Délibérations du Comité permanent de la
Régie interne, des budgets et de l'administration
Fascicule 7 - Le dix-neuvième rapport du comité
Le jeudi 28 février 2013
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration a l’honneur de présenter son
DIX-NEUVIÈME RAPPORT
Ce rapport concerne le paiement d’indemnités aux sénateurs dont la résidence principale se trouve à plus de 100 kilomètres de la Colline du Parlement.
Le Comité de la régie interne a la responsabilité de payer les frais engagés par les sénateurs dans l’exercice de leurs fonctions. Il n’est pas dans son mandat ni dans ses compétences de tirer des conclusions sur la question de la résidence, qui est prévue dans la Constitution. Il y a eu une certaine confusion à cet égard. Dans l’histoire du Sénat, la déclaration de résidence principale est un formulaire administratif relativement récent qui est utilisé uniquement aux fins du remboursement des frais.
Le 18 juin 1998, le Sénat a adopté une politique prévoyant que les sénateurs qui se rendent à Ottawa dans le cadre de leurs fonctions parlementaires et qui se trouvent à plus de 100 kilomètres de leur résidence principale sont réputés en déplacement à Ottawa. Ils peuvent donc obtenir le remboursement des frais de subsistance admissibles qu’ils engagent dans la région de la capitale nationale. Cette politique faisait suite à la recommandation de la Commission d’étude des indemnités parlementaires de 1998 (la Commission Blais), et s’inspirait d’une politique semblable adoptée par la Chambre des communes. Le budget pour ce type de dépenses est fixé à 22 000 $ pour l’exercice 2012-13.
En décembre 2012, il a été établi qu’il y avait trois sénateurs dont les réclamations concernant des dépenses engagées pour une résidence secondaire devaient être examinées. Sur approbation du Comité de la régie interne, le Sous-comité du programme et de la procédure (comité directeur) a confié l’examen des réclamations d’un sénateur au cabinet Deloitte. En outre, un sous-comité spécial du Comité de la régie interne, présidé par la sénatrice Beth Marshall, a également remis les réclamations de deux autres sénateurs à ce même cabinet de vérificateurs.
Par la suite, afin d’établir le lieu de la résidence principale, on a demandé à tous les sénateurs de fournir des copies de trois documents: le permis de conduire, la carte d’assurance-maladie et toute information pertinente figurant sur leur déclaration de revenus ainsi qu’une lettre signée de leur main indiquant où ils votent. L’examen des habitudes de déplacement des sénateurs vers leur résidence a également été fait. On estimait qu’au moyen de ces cinq indicateurs, le Comité de la régie interne obtiendrait l’information nécessaire pour établir où se trouve la résidence principale d’un sénateur. Les sénateurs dont la résidence principale se trouve à plus de 100 kilomètres de la RCN ont droit au remboursement des frais de subsistance pour une résidence secondaire. Les résultats de l’examen des documents fournis sont les suivants :
Tous les sénateurs, soit 98, ont répondu à la demande de pièces justificatives. Il y avait cinq sièges vacants et deux sénateurs sur le point de prendre leur retraite quand les demandes ont été envoyées.
Le Comité directeur du Comité de la régie interne a convenu que si un sénateur avait satisfait aux quatre indicateurs étayés par les justificatifs de déplacement, il était réputé avoir été interrogé. Au bout du compte, il n’a donc fallu interroger que deux sénateurs. Les sénateurs Zimmer et Patterson. Les explications données par ces deux sénateurs à propos de leur résidence ont été jugées tout à fait satisfaisantes, car tout était conforme.
À l’issue de ce processus, aucun autre dossier de sénateur n’a été transmis aux vérificateurs externes.
Il convient de noter que les demandes de remboursement de frais de déplacement d’un quatrième sénateur, qui avaient été remises aux vérificateurs externes, n’ont pas été revues dans le cadre du présent examen.
Afin d’améliorer l’intendance des opérations au Sénat en ce qui a trait aux déclarations de résidences principale et secondaire, votre Comité fait les recommandations suivantes:
1. Que chaque sénateur joigne à sa déclaration de résidence principale une copie de son permis de conduire, de sa carte d’assurance-maladie et de la page pertinente de sa déclaration de revenus toutes les fois qu’il signe une déclaration de résidence. Le sénateur doit signer cette déclaration chaque année pour pouvoir réclamer le remboursement des frais de subsistance dans la RCN.
2. Que le Comité de la régie interne donne instruction à la direction d’uniformiser la terminologie dans les politiques du Sénat.
3. Que la Politique régissant les déplacements des sénateurs soit revue pour tenir compte des exigences relatives aux déclarations de résidence principale.
Respectueusement soumis,
Le président,
DAVID TKACHUK