Comités
Demande de remboursement des frais des témoins pour les comités du Sénat : procédure et lignes directrices
Merci d’avoir accepté d’être témoin devant un comité du Sénat. Le présent document explique comment et quand demander le remboursement des dépenses admissibles liées à votre comparution. Il fournit également les lignes directrices à suivre pour remplir le formulaire de demande de remboursement.
Si vous croyez que vous engagerez des dépenses liées à votre comparution en tant que témoin, veuillez lire les présentes lignes directrices dans leur intégralité. Vous voudrez peut-être les avoir à portée de main pour vous y référer lorsque vous préparerez votre comparution et lorsque vous remplirez le formulaire par la suite. Vous pourrez télécharger le formulaire après avoir lu les lignes directrices.
Soumettre vos dépenses de manière exacte permettra au Sénat de les traiter et de vous rembourser le plus rapidement possible.
Le terme « vous », utilisé tout au long des présentes lignes directrices, réfère au témoin du comité dont le remboursement des dépenses est réclamé.
Procédure
Avant votre comparution
Indiquez votre intention de vous déplacer
Informez le greffier du comité dès que possible que vous avez l’intention de demander le remboursement de frais. Indiquez si plus d’un témoin par organisation a l’intention de demander le remboursement de frais de déplacement. Le président du comité doit approuver préalablement toute demande relative à un deuxième témoin d’une même organisation. Veuillez consulter le greffier du comité pour plus d’informations.
Organisation des déplacements
Si vous prévoyez engager des frais de déplacement, vous devez prendre connaissance des lignes directrices sur les frais ci-dessous avant d’organiser des déplacements. Lors de la réservation de vos déplacements, n’oubliez pas que vous ne pouvez demander le remboursement que des frais suivants :
- Le moyen de transport le plus économique disponible et offrant l’itinéraire le plus direct possible entre votre lieu de résidence ou de travail et le lieu de comparution devant le comité.
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- Direct: Le Sénat ne remboursera pas les frais supplémentaires liés à des itinéraires indirects ou à des escales pour des motifs personnels ou non liés aux affaires du Sénat.
- Économique: Dans la mesure du possible, veuillez acheter des billets à prix réduit.
- Le nombre minimal de nuitées requis aux fins de votre comparution.
- Frais admissibles pour les repas pendant vos déplacements.
Veuillez consulter les lignes directrices ci-dessous pour obtenir de plus amples renseignements sur les frais de déplacement admissibles au remboursement.
Gardez vos documents de déplacement
Avant et pendant le déplacement, vous devez conserver une copie de l’ensemble des reçus, des factures et des pièces justificatives. Vous devrez les soumettre avec le formulaire de demande après votre comparution.
Gestion des annulations
Si la comparution devant le comité est reportée ou annulée, tous les frais ou pénalités pour modification ou annulation de billet sont payés par le comité, jusqu’à concurrence du montant du billet à prix réduit.
Si vous obtenez des crédits au moment de l’annulation du billet, vous devrez les utiliser aux fins de vos déplacements ultérieurs pour assister à une autre réunion du comité, si vous êtes convoqué de nouveau.
Préparation à la comparution par Zoom
Si vous comparaissez par Zoom, vous devez confirmer au greffier du comité que vous possédez un casque d’écoute approuvé ou que vous avez l’intention d’en acheter un. Vous ne pouvez pas comparaître par Zoom si vous n’utilisez pas un casque approuvé.
Demande de mesures d’adaptation pour l’accessibilité ou de soutien en santé mentale
Si vous avez besoin d’exemptions aux présentes lignes directrices pour des raisons d’accessibilité, certains coûts supplémentaires peuvent être admissibles à un remboursement.
Certains coûts liés aux services de soutien ou de consultation en santé mentale en rapport avec votre comparution peuvent aussi être admissibles à un remboursement.
Veuillez discuter de vos besoins avec le greffier du comité avant d’engager des dépenses.
Après votre comparution
Soumission de votre demande dans les délais
Vous devez soumettre votre demande dans les 60 jours civils suivant votre comparution en tant que témoin. Les demandes soumises après ce délai pourraient être refusées.
Assurez-vous que vos demandes de remboursement sont valides
Les demandes qui ne sont pas établies correctement, qui ne portent pas la signature du témoin ou qui ne sont pas accompagnées des reçus ou des autres pièces justificatives nécessaires pourraient être renvoyées au témoin par le greffier du comité, qui indiquera les raisons pour lesquelles la demande n’a pas été traitée.
Pour que votre demande soit prise en considération, vous devez :
- La soumettre au greffier du comité en utilisant le Formulaire de demande de remboursement des frais des témoins pout les comités du Sénat (ce formulaire peut être téléchargé à partir du bas de la présente page, mais vous pouvez en demander une copie papier ou PDF auprès du greffier du comité);
- Soumettre l’ensemble des reçus, des factures et des pièces justificatives demandés avec le formulaire de demande;
- Faire clairement état de la date, du type de dépense et de l’objet des frais;
- Signer le formulaire.
Envoi de votre demande au comité
Le Sénat accepte les copies numérisées, photographiées et imprimées du formulaire de demande, des reçus et des autres documents, ou les originaux. Veuillez consulter le greffier du comité si vous avez besoin de plus de précisions.
Une fois le formulaire rempli et signé, vous devez l’envoyer, ainsi que toutes les pièces justificatives, au greffier du comité par courriel ou par courrier ordinaire à l’adresse ci-dessous (en franchise postale) :
Lignes directrices sur les frais des témoins
1.0. Transport
Veuillez noter que les témoins résidant dans la région de la capitale nationale ne peuvent pas demander le remboursement des frais de déplacement, d’hébergement ou de repas ou des frais accessoires couverts dans la présente section. Veuillez consulter le greffier du comité si vous n’êtes pas certain que votre lieu de résidence se trouve dans la région de la capitale nationale.
Voyage par avion, train ou autobus
1.1. Reçus d’avion, de train ou d’autobus: Un reçu constituant une preuve de paiement doit accompagner le formulaire de demande de remboursement des billets d’avion, de train ou d’autobus.
Vos frais seront remboursés jusqu’à concurrence du prix d’un billet aller-retour en classe économique selon l’itinéraire le plus direct possible entre votre lieu de résidence ou de travail et le lieu de la comparution devant le comité.
Déplacement par véhicule personnel
1.2 Taux par kilomètre : Si vous demandez un remboursement pour un déplacement par véhicule personnel, les taux du Conseil national mixte par province et territoire (en cents par kilomètre, taxes incluses) s’appliquent jusqu’au tarif aérien maximal équivalent en classe économique. Si vous voyagez à travers plusieurs provinces ou territoires, veuillez demander le taux de la province ou du territoire d’immatriculation du véhicule.
1.3 Carte routière : Vous devez joindre à votre demande la carte de l’itinéraire que vous avez emprunté, sous forme de lien (p. ex., dans Google Maps) ou de carte imprimée. La carte doit indiquer les adresses de départ et d’arrivée ainsi que le nombre de kilomètres dont le remboursement est réclamé.
1.4. Stationnement : Les frais de stationnement peuvent être remboursés. Vous devez joindre les reçus de stationnement originaux à votre demande.
1.5. Taxis : Le remboursement des taxis pourrait être approuvé. Vous devez joindre les reçus de taxi originaux à votre demande.
2.0. Hébergement
2.1. Frais de location de chambre maximaux : Le Sénat ne remboursera que le nombre minimal de nuitées requises aux fins de votre comparution. Vous devez consulter le greffier avant de réclamer des nuitées supplémentaires.
Veuillez demander le tarif du gouvernement de l’hôtel. Seuls les frais de location de chambre, jusqu’à concurrence de 300 $ par nuit (y compris les frais applicables), la TPS applicable et la taxe de vente provinciale OU la TVH seront remboursés. Le service aux chambres et les autres dépenses personnelles ne seront pas remboursés.
Si vous séjournez dans la région de la capitale nationale, vous pouvez consulter notre liste d’hôtels à proximité du Sénat.
Vous devez joindre à votre demande les reçus pour l’hébergement à l’hôtel.
2.2. Hébergement privé non commercial : Vous pouvez demander un remboursement pour un hébergement privé non commercial (p. ex., chez un ami ou un membre de la famille) au taux de 50 $/nuit. Vous n’avez pas besoin de joindre à votre demande des reçus pour l’hébergement privé non commercial.
2.3 Autres frais d’hébergement : D’autres frais d’hébergement non abordés dans les présentes lignes directrices peuvent également être remboursables. Veuillez consulter le greffier du comité avant d’engager ces frais. Vous devrez peut-être joindre à votre demande des reçus pour les autres frais d’hébergement.
3.0 Repas et frais accessoires
Le Sénat remboursera les frais de repas et les frais accessoires (p. ex., lessive, nettoyage à sec) jusqu’à concurrence des indemnités journalières maximales établies par le Conseil national mixte.
Les repas admissibles au remboursement sont déterminés par l’heure à laquelle vous quittez votre résidence ou lieu de travail pour la réunion devant le comité et l’heure à laquelle vous retournez à votre résidence ou lieu de travail.
Si vous avez quitté votre résidence ou lieu de travail après…
9 h Non admissible à l’indemnité pour le petit déjeuner.
14 h Non admissible aux indemnités pour le petit déjeuner et le déjeuner
20 h Non admissible aux indemnités pour frais de repas
Si vous êtes retourné à votre résidence ou lieu de travail…
Avant midi Admissible à l’indemnité pour le petit déjeuner
Après midi Admissible aux indemnités pour le petit déjeuner et le déjeuner
Après 19 h Admissible à toutes les indemnités pour frais de repas
Vous ne pouvez pas demander un remboursement de repas lorsqu’un repas gratuit a été offert (p. ex., petit déjeuner inclus à l’hôtel, ou repas d’avion ou de train).
Vous pouvez demander le remboursement de frais accessoires pour chaque journée complète ou partielle en déplacement lorsque votre déplacement comprend au moins une nuitée.
Vous n’avez pas besoin de joindre des reçus à votre demande pour les repas ou les frais accessoires.
4.0. Casques d’écoute
Si vous comparaissez devant le comité par Zoom et que vous n’avez pas de casque approuvé, vous devez acheter un modèle de la liste des casques d’écoute approuvés avant votre comparution.
Vous pouvez soumettre une demande de remboursement pour un casque d’écoute approuvé, accompagnée de la preuve d’achat, après votre comparution, jusqu’à un montant maximum de 250 $ par casque d’écoute approuvé avant taxes et frais d’expédition.
5.0. Mesures d’adaptation et soutien
5.1 Si vous avez besoin de mesures d’adaptation pour l’accessibilité liées aux déplacements, à l’hébergement ou à d’autres dépenses liées à votre comparution devant le comité, certains frais pourraient être admissibles à un remboursement.
5.2 Si vous avez besoin de services de soutien en santé mentale ou de consultation culturellement adaptée (p. ex., rencontrer un aîné) en rapport avec votre comparution, vous pouvez demander un remboursement d’au plus 500 $. Vous devez joindre à votre demande un reçu pour le service fourni.
Veuillez consulter le greffier du comité concernant vos besoins avant d’engager des frais liés aux mesures d’adaptation ou au soutien.
En téléchargeant le Formulaire de demande de remboursement des frais des témoins pour les comités du Sénat, vous reconnaissez que vous avez lu les présentes lignes directrices et acceptez de vous y conformer.