Délibérations du Comité permanent de la
Régie interne, des budgets et de l'administration
Fascicule 2 - Témoignages du 8 mai 2014
OTTAWA, le jeudi 8 mai 2014
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration se réunit aujourd'hui, à 9 heures, pour étudier des questions administratives et d'autres questions.
Le sénateur Noël A. Kinsella (président) occupe le fauteuil.
[Traduction]
Le président : Le premier point à l'ordre du jour est l'adoption du procès-verbal de notre dernière réunion. L'adoption est proposée par le sénateur Tkachuk. D'accord?
Des voix : D'accord.
Le président : Le procès-verbal est adopté. Y a-t-il des questions urgentes liées aux travaux dont il est question dans ce procès-verbal? Je pense que tout est couvert dans notre ordre du jour. Par conséquent, nous passons au deuxième point, soit une mise à jour du projet de réfection de l'édifice de l'Est. Brigitte nous aidera à ce chapitre.
Nos collègues du comité directeur ont tenu une autre réunion avec la sous-ministre adjointe de Travaux publics, qui était accompagnée d'un de ses ingénieurs principaux. J'aimerais vous faire part de ce que ces derniers nous ont dit lors de la réunion et des conseils qu'ils nous ont donnés. À l'arrière de l'édifice du Centre, il y a deux grandes tours de ventilation, l'une du côté ouest, l'autre du côté est. En raison d'activités séismiques dans la région, elles sont maintenant en péril. Beaucoup d'entre nous se souviennent du jour, il y a environ un an, où un tremblement de terre assez important s'est produit pendant que nous siégions. Les tours ont bougé à ce moment-là.
Il faudra installer des barres verticales pour renforcer les murs de ces tours, et ensuite, il faudra renforcer les travaux de brique. Selon les techniciens, il faut faire ces travaux immédiatement, au lieu d'attendre de libérer l'édifice en 2018, comme prévu, étant donné que les tours de ventilation sont en très mauvais état.
Du côté est, au-dessus de l'entrée latérale et des salles qui sont occupées par le bureau du whip, il y a une autre tour qu'on appelle le pavillon. Le pavillon a plusieurs problèmes, notamment le toit — soit un ancien toit en cuivre qui est en train de se défaire — et les briques du pavillon, qui sont en train de tomber. Par conséquent, les techniciens ont fait valoir, preuves à l'appui, qu'ils doivent faire ces travaux immédiatement. Ils ont l'intention de les commencer ce printemps.
Sur le plan technique, il faudra installer des échafaudages le long du côté est de l'édifice et d'une partie du coin nord-est, de même que le long des murs de la tour de ventilation du côté de la Chambre des communes. D'ici quelques semaines, les échafaudages seront installés. Ensuite, ils seront recouverts de la même façon colorée — comme le sénateur Munson l'a décrit —, qu'on l'a fait à la tour ouest. Voilà donc pour ce côté. Quant aux tours, un matériel différent sera utilisé en raison de la nature des tours. Par conséquent, il y aura deux tours vertes à l'arrière et une tour blanche sur le côté.
Nous les avons pressés d'attendre que nous quittions l'édifice, en 2018, mais ils ne peuvent pas attendre. Selon eux, il n'y a pas d'alternative. Ils ont bien écouté nos préoccupations, notamment celles que nous avons soulevées au comité. Pendant que la Chambre des communes et le Sénat siègent, il ne faudra pas qu'ils fassent des travaux de construction bruyants. Ils nous ont répondu qu'ils n'effectueraient pas de travaux pendant les heures où le Sénat siège, même si cela voudra dire qu'ils devront travailler plus tard dans la journée ou même travailler de 21 heures à 6 heures. Ils s'adapteront donc à notre horaire, et ils respecteront le fait que, pendant que nous siégeons, il nous faut un environnement peu bruyant.
Toutefois, on s'occupera de la ventilation pour nos collègues qui occupent les bureaux du côté est. On installera du matériel de climatisation et de ventilation, mais en ce qui concerne la lumière du jour, ils essayeront de maintenir le niveau d'éclairage nécessaire dans les bureaux concernés à l'aide de bougies, car nos fenêtres seront recouvertes d'une toile, tout comme le seront celles bureau du président. Voilà pour ce qui est du rapport. J'invite maintenant Brigitte à faire connaître au comité des renseignements plus techniques.
Brigitte Desjardins, directrice, Direction de la planification des biens immobiliers du Sénat, Sénat du Canada : Bonjour, honorables sénateurs. Vous avez si bien résumé la réunion que je vais pouvoir mettre de côté deux pages de mes notes d'allocution.
Pour faire suite au résumé du président, je fais présentement circuler des photos qui nous ont été fournies par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada. Vous pouvez voir l'étendue des dommages, notamment en ce qui concerne les travaux de maçonnerie et le toit.
Honorables sénateurs, en regardant ces photos, cela m'a fait beaucoup penser à la vidéo que je vous ai présentée il y a environ deux ans, je crois. Elle vous montrait l'étendue de la détérioration de la tour nord-ouest de l'édifice de l'Est, qui devait aussi faire l'objet de travaux de réfection. Vous vous souviendrez de l'état dans laquelle la tour se trouvait quand je suis montée sur le toit à l'aide des échafaudages. Quand nous avons appliqué de la pression à une tige en acier, nous avons vu une crevasse imposante qui nous permettait de voir à travers la lucarne, qui était justement soutenue par les tiges en acier.
Je suis heureuse, mais surtout soulagée de voir que ces problèmes ont été réglés. Je ressentirai la même chose quand les travaux des tours de ventilation et du pavillon de l'édifice du Centre seront terminés.
Je n'ai pas grand-chose à ajouter parce que vous avez fait un excellent résumé. Toutefois, je suis ravie de vous faire part du fait que, lors de la réunion, Mme Chahwan a promis aux membres du comité que l'installation du monument de la guerre de 1812 n'aura aucune incidence sur le monument de sir Wilfrid Laurier, étant donné qu'il sera déplacé de son emplacement actuel.
Le président : Si vous me le permettez, je vais ajouter quelque chose. Nous avons demandé à Travaux publics de nous fournir une estimation du coût des travaux.
Les membres du comité se souviendront qu'une des options que le ministère des Travaux publics avait envisagée comme enceinte temporaire du Sénat, c'était de construire une enceinte fortifiée. Le ministère a économisé des centaines de millions de dollars du fait que les sénateurs ont dit qu'ils préféraient être installés au Centre de conférences du gouvernement. Il avait déjà prévu rénover le centre pour qu'il soit à la disposition de l'ensemble du gouvernement à long terme; le coût des modifications nécessaires pour y installer le Sénat pendant 10 ans sera donc minime.
Notre comité a permis au gouvernement d'économiser des centaines de millions de dollars parce que nous avons pris le temps de nous déplacer et de visiter le centre, sous la direction du sénateur Tkachuk. Dans le cadre de cette récapitulation, pourriez-vous rappeler aux sénateurs quel sera, selon les estimations, le coût des travaux aux deux tours de ventilation et à la tour du pavillon?
Mme Desjardins : L'estimation dont on nous a fait part est de l'ordre de 21 millions de dollars. Le fait de pouvoir effectuer ces travaux maintenant réduira le coût des travaux de réfection de l'édifice du Centre, qui commenceront en 2018. Les travaux qui seront effectués maintenant n'auront pas à être refaits en 2018. Par conséquent, le fait de pouvoir régler cette question de santé et sécurité, dont le gouvernement est responsable, présente des avantages, et les travaux n'auront pas à être effectués de nouveau au moment où l'édifice sera vidé.
Le président : Il s'agit d'une somme d'argent importante, mais voilà ce qu'il faut payer pour remettre en état de vieux édifices en utilisant la technique à laquelle les techniciens ont recours. Il est important de se souvenir que nous sommes les locataires de ces installations. Aux yeux du ministère de TPSGC, il en est le propriétaire. D'ailleurs, il est responsable d'édifices publics de toutes sortes, non seulement dans la région de la capitale nationale, mais aussi dans l'ensemble du Canada. Ce n'est donc pas le Sénat qui supportera les coûts. En fait, nous surveillons les travaux, afin de minimiser les dépenses, mais il s'agit d'une somme d'argent importante. Comme nous le savons, et comme les Canadiens le savent, la remise en état de l'édifice de l'Ouest coûte très cher.
Le sénateur Munson : J'aimerais poser une question. Je suppose que nous pourrions procéder à une explosion contrôlée et simplement tout faire sauter, pour ensuite tout reconstruire. C'est une blague — une mauvaise blague.
Toutefois, la blague a servi à capter votre attention. Mais bon sang, la remise en état des édifices sur la Colline du Parlement entraîne beaucoup de travaux et beaucoup de dépenses. Toutefois, de toute évidence, ces travaux doivent être effectués.
Pour commencer, quelle sera la durée des travaux à la section qui est présentement recouverte d'une toile? Deux ans? Dans certains pays modernes, quand on construit des gratte-ciel gigantesques, les ouvriers travaillent 24 heures par jour. Ils installent des systèmes d'éclairage et travaillent la nuit pour les construire. Je reconnais que cette façon de procéder coûte très cher, mais est-ce que le ministère des Travaux publics prévoit faire faire des travaux la nuit?
Parfois, il me semble que nous vivons dans un monde où tout se fait de 9 à 5. Certains des travaux requis exigent une grande qualité d'exécution. Nous sommes très fiers des travaux qui sont effectués dans les deux tours de l'édifice de l'Ouest, notamment les travaux de maçonnerie, qui sont exemplaires. Quoi qu'il en soit, tout le monde rentre à la maison à une certaine heure; or, compte tenu du marché du travail et de la situation économique dans la région, il me semble qu'il serait logique de faire ces travaux le plus rapidement possible.
Le président : La ministre adjointe, la sous-ministre adjointe et l'ingénieur en chef ont dit que les travaux seraient effectués la nuit pour éviter de faire du bruit pendant que le Sénat siège. Toutefois, j'ignore si les travaux seront effectués 24 heures sur 24, 7 jours par semaine. Pouvez-vous répondre à cette question?
Mme Desjardins : Oui. Les travaux qui seront effectués le jour, feront peu de bruit. Les travaux les plus bruyants seront effectués entre 21 heures et 6 heures. D'ailleurs, vous voyez probablement de la lumière à l'intérieur des échafaudages de l'édifice de l'Ouest. Des travaux se font la nuit pour faire avancer les travaux; d'ailleurs, on a fait la même chose à la tour nord-ouest. Par conséquent, on procédera de la même façon pour l'édifice de l'Est et la tour de ventilation.
Le sénateur Munson : En ce qui concerne la ventilation et l'éclairage, je m'inquiète surtout des membres de notre personnel. Ils sont obligés de travailler derrière la toile pendant longtemps. Êtes-vous convaincue qu'ils bénéficieront de toute la lumière naturelle possible et de la ventilation nécessaire pour bien faire leur travail? Je crois que cela sera très difficile pour eux. Ils travaillent dans leurs bureaux de 8 à 12 heures par jour.
Mme Desjardins : La santé et la sécurité des occupants sont très importantes, et nous avons l'intention de travailler en étroite collaboration avec le ministère pour assurer le confort des occupants. Si jamais les occupants éprouvent certains désagréments, il est certain que nous trouverons une façon de les atténuer.
Le sénateur Munson : Merci.
La sénatrice Marshall : Merci, monsieur le président. Brigitte, vous avez dit qu'il faudra deux ans pour faire les travaux. Va-t-on les commencer immédiatement?
Mme Desjardins : Cet été.
La sénatrice Marshall : J'imagine que les travaux seront terminés en juin 2016.
Mme Desjardins : Vers la fin de l'automne, en novembre ou décembre 2016.
La sénatrice Marshall : Ces travaux ont donc fait l'objet d'appels d'offres, des contrats ont été attribués et tout est prêt?
Mme Desjardins : Les contrats pour les tours de ventilation viennent tout juste d'être attribués, et les contrats pour le pavillon est de l'édifice du Centre sont sur le point d'être attribués.
La sénatrice Marshall : D'accord. Travaux publics est donc le propriétaire. Quand est-ce qu'on s'est rendu compte qu'il y avait un problème? Le séisme s'est produit il y a trois ans, et j'ai cru comprendre qu'il n'avait créé aucun dommage; de toute évidence, ce n'est pas le cas.
Mme Desjardins : Le ministère entreprend régulièrement des travaux d'exploration de ces édifices en raison de leur âge. Il en fait présentement du côté est de l'édifice de l'Est. Vous avez probablement vu les échafaudages. Ces travaux d'exploration portent sur les travaux de maçonnerie. L'été dernier, des travaux similaires ont été effectués au pavillon est de l'édifice du Centre, et c'est là qu'on s'est rendu compte que la détérioration était beaucoup plus étendue que prévue.
La sénatrice Marshall : D'accord, et cela s'est produit l'année dernière?
Mme Desjardins : Oui, au cours de l'été et de l'automne.
La sénatrice Marshall : Donc, pendant les inspections. C'était ma question.
Le sénateur Lang : On a répondu à ma principale question en répondant à celle sur la durée des travaux. Si vous me le permettez, j'aimerais faire quelques remarques. Ayant vécu en Alaska, j'ai fait l'expérience d'un certain nombre de séismes là-bas, j'ai été très surpris d'apprendre la force du séisme qui s'est produit ici il y a deux ans. Je n'avais aucune idée que les secousses avaient été aussi extrêmes.
À mon avis, l'essentiel — et j'aimerais que ceci figure dans le compte rendu —, c'est qu'il est question de 21 millions de dollars. En fait, si vous décidiez de faire un appel d'offres pour construire un nouvel édifice, je crois que vous seriez très surpris de voir que, tout compte fait, cela reviendrait à environ le même montant d'argent. Nous ne pouvons faire abstraction des coûts réels d'un nouvel édifice comparativement à la remise en état de nos édifices historiques ici, au Parlement.
J'aimerais faire une autre remarque. J'ai demandé que ces photos soient circulées aux gens des médias qui sont ici, pour qu'ils voient les risques importants que présenteraient ces édifices si nous ne faisions pas ces travaux. C'est important parce que, de toute évidence, nous n'avons pas le choix. Nous devons aller de l'avant et vivre avec les contraintes qui nous sont imposées. Je n'ai aucun doute que les travaux seront bien faits. Voilà mes remarques.
La sénatrice Fraser : Je suis désolée, mais je ne comprends toujours pas où exactement les travaux seront effectués. Quand on parle du pavillon est, parle-t-on de l'ensemble du coté est de cet édifice? De quoi parlons-nous exactement, et qu'est-ce que la toile couvrira exactement?
Le président : La toile commencera à votre bureau, qui est situé au coin du côté est, et ira jusqu'à l'arrière de mon bureau, pour ensuite couvrir 50 pieds à l'arrière. La toile partira du bas et ira jusqu'en haut de l'édifice.
La sénatrice Fraser : Devant l'immeuble également?
Le président : Non.
La sénatrice Fraser : On ne règlera pas la question. Merci. J'ai un beau graphique. Merci. Je me retire.
Le président : Honorables sénateurs, voilà notre rapport à ce sujet. Si vous êtes d'accord, nous allons passer au point no 3 : Services de télécommunications à l'extérieur de la Colline du Parlement. Les pages 4 à 7 de la note d'information contiennent des renseignements à ce sujet. De plus, pour ceux d'entre vous qui suivent les médias, il y a un article intéressant qui parle des sénateurs qui n'utilisent pas leur carte de sécurité à la maison. Est-ce que cela a trait aux télécommunications?
Une voix : Demandez-le au journaliste.
[Français]
Hélène Bouchard, directrice, Services d'information : Honorables sénateurs, lors de la rencontre du 25 février dernier, ma collègue, Nicole Proulx, accompagnée de Jim Cook ici présent, vous proposait de mettre en place une nouvelle directive administrative concernant les services de télécommunications qui sont installés à l'extérieur de la colline du Parlement.
Comme nous l'avons indiqué, nous sommes périodiquement confrontés à des défis sur le plan de la facturation et des services pour des raisons de propriété. De plus, il n'y a aucune norme établie en ce qui a trait au montant alloué pour ces services et aux options auxquelles vous avez droit, et quant à la façon dont ces dépenses sont soumises à la Direction des finances.
À la suite de la présentation, vous nous avez fait part de votre point de vue et vous avez proposé quelques suggestions. Nous en avons pris note et nous avons préparé un document dont nous pourrons discuter, qui comporte deux options et quelques questions à prendre en considération.
De plus, à votre disposition, vous trouverez en annexe du document une comparaison entre les services de télécommunications, à l'extérieur de la cité parlementaire, qui sont offerts aux députés et ceux qui sont offerts aux sénateurs.
[Traduction]
Lorsque nous avons discuté des diverses options le 25 février, nous avons débattu de la possibilité d'établir un montant fixe. Cette option n'a pas été retenue puisqu'on a déterminé que les sénateurs devraient tout de même fournir une preuve de paiement pour les services. De plus, avec un tel modèle et sans critères normalisés, une personne pourrait choisir de maximiser les services associés au compte Internet plutôt que d'avoir une ligne téléphonique. Selon ce scénario, les services ne seraient pas obtenus en fonction des besoins opérationnels, mais plutôt en fonction du montant fixe permis, et pourraient donc dépasser les besoins réels.
L'option A est similaire à la recommandation précédente de février. Dans cette nouvelle proposition, nous avons rehaussé le montant maximal associé aux deux services et normalisé les coûts dans l'ensemble du pays. Nous sommes toutefois conscients que nous devrons peut-être ajuster le coût moyen pour certains sénateurs en fonction de leur lieu de résidence et des services offerts dans leur région.
Si le comité considère qu'il s'agit de l'option à privilégier, nous croyons qu'il s'agirait également d'une bonne occasion de revoir le nombre de lignes téléphoniques permises. Pour être plus précis : est-ce que le nombre de lignes téléphoniques permises à l'extérieur de la cité parlementaire devrait passer de deux à une seule? À l'heure actuelle, seulement huit sénateurs se prévalent de deux lignes téléphoniques. Le cas échéant, est-ce que ces sénateurs devraient bénéficier de droits acquis?
Ensuite, est-ce que ces services devraient être offerts dans la région de résidence seulement, si l'on considère que les sénateurs qui se trouvent dans la RCN ont accès à leur bureau d'Ottawa? Dans l'affirmative, qu'en est-il des sénateurs qui habitent dans la RCN?
La deuxième option consiste à éliminer complètement les services de télécommunications à l'extérieur de la cité parlementaire. Lors de la réunion du 25 février, les sénateurs ont proposé plusieurs fois cette option.
On avait approuvé l'utilisation d'une ligne téléphonique à l'extérieur de la cité parlementaire il y a de nombreuses années, pour permettre aux sénateurs de communiquer par télécopieur avec le personnel de leur bureau. Au fil du temps, on a approuvé l'utilisation d'une deuxième ligne téléphonique pour permettre aux sénateurs de faire des appels sans avoir à utiliser un dispositif sans fil, plus coûteux à l'époque.
Aujourd'hui, tout le monde a un appareil sans fil et les tarifs sont beaucoup moins élevés, c'est donc très économique. Nous avons accès à des solutions beaucoup moins coûteuses, comme la numérisation ou l'envoi par courriel de documents. De plus, les tarifs pour le service vocal sans fil sont maintenant peu élevés. Enfin, tous les sénateurs ont une carte d'appel TéléCanada qui leur offre d'excellents tarifs interurbains.
Au départ, on avait approuvé les comptes d'accès Internet à l'extérieur de la cité parlementaire pour permettre aux sénateurs de communiquer par courriel, d'avoir accès aux ressources du Sénat, de travailler à distance au besoin et de faire des recherches Internet.
Aujourd'hui, la plupart des propriétaires ont déjà accès à un service Internet pour leur usage personnel. Pour que les sénateurs puissent accéder au réseau du Sénat, la Direction des services de l'information leur fournira un logiciel qui peut être installé sur presque tous les ordinateurs branchés à Internet. De plus, presque tous les sénateurs ont maintenant accès à un iPad, qui permet la communication par courriel et l'accès Internet par l'entremise d'une connexion Wi-Fi ou 3G.
Le sénateur Munson : J'aimerais clarifier un point. Vous avez parlé de l'iPad. J'ai une ligne téléphonique que j'utilisais pour les télécopies et des choses du genre, et bien sûr une unité sécurisée. Je l'utilise rarement maintenant puisque je peux travailler de partout. Vous avez parlé de ce que nous pouvons faire. Ma question est la suivante, et je vais faire une publicité pour Bell, mais j'ai un forfait avec l'entreprise. Je paie pour l'Internet, le téléphone et la télévision, tous ces services. Est-ce que la proposition prévoit le paiement pour le volet Internet d'un forfait? Comment est-ce qu'on fonctionnerait? Est-ce que je continue de fonctionner comme avant en gardant cette ligne téléphonique ou est-ce que je l'élimine?
Mme Bouchard : La facturation nous pose problème pour l'instant. Les sénateurs qui ont un forfait à la maison paient sur une seule facture l'Internet, le téléphone et le câble. Ceux qui ont un compte Internet payé par le Sénat se font rembourser cette partie.
Le sénateur Munson : Je ne fais pas cela.
Mme Bouchard : Non, vous ne le faites pas. C'est un problème, parce que le service est au nom du sénateur, alors nous devons parfois composer avec cela. Lorsque vous avez un problème, vous vous attendez à ce qu'on trouve une solution, alors il faut régler la question de la propriété, ce qui pourrait être problématique.
Le sénateur Munson : C'est un problème parce que j'utilise mon ordinateur à la maison pour faire du travail personnel, mais aussi pour faire mon travail de whip. Comment peut-on le régler? Je suppose qu'il s'agit d'une question.
Mme Bouchard : La question visait plutôt le compte Internet. Avant, tout le monde n'avait pas d'accès Internet. Nous voulions vous offrir un moyen de communiquer avec votre bureau. Aujourd'hui, l'Internet est partout. Les propriétaires ont tous Internet à la maison. C'est à vous de répondre à cette question, parce que je ne peux pas vraiment faire cette recommandation. L'Internet fait partie de nos vies. Si vous voulez y avoir accès, vous devriez peut-être le payer de vos poches.
Le Sénat vous fournira toutefois l'outil nécessaire pour accéder au réseau du Sénat. Ce sont deux composantes différentes. Vous devez avoir accès à Internet, et nous vous fournirons l'accès au réseau; il s'agit d'un logiciel distinct. C'est ce que nous faisons au sein de l'administration du Sénat. J'utilise Internet à la maison à des fins personnelles, mais j'ai installé un logiciel sur mon ordinateur qui me permet d'accéder en toute sécurité au réseau du Sénat.
La sénatrice Marshall : J'ai quelques questions. Est-ce que tous les sénateurs ont maintenant un BlackBerry?
Mme Bouchard : Oui.
Une voix : Non.
La sénatrice Marshall : Mais ils ont tous un téléphone cellulaire? Et tous les sénateurs ont droit à un iPad s'ils en veulent un?
Mme Bouchard : Je dirais « la plupart ». Quelques-uns n'en ont peut-être pas, Jim?
James Cooke, agent des télécommunications, Direction des services de l'information, Sénat du Canada : Je crois que 60 sénateurs ont un iPad.
La sénatrice Marshall : Vous avez dit que les gens avaient des ordinateurs portables et que nous remboursions les frais de messagerie vocale et de renvoi automatique, et certains plans interurbains.
Mme Bouchard : C'est exact.
La sénatrice Marshall : Mais la carte SecurID... J'utilise mon ordinateur personnel à la maison, et j'ai la carte SecurID pour mon BlackBerry. Combien est-ce que cela coûte au Sénat?
Mme Bouchard : C'est entre 100 et 150 $ par sénateur, pour deux ou trois ans. Cela dépend.
La sénatrice Marshall : Et tout le monde en a une, n'est-ce pas?
Mme Bouchard : Pas tout le monde. Les statistiques montrent combien de sénateurs en ont une. Environ 29 sénateurs ont une carte SecurID, ce qui signifie qu'ils ont accès au réseau du Sénat. Or, seulement 15 d'entre eux utilisent le service.
La sénatrice Marshall : Donc vous savez qui l'utilise?
Mme Bouchard : Oui, mais vous devez avoir une carte SecurID pour y accéder.
La sénatrice Marshall : Je l'ai déjà dit lorsque cette question a été soulevée plus tôt : je crois que nous devrions tout simplement éliminer ces dépenses.
C'est ma question.
Le sénateur Downe : Je ne suis pas un expert en informatique, mais je n'aime pas l'idée d'installer un logiciel du Sénat sur mon ordinateur personnel, dont je me sers pour payer mes comptes, par exemple. Pourquoi est-ce que je ferais cela? Les deux fonctions doivent être séparées.
Si on travaille à la maison, il faut une facture Internet distincte. On ne devrait pas rassembler les services et obliger le Sénat à déterminer quelle partie des services sert au travail. Il faut les séparer.
D'après ce que j'ai lu sur la sécurité, je ne voudrais pas utiliser mon ordinateur familial et me connecter avec un logiciel du Sénat pour apprendre cinq ans plus tard qu'il y a eu une brèche et qu'on a eu accès à tous mes renseignements, parce que cela faisait partie de mon travail.
Mme Bouchard : Je ne suis pas certaine de comprendre votre question, monsieur le sénateur. Je suis désolée. Le logiciel ne fait que vous permettre d'accéder au réseau du Sénat. C'est un petit conteneur très sécuritaire. C'est pourquoi vous avez besoin d'une carte SecurID. On utilise des codes d'accès.
Le sénateur Downe : C'est mon argument. On dit que les ordinateurs sont sécuritaires, mais les journaux parlent tous les jours de brèches informatiques. Pourquoi est-ce que je me placerais dans une telle situation en raison de mon travail? C'est là où je voulais en venir. Je voudrais que le Sénat me donne un ordinateur dont je me servirais uniquement pour le travail.
Tout cela devrait être séparé. Il faudrait une facture pour mon bureau et une autre pour la maison. Ce service ne devrait pas faire partie de mon forfait de câble. C'est mon avis. Je ne suis pas prêt à installer un logiciel externe sur mon ordinateur personnel.
Mme Bouchard : Je vais vous expliquer pourquoi on utilise les forfaits. Nous avons tenté l'expérience avec les sénateurs; ils avaient un compte distinct pour les services payés par le Sénat. Mais certains sénateurs nous disaient : « Si je prends un forfait, ce sera beaucoup moins cher; je permettrai donc au Sénat d'économiser. » C'était difficile de prendre une décision, parce que nous n'avions pas de critères ni de normes. En un sens, les sénateurs avaient raison parce que nous économisions de l'argent en ayant recours aux forfaits plutôt qu'à des factures distinctes.
Nous avons également des services de ligne téléphonique. Parfois, nous faisons installer une ligne téléphonique d'affaires dans la maison des sénateurs, qui est complètement distincte, mais c'est deux ou trois fois le prix d'une ligne résidentielle. C'est très cher. Nous avons utilisé cette avenue pour offrir le service aux sénateurs à la maison, mais ils nous disaient que c'était ridicule de payer si cher pour une ligne téléphonique d'affaires.
Donc, certaines personnes préfèreraient avoir une ligne résidentielle payée par le Sénat, parce que c'est moins cher.
Le sénateur Downe : Cela nous ramène à mon point : il faut que ces services soient séparés. Si j'utilise mon téléphone résidentiel pour donner une entrevue à la radio, ma famille ne pourra pas l'utiliser, et c'est injuste pour elle. Le Sénat ne devrait pas à avoir à payer pour cette ligne, c'est mon téléphone personnel. J'ai besoin d'une autre ligne téléphonique pour mon travail.
Si vous avez un bureau à la maison, cela fait partie des coûts. Je le dis une troisième fois : ces services ne devraient pas être jumelés.
Le sénateur Tkachuk : Les choses évoluent rapidement, mais nous avons tous des téléphones cellulaires maintenant; nous pouvons les utiliser pour notre travail. Ils sont payés par le Sénat. Mon iPad me permet de lire mes courriels professionnels, alors je ne comprends pas pourquoi nous payons pour les lignes résidentielles. Nous n'avons pas besoin d'envoyer de télécopies. Nous pouvons utiliser le courrier électronique. Si je dois faire une recherche pour un discours, je le fais à partir de mon ordinateur personnel. Quel est le problème?
Je crois que nous devons trouver une façon de faire. Percy soulève plusieurs bons points. Nous devrions en reparler la semaine prochaine, penser à la façon dont nous voulons procéder puis, prendre une décision. Mais il y a toutes sortes de façons de régler les problèmes de chacun et d'économiser beaucoup d'argent.
La sénatrice Seth : On utilise déjà beaucoup le téléphone cellulaire, l'iPad, et cetera. Le personnel fait beaucoup de recherche, dans les journaux et ailleurs. Nous faisons presque tout avec notre téléphone.
Y a-t-il un montant maximal que nous ne pouvons pas dépasser? J'ai remarqué que lorsque je consultais Internet plus souvent, ma facture était plus élevée, ce qui m'inquiète.
Ensuite, lorsque je suis ici en tant que sénatrice, je dois appeler à la maison pour vérifier si tout se passe bien. Est-ce que j'ai le droit, ou est-ce un problème?
Mme Bouchard : Non.
La sénatrice Seth : Il n'y a donc pas de limite?
Mme Bouchard : Lorsque vous parlez de l'accès Internet, vous parlez d'utiliser Internet sur votre iPad?
La sénatrice Seth : L'Internet, le téléphone cellulaire.
Mme Bouchard : Pour l'accès Internet avec l'iPad, la limite est de 5 Go. Je ne crois pas qu'un sénateur ait dépassé la limite. Cela arrive seulement lorsque les sénateurs voyagent et qu'ils n'utilisent pas les zones Wi-Fi, ce qui est préférable, en raison des frais d'itinérance. Donc, lorsque vous voyagez, ces frais peuvent être élevés.
Mais pour ceux qui utilisent souvent l'iPad, vous disposez de 5 Go, ce qui est beaucoup.
La sénatrice Seth : Qu'en est-il du téléphone cellulaire?
Mme Bouchard : Vous parliez de communications et oui, c'est permis. Vous vous en servez pour le travail. Lorsque vous n'êtes pas dans votre région, vous pouvez communiquer avec votre famille. Cela fait partie du RAS. Vous êtes au travail. Vous devez communiquer avec votre famille parce que vous êtes à l'extérieur de votre région. Ces communications sont permises.
La sénatrice Seth : Pourquoi je remarque que ma facture est plus élevée lorsque j'utilise plus souvent Internet sur mon téléphone cellulaire, pour lire les nouvelles ou faire des recherches? Pourtant, je ne fais pas plus d'interurbains.
Mme Bouchard : Sur le téléphone cellulaire?
La sénatrice Seth : Oui.
Mme Bouchard : Est-ce que vous utilisez Internet lorsque vous êtes à Ottawa?
La sénatrice Seth : À Ottawa, et d'ici à Toronto.
Mme Bouchard : Il faudrait que je voie la facture. Sans facture, il m'est difficile de répondre à votre question.
M. Cooke : Sénatrice, le forfait de votre BlackBerry est de 500 mégaoctets, ce qui est beaucoup. Si vous en utilisez plus, nous pouvons étudier le problème. J'en ai pris note, mais habituellement, c'est suffisant, à moins que vous utilisiez les services d'itinérance à l'extérieur du Canada.
La sénatrice Cordy : Le document de discussion témoigne de la complexité de l'enjeu. Je suis d'accord avec le sénateur Tkachuk sur ce point; je ne crois pas que nous devrions prendre une décision aujourd'hui. Beaucoup de choses ont changé depuis mon arrivée au Sénat il y a 14 ans. Nous devons étudier l'ensemble du programme pour savoir ce qui se passe. Nous avons tous des cartes d'appel; si nous les utilisons, nous ne devrions pas avoir de frais d'interurbain.
Je suis d'accord avec le sénateur Downe pour dire que nous ne devrions pas regrouper les services. C'est plus pratique et moins coûteux pour les contribuables, mais en conséquence, le service des finances a beaucoup à faire pour distinguer ce qui est lié au Sénat et ce qui ne l'est pas. On m'a expliqué les économies que permet le regroupement, mais j'ai refusé. Je veux que ce soit complètement distinct : une facture pour le Sénat, une facture pour les services privés. Nous devons en discuter sérieusement et revoir le tout. Nous ajoutons toujours quelque chose, sans rien éliminer. Nous devons examiner cela attentivement.
Le sénateur White : Même s'il n'aime pas le faire, l'un des fournisseurs procède au regroupement et sépare la facture. J'ai parlé aux représentants des deux fournisseurs lorsque je suis venu ici. Ils accordent le tarif de services regroupés. Si la facture comporte quatre volets, ils envoient une facture pour deux volets au Sénat et les deux autres à domicile. C'est ce que j'ai. Ils ne sont pas heureux de le faire, mais ils le font pour ne pas perdre un client.
La sénatrice Cordy : Si la facture est répartie, cela convient, mais cela ne convient pas si on reçoit une facture et qu'on s'attend à ce que le service des finances démêle le tout.
Le sénateur White : Cela permet d'obtenir le forfait des services regroupés tout en vous permettant tout de même d'avoir des factures distinctes.
Le sénateur Lang : Comme tout le monde, je pense qu'il y a une certaine confusion. Je suis de l'avis du sénateur Tkachuk. Nous devons réfléchir davantage à la voie à suivre. Chaque fois que nous commençons à départager ce qui va sur une facture plutôt qu'une autre, il me semble que nous rendons la tâche du service des finances plus difficile et il faut maintenant leur fournir des pièces justificatives pour chaque facture, ce qui est un cauchemar administratif, d'après ce que j'ai compris. Je crois fermement que nous devrions recommencer, et procéder à un examen minutieux et songer au versement d'une allocation mensuelle pour les communications. Cela nous donnerait une certaine latitude quant aux services nécessaires pour l'exercice de nos fonctions.
La situation varie selon la région du pays; je vais donc me concentrer sur ma région. Jusqu'à maintenant, je n'avais pas le choix d'être un abonné de Bell. Je crois que je peux maintenant faire affaire avec Telus. Je ne sais pas quels changements cela entraînerait, mais jusqu'à maintenant, c'était Bell, et rien d'autre. Nous n'avons pas le choix.
En ma qualité de sénateur, qu'une partie de frais soient couverts me conviendrait. Qu'ils ne soient pas couverts en totalité ne me pose pas problème, mais j'ai un bureau à domicile. Je ne demande pas de remboursement des dépenses au Sénat à cet égard, et je ne m'attends pas à en avoir. C'est là que je fais la plupart de mes activités de communications liées à l'exercice de mes fonctions du Sénat, mais je peux écouter le hockey en même temps. Il y a donc une certaine confusion et je ne comprends pas. La dernière fois que nous en avons discuté, le service des finances nous a donné un assez bon aperçu de la question. Je pense que nous devrions revenir à l'idée de verser un montant donné à chacun des sénateurs qui pourront alors décider de ce qu'il convient d'en faire. Nous avons tous des services de télécommunications. Cela a un coût, mais il n'est pas nécessaire de transformer cela en cauchemar administratif.
La sénatrice Fraser : Le sénateur Lang m'a enlevé les mots de la bouche. Le Sénat compte 105 sièges et les 105 sénateurs utilisent probablement les services de communications d'une façon différente. Par exemple, je n'utilise pas le BlackBerry et je ne facture pas au Sénat les nombreuses activités liées au Sénat que je fais à l'aide de mon téléphone cellulaire personnel parce qu'analyser la facture puis, traiter avec le service des finances du Sénat est trop exigeant.
Par contre, j'ai un télécopieur qui m'a été fourni par le Sénat, que j'utilise surtout pour communiquer avec le service des finances du Sénat. Les gens du service des finances peuvent m'envoyer les factures que je dois approuver puis, poursuivre leurs activités plutôt que d'attendre mon retour en ville pour signer les factures en personne. À mon avis, fournir une allocation mensuelle fixe que nous pourrions utiliser à notre guise — qui pourrait aussi être ajustée en fonction de l'éloignement du domicile — simplifierait les choses; le personnel pourrait s'affairer à d'autres tâches et l'on pourrait faire de grandes économies. Par exemple, je suis certaine que le compte de téléphone du sénateur Lang, qui réside à Whitehorse, serait plus élevé que le mien — j'habite Montréal. Ce facteur pourrait donc être pris en compte pour le calcul de l'allocation mensuelle. Nous trouvons que les choses sont de plus en plus compliquées, et cela s'accentue au fil du temps. Il est temps de couper le cordon. Dénouons le nœud gordien et faisons-le.
La sénatrice McCoy : J'ai une question, à laquelle on peut répondre maintenant ou plus tard : quelle est l'incidence de tout cela sur notre personnel et sur nos bureaux dans notre région d'origine? On ne considère pas que ce soit à l'usage du sénateur, mais à l'usage du personnel?
Mme Bouchard : Parlez-vous du service Internet?
La sénatrice McCoy : Tout : les lignes de télécopieur, les lignes terrestres, le service Internet.
Mme Bouchard : Disons d'abord que le service Internet que nous vous fournissons et la ligne terrestre à l'extérieur de la Cité parlementaire sont à l'usage exclusif des sénateurs. Ces services ne sont pas offerts au personnel des sénateurs.
La sénatrice McCoy : C'est un autre facteur que l'on voudra peut-être étudier.
La sénatrice Johnson : Merci, monsieur le président. J'ai tendance à être d'accord avec mes collègues. En même temps, j'aime bien l'option (b), surtout en ce qui concerne les lignes téléphoniques. Je pense qu'à l'époque où nous vivons, ce n'est pas nécessairement rien. Or, je n'utilise pas de télécopieur, et ce, depuis une décennie. Pour ce qui est de l'utilisation de la technologie, nous en sommes tous à des étapes différentes.
J'aimerais savoir ce que cela coûte et aussi savoir quelle serait la différence si nous passions à un montant global. De plus, étant donné que j'habite une région rurale qui n'est desservie que par certains fournisseurs et qu'aucune situation n'est pareille — qu'on parle du Yukon ou de Gimli —, nous avons tous des besoins différents. Cela dit, j'utilise un iPad. Je n'utilise presque rien; je n'installe aucun réseau du Sénat sur un de mes systèmes. Je l'ai fait au début, lorsque nous commencions, mais je n'ai pas trouvé cela utile. Nous sommes ici assez longtemps pour trouver les informations dont nous avons besoin. Il faut faire de notre mieux pour éliminer les complications, réduire les coûts et éliminer les lignes téléphoniques, c'est certain, mais je me suis souvenue que des gens utilisent encore les télécopieurs. Cela nous ramène à l'idée d'une allocation.
Le président : Ce matin, nous avons eu une bonne discussion préparatoire à ce sujet. Plusieurs sénateurs ont laissé entendre que nous devrions examiner la question de façon plus approfondie. Je vous encourage à le faire auprès de collègues qui ne font pas partie de ce comité. Ensuite, nous y reviendrons et nous verrons où cela nous mènera. De toute évidence, en raison de tous ces facteurs, la question est plus complexe et n'est pas aussi simple qu'elle le paraît. Nous devons trouver la solution idéale pour régler cette question. Je vous remercie de vos commentaires de ce matin.
Passons maintenant au point 4, la politique sur les taxis. Je pense qu'en fin de compte, on propose d'éliminer les bons de taxi, qui posent problème, et de simplement avoir recours aux reçus de taxi. Nicole, souhaitez-vous en parler? J'ai essayé de fournir un résumé approximatif du débat que je prévois, mais la question est, en somme, de savoir s'il faut éliminer les bons de taxi ou les garder. C'était simplement pour attirer votre attention sur ce point — ce que j'ai réussi à faire, je pense —, mais nous allons maintenant laisser la parole à Nicole.
Nicole Proulx, directrice, Direction des finances et de l'approvisionnement, Sénat du Canada : Merci. La politique du Sénat sur les taxis a été revue et adoptée par ce comité en janvier 2011. Elle comporte diverses dispositions sur le recours aux taxis. Manifestement, elle prévoit que les taxis doivent être utilisés seulement pour les fonctions parlementaires; c'est le principe de base. La politique porte aussi sur l'utilisation des bons de taxis, aussi appelés bordereaux de taxi ou coupons de taxi. Je suis ici pour vous expliquer pourquoi nous proposons cette solution.
Les bons sont très utiles pour les sénateurs, leur personnel et l'administration du Sénat, mais ils présentent plusieurs désavantages. Les entreprises exigent des frais d'administration qui varient de 8 à 12 p. 100. Les entreprises de taxi tardent à nous envoyer les bons de taxi. Parfois, cela peut prendre des mois. Ils nous parviennent donc en lots importants. Cela exige la tenue de registres. Lorsque vous utilisez des bordereaux de taxi, vous devez en conserver une copie et inscrire la transaction dans un registre. C'est ce que prévoit la politique. De toute évidence, il y a un risque que les bons puissent être égarés ou perdus, et le processus de rapprochement est inefficace. Je vais vous donner un aperçu du processus; vous verrez qu'il est plutôt fastidieux.
[Français]
Tout d'abord, les coupons sont imprimés par le service d'impression du Sénat. Ensuite, ils sont envoyés à la Direction des finances. La Direction des finances est responsable de remettre les coupons aux personnes qui les demandent. Donc, avant l'envoi, un commis à la direction doit inscrire le centre de responsabilité sur chacun des coupons ainsi qu'une numérotation pour pouvoir en faire le suivi.
Lors du transport en taxi, le voyageur remplit le coupon, en remet une copie au conducteur et en conserve une copie pour ses dossiers. Ensuite, les compagnies de taxi envoient leurs factures, accompagnées de tous les petits coupons, à la Direction des finances. Comme je l'ai mentionné plus tôt, le système n'est pas assez fixe, donc on les reçoit de façon irrégulière et parfois pour plusieurs mois.
Ensuite, à la Direction des finances, on inscrit dans un immense fichier Excel le montant qui apparaît sur chacun des petits coupons en fonction du centre de responsabilité de l'utilisateur. En même temps, le commis procède à une révision de l'information du coupon. Ceci peut nécessiter des appels et des vérifications supplémentaires.
La facture est ensuite payée, afin d'éviter des frais de retard. Donc, on paie avant d'avoir reçu la confirmation.
Le commis prépare des rapports individuels pour chacun des bureaux de sénateurs ou chacune des directions et les accompagne d'une note de service qui doit être signée par le sénateur ou le responsable de la direction, pour confirmer que les services ont été rendus. Pour ce faire, on s'attend à ce que la personne qui signe la note de service se soit assurée que le rapport concorde avec toutes les copies de coupons que vous avez dans vos bureaux.
La Direction des finances doit ensuite veiller à ce que cette confirmation soit reçue. Si des commentaires sont indiqués, disons qu'un coupon n'est pas approprié, on doit en faire le suivi et récupérer les sommes, ou contacter la compagnie de taxi pour faire les corrections nécessaires.
[Traduction]
Je pense que cela démontre l'inefficacité du processus actuel, d'où la proposition présentée avec tant d'éloquence par le président. Nous proposons l'élimination des bons de taxi à compter du 1er septembre 2014, soit, essentiellement, jusqu'à ce que tous les bons en circulation aient été écoulés. Les personnes qui utilisent le taxi dans le cadre de fonctions parlementaires auront toujours droit à un remboursement, mais selon un nouveau processus. La personne paierait la course avec son propre argent, puis, comme pour toute autre réclamation, elle présenterait une demande de remboursement des dépenses accompagnée de toutes les pièces justificatives.
Le sénateur White : Merci beaucoup de votre exposé. Mes commentaires se rapporteront à la seule fois où j'ai eu affaire aux bons de taxi alors que j'étais chef du service de police d'Ottawa. Nous menions alors près de 25 enquêtes sur des chauffeurs de taxi et des entreprises de taxi qui étaient soupçonnées de fraude. Je dois vous dire que je suis contre le système des bons de taxi, car je pense que cela donne à quelques initiés l'occasion de vous arnaquer. Pour être honnête, même si je pourrais aimer les utiliser — et je n'en ai pas utilisé —, ils ne constituent pas une utilisation efficace du service et ils ouvrent certainement la porte à des réclamations frauduleuses. Merci.
Le sénateur Downe : Je suis d'accord. D'un autre côté, lorsque j'étais au CPM, nous consacrions beaucoup de temps à essayer de savoir où les gens allaient avec ces bons de taxi. Je suis donc aussi favorable à cette politique. Tout le monde peut obtenir un reçu. Je présume que les cartes de débit et de crédit sont maintenant acceptées dans tous les taxis si vous n'avez pas d'argent comptant. Les tracasseries administratives que vous avez décrites sont horribles; nous pouvons en éliminer une grande partie. On en revient à ce que disait le sénateur Lang plus tôt au sujet des télécommunications. En versant un montant forfaitaire, on élimine beaucoup de tracasseries administratives et on allège la tâche du personnel. C'est le même principe. On simplifie, et les contribuables sont protégés, car nous devons fournir un reçu pour obtenir un remboursement.
Le président : La Chambre des communes n'a pas de système de bons de taxi.
Le sénateur Munson : Je suis pour l'idée d'économiser. Nous avons parlé de ce 10 ou 12 p. 100 — peu importe — qu'exigent les entreprises de taxi. Pour les sénateurs qui habitent à Ottawa et sont invités à diverses activités — par exemple, j'ai été invité, en tant que sénateur, à prononcer un discours cet après-midi lors d'une activité à l'Université Carleton —, il suffit de présenter un reçu ou votre carte Visa personnelle, mais vous ne pouvez pas utiliser votre carte American Express du Sénat.
Mme Proulx : Non. La carte American Express du Sénat est réservée aux déplacements à plus de 100 kilomètres. C'est à ce moment-là qu'il faudrait présenter une demande de remboursement en vertu du régime des 64 points de déplacement.
Le sénateur Munson : Je pense que c'est une idée formidable. Merci.
La sénatrice Marshall : Si nous les éliminons, ce à quoi je suis favorable — parce que cela doit certainement être un fardeau administratif, et je ne sais pas comment vous procédez au rapprochement ni comment vous faites pour gérer tout cela —, avez-vous dit que vous devrez utiliser tous ceux qui sont en circulation?
Mme Proulx : Il y en a beaucoup en circulation. Nous avons simplement pensé... c'est à vous de décider. Nous serions heureux s'ils étaient...
La sénatrice Marshall : Je les éliminerais dès que vous seriez prêts à le faire sur le plan de la gestion.
Mme Proulx : Je ne m'y opposerais certainement pas.
La sénatrice LeBreton : J'appuie les propos de Percy E. Downe. Même lorsque j'étais leader du gouvernement au Sénat, les rares fois où un membre du personnel manquait son autobus... Les taxis acceptent maintenant les cartes de crédit. Donc, j'aurais une petite caisse au cas où un membre du personnel se retrouve dans cette situation et n'a pas les moyens de payer la course; il suffirait de présenter le reçu. Je pense que vous devriez récupérer tous les bons de taxi en circulation. En fait, quelqu'un m'a déjà dit que des gens ont utilisé un bon de taxi pour se rendre à l'aéroport. À l'arrivée à l'aéroport, ils ont tendu le bon au chauffeur, qui leur a fermement fait savoir qu'il ne les acceptait pas. Il voulait de l'argent comptant. C'est donc un élément de plus.
On ouvre la porte aux abus. Nous devrions les éliminer, récupérer tous les bons et indiquer aux entreprises de taxi que nous n'honorerons pas les bons de taxi. Lorsque les gens prennent le taxi... Je suis une sénatrice de la région d'Ottawa, sénateur Munson, mais j'ai l'habitude de conduire ma voiture pour me rendre à ces événements, parce que je ne conduis pas après avoir bu. Et je n'ai pas dit que c'est votre cas, non plus.
Nous nous déplaçons nous-mêmes; nous avons notre propre voiture. Or, si je devais prendre un taxi, je paierais simplement la course et je demanderais un remboursement.
La sénatrice Cordy : C'est une idée formidable. Cela permettrait d'économiser un nombre considérable d'heures sur le plan administratif. Vous n'avez pas besoin de ce casse-tête. Je suis d'accord avec ceux qui ont dit que cela entre en vigueur dès que possible.
Le président : J'aimerais proposer une motion visant l'élimination des bons de taxi à compter du 1er juin 2014.
La sénatrice Cordy en fait la proposition, avec l'appui de la sénatrice LeBreton.
Je suis désolé; sénatrice Charette-Poulin, au sujet de la motion.
[Français]
La sénatrice Charette-Poulin : C'est une question de clarification. Il s'agit d'une excellente suggestion, mais vous avez dit que ce serait un reçu et des pièces justificatives. Pouvez-vous nous dire, madame Proulx, ce que vous entendez par là?
Mme Proulx : Il faudrait que ce soit la réclamation et le reçu, et l'information sur le déplacement. Je devrais indiquer que la politique de taxi devra être révisée pour qu'on y enlève toutes les références en ce qui concerne le paiement avec les coupons.
[Traduction]
Le président : Êtes-vous prêts à passer au vote? La motion est-elle adoptée?
Des voix : D'accord.
Le président : Adoptée.
Pouvons-nous nous occuper d'un dernier point, le no 6? Il s'agit de confirmer la création d'un Groupe de travail consultatif sur l'examen de la Politique régissant les déplacements des sénateurs, qui comprend les sénateurs Smith, Marshall, Lang, Tkachuk, Furey, Downe et Cordy.
La motion est proposée.
Des voix : D'accord.
Le président : D'accord.
Sénateur Doyle?
Le sénateur Doyle : J'ai une question connexe : en avez-vous terminé des bons de taxi?
Le président : Oui; nous venons de terminer. Nous avons aussi confirmé...
Le sénateur Doyle : J'avais une question liée aux taxis.
Sur un sujet connexe, quelle est la politique sur l'utilisation de la voiture personnelle pour se rendre à l'aéroport, par exemple? Cela semble poser problème. Je me demande si l'on peut réclamer des frais de taxi à cet égard, c'est-à-dire lorsqu'on utilise notre propre véhicule pour aller à l'aéroport.
Mme Proulx : Si vous demandez le remboursement pour un déplacement en taxi, vous devrez produire un reçu de taxi. Je suis désolée; je n'ai pas entendu la première partie de la question.
Le sénateur Doyle : Lorsqu'on utilise son propre véhicule.
Mme Proulx : Si vous utilisez votre véhicule pour aller à l'aéroport, vous pouvez réclamer le kilométrage.
Le sénateur Doyle : Et le stationnement?
Mme Proulx : Oui; toutefois, cela ne s'applique pas au personnel.
La sénatrice Seth : L'idée d'éliminer le bon de taxi le plus tôt possible est formidable. Cela dit, si on se déplace de l'aéroport à l'Université Carleton, utiliserions-nous notre carte du Sénat ou notre carte personnelle pour la réclamation?
Mme Proulx : Si vous vous rendez à une activité liée à vos fonctions, la carte de déplacement vous permettra de faire une réclamation dans le cadre du régime des 64 points de déplacement. Cela vous permettrait habituellement de revenir à Ottawa. Dans ce cas, vous vous y rendez directement. Il serait donc illogique de présenter une autre réclamation. Je répondrais donc « oui ».
Cependant, je précise que la carte American Express devrait seulement être utilisée pour les déplacements ouvrant droit au régime des 64 points de déplacement.
La sénatrice Seth : Merci.
Le président : Merci, chers collègues. Y a-t-il un autre point?
[Français]
La sénatrice Charette-Poulin : Le service des finances a offert d'excellentes séances de formation à notre personnel sur les modifications des règles.
[Traduction]
J'ai été nommée au Sénat en 1995, et il ne fait aucun doute que nous passons d'une institution fondée sur les traditions à une institution fondée sur les règles. Bon nombre de mes décisions sont prises très rapidement, au téléphone. Si je participe à une réunion mondaine et qu'on me dit qu'on veut m'inviter à prononcer un discours, j'accepte, c'est certain. Les changements apportés aux règles commencent à me coûter une petite fortune.
Pourrions-nous avoir des séances d'information sur les règles, s'il vous plaît? C'est à moi qu'il revient de prendre les décisions liées à mon emploi du temps; je dois être mieux informée.
Mme Proulx : C'est avec plaisir que je vous rencontrerai pour vous offrir des séances d'information, en groupe ou de façon individualisée.
La sénatrice Charette-Poulin : Des séances en groupe, parce qu'il y a beaucoup de règlements.
Le sénateur L. Smith : Je veux simplement préciser que dans le cadre du groupe de travail, il y aura deux volets : il y aura des séances pour le personnel, mais nous tenons à ce qu'il y ait des séances pour les sénateurs. Quant au point que vous avez soulevé, il y a en effet eu beaucoup de changements. La politique sur les taxis n'est qu'un exemple de ce que nous avons examiné hier.
Donc, d'après ce que nous comprenons, lorsque les sénateurs se rendent à l'aéroport, ils doivent utiliser leur propre véhicule ou ils doivent conduire. On ne parle pas d'un membre du personnel qui reconduit un sénateur, ou deux, ou trois. Dans le passé, il est arrivé que des membres du personnel amènent deux sénateurs à l'aéroport et que les deux sénateurs réclament le kilométrage.
Il faut simplifier les règles. Disons-le clairement : vous pouvez réclamer le kilométrage pour un déplacement à l'aéroport, mais votre personnel ne peut vous y amener, d'accord?
La formation sera offerte à tout le monde. Nous en sommes très conscients.
(La séance est levée.)