Délibérations du Comité
permanent de la
Régie interne, des budgets et de
l'administration
Fascicule 2 - Témoignages du 29 octobre 2009
OTTAWA, le jeudi 29 octobre 2009
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration se réunit aujourd'hui à huis clos, à 8 h 32, pour discuter de questions administratives, et en public pour discuter d'autres questions.
Le sénateur George J. Furey (président) occupe le fauteuil.
(La séance se poursuit en public.)
[Traduction]
Le président : Honorables sénateurs, le point suivant à l'ordre du jour est le rapport du Sous-comité des budgets de comité et des déplacements à l'étranger.
[Français]
Le sénateur Robichaud :
Votre sous-comité a étudié une demande du Comité sénatorial des affaires étrangères visant à autoriser le personnel accompagnant le comité en Chine à voyager en classe affaire. La durée des vols en question est d'environ 18 heures.
Votre sous-comité entreprend actuellement un examen général sur la question de classe de déplacement autorisée pour le personnel, mais puisque le comité voyagera durant la semaine de relâche de novembre, une réponse immédiate est requise. Compte tenu de la longueur du vol, votre sous-comité recommande l'approbation de la demande, aucun fonds additionnel n'est requis.
[Traduction]
Votre sous-comité fait remarquer que la demande originale de budget comprenait le financement d'un voyage unique de deux membres du personnel en Russie et en Chine. Le comité a demandé que l'enveloppe de l'activité soit divisée en deux, soit l'une pour un voyage en Russie et l'autre pour un voyage en Chine. Cette demande a reçu l'aval du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration le 1er octobre 2009, avec l'adoption du dixième rapport du sous-comité.
Bien que la demande de créer deux enveloppes d'activité ait été accompagnée de budgets révisés ajoutant notamment un membre du personnel pour le voyage en Chine, ce qui fait un total de trois membres du personnel, aucune mention n'a été faite de ce changement dans la lettre d'accompagnement. Votre sous-comité demande par conséquent que les lettres d'accompagnement indiquent clairement tout changement important, y compris toute augmentation du nombre proposé de membres du personnel devant être du voyage.
[Français]
Respectueusement soumis, le sénateur MacDonald, le sénateur Cordy et moi.
Monsieur le président, je propose l'adoption de ce rapport.
Le président : Merci beaucoup. Y a-t-il des questions?
[Traduction]
Nous avons une motion d'adoption, du sénateur Robichaud. Qui est pour?
Des voix : D'accord.
Le président : Y a-t-il des voix qui sont contre? La motion est adoptée. Merci, sénateur Robichaud.
J'ai une motion visant le remplacement du sénateur Cook au Conseil interparlementaire mixte. La motion serait que le sénateur Downe remplace le sénateur Cook. Quelqu'un peut-il proposer une motion à cet effet?
Le sénateur Tkachuk : Je le propose.
Le président : C'est proposé par le sénateur Tkachuk. Qui est pour?
Des voix : D'accord.
Le président : Y a-t-il des voix contre? C'est adopté. Chers collègues, nous allons demander à Mme Dodd, des ressources humaines, de faire le point pour nous sur le virus H1N1. La première question est : avez-vous été vaccinée?
Linda Dodd, directrice, Ressources humaines, Sénat du Canada : Pas encore. Je ne fais pas partie des groupes à haut risque.
[Français]
Mais je suis centaine que la première question concerne les cliniques.
[Traduction]
Le greffier de la Chambre des communes a confirmé hier qu'il n'y aura pas de clinique spéciale sur la Colline parlementaire. Cela fait suite à une décision du Dr Butler-Jones, médecin chef et dirigeant de l'Agence de la santé publique du Canada.
Le problème, actuellement, vient en partie des files d'attente et des défis que doivent relever les autorités de la santé, alors elles ne permettent pas pour l'instant qu'il y ait de cliniques spéciales.
[Français]
J'aimerais tout de même vous informer des nouvelles initiatives ici au Sénat.
[Traduction]
Nous maintenons le point de mire sur la prévention, la communication et le maintien de services essentiels aussi longtemps que possible. Tous les directeurs ont passé en revue leurs services essentiels et ont des plans d'urgence en place, et diverses directions procèdent à des essais. Nous faisons aussi un suivi de l'absentéisme.
Nos questions et réponses sont régulièrement mises à jour, et d'après l'incidence de consultation du site web, l'information sur le virus H1N1 est consultée régulièrement. Une trousse d'outils a été conçue, qui va être diffusée sur Intrasen. Un message général est censé être diffusé ce matin, au moment même oé nous nous parlons, sur les mesures de prévention et les cliniques dans la région.
Le comité de surveillance de la grippe se réunit régulièrement pour évaluer les risques et, en partenariat avec la Chambre des communes et la Bibliothèque du Parlement, mettre en oeuvre de nouvelles initiatives selon les besoins. Des trousses de désinfection ont été fournies afin que tout le personnel assume la responsabilité de son propre lieu de travail, et c'est l'une des mesures que nous avions voulu mettre en oeuvre la dernière fois.
Toutes les autres initiatives mises en ouvre il y a quelques semaines et il y a plus d'un mois demeurent en vigueur.
[Français]
Ce sont donc les nouvelles initiatives pour le Sénat cette semaine.
[Traduction]
Y a-t-il d'autres questions sur la mise à jour? Je sais que la question porte sur les cliniques.
Le sénateur Jaffer : Ce n'est pas tellement sur la mise à jour, mais qu'avez-vous prévu si un employé tombe malade pendant une longue période? Vous avez un budget, vous continuez à payer cet employé mais vous devez le remplacer. Le secteur privé et d'autres secteurs ont pris des dispositions pour remplacer des membres du personnel. Avez-vous prévu de telles mesures à l'endroit des sénateurs?
Mme Dodd : Nous avons une réserve de fonctionnaires disponibles pour le remplacement. Mais cela cooûtera de l'argent car nous ne pouvons pas leur demander de le faire volontairement. En cas de besoins urgents en raison de travaux de comité ou pour toute autre raison, veuillez contacter mon bureau ou celui de Mme Bernier et nous pourrons vous communiquer des noms, il faudra évidemment payer pour cela.
Le sénateur Jaffer : À partir du budget du sénateur?
Mme Dodd : Aux frais du sénateur.
Le président : Il me doit d'informer les sénateurs que Ressources humaines a préparé une liste de réponses à bon nombre de questions du genre de celles que vient de soulever le sénateur Jaffer. Cette liste sera distribuée la semaine prochaine.
Vous avez dit qu'il n'y avait pas de clinique sur la Colline. Beaucoup de sénateurs se sont interrogés à ce sujet. Pouvez-vous nous dire, aux fins du compte rendu, à qui il revient de prendre cette décision?
Mme Dodd : Cette décision a été prise par le Dr Butler-Jones, qui est le responsable pour l'Agence de la santé publique du Canada.
Le président : Ce n'est pas une décision que doivent prendre la Chambre des communes ou le Sénat?
Mme Dodd : Pas du tout.
Le président : Ce n'est pas de notre ressort.
Mme Dodd : C'est exact, pas du tout.
Le sénateur Prud'homme : Sur ce dernier point, il est regrettable qu'ils n'aient pas prévu que la vaccination pourrait être administrée plus facilement. Je compte de nombreux amis à Montfort qui disent que ce sera une pagaille parce que les gens, notamment les personnes âgées, viendront de tous les quartiers d'Ottawa sans savoir oé aller. Il pourrait y avoir des cliniques dans les grands édifices oé il serait possible de vacciner un grand nombre de personnes.
[Français]
En français, on dit « engorger les hôpitaux ».
[Traduction]
Environ 3 000 personnes travaillent dans les deux Chambres. Il serait bon que quelqu'un puisse signaler ce problème au Sénat.
Si l'administrateur en chef de la santé publique est coincé, il pourrait demander au directeur général des élections d'étudier la façon dont seront gérées les élections le jour du scrutin. Tout ce qu'il faut, dans chaque édifice et chaque grand immeuble résidentiel, c'est une infirmière munie de ce dont elle a besoin. À mon avis, si la situation s'aggrave, il devra faire preuve de souplesse et recevoir des doléances.
Je laisse au comité le soin de décider, monsieur le président, au nom des parlementaires, pas seulement pour nous mais pour tout le monde à Ottawa. Nous représentons le Canada. Si la situation s'empire, le comité de planification devra faire preuve de plus de souplesse.
Mme Dodd : Je sais que l'Agence de la santé publique a considéré toutes les options. Le problème actuel est aussi d'avoir des cliniques dans les campus universitaires et dans les écoles, ce qui n'est pas le cas aujourd'hui. L'agence a un plus grand plan de lutte en cas de pandémie, bien plus important que le nôtre. Cela ne veut pas dire qu'ils ne nous prennent pas en compte; ils font encore cas de nous, mais les écoles leur posent beaucoup d'autres problèmes.
[Français]
Le sénateur Robichaud : Je pense à une situation oé l'on en arriverait à un niveau élevé de personnes infectées. Je pense aux familles qui ont de jeunes enfants, oé les deux parents travaillent comme dans la majorité des cas. Un des parents va être obligé de rester à la maison même s'il n'est pas atteint.
De quelle façon va-t-on traiter les absences de ceux qui devront s'absenter, d'une part pour garder les enfants et, d'autre part pour empêcher qu'ils transportent virus ici? Est-ce qu'ils devront réclamer des jours de maladie, de vacances? Est-ce que dans un tel cas la situation pourrait devenir plus flexible?
Mme Dodd : Cela fait partie de la réalité. Les employés bénéficient de congés familiaux qu'ils peuvent utiliser et qui sont déjà dans les avantages sociaux. On en discute dans tous les bureaux parce que, comme vous l'avez mentionné, ce ne sont pas nécessairement la personne qui sera malade, mais les membres de sa famille.
Normalement, les congés familiaux valent pour une période de trois à sept jours, sans plus. Les congés sont déjà disponibles pour les familles.
Le sénateur Comeau : Au moment oé la population en général aura reçu le vaccin, est-ce qu'il sera possible d'avoir d'une clinique sur la Colline du Parlement pour ceux qui n'ont pas eu la possibilité de se rendre à une clinique?
Par exemple dans mon cas, je ne pourrais pas me rendre dans les cliniques qui sont offertes dans ma région parce que je suis à Ottawa. Cela me cause un problème pour recevoir le vaccin. Je sais que ce n'est pas possible d'avoir une clinique pour le moment. Mais est-ce que plus tard cela pourrait être une possibilité?
Mme Dodd : J'aimerais vous dire oui. Je peux vous dire que c'est une possibilité et qu'on ne veut pas que les gens n'aillent pas se faire vacciner parce qu'ils pensent qu'il y aura une clinique ici. Ce n'est pas une garantie et en ce moment, elle n'est même pas à 40 p. 100.
Le sénateur Comeau : Comprenez-moi bien. Je ne veux absolument pas que nous soyons traités avant la population en général. Je dis simplement que c'est difficile pour certains sénateurs de se rendre à une clinique. J'ai pris ma décision, oui je veux recevoir le vaccin, mais pour moi ce n'est pas possible pour le moment. J'aimerais espérer qu'il y ait possibilité que je puisse recevoir un vaccin à un moment donné dans le futur.
Mme Dodd : Je prends note de vos commentaires. Nous continuons d'en discuter avec nos collègues de la Chambre des communes qui vivent la même situation.
[Traduction]
Le président : Une dernière question, madame Dodd. Est-ce que les députés qui passent la plus grande partie de leur semaine à Ottawa, mais qui ne résident pas en Ontario, peuvent être vaccinés en Ontario ou leur faut-il pour cela une carte santé de l'Ontario?
Mme Dodd : Pour le moment, il leur faut une carte santé de l'Ontario. Cependant, l'Agence de la santé publique doit se prononcer aujourd'hui afin que les détenteurs d'une carte santé canadienne puissent être vaccinés. Je n'ai pas de réponse définitive à ce sujet, mais c'est un problème.
Le président : Y a-t-il d'autres questions?
[Français]
Le sénateur Prud'homme : Il y a les femmes enceintes, les enfants et les pompiers.
[Traduction]
Pour ce qui est du Parlement, je n'hésiterai pas à défendre la nécessité d'une clinique ouverte au public. Le Parlement est un tout. Il n'est pas le privilège de quelques députés. Nous venons de toutes les régions du Canada. Madame Dodd, il ne vous revient peut-être pas de décider de l'ouverture d'une clinique, mais la ministre de la Santé pourrait demander à l'administrateur en chef de la santé publique de s'en charger. Peut-être pas le premier jour. Le délai d'attente est de six heures. D'aucuns peuvent considérer que le Parlement n'est pas important, comme il a été dit par le passé. Le Parlement est un tout; il n'est pas un privilège accordé à quelques députés, mais à tout un groupe de personnes.
Au bout du compte, je pense que la ministre de la Santé pourrait faire en sorte que les gens comprennent la situation. Une situation qui, à mon avis, devrait être réévaluée chaque jour.
Le président : Je suis d'accord et j'ajouterai que la Colline parlementaire est aussi une zone à risque assez élevé. Nous recevons chaque jour des milliers de visiteurs venant de toutes les régions du monde.
Le sénateur Prud'homme : Voilà un bien meilleur argument.
Le président : En plus de nos députés, nous devons également songer à nos employés. Cependant, comme Mme Dodd l'a dit, ce n'est pas à nous de décider. C'est une décision prise à l'extérieur du Parlement. Je ne sais pas si le fait de présenter le point de vue du Parlement nous servira à quelque chose.
Mme Dodd : Afin d'apporter plus d'éclaircissement, j'aimerais dire que nous continuons à demander l'ouverture d'une clinique, mais c'est le Dr Butler-Jones qui en a été l'initiateur.
Un député a écrit au premier ministre, qui a transmis le message au Dr Butler-Jones pour que celui-ci prenne une décision au sujet d'une clinique sur la Colline. Il a été décidé de ne pas ouvrir de clinique pour le moment. La demande de l'ouverture d'une clinique sur la Colline maintenant a été présentée aux plus hautes autorités, mais la demande a été rejetée.
[Français]
Donc les discussions sont à des niveaux assez élevés.
[Traduction]
Le président : Y a-t-il d'autres questions? Si non, merci beaucoup.
Le prochain point à l'ordre du jour porte sur les centres d'appels. Je demande à Hélène Bouchard, directrice des systèmes d'information, de nous informer à cet égard. Pouvez-vous expliquer aux sénateurs ce qu'est le centre d'appels?
Hélène Bouchard, directrice, Direction des systèmes d'information, Sénat du Canada : À propos du numéro 1-800, oui.
[Français]
Étant responsable des télécommunications, la Direction des services de l'information offre un système de répartition des appels pour les trois centres téléphoniques, dont la Direction des services d'information, le Centre de services à la clientèle et la ligne 1-800.
Ensemble, les centres téléphoniques du Sénat reçoivent tout près d'une centaine de milliers d'appels par année. En mai dernier, nos fournisseurs — qui sont Computer Talk et Bell, deux associés de l'application ICE que nous utilisons présentement pour notre service de répartition des appels — nous ont informés qu'à partir du 31 octobre 2009, ils cesseraient d'assurer le soutien de la version actuelle de l'application, désormais remplacée par la version EPAS. Je suis désolée de tous ces acronymes, mais c'est comme cela qu'ils l'appellent.
Cette information avait été envoyée par voie de communiqué à tous les clients, mais le Sénat n'avait jamais reçu copie. Étant donné les circonstances, nous avons convenu avec Bell, qui est le principal fournisseur, de prolonger le service jusqu'au 31 décembre 2009 afin de donner à l'administration du Sénat le temps d'obtenir les autorisations nécessaires pour mettre en place une solution de remplacement.
À ce moment-ci, les cooûts de développement et les cooûts mensuels peuvent dépasser les 100 000 $. La nouvelle version améliorée d'EPAS qu'on nous offre satisfait parfaitement les besoins du Sénat. Cette application est beaucoup plus flexible que celle utilisée présentement, surtout lorsque nous devons répondre à un volume d'appels important lors des campagnes d'engorgement des lignes téléphoniques et des messageries électroniques en guise de protestation. Je suis certaine que vous vous souvenez, il y a un mois, lorsque nous avons reçu un nombre extraordinaire d'appels.
La nouvelle version d'EPAS offre aussi un environnement redondant en cas de défectuosités techniques, ce que nous n'avions pas avec l'ancien système. Cela permet aux préposés de se raccorder à distance au centre téléphonique, constituant ainsi une solution fiable de continuité des activités en cas d'urgence.
Par contre, pour se prévaloir de la version améliorée EPAS, il faudrait procéder à un investissement important aux étapes de l'ingénierie et de la conception. Dans les notes explicatives, vous avez un tableau qui explique les cooûts de développement que nous avions payés il y a cinq ans pour la version ICE, les cooûts mensuels ainsi que les cooûts de développement de la version améliorée.
Le tableau démontre également que dans le cas oé on conserve la version actuelle ICE, il faut rajouter une ligne de liaison supplémentaire pour pouvoir suffire au besoin grandissant des appels que nous recevons. Comme le service actuel ne sera plus offert à partir du 1er janvier 2010, le Sénat a deux options : émettre une demande de proposition ou tirer avantage du contrat de services de Travaux publics et approvisionnements Canada, qui a été modifié en 2008 suite à un processus concurrentiel afin d'y inclure l'application EPAS.
En participant au contrat de service de Travaux publics, le Sénat profite des économies d'échelle. À l'instar de la Chambre des communes et de la Bibliothèque du Parlement, le Sénat reçoit la majeure partie de ses services de télécommunications de Travaux publics. Par contre, en émettant une demande de proposition, le Sénat ne pourrait pas profiter des économies d'échelle du gouvernement du Canada parce qu'il n'a pas le pouvoir d'achat ni le volume de Travaux publics.
De plus, l'autorisation de lancer une demande de proposition obligerait l'administration à conclure un marché avec le fournisseur qui répondrait à toutes nos exigences obligatoires et dont l'offre représenterait la meilleure valeur globale. Mais comme nous ne profiterions pas des économies d'échelle du gouvernement du Canada, le cooût pourrait être beaucoup plus élevé.
Vu les avantages du contrat de services de Travaux publics, il est recommandé au Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration d'autoriser le Sénat à opter pour la solution EPAS dans le cadre du contrat de Travaux publics et pour un montant excédant 100 000 $. Il est important de mentionner que le paiement des cooûts de la mise en ouvre et des cooûts additionnels se fera à l'intérieur des budgets existants de 2009-2010 et donc, aucune somme additionnelle n'est requise.
[Traduction]
Le président : Le contrat en vigueur est d'une durée de cinq ans et arrive à terme à la fin de l'année, n'est-ce pas?
Mme Bouchard : Le contrat a pris fin en octobre 2008. Il n'y a pas de contrat pour le moment.
Le président : Le tableau que vous avez fourni — et vous pourriez peut-être parler de vos négociations avec Bell —, indique que pour renouveler le contrat ou obtenir le même service après cinq ans, il faudra payer aujourd'hui quatre à cinq fois plus qu'il y a cinq ans.
Mme Bouchard : Il y a cinq ans, nous avons dépensé 11 000 $ pour développer l'application. On nous avait dit que nous avions obtenu un bon prix. Nous avons rétorqué qu'il n'était pas vraiment acceptable de dépenser quatre fois plus qu'il y a cinq ans. Ils ont souligné le fait qu'il s'agissait d'une nouvelle technologie. Nous utilisons maintenant cette application et notre flexibilité en est accrue.
Il est difficile d'argumenter avec eux quand ils présentent les fonctions de cette nouvelle application et ce qu'elle cooûte. Le premier prix proposé était 61 000 $, nous avons pu négocier un rabais de 30 p. 100. C'est la seule fois oé nous avons réussi à avoir une réduction du prix. Nous n'avons pas de réduction du cooût mensuel parce que les cooûts mensuels sont approuvés par le CRTC.
Cependant, nous espérons obtenir une autre réduction sur les 43 000 $, soit le cooût après le rabais de 30 p. 100, parce que des chiffes sont indiqués à cet égard pour la gestion du projet. Nous espérons réduire le cooût par au moins 10 p. 100 de plus. C'est ce que j'espère, mais on ne pourra pas obtenir plus que cela.
Le président : Le service est essentiellement le même mais il faut payer quatre fois plus, n'est-ce pas?
Mme Bouchard : C'est un meilleur service. C'est le même service, oui, mais le système que nous avons maintenant est très fragile. Je crois comprendre que si la ligne T1 tombe en panne ou si quelque chose d'autre tombe en panne, il n'y aura pas de sauvegarde. Le nouveau système est plus flexible au niveau de la redondance et il augmente aussi le nombre d'appels que nous recevons.
Lorsqu'il y a un mois nous avons été bombardés d'appels, le système n'était pas en mesure d'y faire face. Il y avait beaucoup trop d'appels et nous n'avions pas la capacité de répondre à tous ces appels. Le système est meilleur et plus flexible. C'est la raison pour laquelle ils veulent se débarrasser de l'autre système qu'ils utilisent actuellement.
Le sénateur Cordy : Je suis relativement nouvelle au comité, mais j'aimerais savoir pourquoi, si le contrat a pris fin en octobre 2008, nous nous en occupons un an après. Cela limite en quelque sorte l'étude d'autres possibilités pour en avoir plus pour notre argent.
Mme Bouchard : Tout à fait. Il semble qu'ils aient envoyé une lettre à tous les clients, mais le Sénat ne l'a jamais reçue. Je ne sais pas oé cette lettre a atterri.
Ils nous ont téléphoné au mois de mai pour nous demander ce que nous comptions faire. Je leur ai demandé ce qu'ils voulaient dire par là. Ils ont dit que le service au système ne sera plus assuré après le 31 octobre. J'étais très inquiète et je me demandais comment nous allions gérer cette transition sachant que je devais me présenter devant le Comité de la régie interne pour obtenir une approbation.
Cela se passait à la fin du mois de mai et le Sénat était sur le point de suspendre ses travaux pour l'été. J'essayais aussi de trouver d'autres solutions. Le contrat est arrivé à terme en octobre 2008 et nous avons continué en faisant des paiements mensuels. Nous n'avons pas été avertis que le service ne serait plus assuré après le 31 octobre 2008.
Le sénateur Cordy : Le contrat original avait-il été signé pour terminer en octobre 2008?
Mme Bouchard : Oui, pour une durée de trois ans.
Le sénateur Cordy : Donc, même sans recevoir de lettre, vous saviez à quelle date le contrat prenait fin.
Mme Bouchard : Je suppose que oui, mais nous payions chaque mois.
Le président : Quand avez-vous appris que les paiements mensuels cesseraient à la fin de l'année; quand vous ont-ils dit que ça se terminait?
Mme Bouchard : Premièrement, ils n'assurent pas le service du système. Je peux continuer à faire fonctionner le système, mais si quelque chose tombe en panne, je n'ai plus de service. La technologie ne nous est plus offerte. Par conséquent, en cas de problème, je n'ai aucun moyen de mettre ce système en marche.
Le sénateur Cordy : J'aurais pensé que nous aurions commencé à nous occuper de cette question bien longtemps avant la fin du mois d'octobre 2008, avant de commencer à effectuer des paiements mensuels. Ce système de paiements mensuels aurait été provisoire pendant l'élaboration d'un plan réalisable à long terme.
Mme Bouchard : Il y a cinq ans, nous avons fait une étude sur les centres d'appels. Ce sont de petits centres d'appels dont les conditions de fonctionnement ne sont pas flexibles. Puis, il y a des grands centres d'appels. C'est comme ça que ça fonctionne.
Que vous ayez, par exemple, 10, 20 ou 100 permis, vous payez le même prix pour avoir la même flexibilité dont dispose un centre d'appels.
Nous nous sommes renseignés par téléphone pour savoir ce que cooûterait un nouveau centre d'appels. On nous a dit que ce serait entre 125 000 $ et 183 000 $, c'était ridicule. La Chambre des communes a entrepris les mêmes démarches. Je crois savoir qu'elle avait lancé un appel d'intérêt. Mais elle a fini par se tourner vers Travaux publics car, au niveau du prix, c'était beaucoup plus avantageux que de lancer une DP.
Le sénateur Tkachuk : Le sénateur Cordy a posé une bonne question et je veux comprendre le fonctionnement du processus.
Le contrat se termine à la fin du mois de mai. Lorsque vous planifiez votre budget pour l'exercice, qui aurait doû commencer au mois de mars, vous auriez doû savoir que le contrat arrivait à terme à la fin du mois de mai. N'y a-t-il pas eu d'avis? Pourquoi ne pas avoir téléphoné pour demander si le service continuerait d'être assuré ou si le prix resterait le même?
Mme Bouchard : Évidemment, un contrat est signé pour le service, mais nous avons affaire à Bell Canada. Cependant, ils nous facturaient mensuellement. Vous avez raison. C'est probablement en partie de ma faute.
Le sénateur Tkachuk : Il faut bien que ce soit la faute à quelqu'un.
Mme Bouchard : J'étais étonnée que personne ne nous ait téléphoné. Je ne savais même pas. Pourquoi n'ai-je pas reçu la lettre? Toutes les factures passent par la Direction des finances. Peut-être que la lettre ou les renseignements ont été envoyés avec une facture et que l'on ne nous l'a jamais dit.
Le sénateur Tkachuk : Permettez-moi de donner des éclaircissements sur la séquence des événements. En 2008, le contrat est annulé. Cependant, au mois de mai, une lettre vous informe que le service ne sera plus assuré à la fin du mois de décembre sauf si vous payez plus, est-ce bien cela?
Mme Bouchard : Oui, c'est bien cela. Cependant, nous n'avions pas reçu cet avis. C'est la raison pour laquelle ils nous ont téléphonés parce qu'ils n'avaient eu aucun écho de notre part.
Le sénateur Tkachuk : La personne à qui cette lettre était adressée ne l'a jamais reçue ou n'y a jamais porté attention.
Mme Bouchard : Malheureusement, on ne me l'a jamais signalé. J'étais très contrariée. J'ai rencontré des représentants de Bell à plusieurs reprises pour tenter de comprendre pourquoi nous n'avions pas reçu l'avis. Nous sommes un client important et je ne pouvais pas comprendre pourquoi ils ne nous avaient pas téléphoné personnellement. Pourquoi n'ont-ils envoyé qu'un communiqué? On ne sait jamais oé un communiqué va atterrir. Autrement, nous aurions été en mesure de nous préparer et de faire une bonne étude sur le type de système dont nous avons besoin.
Le président : Y a-t-il d'autres questions?
[Français]
Le sénateur Robichaud : On a recommandé au comité d'autoriser le Sénat à opter pour la solution à hauteur d'au moins 100 000 $. En anglais, vous dites ce qui suit :
[Traduction]
« With a dollar value in excess of 100 000 $ » (à hauteur d'au moins 100 000 $).
[Français]
Mme Bouchard : C'est la traduction. Je sais. Je l'ai vu.
Le sénateur Robichaud : On commence à 100 000 $ et on ne sait pas jusqu'oé on va aller?
Mme Bouchard : Le cooût est de 43 000 $. Si on paye 5 000 $ par mois, automatiquement, après un an, on dépense un montant donné. Je ne peux pas faire un contrat de plus de 100 000 $. Il est soûr que le montant va excéder 100 000 $. C'est pourquoi j'ai besoin de votre autorisation. On a excédé ce montant avec le présent système. Avec les cooûts mensuels et de développement, le montant va dépasser les 100 000 $. Au bout de cinq ans, on est rendu à plusieurs milliers de dollars. En multipliant 5 000 $ par 12, on obtient un cooût de 60 000 $ pour supporter le système d'appel. Ce chiffre équivaut, pour le centre d'appels, à 0,60 $ par appel. C'est ce qui en cooûte pour le support des trois centres d'appels. Si on considère le montant de 60 000 $ plus celui de 43 000 $, on dépasse déjà les 100 000 $.
Le sénateur Robichaud : Je comprends. Mais est-ce que vous avez une idée des cooûts supplémentaires? On pourrait approuver un montant jusqu'à un maximum de 150 000 $ plutôt que de commencer à 100 000 $ et dire que le montant est ouvert.
Mme Bouchard : Dès que vous avez un cooût mensuel récurrent de 5 000 $, on compte automatiquement un cooût de 60 000 $ par année.
Le sénateur Robichaud : Le montant est défini.
Mme Bouchard : En effet, si vous désirez un plafond, vous pouvez le faire. Vous devez toutefois m'autoriser à dépenser plus de 100 000 $. Si on fait le calcul, on espère que le système sera en place pour cinq ans. Je n'ai aucun contrôle sur ce point, mais nous avons tout de même des assurances. En multipliant le montant de 60 000 $ par 5, on obtient 300 000 $. Il est certain qu'au bout de cinq ans on parle d'une valeur entre 350 000 et 400 000 $.
[Traduction]
Le président : Le sénateur Robichaud pose la question et nous aimerions savoir si un maximum a été fixé à cet effet. Autrement dit, si nous approuvons cette recommandation, pourrions-nous ajouter qu'en cas de 10 p. 100 de plus de 100 000 $, vous reviendrez nous en parler avant d'engager de telles dépenses?
Je pense que le sénateur Robichaud dit qu'il faut fixer un plafond.
[Français]
Le sénateur Robichaud : Je suis soûr que vous pouvez faire un estimé assez proche de ce qu'il vous en cooûtera, tout d'abord pour l'installation, puis, les charges s'imposeront à chaque année.
Mme Bouchard : Absolument
Le sénateur Robichaud : Est-ce que vous nous demandez d'approuver un montant pour les cinq prochaines années étant donné que le contrat aura une durée de cinq ans?
Mme Bouchard : Pour ce contrat, en passant par Travaux publics, nous sommes facturés, en ce moment, sur une base mensuelle. Je sais que Travaux publics sont en train de négocier pour prolonger le contrat à cinq ans, ce qui fait en sorte qu'on s'assure des cooûts déjà en place. Je n'ai pas l'intention de remplacer ce système au bout de deux ans. Par conséquent, j'ose espérer que l'investissement de 43 000 $ demeurera pour cinq ans.
Le cooût initial est de 43 000 $ pour le développement de l'application. Puis, on doit payer 5 100 $, tel qu'il apparaît au tableau, pour les cooûts mensuels. Le cooût de 2 200 $ est pour ce qu'on appelle « host the application ». Ce montant est facturé à toutes les personnes qui utilisent le centre d'appels. On compte en plus un cooût pour les licences. Nous avons besoin, au Sénat, de 11 licences.
Le cooût mensuel est de 5 100 $. Si vous faites le total pour une année, en multipliant environ 12 fois 5 000 $, on obtient environ 60 000 $. On peut donc s'attendre à environ 65 000 $ par année de cooûts récurrents. Pour les cinq prochaines années, si on additionne 320 000 $ et 43 000 $, on obtient un maximum de 363 000 $.
Le sénateur Robichaud : Je ne vous suis toujours pas.
Mme Bouchard : Je ne suis pas tout à fait certaine.
Le sénateur Robichaud : Le montant de 43 000 $ n'est-il pas pour...
Mme Bouchard : Je l'ai compté une fois. Je l'ai rajouté à mon cooût récurrent.
Le montant de 43 000 $ représente un cooût initial. Il ne revient pas l'année suivante.
Le sénateur Robichaud : On parle, par la suite, d'environ 60 000 $ par année?
Mme Bouchard : Environ.
Le sénateur Robichaud : Plus les licences?
Mme Bouchard : Non. Le montant de 60 000 $ comprend les licences. Ce cooût mensuel comprend les licences, la liaison, la ligne T1 et le cooût pour l'application soit 2 200 $. Ce montant de 5 167 $ représente le cooût mensuel récurrent pour les cinq prochaines années — à moins que le CRTC décide d'autoriser une augmentation de 1 ou 2 p. 100. Je doute que le CRTC en vienne à cette décision. Mes discussions avec Travaux publics me permettent d'espérer qu'ils souhaitent garder les mêmes taux. Toutefois, cette augmentation ne représente pas un chiffre énorme.
[Traduction]
Le président : J'ai une question à poser avant de donner la parole au sénateur Tkachuk : Êtes-vous soûr qu'offrir le laissez-passer électronique dans le contrat de Travaux publics est la meilleure solution dont nous disposons actuellement, comparativement à une DP?
Mme Bouchard : Pour lancer une DP, il nous faudra d'abord revoir notre flux de travail et fournir ces renseignements pour obtenir un devis. Avec le laissez-passer électronique, les cooûts sont minimes. Nous voulons appliquer exactement le même flux de travail dans le nouveau système. C'est une autre raison grâce à laquelle nous pouvons réduire les cooûts. Nous sommes satisfaits du système. Nous avons eu une excellente assistance durant les cinq dernières années. Je pense que les résultats ont été très satisfaisants dans les autres centres d'appels. Refaire ces démarches exigerait beaucoup de travail et je ne suis pas soûre que nous puissions obtenir un meilleur produit que le laissez-passer électronique. En outre, le laissez-passer électronique est installé dans la plupart des centres d'appels du gouvernement fédéral.
Le président : Qu'en est-il des cooûts? Est-ce que vous êtes convaincu que le cooût serait le même si vous faisiez une demande de proposition?
Mme Bouchard : Oui, absolument. D'après tous les appels que nous avons faits et la recherche aussi, oui.
Le président : À quel point le centre d'appel sert-il?
Mme Bouchard : Nous avons reçu environ 100 000 appels par année. C'est beaucoup. Le centre d'appel du service à la clientèle reçoit environ 45 000 appels à lui seul.
Le sénateur Tkachuk : Je pense avoir bien compris, mais je voudrais m'en assurer : le chiffre de 43 000 $, c'est pour les cooûts de développement, comparativement à l'ancien chiffre de 11 802 $; c'est bien cela?
Mme Bouchard : Oui.
Le sénateur Tkachuk : Le cooût mensuel est de 5 167 $ au lieu de 2 615 $?
Mme Bouchard : Oui.
Le sénateur Tkachuk : C'est près de quatre fois plus pour le cooût de développement, et près du double pour l'application mensuelle?
Mme Bouchard : Oui, mais si nous devions garder le système actuel, il nous aurait fallu une autre ligne T1. Permettez-moi d'expliquer comment fonctionne le système en ce moment : chaque agent prend de l'espace sur la ligne T1, et nous avions atteint la capacité maximale. Il nous aurait fallu une autre ligne T1. La technologie pour le nouveau système de laissez-passer électronique fonctionne autrement, et il n'est plus nécessaire d'ajouter une ligne T1. Il en aurait fallu une autre pour garder le système actuel, et aussi des licences additionnelles.
Le sénateur Tkachuk : Alors cela aurait fait grimper les cooûts mensuels?
Mme Bouchard : Ils auraient atteint au moins 4 000 $.
Le sénateur Tkachuk : À cause de l'augmentation des activités, de toute manière, ils auraient atteint 4 000 $?
Mme Bouchard : C'est exact, dans tous les cas.
Le sénateur Tkachuk : Je comprends beaucoup mieux, maintenant.
Mme Bouchard : Quand nous négociions la réduction des cooûts avec Bell Canada, ils ont tenu compte du fait que nous avions déjà dépensé 11 000 $. C'est pourquoi ils ont réduit la proposition actuelle de 11 000 $.
Le sénateur Tkachuk : Monsieur le président, je suis raisonnablement satisfait des cooûts, mais le greffier devrait prendre note de l'observation qui a été faite parce que nous n'avons pas été avertis plus tôt, et il faudrait garder à l'esprit la question du sénateur Cordy quand nous nous pencherons sur les contrats futurs. Je n'en dirai pas plus.
Le président : Chers collègues, on nous demande d'approuver l'approvisionnement du système de laissez-passer électronique dans le cadre du contrat de Travaux publics et pour un montant excédant 100 000 $, qui englobe un droit mensuel.
Le sénateur Downe : Je comprends l'augmentation des cooûts mais une chose m'intéresse. Est-ce que Bell est l'unique fournisseur de ce système à l'échelle pangouvernementale?
Mme Bouchard : La compagnie a remporté le contrat d'approvisionnement à Travaux publics.
Le sénateur Downe : Il n'y a absolument personne d'autre pour le faire au gouvernement?
Mme Bouchard : Pas en ce moment, non.
Le sénateur Cordy : J'aimerais réitérer ce qu'a dit le sénateur Tkachuk, c'est-à-dire que les cooûts ne me posent pas de problème, à moi non plus, mais nous devrions discuter des contrats avant leur échéance. Il aurait fallu en parler en mai 2008 plutôt qu'en octobre 2009.
Mme Bouchard : Oui, je suis tout à fait d'accord.
Le président : Pouvons-nous avoir une motion visant l'approbation de la recommandation?
Le sénateur Munson : Je propose de l'approuver.
Le président : Qui est pour? Y a-t-il des voix contre? La motion est adoptée.
Puisque vous êtes ici, madame Bouchard, le point suivant à l'ordre du jour concerne l'octroi des ordinateurs. Nous recevons régulièrement de nombreuses demandes d'ordinateurs additionnels. Actuellement, les sénateurs ont droit à quatre ordinateurs. Plusieurs d'entre eux, parce qu'ils utilisent des ordinateurs portables et parce qu'ils embauchent parfois du personnel pour une courte période, ont besoin de plus d'ordinateurs que le nombre auquel ils ont droit. Mme Bouchard pourra, nous l'espérons, nous convaincre qu'elle a une solution à ce problème.
[Français]
Mme Bouchard : Effectivement, nous avons présenté quelques options au sous-comité du programme et de la procédure, justement pour aider les sénateurs à obtenir les ordinateurs dont ils ont besoin. Dans la note d'information, on avait, bien soûr, le statu quo. Il pouvait également soit augmenter de quatre à un maximum de cinq ordinateurs ou autoriser les transferts entre sénateurs. Cette option est considérée car on nous avait demandé de l'explorer. La quatrième option consistait à fournir un nombre d'ordinateurs égal au nombre de personnes travaillant dans les bureaux de sénateurs.
Dans le but d'offrir une plus grande flexibilité aux sénateurs, nous proposons d'aller avec la quatrième option. Aujourd'hui, les personnes qui sont à l'emploi d'un bureau de sénateur devraient avoir droit à un ordinateur comme ils ont droit à un téléphone ou à un bureau, car ils ont besoin d'accéder au réseau pour exercer leurs fonctions.
Étant donné que la Direction des services dispose déjà du budget pour le remplacement de tous les ordinateurs, qui arrivent à la fin de leur cycle de vie, et que l'incidence budgétaire pour l'approvisionnement des ordinateurs dans les bureaux de sénateurs est minime, nous proposons que tous les ordinateurs, à l'exception des ordinateurs portatifs, destinés à un bureau de sénateur sur la Colline du Parlement soient fournis par l'administration du Sénat. Les ordinateurs non utilisés seront retournés à la Direction des services d'information. Puisque les ordinateurs sur la Colline du Parlement seraient fournis par l'administration, les sénateurs seront autorisés à acheter, à même leur budget de dépenses, un maximum de deux ordinateurs ou ordinateurs portatifs, qui seront utilisés à l'extérieur de leur bureau parlementaire. Par conséquent, le nombre autorisé passerait de quatre à deux.
Un sénateur pourra décider d'acheter, avec l'argent d'un des deux ordinateurs auquel il a droit, un ordinateur portatif, qui sera partagé par les membres de son personnel.
Les ordinateurs utilisés par le personnel des sénateurs pour le travail à la maison devront être approuvés par le Comité de la régie interne. Une fois approuvé, l'ordinateur comptera parmi les deux auquel il a droit.
L'achat de tout ordinateur portatif, qu'il soit relié ou non au réseau du Sénat, doit être imputé au budget de dépenses du sénateur. Celui-ci sera compté parmi les deux auquel il a droit.
L'administration du Sénat mettra à niveau ou remplacera seulement les ordinateurs standards reliés au réseau du Sénat. Les sénateurs seront responsables pour la mise à jour ou le remplacement des ordinateurs portatifs ou des ordinateurs utilisés à l'extérieur de la Colline, donc les deux auquel il a droit.
Par contre, lorsqu'un sénateur voudra mettre à jour un ordinateur fourni par l'administration — car nous fournissons un standard — et dont le cycle de vie est encore jugé bon, l'ordinateur devra être approuvé, car la configuration doit être approuvée par la Direction des services d'information. Les cooûts seront toutefois imputés au budget de dépenses du sénateur.
À titre d'exemple, nous avons le standard de 19 pouces pour les moniteurs. Si le sénateur désire un moniteur de 26 pouces, il devra en défrayer l'excédent à partir de son budget.
Nous croyons que cette nouvelle politique répondra plus adéquatement aux besoins des sénateurs en ce qui a trait aux ordinateurs sur la Colline du Parlement et à l'extérieur.
[Traduction]
Le sénateur Jaffer : Certains d'entre nous utilisent maintenant deux moniteurs pour certains ordinateurs. Quelle sera la politique, en qui concerne l'emploi de deux moniteurs?
Mme Bouchard : C'est une bonne question. Nous voulons limiter le nombre d'ordinateurs. Nous recevons certaines demandes pour l'octroi de deux moniteurs. Nous avons un nouveau sénateur, par exemple, qui aime travailler avec deux moniteurs parce qu'il aime pouvoir faire glisser des fichiers d'un écran à l'autre. Cette pratique se répand, maintenant. Nous le faisons aussi aux services d'information. Les cooûts seraient néanmoins imputés au budget de votre bureau.
Le sénateur Jaffer : Mais pourrions-nous encore obtenir le deuxième moniteur?
Mme Bouchard : Je le pense, parce que ce n'est pas très cher.
Le président : Peut-être pouvez-vous expliquer aux autres sénateurs ce que vous entendez par deux moniteurs?
Le sénateur Jaffer : Peut-être puis-je expliquer. Chacun des membres du personnel de mon bureau a deux moniteurs. Je n'en ai pas besoin de deux, mais eux, oui. Cela facilite leur travail. Je ne veux pas qu'ils perdent ces moniteurs. Il ne s'agit pas ici de deux ordinateurs et de la nouvelle politique.
Le président : Pouvez-vous expliquer cette configuration pour nos collègues?
Mme Bouchard : Oui. Une carte est installée dans votre ordinateur, qui vous donne la possibilité d'avoir deux écrans et de déplacer des fichiers de l'un à l'autre. Quand on doit travailler sur diverses applications et bases de données, on a besoin de voir le contenu. C'est pratique pour les gens qui doivent travailler avec plus d'une application.
Le président : Si vous travaillez dans le fichier A et voulez consulter le fichier S, il vous suffit de le glisser vers l'autre écran?
Mme Bouchard : C'est bien cela. Ce n'est rien de plus.
Le président : Il faut deux écrans pour le faire?
Mme Bouchard : À un moment donné, un sénateur envisageait un écran de 36 pouces, qui est extrêmement cooûteux, alors nous avons recommandé l'emploi de deux moniteurs. Cette solution présente la même flexibilité et permet de travailler avec plusieurs applications en même temps. Ce n'est toutefois pas tout le monde qui utilise ce système.
Le sénateur Tkachuk : Est-ce qu'il faut deux écrans? On peut faire glisser des fichiers d'un côté à l'autre d'un écran, sans forcément avoir besoin de deux écrans. Deux, n'est-ce pas un luxe?
Mme Bouchard : Pour ceux, par exemple, qui doivent travailler sur une base de données et ont besoin d'avoir accès à d'autres fichiers, ils ont la possibilité de voir plus sur l'écran.
Le sénateur Tkachuk : Je suppose.
Mme Bouchard : Avec un seul écran, il faut fermer la fenêtre de l'application et du dossier dans lequel on travaille. Cette méthode donne une meilleure perspective de ce sur quoi on travaille.
Le sénateur Tkachuk : Je ne savais pas qu'il y avait du travail aussi compliqué.
Le sénateur Jaffer : Oui, parce que ce n'est pas vous qui le faites.
Le président : C'est assez répandu, et on peut, soit utiliser un grand écran qui est extrêmement cooûteux, soit choisir la solution plus économique, celle des deux écrans.
Le sénateur Downe : D'après ce que je comprends de cette politique, j'ai deux employés dans mon bureau, alors j'aurais droit à un maximum de cinq ordinateurs. C'est bien cela?
Mme Bouchard : C'est exact. Nous ne voulons pas compter les ordinateurs que vous avez dans l'enceinte parlementaire.
Le sénateur Downe : Très bien. Je l'apprécie.
Mme Bouchard : Nous ne nous intéressons qu'aux deux auxquels vous avez droit en dehors de l'enceinte parlementaire. Ce sont ceux dont vous serez responsable.
Le sénateur Downe : J'ai deux employés actuellement. Si l'un devait partir, je n'aurais plus droit à cinq ordinateurs, mais à quatre?
Mme Bouchard : C'est bien ce que je dis. Dans ce contexte, il n'est pas question d'allocation. La seule allocation, c'est pour les ordinateurs qui seront achetés à même le budget de votre bureau, pour être utilisés en dehors de l'enceinte parlementaire.
Le sénateur Downe : Permettez-moi alors de reformuler ma question. Avec deux employés et moi, le Sénat fournirait trois ordinateurs. Mon budget, si j'en décide ainsi, permettrait d'acheter deux ordinateurs additionnels pouvant être utilisés n'importe oé, que ce soit au bureau ici ou chez moi?
Mme Bouchard : Oui.
Le sénateur Downe : Si l'effectif de mon bureau était réduit de deux à un employé, j'aurais encore droit à trois ordinateurs, s'ils étaient imputés au budget du Sénat, mais en vertu de l'autre politique de « jusqu'à deux » je n'aurais droit qu'à un ordinateur?
Le président : Permettez-moi d'essayer de vous éclairer. Dans ces circonstances, sénateur Downe, si vous avez trois ordinateurs dans votre bureau avec deux employés et qu'un employé part, cet ordinateur retourne aux services d'information.
Mme Bouchard : C'est exact.
Le sénateur Downe : Je vous remercie. J'essayais de me rendre utile.
Mme Bouchard : Cela peut porter à confusion. Si, à un moment donné, sénateur, vous avez deux employés de plus qui travaillent pour vous, l'administration du Sénat vous fournira deux ordinateurs.
Le sénateur Stollery : Je m'intéresse aux ordinateurs utilisés en dehors de l'enceinte parlementaire, c'est-à-dire les ordinateurs portatifs.
J'aimerais que nous parlions de cette règle de retour du matériel, quand on change d'ordinateur. J'en ai eu au moins un qui est resté dans le bureau, inutilisé, pendant des années, que personne n'est venu chercher. Les services informatique ont tout autant de mal que n'importe qui d'autre à se débarrasser des vieux ordinateurs. Comme vous le savez, la plupart des services de traitement des déchets ne prennent pas les vieux ordinateurs, alors ils ne viennent même pas les chercher. Du moins, c'est l'expérience que j'en ai eue. Il est tout le temps dans mes pieds.
Le sénateur Prud'homme : Allez le déposer devant leur porte.
Le sénateur Stollery : Je me fie beaucoup à l'ordinateur portatif. Je m'inquiète un peu, parce que je viens d'en griller un lors du voyage en Russie. C'est la toute première fois que je grille un ordinateur.
Le sénateur Robichaud : Comment avez-vous fait?
Le sénateur Stollery : Vous seriez étonné de savoir à quel point c'est facile. C'est ce qu'on dit dans le jargon du milieu, « griller ». J'ai grillé le mien. J'avais un petit ordinateur assez puissant, parce qu'un ami du MIT qui a un doctorat en informatique m'avait recommandé celui-là.
Les sénateurs utilisent les ordinateurs tout le temps. Quand je suis à Toronto, dans mon bureau, il me sert pour vérifier mes courriels. J'en ai aussi un ici, à mon appartement d'Ottawa, pour pouvoir faire du travail ici. C'est très important. Chaque bureau a un ordinateur. Nous comprenons que vous disiez que quand on a deux employés, on a droit à un certain nombre d'ordinateurs; c'est bien évident.
Cependant, l'élément qui ne semble pas être pris en compte, dans tout cela, c'est celui des ordinateurs portatifs. On les utilise de plus en plus. Nous voyageons tous. Tout le monde, ici, est constamment en voyage. Il peut arriver qu'on grille un écran, ce qui m'est arrivé. J'en ai été ébahi. À ce que je comprends, c'est moi, maintenant, qui dois payer pour cela. Nous nous donnons tous en exemple. Cela fait assez longtemps que je suis ici pour le comprendre.
Par conséquent, l'ordinateur est imputé au budget de mon bureau. Il fait une importante ponction dans le budget de mon bureau, parce que ces ordinateurs tendent à être plus cooûteux que les standards. Maintenant que j'ai grillé celui-là, en y travaillant — je ne jouais pas — je dois maintenant en acheter un nouveau; on me dit qu'il en faut un autre. Je suppose que ce sera aussi imputé au budget de mon bureau.
Je m'en inquiète un peu. Il me semble que c'est une question qu'il faudrait examiner plus en profondeur. Je ne peux pas croire qu'avec 100 sénateurs, il n'y a pas bien des gens comme moi-même qui ont un ordinateur portatif dans leur bureau chez eux, qu'ils utilisent, en plus des sénateurs qui ne sont pas d'Ottawa et qui ont d'autres ordinateurs dans leur appartement.
C'est une question importante, parce que cela représente une ponction de l'ordre de 5 000 $ sur notre budget, dès le départ. Je ne sais pas combien ils cooûtent, mais je suppose que c'est quelque chose comme 2 000 $.
Je pense que c'est un problème. Vous prenez 5 000 $ de mon budget, bien que ce ne soit pas chaque année. Quand même, cela finira par cooûter cher, et les budgets globaux n'augmentent pas particulièrement vite pour permettre ce genre de dépenses. J'aimerais en savoir plus sur le sujet.
Le président : La règle normale, sénateur Stollery, c'est que si du matériel comme un ordinateur portatif ou un BlackBerry est endommagé sans que ce soit à cause de la négligence du sénateur, et si la garantie du produit est échue, les services d'information, ou quelque autre service responsable, le remplacera. C'est du moins ce que j'ai compris. Est- ce bien cela?
Mme Bouchard : Pour le BlackBerry, il faudra revoir la politique. Cependant, les sénateurs pourraient devoir remplacer un ordinateur portatif devenu désuet ou parce qu'il est brisé. Il aura été acheté à même le budget du bureau. Les services d'information ne paient pas pour eux.
Tout ce que nous faisons, c'est que nous les réparons s'ils ne sont plus sous garantie. Nous avons un budget pour ce service. Nous essayons d'aider les sénateurs dans ces cas-là, mais si un ordinateur doit être remplacé parce qu'il ne peut être réparé, c'est le budget du bureau qui doit le payer.
Le président : Les réparations sont faites...
Mme Bouchard : Par les services d'information.
Le président : ... en passant par la garantie, ou par les services d'information.
Mme Bouchard : C'est bien cela. Nous assumons cette responsabilité.
Le président : Gratuitement.
Mme Bouchard : C'est fait gratuitement. Cependant, si l'ordinateur doit être remplacé parce qu'il ne peut être réparé, ce doit être imputé au budget du bureau. Le Sénat n'a pas de budget pour assumer cette responsabilité.
Le président : Si le sénateur Stollery utilisait son ordinateur portatif pour jouer au football, il en serait personnellement responsable, n'est-ce pas?
Mme Bouchard : Quand on parle de faute ou d'absence de faute, l'ordinateur portatif peut tomber en panne n'importe quand. Il n'y a rien que je puisse faire pour le prédire. Malheureusement, c'est quelque chose qui peut arriver, comme l'a dit le sénateur Stollery. Ces ordinateurs peuvent griller, et alors ils doivent être remplacés. S'ils ne sont plus sous garantie, c'est qu'ils ont déjà trois ou quatre ans.
Le sénateur Stollery : Comme j'ai découvert avec quelle facilité cela peut arriver, je peux perdre 2 000 $ du budget de mon bureau en un clin d'oeil. Je ne pense pas qu'il devrait en être ainsi.
J'en sais assez sur les ordinateurs, que je hais, en fait, pour savoir comment ils fonctionnent. Je n'ai pas de BlackBerry. Ou plutôt, j'en ai un, mais je ne l'utilise jamais. Je le déteste.
Le sénateur Munson : Vous ne savez pas ce que vous manquez.
Le sénateur Stollery : Je me préoccupe du budget du bureau, parce qu'il n'augmente que de très peu chaque fois, et on peut soudainement devoir engager des fonds pour l'achat d'un nouvel ordinateur portatif, qui est utilisé de plus en plus couramment. Quand on voyage, il nous le faut.
Le président : C'est une question qui déborde un peu de la politique à l'examen, mais nous demanderons à Mme Bouchard d'y réfléchir et de nous en reparler ultérieurement.
Le sénateur Tkachuk : J'ai une question au sujet des deux ordinateurs supplémentaires que nous achetons à même notre budget. Un bureau qui a un sénateur et deux employés a droit à trois ordinateurs. Ce n'est qu'un exemple. Cependant, j'aurais droit d'en acheter deux de plus.
Mme Bouchard : C'est exact.
Le sénateur Tkachuk : Cependant, si je devais acheter un ordinateur pour mon bureau chez moi, est-ce qu'il faudrait faire une demande au comité de la régie interne, une commande d'achat, ou est-ce que vous l'achèteriez pour moi?
Mme Bouchard : C'est bien cela. Vous l'achèteriez à même le budget de votre bureau. Vous n'avez pas besoin d'autorisation de la régie interne.
« L'autorisation de la régie interne » devrait être obtenue si, par exemple, vous vouliez user de l'un de vos droits pour que l'un des vos employés puisse avoir un ordinateur chez lui. Je pense qu'il est important que la régie interne approuve ce genre de décision parce que l'un des appareils auxquels vous avez droit va à un de vos employés.
Le sénateur Tkachuk : Quelle est la définition d'un « employé »? J'ai deux employés. Si j'en avais un qui travaillait à temps partiel, est-ce que vous lui fourniriez un ordinateur? Et qu'en est-il des bénévoles?
Mme Bouchard : Pour les bénévoles, j'en fournirais un si c'était nécessaire. Nous avons actuellement un programme de prêts, auquel on recourt pour répondre à ce genre de besoins.
Le sénateur Tkachuk : Donc, si on a trois bénévoles dans notre bureau, on pourrait obtenir trois ordinateurs?
Mme Bouchard : J'espèrerais que la situation ne deviendrait pas permanente, mais oui, absolument.
Le sénateur Tkachuk : Je pose la question, parce que quelqu'un de raisonnable agira de manière raisonnable. Cependant, comme je l'ai constaté dans mes fonctions de membre du comité de la régie interne, il y a bien des gens déraisonnables. Cette situation nous obligerait à réexaminer la politique, parce que quelqu'un aurait cinq bénévoles dans son bureau, ou quatre employés à temps partiel. Par conséquent, vous fourniriez six ordinateurs.
Je pense qu'il devrait y avoir une limite raisonnable. Il me semble qu'on devrait en discuter ici, parce qu'il est certain que cela arrivera.
Le sénateur Munson : Je n'ai jamais été très doué pour les maths. Je pense que le sénateur Comeau voudrait probablement entendre ceci, puisqu'il assume des responsabilités de leadership. En ma qualité de whip, j'ai trois employés. Chacun travaille sur un ordinateur. J'ai un ordinateur portatif, sur lequel je travaille à mon bureau, et que j'emporte avec moi en voyage. J'ai un ordinateur dans mon bureau chez moi. Est-ce que c'est bon? Est-ce que tout est payé?
Mme Bouchard : C'est exact. Pour le leadership, nous fournissons tout ce dont vous avez besoin pour assumer vos fonctions. L'administration du Sénat munira les personnes qui ont un rôle particulier, comme le président ou l'opposition, de l'équipement nécessaire pour remplir ces rôles. Ce n'est pas en tant que sénateur seulement. Vous avez d'autres droits. Ai-je répondu à votre question?
Le sénateur Prud'homme : On m'a demandé d'examiner la politique portant sur les sénateurs sortants, les irritants, et cetera. Certains souriront, s'ils sont encore à 10 ans de la retraite, la question ne vous intéressera pas, mais le moment viendra pour vous aussi.
Le problème, c'est qu'il manque parfois pas de continuité de la mémoire, au comité. Ils reviendront toujours en disant « En septembre 1994, le conseil de la régie interne a décidé que... », et alors c'est à eux de prendre une décision. Si on n'aime pas ce qu'ils décident, c'est à nous de porter attention à l'explication qui nous est fournie. Vous pouvez me corriger si je me trompe, mais c'est bien le Comité de la régie interne qui, au bout du compte, décide de dire « D'accord, vous nous avez très bien exposé votre situation ». Vous expliquez le système actuel, tel qu'il est en ce moment. Cependant, si le Comité de la régie interne en décidait autrement, quand vous reviendrez, vous direz que vous fournirez telle et telle chose selon ce que le maître — je regrette d'utiliser ce terme, je le déteste — a décidé. Suis-je sur la bonne voie?
Mme Bouchard : Non. Si le Comité de la régie interne décide qu'il veut aller dans un sens particulier, nous nous ajustons en conséquence. Mon rôle, ici, est de vous exposer les solutions qui répondraient au mieux aux besoins des sénateurs, d'après notre expérience. Je sais que cela a donné du fil à retordre au comité directeur. Il a reçu de nombreuses demandes d'ordinateurs additionnels. C'est pourquoi nous faisons l'analyse. Nous essayons de présenter la meilleure solution possible.
Le sénateur Prud'homme : Monsieur le président, quand Mme Bouchard dit que nous avons reçu beaucoup de demandes, peut-être devraient-elles toutes être adressées au Comité de la régie interne par votre intermédiaire. S'il y a un problème, Mme Bouchard expliquera la politique telle qu'elle est et nous dira ce qu'elle peut faire pour nous. Si nous n'aimons pas ce qu'elle a à nous dire, nous pouvons adresser nos doléances au Comité de la régie interne, à moins que j'aie mal compris le rôle de ce comité.
Le président : Je vous comprends, sénateur Prud'homme. Espérons qu'en adoptant cette politique particulière, elle réglera un bon nombre de ces demandes d'ordinateurs additionnels. Si nous l'adoptons, ce sera avec la restriction que le sénateur Tkachuk a signalée. Si vous recevez des demandes pour quelque chose qui est en dehors de la norme — la norme serait de quatre à cinq ordinateurs — vous le portez immédiatement à l'attention du comité directeur.
Mme Bouchard : Ce doit être raisonnable. C'est mon rôle.
Le sénateur Tkachuk : J'ai une question au sujet de la liquidation des ordinateurs. J'ai un ordinateur chez moi. Je l'ai échangé au bout de cinq ans. Je voulais en faire don à la Commission des écoles catholiques, mais on m'a dit que c'était impossible. Il a fallu que je renvoie l'ordinateur à Ottawa et il m'en a cooûté quelque chose comme 130 $ pour l'emballage et l'expédition. Il a été renvoyé à Ottawa oé, si j'ai bien compris, on en a fait don à une école d'Ottawa. Je ne comprends pas.
Je peux comprendre le bien-fondé de la politique. Vous ne voulez pas que toutes ces choses disparaissent tout simplement dans l'air. Il devrait néanmoins y avoir moyen de créer un système pour permettre les dons locaux. Nous pouvons faire cela et présenter un reçu, une lettre de confirmation ou tout ce qu'on voudra. Je n'y verrais pas d'inconvénient. Ce serait une bonne chose à faire pour que ce ne soit pas transmis à nos petits-enfants, et cetera.
Mme Bouchard : J'ai invité Marysa pour répondre à cette question. L'élimination des ordinateurs ne relève pas de ma responsabilité.
Le président : Avant que vous répondiez, le sénateur Robichaud a quelque chose à ajouter.
[Français]
Le sénateur Robichaud : Je croyais que nous devions les rapporter afin de trier, sur l'ordinateur, l'information confidentielle qu'il pourrait contenir.
[Traduction]
Le sénateur Tkachuk : Je peux en enlever le disque dur et l'apporter ici pour qu'il soit nettoyé, puis le rapporter. Je peux le transporter dans ma serviette. Je ne l'expédie pas. C'est le moniteur et tout le reste qui est plus délicat.
Le président : À quel point la procédure de nettoyage est-elle efficace?
Mme Bouchard : Nous avons une application de la GRC, pour le nettoyage.
Une voix : C'est le SCRS qui procède au nettoyage pour nous.
Mme Bouchard : Non, nous ne nous adressons pas à la GRC.
Le sénateur Tkachuk : Ils tiennent un dossier sur nous.
Le président : C'est un processus de nettoyage satisfaisant, à la fine pointe de la technologie.
Mme Bouchard : C'est autorisé et sécuritaire, absolument. Si nous ne sommes pas tout à fait à l'aise, nous détruisons tous simplement le disque dur. Ne vous en faites pas.
[Français]
Le sénateur Robichaud : On m'a dit que si on ne détruit pas le disque dur, il est toujours possible d'aller chercher l'information qui a été sauvegardée. Est-ce vrai?
Mme Bouchard : Il existe toujours certaines personnes qui sont très habiles et qui disposent d'outils à cet effet.
La Gendarmerie royale du Canada développe des outils pour justement détruire l'information. Ces outils ont été testés. Je ne suis pas la technicienne à le faire. Toutefois, je vous dirai que l'outil efface le système, repasse une deuxième et une troisième fois.
Dans le cas d'un ordinateur branché sur le réseau, il est important de savoir que l'information ne se trouve pas sur le disque dur, mais sur le réseau. Notre préoccupation vise les ordinateurs utilisés à la maison et les ordinateurs portatifs. Pour ceux-ci, on prend beaucoup plus de précautions car on sait que l'information a résidé sur le disque dur.
Toutefois, je répète que pour les ordinateurs sur la Colline du Parlement, qui sont branché sur le réseau, l'information ne réside pas sur le disque dur mais sur le serveur, car nous avons la responsabilité d'effectuer des sauvegardes et de nous assurer de la sécurité.
Malheureusement, je ne peux pas vous assurer que le processus soit sécuritaire à 100 p. 100. Toutefois, j'aimerais indiquer que la GRC a testé ces applications et on suit des instructions spécifiques sur la façon d'effacer l'information. Je ne peux pas vous en dire plus à ce sujet.
[Traduction]
Le président : Merci. Pour terminer, madame Oueriemmi, pourriez-vous répondre à la question qu'a soulevée le sénateur Tkachuk?
Marysa Oueriemmi, directrice, Service des immeubles, Sénat du Canada : Le programme Ordinateurs pour les écoles est un programme fédéral. Une fois que les ordinateurs sont soûrs, on s'en défait au moyen de ce programme. À des fins d'information, je demande un rapport sur la destination de tous ces ordinateurs, partout au pays. Je reçois aussi à l'occasion des demandes d'aide, de missions ou d'organisations. J'en ai reçu d'ONG d'Haïti, du Gabon et de partout. Quand nous recevons pareilles demandes, je peux aller au greffier et m'informer, voir si c'est quelque chose qui pourrait recevoir un appui. Nous passons régulièrement par le programme des écoles.
À titre d'information, je serais curieuse de savoir oé tous ces ordinateurs sont déployés.
Quoi qu'il en soit, sénateur, s'il y a une cause particulière qui vous tient à coeur dont vous souhaitez me parler, je peux examiner cela.
Le sénateur Tkachuk : Je suppose qu'elle l'est, oui, mais je ne suis pas tout à fait soûr.
Le président : Si un sénateur veut faire don d'un ordinateur à une cause de sa province, ce ne sera pas un problème.
Mme Oueriemmi : S'il m'en présente la demande, je peux la transmettre et obtenir l'approbation nécessaire, bien entendu.
Le président : Pourrait-on avoir une motion pour l'adoption de la nouvelle politique sur les ordinateurs? C'est proposé par le sénateur Downe. Qui est pour?
Des voix : D'accord.
Le président : Qui est contre? La motion est adoptée.
Y a-t-il d'autres questions? Dans la négative, je vous remercie pour votre attention.
(La séance est levée.)