénat et greffier du comité : En vertu des dispositions du Conseil du Trésor, vous pouvez faire une demande de proposition, ou une DP, pluriannuelle. Vous feriez un appel d'offres pour plusieurs années en vue de sélectionner les gens pouvant assurer une continuité pour le comité. Je ne suis pas sûr de la durée de cette proposition pluriannuelle, que ce soit trois ans ou cinq ans, mais c'est à vous de décider. C'est donc une autre possibilité conformément aux lignes directrices du Conseil du Trésor.
Le sénateur Nancy Ruth : Vous comprenez mon problème. Pour 5 000 $, à quoi bon procéder ainsi?
Le président : Vous parlez de la limite de 35 000 $?
Le sénateur Nancy Ruth : Oui, lorsque la valeur du contrat est de 40 000 $ seulement.
Le président : On doit établir une ligne directrice pour un certain montant, à l'instar du Conseil du Trésor. Si c'est au-delà de 35 000 $, peu importe le coût, on doit aller en appel d'offres. C'est la règle. Il faut établir une limite quelque part. Il faut tirer la ligne quelque part.
Le sénateur Robichaud : On nous a proposé de procéder par le biais d'offre à commandes, un processus par lequel nous lançons un appel à des gens désireux d'offrir des services, mais c'est eux qui nous disent combien ils veulent. Si l'offre à commandes vise une période de, disons, plus ou moins trois ans, pourrions-nous envisager cette approche?
Le président : Il faudrait examiner cette question plus en détail.
Le sénateur Stollery : Ce n'est pas le seul cas où nous avons des problèmes avec les lignes directrices du Conseil du Trésor. Il existe d'autres anomalies.
Le président : J'aimerais demander au conseiller juridique de nous donner son avis sur les observations du sénateur Robichaud.
M. Patrice : Cela relève de la politique du Sénat et non des lignes directrices du Conseil du Trésor. Nous en avons peut-être adopté l'esprit, mais c'est une politique du Sénat. Je tiens à le préciser.
Le deuxième point, c'est que les offres à commandes conviennent peut-être bien pour des services génériques comme l'édition, les services de communications ou le soutien administratif. Toutefois, de par leur nature, les comités sont créés au début d'une législature, puis cessent d'exister. Ne sachant pas le mandat de ces derniers ni les études qu'ils entreprendront, l'offre à commandes pour le personnel spécialisé pose parfois problème. Par ailleurs, les offres à commandes sont accompagnées de contraintes de temps sur le plan de la préparation, de la soumission, de l'examen et de l'approbation. Oui, une offre à commandes peut convenir à une certaine gamme d'activités des comités, mais dans d'autres domaines, elle peut s'avérer une option moins pratique pour les comités. C'est pourquoi nous avons la politique du Sénat sur les contrats à fournisseur unique et le pouvoir du Comité de la régie interne d'approuver des contrats à fournisseur unique supérieurs à la limite de 35 000 $.
Le sénateur Prud'homme : M. Patrice m'a fourni la réponse à 90 p. 100. La nature du Parlement ne correspond pas exactement à celle des autres ministères. Il n'y a pas de continuité. Avec une nouvelle législature, la présidence des comités pourrait changer. Nous pourrions avoir des employés dans le cadre d'un contrat de trois ans, mais que feraient-ils? C'est pourquoi je vous écoute attentivement.
Notre travail est unique en son genre. Si des élections étaient déclenchées, les comités ne seraient probablement pas reconstitués avant six mois, advenant la relâche estivale. Que faire avec un personnel à temps plein avec des contrats de trois ans? Vous avez souligné mieux que je ne pourrais le faire, par exemple, qu'un nouveau président pourrait avoir une approche bien différente quant aux dossiers que le Comité de la sécurité nationale et de la défense devrait étudier. Que feraient ces employés à temps plein pendant le reste de leurs contrats? Et s'il y avait un conflit de personnalité entre le nouveau président et ces employés à temps plein qui ont été embauchés pour une période de trois ans?
Le président : Nous sommes saisis d'une motion du sénateur Robichaud pour que le comité au complet approuve le quatrième rapport du Sous-comité des budgets de comité. Êtes-vous d'accord?
Le sénateur Nancy Ruth : Avec dissidence, pour le compte du sénateur Stratton. Il a dû partir.
Le président : D'accord.
Le sénateur Prud'homme : Je ne sais pas si je peux revenir en arrière. En ce qui concerne les déplacements, surtout le voyage à Washington, ces frais ne peuvent-ils pas être imputés au comité? Ne peuvent-ils pas être inclus dans l'un de leurs quatre voyages?
Le sénateur Nancy Ruth : C'est un bon point.
Le sénateur Robichaud : D'habitude, lorsque les comités font un voyage d'affaires, le budget des comités couvre les dépenses afférentes.
Le sénateur Prud'homme : Je vois que le greffier est d'accord avec vous, mais je vais aller plus loin. Vous avez dit « d'habitude ».
Le sénateur Robichaud : Non, toujours.
Le président : Toujours, sénateur Prud'homme. En ce qui concerne les quatre voyages à Washington, il s'agit des sénateurs seuls et non d'un comité.
Nous dirons que le rapport a été approuvé, avec dissidence.
Le sénateur Jaffer : Je ne suis pas à l'aise avec cela. Vous ne pouvez pas accepter un vote avec dissidence lorsque la personne ne se trouve pas dans la pièce.
Le président : Nous allons reporter l'approbation du rapport.
Le sénateur Jaffer : Nous allons l'accepter cette fois-ci, mais n'en faisons pas un précédent.
Le président : Nous n'en ferons rien, sénateur Jaffer. Je suis d'accord avec vous : il devrait être ici. Nous allons attendre jusqu'à ce que le sénateur Stratton revienne avant de mettre le rapport aux voix.
Le sénateur Prud'homme : Le sénateur Nancy Ruth a dit qu'elle parlait pour le compte du sénateur Stratton.
Le président : Nous attendrons. Le sénateur Jaffer a fait valoir un point.
Le sénateur Downe : Elle siège au sous-comité.
La séance se poursuit à huis clos.