Délibérations du Comité permanent de la
Régie interne, des budgets et de l'administration
Fascicule 2 - Témoignages du 12 juin 2014
OTTAWA, le jeudi 12 juin 2014
Le Comité sénatorial permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration se réunit aujourd'hui, à 9 h 2, pour étudier des questions administratives et autres.
Le sénateur Noël A. Kinsella (président) occupe le fauteuil.
[Traduction]
Le président : Honorables sénateurs, le premier point à notre ordre du jour est l'adoption du procès-verbal de nos réunions du 29 mai et du 5 juin. Quelqu'un veut-il présenter une motion d'adoption?
Le sénateur Tkachuk : Oui. Je l'ai lu attentivement, et je n'ai décelé aucun problème.
Le président : D'accord. Le deuxième point à l'ordre du jour concerne le légiste et conseiller parlementaire. Je suis heureux de vous annoncer que le comité de direction s'est mis à la recherche d'un candidat, en annonçant le poste vacant dans la Gazette du Canada. Nous avons dressé une liste restreinte de trois candidats, que nous avons convoqués à une entrevue. J'ai le plaisir, au nom du comité de direction, de proposer au comité la nomination de Michel Patrice dans le poste de légiste et conseiller parlementaire.
Des voix : Bravo!
Le président : Avec votre accord, nous soumettrons au Sénat un rapport à cet effet, car cela doit être adopté par la voie d'une résolution de toute la chambre.
Le point numéro 3 est une mise à jour sur nos besoins de financement supplémentaires. Nous avons discuté, en comité de direction, de la demande que le JIC a envoyée à notre comité, pour que le Sénat fasse sa part en ce qui concerne le financement de la conférence du Forum parlementaire Asie-Pacifique. Les sénateurs se demandaient tous où nous allions trouver l'argent, mais finalement on l'a trouvé, et si vous voulez avoir des détails, Jill Anne va se faire un plaisir de vous en donner. Je pense que nous en avons finalement trouvé dans le budget de la direction des comités.
Jill Anne Joseph, directrice, Planification stratégique, Sénat du Canada : Honorables sénateurs, vous aviez accepté, en principe, de contribuer au financement de la conférence de Vancouver, et nous avons trouvé des excédents dans au moins deux budgets approuvés — celui des comités et celui de l'administration du Sénat. Cela nous permettra de verser notre contribution à la conférence de Vancouver.
Le sénateur Tkachuk : Combien prenez-vous dans chaque budget? Puisez-vous surtout dans le budget de l'administration ou dans celui des comités, des programmes des sénateurs?
Mme Joseph : Nous avons calculé un excédent potentiel de 400 000 $ dans chaque.
Le sénateur Tkachuk : Dans chaque. Merci.
Le président : C'était 72 000 $.
Mme Joseph : Pour la conférence du FPAP.
Le président : Il est tout à fait normal qu'il y ait un excédent dans chacun de ces budgets, car c'était la même chose les années passées.
Je ne pense pas que nous ayons besoin d'adopter une motion. C'était simplement une information dont je voulais vous faire part. Mais peut-être que nous devrions adopter une motion quand même.
Sénateur Tkachuk, voulez-vous présenter une motion pour que nous puissions adopter cela?
Le sénateur Tkachuk : Volontiers.
Le président : Appuyé par le sénateur Doyle, le sénateur Tkachuk propose que nous adoptions le financement proposé pour la conférence du FPAP.
Le deuxième point à l'ordre du jour, sénateurs, nous amène à reconnaître que, parfois, on essaie de faire trop de choses dans les limites d'un même cycle budgétaire. Tout le dossier des ordinateurs est une activité partagée avec la Chambre des communes. En fait, c'est eux qui font le plus gros du travail. Mais aujourd'hui, nous nous retrouvons dans une situation telle que, si nous n'alignons pas nos équipements sur les leurs, nous n'aurons plus rien sur nos écrans. Je ne suis pas ravi de cet état de choses, et je vais vous dire franchement ce que j'en pense. Dans l'administration publique, j'estime que nous devons être encore plus prudents que dans le secteur privé lorsque nous établissons nos budgets. Et quand nous établissons ces budgets, nous devons anticiper sur des projets possibles, car nous ne pouvons pas continuer d'être confrontés à de nouveaux projets qui n'avaient pas été prévus dans le budget. Autrement, on risque de perdre le contrôle.
Je crois que la situation est en train de se régler, mais il reste encore un ou deux dossiers en suspens. Le premier concerne la mise à niveau des ordinateurs et du service Internet. Nous avons insisté auprès de l'administration pour qu'elle trouve les budgets nécessaires, car c'est un dossier prioritaire étant donné que nous ne voulons pas nous retrouver sans rien sur nos écrans.
Mme Joseph : Sénateurs, le réseau dont parle le Président est celui de la Cité parlementaire, qui passe d'un système Nortel à un système Cisco. Le coût, pour cette année, s'élève à 353 000 $. J'ai parlé tout à l'heure d'excédents que nous avions trouvés dans des budgets approuvés, et ces excédents nous permettront de couvrir cette dépense.
Le président : Nous aimerions avoir l'accord de tous les membres du comité pour financer ce projet à partir des fonds du budget actuel. Y a-t-il des questions?
Le sénateur Lang : Pourriez-vous nous dire, à propos de ces 350 000 $, s'ils avaient été alloués à d'autres projets, ou bien si ce sont des crédits supplémentaires qui sont mis à notre disposition? S'ils avaient été alloués à d'autres projets, pourriez-vous nous dire de quels projets il s'agissait?
Nicole Proulx, directrice, Finances et approvisionnement, Sénat du Canada : Au cours des dernières semaines, nous avons rencontré tous les directeurs pour leur demander dans quels budgets il restait de l'argent, et, par exemple, s'ils avaient décidé de ne pas pourvoir des postes immédiatement. Ils se sont tous montrés très coopératifs. Aucun projet en particulier n'a été mis de côté. On attendra tout simplement un peu plus longtemps avant de remplacer quelqu'un qui est en congé parental ou ce genre de choses. Donc, aucun projet ou programme n'a été touché.
Le sénateur Lang : Je vais être plus précis. Puis-je avoir l'assurance que le prélèvement de cette somme de 350 000 $ ne va pas avoir d'incidence sur le travail que nous faisons dans les différents comités? Va-t-il falloir attendre six mois pour pouvoir embaucher du personnel? Quel arrangement a-t-on conclu pour pouvoir prélever cette somme?
Mme Proulx : En ce qui concerne la dotation, nous avons bien sûr tenu compte des emplois actuellement vacants. Chaque directeur s'est montré très prudent pour calculer le montant qui pouvait être mis à notre disposition. Cela n'aura aucune incidence sur les services et encore moins sur les comités. C'était l'un de nos critères fondamentaux lorsque nous avons entrepris cet exercice.
C'est encore le début de l'année financière. C'est plus souvent vers le mois de septembre qu'on entreprend ce genre d'exercice, quand on a alors une meilleure idée de la situation. C'était donc encore un peu tôt dans l'année, mais chaque directeur a fait preuve de bonne volonté et s'est employé à trouver l'argent qu'il nous fallait pour ce projet.
Le président : Sénateur Lang, j'en profite pour donner suite à la remarque très importante que vous avez faite à notre dernière réunion. Vous vouliez avoir une liste des projets qui ne sont pas prévus dans ce cycle budgétaire. Cette liste de souhaits est en cours de préparation, mais les projets en question ne figurent pas dans le budget que nous avons adopté pour cet exercice financier.
La sénatrice Marshall : Nicole, cette somme ne peut pas être prélevée sur les budgets des comités, parce que si je me souviens bien, les budgets des comités sont déjà entièrement engagés, n'est-ce pas?
Mme Proulx : En fait, oui. Comme l'a dit Jill Anne, nous avons trouvé deux excédents projetés, un dans le budget des comités et un dans celui de l'administration du Sénat.
Dans le budget des comités, il est vrai que les fonds ont déjà été alloués, mais si l'on se reporte aux années précédentes, le taux d'utilisation de ces fonds est très bas. Nous avons consulté Heather, pour voir s'il y avait d'autres budgets en vue, et on en est arrivé à un chiffre raisonnable de 400 000 $.
La sénatrice Marshall : Bien. Même s'ils sont complètement engagés...
Mme Proulx : Oui.
La sénatrice Marshall : ... nous pensons pouvoir prélever 400 000 $ dont ils n'auront pas besoin?
Mme Proulx : Oui.
La sénatrice Marshall : Les fonds sont engagés, mais on ne prévoit pas que le comité — très bien, merci.
Le sénateur Moore : Internet va être fourni par Cisco, qui est une entreprise américaine. L'ordinateur central qui commande tout le système va-t-il être situé aux États-Unis? Si c'est le cas, allons-nous être assujettis au Patriot Act et à ses dispositions sur les télécommunications?
Mme Joseph : Non, nous achetons uniquement des équipements qui seront intégrés sur le site.
Le sénateur Moore : Donc, il n'y a pas d'ordinateur central aux États-Unis...
Mme Joseph : Non, pas du tout.
Le sénateur Moore : ... qui commande tout notre système?
Mme Joseph : Non, aucune information n'est entreposée en dehors du site.
Le sénateur Lang : Sans vouloir m'attarder indûment sur la question, je voudrais revenir sur la question du coût et vous demander si, l'an prochain, ce coût sera moins élevé puisque nous aurons mis à jour nos systèmes, ou si au contraire, il sera plus élevé? Qu'est-ce qui est prévu?
Mme Joseph : C'est un projet de deux ans, et l'an prochain, le coût devrait être similaire.
Le sénateur Lang : Donc, au bout du compte, il s'agit d'un engagement de 700 000 $?
Mme Joseph : Un petit peu plus — 800 000 $.
Le sénateur Lang : Mais au bout du compte, lorsque ce projet sera terminé, nos coûts de fonctionnement et d'entretien vont-ils augmenter ou diminuer?
Mme Joseph : Ce sera à peu près 100 000 $ par an.
Le sénateur Lang : C'est la même chose que ce que nous payons aujourd'hui?
Hélène Bouchard, directrice, Services d'information, Sénat du Canada : Non, parce que depuis deux ans, nous ne payons plus de frais d'entretien sur les vieux équipements. Avant, nous payions 30 000 $ par an, ça fait donc une grande différence. Le nouvel équipement que nous allons installer est plus sophistiqué et plus coûteux. Ça comprend aussi le Wi-Fi.
Le sénateur Lang : J'essaie d'avoir une idée de ce que cela va coûter. Donc, finalement, ça va nous coûter plus cher, et en plus, sur une période indéfinie.
Mme Bouchard : Oui.
La sénatrice Marshall : La semaine dernière, on nous a donné un tableau indiquant les coûts du projet, chaque année. Si quelqu'un a ce tableau sous la main, il pourrait peut-être le montrer au sénateur Lang. On nous a donné ce document la semaine dernière; quelqu'un l'a peut-être.
Mme Proulx : Sénatrice Marshall, est-ce que vous cherchez l'ARCP?
Le président : En attendant, poursuivons.
Le sénateur White : J'aimerais poser une question supplémentaire au sujet des données qui seront entreposées. Je veux m'assurer qu'elles seront bien entreposées dans nos installations, et pas sur le nuage, et qu'elles n'auront rien à voir avec le Patriot Act.
M. O'Brien : Notre directrice est en train de parler avec le sénateur Lang.
Le sénateur White : Dès qu'elle aura fini, je lui poserai ma question.
M. O'Brien : Le sénateur White a une question, madame Bouchard.
Le sénateur White : Ma question concerne le Patriot Act des États-Unis. Je veux être sûr que les données qui seront entreposées dans nos installations ne se retrouveront pas dans le nuage ou ailleurs.
Mme Bouchard : Absolument. Elles seront entreposées dans la Cité parlementaire, vous n'avez pas à vous inquiéter.
Le sénateur White : Merci.
Le président : Êtes-vous d'accord, sénateurs, pour que nous fassions avancer ce dossier comme prévu?
Des voix : D'accord.
Le président : Nous allons maintenant passer au point suivant, qui est le groupe de travail consultatif.
M. O'Brien : Comme vous le savez, c'est le sénateur Downe qui a été nommé pour représenter le Parti libéral. Le nom de la sénatrice Batters a été proposé pour représenter le gouvernement, dans ce groupe de travail.
Le président : Êtes-vous d'accord?
La sénatrice Fraser : De quel groupe s'agit-il?
Le président : Du groupe de travail sur la vision et le plan à long terme pour la Cité parlementaire.
La sénatrice Fraser : Ah, oui.
Le président : Nous passons maintenant au suivi du Plan d'action proposé sur la diversité et l'accessibilité de 2014 à 2016, que vous trouverez aux pages 7 à 15 dans votre document en anglais.
Je vais demander à notre directeur des Ressources humaines de faire le point en cinq minutes.
Darshan Singh, directeur des Ressources humaines, Sénat du Canada : Bonjour, honorables sénateurs.
Le Comité consultatif sur la diversité et l'accessibilité a examiné les observations dont vous nous avez fait part début avril, et je suis ici aujourd'hui, pour apporter des réponses à vos questions. Je tiens à remercier le comité et son président, D'Arcy McPherson, ainsi qu'Angela Vanikiotis, des Ressources humaines, d'avoir grandement contribué à la préparation de cette importante initiative.
Sénatrice Seth, nous vous remercions d'avoir suggéré de remplacer « visually impaired » par « blind and partially sighted ». Nous allons le faire, et en français, nous dirons « personnes aveugles ou atteintes de cécité partielle » dans tout le document.
De plus, en réponse à votre deuxième recommandation au sujet d'étiquettes en braille sur les machines distributrices, nous sommes heureux de vous informer qu'il y a quelques années, François Michaud, de l'administration du Sénat, a fait une inspection pour voir si les services du Sénat étaient adaptés aux besoins des personnes aveugles ou atteintes de cécité partielle. À l'époque, le problème des machines distributrices n'avait pas été mentionné. Nous allons contacter nos fournisseurs pour voir s'ils peuvent poser des étiquettes en braille sur nos machines.
[Français]
Passons aux commentaires des sénatrices LeBreton et Seth relativement à la détermination des trois nouveaux organismes communautaires intéressés par une collaboration avec le Sénat pour annoncer nos possibilités d'emploi. Tel qu'il est mentionné à la page 3 du Plan d'action sur la diversité et l'accessibilité, nous sommes heureux de vous annoncer que, dorénavant, nous allons tirer parti de nos médias sociaux et diffuser nos annonces d'emploi plus largement aux différents groupes au lieu de nous concentrer seulement sur trois groupes en vue d'accroître le nombre de candidats dans les quatre groupes désignés.
[Traduction]
Sénatrice Seth, vous vouliez savoir si le Sénat devrait inclure la communauté lesbienne, homosexuelle, bisexuelle et transsexuelle dans les nouvelles communautés de partenariat, et je peux vous dire que le Comité consultatif sur la diversité et l'accessibilité a l'intention d'examiner cette question au cours des prochains mois. Il sera peut-être utile d'inclure ça dans le plan d'action.
Sénateur Lang, vous avez demandé si nous étions satisfaits des pratiques d'embauche actuelles. Le Sénat s'intéresse de près aux besoins de l'organisation en matière de diversité et de représentativité, tout en veillant à ce que le principe du mérite s'applique à tous les candidats. Nos pratiques d'embauche vont continuer de refléter ce principe.
Le sénateur Downe n'est pas ici, mais je vais quand même répondre à sa question. Il voulait savoir dans quelle mesure les effectifs du Sénat sont comparables à la population active. Dans le cadre d'une campagne d'auto-identification, nous avons envoyé un questionnaire à tous les employés, auquel ils étaient libres de répondre. Les résultats sont indiqués dans les tableaux actualisés sur l'équité en matière d'emploi, qui ont été compilés le 31 mars 2014 et qui devraient bientôt être affichés sur IntraSen. Notre taux de participation a été de près de 90 p. 100.
Sénateur White, vous avez posé une question au sujet de la représentativité des femmes aux différents niveaux et postes de l'organisation. Dans les tableaux actualisés sur l'équité en matière d'emploi, qui ont été compilés le 31 mars 2014 et qui seront bientôt affichés sur IntraSen, vous trouverez le tableau 7, qui vous a été distribué et qui indique les barèmes de salaires et les groupes désignés des employés de l'administration du Sénat.
[Français]
Je désire déposer de nouveau le troisième rapport au greffier du Sénat du comité consultatif sur la diversité et l'accessibilité qui contient, à la page 3, les statistiques que vous avez demandées sur la représentation des quatre groupes désignés. On dit dans le rapport que la représentation des membres des quatre groupes désignés, à savoir les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées et les membres des minorités visibles, a augmenté au sein de l'administration du Sénat. J'aimerais donc vous demander d'approuver le rapport révisé.
[Traduction]
Le sénateur Munson : Je vous remercie de nous donner toutes ces informations. C'est une liste très impressionnante des résultats que nous obtenons, et je suis très fier de ce que fait l'administration. Je suis quand même curieux de savoir où nous nous situons par rapport à d'autres organisations similaires, comme la Chambre des communes ou les autres assemblées législatives provinciales, et si nous suivons un modèle en particulier?
M. Singh : Je vais répondre à votre question sur la représentation, et ensuite, je demanderai aux membres du comité sur la diversité de vous parler du modèle. S'agissant de la représentation, nos résultats sont meilleurs que ceux de la fonction publique et des services publics en général. Et par rapport aux assemblées législatives provinciales et municipalités, nous sommes très bien placés. Il y a encore certains secteurs où nous avons des progrès à faire, et c'est indiqué dans le rapport, mais c'est ce que nous avons l'intention de faire au cours des années qui viennent. Nos résultats sont donc tout à fait satisfaisants. Je vais demander à D'Arcy et à Angela de vous parler du modèle que nous allons suivre.
D'Arcy McPherson, président, Comité consultatif sur la diversité et l'accessibilité, Sénat du Canada : Merci. Au sein de l'administration du Sénat, la représentation de trois des quatre groupes désignés a augmenté, à savoir les Autochtones, les personnes handicapées et les membres des minorités visibles. Nos résultats sont tout à fait satisfaisants, si on les compare aux données de la page 3 du rapport annuel de 2012, qui portent sur le recensement de 2006 dans la RCN et sur les indicateurs de 2010.
Pour ce qui est du modèle que nous utilisons, les représentants des Ressources humaines seraient certainement mieux placés pour vous en parler, mais notre objectif a toujours été de modéliser le plus possible la population ainsi que les autres organisations similaires.
Le sénateur Munson : Dans quels secteurs pourrait-on faire mieux?
M. McPherson : Il est toujours possible de faire mieux, surtout quand on se situe dans la moyenne. Dans toutes les catégories, surtout pour les groupes désignés, lorsque nous dépassons les cibles fixées, c'est vraiment une bonne chose.
Le sénateur Munson : Faites-vous des efforts particuliers à l'égard des Autochtones?
M. McPherson : Comme l'a dit M. Singh, nous ne ciblons pas des groupes en particulier, pour ne pas léser les autres, mais il est évident que nous accordons beaucoup d'attention au groupe désigné des Autochtones. Je suis convaincu que nous pouvons améliorer ces résultats, et nous envisageons des initiatives pour y parvenir.
La sénatrice Jaffer : Je tiens à dire d'emblée que je suis très impressionnée. Nous avons fait énormément de progrès. Je vous remercie infiniment, et je peux vous dire que je constate moi-même un changement lorsque je me promène dans les couloirs du Sénat. Notre institution est vraiment représentative de la population de notre pays, et je vous en remercie beaucoup.
Je vous mets en garde également au sujet des catégories. Même si on peut en envisager d'autres, celles qui sont énoncées dans la loi fédérale sont obligatoires. Ce sont les quatre catégories qui sont énoncées dans la loi, et si nous voulons nous occuper de personnes appartenant à d'autres catégories, il va falloir trouver un autre moyen de le faire.
J'ai également certaines réserves en ce qui concerne les personnes handicapées. Nous avons le programme Les amis du Sénat, mais ça n'aide pas tellement les jeunes à se trouver un emploi par la suite, car ils ont d'énormes obstacles à surmonter. J'aimerais proposer que, comme prochaine étape, on envisage de recruter ces jeunes, peut-être après une période de stage? Au comité des droits de la personne, nous avons constaté — et je ne dis pas que c'est la même chose ici — qu'un certain nombre de personnes handicapées ne l'étaient pas au départ, mais qu'elles le deviennent, peut-être temporairement, pour quelque raison que ce soit, et elles se retrouvent alors dans cette catégorie. Je pense que c'est ça qu'il faudrait faire, encourager les personnes handicapées à trouver un débouché. C'est certainement un secteur dans lequel nous pourrions nous améliorer. Mais je reconnais que vous avez fait un excellent travail, et je vous en remercie.
M. Singh : Merci beaucoup, sénatrice. En réponse à vos deux observations, je dirai que les quatre catégories que nous indiquons sont celles qui sont en vigueur dans la fonction publique fédérale et dans les assemblées législatives provinciales. Je suis d'accord avec vous, et notre comité a envisagé d'en ajouter d'autres pour ne pas se limiter à ces quatre. Espérons que d'ici quelques années, nous aurons davantage de données sur nos résultats en matière de diversité.
S'agissant du programme Les amis du Sénat, c'est une initiative importante, mais je reconnais que ça ne résout pas tous les problèmes des personnes handicapées. Nous essayons d'aider tous nos employés qui deviennent handicapés pendant qu'ils sont à notre emploi, et nous étudions aussi différents moyens pour encourager les personnes appartenant à ce groupe désigné à présenter leur candidature à des postes au Sénat.
La sénatrice Jaffer : Je connais bien le programme Les amis du Sénat, et franchement, ces gens-là ne pourraient jamais trouver un emploi au Sénat. Je ne veux pas être méchante, vous savez, je travaille avec eux chaque semaine, mais je pense qu'on devrait vraiment aider ceux qui ont le potentiel de travailler dans notre organisation. Par exemple, on pourrait leur donner un intérim, enfin quelque chose pour les faire entrer.
La sénatrice Marshall : Monsieur Singh, j'ai travaillé sur le rapport initial avec la sénatrice Jaffer et la sénatrice Stewart Olsen, et pour répondre à la question du sénateur Munson au sujet des points que nous pourrions améliorer, je me souviens que, pour trois des quatre catégories désignées, les effectifs du Sénat étaient représentatifs de la population en général. Par contre, pour la catégorie des Autochtones, je me souviens qu'on avait encore des efforts à faire. Est-ce que ma mémoire est bonne? J'avais vraiment l'impression que nous avions encore des efforts à faire en ce qui concerne la catégorie désignée des Autochtones.
M. Singh : Je n'étais pas là, mais je suppose que votre mémoire est bonne. Depuis quelques années, nos résultats dans cette catégorie se sont améliorés, même si, comme l'a fait remarquer le sénateur Munson, nous avons encore des progrès à faire. C'est ce que comptent faire le comité et les ressources humaines au cours des prochaines années.
La sénatrice Marshall : Dans plusieurs catégories, en dollars, il n'y a pas de représentation du groupe des Autochtones. Merci.
Le président : Honorables sénateurs, sommes-nous convenus que notre comité appuie le travail du comité consultatif et approuve le rapport qu'il a présenté au greffier?
Des voix : D'accord.
Le président : Le point suivant concerne la gestion des employés en congé d'invalidité à long terme.
M. Singh : Encore une fois, sénateurs, la direction des ressources humaines recommande que les procédures de gestion applicables aux employés en invalidité, qui avaient été mises en œuvre pour les employés de l'administration du Sénat en 2012, s'appliquent également au personnel des sénateurs. Ces procédures permettent la cessation de la relation de travail lorsque l'employé est en congé sans solde depuis deux ans ou plus, si le pronostic du médecin indique que l'employé ne retournera pas au travail dans un avenir prévisible. Ces procédures facilitent également le retour au travail et les mesures d'adaptation nécessaires. Elles correspondent à de bonnes pratiques de gestion des ressources humaines, et sont similaires à celles qui sont appliquées dans la fonction publique fédérale et à la Chambre des communes.
[Français]
À présent, il n'y a pas de procédures ni de pratiques établies pour traiter les cas du personnel des sénateurs. Le Sénat tente activement de faciliter le retour rapide au travail des employés en congé de maladie et en congé d'invalidité de longue durée. Il y a des cas où un retour au travail est considéré comme non réalisable médicalement dans un avenir prévisible, ou impossible. Les procédures proposées s'appliqueraient dans de tels cas.
[Traduction]
Il y a actuellement deux employés de sénateurs qui sont en congé sans solde depuis plus de deux ans, et dont les médecins ne prévoient pas un retour au travail dans un avenir prévisible. Dans un cas, l'employé reçoit des prestations d'invalidité à long terme depuis 15 ans, et dans l'autre, depuis plus de 13 ans. Les deux employés, avec lesquels nous sommes en contact, devraient rester en congé d'invalidité à long terme jusqu'à l'âge de 65 ans. Seulement deux autres employés de sénateurs nous ont fait une demande de congé d'invalidité à long terme, l'un à la fin de 2013, et l'autre, en janvier 2014. L'une a été approuvée, mais l'employé devrait être de retour cet été, et l'autre n'est pas encore approuvée. La cessation d'emploi due à une incapacité médicale n'a aucune incidence sur les droits aux prestations d'invalidité à long terme des employés, lesquelles prestations peuvent continuer d'être versées jusqu'à ce qu'ils atteignent l'âge de 65 ans.
[Français]
En conclusion, la mise en œuvre des procédures de gestion d'invalidité proposées représente une saine gestion des ressources humaines. Les procédures permettent la cessation de la relation de travail lorsque l'employé est en congé sans traitement pendant plus de deux ans avec un pronostic de ne plus retourner au travail dans un avenir prévisible.
[Traduction]
La sénatrice LeBreton : J'aimerais connaître les critères qui sont utilisés pour le traitement d'une demande d'invalidité à long terme.
Vous dites dans le rapport, et vous venez de le répéter, que deux employés de sénateurs sont en congé d'invalidité à long terme, dont l'un ne devrait pas revenir dans un avenir prévisible. Il y en a un qui touche des prestations depuis 15 ans, et l'autre, depuis 13 ans. Vous parlez également de deux autres cas. Traitez-vous directement avec les sénateurs concernés? Quelle procédure suivez-vous?
Je parlais avec le sénateur Lang d'un cas relaté aujourd'hui, dans le journal l'Ottawa Citizen et rapporté par Jordan Press, au sujet d'un employé du Sénat. Je n'en avais jamais entendu parler. J'aimerais bien savoir s'il existe un organe au Sénat qui est censé traiter ce genre de dossier, car il me semble que les membres du comité devraient en être avertis à l'avance, plutôt que de l'apprendre à 6 heures du matin en lisant l'Ottawa Citizen.
M. Singh : Je vais commencer par répondre à votre deuxième question, et ensuite, je demanderai au gestionnaire des ressources humaines au corporatif, Peter Nunan, de répondre à la première question au sujet de la procédure suivie. Vous vouliez savoir si nous traitions directement avec les sénateurs concernés, mais dans les deux cas d'invalidité à long terme, celui de 15 ans et celui de 13 ans, les sénateurs ne sont plus là. C'est donc à nous que revient la responsabilité de discuter avec les employés pour régler le dossier, et c'est ce que nous faisons. Comme vous pouvez vous en douter, 15 ans et 13 ans, c'est long quand il s'agit de garder des employés à notre effectif.
En ce qui concerne les deux nouveaux cas, nous travaillons en collaboration avec les bureaux des deux sénateurs concernés. Nous sommes en contact avec eux, puisque c'est notre responsabilité. Peter va maintenant répondre à votre question sur la procédure.
Peter Nunan, gestionnaire, Apprentissage, relations de travail, bien-être et rémunération, Sénat du Canada : Les employés du Sénat, y compris les employés des sénateurs, sont couverts par les programmes d'assurance médicale, dentaire, assurance-vie et assurance invalidité du gouvernement fédéral. Ils sont donc couverts par ces programmes, qui sont administrés soit par Sun Life, soit par Industrial Life Insurance, et qui prévoient des critères précis pour déterminer un cas d'invalidité. C'est la compagnie d'assurances qui détermine, à partir de preuves médicales, si une personne est totalement invalide. Pendant les deux premières années, elle détermine si la personne peut exécuter la plupart de ses fonctions, et après deux ans, si elle peut occuper un poste, selon son éducation et son expérience, pour lequel elle touche au moins les deux tiers de son salaire. C'est donc la compagnie d'assurances qui prend la décision, au vu des documents que nous lui envoyons, et pas le Sénat.
Je n'ai pas lu l'article de l'Ottawa Citizen. Je ne sais donc pas de qui il s'agit, mais je ne pense pas que ce soit un des deux employés dont nous parlons.
La sénatrice LeBreton : Le sénateur De Bané.
M. Nunan : Oui. C'est une personne qui est partie en congé de maladie, et dont le statut a été maintenu. Ensuite, elle est passée à un congé d'invalidité, et son statut a été maintenu. Comme la personne a été jugée apte à retourner au travail, la compagnie d'assurances a déterminé qu'elle pouvait retourner au travail.
Le sénateur Furey : Sommes-nous à huis clos, monsieur le président?
Une voix : Non.
La sénatrice Seth : Je voudrais poser la même question que la sénatrice LeBreton.
Le sénateur Furey : J'invoque le Règlement, monsieur le président.
Si nous commençons à discuter de cas personnels, je pense qu'il vaudrait mieux siéger à huis clos.
Le président : Nous allons faire attention à ce que nous disons, mais j'aimerais savoir ce qu'a à dire la sénatrice Seth.
La sénatrice Seth : Si c'est lié au travail, comme une chute ou quelque chose du genre, et que la personne ne peut pas retourner au travail pendant deux ans, ça relève de la CSPAAT. Mais après trois ou quatre ans, si elle veut reprendre son poste, que se passe-t-il, quelles procédures avons-nous?
M. Singh : En qualité d'employeur, nous devons protéger les droits des employés. Il n'est pas toujours possible de réaffecter la personne dans le même poste, car un autre employé l'a peut-être remplacée, ou bien nous avons recruté. Mais nous essayons toujours de lui trouver un poste similaire. S'il s'agit de l'employé d'un sénateur, nous voyons avec le sénateur s'il est possible de trouver un autre poste de conseiller politique, par exemple, ou un poste similaire, auprès d'autres sénateurs.
La sénatrice Seth : On ne les laisse pas tomber.
M. Singh : Exactement.
Le sénateur White : Cette discussion est importante pour un certain nombre de raisons, mais la façon dont une compagnie d'assurances traite ses clients est un sujet plutôt stérile. Ce qui m'intéresse plutôt, c'est la procédure que nous suivons, et j'aimerais avoir ça par écrit, pour gérer les gens qui travaillent pour nous, ou qui reviennent travailler pour nous, d'un point de vue plus humaniste. Avons-nous des procédures en place? Est-ce que nous avons un gestionnaire responsable de ce genre de situation? Les compagnies d'assurances ne créent pas de très bons rapports entre les employés et les employeurs. Au contraire, elles trouvent toujours de bonnes raisons pour refuser des prestations. J'aimerais bien voir par écrit ce que nous avons comme procédure applicable dans ces cas-là, et savoir si une personne est responsable de ce genre de situation, pour qu'on puisse la convoquer éventuellement.
M. Singh : Merci, sénateur. Nous sommes bien entendu tout à fait d'accord avec vous. C'est notre responsabilité, en tant qu'employeur, d'aider nos employés et de faciliter leur retour au travail.
Dans ce genre de situation, la direction des ressources humaines essaie de faire en sorte, avec le sénateur concerné, que l'employé qui retourne au travail reçoit l'aide dont il a besoin, et que le sénateur lui-même reçoit l'aide dont il a besoin. Voilà ce que nous faisons du côté de l'administration. Nous appuyons nos gestionnaires. Nous les formons, nous les aidons et nous répondons aux questions. Je vais maintenant donner la parole à Peter.
M. Nunan : Je vous remercie de votre question. Nous sommes entièrement d'accord avec vous. La procédure dont il est question dans les notes d'information et qui concerne la gestion des congés d'invalidité à long terme est en fait consignée dans un document affiché sur notre site IntraSen. La cessation d'emploi n'en est qu'un élément. On y énonce toute la procédure applicable à partir du jour où la personne part en congé de maladie, comment nous pouvons faciliter un rapide retour au travail, et comment nous pouvons répondre aux besoins spéciaux des employés. Nous avons une politique là-dessus. Pour la gestion des dossiers, nous travaillons également avec une entreprise de l'extérieur qui s'occupe du suivi médical des employés qui sont en congé de maladie ou en congé d'invalidité, afin de faciliter leur retour rapide au travail. C'est ce que nous faisons en règle générale. Tout notre programme est axé sur un retour au travail aussi rapide et aussi sécuritaire que possible, mais il arrive, dans de rares cas, que cela ne soit pas possible.
Le sénateur White : Vous dites que c'est affiché sur Internet?
M. Nunan : Je parle de la procédure qui s'applique actuellement aux employés de l'administration, et que nous proposons d'élargir aux employés des sénateurs.
Le sénateur White : Si j'y ai déjà accès, je vous prie de m'en excuser, mais sinon, pourriez-vous m'envoyer ça par courriel?
M. Nunan : Volontiers.
La sénatrice Marshall : Peter, est-ce que nous avons nos propres assurances, ou est-ce que nous passons par une compagnie d'assurances, ou encore est-ce que ça relève de la Commission des accidents du travail?
M. Nunan : C'est la Commission des accidents du travail. Nous avons nos propres assurances. En ce qui concerne les prestations d'invalidité à long terme, nous payons des cotisations comme les autres ministères. Donc, ce sont les assurances qui s'en chargent.
La sénatrice Marshall : Ce sont les compagnies d'assurances qui s'en chargent.
M. Nunan : C'est exact.
Le sénateur Tkachuk : C'est une situation compliquée, parce que les employés travaillent directement pour le sénateur. C'est lui qui les embauche et c'est lui qui dirige. Je crois qu'on a des programmes d'aide pour les employés qui deviennent invalides sur leur lieu de travail, qui contractent une maladie à long terme, ou quelque chose du genre. C'est normal qu'on ait des programmes pour ça. Mais je pense qu'on devrait s'adresser aux deux whips pour ce qui est d'élaborer une politique sur la façon dont nous devons traiter ces employés. Travailler pour un sénateur, ce n'est pas un emploi permanent. Ça dure tant que le sénateur est en poste, et même, le sénateur peut constater que l'employé est incompétent et le renvoyer. Je ne sais pas dans quelle mesure tout ça se tient, mais pour moi, c'est un sujet qui m'a toujours paru assez nébuleux; je trouve qu'il a une dimension politique, et c'est pour cela que je pense qu'il faudrait en parler avec les whips, qui aident d'ailleurs souvent les sénateurs à trouver les employés dont ils ont besoin.
Le sénateur Lang : J'aimerais simplement poursuivre sur la même question, mais en la situant davantage au niveau de la comparaison entre le personnel du Sénat et le personnel de l'administration. Je ne comprends pas très bien en quoi les prestations sont différentes, entre un employé de l'administration et un employé du Sénat. J'aimerais bien qu'on nous fasse un petit topo sur les prestations que reçoit un fonctionnaire et celles que reçoit un employé du Sénat. C'est vrai que travailler pour un sénateur, ce n'est pas un emploi permanent, mais certains employés occupent ces postes pendant de très longues années. Il faudrait donc savoir à quelles prestations ils ont ou devraient avoir droit, compte tenu du fait qu'ils sont là à la discrétion des sénateurs. Ça ne veut pas dire que nous les traitons d'une manière très différente, en comparaison des employés de l'administration, j'aimerais simplement avoir un petit topo sur les différences qui existent au niveau des prestations.
M. Singh : Encore une fois, je suis tout à fait d'accord avec vous. Les employés des bureaux des sénateurs sont des employés du Sénat. Nous allons, comme vous le demandez, compiler une liste des prestations que reçoivent les deux groupes, et nous la ferons parvenir au comité de direction, qui nous dira si nous devons vous l'envoyer aussi à vous.
Le président : Je pense que nous avons suffisamment discuté de cette question et que nous pouvons passer au point suivant, qui est le troisième rapport sur la santé et la sécurité au travail, qui a été soumis au greffier.
M. Singh : Honorables sénateurs, les comités patronaux-syndicaux de santé et de sécurité se sont activement acquittés des responsabilités qui leur sont conférées par la politique sur la santé et la sécurité que le Sénat a adoptée en mars 2011. Le comité responsable de cette politique, qui est coprésidé par ma collègue Diane Boucher, s'est réuni à intervalles réguliers pour examiner les pratiques et les enjeux relatifs à la santé, à la sécurité et au bien-être, dans le milieu de travail. Le greffier du Sénat a manifesté son appui au comité en participant régulièrement et activement à ces réunions. La direction des ressources humaines, de concert avec les directions de la sécurité et des services des immeubles, est le principal responsable de la protection de la santé et de la sécurité au Sénat.
Aujourd'hui, nous déposons le troisième rapport annuel sur la santé et la sécurité, qui a été préparé par le comité responsable de l'application de la politique en la matière. Le rapport décrit les mesures qui ont été prises pendant l'exercice financier 2013-2014 et les problèmes qui se sont posés, ainsi que les tendances sur cinq ans. Dans l'ensemble, la tendance est très positive. Il est également question de ce qu'on prévoit faire pendant l'année qui vient. Je vais laisser Mme Boucher vous en présenter les grandes lignes.
[Français]
Diane Boucher, directrice, Systèmes législatifs et télédiffusion : Honorables sénateurs, avec l'adoption de la Politique sur la santé et la sécurité au travail, en 2011, par le Comité de la régie interne, des programmes et des initiatives ont été mis en œuvre pour respecter nos obligations et assurer un environnement plus sain et sécuritaire pour tous au Sénat.
Ces programmes et initiatives ont porté leurs fruits. Il me fait plaisir de partager avec vous les progrès réalisés au cours des années. Le nombre d'incidents au cours des cinq dernières années est passé de 49 incidents en 2009-2010, à 20 incidents en 2013-2014, ce qui représente une réduction de plus de 59 p. 100.
Des incidents ont diminué dans chacune des catégories d'emploi, y compris dans les secteurs les plus à risque, dont le service des opérations et celui de la sécurité, où ils ont diminué de moitié. Quant au nombre d'incidents invalidants, il est passé de 15 en 2009-2010, à 7 en 2013-2014, alors que le nombre de jours de travail perdus est passé de 418 à 132,5 pour la même période. Les glissements et les chutes représentent toujours la principale cause d'incidents, comptant pour 40 p. 100 de l'ensemble des incidents. Le printemps et l'automne semblent être les périodes les plus propices aux incidents; ils concordent également avec les périodes les plus achalandées des travaux du Sénat.
[Traduction]
Nous avons également obtenu d'excellents résultats avec le nouveau programme d'inspections annuelles, mis en place il y a trois ans, car le nombre de problèmes ou de dangers potentiels qui ont été identifiés dans tous les locaux occupés par le Sénat est passé de 221, en 2011-2012, à 129, en 2013-2014, soit une réduction de 44 p. 100. Une plus grande sensibilisation de tous, une meilleure formation et le désir des employés d'avoir un lieu de travail sain et sécuritaire, tous ces éléments ont contribué aux progrès importants que nous avons réalisés au cours des cinq dernières années, sous la direction du greffier.
Nous n'en devons pas moins poursuivre nos efforts afin de repérer tous les risques possibles, dans le but de les éliminer ou tout au moins de les contrôler.
J'aimerais remercier les honorables sénateurs et leurs collaborateurs de nous avoir manifesté leur appui pendant les inspections annuelles. J'aimerais également remercier le greffier de nous avoir prodigué ses conseils, ainsi que mes collègues à la direction, les représentants syndicaux et mon adjointe Kathleen, de leur appui et de leurs efforts.
Le président : Y a-t-il des questions ou des observations?
La sénatrice Seth : Je vois que le nombre d'incidents dans les « secteurs les plus à risque » a diminué. Qu'entendez-vous par « secteurs les plus à risque »?
M. Nunan : C'est d'après les statistiques. On constate que les « cols bleus », qui font davantage de travail physique, et les agents de sécurité sont plus susceptibles d'avoir des accidents. C'est donc dans ce contexte qu'il faut se placer.
La sénatrice Seth : Quel genre de tâches font-ils?
M. Nunan : Dans les Services des immeubles, les employés sont appelés à monter et démonter les salles de comités, à livrer le courrier et à nettoyer les bureaux. Au service de la sécurité, ils inspectent les lieux.
Les chutes représentent le plus gros pourcentage des accidents, donc il s'agit de gens qui travaillent à l'intérieur, à l'extérieur, qui se déplacent. Comme dans d'autres milieux de travail semblables, ils ont tendance à avoir plus souvent des accidents.
La sénatrice Seth : Quelles mesures avez-vous prises pour vous assurer que leur pourcentage d'accidents n'est pas disproportionné?
M. Nunan : La sensibilisation et la formation. Dans les Services des immeubles, ils ont vérifié que les employés utilisaient correctement les équipements. Nous organisons des séances de formation sur la façon de soulever des objets lourds, sur le SIMDUT. Ce sont là des mesures préventives, et nous avons aussi des cours de formation en ligne pour les superviseurs, afin qu'ils puissent donner des conseils aux employés.
M. O'Brien : Le Comité de santé et de sécurité se réunit à peu près une fois par mois. À chaque réunion, nous avons un rapport sur les accidents qui se sont produits dans les locaux du Sénat. Nous essayons de déterminer la cause de ces accidents, afin de prendre des mesures préventives en conséquence, pour éviter que l'accident ne se reproduise.
Le sénateur Munson : À propos des lieux interdits aux fumeurs dans l'édifice du Centre, je souhaiterais que nous soyons le premier parlement au monde à interdire la cigarette partout sur les terrains qui entourent les édifices. Que voulez-vous dire par « panneaux d'interdiction de fumer qui ont été installés par TPSGC »? Il y a deux panneaux — à l'entrée du gouverneur général...
A-t-on le droit de fumer sur la Colline parlementaire? Si oui, c'est terrible.
Mme Boucher : Oui, ce n'est pas interdit.
Le sénateur Munson : Nous devrions avoir le courage d'interdire de fumer à partir de la rue Wellington. Nous avons suffisamment d'agents de police sur la Colline parlementaire, de toute façon.
C'est absolument incroyable, on ne peut se rendre nulle part sans devoir traverser un nuage de fumée. Je suis sérieux.
M. Singh : Comme vous vous en êtes rendu compte au cours des dernières semaines, c'est Travaux publics et Services gouvernementaux Canada qui est le propriétaire des bâtiments. C'est ce ministère qui désigne les lieux où on peut fumer et les lieux où il est interdit de fumer.
C'est une observation que nous leur transmettrons à la prochaine occasion. Gilles Duguay et son équipe sont ici, et nous ne manquerons pas d'en parler à Travaux publics.
La sénatrice Marshall : Il y a plusieurs choses dans votre rapport, notamment les questions relatives à la santé mentale. Je n'ai rien à dire là-dessus, si ce n'est que j'en suis consciente. L'autre remarque que je voudrais faire concerne les blessures à l'œil, et l'installation de douches oculaires. Je constate qu'il n'y a eu que deux ou trois cas de blessure à l'œil, mais on dirait que l'installation de douches oculaires est devenue toute une affaire. Est-ce que les statistiques justifient l'installation de douches oculaires?
Mme Boucher : Il y a eu des problèmes parce que certaines douches ne marchaient pas. C'était dangereux parce que si quelqu'un se mettait quelque chose dans l'œil et qu'il voulait se servir de la douche, elle ne marchait pas.
Nous avons vérifié toutes les douches oculaires, pour déterminer lesquelles ne marchaient pas, lesquelles étaient inutiles, et lesquelles n'étaient pas installées correctement. Il faut aussi que le personnel de l'entretien puisse y accéder rapidement. Pat McDonnell et les Services des immeubles ont fait un relevé de toutes les douches oculaires, et ils ont pris des mesures pour régler le problème.
Le sénateur Lang : J'ai deux ou trois observations à faire. Les statistiques sont intéressantes. Je pense que l'administration et les responsables des lieux de travail méritent d'être félicités car le nombre d'accidents a manifestement diminué. C'est une bonne chose, et il faut en féliciter les responsables.
L'un des principaux facteurs de bien-être est la bonne forme physique. Nous avons la chance d'avoir un gymnase dans l'édifice Victoria. Comment pourrions-nous encourager les gens qui veulent rester en bonne santé à s'inscrire à des cours de conditionnement physique? C'est peut-être quelque chose qu'il faudrait envisager, si ce n'est déjà fait.
Mme Boucher : Nous avons mis sur pied plusieurs initiatives. La première est un programme appelé SENVie, ou SENLife. Nous offrons des cours de zumba et de yoga à tous ceux que cela intéresse. Nous avons lancé jusqu'à présent trois initiatives, mais nous en planifions d'autres.
Nous faisons également de la sensibilisation, en rédigeant des articles dans Quatrième lecture, ou en affichant des informations sur IntraSen.
Le sénateur Lang : Je le recommande vigoureusement. Dans tous les lieux de travail importants — qu'ils soient privés ou gouvernementaux, il faut sérieusement mettre l'accent là-dessus.
La sénatrice Cordy : Comme l'a dit le sénateur Lang, c'est réjouissant de voir que les chiffres ont considérablement diminué.
Sous la rubrique des inspections, nous voyons bien que le nombre de problèmes et de dangers potentiels a diminué. Mais j'ai été très surprise de voir qu'au sujet des lieux inspectés, on indiquait Ontario et Québec. Pourquoi le Québec? Le Sénat a-t-il des locaux au Québec?
Mme Boucher : Nous avons des bureaux au 45, boulevard Sacré-Cœur; c'est là où est située l'imprimerie nationale du Canada, et nous y avons un atelier d'imprimerie et un certain nombre d'employés. Il y a donc aussi un comité local.
Le président : Avant de conclure, je voudrais signaler la présence à notre réunion d'aujourd'hui de trois hauts fonctionnaires de l'Assemblée législative de l'Alberta : Scott Ellis, agent financier principal; Jacqueline Breault, agente des services corporatifs; et Vera Beck, gestionnaire des dossiers.
Nous espérons que la réunion du Comité sénatorial permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration vous a intéressés.
Des voix : Bravo!
La sénatrice Cordy : Sous la rubrique « Autres questions », j'aimerais profiter de l'occasion pour demander au directeur des ressources humaines de transmettre mes remerciements à Reina Bernier et aux organisateurs de la cérémonie de remise des prix du Programme de reconnaissance des employés du Sénat, qui a eu lieu vendredi après-midi. C'était magnifique. Je félicite tous ceux et celles qui ont reçu un prix pour leurs années de service ou pour leur travail en dehors de la Cité parlementaire — je veux surtout parler de bénévolat. C'était magnifique. Je vous prie de leur transmettre mes félicitations.
Des voix : Bravo!
Le président : Avez-vous quelque chose à ajouter à la rubrique « Autres questions »? Je vous invite à proposer une motion d'ajournement des travaux.
Le sénateur Tkachuk : Je la présente.
(La séance est levée.)