Délibérations du Comité
permanent de la
Régie interne, des budgets et de
l'administration
Fascicule 2 - Témoignages du 5 novembre 2009
OTTAWA, le jeudi 5 novembre 2009
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration se réunit aujourd'hui, à 8 h 32, pour examiner des questions d'ordre administratif, puis à huis clos, pour étudier d'autres questions.
Le sénateur George J. Furey (président) occupe le fauteuil.
[Traduction]
Le président : Bonjour, chers collègues. Pour commencer, comme le prévoit l'ordre du jour, nous allons faire le point sur la grippe H1N1.
Linda Dodd, directrice, Ressources humaines, Sénat du Canada : Bonjour. Ce matin, je n'ai que quelques observations à faire à propos de la vaccination contre le virus H1N1.
La Ville d'Ottawa m'a donné des précisions au sujet de la vaccination des personnes qui ne résident pas officiellement à Ottawa, mais qui y travaillent. Il n'y aura pas de problème en ce qui les concerne, ni pour les étudiants qui n'habitent pas Ottawa.
La Ville reconnaît qu'il y a des exceptions et elle demandera que ces personnes présentent un permis de conduire et une carte d'assurance-maladie provinciale quand elles iront se faire vacciner. Ce sera encore mieux, quoique non obligatoire, que ces personnes présentent des documents prouvant qu'elles habitent Ottawa, comme une facture de taxes municipales ou d'électricité, lorsqu'elles iront dans une clinique. C'est une amélioration dont je me réjouis.
J'ai parlé à des fonctionnaires des Affaires étrangères, qui se trouvent dans une situation semblable. Nous les tenons au courant de ce que nous faisons au Sénat, ce qui est très positif.
Je crois que Gatineau est dans la même situation; on me le confirmera aujourd'hui. Je ne m'en inquiète pas.
[Français]
Au Sénat, nous avons seulement un cas confirmé de grippe A (H1N1). C'est une très bonne nouvelle. L'employé concerné n'était pas au bureau cette fin de semaine ni lundi, donc il n'y a aucun germe dans l'environnement. Le milieu de travail est en bonne condition.
[Traduction]
Ensuite, une ébauche de message portant sur le processus de recensement des cas d'absentéisme au sein du personnel des sénateurs sera présentée au greffier du Sénat pour examen aujourd'hui au comité de direction. Nous avons mis en ouvre cette politique pour l'administration du Sénat et nous devons le faire également pour le personnel des sénateurs. Il nous faut des données précises afin que je puisse suivre régulièrement l'évolution du taux d'absentéisme au Sénat. Le message devrait être transmis à tous les sénateurs dans les prochains jours.
[Français]
J'ai de bonnes nouvelles. Le taux d'absentéisme au Sénat n'est pas en dehors de la norme actuellement. Nous allons continuer d'évaluer la situation, mais nous sommes en très bonne forme.
[Traduction]
La Chambre des communes et la Bibliothèque du Parlement m'ont fait part de leur situation. C'est le statu quo pour elles également. Nous nous demandions quand il fallait diminuer le nombre de séances de formation et d'information du midi ou cesser d'en offrir. Pour le moment, nous ne modifions pas nos plans. Encore une fois, nous sommes en communication constante avec la Chambre des communes, la Bibliothèque du Parlement et nos partenaires à Ottawa.
Intrasen est toujours un moyen de communication très populaire. La dernière vérification du nombre de visites a révélé que les gens consultent Intrasen et le site web sur la grippe A H1N1 de façon constante et qu'ils utilisent surtout les liens qui leur permettent d'avoir accès à des renseignements dans leur province. C'est un très bon outil de communication.
Voilà ce que j'avais à vous dire aujourd'hui au sujet de la grippe.
Le président : Merci beaucoup.
Le sénateur Comeau : Si je comprends bien, lorsque les cliniques seront ouvertes au grand public, si elles le sont, il faudra habiter Ottawa pour s'y faire vacciner.
Mme Dodd : Non. Même si vous n'habitez pas Ottawa, vous pourrez quand même vous faire vacciner dans une clinique d'Ottawa. Vous devrez présenter votre permis de conduire et votre carte d'assurance-maladie. Si vous habitez Ottawa, que ce soit dans un hôtel, un appartement ou une maison, et que vous avez des documents qui prouvent que vous résidez ici pour le travail, vous serez vacciné. Il en va de même pour votre personnel, qui vient peut-être d'une autre province.
Le sénateur Comeau : Pourvu que j'aie des documents qui prouvent que j'habite ici?
Mme Dodd : Oui, ce serait l'idéal. Mais vous aurez tout de même besoin de votre permis de conduire et de votre carte d'assurance-maladie provinciale.
Nous attendons encore de voir quand les cliniques ouvriront pour la population en général. La date n'a pas encore été fixée.
Le président : Une carte d'identité du Sénat ferait-elle l'affaire?
Mme Dodd : Selon moi, ce serait parfait. Il paraît que l'on va vacciner ceux qui habitent, travaillent ou vont à l'école à Ottawa. J'imagine que les étudiants vont utiliser leur carte étudiante. Vous pouvez utiliser votre carte d'identité, mais pour accélérer les choses, vous devriez aussi apporter d'autres documents.
Le sénateur Prud'homme : Y aurait-il moyen d'ouvrir une clinique ici, sur la Colline du Parlement?
Mme Dodd : Pour le moment, ce n'est pas possible.
Le sénateur Prud'homme : Que pourrions-nous faire pour que ce soit possible?
Mme Dodd : Nous poursuivons nos discussions avec la Ville. C'est une question de compétence provinciale. La Chambre des communes, la Bibliothèque du Parlement et d'autres employeurs poursuivent leurs discussions. Le mieux que nous puissions faire, c'est de continuer à en parler avec la Ville, mais pour le moment, cette option n'est pas envisagée.
Le président : Merci beaucoup, madame Dodd.
Le prochain point à l'ordre du jour est l'adoption du procès-verbal de la réunion du 29 octobre.
Le sénateur Comeau : J'en fais la proposition.
Le président : Qui est pour?
Des voix : D'accord.
Le président : Contre?
La motion est adoptée.
Le troisième point à l'ordre du jour concerne le seizième rapport du Sous-comité d'examen des budgets des comités et des voyages à l'étranger.
[Français]
Le sénateur Robichaud : Monsieur le président, honorables sénateurs, vous avez devant vous le 16e rapport du sous- comité qui a examiné la demande d'un budget supplémentaire de 15 000 $ que le Comité sénatorial permanent des affaires sociales, des sciences et de la technologie a présenté pour son étude spéciale sur les villes.
Ce budget permettra au comité d'embaucher un graphiste et de modifier la présentation matérielle de son rapport, ce qui, à son avis, attirera davantage l'attention sur le rapport, le comité et le Sénat.
Voici ce que prévoit la politique du Sénat : les services d'impression du Sénat peuvent produire des rapports de comité de couleur contenant un maximum de deux pages de couleur, plus le ruban de reliure et les couvertures de couleur, sans frais pour les comités qui en font la demande. Pour les rapports de comité contenant plus de deux pages de couleur, les demandes doivent être adressées au service des achats et des contrats du Sénat. Les cooûts seront alors imputés au budget des comités concernés.
[Traduction]
Le Comité sénatorial permanent des affaires sociales, des sciences et de la technologie prévoit déposer un rapport d'environ 300 pages. Il veut en faire imprimer un résumé en couleurs, qui sera accompagné d'un disque compact comprenant le rapport au complet.
Nombreux sont ceux qui considèrent les rapports des comités sénatoriaux comme le produit le plus recherché du Sénat. Les rapports des comités contribuent grandement aux débats sur les politiques publiques au Canada. Bon nombre de ressources sont investies pour soutenir les travaux des comités. Il est important que les rapports bénéficient d'une vaste diffusion et qu'ils soient présentés de manière à attirer l'attention. Le Comité sénatorial permanent des affaires sociales, des sciences et de la technologie propose une nouvelle approche, et votre sous-comité croit qu'il s'agit d'un projet pilote fort intéressant.
[Français]
Votre sous-comité recommande que le budget supplémentaire soit adopté et que le président du comité, le sénateur Eggleton C.P., soit prié de faire rapport au Comité de la régie interne, des budgets et de l'administration des résultats de ce projet pilote.
Par conséquent, votre comité recommande que les sommes supplémentaires suivantes soient débloquées pour l'exercice 2009-2010, soit 15 000 $.
Monsieur le président, je propose l'adoption de ce rapport, soumis, bien soûr, par le sous-comité qui est composé des sénateurs McDonald et Cordy et de moi.
Le sénateur Dawson : C'est une excellente idée. J'aimerais juste ajouter que j'espère que la production d'un DVD, n'élimine pas l'utilisation du site web comme étant une façon par laquelle le rapport en couleur peut être « downloadé » dans une institution avec leur imprimante. Autrement dit, si vous décidez d'en imprimer 150 copies en couleur du rapport exécutif, que le rapport exécutif existe quand même sur Internet. Et si une organisation, une institution scolaire ou autre, à but non lucratif, veuille imprimer le rapport en couleur, qu'elle puisse le faire.
On a vu souvent dans le passé que les comités voyagent avec des photographes, le Comité des affaires sociales en particulier a produit une série de photos concernant des problèmes d'habitation, de logement ou autres partout au Canada. On ne peut pas toujours imprimer un rapport en couleur pour 5 000 copies, mais si les photos sont disponibles sur le CD, j'espère que vous n'éliminerez pas la possibilité que la photo soit sur le site Internet du comité en question.
Le sénateur Massicotte : J'apprécie les commentaires du sénateur Dawson. Je suis d'accord avec la proposition. Il faut expérimenter et faire en sorte que nos rapports soient plus intéressants, peut-être plus courts. Celui-là sera de 200 ou 300 pages, bonne chance aux lecteurs. Mais si on dit oui et qu'on dépense 16 000 $ pour une question de design, y a- t-il une obligation de s'assurer que ce soit un prix compétitif et que ce soit raisonnable pour les services qu'on reçoit?
Le sénateur Robichaud : L'obligation est toujours présente d'aller voir pour les meilleurs prix.
Le sénateur Massicotte : Notre politique exige trois prix pour ce service?
Le sénateur Robichaud : C'est une nouvelle expérience qu'on tente ici et, certainement, lorsque le budget sera approuvé, je prends pour acquis que les gens au comité chercheront les meilleurs services. On parle d'un graphiste et d'une impression. L'impression inclurait le disque compact.
J'ai un exemple ici, et pour être soûr qu'on comprenne bien, il ne va vous pas faire tout le rapport de 300 pages en couleur, seulement le sommaire du rapport sera sous une forme un peu plus attrayante, avec le CD au centre. Le CD comprendrait le rapport au complet, lorsqu'il sera distribué. Mais la direction des comités imprime toujours un rapport de toute façon mais qui n'est pas en couleur. Cela sera toujours disponible. Mais nous en faisons la recommandation, car nous voulons faire l'exercice, c'est sous forme d'un projet pilote. On ne change pas la politique à l'heure actuelle. Une fois qu'on aura évalué l'impact ou l'utilité de le faire en couleur, alors là on reviendra au comité pour savoir si on doit continuer cette pratique.
[Traduction]
Le sénateur Tkachuk : Je ne sais pas trop quoi penser de cette dépense. Je sais qu'elle aura des conséquences, alors j'aimerais avoir du temps pour y réfléchir. Je ne m'y oppose pas, mais je ne suis pas prêt à l'appuyer pour 15 à 20 rapports par année. Je ne sais pas ce qu'en pensent les autres présidents, mais j'en connais quelques-uns qui seraient tout à fait à l'aise avec cette idée. La production de 10 à 15 rapports représente des cooûts additionnels de 150 000 à 225 000 $.
La perspective d'examiner quelque chose de différent et de nouveau me plaît. Je me suis toujours demandé pourquoi les comités font imprimer de 500 à 1 000 exemplaires de leurs rapports alors qu'ils peuvent les publier sur leur site Web. Nous pourrions imprimer le résumé d'un rapport pour que les gens puissent le consulter, ou nous pourrions envoyer un CD par la poste à ceux qui le demandent. Les gens pourraient ainsi lire les rapports directement sur leur ordinateur.
À mon avis, nous ne devrions pas prendre de décision aujourd'hui, mais y réfléchir pour la prochaine réunion.
Le sénateur Robichaud : Quand le sous-comité s'est penché sur cette question, nous savions très bien que tous les comités présentent des rapports, même si certains en font peu. Nous croyons qu'il s'agit d'un exercice utile, qui servira à voir comment cela fonctionnera et comment les gens pourront recevoir des rapports dans un format plus attrayant.
Le Comité sénatorial permanent des affaires sociales, des sciences et de la technologie dispose d'un budget de 180 000 $ pour son rapport. Le sous-comité estime que 15 000 $ est une somme raisonnable pour publier et présenter un rapport dans un format plus attrayant. J'encourage le comité à accepter cette proposition maintenant, parce qu'il est prêt à déposer son rapport.
Le président : Sénateur Robichaud, à titre comparatif, si le comité présentait son rapport de la façon habituelle, combien cela cooûterait-il? En avez-vous une idée?
Le sénateur Robichaud : Non, je l'ignore.
Le président : Ce serait environ 10 000 $, n'est-ce pas?
Le sénateur Robichaud : J'hésite à avancer des chiffres; tout dépend du nombre de pages et d'exemplaires. Peut-être que Mme Proulx pourrait nous donner une idée des cooûts.
Le président : Quel est le cooût réel du projet pilote? Il s'agirait de la différence entre le cooût de production actuel et anticipé.
Le sénateur Robichaud : Le projet s'applique au résumé seulement et non au rapport complet.
Le président : Nous faisons des résumés.
Le sénateur Robichaud : Certains comités en font, d'autres non.
Le président : Avez-vous une idée, madame Lank, des cooûts habituels de production comparativement à ceux qui sont proposés?
Heather Lank, greffière principale, Direction des comités, Sénat du Canada : Oui, sénateur. Il ne faut pas oublier que ce nouveau processus ne remplacerait pas complètement le processus habituel, parce que nous aurions tout de même besoin d'envoyer un certain nombre d'exemplaires papier à la Chambre, de les distribuer aux bibliothèques de dépôts et de les donner aux gens qui en font la demande. On nous a dit que l'impression de 1 000 exemplaires à l'interne cooûterait 11 000 $. Bien entendu, ces calculs sont fondés sur les salaires et d'autres éléments. Il s'agit du cooût par unité selon la taille du rapport. Je ne veux pas laisser entendre qu'en faisant cela, ces cooûts seraient éliminés, au contraire. Le nombre de rapports imprimés diminuerait probablement un peu, mais nous ne savons pas de combien pour le moment.
Le président : Pour que les choses soient claires, sachez que ce projet pilote ne cooûterait pas 11 000 $ plus 4 000 $, soit 15 000 $ en tout, mais bien 11 000 $ plus 15 000 $.
Mme Lank : Il pourrait cooûter un peu moins de 11 000 $, parce que l'on pourrait ne pas avoir besoin d'imprimer autant d'exemplaires qu'auparavant. Toutefois, il est difficile de déterminer un chiffre précis, car cela dépendrait de la demande et d'autres facteurs.
Le sénateur Cordy : Avant de commencer, je tiens à vous dire que je suis membre du sous-comité, mais également du Comité des affaires sociales.
Les membres du Sous-comité sur les villes, qui est sur le point de présenter son rapport, en ont discuté longuement. Nous avons aussi eu une discussion à une réunion de notre Comité des affaires sociales; cette motion a été adoptée à l'unanimité par les membres du sous-comité et du comité.
L'un des exemples que le sénateur Robichaud a cité vient du gouvernement du Canada. Les ministères fonctionnent déjà de cette façon. Vous aurez soûrement remarqué que lorsque nous recevons des rapports de divers ministères, nous obtenons un résumé ainsi qu'un CD. Cependant, nous sommes presque en 2010, et la majorité des documents produits par le Sénat sont encore en noir et blanc, avec un peu de couleur sur la page couverture. Les membres du Comité des affaires sociales aimeraient au moins tenter l'expérience et déterminer si le projet est susceptible d'accroître la demande pour nos rapports.
Comme le rapport actuel porte sur la pauvreté, il va sans dire que sa couverture ne sera pas tape-à-l'oil; ce serait ridicule. Toutefois, nous pensons qu'un court résumé sur CD est une bonne idée. Le sous-comité estime que c'est une idée judicieuse pourvu qu'elle se limite à un projet pilote, afin d'éviter l'ouverture complète des vannes.
Le sénateur Tkachuk n'a pas mentionné le nom du comité, mais je crois que nous savons tous duquel il parle. Il serait malheureux que nous ne puissions pas entreprendre un projet pilote à cause d'un seul comité.
Il ne faut pas oublier qu'il s'agit d'un projet pilote. Le sous-comité recommande que le président du comité fasse rapport au sous-comité et au Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration des résultats de cette initiative. Je crois que l'on devrait nous permettre d'aller de l'avant.
Le président : Le délai d'approbation est-il serré? Autrement dit, pourrions-nous suivre la suggestion du sénateur Tkachuk et attendre deux semaines, ou doit-on l'approuver maintenant?
Le sénateur Robichaud : Nous pourrions demander au sénateur Cordy si le rapport est prêt à être déposé.
Le sénateur Cordy : Le sous-comité en a approuvé l'ébauche. Toutefois, le rapport doit être renvoyé à notre comité, qui se penche actuellement sur le projet de loi C-6. L'examen du rapport a donc été repoussé.
Afin que nous puissions effectuer le travail de fond — et on a parlé d'en établir les cooûts —, il serait utile que la greffière du comité effectue une partie de ce travail la semaine prochaine. Nous ne lui demandons pas d'attribuer un contrat, mais au moins d'obtenir des prix et de nous les communiquer pour que le comité puisse faire avancer le dossier.
Le sénateur Dawson : Comme le sénateur Tkachuk le sait sans doute, le comité a un sous-comité sur les communications qui est dans une impasse depuis un certain temps. Cette question figure certainement parmi les objectifs du comité. Le fait est que si nous devons payer 200 000 $ pour produire un rapport, alors dépenser 12 000 $ pour communiquer de façon plus efficace avec la population canadienne et rendre le rapport plus attrayant ne représente qu'un cooût minime.
Quant à un possible conflit d'intérêts, je remplaçais le sénateur Cordy au sous-comité lorsque nous avons débattu de cette question. Comme vous le savez, certains comités se servent du web comme d'un outil de communication en affichant des photos en ligne, et cela ne cooûte pas plus cher. C'est un moyen de communication très efficace.
En réalité, ce rapport sera rendu public en 2010. En format papier, ce sera un meilleur outil de communication.
Il s'agit d'un projet pilote. Je suis tout à fait d'accord pour dire que s'il ne permet pas d'améliorer l'efficacité du rapport, nous devrions le laisser tomber. Toutefois, si le rapport bénéficie d'une plus grande diffusion, qu'il est lu par plus de personnes et qu'il les sensibilise à une question très importante, par exemple la pauvreté, je crois que cela en vaudra la peine. L'objectif ici n'est pas d'être tape-à-l'oil, mais d'avoir un meilleur outil de communication.
Le rapport finira par être publié. Cependant, si nous le retardons de deux semaines, qu'arrivera-t-il? Il ne nous en cooûtera pas 12 000 $ de moins. Je pense qu'il devrait être publié le plus vite possible parce qu'il est terminé et que 12 000 $ n'est pas une somme si astronomique pour un projet pilote de communication.
Le sénateur Tkachuk : Le sénateur Cordy m'a donné l'impression que le rapport n'était pas terminé, qu'il était encore en préparation. Le comité étudie un projet de loi et il ne siègera pas non plus la semaine prochaine.
J'aimerais éviter un vote sur cette question. Je ne veux pas que l'on pense que je m'y oppose, mais je ne suis pas prêt à dire que j'approuve cette proposition. J'aimerais y réfléchir et en discuter avec mes collègues. Nous devrions peut-être examiner les différentes façons de publier des rapports.
Même si actuellement, les rapports du gouvernement comprennent des DVD et des CD, ils n'attirent pas davantage mon attention qu'avant. Quand cela ne m'intéresse pas, le CD part à la poubelle; sinon, je lis le rapport, qu'il soit accompagné ou non d'un DVD. Mais ce n'est pas dit que tout le monde fait comme moi.
Je ne sais pas s'il existe des études qui indiquent que nos rapports sont lus, que les gens les utilisent comme outil de référence ou pour quoi que ce soit. Je ne crois pas que nous ayons mené des enquêtes ou des études. Qui sait? Ils ne servent peut-être à rien.
Le sénateur Munson : Je suis d'accord avec vous là-dessus.
Aux fins du compte rendu, je tiens à signaler que je suis membre du Comité permanent des affaires sociales, des sciences et de la technologie. J'ai pendant longtemps fait partie du Sous-comité sur les villes et j'appuie ce rapport.
Le président : Sénateur Cordy, pour appuyer la question soulevée par le sénateur Tkatchuk, serait-ce un problème de reporter l'adoption du seizième rapport du sous-comité à la prochaine séance?
Le sénateur Cordy : Il serait certainement préférable de prendre une décision aujourd'hui. Est-ce un problème?
Le sénateur Comeau : Le fait que deux membres du comité préconisent le projet me gêne quelque peu. Entendre les arguments des membres du comité me rend mal à l'aise. Si vous faisiez partie d'un autre organisme, vous vous récuseriez si vous étiez en situation de conflit d'intérêts. Ce serait à nous d'étudier la demande.
Le sénateur Tkachuk a demandé un peu de temps pour réfléchir, ce qui est tout à fait raisonnable. La semaine prochaine, pendant que nous serons tous absents, à ce que je sache, rien n'empêche le greffier d'obtenir des prix pour choisir un graphiste à embaucher. Toutefois, cela nous donnerait le temps de réfléchir sur le bien-fondé de cette façon de faire. Projet pilote ou pas, nous n'avons plus de comité des communications, mais nous devrions peut-être en avoir un.
Le sénateur Tkachuk : En fait, c'est le cas.
Le sénateur Comeau : Nous en avons un?
Quoi qu'il en soit, j'aimerais que nous acceptions la demande du sénateur Tkachuk, c'est-à-dire que du temps nous soit accordé pour nous permettre de nous pencher sur la question.
Le président : Concernant la question du conflit d'intérêts, je ne vois aucun problème. Aucun des sénateurs n'a d'avantages à retirer en faisant la promotion du projet. Chacun d'entre nous met de l'avant ses propres dossiers dans les comités, mais celui-ci n'apportera aucun avantage personnel à qui que ce soit.
Le sénateur Comeau : Si le président a cru comprendre que c'est pour un avantage personnel et si c'est l'impression que je vous ai donnée, je reviens complètement sur ce que j'ai dit. Je crois avoir dit qu'ils militent pour leur comité, mais ils ne sont pas en conflit d'intérêts.
Le président : Il ne s'agit pas d'un conflit.
Le sénateur Hubley : Pour que tout le monde le sache, je ne suis pas liée au comité.
Je veux revenir sur l'idée d'un projet pilote, ce dont nous traitons aujourd'hui. Nous ne parlons pas d'une pratique qui deviendra permanente. Je crois toujours que les comités ont la responsabilité de présenter leurs rapports d'une façon acceptable et cohérente avec les autres. Nous pourrions donc nous en occuper dans le cadre d'un projet pilote si nous devions élargir le processus pour savoir qui lit les rapports et qui s'en sert.
Je suis d'accord pour aller de l'avant avec le projet pilote. Si nous le considérons valable, le projet sera avantageux non seulement pour notre comité, mais également pour d'autres.
Le président : J'ai l'impression que personne ne s'y oppose. Le sénateur Tkachuk n'a pas dit qu'il s'y opposait. Nous ne devrions pas mettre la question aux voix maintenant, car il n'y a pas d'urgence. Le sénateur Robichaud semble indiquer que ce n'est pas urgent. Je ne vois aucun problème à prendre un peu plus de temps. Le greffier du comité peut faire certaines choses en attendant, au cas oé nous l'approuverions. Si les membres du comité sont d'accord, nous reporterons le vote et le mettrons à l'ordre du jour de la prochaine séance.
Le sénateur Massicotte : J'ai une question pour le sénateur Tkachuk.
Comment en arriverez-vous à une décision? Nous devrions peut-être tous participer si cela vous permet de prendre une meilleure décision.
Le sénateur Tkachuk : Le comité ne s'est pas prononcé sur les raisons pour lesquelles la somme de 15 000 $ améliorerait le rapport et ferait augmenter le nombre de personnes qui le lisent.
Le sénateur Massicotte : Que proposez-vous?
Le sénateur Tkachuk : Je vais faire des recherches sur le nombre de rapports que nous produisons par année et je vais vérifier s'il existe des preuves qu'ils sont lus. Je vais vérifier à quel endroit ils sont distribués, combien sont envoyés dans les bibliothèques, et cetera.
Le sénateur Massicotte : Je suppose que vous allez nous communiquer ces renseignements.
Le sénateur Tkachuk : Bien soûr.
Le sénateur Massicotte : Il ne s'agit pas d'une question partisane, mais bien d'une question de bon sens.
Le sénateur Tkachuk : Je crois que les sénateurs membres du comité ont donné leur appui. Il ne s'agit pas d'une question partisane.
Le sénateur Massicotte : Nous allons peut-être découvrir que personne ne lit nos rapports et que nous ne devrions donc pas exister.
Le sénateur Tkachuk : Il fut un temps oé il n'existait que deux comités.
Le sénateur MacDonald : J'ai fait partie du sous-comité. Depuis que je suis ici, je suis frappé par le nombre important de documents imprimés que je jette à la poubelle. Des rapports pour lesquels je n'ai aucun intérêt particulier apparaissent dans mon bureau.
Le président : J'espère que vous voulez dire que vous les mettez dans le bac de recyclage.
Le sénateur MacDonald : Oui.
À vrai dire, nous dépensons une fortune pour la production de documents et tant de ces documents prennent le chemin du dépotoir. Lorsque ce projet a été proposé, j'ai demandé à connaître le nombre de rapports imprimés chaque année et le mode de distribution de ces documents. On ne pouvait pas me répondre. Pour cette raison, je pense que nous devrions faire le point sur les documents que nous produisons, sur la forme sous laquelle nous les produisons et sur leur distribution.
Le sénateur Tkachuk a parlé d'un disque compact. On peut se débarrasser d'un disque compact également, mais si on le jette, on ne jette que 20 cents. Un rapport papier cooûte beaucoup plus cher. Nous devrions tenir compte des économies d'échelle à réaliser dans la production et la distribution des documents. Ce n'est que la partie émergée de l'iceberg. J'aimerais que nous y réfléchissions et que nous en parlions à notre comité de direction et à nos fonctionnaires pour procéder à un examen de ce que nous produisons et de l'efficience de l'utilisation que nous en faisons.
Le président : Si vous n'y voyez pas d'objection, je vais reporter les discussions sur le 16e rapport à la prochaine séance.
Le prochain point à l'ordre du jour porte sur le 17e rapport du Sous-comité d'examen des budgets des comités et des voyages à l'étranger.
[Français]
Le sénateur Robichaud : Vous avez devant vous le 17e rapport du sous-comité qui a étudié une demande du président du Comité sénatorial permanent de la sécurité nationale et de la défense pour noliser un avion pour la tournée des bases militaires qu'il effectuera en Ontario dans le cadre de son étude spéciale sur la politique de la sécurité nationale.
Puisque la requête respecte l'enveloppe budgétaire déjà approuvée pour l'activité et que le cooût approximatif par personne correspondant à peu près au montant indiqué dans la proposition budgétaire initiale, votre sous-comité recommande d'approuver la demande. Même si votre sous-comité recommande l'approbation, certains membres se sont dits préoccupés par le fait que la lettre demandant le changement ne précisait pas si la question avait été étudiée par le comité permanent ou le comité directeur.
À l'avenir, votre sous-comité aimerait recevoir la confirmation que le comité concerné ou son comité directeur, selon le cas, a étudié tous les changements importants qu'on propose d'apporter au plan et budget de voyage.
Alors respectueusement soumis, les membres du sous-comité, et je propose l'adoption de ce rapport.
Le président : Y a-t-il des questions?
Le sénateur Massicotte : Je présume que si l'on adopte le rapport, la politique proposée, le comité devra toujours approuver les recommandations. C'est ce que vous proposez.
Le sénateur Robichaud : Ce n'est pas une recommandation. On dit tout simplement qu'on apprécierait recevoir.
Le sénateur Fox : Dans ce cas-ci, avez-vous reçu confirmation que le comité au complet a approuvé la demande?
Le sénateur Robichaud : Comme je le dis dans le rapport, nous avons reçu une lettre du président du comité.
Le sénateur Fox : Pourquoi on dirait :
[Traduction]
À l'avenir, votre sous-comité apprécierait recevoir la confirmation ...
Pourquoi cela ne serait-il pas applicable dans le cas présent?
[Français]
Le sénateur Massicotte : Quelle est la réponse à la question?
Le sénateur Robichaud : La réponse à la question c'est que dans ce comité, ils ont une manière différente de faire les choses que les autres comités. Alors, je ne veux pas aller plus en détails. Ce comité a décidé que dans certaines parties du budget, on divisait entre les deux parties qui siègent au comité, c'est un peu différent de ce qui se fait ailleurs. La lettre est venue du président. Ce sont des changements importants, mais cela reste à l'intérieur de ce qu'on avait approuvé, d'autant plus que les cooûts par personne, il y a moins de personnes qui vont voyager, mais les cooûts par personne se comparent. En fait, dans l'ancien budget le voyage aurait cooûté 3 470 $ par personne et la copie révisée est de 3 683 $. Par contre, il y a une réduction de 19 000 $ sur ce point.
Alors on a jugé que cela tombait dans l'enveloppe et qu'on était mal placé pour refuser un changement qui signifiait une économie de 19 000 $.
Le sénateur Massicotte : La réponse au sénateur Fox est donc non? Le comité a-t-il approuvé la recommandation du président?
Le sénateur Robichaud : Je ne crois pas, non. On dit que « on apprécierait ». On ne veut pas s'imposer aux comités; les comités ont une certaine autonomie, mais pour faciliter notre travail, on ne veut pas avoir à questionner continuellement les membres. Il serait plus simple pour le greffier du comité d'avoir une demande soumise au sous- comité du programme et de la procédure. Nous croyons qu'en demandant des petites choses, on aura un processus qui fonctionnera bien.
[Traduction]
Le président : Dans son rapport, le sénateur Robichaud ne demande pas une approbation pour voyager, mais plutôt pour utiliser un moyen de transport différent de celui prévu dans un budget qui avait déjà été approuvé par le comité.
[Français]
Le sénateur Comeau : J'ai deux questions, j'étais sous l'impression qu'un comité qui devait voyager avait l'autorité de voyager par les moyens les plus économiques, soit l'autobus, un avion commercial ou un avion privé. J'ai toujours été sous l'impression que le comité même avait cette flexibilité de faire le choix de son moyen de transport. Étais-je dans l'erreur dans mon interprétation?
Le sénateur Robichaud : Non, vous n'êtes pas dans l'erreur, mais lorsque le président du comité nous fait parvenir une lettre pour faire des changements, on se doit de regarder de quelle façon les changements sont faits à l'intérieur de ce que le Sénat avait déjà adopté, pour être soûr qu'on ne dépasse pas et qu'on ne change pas la nature de l'activité.
Le sénateur Comeau : Je me pose la question : Pourquoi le président aurait besoin de venir nous voir pour faire un changement de ce genre, qui demeure à l'intérieur des normes qui lui sont permises? Je croyais qu'il était permis de le faire, que le comité pouvait le faire.
Le sénateur Massicotte : S'ils l'ont demandé, c'était qu'ils avaient une bonne raison.
Le sénateur Robichaud : Dans un premier temps, dans le premier budget soumis à ce comité, on parlait de noliser un autobus et de faire le tour des bases militaires, une combinaison par vol, par autobus et par d'autres moyens avec un certain nombre de sénateurs et de personnes qui travaillent au comité. Mais les nombres ont changé, ce qui a permis peut-être de voyager avec un avion nolisé plus petit, ce qui réduirait le nombre de jours dont le comité a besoin pour faire son étude et aussi il y a moins de personnes qui voyagent.
Le sénateur Comeau : Cela change les choses. Du moment oé on change le nombre de personnes qui voyagent. Cela répond à ma question.
Ma deuxième question a trait aux paroles que vous avez mentionnées : « il aimerait recevoir ». Dans le cas oé le sous-comité du programme et de la procédure et le comité a une lettre du président et non pas une lettre du comité. Ce n'est pas une lettre du comité directeur, c'est une lettre du président et pour vous faciliter la tâche, vous aimeriez qu'à l'avenir, ce soit une lettre du sous-comité du programme et de la procédure. Alors pourquoi ne pas insister qu'à l'avenir, un comité qui souhaite faire un changement de cette envergure vienne au moins « insister » plutôt que d'utiliser le mot « aimerait ».
Le sénateur Robichaud : Probablement que dans un prochain rapport, si on ne tient pas compte de notre suggestion, on utilisera un terme un peu plus fort.
Le sénateur Comeau : J'aimerais le voir à ce moment-ci.
[Traduction]
Le président : Il s'agit quelque peu d'une question d'équilibre : nous ne voulons pas nous ingérer dans les affaires des comités ou laisser croire que nous tentons de dire aux comités comment ils doivent travailler.
Le sénateur Comeau : Si je peux me permettre, monsieur le président, nous ne disons pas au comité quoi faire en ce moment. Nous disons quoi faire à la personne qui occupe le fauteuil, donc qui préside.
Le président : En français, on l'appelle « le président ».
Le sénateur Comeau : J'essaie de dire qu'il n'est pas le dirigeant; il préside le comité. Nous ne répondons pas à une demande du comité mais plutôt à la personne qui préside un comité au nom de ses membres. Nous ne disons pas au comité que nous n'approuvons pas sa demande. Nous disons à la personne qui est censée représenter la position d'un comité que nous ne sommes pas d'accord. Voilà la distinction que je fais.
[Français]
Le sénateur Robichaud : Je comprends bien ce que vous dites, mais le sous-comité considère ce qui nous arrive. Lorsque le voyage aura lieu et de la façon qu'on le propose, alors je crois que le comité a un rôle à jouer, mais on ne va pas leur dire ce qu'ils ont à faire. Ce sont tous des honorables sénateurs, qui comprennent très bien le rôle d'un président, d'un vice-président, d'un comité directeur et d'un comité.
Le sénateur Comeau : Un honorable sénateur, les autres n'ont pas fait partie aucunement de la demande, d'après ce que je peux voir.
Le sénateur Robichaud : Je ne peux pas l'affirmer. Je vous dis tout simplement qu'on a reçu une lettre signée par le président du comité.
[Traduction]
Le président : Nous avons une motion du sénateur Robichaud pour adopter le dix-septième rapport. Tous ceux qui sont pour? Tous ceux qui sont contre?
Adopté.
(La séance se poursuit à huis clos.)