LE COMITÉ PERMANENT DE L’AUDIT ET DE LA SURVEILLANCE
TÉMOIGNAGES
OTTAWA, le mercredi 23 novembre 2022
Le Comité sénatorial permanent de l’audit et de la surveillance se réunit aujourd’hui, à 13 h 29 (HE), avec vidéoconférence, pour superviser, afin d’en faire rapport, les audits internes et externes du Sénat et les questions connexes, et à huis clos, pour étudier un projet d'ordre du jour (travaux futurs).
Le sénateur Marty Klyne (président) occupe le fauteuil.
[Traduction]
Le président : Honorables sénateurs, je m’appelle Marty Klyne, sénateur de la Saskatchewan et président du Comité sénatorial permanent de l’audit et de la surveillance. La sénatrice Renée Dupuis, vice-présidente du comité originaire du Québec; le sénateur Percy Downe, de l’Île-du-Prince-Édouard; Mme Hélène Fortin, qui participe virtuellement; et M. Bob Plamondon, qui participe également de manière virtuelle; prennent part à la séance.
Je demanderai à toutes les personnes qui participent par Zoom d’utiliser la fonction de « main levée » si elles souhaitent intervenir. Les personnes présentent dans la salle devraient signaler leur intention à la greffière.
Je rappellerais également aux participants présents dans la salle de ne pas trop s’approcher du microphone ou de retirer leur casque d’écoute s’ils le font. Cela évitera les retours de son qui pourraient avoir des répercussions négatives sur le personnel dans la salle.
Nous entendrons d’abord un exposé des auditeurs externes indépendants sur les résultats de l’audit mené pour l’exercice se terminant le 31 mars 2022. Nous recevons Suzanne Gignac, associée, et Niguel Givogue, chef d’équipe senior, du Service de certification d’Ernst & Young. Au nom du comité, je vous remercie tous les deux de témoigner aujourd’hui.
Nous recevons également Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, et Nathalie Charpentier, contrôleuse et dirigeante principale adjointe des finances, de la Direction des finances et de l’approvisionnement du Sénat du Canada.
Le comité a examiné les résultats de l’audit d’Ernst & Young, ou EY, qui résument le travail d’audit et les conclusions du cabinet. Il a également reçu les états financiers vérifiés du Sénat pour l’exercice se terminant le 31 mars 2022, ainsi que les points saillants financiers internes de la gestion sur lesdits états financiers.
Ernst & Young a dit qu’il prévoyait publier un rapport d’audit non modifié et sans réserve — merci beaucoup — indiquant que les états financiers donnent, à tous les égards, une image fidèle de la situation financière du Sénat au 31 mars 2022, des résultats de ses opérations, de l’évolution de sa situation financière nette, du changement de sa dette nette et de ses flux de trésorerie pour l’exercice terminé, conformément aux normes comptables du secteur public du Canada.
Les états financiers ont été vérifiés par Ernst & Young conformément aux normes comptables généralement reconnues au Canada.
Dans le cadre de son examen des résultats de l’audit, le comité n’a pas relevé de problème ou de préoccupation importants. Cependant, selon sa pratique usuelle, il se réunira à huis clos avec les auditeurs externes pendant la deuxième partie de la séance.
J’inviterai d’abord M. Lanctôt à nous présenter brièvement les résultats financiers de l’exercice 2021-2022, avant d’écouter Mme Gignac et de laisser les membres du comité poser des questions.
Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Direction des finances et de l’approvisionnement, Sénat du Canada : Je vous remercie, monsieur le président. Honorables membres du comité, je prendrai quelques instants pour traiter des points saillants des états financiers, expliquant principalement les différences entre les résultats de cette année et ceux de l’an dernier. Je commencerai par parler des informations nouvelles ou particulières que contiennent les états financiers de cette année.
Premièrement, l’encaisse en fin d’exercice a été éliminée en 2021-2022. Depuis 2013, le Sénat détenait dans le compte bancaire du Sénat un montant de 416 000 $ à la suite de la décision du Sénat de suspendre trois sénateurs pour leur conduite liée à l’utilisation des ressources du Sénat. À la lumière d’une décision de la Cour suprême du Canada au courant de l’année financière, le Sénat n’est plus exposé à aucune responsabilité potentielle relativement à cette affaire; les fonds ont donc été remis au receveur général.
Deuxièmement, la méthode utilisée par le Bureau de la traduction pour calculer la valeur des services de traduction et d’interprétation fournis gratuitement au Sénat a été modifiée en 2021-2022 afin de mieux refléter la valeur réelle de ces services. Par conséquent, les chiffres comparatifs de 2020-2021 ont été ajustés pour refléter la nouvelle méthode. Cet ajustement n’a pas eu d’impact sur la situation financière nette et sur le coût net des opérations après financement.
Passons maintenant en revue les dépenses du Sénat, qui sont présentées à la page 2 des états financiers. Dans l’ensemble, les dépenses totales du Sénat soumises aux autorisations de dépenses budgétaires ont atteint 93,5 millions de dollars en 2021-2022. Ces résultats indiquent une diminution des dépenses de 21,2 millions de dollars par rapport à l’exercice précédent. Toutefois, après ajustement des éléments non récurrents de 2020-2021, comme l’ajustement du régime de retraite de 19,8 millions de dollars et les paiements rétroactifs de salaires économiques de 5,5 millions de dollars, les dépenses courantes ont augmenté d’environ 4,1 millions de dollars, ce qui représente une augmentation de 5 % par rapport à l’année précédente.
Deux raisons principales expliquent l’augmentation de 4,1 millions de dollars des dépenses au cours de l’exercice 2021-2022 : l’augmentation des salaires et avantages sociaux de 2,6 millions de dollars principalement due à une augmentation de 1,2 million de dollars résultant de l’augmentation économique des salaires du personnel des sénateurs et de l’administration des sénateurs; aux paiements rétroactifs de 0,8 million de dollars qui ont été approuvés par CIBA en 2021-2022 pour les quatre derniers exercices financiers pour les membres de l’Alliance de la fonction publique du Canada; et à une augmentation de 0,6 million de dollars de la rémunération et de la pension des sénateurs causée par l’augmentation de l’indemnité parlementaire et des taux de pension; et une augmentation de 0,7 million de dollars des coûts de transport et communication, ainsi qu’une augmentation de 0,5 million de dollars pour les services professionnels, l’accueil et les repas, principalement en raison d’un assouplissement des mesures de lutte contre la pandémie et des exigences de confinement.
[Français]
Je vais maintenant parler plus en détail de certains faits saillants de l’état de la situation financière qui se trouve à la page 1. Le montant de 2 millions de dollars à recevoir du Trésor est principalement le résultat de différences temporelles, soit le moment où les transactions sont enregistrées sur les crédits parlementaires et celui où les paiements sont effectués.
Les comptes débiteurs et avances figurant à la note 4a), d’un montant de 2,5 millions de dollars, comprennent principalement des montants à recevoir des ministères et organismes fédéraux, soit 2,4 millions de dollars, et à recevoir d’autres parties, soit 61 000 $. Ces créances comprennent 1,2 million de dollars à recevoir du Conseil du Trésor pour l’ajustement annuel du Régime d’avantages sociaux des employés (RASE) et 0,8 million de dollars à recevoir de Services publics et Approvisionnement Canada pour le recouvrement de dépenses du projet de la Vision et du plan à long terme.
Les comptes créditeurs et charges à payer figurant à la note 4b), d’un montant de 4,5 millions de dollars, se composent de 3,2 millions de dollars de charges à payer liées aux traitements et salaires et 1,3 million de dollars de comptes à payer envers des parties externes pour l’achat de biens et de services et envers d’autres ministères et organismes gouvernementaux.
La diminution de 6,3 millions de dollars par rapport à l’année précédente est surtout attribuable à l’augmentation rétroactive des salaires économiques de 5,5 millions de dollars payables au 31 mars 2021 et à une diminution des dettes envers les parties externes de 0,8 million de dollars, en raison du calendrier des paiements et de la facturation.
Les immobilisations corporelles figurant à la note 5, d’un montant de 6,6 millions de dollars, ont diminué de 200 000 $ par rapport à l’année précédente, puisque les acquisitions d’immobilisations de 1,8 million de dollars étaient inférieures à la charge d’amortissement de 2,0 millions de dollars.
Cela conclut ma présentation. Merci.
[Traduction]
Le président : Je vous remercie. Nous entendrons maintenant Mme Gignac.
Suzanne Gignac, associée, Service de certification, Ernst & Young s.r.l./S.E.N.C.R.L. : Je vous remercie beaucoup. Je brosserai un tableau général des résultats de notre audit, que nous vous avons remis. Je pense que vous avez déjà reçu un très bon résumé de la manière dont l’audit a progressé.
Nous sommes engagés pour exprimer une opinion sur les états financiers en application des normes comptables du secteur public. Nous communiquons également par écrit si nous détectons des lacunes importantes dans les contrôles internes. N’ayant rien détecté de tel, nous ne prévoyons pas publier de rapport de cette nature.
En ce qui concerne les résultats, au coin supérieur gauche de la page 4, vous pouvez voir les considérations importantes. C’est le domaine sur lequel nous mettons l’accent dans l’audit. À mesure qu’on entre dans les détails du rapport, nous traitons des procédures que nous mettons en œuvre à ce chapitre.
En dessous se trouvent les points à régler. Ces questions étant maintenant résolues, il ne reste aucun point à régler dans le cadre de l’audit.
Dans le coin supérieur droit, nous présentons les résultats clés de l’audit. Nous avons donc terminé l’audit. Nous exprimons une opinion non modifiée ou sans réserve, comme le président l’a indiqué. En nous appuyant sur notre examen, nous sommes d’accord avec la présentation et les renseignements des états financiers.
L’étendue de notre audit est conforme à ce qui a été présenté aux sénateurs plus tôt cette année. Un changement a été apporté quant au seuil de signification. Ce dernier avait été fixé à 2,5 % des dépenses. Les dépenses ayant augmenté, le seuil de signification a augmenté à l’avenant, mais il correspond toujours à 2,5 % des dépenses.
Nous considérons que les états financiers sont appropriés pour tous les aspects importants. Les jugements y sont raisonnables. Aucune anomalie corrigée ou non corrigée importante n’a été relevée, et la collaboration du personnel du Sénat a été excellente. L’audit s’est très bien déroulé. Il s’est effectué de manière virtuelle, et nous avons pu utiliser Microsoft Teams et notre portail EY Canvas pour tenir des réunions, ce qui nous a permis d’échanger de la documentation.
Passons maintenant à la page 8 de notre document. Je ne passerai pas en revue les détails des procédures que nous mettons en œuvre dans chaque domaine, mais nous devons nous intéresser à la fraude dans le cadre de notre audit. Il existe toujours un risque présumé de contournement par la direction, ce qui constitue un risque de fraude. Nous appliquons donc des procédures ciblant expressément les écritures de journal en recourant à des outils d’analyse de données, et aucun problème n’a été décelé à cet égard.
Sur la même page se trouvent les anomalies corrigées et non corrigées. Comme je l’ai souligné, il n’y avait pas d’écart significatif à signaler. Par rapport aux états financiers d’il y a deux ans, nous avons relevé une anomalie concernant les immobilisations, qui suit lentement son cours dans les états financiers. Cela se traduit par une sous-estimation des immobilisations corporelles de 211 000 $ et une sous-estimation afférente de la charge d’amortissement de 71 000 $. Aucune de ces différences n’est considérée comme importante dans les états financiers.
Je pense que c’est tout ce que je dirai au cours de mon exposé, mais je répondrai avec plaisir à vos questions.
Le président : Je vous remercie tous les deux de vos exposés.
Avant de passer aux questions, je voudrais rappeler aux membres du comité que nous sommes en public. Nous aurons l’occasion de rencontrer les auditeurs à huis clos et sans la présence du personnel après la première partie de la séance.
Sur ce, le comité a-t-il des questions?
[Français]
La sénatrice Dupuis : Ma question s’adresse à Mme Gignac. Si l’on compare la situation qui était celle du Sénat au début de la pandémie, donc en 2020, avez-vous fait des observations particulières dans votre analyse de l’année financière 2021-2022 que vous souhaiteriez nous communiquer? En effet, il y a eu des fluctuations dans les modes de fonctionnement du Sénat : plutôt que de tenir toutes les réunions en présentiel, nous avons beaucoup fonctionné en mode virtuel. Depuis cet automne, nous sommes revenus en mode présentiel. Y a-t-il des choses particulières ou des éléments que vous voulez partager avec nous?
[Traduction]
Mme Gignac : Je pense qu’il n’y a rien de particulier à souligner. Tout s’est certainement fait de manière virtuelle, mais la pandémie a obligé les entreprises à modifier leur mode de travail et nous disposons des outils nécessaires pour réagir adéquatement et gérer l’audit.
Au Sénat, nous n’avons rien détecté de particulier qui aurait suscité des préoccupations dans le groupe de gestion et les équipes avec lesquels nous travaillons virtuellement. Il semble y avoir un degré adéquat de révision, et les informations que nous avons reçues — en temps opportun — étaient toujours de très haute qualité et ne présentaient aucun problème. Ainsi, nous n’avons pas décelé quoi que ce soit de préoccupant en raison d’un passage à un environnement virtuel et des répercussions de la pandémie.
[Français]
La sénatrice Dupuis : Comme question complémentaire, avez-vous observé des choses notables d’une manière ou d’une autre dans les coûts de fonctionnement?
[Traduction]
Mme Gignac : D’un point de vue financier? Je pense que de façon générale, il y a moins de voyages. Nous avons donc observé certaines fluctuations des dépenses en raison de la pandémie, mais rien qui soit notable, qui sorte de l’ordinaire, qui soit inattendu ou que nous n’avons pas observé dans d’autres organisations également.
[Français]
La sénatrice Dupuis : Merci.
[Traduction]
Robert Plamondon, membre externe du comité : Je vous remercie.
Par votre entremise, monsieur le président, je poserai mes questions à Mme Gignac. Je me réjouis que vous nous disiez que l’audit s’est bien déroulé et que le personnel du Sénat a bien collaboré.
Le degré d’effort des employés qui ont participé à l’audit était-il conforme aux attentes ou à ce que vous aviez estimé avant l’audit?
Mme Gignac : Parlez-vous de notre personnel d’audit interne?
M. Plamondon : Non, je parle de vos employés. À un moment donné, quand vous avez présenté une proposition pour réaliser le travail au Sénat, vous avez remis une estimation du degré d’effort à déployer dans le cadre de l’audit. Lorsque vous avez effectué ce dernier, le degré d’effort a-t-il correspondu aux attentes?
Mme Gignac : Je pense que oui, bien que je ne me souvienne pas des chiffres, puisque nous avons présenté la proposition il y a un certain nombre d’années. Chose certaine, nous avons respecté le budget et l’échéancier que nous avions établis en nous fondant sur nos attentes. Il n’y a eu aucune anomalie ou heure supplémentaire imprévue.
M. Plamondon : D’accord. Je vous remercie beaucoup.
Le sénateur Downe : Je n’ai que quelques questions, et je pense que le personnel du Sénat peut y répondre.
Je suis intrigué par les coûts supplémentaires que la Chambre des communes facture alors qu’elle ne le faisait pas dans le passé. Pourrions-nous en avoir une ventilation? Vous ne l’avez évidemment pas avec vous, mais vous pourriez peut-être nous la faire parvenir.
J’ai remarqué une augmentation des dépenses associées à l’accord de niveau de service conclu avec la Chambre des communes pour tenir compte de la hausse de l’utilisation, des coûts d’exploitation et des coûts annuels que la Chambre des communes n’avait pas facturés auparavant.
Je me demande quels sont les coûts supplémentaires facturés au Sénat. Pouvez-vous fournir ces renseignements aux membres du comité, à moins que vous ne le sachiez maintenant?
M. Lanctôt : Je vous remercie, monsieur le président.
Essentiellement, au cours des trois ou quatre dernières années, particulièrement avant la pandémie, le niveau de ressources du Sénat a légèrement augmenté au fil du temps. Le Sénat a acquis des licences supplémentaires pour des logiciels et de l’équipement d’entretien dont il avait besoin. La Chambre des communes n’a pas facturé ces coûts-là ou les premières années, mais après avoir procédé à un examen des dépenses détaillées, elle s’est aperçue que certaines dépenses supplémentaires n’avaient pas été facturées pendant quelques années.
Quand nous avons mis à jour l’accord de niveau de service, ou ANS, le nouveau coût y a été ajouté.
Le sénateur Downe : Excellent. Je vous remercie.
Ma deuxième question concerne la fluctuation qui touche le régime de retraite des sénateurs en 2020 et 2021, à laquelle je pense que vous avez fait référence pendant votre exposé. Pouvez-vous nous en dire un peu plus à ce sujet? Il y a eu une diminution de 19,8 millions de dollars?
M. Lanctôt : Oui, sénateur.
Tous les deux ans, l’actuaire en chef du Canada a procédé à une évaluation actuarielle du régime de retraite des parlementaires. Il y a deux ans, en 2020, il y a eu un redressement par suite de l’évaluation actuarielle effectuée à la fin de mars, et il y avait une insuffisance actuarielle du régime dans le plan. Le montant pour le Sénat était alors de 19,5 millions de dollars exactement, si ma mémoire est bonne.
Cette année, en 2021-2022, il n’y a eu aucun redressement, car aucune évaluation actuarielle n’a été réalisée. Cette année, il y en aura une pour 2022-2023, et nous devrions nous attendre à un écart quelconque l’année suivante. Actuellement, il est difficile de dire si cet écart sera positif ou négatif en raison de l’évolution de l’environnement économique, mais cela explique le redressement ponctuel de 2021.
Hélène Fortin, membre externe du comité : Ma question s’adresse à Mme Gignac.
Tout d’abord, je vous remercie de vos documents, qui sont bien présentés et très clairs.
Ma question porte sur les contrôles internes. J’apprécie le fait que vous ne vous soyez pas fiés à ces contrôles, et la plupart de vos démarches étaient des procédures de corroboration. Avez-vous toutefois remarqué ou détecté, au cours de l’audit, des contrôles internes qu’il vaudrait la peine de mentionner et auxquels nous pourrions peut-être porter plus d’attention? Même si vous ne ferez pas rapport sur la question, vous pouvez nous le dire de vive voix.
Mme Gignac : Je vous remercie. Vous avez raison; nous réalisons un audit de corroboration, dans le cadre duquel nous procédons à une analyse des processus terminés, comme ceux des comptes créditeurs et des salaires. Ce faisant, nous voyons les contrôles qui existent, bien que nous ne les soumettions pas à des tests, comme nous l’avons indiqué. Nous n’avons rien observé qui soulève des préoccupations à cet égard. Les processus que nous avons examinés semblaient dotés de contrôles raisonnables. Je soulignerai toutefois de nouveau que nous ne les avons pas soumis à des tests.
Mme H. Fortin : Je vous remercie.
Le sénateur Downe : Je regarde la ligne des paiements spéciaux et constate qu’un paiement spécial de 149 000 $ a été effectué. À brûle-pourpoint, pouvez-vous nous dire à quoi ce montant correspond?
L’autre montant se trouve juste en dessous, à la rubrique « Divers ». Je présume que vous nous donnerez une ventilation de ces coûts également. Je regarde le tableau des charges assujetties aux autorisations des dépenses budgétaires pour l’exercice 2021-2022.
M. Lanctôt : Je vous remercie de cette question, sénateur. Les détails figurent dans la note 9 pour les paiements spéciaux. Il s’agit de dédommagements versés à d’anciens employés ayant fait l’objet de harcèlement.
Le sénateur Downe : D’accord. Se trouve-t-il une ventilation des coûts divers dans le document?
M. Lanctôt : Je n’ai pas les détails, mais je peux vous les transmettre.
Le sénateur Downe : Je vous remercie.
Le président : C’est la dernière occasion de poser des questions. Comme plus personne ne souhaite intervenir, je remercie les témoins de leurs exposés et de leurs réponses à nos questions. Je voudrais souligner la haute qualité du document qui nous a été remis et la collaboration des auditeurs, du dirigeant principal des finances, de la dirigeante principale adjointe des finances, de la contrôleuse et de leur équipe. Je vous remercie de votre travail et d’avoir aidé le comité à accomplir son mandat.
La séance se poursuit à huis clos.
(La séance se poursuit à huis clos.)