Délibérations du Comité permanent de la
Régie interne, des budgets et de l'administration
Fascicule no 3 - Procès-verbal du 17 mai 2016
OTTAWA, le mardi 17 mai 2016
(13)
[Français]
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration se réunit aujourd'hui, à 8 h 1, dans la pièce 705 de l'édifice Victoria, sous la présidence de l'honorable Leo Housakos (président).
Membres du comité présents : Les honorables sénateurs Batters, Campbell, Cordy, Doyle, Housakos, Jaffer, Lang, Manning, Marshall, Munson, Tannas, Tkachuk et Wells (13).
Autres sénatrices présentes : L'honorable sénatrice Lankin, C.P. (1).
Également présents : Nicole Proulx, dirigeante principale des Services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration; Charles Robert, greffier du Sénat et dirigeant principal des Services législatifs; Pascale Legault, dirigeante principale des finances et d'autres hauts fonctionnaires du Sénat.
Aussi présents : Les sténographes officiels du Sénat.
CIBA/2016-05-17/113(P)|211| — Adoption du procès-verbal
Le comité examine le procès-verbal de la réunion du 12 mai 2016.
Le sénateur Munson propose l'adoption du procès-verbal de la réunion du 12 mai 2016.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2016-05-17/114(P)|190| — Premier rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat
En sa qualité de président du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat, le sénateur Wells présente le premier rapport du sous-comité :
Le mardi 17 mai 2016
Le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration a l'honneur de présenter son
PREMIER RAPPORT
Le 21 avril 2016, le sous-comité s'est vu confier le mandat suivant :
Qu'on rétablisse le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et qu'on élargisse son mandat afin qu'il puisse examiner les fonds alloués aux agents supérieurs du Sénat et aux caucus, aux termes du chapitre 6 du Règlement administratif du Sénat, notamment en ce qui concerne le budget de bureau supplémentaire du leader du gouvernement au Sénat;
Que les six (6) sénateurs suivants soient nommés membres de ce sous-comité : le sénateur Wells (président), la sénatrice Jaffer (vice-présidente), le sénateur Tkachuk, le sénateur Downe, le sénateur Tannas et le sénateur Campbell;
Que le sous-comité présente un rapport sur les allocations de fonds au Comité de la régie interne d'ici le 12 mai 2016.
Les membres du sous-comité ont tôt fait de se rendre compte que la question était complexe, et la situation très fluide. Le sous-comité a aussi convenu que sa décision devait être à long terme, puisque le leader du gouvernement au Sénat doit pouvoir être en mesure de planifier et de s'acquitter de ses fonctions à ce titre. Le sous-comité s'est vu accorder quelques jours de plus pour présenter son rapport au Comité de la régie interne, des budgets et de l'administration (CIBA), soit jusqu'au 17 mai 2016.
Le sous-comité a tenu quatre réunions et entendu divers témoins. Il a tout d'abord entendu les sénateurs Cowan et Carignan, C.P., pour savoir quelle était leur expérience passée et présente de la gestion et de l'attribution de budgets pour les divers postes de dirigeants. Le sénateur Harder, C.P., a également témoigné devant le sous-comité pour discuter de sa demande précédente auprès du CIBA et pour répondre à des questions sur son nouveau rôle de leader au Sénat. Le sous-comité a ensuite rencontré le greffier du Sénat, qui a brossé l'historique de notre système parlementaire de gouvernement et d'opposition. Enfin, la sénatrice McCoy a fait part de son point de vue en tant que facilitatrice du groupe de travail des sénateurs indépendants.
Au cours des réunions, les membres ont reconnu que la situation au Sénat évoluait et, par conséquent, qu'il fallait s'adapter aux nouvelles circonstances et ne pas appliquer, en l'occurrence, les précédents budgétaires. Il est entendu que le leader du gouvernement a certes des besoins budgétaires immédiats; cependant, le sous-comité estime qu'il est possible de combler ces besoins à partir des fonds déjà attribués au leader du gouvernement, des budgets supplémentaires attribués à l'équipe du leader et d'autres mesures d'adaptation accordées précédemment par le CIBA.
Voici les fonds dont il dispose actuellement :
185 400 $ à titre de sénateur — approuvé par le CIBA dans le cadre du Budget principal des dépenses
250 000 $ à titre de leader du gouvernement — approuvé par le CIBA en janvier 2016
150 000 $ à titre de leader du gouvernement — approuvé par le CIBA en avril 2016
7 000 $ en affectation supplémentaire pour les sénateurs indépendants — approuvé par le CIBA en janvier 2016
Pour un total initial de 592 400 $.
Dans sa demande du 14 avril auprès du CIBA, le sénateur Harder a dressé une liste de tâches qui relèveraient de lui et qui seraient donc couvertes par sa demande budgétaire. Le 3 mai, le sénateur Harder a publié un communiqué dans lequel il annonçait la nomination au Sénat d'une coordonnatrice législative et d'un agent de liaison. Les tâches confiées aux titulaires de ces postes recoupaient celles qu'il avait présentées dans sa demande budgétaire initiale, ce qui s'ajoutait aux montants déjà accordés pour le leader adjoint (75 000 $) et le whip (100 000 $), comme le prescrit le Règlement administratif du Sénat.
Extraits de la demande du sénateur Harder auprès du CIBA :
« Un rôle de whip rendu plus complexe par les indépendants et les autres partis, mais besoin encore de savoir quelle direction prendra le vote et quelles influences il pourrait subir. »
« Identifier les parrains de certains projets de loi du gouvernement et s'assurer qu'ils disposent de notes d'information et de documentation à l'appui de la part des ministères concernés. »
Extraits de l'annonce du sénateur Harder de la nomination au Sénat d'une coordonnatrice législative et d'un agent de liaison :
« Mobiliser les sénateurs indépendants et les autres partis pour qu'ils appuient les projets de loi du gouvernement ».
« Appuyer les parrains de projets de loi en veillant à ce qu'ils reçoivent les commentaires, les renseignements et les documents nécessaires de la part des ministres et des représentants gouvernementaux de manière à ce qu'ils puissent déposer de manière efficace leur projet de loi. »
De l'avis du sous-comité, cela signifiait que les tâches envisagées et budgétées dans la demande du sénateur Harder auprès du CIBA seraient couvertes par les enveloppes budgétaires que le leader adjoint et le whip recevraient à leur nomination.
Le sous-comité a appris, à la lecture de documents de recherche et lors de témoignages, que bien que les 185 400 $ attribués au budget de bureau des sénateurs constituent une enveloppe distincte des fonds accordés pour les postes de dirigeants, les leaders précédents ont fait savoir qu'il était pratique et économique de les combiner, puisque le personnel pouvait apporter un soutien dans plusieurs domaines. Autrement dit, dans les faits, les dirigeants combinaient leurs diverses enveloppes en un seul budget de fonctionnement général.
Ainsi, on peut présumer que les sénateurs occupant des postes de dirigeants auraient avantage à fonctionner de manière semblable. Cela fournirait un montant supplémentaire de 185 400 $ x 3 = 556 200 $ en plus des 75 000 $ (leader adjoint) et des 100 000 $ (whip) pour le personnel travaillant dans ces bureaux de dirigeants.
Enfin, chaque sénateur indépendant occupant un poste de dirigeant pour le gouvernement au Sénat a droit à 7 000 $ du fait qu'il est indépendant (21 000 $).
Voici les sommes dont dispose le gouvernement dans l'équipe de dirigeants du Sénat :
250 000 $ accordé par le CIBA en janvier 2016
150 000 $ montant additionnel accordé par le CIBA en avril 2016
556 200 $ (185 400 $ x 3) budgets de bureau combinés de l'équipe des dirigeants
75 000 $ budget du leader adjoint
100 000 $ budget du whip
21 000 $ (7 000 $ x 3) allocation de recherche des sénateurs indépendants
1 152 200 $ Montant total à la disposition de l'équipe de dirigeants
Selon les témoignages entendus par le sous-comité, on fait une distinction nette entre les autres sénateurs et l'équipe de dirigeants du gouvernement au Sénat, ce qui veut dire que les sommes fournies par le Sénat en fonction de la taille des caucus ne seraient ni applicables ni nécessaires. Lorsqu'il a dit que sa demande de budget était fondée sur le budget de son prédécesseur, le leader du gouvernement au Sénat n'a pas tenu compte de la différence en ressources requises pour la gestion des caucus. C'est ce que démontrent aussi le souhait exprimé par 15 sénateurs indépendants dans une lettre datée du 5 mai adressée à la présidence du Comité de sélection concernant leur participation aux comités, ainsi que les témoignages des sénateurs Cowan et Carignan.
À la lumière de ce qui précède, le sous-comité formule les recommandations suivantes :
Que la somme annuelle de 400 000 $ approuvée par le CIBA le 21 avril 2016 pour le budget de bureau du leader du gouvernement demeure;
Que le CIBA décide si les besoins financiers des dirigeants du gouvernement au Sénat doivent être examinés au prochain cycle budgétaire, une fois qu'on aura une meilleure idée du rôle du sénateur Harder et qu'on saura quels sont les besoins.
Le budget attribué aux leaders du Sénat, aux caucus et l'affectation supplémentaire destinée aux sénateurs indépendants résultant de la décision plus haut, les changements approuvés au Règlement administratif par le CIBA en janvier 2016 et l'augmentation du nombre de sénateurs indépendants représentent une somme de 3 042 348 $. L'affectation provenant du Budget principal des dépenses pour ces budgets s'élève à 2 264 100 $, ce qui crée un écart de 778 248 $.
Le sous-comité sait qu'il convient de trouver une source de fonds ou une stratégie pour combler cet écart. Suivant un examen exhaustif de la situation financière actuelle et la tendance prévue en ce qui concerne la composition, nous estimons que ces fonds peuvent provenir d'enveloppes déjà attribuées qui ne seraient pas encore entièrement épuisées.
Respectueusement soumis,
Le président,
DAVID M. WELLS
Le sénateur Wells et Pascale Legault répondent aux questions. Le sénateur Marshall demande qu'on fournisse aux membres du comité plus de détails au sujet du montant de 3 042 348 $ mentionné à l'avant-dernier paragraphe du rapport.
Après débat, le sénateur Tkachuk propose l'adoption du premier rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2016-05-17/115(P)|295| — Comité sénatorial permanent des affaires sociales, des sciences et de la technologie : Demande pour des témoins additionnels
Le président présente une demande soumise par le Comité sénatorial permanent des affaires sociales, des sciences et de la technologie dans le but d'obtenir une dérogation à la politique actuelle, qui autorise le remboursement des déplacements d'un maximum de deux (2) représentants par organisation, afin de permettre à un groupe de patients atteints de démence de comparaître devant le comité accompagnés de soignants, le mercredi 18 mai 2016, dans le cadre de son étude sur la question de la démence dans notre société. Le comité demandera le remboursement des déplacements de 7 personnes (3 témoins et 4 soignants).
Le sénateur Manning propose que cette demande soit approuvée.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2016-05-17/116(P)|295| — Déplacement du personnel des sénateurs avec des comités
Le sénateur Lang présente une demande, y compris des prévisions budgétaires, visant à autoriser les comités à inclure dans leurs demandes de budget des fonds pour permettre aux présidents et aux vice-présidents d'être accompagnés par un membre de leur personnel politique dans les déplacements des comités. Après débat, il est convenu que le Sous-comité des budgets des comités recevra le mandat d'examiner au cas par cas les demandes soumises par les présidents et les vice-présidents en vue d'inclure un membre de leur personnel politique dans un déplacement donné, et qu'il fera rapport de ses recommandations au Comité de la régie interne. Il est également convenu que le Sous-comité des budgets des comités sera chargé d'effectuer une étude sur l'inclusion de membres du personnel politique, d'agents de communications et d'agents de sécurité dans les déplacements des comités, et qu'il fera rapport de ses recommandations au Comité de la régie interne à l'automne.
CIBA/2016-05-17/117(P)|295| — Déplacements de comités : Comité sénatorial permanent des transports et des communications
Le sénateur Tannas, président du Sous-comité des budgets des comités, informe le Comité de la régie interne que le Sous-comité a examiné une demande du Comité sénatorial permanent des transports et des communications visant à inclure dans son voyage dans l'Ouest canadien au début de juin 2016, dans le cadre de son étude sur le transport du pétrole brut, un agent de communications qui remplacerait un participant qui s'est désisté.
Le sénateur Tannas indique qu'après avoir examiné le plan de communications du comité, le sous-comité recommande que cette demande soit approuvée, à la condition que les dépenses ne dépassent pas le montant prévu au budget approuvé par le Comité de la régie interne le jeudi 14 avril 2016.
Il est convenu d'approuver cette demande.
À 9 h 13, le comité s'ajourne jusqu'à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉ :
La greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration,
Nicole Proulx
La secrétaire de séance,
Jodi Turner