---

LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L’ADMINISTRATION

TÉMOIGNAGES

---

OTTAWA, le jeudi 30 mai 2019

Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui, à 8 h 30, en séance publique et à huis clos, conformément à l'article 12-7(1) du Règlement, pour étudier des questions financières et administratives.

Le sénateur Sabi Marwah : (président) occupe le fauteuil.

[Traduction]

Le président : Bonjour. Bienvenue au Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration.

Je suis le sénateur Sabi Marwah, et j’ai le privilège d’être président du comité. Je vais maintenant demander aux sénateurs de bien vouloir se présenter en commençant par ma gauche.

Le sénateur Munson : Jim Munson, de l’Ontario.

[Français]

Le sénateur Dawson : Dennis Dawson, du Québec.

[Traduction]

Le sénateur Mitchell : Grant Mitchell, de l’Alberta, le territoire visé par le traité n^o 6

[Français]

Le sénateur Forest : Bonjour. Éric Forest, de la région du Golfe, au Québec.

La sénatrice Saint-Germain : Raymonde Saint-Germain, du Québec.

La sénatrice Verner : Josée Verner, du Québec.

La sénatrice Moncion : Lucie Moncion, de l’Ontario.

[Traduction]

Le sénateur Dean : Tony Dean, de l’Ontario.

Le sénateur Wetston : Howard Wetston, de l’Ontario.

La sénatrice Frum : Linda Frum, de l’Ontario.

Le sénateur Plett : Don Plett, de Landmark, Manitoba.

Le sénateur Tannas : Scott Tannas, de l’Alberta.

Le sénateur Tkachuk : David Tkachuk, de la Saskatchewan.

La sénatrice Marshall : Elizabeth Marshall, Terre-Neuve-et-Labrador.

La sénatrice Batters : Denise Batters, de la Saskatchewan. Je suis la vice-présidente.

Le président : Merci aux sénateurs. Une copie du procès-verbal de la partie publique de la réunion du 16 mai a été distribuée. Y a-t-il des questions ou des changements?

Quelqu’un peut-il proposer l’adoption du procès-verbal? La sénatrice Saint-Germain, merci. L’honorable sénatrice Saint-Germain propose d’adopter le procès-verbal. D’accord? Motion adoptée.

Le prochain point concerne l’accès et la circulation dans l’édifice du Sénat du Canada. Nous accueillons Richard Denis, greffier du Sénat et greffier des Parlements intérimaire et dirigeant principal des services législatifs, Julie Lacroix, directrice de la Direction de la sécurité institutionnelle, et Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, de la Direction des finances et de l’approvisionnement.

[Français]

Richard Denis, greffier du Sénat et greffier des Parlements intérimaire et dirigeant principal des services législatifs : Bonjour à tous, sénateurs et sénatrices. Je suis Richard Denis, greffier du Sénat par intérim, et je suis accompagné ce matin de Julie Lacroix, directrice, Direction de la sécurité institutionnelle du Sénat, et de Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances.

Comme vous le savez, avec mes collègues, Pascale Legault, dirigeante principale des services corporatifs, et Philippe Hallée, légiste et conseiller parlementaire, nous formons le comité exécutif chargé de l’administration du Sénat.

[Traduction]

Nous sommes ici pour discuter de la récente mise en place des huissiers de façon temporaire dans le nouvel édifice du Sénat du Canada à la suite du déménagement du Sénat de l’édifice du Centre en février 2019.

À la suite d’articles récents parus dans les médias concernant la mise en place de cette mesure, nous avons rencontré le président du Comité de la régie interne mardi, et il a été déterminé que le recours à des huissiers serait suspendu jusqu’à ce que le dossier puisse être examiné par le comité directeur et le Comité de la régie interne.

En guise de contexte, après les répétitions réalisées par l’administration en vue du déménagement dans le nouvel édifice et vu la rétroaction reçue des sénateurs qui avaient déménagé dans le bâtiment, il est devenu clair que l’aménagement de l’édifice crée des défis pour les visiteurs, les témoins et toute personne à mobilité réduite au moment de se déplacer dans le bâtiment.

[Français]

Afin de faciliter la transition dans le nouvel édifice et de s’assurer de répondre aux besoins des sénateurs et des sénatrices, du personnel, des témoins et des visiteurs durant les semaines de séance, la Direction de la sécurité institutionnelle a pris la décision d’embaucher des huissiers pour une courte période.

[Traduction]

À ce moment-là, on s’attendait à ce que les huissiers soient seulement nécessaires jusqu’à la fin de mars. Le contrat initial était d’une valeur de 24 000 $, et il relevait du pouvoir de la directrice de la DSI d’approuver un marché à fournisseur unique puisque les contraintes temporelles ne permettaient pas la réalisation d’un processus concurrentiel.

L’arrivée des huissiers a été bien reçue. Lorsqu’il est devenu apparent qu’il serait nécessaire de prolonger le contrat jusqu’à la fin d’avril, 11 000 $ de plus ont été ajoutés au contrat, ce qui signifie qu’on respectait toujours la limite de 35 000 $ pour les marchés à fournisseur unique.

C’est seulement à la fin d’avril, après une évaluation des besoins et lorsqu’on a appris que certains dispositifs d’ouverture automatique des portes allaient seulement être installés après l’ajournement de l’été, qu’il a été déterminé par la Direction de la sécurité institutionnelle, la DSI, qu’il serait prudent de maintenir les huissiers en place jusqu’à l’ajournement estival.

C’est à ce moment-là que la DSI a voulu obtenir l’approbation du comité exécutif pour accroître la valeur du contrat de 35 000 $ de plus afin d’avoir le temps de réaliser un processus concurrentiel pour la prestation des services des huissiers. L’énoncé de travail nécessaire au processus concurrentiel a été préparé plus tard le même jour, et le processus a été entrepris.

Tout au long du processus, le comité exécutif s’est appuyé sur le processus d’approbation contenu dans la Politique du Sénat sur l’approvisionnement de façon à ce que, pour les achats d’une valeur inférieure à 35 000 $, le gestionnaire du centre de coûts puisse approuver le marché à fournisseur exclusif si cela est justifié en vertu de la section 2.13 de la politique. Pour les achats supérieurs à 35 000 $ mais inférieurs à 100 000 $, le gestionnaire du centre de coûts peut demander au comité exécutif l’approbation d’un processus à fournisseur exclusif, si cela est justifié en vertu de la section 2.17 de la politique en matière d’approvisionnement. C’est l’exception.

Cependant, à l’avenir, nous voulons que le comité exécutif obtienne plus de précisions et une meilleure orientation du comité directeur et du Comité de la régie sur les éléments dont la valeur est inférieure au seuil établi qu’il convient de porter à leur attention.

Mesdames et messieurs les sénateurs, vous avez reçu une note d’information vous fournissant les renseignements contextuels sur la mise en place des huissiers dans l’édifice du Sénat du Canada. Nous serons heureux de répondre à vos questions dans un moment, mais je vais pour commencer demander à Mme Lacroix de dire quelques mots sur le rôle des huissiers. Merci de votre attention.

Julie Lacroix, directrice, Direction de la sécurité institutionnelle, Sénat du Canada : Mesdames et messieurs les sénateurs, en tant que responsable de la sécurité du Sénat, la Direction de la sécurité institutionnelle prodigue des conseils sur les enjeux liés à la sécurité, représente l’institution parmi les autres partenaires responsables de la sécurité parlementaire et met en œuvre les programmes et les services à l’appui de ses principales responsabilités. Ces responsabilités participent à une stratégie générale à l’échelle de la Cité parlementaire en matière de sécurité, qui s’appuie sur l’ensemble des partenaires responsables de la sécurité parlementaire.

Mes principaux domaines de responsabilité sont la gestion du risque, le contrôle de l’accès, l’architecture technique et les opérations. Récemment, dans les médias, les sénateurs se sont dits préoccupés par le fait qu’ils n’ont pas été informés du contrat pour embaucher des huissiers. Je peux confirmer que certains membres du comité avaient été informés et que ce dossier avait été porté à leur attention.

J’ai été sommée de comparaître devant le Sous-comité de la vision et du plan à long terme (VPLT), le 21 février. Cependant, puisque les discussions durant la réunion en question étaient à huis clos, je ne vais que parler de façon générale de la mise à jour que j’ai fournie aux membres du sous-comité ce jour-là.

J’ai fait le point sur l’infrastructure de sécurité et les technologies en place dans ce nouvel édifice et sur la solution consistant à utiliser les huissiers pour faciliter le déplacement des gens et en tant que mesure d’atténuation relativement aux défis en matière d’accessibilité auxquels nous sommes confrontés dans l’édifice.

Je peux aussi confirmer que, à une autre occasion, le 21 mars, j’ai été appelée à la table pour discuter de la façon dont je prévoyais relever les défis liés à la conception minant la capacité des sénateurs de réaliser leurs travaux parlementaires dans la zone de travail des sénateurs. Cet emplacement est situé dans une zone à accès limité accessible seulement aux sénateurs.

J’ai informé le Sous-comité de la VPLT que j’étais déterminée à travailler en collaboration avec les partenaires afin d’installer de nouvelles portes tout juste au-delà de la zone de travail. Cependant, d’ici là, j’allais poster un huissier à cet emplacement, ce dernier pouvant travailler de concert avec les pages du Sénat pour faciliter l’accès du personnel du Sénat aux sénateurs.

Même s’il ne s’agit pas d’un élément de sécurité, connaissant très bien l’impact que l’absence de porte automatique aurait sur l’accessibilité et la capacité des gens de se déplacer dans le bâtiment en cas de restriction de la mobilité, j’ai négocié un arrangement avec Services publics et Approvisionnement Canada afin que les responsables de ce ministère connaissent les retards et l’impact que cela peut avoir sur les sénateurs, le personnel du Sénat et le public. Grâce à mes efforts, ils ont accepté de couvrir la majeure partie des coûts associés à l’utilisation des huissiers.

Au bout du compte, l’utilisation des huissiers coûtera peu au Sénat. Je suis fière d’avoir maintenu une approche axée sur les clients, et mon seul objectif était de m’assurer que la transition vers le nouvel édifice se ferait sans heurts pour ceux que je sers — je parle de vous, mesdames et messieurs les sénateurs —, mais aussi pour le public.

Les huissiers font partie des rouages de la DSI, et leur rôle est de s’assurer que les sénateurs conservent leurs privilèges de libre accès en plus de faciliter le déplacement des gens, des sénateurs, du personnel sénatorial, des visiteurs, des témoins du comité et des personnes qui vont sur la galerie tandis qu’ils se déplacent dans l’édifice et passent d’une zone à l’autre.

Les huissiers devaient travailler les jours de séance parlementaire pour soutenir les fonctions parlementaires.

[Français]

J’aimerais vous rappeler que la décision d’embaucher des huissiers a été prise à la suite d’une consultation tenue en bonne et due forme avec mes collègues et les membres du Service de protection parlementaire (SPP), dans un esprit de coopération avec les partenaires avec qui je travaille et dans le respect du cadre de sécurité intégrée de la Colline du Parlement.

En reconnaissant le mandat complémentaire de la DSI — mes collègues — et le fait que les huissiers ne seraient pas responsables de la sécurité physique, mes collègues du SPP m’ont appuyée et ont appuyé le recours aux huissiers avant que ceux-ci entrent en fonction. Leurs fonctions consistaient à faciliter la circulation des personnes présentes dans l’immeuble.

Étant donné qu’il ne s’agissait pas d’une question de sécurité, l’approbation du Président n’a pas été jugée nécessaire et aucune demande ne lui a été faite à cet égard. Cependant, comme il s’agissait d’une question visant le Sénat, le Bureau du Président a été avisé par courtoisie. Puisque certains huissiers devaient être postés dans des zones placées sous l’autorité du Président, d’autres consultations ont été menées auprès des membres du Comité consultatif du Président sur la sécurité, ainsi qu’avec le Bureau du Président.

C’est avec plaisir que je répondrai à vos questions.

[Traduction]

La sénatrice Batters : Merci beaucoup. Je vous remercie tous d’être là aujourd’hui. Je veux formuler deux ou trois commentaires. La note d’information que nous avons reçue hier soir à 21 heures... Je voulais tout simplement mettre en lumière deux ou trois corrections.

Pour commencer, dans la section de la ligne du temps, le 21 mai 2019, il est écrit ce qui suit :

Les membres du comité directeur prennent connaissance des détails du contrat pour la première fois.

Il est ensuite précisé dans la version anglaise que les membres ont approuvé les réponses aux questions des médias à mesure qu’elles étaient soulevées, ce qui est inexact dans mon cas. J’ai soulevé des questions sérieuses et importantes auxquelles on n’a pas donné suite à cet égard ou pour lesquelles je n’ai pas obtenu de réponses, alors je n’ai pas approuvé les réponses à l’intention des médias sur cet enjeu précis, et c’est inhabituel, parce que je le fais habituellement.

J’ai voulu aussi soulever que, à la page 5 de la note d’information, il est question du fait que ceux qui ont rédigé la note d’information croyaient qu’il allait possiblement y avoir une question au sujet de la section 2.17 et de la section 2.18, de la Politique du Sénat sur l’approvisionnement. La section 2.17 est la section des exceptions, et celle-là contient les situations où c’est permis. En outre, la section 2.18 est obligatoire et elle indique que le Comité de la régie interne doit examiner et approuver les marchés à fournisseur unique au-dessus du seuil de 35 000 $.

Je souligne que — je le dis parce que c’est obligatoire — ce n’est pas seulement quelque chose qui est possible, alors cela doit avoir préséance. En outre, il y a quelque chose d’autre que la note d’information ne dit pas, mais dans le cas où il y a une question supplémentaire sur ce qui doit avoir préséance et si c’est quelque chose qu’on peut possiblement remettre en question, alors il est nécessaire d’examiner la section sur les rôles et les responsabilités, la section suivante de la Politique du Sénat sur l’approvisionnement, la section 3.1.

Au sujet du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration, la section dit que le comité a les responsabilités suivantes :

c) d’examiner les demandes de biens et de services dont la valeur dépasse 100 000 $, lorsque le comité directeur lui demande de le faire, et les autres demandes portées à sa connaissance;

Celle-là est importante :

d) d’examiner les demandes d’exception au processus de sélection des fournisseurs par appel à la concurrence, et de rendre des décisions à cet égard.

La note d’information ne dit rien de tout ça, et chaque fois qu’on regarde une politique, une loi ou des règles, ce genre de choses, il est nécessaire de toujours consulter les rôles et les responsabilités. Cela définit très clairement qu’il y a une étape obligatoire, ici. Merci.

Je veux maintenant passer à mes questions. Pour commencer, madame Lacroix, à ce sujet, qui est votre patron au Sénat?

Mme Lacroix : M. Richard Denis.

La sénatrice Batters : Il y a quelqu’un d’autre ou c’est simplement M. Denis?

Mme Lacroix : Je relève de Richard Denis.

La sénatrice Batters : D’accord.

Monsieur Denis, qui est votre patron au Sénat?

M. Denis : Je suis nommé par le gouverneur en conseil, alors je relève du Président du Sénat et du président du comité.

La sénatrice Batters : Merci.

Madame Lacroix, il y a huit jours, le 22 mai, en tant que vice-présidente du Comité de la régie interne, je vous ai envoyé un courriel pour vous poser des questions sérieuses et importantes à ce sujet, mais je n’ai pas reçu de réponse. Pourquoi n’ai-je pas reçu de réponse?

Mme Lacroix : Merci de la question, madame la sénatrice. Lorsque vous nous avez envoyé le courriel, bon nombre des questions que vous posiez figuraient dans les réponses à l’intention des médias que nous fournissions à ce moment-là à Alison Korn, qui devait les remettre aux membres du comité.

La sénatrice Batters : J’ai envoyé le courriel vers la fin de l’après-midi du mercredi 22 mai.

La première très brève réponse à l’intention des médias a seulement été envoyée le jeudi, puis on les a reçues au compte-gouttes, mais il y avait assurément certaines questions pour lesquelles nous n’avons toujours pas obtenu de réponses. Vous avez quelque chose d’autre à dire? Vous croyez que les réponses qui étaient fournies répondaient de façon satisfaisante à mes questions?

Mme Lacroix : C’est exact.

La sénatrice Batters : Merci. Madame Lacroix, qui a pris la décision d’approuver le contrat, seulement vous?

Mme Lacroix : J’ai pris la décision d’approuver le contrat jusqu’à une valeur de 35 000 $. C’est exact. Par conséquent, le contrat initial de 24 000 $ et sa modification de 11 000 $.

La sénatrice Batters : Quelles étaient les dates de ces contrats?

Mme Lacroix : Le 18 février, comme on peut le voir dans la ligne du temps.

La sénatrice Batters : Le 18 février, c’était le premier?

Mme Lacroix : C’était le premier contrat, et le deuxième contrat remonte au 28 mars.

La sénatrice Batters : Pour ce dernier, je crois que vous avez dit qu’il était de 35 000 $. Quelle était la date de celui-là?

Mme Lacroix : Celui de 35 000 $, c’était le 30 avril, c’est là où j’ai demandé l’approbation du comité exécutif pour augmenter le financement.

La sénatrice Batters : Je crois que vous l’avez dit, mais je veux le préciser. Le Président du Sénat n’a donc pas approuvé le contrat, n’est-ce pas?

Mme Lacroix : Non. Je n’ai pas tenté d’obtenir l’approbation du Président relativement à ce contrat.

La sénatrice Batters : Est-ce que le Président ou son bureau ont participé à la prise de la décision?

Mme Lacroix : Comme je l’ai indiqué dans ma déclaration préliminaire, j’ai consulté le Bureau du Président ainsi que les membres du comité consultatif du Président, vu que certaines des zones où les huissiers étaient postés relevaient du pouvoir du Président.

La sénatrice Batters : Selon la note d’information, c’est le lundi 4 février que vous avez décidé que ces huissiers étaient nécessaires dans l’édifice du Sénat. C’est exact?

Mme Lacroix : C’est exact. À la lumière de la rétroaction reçue durant les essais et les répétitions qui ont eu lieu ainsi qu’une fois que nous avons pris place et pris possession de l’édifice, après le déménagement, j’ai relevé des lacunes en matière de service. Il y avait des défis en matière d’accessibilité et de circulation, et j’ai su immédiatement qu’il fallait trouver une solution pour combler les lacunes et s’assurer de mettre en place des mesures d’atténuation rapidement, avant le retour des sénateurs à la mi-février.

La sénatrice Batters : Madame Lacroix, l’article 2.13.2 de la Politique du Sénat sur l’approvisionnement contient une disposition importante, qui est la suivante :

On ne peut diviser une acquisition en plusieurs contrats distincts uniquement pour éviter le régime de concurrence ou contourner les pouvoirs de passer des contrats.

Connaissez-vous cet article précis?

Mme Lacroix : Oui, je le connais.

La sénatrice Batters : Êtes-vous l’autorité contractante pour ce contrat précis? Dans la négative, de qui s’agit-il?

Mme Lacroix : Je suis l’utilisatrice finale et je crois que les Finances sont l’autorité contractante, mais je vais laisser mon collègue des Finances répondre précisément à cette question.

Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Direction des finances et de l’approvisionnement, Sénat du Canada : C’est exact. Du point de vue de l’autorité contractante, au Sénat, c’est le groupe responsable de la passation des marchés et de l’approvisionnement qui a ce pouvoir.

La sénatrice Batters : Merci. L’article 2.18.4 de la Politique du Sénat sur l’approvisionnement prévoit ce qui suit :

Dans tous les cas, une preuve officielle de l’autorisation du contrat avec un fournisseur unique doit être remise à l’autorité contractante et versée au dossier contractuel.

Par conséquent, j’imagine que ma question serait la suivante — je ne suis pas sûre si je vais la poser à Mme Lacroix ou à M. Lanctôt —, mais je me demande si cela a été fait et si nous pourrions en obtenir une copie?

Mme Lacroix : C’est exact. Lorsque nous avons demandé l’approbation du comité exécutif, une réponse écrite officielle a été présentée aux Finances et à l’équipe de M. Lanctôt pour appliquer l’augmentation.

La sénatrice Batters : Par conséquent, notre comité a reçu cette note d’information précise hier soir à 21 heures. En huit jours au cours desquels cet enjeu a été fréquemment soulevé et devant le comité directeur dont je suis membre... Avec la rédaction des réponses à l’intention des médias, c’est hier soir que j’ai vu ou que j’ai entendu parler pour la première fois d’un problème de porte automatique ou du possible remboursement par le ministère des Travaux publics que vous avez décrit plus tôt aujourd’hui. S’il était si facile de nous répondre ainsi et d’informer le public et les médias, pourquoi est-ce que nous et les médias n’avons pas entendu parler de cela il y a plusieurs jours?

Mme Lacroix : Comme je l’ai indiqué, madame la sénatrice, j’ai fourni ces renseignements au Sous-comité de la VPLT à deux occasions, le 21 février et le 21 mars.

La sénatrice Batters : Pourquoi est-ce que cela ne figurait pas dans l’ébauche des réponses à l’intention des médias ou qu’on n’a pas parlé aux membres du comité directeur de la raison pour laquelle tout ça se produisait?

Mme Lacroix : Nous avons dit dans une réponse que le rôle des huissiers consistait à faciliter la circulation et les déplacements des gens et à composer avec certains défis en matière d’accessibilité un peu partout dans l’édifice.

Le président : Peut-on commencer un deuxième tour, parce qu’il y a sept personnes sur la liste?

La sénatrice Batters : Oui, bien sûr.

Le président : Vous pourrez poursuivre sur votre lancée durant le deuxième tour.

La sénatrice Batters : Un deuxième tour, ce serait parfait.

Le sénateur Tkachuk : Qui a fourni l’information à Mme Korn afin qu’elle donne la réponse aux médias?

Mme Lacroix : C’est M. Lanctôt et moi lorsqu’il est question de la politique sur les finances et l’approvisionnement.

Le sénateur Tkachuk : Qui a donné l’approbation à Mme Korn relativement aux réponses qu’elle fournit?

Mme Lacroix : J’imagine que ce sont les sénateurs.

Le président : Le sénateur Munson et moi sommes membres du comité directeur.

Le sénateur Tkachuk : N’y aurait-il pas eu un troisième membre du comité directeur?

Le président : Oui, il y en a un, mais la sénatrice Batters s’est récusée et a affirmé ne pas vouloir prendre part à la réponse.

Le sénateur Tkachuk : Donc, il n’y a pas vraiment eu de réponse du comité directeur?

Le président : Mais une réponse... Les règles du comité directeur prévoient que deux sur trois forment une majorité, et c’est ainsi que nous avons procédé.

Le sénateur Tkachuk : J’ai deux ou trois autres questions. Je trouve cela très étrange.

Que font les huissiers?

Mme Lacroix : Ils facilitent les déplacements dans l’édifice ou les lieux. Ils facilitent le contrôle de l’accès. Ils assument cette fonction pour nous.

Le sénateur Tkachuk : Mais qui sont les huissiers? Y a-t-il, dans les pages jaunes ou sur un site web quelque part, des personnes qui disent : « Nous offrons des services de huissiers, embauchez-nous »?

Mme Lacroix : Non, monsieur le sénateur.

Le sénateur Tkachuk : Qui sont ces gens? Quelle est l’entreprise? Quel travail font-ils?

Mme Lacroix : C’est une entreprise qui fournit des services de sécurité.

Le sénateur Tkachuk : Ils fournissent des services de sécurité?

Mme Lacroix : C’est exact.

Le sénateur Tkachuk : Donc, c’était un enjeu lié à la sécurité. Ce ne sont pas des huissiers. Eh bien, d’accord, aidez-moi à comprendre. Des entreprises de sécurité fournissent des huissiers? Est-ce qu’une société cinématographique peut les embaucher ou peu importe? Qui sont ces gens? Je vous pose la question.

Mme Lacroix : Dans le cadre de mes consultations avec les membres du Comité consultatif du Président, il a été recommandé que j’embauche des entreprises ayant des antécédents dans le domaine de la sécurité. Même s’ils ne s’acquittaient pas d’un rôle lié à la sécurité, ils devaient comprendre les notions de sécurité afin de faire leur travail et, en misant sur des gens qui ont une compréhension du domaine de la sécurité, les huissiers pourraient comprendre le cadre intégré que nous avons, ici, sur la Colline du Parlement, où interviennent de multiples partenaires. En outre, ces gens comprendraient qu’ils ne doivent pas jouer un rôle de sécurité physique, qu’ils sont seulement là pour faciliter les déplacements des gens dans le bâtiment et soutenir le contrôle de l’accès tout en aidant à surmonter les défis en matière d’accessibilité. Selon moi, il était bénéfique de miser sur des gens qui ont des antécédents dans le secteur de la sécurité; c’était une façon de tenir compte de cette réalité. Il n’y a pas d’entreprises de huissiers.

Le sénateur Tkachuk : Quelles recommandations avez-vous obtenues? Quelles entreprises avez-vous envisagées? Vous devez en avoir envisagé plus d’une?

Mme Lacroix : Nous avons envisagé quelques entreprises.

Le sénateur Tkachuk : De qui s’agissait-il?

Mme Lacroix : Je ne suis pas sûre de pouvoir répondre à cette question en raison du processus concurrentiel...

Le sénateur Tkachuk : Il n’y a évidemment pas de processus concurrentiel.

Mme Lacroix : Nous avons parlé avec les principales entreprises fournissant des services de sécurité et un service de conciergerie qui ne fournissait pas ce genre de service du tout.

Le sénateur Tkachuk : Pouvez-vous nous dire à quelles entreprises vous avez parlé? Quelles entreprises avez-vous envisagées pour assurer la prestation du service?

Mme Lacroix : Ce sont des renseignements de nature délicate. Je ne peux pas en parler.

Le sénateur Tkachuk : Madame, ce ne sont pas des renseignements de nature délicate. C’est de l’information qui est fournie. Ces gens se sont évidemment présentés à vous, alors vous savez qui ils sont. Qui sont les gens que vous avez envisagés?

Le président : Sénateur Tkachuk, si nous...

Le sénateur Tkachuk : Demandez-lui tout simplement de répondre à la question, monsieur le président.

Le président : Pourquoi ne pas aller à huis clos, et elle répondra volontiers à la question sur cet enjeu précis sur les cinq entreprises et le nom des entreprises? Je crois qu’il est préférable et approprié de procéder ainsi. Ce n’est pas que nous ne voulons pas fournir l’information, mais pourquoi ne pas le faire à huis clos?

Le sénateur Tkachuk : Monsieur le président, d’après ce que j’ai compris, ce n’était pas un processus concurrentiel.

Le président : Mais elle s’est tournée vers les cinq entreprises.

Le sénateur Tkachuk : Si tout ce que vous faites, c’est examiner cinq entreprises, quelles sont les entreprises examinées? Pourquoi est-ce une information de nature délicate? Pourquoi est-ce que ce serait de nature délicate?

Mme Lacroix : Je vais devoir consulter le légiste et mes collègues des Finances.

Le président : Est-ce une pratique courante de fournir au public de l’information sur l’identité des compétiteurs?

M. Lanctôt : Dans ce cas précis, puisque nous avons passé un marché avec l’entreprise, même si ce n’était pas une demande de propositions ouverte, nous avons communiqué avec l’entreprise et nous lui avons demandé si elle pouvait fournir les services. Puisqu’il y a eu une discussion avec ces fournisseurs potentiels, je crois que nous ne devrions pas nécessairement le faire, parce qu’ils ont fourni des réponses au sujet de leurs services. Habituellement, nous ne discutons pas des fournisseurs sur une tribune ouverte.

Le sénateur Tkachuk : Je ne vous ai pas demandé de fournir des renseignements privés. Je vous ai demandé quelles étaient les entreprises envisagées.

Le président : Pourquoi ne pas passer à huis clos, et nous vous fournirons sans problème le nom des entreprises. Ce sont évidemment des renseignements de nature délicate, et nous ne voulons pas créer des précédents en disant à tout le monde qui était visé par les demandes de propositions ou qui a participé aux discussions, parce que, alors, nous serions forcés de le dire chaque fois qu’on nous pose la question. C’est préférable d’en discuter à huis clos. Nous allons fournir l’information à huis clos sans problème.

Le sénateur Tkachuk : Je dois dire que je ne suis pas d’accord avec vous. Je trouve que le fait que nous ne pouvions pas, en tant que Comité de la régie interne, demander quelles sont les entreprises envisagées pour fournir un service de sécurité...

Le président : En toute justice, d’autres entreprises pourraient ne pas apprécier qu’on ait envisagé de retenir leurs services et que d’autres entreprises sachent qu’elles sont des concurrentes. Je crois qu’il est préférable de discuter de cela à huis clos. Des entreprises pourraient ne pas aimer que leurs noms soient divulgués lorsqu’on leur a dit que cela n’allait pas être le cas.

Le sénateur Tkachuk : Leur a-t-on dit que leurs noms n’allaient pas être divulgués? Est-ce qu’on le leur a dit?

Le président : Je crois que...

Le sénateur Tkachuk : Eh bien, je le demande. Vous l’avez dit. Leur a-t-on dit que leurs noms ne seraient pas divulgués?

M. Lanctôt : Lorsque nous menons un processus confidentiel, habituellement, on présuppose que l’information ne deviendra pas publique. Même lorsqu’il y a un processus concurrentiel, nous ne communiquons pas publiquement les noms des entreprises qui ont soumissionné, que ce soit un processus d’approvisionnement limité ou un appel d’offres public. Ce n’est pas une pratique courante de communiquer publiquement le nom des soumissionnaires et, par extension, le nom de ceux qui n’ont pas été choisis ou de ceux qui n’ont pas donné suite à nos demandes. C’est la pratique d’approvisionnement habituellement utilisée.

Le sénateur Tannas : Merci de l’explication, la note d’information. Je tiens à souligner au nom des membres du Sous-comité de la vision et du plan à long terme que nous avons été informés des problèmes et des goulots d’étranglement découlant du nouveau cadre de sécurité. Assurément, il était évident pour moi qu’il faudrait un certain temps pour régler les problèmes et que ces gens-là étaient là pour aider à s’assurer que... Comme nous le savons maintenant, notre solution est de laisser ouverte une des portes, ici, afin que les gens puissent entrer et sortir. Nous allons composer avec ça jusqu’à l’été, lorsqu’il y aura assez de temps pour modifier les canalisations électriques, reprogrammer tout cela et régler le problème.

Je veux tout simplement m’assurer que nous respectons les règles, alors j’ai deux ou trois questions.

En date du 27 mai, nous en étions, essentiellement, à 95 000 $ de dépenses.

Mme Lacroix : Pas des dépenses.

Le sénateur Tannas : Les 95 000 $ étaient...

Mme Lacroix : La valeur totale.

Le sénateur Tannas : Je suis désolé. C’est ce que je veux dire. Nous en étions à 95 000 $ en date du 27 mai; c’est exact?

Mme Lacroix : Une valeur contractuelle totale de 95 000 $. Cependant...

Le sénateur Tannas : Et cette somme a-t-elle été dépensée?

Mme Lacroix : Non.

Le sénateur Tannas : D’accord. Donc, à quel moment aurions-nous écoulé les 25 000 $, ce qui nous a amenés jusqu’aux 95 000 $?

Mme Lacroix : À la fin juin.

Le sénateur Tannas : Nous nous serions donc rendus jusqu’à la fin de la session sous la barre des 100 000 $?

Mme Lacroix : Exact.

Le sénateur Tannas : Parfait. Est-il juste de dire que vous vous attendez à trouver une solution qui n’implique pas d’humains, où vous n’avez pas besoin d’un gars debout toute la journée pour ouvrir et fermer la porte, lorsque nous reviendrons après les élections? Par exemple, l’endroit où sont placés les huissiers sont des lieux où il n’est pas logique d’en avoir, n’est-ce pas? Vous ne pouvez pas avoir à la tribune des gens qui ne peuvent pas sortir, ce n’est pas logique. Ainsi, ce genre de choses sera réglé, de sorte que, quand nous reviendrons, nous n’aurons pas besoin d’huissiers, n’est-ce pas? De plus, nous n’en avons probablement pas besoin quand nous ne serons pas là, c’est juste?

Mme Lacroix : Je vais répondre à vos questions comme je les ai comprises. Pour ce qui est de tout régler d’ici votre retour, je m’en remettrais à mes collègues de la Direction des biens et services pour les délais. Cependant, à Services publics et Approvisionnement Canada, le problème des dispositifs d’ouverture automatique devrait être réglé en deux phases. Nous avons déterminé des zones prioritaires sur la principale voie de circulation, et l’on prévoit que SPAC les installera et les rendra fonctionnels cet été. Pour ce qui est de la deuxième phase, qui a moins d’incidence et où nous n’aurons peut-être pas nécessairement d’huissiers en place, ce serait fait à l’automne.

Cela dit, il reste certaines zones, comme les tribunes et le vestiaire contenant les articles interdits, où il nous faudrait toujours un service d’huissiers.

Le sénateur Tannas : C’est bon. Vous avez mentionné — et je crois que c’est absolument logique — que SPAC, Travaux publics, assume les coûts, ou du moins une partie importante, selon ce que j’ai entendu. Quand avez-vous entamé des discussions avec les représentants à ce sujet et quand avez-vous reçu la confirmation qu’ils paieraient?

Mme Lacroix : J’ai entamé des discussions avec eux à la fin mars, quand nous nous sommes rendu compte que nous ne serions pas en mesure d’installer les dispositifs d’ouverture avant la fin de ce mois-là. Comme ils étaient conscients des retards, ils ont accepté de couvrir le coût des huissiers.

Le sénateur Tannas : Quand ont-ils accepté de le faire?

Mme Lacroix : En avril. Nous avons eu quelques négociations avec eux en avril.

Le sénateur Tannas : Merci.

La sénatrice Marshall : Merci beaucoup de votre exposé. J’ai étudié cette question d’un point de vue très restreint, afin de déterminer si nous nous étions conformés à notre politique sur l’approvisionnement, et j’essaie de comprendre quels articles s’appliquent à cette acquisition de services.

Il me semble, et vous pouvez le confirmer ou non, qu’il s’agissait d’un contrat auprès d’un fournisseur unique, n’est-ce pas? Toutefois, il a dépassé les 35 000 $. La politique prévoit sept exceptions pour justifier un contrat auprès d’un fournisseur unique, ce qui veut dire que nous nous sommes retrouvés dans la catégorie des besoins urgents?

Mme Lacroix : Oui.

La sénatrice Marshall : C’était le besoin urgent. Donc, quand vous lisez la politique sur l’approvisionnement, c’est juste comme un arbre décisionnel. Si cette situation-ci existe, vous faites ceci, et si cette situation-là existe, vous faites cela.

On dit que, s’il s’agit d’un contrat auprès d’un fournisseur unique, vous avez besoin d’une autorisation préalable par le greffier et le comité. L’autorisation du greffier a été approuvée, n’est-ce pas?

Mme Lacroix : Oui.

La sénatrice Marshall : Qu’en est-il de celle du comité? À l’article 2.18.3 — je ne sais pas si vous avez la politique — on dit ceci :

Les demandes de l’Administration du Sénat pour la passation d’un contrat avec un fournisseur unique au-delà des seuils applicables [...]

Parce qu’il a dépassé les 35 000 $. Je veux dire, au départ, ce n’était pas le cas, mais il a fini par dépasser les 35 000 $. On dit :

[...] doivent être autorisées préalablement par le greffier du Sénat et le Comité.

M. Denis : Je vais répondre à cette question, madame la sénatrice Marshall. Merci beaucoup de la poser.

Tout d’abord, pour vous mettre un peu en contexte, quand cette demande a été présentée au comité exécutif, essentiellement, nous examinions l’exception, étant donné l’urgence et la nécessité d’en arriver à une décision, parce que nous avions l’impression de devoir continuer d’offrir le service dès que possible.

Lorsque nous l’avons examinée, il n’y avait à ce moment-là aucune indication ni quoi que ce soit pour indiquer que des problèmes avaient été soulevés auprès du comité exécutif pour ce qui est de la façon dont la politique devait être appliquée. Ce n’est que par la suite, maintenant que nous l’examinons, que nous voyons que des pratiques ont été utilisées par l’Administration du Sénat par rapport à la façon dont les choses ont été approuvées.

Je crois comprendre que l’application de l’article 2.17 donne... C’est une option, comme vous l’avez mentionné. Donc, l’exception qui prévoit le dépassement des 35 000 $ peut être autorisée par la politique elle-même — c’est la situation d’urgence — ou par le greffier.

En passant, la politique est assez vieille. Elle date de 2011, soit avant l’existence du comité exécutif. Donc, quand vous verrez « le greffier », vous devriez lire « le comité exécutif », de manière à avoir la politique, l’exception... C’est soit le comité exécutif ou le comité. C’est l’un ou l’autre. Il y a des options offertes.

La sénatrice Marshall : Même si la politique date de plusieurs années, elle est toujours en vigueur.

M. Denis : Absolument.

La sénatrice Marshall : L’article est ainsi libellé :

Les demandes de l’Administration du Sénat pour la passation d’un contrat avec un fournisseur unique au-delà des seuils applicables […]

— soit les 35 000 $ —

[…] doivent être autorisées préalablement par le greffier du Sénat et le Comité.

M. Denis : Je vais demander à M. Lanctôt de dire comment cela s’applique en pratique.

La sénatrice Marshall : L’application en pratique... Je ne veux pas entrer en détail dans la question de savoir si nous avions ou non besoin des huissiers. Je veux m’écarter de tout cela. Je veux juste regarder les choses en noir et blanc en ce moment.

Nous avons une politique sur l’approvisionnement et un contrat auquel on a ajouté des choses. Nous avons des seuils, ce qui veut dire que, lorsque quelque chose dépasse ce seuil de 35 000 $, il y a des règles qui sont très bien définies dans notre politique sur l’approvisionnement. Il s’agit d’une assez bonne politique, et elle ressemble en fait beaucoup aux politiques sur l’approvisionnement des ministères.

Même si elle a six ou sept ans, elle demeure une bonne politique, mais on dit que la dépense doit être autorisée préalablement par le greffier du Sénat et le comité. Quand je lis ça, je vois qu’elle aurait dû être approuvée par le comité, mais nous ne l’avons pas fait.

Je vais m’arrêter ici. Nous pouvons convenir de ne pas être d’accord.

Ma prochaine question porte sur l’article 2.27.1, qui dit que l’on doit publier, sur une base trimestrielle, les services d’une valeur de plus de 10 000 $.

Qu’est-ce qui a été divulgué sur notre site web? Tous nos services doivent être divulgués publiquement. Cela a-t-il été déclaré sur notre site web et rendu public?

M. Lanctôt : Nous produisons des rapports tous les trimestres. Le dernier trimestre de l’exercice, le T4 2018-2019, sera publié aujourd’hui. Les transactions survenues après avril, mai et juin seront publiées en août. Ce contrat sera inclus dans la divulgation. Le contrat préalable à...

La sénatrice Marshall : Au cours du prochain trimestre.

M. Lanctôt : Oui. C’est publié, oui.

La sénatrice Marshall : Je donne simplement suite aux questions et j’ai pratiquement terminé, monsieur le président. À l’article 2.27.2, qui porte sur le pouvoir contractuel d’urgence, on dit que le directeur des finances fait rapport au greffier, donc je présume que cela a été fait.

M. Lanctôt : Désolé, je lisais la note.

La sénatrice Marshall : L’article 2.27.2 dit que, pour le pouvoir contractuel d’urgence, le directeur des finances doit faire rapport de ce contrat au greffier. Il est donc au courant? L’avez-vous fait?

M. Lanctôt : Oui.

La sénatrice Marshall : Puis, à l’article 3.1, on dit que le Comité de la régie interne doit examiner les demandes d’exception au processus de sélection des fournisseurs par appel à la concurrence et rendre des décisions à cet égard. Donc, nous ne l’avons pas fait, n’est-ce pas? C’est une exception par rapport aux fournisseurs par appel à la concurrence. Cela concerne un fournisseur unique. Il y a une définition concernant la concurrence — je la cherche en ce moment. On dit que, pour l’acquisition de biens ou de services conformément à la politique, l’autorité contractante invite les fournisseurs à soumissionner en faisant paraître un avis de projet de marché sur le babillard électronique, le Service électronique d’appels d’offres du gouvernement. Nous ne l’avons pas fait.

M. Lanctôt : Article 2.27.1, s’il y a un besoin justifié qui permet au greffier ou au comité sénatorial d’approuver le fournisseur unique.

Il y a la règle, puis le rôle et la responsabilité. Il y a un rôle et une responsabilité, pour le Comité de la régie interne, d’approuver des transactions lorsqu’elles dépassent 100 000 $ ou pour lesquelles il n’y a pas de raisons particulières de passer un contrat auprès d’un fournisseur unique.

La sénatrice Marshall : Ou si cela dépasse le montant de 35 000 $ du fournisseur unique.

M. Lanctôt : D’après l’article 2.17.1, au-delà de 35 000 $, conformément à une décision du comité ou du greffier, il est possible de soustraire un utilisateur à la disposition relative au régime de concurrence.

Donc, s’il y a une exception...

La sénatrice Marshall : Je sais, mais il s’agit d’une des dispositions de la politique relatives au régime de concurrence du greffier. Assurément, le greffier ne va pas exempter le Comité de la régie interne d’approuver un contrat qui atteint maintenant presque 100 000 $?

M. Lanctôt : Non, mais l’article 2.17... Pour un montant essentiellement inférieur à 35 000 $, le directeur a le pouvoir de passer un contrat auprès d’un fournisseur unique.

La sénatrice Marshall : Oui, pour un montant inférieur à 35 000 $, mais nous sommes maintenant au-dessus de ce chiffre.

M. Lanctôt : Au-dessus de 100 000 $, tout est envoyé au Comité de la régie interne...

Le président : Madame la sénatrice Marshall, pourquoi ne demandons-nous pas une opinion juridique sur la politique qui s’applique dans ces cas?

Le sénateur Tkachuk : Vous êtes-vous déjà dit que le comité directeur devrait être consulté à cet égard? En avez-vous discuté? Vous êtes-vous déjà dit : « Hé, nous progressons et ça nous coûte de l’argent; nous devrions peut-être en parler à quelqu’un »?

M. Denis : Absolument, monsieur le sénateur. Particulièrement lorsque vous examinez l’article 2.11, il dit que l’on doit « obtenir l’autorisation pour tout ce qui dépasse 100 000 $ ». Donc, quand nous nous sommes rapprochés des 100 000 $, nous avons parlé des 95 000 $ il y a quelques minutes, et nous avions discuté au comité exécutif du fait que nous allions porter cela à l’attention du comité directeur.

Le sénateur Tkachuk : Mais après que vous avez dépassé les 35 000 $, y a-t-il quelqu’un qui s’est dit qu’il faudrait poser la question à quelqu’un?

M. Lanctôt : En dessous de 35 000 $?

Le sénateur Tkachuk : Au-dessus de 35 000 $.

M. Lanctôt : Au-dessus de 35 000 $, nous avons discuté avec le comité exécutif.

Le sénateur Tkachuk : Mais ce n’était pas le comité directeur du Comité de la régie interne?

M. Lanctôt : Nous avons discuté avec le comité exécutif pour augmenter la valeur, et nous faisions le suivi des progrès au chapitre de l’approvisionnement.

Le président : Pourquoi ne demandons-nous pas au légiste de fournir un avis? Qu’en pensez-vous, maître Hallée? Nous devrions avoir un point de vue, parce qu’il y a de la confusion. À quoi chaque article s’applique-t-il?

La sénatrice Marshall : Puis-je dire une dernière chose? À l’article 3.1, on dit ceci :

Il incombe au Comité sénatorial permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration :

d) d’examiner les demandes d’exception au processus de sélection des fournisseurs par appel à la concurrence, et de rendre des décisions à cet égard.

C’était une exception, et cela dépasse 35 000 $.

À mon avis, il est clair que nous n’avons pas respecté la politique. C’est le seul point que je voulais mentionner.

Philippe Hallée, légiste et conseiller parlementaire et dirigeant principal, Services de la Cité parlementaire, Sénat du Canada : Je signalerais que, dans l’article 3.2 suivant au sujet des rôles et des responsabilités, il y a le greffier du Sénat, comme Me Denis l’a mentionné plus tôt, étant donné la structure de gouvernance différente. Maintenant, le greffier du Sénat est interprété comme étant le comité exécutif.

Donc, si vous lisez l’article 3.2, on dit qu’il incombe au greffier du Sénat — donc, au comité exécutif :

a) de veiller à l’application des politiques en vigueur au Sénat;

L’alinéa b) renvoie à l’élément que vous avez soulevé.

[...] en ce qui concerne l’Administration du Sénat [...]

— ce qui est ce dont nous parlons ici —

[...] d’examiner les demandes d’exceptions au processus de sélection des fournisseurs pour les contrats ne dépassant pas 100 000 $ ou de présenter ces demandes au Comité ou au comité directeur pour qu’il les examine et prenne une décision [...]

Il semble donc y avoir un rôle pour le comité exécutif concernant les contrats ne dépassant pas 100 000 $, comme le reconnaît l’article 3.2. C’est une disposition qui concerne les responsabilités...

La sénatrice Marshall : Mais il y a assurément un rôle pour le Comité de la régie interne. Ce n’est pas juste dans un domaine où nous avons inclus, par inadvertance, une responsabilité pour le Comité de la régie interne. La politique sur l’approvisionnement est truffée de responsabilités.

M. Hallée : Il y a effectivement une certaine ambiguïté dans la politique à différents endroits. J’ai dû voir, en fait, que certaines dispositions semblent entrer en conflit les unes avec les autres, et je conviens que l’article 3.2 est également une disposition qui porte sur les rôles. Ce n’est pas là qu’on devrait retrouver les éléments importants, je suis d’accord avec vous, mais il y a une certaine confusion entre les différentes dispositions. J’en conviens.

La sénatrice Marshall : Tout le fondement d’une politique sur l’approvisionnement repose sur l’équité et un processus de sélection des fournisseurs ouvert. Si nous décidons d’acquérir des services sans recourir à un tel processus, nous devrions avoir en place des règles très strictes qui régissent cette façon de faire.

Mon interprétation de notre politique — en fait, c’est écrit noir sur blanc —, c’est que le Comité de la régie interne joue ce rôle. Quand vous commencez à dire que nous n’allons pas participer au processus de sélection des fournisseurs ouvert et que nous détenons un contrat de près de 95 000 $, cela devrait reposer sur l’équité. L’approvisionnement, ce n’est pas seulement donner ceci à quelqu’un et cela à une autre personne. Vous devez être ouvert et transparent, et les choses doivent être annoncées.

Il y a un système qui permet d’assurer l’équité. Dans ce cas, nous ne nous y sommes pas conformés. Je ne veux pas aborder la question de savoir si nous avions besoin des huissiers et des serrures. Je ne m’intéresse pas à cela. Je cherche seulement à me concentrer étroitement sur le fait de savoir si nous respectons notre politique sur l’approvisionnement. Sommes-nous justes envers les fournisseurs et faisons-nous preuve d’ouverture et de transparence?

Le sénateur Wetston : Après avoir entendu ce que le légiste vient de dire, j’aimerais poser quelques questions par rapport à la façon dont Mme Lacroix et d’autres personnes interprétaient ces dispositions. Nous nous lançons dans un exercice très difficile d’interprétation ambiguë de ces dispositions et de la façon dont elles pourraient être interprétées. Je crois que nous pourrions tous nous entendre pour dire qu’il y a une certaine ambiguïté. Il n’y a pas d’ambiguïté par rapport à ce que la sénatrice Marshall dit au sujet de l’importance d’un processus juste et ouvert.

Puisque j’estime qu’il y a une ambiguïté considérable quant à l’interprétation, je commencerai par le premier commentaire au sujet des termes « doit » et « peut ». Comment est-il possible que l’on retrouve le terme « doit » dans ces dispositions et que l’on ait quoi que ce soit d’autre que le terme « peut » dans la disposition qui vous permet de créer une exception à une disposition qui dit « doit »? Si vous l’interprétez d’une autre façon, les dispositions n’ont absolument aucun sens, à mon avis.

Ce n’est pas ce que j’essaie de faire valoir. Je pose simplement la question suivante : à un moment donné durant l’administration de ces dispositions, avez-vous estimé que vous vous étiez acquittés de vos fonctions de manière appropriée relativement au contrat auprès d’un fournisseur unique qui a été exécuté dans ce cas-ci ou avez-vous eu des doutes à cet égard, et pourquoi n’avez-vous eu aucun doute?

Mme Lacroix : Parce que nous avons tendu la main à nos principaux fournisseurs et qu’ils n’étaient pas intéressés ou ne satisfaisaient pas aux critères. Nous avons récemment lancé un appel d’offres pour lequel nous n’avons reçu aucune soumission des mêmes fournisseurs.

Le sénateur Wetston : Mais quelles autres mesures avez-vous prises pour vous en assurer? Vous aviez affaire à un ensemble assez ambigu de dispositions, naturellement.

Mme Lacroix : Quand nous avons présenté la demande au comité exécutif afin d’augmenter le contrat de 35 000 $ de plus, de manière à ce que nous soyons transparents, justes et ouverts, nous avons immédiatement lancé un appel d’offres. Nous savions qu’il nous fallait combler les lacunes. L’élimination des huissiers n’était pas une solution à ce moment-là, mais nous avons décidé de lancer un appel d’offres en parallèle, tout en atténuant les lacunes et les mesures.

Le sénateur Wetston : Ce qui est fait est fait, mais vous entendez-vous tous pour dire que nous devons examiner ces dispositions et nous assurer qu’il n’y a pas d’ambiguïté dans l’avenir?

Mme Lacroix : Absolument.

Le sénateur Wetston : Comment prévoyez-vous le faire?

Le président : Monsieur le sénateur Wetston, c’est quelque chose qui concerne le légiste et la direction. Nous devrons vous revenir avec des suggestions quant à la façon dont nous pouvons resserrer le processus. Peut-être que nous devrions éliminer les dispositions qui permettent au comité directeur de faire une exception pour les contrats dépassant 35 000 $, mais nous devrons revenir au comité en vue d’une décision finale.

Le sénateur Wetston : Merci.

[Français]

La sénatrice Saint-Germain : Certains des commentaires que je voulais faire viennent d’être faits par le sénateur Wetston, donc je serai brève. Je tiens à vous féliciter de votre politesse, de la précision avec laquelle vous nous répondez et, je dirais aussi, de votre courage devant certaines personnes ici qui agissent comme si nous étions devant un tribunal, qui sont inquisitrices et quasi accusatrices. À travers vous, je veux féliciter également l’ensemble du personnel du Sénat. Je sais que, pour plusieurs, il est difficile de venir au Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration parce que les gens ont peur. Certains en perdent parfois le sommeil et nous savons que cette situation n’est pas propice à la rétention du personnel. Alors, bravo, merci et félicitations!

Cela étant dit, j’ai une question. Je comprends que vous avez agi avec beaucoup de bonne volonté et interprété de votre mieux une politique d’approvisionnement et les règlements du Sénat. Vous avez été aussi, comme le disait le sénateur Tannas, soucieux de bien répondre avec raison au Sous-comité de la vision et du plan à long terme. Vous vouliez que les choses se passent avec beaucoup d’efficacité et que le transfert, le traitement des enjeux de sécurité et de circulation soient réglés au maximum. Ai-je tort de penser — et je ne suis pas accusatrice, au contraire — qu’avec le recul un des problèmes était peut-être lié, devant une situation exceptionnelle comme celle-là, au fait de ne pas avoir assez rapidement saisi le comité directeur de CIBA de la question? Je crois qu’une fois de plus, en dépit de ce que certains affirment, il faut continuer d’avancer. Nous avons dû progresser dans la révision de nos politiques et de nos règles administratives. Nous avons encore du progrès à faire pour moderniser nos pratiques. Premièrement, il y a la question d’obtenir l’information en temps opportun et, deuxièmement, la nécessité d’actualiser ces politiques et règlements. Où vous situez-vous dans tout cela?

M. Denis : Merci beaucoup de vos commentaires.

Je l’ai dit dans mon allocution, je crois qu’à l’avenir nous avons l’intention de travailler plus en amont et d’être complètement transparents face au comité, au sous-comité et au comité directeur afin que tout soit mis en place et approuvé avec clarté. Dans ce cas-ci particulièrement, il faut mentionner la rapidité des choses et la volonté de l’Administration du Sénat de servir les sénateurs et d’aider tout le monde à être prêt. Lors des répétitions, nous avons compris très rapidement qu’il y avait des problèmes d’accès pour les témoins qui arrivaient de l’extérieur, car ils ne savaient pas où aller et les portes étaient barrées. Il y avait une nouvelle réalité liée à l’emplacement, l’édifice du Sénat était plus petit, alors, il fallait s’adapter très rapidement. Oui, nous avons beaucoup appris et, à l’avenir, nous avons l’intention d’être plus rapides dans l’exécution du processus d’approvisionnement.

Il faut mentionner que toutes les politiques — celles-ci datent de 2011 — sont en cours de révision. Il y a un exercice de révision des politiques pour les mettre à jour; c’est une tâche très ardue pour une équipe très occupée. Cette initiative se poursuit, les choses ne vont jamais assez vite, je le comprends, mais sachez que notre intention est de moderniser et d’adapter et, surtout, de mettre en place des politiques limpides pour vous et pour nous. Notre devoir est de vous servir. Vous faites les règles, à titre d’institution indépendante, et si elles ne sont pas claires, c’est à nous de vous le dire afin que vous nous indiquiez comment les mettre en place. Nous ferons ensuite les suivis; nous ne demandons pas mieux que d’avoir quelque chose de tout à fait correct.

La sénatrice Saint-Germain : Mon dernier commentaire s’adresse à nous, les membres de CIBA. Il serait important dans l’actualisation de ces politiques de toujours garder en tête, dans le respect des règles d’équité et de compétition ouverte, l’importance de se doter de règles claires dans les cas de situations d’urgence où il faut agir sur-le-champ et où il est impossible d’adopter un processus concurrentiel. Alors, il est important de bien régir cet aspect.

Encore une fois, félicitations et merci beaucoup!

[Traduction]

Le sénateur Plett : Je suis heureux que la sénatrice Saint-Germain m’ait précédé et nous ait tous sermonnés pour que nous agissions de manière professionnelle, et je veux toujours agir ainsi.

Bien franchement, chers collègues, ce n’est pas juste parce qu’elles mettent une personne sur la sellette que ces personnes ne sont pas professionnelles. Cependant, ce n’est pas mon intention ici aujourd’hui. Je ne veux pas faire cela.

Je vais plutôt formuler quelques commentaires et poser quelques questions, et je suis peut-être disposé à entrer un peu plus dans les détails que la sénatrice Marshall. Elle s’intéressait davantage... ses questions et ses commentaires étaient excellents, mais j’imagine que je suis une personne qui veut entrer dans les détails.

Je vais me servir de ma vie précédente, avant mon arrivée au Sénat, quand je m’occupais de la passation de marchés. J’ai fait ce type de travail pour le gouvernement fédéral, et il avait des règles et des règlements quant aux seuils et aux contrats auprès d’un fournisseur unique ne dépassant pas 25 000 $, puis pour les contrats de 50 000 $, il devait obtenir trois soumissionnaires, et pour ceux de 100 000 $, cinq soumissionnaires, et au-delà de cela, cela devenait des marchés publics.

J’ai entretenu une assez bonne relation avec certains ministères fédéraux qui ont soudainement passé un marché de 100 000 $ en le transformant en quatre contrats de 25 000 $, et ils ne me demandaient que de soumissionner, ce que je faisais, et j’obtenais quatre contrats de 25 000 $.

J’ai l’impression que c’est un peu ce qu’on a fait ici, mais j’ai peut-être tort. Vous avez le droit de remettre un contrat à un fournisseur unique sans processus d’appel d’offres ou sans devoir vous plier à toutes les conditions nécessaires pour un contrat de 100 000 $. Vous commencez avec un contrat de 24 000 $, puis l’augmentez de 11 000 $, et encore un peu plus, et nous n’avons pas besoin de demander la permission.

J’ai un problème avec cela. Je n’accuse personne. Je pose des questions et je propose que nous ne commencions pas à faire cela. Je suis perplexe, car je me demande comment nous pourrions penser que cela ne nous coûterait que 24 000 $, et soudainement, cela nous coûtera 70 000 ou 100 000 $. Ainsi, nous nous retrouvons dans la situation où nous sommes ici aujourd’hui.

Monsieur le président, j’imagine que ce que je dis, c’est que nous devons vraiment faire attention. Nous avons des règles, et comme le sénateur Wetston l’a dit, selon certaines de ces règles, on doit faire quelque chose, et la sénatrice Marshall a dit la même chose. Faisons attention de ne pas nous retrouver dans ces situations.

Je félicite les gens au bout de la table pour leur professionnalisme, non seulement en raison de leurs actions, mais aussi parce qu’ils sont ici aujourd’hui.

Monsieur le président, je désapprouve un commentaire que vous avez formulé, et je vais poser la question que le sénateur Tkachuk a posée. C’est un processus public, et je ne crois pas que nous devrions attendre d’être à huis clos pour découvrir quelles entreprises ont été invitées à présenter une offre au gouvernement. Il s’agit d’un accès à l’information que nous devrions avoir.

Vous pouvez déclarer ma question irrecevable, monsieur le président, et dire que nous ne le faisons pas et que nous n’allons pas remettre cela en question, mais encore une fois, je vais vous demander, aux fins du compte rendu, quelles entreprises ont été invitées à soumissionner, car j’estime qu’il s’agit d’information publique.

Le président : Le légiste vient de m’aviser que si nous divulguons le nom des entreprises, nous exposons inutilement le Sénat à des critiques de la part d’autres entreprises qui n’ont pas été prises en considération. Il vaut mieux ne pas les divulguer. Si les sénateurs souhaitent... Ce n’est pas que nous ne voulons pas vous fournir...

Le sénateur Plett : Monsieur le président, un instant — c’est moi qui ai la parole, chers collègues.

Monsieur le président, si vous le faites parce que vous dites que nous nous exposons à des critiques, c’est une chose. Si vous le faites parce que nous disons que nous n’avons pas le droit de le faire, c’en est une autre.

Le président : Je ne dis pas que vous n’avez pas le droit.

Le sénateur Plett : Si vous dites que nous ne voulons pas nous exposer à des critiques, je n’admets pas cette raison. À moins qu’il y ait des règles, des lignes directrices, des lois et des règlements particuliers qui nous empêchent de divulguer ces noms, je demande que ces noms soient divulgués ici, en public.

Le président : Dans ce cas, que conseillez-vous?

Le sénateur Mitchell : Je voudrais préciser quelque chose. Il y a une distinction qui doit être faite. Ce ne sont pas des entreprises qui sont venues nous voir et qui ont déclaré publiquement qu’elles étaient intéressées. C’est nous qui sommes allés les voir. Il peut y avoir toutes sortes de raisons pour lesquelles elles ne veulent pas que leurs renseignements soient révélés. Par exemple, peut-être que, quand nous sommes allés les voir, elles n’étaient pas en mesure de répondre à ce type de demande commerciale, et maintenant elles peuvent le faire. Elles ne veulent pas que le public sache qu’elles font quelque chose qu’elles sont maintenant prêtes à faire. Je crois que c’est une distinction importante.

Nous sommes allés les voir. Nous avons implicitement... Par conséquent, elles ont une protection en matière de vie privée. Elles ne sont pas venues nous voir en se déclarant publiquement, donc je ne vois pas pourquoi c’est si compliqué de tenir la réunion à huis clos et de ne pas confronter ce risque possible. Par courtoisie pour ces entreprises. Pourquoi devrions-nous en faire un problème? À quel point est-ce si difficile de le faire?

Le sénateur Plett : Vous avez répondu à votre propre question, sénateur Mitchell, quand vous avez demandé pourquoi c’était si compliqué. Vous voyez, je demande les noms, monsieur le président.

Le président : Nous obtiendrons le nom des entreprises à huis clos.

Le sénateur Mitchell : En portant atteinte à leur vie privée — pourquoi voudriez-vous faire cela?

Le sénateur Plett : D’accord, monsieur le président, je vais passer à ma prochaine question. J’ai fait valoir mon point publiquement, et je ne suis pas d’accord; néanmoins, je vais poursuivre, si cela convient au sénateur Mitchell.

Le sénateur Mitchell : Oui, absolument.

Le sénateur Plett : Merci. Mme Lacroix et moi faisons partie du Sous-comité de la vision et du plan à long terme. Je ne crois pas que j’étais à cette réunion particulière, mais cela ne me donne tout de même pas le droit de désapprouver ce qui s’est passé là-bas, car j’aurais facilement pu y être.

J’ai un petit problème ici, si nous coupons encore une fois les cheveux en quatre en appelant un canard autre chose qu’un canard, et ces gens qui ont été embauchés, peu importe comment nous voulons les appeler, exécutaient une certaine forme de travail de sécurité. Ils nous permettaient de franchir certains points d’accès qui exigeaient, pour une certaine raison, un service de sécurité, et nous embauchons quelqu’un dans la rue pour venir ici et ouvrir une porte, tandis que j’ai besoin d’un laissez-passer ou bien que quelqu’un me connaisse.

Nous avons dépassé les bornes dans cet édifice en exigeant, dans un premier temps, que l’on franchisse quatre portes de sécurité, puis en m’obligeant à montrer mon laissez-passer pour aller dans l’ascenseur. Je crois que nous avons dépassé les bornes, mais c’est une question distincte.

Si nous croyons que ces portes sont sécurisées, il nous faut du personnel de sécurité, pas des huissiers. J’ai déjà été placeur dans une église. On faisait ce genre de travail. Je disais aux gens où s’asseoir. Si c’est ce que ces personnes font, nous dire où nous asseoir, nous devrions embaucher les guides qui sont ici l’été. Nous n’avons pas besoin de nous tourner vers des entreprises de sécurité.

Si nous optons pour des entreprises de sécurité, acceptons le fait que nous embauchons du personnel de sécurité. Pour moi, ce n’est vraiment pas une question de dire que vous avez enfreint les règles, car vous appelez quelqu’un d’une certaine façon, mais comme je l’ai dit dans un discours l’autre jour, si ça marche et que ça sonne comme un canard, c’est probablement un canard.

N’est-il pas vrai, madame Lacroix, que ces personnes sont positionnées à des points d’accès de contrôle? Elles se trouvent devant des portes qui possèdent un clavier à touches et où l’on doit glisser un laissez-passer pour ouvrir la porte? Si c’est un point d’accès contrôlé, qui a pris la décision d’embaucher une société de sécurité privée pour exécuter cette fonction plutôt que le Service de protection parlementaire? Je ne sais pas si cette question s’adresse à Mme Lacroix ou à Me Denis. Ce n’est pas une accusation, c’est une question. S’il nous faut embaucher des gens pour des points d’accès sécurisé, ce devrait être des entreprises de sécurité.

Mme Lacroix : Merci de votre question, monsieur le sénateur. Puisque nous sommes dans une tribune publique, et dans un effort en vue de ne pas risquer d’exposer les vulnérabilités ou nos opérations de sécurité, je vais répondre de façon générale. Les huissiers ne jouent pas un rôle de sécurité physique. Le rôle de sécurité physique est uniquement le mandat du Service de protection parlementaire.

Les huissiers servent à faciliter le déplacement des gens et à atténuer les problèmes d’accessibilité auxquels nous faisons face dans l’immeuble.

Le sénateur Plett : De qui relèvent-ils?

Mme Lacroix : De moi. Je suis responsable du contrôle d’accès et du déplacement des gens. Le Service de protection parlementaire est responsable de la sécurité physique. Nous jouons un rôle complémentaire, le SPP et moi.

Le sénateur Plett : Tout d’abord, je n’ai pas remarqué énormément de différences entre le moment avant, pendant ou après leur arrivée. Je n’ai pas remarqué énormément de différences.

C’est un huissier qui va m’ouvrir une porte. Je pense que c’est très bien que les gens ouvrent des portes pour nous, mais si je dois ouvrir la moitié des portes moi-même, je peux ouvrir moi-même l’autre moitié. Si c’est sécurisé, est-ce que ça ne devrait pas être le personnel de sécurité qui s’en charge?

Mme Lacroix : Ces gens ne sont pas là pour ouvrir les portes. Même si vous n’avez pas remarqué de conséquences cette semaine, monsieur le sénateur, il y a eu de grandes répercussions depuis le retrait des huissiers. Les témoins des comités ne peuvent pas se rendre à leur destination à partir de la porte d’entrée, car ils doivent traverser diverses zones. Ceux qui se présentent dans les tribunes se retrouvent dans la même situation.

Quiconque a une restriction sur le plan de la mobilité se retrouve dans la même situation pour ce qui est de se déplacer dans l’immeuble. Ces personnes ne peuvent pas se rendre d’un comité à une salle de bain publique. Il y a aussi des répercussions sur le maintien du décorum dans les tribunes, parce qu’il n’y a personne dans le vestiaire pour prendre les articles interdits.

Il y a aussi des répercussions si vous êtes un sénateur ou un employé du Sénat qui part de l’édifice du Sénat du Canada pour aller au Château Laurier ou au 1, rue Wellington. Si vous avez des problèmes d’accessibilité, sans les huissiers, vous aurez du mal à circuler et à vous déplacer.

Le sénateur Plett : C’est peut-être ma dernière question sur ce sujet. J’appuie cette mesure. Si des gens ont des problèmes de mobilité, nous devons absolument les aider. Cela veut dire qu’il doit y avoir une personne pour ouvrir chaque porte de l’édifice, et nous n’avons jamais eu cela.

Mme Lacroix : Ce n’est pas chaque porte. Il y a environ 12 lieux où nous avons des problèmes d’accessibilité, et c’est là que les huissiers se promènent ou se trouvent.

Si je peux effleurer un point de plus, vous nous avez demandé si nous avions des ressources internes pour le faire. Entre le 5 et le 18 février, quand les comités ont commencé à siéger au Sénat, mes employés internes s’acquittaient de beaucoup de ces fonctions, et j’ai dû les détourner d’autres tâches pour le faire. Non seulement c’est plus coûteux de le faire, mais, avec une entreprise tierce, nous avons la capacité de faire venir ces employés quand nous en avons besoin, à un coût bien moindre, et je n’ai pas les ressources pour le faire dans ma direction.

Le sénateur Plett : Dans ce cas, avez-vous, l’un ou l’autre — évidemment, il n’y aurait pas de trace de cela, donc je vais vous croire sur parole — réduit la taille du contrat pour vous retrouver sous un seuil?

Mme Lacroix : Quand j’ai pris connaissance de l’écart en matière de services, le besoin immédiat, c’était de passer à travers les séances de février et de mars. C’était le besoin immédiat. En effet, nous avions un engagement de la part de Services publics et Approvisionnement Canada pour faire mettre en place les dispositifs d’ouverture automatique. Nous savions que le besoin d’huissiers diminuerait de façon importante, et cela visait à répondre au besoin immédiat. Il n’y avait pas de mauvaise intention. Nous avons évalué ce qu’il nous en coûterait pour traverser cette période.

[Français]

Le sénateur Forest : Merci d’être ici et d’avoir cherché à nous éclairer, parce que, pour ma part, j’étais présent lors de la réunion du Sous-comité de la vision et du plan à long terme, où Mme Lacroix nous a indiqué qu’elle ferait de son mieux pour que l’intégration se déroule le plus aisément possible, autant pour les sénateurs et le personnel que pour les visiteurs.

Lorsqu’on considère le mot « sécurité » par rapport à celui de « huissier », pour reprendre les propos de mon illustre collègue, le sénateur Plett, qui disait qu’un canard, c’est un canard, je tiens à préciser ceci : un canard a un plumage, et les agents de sécurité ont des vestes de sécurité; les huissiers n’ont pas de veste de sécurité, car ils portent un habit. Les canards ont des palmes, ils ne sont pas armés, et les huissiers ne sont pas armés. Donc, il ne s’agissait pas d’agents de sécurité. Ils avaient une fonction, ils n’étaient pas cachés; nous étions là, ils nous accueillaient et nous ouvraient les portes.

À l’heure actuelle, sur les sommes engagées, est-ce que j’ai bien compris que le budget total de 95 000 $ nous mène jusqu’à la fin juin?

Mme Lacroix : Oui, c’est cela.

Le sénateur Forest : En date d’aujourd’hui, au 30 mai 2019, à combien s’élèvent les sommes engagées?

Mme Lacroix : Nous avons dépensé 66 000 $.

Le sénateur Forest : Quelle est la répartition des sommes entre ce qui serait pris en charge par Services publics et Approvisionnement Canada par rapport au budget du Sénat?

Mme Lacroix : Il s’agit de 90 000 $ qui sont engagés.

Le sénateur Forest : À la fin, à terme?

Mme Lacroix : Oui.

Le sénateur Forest : Actuellement, sur les 66 000 $, quelle somme relève de nous? Ils paieraient complètement.

Mme Lacroix : Je serais responsable, à la fin du contrat, d’une somme approximative de 14 000 $, en fonction de la durée des séances, des comités, des événements, et cetera.

Le sénateur Forest : Le ministère est responsable d’une somme allant jusqu’à 90 000 $.

Mme Lacroix : Et moi, du reste.

Le sénateur Forest : Donc, jusqu’à maintenant, nous n’absorbons rien, il n’y a aucun impact financier.

Pour ne pas tomber dans des procès d’intention quant à la responsabilité qu’on a face à un personnel qui est engagé à vouloir nous servir, dans le respect des règles, je crois qu’on a la responsabilité de réviser les règles et de les ajuster en fonction de la nouvelle réalité d’un comité exécutif ou d’une direction. À mon avis, le fait de clarifier les règles réglerait ce genre de situation, qui provient d’une volonté de vouloir offrir un service de la meilleure qualité possible aux clients, qui sont les sénateurs, leur personnel et les visiteurs. Je pense que la recommandation que nous devrions faire au-delà d’un procès d’intention, c’est de réviser nos règles. On peut légitimement arriver à l’interprétation selon laquelle ils n’avaient pas le droit, mais, moi, je puis légitimement arriver à l’interprétation selon laquelle ils avaient le droit de prendre ces décisions. Il faut préciser ces règles. C’est un élément important pour que ce soit transparent, mais aussi sécurisant pour les membres du personnel. Si j’étais à leur place, je ne trouverais pas très intéressant de subir ce procès, après avoir voulu réellement rendre un service et offrir une meilleure qualité de service à l’ensemble de la clientèle.

[Traduction]

La sénatrice Frum : Monsieur le sénateur Forest, vous avez posé certaines des questions que je voulais poser, donc c’est bien utile.

Ce que je ne comprends pas, puisque la responsabilité du contrat appartient maintenant à Travaux publics, c’est pourquoi vous avez choisi de suspendre le service mardi? Vous avez dit que c’était en vue de porter la question à l’examen du comité, mais il s’avère que le comité n’a plus de rôle de surveillance financière.

Mme Lacroix : La responsabilité du contrat est toujours sous l’autorité du Sénat, car nous sommes le véhicule pour l’approvisionnement. On nous remboursera les 90 000 $. Cependant, nous avons retiré les huissiers sous la direction du président et du comité exécutif jusqu’à ce qu’une décision soit rendue par le comité directeur ou le Comité de la régie interne.

La sénatrice Frum : Quelle serait cette décision?

Mme Lacroix : De continuer ou non de recourir aux huissiers.

La sénatrice Frum : Mais vous dites que c’est la décision de Travaux publics.

Mme Lacroix : C’est notre décision. Cependant, reconnaissant en partie que le besoin des huissiers est attribuable au retard dans l’installation des dispositifs d’ouverture automatique et aux difficultés sur le plan de la conception et de la mise en place auxquelles nous faisons face, j’ai négocié une entente avec SPAC afin qu’il reconnaisse une part de responsabilité afin de couvrir les coûts.

La sénatrice Frum : Je trouve cela extrêmement raisonnable, et c’est sensé. Pourquoi était-il si difficile de fournir cette réponse aux médias il y a une semaine et demie?

Mme Lacroix : Nous avons fourni des réponses aux médias tout au long de la semaine. Mes collègues et moi avons préparé en collaboration des réponses pour les médias presque tous les jours, toute la journée.

La sénatrice Frum : Corrigez-moi si j’ai tort, mais cette information selon laquelle ce contrat sera payé par Travaux publics en raison du défaut de fournir le nécessaire à l’immeuble de façon appropriée, ce sont de nouveaux renseignements qui viennent juste de sortir ce matin, pour autant que je sache. Avez-vous fourni ces renseignements aux médias?

Mme Lacroix : Je n’ai pas fourni cette information aux médias.

La sénatrice Frum : Pourquoi pas? C’est la réponse que vous donnez pour expliquer la situation.

Mme Lacroix : Je ne fournis pas d’information aux médias, je fournis le contexte au porte-parole des médias du Sénat, et il fournit la réponse aux médias.

La sénatrice Frum : Donc, le porte-parole du Sénat détenait cette information?

Mme Lacroix : Il faudrait que je retourne voir mes réponses.

La sénatrice Frum : C’est la partie que je ne comprends pas vraiment dans tout cela. Comme vous l’expliquez, c’est parfaitement raisonnable, mais la réputation du Sénat, entre-temps, a en fait été entachée, et vous aviez une explication parfaitement raisonnable à cet égard. Je comprends que vous n’êtes pas le porte-parole et je ne jette pas le blâme sur vous, mais j’essaie de comprendre pourquoi il y a eu cette lacune au chapitre de la communication.

Mme Lacroix : Nous avons répondu aux questions à mesure qu’elles nous ont été posées, madame la sénatrice. Lorsqu’elles nous ont été posées, nous avons fourni la réponse à cette question.

M. Denis : Madame la sénatrice, il s’agirait de renseignements supplémentaires. Je ne veux pas parler pour la personne chargée de répondre aux médias, mais généralement, on vous pose une question, et vous essayez d’y répondre précisément. Je crois que c’est ce qui s’est passé ici. Toutefois, vous avez raison, il est très utile de connaître ces renseignements supplémentaires maintenant et, avec le recul, ils auraient peut-être pu être fournis, mais cela n’a pas été fait, et j’imagine que nous sommes ici aujourd’hui pour tirer des leçons et voir comment nous pouvons tous faire mieux dans l’avenir.

La sénatrice Frum : Merci.

Le sénateur Munson : J’ai un commentaire.

Au nom de tous les sénateurs, je tiens à vous remercier de ce que vous faites. Je vous remercie de votre professionnalisme et de votre service public pour le Sénat. Je vous remercie des principes qui sont les vôtres, avec lesquels vous avez dû travailler. Les gens ont utilisé le terme « ambiguïté » par rapport à nos règles, mais vous avez agi de bonne foi, croyant que c’était la bonne chose à faire, parce que vous avez travaillé en équipe.

Je pense que, pour certaines personnes, la question qui se pose, c’est pourquoi le Comité de la régie interne n’a-t-il pas un rôle à jouer dans cette affaire? Eh bien, le Sous-comité de la vision et du plan à long terme savait ce que vous faisiez et que vous tentiez de trouver la meilleure solution, en plus d’économiser de l’argent, et sans la présence du Service de protection, pendant tous les 12 mois de l’année, qui travaille à l’intérieur du périmètre de cet édifice.

Au bout du compte, nous sommes un comité. Oui, il est important pour le comité de rester à l’affût de ce qui se passe, mais que ce soit une institution publique ou une institution du secteur privé, on doit permettre aux gestionnaires de gérer. Les cadres supérieurs doivent être autorisés à prendre des décisions, et c’est ce que vous avez fait. Tout compte fait, je crois que tout cela concerne le bien commun, la sécurité et l’accessibilité.

Hier, sans huissiers, deux jeunes athlètes des Jeux olympiques spéciaux ont eu du mal à entrer dans l’immeuble et à se rendre à la Chambre du Sénat. Ce n’est pas acceptable. Nous avons donc passé jusqu’à maintenant 1 h 15 dans une tribune très publique, ouverte et transparente, pour régler des choses.

Je me fais l’écho des sentiments du sénateur Forest et d’autres personnes autour de la table, ainsi que de certaines des questions soulevées par la sénatrice Marshall, mais ce n’est pas si compliqué. Ce n’est pas une histoire majeure qui doit faire la une. C’est l’histoire de la façon dont nous pourrions peut-être faire les choses un peu mieux.

Quand nous nous regardons, nous disons, d’accord, nous avons des allégeances, des idées et des politiques différentes et ainsi de suite, mais quand il s’agit de ce bureau de régie interne, nous pouvons tirer une leçon de cette expérience. C’est la vie; tout est question de leçons tirées. Nous pouvons proposer d’employer le terme « doit » et non pas « peut » pour ce qui est de n’importe quel paragraphe dont nous avons parlé — et tous sont très importants — et être en mesure, en tant que comité, de vous donner une orientation renouvelée, madame Lacroix.

Je tiens à vous féliciter de ce que vous faites parce que vous et votre équipe avez fait un excellent travail. Vous avez essayé de travailler en étroite collaboration avec le personnel en uniforme, d’aller de l’avant et d’avoir ce processus collaboratif. Peu importe comment vous souhaitez les appeler, il nous faut tout de même des gens pour faciliter les déplacements, à l’intérieur et à l’extérieur de ce formidable édifice, des témoins ou d’autres personnes, quelles qu’elles soient.

Je m’arrête ici et je suis sûr que, au bout du compte, nous pouvons nous asseoir, et les brillants esprits autour de la table seront en mesure d’imaginer des règles claires.

Vous avez fait du mieux que vous pouviez avec ce qui était devant vous et je tiens à vous en remercier.

Mme Lacroix : Merci, monsieur le sénateur.

Le sénateur Dean : Monsieur le président, je vais me faire l’écho des commentaires du sénateur Munson. Il me semble qu’à chaque séance, ou presque, nos collègues responsables de l’administration professionnelle viennent témoigner et nous fournissent de bons conseils, dans des circonstances parfois difficiles. Je veux vous remercier du travail que vous faites pour nous quotidiennement.

Avant tout, je veux vous remercier tout particulièrement de votre prévoyance. Quand nous avons déménagé ici, vous avez remarqué une lacune, c’est-à-dire que nous avions besoin d’un service d’huissiers. Vous avez négocié un contrat en bonne et due forme et en conformité avec le Règlement du Sénat et vous avez réglé un problème avant même que nous en prenions conscience. Grâce à vous, nous pouvons aisément entrer dans l’immeuble, en sortir et circuler aux alentours. La meilleure façon de soutenir l’administration publique est de cerner et de régler les problèmes discrètement. C’est ce que vous avez fait, et je vous en félicite.

Ensuite, il y a eu un peu de brouhaha — je crois que c’est le terme approprié —, à ce sujet dans la salle du Sénat, hier, en anticipation de la séance d’aujourd’hui. Nous aurions pu l’éviter si nous avions attendu le rapport complet, et j’ose espérer que nous avons tous retenu la leçon et que nous n’allons nous blâmer les uns les autres ou nous pointer du doigt; nous devrions attendre d’avoir tous les renseignements lorsqu’il y a un problème qui nous préoccupe. Je crois que nous travaillerions mieux ainsi.

L’Administration du Sénat semble avoir fait son travail en suivant le Règlement. À la lumière des témoignages d’aujourd’hui, il semble que les règles soient quelque peu ambiguës, et j’utilise ce terme équitablement. Ces règles peuvent être difficiles à interpréter; elles ont été adoptées, je crois, en 2011, sous les auspices du gouvernement précédent. Je crois qu’il serait avantageux de les mettre à jour. D’après ce que nous avons entendu, je crois que nous pourrions les réexaminer.

J’aimerais ajouter une dernière chose : malgré notre compétence — et les gens qui sont assis ici font un travail merveilleux, ils ont une grande expérience de l’art de la politique et de l’administration publique —, j’ai encore en tête la recommandation du vérificateur général selon laquelle il devrait y avoir un comité indépendant de surveillance et de vérification. Je vais faire quelques brefs commentaires à ce sujet. C’est une idée que je trouve intéressante et que j’ai défendue. Certaines personnes jugent que cela aurait dû être fait depuis longtemps, puisque les règles ont été mises à jour. Je crois que nous avons un bon exemple aujourd’hui d’une règle qui n’a pas été mise à jour, malgré l’ambiguïté. Je vais laisser le comité méditer là-dessus. J’ai l’impression que la réticence à ce sujet vient du fait que certains d’entre nous croient que nous sommes parvenus à régler tous nos problèmes. Je crois que ce qui s’est passé nous rappelle donc qu’une opinion externe sur nos systèmes et nos processus serait parfois utile, surtout lorsqu’il s’agit d’un dossier important comme l’approvisionnement.

C’est tout ce que j’avais à dire. Encore une fois, merci de vos incroyables exposés et de votre soutien aujourd’hui.

Le sénateur Dawson : Je veux moi aussi vous offrir mes remerciements. Je vous suis très reconnaissant de tout ce que vous avez fait pour nous. Je suis certain que les sénateurs et sénatrices ont tous vu ces personnes dans l’immeuble. Tous les sénateurs et toutes les sénatrices leur ont demandé de l’aide, en février, quand nous avons mis les pieds dans l’immeuble et que nous cherchions notre chemin. Nous avons dû changer les numéros sur les portes. Nous avons pu compter sur l’aide de personnes qui avaient été embauchées pour cela, pas des gens en uniforme. Donc, je ne me suis pas vexé. Les choses sont toujours plus claires avec du recul.

Je suis sûr que tout le monde aurait une perception différente de la situation si nous avions su que nous serions ici à la fin de mai. À l’évidence, nous aurions eu une perception différente de ces 35 000 $ si nous avions su ce que nous savons maintenant, mais c’est impossible, et nous devons passer à autre chose.

Je crois que ce que nous devons faire, à partir de maintenant, c’est ajouter un point à l’ordre du jour afin de discuter des dossiers de ce genre. Nous sommes toujours en train d’innover, ici, après tout. Quand de nouveaux problèmes se présentent, nous trouvons de nouvelles solutions. Comme je l’ai dit, tout est toujours clair avec du recul, alors ne faisons pas comme s’ils auraient dû savoir ce qui se passerait quand nous avons déménagé dans notre nouvel immeuble. Selon moi, les choses se sont bien passées et nous devrions en être reconnaissants. Je crois que nous devrions passer à autre chose.

La sénatrice Batters : Rapidement, j’aimerais préciser deux ou trois choses. Dans la Politique du Sénat sur l’approvisionnement, on utilise parfois l’expression « le comité », alors je voulais simplement mettre les choses au clair, parce qu’on mentionne aussi deux ou trois fois le « comité exécutif ». Me Denis en a parlé plus tôt. Le comité exécutif n’est pas le comité directeur. Le comité directeur du Comité de la régie interne est composé de trois sénateurs, moi, le sénateur Marwah et le sénateur Munson, respectivement le président et l’autre vice-président. Les membres du comité exécutif sont Me Richard Denis, Mme Pascale Legault et Me Hallée, qui a récemment rejoint l’équipe du Sénat. Cependant, avant l’arrivée de Me Hallée il y a environ un mois, Me Denis et Mme Legault étaient les seuls membres du comité exécutif au moment où le contrat a été conclu.

Chaque fois qu’on dit « le comité » dans la Politique du Sénat sur l’approvisionnement, on veut dire le Comité de la régie interne. C’est même défini ainsi dans la politique. Je vois que vous hochez tous la tête. Merci. Je voulais simplement que ce soit clair. Je me suis dit que ce serait un peu mélangeant pour les personnes concernées.

Rapidement, une autre chose : je vous ai posé une question plus tôt à ce sujet. Je voulais savoir s’il serait possible de nous faire parvenir une copie du compte rendu officiel de la décision autorisant l’attribution du contrat à un fournisseur exclusif. Pourriez-vous nous en faire parvenir une copie?

Mme Lacroix : Je vais devoir poser la question aux membres du comité exécutif.

La sénatrice Batters : Je vois qu’ils hochent la tête pour dire oui. Parfait. Merci.

Madame Lacroix, je voulais savoir si Me Denis ou vous aviez informé le président du Comité de la régie interne de ce contrat.

Mme Lacroix : Non.

La sénatrice Batters : Maître Denis?

M. Denis : Le président du Comité de la régie interne? Je ne me souviens pas précisément si nous l’avons fait. Je ne crois pas.

Le président : J’ai été mis au courant par la réaction des médias, en même temps que le comité directeur. C’est la première fois que j’en entendais parler. Je l’ai appris en même temps que les deux autres membres du comité directeur.

La sénatrice Batters : D’accord. Merci.

M. Denis : Madame la sénatrice, l’ensemble du processus d’approbation s’est déroulé au niveau du comité exécutif.

La sénatrice Batters : D’accord. Merci. Madame Lacroix, selon la note d’information, le Président avait été mis au courant du contrat concernant les huissiers il y a un bon moment, « par courtoisie ». Vous en avez aussi parlé dans votre déclaration préliminaire.

Ne croyez-vous donc pas que le Comité de la régie interne aurait peut-être dû avoir droit à la même courtoisie? N’aurait-il pas dû être informé du contrat pour les services d’huissiers?

Mme Lacroix : J’ai avisé le Sous-comité de la VPLT. Je voulais ainsi renseigner les sénateurs sur la mise à jour concernant la vision et le plan à long terme, les difficultés que nous avons rencontrées pendant le déménagement et les solutions que nous avons mises en place. Voilà comment j’ai informé les sénateurs et les sénatrices.

La sénatrice Batters : Madame Lacroix, plus tôt cette semaine, le jour où l’article du Globe and Mail a paru, Mme Stephanie Carvin, une experte renommée en matière de sécurité et de défense, a publié le gazouillis suivant à propos de l’article, et je cite :

Eh bien, voilà qui explique pourquoi j’ai été arrêtée par des « huissiers » quatre fois sur le chemin de la galerie d’exposition.

Elle parlait du Sénat. Donc, les huissiers ont interpellé cette visiteuse dans l’édifice du Sénat au lieu de l’aider à s’orienter. Êtes-vous surpris de sa réaction?

Mme Lacroix : Je n’ai pas assez de contexte pour me faire une idée. Peut-être que les huissiers essayaient-ils d’orienter Mme Carvin vers la galerie, peut-être qu’elle essayait d’accéder à des zones interdites au public. Vous savez qu’il y a plus d’une zone, et que vous pouvez passer d’une zone à une autre pendant que vous déambulez dans l’édifice. Peut-être qu’elle a cru qu’ils voulaient l’arrêter, mais que, en réalité, ils ne faisaient que la guider ou l’orienter pour faire en sorte qu’elle aille bien où elle était censée aller.

Le président : Madame la sénatrice, il nous reste six minutes, et cinq autres intervenants. Je vous prierais d’être brève.

La sénatrice Batters : Je vais me dépêcher. Il y a une chose que je veux souligner. Plus tôt, au tout début de mes commentaires, j’ai dit que j’avais décidé de ne pas participer à ce dossier médiatique, parce qu’on n’avait pas répondu sérieusement à mes questions. Je voulais que ce soit clair. Il y a eu un commentaire plus tard qui a été accueilli par des « Oh! » et des « Ah! », alors je voulais clarifier ce que j’ai dit au début. Je voulais expliquer pourquoi j’avais décidé de ne pas participer. Comme je l’ai dit, c’est très inhabituel.

Maître Denis, j’ai une dernière question pour vous. Vous avez dit que vous avez rencontré mardi le président du Comité de la régie interne et que vous aviez décidé de retirer les huissiers. Pourquoi n’avez-vous pas, à ce moment-là, averti soit le Comité de la régie interne, soit le comité directeur par courriel ou par n’importe quel autre moyen?

M. Denis : C’est exact. À dire vrai, il n’y avait pas seulement le président du Comité de la régie interne et moi; tous les membres du comité exécutif ont rencontré le sénateur Marwah. Le sénateur a pris la décision de retirer les huissiers ou du moins de donner l’instruction d’interrompre leurs services jusqu’à ce que le comité directeur et votre comité aient reçu tous les renseignements. Essentiellement, nous voulions avoir une orientation. Nous voulions savoir ce que le comité voulait faire à propos des huissiers. Voilà pourquoi nous sommes ici aujourd’hui et que nous avons cette discussion.

Le président : Peut-être pourrais-je fournir des précisions à propos de cette directive.

Depuis que nous avons été mis au courant de la situation, lorsque le comité directeur a commencé à s’occuper des réponses aux médias, j’ai posé une question à l’Administration du Sénat. J’ai demandé si les règles avaient été respectées. On m’a répondu que oui, que les règles avaient été suivies, alors j’ai dit : « Parfait. » Je n’avais pas l’intention de remettre en question le jugement de l’administration. Ensuite, mercredi, nous avons reçu le rapport des médias.

Jeudi, nous nous sommes réunis et j’ai appris qu’il y avait une nouvelle disposition dans la Politique du Sénat sur l’approvisionnement, l’article 2.18.3, qui prévoit que les demandes doivent être autorisées par le comité. Après avoir pris connaissance de ce nouvel article, j’ai commencé à avoir des réserves par rapport à la passation du contrat. J’ai dit que je n’étais plus d’accord, et que nous devrions résilier le contrat. Voilà l’ordre des événements.

Le sénateur Tkachuk : Cela clarifie les choses. À l’évidence, vous avez compris après coup que le Règlement avait été enfreint.

Le président : Non. J’ai dit que les circonstances étaient ambiguës, et que j’avais des réserves parce que les choses n’étaient plus claires.

Le sénateur Tkachuk : C’est ce que je dis. J’ai deux ou trois questions.

Combien de personnes travaillent pour nous, au Sénat, pour la sécurité?

Mme Lacroix : Dans ma direction, il y a 29 ETP.

Le sénateur Tkachuk : Je ne suis pas sûr de ce que sont des ETP. Pouvez-vous m’éclairer?

Mme Lacroix : Il y a 29 employés dans ma direction.

Le sénateur Tkachuk : Ce sont des agents de sécurité?

Mme Lacroix : Ils relèvent de la Direction de la sécurité institutionnelle.

Le sénateur Tkachuk : Du Sénat?

Mme Lacroix : Exact.

Le sénateur Tkachuk : Combien d’employés avions-nous, avant?

Mme Lacroix : À l’époque du Service de sécurité du Sénat?

Le sénateur Tkachuk : Oui.

Mme Lacroix : C’était avant mon arrivée, mais je crois qu’il y en avait 117. Je vais devoir...

Le sénateur Tkachuk : Et combien en avons-nous maintenant?

Mme Lacroix : Au Service de protection parlementaire ou à la Direction de la sécurité institutionnelle, monsieur le sénateur?

Le sénateur Tkachuk : Combien de personnes s’occupent de la sécurité dans l’édifice où nous nous trouvons présentement, ici, l’édifice Victoria, l’édifice de l’Est?

Mme Lacroix : Conformément à notre cadre de sécurité intégré, nous travaillons en partenariat : la Direction de la sécurité institutionnelle répond aux besoins du Sénat, et le Service de protection parlementaire assure la sécurité physique. Je ne crois pas pouvoir vous répondre sur-le-champ. Je vais devoir vérifier pour savoir combien d’employés relèvent du Service de protection parlementaire.

Le sénateur Tkachuk : Je ne veux pas savoir combien d’employés nous avons, mais combien il y a d’agents de sécurité qui gardent et qui protègent les édifices du Sénat où nous nous trouvons. C’est tout ce que je veux savoir. Combien y a-t-il, concrètement, de gardes de sécurité qui travaillent?

Mme Lacroix : Vous voulez dire, combien d’agents? Je vais devoir poser la question au Service de protection parlementaire.

Le sénateur Tkachuk : Nous devrions le savoir. Vous ne le savez pas?

Mme Lacroix : Le Service de protection parlementaire ne relève pas de moi, monsieur le sénateur.

Le sénateur Tkachuk : Oh.

Le président : Il nous reste une minute.

Le sénateur Tkachuk : C’est quelque chose d’important. Je trouve que c’est très intéressant.

Je voulais ajouter que la sénatrice Marshall nous a lu le Règlement. Nous sommes des sénateurs, et nous comprenons l’anglais et le français... Bon, je ne comprends pas le français, mais je connais l’anglais, et les règles étaient extrêmement claires. Quand elle nous a lu les règles, je ne me suis pas dit : « Eh bien, peut-être, oh, ah bon! » J’ai l’impression que nous avons un problème; chaque fois qu’une personne enfreint les règles, nous disons toujours : « Oh, les règles n’étaient pas claires », ou « Nous devrions mettre à jour les règles. » C’est important.

Hier, le leader du gouvernement au Sénat, le sénateur Harder, n’avait aucune idée de ce qui s’était passé. Vous non plus n’en aviez aucune idée avant la parution de l’article du Globe and Mail. Le comité directeur était aussi dans le noir, tout comme le Comité de la régie interne.

Est-ce que quelqu’un a seulement songé au fait que d’autres personnes auraient peut-être dû être avisées de ce qui avait été fait, des dépenses qui étaient engagées au fil du temps? Manifestement, même en supposant que cela n’enfreignait pas les règles, quelqu’un aurait dû se dire : « Saperlipopette, peut-être faudrait-il aviser le comité directeur. »

Nous avons un grave problème, monsieur le président. Cela n’aurait jamais dû arriver.

Le président : Je n’adhère pas à certaines des choses que vous venez de dire, monsieur le sénateur.

Le sénateur Tkachuk : Bien sûr.

Le président : Les règles sont ambiguës. Un article dit une chose, et un autre dit l’inverse. Un article leur permettait de faire ce qu’ils ont fait, mais un autre article disait non, ils ne pouvaient pas le faire. Voilà donc pourquoi je crois qu’il faudrait rendre les règles plus claires, afin d’éliminer toute ambiguïté. Il y a deux articles qui se contredisent : l’article 2.17 dit une chose, et l’article 2.18, une autre.

Le sénateur Tkachuk : C’est aussi ce qu’on a fait pour le vote.

Le président : Nous devons malheureusement arrêter à 10 heures pile. Après, seul le son de la séance sera diffusé.

Le sénateur Tannas : J’ai quelques commentaires à faire. Avant tout, je veux dire que je ne prendrai pas plus de quelques secondes pour réitérer ce que les autres ont déjà dit.

Nous avons confiance en vous. Vous représentez la direction, et nous, le conseil d’administration.

Je dirais que certains des moments les plus intenses de ma carrière ont été, étonnamment, quand j’ai admis avoir commis une erreur.

Nous avons retenu des leçons. C’est ce que vous avez dit, maître Denis, et nous sommes tous conscients qu’il y a des leçons à retenir de ce qui est arrivé.

Il y avait une contradiction dans les règles. Vous nous avez présenté un document qui mettait en relief les règles que vous avez choisi de suivre, mais avez omis les règles contradictoires. C’est la vérité. Ce n’est pas grave. Le problème, c’est que nous nous sommes fait pincer. Les médias ont tout divulgué, et maintenant, nous sommes dans le même bateau. Nous devons en assumer la responsabilité, et c’est ce que nous ferons. Vous allez assumer la responsabilité. Cela fonctionne ainsi dans l’industrie du spectacle, n’est-ce pas? Presque tous les regards sont sur nous.

À l’avenir, nous ferons mieux les choses. Nous corrigerons les règles. Cependant, tout ce que nous faisons repose sur la confiance que nous avons les uns envers les autres. Nous n’allons pas vous jeter en pâture aux lions pour nous amuser. Vous n’êtes pas et ne serez jamais, peu importe la situation, notre bouc émissaire pour les médias. Voilà sur quoi repose notre partenariat. Nous sommes des partenaires, et nous avons confiance les uns envers les autres.

Nous avons tiré une bonne leçon d’un très petit montant. Je ne veux pas minimiser la valeur de 90 000 $. C’est plus d’argent que beaucoup de personnes n’en gagnent en deux, en trois ou en quatre ans.

Le président : Nous devrions conclure. Nous devons nous arrêter à 10 heures pile. Autrement, nous ne pourrons pas poursuivre les travaux à huis clos.

Le sénateur Tannas : Je croyais qu’il était déjà 10 heures.

Le président : La limite ferme est à 10 h 10. Seul le son est diffusé présentement.

Le sénateur Plett : Je serai bref. Moi aussi, j’ai seulement des commentaires à faire. Certaines personnes ici ont parlé en long et en large de l’excellent travail que vous faites, et je partage leur avis.

Je veux joindre ma voix à celle du sénateur Munson pour vous dire merci. Le sénateur Munson a aussi dit que l’administration devrait pouvoir faire certaines choses sans que nous nous en mêlions, et je suis d’accord avec lui. Cependant, il y a divers échelons, comme il y a des échelons dans une entreprise privée. L’administration peut seulement faire ce qu’elle fait à son échelon.

Comme le sénateur Tannas l’a dit, des règles ont été contournées, sinon carrément enfreintes.

Le sénateur Dean a dit que cela avait fait du bruit. Les gens se sont énervés. Il y a eu du brouhaha, et on a posé des questions parce que les règles ont été enfreintes. On ne peut donc pas nous dire que nous avons tort de poser des questions publiquement... Oui, nous gagnons tous beaucoup d’argent; 90 000 $, c’est beaucoup d’argent. Je ne crois pas que nous devrions nous excuser de poser des questions.

Je trouve cela horriblement troublant que des sénateurs nous accusent d’être dans le tort parce que nous voulons poser des questions. Je tiens à dire aux trois témoins au bout de la table que j’ai une entière confiance envers eux. Je vous remercie de votre travail.

Je voudrais simplement que vous nous aidiez — nous tous — à clarifier les règles afin d’éviter qu’une telle situation embarrassante ne se produise à nouveau. Comme tous les autres avant moi, je veux vous féliciter. Même si nous posons des questions, cela ne veut pas dire que seuls les sénateurs de l’autre côté qui veulent tourner la page estiment votre travail.

[Français]

La sénatrice Moncion : Les règles n’ont pas été brisées, contrairement à ce que vous dites, sénateur Plett. Je vous ai laissé parler. Maintenant, c’est à mon tour. J’ai écouté les gens parler toute la matinée. Je tenais à mentionner que, peu importe les règles, elles seront mises à l’essai à un moment donné et elles ne seront jamais clarifiées à 100 p. 100. Chaque fois qu’une politique ou une pratique est mise en œuvre, elle sera mise à l’essai à un moment donné et on devra sans doute la modifier. C’est ce qui est important ici, et c’est ce qu’on semble avoir constaté. On a entendu parler d’ambiguïtés la semaine dernière aussi.

Pour ce qui est du Sous-comité de la vision et du plan à long terme, je vous félicite de votre travail. Vous étiez au courant des défis que posait le nouvel édifice et du fait que les employés ont besoin d’une certaine latitude pour travailler, parce que nous, les sénateurs, ne participons pas aux opérations quotidiennes. Donc, cette latitude est importante pour fonctionner à l’intérieur d’un cadre qui sera mis au défi de temps à autre, comme cela a été le cas ce matin. Merci.

[Traduction]

Le sénateur Dean : Monsieur le président, encore une fois, il y a eu beaucoup de questions aujourd’hui à propos de la responsabilité ultime au Sénat. Je crois qu’il est temps de revenir au modèle de gouvernance qui, si je ne me trompe, était en place précédemment et qui a été remplacé. Il faut que nous ayons un centre de responsabilité unique à l’Administration du Sénat. Le greffier du Sénat devrait avoir les mêmes responsabilités qu’un directeur général.

À l’évidence, le modèle actuel ne fonctionne pas. Je demanderais à notre personnel de préparer une note d’information pour nous d’ici la prochaine séance. J’aimerais que nous nous penchions à nouveau sur la question.

Pour terminer, sénateur Plett, des accusations ont été lancées hier au Sénat à propos de la probité et du professionnalisme des sénateurs indépendants, et je voulais réagir aujourd’hui aux accusations et aux commentaires concernant l’intégrité institutionnelle des sénateurs indépendants. Je refuse de tendre l’autre joue. Je compte bien contester chaque accusation ou commentaire que j’entends.

Le sénateur Plett : Il en va de même pour nous.

Le président : C’est noté. Je vais prendre votre commentaire sur le centre unique en délibéré pour l’instant.

Pour résumer les deux leçons que nous pouvons retenir de la séance : premièrement, je vais demander au légiste, à l’administration ou à quelqu’un d’autre s’examiner le Règlement une fois encore afin d’éliminer les ambiguïtés. Peut-être allons-nous choisir de ne rien modifier, mais nous allons certainement l’examiner.

Deuxièmement, nous allons avoir une réunion du comité directeur afin de décider de ce que nous sommes prêts à examiner. Nous ne pouvons pas commencer à tout examiner à nouveau. Nous avons délégué à l’administration les décisions concernant des montants inférieurs à 100 000 $, alors nous devons cerner les questions de nature très délicate que nous devrions également examiner. Voilà les deux mesures que nous allons prendre.

Sur ce, nous allons poursuivre les travaux à huis clos.

(La séance se poursuit à huis clos.)