Délibérations du Comité permanent de la
Régie interne, des budgets et de l'administration
Fascicule no 3 - Témoignages du 12 mai 2016
OTTAWA, le jeudi 12 mai 2016
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration se réunit aujourd'hui, à 9 h 3, en séance publique, conformément l'article 12-7(1) du Règlement, pour étudier des questions financières et administratives.
Le sénateur Leo Housakos (président) occupe le fauteuil.
[Traduction]
Le président : Chers collègues, la séance est ouverte. Bonjour. Si tout le monde est prêt, nous allons commencer.
Le premier point à l'ordre du jour est l'adoption des procès-verbaux de la portion publique de nos réunions du 21 avril et du 5 mai. Y a-t-il des questions sur ces procès-verbaux?
Ensuite, j'aimerais souhaiter la bienvenue au sénateur John Wallace, qui remplace aujourd'hui le sénateur Campbell. Bienvenue, sénateur Wallace.
Y a-t-il des questions sur le premier point à l'ordre du jour? Sinon, quelqu'un peut-il proposer l'adoption des procès-verbaux?
Le sénateur Tkachuk : J'en fais la proposition.
Le président : La motion est proposée par le sénateur Tkachuk et appuyée par le sénateur Lang. Je présume qu'il n'y a aucune opposition. La motion est adoptée à l'unanimité.
Le deuxième point concerne le financement du Conseil interparlementaire mixte. Nous avons demandé à Colette Labrecque-Riel et à Gérald Lafrenière de comparaître une deuxième fois devant nous. Bonjour. Vous avez la parole.
Colette Labrecque-Riel, greffière adjointe par intérim et directrice générale, par intérim, Affaires internationales et interparlementaires, Sénat du Canada : Bonjour, honorables sénateurs. Comme il a été mentionné à la dernière réunion du comité, la question dont vous êtes saisis concerne le Conseil interparlementaire mixte, le CIM, et plus précisément l'allocation budgétaire aux associations parlementaires de 2016-2017. Le document devant vous contient un bref aperçu de la situation; j'espère qu'il vous sera utile.
Comme vous le savez, le mandat du CIM consiste à répartir les budgets entre les 12 associations. Pour l'exercice financier en cours, comme à l'habitude, le CIM a entendu les témoignages de tous les présidents et coprésidents avant de décider de la façon dont il distribuera les fonds. En raison des pressions continuelles exercées par les droits d'adhésion aux associations internationales, qui sont élevés, et des demandes budgétaires importantes présentées par les associations pour mener leurs activités, le CIM a convenu d'accorder une somme excédentaire de 122 000 $, sous réserve de l'approbation de ce comité.
Selon la formule habituelle 30-70 du Sénat, cela signifie une allocation excédentaire de 36 600 $. Ainsi, le CIM demande au comité d'approuver cette allocation excédentaire.
J'aimerais souligner que le mécanisme d'allocation excédentaire de 2014 auquel la note d'information fait référence n'est pas utilisé de la même façon par la Chambre des communes. Pour la Chambre des communes, l'autorisation visant une allocation excédentaire jusqu'à 550 000 $ que le Bureau de régie interne a accordée au CIM en décembre 2014 est toujours valide.
Ce mécanisme ne fonctionne pas de la même façon au Sénat, et c'est la raison pour laquelle une demande d'approbation est présentée aujourd'hui.
Le sénateur Tkachuk : Puis-je poser une question?
Le président : La sénatrice Marshall, et ensuite le sénateur Tkachuk.
La sénatrice Marshall : Je vous remercie beaucoup de votre exposé. Si nous approuvons cette allocation excédentaire, cela signifie-t-il qu'à la fin de l'exercice financier, il se peut que nous ayons dépassé notre budget et que nous devions trouver ces 36 000 $ ailleurs?
Mme Labrecque-Riel : J'ai analysé les cinq derniers exercices financiers, et chaque année, le CIM a des fonds excédentaires, ce qui signifie qu'il ne dépense pas toute son enveloppe budgétaire et qu'il reste un surplus assez important, à savoir de 155 000 $ à 900 000 $. Si on me demandait si la même chose se répétera cette année...
La sénatrice Marshall : Nous ne le savons pas.
Mme Labrecque-Riel : ... j'aimerais avoir une boule de cristal. Je ne sais pas. Je soupçonne que si nous ne dépensons pas tout le budget, ce sera très serré. Je ne veux tromper personne. Il y a un risque que cela devienne une dépense.
La sénatrice Marshall : D'accord, car nous approuvons également, à l'occasion, des allocations excédentaires pour les déplacements du comité, n'est-ce pas? D'accord. Merci.
Le sénateur Doyle : Je me pose des questions, car nous entendons énormément parler des droits d'adhésion. Pourriez-vous nous renseigner sur la façon dont les droits d'adhésion du Canada ont été établis? Est-ce en fonction du nombre d'habitants?
Mme Labrecque-Riel : Cela dépend de l'association multilatérale à laquelle nous appartenons. Oui, cela est fondé en grande partie sur le nombre d'habitants et la taille du pays, et chaque pays utilise une formule différente. Je peux vous dire que 30 p. 100 de l'ensemble de l'enveloppe budgétaire du CIM, qui s'élève à 3,5 millions de dollars, sont dépensés pour les droits d'adhésion, et ces derniers augmentent légèrement chaque année.
Le taux de change du dollar canadien a également une incidence sur ces droits, car une grande partie des droits d'adhésion sont payés en devises étrangères, et il reste donc de moins en moins d'argent chaque année pour les activités.
Le sénateur Doyle : Comment nos droits d'adhésion se comparent-ils à ceux des autres membres du CIM? Sont-ils beaucoup plus élevés? Vous entendez des critiques à cet égard chaque année, car on dit que le Canada ne devrait plus en faire partie, et cetera.
Mme Labrecque-Riel : Les droits d'adhésion du Canada sont stables depuis quelques années. Comme je l'ai dit, leur augmentation est souvent attribuable aux taux de change. La façon dont ils se comparent à ceux payés par d'autres pays est relative. La même formule est établie par le secrétariat international de ces associations, et les droits d'adhésion varient selon l'association. ParlAmericas, par exemple, a des droits d'adhésion peu élevés, c'est-à-dire 20 000 $ par année, alors que ceux de l'UIP pour l'exercice financier en cours seront d'environ 450 000 $. Ces droits d'adhésion représentent donc une partie importante du budget du MIC.
Le sénateur Doyle : Merci.
Le sénateur Tkachuk : Ces 900 000 $ qui n'ont pas été dépensés, était-ce pendant une année d'élections?
Mme Labrecque-Riel : L'exercice financier avec un surplus budgétaire de 900 000 $ était celui de 2011-2012. Il faudrait que je souligne que le budget était plus élevé pendant l'exercice en question, car il était d'environ 4,4 millions de dollars. Le budget du CIM a été réduit de 900 000 $ au cours des cinq dernières années.
Le sénateur Tkachuk : Oui. Aux fins d'éclaircissements, d'après ce que je comprends, ce qui s'est produit, c'est que le CIM a recommandé à plusieurs reprises de mettre fin à notre participation à l'UIP. Ensuite, je crois que les deux Présidents ont laissé entendre que si nous manquions d'argent, le demi-million de dollars serait partagé.
Avez-vous manqué d'argent ou tentez-vous d'inclure cela de façon permanente dans le budget du CIM? Combien d'argent dépensez-vous pour les déplacements et les droits d'adhésion?
Mme Labrecque-Riel : Le mécanisme auquel vous faites référence est la lettre qui se trouve à la fin de la note d'information.
Le sénateur Tkachuk : Oui.
Mme Labrecque-Riel : C'est la première fois que le CIM tente d'invoquer ce mécanisme. Et comme je l'ai dit, il ne fonctionne pas de la même façon à la Chambre des communes et au Sénat.
L'argent qui reste dans le budget pour les activités... comme je l'ai mentionné, cette année, les contributions ou les droits d'adhésion représentent 30 p. 100 du budget. Il s'ensuit que 60 p. 100 de ce budget, à savoir 2,2 millions de dollars, peuvent être affectés aux activités, mais pas la totalité du budget de 3,5 millions de dollars.
Je sais qu'en ce moment, ce ne sont pas des dépenses. Les associations ont présenté leurs demandes budgétaires, et elles étaient deux fois plus élevées que l'enveloppe budgétaire.
Le sénateur Tkachuk : C'est normal.
Mme Labrecque-Riel : Et le CIM a mis au point une formule. Nous avions préparé plusieurs scénarios pour réduire le budget de tout le monde. Presque toutes les associations ont reçu seulement la moitié de ce qu'elles avaient demandé. Encore une fois, la pression exercée par les droits d'adhésion élevés est habituellement le thème de ces discussions au sein du CIM, car il ne reste pas grand-chose pour les activités. On fait valoir que nous investissons tellement d'argent dans les droits d'adhésion qu'il en reste peu pour participer à ces associations auxquelles nous avons payé ces droits.
Le sénateur Tkachuk : Cela fait partie du problème. Je crois que les frais d'adhésion à l'UIP étaient très élevés. Ils s'élevaient à plus de 400 000 $, si je ne me trompe pas. Et je sais que pendant des années, le CIM a tenté de convaincre l'UIP de réduire ses coûts pour qu'ils soient plus raisonnables. Ils les ont réduits un peu, mais ce n'est pas ce que tous les autres devaient faire pour participer.
De toute façon, s'il s'agit seulement d'une autre façon de nous faire payer davantage de façon permanente, je croyais que ces 500 000 $ supplémentaires représentaient une allocation d'une année, et non une allocation permanente. Si le CIM souhaite ramener la question de l'UIP, il devrait décider que nous sommes de retour dans l'UIP et financer cela avec cet argent et nous n'aurons plus à nous en occuper.
Le sénateur Downe : En ce qui me concerne, la question qui englobe tout cela — et je suis préoccupé par ce que j'ai entendu, c'est-à-dire que la moitié des associations... ou plutôt, elles ont reçu la moitié du financement demandé, autrement dit, elles ont présenté des propositions qu'elles pensaient légitimes et les fonds n'étaient pas disponibles. J'aimerais savoir si le responsable de la liaison avec le gouvernement qui assiste à cette réunion, le sénateur Mitchell, pourrait s'informer et nous faire connaître l'intention du gouvernement. Il me semble que le nouveau gouvernement penche vers la participation internationale, et ces associations parlementaires correspondent certainement à ce penchant.
Apprendre que nous n'avons pas les fonds supplémentaires demandés par les gens — nous voulons participer, mais lorsque quelqu'un présente un chèque, nous nous levons pour aller fumer pendant quelques minutes ou faire autre chose. Nous devrions découvrir ce que le gouvernement a l'intention de faire à cet égard et s'il a l'intention d'accorder une allocation supplémentaire à la Chambre des communes et au Sénat pour financer cela. Le sénateur Mitchell, en sa qualité de responsable de la liaison avec le gouvernement, pourra peut-être trouver la réponse et nous la communiquer.
Le sénateur Mitchell : Je serais très heureux de le faire. J'aimerais également ajouter que manifestement, cela soulève la question de la participation, c'est-à-dire la pleine participation des sénateurs indépendants aux associations parlementaires. En ce moment, la structure ne permet pas aux sénateurs indépendants d'être membres à part entière et d'être sur un pied d'égalité, et je crois que les changements structurels apportés au Sénat empêchent un nombre de plus en plus élevé de sénateurs de participer pleinement aux associations parlementaires, aux déplacements et aux délégations. Ce n'est pas juste, évidemment, et nous souhaitons tous créer une situation plus équitable. Je suis très heureux que vous ayez soulevé ce point, car nous devrions lancer le débat sur les moyens que pourrait prendre le CIM pour préserver cette équité.
Le sénateur Downe : Je crois que le sénateur Mitchell a fait valoir un point important, mais il parle du Règlement du Sénat, et ce n'est pas ce dont je parle. Je parle de financement.
Le sénateur Mitchell : Je n'ai pas parlé à ses représentants, mais je crois que le gouvernement souhaite savoir qu'il finance un organisme dans lequel tous les sénateurs sont traités de façon équitable.
Le président : Avant de donner la parole au sénateur Munson, j'aimerais ajouter un commentaire, étant donné que j'étais coprésident du CIM jusqu'à la semaine dernière, lorsque le sénateur Manning a eu la gentillesse de me remplacer. Au cours des deux dernières réunions du CIM, des parlementaires de l'autre côté ont exprimé exactement le point de vue du sénateur Downe, c'est-à-dire qu'ils semblent davantage prêts à exercer la diplomatie parlementaire, et je pense que nous devrions nous préparer, car on parle d'augmenter le budget du CIM de 20 p. 100. L'argument invoqué, c'est que tout comme les parlementaires de l'autre côté qui ont décidé d'augmenter l'ensemble de leurs budgets de 20 p. 100, on pense qu'on aimerait rétablir toutes les compressions budgétaires qui ont été effectuées au sein du CIM pendant la dernière décennie.
Cette discussion a donc été lancée, et je vais donner la parole au sénateur Munson, qui est également membre du CIM. Ensuite, je reviendrai au sénateur Tkachuk.
Le sénateur Munson : J'aimerais me faire l'écho de ce que vous avez dit. J'allais justement préciser que je fais également partie du CIM et que c'est un excellent milieu de travail. En ce qui concerne les budgets, nous passons par ce processus, comme l'a dit le sénateur Downe, c'est-à-dire que chaque année, les présidents de ces comités comparaissent devant nous en sachant dès le départ qu'ils obtiendront seulement la moitié de ce qu'ils demandent.
Et parfois, il y a des gagnants et des perdants, mais l'idée de demander au CIM de réexaminer cette question a été soulevée. En fait, Wayne Easter, de l'autre côté, a mentionné qu'il y a également 30 nouveaux députés, et qu'un programme activiste est en cours de l'autre côté.
Certains parlementaires souhaitent participer à ces associations. Ils aimeraient également que nous ayons une association Canada-Inde, ce qui semble logique, mais elle n'existe pas.
Différentes choses sont en cours, et je pense que nous vivons dans un nouveau monde dans lequel le CIM et d'autres devront créer de nouveaux budgets au lieu de passer par ce processus — eh bien, c'est un véritable jeu des gobelets. En effet, la plupart des gens obtiennent de l'argent, mais pas suffisamment. Ils n'obtiennent vraiment pas suffisamment d'argent, surtout dans les associations qui n'ont pas à payer ces droits d'adhésion, par exemple Canada-Afrique. Nous ne faisons pas cela, et cetera.
Et je crois qu'il faut également réexaminer cela, car le Canada paie une très grande partie du financement des travaux des UIP du monde. Et en ce qui concerne les parlementaires supplémentaires, et ce que le sénateur Mitchell a dit au sujet des autres sénateurs qui n'ont aucun moyen de... eh bien, ils peuvent faire partie de ces associations, mais ils ne voyageront jamais. Merci.
Le sénateur Tkachuk : Afin que tout le monde comprenne bien, on n'a pas réduit les déplacements. Nous avons entrepris un exercice pour réduire les coûts liés aux déplacements — autrement dit, on a veillé à ce que les whips préviennent les délégations longtemps à l'avance pour qu'elles puissent acheter des billets à prix réduit. Une série de points ont été abordés, afin que nous soyons en mesure de réduire nettement le budget sans diminuer les déplacements.
Le programme n'avait pas changé; c'était un programme activiste. Tout le monde voyageait partout, et il nous était donc difficile de justifier la question de l'Inde et de la création d'autres associations, et c'est pourquoi nous avons pensé qu'il faudrait peut-être envisager de nous retirer d'une UIP. Autrement dit, au lieu de conserver toutes ces associations, nous nous sommes dit que nous pourrions éliminer celle-ci pour pouvoir faire ceci et cela. Toutefois, si on souhaite augmenter l'ensemble du budget, c'est une autre paire de manches.
De toute façon, aux fins d'éclaircissement, je tiens à préciser qu'on n'a pas diminué les déplacements; ils ont tout simplement été beaucoup moins dispendieux.
Le sénateur Lang : J'aimerais me faire l'écho de certains des commentaires du sénateur Tkachuk en ce qui concerne l'UIP et notre conversation. Elle remonte maintenant à deux ans, et la préoccupation exprimée concernait essentiellement le montant de nos droits d'adhésion. Il me semble que nous n'avons pas réglé cela. Quelle valeur le Parlement accorde-t-il à cela relativement à nos autres engagements? Et si nous sommes d'accord, je vous suggérerais d'émettre une mise en garde précisant que le CIM vérifiera dans quelle mesure nous sommes prêts à payer des droits d'adhésion. Si les droits sont trop élevés, je pense que nous devons nous demander si nous maintiendrons notre participation. Je vous demanderais donc de faire cette mise en garde avant que nous nous engagions.
La sénatrice Martin : J'ai quelques observations à faire. Je suis actuellement vice-présidente de l'Union parlementaire, et je suis prête à défendre notre participation à l'UIP, compte tenu du fait que le Canada en est membre depuis plus de 100 ans et du travail multilatéral qui peut y être réalisé. Toutefois, je suis d'accord avec le sénateur Tkachuk et d'autres qui sont d'avis que nous devons faire preuve d'une grande prudence dans nos budgets et nos dépenses, afin d'utiliser de façon aussi efficace que possible les crédits disponibles.
On pourrait peut-être demander aux membres du CIM, dont je ne fais pas partie, et aux deux Chambres de procéder à une autre évaluation, mais je tenais à m'exprimer sur l'UIP.
Les sénateurs Munson et Tkachuk ont parlé d'une association Canada-Inde, mais en tant que coprésidente de la Canada-Korea Business Association, j'aimerais souligner le fait que la Corée est le seul pays asiatique avec lequel nous avons un accord de libre-échange. Si nous allons débattre la question davantage, j'espère que le processus sera équitable et transparent, afin que les membres des divers groupes d'amitié puissent participer.
J'ai également entendu qu'il pourrait y avoir une augmentation, mais là encore, je ne serais pour que si c'était dans les intérêts du Canada. Je suis membre de divers groupes et associations d'amitié parlementaires, et j'en vois bien l'utilité, mais nous devons avant tout dépenser nos crédits avec prudence.
Le président : J'en prends bonne note. J'aimerais également rappeler à mes collègues que l'UIP procède ou procédera cette année à un nouvel examen de ses membres. Je devine donc que d'ici la fin de l'année, il y aura un rapport qui contiendra des objectifs pour l'avenir. S'il devait y avoir de nouveaux membres, on nous demandera sans doute une contribution supplémentaire à un moment donné. De plus, je rappelle à mes collègues qui auraient des questions à ce sujet que le coprésident représentant le Sénat est le sénateur Fabian Manning et que les sénateurs Munson et Plett sont nos représentants au sein du comité.
Il convient donc que le sénateur Manning ait le dernier mot.
Le sénateur Manning : Il y a quelques semaines, lorsqu'on m'a demandé d'assumer la coprésidence, j'ignorais ce qui m'attendait, mais je verrai bien. Je n'ai pas encore assisté à une réunion.
Permettez-moi de poser quelques questions. En consultant les documents portant sur les demandes de crédits supplémentaires, je constate que le CIM a recommandé à trois occasions différentes aux deux comités chargés de la régie interne que le Canada se retire de l'UIP en raison du coût élevé de son adhésion et qu'en décembre 2014, le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration et le Bureau de régie interne se sont entendus pour autoriser le CIM à accorder des fonds supplémentaires de façon temporaire pour les activités des associations. Le CIM a pu ainsi autoriser des crédits supplémentaires de 550 000 $ sur une base temporaire.
Je me demande donc, lorsqu'on utilise le mot « temporaire », si vous pensez que c'est à court terme, alors qu'il me semble que nous sommes maintenant dans le long terme. Nous cherchons à faire approuver des fonds supplémentaires de 120 000 $. À ce moment-là, notre part correspondrait à 36 000 $. J'aimerais tout d'abord savoir si les 550 000 ne font pas partie du 36 000? Ou font-ils partie du 36 000? Le 36 000 fait partie du 550 000.
Mme Labrecque-Riel : On peut comprendre que le montant de 36 000 $ proviendrait des 550 000 $.
Le sénateur Manning : D'accord. Les 550 000 $ ont-ils déjà été approuvés?
Mme Labrecque-Riel : Cela dépend de la place que vous occupez. Du côté de la Chambre des communes, comme je l'ai dit, l'interprétation ou l'application de ce mécanisme est différente. Là-bas, on avait jugé que l'autorisation demeurait en place. Le mot « temporaire » est utilisé dans le sens que ce ne sera pas une augmentation permanente de l'enveloppe budgétaire. Le montant doit provenir des fonds excédentaires à la fin de l'exercice s'il y a effectivement des dépenses.
Du côté du Sénat, c'est la première fois que nous utilisons ce mécanisme de fonds supplémentaires, et c'est ce qui explique peut-être la différence dans l'interprétation de l'application de la mesure entre les deux Chambres. C'est la première fois que nous utilisons des fonds supplémentaires et nous estimions qu'il fallait obtenir l'autorisation de votre comité.
Le président : Monsieur le sénateur, permettez-moi d'ajouter un complément d'information. Lorsque j'ai lu les deux motions émanant de la Chambre, il était clair que la Chambre avait donné l'autorisation préalable de puiser dans les fonds supplémentaires au besoin. Lorsque j'ai lu notre motion, rédigée à un moment donné par la régie interne, j'ai compris que chaque fois qu'il était question de fonds supplémentaires, notre comité serait chargé d'examiner la demande.
On en a discuté, mais c'est ainsi que j'ai compris la motion, et le sénateur Tkachuk m'a indiqué que c'était bel et bien l'esprit de la motion qui avait été adoptée. Ainsi, nous sommes chargés d'approuver ce montant.
Le sénateur Manning : D'accord, cela fait partie des 550 000 $. J'ai une seule préoccupation, et si quiconque a appris quelque chose au sujet de l'interprétation des règlements, c'est nous ici au Sénat. Le fait d'avoir ici une interprétation différente par rapport à celle de la Chambre pour les mêmes fonds en fera sourciller plus d'un.
Le président : C'est la raison pour laquelle j'ai préconisé une approche plus précautionneuse.
Le sénateur Manning : Bon. Vous dites qu'environ 30 p. 100 de l'enveloppe budgétaire sera consacré aux frais d'adhésion. Quant aux fonds restants destinés aux associations parlementaires, une partie servira aux déplacements, et comme je l'ai indiqué, je suis coprésident et je n'ai pas encore assisté à une réunion. Quelle est la part de l'enveloppe budgétaire réservée aux déplacements?
Mme Labrecque-Riel : Ce serait 100 p. 100 et on essaye d'obtenir 122 000 $ supplémentaires. Le budget dans son ensemble est de 3,5 millions. Les contributions représentent 1,3 million et les 2,1 millions restants sont entièrement affectés. Il y a en outre la demande de 122 000 $, ce qui ferait 36 000 $ pour vous.
Le sénateur Manning : Toutes les allocations ont été faites pour l'exercice?
Mme Labrecque-Riel : Oui.
Le sénateur Manning : D'accord. Monsieur le président, notre témoin m'indique que le budget du CIM de l'exercice en cours est entièrement attribué.
Le président : C'est exact.
Le sénateur Manning : Nous sommes en mai, et vous m'avez demandé d'assurer la coprésidence d'un comité qui a déjà dépensé tout son budget pour l'exercice. Pour moi, il y a un problème. J'ignore ce dont je suis le coprésident en ce moment parce qu'il ne reste plus d'argent. Je tenais à le dire.
Le sénateur Tkachuk : C'est en fait le meilleur moment d'être coprésident.
Le président : Monsieur Manning, sachez que le comité a déjà fait la majeure partie de ses travaux.
Le sénateur Manning : Mais lorsque la demande de fonds supplémentaires nous parviendra...
Le président : Chers collègues, rappelez-vous que l'histoire et la tradition veulent que les budgets soient établis au début de l'exercice, mais d'après ce que je comprends, il n'y a aucun comité qui risque d'épuiser son budget, et cela vaut pour chaque exercice.
Rappelez-vous que le fait d'attribuer des fonds supplémentaires maintenant n'est qu'une mesure de précaution, car, je le répète, compte tenu de nos expériences précédentes, le budget ne sera pas épuisé, et l'examen et l'ajout de nouvelles associations, avec les dépenses supplémentaires connexes, seront inscrits à deux postes différents. Vous allez probablement vous en occuper pendant l'exercice prochain, monsieur le sénateur.
Mesdames et messieurs, je demanderais à l'un d'entre vous de déposer la motion suivante :
Que le CIM soit autorisé à dépasser son budget d'une somme de 121 310 $ pour les activités parlementaires au cours du présent exercice;
Que si l'on détermine en cours d'exercice que le CIM terminera l'exercice financier en situation de déficit, le manque à gagner sera compensé par des surplus tirés d'ailleurs, d'une somme maximale de 36 393 $, conformément à la formule habituelle de partage des coûts de 70 p. 100 et de 30 p. 100 applicables au CIM entre la Chambre des communes et le Sénat.
Quelqu'un veut bien déposer la motion? La motion est déposée par la sénatrice Jaffer, et appuyée par le sénateur Doyle. Tous ceux qui sont pour? Contre? Nous passerons au vote.
En fait, la motion est adoptée, mais prenons note de deux voix dissidentes.
Merci, chers collègues.
Le troisième point à l'ordre du jour est le troisième rapport du Sous-comité des budgets des comités, et je demanderais au sénateur Tannas de vous en parler.
Le sénateur Tannas : Mesdames et messieurs, j'ai l'honneur de vous présenter le troisième rapport du Sous-comité des budgets des comités, qui comprend les allocations recommandées pour trois budgets de comités. Avant de passer en revue chaque budget, permettez-moi de vous donner le contexte.
Le total des fonds disponibles pour l'exercice 2016-2017 s'élève à 2,382 millions de dollars, moins les 500 000 $ que nous avons prévus pour les dépenses des témoins, ce qui laisse 1,882 million de dollars pour les budgets des comités individuels.
Jusqu'à ce jour, 1 491 305 $ ont été inscrits au poste des déplacements pour huit comités différents. La majeure partie de ces déplacements auront lieu d'ici la fin juin 2016.
Votre sous-comité a déjà recommandé le report de 389 660 $ supplémentaires conformément à la demande de deux comités qui souhaitent se déplacer à l'automne.
Aujourd'hui, le sous-comité vous présente une demande d'autorisation de 178 122 $ supplémentaires pour deux comités permanents, ainsi que 3 540 $ pour le budget d'un comité mixte.
Lorsque nous avons rencontré les comités individuels, nous voulions nous assurer que chacun avait des objectifs clairs pour ce genre de dépenses et que la stratégie retenue permettrait de toucher sa cible. Votre sous-comité a pris note des dates prévues par chaque comité pour ses déplacements, des plans de communication et des dates visées pour le dépôt des rapports, et félicite ceux qui ont fourni des plans concrets très détaillés.
Votre sous-comité a rencontré le président et la vice-présidente du Comité des droits de la personne, dont le budget prévoyait des dépenses de l'ordre de 54 794 $ pour une activité, soit une mission d'étude et des séances publiques à Montréal et à Toronto qui auront lieu d'ici la fin juin 2016. Cette activité s'inscrit dans le cadre d'une étude sur l'intégration des réfugiés syriens nouvellement arrivés. Compte tenu des renseignements fournis dans la demande, votre sous-comité recommande que tous les fonds soient débloqués pour cette activité.
Votre sous-comité a également rencontré la présidente et la vice-présidente du Comité des langues officielles, dont la demande de budget proposait des dépenses de 123 328 $ pour une activité, soit une mission d'étude et des séances publiques qui auront lieu en Colombie-Britannique à l'automne 2016. Cette activité s'inscrit dans le cadre de l'étude sur l'accès aux écoles françaises et aux programmes d'immersion française en Colombie-Britannique. Compte tenu des renseignements fournis dans la demande, votre sous-comité recommande l'allocation de tous les fonds demandés pour l'activité.
Votre sous-comité a aussi reçu une demande de budget du Comité permanent mixte d'examen de la réglementation, soit un budget modeste totalisant 11 800 $, dont le Sénat aurait à assumer 30 p. 100, ce qui ferait 3 540 $. Le budget couvrira les dépenses des témoins, les repas de travail, notamment les goûters servis aux réunions, ainsi que les livres, abonnements et services d'impression.
Dans le passé, les comités mixtes avaient comme pratique d'obtenir leur budget de leur Chambre respective selon une formule de partage des coûts, la Chambre des communes assumant 70 p. 100 des dépenses et le Sénat 30 p. 100.
Normalement, les comités permanents et spéciaux du Sénat reçoivent des fonds pour couvrir les dépenses des témoins et les repas de travail à partir d'un budget central administré par le greffier principal des comités. Toutes les autres demandes de crédit sont présentées au Sous-comité des budgets à des fins d'approbation conformément au processus habituel.
Même si le sous-comité ne remet pas en question le montant des fonds demandés, le comité mixte suit une pratique caduque pour ce qui est de la demande de crédits, laquelle n'est plus conforme au processus budgétaire actuel des comités permanents.
Votre sous-comité vous recommande donc que les dépenses prévues pour les repas de travail et les dépenses des témoins de ce comité mixte et, en fait, de tous les comités mixtes, soient imputées au budget central administré par le greffier principal des comités.
Compte tenu des dépenses historiques des comités mixtes, il ne sera pas nécessaire d'augmenter l'enveloppe totale des comités, car les dépenses des comités mixtes, toutes réunies, sont plutôt modestes. Le mécanisme de facturation de la Chambre des communes et les exigences en matière de rapport du comité mixte auprès du Sénat demeureraient à ce moment-là les mêmes.
Votre sous-comité a également examiné une demande provenant du Comité de l'agriculture et de la foresterie visant à remplacer un participant qui s'est retiré par un agent des communications lors d'un voyage prévu à Calgary. Après avoir examiné le plan des communications du comité, votre sous-comité recommande l'approbation de cette demande, à condition que les dépenses respectent le montant prévu dans le budget approuvé précédemment par votre comité le jeudi 24 mars 2016.
Votre sous-comité s'engage également à vous acheminer toute demande ultérieure de cette nature.
Une fois que les fonds auront été débloqués selon la recommandation, 1 672 967 million de dollars sur les 1,882 million de dollars auront été engagés, auxquels s'ajoutent les 389 660 $ dont nous avons recommandé le report. Quelques comités en sont toujours à l'étape de la planification de leurs activités et il pourrait y avoir de nouveaux ordres de renvoi à l'automne visant des travaux. Les dépenses prévues peuvent paraître ambitieuses parce que les comités se dotent d'un budget reposant sur une pleine participation.
Toutefois, nous savons très bien que la pleine participation a rarement lieu et que nos comités saisissent chaque occasion qui se présente pour réduire les frais et les dépenses superflues, et nous nous attendons donc à pouvoir recouvrer des fonds sur les crédits qui ont été approuvés précédemment une fois que tous les voyages auront eu lieu. Fort de tous ces renseignements, votre sous-comité est à l'aise de recommander que les fonds soient débloqués.
Je me ferais un plaisir de répondre à vos questions. Si vous n'en avez pas, je recommande l'adoption du rapport.
La sénatrice Marshall : Pouvez-vous nous dire combien de sénateurs et combien d'employés on a prévus pour chacune des activités proposées par les Comités des droits de la personne et des langues officielles?
Le sénateur Tannas : Il me semble que c'était neuf, mais permettez-moi de vérifier. C'était bien neuf et neuf? Oui, dans chaque cas, c'est neuf sénateurs.
La sénatrice Marshall : Et le personnel?
Le sénateur Tannas : Pour ce qui est de l'étude sur les réfugiés syriens, on prévoit neuf sénateurs et huit employés, ce qui comprend le greffier, l'analyste, un assistant administratif et trois interprètes. Il y aura un troisième interprète sur place qui s'occupera des échanges en arabe.
La sénatrice Marshall : Donc les Comités des droits de la personne et des langues officielles prévoient déplacer neuf sénateurs et huit employés chacun?
Le sénateur Tannas : Ce serait neuf sénateurs et neuf employés, dont un agent des communications qui les accompagnerait pendant le voyage.
La sénatrice Marshall : Ce sont tous des employés de l'Administration du Sénat?
Le sénateur Tannas : C'est exact.
Le président : La motion est proposée par le sénateur Tannas et appuyée par le sénateur Tkachuk. Êtes-vous d'accord?
Des voix : Oui.
Le président : Y a-t-il des sénateurs qui sont contre? La motion est adoptée à voix unanime.
Le point 4 a été reporté à la prochaine réunion, mais j'aimerais tout de même vous en toucher un mot. Nous créerons un groupe de travail consultatif pour finaliser l'examen des politiques et règlements.
Les comités directeurs et surtout l'Administration ont examiné nos règlements et nos politiques au cours de la dernière année. Il y a eu de nombreuses recommandations et des modifications ont été apportées aux règlements afin de tenir compte des diverses circonstances que nous avons connues au cours des dernières années. Nous cherchons un groupe de sénateurs qui seraient prêts à devenir membres du comité, en se rappelant toutefois que le comité travaillera pendant tout l'été. La charge de travail sera lourde, car de nombreux règlements et politiques doivent être examinés en profondeur.
Nous cherchons des sénateurs qui représentent divers coins du pays, afin d'avoir une bonne représentation de tous les besoins et de nous assurer que les sénateurs font leur travail. On demandera au comité de terminer ses travaux et de déposer son rapport à la fin septembre auprès de notre comité, après quoi nous tiendrons une série extraordinaire de réunions pour passer en revue les modifications et l'examen et en discuter. Madame McCoy, vous avez une question.
La sénatrice McCoy : Oui, merci. Combien de sénateurs recherchez-vous?
Le président : Madame Cordy, quelle est la formule, quatre, deux et un?
La sénatrice McCoy : Donc sept sénateurs en tout?
La sénatrice Cordy : Oui.
La sénatrice McCoy : Ce qui fait quatre conservateurs, deux libéraux indépendants et un indépendant non partisan.
Le président : Chers collègues, je répète que le comité travaillera pendant tout l'été, et il faudra donc demander aux gens de faire certains sacrifices et de se mettre en disponibilité. Si vous êtes intéressés, venez me voir ou la sénatrice Cordy avant la réunion de la semaine prochaine.
Le sénateur Mitchell : Merci. J'ai écouté la formule, qui ne prévoit aucun représentant du gouvernement, et pourtant nous nous intéresserons à ces règlements et aux changements.
Le président : Nous avons toujours compris que le gouvernement est indépendant. Il a son représentant indépendant à la Chambre qui est membre d'office de notre comité.
Rappelez-vous, chers collègues, que toutes les recommandations émanant de ce comité seront soumises à notre comité et au Sénat, évidemment, mais c'est notre comité qui donnera son approbation finale aux recommandations. Tout le monde participera.
Nous mettrons ce groupe de travail consultatif à l'ordre du jour de la prochaine réunion.
Le point 5 a aussi été reporté. Le dernier point à l'ordre du jour est l'adoption du procès-verbal du volet à huis clos de la réunion tenue le 21 avril. Conformément à notre objectif visant à tenir toutes nos réunions en public, je ne m'opposerai pas à ce que ce procès-verbal soit revu et rendu public, à moins qu'il n'y ait d'avis contraire. Y a-t-il des questions concernant le procès-verbal?
La sénatrice Batters : Il y a une coquille dans le dernier point du procès-verbal. Je suis en train d'écrire un petit mot à l'intention de Nicole à ce sujet.
Le président : Corrigeons la coquille.
La sénatrice Batters : Ça va. Je vais juste envoyer une note à Nicole à ce sujet.
Le président : Quelqu'un veut bien déposer une motion visant l'adoption du procès-verbal avec la coquille? Le sénateur Lang a une question.
Le sénateur Lang : J'aimerais que ce soit clair. Chaque fois que nous tenons une réunion à huis clos, il faut prendre une décision en ce qui concerne le procès-verbal. Parfois, nous discutons à huis clos de sujets personnels et d'autres choses qui ne devraient pas être rendus publics pour de nombreuses raisons. C'est ainsi que nous devrions procéder ainsi chaque fois qu'il y a un procès-verbal d'une séance tenue à huis clos.
Le président : Tout à fait, monsieur le sénateur. C'est déjà le cas en ce qui a trait à toute question d'ordre juridique ou encore touchant aux relations de travail, bien évidemment. Bien sûr, les sénateurs ici présents se réservent le droit de passer à huis clos chaque fois qu'ils l'estiment nécessaire.
Le sénateur Lang : Là où je veux en venir, c'est que chaque fois que nous aurons le procès-verbal de délibérations qui ont eu lieu à huis clos, que l'on ne devrait pas distribuer le procès-verbal avec celui de la séance publique avant d'avoir pris une décision.
Le président : Je suis d'accord. S'il y a une raison pour laquelle nous devrions passer à huis clos en ce moment, on pourrait le faire facilement. Mais en l'absence d'une telle raison, nous pouvons néanmoins adopter le procès-verbal en séance publique. C'est ça que je vous dis. Le sénateur Manning, appuyé par le sénateur Doyle, a déposé une motion visant l'adoption du procès-verbal. Êtes-vous d'accord?
Des voix : Oui.
Le président : La motion est adoptée.
Honorables sénateurs, y a-t-il d'autres points dont vous voudriez discuter? S'il n'y en a pas, la séance est levée.
(La séance est levée.)