Délibérations du Comité permanent de la
Régie interne, des budgets et de l'administration
Procès-verbal du 9 mai 2019
OTTAWA, le jeudi 9 mai 2019
(76)
[Français]
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration se réunit aujourd'hui à 8 h dans la pièce C128 de l'édifice du Sénat du Canada, sous la présidence de l'honorable Sabi Marwah (président).
Membres du comité présents : Les honorables sénateurs Batters, Dalphond, Dawson, Dean, Frum, Marshall, Marwah, Moncion, Munson, Omidvar, Plett, Saint-Germain, Smith, Tannas, Tkachuk et Verner, C.P. (16).
Également présents : Pascale Legault, dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration; Richard Denis, greffier du Sénat et greffier des Parlements par intérim, et dirigeant principal des services législatifs; Philippe Hallée, légiste et conseiller parlementaire; hauts fonctionnaires du Sénat et autres employés de soutien.
Aussi présents : Les sténographes officiels du Sénat.
TÉMOINS :
Sénat du Canada :
Caroline Morency, directrice générale par intérim, Biens et services;
Josée Labelle, conseillère exécutive VPLT, Planification des biens immobiliers et projets;
Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Direction des finances et de l'approvisionnement;
Charles Feldman, conseiller parlementaire, Bureau du légiste et conseiller parlementaire.
Conformément au paragraphe 12-7(1) du Règlement du Sénat, le comité poursuit son étude de questions financières et administratives concernant l'administration interne du Sénat.
CIBA/2019-05-09/580(P)|211| — Adoption de procès-verbaux
Le comité examine le procès-verbal de la partie publique de la réunion du jeudi 2 mai 2019.
L'honorable sénatrice Batters propose :
Que le procès-verbal de la réunion du jeudi 2 mai 2019 soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2019-05-09/581(P)|313| — Vision et le plan à long terme : Aménagement définitif des salles de comité du Sénat
Caroline Morency fait une déclaration et répond aux questions sur l'aménagement définitif des salles de comité du Sénat.
L'honorable sénateur Plett propose :
Que dix salles de comité offrant des capacités de télédiffusion soient requises à long terme;
Qu'un nombre maximum de salles de comité soient situées à proximité de la salle du Sénat. Celles qui ne peuvent être installées dans l'édifice du Centre seront situées au Centre d'accueil des visiteurs (côté est), à l'édifice de l'Est et potentiellement dans un troisième édifice occupé par des sénateurs;
Que l'aménagement définitif de toutes les salles de comité offre le service de télédiffusion et que les salles de comité actuelles de l'édifice du Centre qui ne peuvent être converties pour la télédiffusion puissent être utilisées comme salles de réunion;
Que le Sénat requière huit (8) salles de réunion de taille moyenne et deux (2) salles de réunion de grande taille selon l'aménagement définitif, et que l'une de ces salles de grande taille dispose d'un lieu protégé où les caucus et les groupes puissent tenir des discussions confidentielles;
Que le Sénat ait aussi une nouvelle grande salle polyvalente sans capacité de télédiffusion au Centre d'accueil des visiteurs pour y accueillir des fonctions et des activités spéciales pour des groupes plus nombreux.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2019-05-09/582(P)|390| — Rapport du Sous-comité sur les ressources humaines : Formation sur la prévention du harcèlement
La présidente du Sous-comité sur les ressources humaines, l'honorable sénatrice Saint-Germain, dépose le troisième rapport du sous-comité comme suit :
Le jeudi 9 mai 2019
Le Sous-comité sur les ressources humaines du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration (CIBA) a l'honneur de déposer son
TROISIÈME RAPPORT
Le 7 décembre 2017, CIBA a confié à son sous-comité le mandat de réviser la Politique du Sénat sur la prévention et le règlement du harcèlement en milieu de travail.
Votre comité a recommandé dans son premier rapport :
Que la Direction des ressources humaines reçoive l'instruction de donner une formation obligatoire sur la prévention du harcèlement en milieu de travail destinée à l'ensemble des sénateurs, formation qui prendrait en considération la formation offerte aux députés de la Chambre des communes, et ce avant le 31 décembre 2018;
Que quiconque a des responsabilités de supervision ou de gestion au sein de l'Administration du Sénat assiste à la formation obligatoire avant le 31 décembre 2018;
Que le personnel des sénateurs ainsi que les employés de l'Administration du Sénat assistent également à la formation obligatoire avant la fin du présent exercice financier le 31 mars 2019; et
Que la Direction des ressources humaines fasse rapport au Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration sur le taux de participation, notamment le nom des participants aux séances de formation obligatoires, avant le 30 avril 2019.
Cette recommandation a été adoptée par le Comité de la régie interne, des budgets et de l'administration le 14 juin 2018.
Des informations sur le taux de participation et la liste de tous les participants sont annexées au présent rapport.
Respectueusement soumis,
La présidente,
RAYMONDE SAINT-GERMAIN
L'honorable sénatrice Saint-Germain fait une déclaration.
L'honorable sénatrice Saint-Germain propose :
Que, nonobstant la recommandation du premier rapport du Sous-comité sur les ressources humaines, adoptée le 14 juin 2018, prévoyant que la Direction des ressources humaines fasse rapport au comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration sur le taux de participation à la formation obligatoire sur le harcèlement en milieu de travail, incluant le nom des participants aux séances de formation, le sous-comité fasse rapport sur les taux de participation des sénateurs et des employés, mais publie seulement les noms des sénateurs qui ont participé à la formation.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2019-05-09/583(P)|390| — Mise à jour au mandat du Sous-comité sur les ressources humaines
La présidente du Sous-comité sur les ressources humaines, l'honorable sénatrice Saint-Germain, fait une déclaration.
L'honorable sénatrice Saint-Germain propose :
Que le Sous-comité sur les ressources humaines soit autorisé à examiner et à faire rapport sur les questions liées aux mandats confiés à l'Administration du Sénat de négocier des conventions collectives avec les syndicats qui représente des employés du Sénat;
Que l'Administration du Sénat fasse rapport au Sous-comité sur les ressources humaines à toutes les étapes du processus de négociation.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2019-05-09/584(P)|190| — Allocation révisée des budgets de caucus/groupe et des agents supérieurs pour 2019- 2020
L'honorable sénateur Marwah fait une déclaration sur l'allocation révisée des budgets de caucus et groupe et des agents supérieurs pour 2019-2020.
L'honorable sénateur Marwah propose :
Que, conformément à la décision de ce comité prise le jeudi 28 février 2019 concernant les indemnités supplémentaires pour l'exercice commençant le 1er avril 2019, les montants alloués resteront en vigueur jusqu'au 31 mars 2020.
Après discussion, le comité convient d'ajouter ce qui suit à la motion, après les mots « 31 mars 2020 » :
, sous réserve de la révision des indemnités par CIBA dans les 60 jours suivant la prochaine élection fédérale.
La motion, mise aux voix comme modifiée, est adoptée avec dissidence.
CIBA/2019-05-09/585(P)|341| — Politique sur la gestion de bureau des sénateurs : examen annuel
Pierre Lanctôt fait une déclaration et répond aux questions sur les modifications proposées à la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs (PGBS).
Après discussion, l'honorable sénateur Moncion propose :
Que les modifications et précisions proposées à la PGBS soient renvoyées au Sous-comité du budget des dépenses du Sénat pour examen.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2019-05-09/586(P)|341| — Rapport du Sous-comité du programme et de la procédure : demandes d'exemptions à la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs pour les derniers 6 mois
L'honorable sénateur Marwah dépose le quatorzième rapport du Sous-comité du programme et de la procédure comme suit :
Le jeudi 9 mai 2019
Le Sous-comité du programme et de la procédure du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration a l'honneur de déposer son
QUATORZIÈME RAPPORT
Conformément à l'article 1.6.2 de la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs, votre sous-comité dépose maintenant un rapport des demandes d'exemption ou d'exception à la politique qu'il a reçues ainsi que les décisions correspondantes depuis le 22 novembre 2018.
Frais de déplacement et frais de subsistance
Votre sous-comité a reçu et rejeté une demande d'exemption aux articles 7.3.2 et 7.1.3 pour les frais de déplacement et de subsistance de l'ancien sénateur Sibbeston qui ont été engagés lors de son dernier déplacement à Ottawa pour conclure ses fonctions parlementaires.
Frais de déplacement pour des employés
Votre sous-comité a reçu et rejeté une demande venant du conseiller politique de l'honorable sénateur Maltais pour une exemption aux articles 7.4.6 et 7.8.5 concernant les conditions auxquelles l'employé d'un sénateur peut demander le remboursement de ses frais de déplacement et de subsistance.
Respectueusement soumis,
Le président,
SABI MARWAH
CIBA/2019-05-09/587(P)|295| — Rapport du Sous-comité des budgets de comités : rapports de dépenses post-activités des comités du Sénat
La présidente du Sous-comité sur les budgets de comités, l'honorable sénatrice Verner, C.P., dépose le vingt-sixième rapport comme suit :
Le jeudi 9 mai 2019
Le Sous-comité des budgets de comités du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration a l'honneur de déposer son
VINGT-SIXIÈME RAPPORT
En 2007, le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration (CIBA) a décidé que l'Administration du Sénat préparerait des rapports détaillés après chaque activité des comités. Les rapports post- activités comprennent une répartition des montants demandés pour chaque item du budget d'un comité et les dépenses réelles correspondantes.
Ces rapports post-activités sont examinés par le comité qui a engagé les dépenses, puis par votre sous-comité qui dépose un résumé de ces rapports au CIBA.
En 2014, CIBA a convenu de déposer les rapports de dépenses post-activités au Sénat, afin de mieux expliquer au public les budgets et les dépenses réelles des comités. Ceci répond à notre engagement de transparence ayant trait aux dépenses du Sénat.
Un principe clé des budgets de comités consiste au fait qu'ils ne peuvent pas dépasser le montant approuvé par le Sénat pour une activité donnée. Ils doivent donc s'assurer que les fonds prévus soient suffisants pour tous les voyageurs de leur comité, souvent sans même être certains du nombre final de voyageurs ni des dates du voyage. Plusieurs raisons expliquent cette situation :
Considérant les processus d'approbation requis pour tous les budgets des comités, ceux-ci doivent être préparés bien avant les dates de voyage prévues et l'itinéraire final. Le prix des billets d'avion, de l'hébergement ou du transport par autobus peut ainsi varier grandement.
Le nombre de voyageurs varie lui aussi entre le moment de la budgétisation et la période où a lieu le déplacement.
Ces raisons expliquent pourquoi les montants prévus au budget sont généralement plus élevés que les dépenses réelles engagées par les comités, pour un pourcentage des fonds dépensés d'environ 40 % au cours des sept derniers exercices financiers.
Il est important de noter qu'à la fin d'une activité, tous les fonds excédentaires sont récupérés et réinjectés au budget central pour ensuite être réattribués, conformément à une décision prise par le Sénat le 3 avril 2003.
En conformité avec la décision du jeudi 27 mars 2014, votre sous-comité dépose maintenant les rapports suivants de dépenses post-activités de comités de 2017-2018 (1re session, 42e législature) qui sont annexées au présent rapport :
Peuples autochtones (nouvelles relations entre le Canada et les Premières Nations, les Inuits et les Métis)
Activité 1: Winnipeg, Prince Albert, Île-à-la-Crosse, Buffalo Lake, Siksika, Calgary (audiences publiques et mission d’étude)
Montant du budget approuvé 216 978 $
Dépenses réelles
97 899 $
Excédent
119 079 $
Agriculture et forêts (acquisitions de terres agricoles)
Activité 1: Washington (mission d’étude)
Montant du budget approuvé 58 590 $
Dépenses réelles
29 992 $
Excédent
28 598 $
Agriculture et forêts (changement climatique sur les secteurs agricole, agroalimentaire et forestier)
Activité 1: Halifax et Montréal (audiences publiques et mission d’étude)
Montant du budget approuvé 115 770 $
Dépenses réelles
49 048 $
Excédent
66 722 $
Activité 2: Vancouver et Calgary (audiences publiques et mission d’étude)
Montant du budget approuvé 159 874 $
Dépenses réelles
89 616 $
Excédent
70 258 $
Banques et commerce (cybersécurité et cyberfraude)
Activité 1: New York (conférence)
Montant du budget approuvé 19 064 $
Dépenses réelles
6 413 $
Excédent
12 651 $
Banques et commerce (questions émergentes dans le secteur bancaire et politique monétaire aux États-Unis)
Activité 1: New York et Washington (mission d’étude)
Montant du budget approuvé 100 158 $
Dépenses réelles
44 563 $
Excédent
55 595 $
Énergie, environnement et ressources naturelles (effets de la transition vers une économie à faibles émissions de carbone)
Activité 1: St. John’s, Summerside, Saint-André, Saint John, Parrsboro, Halifax) (mission d’étude)
Montant du budget approuvé 104 436 $
Dépenses réelles
60 758 $
Excédent
43 678 $
Pêches et océans (recherche et sauvetage maritimes)
Activité 1: Royaume-Uni, Irlande, Norvège et Danemark (mission d’étude)
Montant du budget approuvé 125 000 $
Dépenses réelles
60 678 $
Excédent
64 322 $
Activité 2: Colombie-Britannique (audiences publiques et mission d’étude)
Montant du budget approuvé 96 450 $
Dépenses réelles
23 037 $
Excédent
73 414 $
Droits de la personne (droits de la personne des prisonniers dans le système correctionnel)
Activité 1: Brockville, Kingston et Montréal (audiences publiques et mission d’étude)
Montant du budget approuvé 71 250 $
Dépenses réelles
31 726 $
Excédent
39 524 $
Activité 2: Kitchener (audiences publiques et mission d’étude)
Montant du budget approuvé 52 862 $
Dépenses réelles
18 706 $
Excédent
34 156 $
Activité 3: Renous et Dorchester, N.-B. (audiences publiques et mission d’étude)
Montant du budget approuvé 85 484 $
Dépenses réelles
20 500 $
Excédent
64 984 $
Finances nationales (modifications proposées par le ministre des Finances à la Loi de l’impôt sur le revenu)
Activité 1: St. John’s, Halifax, Saint John (audiences publiques)
Montant du budget approuvé 131 725 $
Dépenses réelles
75 775 $
Excédent
55 590 $
Activité 2: Winnipeg, Saskatoon, Calgary, Vancouver (audiences publiques)
Montant du budget approuvé 168 975 $
Dépenses réelles
104 586 $
Excédent
64 389 $
Langues officielles (accès aux écoles françaises et aux programmes d’immersion française de la Colombie-Britannique)
Activité 1: Vancouver (conférence)
Montant du budget approuvé 17 440 $
Dépenses réelles
8 245 $
Excédent
9 195 $
Langues officielles (perspective des Canadiens au sujet d’une modernisation de la Loi sur les langues officielles)
Activité 1: Île-du-Prince-Édouard (audiences publiques et mission d’étude)
Montant du budget approuvé 67 400 $
Dépenses réelles
39 019 $
Excédent
28 831 $
Activité 2: Winnipeg (audiences publiques et mission d’étude)
Montant du budget approuvé 68 000 $
Dépenses réelles
34 939 $
Excédent
33 061 $
Affaires sociales, sciences et technologie (rôle de la robotique, de l’impression 3D et de l’intelligence artificielle dans le système de santé)
Activité 1: Ottawa (mission d’étude)
Montant du budget approuvé 1 300 $
Dépenses réelles
604 $
Excédent
696 $
Transports et communications (véhicules branchés et automatisés)
Activité 1: Toronto (conférence)
Montant du budget approuvé 31 304 $
Dépenses réelles
13 065 $
Excédent
18 239 $
Activité 2: Waterloo, Ont. (mission d’étude)
Montant du budget approuvé 54 038 $
Dépenses réelles
11 891 $
Excédent
42 147 $
Activité 3: Kanata (mission d’étude)
Montant du budget approuvé 1 800 $
Dépenses réelles
800 $
Excédent
1 000 $
Totaux pour 2017-2018:
Activités de voyage approuvées: 24
Activités de voyage complétées:
21
Budgets approuvés:
1 870 053 $
Dépenses réelles:
817 676 $
Excédent:
1 052 377 $
La présidente,
JOSÉE VERNER, C.P.
L'honorable sénatrice Verner, C.P., fait une déclaration et réponds aux questions.
L'honorable sénatrice Verner, C.P., propose :
Que le rapport soit déposé au Sénat.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2019-05-09/588(P)|341| — Sénatrice Dasko — Sondage
Pierre Lanctôt et Charles Feldman font chacun une déclaration et répondent aux questions sur le sondage de la sénatrice Dasko au sujet du Sénat.
Après discussion, il est convenu d'ajourner le débat sur la question à la prochaine réunion du comité.
À 9 h 50, conformément au paragraphe 12-16(1) du Règlement du Sénat, la séance se poursuit à huis clos.
À 9 h 59, le comité s'ajourne jusqu'à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉ :
La dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration,
Pascale Legault
Le secrétaire de séance,
Gérald Lafrenière