Délibérations du Comité permanent de la
Régie interne, des budgets et de l'administration
Fascicule 9 - Témoignages du 11 juin 2013
OTTAWA, le mardi 11 juin 2013
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration se réunit aujourd'hui, à 18 heures, à huis clos, pour considérer des questions administratives et en public pour considérer d'autres questions.
Le sénateur David Tkachuk (président) occupe le fauteuil.
[Français]
Le sénateur Carignan : J'aimerais que l'on discute du caractère public ou à huis clos de la réunion. Il m'apparaît que la discussion que l'on aura ici avec le vérificateur général est d'intérêt public. On ne traitera pas vraiment de renseignements personnels. Par conséquent, je propose que notre discussion avec le vérificateur général soit tenue en séance publique.
[Traduction]
La sénatrice Marshall : Je suis d'accord. J'ai échangé quelques courriels avec un des employés du bureau du greffier. J'étais très intéressée à tenir la séance en public et j'ai fait connaître mes intentions.
Le président : D'accord.
Sénateur Furey.
Le sénateur Furey : Oui, monsieur le président, je ne vois pas d'inconvénient d'une façon comme de l'autre, mais puisqu'il s'agit d'une rencontre préliminaire, je crois que nous devrions demander au vérificateur général lui-même s'il préfère que la séance soit tenue à huis clos ou qu'elle soit publique et télévisée. Cela ne me dérange pas, mais je crois que nous devrions demander au vérificateur général ce qu'il en pense.
Le président : Monsieur Ferguson.
Michael Ferguson, vérificateur général du Canada, Bureau du vérificateur général du Canada : Merci, monsieur le président. Nous sommes ici pour vous aider. Je n'ai pas de préférence, vraiment, alors ce sera au comité de décider. Je ne vois pas d'inconvénient à tenir cette discussion en public. Cela ne me dérange pas du tout.
Le président : Sénateur Downe, voulez-vous dire quelque chose?
Est-ce que les libéraux y voient un inconvénient?
Le sénateur Munson : Non, ce n'est jamais un problème pour nous.
Le président : Eh bien, la question a été posée.
Convenez-vous, dans ce cas, de tenir la séance en public?
Des voix : Oui.
Le président : Très bien. Nous allons prendre une minute pour inviter les journalistes à prendre place s'ils le veulent.
Monsieur Ferguson, je veux d'abord vous souhaiter la bienvenue, ainsi qu'à M. MacLellan et à M. Stock. Je sais qu'il a fallu de l'organisation pour venir témoigner à court préavis, et au nom de tous mes collègues, je vous en remercie.
Je crois que vous avez une déclaration liminaire à faire, monsieur Ferguson, alors la parole est à vous.
M. Ferguson : Monsieur le président, honorables sénateurs, je vous remercie de m'avoir invité à discuter de l'audit exhaustif du Sénat, y compris des dépenses des sénateurs, que j'ai accepté de réaliser à la demande du Sénat.
Je suis accompagné aujourd'hui de Clyde MacLellan, vérificateur général adjoint, et de Gordon Stock, directeur principal.
[Français]
Je sais que vous avez beaucoup de questions au sujet de cet audit. Il est cependant trop tôt pour que je puisse vous donner une liste détaillée des éléments qui feront partie de l'audit ou de ceux qui en seront exclus.
Je peux toutefois vous indiquer que nous nous pencherons sur les processus appliqués et les ressources utilisées par les sénateurs dans le cadre de leurs fonctions, qui sont les plus significatives ou importantes. Nous examinerons aussi les travaux effectués par les vérificateurs internes et externes du Sénat.
[Traduction]
Les sénateurs et d'autres personnes pourraient se demander en quoi cet audit différera de l'audit que nous avons réalisé auparavant. En effet, l'audit antérieur portait sur la mise en œuvre des politiques et procédures régissant les services administratifs du Sénat. L'audit à venir, lui, portera probablement sur les dépenses des sénateurs et des échantillons d'opérations des bureaux des sénateurs. Comme je l'ai mentionné plus tôt, nous n'avons pas encore déterminé l'étendue de l'audit.
J'aimerais souligner que je n'ai pas jugé bon que notre audit porte sur le rôle constitutionnel, législatif ou d'intérêt public du Sénat.
[Français]
Nous réaliserons cet audit comme tous nos autres audits, conformément aux normes professionnelles applicables et en trois étapes : la planification, l'examen et l'établissement du rapport. De plus, comme pour tous nos audits, nous nous assurerons que nos travaux sont effectués d'une manière indépendante et objective.
Au besoin, nous formulerons des recommandations en vue de renforcer les pratiques et procédures internes en vigueur. Je tiens à assurer le comité que nous avons les ressources nécessaires pour réaliser cet audit. Comme nous l'avons fait lors de notre audit interne, il se peut que nous retenions les services d'experts au besoin.
[Traduction]
Nous prévoyons discuter du plan d'audit avec le greffier et le Sous-comité de la vérification avant la fin de l'étape de la planification de l'audit, afin de leur expliquer l'étendue et les objectifs de l'audit. Dès que nous aurons terminé le plan de l'audit, nous recueillerons et examinerons les éléments probants que nous jugeons nécessaires pour nous permettre d'effectuer les travaux et de formuler une conclusion par rapport aux objectifs de l'audit.
Au cours de l'étape de l'établissement du rapport, nous confirmerons et validerons les faits en présentant une ébauche du rapport au greffier et au Sous-comité de la vérification. Les résultats de nos travaux seront présentés dans des rapports adressés au Président du Sénat en vue de son dépôt au Sénat.
Il est encore trop tôt pour fixer cette date, car nous devons terminer la planification des travaux. Tout au long de l'audit, nous communiquerons régulièrement avec le greffier et le Sous-comité de la vérification du Sénat.
[Français]
Monsieur le président, je termine ainsi ma déclaration. Nous serons heureux de répondre aux questions des membres du comité.
[Traduction]
Le sénateur Furey : Merci, monsieur Ferguson, de votre présence. Merci aussi à M. MacLellan et à M. Stock.
Quand pensez-vous être en mesure de nous dire quand sera entrepris l'audit et sur combien de temps s'échelonneront les trois étapes?
M. Ferguson : Il est difficile de vous donner un échéancier exact.
Pour ce qui est du début de l'audit, nous avons déjà commencé à rassembler le personnel nécessaire. Lorsque le personnel aura été choisi, il se réunira pour entamer la planification et veiller à la validation de cette étape. Nous allons ensuite commencer l'examen.
Pour le moment, il est pratiquement impossible de prédire combien de temps il faudra pour effectuer chacune des étapes, mais je peux vous dire que nous avons l'intention d'affecter le personnel à cette tâche le plus rapidement possible et de mettre les choses en branle sans tarder.
Le sénateur Furey : D'accord, merci.
[Français]
Le sénateur Carignan : Monsieur le vérificateur général, la lettre que vous avez adressée au Président du Sénat, le sénateur Kinsella, concernant l'acceptation du mandat qui vous a été requis par le Sénat, et dans la lettre il est écrit ce qui suit :
Un rapport d'audit contenant nos constatations vous sera remis à titre de Président du Sénat.
Est-ce que le rapport contiendra uniquement des constats ou il contiendra aussi des recommandations, s'ils constatent qu'il y a des lacunes, pour corriger la situation et s'assurer qu'elles ne se reproduisent plus dans le futur? Je crois qu'un des objectifs de la vérification, c'est de prévenir au cas où il y aurait des lacunes.
[Traduction]
M. Ferguson : Nous avons l'intention de mener cet audit de la même manière que nous effectuons habituellement ce type de travail. Dans le rapport, nous voulons formuler des recommandations qui permettraient d'améliorer les pratiques et les politiques et qui pourraient s'avérer utiles. Comme je le disais, notre intention est de procéder comme nous le ferions pour tout travail de cette nature et de formuler des recommandations que nous jugeons justifiées.
Le président : Comme vous le savez, monsieur Ferguson, Ernst & Young a effectué un audit des dépenses en 2009- 2010, et je crois que le Bureau du vérificateur général en a fait un aussi en 2010-2011, en plus des différentes vérifications privées des états financiers. Allez-vous en tenir compte dans votre planification des prochaines étapes?
M. Ferguson : Cela fait partie de notre travail d'examiner les audits effectués par d'autres vérificateurs, de consulter les contrôles internes et de tenir compte de toutes ces choses avant de déterminer les sources fiables.
Il s'agit d'un processus d'évaluation. Même si une chose a fait l'objet d'un audit dans le passé, il se peut qu'on veuille l'examiner d'un autre point de vue ou plus en profondeur. Nous allons peut-être pousser la vérification un peu plus loin ou adopter un angle quelque peu différent, mais nous ne referons pas le travail qui a été fait par un autre vérificateur si nous jugeons que son travail est toujours pertinent et d'actualité. Si nous pouvons nous appuyer sur les travaux antérieurs, nous le ferons, mais cela ne signifie pas que nous ne suivrons pas d'autres procédures ou que nous n'irons pas plus en détail.
Le président : Tandis que les journalistes sont ici, vous pourriez peut-être nous expliquer quelle est la différence entre les audits de gestion qu'effectue le Bureau du vérificateur général et les vérifications des états financiers que vous feriez pour une entreprise.
M. Ferguson : Certainement. La vérification des états financiers — en fait, plus de la moitié des travaux entrepris au Bureau du vérificateur général consistent à vérifier des états financiers — vise à exprimer une opinion sur la fidélité d'une série d'états financiers.
La vérification des états financiers implique bien des choses. Les procédures suivies sont semblables d'une année à l'autre. Il se peut que des problèmes se présentent au cours d'une vérification, mais comme c'est un exercice que nous exécutons régulièrement, nous savons exactement à quel type de problèmes nous pourrions être confrontés. Il est généralement plus facile de planifier les vérifications financières et de prévoir combien de temps il faudra pour les faire. Il s'agit d'examiner une série d'états financiers, de bilans et d'états des résultats, et d'indiquer s'ils sont fidèles à la réalité.
Pour un audit de gestion ou un audit intégré, nous allons examiner des éléments différents. Nous allons nous pencher sur les pratiques, de même que sur les programmes et leur fonctionnement. Nous allons aussi regarder les mesures de rendement. C'est une vérification beaucoup plus vaste.
Dans le cadre d'un audit intégré, nous pourrions vérifier les états financiers en plus d'examiner d'autres choses ayant trait au rendement.
Les audits de gestion supposent plus d'inconnus, alors il est plus difficile de déterminer combien de temps il faudra. Il faut établir les objectifs, déterminer les critères de vérification, puis passer à l'étape de la planification. C'est ainsi que je pourrais expliquer la différence entre les deux.
La sénatrice Marshall : J'ai deux questions pour vous. La première porte sur le processus de vérification. Si j'ai bien compris, le processus employé pour cet audit sera semblable au précédent et nous allons recevoir des mises à jour périodiquement?
M. Ferguson : Notre intention — et c'est d'ailleurs toujours de cette façon que nous fonctionnons — est de procéder à l'audit et de cerner les choses qui posent problème selon nous. Nous voulons nous assurer de valider ces choses et de veiller à ce qu'aucun détail ne nous échappe.
Comme je l'indiquais dans ma déclaration liminaire, nous prévoyons consulter le greffier et le Sous-comité de la vérification tout au long du processus. Il s'agit de la façon normale de procéder, comme nous le ferions avec les ministères. Lorsque nous effectuons un audit de gestion pour un ministère, par exemple, et que nous cernons des problèmes, nous en discutons avec les responsables ministériels. Nous avons l'intention de procéder de la même manière que nous l'avons fait lors du dernier audit sur ce sujet, et comme nous le faisons aussi pour toutes nos vérifications. Nous demeurons toutefois indépendants. Nous allons chercher toute l'information, mais nous en tirons nos propres conclusions.
La sénatrice Marshall : Ma deuxième question porte sur l'établissement de rapports. Prévoyez-vous déposer un seul rapport? Y en aura-t-il plus d'un, ou devons-nous nous attendre à ce que toutes les conclusions soient publiées en même temps?
M. Ferguson : J'ai parlé de l'établissement de rapports dans mon introduction. Je pense qu'il est possible qu'il y en ait plus d'un, et je veux maintenir cette possibilité. Aussi, dans nos audits de gestion, nous effectuons généralement des vérifications de suivi une fois les recommandations formulées, alors c'est une autre possibilité à envisager.
Si plus d'un rapport doit être publié, le tout se déroulera encore là de la même manière. Le même processus est suivi pour chaque rapport et le dépôt suit également les mêmes étapes. Selon l'ampleur de l'audit, nous allons devoir déterminer s'il conviendrait de publier plusieurs rapports de façon à ce qu'il soit plus facile de comprendre ce que nous avons trouvé, comment se déroule le processus et quels ont été les progrès réalisés. Si nous pensons qu'il pourrait falloir un certain temps avant de pouvoir déposer un rapport, il sera peut-être préférable d'en publier plusieurs. Cela n'a toutefois pas encore été déterminé.
[Français]
Le sénateur Massicotte : Merci à vous, monsieur Ferguson, ainsi qu'à vos collègues, de votre présence parmi nous ce soir.
J'aimerais que vous nous donniez un aperçu de l'envergure de votre mandat. Serait-il raisonnable de penser qu'une équipe de cinq à 10 personnes pour une période de trois, quatre mois pourrait faire le travail?
[Traduction]
M. Ferguson : Encore une fois, sans établir d'échéancier précis, la plupart de nos audits de gestion peuvent s'échelonner sur 18 mois, à partir du moment où la vérification est entreprise jusqu'au dépôt du rapport. Nous ne pouvons pas donner de date avant d'avoir terminé la planification. Je ne sais pas combien de temps cela prendra. Dans tout ce que nous faisons, nous devons suivre un processus très rigoureux et nous assurer de respecter les normes, en plus de recueillir tous les faits et toutes les informations nécessaires pour bâtir notre dossier.
Ce sera un travail de taille. Nous allons devoir y affecter du personnel. Combien de temps cela prendra, je n'en suis pas sûr, mais si nous pensons que l'audit pourrait s'échelonner sur 18 mois, du début à la fin, alors ce sera peut-être sensé de déposer des rapports intérimaires en cours de route.
Ce sont des choses qu'il reste à déterminer. Je ne crois pas que nous ayons déjà terminé une vérification en deux mois. Je serais très surpris si nous avions déjà réussi à en terminer une en quatre mois. Nous devons encore tenter de déterminer à quoi ressemblera l'échéancier.
[Français]
Le sénateur Massicotte : On peut donc envisager une procédure minimale de six mois pouvant aller jusqu'à 18 mois?
[Traduction]
M. Ferguson : Encore là, je ne crois pas qu'il sera possible de déposer un rapport d'ici deux ou quatre mois. Je ne m'avancerais pas non plus à dire que nous pourrons vous présenter quelque chose d'ici six mois. C'est difficile à dire, mais nous allons procéder à la planification et déterminer ce qui doit être fait, combien d'éléments feront partie de l'exercice et quels éléments seront examinés. Lorsque nous aurons planifié tout cela, nous pourrons voir d'après l'échéancier estimé s'il serait possible de devancer certains rapports, et quand ces rapports pourraient être déposés. Nous pourrons discuter des dates avec le sous-comité et le greffier une fois que nous aurons établi un plan.
[Français]
Le sénateur Massicotte : Je présume que votre examen sera probablement typique de ce genre de vérification, c'est-à- dire examiner les systèmes et les contrôles internes en place, voir s'ils sont satisfaisants ou pas; par la suite, identifier les faiblesses et déterminer les conséquences de ces faiblesses?
[Traduction]
M. Ferguson : Dans tous nos audits, nous regardons les systèmes de contrôles internes, les pratiques de l'administration, et cetera. Je crois que dans ce cas-ci nous avons l'avantage d'avoir examiné récemment les pratiques de l'administration et la façon dont elle gère une bonne partie des travaux du Sénat. Ces processus sont encore frais à notre mémoire, alors cela va certainement nous aider. Autrement, nous aurions dû aller chercher toute cette information. C'est une bonne chose, et nous allons en tenir compte.
Quoi qu'il en soit, cet audit sera différent. Il ne s'agira pas simplement de voir comment l'administration gère les choses, mais plutôt d'examiner les processus de plus près.
[Français]
Le sénateur Massicotte : Avant de terminer, j'aimerais faire un commentaire. Si la vérification prend 18 mois, il y aura à ce moment-là au moins 10 sénateurs qui auront pris leur retraite. Je vous incite donc à tenter d'aller un peu plus vite puisque je crois qu'il serait important de terminer votre vérification avant leur départ à la retraite.
[Traduction]
M. Ferguson : Nous allons déterminer cela lors de l'élaboration du plan et de l'établissement des priorités, à savoir quelles choses devront passer en premier. Beaucoup de facteurs vont entrer en ligne de compte. La retraite n'était pas du nombre initialement, mais peut-être que je vais devoir l'envisager. Il faudra prendre en compte une foule de critères pour établir les priorités.
Le sénateur Downe : Monsieur Ferguson, vous avez dit dans votre introduction que malgré les compressions budgétaires et la réduction de votre effectif, vous aviez les ressources voulues pour mener l'audit à bien. Est-ce que le Sénat va devoir assumer certains coûts? Allons-nous devoir prendre une partie des dépenses, ou est-ce que votre budget global va couvrir le tout?
M. Ferguson : Non, le Sénat n'aura pas à payer pour le travail que nous ferons.
Le sénateur Downe : C'est la meilleure nouvelle que j'ai entendue ce soir, monsieur le président.
La sénatrice Cordy : Ma fille est comptable agréée, et elle a travaillé dans un cabinet comptable et dans l'industrie privée. Elle a dit qu'il est bien plus facile d'effectuer une vérification que d'en être l'objet. Nous vous souhaitons néanmoins la bienvenue au Sénat.
Vous avez parlé plus tôt du mandat. Ce dernier aura-t-il un lien avec la motion adoptée au Sénat, en discuterez-vous avec le comité de vérification pour en déterminer la teneur exacte ou en est-il encore aux étapes de planification?
M. Ferguson : Ici encore, nous déterminerons ce qui doit être vérifié et comment nous procéderons. Nous consulterons le comité de vérification et d'autres parties qui doivent être consultées pour prendre une décision à ce sujet, mais tout cela s'inscrit dans le processus de planification. Tout cela vise à obtenir l'information et à recueillir des observations sur ce qui doit être fait. Une fois que nous aurons tous ces renseignements, nous établirons alors la portée véritable de la vérification.
La sénatrice Cordy : Vous avez indiqué précédemment que cette vérification différera quelque peu des autres audits dont le Sénat a fait l'objet ces dernières années. Quand vous vérifierez les dépenses des sénateurs, examinerez-vous celles de chaque sénateur, procéderez-vous au hasard ou est-ce un point qui reste à déterminer?
M. Ferguson : C'est le type de questions que nous devons considérer dans le cadre du processus de planification et d'établissement. Combien de données examinerons-nous pour chaque sénateur? Tous ces éléments seraient normalement fondés sur des statistiques, mais nous devons déterminer si nous voulons ou non soumettre chaque sénateur à une vérification, et nous ne l'avons pas encore fait.
La sénatrice Cordy : Vous avez indiqué plus tôt que vous remettriez le rapport final au président pour qu'il soit présenté au Sénat. Fera-t-on des mises à jour au comité de vérification et à l'ensemble du comité?
Mon autre question porte sur la possibilité qu'il y ait plusieurs rapports finaux en cours de route. Les remettra-t-on au Comité de la régie interne avant qu'ils ne soient présentés au président du Sénat et aux sénateurs? Peut-être ne le savez-vous pas encore.
M. Ferguson : Si nous décidons qu'il convient de faire rapport en plusieurs phases, nous avons l'intention de faire passer chaque rapport par toutes les étapes normales du processus de finalisation, puis de le présenter intégralement au Sénat aux fins de dépôt. Si nous décidons qu'il faut procéder en divisant l'information en plusieurs rapports, chaque rapport sera soumis à ce processus.
Chaque rapport que nous présenterions au Sénat passerait par plusieurs étapes afin de valider l'information et d'assurer la justesse des faits. C'est le type de validation que nous prévoyons appliquer. À l'évidence, si nous décelons des éléments qui soulèvent des questions au sujet d'un sénateur en particulier, ce dernier saura à quels éléments nous nous intéressons. Ce ne sera pas un secret que nous tenterons de lui cacher. Si nous trouvons des faits au sujet d'un sénateur en particulier, nous devons en parler et comprendre la situation. Mais à mesure que nous préparons des rapports, nous avons l'intention de valider l'information auprès du greffier et du comité de vérification. C'est du moins ainsi que nous prévoyons procéder.
La sénatrice Cordy : Je vous poserais une question à laquelle vous ne pouvez probablement pas répondre maintenant : jusqu'où remonteriez-vous? Je suppose que cela dépend des situations individuelles et de ce que vous découvrez quand vous commencerez la vérification.
M. Ferguson : Vous avez absolument raison. Il s'agit d'une autre des variables que nous devons considérer afin de déterminer la portée des vérifications et des examens que nous effectuerons. Combien de sénateurs seront-ils visés? Jusqu'où remonterons-nous? Combien de réclamations examinerons-nous? Y a-t-il d'autres aspects sur lesquels nous devons nous pencher? Il y a bien des choses que nous devons prendre en compte en établissant notre plan.
Le sénateur Kinsella : Je veux donner suite à la question de la sénatrice Cordy. Dans notre correspondance, je me suis engagé à déposer immédiatement tout rapport que nous recevons du vérificateur général. Si j'ai bien compris ce que vous avez écrit, vous avez indiqué que vous publieriez rapidement le rapport sur votre site web.
Mais je m'interroge, car je suis le seul qui soit habilité à déposer un rapport si le Sénat siège. Je me demandais si vous aviez des observations ou des conseils à nous communiquer pour nous indiquer s'il existe un mécanisme qu'on pourrait utiliser si le rapport ou les rapports finaux sont terminés et que vous considérez qu'ils devraient être présentés au Sénat si ce dernier ne siège pas parce qu'il s'agit d'une période de pause normale ou si, en fait, le Parlement a été prorogé. Pourriez-vous nous aider un peu ou au moins m'aider? Que dois-je faire du rapport si nous ne siégeons pas?
M. Ferguson : Voilà une bonne question, que nous devons considérer. Normalement, quand nous publions des rapports, nous présentons la plupart d'entre eux au Comité des comptes publics; nous devons donc toujours tenir compte de l'horaire des séances. Nous procéderons également ainsi dans le cas présent.
Si nous en arrivons à un point où nous considérons que quelque chose doit être signalé dans un rapport et que le Sénat ne siège pas, nous devrons régler la question quand elle se présentera, en nous assurant de savoir comment procéder en pareil cas.
Pour l'instant, nous avons l'intention de consulter l'horaire des séances quand nous évaluerons le moment propice pour déposer un rapport.
Le président : J'aurais juste une question supplémentaire à ce sujet. J'ai remarqué que dans votre lettre, vous avez indiqué que le rapport vous sera remis à titre de Président du Sénat. Je crois que la dernière fois, le rapport a été présenté au Comité de la régie interne, qui l'a déposé au Sénat aux fins de débat. Le président du Comité de la régie interne de l'époque avait pu répondre aux questions que les sénateurs auraient pu avoir au sujet de la vérification, et cette dernière ferait partie du processus. Je ne suis pas certain que le Président souhaite procéder ainsi, mais je m'interrogeais sur les raisons du changement. Est-ce que cela posera des difficultés? Je n'en suis pas certain.
Allez-y, monsieur Ferguson. Peut-être pouvez-vous également éclairer notre lanterne, Président Kinsella.
M. Ferguson : Notre objectif, notre intention, consiste ici à procéder de la même manière que nous le faisons dans toutes nos vérifications de gestion. Le travail que nous avons accompli la dernière fois au Sénat et au sujet de l'administration à la Chambre des communes a suivi des processus légèrement différents.
Pour être certains que tout le monde comprenne que ce travail s'effectue conformément à notre méthode et à l'approche que nous adoptons dans le cadre de tous nos travaux, nous considérons que dans le cas présent, il est préférable que nous suivions notre processus normal. Comme je l'ai souligné, nous déposerions normalement le rapport, car la plus grande partie de notre travail se fait évidemment pour l'autre chambre. Nous considérons qu'il importe de suivre le processus normal dans le cas présent; voilà qui explique le changement.
Le président : Parlant de l'autre chambre, le Président est responsable du comité, alors qu'au Sénat, ce sont les sénateurs qui sont responsables de ce qui est le Comité de la régie interne. C'est donc légèrement différent.
En ce qui me concerne, cela n'a pas vraiment d'importance. Mais cela en a une en un certain sens, car la dernière fois qu'un rapport a été déposé, les sénateurs ont pu poser des questions sur la vérification à M. MacLellan, à M. Stock et à vous-même avant le dépôt du rapport à la chambre, ce qu'ils ne pourront pas faire si on procède autrement. Il y a une petite différence.
M. Ferguson : Quand nous déposons quelque chose, notre processus normal comprend une séance à huis clos habituellement présidée par le président du Comité des comptes publics, mais n'importe quel sénateur ou membre a le droit d'assister à cette séance. Cette dernière se déroule habituellement juste avant que le rapport ne soit déposé, soit quelques heures avant le dépôt. Nous pourrions envisager de procéder aussi, car, une fois encore, cela fait partie de notre processus normal. Comprenez toutefois que je ne connais pas tous les rouages du Sénat et que j'ignore s'il est possible ou non d'agir ainsi.
Je crois qu'il est possible de s'adapter; mais ici encore, il y a notre processus normal. Nous sommes d'avis qu'il importe d'accomplir tout ce travail d'une manière aussi similaire que possible à celle que nous utiliserions pour n'importe quelle vérification de gestion. Ce sont certainement des éléments dont nous tiendrions compte pour voir s'il est possible de les intégrer dans notre processus normal.
Le président : Nous préparerons une lettre et vous l'enverrons; vous pouvez l'étudier et nous procéderons à partir de là.
Sénateur Comeau.
Le sénateur Comeau : Merci de comparaître devant nous ce soir.
Les sénateurs de ce comité ont toujours voulu croire que des mesures de contrôle internes étaient en place pour les aider à détecter les aspects problématiques. Dans certaines circonstances, ces mesures n'ont probablement pas été aussi efficaces que nous aurions voulu qu'elles le soient, et je crois que c'est ce que nous avons l'impression qu'il se passe actuellement.
Voilà pourquoi je veux soulever la possibilité de présenter des rapports intérimaires. Par exemple, si on considère les mesures de contrôle internes comme une des étapes initiales du programme et qu'on sent qu'elles présentent des lacunes, on voudrait certainement pouvoir les éliminer sans attendre la fin de la vérification.
En fait, je tente d'obtenir déjà des conseils pour nous aider à savoir comment nous pouvons nous améliorer. Nous ne sommes pas des vérificateurs pour la plupart, et le comité dépend des mesures de contrôle internes pour l'aider à déceler les aspects problématiques. Les rapports intérimaires nous seraient donc utiles.
M. Ferguson : Une fois de plus, nous examinerons toutes ces suggestions quand nous planifierons le travail pour déterminer comment nous le répartirons et ferons rapport sur la question.
Il y a deux facettes à examiner au chapitre des mesures de contrôle internes : la manière dont elles ont été conçues — pour voir si elles ont l'effet escompté — et la façon dont elles ont été mises en œuvre. Il faut également déterminer si les processus sont respectés.
Nous disposons déjà de certains renseignements à ce sujet grâce à nos derniers travaux, mais nous nous pencherons de nouveau sur toute la question des mesures de contrôle internes et déciderons s'il faut faire autre chose à cet égard. C'est peut-être plus la conception que l'application des mesures qui requiert du travail. Nous étudierons la question, puis considérerons la manière dont nous ferons rapport et la pertinence de déposer des rapports intérimaires.
Le président : Avez-vous d'autres questions, honorables collègues?
Merci beaucoup, messieurs Ferguson, MacLellan et Stock. Nous sommes ravis d'avoir pu discuter avec vous aujourd'hui. Je suis convaincu que le comité de vérification est impatient de vous rencontrer pour discuter du processus à venir. Merci beaucoup, monsieur Ferguson.
M. Ferguson : Merci, monsieur le président.
Le président : Le prochain point à l'ordre du jour est la mise en œuvre de la politique régissant les déplacements, que nous expliquera Mme Proulx. La politique a été adoptée et nous devons maintenant l'administrer. Elle nous donnera donc une brève séance d'information à ce sujet.
Nous ne déclarons pas le huis clos. Vous vouliez une séance publique, nous tenons donc une séance publique. Vous avez la parole.
Nicole Proulx, directrice des finances et de l'approvisionnement, Sénat du Canada : Votre comité a déposé le vingt- cinquème rapport, qui contient quelques changements à la politique des sénateurs régissant les déplacements afin d'améliorer les mesures de contrôle internes, de réduire les risques, d'accroître la transparence, et de permettre au public de mieux comprendre le Sénat et son travail.
Le Sénat a adopté ce rapport, dont je vous lirai la dernière recommandation :
[Français]
Que le comité de la régie interne soit autorisé à apporter les modifications corrélatives nécessaires à toutes les politiques et lignes directrices existantes, et qu'il soit également autorisé à déterminer les dates d'entrée en vigueur des recommandations présentées ci-dessus et à en informer les sénateurs.
[Traduction]
Le président : Vous avez tous une copie de la lettre en main. Il faudrait que vous m'autorisiez à l'envoyer à tous les sénateurs, car nous voulons nous assurer qu'ils sont tous au courant de la stratégie de mise en œuvre. Je crois que six ou sept recommandations seront mises en œuvre le 1er juillet. Un certain nombre d'entre elles ne peuvent s'appliquer aussi rapidement, car elles concernent les chiffres au cours d'une période de l'année. L'année est évidemment bien avancée; je crois donc que quatre seront mises en œuvre le 1er octobre.
Il était nécessaire de déterminer comment on procédera. Autrement dit, si nous changeons la politique pour indiquer 20 jours, il y a les indemnités quotidiennes, auxquelles s'ajouteront 20 jours où nous sommes autorisés à être ici en dehors des jours de séance du Sénat. Vient ensuite la question de la politique régissant les déplacements, des 52 et des 12 points, qui peut porter à confusion et qu'il faudra peaufiner encore un peu pour qu'elle soit au point. Elle ne sera donc pas mise en œuvre avant le 1er octobre.
Pour que ce soit clair, je tiens à vous rappeler que nous indiquerons très clairement ce qui suit à tous les sénateurs : prétendez que vous commencez immédiatement à mettre toutes ces recommandations en œuvre et agissez en conséquence.
La sénatrice Fraser : Monsieur le président, j'aimerais aborder un point qui peut sembler sans importance, mais je l'ai soulevé au cours d'une séance précédente. Cela concerne les registres de kilométrage. Une fois de plus, je demanderais respectueusement qu'en ce qui concerne les déplacements, les déplacements routiers, simplement entre la résidence des sénateurs et Ottawa — des résidences se trouvant à l'extérieur d'Ottawa et de la région de la capitale nationale —, nous puissions fournir le nombre de kilomètres parcourus à l'Administration du Sénat. Qu'on choisisse d'utiliser Google Maps ou un autre outil, il faut que ce soit uniforme. Le kilométrage peut varier non seulement en raison des irrégularités de l'odomètre de ma voiture, car je suis peut-être la seule dans mon cas, mais aussi de la voie et du nombre de courbes qu'on emprunte. Si nous pouvions convenir d'un chiffre fixe pour les déplacements entre le lieu de résidence et Ottawa, nous pourrions simplement l'insérer et ainsi simplifier la tâche de tout le monde.
Le président : Le document a malheureusement été adopté par le Sénat. Mais nous tiendrons compte de ce que vous avez dit.
Nous ne voulons pas compliquer l'administration, mais tenter de la simplifier. Nous ferons ce qu'il faut pour tenir compte de votre proposition, sénatrice Fraser, mais le document a été adopté par le Sénat. C'est pour ainsi dire réglé.
La sénatrice Fraser : Je ne dis pas que je ne tiendrai pas de registre, mais pourquoi le nombre de kilomètres est-il de 192,5 un jour et de 189,5 un autre jour?
Le président : Je comprends.
Sénateur Comeau.
Le sénateur Comeau : Je regardais le troisième point. Sans égard au fait que le Sénat a adopté ces changements, je voulais discuter du passage indiquant « peu importe les coûts ». Il est indiqué que les voyageurs sont tenus de produire des reçus lorsqu'ils demandent le remboursement de frais de taxi, peu importe les coûts.
Or, on avait l'impression qu'il n'était pas nécessaire de produire de reçus pour certaines dépenses. Qu'en est-il?
Le président : Il faut produire des reçus pour tous les déplacements en taxi, sauf en vertu de la politique régissant les déplacements. Pour se rendre de la résidence à l'aéroport, c'était 30 $ ou un reçu. Ainsi, à défaut de reçu, on pouvait réclamer 30 $.
Le sénateur Comeau : Je voulais poser la question à Mme Proulx. Pourriez-vous confirmer qu'il est question des déplacements entre ici et l'aéroport, et que le seul point qui se pose vient du fait qu'il n'était pas nécessaire de produire des reçus de taxi?
Mme Proulx : C'est exactement cela. Il fallait présenter des reçus pour tous les déplacements en taxi, sauf ceux relatifs à l'aéroport si la course était de moins de 30 $.
Le sénateur Comeau : C'est le seul cas.
Mme Proulx : Il fallait présenter de reçus pour tous les déplacements.
Le président : Sénateur Kinsella.
Le sénateur Kinsella : Je veux appuyer les propos de la sénatrice Fraser, mais j'accepte votre explication, monsieur le président.
Je tiens un registre depuis des années. Selon le véhicule que j'emprunte pour aller à Fredericton, la distance parcourue d'un garage à l'autre est de 1 016 milles ou de 945 kilomètres. Ce n'est qu'une variable.
La principale variable, c'est que, pour se rendre dans les Maritimes, il faut passer par Montréal. Selon le jour et l'heure du départ, on évite l'autoroute Métropolitaine parce qu'on pourrait y rester pendant une heure. Ça veut dire que si on traverse à Hawkesbury pour aller sur la rive nord, on parcourt des milles ou des kilomètres supplémentaires. Si on passe par les Cantons-de-l'Est pour aller de Sherbrooke jusqu'au Nouveau-Brunswick, on peut prendre un raccourci par les États-Unis d'Amérique. J'ignore s'il est illégal de quitter le pays, mais on évite de parcourir 100 milles.
En examinant cette question, il faut faire preuve d'un certain bon sens.
Le président : Dans les Prairies, on peut se voir arriver, en fait.
Le sénateur Munson : J'aimerais simplement obtenir un éclaircissement concernant les 12 points, compte tenu du fait que vous nous avez dit d'agir en conséquence. Les cinq premières recommandations seront mises en œuvre le 1er juillet, et les autres, le 1er octobre. Mais pour que nous agissions en conséquence, ces 12 points s'appliqueront à l'exercice commençant le 1er avril, non?
Le président : Ils commenceront à s'appliquer le 1er octobre.
Le sénateur Munson : Le 1er octobre. Merci.
Le président : Faut-il une motion à ce sujet? Il me faut une motion.
Le sénateur Campbell : Je la propose.
La sénatrice Cordy : Pardonnez-moi. Au numéro quatre, qui porte sur la sélection d'un voyageur désigné, je comprends de quoi il est question. Sauf dans le cas des sénateurs, qui, outre le conjoint ou le partenaire, pourrait être désigné?
Le président : Ils peuvent parfois désigner un aide, à ce que je sache.
Nous considérions seulement que les deux leaders se trouvaient dans une situation particulière; nous ne l'avons donc pas indiqué, mais ils ne pourraient désigner qu'une seule personne. Voilà ce qu'il en est.
Sénateur Campbell, vous avez présenté la motion.
Le sénateur Campbell : Je l'ai fait.
Le président : Merci, sénateur Campbell.
Tous ceux qui sont pour?
Des voix : D'accord.
Le président : Merci beaucoup.
(La séance est levée.)