Délibérations du Comité permanent de la
Régie interne, des budgets et de l'administration
Fascicule no 20 - Témoignages du 31 mai 2018
OTTAWA, le jeudi 31 mai 2018
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui, à 8 h 1, en séance publique et à huis clos, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour étudier des questions financières et administratives.
Le sénateur Jim Munson (vice-président) occupe le fauteuil.
Le vice-président : Bienvenue au Comité sénatorial permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration. Le sénateur Campbell arrivera bientôt. Au premier point à l’ordre du jour, mesdames et messieurs les sénateurs, il y a un exemplaire du procès-verbal de la réunion publique du 24 mai 2018. Il se trouve dans votre document. Y a-t-il des questions ou des changements? Si non, quelqu’un peut-il proposer une motion pour adopter le procès-verbal?
La sénatrice Jaffer propose d’adopter le procès-verbal.
Le deuxième point à l’ordre du jour, honorables sénateurs, concerne un rapport du Sous-comité de la vérification. J’invite donc à la table Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Direction des finances et de l’approvisionnement, Sénat du Canada; Claudie Besner, directrice, Systèmes financiers, PRE et analyse opérationnelle, Sénat du Canada; et, enfin, Andrew Newman, partenaire, chef de vérification, Vérification du secteur public, KPMG.
Sénatrice Moncion, vous pouvez présenter votre rapport. Après la présentation de la sénatrice et de brefs exposés de nos témoins, les sénateurs pourront poser des questions. Ce rapport est à titre informatif seulement.
[Français]
La sénatrice Moncion : Le Sous-comité de la vérification du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration a l’honneur de déposer son dixième rapport.
Votre sous-comité a examiné le sommaire des résultats, Audit du passage de l’application de production de rapports financiers et des contrôles informatiques généraux connexes du Sénat du Canada, à l’appui de l’audit des états financiers du Sénat du Canada pour l’exercice clos le 31 mars 2018, et dépose maintenant ses résultats aux fins d’information. Cette vérification a été effectuée conformément aux normes de vérification généralement reconnues au Canada par des professionnels de la firme KPMG. J’ajoute « respectueusement soumis », mais j’aimerais revenir pour faire une mise à jour après la présentation de KPMG pour ajouter quelques éléments ressortis de la rencontre du comité. Je vous remercie.
[Traduction]
Andrew Newman, partenaire, chef des vérifications, Vérification du secteur public, KPMG : Je suis heureux de vous présenter le résumé des résultats de notre vérification de la conversion de l’application en matière de rapports financiers et des contrôles de TI connexes du Sénat.
Ces travaux concernent la conversion des données, la mise en œuvre du nouveau système financier et les contrôles internes connexes de ce système financier après sa mise en œuvre. Ce nouveau système financier a été lancé le 1er avril 2017.
La raison d’être de ce projet se divise en deux volets. Tout d’abord, puisqu’il s’agit d’un système financier, on exige que nous menions ces travaux pour appuyer notre vérification des états financiers pour l’exercice financier se terminant le 31 mars 2018. De plus, il est important que le comité de gestion du Sénat, votre comité et le Sous-comité de la vérification obtiennent une confirmation indépendante que les données ont été converties correctement, que le système a été mis en œuvre d’une façon contrôlée et que les contrôles internes connexes fonctionnent efficacement.
Les contrôles internes que nous avons examinés sont liés à la sécurité du système, aux contrôles d’accès, aux opérations, à la gestion du changement, et cetera.
Les résultats sont bons. Les données de l’ancien système ont été converties de façon appropriée au nouveau système, et les contrôles fonctionnent efficacement.
Vous remarquerez, dans le rapport, que nous recommandons deux améliorations au rendement. Ces recommandations n’ont aucune répercussion sur les résultats de notre rapport. Une recommandation est liée à la mise à jour des politiques, surtout les politiques de sécurité liées au système financier. En effet, la dernière mise à jour remonte à 2010. Selon les pratiques exemplaires, il faut examiner ces politiques au moins tous les deux ans ou lorsqu’un événement important s’est produit, par exemple la mise en œuvre d’un système. Donc, au cours de la prochaine année, il y aura deux raisons de mener ces travaux.
Les membres du comité de gestion du Sénat nous ont fait parvenir leur réponse. Ils acceptent d’entamer ces travaux pendant l’année en cours.
La deuxième recommandation sur l’amélioration du rendement, c’est que, sur le plan de la sécurité et de l’accès, nous avons identifié deux personnes qui ne font plus partie du Sénat, mais qui continuent à avoir accès au système financier. Elles n’ont pas accès — et je tiens à le répéter, elles n’ont pas accès — au réseau du Sénat, et elles ne pourraient donc pas passer par le réseau pour entrer dans le système. Vous êtes donc protégés sur ce plan en ce qui concerne ces deux personnes.
La faiblesse qui a été cernée, c’est qu’un employé du Sénat qui a accès au réseau, s’il avait aussi les mots de passe de ces personnes, pourrait entrer dans le réseau en utilisant son propre mot de passe et ensuite utiliser les mots de passe de ces personnes pour entrer dans le nouveau système financier.
J’aimerais également signaler à votre comité que nous n’avons trouvé aucun cas de ce genre. Il n’y a eu aucun accès par l’entremise des codes de ces deux personnes après leur départ du Sénat, mais c’est une faiblesse, et notre recommandation consistait à ajouter ce point à la liste des choses que vous faites lorsque des personnes quittent le Sénat. Il a déjà été ajouté à cette liste, et l’accès de ces deux personnes a été éliminé.
C’est ce qui termine mon rapport.
Le vice-président : Merci beaucoup.
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : Merci, monsieur Newman, de votre présentation. J’ai lu les deux documents attentivement. Vous avez fait un audit sur l’application de production des rapports financiers et des contrôles informatiques généraux connexes à l’appui de l’audit des états financiers.
Somme toute, si j’ai bien compris, de façon générale, la gestion a été conforme, sous réserve de certains manquements sur le plan de la sécurité pour le passage de l’ancien système à l’Unité 4, qui étaient très spécifiques à deux anciens employés et qui ont été corrigés depuis par la Direction des systèmes informatiques.
Est-ce que je sous-estime votre conclusion? En d’autres termes, votre rapport est généralement positif.
[Traduction]
M. Newman : Oui, vous comprenez parfaitement mon rapport. Nos résultats sont positifs en ce qui concerne les contrôles internes. En ce qui concerne la sécurité, nous avons formulé deux recommandations. La première concerne la politique en matière de sécurité et la deuxième consiste à ajouter une étape lors du départ des employés, afin de veiller à ce que leur accès au système soit éliminé.
Je tiens à répéter que je parle de l’accès au système financier, et non de l’accès au réseau du Sénat, qui représente la première étape. Toutefois, oui, votre résumé est exact.
La sénatrice Marshall : Merci, monsieur Newman, d’être ici aujourd’hui. J’ai trois questions. La première concerne la sécurité. Avez-vous mené un examen de notre sécurité, ou quelqu’un d’autre a-t-il mené une vérification de nos procédures en matière de sécurité?
M. Newman : À l’exception des travaux liés à ce système financier, nous n’avons pas mené de travaux liés à la sécurité pour vous dans le cadre de nos fonctions de vérificateurs en ce qui concerne la sécurité générale du réseau ou d’autres types de sécurité.
Je ne sais pas si le comité sénatorial a demandé à obtenir d’autres confirmations indépendantes liées à la sécurité.
La sénatrice Marshall : Notre dirigeant principal des finances pourrait peut-être répondre à cette question. A-t-on récemment mené une vérification de la sécurité de nos systèmes?
Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Direction des finances et de l’approvisionnement, Sénat du Canada : Je ne crois pas qu’une vérification de la sécurité ait été menée récemment, mais je n’en suis pas tout à fait sûr.
La sénatrice Marshall : Pascale, pourriez-vous nous faire une brève mise à jour?
Pascale Legault, dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration, Sénat du Canada : Oui, c’est exact, nous n’avons pas fait l’objet d’une vérification de sécurité au cours des trois dernières années.
La sénatrice Marshall : Devrions-nous envisager la possibilité de nous soumettre à une telle vérification?
Mme Legault : C’est certainement quelque chose qu’une fonction de vérification interne pourrait envisager de faire dans le cadre d’un plan de vérification interne.
La sénatrice Marshall : D’accord. Merci.
Ma deuxième question concerne les événements importants dont vous avez parlé. Dans la mise en œuvre des systèmes, vous avez dit que vous aviez cerné deux événements importants. Le premier était la mise en œuvre de ces systèmes. Quel était l’autre?
M. Newman : L’autre événement, mesdames et messieurs les sénateurs, c’est la période de deux ans qui s’est écoulée. En effet, vous devriez examiner votre politique en matière de sécurité dans vos systèmes tous les deux ans ou s’il se produit un événement important. Un événement important serait la mise en œuvre d’un système, et c’est ce qui s’est produit.
La sénatrice Marshall : Comme la mise en œuvre d’un nouveau système de rémunération?
M. Newman : Exactement. Un autre exemple serait une défaillance du système. Dans ce cas, il est souhaitable de réexaminer les politiques.
La sénatrice Marshall : J’ai une dernière question. Où en est la vérification des états financiers?
M. Newman : Nous avons présenté notre plan de vérification au Sous-comité de la vérification pendant la même réunion où nous avons présenté ce rapport. Mon équipe arrivera le 26 juin pour commencer la vérification des états financiers, et nous ferons un rapport à votre comité à votre retour, c’est-à-dire à l’automne.
La sénatrice Marshall : Merci.
Le vice-président : Sénateurs, avez-vous d’autres questions?
Le sénateur Pratte : J’aimerais comprendre cette politique qui n’a pas été examinée tous les deux ans. La dernière fois qu’elle a été examinée, c’était en 2010. Quelle est la nature de cette politique? Que vise-t-elle? Pourquoi devrait-elle être examinée régulièrement?
M. Newman : Je vais répondre en premier. Une politique sur la sécurité des TI est liée à la politique du Sénat, à des éléments comme les contrôles d’accès, les personnes qui devraient avoir accès au système, les contrôles liés aux mots de passe, la complexité des mots de passe, les politiques en matière de surveillance et les registres d’accès. Il s’agit de savoir à quelle fréquence ces éléments sont vérifiés et qui les vérifient. Une politique de la sécurité est donc formée d’éléments de cette nature.
Le sénateur Pratte : Quel est le risque encouru si ces politiques ne sont pas examinées régulièrement?
M. Newman : Je vais vous donner un exemple très simple d’un risque qui se pose lorsqu’on n’examine pas régulièrement une politique, et c’est la complexité des mots de passe. Nous savons tous que cette complexité s’est accrue au fil des années, et votre politique pourrait énoncer — je ne suis pas sûr de ce qu’elle énonce, mais c’est seulement un exemple — qu’un mot de passe doit être composé de 6 caractères, dont un chiffre, plutôt que de 10 caractères, dont un chiffre et une lettre majuscule. C’est un exemple très simple, mais ce sont des choses comme celles-là qui sont mises à jour.
La capacité des personnes qui souhaitent contourner les politiques en matière de sécurité augmente toujours, et il est donc important de tenir cette politique à jour.
Le sénateur Pratte : Merci.
La sénatrice Batters : Lorsqu’on aura répondu aux questions ouvertes, j’aimerais que nous nous réunissions brièvement à huis clos — seulement les sénateurs — pour être en mesure de poser toutes les questions que les sénateurs aimeraient poser dans cet environnement.
La sénatrice Moncion : Si vous me le permettez, j’aimerais terminer le rapport, si les questions sont terminées, car j’ai encore des renseignements à communiquer aux membres de votre comité.
Le vice-président : Vous pouvez terminer le rapport et ensuite, nous nous réunirons probablement à huis clos.
La sénatrice Moncion : À titre d’information :
[Français]
Le comité a reçu une mise à jour de la part de la Direction des ressources humaines, en plus du plan d’audit présenté, relativement aux statistiques sur le roulement des employés au Sénat au cours des dernières années.
Le sous-comité a également reçu une présentation sur la procédure de gestion des risques du Sénat. L’examen de la gestion des risques du Sénat sera revue et mise à jour au cours de l’été et reviendra au sous-comité à l’automne. Entre autres, il a été suggéré d’intégrer une révision systématique annuelle de toutes les politiques et une mise à jour trimestrielle de la gestion des risques.
On a regardé au-delà du rapport. Pour les besoins du comité, on présente le rapport qui touche KPMG. On est en train de bâtir un genre de gabarit qui comprendra différentes composantes que le comité de vérification révisera sur une base trimestrielle. Plusieurs travaux seront réalisés au cours des prochains mois, mais c’est pour mettre en place un processus plus structuré.
[Traduction]
Le vice-président : Merci beaucoup.
Avant de nous réunir à huis clos, sénatrice Saint-Germain, aviez-vous une autre question?
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : J’ai une question de clarification. Madame la présidente du sous-comité, pouvez-vous nous éclairer sur la définition du mot « risque » au sens de la politique où vous l’entendez? Est-ce qu’il y a un lien avec l’optimisation des ressources?
La sénatrice Moncion : Il n’y a pas nécessairement de lien avec l’optimisation des ressources, sauf que lorsqu’on examinera les risques, on voudra tenir compte des risques informatiques et des risques en matière de ressources humaines. C’est pour cette raison qu’on a demandé une première analyse. Certains constats ont été faits.
On demande une analyse de la gestion de tous les risques liés aux dépenses du Sénat afin d’avoir un tableau à suivre et à analyser sur une base trimestrielle.
À l’heure actuelle, l’exercice porte sur les chiffres. C’est un exercice qui est utile, mais qui n’est peut-être pas complet pour les besoins d’une gestion intégrée des risques.
[Traduction]
Le vice-président : J’aimerais maintenant remercier chaleureusement nos témoins. Ensuite, je dirai que nous nous réunirons à huis clos, mais je dois remercier les témoins d’être ici ce matin. Nous vous sommes très reconnaissants.
J’aimerais que les sénateurs me précisent s’ils souhaitent que le personnel quitte la pièce lorsque nous nous réunirons à huis clos.
Des voix : Oui, seulement les sénateurs.
Le vice-président : Merci beaucoup.
(La séance se poursuit à huis clos.)
(La séance publique reprend.)
Le sénateur Campbell (président) occupe le fauteuil.
Le président : Nous abordons maintenant le troisième point à l’ordre du jour, à savoir le rapport du Sous-comité des budgets de comités.
[Français]
La sénatrice Verner : Honorables sénateurs, j’ai l’honneur de présenter le vingtième rapport du Sous-comité des budgets de comités, qui recommande des allocations de fonds pour trois budgets de comités. Avant d’en discuter, je tiens à vous rappeler que nous avons alloué un montant de 1 882 000 $ aux activités des comités pour l’exercice financier actuel. À ce jour, un montant de 427 594 $ a été autorisé pour les activités des comités. Le sous-comité s’est réuni plus tôt cette semaine pour examiner quatre demandes budgétaires. Elles comportaient des propositions de voyage détaillées au Canada et à l’étranger pour un montant total de 1 394 166 $.
[Traduction]
Étant donné que nous sommes seulement dans les premiers mois de l’exercice financier en cours, le sous-comité est préoccupé à l’idée de bloquer une telle somme à ce moment-ci.
Après délibérations, nous avons décidé qu’il serait prudent d’approuver des montants partiels pour les comités dont les membres sont les plus susceptibles de voyager entre le moment présent et le mois d’octobre.
[Français]
Nous reportons aussi l’examen de nouvelles demandes jusqu’à ce que certaines activités des comités approuvées depuis le 1er avril soient terminées. Nous formulons alors la recommandation suivante.
[Traduction]
Dans l’esprit de ce processus de récupération, nous recommandons que tous les fonds alloués aujourd’hui pour des déplacements approuvés soient remis dans le budget central des comités s’ils n’ont pas été utilisés au 31 octobre 2018, afin de veiller à ce que ces fonds ne soient pas bloqués inutilement jusqu’à la fin de l’exercice financier en cours.
Ces fonds pourront alors être redistribués à tous les comités pour des déplacements prévus d’ici la fin de l’exercice financier en cours.
[Français]
Cela dit, nous avons entamé notre réunion en accueillant la présidente et le vice-président du Comité de l’agriculture et des forêts. Ils ont présenté une demande budgétaire de 305 936 $ pour effectuer une mission d’étude à Paris, en France, et à Amsterdam, aux Pays-Bas. Cette mission a pour but d’étudier la manière dont le secteur alimentaire canadien à valeur ajoutée peut être plus compétitif sur les marchés globaux et vise des fonds pour le déplacement de 11 sénateurs.
[Traduction]
Le sous-comité a attentivement examiné cette demande et a décidé de la refuser en se fondant sur le fait que les renseignements fournis ne pouvaient pas justifier ce déplacement.
[Français]
Nous avons ensuite rencontré la présidente du Comité des droits de la personne, qui a présenté une demande budgétaire de 305 952 $ pour effectuer deux missions d’étude. La première est prévue en Saskatchewan et au Manitoba au coût de 122 960 $, et la deuxièmement se déroulerait en Écosse et en Norvège pour un montant de 182 992 $.
[Traduction]
Ces deux activités sont liées à l’étude du Comité des droits de la personne dans les prisons et elles prévoient des fonds pour le déplacement de six sénateurs. Le comité a également ajouté une demande pour inclure au budget les fonds nécessaires pour un membre du personnel d’un bureau de sénateur.
[Français]
Après avoir examiné cette demande, le sous-comité croit que le fait d’inclure un employé du bureau de la présidente servira les intérêts du comité. Comme je l’ai déjà mentionné, les autres sénateurs peuvent maintenant être accompagnés de leur personnel au Canada en utilisant leurs points et leur fonds de voyages parlementaires. D’après l’information fournie, le sous-comité recommande l’autorisation du montant de 122 960 $ pour la première mission dans l’Ouest. À cet égard, je tiens à vous rappeler que le comité compte toujours réaliser un autre voyage en Alberta et en Colombie-Britannique au cours de l’été au montant de 135 000 $. Ce voyage a déjà été approuvé par ce comité au début de l’exercice financier actuel. Compte tenu de ces deux voyages, le sous-comité a jugé bon de réévaluer la demande de déplacement en Europe au cours de l’automne prochain, une fois que les fonds provenant d’autres budgets auront été récupérés.
Nous avons ensuite accueilli le président et la vice-présidente du Comité spécial sur l’Arctique, qui ont présenté une demande budgétaire de 349 238 $ pour effectuer une mission en Arctique de l’Ouest.
[Traduction]
Cela concerne l’étude du comité sur les effets des changements importants et rapides dans l’Arctique et comprend des fonds pour le déplacement de neuf sénateurs. Le comité a également ajouté une demande pour inclure dans son budget des fonds pour deux employés des bureaux du président et de la vice-présidente. Le budget comprend également une demande d’approbation pour un avion nolisé d’un fournisseur unique.
[Français]
Après avoir examiné attentivement cette demande, le sous-comité croit que l’inclusion du personnel du bureau du président dans ce budget servira les intérêts du comité lors de son voyage dans cette région du Canada. D’après l’information fournie, le sous-comité recommande l’autorisation du montant de 349 238 $.
Enfin, nous avons rencontré la présidente du Comité des peuples autochtones, qui a présenté une demande budgétaire de 433 040 $ pour tenir deux missions d’étude. La première est prévue en Arctique de l’Ouest au coût de 237 640 $, et la deuxième, en Colombie-Britannique, pour un montant de 195 400 $. Cette mission est liée à leur étude sur les nouvelles relations entre le Canada, les Premières Nations, les Inuits et les Métis. Elle vise des fonds pour le déplacement de huit sénateurs.
Le budget contient aussi une demande d’approbation pour un fournisseur unique de vol nolisé. D’après l’information fournie, le sous-comité recommande que le montant de 237 640 $ soit autorisé pour la mission d’étude au Manitoba et en Saskatchewan. Par ailleurs, le sous-comité consent à revoir la demande du budget du comité pour la deuxième mission d’étude à l’automne, une fois que les fonds provenant d’autres budgets auront été récupérés.
Votre sous-comité recommande par conséquent aujourd’hui le déblocage de 709 838 $ plutôt que le montant de 1 394 000 $ demandé initialement. Cela ferait en sorte qu’un montant de 1 137 432 $ aura été autorisé jusqu’à maintenant sur un montant total de 1 882 000$. À moins qu’il y ait des recommandations, je recommande l’adoption du rapport.
[Traduction]
Le président : Tout d’abord, j’aimerais remercier la sénatrice Verner et son comité. Il n’est pas facile de faire partie de ce comité, et les choses ne semblent pas devenir plus faciles d’après ce que je vois.
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : Merci, madame la présidente du sous-comité. Je vous félicite pour la rigueur de votre examen. Tous les déplacements que vous avez mentionnés se feront d’ici octobre. Si je comprends bien, il restera à la mi-année, sur le budget de 1,880 million de dollars que nous avons autorisé pour l’ensemble des voyages pendant l’année, soit 740 000 $, grosso modo.
La sénatrice Verner : Oui, grosso modo. J’ai le chiffre.
La sénatrice Saint-Germain : Est-il possible de convenir que l’enveloppe que nous avons accordée au budget ne sera pas augmentée au cours du présent exercice financier? Il faudrait faire savoir à l’ensemble des présidents et des vice-présidents des comités que le budget, d’ici la fin de l’année, devra respecter l’enveloppe globale, et qu’il faut limiter au maximum à la fois les déplacements et les coûts budgétaires liés à chacun de ces déplacements pour les différents comités.
La sénatrice Verner : Merci de votre question. Lors de la réunion tenue cette semaine, les quatre présidents et vice-présidents des comités ont été informés des sommes accordées. C’est la première chose que je leur ai mentionnée. On pourrait en discuter avec le vice-président. Il serait de bon ton de faire un suivi de l’état des budgets le 31 octobre prochain, comme on vient de le faire aujourd’hui, et de leur rappeler de faire preuve de rigueur dans la présentation de leur demande. Ce n’est pas qu’ils ne le font pas, mais c’est simplement pour les tenir au courant.
C’est la première fois que je siège à ce comité et, par conséquent, que j’en suis la présidente. Je constate qu’on a créé un nouveau comité, le Comité spécial sur l’Arctique. Je pense que c’est très bien. Je ne remets pas ce comité en cause, mais il faut comprendre que pour aller sur place, pour constater des faits, il n’y a pas beaucoup de voyages à rabais. Il faut prendre surtout des vols nolisés afin de voir tout le monde. Cela demande différents déplacements, ce qui coûte cher. Il y aura peut-être une réflexion à faire, selon les résultats qu’on obtiendra à la fin de l’année, sur l’enveloppe destinée aux voyages des comités. C’est mon humble avis.
[Traduction]
La sénatrice Saint-Germain : Monsieur le président, j’ai une très courte question complémentaire. Me permettez-vous de la poser?
Le président : Certainement.
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : Par ailleurs, il est possible que d’autres comités sénatoriaux se déplacent vers l’Arctique et, le cas échéant, n’y aurait-il pas lieu de fusionner ces déplacements, de les faire coïncider?
La sénatrice Verner : La question a été posée lors de cette réunion. Le Comité sénatorial permanent des peuples autochtones, tout comme le Comité spécial sur l’Arctique, doit aussi se rendre dans cette région. Les deux comités ne visitent pas les mêmes villes ni les mêmes communautés, parce qu’ils ont des mandats différents. ll serait pratique — et le commentaire a été soulevé — que tout le monde prenne le même avion, mais ce n’est pas aussi simple qu’on le pense.
La sénatrice Saint-Germain : Merci.
[Traduction]
Le sénateur Munson : Je pense, sénatrice, que dans notre conversation, vous avez parlé des membres du Comité permanent des peuples autochtones qui se rendaient dans l’Arctique, mais, lorsque vous avez fait votre rapport, avez-vous mentionné l’Ouest de l’Arctique? Je ne sais pas. Je pensais que je vous avais entendue parler de la Saskatchewan et du Manitoba encore une fois.
La sénatrice Verner : Qu’avez-vous dit?
Le sénateur Munson : Nous avons approuvé 237 640 $ pour le voyage des membres du Comité permanent des peuples autochtones dans l’Arctique de l’Ouest, mais je croyais vous avoir entendue dire, lorsque vous avez livré votre rapport — c’est seulement pour officialiser le fait que vous avez mentionné la Saskatchewan et le Manitoba dans ce cas. Je veux seulement ajouter ces renseignements au compte rendu — l’approbation des fonds pour le Comité permanent des peuples autochtones. Je croyais l’avoir entendue dire cela.
Le sénateur Pratte : Les membres du Comité permanent des droits de la personne iront en Saskatchewan.
Le sénateur Munson : J’ai également entendu cela.
La sénatrice Verner : Il y avait des demandes pour deux déplacements et, lorsque nous leur avons demandé de choisir, ils ont donné la priorité au voyage dans l’Arctique de l’Ouest.
Le sénateur Munson : D’accord. Je tenais seulement à vérifier. Pour le compte rendu, je fais partie de ce comité, d’un autre sous-comité, et nous voulons également que les présidents de ces comités…
Lors de la planification des voyages, on prévoit le budget pour que tous les membres du comité fassent partie du voyage, mais, au bout du compte, il est rare que tous les membres du comité y participent. Dans d’autres comités, des présidents ont établi des budgets, lorsque les membres du comité sont d’accord, par exemple pour deux conservateurs, deux sénateurs indépendants et un sénateur libéral, afin d’établir un budget pour réfléchir à la question, pour être responsables financièrement et pour envoyer des représentants du comité. Nous ne voulons pas être injustes. Tout le monde a le droit de voyager et devrait le faire, mais lorsqu’il s’agit de dépenser cet argent de façon équitable parmi tous les comités, il serait prudent que les présidents de comité n’oublient pas que si cinq membres de leur comité voyagent, ils doivent établir un budget pour cinq personnes qui voyagent, afin que nous puissions utiliser ce nombre et planifier en conséquence pour ne pas priver d’autres comités. Je voulais seulement que cela soit consigné au compte rendu.
La sénatrice Batters : J’ai une brève question. Le fait que nous ayons trois demandes de comités différents en même temps nous permet d’établir une comparaison, et j’ai remarqué une chose — c’est une petite chose, mais j’ai été surprise de remarquer une telle différence —, et c’est que le Comité permanent des droits de la personne a inscrit 2 000 $ par jour pour les dépenses liées à l’autobus nolisé lorsque ses membres iront en Saskatchewan ou au Manitoba. Un autre comité a indiqué 2 500 $ par jour pour ce même élément ailleurs, mais les membres du Comité permanent des peuples autochtones ont indiqué seulement 1 000 $ par jour pour ce segment de leur voyage en autobus nolisé. Les gens qui estiment ce type de dépenses ne devraient-ils pas coordonner leurs efforts? Je ne peux pas imaginer qu’il y ait une telle différence entre ces types de centres. Je ne comprends pas pourquoi il y a une telle différence entre les montants estimés.
[Français]
La sénatrice Verner : Vous avez fait des comparaisons entre les nuitées à l’hôtel dans les mêmes villes pour les différents comités et vous avez constaté des différences de prix. C’est une excellente observation. Ce qu’on a regardé, ce sont des voyages, particulièrement, dans l’Arctique, dans le nord du pays. Maintenant, il faudra voir d’où viennent les différences entre les prix des chambres d’hôtel du Comité sénatorial permanent des droits de la personne et d’un autre comité qui se déplace en Saskatchewan et au Manitoba.
La sénatrice Moncion : J’aimerais faire un commentaire au sujet de la planification que font les comités. Quand on établit un budget pour l’année, on établit un montant et on travaille en fonction de ce montant. Par contre, quand un comité demande, par exemple, une somme de 350 000 $ pour un seul voyage, c’est beaucoup d’argent pour un seul comité. Cela a un impact sur la planification budgétaire de tous les autres comités. Si on faisait une planification annuelle des déplacements au début de l’année, avec la possibilité d’ajouter des sommes aux budgets au cours de l’année, cela nous donnerait un meilleur aperçu de ce qui s’en vient.
À l’heure actuelle, on se dit que, pour les besoins de l’étude en cours, on va se rendre à tel endroit. C’est le genre de planification qui pourrait se faire sur une période un peu plus longue afin que les gens qui siègent au comité de planification de ces budgets aient une meilleure vue d’ensemble de ce qui s’en vient. Actuellement, on le fait en fonction de chaque étude. Nous devons alors établir des priorités, et déterminer que telle étude a peut-être plus de valeur qu’une autre. Alors, cela donne lieu à des jugements de valeur de notre part. Je trouve que c’est une tâche difficile pour ce comité, car on se retrouve à dire oui à un groupe et non à un autre groupe. Tous les arguments qui sont présentés sont des arguments qui ont une très grande valeur, et les demandes qui sont faites sont toutes sensées.
[Traduction]
Le président : Au cours des 13 années que j’ai passées ici, le coût des déplacements a augmenté de façon astronomique. Autrefois, un déplacement de 60 000 $ ou même de 100 000 $ représentait la norme. Au fil des années, ce montant a augmenté pour plusieurs raisons. Je ne crois pas que nous faisons du bon travail lorsque nous planifions un déplacement ou lorsque nous tentons de savoir combien de sénateurs participeront aux déplacements ou lorsque nous établissons des horaires. Nous avons travaillé dans des entreprises. Pouvez-vous imaginer demander 300 000 $ et utiliser seulement 100 000 $? Le processus de planification est complètement erroné lorsque nous faisons cela. Je crois que c’est l’une des raisons.
La deuxième raison est liée au chevauchement entre les comités. Je constate que le Comité permanent des peuples autochtones, qui couvre tout le Canada, se concentre sur le Nord au même moment où un autre comité étudie le Nord. Parfois, je me demande si les mandats sont erronés. Quel est le mandat du Comité permanent des peuples autochtones, et quelle est la gestion du Nord? Nous savons que les voyages dans le Nord peuvent vider un budget, mais nous n’y pouvons rien. Nous avons approuvé un budget pour le sénateur Patterson. Je n’avais jamais vu un budget de cette ampleur auparavant, mais lorsqu’on le lit et qu’on le considère dans son ensemble — c’est sa région —, c’est tout à fait justifié. En effet, il devait aller dans toutes ces collectivités et il pouvait seulement s’y rendre en avion. Il semble que le Nord monopolise notre intérêt en ce moment. Tout le monde veut aller dans le Nord.
Cela dit, je pense que les comités devraient examiner cela plus longuement et se demander qui devrait y participer. La plupart des sénateurs peuvent étudier la situation et déterminer qui peut les accompagner ou non; cela permettrait de faire des économies. Réduire le nombre d’employés participants permet vraiment de réduire les coûts. Je pense que nous ne devrions pas séjourner à certains endroits. L’itinéraire ne devrait pas être fixe; on pourrait éviter certains endroits parce que les chambres ne sont pas de qualité, par exemple.
C’est un aspect que nous n’avons pas examiné. Nous ne nous sommes jamais arrêtés pour déterminer les critères et le nombre d’accompagnateurs. Je pense que la situation actuelle a attiré notre attention là-dessus. Nous n’avons jamais été aussi près de manquer d’argent.
Je pense sincèrement que votre comité a fait un travail remarquable. Vous n’avez pas la tâche facile, car vous devez refuser certaines choses. Ce que vous avez fait est raisonnable, à mon avis. Je suis convaincu que nous aurons récupéré 50 p. 100 à la fin. C’est ce qu’on voit, parce que certaines personnes ne peuvent participer ou faire le déplacement. C’est un fait. Cependant, il serait bien de resserrer les règles, car on éviterait ainsi de toujours se demander où nous en sommes. Ainsi, lorsqu’un autre comité ferait une demande, on ne serait plus obligé de dire : « Désolé, il n’y a plus d’argent. » Nous devrions remercier chaleureusement les membres de ce comité, car ils n’ont pas la tâche facile.
La sénatrice Marshall : Merci, sénatrice Verner. C’était un excellent rapport, et je l’appuie.
Monsieur le président, j’essaie de faire un rapprochement entre ce que vous venez de dire et les observations de la sénatrice Saint-Germain concernant le respect du budget. Nous pourrions apporter des correctifs, imposer un plafond, peu importe. Si je me fie à vos commentaires, nous pourrions peut-être en faire plus avec le même montant si nous avions un plafond. Ma question est la suivante : que faisons-nous maintenant de la suggestion de la sénatrice Saint-Germain? Devrait-on présenter une motion? Le comité devrait-il prendre une décision sur l’imposition d’un plafond, par rapport au montant actuel?
Le président : Je suis d’accord sur le principe, mais le problème du plafonnement, si on choisit cette option, c’est de veiller à ce que vous puissiez faire le travail, puisque toute activité a un coût. D’une façon ou d’une autre, ces coûts pourraient s’élever à 300 000 $. De mon point de vue, il devrait incomber au comité d’expliquer qu’il a fait le nécessaire. Le plafonnement est une mesure artificielle et on ne sait jamais si le plafond est trop élevé ou trop bas. Je préfère de loin faire un examen plus exhaustif du budget de déplacement. S’il vous faut 300 000 $, cela ne pose pas problème, mais vous devez nous en convaincre.
La sénatrice Marshall : Je ne pense pas qu’elle parlait de chaque voyage, mais plutôt du plafonnement du budget total.
Le président : J’appuierais une telle approche.
La sénatrice Marshall : Moi aussi. Pouvons-nous prendre une décision à ce sujet ce matin? Avons-nous besoin d’une motion?
Le sénateur Munson : À la lumière de vos commentaires sur les frais de déplacement, l’anomalie, dans notre budget, c’est le voyage dans l’Arctique. Nous devrions songer à augmenter le financement, c’est-à-dire accroître les budgets de déplacement. Il faut s’adapter à la réalité du monde dans lequel nous vivons.
La sénatrice Batters : Il vaudrait peut-être la peine d’apporter des changements à cet égard, mais je pense qu’il serait utile d’avoir des notes d’information à ce sujet, pour que nous ayons toutes les renseignements pertinents nécessaires. Nous pourrions examiner la question à la prochaine réunion, lorsque nous aurons plus d’informations.
Le président : Nous avons déjà un plafond, soit 1,8 million de dollars.
Le sénateur Tannas : Il convient de garder à l’esprit que nous avons un plafond, soit 1,882 million de dollars, un montant inchangé depuis de nombreuses années. Depuis que je siège au comité, et selon ce qu’ont dit d’anciens membres du comité, nous ne l’avons jamais dépassé.
Cet enjeu précis faisait déjà l’objet de débats lorsque je suis arrivé au comité. Dans les faits, nous avons pris des engagements supplémentaires parce que nous savions que tous dépasseraient les budgets. On fonctionnait un peu comme une société aérienne qui a recours à la surréservation pour essayer d’avoir une certitude quant au nombre de passagers.
Nous n’avons simplement pas réussi à résoudre ce problème, qui est lié au processus budgétaire. Il conviendrait de demander à l’administration de s’y attaquer sérieusement. Nous pouvons en discuter, mais tant que les greffiers prépareront les budgets de la même façon, car ce sont les greffiers, et non les sénateurs qui les font... Ils font un excellent travail pour s’assurer qu’on ne puisse dépasser les budgets, et nous pourrions les encourager à être plus rigoureux tout en promettant de ne pas nous emporter s’ils dépassent le budget. On pourrait ainsi avoir des budgets plus précis. D’ici là, nous continuerons d’avoir ce genre de discussion et d’avoir des préoccupations à cet égard.
La réalité, c’est que nous avons actuellement un plafond de 1,882 million de dollars. Les dépenses prévues s’élèvent à 1,2 million de dollars. Nous savons que les dépenses seront probablement de 900 000 $, en fin de compte, soit la moitié exactement. Nous savons qu’à la prochaine réunion du sous-comité, plus de la moitié de l’exercice financier sera derrière nous. Je pense que nous sommes en bonne posture, mais cela demeure frustrant, pour tout le monde, et j’espère que l’administration en est consciente. Il doit y avoir une façon de resserrer les budgets.
Le président : Je pourrais proposer que l’administration détermine qui pourrait nous être d’un plus grand secours pour les budgets, le financement, et cetera. L’idée n’est pas de leur demander de préparer des lignes directrices, par exemple. Ce que je veux, c’est qu’ils s’assoient avec les représentants des comités pour expliquer comment préparer un budget, en s’appuyant sur des faits. Si seulement quatre sénateurs sur huit participent, il faut le savoir. Il faut aussi savoir où ils seront hébergés, comment se feront les déplacements du point A au point B et connaître les meilleures options à cet égard. C’est ce que vous proposez?
Le sénateur Tannas : Oui. J’aurais dû le dire avant, mais je pense qu’un bilan devrait être fait après le voyage, ce qui permettrait aussi de constater que certains sénateurs disent qu’ils seront présents, mais annulent à la dernière minute. Donc, je pense que ce serait un bon point de départ.
Le président : On m’avise que cela se fait déjà.
Le sénateur Tannas : On ne le voit jamais. On entend parler de chiffres, mais, quant à une justification réelle derrière ces chiffres...
Le président : Par le comité?
Le sénateur Tannas : Oui. Il faut savoir pourquoi il y a moins de personnes que prévu; cela permettrait d’apprendre et de comprendre.
Le président : Ce serait utile pour tout le monde; la même chose se produit dans les divers comités. Nous pouvons faire quelque chose à ce sujet.
Mme Legault : On me dit que cela se fait déjà. Convient-il d’inviter un membre du comité pour obtenir des explications?
Le président : Attendons que ce soit terminé. Nous aurons ainsi un portrait de la situation. Le nouveau Comité sur l’Arctique change totalement la donne, parce que les chiffres sont stupéfiants et les gens n’en reviennent pas. Je pense que le principal avantage serait que le public pourrait comprendre certains enjeux qui se posent dans le Nord, notamment sur les plans de l’hébergement et des déplacements du point A au point B. Il faut comprendre que c’est une région qui a des caractéristiques uniques. Tout y est plus cher, et nous devons composer avec cela. Allons droit au but.
Le sénateur Pratte : Je pense que la question n’est pas de savoir si nous avons un plafond. À mon avis, la question qui est soulevée est de savoir si notre comité doit informer tous les autres comités du montant des fonds disponibles. Si le sénateur Tannas a raison, nous n’en sommes pas encore là, parce qu’au 31 octobre, il restera probablement beaucoup plus d’argent que nous le pensons, compte tenu des chiffres que nous avons.
Le président : Nous ne serons pas pris de frénésie dépensière pour les voyages.
Le sénateur Pratte : Exactement.
Le président : En mars, nous n’aurons pas le réflexe de dire : « C’est formidable, il reste 400 000 $ », puis de laisser les comités planifier des voyages. Ce n’est pas notre genre; nous n’avons jamais fait cela.
Le sénateur Pratte : Une comparaison serait utile. Si l’administration a des données pour l’an dernier ou les années précédentes concernant les dépenses à pareille date, cela nous permettrait de faire exactement ce que le sénateur Tannas propose. Ce serait très utile.
Le président : Nous ajouterons cela au rapport préparé par le personnel.
Le sénateur Pratte : Très bien. Merci.
Le sénateur Tkachuk : J’aimerais simplement aborder deux ou trois points. Au fil des ans, tous ces budgets varient d’une année à l’autre, parce que nous sommes en politique, et il se produit toutes sortes de choses : une élection au printemps, une prorogation, et cetera. Toutes ces choses ont une incidence sur le budget. À cela s’ajoute la tenue de votes. Lorsqu’il y a beaucoup de votes, les whips sortent le fouet et disent aux gens qu’ils ne peuvent entreprendre un voyage en raison du vote du jeudi. La personne est donc exclue et c’est pourquoi on constate fréquemment une baisse des coûts.
Le président : Voilà qui est intéressant.
Le sénateur Tkachuk : Il a beaucoup de latitude, et c’est ainsi, tout simplement. Si beaucoup de projets de loi sont présentés à l’automne, beaucoup de gens demeurent sur place.
Le président : Exactement. Merci, sénateur Tkachuk.
[Français]
La sénatrice Verner : J’aimerais faire une remarque sur certains propos qui ont été exprimés, propos que je ne conteste pas.
Je comprends que lorsqu’on approuve des budgets, on doive s’attendre — et les expériences du passé le démontrent — à ce que l’entièreté des budgets n’ait pas été dépensée. Très franchement, je serais très mal à l’aise d’accorder un budget à un comité en me disant que le comité n’aura pas tout dépensé. Si je disais cela à mon mari, il ne me croirait pas. Je comprends que c’est l’historique des budgets de voyage des comités, mais je ne suis pas très à l’aise avec cela. Par exemple, à notre réunion de mardi, si on avait dû approuver tout, tel quel, techniquement, pour le reste de l’exercice financier, il ne serait resté que 156 000 $. Honnêtement, il a fallu être très rigoureux. C’est le commentaire que je voulais faire.
[Traduction]
La sénatrice Jaffer : Je suis aussi très reconnaissante du travail du comité, mais les deux autres aspects qu’il convient d’examiner sont liés au moment choisi par les comités pour leurs déplacements. Au cours du dernier mois, environ, j’ai eu l’impression qu’on a été très sévère à l’égard de certains comités. Ils n’ont pas obtenu l’autorisation, parce que des gens voulaient qu’ils soient présents à la Chambre. La question doit être débattue : convient-il de limiter les déplacements des comités aux semaines où le Parlement ne siège pas? Je dis simplement que certains comités n’ont pas été autorisés à voyager parce que la présence de certaines personnes, voire de l’ensemble du comité, était requise. Je pense que cet aspect devra faire partie des enjeux que nous examinerons.
Le président : Qu’en est-il du jumelage? Je vous donnais une ouverture.
La sénatrice Verner propose l’adoption du rapport.
Le sénateur Munson : D’accord.
Le président : Tout le monde est d’accord?
Des voix : Oui.
Le président : Contre? Adopté.
Merci; je pense que nous serons saisis de ce genre de choses plus souvent à l’avenir.
Le point no 4 porte sur le rapport du Sous-comité du programme et de la procédure. Conformément à l’article 1.6.2 de la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs, le Sous-comité du programme et de la procédure est tenu de faire rapport tous les trimestres des demandes d’exemption qu’il a reçues et des décisions correspondantes. J’ai l’honneur de déposer le dixième rapport du sous-comité, sur les demandes d’exemption qu’il a reçues et les décisions correspondantes depuis le 1er novembre 2017. Ce rapport vous est présenté à titre informatif. Y a-t-il des questions?
La sénatrice Jaffer : J’ai une question. Concernant les déplacements internationaux, certaines demandes ont été approuvées, et d’autres non. Je suppose que les demandes qui ont été approuvées l’ont été avant qu’une décision soit prise à ce sujet.
Le président : C’est exact.
Y a-t-il d’autres questions à ce sujet? Merci beaucoup. Nous passons au point no 5, qui porte sur la prolongation du mandat du Sous-comité sur la diversité. Je demanderais à quelqu’un de présenter la motion suivante : Que le mandat du Sous-comité sur la diversité soit prolongé du 31 mai 2018 au 30 juin 2018.
Y a-t-il des commentaires? Quelqu’un veut présenter la motion?
La sénatrice Jaffer en fait la proposition, avec l’appui du sénateur Munson. Tous ceux qui sont pour?
Des voix : D’accord.
Le président : Contre? Adoptée.
Merci beaucoup. Nous passons au point no 6.
Le point suivant porte sur le changement de membre au Conseil interparlementaire mixte. La sénatrice Saint-Germain nous a fait parvenir une lettre indiquant qu’il a été convenu que le sénateur Gold remplace le sénateur MacDonald à titre membre du conseil. Quelqu’un souhaite présenter cette motion? La sénatrice Jaffer, appuyée par le sénateur Dawson. Tous ceux qui sont pour?
Des voix : D’accord.
Le président : La motion est adoptée.
Y a-t-il d’autres questions avant que nous passions à huis clos? Nous passons à huis clos.
(La séance se poursuit à huis clos.)