Dans le cadre de son engagement envers la transparence, l'efficacité et de responsabilité, et afin de respecter la Loi sur l’accès à l’information, le Sénat divulgue publiquement, chaque trimestre, ses dépenses et ses contrats. Dans les rapports de divulgation, sont décrits en détail :

• les frais de bureau, de subsistance, d’accueil et de déplacement des sénateurs pour l’exercice de leurs fonctions parlementaires;
• les frais de voyage et d’accueil des comités;
• les frais de voyage et d’accueil des employés de l’Administration du Sénat;
• les contrats des sénateurs et des agents supérieurs du Sénat;
• les contrats de l’Administration du Sénat de 10 000 $ ou plus.

Les rapports de divulgation publique sont publiés dans un délai de 60 jours après chaque trimestre. Les frais sont publiés au cours du trimestre pendant lequel l’Administration du Sénat les traite et les paie, lequel n’est pas nécessairement le même trimestre que celui au cours duquel ils sont engagés.

Les rapports n’indiquent pas les dépenses engagées lors des déplacements pour une association parlementaire, car c’est la Chambre des communes qui les divulgue. Un lien est disponible sous l’onglet « Comités / Affaires internationales et interparlementaires (AII) ».

Rapport de divulgation publique des dépenses des sénateurs

En vertu de la Loi sur le Parlement du Canada et des lois portant octroi de crédits, le Parlement fournit des ressources au Sénat, qui, à son tour, alloue des ressources aux sénateurs, comme un espace de bureau, du mobilier et du matériel, ainsi qu’un budget pour leur permettre d’embaucher du personnel et des entrepreneurs, et d’acheter des fournitures de bureau. En outre, le Sénat rembourse les dépenses engagées par les sénateurs pour leurs déplacements et leur logement, ainsi que les frais connexes admissibles encourus dans l’exercice de leurs fonctions parlementaires.

Le Règlement administratif du Sénat et d’autres politiques régissent l’utilisation par les sénateurs des ressources du Sénat, qui doivent seulement servir à l’exercice de leurs fonctions parlementaires. Les sénateurs sont tenus de rendre compte de leurs décisions et de leurs actes liés à l’utilisation de ces ressources. Le Sénat a établi des règles et des politiques qui régissent les dépenses qui peuvent être remboursées. De plus, un solide cadre de gestion des finances permet de garantir qu’il assume uniquement les dépenses légitimes et raisonnables.

Au sens du Règlement administratif du Sénat, les fonctions parlementaires s’entendent des « responsabilités et activités se rattachant au rôle du sénateur ou au Senat, où qu’elles soient exercées, et qui peuvent comprendre les engagements publics et officiels exécutés ou non de manière partisane. Ne sont pas comprises parmi les fonctions parlementaires : a) les activités liées à l’élection d’un député à la Chambre des communes sous le régime de la Loi électorale du Canada; […] e) les intérêts commerciaux privés d’un sénateur ou d’un membre de sa famille ». À ce titre, les ressources ne peuvent être utilisées pour des campagnes d’investiture, une campagne électorale ou des activités privées.

Le rapport de divulgation publique des dépenses des sénateurs est divisé en cinq sections :

• les dépenses de bureau (à l’exclusion du salaire et avantages sociaux);
• les frais de subsistance dans la Région du Parlement;
• les frais d'accueil;
• les frais de voyage liés à l’exercice des fonctions parlementaires;
• les contrats octroyés;

De plus, l’onglet Sénateurs autres fait apparaître les frais de voyage des sénateurs imputées au budget de l'Administration (plutôt qu’au budget de voyage du sénateur), notamment pour de la formation linguistique.

Dépenses de l’administration du Sénat

Pour fonctionner comme une institution moderne, efficiente et efficace, le Sénat a besoin d’un soutien administratif et procédural. L’Administration du Sénat, qui est composée de cadres supérieurs et d’employés de l’Administration qui les appuient, fournit ce soutien. L’Administration du Sénat fournit aux sénateurs des services qui leur permettent d’accomplir leur travail, en leur offrant un soutien en matière de procédure, de sécurité, d’administration financière, de ressources humaines, de communications, d’entretien des immeubles, de gestion des biens et des ressources de technologies de l’information.

Les dépenses qui sont divulguées dans cette catégorie sont celles effectuées par tous les employés de l'Administration du Sénat, et se divisent en deux catégories :

• les frais d’accueil ;
• les frais de voyage.

Ces frais sont affichés à l’aide d’un modèle semblable à celui utilisé pour les sénateurs.

Contrats de l’administration du Sénat

L’Administration du Sénat divulgue les nouveaux contrats et les amendements ayant une valeur de 10 000 $ et plus. La Politique du Sénat sur l'approvisionnement établie les exigences en matière d’activités d’approvisionnement et des processus d’affaires sont en place afin d’assurer leur respect.