LE COMITÉ PERMANENT DE L’AUDIT ET DE LA SURVEILLANCE
TÉMOIGNAGES
OTTAWA, le mercredi 30 octobre 2024
Le Comité sénatorial permanent de l’audit et de la surveillance se réunit aujourd’hui, à 12 h 33 (HE), avec vidéoconférence, pour superviser, afin d’en faire rapport, les audits internes et externes du Sénat et les questions connexes.
Le sénateur Marty Klyne (président) occupe le fauteuil.
[Traduction]
Le président : Honorables sénateurs, je m’appelle Marty Klyne, sénateur de la Saskatchewan et président du Comité sénatorial permanent de l’audit et de la surveillance. Le sénateur Colin Deacon et Mme Hélène Fortin, membre externe du Québec, participent en personne à la réunion d’aujourd’hui.
Je demande à tous les participants sur Zoom d’utiliser la fonction de main levée et aux personnes présentes dans la salle de faire signe à la greffière s’ils veulent prendre la parole.
Avant de commencer, je demande à tous ceux qui sont présents en personne de consulter les cartes disposées sur la table pour obtenir des lignes directrices afin d’éviter les retours de son. Veuillez tenir votre oreillette loin de tous les microphones en tout temps. Lorsque vous n’utilisez pas votre oreillette, veuillez la déposer sur l’autocollant placé sur la table à cette fin. Je vous remercie tous de votre collaboration à cet égard.
Aujourd’hui, nous rencontrerons l’auditeur externe pour discuter du plus récent audit des états financiers du Sénat, un exercice qui constitue un volet important de notre mandat de surveillance. Nous sommes autorisés par le Sénat à effectuer ce travail pour des questions d’indépendance, de transparence et de reddition de comptes.
Avant d’aborder le premier point, je voudrais formuler quelques remarques. Dans la deuxième partie de notre réunion, le comité et le dirigeant principal de l’audit entendront un exposé du dirigeant principal des finances sur les activités de passation de contrats du Sénat.
Au cours de la dernière année, le comité a travaillé en collaboration avec le dirigeant principal de l’audit pour élaborer un plan triennal d’audit interne axé sur les risques ainsi qu’une charte d’audit interne. Ces deux documents contribueront à constituer et à fournir des ressources utiles pour la fonction d’audit interne du Sénat.
Enfin, je signale que nous avons récemment reçu le rapport financier trimestriel interne du Sénat pour le premier trimestre de l’exercice financier en cours, qui se termine le 31 mars 2025. Nous avons reçu ce rapport à titre d’information. Si les membres ont des questions en l’examinant, nous pouvons organiser une autre réunion avec le dirigeant principal des finances pour en discuter.
Pour commencer notre réunion avec les auditeurs externes sur les états financiers de l’exercice 2023-2024, notre premier point à l’ordre du jour est un exposé des auditeurs externes indépendants sur les résultats de l’audit pour l’exercice financier qui s’est terminé le 31 mars 2024.
Nous recevons Suzanne Gignac, associée, et Niguel Givogue, directeur principal, du Service de certification d’Ernst & Young; ainsi que Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, et Nathalie Charpentier, dirigeante principale adjointe aux finances, de la Direction des finances et de l’approvisionnement du Sénat. Merci à tous d’être venus.
Le comité a examiné les résultats de l’audit d’Ernst & Young, qui résume les travaux et les conclusions de l’audit des états financiers du Sénat. Le comité a également reçu les états financiers du Sénat pour l’exercice qui s’est terminé le 31 mars 2024.
Les états financiers du Sénat sont vérifiés chaque année par un auditeur externe indépendant. Le comité considère les états financiers comme un document important de reddition de comptes pour le Sénat.
Je suis impatient de discuter avec vous aujourd’hui dans le cadre de la surveillance de l’audit externe de notre comité. Le comité rencontrera des vérificateurs externes à huis clos pendant la deuxième partie de cette réunion.
J’invite Mme Gignac à faire sa déclaration d’ouverture, après quoi nous passerons aux questions des membres du comité.
Suzanne Gignac, associée, Service de certification, Ernst & Young s.r.l./S.E.N.C.R.L. : Merci beaucoup, monsieur le président. Je suis ravie de témoigner aujourd’hui. Je commencerai par discuter, d’un point de vue général, de notre sommaire, de ce que nous avons fait dans le cadre de l’audit et du processus que nous avons suivi. Je me ferai ensuite un plaisir de répondre à toutes les questions.
Nous commencerons par remercier l’équipe du Sénat de nous avoir aidés à effectuer l’audit cette année. Il est crucial qu’elle puisse nous fournir les renseignements en temps opportun, et c’est ce qu’elle a fait au cours de l’année.
De façon générale, donc, l’audit était « pratiquement terminé » le 31 juillet dernier. Nous avons ensuite présenté au Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités, ou SEBS, et au Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration, ou CIBA, nos rapports sur les résultats de notre audit, puis formulé des opinion le 10 octobre 2024 à la suite de ces deux réunions.
L’étendue de notre audit correspond à celle prévue dans notre présentation du plan d’audit. Nous réévaluons continuellement notre seuil de signification, qui était établi à 2.5 % des dépenses attendues, lesquelles s’élevaient à 2,9 millions de dollars. Cette estimation s’est également avérée juste à la fin de l’audit.
Les résultats de l’audit décrivent les aspects importants, ainsi que les tests que nous réalisons dans ces domaines. Comme il s’agissait d’un audit de corroboration, nous ne nous sommes pas fiés aux contrôles, appliquant des procédures de confirmation, des analyses de corroboration et des tests de détails sur les données réelles présentées dans les états financiers.
Au moment de la publication des résultats de l’audit, il restait encore quelques procédures à terminer. Elles ont toutes été menées à terme avant le 10 octobre ou à cette date pour que nous puissions émettre notre opinion d’audit. Nous n’avons pas détecté de fraude ou d’autres points à porter à votre attention. Nous n’avons pas relevé d’anomalies corrigées ou non, ou de déficiences concernant les informations à fournir à vous signaler.
Enfin, nous avons inclus dans nos résultats d’audit une annexe qui comprend les communications requises, dont je viens de présenter la plupart, auxquelles j’ajouterais le fait que nous sommes également indépendants du Sénat à titre d’auditeur. Nous fournissons également une ébauche de lettre de représentation signée par la direction avant la présentation des états financiers, qui contient ce que nous avons demandé à la direction de présenter dans les états financiers et qui confirme qu’elle nous a fourni tous les renseignements pertinents. Nous avons ensuite inclus quelques notes sur le leadership éclairé, uniquement destinées au comité et à d’autres comités auxquels nous avons présenté des exposés dans le cadre de leur rôle.
Sur ce, comme je l’ai indiqué, nous avons émis une opinion non modifiée. Nous répondrons avec plaisir aux questions sur l’audit.
Le président : Merci de votre exposé. Avant de passer aux questions, je rappelle aux membres du comité que nous sommes en public. Nous aurons l’occasion de rencontrer les auditeurs à huis clos et sans personnel après la première partie de la réunion. Cela dit, y a-t-il des questions ou des observations à formuler sur l’audit externe?
Hélène Fortin, membre de l’audit interne : Merci à tous. Les documents et les explications sont excellents. Avant de passer aux questions — et j’en ai quelques-unes pour Mme Gignac et son équipe, ainsi que pour M. Lanctôt —, je voudrais simplement avoir une idée du processus. Passerons-nous d’abord en revue les états financiers ou poserons-nous immédiatement des questions?
Le président : Nous devrions poser des questions à l’auditeur externe sur les états financiers qu’il présente.
Mme Fortin : D’accord, je m’en tiendrai aux questions sur le processus.
Ma première question s’adresse à Mme Gignac. Avez-vous décelé — car peut-être l’avez-vous fait — ou proposeriez-vous des possibilités d’amélioration des processus de contrôle interne comme vous les avez peut-être décrits?
Ma question secondaire — que je pose rapidement — est la suivante : pouvez-vous penser à un aspect ou à des contrôles que pourrait examiner la fonction d’audit interne, nouvellement établie au Sénat à l’instigation du Comité de l’audit, et qui pourraient également être utiles dans le cadre de votre audit externe des états financiers? Ce sont mes deux questions pour le moment. J’en aurai d’autres plus tard.
Mme Gignac : Merci. En ce qui concerne la première question sur les améliorations du processus, dans le cadre de nos procédures d’audit, nous nous employons à comprendre le processus, examinant les processus pour les comptes importants et, dans certains cas, comprenant les contrôles, même si nous ne les testons pas. Nous n’avons rien observé qui mérite d’être porté à votre attention et n’avons pas d’améliorations à proposer pour le moment concernant les processus ou les contrôles. Nous ne prévoyons pas envoyer de lettre à la direction. Si nous relevons des problèmes avec les contrôles dans le cadre de notre travail, nous pouvons émettre une telle lettre, mais nous ne prévoyons pas en envoyer une cette année.
En ce qui concerne l’audit interne, je crois que certains points soulevés lors des réunions antérieures du comité pourraient intéresser l’équipe d’audit interne. Pour notre part, comme nous effectuons principalement un audit de corroboration, je ne crois pas qu’il serait particulièrement efficace de faire un audit axé sur les contrôles. Bien que l’auditeur interne puisse choisir de faire des tests sur les contrôles, il est peu probable que nous modifiions notre stratégie d’audit pour cela. Je n’ai rien de précis à proposer à l’auditeur interne aux fins d’examen, mais nous voyons certainement dans bien des cas que l’auditeur interne examine les contrôles internes pour en comprendre l’efficacité.
Le président : Je vous remercie.
Le sénateur C. Deacon : Je suis enchanté de vous revoir tous et vous remercie de témoigner. Je ferai une analyse plus détaillée de la question que Mme Fortin vient de poser. Pensez-vous que nos contrôles actuels de la gestion financière assurent un juste équilibre entre la certitude absolue et l’efficacité des processus, si on les compare à ce qui se fait dans d’autres organisations semblables?
Mme Gignac : Nous en venons à comprendre le processus en le passant en revue. Nous ne faisons pas de travail détaillé sur les contrôles. Je ne pourrais pas donner mon opinion ou dire précisément si les contrôles sont optimaux pour l’efficience ou l’efficacité ou ce genre de choses. L’auditeur interne pourrait peut-être examiner cette question s’il s’intéresse à ce sujet précis, mais je pense que cela ne relève pas de notre mandat, puisque c’est un audit de corroboration que nous effectuons pour le Sénat.
Le sénateur C. Deacon : Rien ne vous a donc sauté aux yeux. C’est ce que je comprends.
Mme Gignac : Au cours de notre audit, nous n’avons rien vu qui puisse être une préoccupation ou un problème que nous pensions digne de votre attention.
Le sénateur C. Deacon : Les états financiers audités de la Chambre des communes ont été publiés au début du mois de juin pour le même exercice. Comme le processus du Sénat fait qu’historiquement, nous publions nos états financiers en retard, avez-vous des idées ou des observations pour peut-être l’accélérer afin d’être plus conforme, puisque le respect des échéances et la transparence sont souvent liés à la crédibilité. Merci.
Mme Gignac : Je n’ai pas de détails sur le processus de la Chambre des communes et sur la façon dont cette dernière respecte son échéance, mais je pense que, de notre point de vue, le processus est assez efficace. D’après ce que je comprends, la direction du Sénat doit publier d’autres documents à d’autres échéances; nous intervenons donc quand ses états financiers sont prêts et nous en effectuons l’audit. Le retard influence ainsi la date à laquelle nous pouvons présenter notre rapport aux divers comités pour obtenir l’approbation finale. Les états financiers et les résultats étaient prêts le 31 juillet, ce qui n’est pas beaucoup plus tard que la date que vous avez mentionnée, mais il faut également les présenter et les faire approuver. La direction peut peut-être répondre si elle le souhaite.
Mme Fortin : Madame Gignac, je me réfère à la note 11 des états financiers, qui porte sur les litiges et réclamations en instance, où il est écrit qu’on ne s’attend pas à ce que ces affaires litigieuses aient une incidence importante sur la situation financière du Sénat. Je me demande si vous pourriez nous parler brièvement du genre d’audit que vous avez effectué pour évaluer l’absence d’incidence importante des litiges et réclamations en instance, et peut-être aussi pour parler de la nature de ces réclamations.
Niguel Givogue, chef d’équipe senior, Service de certification, Ernst & Young s.r.l./S.E.N.C.R.L : Je vais expliquer le processus et des procédures de vérification que nous suivons en ce qui concerne l’audit des enjeux juridiques. Nous envoyons une confirmation juridique à votre conseiller juridique interne, et nous discutons avec la direction pour connaître son avis quant aux probabilités qu’il y ait des passifs et à l’ampleur de tout passif consigné. Pour ce qui est de leur nature, je n’entrerai pas dans les détails, car ils pourraient être confidentiels pour le moment.
Le président : Je vous remercie.
Robert Plamondon, membre de l’audit externe : Merci, monsieur le président. Je suis désolé de ne pas avoir été là à 12 h 30. Bien qu’il n’y ait pas vraiment de lien, je dirigeais un exercice de simulation pour les auditeurs internes principaux du gouvernement du Canada et j’aidais à préparer la prochaine génération de leaders qui suivront ces traces à l’Université d’Ottawa. Je vous présente mes excuses.
Madame Gignac, en lisant votre rapport et votre rapport d’audit, je constate que tout est impeccable. Il n’y a pas d’erreurs, pas de propositions, même pas sous le seuil de signification; il n’y a rien. Vous avez reçu une liasse d’états financiers de la part de la direction des finances et vous dites que selon vous, ils respectent les principes comptables généralement acceptés. C’est donc aussi impeccable que possible.
Le fait qu’il n’y ait pas de lettre à la direction est révélateur en soi, car si quelque chose attirait votre attention au cours d’un travail de corroboration — en admettant ici que vous ne faites pas d’examen des contrôles internes — ou en examinant les documents de travail, si quelque chose vous semblait étrange ou justifiait un examen plus approfondi, vous l’auriez fait. Comme il n’y avait rien qui soit digne de mention, vous avez pu vous fier au travail de corroboration.
Je vous remercie de l’audit et du travail effectué pour le réaliser. Cette année, les choses se sont certainement déroulées plus rapidement que l’an dernier.
Vous avez parlé du moment où l’audit est effectué par rapport à celui où il se fait à la Chambre des communes, et je ne vous interroge pas là-dessus. Vous avez précisé que s’il se déroule en juillet et non plus tôt, c’est entièrement à cause de la direction, qui doit jongler avec sa charge de travail, ses calendriers et ses priorités pour voir où elle peut le caser. Si nous proposions d’accélérer les choses, y a-t-il quoi que ce soit dans votre calendrier qui fasse obstacle? Pourriez-vous respecter un délai plus rapproché que la date de juillet à laquelle vous avez signé ces états financiers si les documents de travail et les états financiers vous étaient remis plus tôt qu’ils ne le sont actuellement?
Mme Gignac : Je crois que si on nous demandait d’effectuer l’audit plus tôt, nous remanierions notre calendrier pour être sûrs de pouvoir le faire. Comme nous avons aussi des limites au chapitre des ressources, nous devons les gérer et veiller également à ce qu’elles puissent effectuer du travail pour le Sénat.
Puis-je affirmer directement que nous pourrions certainement le faire? Non. Mais je crois que nous ferions de notre mieux pour respecter les délais demandés par le Sénat et répondre également aux exigences de la direction, dans la mesure du possible.
M. Plamondon : J’en conclus qu’il n’y a pas d’obstacle inhérent?
Mme Gignac : Non.
M. Plamondon : Il y a peut-être d’autres défis que vous devez relever, mais en théorie, l’échéancier pourrait être modifié et vous pourriez quand même accomplir vos responsabilités d’audit?
Mme Gignac : Je crois que nous pourrions toujours les accomplir si on nous fournit tous les renseignements nécessaires et si la direction a le temps de préparer les états financiers avant que nous ne venions faire l’audit.
M. Plamondon : Excellent. Merci.
Je n’ai plus de questions, monsieur le président.
Le sénateur C. Deacon : Je pense que nous en avons déjà parlé, mais avez-vous des observations spécifiques à formuler sur les domaines dans lesquels l’audit interne pourrait être utilisé efficacement? J’ai cru comprendre, d’après ce que vous avez dit plus tôt, que vous n’en avez pas.
Je m’interroge sur l’observation selon laquelle, dans l’organisation, nous devons comprendre l’intelligence artificielle, ou l’IA, et être conscients des risques qu’elle pose, ainsi que sur la partie où vous parlez de la façon dont les conseils d’administration peuvent se concentrer davantage sur l’innovation. Je me demande dans quelle mesure notre organisation — par rapport à d’autres organisations présentant des risques similaires et des organisations qui pourraient être ciblées, comme la nôtre — gère cet aspect de l’innovation, relativement parlant?
Vous constatez que nous cernons et nous gérons les risques associés à l’IA et à la nécessité d’innover pour réaliser des économies, qu’il n’y a qu’un pourcentage du budget qui est investi à cet égard et que les priorités ou les changements que vous observez sont mis en œuvre.
Étant donné que ces constats figurent dans votre rapport, j’aimerais que vous fournissiez davantage de détails en ce qui concerne notre organisation en particulier.
Mme Gignac : Ces constats figurent dans le document, dans l’optique de votre rôle de surveillance, pour indiquer ce que nous observons dans l’industrie, où nous voyons des risques, ce à quoi les organisations s’intéressent et quelles questions, à notre avis, les comités de l’audit devraient poser à une organisation sur la façon dont elle tire parti de l’IA et sur la façon dont elle gère les risques entourant les cybersystèmes et ainsi de suite. C’est pourquoi nous présentons ces constats.
Nous constatons que, selon leur taille, les organisations n’en sont pas au même point sur la courbe de l’IA, la courbe des cybersystèmes et ce genre de choses.
Je pense que nous ne ferions pas un audit spécifiquement sur les coûts associés à la réalisation au Sénat d’un projet novateur ou quelque chose de ce genre. Il faudrait plutôt en évaluer l’efficience et l’efficacité.
Pour répondre à votre question sur l’audit interne, nous pourrions nous attendre à ce qu’un service d’audit interne procède à une telle évaluation s’il estimait que ce serait pertinent.
Du point de vue de l’audit des états financiers, ce n’est pas un domaine sur lequel nous nous concentrons précisément. Nous examinons les cyberrisques lorsqu’il se produit un cyberincident. Nous suivons des procédures très spécifiques lors de l’examen des cyberrisques, et nous comprenons qu’il y a un processus de gestion des risques, mais c’est vraiment tout ce que nous faisons, de notre côté, dans le cadre d’un audit des états financiers.
Le sénateur C. Deacon : Il s’agit simplement de constats que vous incluez toujours, rédigés exactement de la même manière, qui ne renvoient d’aucune façon à notre organisation en particulier?
Cela fait maintenant deux années consécutives qu’ils figurent dans votre rapport, alors je me disais que vous vouliez nous dire quelque chose, mais ce n’est pas le cas?
Mme Gignac : Nous le faisons dans l’optique de votre rôle de surveillance, pour indiquer ce que les comités de l’audit devraient demander et ce à quoi ils devraient s’intéresser, mais nous le faisons vraiment aux fins de votre rôle de surveillance, et ce n’est pas spécifique à vous.
Il y a des articles et vous pouvez accéder à la plupart d’entre eux et voir ce qu’Ernst & Young a fait en ce qui a trait à l’IA, ce que les comités de l’audit devraient demander à propos de l’IA et ce qu’Ernst & Young a fait en ce qui concerne les cybersystèmes.
Ce n’est donc pas spécifique au Sénat, non. Nous fournissons un leadership éclairé sur ces sujets.
Le sénateur C. Deacon : Merci.
Le président : Comme il n’y a pas d’autres questions, je tiens à vous remercier pour votre exposé et pour avoir répondu à nos questions. Nous vous sommes reconnaissants d’avoir pris le temps de discuter avec nous aujourd’hui de ce document très important.
Nous allons maintenant passer à huis clos.
(La séance se poursuit à huis clos.)