Délibérations du Comité permanent de la
Régie interne, des budgets et de l'administration
Procès-verbal du 13 décembre 2018
OTTAWA, le jeudi 13 décembre 2018
(69)
[Français]
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration se réunit aujourd'hui, à 8 heures, dans la pièce 160-S de l'édifice du Centre, sous la présidence de l'honorable Sabi Marwah (président).
Membres du comité présents : Les honorables sénateurs Batters, Dawson, Dean, Forest, Marshall, Marwah, Mitchell, Moncion, Munson, Plett, Saint-Germain, Smith, Tannas, Tkachuk, Verner, C.P., et Wetston (16).
Autres sénateurs présents : Les honorables sénateurs Bovey et Joyal, C.P. (2).
Aussi présents : Pascale Legault, dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration; Richard Denis, greffier du Sénat et greffier des Parlements intérimaire, et dirigeant principal des services législatifs; des hauts fonctionnaires du Sénat ainsi que d'autres employés de soutien.
Également présents : Les sténographes officiels du Sénat.
TÉMOINS :
Sénat du Canada :
L'honorable Patricia Bovey, sénatrice;
L'honorable Serge Joyal, C.P., sénateur;
Caroline Morency, directrice générale par intérim, Biens et services;
Mélisa Leclerc, directrice, Direction des communications;
David Vatcher, directeur, Direction des services de l'information.
Conformément à l'article 12-7(1) du Règlement du Sénat, le comité poursuit l'examen de questions financières et administratives se rapportant à la régie interne du Sénat.
CIBA/2018-12-13/525(P)|211| — Adoption de procès-verbaux
Le comité examine le procès-verbal de la partie publique de la réunion du jeudi 6 décembre 2018.
L'honorable sénatrice Batters propose :
Que le procès-verbal de la partie publique de la réunion du jeudi 6 décembre 2018 soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2018-12-13/526(P)|231| — « Kitchen Accord » dans l'édifice du Sénat du Canada
Les honorables sénateurs Tannas et Joyal, C.P., font des déclarations au sujet de la commémoration du « Kitchen Accord » dans l'édifice du Sénat du Canada et, avec Caroline Morency, répondent à des questions.
Après débat, il est convenu de reporter l'examen de ce point à une prochaine réunion du comité.
CIBA/2018-12-13/527(P)|231| — Deuxième rapport du Sous-comité de la Vision et du Plan à long terme
Le président du Sous-comité de la Vision et du Plan à long terme, l'honorable sénateur Tannas, présente le deuxième rapport du sous-comité.
Le jeudi 13 décembre 2018
Le Sous-comité de la Vision et du Plan à long terme (VPLT) du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration a l'honneur de présenter son
DEUXIÈME RAPPORT
Le 10 mars 2016, le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration a confié le mandat suivant au Sous-comité de la VPLT de :
Superviser, en coordination avec l'Administration du Sénat, toutes les étapes, le processus et les décisions entourant le déménagement du Sénat et des sénateurs dans leurs nouveaux locaux en 2018; et
Réfléchir aux meilleurs moyens de veiller à ce que les rénovations de l'édifice du Centre se fassent dans le respect de l'aspect patrimonial et dans le meilleur intérêt du Sénat.
Au cours des derniers mois, l'Administration du Sénat, en étroite collaboration avec le Bureau du Président du Sénat et les membres du Sous-comité de la Vision et du Plan à long terme (VPLT), a suivi de près les travaux réalisés dans les locaux provisoires situés au Centre de conférences du gouvernement (dorénavant appelé l'édifice du Sénat du Canada), au, 40 rue Elgin (l'édifice Chambers), au 95, rue Noël et au 1, rue Wellington tout en planifiant la logistique entourant un déménagement éventuel de l'édifice du Centre. Pendant cette période, l'installation et l'intégration des systèmes essentiels, des mises à l'essai exhaustives et la formation du personnel ont eu lieu.
Le transfert des quatre édifices était initialement prévu en avril 2018, puis a été reporté au 1er août 2018. Toutefois, à la suite des diverses préoccupations soulevées par le Sous-comité sur la VPLT, CIBA a adopté la motion suivante le 14 juin 2018 :
Qu'un déménagement progressif commence à l'automne 2018, afin que le Sénat soit pleinement fonctionnel et installé dans ses nouveaux espaces en janvier 2019;
Que cette décision soit tributaire du respect des derniers échéanciers fixés par Services publics et Approvisionnement Canada consistant à livrer le Centre de conférences du gouvernement le 1er août 2018, l'édifice du 40, rue Elgin le 31 août 2018 et l'édifice du 95, rue Noël à la mi-août 2018.
Depuis, plusieurs phases du déménagement ont été complètement ou partiellement terminées, notamment :
Le transfert du 40, rue Elgin au Sénat le 5 octobre 2018.
Le transfert du 95, rue Noël au Sénat le 19 octobre 2018.
Le transfert « progressif » de l'édifice du Sénat du Canada (ÉSC) et du 1, rue Wellington a eu lieu le 19 novembre 2018.
L'intégration de la sécurité et des TI, y compris les essais et la formation, est en cours à l'ÉSC et au 1, Wellington.
Le 5 décembre 2018, le Sous-comité de la VPLT a reçu une mise à jour importante pour faire le point sur la préparation opérationnelle des locaux provisoires du Sénat. L'Administration du Sénat a décelé les sujets de préoccupation suivants, chacun présentant un degré variable de risque pour les activités du Sénat après le déménagement à l'ÉSC :
L'espace près du plafond de la Chambre du Sénat :
Votre sous-comité aimerait faire rapport sur une lacune de conception critique dans la nouvelle Chambre du Sénat qui n'a pu être mise à l'essai avant les dernières semaines. Afin de préserver les aspects patrimoniaux du plafond, l'une des caractéristiques de la conception était de laisser un espace près du plafond et le haut du mur qui sépare la mezzanine (à l'extérieur de la galerie publique) de l'intérieur de la Chambre. Bien que votre sous-comité ait exprimé de sérieuses préoccupations au sujet de cette lacune et de l'impact potentiel du transfert du bruit de la mezzanine et du foyer à la Chambre, Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) nous a assurés tout au long de la phase de construction que tout transfert de bruit serait minimal.
Étant donné que le foyer et la mezzanine seront des endroits très fréquentés par les sénateurs, le personnel, les invités et le public, sans la présence d'une barrière du plancher au plafond, tous les bruits causés par des conversations, la circulation piétonnière ou tout autre élément provenant du foyer ou de la mezzanine peuvent être entendus clairement à l'intérieur de la Chambre. Lors d'une répétition générale ayant eu lieu le 30 novembre 2018, l'Administration du Sénat a rapporté que les niveaux de bruit étaient importants et perturbateurs. Les stratégies d'atténuation proposées comprennent la création d'une zone de silence dans les zones autour de la Chambre pour rappeler aux gens de demeurer silencieux, l'installation de signalisations additionnelles et la mise en place de contrôles supplémentaires dans ces zones.
Bien que nous soyons heureux d'annoncer que SPAC a confirmé qu'une structure temporaire à parois sèches avec isolation acoustique sera installée en janvier pour combler l'espace au plafond, nous comprenons que cette mesure à court terme réduira, sans toutefois éliminer complètement, le transfert de bruit. SPAC continue d'explorer d'autres mesures pour atténuer davantage le transfert du bruit provenant de la mezzanine et du foyer dans la Chambre.
De plus, la construction d'un mur temporaire comporte certains inconvénients, notamment la diminution de la lumière naturelle dans la Chambre, le risque de dommages au plafond patrimonial, le nettoyage supplémentaire requis en raison de la poussière liée aux travaux de construction, l'impact visuel négatif et l'impact global que la construction ultérieure aura sur un calendrier déjà comprimé en raison des essais, des répétitions et de la relocalisation. Malgré ces inconvénients, votre sous-comité est d'avis qu'il faut corriger cette lacune de conception critique avant le retour du Sénat en 2019.
Recommandation 1
Votre sous-comité recommande donc que le ministère des Services publics et des Approvisionnements du Canada mette en œuvre sa solution à court terme pour combler complètement l'écart au plafond et étudie d'autres mesures pour atténuer davantage le niveau de bruit dans le foyer et la mezzanine, avant le retour du Sénat en 2019. Il est également recommandé que SPAC propose une solution à long terme pour sceller l'espace entre les plafonds, qui sera à la fois raffinée visuellement et efficace, au printemps 2019 (pour mise en œuvre avant l'automne 2019).
Système audio :
Le système audio est essentiel à toutes les délibérations dans la Chambre du Sénat et dans les comités. Sans un système audio pleinement opérationnel, il n'est pas possible d'assurer l'interprétation simultanée ou de produire des publications parlementaires officielles. Toute défaillance ou interruption du système audio entraînerait la suspension immédiate des délibérations du Sénat ou des réunions des comités. Les perturbations audio auront également un impact négatif sur la capacité des sténographes, des interprètes et de l'équipe de télédiffusion à fournir un service de qualité s'ils ne peuvent entendre correctement.
Malgré des retards importants dans l'achèvement de la Chambre et la nécessité subséquente de comprimer les essais et la formation sur l'intégration et l'acceptation des utilisateurs, des améliorations importantes ont été apportées à la console et aux systèmes audio de la Chambre du Sénat au cours des deux dernières semaines. L'ajustement de l'emplacement de la console et l'introduction de caméras pour compenser les angles morts amélioreront davantage la capacité de l'opérateur à sélectionner rapidement le ou les microphones appropriés. De plus, la construction du mur temporaire aura lieu dans la zone immédiatement adjacente à la cabine de l'opérateur de la console. On ne sait pas encore quel impact cette construction pourrait avoir sur le calendrier actuel des essais et des répétitions.
Recommandation 2
Votre sous-comité recommande donc que la surveillance et la mise à l'essai du système audio se poursuivent comme prévu et que l'Administration du Sénat et ses partenaires fassent rapport régulièrement au Bureau du Président, au Sous-comité de la Vision et du Plan à long terme et au Comité exécutif, afin de s'assurer que chaque étape importante est franchie pour que le son soit acceptable pour les travaux du Sénat.
Télédiffusion de la Chambre du Sénat :
En ce qui concerne la diffusion télévisée des délibérations de la Chambre du Sénat, des essais approfondis ont déjà été effectués. Un certain nombre de problèmes ont été identifiés, qui peuvent être attribués à diverses causes. Cependant, on ne sait pas encore quel sera l'impact de la construction du mur temporaire sur le calendrier actuel des essais et des répétitions.
Par conséquent, votre sous-comité recommande de commencer à diffuser en direct deux semaines après le retour du Sénat, à la suite d'une période d'essai appropriée. (L'enregistrement audio des délibérations de la Chambre continuera d'être accessible au public pendant cette période, comme d'habitude.) Les séances du Sénat qui ont lieu dans les deux semaines suivant le retour du Sénat seront plutôt enregistrées sur vidéo et envoyées aux sénateurs.
Recommandation 3
Votre sous-comité recommande donc que, conformément à l'article 14-7(1) du Règlement du Sénat, le greffier, en consultation avec le Président et CIBA, organise la télédiffusion en direct des délibérations du Sénat une fois que le Sénat sera réuni dans l'édifice du Sénat du Canada, après une période d'essai appropriée, mais au plus tard le 1er mars 2019.
Décision concernant le déménagement de l'édifice du Centre :
L'Administration du Sénat a informé votre sous-comité que le déménagement de la Chambre du Sénat, du bureau du Président, des bureaux de la direction et de l'Administration du Sénat de l'édifice du Centre à l'ÉSC peut avoir lieu pendant l'ajournement des fêtes. Toutefois, comme les dates de transfert du déménagement progressif ont été retardées, l'installation, l'intégration et les essais subséquents de la Chambre du Sénat et des salles des comités de l'ÉSC et du 1 Wellington, qui devaient avoir lieu sur une période de quatre mois, ont également été retardés. Ces essais ont dû être comprimés sur une période de deux mois afin de s'assurer que les principaux systèmes nécessaires au fonctionnement d'une séance du Sénat et à la tenue des réunions des comités pourraient être opérationnels pour le retour prévu du Sénat le 29 janvier 2019.
Il y a encore de nombreuses phases importantes d'installation, de répétition et de formation qui ne peuvent avoir lieu qu'une fois le Sénat ajourné. Même s'il s'agissait d'un problème connu au moment où la décision de retarder le déménagement a été prise, les retards ultérieurs dans les dates de transfert ont retardé d'autres aspects de l'installation, ce qui a laissé très peu de temps pour apporter des modifications ou des ajustements supplémentaires afin de régler tout problème qui pourrait survenir au cours des prochaines semaines.
Votre sous-comité est d'avis qu'il est essentiel de régler l'écart près du plafond pour assurer le fonctionnement de la Chambre du Sénat. Cependant, la construction d'un mur temporaire exercera une pression supplémentaire sur un calendrier déjà serré pour préparer le retour du Sénat le 29 janvier 2019. Compte tenu de cette modification supplémentaire, toutefois essentielle à la nouvelle Chambre, votre sous-comité estime qu'il serait prudent de retarder le retour du Sénat en 2019, jusqu'à ce que nous puissions être assurés que la construction est terminée, que les mesures d'atténuation pour réduire le transfert du bruit sont acceptables et que des essais et une formation suffisants ont eu lieu.
Recommandation 4
Votre sous-comité recommande donc que le déménagement de la Chambre du Sénat, du bureau du Président, des bureaux de la direction et de l'Administration du Sénat de l'édifice du Centre à l'édifice du Sénat du Canada ait lieu pendant l'ajournement des fêtes.
Votre sous-comité recommande également que lorsque le Sénat siège en 2019, il le fasse dans l'édifice du Sénat du Canada; et
Que le Sénat envisage de revenir au plus tôt le 18 février 2019, avec des jours de séance supplémentaires les lundis et vendredis suivants et que l'autorisation nécessaire pour que les comités puissent siéger du 29 janvier au 8 février 2019 soit accordée, même si le Sénat ne siège pas à ce moment-là.
Respectueusement soumis,
Le président,
SCOTT TANNAS
L'honorable sénateur Tannas fait une déclaration et, avec l'honorable sénatrice Bovey, répond aux questions.
Après débat, l'honorable sénateur Tannas propose :
Que le deuxième rapport et les quatre recommandations qu'il contient soient adoptés.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
À 8 h 59, le comité poursuit ses travaux à huis clos, conformément à l'article 12-16(1) du Règlement.
À 9 h 12, le comité se réunit en séance publique.
CIBA/2018-12-13/530(P)|295| — Proposition budgétaire — RIDR
L'honorable sénateur Munson informe le comité que le Sous-comité du programme et de la procédure du Comité sénatorial permanent des droits de la personne comparaîtra devant le comité en février 2019 pour en appeler de la décision du Sous-comité des budgets de comités de ne pas lui accorder les fonds requis pour effectuer des déplacements à l'étranger.
L'honorable sénateur Marwah fait une déclaration.
À 9 h 13, la séance est levée jusqu'à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉ :
La dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent
de la régie interne, des budgets et de
l'administration,
Pascale Legault
Le secrétaire de séance,
Gérald Lafrenière