Délibérations du Comité permanent de la
Régie interne, des budgets et de l'administration

Fascicule 8 - Le vingt-cinquième rapport du comité

Le jeudi 9 mai 2013

Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration a l'honneur de présenter son

VINGT-CINQUIÈME RAPPORT

Le 28 février 2013, le Comité de la régie interne a présenté un rapport sur le paiement d'indemnités aux sénateurs dont la résidence principale est située à plus de 100 kilomètres de la Colline du Parlement. Afin d'améliorer l'intendance des opérations du Sénat relativement aux déclarations de résidences principale et secondaire, votre comité a présenté les recommandations suivantes, qui ont été acceptées par le Sénat :

a) Que chaque sénateur joigne à sa déclaration de résidence principale une copie de son permis de conduire, de sa carte d'assurance-maladie et de la page pertinente de sa déclaration de revenus toutes les fois qu'il signe une déclaration de résidence. Les sénateurs doivent signer cette déclaration chaque année pour pouvoir réclamer le remboursement des frais de subsistance dans la RCN.

b) Que le Comité de la régie interne donne instruction à la direction d'uniformiser la terminologie dans les politiques du Sénat.

c) Que la Politique régissant les déplacements des sénateurs soit revue pour tenir compte des exigences relatives aux déclarations de résidence principale.

Après l'adoption de son rapport par le Sénat, votre comité a revu toutes les politiques et lignes directrices concernant les déplacements des sénateurs dans le but d'améliorer les contrôles internes, d'atténuer les risques, d'accroître la transparence et de sensibiliser davantage le public au Sénat et à ses travaux.

Votre comité présente aujourd'hui les recommandations suivantes :

1. Que le paragraphe 4 du chapitre 1:02 du Règlement administratif du Sénat qui stipule : « Les actes du sénateur engagent son honneur personnel et celui-ci est réputé avoir agi honorablement dans l'exercice de ses fonctions administratives tant que le Sénat ou le Comité de la régie interne n'en décide pas autrement. » soit supprimée.

2. Que, dans le but d'uniformiser la terminologie relative aux résidences dans les politiques du Sénat, le Règlement administratif du Sénat soit modifié par le remplacement des définitions « résidence dans la capitale nationale » et « résidence provinciale » par les définitions « logement dans la capitale nationale » et « résidence provinciale » figurant à l'annexe « A » du présent rapport, et que votre Comité modifie la Politique régissant les déplacements des sénateurs en conséquence pour utiliser la terminologie relative aux résidences proposée pour le Règlement administratif du Sénat. La terminologie révisée vise uniquement les fins financières et administratives.

3. Que, dans le but de mieux évaluer la mesure dans laquelle les demandes de remboursement des frais de déplacement sont conformes aux politiques, les voyageurs soient tenus d'indiquer l'objectif précis de chaque déplacement. Même si les noms des personnes participant à une réunion ou à une activité n'ont pas à être divulgués, ces noms doivent néanmoins être conservés à des fins de vérification.

4. Que les voyageurs aient l'obligation de tenir un registre de leurs déplacements routiers pour toutes les réclamations des coûts du kilométrage et que ces réclamations et registres soient soumis à des vérifications périodiques.

5. Que les voyageurs soient tenus de produire des reçus lorsqu'ils demandent le remboursement de frais de taxi, peu importe les coûts, et que les politiques du Sénat soient modifiées en conséquence.

6. Que, en ce qui concerne le remboursement des indemnités quotidiennes au titre des frais de subsistance dans la RCN lorsqu'ils sont en déplacement dans la région de la capitale nationale, les voyageurs admissibles puissent réclamer ces indemnités pour les jours où le Sénat siège, les jours où ils assistent à des réunions des comités sénatoriaux, des caucus du Sénat et des caucus nationaux et jusqu'à concurrence de vingt jours additionnels pour l'exécution de travaux liés au Sénat.

7. Que le système des 64 points de déplacement soit modifié pour prévoir un maximum de 52 points pour les déplacements liés aux travaux courants du Sénat (entre la province ou le territoire que représente un sénateur et la région de la capitale nationale), les déplacements liés aux travaux du Sénat dans la province ou le territoire que représente le sénateur, et, jusqu'à concurrence de 4 points, pour les déplacements à New York (pour des travaux liés aux Nations Unies seulement) et à Washington, D.C.; et qu'une limite de 12 points soit établie pour les déplacements liés aux travaux du Sénat aux niveaux régional et national.

8. Que seul le conjoint ou le partenaire d'un sénateur puisse être nommé à titre de voyageur désigné, sauf dans le cas des sénateurs qui occupent les postes de leader du gouvernement ou de leader de l'opposition, et que les dispositions sur les voyages soient modifiées de manière à indiquer que le voyageur désigné doit accompagner le sénateur ou effectuer le déplacement en vue de le rejoindre.

9. Que l'Administration du Sénat soit tenue de présenter au comité directeur des rapports mensuels sur les habitudes de déplacement.

10. Que, aux fins de la reddition de comptes et du calcul des points, les catégories de déplacement soient modifiées comme suit : « Déplacement pour les travaux courants du Sénat » (déplacement entre la province ou le territoire de résidence et la région de la capitale nationale); et « Autres déplacements pour les travaux du Sénat » (toutes les autres catégories de déplacements : dans les provinces ou les territoires, au pays et à l'étranger).

11. Que l'utilisation, par les sénateurs, du système des 64 points de déplacement pour des voyages à l'étranger soit limitée aux voyages à New York (pour des affaires concernant les Nations Unies seulement et à Washington, D.C., jusqu'à concurrence de quatre points par exercice.

12. Que le Comité de la régie interne soit autorisé à apporter les modifications corrélatives nécessaires à toutes les politiques et lignes directrices existantes et qu'il soit également autorisé à déterminer les dates d'entrée en vigueur des recommandations présentées ci-dessus et à en informer les sénateurs.

Respectueusement soumis,

Le président,

DAVID TKACHUK