Délibérations du Comité permanent de la
Régie interne, des budgets et de l'administration
Fascicule no 12 - Témoignages du 18 mai 2017
OTTAWA, le jeudi 18 mai 2017
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui, à 9 h 2, en séance publique, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour étudier des questions financières et administratives, et à huis clos, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour étudier des questions financières et administratives.
Le sénateur Leo Housakos (président) occupe le fauteuil.
[Traduction]
Le président : Bonjour, chers collègues. J’aimerais annoncer d’entrée de jeu que la sénatrice Boniface est parmi nous aujourd’hui, car elle remplace la sénatrice Lankin. Notre bon ami, le sénateur Dawson, est également ici pour remplacer la sénatrice Jaffer. Bienvenue au Comité de la régie interne.
Entrons dans le vif du sujet. Le premier point à l’ordre du jour est l’adoption du procès-verbal de la portion publique de notre réunion du 11 mai 2017. S’il n’y a pas de questions, quelqu’un pourrait peut-être proposer l’adoption du procès-verbal. La sénatrice Cordy en fait la proposition. Êtes-vous tous d’accord?
Des voix : D’accord.
Le président : Adopté. Deuxième point : mise à jour sur le système de paie Phénix. Comme promis, nous recevons cette semaine Pascale Legault, dirigeante principale des finances, Direction des finances et de l’approvisionnement, et Luc Presseau, directeur, Direction des ressources humaines. Nous accueillons également Monique Daigle, chef de la rémunération, Direction des ressources humaines. Nous devons parler de nos pensions à un moment donné. Je cède donc la parole à nos invités de ce matin.
[Français]
Luc Presseau, directeur, Direction des ressources humaines, Sénat du Canada : Bonjour, honorables sénateurs et sénatrices. Je suis heureux ce matin de vous donner une mise à jour au sujet du système Phénix dans le contexte spécifique du Sénat. D’abord, comme l’a fait monsieur le président, je vous présente Mme Monique Daigle, chef de la rémunération à la Direction des ressources humaines. Elle travaille étroitement avec l’équipe de Pascale, en particulier avec M. Mathieu Dupelle, pour bien gérer le système Phénix au sein du Sénat.
Depuis sa mise en œuvre, le système Phénix a fait l’objet de nombreuses conférences de presse et d’articles dans les médias. La transition a été très difficile pour les employés du gouvernement en général. Le Sénat a migré vers le système Phénix en 2016, à partir du moment où l’ancien système a été remplacé. Donc, l’ancien système n’est plus disponible.
[Traduction]
Au moment de la migration vers le système Phénix, nous avons maintenu notre propre service de rémunération au sein de la Direction des ressources humaines, au lieu de transférer la responsabilité en la matière à Services publics et Approvisionnement Canada et au Centre d’expertise, à Miramichi. Cela signifie que nous continuons à gérer notre propre masse salariale, ce qui nous permet de réagir beaucoup plus rapidement que d’autres ministères fédéraux, lesquels doivent passer par un troisième système.
La note d’information que vous avez sous les yeux contient plus de détails sur les problèmes auxquels font face nos équipes des finances et de la rémunération, et nous y expliquons les mesures de contrôle mises en place pour assurer deux aspects très importants de cette tâche qu’est la rémunération des employés. En premier lieu, il s’agit de veiller à ce que les employés du Sénat soient rémunérés correctement et à temps; en deuxième lieu, il faut s’assurer que le Sénat est protégé du point de vue financier. Pascale est beaucoup mieux placée que moi pour en parler.
[Français]
Malgré les efforts des deux équipes, il reste tout de même des cas de paiements en trop ou d’employés qui ne reçoivent pas tout ce qu’ils devraient recevoir. Dans la note de breffage, vous voyez un tableau avec des statistiques particulières à cet effet. Il y a certains éléments qu’on pourrait peut-être davantage souligner.
Vous remarquerez que, depuis la mise en oeuvre du système Phénix en avril 2016, 226 employés ont eu un problème plus particulier, ce qui représente un pourcentage assez élevé du personnel du Sénat, mais c’est échelonné sur toute l’année.
Vous remarquerez également que 51 paies manuelles ont été faites au cours de cette période. C’est beaucoup plus que ce qu’on faisait d’habitude. Avec l’ancien système, il y avait peut-être une ou deux paies manuelles par année, alors qu’avec le nouveau système, il y en a plus. Dernièrement, il y a en a eu moins, mais c’est une statistique qui en dit long.
Pascale va vous parler des entrées financières qui devraient être faites à cause des problèmes qu’on a vécus jusqu’à présent. Dans le cas des employés qui ont un trop-payé, nous avons plusieurs modalités de recouvrement de ces fonds. Bien sûr, si quelqu’un a reçu deux paies pour la même période, nous allons essayer de recouvrer immédiatement les fonds, mais il y a certaines erreurs de paie qu’on ne remarque pas nécessairement tout de suite. Cela représente peut-être 5 $ ou 10 $ sur une paie, et le problème peut durer un certain temps. Dans un tel cas, on fait des arrangements avec l’employé pour recouvrer les fonds, mais cela peut prendre un peu plus de temps.
Vous avez la note de breffage. Je serai heureux de répondre à vos questions, et Pascale est disponible pour répondre à vos questions d’ordre financier si vous en avez.
[Traduction]
La sénatrice Batters : J’ai plusieurs questions. Tout d’abord, on peut lire dans la note d’information que le Sénat n’a pas centralisé ses activités de paie; par conséquent, l’équipe de rémunération de la Direction des ressources humaines a été maintenue. Pourquoi n’avez-vous pas centralisé les activités de paie, et combien de personnes travaillent au sein de l’équipe de rémunération du Sénat?
M. Presseau : En ce qui concerne la décision de ne pas centraliser les paiements, la transformation de l’administration de la paie comportait deux éléments : la modernisation, c’est-à-dire la mise en place du système Phénix, et la centralisation, à savoir le transfert de toutes les activités de paie à Miramichi, au Nouveau-Brunswick.
Quant à la décision prise à ce moment-là, je ne peux pas vraiment vous donner une réponse, sénatrice, car je n’étais pas là. Sachez toutefois que seulement 17 organismes et ministères fédéraux pouvaient choisir de ne pas transférer les services de paie là-bas. Pour ce qui est du nombre de conseillers en rémunération au sein du Sénat, nous en comptons actuellement trois, en plus de Monique, qui s’occupent du système Phénix. Il y a une cinquième personne dans l’équipe de rémunération, qui s’occupe exclusivement de la paie des sénateurs et de la pension versée aux sénateurs à la retraite.
La sénatrice Batters : L’un ou l’autre de vos collègues…
Le président : Sénatrice Batters, Nicole souhaite ajouter une observation en réponse à votre question.
Nicole Proulx, greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration et dirigeante principale des services corporatifs, Sénat du Canada : Relativement à la question de savoir pourquoi il n’y a pas eu de transfert, nous ne faisons pas partie de la fonction publique; par conséquent, le Sénat et l’autre endroit ont maintenu les équipes de rémunération sur place.
La sénatrice Batters : En regardant le tableau inclus dans cette note d’information, je constate que 30 p. 100 des employés du Sénat ont été touchés par des écarts de paie attribuables au système Phénix, ce qui est un pourcentage énorme. La dernière fois que nous avons discuté brièvement de cette question, si je me souviens bien, Pascale, vous avez dit que l’écart maximal se chiffrait à 2 000 $; pourtant, je vois dans ce tableau que 4 p. 100 des personnes ont été touchées par des écarts de plus de 5 000 $. À cela s’ajoutent 16 p. 100 de personnes visées par des écarts de 1 000 $ à 5 000 $.
C’est donc dire que les montants de plus de 2 000 $ représentent un pourcentage considérable. Je me demande simplement ceci : quel est le plus gros montant que vous avez enregistré, et à combien s’élève, en dollars, le total des écarts?
Pascale Legault, dirigeante principale des finances, Direction des finances et de l’approvisionnement, Sénat du Canada : Merci de poser la question. La dernière fois, si je me souviens bien, la question portait plus précisément sur le nombre de paiements en trop et de paiements insuffisants en date du 31 mars. Je tenais à le préciser. Les pourcentages qui sont indiqués dans la note d’information tiennent compte de tous les écarts qui ont été repérés au cours de l’année. Parmi l’ensemble des écarts recensés tout au long de l’année dans le cadre des procédures d’examen, une très grande partie de ces cas ont été réglés et, à la fin de l’année, ces transactions ont été traitées.
Depuis, il reste encore 138 transactions de paiements en trop et de paiements insuffisants. Le plus gros montant s’élève à un peu plus de 6 000 $ dans le cas d’un employé. Au-delà de ce montant, il y a quelques transactions — 13 en tout — qui visent des sommes dues à d’autres ministères ou organismes; il ne s’agit donc pas de paiements en moins. En effet, lorsqu’un employé est transféré de la fonction publique au Sénat, nous n’avons pas la capacité de commencer à le rémunérer; ces personnes continuent donc à être rémunérées par l’autre organisation. Bref, les employés ne sont pas touchés par les paiements insuffisants attribuables à d’autres organisations.
La sénatrice Batters : D’accord. Donc, le montant maximal de sous-paiement s’élève à 6 000 $ pour un employé du Sénat?
Mme Legault : Oui.
La sénatrice Batters : Je remarque qu’il y a un conseiller en rémunération supplémentaire. Est-ce strictement pour régler les problèmes liés au système Phénix? D’ailleurs, même si un des avantages importants du système Phénix était censé être la centralisation du système de paie, nous avons choisi de ne pas procéder ainsi, et nous voilà maintenant en train d’embaucher plus de gens. C’est, me semble-t-il, inquiétant.
M. Presseau : Il s’agit d’une ressource temporaire, qui était incluse dans le nombre de conseillers en rémunération que j’ai mentionné tout à l’heure. C’est pour une période déterminée. La personne a commencé ses fonctions en novembre, le but étant d’aider à faire face à la charge de travail supplémentaire créée en ce moment par le système Phénix.
La sénatrice Batters : C’est donc strictement pour s’occuper de cet aspect. Pendant combien de temps cette personne est-elle censée être là?
M. Presseau : Pour l’instant, on prévoit que ce sera pour deux ans.
La sénatrice Batters : Par ailleurs, le Sénat a fait part de ses réserves dans une lettre que vous avez envoyée au ministère concerné et au sous-ministre, mais ils ont mis deux mois et demi pour y répondre. D’après le peu d’information dont nous disposons ici, j’ai l’impression que la lettre n’était rien d’autre qu’une façon de dire que le travail est en cours. J’espère qu’on y trouve plus de précisions. À la lumière de cette lettre, avez-vous l’assurance que les problèmes du Sénat sont traités comme il se doit?
M. Presseau : La lettre faisait mention de quelques engagements par rapport aux mesures qui ont été prises, notamment la mise en place de processus qui nous sont maintenant accessibles, mais qui ne l’étaient pas auparavant, et l’instauration d’un mécanisme différent pour accéder au centre de paie. Alors, oui, des mesures ont été prises à la suite de notre correspondance.
La sénatrice Batters : Merci.
Le sénateur Wells : Merci, Monique, Luc et Pascale, de vos exposés. Parmi les 147 cas de paiements en trop et de paiements insuffisants, abstraction faite des 130 000 $ qu’il en a coûté jusqu’à présent pour corriger les erreurs, pouvez-vous nous dire quel est le montant total des écarts — c’est-à-dire la valeur des paiements en moins et en trop, pris ensemble —, non pas la somme, mais…
Mme Legault : La valeur absolue?
Le sénateur Wells : Oui. Merci.
Mme Legault : À titre de précision, cherchez-vous à connaître tous les écarts au cours de l’année ou le montant en date du 31 mars qu’il nous reste à payer ou à récupérer?
Le sénateur Wells : Les montants que nous avons enregistrés jusqu’à présent ou à la date la plus rapprochée que vous pouvez me donner, en fonction des erreurs du système de paie Phénix.
Mme Legault : D’après les derniers renseignements dont nous disposons, au 31 mars, les trop-payés bruts se chiffraient à 90 897 $ et les paiements insuffisants à 66 411 $. Donc, la somme absolue serait de 156 000 $.
Le sénateur Wells : Merci.
La sénatrice Marshall : Merci beaucoup. Pourriez-vous nous donner un peu plus d’informations sur les paiements insuffisants, plus particulièrement l’incidence sur le personnel? Quand on entend les reportages dans les médias sur la fonction publique dans son ensemble, on parle de gens qui n’ont reçu aucun chèque de paie depuis plusieurs mois. Que se passe-t-il avec notre propre personnel? La situation est-elle semblable, ou est-ce que nous nous occupons de la question?
M. Presseau : Nous nous occupons du personnel au fur et à mesure que des problèmes surviennent. Nous n’avons eu aucun cas d’employé qui n’a pas été rémunéré; nous arrivons donc à trouver une solution, parfois au moyen de paies versées manuellement, comme nous l’avons expliqué tout à l’heure. Étant donné que certains paiements en trop sont parfois négligeables, les gens risquent de ne pas les remarquer sur leur paie. Cependant, il y a toujours des cas de paiements insuffisants, et nous nous assurons de corriger le problème après coup.
La sénatrice Marshall : Mais les paiements insuffisants… je crois que vous nous avez donné le montant de 66 000 $. Y a-t-il des employés qui attendent de recevoir 5 000 $ ou…
M. Presseau : Non.
La sénatrice Marshall : Il n’y a rien de tel? La rémunération du personnel est, en gros, à jour?
M. Presseau : Exact.
La sénatrice Marshall : Comment faisons-nous pour récupérer les paiements en trop? Négocions-nous une entente de remboursement avec les employés? Comment cette situation est-elle gérée?
M. Presseau : Nous négocions une entente de remboursement avec l’employé si le montant est relativement élevé, mais nous commençons par parler avec la personne pour déterminer le mécanisme à adopter. Dans certains cas, les employés nous font simplement un chèque ou ils disent : « Retirez le montant de la prochaine paie. » Nous en arrivons donc à une entente avec l’employé.
La sénatrice Marshall : D’accord. Quel âge avait le système de paie qui a été remplacé par Phénix?
M. Presseau : L’ancien système régional de la paie était vieux de 40 ans, et il avait aussi son lot de caprices.
La sénatrice Marshall : Avons-nous payé pour le système Phénix, ou était-ce — je n’utiliserai pas le mot « cadeau » —, mais quelque chose qui nous a été donné?
Avons-nous payé pour cela?
M. Presseau : Non.
Mme Legault : Non, c’est un service fourni gratuitement.
La sénatrice Marshall : D’accord. Merci beaucoup.
[Français]
La sénatrice Dupuis : J’aimerais comprendre le tableau que vous nous avez présenté. Merci pour vos explications, d’ailleurs. Dans ce tableau, on parle de 761 employés. C’est le nombre d’employés visés par des paiements en trop ou en moins, c’est cela?
M. Presseau : Non, 761, c’est le nombre total d’employés payés par le Sénat toutes les deux semaines.
La sénatrice Dupuis : Donc les 226 employés représentent 30 p. 100 des 761 employés. Maintenant, dans les montants absolus payés en trop, savez-vous combien de personnes sont touchées? Parmi les 226, il y en a qui ont eu des écarts positifs et des écarts négatifs. Avez-vous le découpage de ce montant?
Vous n’avez pas besoin de me répondre immédiatement. J’ai une autre question concernant les trois dernières lignes de ce tableau. Le nombre de paies versées manuellement, c’est 51; le nombre de paiements en trop, mais évités, c’est 69; le nombre de paiements insuffisants, mais évités, c’est 78. Est-ce que cela s’additionne et qu’on soustrait ce montant du 226 ou si c’est un chiffre... Autrement dit, 226 employés ont eu un problème. Les cas de paiements en trop, de paiements en moins et les paies versées manuellement s’ajoutent-ils aux 226 cas ou sont-ils compris dans ce montant?
Mme Legault : Les 51 personnes qui ont reçu des paiements manuels ne font pas partie des gens identifiés comme n’ayant pas reçu de paies. C’est un montant qui serait additionné si on veut avoir un chiffre total. Je ne peux préciser la différence dans le chiffre absolu des 226 employés. Il s’agit d’employés et non de transactions. Dans certains cas, un employé pourrait malheureusement avoir eu un trop-payé et un moins-payé. Donc, il faudrait que je fasse des recherches pour obtenir cette information.
Je peux vous dire qu’on a fait trois examens durant l’année où on a analysé chaque période de paie, chaque dossier d’employé, en faisant une extrapolation du montant qui aurait dû être payé selon nous. On a travaillé avec les ressources humaines pour cela. Lors du premier examen, il y avait 70 p. 100 des éléments identifiés comme des variances qui étaient des paiements en trop et la différence était des sous-paiements. Lors du deuxième examen, c’était moitié-moitié en termes de paiements en trop et en moins, et lors du dernier examen, c’était 60 p. 100 de sous-paiements. Donc, il n’y a pas vraiment de tendance qui indique que le système fait beaucoup plus de surpaiements que de sous-paiements.
La sénatrice Dupuis : Dans le cas des paiements en trop, l’avant-dernier chiffre, les 69 cas évités grâce à une intervention, est-ce que cela s’ajoute aussi?
Mme Legault : Oui, absolument.
La sénatrice Dupuis : Même chose pour les 78 cas de paiements en moins?
Mme Legault : Les chiffres en bas visaient à vous donner une idée des contrôles en place qui ont pu permettre de prévenir un certain nombre de cas.
La sénatrice Dupuis : Parfait, merci.
M. Presseau : J’aimerais ajouter quelque chose à ce qu’elle mentionne; les chiffres ne font pas état de ce que nous corrigeons au fur et à mesure. Alors, il y a des transactions qui sont vérifiées, et comme Mme Legault l’a mentionné, il y a des examens qui ont été faits, mais il y a des processus en place énumérés dans la note de breffage qui font en sorte que l’on fait des vérifications à plusieurs étapes, avant même que la paie soit émise. S’il y a des difficultés à ce moment-là, elles sont corrigées avant que cela ne devienne un problème. Ces chiffres font état de différentes choses.
La sénatrice Dupuis : Cela ne tient pas compte de tout l’effort fait par l’équipe pour déceler ces problèmes?
M. Presseau : Exactement.
[Traduction]
Le président : Sénateur Downe, c’est vous qui poserez les dernières questions sur ce sujet.
Le sénateur Downe : Comme il s’agit d’un problème indépendant de notre volonté, je crois que l’équipe du Sénat s’en est très bien sortie. Je vis à Charlottetown, où se trouve l’administration nationale du ministère des Anciens Combattants, et il m’est littéralement impossible de faire mon épicerie chez Sobeys sans entendre parler d’histoires d’horreur au sujet d’étudiants occupant un emploi d’été qui n’ont pas été rémunérés ou de gens qui n’ont pas de quoi payer leur loyer. Ce ministère a été gravement touché par ce terrible système. Outre l’ampleur du désastre actuel, il y a maintenant un comité spécial du Cabinet qui examine la question, ce qui est toujours un signe révélateur d’un gros problème. Je trouve que, de notre côté, toutes les personnes concernées ont très bien géré la situation, et les erreurs ont été traitées dans une très large mesure.
Comme on n’entrevoit aucune solution dans un proche avenir, envisage-t-on la possibilité d’adopter un autre système, ou allons-nous devoir engager ces dépenses supplémentaires? Je sais que nous avons embauché quelqu’un pour une période de deux ans. Je suppose qu’au bout de deux ans, nous chercherons à obtenir une prolongation. Rien n’indique que le système sera rectifié. Avons-nous un plan B?
M. Presseau : Sénateur, nous avons reçu un mandat de la part du Comité de la régie interne il y a quelques semaines pour examiner cette question, et nous nous sommes engagés à revenir vous présenter nos conclusions avant la période estivale.
Le président : Je peux peut-être fournir une réponse. Le comité directeur a demandé à l’administration de nous présenter des propositions et de prendre le temps d’en étudier les coûts d’élaboration et de mise en œuvre, aussi bien dans le contexte des problèmes particuliers liés au système Phénix que dans le cadre de nos efforts continus pour maintenir notre indépendance parlementaire en tant qu’entité du Sénat. Je crois que c’est important. Nous avons même eu des questions, par exemple, en ce qui concerne la gestion des pensions de nos collègues. Nous avons donc confié à l’administration le mandat d’entreprendre ce travail et de revenir devant le comité pour nous présenter des propositions tangibles, mais cela prendra un certain temps, vu l’ampleur de la tâche à accomplir.
Merci, chers collègues, de vos observations sur ce point.
[Français]
Merci beaucoup, madame Daigle.
Monsieur Presseau, pourriez-vous rester avec nous pour nous parler du point 3, les critères pour la formation linguistique?
[Traduction]
Chers collègues, nous avons déjà eu l’occasion de discuter de la formation linguistique. Il s’agit du troisième point à l’ordre du jour. Luc, voulez-vous commencer?
M. Presseau : Dans le cadre des discussions sur la mise en œuvre des politiques sur la gestion de bureau des sénateurs, certaines questions ont été soulevées à propos des critères à utiliser lorsque le comité directeur est appelé à autoriser des voyages aux fins de formation linguistique à l’extérieur d’Ottawa. À cette occasion, on nous a demandé de préparer une série de critères possibles. Nous les avons soumis au comité directeur, et ils sont présentés dans la note d’information que vous avez sous les yeux.
Le président : Chers collègues, je ne sais pas si vous avez tous eu l’occasion de jeter un coup d’œil à la note d’information, mais c’est le temps de nous pencher sur la question. Nous allons entendre la sénatrice Marshall, suivie de la sénatrice Batters, puis du sénateur Downe.
La sénatrice Marshall : J’ai une question. Les critères ne m’ont pas posé de problème. Quel serait le processus à partir de maintenant, Luc? Disons que je veux qu’un membre de mon personnel aille suivre une formation linguistique; est-ce à vous que j’envoie la demande?
M. Presseau : Il y a différentes façons de s’y prendre. Si la formation linguistique se déroule à Ottawa, il y a l’école de langue, comme vous le savez très bien. Nous procédons comme d’habitude. Ces critères ne s’appliquent qu’à la formation linguistique qui exige des déplacements à l’extérieur de la région d’Ottawa.
La sénatrice Marshall : C’est par exemple lorsque mon personnel s’est rendu à Québec pour une formation en immersion.
M. Presseau : Exactement.
La sénatrice Marshall : Le comité directeur en serait ensuite saisi, n’est-ce pas?
M. Presseau : La politique prévoit que vous pouvez financer la formation à même le budget de votre bureau ou vous pouvez demander du financement au comité directeur. Ces critères se voulaient en quelque sorte des lignes directrices pour le comité directeur.
La sénatrice Marshall : D’accord. Merci beaucoup.
La sénatrice Batters : Le critère 1d) est qu’il existe une lacune que la formation viendra combler. Que cela signifie-t-il? Y aurait-il peut-être une meilleure façon de le formuler pour être un peu plus précis?
M. Presseau : Vous l’avez bien dit. Nous voulons dire par ce critère que l’immersion est normalement très intensive. Il serait très rare d’en avoir une directement au début de la formation linguistique; il faut avoir suivi certains autres cours de langue. Vous ne partiriez pas de zéro. Ce que vous essayez d’établir, c’est l’avantage de faire une formation en immersion à ce moment précis. Y a-t-il quelque chose de différent? Nous pourrions traiter de la question par l’entremise des écoles de langue, des professeurs et des tests que nous réalisons pour cerner la lacune.
La sénatrice Batters : D’accord. Vous devriez peut-être songer à modifier le libellé du critère pour expliquer que la lacune est liée à l’élément temps, par exemple, parce que je croyais que cela signifiait que la lacune concernait les connaissances de base de la personne, que l’employé avait réellement besoin d’une formation linguistique et qu’il ne se rendait pas à Québec, par exemple, pour des vacances.
M. Presseau : Merci.
Le sénateur Downe : Merci. J’appuie les recommandations. Ma seule question porte sur le critère a). Un membre du personnel s’est-il déjà rendu à l’étranger pour une formation linguistique?
M. Presseau : Je ne suis pas au courant de déplacements à l’extérieur du Canada.
La sénatrice McCoy : Quels sont les critères pour dire oui? Est-ce automatiquement approuvé si tous les critères sont respectés? Est-ce bien ce que nous disons?
M. Presseau : Ce serait dans le cas où nous recevions une demande, sénatrice. Nous essaierions de fournir les réponses à ces questions au comité directeur.
La sénatrice McCoy : Donc, si tous ces critères sont respectés, le comité directeur dira-t-il ensuite oui? Ce sera automatique, n’est-ce pas?
Le président : Eh bien, le comité directeur n’en est en fait pas saisi. La demande est envoyée aux RH. Le comité directeur en est seulement saisi s’il y a...
La sénatrice McCoy : Les RH diront-elles automatiquement oui si tous les critères sont respectés?
Le président : Eh bien, si les critères sont respectés, je présume que les RH devraient dire oui. Si les critères ne sont pas respectés et que les RH approuvent la demande, il y a un problème. Plus important encore, si les RH refusent la demande et que les critères sont respectés, les sénateurs peuvent ensuite en saisir le comité directeur. Je crois que nous avons peut-être eu un cas depuis que je suis président du Comité de la régie interne.
La sénatrice McCoy : Ce n’est donc pas vraiment une approbation. Il s’agit tout simplement de ce que le sénateur doit démontrer pour profiter de cette politique; l’approbation des RH n’est donc pas vraiment nécessaire. Nous devrions peut-être simplement changer le mot « approuver » pour « lorsque le sénateur aura démontré que ces critères sont respectés, le financement central sera accordé ».
Le président : Le libellé ne me pose pas problème. En fin de compte, si l’Administration du Sénat éprouve de la difficulté, elle nous saisit de la question de toute façon. C’est très bien comme ça.
Le sénateur Plett : Luc, monsieur le président, je présume que le comité directeur a décidé de ne pas accepter la recommandation formulée il y a quelques jours par le président et le vice-président du comité SOMP. Ai-je bien compris?
Le président : Il y avait une certaine confusion lorsque nous avons débattu de cette question lors de la dernière réunion du Comité de la régie interne et que nous avons examiné les recommandations; des précisions ont été demandées en la matière. Voilà pourquoi le point est de nouveau à l’ordre du jour.
Le sénateur Plett : Je m’excuse, mais cela ne répond pas à ma question. Nous avons eu une réunion il y a quelques jours et nous avons formulé une recommandation qui n’apparaît pas dans les recommandations ici. Je suis prêt à vous lire la recommandation formulée par le comité SOMP que j’aimerais voir dans les critères retenus. C’est...
Le sénateur Downe : Je n’ai jamais entendu auparavant le nom de ce groupe.
Le sénateur Plett : SOMP?
Le sénateur Downe : Oui.
Le sénateur Plett : C’est le groupe qui s’est réuni au cours de l’été pour modifier le Règlement du Sénat.
Le sénateur Downe : Quel est son nom?
Le sénateur Plett : Politique...
M. Presseau : ... sur la gestion de bureau des sénateurs.
Le sénateur Plett : Politique sur la gestion de bureau des sénateurs.
Le sénateur Downe : Merci.
Le sénateur Plett : La sénatrice Jaffer est vice-présidente de ce comité, et j’en suis président. Au cours de l’été, sénateur Downe, nous avons élaboré des recommandations et nous avons évidemment adopté la majorité de ces recommandations et en avons modifié certaines.
L’une de nos recommandations concernant la formation linguistique était que l’employé devait être au service du Sénat depuis un an, et cette recommandation se retrouve évidemment dans les critères; nous avons également recommandé que l’employé ait complété au moins deux ans de formation linguistique au Centre de formation linguistique et d’évaluation de la Chambre des communes ou une formation équivalente acceptable et ait une recommandation écrite d’un professeur de langues attestant que l’immersion serait bénéfique à ce moment-ci. Nous proposons cette approche au lieu qu’une personne dise : « Je veux faire deux autres semaines d’immersion à Québec. » Le professeur qui travaille avec cet employé ici à Ottawa pourrait confirmer que cette formation serait bénéfique à cette personne. La durée maximale totale de la formation à l’extérieur d’Ottawa pour un employé serait de deux semaines. Aucune de ces recommandations ne figure dans le document, et j’aimerais comprendre pourquoi.
Le président : Lorsque nous avons examiné le tout — je répète qu’il a été porté à mon attention que l’examen n’a pas eu lieu au comité permanent; c’était au comité directeur —, nous pensions que nous devions simplement régler ces questions et que ces aspects n’étaient pas très clairs, de notre point de vue. Nous étions d’avis que cela empêcherait certaines personnes de présenter une demande pour une immersion en français, et nous ne voulions pas imposer de restrictions. C’était l’opinion de certains d’entre nous, et nous avons décidé de mettre ce point à l’ordre du jour du comité pour en discuter davantage.
Le sénateur Plett : Dans un tel cas, je ne suis pas certain. Ce sont deux choses, monsieur le président. Premièrement, ce n’était pas clair; deuxièmement, la recommandation ne vous plaisait pas. Je crois qu’elle était parfaitement claire. Elle ne vous plaisait peut-être pas, mais elle était parfaitement claire. J’aimerais proposer une motion pour que ces deux recommandations soient incluses dans les critères.
Le président : Chers collègues, nous le ferons. Nous donnerons l’occasion aux autres sénateurs d’intervenir, puis nous le ferons à la fin du processus.
[Français]
La sénatrice Dupuis : J’ai des questions précises à poser. Je suis d’accord avec la recommandation. Lorsqu’il s’agit des critères liés au financement de la formation du personnel des sénateurs, s’agit-il à la fois des employés et des contractuels ou seulement des gens qui ont un statut d’employé?
M. Presseau : Ce sont des gens qui ont le statut d’employé dans votre bureau.
La sénatrice Dupuis : À ce moment-là, peut-on préciser qu’il s’agit de la formation des employés des sénateurs pour éviter toute ambiguïté? Si je comprends bien, il y a une politique générale sur la formation linguistique à Ottawa et il y a celle-ci, à l’extérieur d’Ottawa.
M. Presseau : Oui, tout à fait. La Chambre des communes a une école de langue à laquelle le Sénat participe. Bon nombre de formations individuelles ou en groupe sont offertes autant aux sénateurs et sénatrices qu’aux conjoints, conjointes ou partenaires.
La sénatrice Dupuis : À ce moment-là, est-il possible de préciser dans le document qu’il s’agit bien de la formation d’employés des sénateurs en dehors de la capitale nationale? Je ne savais même pas qu’il y avait une politique plus générale. Je le découvre ce matin. Pour plus de clarté, il faudrait préciser que cette politique s’applique à la formation en dehors de la capitale nationale et qu’elle permet de compléter une politique plus générale.
[Traduction]
Le président : Je tiens également à préciser ma réponse au sénateur Plett, parce qu’il y a une certaine confusion. La décision n’a pas été prise au comité directeur, chers collègues. Il y a quelques semaines, lorsque nous avons examiné les recommandations du comité SOMP, c’était un membre de notre comité qui a soulevé le point, soit la sénatrice Marshall, et qui a demandé des précisions, et nous avons convenu de remettre ce point à l’ordre du jour pour avoir une discussion approfondie à ce sujet, si je ne m’abuse. Je n’ai aucun problème à en assumer la responsabilité.
La sénatrice Marshall : Je peux en parler. Selon mes souvenirs, ce qui a été présenté au comité était seulement que la décision serait prise par le comité CIBA. J’ai donc demandé les critères, mais je n’ai jamais entendu les critères dont vous parlez. C’est nouveau pour moi.
Le sénateur Plett : Nous l’avons fait cette semaine, sénatrice Marshall.
La sénatrice Marshall : Je n’en étais pas au courant.
Le président : À titre de précision, sénateur Plett, vous avez dit qu’une personne vous a demandé de vous en occuper cette semaine. Je présume que c’était un membre de l’Administration du Sénat, n’est-ce pas?
Le sénateur Plett : Daniel Charbonneau, en vue d’en saisir le comité.
Le président : D’accord. Nous essayons seulement d’avoir des précisions à ce sujet.
Le sénateur Wells : J’ai deux points. Premièrement, concernant le critère 1c), je recommande de changer « Ottawa » pour « RCN ». Je ne sais pas ce qui est disponible à l’extérieur d’Ottawa. C’est peut-être à Gatineau. Nous précisons normalement de tels aspects.
Deuxièmement, pour ce qui est du critère 1f), la formation ne doit pas s’étaler au-delà de la période d’emploi actuelle. Selon ce que j’en comprends, le contrat du personnel politique est renouvelé chaque année. Je crois donc que nous devrions formuler attentivement ce critère. La période d’emploi actuelle pour un membre du personnel politique est d’un an. Je crois que nous devons nous assurer de formuler correctement le critère, parce que je présume que mon personnel politique ne me quittera pas à la fin de cette période renouvelable d’un an.
Le président : Ne présumez de rien, sénateur Wells.
Luc, j’ai des questions concernant le budget, et j’ai le document sous la main.
Corrigez-moi si j’ai tort, mais je crois comprendre que le budget annuel total pour ce programme est de 105 000 $. Je crois également comprendre qu’un montant de 65 000 $ de ce budget est destiné aux sénateurs. Il y a une enveloppe réservée directement aux sénateurs, et un montant de 40 000 $ va au personnel et à l’Administration du Sénat. Ces données sont-elles exactes?
M. Presseau : Elles le sont. Cela varie parfois, mais c’est en gros la réalité.
Le président : Au cours des deux ou trois dernières années, dans quelle proportion les sénateurs ont-ils utilisé ce budget et quel pourcentage du budget le personnel utilise-t-il?
M. Presseau : J’ai les dépenses pour 2016-2017, soit ce que nous avons maintenant. Pour l’instant, les sénateurs ont dépensé environ 20 000 $, et l’Administration du Sénat a dépensé environ 30 000 $.
Le président : Et le budget de 40 000 $ est réservé à l’Administration du Sénat et au personnel des sénateurs, n’est-ce pas?
M. Presseau : C’est exact.
Le président : Je ne considère tout simplement pas ces chiffres comme équitables. Je crois que le budget de 40 000 $ pour l’Administration du Sénat et le personnel des sénateurs est très limité comparativement au budget de 65 000 $ pour 105 sénateurs. Chers collègues, je me demande s’il nous est déjà arrivé d’épuiser le budget réservé à l’Administration du Sénat et que nous...
La sénatrice Cordy : Nous devrions faire le contraire.
Le président : Je répète ma question. Quelqu’un pourrait-il me répondre? Au cours des trois ou quatre dernières années, à quel point avons-nous été près d’épuiser le budget de 40 000 $?
Mme Proulx : Je sais qu’il y a eu des contraintes au cours des dernières années en ce qui concerne la formation des sénateurs concernant les langues officielles. Cela concernait principalement le budget destiné aux sénateurs. En ce qui a trait au personnel des sénateurs et à l’Administration du Sénat, le budget n’a pas beaucoup été utilisé. Lorsque l’Administration du Sénat embauche du personnel, les candidats doivent satisfaire aux exigences linguistiques du poste. Bref, l’Administration du Sénat dépense peu pour la formation. En ce qui a trait au personnel des sénateurs, il y a eu des demandes, mais il n’y en a pas eu beaucoup.
L’an dernier, dans le cadre du processus entourant le Budget principal des dépenses, il y a eu une demande pour augmenter le...
Le président : Je dois vous interrompre, Nicole. Mon adjointe, qui est très efficace, vient de m’informer d’un élément. Lorsqu’il est question de la formation du personnel du bureau d’un sénateur, je crois comprendre que le financement provient du budget du sénateur. Cela ne provient pas du budget principal.
Mme Proulx : Pas en ce qui a trait à la formation linguistique par l’entremise de la Chambre des communes.
Le président : Je parle de l’immersion en français. Je me souviens d’une demande du bureau de la sénatrice Marshall et du mien, et nous avions eu ce problème. Nous voulions que notre personnel suive un cours d’immersion en français. Notre budget était épuisé pour une certaine raison, et la demande a été refusée. Je dis que ce n’est pas pris en compte dans le budget de 40 000 $.
Mme Proulx : Ce n’est pas pris en compte. Je peux seulement vous parler des années où j’étais en poste, et je le suis depuis plusieurs années.
Le président : Bref, la réponse à ma question est que le budget de 40 000 $ est destiné à l’Administration du Sénat, et non au personnel du Sénat.
Mme Proulx : Le budget couvre le coût de la formation par l’entremise de la Chambre des communes.
Le président : Il n’y a pas d’immersion, n’est-ce pas?
Mme Proulx : Il n’y a pas d’immersion.
Le président : Je comprends.
Mme Proulx : Cela sert à payer les cours offerts par la Chambre des communes, et vous recevez régulièrement des avis à ce sujet. Voilà à quoi sert ce budget. Je dois également mentionner que le budget sert aussi à payer les services liés aux tests linguistiques. Lorsque nous avons besoin d’obtenir la preuve des compétences linguistiques d’un employé, nous passons par la Chambre des communes pour les évaluer. Il y a également un montant pour cet aspect.
À titre informatif, concernant le budget, une demande a été présentée l’an dernier dans le cadre du Budget principal des dépenses pour augmenter le budget de 30 000 $. Le budget était précédemment de 75 000 $.
Le président : Il a donc été augmenté.
Mme Proulx : Il a été augmenté l’an dernier. Il y avait en gros un manque à gagner de 30 000 $.
Le président : Sur le plan budgétaire, ne serait-il pas logique de séparer le budget pour l’immersion en français du budget pour la formation linguistique dans la région de la capitale nationale? Nous aurions ainsi un montant pour la formation linguistique dans la RCN, un montant pour le personnel et l’Administration du Sénat et un montant pour l’immersion en français, le cas échéant, en particulier si nous adoptons le critère qu’a proposé le sénateur Plett en vue d’essayer de baliser ce qui devrait être offert au personnel. Est-ce logique? Nous pouvons soumettre la proposition aux fins d’examen dans le cadre du Budget principal des dépenses. J’ai l’impression qu’un budget de 105 000 $ n’exerce actuellement aucune pression, mais vous pourriez vous pencher sur la question, sénateur Wells, et ventiler pour nous le budget en fonction de ces catégories.
Nous leur avons confié cette tâche. S’il n’y a pas d’autres questions, sénateur Plett, voulez-vous proposer votre motion?
Le sénateur Plett : Je dois la retrouver sur mon BlackBerry; je vais avoir besoin d’une minute.
Je l’ai. Merci. J’aimerais simplement ajouter des points à ces critères, et la lettre n’a pas d’importance. Dans mon cas, ce sont les critères e) et g) : Que l’employé ait complété au moins deux ans de formation linguistique au Centre de formation linguistique et d’évaluation de la Chambre des communes ou une formation équivalente acceptable et ait une recommandation écrite d’un professeur de langues attestant que l’immersion serait bénéfique à ce moment-ci.
Par ailleurs, je propose que la durée maximale totale de la formation à l’extérieur d’Ottawa — ou de la région de capitale nationale, comme l’a proposé le sénateur Wells — pour un employé soit de deux semaines.
Si nous ajoutons ces deux points aux critères, j’appuierai la proposition.
Le sénateur Downe : Sénateur Plett, pourquoi recommandez-vous d’avoir une demande écrite d’un professeur de langues?
Le sénateur Plett : Sénateur Downe, si je suis un employé et que je dis que je veux aller à Québec quelques semaines pour une formation linguistique, nous étions d’avis que cette décision ne devrait pas me revenir; une autre personne devrait attester que ce serait bénéfique pour moi de le faire.
Si l’employé n’a rien accompli au cours de ses deux ans de formation ici et qu’il n’a aucun avantage à se rendre à Chicoutimi pour suivre cette formation de deux semaines, mais qu’il décide lui-même d’y aller parce qu’il veut changer d’air — c’est un très beau coin en été —, nous trouvons que cela ne tient pas la route. C’est pourquoi nous croyons qu’une recommandation de la part du professeur devrait être exigée. Le professeur devrait en effet indiquer s’il considère que cette formation serait bonne pour l’employé.
Le sénateur Downe : Oui, mais ne croyez-vous pas que le professeur aurait intérêt à garder ses étudiants, ici, dans la région? Les professeurs ne sont pas là pour confier la formation de leurs étudiants à d’autres.
Le sénateur Plett : Non, je ne le pense pas. Je crois que si l’étudiant est là depuis deux ans et qu’il croit que cette formation à l’extérieur de la région pourrait lui être bénéfique, il pourrait demander à son professeur de faire une recommandation en ce sens. Je ne crois toutefois pas que c’est l’étudiant qui devrait prendre cette décision de son propre chef.
Le sénateur Downe : Je ne suis pas au courant du processus, mais vous pouvez m’aider. Je présume que si une personne suit le programme par l’intermédiaire de la Chambre des communes, le sénateur pour qui elle travaille reçoit des rapports sur ses progrès, un peu comme un bulletin.
Le sénateur Plett : Je ne peux pas vous aider là-dessus.
Le sénateur Downe : Est-ce que quelqu’un d’autre le saurait?
Le président : Non, je ne pense pas que les choses se déroulent de cette façon.
Le sénateur Plett : Même si nous ajoutons toutes les règles possibles, quelqu’un finira bien par s’en servir à son avantage. Je ne crois pas qu’un professeur ou un instructeur digne de ce nom retiendrait quelqu’un s’il avait l’impression qu’une formation linguistique dans une autre région pourrait lui être bénéfique. Je ne peux pas le concevoir.
Le sénateur Downe : Il s’agit d’une formation d’un maximum de deux semaines, pas d’une formation d’un an?
Le sénateur Plett : Un maximum de deux semaines.
Le président : Le sénateur Downe a soulevé un problème que j’aimerais régler. Selon le libellé de la motion, sénateur Plett, il est question d’un maximum de deux semaines. Cela signifie-t-il que quelqu’un qui aurait été ici pour une période de trois ou quatre ans n’aurait droit qu’à deux semaines d’immersion? Je pense que ce n’est pas assez. Même pour quelqu’un qui s’applique sérieusement à apprendre une deuxième langue, je crois que ces deux semaines d’immersion tomberont un peu court. Je sais que le Sénat a des employés brillants, mais je pense que ces maigres deux semaines ne feront qu’encourager les gens qui ont deux semaines, six mois ou un an derrière eux à demander de retourner en immersion.
Le sénateur Plett : Vous avez peut-être raison. Bien entendu, si nous voulons débattre du nombre de semaines, je ne m’opposerai pas à un amendement, mais le fait demeure, sénateur Housakos, que si quelqu’un s’est appliqué pendant deux ans ici, ces deux semaines d’immersion vont lui faire un bien immense.
Je suis allé deux semaines en immersion, et tout ce que je savais dire avant de partir c’était « bonjour », et j’aurais sûrement profité que quelques semaines de plus juste pour cela. Évidemment, deux semaines n’ont pas été assez pour moi, mais je crois que pour quelqu’un qui aurait suivi deux ans de formation avec un certain sérieux, ces deux semaines seraient un beau complément. Je crois que quelqu’un qui devra travailler en français par la suite aura acquis beaucoup d’aisance grâce à ces deux ans de formation et ces deux semaines d’immersion. Si vous croyez que cette période devrait être de trois ou quatre semaines, soit, mais c’est au comité de trancher.
La sénatrice Batters : Est-ce que c’est deux semaines par année?
Le président : Selon le libellé actuel, c’est deux semaines, point final.
La sénatrice Batters : Au cours des deux derniers étés, je suis allée à Québec pour des programmes d’immersion de deux semaines, et je suis d’avis que ces deux semaines sont en principe très utiles, car vous devez aussi rester dans une famille d’accueil et ne parler que le français, même dans vos temps libres. C’est une formation sérieuse, une formation que je qualifierais de satisfaisante.
La sénatrice McCoy : Je vais me prononcer contre cette motion et voici ma raison : la prime accordée aux employés qui parlent les deux langues officielles afin de servir les sénateurs, oui, mais aussi les Canadiens de partout au pays, cette prime, donc, est très élevée.
Selon moi, l’ajout de restrictions qui vont au-delà de la simple prudence — comme la liste de critères présentée plus tôt — est contreproductif. Je crois que tout ce que nous pouvons faire pour encourager les gens à apprendre la langue officielle qu’il leur manque est très important.
Prenez moi, par exemple, qui viens de l’Alberta. J’ai tendance à favoriser les Albertains. J’ai des Albertains qui travaillent pour moi. Or, la très grande majorité des Albertains ne parlent pas français. Ils travaillent sans arrêt durant toute l’année. Ils essaient d’insérer leurs cours de français là où ils le peuvent; ils font des efforts. Je crois que nous devrions faire tout ce que nous pouvons pour faciliter ce processus. Cela dit, certaines personnes ont plus de facilité pour les langues que d’autres.
C’est dans cette optique que je vais voter contre cette motion que je juge indûment contraignante.
[Français]
La sénatrice Dupuis : Ma question s’adresse au sénateur Plett, mais je vais attendre la fin de la séance. C’est une question privée, qui n’est pas du tout compromettante, sur la formation linguistique de deux semaines.
Je me pose des questions sur le fait de limiter l’immersion ailleurs. Dans le document qu’on a devant nous, il est indiqué que certaines formations sont financées à partir du bureau du sénateur et que d’autres le sont à même le budget central. Est-ce exact? À ce moment-là, le Sénat absorberait les coûts d’une formation en immersion, si des critères le justifient, mais jusqu’à un certain point. Par exemple, un nombre X de semaines au-delà desquelles... Prenons votre exemple, sénateur Plett, de deux semaines. La partie payée par le Sénat serait de deux semaines maximum, et si le sénateur veut payer une formation supplémentaire à son personnel, parce qu’il trouve que c’est important, il pourrait l’assumer à partir de son budget.
Je ne sais pas si je comprends bien le système actuel : une partie peut être payée par le sénateur et une autre par l’administration centrale. C’est ce qui est indiqué ici.
Le président : Oui, le budget central assume le coût des formations qui se tiennent ici, à Ottawa. Ensuite, les formations qui ont lieu à l’extérieur de la capitale nationale sont payées à partir du budget central.
La sénatrice Dupuis : Donc, il n’y a aucune formation...
Le président : Avant la mise en place des règles sur la formation à l’extérieur d’Ottawa, les coûts étaient assumés à même le budget du sénateur. C’est la raison pour laquelle il faut apporter des précisions aux règles pour qu’elles soient plus claires.
La sénatrice Dupuis : Le document n’est pas clair. Il faut s’assurer qu’on fait référence à une formation payée par le budget central.
[Traduction]
M. Presseau : Permettez-moi d’apporter ces précisions :
[Français]
Il y a deux façons d’obtenir de la formation à l’extérieur de la région de la capitale nationale. On peut effectivement demander le financement du budget central, mais il y a aussi la possibilité de financer la formation à même le budget du bureau des sénateurs, selon les règles en place.
La sénatrice Dupuis : Si je comprends bien, il s’agit d’une nouvelle information selon laquelle la formation en immersion peut être payée à la fois par le budget central et par le bureau du sénateur.
M. Presseau : Pouvez-vous préciser ce que vous voulez dire par « à la fois »?
La sénatrice Dupuis : Je veux juste savoir qui paie pour quoi ici. Alors la question...
Le président : Je crois que la sénatrice Dupuis vient confirmer ce que l’on sait, soit que les règles manquent de précision. C’est pour cette raison que nous tenons cette discussion. Poursuivez, sénatrice.
La sénatrice Dupuis : Je veux juste comprendre qui peut payer la formation de base pour la formation linguistique.
Ma deuxième question est la suivante : qui peut payer la formation en immersion, qu’est-ce qui est possible à l’heure actuelle? Le bureau du sénateur et l’administration centrale dans le programme de base? Le bureau du sénateur et l’administration centrale dans la formation en immersion?
Mme Proulx : Vous parlez de la situation actuelle.
La sénatrice Dupuis : Oui.
Mme Proulx : En ce moment, la formation linguistique offerte à Ottawa, comme je l’ai mentionné plus tôt, est payée à partir du budget central. Lorsqu’il y a eu des demandes de formation en immersion française avec déplacement — de mémoire, il y en a eu deux au cours des dernières années —, elles ont été présentées au comité directeur. Finalement, il a été décidé que la formation serait payée à même le budget du sénateur.
Par contre, selon la nouvelle politique et la politique de gestion des bureaux des sénateurs, les critères sont présentés pour appuyer la nouvelle politique, que je vais vous lire en anglais :
[Traduction]
Les coûts de la formation linguistique pour les sénateurs et leurs conjoints, dont les coûts de déplacement, sont payés à partir du budget central, et il n’y a pas de déduction pour les points de déplacement.
[Français]
Il s’agit des 65 000 $ dont je parlais plus tôt.
[Traduction]
Un sénateur ou une sénatrice peut demander au Comité de la régie interne de faire en sorte que les coûts de la formation linguistique de son personnel, y compris les coûts de déplacement, soient payés à partir du budget central avec déduction pour les points de déplacement. Le coût de la formation en langues officielles et les coûts de déplacement connexes peuvent aussi être payés à même le budget du sénateur ou de la sénatrice.
[Français]
C’est la nouvelle politique sur la gestion des bureaux des sénateurs qui a été approuvée par le comité il y a quelques semaines et qui entrera en vigueur le 1er novembre. Lorsque cette politique a été approuvée, une demande a été présentée pour élaborer des critères qui permettraient au comité de décider dans quel cas une formation serait payée à partir du budget central. C’est ce qui a été préparé et présenté et qui fait l’objet d’une discussion en moment.
La sénatrice Dupuis : Donc, il est toujours possible de faire une demande de financement. Autrement dit, si la motion est adoptée, pourrais-je faire une nouvelle demande si je souhaite envoyer un employé en formation pendant deux mois? Je paierais donc six semaines de plus à partir de mon propre budget. Est-ce possible?
Le président : Oui, vous pouvez transmettre une demande au comité directeur.
[Traduction]
J’ai une autre question. À l’heure actuelle, les services de formation linguistique de la Chambre des communes sont-ils offerts les soirs et les fins de semaine? Quand ces services sont-ils offerts? On m’a dit qu’ils étaient offerts le jour, durant les heures ouvrables. Si c’est le cas, vous êtes en train de me dire qu’un employé qui voudrait profiter de la formation linguistique offerte par le Parlement devra le faire pendant qu’il est censé travailler pour moi.
Distingués collègues, je remercie la sénatrice Marshall d’avoir porté cela à notre attention. Je sais que c’est un sujet qui prend beaucoup de temps de notre programme, mais je m’aperçois que les règles à cet égard ouvrent grande la porte à beaucoup d’interprétations. Il ne devrait pas y avoir autant de règles pour une question aussi simple. Si le comité n’y voit pas d’objection, j’aimerais qu’on me confie cette question pour deux semaines, je pourrai en discuter avec le comité directeur et y mettre de l’ordre à partir de ce que j’ai entendu à cette table aujourd’hui, et en consultation avec le sénateur Plett et la sénatrice Jaffer. Je reviendrai au comité avec une proposition concrète quant aux règles que nous devrions avoir à cet égard.
Le sénateur Tkachuk : Nous avons bien hâte de voir le résultat.
Le président : Vous voyez, David, qu’on ne vous confie pas tout le travail.
La sénatrice Cordy : Il fait partie du comité directeur.
Le président : C’est un simple point technique.
Le point 4 porte sur les contrats de plus de 100 000 $ pour le remplacement de composantes d’équipements essentielles.
[Français]
Madame Bouchard, vous avez la parole.
[Traduction]
Hélène Bouchard, directrice, Direction des services de l’information, Sénat du Canada : Mesdames et messieurs, je suis ici aujourd’hui pour demander au comité d’autoriser l’Administration du Sénat à lancer une demande de prix et, par la suite, à adjuger un contrat dont le montant devrait être supérieur à 100 000 $ pour le remplacement de composantes d’équipement essentielles des salles de comité 2 et 9 de l’édifice Victoria.
[Français]
La plupart des équipements dans les salles 2 et 9 de l’édifice Victoria ont maintenant plus de 14 ans et ont bien dépassé leur cycle de vie. Dans le cadre du déménagement au Centre de conférences et du transfert de quatre salles de comité situées au 1, rue Wellington, la modernisation des deux salles de comité à l’édifice Victoria ne faisait pas partie des plans à court et à moyen terme. En ce moment, nous avons quatre salles de comité qui disposent d’équipement pour la télédiffusion et, en 2018, nous en aurons sept, excluant celles de l’édifice Victoria. Cependant, comme il a été décidé que ces deux salles de comité continueront d’être utilisées en 2018, il a fallu prendre une décision. Services publics et Approvisionnement Canada a accepté tout de même de procéder à une analyse complète pour moderniser possiblement les salles incluant l’équipement de télédiffusion. Les coûts pour moderniser complètement ces deux salles seraient d’environ 1 million de dollars chacune, parce qu’on parle d’équipement de pointe, de caméras et de salles de contrôle.
Par contre, ce n’est pas une décision ferme, donc, nous verrons ce que Services publics aura à nous dire.
[Traduction]
Dans l’intervalle, afin d’éviter d’importantes pannes de service, la Direction des services de l’information, la DSI, doit remplacer des composantes d’équipement essentielles. Sans entrer dans les détails techniques, disons que les ordinateurs centraux Media Matrix en place ne sont plus commercialisés depuis des années et qu’ils doivent par conséquent être remplacés dans les deux salles.
Si vous me le permettez, je veux préciser que nous avons ces deux systèmes Media Matrix dans les deux salles de comité et que nous en avons un de rechange. Cependant, ce système de rechange n’est plus là, car nous avons été obligés de l’utiliser.
Le budget de la Direction des services de l’information a été temporairement augmenté d’un montant de 124 000 $ en 2017-2018 afin d’acheter des systèmes d’enregistrement d’appoint pour toutes les salles de comité afin de garantir une redondance. Cela était prévu pour cette année et nous l’avions soumis au budget du comité.
Toutefois, étant donné que les fonds étaient disponibles en 2016-2017, il a été convenu d’acheter ces systèmes d’enregistrement d’appoint durant l’exercice dernier afin de pouvoir allouer le budget approuvé pour 2017-2018 à la mise à niveau de l’équipement essentiel des salles de comité 2 et 9 de l’édifice Victoria.
Il importe de mentionner que cet équipement devra être mis à niveau — pas à long terme, mais à court terme, oui — pour qu’il nous soit possible de le réutiliser. Bref, il est très important de ne pas s’en débarrasser.
Aucun financement additionnel n’est requis. Il s’agit d’autoriser la réaffectation de fonds provenant d’un achat prévu pour l’an dernier. Nous aurions pu acheter l’équipement dont je parle durant le dernier exercice, mais il nous manquait certains renseignements. C’est pourquoi nous avons décidé d’acheter l’autre équipement à l’avance.
Nous savons que le coût serait de 110 000 $. Puisque cela dépassera les 100 000 $, j’ai besoin de cette autorisation. Nous aurons une demande de prix. Comme vous le savez, nous avons déjà des fournisseurs préqualifiés, car nous devons veiller à entretenir l’équipement dans toutes les salles de comité. Notre demande de prix s’adressera donc à ces entreprises. Je suis disposée à répondre à vos questions.
La sénatrice Batters : J’écoutais votre déclaration liminaire par l’intermédiaire de la traduction et je crois qu’une erreur s’est glissée dans ce que j’ai entendu, car on a dit qu’il s’agissait de 1 million de dollars pour chaque pièce de comité, alors que la note d’information fait état de 110 000 $ pour les deux pièces. Je voulais m’assurer qu’il s’agissait bien d’une erreur.
Mme Bouchard : Comme je l’ai dit, l’équipement de ces deux pièces de comité est vieux. Pour mettre à niveau toutes les caméras, les salles de contrôle et tous les systèmes d’interprétation — bref, tout l’équipement qui est là en ce moment —, on s’attend à ce que cela coûte environ 1 million de dollars par pièce. C’est très cher. Le plan était de ne pas moderniser l’équipement parce que nous allons avoir de nouvelles salles de comité.
Le président : Un million de dollars par pièce?
Mme Bouchard : C’est à peu près cela.
Le président : Pas 10 millions, mais 1 million.
Mme Bouchard : Je ne demande pas 1 million de dollars. Je veux mettre à niveau certaines composantes d’équipement essentielles.
Le président : Nous voulons simplement que les choses soient claires. Lorsque nous nous mettons à discuter de montants dans les millions de dollars, la pression a tendance à monter.
La sénatrice Batters : Vous dites que pour faire le travail au complet, cela coûterait 1 million de dollars, mais que ce n’est pas ce que vous proposez ici.
Mme Bouchard : C’est exact.
La sénatrice Batters : Votre demande porte sur une somme de 110 000 $, c’est bien cela?
Mme Bouchard : Tout juste.
La sénatrice Marshall : Lorsque vous parlez de « lancer une demande de prix », en quoi consiste ce processus? Avez-vous trois fournisseurs?
Mme Bouchard : Nous allons nous adresser à trois fournisseurs préqualifiés. Nous allons leur envoyer nos exigences et nous allons retenir celui qui nous fera le meilleur prix.
La sénatrice Marshall : Vous avez votre liste de fournisseurs?
Mme Bouchard : Oui, absolument.
Le président : Mesdames et messieurs les sénateurs, y a-t-il d’autres questions? Il y a une motion à adopter. Le sénateur Tkachuk propose la motion. Que tous ceux qui sont pour se manifestent.
Des voix : D’accord.
Le président : La motion est adoptée. Merci.
Le point 5 devra être reporté puisque le sénateur Munson n’est pas là. Nous allons donc attendre son retour avant d’en parler.
Y a-t-il d’autres sujets pour la portion publique de la séance? S’il n’y en a pas, je vais demander au comité de poursuivre ses délibérations à huis clos.
(La séance se poursuit à huis clos.)