Délibérations du Comité permanent de la
Régie interne, des budgets et de l'administration
Fascicule 8 - Témoignages du 18 juin 2015
OTTAWA, le jeudi 18 juin 2015
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration se réunit aujourd'hui, à 8 h 33, en séance publique, pour l'étude de questions administratives, et à huis clos, pour l'étude de questions administratives et d'autres sujets.
Le sénateur Leo Housakos (président) occupe le fauteuil.
[Traduction]
Le président : Bonjour tout le monde. Je tiens à souhaiter la bienvenue à nos nouveaux collègues présents aujourd'hui : la sénatrice Batters remplace la sénatrice LeBreton; le sénateur Plett est ici au nom du sénateur White, je crois; et le sénateur Neufeld remplace le sénateur Manning. Bienvenue. Nous avons du renfort aujourd'hui. C'est bien puisque cela nous donne un nouveau sentiment de confiance.
Nous allons sans tarder commencer la séance publique. Sommes-nous en ondes, de sorte que les Canadiens d'un océan à l'autre puissent nous voir accomplir ce travail admirable?
Le premier point à l'ordre du jour est l'adoption du procès-verbal des délibérations publiques du 11 juin 2015. Qui en propose l'adoption? Le sénateur Smith (Saurel), appuyé par le sénateur Neufeld.
Le deuxième point à l'ordre du jour est le groupe de travail pour les services aux sénateurs, et Miranda Edwards de même qu'Amanda McLaren sont avec nous.
Miranda Edwards, commis aux finances, Direction des finances et de l'approvisionnement, Sénat du Canada : Bonjour. Je m'appelle Miranda Edwards, et je suis coordonnatrice de projet et rédactrice de la politique au sein de l'Administration du Sénat. Je suis accompagnée aujourd'hui de ma collègue, cocréatrice du groupe de travail pour les services aux sénateurs.
Amanda McLaren, adjointe spéciale, Bureau de la sénatrice Marshall : Bonjour. Mon nom est Amanda McLaren, et je suis l'adjointe spéciale de la sénatrice Marshall.
Mme Edwards : Nous avons proposé au comité de créer un groupe de travail pour les services aux sénateurs afin de favoriser la consultation et la collaboration entre les bureaux des sénateurs et l'Administration du Sénat. Relevant du comité exécutif, le groupe devait inclure un échantillon des employés du Sénat, y compris du personnel des sénateurs et du personnel administratif. Le rôle du groupe est tout d'abord de recommander et de gérer en collaboration des projets sur les services offerts à une clientèle particulière. En deuxième lieu, l'objectif est de répondre aux demandes de commentaires de l'Administration du Sénat sur des produits, des services ou des projets particuliers relatifs aux services offerts à une clientèle spécifique.
Mme McLaren : Le concept du groupe de travail est émergé du projet Portail. Comme vous le savez, le Portail est le site web que nous avons lancé en janvier dernier pour offrir des outils de gestion et des ressources en ligne aux bureaux des sénateurs. Ce projet collectif a été mis en place par un groupe de travail de 16 personnes, dont 6 employés des sénateurs et un représentant par direction de l'administration, comme Miranda et moi. Le groupe a tenu de nombreuses séances de consultation et activités de sensibilisation, et il essaie généralement de donner l'occasion à tout le personnel de participer et de formuler des recommandations.
En plus de créer un produit très réussi, le groupe de travail s'est avéré être un outil rassembleur efficace permettant d'améliorer les relations de travail entre l'Administration du Sénat et les bureaux des sénateurs. Dans le cadre de nos rencontres régulières, mais aussi des activités de consultation et de sensibilisation, il y a eu un échange positif et constructif entre les deux groupes. Les employés des sénateurs ont senti que leur point de vue était entendu et ont eu l'occasion de participer. Nous avons également écouté le personnel administratif et appris en quoi il lui était bénéfique de connaître ces perspectives aussi. Le dialogue était donc ouvert et très constructif.
Mme Edwards : Au départ, lorsque le groupe de travail a obtenu l'autorisation de créer le Portail, ce devait être un groupe temporaire axé sur le projet. Mais au fil du projet, nous avons commencé à recevoir de nombreuses demandes pour d'autres projets de la part de l'administration, du personnel des sénateurs et des sénateurs eux-mêmes. Ils ont soumis au groupe de travail une longue liste de demandes de projets sur tout, y compris des programmes d'apprentissage et de formation, de même qu'une expansion de Portail pour y inclure un contenu législatif, des améliorations à Intrasen, plus d'activités d'orientation, et ainsi de suite. Et surtout, les employés de l'administration et des bureaux des sénateurs nous ont dit souhaiter que le groupe demeure en place en guise de tribune de collaboration et d'échange d'idées, indépendamment des projets spécifiques auxquels il peut travailler, le cas échéant. Par exemple, le personnel du Sénat a demandé que davantage d'activités de consultation et de sensibilisation soient organisées par le groupe.
En raison de ces commentaires, Amanda et moi, qui faisions toutes les deux partie du groupe de travail initial, de même que les parrains du projet avons estimé qu'il fallait y répondre en demandant la permission de continuer ce que nous avions commencé avec le Portail.
Il ne fait aucun doute que les commentaires obtenus auprès des bureaux des sénateurs contribuent à améliorer les projets liés au service à la clientèle de l'administration.
[Français]
À l'heure actuelle, l'administration consulte le personnel des sénateurs de façon ponctuelle. Selon les besoins, la participation du personnel est sollicitée de diverses façons, par exemple en demandant aux sénateurs d'obtenir les commentaires des employés ou en demandant informellement la participation de volontaires pour examiner les nouveaux outils ou les publications. Pour les sénateurs, le personnel et l'administration, ce processus demande du temps et un travail de coordination considérable. En revanche, en étant une entité permanente consacrée à cette fin, le groupe de travail proposé offrirait une méthode efficace et rationalisée pour la consultation du personnel, et ce, en apportant une plus grande efficacité à la cueillette des commentaires du personnel du Sénat, ainsi qu'une meilleure mobilisation des employés et de leurs idées.
[Traduction]
En somme, ce projet peut être réalisé sans ressource supplémentaire du Sénat et nous aidera beaucoup à continuer ce que nous faisons déjà pour favoriser l'innovation, améliorer le service à la clientèle, mobiliser tous les employés du Sénat et miser sur la réussite du Portail et du groupe de travail.
Mme McLaren : Je pense que je peux parler au nom de Miranda et de moi-même en exprimant mon enthousiasme à l'égard du projet, dans cette période de changement organisationnel extraordinaire au Sénat. Nous sommes ravis de profiter de cette occasion unique et de tirer parti de la réussite du Portail afin de continuer d'améliorer les services offerts aux sénateurs.
Nous vous remercions de nous avoir invités. Nous serons heureuses de répondre à toutes vos questions.
Le sénateur Munson : Je pense que c'est une excellente initiative. Il est question d'une expansion du Portail, y compris d'une nouvelle section législative et d'autres outils pour Intrasen. Comment cela fonctionnera-t-il? Je pense que les bureaux des sénateurs n'utilisent pas suffisamment Intrasen. C'est un outil formidable et inestimable, mais je doute qu'il soit suffisamment utilisé. Allez-vous offrir d'autres programmes au personnel du Sénat afin de vraiment leur expliquer à quel point il est important que les sénateurs s'en servent?
Mme Edwards : L'objectif du Portail était non seulement d'attirer l'attention sur les ressources existantes, mais aussi de les réorganiser d'une manière qui soit plus intuitive et utile pour les bureaux des sénateurs.
Pour ce qui est d'Intrasen ou d'un portail législatif plus vaste, le groupe aimerait notamment discuter avec le personnel des sénateurs au sujet de ses priorités, étant donné que nous avons une liste de près de 12 demandes de projets, et que nous ne pouvons pas tout faire en même temps, comme nous l'avons mentionné en exposé. Cependant, certaines priorités sont ressorties, et nous voulons organiser une consultation initiale afin de déterminer quelles grandes mesures nous pouvons prendre maintenant pour régler les problèmes. Intrasen pourrait en faire partie, de même que l'amélioration du Portail ou la création d'un portail législatif. Je crois que c'est déjà un bon outil, mais il pourrait être amélioré.
Le président : Y a-t-il d'autres questions?
Le sénateur Lang : Je voudrais poursuivre sur le sujet. Vous avez parlé de 12 projets. Qui les a recommandés?
Mme Edwards : Les employés de l'administration, le personnel des sénateurs et les sénateurs eux-mêmes.
Le sénateur Lang : J'aimerais dire une chose. Il existe une très grande différence entre les bureaux des sénateurs qui représentent les grands centres du Canada et ceux qui représentent les milieux ruraux. Par conséquent, il arrive que les besoins soient différents. Le personnel des bureaux — je vais donner l'exemple du mien — pourrait fournir des idées devant être prises en compte afin que le système fonctionne mieux pour tous les sénateurs, et plus particulièrement ceux des zones rurales qui doivent beaucoup voyager, ce qui entraîne des coûts et bien des tracas. Je recommande fortement qu'au moins deux, sinon trois membres du personnel de bureaux ruraux fassent partie du groupe pour l'aider à formuler des recommandations.
Mme McLaren : Cet été, je suppose qu'une occasion unique se présente à nous puisque nous ignorons quand les travaux reprendront. Ce pourrait être très long, et je pense que nous profiterons de l'occasion pour organiser des séances de consultation avec l'ensemble du personnel des sénateurs, en encourageant tout le monde à participer et à apporter sa contribution. Nous allons inviter les membres du groupe de travail de même que l'ensemble du personnel des sénateurs et de l'administration, et nous croyons ainsi inclure des représentants de tous les partis et de toutes les régions.
Le sénateur Lang : J'aimerais revenir en arrière. Je ne m'étendrai pas là-dessus, mais un groupe de personnes s'occupera d'organiser et de mettre en place les différentes recommandations. J'aimerais qu'au moins un certain nombre de représentants des bureaux en région rurale fassent partie du groupe, dans le cadre de la consultation générale du personnel. C'est ce que je veux dire. Autrement, nous sommes parfois oubliés.
Le sénateur Neufeld : Ma question ressemble beaucoup à celle du sénateur Lang. Je ne crois pas que mon bureau fasse partie du groupe de travail.
Le sénateur Lang : Mon bureau n'a pas été consulté.
Le sénateur Neufeld : Je ne sais pas dans quelle mesure les membres du groupe ont essayé d'inclure... Peut-être que mon personnel a été consulté et que je ne suis tout simplement pas au courant, mais j'ai posé la question ce matin.
Puisque je fais partie des sénateurs en milieu rural, je propose qu'un membre de mon personnel participe à votre groupe de travail, de sorte que vous obteniez l'avis de ceux qui sont les plus éloignés d'ici.
Je ne dis pas que vous faites fausse route, car je suis tout à fait d'accord avec vous, mais je pense qu'il faut peut-être étendre un peu la portée des consultations.
Le président : Si je peux me permettre, je ne crois pas qu'élargir la portée du groupe pose problème. Sauf erreur, nous pourrons agrandir le groupe pour la suite des choses, et je pense qu'une invitation a été lancée à tous les sénateurs qui veulent y participer. Je crois que nous pourrons facilement élargir le groupe de travail et y ajouter les sénateurs qui souhaitent y prendre part.
Veuillez m'excuser de vous avoir interrompue.
Mme Edwards : Aucun problème.
Je peux brièvement vous expliquer comment nous avons formé le premier groupe de travail, en essayant d'inclure le plus d'employés des sénateurs possible. Nous avons envoyé un grand nombre de courriels à tous les bureaux des sénateurs afin de les inviter aux séances de consultation. Lorsque nous avons créé le groupe comprenant des membres du personnel des sénateurs, nous avons également envoyé des courriels les invitant à se porter volontaires. Nous avons obtenu six réponses positives. Nous avons également mené des actions d'information pour essayer d'inclure le plus de gens possible. Plus de 100 employés des sénateurs ont participé aux consultations initiales.
Quant à la participation au groupe de travail, il faut y consacrer un peu plus de temps. Nous tenons des réunions toutes les deux semaines, le lundi matin, et la participation est toujours sur une base complètement volontaire. Il n'y a aucune limite quant au nombre d'employés pouvant faire partie du groupe. Nous avons littéralement accepté tous ceux qui ont dit vouloir assister aux réunions, et je pense que nous voulons poursuivre avec ce modèle. Même si un petit groupe de personnes devait s'occuper davantage des questions administratives ou jouer le rôle d'un comité de direction, les réunions demeureraient ouvertes. Je pense que nous serions ouverts à tout employé de l'administration ou des bureaux des sénateurs qui voudrait venir donner son opinion.
Mme McLaren : Tout à fait.
Le sénateur Lang : Je ne vais pas insister davantage là-dessus, mais je pense que le groupe de direction ou de travail lui-même devrait compter des représentants de régions rurales canadiennes, car c'est là où la majeure partie du travail est réalisé. C'est tout ce que je voulais dire.
Le président : Y a-t-il d'autres questions ou commentaires? Êtes-vous d'accord sur la recommandation?
Proposez-vous la motion, sénateur Munson?
Le sénateur Munson : Oui.
Le président : La motion est appuyée par la sénatrice Marshall.
Le troisième point à l'ordre du jour porte sur les programmes de formation des sénateurs et du personnel.
Nicole Proulx, greffière du comité, dirigeante principale des Services corporatifs, Sénat du Canada : Mesdames et messieurs les sénateurs, bonjour. Le document que j'ai en main vous a été distribué il y a quelques semaines, et je suis ravie de pouvoir vous le présenter. Il porte essentiellement sur les programmes de formation.
[Français]
J'aimerais commencer en précisant qu'il existe déjà des programmes de formation au Sénat, notamment la formation sur la sécurité de l'information, la formation en secourisme, réanimation cardio-respiratoire et défibrillateur, ainsi que d'autres formations corporatives qui ont trait à la supervision d'employés, au service à la clientèle et aux techniques de rédaction en langue seconde. Il existe donc une panoplie de formations.
Le Sénat offre aussi de la formation plus ciblée à l'égard des procédures liées aux ressources humaines, aux finances et à l'approvisionnement. À titre d'exemple, lors de la mise en œuvre du système de réclamations électroniques, nous avons donné une bonne formation à tous les employés. Il en est de même pour les procédures de fin d'exercice financier.
[Traduction]
Ce qui est proposé ici, c'est d'offrir une formation plus complète sur des politiques administratives pertinentes. Une telle formation pourrait comporter deux avantages considérables : améliorer la compréhension de l'interprétation juste des politiques ainsi que de leur application; et contribuer à établir des relations positives entre le personnel des sénateurs et l'administration. En fait, c'est très concrètement lié à la présentation de Miranda et d'Amanda que vous venez d'entendre. Nous devons et voulons établir des relations solides entre l'administration et les bureaux des sénateurs.
Pour vous donner quelques idées initiales, la proposition devant vous vise à fournir une formation officielle aux sénateurs et à leur personnel sur les éléments qui sont du ressort de toutes sortes de ressources du Sénat. La formation serait divisée en modules, qui permettraient de la dispenser en volets de taille plus commode, et elle porterait sur des domaines clés tels que la gestion générale de bureau, les finances, les achats, les ressources humaines et d'autres sujets connexes. Elle devrait également être adaptée aux sénateurs ou au personnel, en fonction du public cible. Il est aussi recommandé que la formation soit obligatoire. Vous devrez évidemment y porter attention et formuler des conseils concernant la fréquence de la formation et l'offre de cours de perfectionnement.
Le deuxième volet porte sur la formation informelle des sénateurs et de leur personnel, ce qui est déjà en vigueur. Il peut s'agir de rencontres individuelles visant à discuter des dispositions, à apporter des précisions, à faciliter l'interprétation et l'application des documents, à régler les demandes, ou à aborder d'autres sujets d'intérêt.
[Français]
Troisièmement, nous continuerons de créer des outils pour aider les sénateurs, leurs employés et l'administration. L'élaboration d'une formation en ligne est un sujet d'intérêt, de même que l'utilisation accrue des systèmes électroniques.
Enfin, la communication des changements est aussi une composante importante de la saine gestion. Nous aimerions travailler avec le groupe de travail pour déterminer la meilleure façon de rejoindre tous les groupes, qu'il s'agisse des sénateurs, de leur personnel, de l'administration et de tous ceux qui sont impliqués de près ou de loin lorsqu'il y a des changements.
Vous avez mentionné plus tôt l'utilisation accrue de l'outil IntraSen; c'est notamment un modèle sur lequel nous voudrions nous pencher et que nous voudrions promouvoir davantage. En bref, cela termine ma présentation. Si vous avez des questions, je serai heureuse d'y répondre.
Le président : Les sénateurs ont-ils des questions?
[Traduction]
La sénatrice Cordy : C'est une excellente idée. Compte tenu de ce qui se passe et des élections qui approchent, l'idée d'offrir une formation obligatoire est excellente à ce stade-ci, puisque le personnel aura plus de temps.
La sénatrice Marshall : La sécurité sera-t-elle intégrée à la formation officielle? Y a-t-il des plans à ce chapitre?
Mme Proulx : La formation sur la sécurité est déjà dispensée régulièrement, et ces activités vont se poursuivre.
La sénatrice Marshall : Pour ce qui est de la formation obligatoire, le Sous-comité de la vérification a reçu le mandat de rencontrer M. Duguay à propos du rapport sur les fuites relatives à certaines vérifications passées. Nous avons notamment abordé la question de la formation obligatoire dans le domaine de la sécurité, afin que tout le monde soit au courant.
Le président : En ce qui a trait à la fusion des trois forces au cours des trois à cinq prochains mois, j'imagine que cela entraînera des changements importants. Le tout entrera probablement en vigueur à notre retour.
La sénatrice Marshall : Ce volet sera-t-il inclus?
Le président : J'imagine qu'il pourrait l'être, ou même faire l'objet d'une initiative distincte. Ce sera assez considérable étant donné l'importance qu'auront les modifications sur nos activités et sur les trois forces qui participent à la sécurité.
Le processus commence maintenant et se poursuivra au cours de l'été. Le Président Scheer et moi-même allons surveiller le tout; j'en ferai probablement un peu plus que lui, puisqu'il partira quelques mois. Nous allons faire en sorte que les sénateurs soient tenus au courant des modifications à venir pendant tout l'été pour éviter de surprendre qui que ce soit. Nous allons faire de notre mieux pour que la transition se déroule sans heurts.
La sénatrice Marshall : Je suis d'accord sur tout ce qui a trait à la gestion de bureau, aux finances, aux ressources humaines et à la technologie de l'information, mais nous nous préoccupons aussi de la sécurité matérielle et de celle de nos dossiers et de nos données.
Le président : Nous allons maintenant poursuivre nos travaux à huis clos.
(La séance se poursuit à huis clos.)