Délibérations du Comité permanent de la
Régie interne, des budgets et de l'administration
Procès-verbal du 13 juin 2019
OTTAWA, le jeudi 13 juin 2019
(81)
[Français]
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration se réunit aujourd'hui à 8 heures, dans la pièce C128 de l'édifice du Sénat du Canada, sous la présidence de l'honorable Sabi Marwah (président).
Membres du comité présents : Les honorables sénateurs Batters, Dalphond, Dawson, Dean, Forest, Marshall, Marwah, Mitchell, Moncion, Munson, Plett, Saint-Germain, Tannas, Tkachuk, Verner, C.P. et Wells (16).
Également présents : Pascale Legault, dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration; Richard Denis, greffier du Sénat et greffier des Parlements par intérim, et dirigeant principal des services législatifs; Philippe Hallée, légiste et conseiller parlementaire; hauts fonctionnaires du Sénat et autres employés de soutien.
Aussi présents : Les sténographes officiels du Sénat.
TÉMOINS :
Sénat du Canada :
L'honorable sénateur Donald Neil Plett;
Caroline Morency, directrice générale intérimaire, Biens et services;
Josée Labelle, Conseillère exécutive VPLT, Planification des biens immobiliers et projets;
Nathalie Charpentier, contrôleur et adjointe dirigeante principale des finances, Direction des finances et de l'approvisionnement;
Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Direction des finances et de l'approvisionnement.
Affaires internationales et interparlementaires :
Colette Labrecque-Riel, greffière adjointe et directrice générale.
Conformément au paragraphe 12-7(1) du Règlement du Sénat, le comité poursuit son étude de questions financières et administratives concernant l'administration interne du Sénat.
CIBA/2019-06-13/616(P)|211| — Adoption du procès-verbal
Le comité examine la partie publique du procès-verbal de la réunion du jeudi 6 juin 2019.
L'honorable sénateur Forest propose :
Que le procès-verbal de la réunion du jeudi 6 juin 2019 soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2019-06-13/617(P) — Clarification des déclarations
Il est convenu de reporter ce point de l'ordre du jour à plus tard au cours de la réunion.
CIBA/2019-06-13/618(P)|233| — Présentation du rapport annuel des activités et dépenses des associations parlementaires
L'honorable sénateur Plett fait une déclaration et, avec Colette Labrecque-Riel, répond à des questions portant sur les activités et dépenses des associations parlementaires pour l'exercice 2018-2019.
Après débat, l'honorable sénateur Tkachuk propose :
Que le rapport du Conseil interparlementaire mixte sur les activités et dépenses des associations parlementaires pour l'exercice 2018-2019 soit déposé au Sénat.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2019-06-13/619(P)|231| — Rapport du Sous-comité de la Vision et du Plan à long terme
Le président du Sous-comité de la Vision et du Plan à long terme, l'honorable sénateur Tannas, présente le quatrième rapport du Sous-comité :
Le jeudi 13 juin 2019
Le Sous-comité de la Vision et du Plan à long terme (VPLT) du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration a l'honneur de présenter son
QUATRIÈME RAPPORT
Le 2 mai 2019, le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration (CIBA) a confié le mandat révisé suivant au Sous-comité de la VPLT :
Que, conformément à la décision du comité le 10 mars 2016 concernant la création du Sous-comité sur la Vision et le plan à long terme pour superviser le déménagement du Sénat de l'édifice du Centre à l'édifice du Sénat du Canada, le mandat du Sous-comité soit élargi pour inclure ce qui suit :
superviser, en coordination avec l'Administration du Sénat, toutes les étapes, tous les processus et toutes les décisions (à l'exception des questions relevant de l'autorité du Président) liés au programme de travail de la vision et du plan à long terme de la Cité parlementaire;
examiner les meilleurs moyens d'assurer que la réhabilitation de l'édifice du Centre, de l'édifice de l'Est et de tous les autres édifices qui seront occupés par le Sénat respecte le patrimoine et l'intérêt supérieur du Sénat, sans compromettre l'intégrité de la sécurité.
Il est entendu que toutes les questions relevant de l'autorité du Président seront renvoyées au Président.
Le 6 juin 2019, le sous-comité s'est réuni pour discuter deux éléments de la Vision et du Plan à long terme : îlot 2 considéré comme un emplacement final des locaux du Sénat, et des travaux et rénovation des salles de comité 2 et 9 de l'édifice Victoria. Le sous-comité en fait maintenant rapport comme suit :
1. Emplacement final des locaux du Sénat du Canada
L'actuelle Stratégie à long terme du Sénat en matière d'aménagement des locaux exposée dans la Vision et le Plan à long terme de 2006 de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) prévoit que tous les bureaux des sénateurs soient localisés au nord de la rue Wellington à leur emplacement final (quand le Sénat et la Chambre des communes reviendront à l'édifice du Centre). Selon ce scénario, le Sénat disposerait de trois bâtiments pour accueillir les bureaux des sénateurs : l'édifice du Centre, l'édifice de l'Est et des nouveaux locaux à l'ouest de l'édifice de l'Ouest.
En février 2019, la Direction des biens et services (DBS) a informé le sous-comité que SPAC lançait une nouvelle initiative — le projet de réaménagement de l'« îlot 2 » — pour accueillir les sénateurs et les députés pendant la période de restauration des édifices de l'Est et de la Confédération. Le projet de réaménagement de l'îlot 2 prévoit deux nouveaux bâtiments au sud de la Cité, sur la rue Wellington (entre les rues Metcalfe et O'Connor), ainsi que la rénovation d'immeubles existants au sein de cet îlot. Cela marque un changement important par rapport au plan initial qui prévoyait que tous les bureaux des sénateurs seraient hébergés au nord de Wellington.
Il y a des hypothèses de travail qui pourraient avantager le Sénat. Selon quelques-unes de ces hypothèses présentées au sous-comité, en plus de servir de locaux transitoires pour les sénateurs qui devront quitter l'édifice de l'Est, l'îlot 2, une fois réaménagé, pourrait fournir des locaux à long terme pour le Sénat, puisqu'il n'y aura pas assez d'espace pour accueillir tous les bureaux des sénateurs dans les édifices du Centre et de l'Est à la fin des travaux. Voici les autres facteurs à prendre en considération pour déterminer si l'îlot 2 réaménagé pourrait être une solution viable à long terme : la possibilité d'y aménager un couloir souterrain reliant les bâtiments situés du côté sud de la rue Wellington (îlots 1-2-3) au reste de la Cité, l'incertitude entourant l'empreinte finale du Centre d'accueil des visiteurs, et le fait que selon les plans actuels, les emplacements finaux de la chambre du Sénat et toutes les salles des comités du Sénat seront situés au nord de la rue Wellington.
Dans les circonstances, le sous-comité estime que le réaménagement de l'îlot 2 permettrait de fournir au Sénat l'espace provisoire dont il a besoin pendant la fermeture de l'édifice de l'Est. Cependant, le sous-comité croit également qu'il est encore trop tôt pour prendre une décision finale sur l'emplacement définitif de tous les locaux du Sénat. Le sous-comité fait donc la recommandation suivante :
Recommandation
Le sous-comité recommande que le CIBA approuve le projet de réaménagement de l'îlot 2 pour fournir des locaux provisoires au Sénat pendant la fermeture de l'édifice de l'Est pour rénovation; et
que le CIBA autorise le sous-comité à examiner plus en profondeur la possibilité de faire de l'îlot 2 un emplacement définitif.
2. Remise à neuf des salles de comité 2 et 9 de l'édifice Victoria
Actuellement, le Sénat compte en tout huit (8) salles de comité permettant la télédiffusion des délibérations : 3 dans l'édifice du Sénat du Canada; 2 qui se trouvent actuellement (+ plus 2 autres d'ici janvier 2020) au 1, rue Wellington; 2 dans l'édifice Victoria et 1 dans l'édifice de l'Est. Cependant, les systèmes vieillissants menacent de tomber en panne dans trois des salles de comité existantes; il s'agit des systèmes des salles 2 et 9 de l'édifice Victoria et de la salle 257-E de l'édifice de l'Est.
En février 2019, le sous-comité a reçu une proposition de remise à neuf complète des salles de comité 2 et 9 de l'édifice Victoria. Ces salles ont été rénovées pour la dernière fois en 2006 et l'infrastructure ainsi que la technologie dont elles sont équipées ont dépassé leur durée de vie utile. Une partie de l'équipement y est tellement obsolète qu'il est impossible de trouver des pièces de rechange. Il y a aussi des problèmes récurrents de bruit causés par la circulation environnante, et les systèmes multimédias et de TI ne sont plus compatibles avec ceux utilisés maintenant dans les nouvelles salles de comité de l'édifice du Sénat du Canada (ÉSC) et du 1, rue Wellington. Qui plus est, le sous-comité a été averti que la salle 9 est hors d'usage depuis avril en raison d'un bris d'équipement dans la salle de régie, et qu'il y a eu une panne du système audio principal dans la salle 2 en mai 2019. Depuis lors, aucun comité ne s'est réuni dans ces salles pour des réunions publiques avec télédiffusion.
Le premier devis pour la remise en état complète des deux salles dépassait les 11 millions de dollars. Votre sous-comité avait trouvé ces coûts très élevés et avait demandé à la DBS de trouver une solution acceptable pour réduire les coûts globaux. Voici les options qui ont subséquemment été proposées :
- modernisation des deux salles avec installation de nouveaux systèmes de vidéotransmission;
- modernisation avec système de vidéotransmission installé dans une salle et système audio uniquement dans l'autre salle;
- modernisation des deux salles avec installation de nouveaux systèmes de vidéotransmission dans les deux salles, mais sans réaménagement des locaux;
- modernisation des deux salles avec installation de systèmes audio uniquement;
- modernisation d'une salle avec installation d'un système de vidéotransmission,
- et conversion de l'autre en salle de réunion uniquement.
Une proposition supplémentaire prévoyait la webdiffusion plutôt que la vidéotransmission, mais le sous- comité s'inquiétait aussi du coût de ces nouvelles options, puisqu'il s'élèverait encore à plus de 5 millions de dollars.
Le sous-comité s'est également renseigné au sujet de l'utilisation des salles de comité de l'édifice Victoria depuis le déménagement, et il s'est réjoui d'apprendre que la plupart des réunions des comités ont eu lieu dans les nouvelles salles de l'ÉSC et du 1, rue Wellington. Bien qu'il ait été informé d'une pression suscitée par la forte augmentation de la demande et de l'utilisation des nouvelles salles par les comités, les sous-comités et les caucus et pour la tenue d'événements spéciaux, le sous-comité pense qu'une partie de cette pression sera atténuée par l'ouverture de deux autres salles de comité au 1, rue Wellington à l'hiver 2020 et l'amélioration des modèles de fonctionnement et d'utilisation, avec le retour du Parlement. On pourra également faire diminuer cette pression par d'autres ajustements aux calendriers des comités et à la Politique relative à l'attribution des salles du Sénat.
Le sous-comité a donc conclu qu'avant de prendre toute autre décision concernant l'amélioration de la technologie et des installations dans les salles de comité de l'édifice Victoria, le Sénat devrait en premier lieu utiliser les sept salles de comité équipées de systèmes de télédiffusion qui seront en place d'ici 2020 pour une certaine période de temps, afin de déterminer si c'est suffisant. Ainsi, le sous-comité recommande ce qui suit :
Recommandation :
Le sous-comité recommande que le Sénat ne procède pas pour le moment à la modernisation des systèmes de télédiffusion dans les salles 2 et 9 de l'édifice Victoria;
que l'on continue d'utiliser l'équipement avec la technologie existante jusqu'à ce que l'équipement ne soit plus viable;
que le CIBA autorise le sous-comité à revoir l'état de ces deux salles d'ici mars 2020 pour déterminer, le cas échéant, les améliorations à apporter aux systèmes de télédiffusion, audio et de webdiffusion.
Respectueusement soumis,
Le président,
SCOTT TANNAS
L'honorable sénateur Tannas fait une déclaration et, avec Caroline Morency, répond à des questions en lien avec les recommandations contenue dans le rapport.
Après débat, l'honorable sénateur Tannas propose :
Que CIBA approuve le projet de réaménagement de l'îlot 2 pour fournir des locaux provisoires au Sénat pendant la fermeture de l'édifice de l'Est pour rénovation;
Que CIBA autorise le sous-comité de VPLT à examiner plus en profondeur la possibilité de faire de l'îlot 2 un emplacement définitif.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
Après davantage de débats, l'honorable sénateur Tannas propose :
Que le Sénat ne procède pas pour le moment à la modernisation des systèmes de télédiffusion dans les salles 2 et 9 de l'édifice Victoria;
Que les salles 2 et 9 de l'édifice Victoria continuent d'utiliser l'équipement avec la technologie existante jusqu'à ce que l'équipement ne soit plus viable;
Que CIBA autorise le sous-comité de la VPLT à revoir l'état de ces deux salles d'ici mars 2020 pour déterminer, le cas échéant, les améliorations à apporter aux systèmes de télédiffusion audio et de webdiffusion.
La motion, mise aux voix, est adoptée, avec dissidence.
CIBA/2019-06-13/620(P)|230| — Rapport du Sous-Comité sur la vérification : vérification des dépenses des sénateurs
La présidente du Sous-comité de la vérification, l'honorable sénatrice Moncion, présente le dix-septième rapport du Sous-comité :
Le jeudi 13 juin 2019
Le Sous-comité de la vérification du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration a l'honneur de présenter son
DIX-SEPTIÈME RAPPORT
Dans le cadre de l'engagement du Sénat envers la transparence et la reddition de comptes, votre sous-comité est d'avis que les dépenses de l'Administration et des sénateurs devraient régulièrement faire l'objet d'audits pour garantir qu'elles sont conformes aux politiques et pratiques, et que les contrôles et processus entourant les dépenses sont efficaces et appropriés. Le sous-comité estime qu'il faudrait commencer par un audit des dépenses de l'Administration et des sénateurs pour l'exercice 2018-2019. Cet audit serait réalisé par un auditeur externe. Par suite de cet audit, une stratégie à plus long terme d'audit des dépenses de l'Administration et des sénateurs sera élaborée, de concert avec une stratégie d'audit interne générale, et sera présentée lors d'une prochaine réunion.
Votre sous-comité recommande donc que le Comité de la régie interne approuve la vérification proposée des dépenses de l'Administration et des sénateurs pour l'exercice financier 2018 2019, conformément à la portée et à l'approche suggérées, et qu'il autorise l'Administration à procéder à un processus d'appel d'offres.
Respectueusement soumis,
La présidente,
LUCIE MONCION
L'honorable sénatrice Moncion fait une déclaration et, avec Pascale Legault, répond à des questions.
Après débat, l'honorable sénatrice Moncion propose :
Que le rapport soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2019-06-13/621(P)|190| — Rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat : clarification sur la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs
La présidente du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat, l'honorable sénatrice Moncion, présente le dixième rapport du Sous-comité :
Le jeudi 13 juin 2019
Le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration a l'honneur de présenter son
DIXIÈME RAPPORT
Le 9 mai 2019, le sous-comité a reçu le mandat suivant du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration :
Que les modifications et précisions proposées à la PGBS soient renvoyées au Sous-comité du budget des dépenses du Sénat pour examen.
Votre sous-comité s'est réuni le mardi 11 juin 2019 pour examiner les changements possibles à la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs (PGBS). Votre sous-comité a accepté les changements possibles énumérés dans le tableau en annexe et décidé de reporter à une date ultérieure sa décision au sujet de certains autres items.
En conséquence, votre sous-comité recommande que les changements proposés dans le tableau en annexe soient adoptés et que la PGBS soit modifiée en conséquence.
Respectueusement soumis,
La présidente,
LUCIE MONCION
L'honorable sénatrice Moncion fait une déclaration.
L'honorable sénatrice Moncion propose :
Que le rapport soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2019-06-13/622(P)|347| — Comité de sélection — Autorité intersessionnelle
Philippe Hallée fait une déclaration et répond aux questions sur l'autorité intersessionnelle du Comité de sélection.
Après débat, l'honorable sénatrice Batters propose :
Que la motion soit modifiée en remplaçant les mots « présente des recommandations au comité au besoin » par « présente des recommandations au Sous-comité du programme et de la procédure au besoin ».
La motion d'amendement, mise aux voix, est adoptée.
L'honorable sénateur Plett propose :
Qu'un groupe de travail consultatif sur l'attribution de bureaux soit constitué;
Que le groupe soit composé des trois sénateurs qui, le jour de la dissolution de la 42e législature, étaient respectivement président et vice-présidents du Comité de sélection;
Que le quorum soit fixé à trois;
Que le mandat du groupe de travail consultatif soit de recommander l'attribution, aux sénateurs et à leur personnel, en fonction de l'ancienneté et des besoins particuliers, de bureaux dont un caucus n'a pas la responsabilité et qui ne sont pas réattribués par le caucus à l'un de ses membres;
Que le groupe de travail consultatif soumette des recommandations au Sous-comité du programme et de la procédure au besoin.
La motion amendée, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2019-06-13/623(P) — Clarification des déclarations
L'honorable sénatrice Saint-Germain fait une déclaration au sujet du débat lors de la dernière réunion du comité sur l'accès et la circulation dans l'édifice du Sénat du Canada.
L'honorable sénateur Plett invoque le Règlement au sujet de la pertinence du débat. Le président juge que le comité est saisi d'une question pertinente et que le débat est recevable.
Les honorables sénateurs font des déclarations.
CIBA/2019-06-13/624(P)|336| — Projet de révision de la politique sur l'utilisation des médias sociaux
L'honorable sénateur Dean fait une déclaration sur un projet de révision de la politique sur l'utilisation des médias sociaux par les sénateurs et leur personnel.
Après débat, le président prend la question en délibéré et indique qu'il reviendra au comité avec un plan pour la suite des discussions.
CIBA/2019-06-13/625(P) — Déclaration sur la décision du Président
L'honorable sénateur Plett fait une déclaration au sujet de la décision du Président lors de la réunion de la semaine dernière.
CIBA/2019-06-13/626(P)|217| — Sous-comité des communications du Sénat
L'honorable sénateur Plett soulève des préoccupations au sujet d'une réunion du Sous-comité des communications du Sénat.
À 9 h 41, la séance est suspendue
À 9 h 42, conformément au paragraphe 12-16(1) du Règlement du Sénat, le comité poursuit ses travaux à huis clos.
À 9 h 42, le comité s'ajourne jusqu'à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉ :
La dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration,
Pascale Legault
Le secrétaire de séance,
Gérald Lafrenière