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Délibérations du Comité permanent de la
Régie interne, des budgets et de l'administration

Fascicule n^o 3 - Témoignages du 5 mai 2016

OTTAWA, le jeudi 5 mai 2016

Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration se réunit aujourd'hui, à 8 h 5, en séance publique, conformément l'article 12-7(1) du Règlement, pour étudier des questions financières et administratives, puis à huis clos pour étudier des questions financières et administratives.

Le sénateur Leo Housakos (président) occupe le fauteuil.

[Traduction]

Le président : Bonjour, mesdames et messieurs. Bienvenue aux deux invités qui se joignent à nous aujourd'hui. Je tiens à féliciter de nouveau le sénateur Mitchell, de manière informelle, de sa nomination à titre de nouveau whip du gouvernement. Je sais qu'il accomplira un excellent travail, et nous sommes enchantés de le compter parmi nous. La sénatrice Lankin est également avec nous ce matin. Elle n'est pas membre officielle du comité, mais elle toujours la bienvenue à nos séances, comme tous les sénateurs le sont, d'ailleurs.

Avant de commencer la séance, j'aimerais exprimer nos préoccupations à l'égard de ce qui se passe à Fort McMurray. Nos pensées se tournent vers les habitants de cette ville d'Alberta et tout ce qui se passe là-bas ce matin. C'est une terrible tragédie, et nous espérons que les forces d'intervention en situation d'urgence qui travaillent là-bas réussiront à éteindre l'incendie aussi rapidement que possible.

Je tiens à préciser que nous poursuivons aujourd'hui l'examen des points commencés lors de la dernière séance. Des circonstances inhabituelles nous ont obligés à suspendre la séance précédente au lieu de la lever. Nous allons donc examiner le point 4 à l'ordre du jour, qui concerne le premier rapport du sous-comité des communications. Il se trouve que ce dernier est devenu un comité, dont le rapport a été reporté à maintes reprises. Mais je pense que nous avons maintenant reçu l'approbation de tous les caucus.

Je demanderais à Pascale Legault de s'avancer pour présenter ce que nous espérons être un dernier exposé sur la question avant que nous puissions passer à autre chose.

Pascale Legault, dirigeante principale des finances, Direction des finances et de l'approvisionnement, Sénat du Canada : Merci, monsieur le président. Je me demandais si nous pourrions distribuer le document pour l'exposé.

Pendant qu'il est distribué, j'aimerais revenir à notre dernière rencontre, au cours de laquelle le comité a approuvé le modèle de divulgation proactive. Il a également été décidé d'intégrer toutes les recommandations formulées dans le rapport sur la sécurité de M. McDonald.

Après avoir pris cette décision, nous avons discuté des répercussions et des changements à apporter, et nous nous sommes aperçus qu'en appliquant une grande partie des recommandations, le Sénat reviendrait au modèle courant en regroupant toutes les dépenses de déplacement de l'accueil et, essentiellement, ne fournirait pas la ventilation exigée dans les objectifs de transparence.

Le sous-comité des communications a demandé à ce que Mme Bouchard, M. McDonald et moi-même travaillions ensemble pour assurer la transparence sans compromettre les aspects de sécurité ayant soulevé des préoccupations. Le document devant vous et les changements qui y sont proposés tiennent compte de toutes les préoccupations exprimées. Nous avons présenté cet exposé au caucus conservateur pour nous assurer qu'il était jugé raisonnable.

À la première page, où se trouve le modèle de premier niveau, on voit le nom du sénateur, l'affiliation, la province, le bureau, ainsi que les frais d'accueil, de subsistance et de déplacement. Il n'y a pas de changement sur cette page. Le seul commentaire que je voudrais formuler, c'est que...

Le sénateur Downe : Pourrais-je invoquer le Règlement? Sommes-nous à huis clos? Si nous parlons de sécurité — de n'importe quel aspect de la sécurité —, je ne pense pas que nous devrions le faire en public. J'aime les séances ouvertes, mais...

Le président : Si le comité souhaite...

Le sénateur Downe : Quand nous parlons de sécurité, nous pouvons peut-être déclarer le huis clos.

Le président : Je ne pensais pas que M. McDonald traitait précisément de questions de sécurité. Si c'est le cas, nous déclarerons le huis clos.

Le sénateur Downe : Merci, monsieur le président.

Mike McDonald, directeur, Service de sécurité du Sénat, Sénat du Canada : Tous les échanges sur la sécurité seront génériques, à moins qu'une question ne porte sur un point plus précis. Autrement, je ne pensais pas entrer dans les détails.

Le président : C'est au comité qu'il revient de décider. Si vous voulez vous réunir à huis clos, sénateur Downe, je ne m'y oppose pas. Je pensais simplement que c'est...

Le sénateur Downe : J'ai entendu dire que les comités déclarent le huis clos quand une question délicate est abordée. Tout est bien, alors. Merci, monsieur le président.

Le président : Nous présentons essentiellement la plateforme et le rapport de divulgation qui seront annoncés publiquement. Il n'y a donc rien de ce qui sera présenté ici aujourd'hui qui ne devrait être entendu par le public.

Mme Legault : À la première page, aucun changement n'a été apporté; le modèle présenté est resté le même. Le seul point débattu hier concernait la pertinence d'afficher l'affiliation sur cette page. Nous avons convenu que nous pourrions éliminer cette colonne sans réduire le niveau d'information ou nous éloigner de l'objectif, ou que nous pourrions afficher l'affiliation comme suit : conservateur, libéral ou sans affiliation. Je laisserai le comité prendre une décision à la fin de l'exposé.

À la page suivante, qui porte sur la ventilation des dépenses d'accueil, un changement a été apporté. Il y est question du moment auquel l'activité a eu lieu. Plutôt que de donner la date précise, nous recommandons d'indiquer le mois. Nous fournissons ainsi des renseignements sur la date approximative à laquelle l'activité s'est déroulée, mais il n'est pas possible d'établir un lien entre les frais d'accueil et de déplacement. Cela respecte la recommandation du service de sécurité. Sachez que le motif et un renseignement supplémentaire, soit le nom de l'entrepreneur, figureront également sur cette page.

C'est à la page suivante, qui porte sur les dépenses de déplacement, que se trouvent la plupart des changements. Nous avons pris en compte tous les conseils et, pour tous les déplacements courants — c'est-à-dire ceux entre la résidence et la Colline du Parlement —, on n'indiquera pas de date dans les colonnes « semaine du » et « semaine au », parce que cela pourrait permettre de dégager des habitudes de déplacement. Aucun renseignement ne sera donc publié sur la date des déplacements courants. Nous continuerons de préciser la date des autres déplacements, comme ceux effectués pour assister à des conférences ou des formations, parce qu'il s'agit de déplacements plus ponctuels ne permettant pas de dégager des tendances. Plutôt que de fournir des dates précises, nous indiquerons la semaine.

Vers la droite, nous avons réuni les frais de déplacement en avion, en autobus et en train. Aucune précision n'est donc apportée à cet égard. À droite, nous avons fusionné les déplacements en taxi et le kilométrage. Le mode de transport employé par les sénateurs n'est donc pas précisé.

En bas figure le voyageur désigné. Si ce voyageur accompagne le sénateur sur la Colline pour une séance du Sénat, aucune date n'est donnée, pour la même raison que celle qui s'applique au sénateur, c'est-à-dire pour qu'aucune habitude de déplacement ne puisse être décelée.

À la page suivante, sur les contrats, aucun risque n'a été souligné; aucun changement n'a donc été apporté à ce modèle. Le seul renseignement que nous fournirons, outre le sujet, est le nom du fournisseur de service, qui a été considéré comme étant un renseignement essentiel.

Voilà le modèle de divulgation proactive que nous recommandons. Mike est à votre disposition pour répondre à vos questions. Je le suis également.

Le sénateur Manning : J'aurais simplement une question sur les dépenses de déplacement. Nous n'indiquerons pas le nom du voyageur désigné, mais il s'agit là d'un renseignement déjà connu du public. Nous avons tous un voyageur désigné. Ce renseignement est accessible au public, n'est-ce pas?

Mme Legault : Au Sénat, les noms des voyageurs désignés ne sont pas rendus publics et ne seront pas dévoilés dans le cadre de la divulgation proactive.

Le sénateur Manning : Qu'en est-il des enfants?

Mme Legault : Aucun nom ne sera divulgué.

Le sénateur Wells : Pascale, où les personnes à charge figureront-elles? Entreront-elles dans la catégorie des voyageurs désignés?

Mme Legault : Elles seront considérées comme un « voyageur désigné », sous l'appellation « personne à charge ».

Le sénateur Wells : Il y aura donc une autre ligne indiquant « personnes à charge »?

Mme Legault : Oui. Il n'y aura pas de nom.

La sénatrice McCoy : Ma question est plus générique. Dans les divulgations proactives antérieures, c'était très mêlant, voire trompeur, car les dépenses étaient déclarées en dehors de la période concernée. Autrement dit, les dépenses étaient déclarées comme si elles avaient été effectuées dans la présente période fiscale, alors qu'elles l'avaient été dans la précédente. Voilà qui causait énormément de confusion, pas seulement pour nous, mais aussi pour la population et, en particulier, les médias. Cette situation sera-t-elle corrigée? Allons-nous déclarer nos dépenses en temps réel? Allons-nous divulguer nos frais de manière à ce que les dépenses effectuées dans le premier trimestre de l'exercice soient déclarées dans ce trimestre, ou allons-nous les divulguer au troisième trimestre parce que c'est à ce moment-là que la Direction des finances a enfin les chiffres en main?

Mme Legault : La Direction des finances publiera l'information 60 jours après que les dépenses ont été effectuées et réclamées. De toute évidence, si une réclamation est présentée pour un trimestre précédent, la dépense ne sera pas déclarée pour ce trimestre-là, puisque la Direction des finances n'aura pas l'information pour le faire. Le nouveau système que nous sommes en train d'établir est entièrement automatisé, de sorte que la réclamation doit être effectuée pendant le trimestre pour que la dépense y soit divulguée.

La sénatrice McCoy : Les dates correspondront-elles au moment auquel la dépense a été faite ou à celui où vous avez effectué votre travail?

Mme Legault : C'est à la date où la dépense a été effectuée.

La sénatrice McCoy : C'est ce qui figurera dans la déclaration?

Mme Legault : Oui.

La sénatrice McCoy : Cela contribuera à améliorer la situation. Même si l'information ne sera pas publiée avant que nous ayez terminé votre travail, au moins, c'est la date à laquelle la dépense a été effectuée qui paraîtra. Ce sera une amélioration considérable. Merci.

Le sénateur Wells : Voici un point qui nous a posé des problèmes par le passé. Si une dépense — par exemple, un laissez-passer aérien de 10 000 $, qu'un grand nombre d'entre nous doit acheter — est effectuée dans le premier trimestre, elle serait déclarée au cours de ce trimestre, mais le laissez-passer lui-même est utilisé au cours des cinq à six mois qui suivent. Ainsi, les dépenses du premier trimestre pourraient sembler gonflées, alors que le laissez-passer n'a pas réellement été utilisé pendant cette période. Serait-il possible d'indiquer quelque part dans la déclaration une note disant « dépense effectuée » pour, par exemple, des publications? Je sais que c'est une dépense minime, mais si je m'abonne à un mensuel, la dépense est effectuée à un certain moment, mais la publication est livrée sur une période plus longue. J'aimerais que le personnel envisage de prévoir une note permettant d'expliquer la situation.

Mme Legault : Compte tenu de l'importance relative de la question, c'est un point crucial au chapitre de la valeur. Nous avons l'intention d'instaurer un mécanisme pour les achats prépayés lorsque la déclaration ne rend pas compte de la réalité. Il ne serait donc pas nécessaire qu'il y ait une note. Si quelqu'un effectue un achat de 10 000 $, le montant serait enregistré à titre d'achat prépayé, et les dépenses seraient comptabilisées dans les dépenses à chaque utilisation. À notre avis, ce n'est pas encore une dépense, puisque l'achat n'a pas encore servi; il s'agit donc d'un actif.

Le sénateur Wells : Même si la dépense a eu lieu.

Mme Legault : L'achat a été effectué, exactement.

Le sénateur Munson : Merci de ce rapport. Je pense que pour éclaircir les choses, vous devriez expliquer, puisqu'il s'agit d'une séance publique, pourquoi vous y adoptez une position générique au sujet des déplacements et indiquez que la divulgation ne doit pas permettre de dégager des habitudes. Je pense que c'est important. Vous vous rappellerez peut-être qu'il y a quelques années, des vérificateurs ont réalisé des études et ont décelé des habitudes qui n'étaient pas tellement bonnes. C'est là un motif raisonnable. Je sais que nous parlons de sécurité et je sais que la séance est publique. Mais en ce qui concerne les habitudes, je pense que si un journaliste écoute la séance ce matin, il ne comprendra peut-être pas ce que vous cherchez à accomplir en montrant seulement les déplacements qu'une personne effectue entre sa résidence ou sa circonscription et Ottawa, sans indiquer de date précise.

M. McDonald : Si j'ai compris votre question correctement, en fournissant des renseignements génériques, on assure une plus grande sécurité à bien des égards. Vous bénéficiez d'une grande protection et de bien des ressources ici, sur la Colline du Parlement. Or, ce n'est peut-être pas le cas dans des régions ou des aéroports de moindre taille. Il s'agit donc ici de déclarer encore les déplacements, mais sans s'exposer au risque à des endroits où le degré de sécurité n'est pas le même.

Le sénateur Lang : Pour faire suite à ces propos, j'ajouterais que je fais partie de ceux qui ont réclamé un examen de la sécurité en ce qui concerne les divulgations proposées. Le fait est que pour ceux d'entre nous qui demeurent dans les régions rurales du Canada, principalement — mais cela s'applique également aux grands centres —, les habitudes qui pourraient s'établir pourraient être décelées par ceux qui consultent les déplacements des sénateurs et de leur famille. Ces gens pourraient très rapidement savoir quand votre résidence est inoccupée parce que, de toute évidence, si votre conjoint vous accompagne, votre maison est généralement inhabitée et pourrait faire l'objet d'une entrée par effraction. C'est un élément.

L'autre élément, bien entendu, c'est que certains pourraient, en raison de certains des travaux des sénateurs, savoir très rapidement quel vol ils empruntent, quand ils partent, comment ils se rendent à l'aéroport et à quelle heure ils arrivent. Il pourrait y avoir également un risque si certains s'occupent de questions délicates qui pourraient déplaire à d'autres personnes, lesquelles pourraient alors s'intéresser à ces travaux.

Nous ne devrions pas faire fi du risque. Nous sommes en assez bonne sécurité au Canada, mais la situation évolue au pays, que cela nous plaise ou non, dans le monde. Je pense que nous devons faire attention à ce que nous faisons et réduire le risque de notre mieux. Par ailleurs, je ferais remarquer que la divulgation concerne les sommes dépensées par les sénateurs, ainsi que d'autres renseignements afférents.

J'ajouterais que quiconque souhaite en savoir davantage sur les dépenses de déplacement d'un sénateur a le droit de téléphoner au bureau de ce dernier pour demander une ventilation plus précise des dépenses effectuées, puisqu'il s'agit de fonds publics. Je trouve que le changement apporté au document initial est très raisonnable et réconforte un peu les sénateurs et le Sénat. Nous avons droit à un certain degré de respect de notre vie privée. À l'instar des membres du public, chacun d'entre nous bénéficie de ce droit.

Le président : Merci, sénateur Lang. Vous méritez bien d'avoir le dernier mot sur la question. Je voudrais vous remercier tous de votre contribution. Ce dossier nous a occupés longtemps. Nous avons effectué énormément de consultations pour en arriver où nous en sommes. Je tiens à remercier Pascale Legault et son équipe de leur patience et de leurs efforts. Je remercie également Mike McDonald d'avoir fait diligence dans ce dossier.

Puis-je recevoir une motion? La sénatrice Cordy la propose, avec l'appui du sénateur Munson. Est-ce que tous les membres l'approuvent?

Des voix : Oui.

Le président : Est-ce que quelqu'un s'y oppose? La motion est adoptée à l'unanimité.

La sénatrice Cordy : C'est peut-être parce que mon conjoint et ma fille sont comptables que je sais que les comptables ne reçoivent jamais d'éloges pour leur travail, mais je tiens à remercier Pascale et Mike parce qu'il importait de régler la question de la sécurité. Je remercie également le sénateur Lang. Le travail des comptables semble toujours s'effectuer et tout le monde présume qu'il se fait. Pourriez-vous transmettre mes remerciements à votre équipe? Merci beaucoup.

Le sénateur Downe : Je tiens à remercier également le sénateur Lang, car c'est une facette que je n'ai jamais considérée dans la proposition initiale. Grâce à son esprit d'initiative, nous avons accordé plus d'importance à ce point qui nous aurait échappé autrement.

Le président : En effet.

Mme Legault : Il faudrait éclaircir la situation à propos de l'affiliation. Divulguerons-nous cette information en précisant si le sénateur est conservateur, libéral ou non affilié, ou retirons-nous cette colonne?

Le président : Je pense que tout le monde était d'accord sur ce point. Nous avons mis la motion aux voix et fermé le dossier.

Chers collègues, je tiens à préciser que nous allons maintenant laisser derrière nous l'ordre du jour de la dernière séance et passer au point 8. Je voudrais aussi ajouter quelques points à l'ordre du jour, c'est-à-dire le financement du Conseil interparlementaire mixte, au point 12. Le point 13 concerne une demande du président du Sous-comité sur le budget du Sénat, qui nous a présenté une demande spéciale, que nous lui donnerons l'occasion de faire. Quant au point 14, il porte sur la création d'un groupe de travail consultatif sur l'examen de nos politiques et de nos règles.

Je voudrais que la séance ait lieu le plus possible en public, à moins que nous n'ayons une excellente raison de vouloir déclarer le huis clos. J'aimerais que ce soit maintenant une pratique que nous appliquions le plus possible. Je sais qu'habituellement, nous examinons les questions budgétaires en public et les questions délicates à huis clos, mais peut-être pourrions-nous faire preuve d'un peu plus de souplesse et continuer la séance publique. Mais puisque les transcriptions sont néanmoins publiées, un grand nombre de nos décisions sont tout de même rendues publiques.

Passons donc au point 8, où nous faisons le point sur le processus de résolution des différends, c'est-à-dire essentiellement le processus d'arbitrage avec l'ancien juge Binnie et les problèmes non résolus de certains sénateurs qui ne s'en sont pas prévalus. J'ai demandé à Michel Patrice de faire un bref survol de la situation, sans compromettre de cause juridique, bien entendu.

Michel Patrice, légiste, conseiller parlementaire et dirigeant principal des Services de la Cité parlementaire, Sénat du Canada : Il s'agit essentiellement d'un point laissé ouvert, d'après ce que je comprends, pour vous permettre de poser des questions si vous en avez. Il n'y a pas beaucoup de nouveau dans ce dossier, à part des échanges. Ceux qui restent sont d'anciens sénateurs, et nous avons discuté avec des avocats ou les sénateurs eux-mêmes en ce qui concerne le Sénat. Y a-t-il des questions?

Le sénateur Campbell : Je me demande si nous avons envisagé d'effectuer une analyse coûts-avantages à ce sujet. Qu'allons-nous dépenser par rapport à ce que nous allons récupérer? Je sais qu'après avoir lu le rapport du vérificateur général, je me suis demandé pourquoi on dépense 24 millions de dollars pour en récupérer moins de 1 million. Cela ne semble guère logique pour le contribuable. Je me demande si nous ne nous mettons pas dans la même position en continuant les poursuites, alors qu'il est peu probable que nous récupérions autant d'argent que nous allons devoir en investir dans l'entreprise.

Le président : Je vais répondre au nom du comité directeur, sénateur Campbell. C'est un point qui a été pris en compte. Nous tentons de nous assurer que le Comité de régie interne respecte son engagement à ne pas intervenir à titre d'arbitre dans ces dossiers et à ne pas prendre de décision dans les affaires des sénateurs. Nous avons proposé au légiste parlementaire de renvoyer ces affaires à nos avocats externes et de suivre leurs conseils. Je présume qu'ils accorderont à ce dossier toute l'attention qui lui est due. Nous suivrons leurs conseils, quels qu'ils soient.

Le sénateur Campbell : Je vous remercie de ces précisions. Nous tiendra-t-on informés avant d'aller plus loin?

Le président : Nous serons certainement avisés lorsque ces décisions seront rendues.

Le sénateur Campbell : Merci.

Le président : Y a-t-il d'autres questions?

Le sénateur Lang : Je veux donner suite à la question du sénateur Campbell, que je juge pertinente. Il faut effectuer une évaluation de l'état actuel du dossier, de ce qui pourrait advenir, des coûts, et du temps et des efforts qu'il faudrait investir pour poursuivre dans la voie dans laquelle nous nous sommes engagés afin d'en arriver à une décision ferme en nous appuyant sur l'ensemble des faits et sur le meilleur de nos connaissances, pour que nous ayons une idée précise que la direction que prend le dossier. Je ne voudrais pas que nous dépensions 5 millions de dollars ou je ne sais quel montant, et investissions du temps et des efforts pour nous retrouver au final avec des résultats minimaux. Je m'en tiendrai là.

Le président : Le message est on ne peut plus clair. Nous suivrons les conseils de nos experts du domaine juridique. Sachez en outre que nous devons garder à l'esprit qu'un certain nombre de nos collègues veulent faire valoir leur point de vue devant les tribunaux. Ils ont heureusement ce droit, mais cela pourrait malheureusement avoir un coût. Toute cette affaire sordide a, par inadvertance, un coût monumental pour les contribuables.

Au point 9, nous avons la présentation d'Hélène Bouchard et Peter Feltham sur la feuille de route, et les nouveaux appareils et les nouvelles technologies qui s'offrent aux sénateurs et à leurs bureaux pour leur permettre d'accomplir leur travail plus efficacement. J'ai invité Hélène à comparaître aujourd'hui pour nous donner un aperçu de ce qui nous attend.

Hélène Bouchard, directrice, Direction des Services d'information, Sénat du Canada : Merci beaucoup, sénateur. J'étais effectivement censée comparaître avec Peter Feltham, mais il n'a malheureusement pas pu venir; je témoigne donc seule. Je me ferai un plaisir de répondre à vos questions après mon exposé.

Je veux simplement m'assurer que vous avez accès au document. Je veux remercier le comité directeur, car j'ai eu l'occasion de discuter avec lui lorsque des sénateurs souhaitent avoir un plus grand nombre d'iPad dans leur bureau. Nous lui avons présenté un appareil différent appelé Surface Pro, qui est davantage destiné aux tâches professionnelles. Il s'est montré fort impressionné et nous a indiqué que l'occasion était belle de le présenter au CIBA et de lui parler de nos travaux.

Aujourd'hui, je voulais vous présenter la feuille de route de 2016-2019. Nous avons eu une feuille de route en matière de GI/TI pour 2012-2015. Nous voulions maintenant continuer de renforcer la capacité de développement de l'infrastructure technologique et des applications internes.

La feuille de route de 2016-2019 s'appuie sur cinq priorités, soit l'amélioration de la mobilité et de l'accès; l'amélioration de la gestion des documents et de la collaboration; le renouvellement des applications opérationnelles et corporatives; l'accroissement de notre présence web et l'amélioration des services en ligne; et la modernisation de l'infrastructure.

Je vais maintenant passer à la page 2.

[Français]

Je veux simplement vous mentionner les réalisations obtenues dans le cadre de la feuille de route de 2012-2015. Comme vous pouvez le voir, il y en a plusieurs, mais j'aimerais souligner celles qui apparaissent en noir foncé, soit la mise en œuvre d'un réseau de stockage, le renouvellement des systèmes législatifs du Sénat, qu'on appelle Iris, la modernisation de l'infrastructure du réseau parlementaire, et la mise en œuvre du réseau sans fil dans les édifices du Parlement.

Ces quatre initiatives sont très importantes pour la suite des choses. Vous vous souviendrez que vous avez approuvé un budget de 1 million de dollars pour moderniser l'infrastructure; tout cela nous permet maintenant d'aller de l'avant et de mettre des mesures en place afin de faciliter votre travail, notamment l'amélioration de la mobilité.

[Traduction]

La page 4 porte sur l'amélioration de la mobilité et de l'accès. À cet égard, la DSI vous a envoyé, la semaine dernière, une note d'information sur la mise en œuvre de l'application de gestion d'appareils mobiles Citrix, laquelle permet de renforcer la sécurité des iPad aux fins d'accès aux documents. Cette application sera mise en œuvre dans les deux prochaines semaines.

Nous allons également lancer la tablette Microsoft Surface, qui est ce qu'elle est actuellement. Il s'agit d'une tablette que vous pourrez apporter partout pour avoir accès à votre bureau comme si vous y étiez, ce qui est absolument épatant. Cet appareil « trois en un » fusionne un ordinateur, une tablette et un portable. Nous en avons déjà remis une cinquantaine aux bureaux des sénateurs, et certains sénateurs ici présents s'en servent.

Je sais qu'il y a une courbe d'apprentissage, mais je considère personnellement qu'il s'agit d'un excellent outil pour les employés et les sénateurs qui ont besoin de se déplacer à l'intérieur et à l'extérieur du Parlement. L'iPad n'en demeure pas moins un bon appareil pour les sénateurs, car ces derniers n'ont parfois pas besoin d'autres services. Mais pour le personnel des sénateurs et de l'administration du Sénat, à tout le moins, c'est un outil mieux adapté aux tâches professionnelles qu'un iPad; nous tentons donc de délaisser ce dernier appareil, du moins pour le personnel.

Pour assurer la continuité sur le plan de l'amélioration de la mobilité et de l'accès, nous voulions procéder à un examen du service mobile sans fil. Vous vous rappellerez que nous avons comparu devant vous en juin pour vous signaler notre intention de prolonger notre entente de service avec TPSGC pour les services mobiles, car le ministère était censé renouveler son contrat. Il nous a malheureusement annoncé qu'il prolongera ce contrat pour un an ou deux. Nous devons donc envisager une nouvelle stratégie pour fournir des services aux sénateurs, car TPSGC n'accepte pas les forfaits d'itinérance en raison de leurs frais élevés et ne permet pas non plus l'utilisation d'iPhones.

Nous examinons donc une nouvelle stratégie et nous devrions avoir quelque chose en place d'ici deux ou trois mois. Vous en serez satisfaits.

[Français]

Nous nous penchons aussi sur l'initiative qu'on appelle « Apportez votre propre appareil ». Ce qui est intéressant avec cette initiative, c'est qu'on veut sortir des sentiers battus. Nous connaissons les appareils BlackBerry, mais nous voulons être en mesure d'agrandir notre panoplie d'appareils pour pouvoir utiliser l'iPhone ou l'Android. Nous voulons donc vous donner l'occasion d'utiliser aussi d'autres appareils. Cependant, pour y arriver, il faudrait mettre en place un système de sécurité qui nous permettrait de vous offrir le service dans les circonstances.

De plus, dans plusieurs cas, vous avez des employés qui désirent utiliser leurs propres appareils. Ce qui est important, c'est de veiller à leur offrir une certaine sécurité afin de leur donner accès à leurs courriels ou à des services du Sénat. Cette initiative nous permet de le faire. Donc, lorsqu'on dit : « Apportez votre propre appareil », c'est un peu ce que nous essayons de faire, à savoir donner aux gens l'occasion d'utiliser leur propre appareil s'ils le désirent.

[Traduction]

À la page 6, il est question de l'amélioration de la gestion des documents et de la collaboration. Vous savez que nous mettons actuellement Citrix en œuvre pour vos iPad, mais nous allons également moderniser le portail de gestion des documents des comités. Nous voulons harmoniser notre technologie avec celle de la Chambre des communes. Pourquoi? Il existe des comités mixtes, qui publient également des documents par l'entremise d'un portail. Nous voulons nous assurer que si vous faites partie d'un comité mixte, vous bénéficiiez de la même infrastructure ou du même genre de site que ceux auxquels vous auriez accès. AII élabore également un site pour que les sénateurs puissent travailler dans le même type d'environnement lorsqu'ils voyagent. Voilà pourquoi nous tentons de moderniser notre technologie.

Nous voulons aussi mettre en œuvre un site SharePoint dans les bureaux des sénateurs afin d'y favoriser la collaboration et la coordination des activités. Nous commencerons par un projet pilote, mais je pense que c'est un formidable outil pour vos bureaux.

Nous envisageons en outre de mettre en œuvre Skype Entreprise. Je sais que les sénateurs veulent pouvoir communiquer à l'aide de services vidéo et vocaux sur Internet. Nous devons toutefois prendre certains facteurs en considération, comme la largeur de bande et certains critères pour déterminer qui pourra utiliser Skype. Si tout le monde commence à s'en servir pour communiquer avec sa famille... Nous voulons être certains d'avoir une certaine maîtrise de la situation. Nous examinons une stratégie pour mettre Skype en œuvre dans notre environnement.

De plus, nous continuerons d'assurer la gestion des documents et des dossiers électroniques pour l'Administration du Sénat. Il s'agit d'une initiative permanente qui consiste à gérer la valeur de l'information opérationnelle du Sénat.

[Français]

Comme vous le savez également, à la page 7, nous sommes en train de renouveler les applications opérationnelles et corporatives. Il y a le renouvellement de la planification des ressources organisationnelles, le système ERP.

[Traduction]

Cette initiative d'envergure sera mise en œuvre en collaboration avec la Direction des finances, la Direction des ressources humaines et d'autres directions.

Nous poursuivrons également la phase II du projet Iris, qui vise à moderniser notre système législatif. De plus, nous mettrons Windows 10 et Office 365 en œuvre au cours des prochains mois.

À la page 8, il est question de l'accroissement de notre présence web et de l'amélioration de nos services en ligne. La DSI travaillera notamment à un projet dont je peux maintenant parler : la divulgation proactive. C'est la DSI qui s'occupera de la conception de l'application, ici encore en collaboration avec la Direction des finances.

Nous sommes aussi en train de repenser la conception du portail du Sénat. Il s'agit d'une initiative importante pour la DSI, qui travaillera en amont pour fournir de nouvelles fonctionnalités et moderniser l'apparence du site. La DSI travaille en collaboration avec la Direction des communications dans le cadre de cette initiative.

Nous travaillons également à la phase III du projet Iris. Nous parlons d'Iris depuis longtemps, mais nous en sommes maintenant aux dernières étapes de mise en œuvre. Nous en sommes rendus à la phase III et regardons donc maintenant vers l'avenir. Nous voulons tirer profit des investissements effectués dans Iris pour pouvoir offrir de nouveaux services grâce à ce système. Nous souhaitons notamment pouvoir mettre à votre disposition les interventions des sénateurs à la Chambre et en comité. Les sénateurs pourront retrouver tous les discours qu'ils ont faits à la Chambre et en comité dans une base de données. L'information y sera structurée de manière à ce qu'il soit possible de le faire. Elle offrira une grande souplesse et sera également fort utile pour le nouveau portail du Sénat, qui sera modernisé l'an prochain.

Nous entendons également moderniser la gestion de contenu pour les sites web des sénateurs, en collaborant, ici encore, avec la Direction des communications. La DSI travaillera en amont, alors que la Direction des communications s'occupera de la conception. Nous travaillerons ensemble dans ce dossier afin de vous offrir des services. Nous voulons également continuer de moderniser ParlVu. Vous savez que ParlVu est actuellement accessible à partir de n'importe quel appareil, ce qui est formidable, mais nous voulons également offrir d'autres fonctionnalités, comme la publication et la modification de vidéos. Lorsque cette fonction sera offerte, n'importe quel utilisateur pourra publier des passages des délibérations des comités ou de la Chambre sur son site web, ou en faire tout ce qu'il veut. Vous n'aurez pas besoin de nos services pour vous fournir des passages vidéo ou autre chose. Ce sera vous qui le ferez automatiquement.

Nous offrirons également des fonctions de rembobinage de contenu en direct pour vous permettre de revenir en arrière lorsque vous écoutez du contenu en continu. C'est une fonction très utile.

Nous voulons moderniser l'infrastructure. Au cours des prochaines années, nous entendons moderniser les caméras et la régie de radiodiffusion. Cela nous permettra d'automatiser certaines fonctionnalités et réduira la main-d'œuvre nécessaire pour diffuser les activités des comités. Comme vous le savez, nous avons besoin de trois personnes pour téléviser une séance de comité. Nous voulons pouvoir faire passer ce nombre à deux, voire à une personne, s'il s'agit d'un petit comité. Nous pourrons ainsi diffuser quatre séances de comité en même temps. C'est notre objectif pour septembre.

Nous allons également procéder au renouvellement du stockage en 2017-2018. Nous envisageons différentes approches. Nous nous intéressons également à l'infonuagique, mais nous cherchons à déterminer ce que nous en ferons exactement. Tout va bien pour 2017-2018. Nous pourrions également prolonger l'initiative d'un an, mais nous devons commencer à penser maintenant aux options qui s'offrent et à ce que nous pourrions mettre en œuvre sur le plan du stockage.

Nous devons également moderniser notre système d'enregistrement numérique, une initiative qui va de pair avec le projet Iris.

Certaines technologies sont envisagées. Sachez que nous nous intéressons également aux communications unifiées. Avec la réfection de l'édifice, nous tenterons de moderniser notre infrastructure. Vous n'êtes pas sans savoir que notre système téléphonique fonctionne actuellement avec Xantrex, le système du gouvernement fédéral. Nous voulons l'abandonner pour pouvoir être plus autonomes et intégrer davantage de fonctions dans les télécommunications. Votre ordinateur, votre appareil mobile et votre téléphone sont tous connectés : c'est ce qui s'appelle les communications unifiées. Nous profiterons de la planification à long terme pour agir à cet égard, mais une réflexion s'impose.

Nous allons examiner divers services que nous pourrions mettre en œuvre grâce à l'infonuagique, même dans le cadre du renouvellement du portail du Sénat. Nous envisageons même de recourir à l'infonuagique à cette fin, puisque c'est moins cher. Nous n'avons pas à assurer l'entretien de l'infrastructure, ce qui présente, selon moi, un grand avantage.

Essentiellement, nous aurons beaucoup de pain sur la planche au cours des trois prochaines années. Je suis certaine que d'autres projets s'ajouteront, car les priorités évoluent très rapidement. Mais pour l'heure, je pense que la DSI a un programme bien rempli. Vous pouvez voir, à la page 12, l'échéancier de tous les projets que nous comptons mettre en œuvre au cours des trois prochaines années.

Je sais que cet exposé était bref.

Le président : Il était bref et efficace, et il a suscité bien des questions. J'ai une longue liste ici.

Mme Bouchard : Peter est ici pour répondre aux questions vraiment techniques.

La sénatrice Jaffer : Merci de cet exposé. J'ai beaucoup de questions, mais auparavant, je dois vous montrer la nouvelle photo sur Instagram. Regardez la magnifique photo de notre journée multiculturelle. Voilà qui montre les visages du Sénat. Félicitations pour cet excellent travail.

J'ai bien des questions. La première concerne le réseau Wi-Fi. Ce service est-il maintenant offert dans l'édifice Victoria?

Mme Bouchard : Je me suis informée à ce sujet. Il le sera probablement au cours du mois prochain et pourra être utilisé dans tous les bureaux de sénateurs de l'édifice Victoria.

La sénatrice Jaffer : Quand?

Mme Bouchard : Selon ce qui est indiqué ici, ce devrait être en avril ou en mai dans l'édifice Victoria. Le service devrait être offert d'ici un mois.

La sénatrice Jaffer : Qu'en est-il de Skype?

Mme Bouchard : Skype est une affaire différente que nous devons étudier. Comme je l'ai expliqué, nous devons examiner notre bande passante pour nous assurer que l'application puisse fonctionner. Il faudra aussi offrir beaucoup de formation. L'affaire exige donc beaucoup de préparation. Nous comptons lancer un projet pilote. Nous travaillerons avec la Chambre des communes, car nous partageons les mêmes infrastructures. Nous voulons mettre ce projet en œuvre ensemble pour nous assurer d'avoir tous les renseignements en main avant d'aller de l'avant.

Nous voulons au moins essayer de mettre Skype en œuvre pour vous permettre de l'apprivoiser, après quoi nous donnerons accès à l'extérieur. Vous pourrez au moins vous habituer à l'application.

La sénatrice Jaffer : En ce qui concerne Surface, je dois vous dire, chers collègues, que c'est l'appareil le plus extraordinaire après l'iPad. Il offre un excellent accès. J'ignore ce que je ferais sans lui, mais j'ai une doléance à ce sujet. Si on a un ordinateur qui n'est pas payé à même le budget, on nous enlève notre ordinateur, mais Surface est payé avec le budget. Si nous envisageons de tous utiliser Surface au lieu d'un ordinateur, il faut se pencher sur le problème. C'est injuste. Les sénateurs qui utiliseront Surface et non un ordinateur payeront l'appareil à même le budget, pas de leur poche.

L'autre élément, c'est la formation. J'en ai déjà parlé. Je suis vraiment insatisfaite de la formation. Le personnel reçoit de la bonne formation, mais elle est toujours offerte quand les sénateurs sont à l'extérieur. Si nous voulons avoir ces appareils, nous devons savoir comment les utiliser, donc je vous prie de réfléchir à la formation.

La sénatrice Marshall : Hélène, je vous remercie beaucoup de votre exposé. Lorsque vous établissez vos priorités, consultez-vous les sénateurs? Qui décide quelles sont les priorités ou qui les approuve?

Mme Bouchard : En ce moment, comme vous le savez, nous les consultons toujours lorsqu'il est question de financement. Nous comprenons. Comme vous le savez, l'an dernier, nous avons dû gérer la modernisation du réseau parlementaire. Prenez l'exemple de la PRO, elle a été portée à votre attention.

Vous vous rappelez peut-être aussi que nous avions un Sous-comité du budget pendant l'été. Nous avons participé à l'examen du budget base zéro. Nous avons témoigné devant le sous-comité. Nous lui avons expliqué notre mission et quelques-unes de nos priorités. Vous devez comprendre que celles-ci viennent parfois de l'industrie. Certaines s'imposent parfois en raison des pressions exercées par nos partenaires. Nous devons composer avec tout cela. Nous avons également eu des discussions avec des sénateurs, qui espèrent une meilleure gestion des documents, entre autres choses.

En gros, c'est notre façon de fonctionner. J'aurais été absolument ravie de vous envoyer un questionnaire pour vous demander ce que vous vouliez, mais en ce moment, avec tous les projets que nous devons mener, Iris, la PRO, les grandes initiatives, nous essayons d'améliorer au moins un peu la gestion documentaire et la mobilité pour les sénateurs. Nous essayons de mettre l'accent là-dessus, mais toutes les autres initiatives sont vraiment des grands projets que nous devons mettre en place. Mais oui, vous avez raison, il aurait été bien de poser la question.

La sénatrice Marshall : Avez-vous envisagé de consulter peut-être au moins quelques sénateurs, pour connaître leur degré de satisfaction à l'égard des services des TI et savoir s'ils ont l'impression de recevoir suffisamment de soutien? Y a-t-il eu des discussions à ce sujet?

Mme Bouchard : Nous pourrions absolument le faire. Nous avons mené des consultations à l'échelle de l'administration un moment donné, il y a environ deux ans, je dirais...

Le président : Je pense que la sénatrice Marshall soulève un excellent point. Peut-être qu'à l'avenir, nous pourrions sonder les sénateurs et leur personnel pour déterminer de quoi ils sont satisfaits. Il pourrait y avoir un genre de petit groupe de consultation d'auto-évaluation.

La sénatrice Marshall : Ce serait bien. Par exemple, vous avez mentionné des dépenses liées aux frais d'itinérance. Je ne comprends toujours pas... Peut-être que les services sont disponibles maintenant, mais quand nous sommes à l'extérieur du pays, nous sommes très conscients des frais d'itinérance. Pourquoi n'avons-nous pas accès à des forfaits? Je me suis rendue à l'extérieur du pays la semaine dernière. Ma fille a acheté un forfait qui lui a coûté 50 $. De mon côté, je me promenais d'un endroit à l'autre à la recherche de Wi-Fi gratuit et je faisais transférer mes courriels vers son compte. Ce problème a-t-il été corrigé et je ne suis pas au courant? Qu'est-ce qui se passe pour les frais d'itinérance?

Mme Bouchard : Le problème sera corrigé d'ici un mois. C'est ce que j'essayais de vous expliquer. Nous avons rencontré les membres du comité de direction et leur avons présenté une option pour résoudre exactement le problème dont vous parlez. La Chambre des communes a lancé un processus d'approvisionnement, et le Sénat pourra en profiter. Vous pourrez vous prévaloir de forfaits voyage par palier, ce qui est bien. Ainsi, vous serez facturés à l'utilisation. Un moment donné, vous atteindrez le dernier palier, qui est illimité, puis il y a un plafond. Vous n'aurez donc pas à assumer de frais d'itinérance comme en ce moment. Ce sera exactement la même chose pour l'utilisation au Canada. Vous aurez accès à des forfaits par palier, c'est ce que nous voulons offrir aux sénateurs.

La sénatrice Marshall : Est-ce que ce sera réglé d'ici un mois?

Mme Bouchard : Il reste des questions contractuelles à régler, mais oui, les sénateurs y auront accès. Je comprends que cela a été toute une aventure pour vous. Nous avions un contrat avec TPSGC, mais malheureusement, il ne pouvait pas nous offrir ce genre de service, c'est pourquoi nous avons changé de stratégie.

La sénatrice McCoy : Je tiens d'abord à dire que j'appuie notre service des TI, dans la mesure où il est essentiel pour mener cette institution dans le XXI^e siècle. Nous ne pouvons pas être un Sénat efficace et moderne sans des ressources efficaces et modernes en TI.

Je siège au Sénat depuis un peu plus de 10 ans. Au bout de deux ou trois ans, je me suis retirée du système du Sénat. Il n'était pas à jour. Il était vraiment dépassé. Je suis très heureuse de voir toutes les avancées que vous avez faites, Hélène. Vous êtes arrivée à faire tout cela malgré un manque de ressources. Je ne sais pas combien nous investissons là-dedans, mais je pense que nous n'investissons pas assez. Je lancerais donc un appel à tous pour une augmentation de l'investissement ciblé dans ces ressources technologiques en particulier, si l'on veut.

Pour ce qui est du portail, je suis très heureuse d'entendre que vous êtes en train de le moderniser. Nous avons réalisé beaucoup de progrès, et je suis d'accord avec la sénatrice Jaffer pour dire que le site sen.ca est excellent. L'ajout d'Instagram, entre autres, constitue un grand progrès.

Il y a tout de même trois ou quatre façons d'y arriver. J'ai appris à me débrouiller, mais je suis une initiée. Les gens ordinaires ne savent pas comment se retrouver dans ces systèmes. Je suis très heureuse d'entendre qu'ils seront intégrés.

Enfin, notre bureau s'est porté volontaire pour faire partie des cobayes, des premiers utilisateurs des Surface Pro. Nous sommes très en faveur de la technologie moderne, mais si nos propres outils sont meilleurs, nous abandonnerons de nouveau le réseau du Sénat. Les Surface Pro que nous avons sont inadéquats. Encore une fois, nous les avons probablement choisis tout simplement par souci d'économie. D'après ce que je comprends, nos Surface Pro n'ont pas suffisamment de mémoire vie, entre autres. Ils sont toujours en panne.

Voilà où nous en sommes. Je regarde mes employés essayer de se connecter à leur arrivée au bureau, lorsqu'ils allument leurs ordinateurs. Ils prennent de 5 à 10 minutes pour démarrer le matin. Ensuite, s'il y a plusieurs choses qui se passent en même temps, ils gèlent. Il y a deux jours, nous avons eu une panne de réseau, si bien que nous avons dû utiliser des comptes personnels gmail et Hotmail. Je conserve une adresse de courriel personnel sur un serveur qui n'a rien à voir avec celui du Sénat parce qu'il est fiable, contrairement à celui du Sénat. C'est absolument inefficace. Nous avons dit aimer le concept du Surface Pro, c'est vrai. C'est un trois en un. Mais nous ne pouvons pas faire notre travail correctement avec la version bon marché que nous achetons.

J'insiste pour dire, encore une fois, que si nous faisons quelque chose, mieux vaut le faire bien et y mettre l'argent nécessaire.

Le président : Je vais donner la parole à tous les sénateurs inscrits sur la liste pour qu'ils posent leurs questions. Hélène, vous pourrez peut-être conclure en répondant rapidement à quelques questions.

Le sénateur Mitchell : Je tiens à vous féliciter de votre organisation et des progrès que vous réalisez. Je dirais qu'il y a probablement beaucoup de sénateurs qui ne liront jamais ce rapport en détail. Il y aurait peut-être moyen que vous communiquiez avec les sénateurs et leurs bureaux pour les informer de ce qui se passe. Le sujet suscite beaucoup d'intérêt.

Je tiens à réitérer l'opinion de la sénatrice Marshall et du sénateur Housakos concernant l'importance de créer des groupes de consultation constitués de sénateurs et d'employés de leurs bureaux. Non seulement est-ce tout à fait logique, mais je dois dire que j'ai été témoin d'un incident, dans lequel il est apparu évident que cela se répercute sur le moral et l'efficacité des troupes. On lance une initiative, et les employés sont très heureux d'y participer, puis on se rend compte que le système est fonctionnel à 80 p. 100 et qu'il génère 20 p. 100 de frustration chez des utilisateurs qui n'ont jamais été interrogés au préalable. J'ai vécu l'expérience avec Good. On ne m'a jamais demandé comment j'ai trouvé le système. La sénatrice McCoy a mentionné la même chose. Personne ne nous a demandé notre point de vue au préalable.

C'est la même chose pour les limites relatives aux factures de téléphone. Je me rappelle d'une discussion que j'ai eue avec un employé de votre service, qui était très enthousiaste parce que le système réduirait les coûts, ce qui est fantastique, sauf qu'il n'y a pas de service d'itinérance quand on se rend en Europe. Il y a un décalage. Il devrait toujours y avoir des consultations, et cela nous ferait vraiment économiser, parce que le projet Good a fait l'objet d'un énorme engagement. Je ne sais pas s'il y a encore des gens qui l'utilisent, mais on ne peut même pas rédiger tout un courriel avec. Je voulais seulement le mentionner.

J'aimerais aussi savoir où nous en sommes avec la diffusion en ligne et la télédiffusion des délibérations du Sénat. J'ai un peu cessé de me battre pour que les délibérations du Sénat soient télévisées. On me dit qu'on est en train de mettre en place la structure nécessaire pour la Chambre temporaire de 10 ans. Y a-t-il du matériel, un budget ou un engagement? Est-ce qu'il reste des obstacles à surmonter? J'ai quelques autres questions à poser.

Le président : Nous demanderons à Hélène d'y répondre en bloc.

Le sénateur Mitchell : Enfin, j'aimerais vous interroger sur la largeur de bande. J'ai beaucoup de mal à télécharger des documents sur les BlackBerry, les iPad et ailleurs. J'en ai d'ailleurs parlé avec d'autres sénateurs. Je n'arrive tout simplement pas à télécharger mes courriels. On me dit qu'il y a un problème de serveur et que vous vous efforcez de changer le serveur ou qu'il y a des mesures qui sont prises. Il faut faire quelque chose parce que la capacité n'est tout simplement pas au rendez-vous.

Le président : Je vais retirer une question de la liste d'Hélène pour ce qui est de la télédiffusion. Le rapport qui a été présenté à notre comité il y a presque deux ans contenait une recommandation à l'intention du Comité de la régie interne, afin que les débats du Sénat soient télédiffusés. Nous avons donc demandé à Travaux publics d'équiper la Chambre pour la télédiffusion dans le cadre des travaux de rénovation du Centre de conférence pour le nouveau Sénat temporaire ces prochaines années. C'est là où nous en sommes. Évidemment, pour y arriver enfin, il faudra qu'une motion soit adoptée au Sénat. Espérons que ce sera fait d'ici quelques années.

Je sais que le comité de la modernisation se penche lui aussi sur la question. Nous attendrons d'entendre ce qu'il a à dire à ce sujet. Je suis favorable à l'idée de télédiffuser tout le bon travail que nous effectuons au Sénat, compte tenu de tous les efforts que nous déployons pour rendre cet endroit plus transparent et plus responsable. Ce serait la cerise sur le sundae. C'est ma réponse à la question du sénateur Mitchell.

Le sénateur Munson : Il me reste cinq ans ici, et je veux apparaître à la télévision.

Soit dit en passant, c'est très bien, tout cela. C'est vraiment fantastique. Le sénateur Mitchell vient de le mentionner, mais malgré toute cette nouvelle technologie, j'essaie encore de télécharger. Le Sénat est désormais sur Instagram, mais le téléchargement fait encore défaut. Nous connaissons des difficultés depuis quelques jours, sérieusement. Je suis presque resté bouche bée hier quand j'ai décidé d'utiliser mon ordinateur portable pour poser une question au leader du gouvernement au Sénat et que j'ai vu ma question apparaître à l'écran. Juste au moment où le sénateur Furey me demandait de me lever, j'ai vu la fenêtre s'ouvrir assez vite sur mon BlackBerry. J'ai donc pu poser ma question. J'ai pris l'habitude de toujours apporter une bonne vieille version papier, mais j'ai pensé utiliser la nouvelle technologie hier, et j'ai presque perdu connaissance à l'idée de devoir improviser. Si j'étais à la télévision, ce serait une catastrophe.

Soit dit en passant, avec tout cela, peut-être que nous devrions porter des caméras GoPro sur le front, par souci de transparence. Ainsi, nous pourrions nous promener ici, un peu partout, même nous rendre chez nous et avoir nos propres canaux de nouvelles, pour que tous les journalistes de la planète puissent voir ce que nous faisons au moyen d'un GoPro. Ce n'est qu'une idée.

Sérieusement, je suis whip depuis quelques années, et comme vous le dites, l'objectif, c'est que les délibérations de tous les comités soient télévisées d'ici septembre. Ce ne peut pas être qu'un objectif. Ce doit être une réalité en septembre.

Y a-t-il encore des obstacles, financiers ou autres? Peut-être pouvez-vous seulement vous prononcer de façon plus définitive et nous dire, par exemple : « Il y a aura des caméras dans les salles de tous les comités à partir de septembre. » Encore une fois, il y a eu des gagnants et des perdants cette semaine, certains ont des caméras d'autres non, mais il y a tellement de bonnes choses qui se passent aux séances de nos comités ces temps-ci.

Il y aura bientôt des caméras, n'est-ce pas?

Mme Bouchard : Oui. Je tiens à m'y engager publiquement, pour que ce soit un point de non-retour. Je travaille avec la Chambre des communes. Comme je l'ai mentionné, nous voulons moderniser nos salles de comité, mais je tiens à ce que vous sachiez que la Chambre va moderniser ses salles de comité, ce qui devrait libérer quelques employés et nous permettre de soutenir davantage nos comités en septembre, oui.

Le sénateur Munson : Je dois m'entendre avec un autre whip maintenant, donc ce sera un cirque à trois whips, pour ainsi dire.

Le président : Chers collègues, il y a d'autres points à l'ordre du jour, donc je demanderais à tous les membres inscrits à la liste d'être brefs. Nous demanderons ensuite à Hélène de nous répondre rapidement. Tous les bons éléments ont déjà été soulevés.

La sénatrice Batters : Trois choses, rapidement. Premièrement, j'aimerais que vous nous parliez à la fin du programme « Apportez votre propre appareil ». S'adresse-t-il seulement aux sénateurs et aux membres de leur personnel? Le cas échéant, comment allez-vous vous assurer que tous ces autres appareils répondent aux normes de sécurité, pour que nous ne nous retrouvions pas avec une tonne de problèmes, compte tenu de tous les autres types d'appareils qu'on pourrait apporter?

De même, le service dans la salle, ce matin... Vous comparaissez à un bon moment, parce que ce matin, je n'arrive à ouvrir aucune pièce jointe ni courriel. Il a fallu 15 minutes pour qu'un courriel du sénateur Tkachuk, qui est assis à côté de moi, parvienne sur mon BlackBerry.

Mme Bouchard : Il y a peut-être un problème...

Le sénateur Tkachuk : J'aurais pu lui en parler.

La sénatrice Batters : Absolument.

Donc le service dans cette pièce est problématique en ce moment.

De même, l'équipe des TI semble disposer de moins de personnel depuis quelque temps pour répondre aux demandes de nos bureaux et nous aider, même quand le matériel du Sénat brise (des imprimantes ou d'autres choses du genre) pendant que le Sénat siège. Le problème semble particulièrement aigu l'après-midi. Je me demande ce qui se passe.

La sénatrice Lankin : J'ai moi aussi quelques brèves observations à faire. Premièrement, concernant les Surface Pro, encore une fois, je pense que c'est un problème de serveur. J'ai essayé d'envoyer un courriel hier au personnel de mon bureau pour obtenir de l'information pendant que j'étais ici, et il n'est arrivé qu'à 22 h 30 hier soir. Je n'arrivais pas à l'envoyer; il n'allait nulle part. Je constate que les Surface Pro et les BlackBerry gèlent souvent. C'est frustrant.

J'ai deux questions. Concernant Skype, je ne l'utilise qu'à des fins personnelles et non à des fins professionnelles. Pourrions-nous l'utiliser de plusieurs endroits en même temps, en mode multi-écrans, pour des réunions par vidéoconférence entre plusieurs personnes?

Deuxièmement, je suis consciente de l'ampleur des tâches qui vous attendent et je vous remercie de tout le travail que vous faites. Je ne sais pas s'il y a déjà quelque chose qui existe, sans que je sois au courant, mais je n'entends absolument pas parler d'outils de GRC au Sénat. Nous communiquons avec de nombreuses organisations et de nombreux groupes, nous avons plusieurs employés et parfois des équipes complètes qui assistent les comités; il faut souvent un genre de programme de gestion des relations avec les électeurs pour faire le suivi de toutes les interactions qui ont eu lieu, pour prendre des notes et envoyer des communications personnalisées de masse à toutes les personnes nécessaires. J'aimerais donc savoir où en est la réflexion à ce sujet ou si nous envisageons d'adopter un programme de la sorte.

Le président : Sénateur Wells, à vous de poser la dernière question, après quoi Hélène pourra répondre brièvement à toutes ces questions intéressantes.

Le sénateur Wells : Hélène, votre équipe fait un travail fantastique. Je vois Chuck et Patrice ici. Dès que je les appelle, ils viennent.

J'aimerais revenir à une observation qu'a faite la sénatrice McCoy sur le fait que votre direction manquerait de financement ou de ressources. Je préside le Sous-comité sur le budget du Sénat, et au cours de la dernière année, nous avons mené un exercice de budgétisation base zéro, auquel toutes les directions, y compris celle d'Hélène, ont participé. Je crois que la direction d'Hélène était la seule à avoir demandé moins de financement qu'elle n'en a reçu. En fait, après une discussion en profondeur au comité plénier, qui se composait du vice-président et des sénateurs Larry Smith, Furey, Cordy et Tannas, nous avons décidé de donner plus qu'elle n'en demandait à la direction d'Hélène. Je crois qu'elle a fait très bon usage de ces ressources.

Le président : Hélène, vous avez le dernier mot.

Mme Bouchard : J'aimerais répondre à la question de la sénatrice Jaffer sur la formation : nous allons nous pencher sur la question.

Je tiens aussi à mentionner que le projet des Surface Pro doit être mis en œuvre cet exercice-ci. Tout le monde en veut, et nous ne voulons pas nous arrêter, parce que je pense qu'il y a de l'intérêt. C'est le problème en ce moment : les choses vont tellement vite que nous n'arrivons pas à soutenir la cadence. Je m'en excuse, mais nous y travaillerons pendant l'été pour essayer de gérer toutes les demandes.

Sénatrice McCoy, nous allons rencontrer les membres de votre bureau, mais nous savons que vous êtes sur un réseau séparé (vous n'êtes pas sur notre réseau). Nous avons donc parfois des problèmes de configuration. Cela nous donne parfois du fil à retordre, mais nous travaillerons avec vous, nous vous rencontrerons de nouveau, vous et votre personnel, pour essayer de résoudre le problème, c'est certain. Je tiens à vous assurer que nous allons appeler les membres de votre bureau pour nous en occuper.

Peter, vous voulez peut-être ajouter quelque chose au sujet des quelques problèmes rencontrés dans le système de courriel au cours des derniers jours.

Peter Feltham, chef, Exploitation de réseaux, Sénat du Canada : Il y a deux ou trois jours, il y a eu un problème qui a touché l'ensemble du gouvernement concernant ActiveSync et tous les appareils comme les BlackBerry et les iPad qui dépendent d'ActiveSync pour la gestion du trafic. Je viens tout juste d'envoyer un courriel pour déterminer si le problème s'est manifesté de nouveau, et je devrais recevoir une réponse sous peu.

En gros, ce problème a touché tout le monde. Nous avons envoyé un communiqué il y a quelques jours, afin d'informer tout le monde du problème. Si vous éprouvez des problèmes depuis longtemps, c'est différent, et vous devriez appeler la DSI, parce qu'il n'est pas normal que les BlackBerry et les Surface Pro gèlent...

Le sénateur Campbell : Les Mac ne gèlent pas.

M. Feltham : Très bien. Mais si cela arrive, appelez-nous pour nous en informer. J'utilise moi-même un Surface Pro depuis plus d'un an. Il m'arrive périodiquement d'avoir de petits problèmes au démarrage (probablement une fois par semaine ou toutes les deux semaines), mais en règle générale, cet ordinateur est fantastique. Je reçois mes courriels sans problème sur mon iPhone, donc je n'ai pas vraiment de réponse à vous donner.

Le sénateur Campbell : C'est dommage pour les gens qui utilisent les BlackBerry.

M. Feltham : Nous allons certainement examiner le problème pour déterminer ce qui se passe.

Le président : Merci, Hélène. Chers collègues, de très bons points ont été soulevés de part et d'autre, et Nicole et moi en avons pris bonne note. Nous allons travailler avec Hélène pour faire le suivi et nous reviendrons ensuite au comité avec des réponses au cours des prochaines semaines. Merci.

Mesdames et messieurs, nous passons maintenant au point 10. Pascale Legault revient nous parler. J'avais demandé à Pascale, à Nicole et à leur équipe de commencer à travailler sur un document, un genre de plan stratégique. C'est quelque chose que nous n'avons pas fait dans le passé, mais j'aimerais avoir un plan stratégique, court et à caractère général, dont se serviraient l'administration, notre comité, tous les sénateurs, tous les caucus et les sénateurs indépendants, que ce soit sur une base annuelle ou à court ou à moyen terme. Essentiellement, nous voulons réunir une bonne partie des principes et des idées que notre comité, le comité directeur et les divers sous-comités ont tenté de mettre en œuvre à titre de changements au cours des dernières années. Je croyais que ce serait une bonne idée de tout documenter et consigner par écrit et ensuite d'aller de l'avant. Je ne sais pas si cela vous suffit comme présentation, mais je vous cède la parole.

Mme Legault : Permettez-moi de vous présenter Kim Grandmaison, gestionnaire de la planification, qui nous a beaucoup aidés dans notre travail.

En fait, notre exposé se divise en deux parties. La première partie, c'est le document PowerPoint que vous trouverez à la page 14 de la liasse. On y présente la théorie et le cadre. La deuxième partie sera le plan stratégique proposé pour le Sénat.

Commençons à la page 14, c'est-à-dire le cadre. En haut, en vert, on y voit les éléments du plan stratégique, qui prévoit des délais de trois à cinq ans. En bas, en mauve, on établit le plan de travail et le budget correspondant, qui sont renouvelés tous les 12 mois.

Enfin, à la gauche, nous montrons que ces activités ont lieu dans un milieu dynamique, et que nous devons évaluer le risque et l'environnement dans son ensemble et surveiller les résultats de façon régulière, en vue de rajuster la stratégie au besoin.

J'aimerais passer en revue rapidement les éléments du diagramme décrits dans les prochaines diapositives. Commençons par la vision.

À la prochaine page, c'est-à-dire à la page 3, la vision correspond à une description claire et complète d'une organisation à un point donné dans l'avenir. Nous offrons une direction, puisqu'on y décrit ce que doit devenir l'organisation pour réussir. À notre avis, la vision doit répondre à la question simple suivante : À quoi ressemblera la réussite du Sénat du Canada?

À la prochaine diapositive, soit la diapositive n^o4, nous offrons des exemples d'énoncés de vision de sociétés bien connues. Nous avons étudié des centaines d'énoncés de vision d'organisations publiques et à but non lucratif et d'entreprises privées et, en fait, il y a des éléments qui leur sont communs. Il s'agit d'être ambitieux, de tenir le haut du pavé, d'être le meilleur, d'être chef de file, de servir de référence ou de modèle mondial.

La prochaine diapositive montre les avantages de la vision pour le Sénat. Si nous ne savons pas quelle direction prendre, c'est fort probable que nous n'allons pas arriver à destination. Il faut savoir où nous allons, particulièrement dans le contexte de notre situation actuelle, afin de repérer les aspects sur lesquels nous voulons travailler et que nous voulons améliorer.

La prochaine diapositive porte sur la mission. C'est la diapositive n^o 6. La mission a un objectif différent. Elle donne normalement la raison pour laquelle l'organisation a été créée.

À la diapositive n^o 7, on voit qu'un énoncé de mission complet doit permettre de répondre à trois questions clés, c'est-à-dire : que faisons-nous, comment le faisons-nous et pour qui. Je le répète, la vision et la mission sont très différentes. La mission indique la raison d'être de l'organisation, tandis que la vision décrit ce que veut devenir l'organisation.

À la diapositive n^o 8, on voit des exemples concrets d'énoncés de mission qui permettent de répondre aux questions posées précédemment.

À la diapositive n^o9, on parle du résultat stratégique, qui concerne davantage la fonction publique et la famille des organismes fédéraux. On se rapproche ici de la mission, mais en mettant l'accent sur les avantages, c'est-à-dire les avantages pour les Canadiens.

Si vous reprenez le diagramme original dont nous nous sommes servis, nous avons passé en revue la vision, la mission et le résultat stratégique, et vient maintenant le dernier élément du plan stratégique, à savoir les priorités stratégiques.

En moyenne, les organisations ont rarement plus de cinq ou six priorités principales. Elles sont classées en rang d'importance pour ce qui est de réaliser le plan issu de la vision. Les activités opérationnelles et tactiques, ainsi que la répartition des ressources, découlent de ces priorités stratégiques.

La diapositive 11 indique que les priorités stratégiques sont habituellement les énoncés de principes directeurs généraux et les aspirations de l'organisation, et qu'il faut établir des objectifs précis pour réaliser les priorités stratégiques. Viennent alors les objectifs annuels.

On explique les objectifs annuels à la diapositive 11. Si nous retournons au cadre, on voit que nous nous déplaçons maintenant vers le bas du diagramme et que nous commençons à étoffer le plan de travail de la direction au moyen de tactiques et d'initiatives. Il faudra fixer la quantité, la qualité et les délais, et nous avons maintenant une période fixe de 12 mois. Les objectifs annuels doivent aussi avoir un chef qui est responsable pour ce qui est de la réalisation des objectifs annuels.

Bref, à la diapositive 12, nous voyons les éléments importants des objectifs annuels. Les objectifs indiquent ce qui doit être accompli, le délai imparti, et ce qui doit être quantifié dans la mesure du possible. Il faut être plus concret ici que dans les autres éléments que nous avons décrits.

À la diapositive n^o 13, c'est-à-dire la zone bleue à la gauche du diagramme, il est question de l'évaluation de la situation. Il faut tenir compte de notre environnement. L'analyse de l'environnement serait réalisée au moyen de l'outil d'analyse FFPM. Certains d'entre vous le connaissent peut-être, mais essentiellement, c'est un exercice selon lequel les sénateurs et la direction cernent les forces sur lesquelles nous pouvons faire fond ou encore que nous pouvons améliorer, les faiblesses qui doivent être éliminées ou réduites, les possibilités qui se présentent et les menaces que nous voulons éviter. Le fait de connaître notre environnement et les risques est essentiel pour une organisation qui veut se doter de stratégies d'atténuation appropriées en temps opportun.

Enfin, à la dernière page de la première partie de l'exposé, on voit le suivi, le compte rendu et le raffinement. Afin que le décideur puisse modifier les stratégies de façon convenable dans les délais impartis, on doit lui fournir les renseignements dont il a besoin sur une base régulière. De plus en plus de conseils et de comités exigent un tableau de bord visuel afin de disposer de rapports succincts sur les progrès et de vérifier le rendement de la direction, afin de déterminer s'il est nécessaire d'intervenir. C'est un concept que nous aimerions étudier davantage, avec les gens responsables de la planification et des communications, pour déterminer comment nous pourrons repenser notre outil de production de rapports pour votre comité.

Ce qu'il faut retenir de la première partie de notre exposé, c'est que notre cadre de planification stratégique est un processus systématique servant à établir une feuille de route pour que le Sénat puisse partir de sa situation actuelle et emprunter le chemin vers son avenir voulu. Cela peut servir d'outil très puissant dans le contexte de la transformation et de la modernisation. L'examen du cadre de planification stratégique sert de contexte et d'introduction pour ce qui est d'un plan stratégique pour le Sénat. C'est le deuxième document que vous avez dans votre liasse, à la page 28. Si vous voulez le lire tout de suite, c'est un document de six pages qui récapitule les propos et les écrits des sénateurs. Nous n'avons pas eu de groupe de consultation. Puisqu'il fallait agir rapidement, nous avons tenté de réunir tout ce que nous avons compris et de vous le présenter à titre de proposition.

Le président : Permettez-moi d'intervenir pour ajouter quelque chose. Je vous rappelle, chers collègues, qu'il importe de comprendre le contexte. Ce que nous vous présentons est un point de départ. Bien évidemment, beaucoup de travail a été effectué au cours des dernières années, mais nous pensions qu'il serait utile de commencer à documenter le fruit de ce travail, à la fois pour le compte de l'administration et pour le Sénat dans son ensemble. Je sais que le Comité de la régie interne a la réputation d'être omnipuissant et cachottier. Cependant, je nous perçois comme étant à la base de notre merveilleuse institution. Nous voulons commencer ici et monter vers le haut. Ce document permet de consigner les idées par écrit, en tenant compte de nos expériences pratiques des deux dernières années. Nous commençons à recueillir les observations des membres pour voir si ce document est fidèle à la réalité. Ensuite, j'ai l'intention de présenter le document à nos caucus respectifs et aux caucus des sénateurs indépendants et d'en discuter au cours des deux ou trois prochaines semaines afin d'être sûr que le document tient bien compte de la réalité de l'institution. Nous pourrons ensuite aller de l'avant. Je voulais juste tirer les choses au clair.

Mme Legault : À la deuxième page de l'ébauche de plan stratégique, on établit deux éléments très importants que j'aimerais vous lire à voix haute.

Vision : Être une institution parlementaire moderne et exemplaire, qui est pertinente, efficace et responsable.

Mission : Effectuer un examen exhaustif des mesures législatives, mener des enquêtes approfondies sur les questions d'intérêt public, et protéger les droits et les intérêts des régions, des provinces et territoires, et des minorités.

Dans le corps du document, nous avons établi quatre priorités stratégiques, dont la première est d'accroître les activités de rayonnement et de mobiliser les Canadiens. Nous donnons le contexte du plan stratégique au début, et ensuite nous établissons trois objectifs annuels qui viendront rejoindre le plan de communication opérationnel.

Tout d'abord, mobiliser les Canadiens au moyen d'arguments percutants pour leur montrer que les sénateurs ont les mêmes intérêts. Deuxièmement, pour appuyer les activités prioritaires de rayonnement, il faut avoir une vaste gamme de stratégies axées sur les outils numériques, les médias sociaux et les médias traditionnels qui serviront à transmettre notre message. Troisièmement, utiliser les méthodes modernes de communication sur diverses plateformes afin de montrer le travail important de nos sénateurs.

La deuxième priorité, c'est de faire preuve d'une reddition de comptes et d'une transparence accrues. Nous savons que notre réputation a été ternie par une couverture médiatique négative, et nous voulons nous faire connaître auprès du public comme une institution responsable, redevable et ouverte. Pour ce faire, nous poursuivrons trois objectifs précis au cours des 12 prochains mois : d'abord, nous voulons mettre en place un organisme chargé de surveiller les dépenses des sénateurs; ensuite, nous voulons faire des divulgations de façon proactive et en temps réel; enfin, nous voulons revoir les politiques du Sénat applicables aux bureaux des sénateurs et à l'Administration du Sénat.

La troisième priorité stratégique consiste à viser la modernisation et à accroître l'efficacité. Nous y avons travaillé d'arrache-pied et avons proposé cinq objectifs annuels. Je ne veux pas répéter les excellents propos d'Hélène sur les TI, mais j'aimerais indiquer que nous remplaçons le système périmé et indépendant interne par notre propre initiative PRO. Nous travaillons également sur la vision et le plan à long terme. Nous continuons la mise en œuvre du projet Iris sur le renouvellement des systèmes législatifs. Nous avons également deux initiatives importantes en matière d'efficacité. L'une porte sur l'amélioration de la prestation des services. Un groupe de travail sur les ressources humaines a été constitué pour trouver des modèles de fonctionnement plus modernes. Nous cherchons également à obtenir de meilleurs services de réseau sans fil afin que tous nos employés puissent travailler n'importe où, quel que soit l'endroit.

La dernière priorité vise notre meilleur atout au Sénat. Nous avons des centaines de gens qui travaillent pour le compte des sénateurs. Ces gens peuvent faire toute la différence entre une institution qui offre de bons services et une qui offre d'excellents services. C'est la raison pour laquelle nous voulons reconnaître, mobiliser et habiliter nos gens. Nous voulons le faire grâce à cinq objectifs annuels. Nous souhaitons améliorer la synergie et renforcer la collaboration au sein de l'institution. Nous voulons encourager la formation. Nous avons bien compris qu'il faut offrir davantage de formation aux sénateurs et à leurs employés. Nous devons également trouver de meilleures façons de recruter les gens talentueux, les maintenir en poste et planifier la succession. Comme nous le savons tous, notre institution connaît énormément de changements, et nous devons nous assurer que les gens seront en mesure de s'adapter à la modernisation. Enfin, nous devons développer la capacité du personnel de penser davantage en termes stratégiques qu'en termes opérationnels afin qu'ils puissent être proactifs et à l'avant-garde dans l'intérêt du Sénat.

À titre de conclusion, nous proposons une vision, quatre priorités stratégiques et 16 objectifs annuels. De toute évidence, l'année s'annonce chargée, mais avec votre soutien et votre engagement, nous sommes sûrs de réussir.

Le président : Merci, Pascale.

Mesdames et messieurs, je vous rappelle que ce document se base sur des pratiques réelles que nous avons utilisées au cours des deux dernières années. Nous présenterons le document à tous les sénateurs au cours des prochaines semaines dans le cadre d'une consultation élargie. Je ne veux pas en délibérer ici à cette réunion, car le temps nous manque, mais il y aura un processus. Nous obtiendrons les commentaires du caucus conservateur, du caucus libéral et de tous les sénateurs indépendants, ainsi que de tous les leaders. Une fois que le document aura été finalisé, il bénéficiera d'un appui généralisé.

La sénatrice McCoy : Je vous félicite de ces excellentes démarches qui nous mettront sur la bonne voie. Nous le répétons depuis quelque temps déjà, et vous m'avez déjà entendu dire, qu'un système de gestion moderne est axé sur les résultats. Je suis ravie de voir que nous nous lançons dans cette direction.

J'ai posé une question hors sujet ici. À ma connaissance, aucun sénateur n'a encore participé à ce processus. C'est une des raisons qui explique pourquoi l'énoncé de mission présenté ici est beaucoup plus étroit que celui que nous avait présenté notre cher collègue défunt, le sénateur Pierre Claude Nolin, qui a été repris par le juge Binnie cette année et qui nous attribuait six rôles différents. On n'en tient pas compte ici, mais je peux certainement vous les envoyer afin que vous puissiez parfaire vos connaissances quant aux activités des sénateurs.

En ce qui concerne les résultats stratégiques, dans une autre vie, j'effectuais des évaluations de rendement. Ces évaluations sont normalement plus précises et on tente de cerner, comme vous le dites, à quoi ressemble la réussite, afin d'établir des indicateurs de rendement. Nous aurons à le faire.

Enfin, j'aimerais me montrer encourageante pour ce qui est du travail fait par des gens qui ne sont pas sénateurs. C'est clair, peut-être, qu'il y a deux niveaux ici. Je les appelle les « serviteurs de l'État » du Sénat, si je peux me le permettre, ce qui traduit tout mon respect, car lorsque ces bonnes gens sont efficaces, ils sont très efficaces bien sûr. Il est clair que nous nous voulons le meilleur pour le Sénat.

La mission, la vision et le résultat stratégique des serviteurs de l'État ne sont pas forcément les mêmes que ceux des sénateurs ou du Sénat, bien qu'ils soient bien sûr complémentaires. Il serait utile de préciser les rôles différents. Ne pouvons-nous acquitter de nos fonctions sans disposer de serviteurs de l'État performants. Nous recherchons, autant que vous, une définition claire de votre rôle. Nous serons alors en mesure de mieux vous aider, y compris en vous attribuant les crédits et les ressources nécessaires. Voilà ce que j'avais à dire.

Le président : Je vous dirais très rapidement que nous abondons dans le même sens.

La sénatrice McCoy : Merci, monsieur.

Le président : C'est clair. Voilà notre initiative. Dans une grande mesure, nous nous sommes servis de l'analyse et de la feuille de route lorsque nous avons communiqué avec tous les sénateurs pour obtenir leurs commentaires au cours des deux dernières années quant aux changements nécessaires. Cette démarche vient s'inscrire dans ce processus. Nous avons bien compris et nous avons tenté de viser cette direction, c'est-à-dire que nous avons besoin d'un Sénat, non seulement des serviteurs de l'État, mais également des sénateurs, qu'il faut être proactif plutôt que réactif et qu'il faut prendre les devants. Nous avons pris de petits pas dans ce sens et nous continuerons à travailler là-dessus.

La sénatrice McCoy : J'ajouterais, au nom du Comité de modernisation du Sénat, que je viens de finir de réunir tous les témoignages du sénateur Nolin, ainsi que ses citations et celles des autres sénateurs qui se sont prononcés. Nous avons des fichiers audio ainsi que des copies papier. Je vais distribuer ces documents à tous les sénateurs, et j'en enverrai également certains à nos fonctionnaires, afin qu'ils puissent commencer à bien saisir tout ce que font les sénateurs.

La sénatrice Marshall : Merci, Pascale. Votre exposé était excellent. Vous avez fait un travail formidable, vu qu'il n'y a pas encore eu de consultation auprès des sénateurs.

Certains des points abordés, comme les priorités 3 et 4, visent plutôt l'administration, et je ne sais pas si ma question s'adresse à vous ou au président : comment les sénateurs participeront-ils au processus maintenant? Allons-nous avoir des groupes de consultation? Les caucus respectifs participeront-ils? Quel sera notre rôle? Avons-nous songé à la façon dont...

Le président : Le document sera envoyé aux divers caucus, et il y aura des discussions et des consultations approfondies sur les détails mis en exergue.

Rappelez-vous, chère collègue, qu'il n'est pas forcément juste de dire qu'il n'y a eu aucune consultation, puisque l'administration s'est servi des procès-verbaux, des discours, des conseils et ainsi de suite issus de notre comité au cours des deux dernières années. Le document tient compte ainsi des idées...

La sénatrice Marshall : Je vois qu'on parle de rayonnement.

Le président : Et maintenant nous irons plus loin, par exemple, en présentant le document à chaque caucus et à chaque sénateur, afin de nous assurer que tout le monde peut participer et que le document est bien fidèle à nos intentions.

La sénatrice Marshall : Le rôle des sénateurs. Merci beaucoup.

Le sénateur Tannas : Merci beaucoup pour votre travail. C'est formidable. C'est un document moderne qui nous servira bien. Je suis tout à fait pour le cadre présenté.

En ce qui concerne la mission, la vision et le résultat stratégique, vous les avez bien cernés. Je participe aux discussions concernant l'énoncé de vision afin de déterminer s'il faut en avoir un, ce qu'il devrait dire, et ainsi de suite.

Je dirais aux membres du comité et à l'Administration que les arguments sont convaincants. Il se peut que nous, les sénateurs, n'arrivions pas à nous entendre là-dessus, en sachant que nous ne parvenons pas à consigner par écrit ce que nous faisons depuis 150 ans. J'ai moi-même, ainsi que d'autres, participé aux efforts visant à définir ce rôle. Si nous ne réussissons pas, je crois qu'il faudrait néanmoins retenir ce document afin que l'administration puisse et s'en servir comme document de travail quant au rôle du Sénat. Je vous recommande de ne pas attendre que les sénateurs présentent une définition, si même c'est possible. Nous travaillons très fort, mais il se peut que nous n'y arrivions pas. Je sais que les divers membres des caucus et les sénateurs indépendants nous attendent de pied ferme. J'ai très hâte de voir les résultats.

Même si nous ne pouvons pas en arriver à quelque chose de concret, je dirais que vous avez accompli un très bon travail. Nous avons ainsi un reflet très fidèle de la situation permettant de dégager une vision commune qui pourrait servir de base à nos interventions futures.

Nous pourrons donc nous concentrer sur les priorités et réorienter le tir au besoin si nous estimons que vous faites fausse route. Je voulais seulement que cela soit bien clair.

Le président : Sénateur, je rappelle à tous nos collègues que lorsque nous avons discuté de ces questions il y a quelques années pour traiter avec la direction des changements possibles, nous avons d'abord mis en œuvre une stratégie de communication. Plusieurs sénateurs ont alors exprimé leur scepticisme quant à notre capacité de parvenir à nos fins, mais c'est bel et bien ce que nous avons fait.

Voilà maintenant que vous entreprenez des examens plus approfondis avec le service des ressources humaines, et que les gens de l'administration collaborent étroitement avec nous pour continuer de veiller à ce que nous progressions du point de vue administratif. Je suis convaincu que nous allons arriver à dégager un consensus.

Le sénateur Tannas : Je conviens avec la sénatrice McCoy que l'énoncé de mission est sans doute l'un des vecteurs d'intervention principaux dans ce processus de modernisation.

Le président : Je sais.

Le sénateur Tannas : Si vous voulez me prouver le contraire, il faudra d'abord que nous nous entendions tous les 13 sur la teneur de cet énoncé.

Le président : Je suis la situation de très près.

Le sénateur Downe : Merci. Je suis d'accord avec les points de vue exprimés jusqu'à maintenant, mais je m'inquiète surtout de la question des coûts. Le sénateur Campbell nous a d'ailleurs rappelé tout à l'heure que le travail du vérificateur général avait coûté 24 millions de dollars aux contribuables canadiens pour détecter des économies possibles inférieures à un million de dollars, un montant réduit par la suite par le juge Binnie.

Le caucus libéral du Sénat a mis en place un régime de divulgation proactive depuis deux ou trois ans. Nous l'avons fait à l'interne sous la responsabilité du sénateur Massicotte. C'est son bureau qui recueille l'information. Il n'y a pas de coût additionnel, si ce n'est le temps que son personnel y consacre.

Nous sommes tous en faveur de la divulgation proactive, mais on nous parle de coûts de centaines de milliers de dollars, et je ne sais pas où tout cela va s'arrêter. C'est beaucoup d'argent. J'entends déjà les groupes de discussion. J'entends aussi le bruit de la caisse enregistreuse de la firme de relations publiques ou de consultation qui va s'occuper de tout cela.

Il faut comparer les coûts engagés et les résultats obtenus. J'aimerais que nous essayions de déterminer la façon optimale de procéder. On ne peut pas être contre la divulgation proactive, mais je n'en reviens tout simplement pas des sommes nécessaires pour que les contribuables canadiens puissent obtenir cette information. Nous devrions chercher un moyen de le faire à moindre coût. Je ne sais pas si nous devrions le faire deux fois par année ou à tous les trimestres, par exemple, mais une chose est sûre, nous devons réduire les coûts. Nous créons pour le Sénat de nouvelles dépenses structurelles qui ne cessent d'augmenter pour atteindre des objectifs auxquels personne ne s'oppose, si ce n'est les contribuables qui ont certes leur mot à dire quant aux coûts que nous engageons.

Le président : Merci, sénateur Downe.

Le sénateur Tkachuk : Ils ont assurément besoin de vous. Vous êtes la voix de la raison.

Le président : Nous savons maintenant à quoi nous en tenir quant aux arguments du sénateur Downe. Il y a un certain nombre de mois, notre comité a procédé à une analyse très détaillée des coûts associés à la divulgation. Pour la première année de mise en place des plateformes requises à cette fin, les coûts totaux atteignent environ 380 000 $, sauf erreur de ma part, notamment pour toutes les améliorations à apporter au chapitre du matériel et des logiciels. Je crois que les coûts seraient par la suite de l'ordre de 180 000 $ par année. Pouvez-vous me dire si j'ai tort, Pascale?

Mme Legault : Vous êtes très près de la vérité. Pour la première année, ce serait 330 000 $, et 187 000 $ par la suite.

Le président : Sénateur Downe, à l'issue d'une analyse approfondie, notre comité en est venu à la conclusion que, pour assurer la transparence et la reddition de comptes au sein d'une institution aussi importante que le Sénat du Canada qui dépense 100 millions de dollars par année, ce montant annuel de 180 000 $ ne représente que de la menue monnaie. Il y a des entreprises qui dépensent bien plus que cela pour un régime de gouvernance leur permettant de rendre des comptes. Je crois que le comité en est arrivé sans équivoque à la conclusion que c'était bel et bien la voie à suivre.

Quant à votre second point concernant les consultations requises pour établir un plan stratégique, aucun coût additionnel ne sera engagé, car le travail sera effectué par le comité de direction, les responsables de l'administration et les sénateurs eux-mêmes dans le cadre de leurs caucus respectifs. C'est selon moi un travail essentiel pour que nous puissions tous travailler à partir d'une vision commune. Il n'y a donc aucun coût pour le plan stratégique et des coûts très minimes par ailleurs si on les compare à ce qui est dépensé annuellement.

Le sénateur Downe : Vous avez indiqué que nous allions dépenser 1,8 million de dollars au cours des 10 prochaines années pour la divulgation proactive. Je viens de vous dire que le caucus libéral du Sénat a fait exactement la même chose au cours des trois dernières années sans dépenser un traître sou. Personne n'est contre la divulgation. Ce sont les coûts trop élevés qui m'inquiètent. Pourquoi faudrait-il dépenser autant? Pourquoi ne pouvons-nous pas le faire à moindre coût?

Le président : Sénateur Downe, il est question ici de fonds publics de l'ordre d'un milliard de dollars sur une période de 10 ans et de dépenses d'environ 1 million de dollars pour justifier ce milliard. Je ne crois pas que nous serions très portés à croire de ce côté-ci que c'est une dépense qui pourrait paraître injustifiée aux yeux des contribuables. C'est au contraire tout à fait raisonnable.

Pour répondre à votre question, nous avons tous conclu, y compris les membres de votre caucus, après avoir analysé le processus de divulgation à au moins deux ou trois reprises, que notre façon actuelle de procéder ne peut pas être acceptable pour la direction des finances. Les sénateurs eux-mêmes fournissent des chiffres qui ne sont pas validés, et il n'y a aucune uniformité. En 2016, il est préférable de viser une telle uniformité et de voir à ce que ces chiffres soient confirmés pour que les contribuables canadiens puissent les juger légitimes.

Le sénateur Downe : Pour que les choses soient bien claires, je dis simplement que les coûts à engager pour atteindre cet objectif sont trop élevés.

Le président : C'est noté, mais vous nous permettrez de ne pas être d'accord.

La sénatrice Lankin : Merci pour le travail que vous avez accompli et l'exposé que vous nous avez présenté. Pour avoir moi-même travaillé pendant de nombreuses années au sein de conseils d'administration qui effectuaient ce genre de travail et recevaient des rapports semblables, je peux vous dire que la première version est toujours une œuvre inachevée. Je conviens tout à fait avec le sénateur Tannas qu'il faut commencer à s'intéresser sérieusement à ces enjeux et que nous devrions assurément tenir des consultations, mais nous n'irons nulle part en demandant à 105 personnes de se prononcer sur le libellé d'un énoncé de mission. Il est important d'en arriver à une proposition qui reflète l'avis de la majorité en considérant que c'est un travail en pleine évolution. Je pense que si l'on souhaite nous soumettre ainsi un travail comme celui-ci — et je reconnais qu'il est en grande partie question des choses qui ont pu se produire au cours des dernières années, une connaissance institutionnelle que certains d'entre nous n'ont pas nécessairement — il faudrait aussi que nous puissions prendre connaissance de l'analyse FFPM qui a mené à certaines des conclusions tirées. Je serais ainsi mieux à même de déterminer si les priorités établies et les stratégies proposées correspondent bien aux enjeux mis au jour dans l'analyse FFPM.

On atteint le niveau de détail auquel la sénatrice McCoy fait allusion lorsque vient le moment d'élaborer les plans de travail. C'est en déterminant ainsi les résultats visés et la façon dont nous voulons y parvenir que l'on peut en arriver à un plan d'action. Selon moi, c'est ce plan d'action et les différents rapports de type tableau de bord qui deviendront les éléments essentiels pouvant guider nos activités futures.

C'est une combinaison de différents objectifs pour l'institution que représentent le Sénat et l'organisation regroupant les sénateurs, leur personnel et l'administration. J'estime qu'il va falloir enclencher le processus en réfléchissant bien à la question. Dans une institution comme la nôtre, il est essentiel de bien saisir les composantes requises pour que la vision et la mission puissent se concrétiser dans le contexte du fonctionnement de l'institution elle-même, du travail des sénateurs dans leurs bureaux respectifs et de l'administration qui les appuie, ces serviteurs de l'État dont parlait la sénatrice McCoy. Je ne crois pas que l'on soit déjà parvenu à cette approche équilibrée. C'est selon moi un travail toujours en évolution, mais c'est une première étape bien réussie. Nous sommes un peu les fiduciaires du Sénat. Nous avons besoin d'un mécanisme semblable pour rendre des comptes à l'égard des décisions budgétaires que nous aurons à prendre pour répartir les ressources en fonction des différents projets prioritaires. C'est une feuille de route qui peut nous guider dans cet exercice, et je suis reconnaissante pour le travail qui a été accompli.

Le président : En votre qualité de whip, sénateur Mitchell, vous avez le dernier mot sur ce point avant que nous passions au suivant.

Le sénateur Mitchell : Je vais parler sans m'emporter. Je tiens vraiment à féliciter ceux qui ont travaillé à cette évaluation. Le résultat est excellent et tout à fait stimulant. Je me fais donc l'écho des commentaires de la sénatrice Lankin et du sénateur Tannas à ce propos.

J'aurais seulement une observation à formuler concernant la première priorité. Nous devons vraiment mettre l'accent sur les Canadiens et le travail que nous accomplissons pour servir leurs intérêts. C'est indiqué dans le titre, mais on peut lire aussi que notre objectif général de communication est d'être perçu par les Canadiens comme une institution parlementaire efficace et importante.

Notre objectif de communication devrait également être d'écouter les Canadiens, de réagir à leurs interventions et d'interagir avec eux dans le cadre d'un processus de mobilisation. Ce sont les Canadiens qui importent avant tout. Nous n'avons pas nécessairement à être au cœur de cette vision. Il faut que cet objectif prioritaire en tienne compte, mais c'est à nous de faire le nécessaire.

Je suis tout à fait d'accord avec la prise de position du sénateur Housakos quant aux coûts. Il y a effectivement certains coûts à engager, mais nous nous assurons ainsi de la fiabilité, de l'uniformité et de la crédibilité de l'information tout en réduisant les chevauchements entre les 105 bureaux. La production de cette information ne coûte rien actuellement parce qu'il y a 105 personnes qui s'en chargent quatre fois par année. Un tel travail n'est pas négligeable, mais cette information n'est pas aussi crédible que celle que nous obtiendrons d'une base de données centralisée bénéficiant de mécanismes de vérification et de mise en forme appropriés.

Le président : Avant d'en terminer avec ce sujet, je veux aussi profiter de l'occasion pour remercier les gens de l'administration. Je tiens notamment à remercier notre nouvelle dirigeante principale des finances, Pascale Legault, qui accomplit un travail remarquable depuis sa nomination. Je veux également remercier Nicole Proulx. Avec tout ce qui est arrivé au Sénat au cours des dernières années, une très grande majorité des sénateurs ont réclamé un changement d'orientation du point de vue administratif. Dans ce contexte, vous avez été soumis à beaucoup de pression en tant que véritables serviteurs de l'État — comme le disait la sénatrice McCoy — pour nous aider à conjuguer nos efforts et pour orienter l'administration de notre organisation sur une nouvelle voie. Vous avez fait un travail formidable. Nous nous réjouissons à la perspective de pouvoir continuer à travailler avec vous pour relever les défis qui nous attendent. Nous tenons à vous remercier, car ce n'est qu'un exemple de votre excellent travail. Merci, Pascale.

Nous arrivons au point 11 de notre ordre du jour qui concerne le déplacement du personnel des sénateurs avec les comités. Comme cela fait suite à une motion présentée par le sénateur Lang, je l'invite à nous en dire plus long.

Le sénateur Lang : Merci beaucoup, monsieur le président. Comme vous pouvez le constater, un échange de lettres a été joint à ma motion. Voilà un certain temps déjà que ceux parmi nous qui ont assumé les responsabilités de président ou de vice-président de différents comités doivent composer avec cette situation.

Vous noterez que dans la lettre du 17 juin 2014, il n'est pas question uniquement de la possibilité que le personnel politique se déplace avec les comités, mais aussi des fonds supplémentaires qui devraient être mis à la disposition des présidents et des vice-présidents pour leur permettre d'accomplir le travail qui leur est confié.

Dans le cas qui nous intéresse, nous avons pris comme vous le savez certaines mesures afin de rendre nos bureaux davantage responsables de leurs actions et d'investir les ressources nécessaires pour remplir le mandat qui nous est confié. Il s'agit essentiellement de revoir la classification des postes au sein de nos bureaux du Sénat afin de pouvoir payer le taux courant pour un conseiller stratégique, si c'est l'avenue qui est retenue, de manière à pouvoir compter sur quelqu'un qui possède les compétences requises pour accomplir le travail demandé. C'est ce que font déjà certains sénateurs, alors que d'autres ont recours à un plus grand nombre d'employés ou de marchés de services pour obtenir l'aide dont ils ont besoin.

Il faut dire qu'il est maintenant possible pour nous d'embaucher et de maintenir en poste des employés très compétents suivant une échelle salariale comparable à celle des autres postes offerts au sein du gouvernement du Canada. C'est déjà une bonne chose de réglée.

À mon sens, la prochaine étape devrait consister à permettre aux présidents et aux vice-présidents qui ont choisi d'avoir recours à ce genre de spécialistes au sein de leur bureau de respecter les critères établis et l'échelle salariale en vigueur pour que ces gens-là puissent au besoin accompagner un comité dans ses déplacements. Je vous dis cela à la lumière de mes propres expériences passées. Vous pourrez aussi constater que plusieurs autres sénateurs ont signé cette lettre où nous demandions il y a un certain nombre d'années déjà que l'on permette aux comités de se faire accompagner par le personnel politique dont ils avaient besoin, mais pas nécessairement à chacun de leurs déplacements.

À la lumière de ma propre expérience et de celle de certains de mes collègues sénateurs, j'estime important de reconnaître que notre personnel politique a un grand rôle à jouer du début à la fin de la production de nos rapports. Ces gens-là participent à l'organisation, à la planification et aux préparatifs nécessaires, en collaboration avec la Bibliothèque du Parlement, pour que tous les témoins pertinents puissent comparaître devant nous. Je me souviens pour ma part d'au moins un déplacement pour lequel, en l'absence des membres de notre personnel, nous étions accompagnés de gens qui n'ont participé qu'à cette seule visite et que l'on n'a jamais revus par la suite. Je ne savais pas qui était ces personnes qui n'ont eu aucun rôle à jouer dans la production du rapport qui devait être présenté au nom du Sénat du Canada.

Je maintiens que nous devrions avoir le droit, lorsque nous assumons la présidence ou la vice-présidence d'un comité, de nous faire accompagner lorsque cela est justifié à la satisfaction du comité responsable des budgets, et que celui-ci devrait pouvoir nous répondre par un oui ou un non, selon les circonstances. Les règles en vigueur ne nous permettent pas de le faire. Je voudrais que l'on accorde au comité des budgets le pouvoir discrétionnaire nécessaire pour traiter les différentes demandes en prenant ces facteurs en considération.

J'ajouterais qu'une décision semblable prise par le président et le vice-président d'un comité ne signifie pas nécessairement qu'un plus grand nombre de personnes serait en déplacement. On peut choisir certaines personnes au détriment d'autres du fait que leur expertise serait plus utile dans les circonstances.

Je crois fermement que si nous sollicitons la contribution de ces gens-là, nous allons renforcer la capacité de nos bureaux, ce qui nous permettra de produire des rapports de plus grande qualité pour le Sénat. Nous devrions pouvoir le faire. Le président et le vice-président devraient pouvoir soumettre au Sous-comité des budgets leurs demandes à l'égard de tels déplacements.

Je ne veux pas m'éterniser indûment, mais ceux qui ne sont pas en faveur d'une proposition semblable soutiennent que chaque sénateur devrait le faire à même le budget de son propre bureau. Cela m'apparaît problématique à bien des égards. C'est un droit dont jouit chaque sénateur, mais le fait est que nous venons de différentes régions du Canada. Il y a bien sûr des sénateurs qui représentent les grands centres urbains, mais bon nombre d'entre nous sommes du Canada rural. Comme je suis moi-même le sénateur ayant les plus longs déplacements à faire et les plus importantes dépenses à ce chapitre, je ne crois pas que je devrais utiliser mon budget du Sénat pour effectuer mon travail comme président ou membre d'un comité. On verrait tout de suite dans mon budget que j'utilise mon pouvoir de dépenser à titre de sénateur du Yukon, alors que ce ne serait pas vraiment le cas. Je me retrouverai tout à coup parmi les 10 sénateurs les plus dépensiers du seul fait que je travaille davantage que certains autres en raison du poste que j'ai accepté d'occuper. Je ne crois pas que cela soit équitable. Je ne pense pas que cela soit un reflet fidèle des dépenses dont il est question ici. J'estime que ces sommes devraient apparaître dans le budget du comité en pareil cas. Voulez-vous que j'en dise davantage?

Le président : Non, je crois que nous avons tous compris l'idée. J'ai dû m'absenter un instant et je sais tout de même très bien à quoi vous voulez en venir.

Nous avons plusieurs points à l'ordre du jour et très peu de temps à notre disposition.

La sénatrice Marshall : J'ai une question pour le sénateur Lang et une autre qui s'adressera sans doute à notre président.

Qu'est-ce que vous demandez exactement? S'agit-il des frais de déplacement du personnel qui accompagne le président et le vice-président? Est-ce que vous visez également une portion de leur salaire?

Le sénateur Lang : Non, il s'agit d'abord d'établir qu'ils ont le droit de nous accompagner lors d'un déplacement du comité pour une visite ou des audiences et, ensuite, que les sommes prévues à cette fin soient inscrites dans la demande de budget soumise au sous-comité. Autrement dit, la demande pourrait être justifiée du fait que le besoin est légitime.

La sénatrice Marshall : C'est le président et le vice-président qui décideraient s'ils veulent inclure ces dépenses au moment de présenter leur budget.

Le sénateur Lang : C'est exact.

La sénatrice Marshall : J'ai pris connaissance de la motion dans notre documentation. À ce titre, j'aurais une observation qui serait surtout de nature générale. Je trouve qu'il y a parfois un manque d'uniformité dans la façon dont ces choses-là nous sont présentées. J'aimerais que l'on utilise toujours le même format. Je sais qu'il est déjà arrivé que des questions soient soulevées directement en comité sans que nous ayons un document écrit, mais je préférerais que nous ayons un format normalisé. À la lecture de cette motion-ci, il était difficile de savoir exactement quels coûts étaient visés. En outre, il n'y aucune estimation des coûts à engager, et j'aimerais bien que ce soit le cas.

Le président : Pour que les choses soient bien claires, sénatrice Marshall, la motion déposée par le sénateur Lang a été incluse dans la documentation de cette séance dans la forme où le sénateur Lang nous l'a présentée.

La sénatrice Marshall : Pourrions-nous établir certaines normes pour l'avenir?

Le président : Je ne peux pas empêcher les sénateurs de présenter une motion quand ils souhaitent le faire. Je ne peux pas non plus leur dicter ce qu'ils doivent mettre dans leurs documents.

La sénatrice Marshall : J'aurais une autre question pour le sénateur Lang. À combien sont estimés les coûts? Combien cela va-t-il nous coûter?

Le sénateur Lang : Il m'est impossible de vous fournir une estimation à ce moment-ci, car il reviendra à chaque comité d'établir son plan de travail et d'indiquer les sommes nécessaires dans ses demandes au sous-comité sur les budgets. Il s'agira uniquement des frais associés au déplacement visé. En toute franchise, je ne crois pas qu'il s'agisse de sommes considérables, mais cela demeure à mon sens une dépense nécessaire.

La sénatrice Marshall : J'aimerais tout de même voir une estimation, même si les montants ne sont pas très élevés.

Le sénateur Munson : Maintenant que je suis président du Comité des droits de la personne, j'appuie la proposition du sénateur Lang.

Le sénateur Mitchell : J'appuie moi aussi la motion du sénateur Lang. J'étais d'ailleurs l'un des signataires de cette lettre. J'aimerais ajouter que ma collègue a tout à fait le droit de demander des estimations, et que nous pourrions en établir en fonction des expériences passées.

Je veux aussi faire valoir que les sommes supplémentaires requises ne seront sans doute pas très importantes, car nous sommes déjà autorisés à amener notre personnel avec nous pour deux déplacements par année, un déplacement équivalant à trois jours. Si vous faites un voyage de cinq jours, cela compte pour deux déplacements. Il y aura donc une légère hausse, mais elle ne sera pas considérable.

Le sénateur Tannas : Je suis favorable à la motion. Au nom de mes collègues membres du Sous-comité des budgets, si c'est bien comme cela qu'il faut l'appeler, j'ajouterais que tous conviennent que c'est un poste budgétaire que nous devrions examiner et remettre en question. Est-ce vraiment nécessaire? Je ne crois pas que personne souhaite un régime de liberté totale où nos assistants pourraient nous accompagner pour tous nos voyages en Chine. Est-ce que cela apporte quelque chose? C'est la même question que nous devons poser pour tous les postes de dépenses dans le budget d'un comité. Pourquoi procède-t-on de cette manière?

Si cette politique est adoptée, on s'attendra à obtenir réponse à ces questions toutes les fois qu'une demande sera soumise pour qu'une personne puisse se déplacer.

Le sénateur Downe : Je ne suis pas certain que l'on pourrait éviter une augmentation importante des coûts, car des pressions s'exerceraient sur tous les présidents et les vice-présidents de comité pour que leurs propositions prévoient de tels déplacements étant donné que d'autres le font.

J'aimerais que le sénateur Lang puisse m'aider à comprendre une chose dans mon rôle de vice-président du Comité des affaires étrangères. Dans le cas d'un déplacement à l'extérieur d'Ottawa, je ne vois pas exactement ce que mon adjoint pourrait faire et que je ne serais pas moi-même capable de faire dans mon rôle de sénateur. Je partage avec les autres membres du comité la responsabilité du rapport final. Je suis responsable des questions que je vais poser, des réponses obtenues et des suites à donner. Qu'est-ce qu'un adjoint pourrait faire de plus pour moi?

Le sénateur Lang : Monsieur le président, j'ai pu moi-même constater que les membres du personnel ont un grand rôle à jouer dans l'organisation de la visite prévue en déterminant notamment qui nous allons rencontrer et pour quels motifs, de concert avec un ou deux analystes de la Bibliothèque du Parlement. Ils doivent également s'assurer que le compte rendu produit à la fin de la visite ou des audiences nous donne un bon aperçu du déroulement des choses de telle sorte que nous remplissions adéquatement nos fonctions politiques.

Il faut bien comprendre que vous comme moi sommes responsables en fin de compte. En fait, cela nous permet de bénéficier du soutien politique et des conseils d'une personne qui travaille dans notre bureau et qui relève directement de nous. Une autre personne ne relèverait pas nécessairement de vous ou de moi, à titre de président ou de vice-président. Elle devrait rendre des comptes à la fois à l'administration et au comité dans son ensemble. C'est la distinction à faire.

Le président : La sénatrice Cordy va poser la dernière question, après quoi nous devrons prendre une décision concernant cette motion.

La sénatrice Cordy : Tout comme la sénatrice Marshall, j'aimerais bien voir certaines estimations chiffrées, car cette façon de faire pourrait ouvrir la porte à des abus. En tant que membre du sous-comité sur les déplacements, je ne veux pas avoir à faire des jugements de valeur dans tous les cas qui nous sont soumis. Je veux pouvoir indiquer simplement si nous acceptons ou non une demande. Je ne veux pas devoir examiner chaque cas pour déterminer que le déplacement est possible pour un comité, mais pas pour un autre. J'aimerais que les critères soient clairs.

Je ne sais pas si vous pourriez nous soumettre des estimations de coûts lors de notre prochaine séance. Je sais bien que les chiffres ne peuvent pas être très précis, mais cela nous donnerait une meilleure idée avant que nous prenions notre décision. Je voudrais également soumettre ces estimations à mon caucus, car ce ne sont pas tous les présidents et les vice-présidents qui font partie du comité de la régie interne.

Le président : Chers collègues, la situation pourrait se résumer comme suit. Premièrement, il faudrait aussi une modification réglementaire, car une règle en vigueur permet aux présidents de se faire accompagner de membres de leur personnel lors de deux déplacements par année. Les sénateurs sont tout à fait justifiés de demander une estimation des coûts supplémentaires à anticiper si cette règle est modifiée.

Le sénateur Lang pourrait transmettre ces estimations de coûts au comité de direction ainsi qu'à notre comité pour que nous puissions y jeter un coup d'œil. Est-ce que cela convient à tout le monde?

Des voix : D'accord.

Le président : Pour le point suivant, je fais appel à Gérard Lafrenière et Colette Labrecque-Riel qui sont des nôtres aujourd'hui.

Avant que nous traitions de cette demande du Conseil interparlementaire mixte (CIM), j'aurais une annonce à faire au comité. En ma qualité de président de ce comité, j'ai notamment le plaisir d'agir à titre de coprésident du CIM, l'instance mixte de la Chambre des communes et du Sénat qui gère les demandes en provenance des différentes associations parlementaires.

Je veux donc vous annoncer que j'ai cédé mon siège de coprésident de ce conseil à un membre du comité qui a eu la grande générosité d'accepter de me remplacer. C'est ainsi qu'avec l'approbation de tous, le sénateur Fabian Manning se chargera en notre nom de cette tâche titanesque. Je tenais donc à ce que vous sachiez tous que le sénateur Manning sera le coprésident nous représentant à compter d'aujourd'hui.

Le sénateur Manning : Si vous me permettez une brève allocution à la mode ténélienne : Excellent!

Colette Labrecque-Riel, greffière adjointe par intérim et directrice générale, Affaires internationales et interparlementaires, Sénat du Canada : Je tiens d'abord à féliciter le sénateur Manning; j'ai grand-hâte de travailler avec lui dans son nouveau rôle de coprésident.

Honorables sénateurs, il est question ici du Conseil interparlementaire mixte et, plus précisément, des budgets des associations pour l'exercice 2016-2017. Laissez-moi une petite minute pour vous résumer le tout.

En décembre 2014, ce comité et le Bureau de régie interne de la Chambre ont mis en place au bénéfice du CIM un mécanisme lui permettant de dépasser le budget prévu pour les activités des associations. Ce mécanisme visait à contrer les pressions budgétaires découlant de contributions ou de frais d'adhésion assujettis à la participation du Canada à l'Union interparlementaire. Il s'agissait de permettre un dépassement temporaire des budgets, jusqu'à concurrence de 550 000 $, suivant la formule habituelle de partage des coûts (30 p. 100/70 p. 100).

Pour la première fois depuis 2014, le CIM souhaite profiter de ce mécanisme pour dépasser d'un montant de 122 000 $ le budget prévu pour les associations pour l'exercice en cours. Suivant la formule de partage des coûts, cela représente un dépassement de 36 600 $ pour le Sénat. Il ne s'agit pas encore de dépenses, mais simplement d'un budget.

À cette fin, le CIM aimerait que le comité lui confirme que le mécanisme de dépassement des coûts défini en 2014 demeure en vigueur pour l'exercice 2016-2017.

Le président : Je viens d'apprendre du sénateur Tkachuk, lui-même ancien coprésident du CIM et membre de longue date du comité de la régie interne possédant une bonne connaissance des antécédents de notre institution, que cette question est soumise de nouveau à notre comité en raison de l'interprétation du CIM qui estime qu'en plus du budget annuel déjà approuvé par les deux bureaux de régie interne, il y a un fonds d'urgence de 550 000 $ auquel on peut avoir recours en cas de dépassement.

Selon l'interprétation de la Chambre, ce montant supplémentaire de 550 000 $ — le fonds d'urgence — est automatiquement accessible, n'est-ce pas Collette? D'après ce que j'ai pu comprendre de la motion dont j'ai pris connaissance, il faudrait que notre comité adopte une motion pour que l'on puisse avoir recours à ces 550 000 $ additionnels, ce qui équivaudrait à 170 000 ou 175 000 $ pour ce qui est de la part du Sénat.

Le sénateur Tkachuk vient juste de m'indiquer que l'interprétation de la Chambre est correcte d'après sa connaissance du contexte historique. Peut-être pourriez-vous nous en dire plus long.

Le sénateur Tkachuk : Je n'étais pas président à ce moment-là. Je ne suis plus trop sûr si c'est vous ou le sénateur Kinsella que je remplaçais. En fait, c'est l'Union interparlementaire qui posait problème. En fin de compte, nous avons rejeté la requête en faisant essentiellement valoir que nous ne voulions plus financer l'Union interparlementaire.

À l'époque, la Chambre et le Sénat ont indiqué que si nous étions incapables de trouver les fonds requis, ils allaient nous financer jusqu'à hauteur d'un demi-million de dollars. Je présume que l'on pouvait donc compter sur cet engagement. Reste quand même que le processus budgétaire doit suivre son cours chaque année et que nous devons donner à nouveau notre approbation pour les demandes de cette année. C'est ce que je crois.

Le président : C'est ce que je pense également. C'est une requête dont nous sommes saisis, mais je n'avais pas l'impression de pouvoir prendre cette initiative sans vous consulter.

Le sénateur Munson : Je vais vous dire ce que j'en pense. J'aurais une question pour les deux greffières concernant leur rôle relativement aux budgets. Je veux simplement m'assurer que ce point est pris en compte. Cela n'a rien à voir avec ce qui est demandé aujourd'hui; cela concerne plutôt les indépendants, l'accroissement de la taille de la Chambre des communes, l'idée voulant que les indépendants n'aient pas leur mot à dire quant à ces déplacements des associations et la manière dont le CIM va aborder la question à l'avenir. On devra en effet traiter de cet aspect un jour ou l'autre étant donné le grand nombre d'indépendants qui se retrouvent en marge du processus de déplacement en bonne et due forme.

Mon commentaire ne concerne aucunement les sommes que l'on nous demande d'approuver aujourd'hui, mais je tenais à ce que cet aspect soit pris en considération.

Le sénateur Manning : J'invoque le Règlement, monsieur le président. Je ne suis pas certain que l'on puisse simplement présumer de ces choses. Je n'ai rien sur papier pour appuyer cette demande d'un demi-million de dollars.

Le président : Comme le CIM a simplement demandé à pouvoir nous saisir de cette demande, il n'y a pas de documentation.

Le sénateur Manning : Je pense que nous devrions attendre à la semaine prochaine.

Le président : Chers collègues, voulez-vous attendre à la semaine prochaine?

Le sénateur Manning : Je ne veux pas qu'on me demande d'approuver un montant d'un demi-million de dollars sans me soumettre aucun document.

Le président : C'est très bien.

Colette, Gérald, si vous pouviez transmettre aussi rapidement que possible la requête budgétaire au comité de direction, je pourrais la distribuer à nos collègues pour que nous l'examinions jeudi prochain.

Nous avons un dernier point qui ne devrait pas nous prendre beaucoup de temps. Je vais demander au sénateur Wells de nous parler de sa motion.

Le sénateur Wells : Merci bien. Comme vous le savez, je suis président du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat qui a reçu le mandat d'examiner les affectations de fonds pour les caucus et les fonctionnaires du Sénat, conformément au chapitre 6 du Règlement administratif du Sénat. Cette requête vise notamment le budget supplémentaire de bureau demandé par le leader du gouvernement au Sénat.

Vous nous avez demandé une réponse assortie de recommandations d'ici le 12 mai. Notre sous-comité a amorcé son travail pour se rendre compte que c'était un dossier plutôt complexe — en raison notamment de l'environnement changeant — et qu'il ne sera peut-être pas possible de respecter l'échéance du 12 mai.

Nous avons entendu jusqu'à maintenant les témoignages des sénateurs Cowan, Carignan et Harder, ainsi que celui de Charles Robert, et nous recevrons cet après-midi la sénatrice McCoy. Ces témoins nous ont été d'une grande utilité, mais j'aimerais vous demander un peu plus de temps pour la production de notre rapport et de nos recommandations.

Je suis donc ici aujourd'hui pour vous demander de permettre que notre rapport soit présenté le mardi 17 mai, plutôt que le jeudi 12 mai.

Je sais que le mardi n'est pas un jour normal de séance pour le comité de la régie interne, et je suis conscient que je dois obtenir l'autorisation des whips pour le 17 mai, mais j'estime le délai supplémentaire nécessaire, et je prie le comité de la régie interne d'approuver cette demande.

La sénatrice Lankin : J'ai seulement une question. Je sais que vous avez parlé aux whips concernant le moment choisi. Ne souhaiteriez-vous pas en parler aussi avec la sénatrice McCoy? Les sénateurs indépendants se réunissent également les mardis matins, et je tiens à m'assurer que l'on prenne les dispositions nécessaires pour que ceux parmi nous qui veulent participer à la séance de ce comité puissent le faire.

Le sénateur Wells : Si la prolongation de délai est approuvée, le rapport sera présenté à notre comité.

Le sénateur Lankin : Je comprends cela. Si vous avez vérifié auprès des whips, c'est sans doute pour éviter les conflits d'horaire. Je ne suis pas membre en règle de ce comité, mais j'aimerais bien assister à la séance en question. Je sais que nous nous réunissons généralement les mardis matins. Alors, il serait bon que vous puissiez en parler avec la sénatrice McCoy en tenant compte de cette contrainte.

Le sénateur Wells : C'est ce que je vais faire.

Le président : Étant donné que les indépendants ne forment pas un caucus, peut-être pourriez-vous tous les informer par courriel.

La sénatrice McCoy : J'apprécierais beaucoup pouvoir en discuter directement avec le sénateur Wells, et je crois que c'est ce que préconisait la sénatrice Lankin.

Le président : Peut-être le sénateur Wells pourra-t-il communiquer avec la sénatrice McCoy.

Le sénateur Wells : Oui, sans problème. Ce sera avec plaisir.

Le sénateur Downe : Ce qui est problématique...

Le sénateur Tkachuk : C'est le comité de la régie interne qui en est saisi.

Le sénateur Campbell : C'est présenté au comité de la régie interne.

La sénatrice McCoy : Il indique seulement qu'il doit informer les sénateurs du moment où cette réunion se tiendra, et qu'il pourra communiquer également avec nous étant donné que d'autres sénateurs pourraient vouloir être présents.

Le sénateur Tkachuk : Notre caucus se réunit en même temps que le vôtre.

Le président : Je suis persuadé que le sénateur Wells fera le nécessaire pour que tout le monde soit informé.

Le sénateur Munson : Il faudra que le sénateur Mitchell, soit mis au courant en sa qualité de whip, n'est-ce pas?

Le président : Silence, s'il vous plaît.

Le sénateur Manning : J'aurais un rappel au Règlement concernant une autre question.

En quelques occasions...

Le président : Avant que nous passions à un autre point, j'aimerais savoir si la motion du sénateur Wells est approuvée.

Des voix : D'accord.

Le sénateur Manning : Je vais être très bref, monsieur le président. Il est arrivé en quelques occasions ce matin — et je ne veux mettre personne sur la sellette — que l'on nous demande d'approuver une somme d'argent plus ou moins importante sans vraiment de préavis ni de pièces justificatives. C'est seulement mon opinion personnelle en ma qualité de membre de ce comité, mais je ne crois pas que l'on devrait nous demander d'approuver une demande de fonds sans l'accompagner de la documentation nécessaire pour que nous sachions pleinement de quoi il est question. J'estime que dorénavant quiconque s'adresse à nous pour obtenir des fonds devrait nous donner un préavis et nous remettre à l'avance les documents pertinents, sans quoi il pourrait s'attendre à ce que sa requête soit repoussée à la semaine suivante.

Le président : Je pense que vous avez très bien articulé cette mise en garde fort judicieuse, et c'est d'ailleurs pour ces mêmes motifs que nous n'avons pas attribué de financement ce matin sans prendre les précautions nécessaires. Quoi qu'il en soit, votre remarque est bien notée.

La sénatrice Cordy : Cela concerne le sénateur Wells qui, comme vous le savez, préside le Sous-comité du budget des dépenses. Ce sous-comité a communiqué avec les différents groupes qui travaillent au Sénat pour connaître les initiatives qui étaient menées et obtenir leurs prévisions budgétaires pour 2016-2017. Je tiens d'ailleurs à vous remercier, sénateur Wells, d'avoir guidé ce travail d'analyse très approfondi. Il y a récemment quelqu'un qui a déclaré au Sénat que nous n'avions pas d'information au sujet des budgets du Sénat. J'ai lu ce commentaire par la suite, car je n'étais pas présente en raison, si ne m'abuse, de ma participation à une réunion d'un comité de direction. Tous ces renseignements avaient pourtant été déposés précédemment au Sénat par le sénateur Wells. Cette information est donc accessible à tout sénateur qui veut bien en prendre connaissance. Si cela n'est pas déjà fait, il n'est pas trop tard pour aller consulter tout cela. Je voulais simplement apporter cette précision en réponse à cette affirmation d'un sénateur.

Le sénateur Wells : Merci, sénatrice Cordy. Je n'ai pas entendu cette intervention, mais je crois que c'était la sénatrice Ringuette qui questionnait sans doute le président du comité de la régie interne concernant les budgets. Il est possible que j'intervienne à ce sujet en citant vos observations.

Le président : Chers collègues, nous arrivons à la fin du temps prévu pour cette séance et je tiens à tous vous remercier. J'aimerais que nous prenions bien conscience du fait que nous avons, sans le savoir, écrit collectivement aujourd'hui une page d'histoire. En effet, nous avons tenu une séance du Comité de la régie interne, des budgets et de l'administration entièrement en public. C'est un fait sans précédent pour un comité de la régie interne, tant à la Chambre qu'au Sénat. Dans toute la couverture médiatique à laquelle nous avons eu droit au cours des dernières années, on a bien sûr fait très peu de cas des grands progrès que nous avons réalisés tous ensemble pour faire du Sénat une institution plus transparente et davantage responsable de ses actions. Je m'en voudrais donc de ne pas signaler aux gens des médias qui nous regardent, espérons-le, que nous avons fait le nécessaire au cours des dernières années pour que ce comité de la régie interne devienne très accessible à tous. Contrairement à nos homologues de l'autre endroit qui se contentent toujours de publier les procès-verbaux après une séance, nous avons été plus transparents et plus accessibles au public que toute autre entité parlementaire avant nous. Notre séance d'aujourd'hui en témoigne très bien, et rien de tout cela n'était planifié. Notre ordre du jour était déterminé à l'avance pour guider les travaux du comité, et j'estime qu'absolument tout ce que nous faisons lors de ces séances peut être rendu public. Je vous remercie tous pour votre coopération. Nous nous reverrons la semaine prochaine.

(La séance est levée.)

Régie interne, budgets et administration

Délibérations du Comité permanent de la Régie interne, des budgets et de l'administration

Fascicule no 3 - Témoignages du 5 mai 2016

Délibérations du Comité permanent de la
Régie interne, des budgets et de l'administration

Fascicule n^o 3 - Témoignages du 5 mai 2016