Délibérations du comité permanent de la
Régie interne, des budgets et de l'administration
Fascicule 1 - Témoignages du 10 avril 2008
OTTAWA, le jeudi 10 avril 2008
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration se réunit aujourd'hui, à 9 h 2, pour examiner des affaires administratives et autres.
Le sénateur Terry Stratton (vice-président) occupe le fauteuil.
[Traduction]
Le vice-président : Quelqu'un peut-il proposer l'adoption du procès-verbal?
Le sénateur Prud'homme : Je le propose.
Le vice-président : Souhaite-t-on en débattre? Ceux qui sont pour?
Des voix : D'accord.
Le vice-président : Le point suivant à l'ordre du jour est le cinquième rapport du Sous-comité des budgets de comité.
Sénateur Robichaud, nous vous écoutons.
[Français]
Le sénateur Robichaud : Le Sous-comité des budgets de comité du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration a l'honneur de présenter son cinquième rapport. Je crois que chacun d'entre vous avez une copie du rapport que je vais vous présenter.
Vous vous rappellerez qu'on avait parlé des communications. À ce sujet, le sous-comité a rencontré Mme Diane Boucher, directrice des communications, qui a expliqué la nature des services que sa direction peut fournir aux comités du Sénat.
Mme Boucher a indiqué que des agents de communication sont affectés à chaque comité et que les ressources de la direction sont utilisées à excès. Il peut arriver, a-t-elle dit, que sa direction ne puisse pas fournir certains services de communication.
En fait, certains présidents de comités se sont dits préoccupés de ne pas avoir obtenu tous les services de communication dont ils auraient eu besoin, tandis que d'autres se sont dits pleinement satisfaits des services que leur comité a reçus de la Direction des communications.
[Traduction]
Les comités sont invités à discuter de leurs besoins de communication avec l'agent de communication mis à leur disposition pour déterminer s'il conviendrait d'inclure dans leur budget des fonds supplémentaires pour les communications. Mme Boucher se dit prête à rencontrer les présidents et les vice-présidents des comités pour expliquer les services que peut fournir la Direction des communications.
Changement de propos, aux termes de la Politique générale de gestion du matériel du Sénat :
L'acquisition de services de consultation d'une valeur de plus de 35 000 $ et de biens et d'autres services d'une valeur de plus de 25 000 $ devrait être effectuée par le biais d'un régime de concurrence — un « concours » —, dans le respect des règles établies dans la présente politique.
La politique prévoit également que les demandes présentées par des comités en vue de la passation d'un marché avec un fournisseur exclusif doivent être préalablement approuvées par le Comité de la régie interne ou par un sous-comité autorisé au moment de la demande de budget.
Après avoir passé en revue les exigences d'un régime de concurrence, le sous-comité conclut que pareil processus ne s'appliquerait guère dans le contexte des comités.
Depuis l'adoption du troisième rapport du sous-comité, le 14 février 2008, les comités sont désormais tenus de préciser par écrit, dans leur demande de budget, leur intention de faire appel à un fournisseur exclusif et de donner, si possible, le nom du fournisseur.
Le sous-comité recommande par ailleurs ce qui suit : tout d'abord, que toutes les demandes des comités en vue de la passation de marchés pour des services de consultants et de personnel soient approuvées à la fois par la présidence et la vice-présidence du comité et, ensuite, que toutes les factures des comités pour des services de consultants et de personnel soient approuvées à la fois par la présidence et par la vice-présidence du comité avant d'être réglées.
[Français]
Le sous-comité a aussi examiné la question de l'inclusion de fonds dans les budgets des comités pour du personnel administratif.
À l'heure actuelle, un comité paie pour les services d'une employée de soutien qui travaille dans le bureau du président du comité. Le sous-comité a appris que cette personne travaillait à temps plein à des dossiers liés au comité. Les autres comités n'ont jamais demandé de fonds à cette fin, quoique récemment une demande de budget comprenant des fonds pour des services de recherche et de soutien administratif a été reçue.
[Traduction]
Le comité demande donc conseil au Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration concernant le fait que du personnel administratif, rémunéré à partir du budget d'un comité, relève exclusivement de la présidence du comité.
[Français]
Les montants que les comités demandent pour les conférences dans leur budget varient énormément et la quantité de détails donnés au sujet des conférences auxquelles les membres des comités peuvent assister varient beaucoup également. De même, les fonds consacrés aux conférences varient considérablement entre les comités.
En outre, certains comités demandent à leurs membres de rendre compte de ce qu'ils ont appris à chaque conférence, tandis que d'autres n'en font rien.
[Traduction]
En règle générale, les fonds sont demandés pour des activités précises : audiences publiques, missions d'étude et conférences. Dans le cas des audiences publiques et des missions d'étude, les fonds excédentaires sont récupérés à la fin de l'activité. En ce qui concerne les conférences, les fonds ne sont pas récupérés et restent disponibles jusqu'à la fin de l'exercice.
Cette façon de procéder semble avoir semé une certaine confusion au sujet de la latitude dont disposent les comités pour l'utilisation des fonds de l'enveloppe des conférences. Pour la première fois, un budget présenté pour l'exercice 2008-2009 comprend une demande de fonds pour des « conférences, réunions et autres questions liées aux travaux du comité » alors qu'un autre comité demande des fonds pour « la promotion de rapports, de réunions et d'autres questions reliées aux travaux du comité », en plus de demander des fonds pour des conférences. Le sous-comité estime que ces rubriques ne sont pas assez précises et équivalent à une demande générale de fonds à des fins variées.
Par conséquent, le sous-comité recommande ce qui suit : tout d'abord, que les comités indiquent clairement dans leurs budgets la nature des activités pour lesquelles ils demandent des fonds; ensuite, que les fonds destinés à des conférences servent uniquement à des conférences, à moins que le comité de la régie interne ne donne explicitement la permission de les utiliser à d'autres fins.
Le rapport est respectueusement soumis par les membres du sous-comité, soit le sénateur Nancy Ruth, le sénateur Downe et moi-même.
Le sénateur Kinsella : J'aimerais que soit précisé, pour en avoir une idée claire, le thème des communications d'un comité. Par exemple, dans le passé, certains comités ont achevé leurs travaux et ont tenu des conférences de presse décrivant la teneur du rapport. Habituellement, cela se fait après que le rapport a été déposé à la Chambre. Je crains que, de la sorte, les Canadiens n'en viennent à considérer le rapport comme étant l'opinion du Sénat alors qu'en fait, celui-ci ne l'a pas adopté, ce qui pourrait les induire en erreur et par conséquent être dangereux. En réalité, il s'agit de l'opinion du comité en question. Dans l'étude entreprise par le sous-comité, vous êtes-vous arrêtés à cette question du sujet ou de la teneur de ce qui est communiqué — de bien faire comprendre la distinction entre le travail d'un comité et un rapport du Sénat?
Le sénateur Robichaud : Non. Quand nous examinons les budgets présentés par les comités, nous examinons la demande d'autorisation budgétaire adoptée par un comité dans laquelle il demande des fonds à certaines fins. Tant que les fins concordent avec le mandat du comité et les études qu'il souhaite exécuter, nous nous en tenons là.
En ce qui concerne les rapports, un comité a prévu dans son budget de l'argent pour faire la promotion des rapports. Nous ne nous sommes pas arrêtés au fait que le rapport n'est pas un rapport du Sénat tant qu'il n'a pas été adopté par celui-ci.
Ce n'est pas la première fois qu'il est question de comités qui présentent leurs budgets en passant par le greffier le vendredi et du rapport qui fait l'objet d'une couverture médiatique pendant le week-end suivant, de sorte que le grand public et les médias considèrent ensuite le document comme un rapport du Sénat. Non, nous ne nous sommes pas du tout arrêtés à cette question. Je ne crois pas qu'il appartienne à notre sous-comité de le faire, à moins que le sénateur Downe ne souhaite étoffer notre mandat. Je crois que cette question déborde du cadre de notre mandat.
Le sénateur Downe : La question plus générale du mandat du sous-comité me préoccupe. Il faudrait que les membres sachent que notre rapport a été adopté à la majorité. Ce n'était pas une décision unanime.
Le sénateur Stollery : J'aurais un commentaire à faire au sujet de l'observation du sénateur Kinsella. Il se trouve que j'ai une certaine expérience en matière de rapports qui reçoivent une publicité mondiale sans avoir été adoptés par le Sénat. La situation au Sénat est telle qu'un seul sénateur peut faire durer l'examen d'un rapport pendant des années sans qu'il soit jamais adopté. Voilà qui bloquerait tout le processus. Manifestement, dans le cadre du régime actuel, tout le processus pourrait être bloqué. Bien sûr, quand un rapport est diffusé, les sénateurs sont en règle générale d'accord pour qu'il obtienne de la publicité parce que le comité fait rapport à la demande du Sénat.
Je suis en train d'examiner le point 2 concernant les montants prévus dans les budgets pour les conférences. J'ignore quelles en sont les répercussions, bien que je sois convaincu que le comité en a discuté. Dans l'allocation de fonds à des conférences, certains comités, y compris le Comité des affaires étrangères, demandent des montants pour des conférences et les utilisent à cette fin. Il ne m'est jamais même venu à l'idée que ces fonds puissent servir à autre chose. J'aimerais savoir à quel moment et au sein de quel comité il y a eu un problème, parce que j'en ignorais l'existence. Les recommandations que nous faisons sont-elles inutiles? Dans notre cas, depuis plusieurs années, nous prenons soin d'utiliser les montants alloués uniquement pour des conférences.
Le sénateur Robichaud : Il n'est pas question de pointer un comité du doigt.
Le sénateur Stollery : Y a-t-il un problème?
Le sénateur Robichaud : Il n'y a pas de problème. J'ai mentionné, lorsque j'ai abordé le sujet, que les missions d'étude et les audiences publiques sont identifiées en tant que telles comme activités. Quand l'activité est achevée, un rapport est présenté et les fonds qui n'ont pas été utilisés sont récupérés. Les fonds servent uniquement à cette activité. Lorsque le titre du poste budgétaire parle de « conférences, réunions et autres questions liées aux travaux du comité », les montants prévus sous ce grand titre peuvent être déplacés au sein de l'enveloppe de sorte qu'ils peuvent être affectés à d'autres fins. Nous estimons qu'il faudrait que le budget soit un peu plus clair, de sorte que, si des fonds sont approuvés pour des conférences, alors ils ne servent qu'à des conférences. S'il a des fonds en surplus dans cette enveloppe et qu'il souhaite transférer le montant, le comité peut en faire la demande au Comité de la régie interne, qui l'étudiera. Le point a été soulevé pour bien préciser qu'on ne peut déplacer les fonds à volonté.
Le sénateur Stollery : J'accepte la recommandation du président du sous-comité. Toutefois, il importe d'éviter qu'on enlève aux comités une certaine latitude essentielle.
Ayant moi-même une certaine expérience de la question, je ne puis concevoir d'utiliser le montant approuvé pour autre chose qu'une conférence. Je peux par contre concevoir une situation différente de ce que j'ai moi-même connu, lorsqu'un comité pourrait estimer l'activité d'un sénateur suffisamment importante pour les travaux du comité. Vous dites que, si c'était le cas, le comité devrait alors soumettre la question au Comité de la régie interne. Si cette recommandation est adoptée, en quoi le processus actuel sera-t-il modifié?
Le sénateur Robichaud : Si la recommandation est adoptée, les conférences formeront un poste budgétaire distinct.
Le sénateur Stollery : N'est-ce pas déjà le cas?
Le sénateur Robichaud : Non. C'est ce que je tente d'expliquer. Parfois, les montants budgétisés pour les conférences incluent des séances de travail et d'autres dépenses. Le sous-comité estime que la catégorie est trop générale et trop vague. Nous aimerions savoir ce que nous approuvons et à quelles fins. Le changement recommandé injectera un peu plus de clarté dans ce qui se fait.
Le sénateur Stollery : Est-ce la recommandation unanime du sous-comité?
Le sénateur Robichaud : Je vais laisser le sénateur Downe répondre parce que c'est lui qui a dit que le rapport n'était pas unanime. Peut-être pourrait-il vous expliquer en quel sens il ne l'était pas.
Le sénateur Downe : Je vous remercie d'avoir demandé ces précisions. J'avais des préoccupations au sujet de quelques points, mais je suppose que la grande préoccupation concerne le mandat du sous-comité. Le sous-comité devait examiner les budgets, et voilà qu'il fait désormais autre chose, ce qui est bien parce que nous avons identifié certains problèmes. Toutefois, voici ce qui me préoccupe : ne devrait-on pas consulter les caucus et les sénateurs indépendants avant d'adopter ces recommandations?
Le sénateur Stollery : Monsieur le président, j'ai dit ce que j'avais à dire à ce sujet.
Le vice-président : Cher collègue, nous aimerions poursuivre.
Le sénateur Comeau : Brièvement, j'ai trois points à mentionner. Le premier concerne les communications. D'après ce que j'ai compris, aucune décision n'a été prise en vue de demander aux comités de cesser d'avoir recours à des services de communication externes. Est-ce bien cela?
Le sénateur Robichaud : Il y a décision, en ce sens que nous affirmons que certains comités réussissent fort bien à faire leur travail au moyen des services qui leur sont offerts. Mme Boucher a déclaré que ses services sont utilisés à pleine capacité. Toutefois, certains comités n'ont pas trouvé, au sein du bassin de compétences de la direction, ce qui leur fallait et ont par conséquent fait appel à des fournisseurs externes. Le sous-comité affirme que la pratique va se poursuivre, et Mme Boucher a offert de rencontrer les présidents de comité pour discuter de leurs besoins. La porte n'est pas fermée. Nous faisons valoir que, s'il fallait compter uniquement sur les services internes, nous ne croyons pas que Mme Boucher pourrait répondre à la demande...
Le sénateur Comeau : Je comprends tout à fait. C'est une question à laquelle il faudrait revenir plus tard.
Le sénateur Robichaud : Oui. S'il se trouve que nous avons plus de services. Cependant, je tiens à ce que vous compreniez bien que nous n'essayons pas de mettre fin à la pratique. Nous tentons simplement de trouver de meilleurs moyens de rendre cette pratique plus claire et transparente.
Le sénateur Comeau : J'ai toujours été d'avis que nous devrions utiliser les services de communication internes, mais la question n'est pas là. Il faudra y revenir plus tard.
Le deuxième point concerne la page 3 du rapport, là où il est question du personnel administratif qui relève des présidents. Je vous donne seulement mon opinion, plutôt que de lancer une grande réflexion sur les raisons. Cependant, j'estime que nous devrions maintenir la politique qui consiste à ne pas prévoir d'adjoints administratifs pour les présidents de comité. S'ils ne réussissent pas à faire le travail au moyen de leur personnel actuel, c'est qu'il manque quelque chose.
Dans le contexte économique qui nous attend au cours des prochaines années, il est extrêmement difficile de justifier auprès des Canadiens l'embauchage de plus d'employés. J'ignore combien il y a de comités actuellement, mais si nous permettons à un comité de recruter un adjoint administratif, nous devrons le faire d'office pour tous les autres. Je ne crois pas que, dans le contexte économique actuel, ce soit une bonne idée, mais c'est à notre comité d'en juger.
Le vice-président : Dans l'examen de cette question, il faut se rappeler qu'il y a 18 comités.
Le sénateur Comeau : Je ne vois pas comment nous pourrions refuser à d'autres comités ce que nous consentons à un. C'est mon avis.
Mon point suivant concerne les conférences. Dans la toute dernière recommandation du rapport, le sous-comité propose que les fonds destinés à des conférences servent « uniquement » aux conférences, mais il ajoute que, si une demande précise était présentée et justifiée, la porte était toujours ouverte.
Le Comité sénatorial permanent des pêches et des océans envoie rarement quelqu'un à des conférences, mais il a eu et a encore la possibilité d'aller à des salons professionnels où les membres du comité rencontrent probablement presque tous les membres du secteur qui fréquentent ces salons pour échanger de l'information.
Je sais que le Comité des pêches et des océans s'est vu refuser dans le passé des fonds pour assister à de pareils événements parce que ce n'était pas des conférences. Tel que j'interprète la dernière ligne de votre seconde recommandation, un comité comme celui des pêches et des océans pourrait assister à ces salons.
Le sénateur Robichaud : Si la demande est faite et qu'il est clair que les fonds vont servir à une certaine fin, le comité en tiendra compte. Toutefois, j'attire votre attention sur le fait — et j'en parlerai lors de la présentation du rapport suivant — que si nous manquons de fonds parce que nous avons épuisé toute l'enveloppe budgétaire du comité principal, ce sont ces postes budgétaires qu'il faudra réduire de manière à ce que les comités aient l'argent voulu pour s'acquitter de leur principale tâche.
Ces demandes seront examinées au cas par cas. Quand elles seront présentées, nous poserons des questions au sujet des avantages. Habituellement, je ne vois pas de problème, mais je ne peux pas vous répondre à l'avance.
Le sénateur Comeau : Je comprends, mais je crois que vous créez une situation telle qu'il est sûrement possible d'apporter plus de précisions au sujet de la nature et des avantages de la demande.
Le sénateur Stollery : Je suis d'accord avec le point qu'a soulevé le sénateur Comeau. Il n'y en a pas un parmi nous qui sait ce que font les 18 comités. Chacun fonctionne de manière légèrement différente. Pour ma part, je crois que nous devrions réfléchir à cette question pour une semaine.
Comme le dit le sénateur Downe, le sous-comité des budgets a pour raison d'être essentielle d'examiner des budgets. Ces recommandations concernent le fonctionnement du sous-comité — les règles et ainsi de suite. Avant de changer quoi que ce soit, il faudrait que le comité prenne une semaine pour réfléchir à cette proposition. Cela cause-t-il des problèmes? Nous n'avons pas encore adopté le rapport. Pourquoi ne pas y réfléchir pendant une semaine avant de nous prononcer
Le vice-président : Je ne crois pas qu'on s'attend — du moins pas moi — que le rapport va être adopté aujourd'hui. J'aimerais prendre un peu de recul et je propose que, si certains points exigent plus de réflexion, ce qui de toute évidence est le cas, nous nous concentrions sur les questions qui ne posent pas de problème. Par exemple, il y a, à la page 2, deux recommandations concernant les communications. Posent-elles problème? À mon avis, nous devrions pouvoir régler le cas de ces deux recommandations aujourd'hui. Je vous en fais la lecture :
Que toutes les demandes des comités en vue de la passation de marchés pour des services de consultants et de personnel soient approuvées à la fois par le président et le vice-président du comité; et
Que toutes les factures des comités pour des services de consultants et de personnel soient approuvées à la fois par le président et le vice-président du comité avant d'être réglées.
Ces recommandations posent-elles des problèmes à l'un d'entre vous?
Quelqu'un peut-il en proposer l'adoption?
Le sénateur Comeau : Je le propose.
Le sénateur Downe : Monsieur le président, j'aimerais faire une observation. Selon les règles actuelles, si j'ai bien compris, le président est déjà habilité à le faire. Nous allons changer les règles sans consulter les présidents, sauf ceux qui sont présents dans la pièce actuellement. Je crois que le sénateur Stollery avait raison. Nous devrions consulter non seulement nos caucus, mais également les sénateurs indépendants. Il est fort possible que ces propositions fassent l'objet d'un consentement unanime, mais il faudrait tout de même en discuter plutôt que de laisser ces personnes être mises devant un fait accompli.
Le vice-président : Je ne suis pas opposé à l'idée. Cependant, au nom du sénateur Robichaud et de son sous-comité, je signale que ce que l'on veut, c'est de la transparence, et que les Canadiens ont droit à cette transparence.
Le sénateur Downe : En quoi ce qui était transparent auparavant ne l'est-il plus?
Le vice-président : Le parti ministériel et l'opposition sont habilités à signer, une façon de faire plus transparente que la situation actuelle.
Le sénateur Dawson : Vous avez dit qu'il serait bon de réfléchir à la deuxième partie du rapport du comité pendant un certain temps. Comme il semble y avoir un léger désaccord à cet égard, j'ignore pourquoi il faudrait adopter la moitié du rapport aujourd'hui, sans l'autre moitié.
Je souscris également à ce qu'a dit le sénateur Downe, soit que certaines décisions sont liées à des principes et d'autres, aux budgets. Celle-là semble aller au-delà des questions de fonds.
Comprenez-moi bien : je suis d'accord avec les recommandations. Cependant, cette question déborde du cadre du mandat d'un comité chargé d'examiner des budgets. Il s'agit d'une question de principe. Je crois qu'il faudrait qu'il y ait plus de consultations, et une semaine de plus ne tuera personne.
Le vice-président : Sénateur Dawson, j'abonde dans le même sens.
Pendant que nous discutons du rapport, je me demandais s'il était possible de régler certaines questions non litigieuses. Si vous estimez que tout le rapport devrait être mis en veilleuse, je m'en remets à votre décision.
Le sénateur Comeau : C'est ce que semblent souhaiter les membres du comité, soit que nous envisagions la possibilité de mettre toutes les recommandations en veilleuse pour une semaine afin d'avoir le temps d'y réfléchir. Je suis disposé à retirer ma motion.
Le sénateur Robichaud : Je demande au comité d'en venir à une décision avant que nous entamions l'examen d'autres budgets. Nous prévoyons le faire la semaine prochaine, de manière à ne pas empêcher les comités de faire leur travail. Il serait important que nous connaissions votre décision.
Le vice-président : Si j'ai bien compris ce qu'on est en train de dire, le problème, c'est que, comme le fait remarquer le sénateur Robichaud, ce comité sera saisi de budgets plutôt importants très bientôt. Nous devons nous prononcer sur la teneur du rapport à l'étude avant de pouvoir approuver ces budgets importants, et ils incluent certains déplacements.
Le sénateur Comeau me corrigera si je fais erreur, mais je crois que cinq comités ont prévu de faire des voyages la dernière semaine de ce mois-ci et durant la première semaine de juin. Ils doivent donc avoir lieu dans un délai assez rapproché.
Le sénateur Robichaud : Notre deuxième rapport traite des comités qui prévoient faire un voyage en mai ou en juin. Ceux-là n'auront pas de problème.
Le vice-président : Pour quelle raison faut-il alors traiter de ce rapport avant une certaine échéance?
Le sénateur Robichaud : Bientôt, nous serons saisis de tous les importants budgets pour l'exercice complet. Je crois que des comités attendent notre approbation pour pouvoir planifier leurs activités.
Le deuxième rapport concerne des fonds dont on aura besoin très bientôt. Les comités voudront connaître notre décision également.
Le vice-président : Ce dont j'ai besoin de vous, monsieur, c'est que vous me disiez à quelle date environ il faut que le rapport soit adopté.
Le sénateur Robichaud : Nous avions prévu, la semaine prochaine, de commencer à examiner le reste des grandes demandes d'autorisation budgétaire.
C'est à vous d'en décider. Nous pouvons reporter cet examen et, entre-temps, fonctionner à coup de demandes spéciales, s'il y a urgence.
Le sénateur Tardif : Si j'ai bien saisi le sens des recommandations 1 et 2 — au sujet des services de consultants —, ce n'est pas le montant qui est en jeu. Cela n'a rien à voir avec les 25 000 $ ou 30 000 $. Il s'agit plutôt de faire signer les factures du comité par son président et par son vice-président.
Le sénateur Robichaud : Je crois que les comités confèrent le pouvoir de signature au président, au vice-président et au greffier de sorte que le parti ministériel et l'opposition sont tous deux conscients des marchés demandés et des factures acquittées. Ces documents devraient être signés à la fois par la présidence et par la vice-présidence. Le greffier ne devrait pas agir comme cosignataire. Cependant, parfois, il est prié de signer. Nous estimions que la responsabilité devrait en revenir aux sénateurs.
Le sénateur Tardif : Cela n'a rien à voir avec le montant. Par exemple, si le contrat est de 2 000 $, cela n'a rien à voir avec le montant.
Le sénateur Robichaud : Non. Ces montants ont été approuvés dans la présentation budgétaire. Les montants ne changeront pas.
Le sénateur Tardif : À la page 3, vous demandez conseil au sujet des budgets de comité et du fait que l'employé administratif relève exclusivement du président du comité. Dans ce contexte, vous n'avez pas fait de recommandation à cet égard. Est-ce à dire que vous ne vous attendez pas d'en avoir?
Le vice-président : Non.
Le sénateur Robichaud : Pas pour l'instant, mais nous demandons au comité de fixer certaines balises quant à la voie à suivre. On a fait valoir que si le service est autorisé pour un comité, tous les comités voudront également y avoir droit. C'est aussi ce que je pense. Toutefois, si tous les comités peuvent le faire, cela coûtera très cher. On s'interroge pour savoir si les budgets de comité devraient servir à augmenter le personnel des bureaux de sénateur. J'estime que les budgets de comité devraient servir aux fins du comité, sous la supervision de la Direction des comités, mais les opinions diffèrent à ce sujet. C'est pourquoi nous attirons l'attention du comité principal sur la question.
Le sénateur Tardif : Prévoyez-vous que cela commencera à faire partie du processus de consultation plus étendu?
Le sénateur Robichaud : Ce serait au comité de la régie interne d'en décider.
Le vice-président : En fin de compte, ce sera notre comité qui décidera. Une fois les décisions prises, le Sénat en délibèrera.
Le sénateur Kinsella : Je me demandais si nous pouvions reporter le débat sur ce point jusqu'à ce que nous ayons réglé le suivant. Le sénateur Robichaud a piqué ma curiosité, et je vais mordre à l'hameçon. Il a laissé entendre que certaines questions pourraient trouver réponse quand nous examinerons le rapport suivant. Serait-il utile de retarder l'étude de ce point jusqu'à ce que nous ayons terminé notre étude du point suivant? Nous pourrons, si mes collègues acceptent, y revenir à une réunion ultérieure. Notre examen de votre présentation concernant le point suivant à l'ordre du jour nous aidera à régler la question dont nous débattons actuellement.
Le sénateur Robichaud : Il a été dit que certains comités auraient besoin des fonds de fonctionnement en avril, mai et juin. C'est pourquoi il faudrait prendre la décision au sujet de ce rapport dès maintenant.
Vous avez dit que l'autre rapport que je présenterai réglera le cas des comités qui ont des activités prévues dans l'avenir immédiat. Il faut décider du moment où nous allons examiner le reste des budgets de comité.
Le vice-président : Le deuxième rapport n'est pas conditionnel à l'approbation du premier.
Le sénateur Robichaud : Non.
Le sénateur Jaffer : Je me sens très mal à l'aise. J'ai suivi toute cette discussion attentivement. Nous exigeons beaucoup trop de notre sous-comité des budgets en lui demandant d'examiner la politique. Si nous souhaitons un sous- comité pour le faire, alors c'est le genre de mandat qu'il faudrait lui confier. Il ne faudrait pas mélanger les questions de politique et les budgets. C'est là un terrain dangereux. Il faut plus de consultations à cet égard.
Sauf votre respect, je ne suis pas d'accord avec la présidence qu'il s'agit là d'une question de transparence. Nous parlons de la signature de factures quand un budget a déjà été approuvé par le comité. Ce n'est pas comme si on demandait à la présidence de signer sans avoir l'approbation; c'est là un débat beaucoup plus large.
Je ne suis également pas à l'aise à l'idée que nous n'avons qu'une semaine pour discuter de tout cela. C'est une question fort importante, et à mon avis il faudrait prendre le temps de bien l'examiner. Entre-temps, nous pouvons peut-être donner certaines instructions au sous-comité des budgets jusqu'à notre retour de congé. Nous ne devrions certes pas demander au sous-comité des budgets d'examiner des questions relevant de la politique.
Le vice-président : Quelqu'un a-t-il autre chose à dire?
Le sénateur Stollery : Je crois qu'il importe également de rappeler aux membres que vous ne pouvez pas non plus signer pour vos propres dépenses.
Le vice-président : Un peu de patience. Je vous demande de bien vouloir demander la parole avant de parler.
Le sénateur Stollery : Désolé. Je souhaitais simplement rappeler à tous qu'en termes d'intégrité et de transparence, un président ou qui que ce soit ne peut autoriser ses propres dépenses. Si le président a des frais, il faut qu'il demande au vice-président et au greffier, si ma mémoire est bonne, de signer. Vous ne pouvez pas approuver vos propres frais. Cette politique nous a fort bien réussi. Je ne vois pas trop où est le problème.
Le sénateur Robichaud : Ce n'est pas ce dont il est question ici. Nous parlons de marchés et de factures.
Le vice-président : On s'entend pour dire que cette question est mise de côté pour l'instant. Je crois qu'il va falloir fixer une échéance, sans quoi le sous-comité sera aux prises avec ces importants budgets de déplacement des divers comités sans instruction.
Je soutiens, pour avoir moi-même présidé le sous-comité des budgets, que lorsque le sous-comité repère des problèmes dans des budgets qui lui sont présentés, il est de sa responsabilité de nous présenter des recommandations. Que ces problèmes concernent des principes ou pas, il a la responsabilité de nous présenter des recommandations.
Je remercie le sous-comité de nous avoir présenté ces recommandations. Je l'en félicite d'ailleurs et je recommande que nous fixions une échéance ferme pour que le sous-comité n'ait pas les mains liées lorsqu'il sera question d'approuver des demandes d'autorisation budgétaire. Rappelez-vous qu'il faudra que ces budgets soient approuvés d'ici la mi-juin, quand nous ajournerons pour l'été.
Le sénateur Downe : Je ne crois pas qu'il y ait de lien entre l'approbation du rapport et le travail du comité. Le comité peut continuer d'approuver tous les budgets, que ce rapport soit adopté ou non. Nous pouvons approuver les budgets de comité joints au deuxième rapport sans que le rapport à l'étude soit adopté.
Ce sont des recommandations, et je crois que tous s'entendent pour dire qu'il devrait y avoir consultation. Nous allons les envoyer à tous les sénateurs, en discuter avec eux au sein du caucus, et avec les sénateurs indépendants. Nous saurons ce qu'ils en pensent, puis nous pourrons adopter un document qui a l'appui général du Sénat.
Le vice-président : Je crains que cette approche signifie qu'on ne le fasse jamais. C'est ce que cela signifie pour moi. Je suis sérieux. Il faut fixer une échéance.
Sénateur Robichaud, souhaitiez-vous répondre au sénateur Downe?
Le sénateur Robichaud : Non. Je souhaitais plutôt dire que, si nous vous avons présenté les recommandations, c'est parce que nous voulions que les choses se fassent d'une certaine façon. Nous ne cherchons pas à attribuer le blâme. Nous ne disons pas que des choses se font contrairement à la pratique établie. Selon moi, nous tentons simplement de clarifier certaines choses et de faire en sorte que tous sont au courant de ce qui se passe. C'est tout. La question s'arrête là.
Si le comité décide d'attendre, comme l'a dit le sénateur Downe, nous pouvons examiner les budgets qui nous sont présentés. J'aurais aimé avoir certaines instructions pour que certains postes soient clairement identifiés de sorte que tous savent ce que nous approuvons et ce qui est demandé. C'est tout. Nous pouvons continuer comme par le passé.
Le vice-président : Ayant participé à l'approbation de budgets au sein des divers comités dont je suis membre, je crains qu'une fois qu'un comité décide de faire quelque chose comme de faire approuver un employé pour aider la présidence et qu'un montant est budgétisé pour ce poste, d'autres comités diront : « Si ce comité a le droit de le faire, alors nous l'avons également. » Nous perdrons ainsi le contrôle du processus budgétaire, si nous ne faisons rien.
Le sénateur Downe : Monsieur le président, vous faites valoir un bon point, mais c'est en réalité le travail du sous- comité.
Le vice-président : Je ne dis pas le contraire. Ce qui me préoccupe, c'est que vous reconnaissiez que le sous-comité a effectivement le droit de prendre ces décisions. On pourrait soutenir, comme l'a dit le sénateur Dawson, qu'il s'agit là de questions de principe. C'est là le dilemme, et c'est pourquoi il faut fixer une échéance.
Le sénateur Downe : À cet égard, monsieur le président, je crois que vous avez raison à nouveau, mais le sous-comité ne prend pas vraiment de décision. Il présente une recommandation à notre comité. En tant que membre du sous- comité, je n'aurais aucune réticence à refuser à l'un ce que l'autre a obtenu en raison de sa charge de travail.
Le vice-président : Je vous remercie de cette précision.
Le sénateur Stollery : Monsieur le président, vous venez de faire une observation importante. Il s'agit d'une question de principe. Personnellement, je crois que les politiques que nous avons utilisées jusqu'ici nous ont plutôt bien servis. Les comités ont fait plus de travaux importants durant ces dix dernières années, soit depuis que je suis ici. Ce n'est pas une mince affaire de changer ou de modifier une politique. Quand une formule est plutôt réussie, il faut y réfléchir grandement. J'ai été membre du même comité que vous, et je connais les difficultés auxquelles se bute le sous-comité. En fait, j'étais membre de notre comité avant que nous ayons un sous-comité, quand tous les budgets étaient approuvés par le comité en entier.
Le vice-président : J'aimerais que nous passions à autre chose, sénateur Stollery.
Le sénateur Stollery : La modification d'une politique est importante, et il faudrait bien y réfléchir.
Le sénateur Comeau : Je félicite le comité de ce qu'il a fait. Ce sont là quatre recommandations vraiment excellentes. Elles sont faciles à comprendre. Je ne crois pas que nous ayons besoin de plus d'une semaine pour consulter les autres, pour soumettre les recommandations à nos groupes individuels et pour vous revenir avec un oui ou un non la semaine prochaine. Je propose que nous inscrivions ce point à l'ordre du jour de la réunion prévue dans une semaine et que nous le réglions.
Le vice-président : Si nous n'en traitons pas la semaine prochaine, il y a ensuite une semaine de relâche, après quoi le comité siègera toute la semaine. J'estime essentiel de régler la question tout de suite. Voulez-vous faire une motion à cet effet?
Le sénateur Comeau : Inscrivons le point à l'ordre du jour de la semaine prochaine.
Le vice-président : C'est en réalité tout ce que j'espère.
Si j'ai bien compris le consensus qui se dégage des délibérations, le rapport serait présenté à tous les caucus la semaine prochaine pour discussion. Si c'est possible, revenez-nous dans une semaine avec les recommandations, s'il y en a, concernant l'éventuelle adoption du rapport. Plaît-il aux honorables sénateurs d'agir de la sorte?
Le sénateur Comeau : D'accord.
Le vice-président : Nous allons donc poursuivre et passer au rapport suivant du sénateur Robichaud.
Le sénateur Robichaud : Avec votre permission, à nouveau, j'aimerais avoir des précisions. Qui au juste présente le rapport aux caucus? Je crois que la présidence et la vice-présidence de notre comité devraient le présenter à nos caucus respectifs.
Le vice-président : Je n'en disconviens pas, sauf, sénateur Robichaud, que vous savez ce qui va se produire. On vous posera des questions au sein de votre caucus au sujet du rapport et des recommandations. Je vais demander au sénateur Nancy Ruth de répondre aux questions du sien.
Le sénateur Robichaud : Je vous remercie.
Le vice-président : Êtes-vous d'accord avec ce processus?
Le sénateur Dawson : Oui.
Le vice-président : Nous pouvons maintenant passer au rapport suivant.
[Français]
Le sénateur Robichaud : Vous avez devant vous le sixième rapport. Je vais tout simplement, lorsque vous allez prendre connaissance de ce rapport, vous en expliquer brièvement le contenu et ce que nous avons eu à faire.
Le sous-comité est conscient que les comités ont des plans de travail ambitieux. Il est important pour nous de travailler avec efficacité et efficience pour voir à ce que les comités disposent des ressources nécessaires pour faire leur travail. Ceci dit, le sous-comité a déjà entendu trois présidents, dont les comités ont prévu des activités plus tôt dans l'exercice fiscal.
De plus, le sous-comité a étudié attentivement les prévisions budgétaires reçues jusqu'à maintenant et recommande sans crainte la libération des fonds pour les budgets législatifs, ainsi que les budgets modestes d'études spéciales qui n'impliquent pas trop de déplacements ni l'embauche de personnel. Pour les budgets plus substantiels, ou ceux comportant des éléments inhabituels, le sous-comité invite les présidents à comparaître pour expliquer leurs budgets et répondre aux questions.
Le sixième rapport comprend un montant recommandé de 147 053 $ pour des budgets législatifs et ceux des comités mixtes, ainsi qu'un montant supplémentaire de 705 910 $ pour les études spéciales.
[Traduction]
Dans le cas du budget du Comité des banques, il comprend des fonds seulement pour les repas de travail à Ottawa et une visite d'étude à Washington, D.C., en mai ou en juin.
Dans le cas du Comité spécial sur le vieillissement, il doit déposer un rapport le 30 septembre 2008, et son plan de travail comprend quatre séries d'audiences publiques et des visites d'étude en mai et en juin. Le budget comprend également une demande d'environ 80 000 $ pour les conférences.
Après avoir entendu la présidence, le sous-comité a décidé de recommander la libération du financement complet pour permettre au comité de faire son travail, à l'exception du financement pour les conférences, qui est réduit à 20 000 $.
Le sous-comité est d'avis qu'il faut accorder la priorité au financement des activités principales, comme les audiences publiques, et que le financement pour les conférences dépend de la disponibilité des fonds. Le sous-comité a déjà reçu quelque 3,5 millions de dollars en demandes budgétaires, et nous savons qu'il reste encore plusieurs budgets d'importance à recevoir.
Le budget total des comités totalise 3,35 millions de dollars et, tout en sachant que les comités ne dépensent pas tout l'argent qui leur est alloué, nous devons le répartir de manière responsable afin que tous les comités disposent des ressources nécessaires à leurs activités principales.
C'est d'ailleurs pourquoi le montant recommandé pour l'étude spéciale du Comité des affaires étrangères et du commerce international (questions générales) est moindre que ce qui avait été demandé. Encore une fois, tout en recommandant le financement complet pour les dépenses générales du comité, le sous-comité a réduit l'allocation recommandée pour les conférences de quelque 70 000 à 20 000 $. Bien entendu, si le Comité des affaires étrangères décide que ce montant n'est pas suffisant, il aurait la possibilité de comparaître devant le sous-comité pour demander une allocation supplémentaire.
Je demande l'adoption du sixième rapport.
Le vice-président : Nous allons en discuter.
Le sénateur Comeau : Que signifie « questions générales »?
Le sénateur Robichaud : Le terme « général » veut dire ce qu'il dit. Dans ce cas-ci, il laisse entendre...
Le sénateur Comeau : Je crois savoir ce dont il s'agit.
Le vice-président : Par souci de clarté, peut-être faudrait-il mieux le définir.
Le sénateur Dawson : Changement de propos, le Comité des banques et du commerce a prévu dans son budget 60 000 $ pour aller à Washington, D.C., mais Washington est censé être inclus dans les déplacements nationaux.
Le sénateur Jaffer : C'est un autre poste budgétaire.
Le sénateur Dawson : Je ne souhaite pas passer au point suivant au programme du sénateur Downe, mais la réalité est qu'il faut prévoir quelque chose. Si vous allez à Washington, c'est censé être un voyage habituel. Pourquoi le financerions-nous deux fois?
Le sénateur Jaffer : Si j'ai bien compris, ces déplacements sont financés lorsque ce sont les sénateurs individuels, mais il s'agit ici de l'activité du comité.
Le vice-président : Sénateur Dawson, cette réponse vous satisfait-elle?
Le sénateur Dawson : Non.
Le sénateur Stollery : Je ne comprends pas cette histoire de questions générales. Le Comité des affaires étrangères a reçu du Sénat un ordre de renvoi qui n'est pas de nature générale. L'ordre de renvoi parle de questions commerciales entre le Canada et la Chine et la Russie.
Le vice-président : Sénateur Stollery, si je puis vous interrompre, le sénateur Robichaud aurait peut-être la réponse.
Le sénateur Robichaud : C'est justement ce que fait le sénateur Stollery. Les frais généraux sont liés au mandat du comité.
Le sénateur Stollery : Il y a aussi les questions générales, qui sont distinctes des frais généraux.
Le sénateur Robichaud : Ce sont habituellement des frais généraux engagés pour exécuter le mandat du comité. Dans ce cas-ci, ils incluent les services professionnels et autres, les transports et les communications et toutes les autres dépenses. Les dépenses relèvent du mandat général du comité.
Le sénateur Stollery : Ce que j'en dis, c'est qu'il existe un ordre de renvoi général au Comité des affaires étrangères, comme cela a toujours été le cas, pour les nouvelles questions. C'est un ordre de renvoi général qui couvre les nouveaux problèmes imprévus de manière à pouvoir en traiter. Cela ne coûte pas très cher.
Le vice-président : Nos pensées convergent.
Le sénateur Stollery : Le comité vient tout juste de tenir une réunion importante, hier soir. J'aimerais attirer l'attention des membres du comité sur la raison pour laquelle les conférences du Comité des affaires étrangères sont si importantes. Si nous ne nous déplaçons pas en tant que comité, ce qui est peut-être très coûteux parce que nous sommes le Comité des affaires étrangères, nous pouvons parfois utiliser le budget des conférences pour y envoyer des membres individuels, ce qui fait économiser. Si nous n'y allons pas, alors nous ne dépensons pas l'argent, et cela ne coûte rien.
Le vice-président : Nous sommes tous d'accord avec ce que vous avez dit, sénateur Stollery. Je ne crois pas que nous soyons en train de discuter d'une question nouvelle.
D'autres souhaitent-ils intervenir au sujet du rapport?
Le sénateur Comeau : Je ne souhaite pas relancer le débat sur cette question, mais nous pourrions peut-être y revenir parce que les comités du Sénat n'ont pas d'ordre de renvoi général. Les deux seuls comités du Sénat qui ont un mandat sont le Comité permanent du Règlement et le Comité permanent de la régie interne. Autrement, les comités n'ont pas de mandat général. En tant que tel, ils doivent obtenir un mandat du Sénat.
Le vice-président : Sénateur Comeau, vous avez tout à fait raison.
Le sénateur Comeau : Cela dit, je puis comprendre que des comités veuillent avoir des activités générales. Les comités de la Chambre des communes reçoivent un mandat général lorsqu'ils sont créés, et nous pouvions envisager l'idée de le faire nous aussi pour les comités sénatoriaux.
Le sénateur Robichaud : Je vais vous lire un extrait de Journaux du Sénat. L'honorable sénateur Di Nino propose, appuyé par l'honorable sénateur Oliver,
Que le Comité sénatorial permanent des affaires étrangères et du commerce international, en conformité avec l'alinéa 86(1)h) du Règlement, soit autorisé à étudier les questions qui pourraient survenir occasionnellement se rapportant aux relations étrangères en général;
Le sénateur Stollery : Oui. C'est le petit poste qui n'a pas un gros budget.
Le sénateur Robichaud : La motion a été adoptée par le Sénat.
Le vice-président : Nous sommes tous sur la même longueur d'onde. Nous abordons des questions qu'il n'est pas nécessaire d'examiner.
Nous sommes en train de débattre de la motion. Y a-t-il d'autres interventions au sujet de l'approbation de la recommandation du sous-comité concernant les budgets de comité? Tous ceux qui sont pour? Contre? Adoptée.
La séance se poursuit à huis clos.