LE COMITÉ PERMANENT DE L’AUDIT ET DE LA SURVEILLANCE
TÉMOIGNAGES
OTTAWA, le mardi 15 février 2022
Le Comité permanent de l’audit et de la surveillance se réunit aujourd’hui à 13 heures (HE), avec vidéoconférence, pour superviser et faire rapport sur les audits internes et externes du Sénat et les autres questions connexes; et à huis clos, pour superviser et faire rapport sur les audits internes et externes du Sénat et les autres questions connexes.
Le sénateur Marty Klyne (président) occupe le fauteuil.
[Traduction]
(La séance se poursuit à huis clos.)
(La séance publique reprend.)
Le président : Je vous souhaite la bienvenue à la séance. Je m’appelle Marty Klyne, de la Saskatchewan, président du Comité permanent de l’audit et de la surveillance. Je suis en compagnie aujourd’hui d’autres membres du comité : les sénateurs Renée Dupuis, vice-présidente, du Québec; David Wells, vice-président, de Terre‑Neuve‑et‑Labrador; Percy Downe, de l’Île‑du‑Prince‑Édouard, ainsi que de Mme Hélène F. Fortin, membre externe du Québec; et M. Robert Plamondon, membre externe de l’Ontario.
Pour cette partie de la séance, nous accueillons les auditeurs externes du Sénat de Ernst & Young, Mme Suzanne Gignac, associée, Certification; et M. Niguel Givogue, chef d’équipe senior, Service de certification.
Je vous remercie d’avoir accepté l’invitation du comité. Nous sommes heureux de travailler avec vous et d’avoir l’occasion aujourd’hui de discuter du plan d’audit pour l’année financière 2021-2022.
Nous avons réservé une heure pour notre rencontre avec les auditeurs externes, et nous allons suspendre la séance à 15 heures. Nous allons commencer par la déclaration liminaire de nos invités, puis nous passerons aux questions des membres du comité.
Madame Gignac, vous avez la parole.
Suzanne Gignac, associée, Certification, Ernst & Young s.r.l./S.E.N.C.R.L. : Je vous remercie. Je suis ravie d’être ici avec vous. Nous allons vous présenter un résumé de notre plan d’audit pour 2022, et nous serons heureux ensuite de répondre à vos questions. Vous pourrez aussi nous faire part de tout commentaire ou élément que vous aimeriez porter à notre attention.
Comme il a été mentionné, je m’appelle Suzanne Gignac. Je suis l’associée responsable de la mission, et je suis accompagnée de Niguel Givogue, chef d’équipe senior de l’audit. M. Givogue pourra répondre à toutes vos questions.
Chaque année, nous présentons notre plan d’audit aux responsables de la gouvernance pour leur fournir l’information dont ils ont besoin à son sujet et pour répondre à leurs questions. Nous allons passer en revue notre sommaire, qui se trouve à la page 3 de notre plan dans les deux versions, anglaise et française. Nous y résumons les principaux secteurs de notre audit, y compris les services d'Ernst & Young pour 2022; les principaux aspects de notre plan, notamment le seuil de signification initial, la stratégie d’audit, ainsi que les secteurs et les risques importants. Les membres de notre équipe, nos honoraires et notre calendrier y sont aussi mentionnés.
Dans le corps du rapport, vous trouverez des renseignements plus détaillés sur les procédures d’audit dans des secteurs précis. Dans les annexes, nous avons inclus notre entente de mission, des documents sur le leadership éclairé et une liste des éléments dont nous sommes tenus de vous informer à l’étape de la planification de l’audit.
Pour revenir à la page 3, vous trouverez, à gauche, les services offerts par Ernst & Young. À la conclusion de l’audit, nous exprimerons notre opinion sur les états financiers du Sénat, à savoir s’ils donnent, dans tous leurs aspects significatifs, une image fidèle conformément aux normes comptables pour le secteur public canadien.
Nous délivrerons aussi une communication écrite à votre comité résumant les résultats de l’audit. Si nous repérons des déficiences importantes dans les contrôles, elles vous seront signalées dans le rapport. Nous pourrions également délivrer une communication écrite à la direction si nous repérons des contrôles ou procédures à améliorer qui, à notre avis, pourraient faciliter la conduite des activités courantes du Sénat.
Dans la colonne du centre, le premier élément porte sur le seuil de signification initial. Au début de chaque audit, nous établissons le seuil de signification initial, ce qui s’entend du niveau auquel une erreur ou une omission dans les états financiers serait susceptible d’influencer les décisions économiques des utilisateurs de ces états financiers.
Le secteur de l’audit se sert de lignes directrices générales, tout comme la méthodologie utilisée par Ernst & Young, pour établir le seuil de signification initial. À partir de ces lignes directrices, nous avons établi que les dépenses sont une base appropriée dans ce cas. La fourchette acceptable est de 0,5 % à 3 %, et nous avons fixé le seuil à 2,5 %, ou 2,6 millions de dollars. Dans nos tests, nous utilisons des seuils grandement inférieurs à ces derniers, et ces tests comprennent des échantillons aléatoires et des montants en dollars.
Passons maintenant, plus bas, à la stratégie. Nous utiliserons une méthode corroborative, ce qui veut dire que nous réaliserons des tests au moyen de procédures comme l’analytique, les confirmations et les tests de détail. Comme il a été mentionné, lors des tests de détail, les échantillons seront choisis de façon aléatoire et basés sur des montants en dollars. Nous confirmerons notre compréhension des principaux processus et procéderons à des tests de cheminement pour bien les comprendre et comprendre les risques associés à l’audit.
Nous avons répertorié les secteurs importants de l’audit, notamment ceux présentant plus de subjectivité ou de complexité, comme les charges à payer, les indemnités de vacances et les congés compensatoires, de même que des dépenses importantes comme les salaires, les charges sociales et les frais d’administration.
Nous devons aussi considérer la question de la fraude. À ce stade-ci, nous n’avons pas relevé de risque particulier à cet égard. Toutefois, comme l’exigent les normes d’audit, nous allons mettre en œuvre des procédures pour tenir compte du risque présumé de contournement des contrôles par la direction. Pour ce faire, nous utiliserons notre outil appelé GL Analyzer pour procéder à des tests détaillés des écritures de journal pour les transactions effectuées au cours de l’année.
À noter aussi les éléments suivants dans le sommaire : le montant des honoraires est celui mentionné dans la proposition que nous avons présentée; notre équipe comprend des personnes ayant participé à l’audit du Sénat l’an dernier; et nous prévoyons mener l’audit au mois de juin 2022 et vous présenter notre rapport à l’automne.
Ce sont là les éléments de notre plan dont je voulais vous informer. Nous serons heureux de répondre à vos questions.
Le président : Je vous remercie beaucoup.
Le sénateur Downe : Je tiens à remercier les auditeurs de leur présence. Comme vous le savez, l’audit est un exercice très important au Sénat, en fait, dans tous les parlements. Lorsque vous vous préparez à procéder à un audit, effectuez-vous un survol ou une analyse des audits qui ont lieu dans d’autres parlements du système de Westminster?
Mme Gignac : Je vous remercie de la question. Chez Ernst & Young, nous avons une méthode mondiale d’audit que nous utilisons pour établir notre façon de procéder. Elle est régie également par les normes canadiennes d’audit. De façon générale, nous nous assurons que notre méthode respecte ces normes et toutes les exigences.
Il se peut que d’autres groupes utilisent des normes différentes, mais dans notre cas, nous suivons les normes canadiennes d’audit.
Le sénateur Downe : Regardez-vous ce qui se fait du côté de la Chambre des communes ou des assemblées législatives provinciales pour vérifier si nous devrions prendre en considération certains éléments qui ne le sont pas actuellement, ou si nous consacrons trop de temps à certains autres lorsque les choses évoluent?
Mme Gignac : Je vous remercie encore une fois. Les auditeurs externes n’ont pas accès normalement aux détails d’un audit, mais nous en effectuons pour de nombreuses entités, dont la Chambre des communes. Tous nos audits au Canada sont menés en respectant les mêmes normes. Nous utilisons les mêmes normes que pour toutes les autres entités, dont la Chambre des communes.
Le sénateur Downe : Je remarque que vos audits ont été, à mon avis, très bien faits au cours des dernières années, mais compte tenu des problèmes qu’a connus le Sénat au cours des dernières années, nous devons être sans reproche. Je suis certain que vous lisez les journaux et que vous regardez les nouvelles, alors vous êtes au fait des problèmes que nous avons connus. C’est pourquoi le haut niveau de qualité des audits et le fait que je n’ai pas — que vous n’avez pas, du reste — noté de problèmes importants au cours des dernières années sont très importants. De toute évidence, nous voulons que nos normes demeurent élevées. C’est pourquoi j’étais curieux de savoir quelles étaient les normes utilisées à la Chambre des communes et ailleurs au Canada. Je suis convaincu que les normes canadiennes, comme vous le dites, vous permettent d’avoir les choses bien en main.
[Français]
La sénatrice Dupuis : Madame Gignac, j’aimerais savoir, dans votre plan d’audit pour l’année en cours, quelle est l’information que vous avez reçue jusqu’à maintenant à propos de ce nouveau comité qui est le nôtre, soit le Comité permanent de l’audit et de la surveillance? Qu’est-ce que cela change dans votre façon de réaliser l’audit externe, à partir du moment où ce comité existe?
Mme Gignac : Je vous remercie de la question.
[Traduction]
Je ne crois pas que cela modifiera notre façon de procéder lors de l’audit. Nous allons vous faire rapport plutôt qu’à un autre comité, mais l’audit comme tel ne changera pas.
[Français]
Hélène F. Fortin, membre externe du comité : Madame Gignac, je me demandais si le fait que vous n’avez pas émis de lettre à la haute direction... je vais poursuivre en anglais, les termes me sont plus familiers en anglais.
[Traduction]
Je comprends que, par le passé, vous n’avez pas émis de lettre à la direction, ou à ceux responsables de la gouvernance, à propos de déficiences importantes dans les contrôles internes ou d’autres déficiences relevées au cours de vos audits. Je me demandais si vous aviez repéré des déficiences qui n’étaient pas nécessairement importantes ou suffisamment importantes pour en faire part à la direction.
Autre point pouvant être en lien avec le précédent, je remarque que votre stratégie d’audit est de nature corroborative, plutôt qu’axée sur les contrôles internes. Est-ce parce que les contrôles internes n’étaient pas assez complets pour vous y fier, et est-ce possible que vous envisagiez d’utiliser les contrôles internes dans l’avenir — pas pour l’audit de cette année, bien entendu, mais par la suite?
Mme Gignac : Comme vous l’avez mentionné, nous n’avons pas fait parvenir une lettre à la direction par le passé. Nous n’avons pas repéré d’élément qui, selon nous, méritait de lui être signalé.
Il se peut que nous ayons eu des discussions avec la direction au cours des années au sujet d’éléments mineurs que nous avions notés. Je n’ai pas l’information sous la main, mais ce ne serait pas des éléments importants ou qui mériteraient d’être portés à l’attention d’un niveau supérieur. Toutefois, il nous arrive à l’occasion d’avoir des discussions sur l’évolution de la situation au sein de nos entités.
Pour ce qui est des contrôles, nous adoptons une stratégie basée sur la corroboration principalement parce que c’est la plus efficace. Cela ne veut pas nécessairement dire que nous en sommes venus à la conclusion que les contrôles n’étaient pas suffisants, notamment. Nous considérons simplement qu’une méthode corroborative est plus efficace dans ce cas.
Mme H. Fortin : Je vous remercie.
Robert Plamondon, membre externe du comité : Je comprends les raisons d’une stratégie corroborative, car c’est la façon la plus économique de procéder. Toutefois, dans ce cas, si vous trouvez un problème, allez-vous creuser la question pour vérifier si le bon cadre de contrôle interne est en place? En d’autres mots, le problème repéré peut témoigner d’un point faible dans les contrôles internes auquel il faudrait remédier, et c’est là où les constatations peuvent mener. Est-ce la même stratégie que vous avez utilisée l’an dernier? Vous avez fait un cycle de vérification pendant la COVID. Est-ce une stratégie différente? Au cours des années précédentes, avez-vous rencontré régulièrement le comité du Sénat sans la présence de la direction?
Mme Gignac : Je vous remercie. Oui, si nous repérons un problème, bien entendu, nous en discuterons avec la direction pour déterminer quelles pourraient en être les causes sous-jacentes et s’il existe une façon de prévenir ce problème à l’avenir. Donc, nous aurons des discussions avec la direction si des problèmes sont repérés.
Notre stratégie est la même que par les années passées. Nous tenons certaines activités virtuellement en raison de la COVID depuis environ deux ans maintenant, et nous avons établi des processus pour nous assurer d’être à l’aise de le faire. Nous avons rencontré souvent le comité sans la présence de la direction.
M. Plamondon : Je vous remercie.
[Français]
La sénatrice Dupuis : Je voudrais poursuivre sur une des questions de M. Plamondon.
Dans votre examen de la situation et de l’effet de la pandémie, soit sur les processus, soit les contrôles, soit les activités mêmes du Sénat, y a-t-il des observations que vous voudriez partager avec nous?
Parce qu’on sait — qu’au moins dans le cadre des opérations — la COVID-19 a forcé le Sénat à s’adapter à la situation; il y a un fonctionnement en mode hybride, non seulement pour les séances du Sénat, mais aussi pour les séances de comités.
Cela veut dire aussi que cela a pour effet que les témoins appelés devant les comités ne voyagent plus pour venir à Ottawa; on les entend en mode hybride, donc généralement en virtuel. Cela veut aussi dire qu’il y a plus de coûts sur le plan de la technologie, mais moins de coûts en matière de transport.
Pouvez-vous nous dire quelles observations vous avez faites, surtout en ce qui concerne les activités du Sénat?
[Traduction]
Mme Gignac : Je vous remercie de la question. Nous nous concentrons surtout sur la façon de mener notre audit virtuellement et sur les répercussions que cela peut avoir. Comme je l’ai mentionné, nous avons effectué les audits virtuellement au cours des dernières années, ce qui veut dire que nous rencontrons la direction de cette façon. Tout comme les comités doivent se rencontrer en mode hybride, nous rencontrons la direction et interagissons avec elle en mode virtuel. Pour ce qui est du travail, nous effectuons essentiellement des tests de cheminement ou examinons des documents. Nous le faisons aussi parfois sur Teams. Nous mettons à profit toute la technologie qui existe pour mener les audits d’une façon que nous considérons comme raisonnable et qui nous permet d’obtenir les preuves nécessaires pour être à l’aise avec le résultat final et pouvoir exprimer une opinion.
Si nous repérons des changements dans les façons de procéder du Sénat en mode virtuel, nous allons nous assurer, lors des tests de cheminement, de vérifier si les changements sont bien compris et pris en considération et s’ils ont des répercussions sur notre audit.
Ernst & Young a donc fait beaucoup de travail en arrière-scène pour s’assurer que nous menons notre audit et faisons tout le travail en mode virtuel, et nous sommes très à l’aise avec l’idée de pouvoir obtenir les preuves dont nous avons besoin et de comprendre les processus de la direction à partir d’un audit virtuel.
J’espère que cela répond à votre question.
[Français]
La sénatrice Dupuis : Je comprends que dans les relations que vous avez, en tant qu’auditeur externe, avec le Sénat, la pandémie a des effets directs sur la façon dont vous traitez avec les gens de l’Administration du Sénat.
Ma question porte plus sur les effets sur les opérations du Sénat, que vous avez à auditer, et sur les risques propres au Sénat. Je voulais savoir si, sur la base des travaux que vous avez faits avant la pandémie par rapport à ceux que vous avez faits après la pandémie, depuis les dernières années, vous avez observé quelque chose par rapport aux risques particuliers ou propres au Sénat.
[Traduction]
Mme Gignac : Nous n’avons pas repéré de nouveaux risques particuliers liés au fait que tout est virtuel. Le processus a changé un peu, alors il faut le comprendre. Comme je l’ai mentionné, nous procédons à un audit basé sur des procédures de corroboration, ce qui veut dire que notre travail est axé sur les opérations. Dès que nous avons une compréhension de tout changement apporté au processus, nous harmonisons cela avec la façon d’effectuer notre travail virtuellement pour nous assurer de couvrir tous les risques.
[Français]
La sénatrice Dupuis : J’essaie d’arriver à un jugement sur le fond des opérations du Sénat. Je comprends très bien qu’il y a toute une partie qui s’applique au processus, mais je parle du fond.
J’imagine que vous êtes en mesure de nous expliquer quels sont les risques qui sont propres à une institution comme celle du Sénat, qui doivent forcément être différents de ceux encourus par n’importe quelle autre organisation qui n’est pas une institution législative qui œuvre dans un parlement fédéral. Est-ce que vous pouvez nous exposer ce que vous considérez comme étant des risques propres au Sénat?
[Traduction]
Mme Gignac : Pour ce qui est des changements liés à la COVID, nous en avons observé dans certaines dépenses. Nous comparons alors ce qui est attendu à ce que nous constatons concrètement dans les états financiers. Si cela ne correspond pas, c’est pour nous un élément qui nécessite du suivi ou un risque qu’il faut examiner. Par exemple, nous pouvons nous attendre à voir une hausse de vos dépenses en technologie de l’information, et une baisse de vos dépenses de déplacement. Si ce n’est pas le cas, nous posons alors des questions.
Nous savons que le travail se fait en partie à distance. Nous estimons que ce n’est pas différent des autres entreprises. Le travail à distance est une réalité pour la plupart des entreprises maintenant, alors nous faisons en sorte de comprendre comment l’organisation gère le risque qui y est lié, et si cela présente plus de risques pour notre audit.
Nous allons aussi prendre en considération des secteurs comme — et je pense l’avoir mentionné dans le plan d’audit — les charges à payer, les indemnités de vacances et les congés compensatoires, les salaires et les dépenses. Ce sont les secteurs sur lesquels nous nous concentrons parce que ce sont ceux où la valeur en dollars est plus élevée et où il y a le plus d’opérations, d’estimations ou de complexités. Du point de vue des risques associés aux rapports financiers — et c’est là vraiment où nous nous concentrons sur les états financiers —, ce sont les types de risques que nous voyons dans le cas du Sénat, et c’est là où nous concentrons nos efforts.
[Français]
La sénatrice Dupuis : Je vous remercie.
[Traduction]
M. Plamondon : Avant de poser une question, j’aimerais mettre votre travail en contexte, madame Gignac. Lorsque je regarde le seuil de signification relatif fixé pour cette mission d’audit à 2,6 millions de dollars — ce qui est conforme aux normes et aux pratiques d’audit généralement acceptées que l’on s’attendrait à voir dans d’autres audits externes —, mission dans laquelle vous formulez une opinion sur les états financiers fondée sur notre position et nos résultats d’exploitation, ce niveau de 2,6 millions de dollars est bien supérieur au chiffre qui représenterait un risque pour la réputation du Sénat. En effet, il pourrait y avoir des éléments d’un montant bien inférieur à celui-là qui pourraient amener les utilisateurs des états financiers à changer leur opinion, leur décision ou leur évaluation du Sénat.
Je fais cela en guise de préambule parce que je pense que vous faites exactement ce que prévoit votre mandat. Vous ne détectez pas de fraude à moins qu’elle ne soit découverte dans le cadre de l’application des normes d’audit généralement reconnues. Vous n’avez pas énuméré dans les domaines d’examen, par exemple, les frais de déplacement et d’accueil, sauf peut-être dans une autre catégorie ou en effectuant un examen analytique, ce qui, pour les membres du comité qui ne le sauraient pas, consiste à examiner les écarts ou tout montant qui semble inhabituel ou ne correspond pas à vos attentes.
Ainsi, alors que vous rehaussez la crédibilité et assumez une fonction et un rôle primordiaux sur lesquels le Sénat compte, lorsqu’on examine la question des contrôles internes et des risques pour la réputation qui pourraient impliquer des montants bien inférieurs au seuil de signification que vous avez fixé, cette question relève tout à fait de notre compétence et de celle de l’auditeur interne ou de notre responsable de l’audit interne qui détermine les risques et entreprend un plan d’audit interne fondé sur les risques. Avez-vous des commentaires à faire sur ce que j’ai dit? Est-ce que cela correspond à ce que vous pensez ou y a‑t‑il des points que vous aimeriez soulever en réponse à mes observations?
Mme Gignac : Merci pour ces commentaires. Oui, je pense que vos observations correspondent tout à fait à ce que je pense. Je crois que l’audit interne permettrait de cerner les domaines précis sur lesquels vous voulez enquêter plus en profondeur, comme les déplacements et l’accueil. Nous examinons la situation du point de vue de l’état financier dans son ensemble et nous vérifions si les états financiers sont présentés fidèlement à tous égards importants, ce qui est conforme, comme vous l’avez mentionné, aux normes canadiennes d’audit. Nous ferions un certain travail sur les frais de déplacement et d’accueil dans la mesure où nous examinons les dépenses d’exploitation, mais nous n’irions pas nécessairement jusqu’au niveau que vous souhaiteriez voir si vous faisiez un examen précis, très ciblé, des frais de déplacement et d’accueil ou d’éléments particuliers dans ce domaine. Donc oui, je suis d’accord.
M. Plamondon : Je formule ces commentaires pour montrer à la fois la valeur ajoutée de l’audit et ses limites. Je vous sais gré de vos commentaires. Merci beaucoup.
Mme H. Fortin : Oui, nous pourrons certainement discuter plus tard de la valeur ajoutée et des domaines particuliers faisant l’objet d’un audit. Nous pourrons parler de l’intégration du travail d’audit interne et du travail d’audit externe et de la manière dont ces deux fonctions peuvent concevoir très efficacement leurs propres plans. Je suis consciente du fait que les risques liés à l’audit, en tant que tels, dans le but de préparer un rapport sur les états financiers, sont très différents des risques opérationnels, bien sûr, mais nous pouvons néanmoins réaliser un plan d’audit global très bien intégré comprenant les fonctions internes ainsi que les audits internes et externes. Je vous remercie pour votre réponse. Je suis sûre que la valeur ajoutée que nous attendons du rapport d’un auditeur externe sera certainement celle à laquelle nous nous attendons aussi pour l’audit de cette année. Donc, je vous remercie.
La première question que j’aurais posée, madame Gignac, est celle de savoir si, dans votre méthodologie de planification et d’exécution de tous vos tests, vous allez faire davantage de ces analyses à l’avenir. En particulier cette année, parce que nous savons tous que ce type de technique, qui a été incorporée ces dernières années, rehausse la qualité des preuves d’audit, car maintenant, au lieu de nous fonder uniquement sur un échantillon, nous pouvons évaluer l’ensemble de la population dans certains domaines. J’aimerais donc que vous me disiez ce que vous prévoyez, le cas échéant, pour l’audit de cette année.
Mme Gignac : Merci pour cette question. Nous avons l’intention de tirer parti de nos outils d’analyse de données. Le cabinet dispose d’outils d’analyse de données très précis. Comme vous l’avez mentionné, pour la raison exacte que vous avez évoquée, nous sommes en mesure d’extraire 100 % des données et d’effectuer une analyse des données pour déterminer s’il existe des transactions inhabituelles, des anomalies ou des différences. C’est le travail que nous allons faire du point de vue des écritures de journal. De cette façon, nous pourrons cibler nos questions. Non seulement il y a des échantillons aléatoires et des échantillons en dollars, mais il y a aussi des tests très précis que nous pouvons cibler si nous détectons des transactions inhabituelles ou des transactions saisies par quelqu’un que nous n’aurions pas imaginé. Nous pouvons poser des questions très ciblées, ce qui tend à améliorer l’audit et à permettre de poser de meilleures questions à la direction, et à faire en sorte que la direction ne passe pas son temps à examiner des factures aléatoires, mais plutôt des factures ciblées pour lesquelles nous aimerions comprendre pourquoi les choses ont changé.
Le sénateur Wells : Merci, madame Gignac, de nous aider sur ce point. J’ai une question sur la profondeur de l’audit que vous entreprenez. Il me semble que le prix que vous avez demandé au Sénat, soit environ 27 000 $, est très bas. Je ne veux pas du tout l’assimiler à la qualité du travail, mais quelle est la profondeur de l’audit que vous effectuez? Par exemple, en ce qui concerne l’achat de biens ou de services, vérifiez-vous si le Sénat obtient trois offres de vendeurs, examinez-vous les conditions entourant une offre permanente de biens ou de services, ou vérifiez-vous simplement s’il y a eu une facture et un paiement? Jusqu’où allez-vous?
Mme Gignac : Je vous remercie pour cette question. Je pense que les honoraires sont justes pour l’audit que nous réalisons, et je pense qu’ils sont probablement conformes à ce que d’autres cabinets ont facturé au cours des années précédentes. J’estime qu’ils sont très raisonnables.
En ce qui concerne la profondeur de l’audit, nous voudrions comprendre, tout d’abord, le processus que le Sénat entreprend du point de vue des acquisitions, si nous parlons de l’exemple que vous avez fourni. Nous ferions un tour d’horizon du cycle des achats, des créditeurs et des paiements afin de comprendre le processus qu’ils suivent. Lorsque nous ferions des tests individuels, nous nous limiterions probablement au paiement et à la facture pour nous assurer que les dépenses correspondent à ce qui a été payé, mais nous voudrions d’abord comprendre le processus et nous assurer qu’il existe un processus d’approvisionnement approprié.
Le sénateur Wells : Merci. C’est parfois le problème, il peut y avoir un processus en place, mais ce processus a-t-il été suivi? Est-ce que vous allez aussi loin? Comment cela fonctionne-t-il dans le cadre de votre travail?
Mme Gignac : Pas nécessairement, parce que nous ne faisons pas d’audits des contrôles. Nous n’examinons pas nécessairement tous les contrôles en place pour faire des acquisitions. Nous effectuons un audit de corroboration — l’acquisition a-t-elle été effectuée et payée en conséquence? C’est pourquoi nous comprenons le processus en coulisses. Si un travail d’audit précis et détaillé devait être effectué sur le processus d’acquisition, il serait probablement réalisé séparément, comme un travail de type interne.
Le sénateur Wells : D’accord. Merci beaucoup.
Le sénateur Downe : Je pense que nous devons tous garder à l’esprit qu’en ce qui concerne les dépenses publiques du Sénat, bien que nous voulions évidemment avoir des normes élevées, nous devons les mettre en balance avec les dépenses folles que nous avons connues lorsque le vérificateur général a effectué une vérification du Sénat et a dépensé… je suis désolé, je suis à la maison. Si j’étais à mon bureau, j’aurais le chiffre exact, mais je sais qu’on a déboursé entre 23,6 et 26 millions de dollars pour finir par dénicher 600 000 $. Six cent mille dollars représentent une somme importante, mais la somme considérable que le vérificateur général a dépensée pour trouver ce montant était, à mon avis, un gaspillage de l’argent des contribuables au même titre que le gaspillage des sénateurs.
Il est difficile d’expliquer aux Canadiens l’ampleur des fonds dépensés. C’est pourquoi je pense que nous avons trouvé le bon équilibre ici. Nous avons un cabinet d’audit professionnel et des professionnels formés qui viennent sur place. S’ils voient un domaine qui les préoccupe, ils peuvent le signaler ou l’examiner avec une certaine vigueur. S’ils ont besoin de fonds supplémentaires pour le faire, qu’il s’agisse de frais d’accueil traçables, le suspect habituel, ou d’un autre domaine — contrats, acquisitions, à l’échelle du Sénat, pas seulement en ce qui concerne des sénateurs en particulier — ils peuvent le souligner. On mettra des fonds à leur disposition pour approfondir cette question s’ils détectent un problème important, et nous irons au fond des choses. Mais je pense que la responsabilité fonctionne dans les deux sens, et nous ne voulons pas dépenser des millions et des millions de dollars de l’argent des contribuables à poursuivre des impasses.
Le Bureau du vérificateur général, par exemple, a consacré plus de mille heures à chaque sénateur. Sénateur Klyne, vous n’étiez pas ici à l’époque, mais ceux d’entre nous qui étaient là... et je faisais partie de la grande majorité des sénateurs qui n’étaient pas nommés dans le rapport. J’ai quand même trouvé cela choquant parce que les 26 millions de dollars dépensés par le vérificateur général ne tenaient pas compte des heures et des heures que nombre de membres du personnel du Sénat ont passées à répondre à des demandes de documents, ou de celles que des adjoints sénatoriaux ont passées à chercher des contrats de location de voitures ou des renseignements sur les vols qui devaient être reproduits.
Je pense que nous avons trouvé un bon équilibre ici. Je pense que le sénateur Wells a tout à fait raison de dire qu’il s’agit d’un montant modeste, à mon avis, pour Ernst & Young, mais nous avons des professionnels hautement qualifiés qui gardent un œil sur nos transactions, et je pense que c’est une véritable optimisation des ressources. Je vous remercie.
[Français]
La sénatrice Dupuis : Je voudrais juste ajouter un commentaire à celui du sénateur Downe.
L’opération qui a été menée par le vérificateur général du Canada a été faite toutes portes ouvertes, c’est-à-dire qu’il n’a pas reçu d’instructions particulières sur le milieu, l’institution spéciale qu’est le Sénat, ni sur ce que représente le travail d’un sénateur. On l’a donc laissé entrer et on lui a dit : vous évaluez cela comme n’importe quelle autre organisation, ce qu’il s’est dépêché de faire.
Je n’étais pas présente, à ce moment-là, mais je me souviens très bien que, lorsqu’on en a discuté par la suite, on avait voulu s’assurer que si jamais il y avait des opérations de vérification futures — et il y en aura d’autres, comme ce comité qui existe maintenant — qu’on veillerait à ce que ceux qui travaillent dans ce domaine comprennent bien, non seulement l’institution du Sénat et la façon dont elle fonctionne, mais aussi le travail d’un sénateur.
Alors, parlant de voyages, il y a une différence entre les voyages aller-retour pour se rendre au Sénat à partir de notre lieu de résidence, les voyages qu’on effectue pour les réunions de comité officielles un peu partout au Canada, les voyages qu’on peut faire en tant que membre d’une association parlementaire, et les voyages auxquels on est invité et qui sont parrainés et payés soit par des états étrangers, soit par des organisations étrangères, avec ce que cela a comme effet sur la gestion du risque. Alors je pense qu’on veut s’assurer de cela aussi. [Difficultés techniques] on apprécie donc ces services d’audit externe, mais il est certain qu’on va insister aussi pour que cela soit incarné dans la réalité particulière des risques auxquels on est confronté au Sénat.
[Traduction]
Le président : Quelqu’un a-t-il un commentaire à formuler? D’accord. Quelqu’un a-t-il d’autres questions à poser à nos auditeurs? Comme je n’en vois pas, je tiens à remercier les auditeurs externes d’Ernst & Young d’être venus et de nous avoir présenté leur plan de travail. Nous nous réjouissons à la perspective de travailler avec vous lors de nos prochaines réunions. Je vous remercie.
M. Givogue : Merci.
Mme Gignac : Merci.
Le président : Comme nous avons déjà traité certaines des autres affaires, à moins que quelqu’un souhaite en porter d’autres à notre attention... oui, madame Fortin.
Mme H. Fortin : Oui, merci. J’ai un commentaire complémentaire. Je pense que nous pouvons tous apprécier la valeur que le Sénat tirera de l’existence d’une fonction d’audit interne intégrée, dont l’objectif sera d’examiner les divers contrôles qui sont importants pour atténuer les risques que nous considérons comme les plus prédominants et significatifs.
L’intégration de cette fonction d’audit interne à la fonction d’audit externe permettra de répondre à bon nombre des questions qui ont été soulevées aujourd’hui, à juste titre, en ce qui concerne les contrôles, les déficiences, les communications, et cetera.
Je suis d’accord avec le commentaire du sénateur Wells au sujet des honoraires. J’ai également été surprise lorsque je les ai vus. Je me suis dit, bon, d’accord, mais ils n’ont certainement pas le mandat d’aller très loin dans l’évaluation des contrôles internes. Ils se contentent d’examiner les contrôles dont ils ont besoin, c’est-à-dire principalement les contrôles internes sur les rapports financiers, parce qu’en fin de compte, ils doivent formuler une opinion sur les états financiers, alors que la fonction d’audit interne fera la lumière sur divers autres types de contrôles. En outre, certains porteront assurément sur les rapports financiers, d’autres seront plus opérationnels, mais ils nous rassureront certainement en ce qui concerne les politiques et la conformité à tous les éléments que nous jugerons importants dans l’ensemble.
Alors, merci. C’était un simple commentaire.
Le président : Merci. Nous allons suspendre la partie en public, et nous allons passer à huis clos pour lever la séance.
(La séance se poursuit à huis clos.)