LE COMITÉ PERMANENT DE L’AUDIT ET DE LA SURVEILLANCE
TÉMOIGNAGES
OTTAWA, le mercredi 20 décembre 2023.
Le Comité sénatorial permanent de l’audit et de la surveillance se réunit aujourd’hui, à 9 h 35 (HE), avec vidéoconférence, pour superviser les audits internes et externes du Sénat et les questions connexes afin d’en rendre compte et, à huis clos, pour rendre compte des audits internes et externes du Sénat et des questions connexes.
Le sénateur Marty Klyne (président) occupe le fauteuil.
[Traduction]
Le président : Je déclare ouverte cette partie publique de la réunion. Je m’appelle Marty Klyne, sénateur de la Saskatchewan, président du Comité permanent de l’audit et de la surveillance. Participent virtuellement à la réunion d’aujourd’hui, la sénatrice Renée Dupuis du Québec, vice-présidente du comité; le sénateur David Wells de Terre-Neuve-et-Labrador, vice-président du comité; le sénateur Colin Deacon de la Nouvelle-Écosse; et Mme Hélène Fortin, membre externe du Québec. Participe dans la salle aujourd’hui M. Robert Plamandon, membre externe.
[Difficultés techniques] Cela évitera tout effet Larsen qui pourrait se révéler néfaste pour le personnel du comité présent dans la salle.
Nous passons au premier point, la réunion avec les auditeurs externes. Je vois nos invités au fond de la salle. Excellent.
Le premier point à l’ordre du jour est un exposé des auditeurs externes indépendants sur les résultats préliminaires de l’audit pour l’exercice clos le 31 mars 2023. Nous recevons, de chez Ernst & Young, Suzanne Gignac, associée, Certification, et Niguel Givogue, chef d’équipe, Certification. Je vous remercie tous deux de votre présence aujourd’hui.
Nous recevons également Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, et Nathalie Charpentier, contrôleuse et dirigeante principale adjointe des finances, de la Direction des finances et de l’approvisionnement du Sénat.
Le comité a examiné le rapport préliminaire sur les résultats de l’audit réalisé par Ernst & Young qui résume les travaux de vérification des états financiers du Sénat et les conclusions qui en sont tirées. Le comité a également reçu les états financiers préliminaires pour l’exercice clos le 31 mars 2023. Ces documents sont des ébauches et le comité en recevra la version définitive une fois qu’ils auront été examinés et approuvés par le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration.
Les états financiers du Sénat sont examinés tous les ans par un auditeur externe indépendant. Le comité estime que les états financiers représentent un document de responsabilisation important pour le Sénat et il souligne que, selon le rapport préliminaire sur les résultats de l’audit, Ernst & Young a déclaré s’attendre à publier un rapport d’audit sur les états financiers de l’exercice 2022-2023 sans modification ou réserve. Je me réjouis de la discussion que nous aurons aujourd’hui, ainsi que de la surveillance exercée par le comité et de l’audit externe.
Le comité rencontrera à huis clos les auditeurs externes en deuxième partie de réunion. J’invite Mme Gignac à présenter ses observations préliminaires, puis nous passerons aux questions des membres du comité.
Suzanne Gignac, associée, Certification, Ernst & Young LLP : Je vous remercie. Nous résumons dans le sommaire les résultats de l’audit. Je remercierai tout d’abord l’équipe de la direction du Sénat et ses collaborateurs de leur soutien dans la réalisation de l’audit — ils nous ont toujours fourni les données en temps opportun et ont toujours répondu à nos questions.
Comme il a été mentionné, notre audit est, dans une large mesure, terminé. Nous prévoyons de certifier sans réserve ou modification les états financiers comme étant présentés fidèlement à tous égards importants. Je parlerai des aspects importants dans un instant, mais ils correspondent au plan que nous avons présenté plus tôt cette année. En ce qui concerne la portée de l’audit, nous avons procédé, comme prévu, à des tests de corroboration. Nous avons fixé le seuil de signification à 2,5 % des dépenses, également comme prévu, ce qui correspond à environ 2,7 millions de dollars.
Pour ce qui est de nos procédures d’audit, elles ne sont pas toutes finies, car l’audit n’est pas encore terminé. Nous allons jusqu’au stade approuvé par la dernière réunion du comité et nous nous pencherons donc sur les événements postérieurs et ferons le travail additionnel voulu, mais pour l’instant, nous ne voyons aucun problème à certifier les états financiers sans réserve.
Nous avons inclus des annexes uniquement en raison du rôle de surveillance du comité, et nous avons aussi quelques autres points dont nous parlerons dans un instant.
En ce qui concerne les détails, les aspects importants de l’audit passent en revue tous les éléments des états financiers sur lesquels nous nous concentrons principalement. En examinant chacun d’eux, nous cherchons à comprendre comment la direction effectue une opération de bout en bout. Nous procédons ensuite à des tests et, comme il s’agit d’un audit de corroboration, nous vérifions les principaux postes clés, puis nous procédons aussi à un échantillonnage aléatoire de toutes les opérations, notre logiciel indiquant le nombre de tests aléatoires nécessaires. Nous procédons également à des analyses de fond en comparant l’exercice précédent et l’exercice considéré pour nous assurer que les changements semblent raisonnables, puis nous procédons aussi à des confirmations. C’est ce que nous faisons à un niveau élevé pour chaque aspect important.
Pour ce qui est des considérations relatives à la fraude, nous sommes tenus d’examiner la fraude dans le cadre de l’audit. Nous effectuons des tests des écritures de journal en extrayant toutes les opérations du grand livre pour rechercher des éléments inhabituels ou des anomalies afin de les tester. Ces tests n’ont révélé aucun problème.
Nous avons ensuite les anomalies corrigées et non corrigées. Le rapport fait état de deux éléments relatifs à des différences repérées au cours d’exercices précédents et au report de ces différences dans les états financiers de l’exercice considéré. Le premier concerne des immobilisations qui n’ont pas été capitalisées au cours des exercices précédents, ce qui entraîne une sous-évaluation de la charge d’amortissement pour l’exercice considéré. Le second concerne les immobilisations qui n’ont pas été entrées correctement dans le système, de sorte que la charge d’amortissement sous-évaluée de l’exercice précédent a été comptabilisée dans l’exercice considéré. Les deux sont sans importance pour les états financiers et, comme le second a été corrigé dans l’exercice considéré, c’est la correction qui crée l’erreur, et il convient donc de la corriger.
Un troisième élément mentionné par la direction concernait la sous-accumulation des congés compensatoires. Cet élément est également sans importance — il s’élève à environ 220 000 — et la direction le corrige aussi pour l’exercice considéré. Il n’y a pas d’autres éléments à discuter pour l’instant du point de vue des erreurs corrigées ou pas. Nous avons également examiné les informations requises et n’avons aucun problème à ce sujet. La direction a inclus des informations concernant la nouvelle norme mise en œuvre au cours de l’exercice pour le chapitre SP 3450 sur les instruments financiers.
Nos communications requises sont incluses dans votre rapport. Je ne les passerai donc pas en revue en détail. Je soulignerai quelques points. Ainsi, nous n’avons pas repéré d’opérations avec des parties liées autres que celles qui nous avaient déjà été communiquées. Nous n’avons pas relevé de problèmes d’indépendance. Nous avons fait un travail supplémentaire lié à la norme canadienne d’audit 315, qui exige que nous examinions les systèmes de TI, et cet examen n’a révélé aucun risque supplémentaire.
Nous ne prévoyons pas, en nous fondant sur notre audit, d’émettre une lettre de recommandations. En ce qui concerne les différences relevées, la direction a mis en place des processus pour s’assurer qu’elles ne se reproduiront pas à l’avenir. Pour le reste, je pense que c’est tout ce que nous avons à fournir à ce stade.
Le président : Je tiens à vous remercier de votre exposé. Avant de passer aux questions, je rappelle aux membres du comité que nous nous réunissons en public et je vous demande de garder les questions financières confidentielles ou détaillées pour la partie de la réunion à huis clos. Après la première partie de la réunion, nous rencontrerons les auditeurs à huis clos et aussi sans aucun employé présent.
En public, nous pouvons poser des questions autrement.
Hélène F. Fortin, membre externe du comité : Je vous remercie, monsieur le président. Je vous remercie de ce bon rapport sur vos procédures d’audit et vos constatations. Je n’ai, en fait, que deux petites questions.
Quand vous mentionnez qu’au cours de l’exercice, la direction a établi que certains actifs n’étaient pas correctement amortis, ce qui a entraîné une sous-évaluation, pouvez-vous confirmer qu’il n’y aura pas les mêmes constatations à l’avenir, au prochain exercice, ou que vous avez fait le nécessaire pour vous en assurer?
Ma deuxième question porte sur votre autre commentaire relatif aux procédures concernant la fraude que vous avez mises en place afin que le risque de fraude soit réduit au minimum ou qu’il fasse l’objet d’une vérification. À la page 5, vous mentionnez au deuxième paragraphe que vos procédures d’audit tiennent évidemment compte des exigences de la NCA 240, avec un échange d’idées et une collecte d’information pour aider à cerner les risques de fraude et à prendre les mesures voulues, etc. Pouvez-vous nous en parler précisément et nous dire ce qui a été fait ou si vous avez découvert quelque chose qu’il est intéressant de savoir dans le cadre de votre échange d’idées et de votre collecte d’information? Ce sont mes deux questions pour l’instant. Je vous remercie.
Mme Gignac : Je vous remercie. Pour ce qui est de votre première question relative au report de l’amortissement des actifs, à ma connaissance, la direction a examiné une liste complète des actifs afin de s’assurer qu’il soit tenu compte de tout ce qui n’avait pas été reporté correctement et elle a mis en place un processus pour que l’on vérifie à l’avenir que tous les actifs sont reportés correctement et amortis annuellement. C’est pourquoi nous pensons ne pas faire les mêmes constatations à l’avenir.
En ce qui concerne la fraude, l’échange d’idées et la collecte d’information font partie de notre compréhension des processus et de notre cheminement dans ces processus. Quant au travail même que nous effectuons, c’est ce que nous faisons et nous n’avons repéré aucun risque de fraude, à l’exception du risque présumé de contournement des contrôles par la direction. Si ce risque se présente, nous procédons à des tests des écritures de journal et recherchons, par exemple, des combinaisons inhabituelles d’opérations — une opération qui se résume à débiter un crédit d’actif à un passif, une opération qui consiste à créditer à des recettes des dépenses. Nous recherchons des décalages plus importants entre la date à laquelle l’opération a été enregistrée et la date à laquelle elle a été comptabilisée. Si l’écart est important, nous demandons pourquoi. Les saisies effectuées par des préparateurs dont on ne s’attendrait pas à ce qu’ils préparent des opérations et les entrent dans le système. C’est le genre de choses que nous examinons, et nous n’avons pas repéré d’opérations présentant un risque de fraude supplémentaire. Nous en avons testé certaines, mais elles n’ont soulevé aucune inquiétude quand nous les avons examinées.
Mme H. Fortin : Je vous remercie.
Le président : Merci de cette explication.
Robert Plamondon, membre externe du comité : Merci, madame Gignac, et merci de votre présence ce matin au comité.
L’un des attributs souhaitables, des attributs qualitatifs de l’information financière, est son caractère opportun. À titre d’exemple, les états financiers vérifiés du gouvernement du Canada sont généralement publiés à un moment en septembre. Or, nous voici presque à Noël, à la fin décembre, et nous sommes encore en train d’examiner les états financiers vérifiés du mois de mars dernier.
Que pensez-vous du caractère opportun de ces états, du rôle de l’équipe d’audit et du rôle de la direction dans la production des états financiers vérifiés en temps opportun?
Mme Gignac : Je vous remercie de la question. Je suis d’accord, il est important de disposer de l’information financière en temps opportun. Nous procédons à l’audit à partir de juin ou juillet. Les principaux travaux de vérification se font bien plus tôt dans l’année. La direction communique l’information financière, les états financiers, dans les deux mois qui suivent la fin de l’exercice, ce qui est assez courant et très raisonnable. Il y a, me semble-t-il, un processus d’approbation des états financiers qui fait qu’il faut un peu plus de temps pour les achever.
Il est, en effet, tout à fait souhaitable de les achever rapidement, ce qui permet aussi d’avoir moins de travail sur des événements postérieurs. Comme je l’ai mentionné, certaines procédures durent jusqu’à l’approbation des états financiers. Elles doivent se poursuivre très tard dans l’exercice suivant. Il est donc absolument nécessaire de respecter les délais et l’idéal serait que les états financiers soient approuvés plus tôt dans l’année.
M. Plamondon : Quand M. Lanctôt parlera, je poserai peut-être les mêmes questions. Peut-être que vous pourrez en parler dans vos observations, pour voir ce qui peut être fait pour accélérer la publication des états financiers vérifiés, si possible.
Le sénateur Wells : Je vous remercie de votre exposé, madame Gignac.
J’ai une question sur la cybersécurité. Nous subissons régulièrement ou peut-être constamment des cyberattaques. Avez-vous remarqué, peut-être aussi lors d’audits d’autres organisations, des attaques ciblant particulièrement nos systèmes financiers ou tout autre système financier? Est-ce quelque chose que vous examinez, car il s’agit manifestement d’une vulnérabilité?
Mme Gignac : Dans le cadre de nos procédures, nous nous faisons une idée du cyberrisque. Nous avons des procédures. En cas de cyberincident, nous appliquons des procédures supplémentaires. J’ai, en effet, vu cela chez d’autres clients. Nous faisons appel à des spécialistes lorsque cela se produit. Nous ne l’avons pas fait dans le cas présent. Nous avons examiné le cyberrisque et ne l’avons pas évalué autrement que normalement.
Du point de vue de l’audit des états financiers, ce que nous faisons est d’un niveau assez élevé, par rapport au cyberrisque. Nous n’entrons dans les détails qu’en cas de problème.
Le sénateur Wells : Je vous remercie de votre réponse. D’après votre expérience avec d’autres organisations, y a-t-il des risques de vol? S’agit-il de méfaits? Est-ce que quelqu’un essaie pour voir s’il peut s’introduire dans un système? Selon vous, à quoi devrions-nous penser pour l’avenir?
Mme Gignac : À différentes choses. Nous voyons des exercices d’hameçonnage au cours desquels des personnes tentent de détourner des paiements.
Nous avons vu des attaques par rançongiciels où des données ont été bloquées et, pour les débloquer, il a fallu des discussions ou des paiements sans doute liés à ces données. Nous avons vu différentes choses.
Il est certain que le risque est plus élevé à l’heure actuelle. Les organisations gèrent ce risque de différentes manières.
Le sénateur Wells : Dans votre examen du Sénat du Canada, avez-vous examiné les mesures d’atténuation prises par notre Direction des services de l’information? Est-ce quelque chose que vous avez examiné ou s’agit-il d’un examen purement financier?
Mme Gignac : Il s’agit d’un examen purement financier. Nous examinons le risque. S’il existe un risque, nous l’évaluons. Nous n’avons rien relevé de particulier qui soit lié à l’information financière.
Le sénateur Wells : Je vous remercie.
Le sénateur C. Deacon : Si vous me le permettez, le Sénat s’est notamment engagé à devenir une organisation neutre en carbone d’ici à 2030. Nous avons défini un processus actuellement mis en œuvre afin d’évaluer des changements possibles qui nous permettraient de libérer des capitaux, de réduire les coûts de fonctionnement pour payer les mesures compensatoires et aussi de réduire notre empreinte carbone globale.
D’après votre expérience en matière d’environnement, de société et de gouvernance, c’est-à-dire d’ESG — et je suis certain que votre organisation a acquis énormément d’expérience à cet égard —, avez-vous des conseils à nous donner ou des observations à faire sur notre préparation actuelle à cette évolution en tant qu’organisation? Je vous remercie.
Mme Gignac : Il y a chez Ernst & Young des spécialistes des questions relatives à l’ESG. Nous ne nous sommes pas penchés expressément sur ces questions du point de vue de l’information financière.
Il y a assurément un certain nombre de choses que les organisations font pour gérer les risques et les initiatives liés à l’ESG, comme examiner leurs immobilisations et se demander s’il y a des risques associés aux changements climatiques à prendre en compte par rapport à leurs actifs. Nous n’avons rien relevé de particulier du point de vue de l’information financière.
Évidemment, comme je le mentionnais, il y a chez Ernst & Young des équipes, des spécialistes et un groupe qui s’occupent de l’ESG et des changements climatiques. Ils pourraient probablement en parler plus en détail, au besoin.
Le sénateur C. Deacon : Je vous remercie. Pour revenir à la question que Mme Fortin a posée plus tôt au sujet de votre évaluation de la fraude et de l’exportation des données du grand livre, j’aimerais comprendre comment vous évaluez la fraude par rapport à l’expérience mondiale acquise par Ernst & Young, en utilisant ses compétences et en procédant à une évaluation numérique plutôt qu’analogique. Votre réponse ne m’a pas permis de me faire une idée précise du processus que vous suivez.
Mme Gignac : Nous avons une méthodologie d’audit mondiale. Les outils que nous utilisons sont créés à l’échelle mondiale, puis utilisés dans chacune de nos organisations pour effectuer des tests des écritures de journal.
Notre processus est le suivant : nous discutons en équipe et avec la direction de ses processus et de ses risques, afin de déterminer s’il existe un risque de fraude. Du point de vue de l’information financière, c’est la probabilité d’anomalies significatives résultant d’une fraude qui détermine le risque de fraude. Nous n’en avons pas relevé. Il existe toujours un risque présumé de contournement des contrôles par la direction.
Pour ce qui est du risque présumé de contournement des contrôles par la direction, nous utilisons ces outils créés à l’échelle mondiale pour extraire, comme je l’ai dit, l’ensemble des données du grand livre. Nous avons ensuite dressé une liste des éléments à rechercher qui pourraient indiquer qu’il se passe quelque chose d’inhabituel.
À partir des écritures de journal ainsi extraites, nous examinons les données sous-jacentes pour voir si les opérations en question sont réellement soutenables. Si ce n’est pas le cas, nous posons plus de questions pour établir s’il existe un risque de fraude supplémentaire ou si un examen plus approfondi s’impose. Nous n’avons rien relevé qui le justifie.
La justification sous-jacente des opérations était raisonnable et conforme à nos attentes, de sorte que nous n’avons pas eu besoin d’aller plus loin.
Le sénateur C. Deacon : Je vous remercie.
[Français]
La sénatrice Dupuis : Merci, madame Gignac.
J’avais une question qui est complémentaire à la question de M. Plamondon. Par rapport aux dernières années où vous avez fait l’exercice de vérification externe des opérations du Sénat, est-ce que le calendrier de cette année est différent? Autrement dit, est-ce que la publication des rapports est plus tardive cette année? Aussi, est-ce une habitude ou une réalité qui revient chaque année au Sénat, ou bien cette année est-elle particulière?
[Traduction]
Mme Gignac : C’est variable. Je dirai que le travail d’audit proprement dit a été généralement conforme à ce qu’il a été les années précédentes. Nous le faisons en juin-juillet, en discutant avec la direction, en testant les opérations proprement dites.
Ensuite, il y a le processus d’approbation des états financiers. Cette année, il se déroule un peu plus tard que d’autres années. Néanmoins, je ne sais pas si la période est toujours la même tous les ans.
La sénatrice Dupuis : Plus ou moins.
Mme Gignac : Plus ou moins, en effet. C’est plus tard cette année.
[Français]
Mme H. Fortin : Madame Gignac, j’aimerais vous poser une question qui fait suite à la conversation que nous venons d’avoir au sujet des questions posées par le sénateur Deacon.
Dans d’autres comités d’audit et de surveillance, les auditeurs nous rencontrent avant l’audit pour nous demander si nous avons des considérations particulières à l’égard de la fraude ou des irrégularités.
Est-ce que je comprends que vous nous posez cette question maintenant, pour faire suite à l’exécution du plan complet? Est‑ce que l’on considère finalement que cela fait partie de la chaîne complète des questions posées aux différents organes de ce qu’on appelle les « lignes de défense »?
[Traduction]
Mme Gignac : Je crois que nous avons rencontré le comité lorsque nous travaillions sur le plan d’audit. Nous avons donc préparé le plan, rencontré le comité et répondu à des questions. Sur cette base, nous avons alors demandé s’il y avait des risques supplémentaires ou des aspects importants que nous devrions prendre en considération ou examiner dans notre plan et aucun n’a été mentionné. Nous avons donc suivi notre plan comme prévu.
[Français]
Mme H. Fortin : J’ai peut-être une dernière question connexe. Est-ce que l’analyse de vos procédures comprend le respect de toutes les politiques qui sont mises en place pour les différents secteurs et qui pourraient avoir une importance, comme la façon dont les dépenses sont engagées et enregistrées?
Avec vos procédures, pour les éléments les plus importants qui figurent aux états financiers, est-ce que vous vous rendez jusqu’au respect de la politique en place? Sinon, est-ce qu’il y a d’autres procédures en place pour s’assurer que le chiffre figurant aux états financiers est bien présenté?
[Traduction]
Mme Gignac : Dans le cadre de nos procédures, nous commençons par comprendre le processus, c’est-à-dire que nous examinons la manière dont le processus est effectivement enregistré dans les états financiers — du début d’une opération jusqu’à son enregistrement. Ce faisant, nous examinons s’il existe une politique. Il se peut que nous examinions une opération et que nous voyions si elle a été dûment approuvée. Cependant, nous effectuons des tests de corroboration, nous ne réalisons pas une vérification fondée sur des contrôles. Une fois que nous avons parcouru le processus et que nous nous sommes assurés qu’il amorce correctement les processus et enregistre bien une opération, nous passons aux tests de corroboration. Dans le cadre de ces tests, nous choisissons une opération, nous vérifions sa justification sous-jacente et il est peu probable que nous consultions les politiques à ce moment-là.
Le président : Je vous remercie de cette explication.
M. Plamondon : Je vous remercie, monsieur le président. Je voudrais revenir sur la question du calendrier. J’ai été surpris lorsque vous avez dit que vous faisiez votre travail d’audit essentiellement pendant l’été. Ernst & Young a-t-il une raison pour ne pas commencer beaucoup plus tôt et plus tôt après la fin de l’exercice, ce qui permettrait de produire plus rapidement les états vérifiés?
Mme Gignac : L’exercice se termine le 31 mars. La direction et l’organisation disposent d’un peu de temps pour clôturer tous les livres, préparer tous les états financiers et toutes les données dont nous avons besoin du point de vue de l’audit. Avec des organisations semblables, notre audit dure de la fin du mois de mai jusqu’en juillet parfois. Il serait possible de raccourcir un peu la durée de l’audit, mais il nous faudrait travailler avec la direction sur ce point.
M. Plamondon : Qui décide de ce calendrier, eux ou vous?
Mme Gignac : Les deux à la fois. Cela dépend du moment où le personnel et les données sont disponibles, etc. Je dirai que c’est un peu les deux. Nous visons le mois de juin pour réaliser l’audit et nous travaillons à partir de là.
M. Plamondon : J’aurai le point de vue de M. Lanctôt à ce sujet lorsque ce sera son tour. Je vous remercie. Vous pourriez commencer plus tôt.
Mme Gignac : Outre nous assurer de disposer du personnel nécessaire pour réaliser l’audit, si tout était prêt, nous pourrions probablement commencer plus tôt.
M. Plamondon : Je vous remercie.
Le président : Il n’y a plus de questions. Voilà qui clôt cette partie de nos questions et réponses. Je tiens à vous remercier de votre exposé et de vos réponses à nos questions. Je tiens aussi à souligner la grande qualité des documents qui nous ont été soumis. Merci de votre travail et merci d’aider le comité à s’acquitter de son mandat.
Avant de passer à huis clos, comme il a été dit au début, la sénatrice Dupuis prend sa retraite en janvier. Comme il s’agit probablement de notre dernière réunion avant son départ, je saisis cette occasion pour remercier publiquement la sénatrice Dupuis, qui fait partie des membres fondateurs du Comité permanent de l’audit et la surveillance, de sa participation active, de son engagement et de ses précieuses contributions au comité. Vous nous manquerez certainement, et nous vous souhaitons une heureuse retraite après le Sénat. Merci infiniment, sénatrice Dupuis.
Nous allons passer à huis clos.
(La séance se poursuit à huis clos.)